پیشگفتار
تهران که از سال1210 هـ .ق. آقا محمد خان قاجار آن را به پایتختی برگزید در طول حیات سیاسی- اجتماعی خود چنان رشد سریع و غافل گیرانه ای داشت که کمتر کسی چنین تصوری برایش ممکن بود. تهران امروز که به عنوان یکی از ابر شهرهای دنیا محسوب می شود و جمعیتی بالغ بر ده میلیون نفر را در خود جای داده است، متاسفانه از گذشته نه چندان دور خود، نشانه های کمی سراغ دارد.
تاریخچه تهران و شهرداری
تا سال 1284 هـ .ق. شهر تهران همچنان در حصار کهن شاه تهماسبی قرار داشت، و به حداکثر گسترش خود رسیده بود. افزایش روزافزون جمعیت ، کمبود زمین برای خانه سازی ، ایجاد و گسترش باغها و خانه های مسکونی در خارج حصار شهر، و سرانجام نیاز به شهری که درخور پایتختی ایران باشد، ناصرالدین شاه قاجار را بر آن داشت تا اندیشه گسترش تهران را به مرحله اجرا در آورد.
اجرای طرح توسعه تهران به عهدهمیرزا یوسف مستوفی الممالک صدراعظم و میرزا عیسی وزیر دارالخلافه گذاشته شد. دراین دوره بود که شهرداری معنا پیدا کرده و آغاز به کار کرد. که در دوران ناصرالدین شاه قاجار نام آن احتسابیه بوده و رییس آن نیز شخصی به نام محمد کریم خان مختار السطنه بوده است.
جمعی از معماران ایرانی و مهندسان خارجی زیر نظر یک مهندس فرانسوی به نام بهلر طرح توسعه شهر را مهیا ساختند برابر طرح تازه شهر تهران را حصاری هشت ضلعی با دوازده دروازه محصور می کرد.
کار توسعه شهر با ویران سازی با روی کهن، و پر کردن خندقهای دور شهر آغاز شد، و ایجاد باروی جدید و کندن خندقهای تازه به دور آن، و ساختن دروازه های نو بیش از ده سال به درازا کشید. تهران جدید یکباره از نظر وسعت چندین برابرشد. محیط شهر از سه کیلو متر به نوزده کیلومتر ، و وسعت آن از چهار میلیون متر مربع به بیش از هیجده میلیون مترمربع رسید. محله های قدیمی به تدریج توسعه یافت، و با گشایشی که با افزوده شدن زمینهای تازه در کار شهر پدید آمد معابر ، باغها و خانه های جدید ساخته شد. بخش شمالی شهر از نظر آبادانی پیشرفت و سرعتی روزافزون داشت، اما در بافت شهر کهنه تهران دگرگونی اساسی پدید نیامد. مشکلات بزرگی چون بی نظمی، تنگی و باریکی و پرپیچ و خمی کوچه ها و معابر، تاریک بودن آنها در شب، خاک آلود بودن در فصلهای خشک ، و پر گل بودن آنها درزمستان و مشکلات بسیار دیگر همچنان در بخش کهنه شهر تهران موجود بود. اما در بخش شمالی شهر ایجاد خیابانهای تاره چون لاله زار، علاءالدوله و مریضخانه و چراغ گاز و بنای ساختمانها وپارکها و میدانها ی جدید چون پارک ظل السطان و عمارت مسعودیه، پارک و عمارت اتابک ، پارک امین الدوله، باغ وعمارت بهارستان و میدانهای توپخانه و مشق به تدریج به تهران چهره یک شهر تازه بخشید.
همزمان با توسعه شهر و در سالهای پس از آن ابنیه مهمی چون تکیه دولت، دروازه دولت (درشمال ارگ در جای دروازه ارگ) سر در الماسیه، موزه یا تالار سالم، ساختمان گالری، اندرون یا فرح آباد و… در داخل محوطه ارگ. عشرت آباد، سرخه حصار و کامرانیه نیز در خارج از تهران ساخته شد.
درفاصله سالهای 1248 تا 1309 هـ . ق. جمعیت تهران از 160000 تن به 250000 تن افزایش یافت. در همین سال شمار خانه های تهران به 18000 باب رسید که از این تعداد 9000 باب آن در بخش جدید شهر ایجاد شده بود.
روند توسعه تهران در آغاز سده چهاردهم هجری رو به آهستگی نها د تا جایی که در طول پادشاهی مظفر الدین شاه یعنی از سال 1313 تا 1324 هـ . ق. به جز ساختمان قصر فرح آباد آن هم در خارج از حصار شهر، بنای قابل توجه دیگری در نهران ساخته نشد. و از آن پس نیز تا پایان دوره سلطنت سلسله قاجار به سبب ناپایداریهای سیاسی، اقتصادی و اجتماعی ، تهران نه تنها روبه آبادانی و گسترش نداشت، بلکه آنچه در طول سده سیزدهم واوایل سده چهاردهم هجری ساخته شده بود، روبه ویرانی و فرسایش نهاد.
نقشه های تهران
نخستین نقشه برداری فنی از تهران یک سال بعد از توسعه شهر یعنی از سال 1285
هـ .ق. آغاز شد. مهندسان مدرسه دارالفنون زیر نظر عبدالغفارخان نجم الملک مامور انجام این کار گردیدند. کار نقشه برداری د رمراحل مختلف و با همکاری گروههای متفاوت در فاصله سالهای 1285 تا 1309 هـ .ق. که نقشه به چاپ رسید. ادامه یافت.
بررسی نقشه عبدالغفار خان، بهبودی وضع شهر سازی، ایجاد معابر و خیابانهای منظم، پیدایش میدانهای وسیع ، ایجاد پارکها و باغهای گسترده و بالاخره پدیدار شدن محلات کم تراکم از نظر ساختمانی را به خوبی آشکار می سازد. این بهبود و پیشرفت در بخش شمالی تهران بیشتر وچشمگیر تر بوده است. پس از این نقشه، نقشه های دیگری نیز از تهران تهیه گردیده، که گسترش تدریجی تهران در آنها نشان داده شده است.
گذشته از این نقشه جامع ، نقشه های دیگر که نمایانگر شهر تهران و حومه آن است، و نقشه ای که ساختمانهای داخل ارگ تهران را نشان می دهد، موجود است. رفته رفته تهران به گسترش امروز رسید و به 22 منطقه تقسیم شد است.
که منطقه 5 شهرداری تهران از سال 1358 و پس از انقلاب به عنوان یکی از مناطق 22 گانه تهران محسوب و شامل مناطقی همچون کن، اکباتان ، جنت آباد، شهران و … می باشد و جمعیتی بالغ بر 600 هزار نفر در این منطقه سکونت دارند.
تعریف حسابداری
حسابداری بطور مختلفی بیان گردیده است ولی تعریفی که در حال حاضر مورد قبول اکثر مولفان و متخصصان و اساتید این فن قرار گرفته است:
آنرا عبارت از: فن ثبت ، طبقه بندی وتلخیص فعالیتهای مالی یک موسسه در قالب اعداد قابل سنجش بپول وتفسیر نتایج حاصل از بررسی این ارقام دانسته اند و دفترداری عبارت از فنی است که بوسیله آن عملیات پولی و عملیاتی که دارای ارزش پولی است در دفاتر مخصوص ثبت شده بطوریکه همواره نتایج مشروحه زیر از آن حاصل گردد.
1- چه عملیاتی در یک موسسه انجام گرفته است.
2- نتبجه این عملیات در یک سال مالی چه بوده است.
3- وضع مالی موسسه دریک تاریخ و زمان معین چگونه است.
4- تفسیر و تجربه و تحلیل گزارشها و صورتحسابهای مالی
بطوریکه از تعریف فوق برمی آید، مرحله ثبت وطبقه بندی را دفترداری وتلخیص فعالیتهای مالی و تفسیر نتایج آنرا حسابداری میگویند. در حقیقت حسابداری جنبه علمی دفتر داری راتشکیل میدهد و شامل مراحل ثبت وطبقه بندیست.
دردفترداری مترادف از دفتر روزنامه برای ثبت و از دفتر کل برای طبقه بندی استفاده میشود.
تعریف حسابداری برای شهردرایها که جزئی از حسابداری دولتی میباشد نمیتواند از حدود ضوابط بیان شده در تعریف فوق خارج باشد، منتها کلیه فعالیتهای مالی سازمانهای دولتی و شهرداریها بر اساس قوانین ومقررات وآئین نامه های مربوطه امکان پذیر است و در نهایت در طبقه بندی وتلخیص فهالیتها اثر مستقیم خواهد داشت. به عبارت دیگر فن ترکیب و تطبیق اصول وموازین متداول حسابداری از یک طرف با قوانین و مقررات مالی شهرداری از طرف دیگر اساس "اصول حسابداری شهرداریها در ایران" را تشکیل میدهد.
خصوصیات حسابداری شهرداری ها
حسابداری شهرداریها در مقام مقایسه با حسابداری بازرگانی جزئی از حسابداری دولتی میباشد و کلیه خصوصیات قائل شده در کتب و منابع مختلف حسابداری دولتی در مورد حسابداری شهرداریها نیز صادق است ولی حسابداری شهرداریها در مقایسه با حسابداری دولتی دارای ویژگی خاص میباشد.
دستگاه های اجرائی دولتی که اعتبار بودجه برنامه ای آنان از محل اعتبار بودجه کل کشور تامین و پرداخت میگردد، ایجاد کننده تعهدات و پرداخت کننده هزینه های انجام شده خواهند بود و هزینه های انجام شده را دردفاتر خود ثبت مینمایند و در آمد دولت در دستگاه دیگری (خزانه داری کل) متمرکز میگردد.
درصورتیکه در شهرداریها حسابداری در آمد و هزینه در یک واحد مالی مجتمع در دفاتر منعکس خواهد شد.
درآمد و هزینه
درصورتیکه دراثر یک فعالیت مالی افزایشی در سرمایه یک موسسه ایجاد گردد این افزایش در سرمایه را "درآمد" و در صورتیکه در اثر یک فعالیت مالی کاهش در سرمایه موسسه پدید آید این کاهش در سرمایه را "هزینه" گویند. درپایان دوره مالی حسابهای در آمد و هزینه موسسات بازرگانی که بحسای موقت یا اسمی موسومند بحساب سود و زیان بسته خواهند شد تاسود یا زیان و در نهایت "ارزش ویژه" موسسه تعیین شود.
درصورتیکه در حسابداری شهرداریها بجای حساب سود وزیان از حسابی بنام حساب "در آمد و هزینه" جهت بستن حسابهای موقت و تعیین "مازاد" ویا "کسر" خالص استفاده میشود و در آمد شهرداری برای یک دوره مالی نسبت به هزینه های انجام شده همان دوره درقالب این حساب محاسبه ومشخص میگردد، شهرداریها با توجه به نوع فعالیت ووظایف قانونی خود از جمله موسسات خدماتی، غیر انتفاعی وفاقد سرمایه میباشند لذا مازاد خالص آنان در بودجه مصوبه سال بعد بعنوان مازاد تخصیص نیافته منعکس خواهدشد.
تحقق درآمد و هزینه و ایجاد تعهد
موسسات بازرگانی ، صنعتی ، خدماتی اعم از دولتی ویا خصوصی از یک سو عرضه کننده کالا وارائه دهنده خدمت میباشند واز سوی دیگر خود مصرف کننده ونیازمند کالاهای تولیدی و خدمات سایر موسسات بازرگانی و خدماتی خواهد بود، این مبادلات ، خدمت به خدمت ویا کالا به کالا ویا کالا به خدمت که مبانی وبقای واحدهای اقتصادی جامعه را تشکیل میدهد همواره برای یک طرف معامله ایجاد هزینه و تعهد و برای طرف دیگر موجب کسب در آمد خواهد بود ، بدیهی است این در آمد و هزینه زمانی تحقق خواهد یافت که خدمتی انجام شده باشد ویا کالا و اموالی بتصرف در آمده باشد
وبدین ترتیب اعمال مالکیت برای طرف مقابل قطعی و محرز گردد.
بنابر این ارسال برگ سفارش خرید برای فروشندگان ویا دریافت پیش فاکتور و انعقاد قرار داد اجاره محل ، بخودی خود دین و یا حقی ایجاد نخواهند نمود مگر کالائی تصرف یا مالی به تملک ویا خدمتی برای سازمان انجام شده باشد.
ماده 33 آئین نامه مالی شهرداریها اصل تحقق هزینه وایجاد تعهد و مراحل پرداخت هزینه را چنین بیان میدارد،
پرداخت های شهرداری مستلزم طی مراحل سه گانه زیر است:
الف) ایجاد تعهد در حدود اعتبارات مصوبه ومقررات جاری و تحقق یافتن تعهد به این طریق که کارو خدمتی انجام یا اموالی بتصرف شهرداری درآمده بدینوسیله دینی برای شهرداری ایجاد شده باشد.
ب) تشخیص مستند مبلغی که باید به هریک از داینین پرداخت شود.
ج) صدور حواله دروجه داین یا دائنین در قبال اسناد مثبته، لذا مراحل پرداخت در شهرداریها عبارتست: تشخیص ، تامین ، اعتبار ، تعهد ، تسجیل ، حواله ودر خواست وجه و بالاخره پرداخت میباشد که ایجاد تعهد وتشخیص و صدور حواله در صلاحیت شهردار و یا کسانی است که از طرف شهردارکتباً وبطور منجر اختیار لازم به آن ها تفویض میشود و مسئولیت تامین اعتبار وتسجیل با مسئولیت تضامنی شهردار و رئیس حسابداری میباشد و این تفویض اختیار در هر مرحله از طرف شهردار و مسئول امور مالی رافع مسئولیت قانونی آنان نخواهد بود ودر خواست وجه بمنظور پرداخت به ذینفع در حدود اعتبارات بنا به تقاضای رئیس حسابداری و تصویب شهردار صورت خواهد گرفت که بموجب آن وجه مورد نیاز از حساب بانکی در آمد برداشت وجهت انجام هزینه های مربوطه بحساب بانکی هزینه واریز میگردد.
حسابداری تعهدی و حسابداری نقدی
عنوان حسابداری تعهدی به روشی اطلاق میگردد که بمحض ایجاد هزینه ویا تحقق درآمد فعالیت انجام شده درحسابهای مربوطه منظور وتحت سرفصل های ویژه خود در دفاتر مالی ثبت گردد، و در حسابداری بروش نقدی ثبت هزینه ها و در آمدها و تعهدات ایجاد شده همزمان با دریافت وپرداخت نقدی دردفاتر مالی درج و منعکس، میگردد وبدین ترتیب فقط معاملات نقدی در دفاتر مالی ثبت خواهد شد.
بموجب دستور العمل حسابداری شهرداریها که در اجرای ماده 43 آئین نامه مالی شهرداریها مشتمل بر 8 فصل و 55 بند بتصویب وزارت کشور رسیده است از نقطه نظر مبانی ثبت های مالی روش حسابداری در شهرداریها روش نقدی خواهد بود "بدین معنی که درآمد ازجمع اقلام وصول شده تا پایان سال مالی ونیز هزینه از جمع اقلام پرداخت شده تا پایان دوره عمل بودجه که 15 اردیبهشت ماه سال بعد میباشد تشکیل میشود" واز طرفی مقرر میدارد "جمع اقلام در آمدهای وصول نشده تا پایان سال مالی نسبت به هر یک از منابع در آمد و هزینه های تحقق یافته پرداخت نشده تا پایان دوره عمل بودجه باید در گزارش ، وضع مالی سالانه که همراه با تفریغ بودجه جهت رسیدگی و تصویب انجمن تسلیم می گردد درج و صورتهای ریز اقلام مذکور ضمیمه گزارش فوق الذکر شود" که بدین ترتیب درآمد و هزینه های تحقق یافته میبایست بصورت آماری نگهداری گردد و در موقع تقدیم بودجه ضمیمه گردد.
تشخیص حساب
در دفتر داری دوبل فعالیتهای مالی و عملیات پولی و همچنین عملیاتی که دارای ، ارزش پولی میباشد، دوبار در دفاتر عمل میشود، یکبار بعنوان بدهکار ویکبار بعنوان بستانکار تشخیص دو عامل بدهکار و بستانکار ازیکدیگر مهمترین نکته در دفتر داری دوبل میباشد و در حقیقت پایه و اساس اصول حسابداری را تشکیل میدهد ، تشخیص صحیح این دو عامل از یکدیگر عملی نیست مگر با ممارست و دقت و توجه در ماهیت حسابها از لحاظ در آمد و هزینه دارائی بدهی و سرمایه، تشخیص عوامل دوگانه بدهکار و بستانکار به دو طریق صورت پذیر است.
طریقه اول- افزایش و کاهش حساب در اثریک فعالیت مالی
این روش زمانی اعمال میگردد که حسابدار آگاهی کامل نسبت به ماهیت حسابها مورد عمل خود داشته باشد، لذا در این رابطه نخست صورتحسابهای مالی شامل صورت عملکرد و سود وزیان وترازنامه (بیلان ) را بمنظور شناخت انواع در آمدها و هزینه ها و دارائی و بدهی موسسه بدقت، مورد مطالعه وبررسی قرار خواهد داد وپس از کسب اطلاعات کافی از محتویات وطبقه بندی حسابها با استفاده از ضوابط 8 گانه زیر بدهکار و بستانکار حساب را تشخیص داده و در دفاتر مالی ثبت مینماید:
– بدهکار میگردد حساب هزینه ها در اثر افزایش
– بستانکار میگردد حساب هزینه ها در اثر کاهش
– بستانکار میگردد حساب در آمدها در اثر کاهش
– بدهکار میگردد حساب درآمدها در اثر کاهش
– بدهکار میگردد حساب دارائی ها در اثر افزایش
– بستانکار میگردد حساب دارائی ها در اثر کاهش
– بستانکار میگردد حساب بدهی ها و سرمایه در اثر افزایش
– بدهکار میگردد حساب بدهی ها و سرمایه در اثر کاهش
درهر حال رابطه زیر که به معادله حسابداری معروف است میبایست همواره برقرار باشد.
سرمایه+ بدهی ها=دارائی ها
انواع در آمدها و هزینه ها دریک موسسه دولتی و شهرداریها در سند بودجه مصوبه و در قالب وظایف وبرنامه ها وفعالیتها ومواد هزینه تعیین و مشخص گردیده است و دارائی ها و بدهی ها شامل حساب صندوق و بانک – بدهکاران وبستانکاران – اسناد دریافتی و پرداختنی وام بلندمدت دریافتنی وپرداختنی- سرمایه گذاری در سایر موسسات – تنخواه گردان اوراق قرضه – سپرده و ودایع و بطور کلی سایر حسابهای دائمی تحت عناوین حساب حقیقی ودائمی و حسابهای اعتباری قابل تشخیص است در شهرداریها معادله حسابداری بشکل زیر برقرار میگردد:
مازاد + بدهی ها= دارائی ها
برای روشن شدن مطلب بذکر مثالی میپردازیم:
فرض شود مبلغ 45000 ریال بابت تعمیر اتومبیل شهرداری با تنطیم سند و صدور چک در وجه تعمیرگاه آزادی پرداخت شده باشد.
برای تشخیص دوعامل بدهکار و بستانکار:
– ابتدا باید ماهیت حساب بانک و حساب تعمیر وسائط نقلیه در طبقات چهارگانه درآمد – هزینه – دارائی – بدهی- مورد شناسائی قرار گیرد.
سپس باید دید در اثر این فعالیت مالی حساب بانک که یک حساب دارائی میباشد و حساب تعمیر وسائط نقلیه که هزینه تلقی میگردد، کاهش داشته ویا افزایش اینک با شناخت از ماهیت حسابها و باتوجه به افزایش و کاهش که بوجود آمده است خواهیم گفت:
بستانکار میگردد حساب بانک در اثر کاهش و بدهکار میگردد حساب هزینه تعمیر وسائط نقلیه در اثر افزایش.
طریقه دوم- منتفع شدن حسابی بوسیله حساب دیگر در اثر یک فعالیت مالی
– بدهکار میکنم حساب گیرنده انتفاع را
– بستانکار میکنم حساب دهنده انتفاع را
درتشخیص حساب بدهکار و بستانکار بطرق فوق باید همواره دو ضابطه 1 و 2 مورد توجه قرار گیرد . با کمی دقت و با تعبیری ملاحظه خواهد شد که کلمات (بدهکار) و (بستانکار) د راصطلاح حسابداری چیزی جز آنچه در اصطلاح عادی متداول است نخواهد بود، در اصطلاح معمولی بدهکار به شخص و یا موسسه ای گفته میشود که پول یا جنسی یا انتفاعی را بطور نسیه خریداری کرده باشد(گیرنده انتفاع ) و در آینده ملزم به پرداخت وجه آن باشد و بستانکار (دهنده انتفاع) به کسی ویا موسسه ای اطلاق میشود که همان پول و یا جنس ویا انتفاع را بطور نسیه فروخته باشد.
در اصطلاح حسابداری هر(حسابی) که انتفاعی بدهد بستانکارش میکنیم و هر (حسابی) که این انتفاع را بگیرد بدهکارشان خواهیم کرد، اعم از اینکه این انتفاع نقدی و یا غیر نقدی باشد، فرض میکنیم آقای سعیدی کارمند شهرداری مبلغ 2000 ریال بعنوان مساعده حقوق از صندوق شهرداری دریافت مینماید. دراین صورت در اصطلاح عادی آقای سعیدی 2000 ریال بصندوق شهرداری بدهکار و صندوق شهرداری 2000 ریال از آقای سعیدی کارمند بستانکار است، اما از نظر حسابداری ( حساب ) آقای سعیدی 2000 ریال بدهکار (گیرنده انتفاع) و (حساب) صندوق شهرداری 2000 ریال بستانکار( دهنده انتفاع) میگردد، عکس قضیه نیز صادق است، بدین ترتیب وقتیکه مبلغ فوق بوسیله آقای سعیدی بصندوق شهرداری مستردگردد حساب صندوق ( گیرنده انتفاع) بمبلغ 2000 ریال بدهکار و حساب آقای سعیدی (دهنده انتفاع) بمبلغ 2000 ریال بستانکار میگردد.
بطور خلاصه در دفترداری هر حساب ممکن است بر اثر یک معامله بدهکار شود و بر اثریک معامله دیگر بستانکار مثلاً اگر پولی دریافت کنیم حساب پول نقد (حساب صندوق) بدهکار میشود و هر وقت پولی پرداخت گردد حساب صندوق را بستانکار مینمایند.
بنابراین با دریافت پول موجودی صندوق ما افزایش مییابد و با پرداخت پول موجودی صندوق کم میشود ، این دومعامله را ممکن بود با جمع و تفریق نشان دهیم ولی در دفترداری، بجای جمع وتفریق، این دو عمل را در دو طرف حسابی که بشکل تی است نشان می دهند یک طرف این حساب را (طرف بدهکار) و طرف دیگر را (طرف بستانکار) مینامند.
در بین حسابداران اینطور معمول است که طرف راست حساب "بدهکار" و طرف چپ را "بستاکار" قرار میدهند، ولی در کشورهای دیگر عکس این ترتیب متداول است.
بودجه و اصول حسابداری شهرداری ها
تعاریف بودجه
در قانون محاسبات عمومی مصوبه 1349 بودجه چنین تعریف شده است:
"بودجه کل کشودر برنامه مالی دولت است که برای یکسال مالی تهیه و حاوی پیش بینی درآمدها وسایر منابع تامین اعتبار و بر آورد هزینه ها برای انجام عملیاتی که منجر به وصول به هدفهای دولت میشود بوده از سه قسمت تشکیل میشود:
1-بودجه عمومی دولت که شامل اجزاء زیر است:
الف) بودجه عادی برای وزارتخانه ها وموسسات دولتی- این بودجه شامل اعتباراتی نیز خواهد بودکه مستقیماً مربوط به وظایف یک وزارتخانه یا موسسه دولتی نیست و تحت عنوان خاص منظور میگردد.
ب) بودجه عمرانی، برای اجرای برنامه های عمرانی
2-بودجه شرکتهای دولتی
3-بودجه موسساتی که تحت عنوانی غیر از عناوین فوق در بودجه کل کشور منظور میشود. در این تعریف اصل وحدت، که یکی از اساسی ترین اصول بودجه میباشد بطور کامل مورد توجه قرار گرفته است.
بموجب قانون شهرداریها مصوب تیرماه 1324 "هر شهرداری دارای بودجه ایست که پس از تصویب انجمن شهر قابل اجرا میباشد".
و درقسمت دوم از فصل اول آئین نامه مالی شهرداریها مصوب تیر ماه 1346 بودجه چنین تعریف شده است "بودجه سالانه شهرداری عبارت است از یک برنامه جامع مالی که در آن کلیه خدمات و فهالیتها و اقداماتی که باید در طی سال مالی انجام شود، همراه با برآورد مبلغ ومیزان مخارج د رآمدهای لازم برای تامین هزینه انجام آن ها پیش بینی میشود و پس از تصویب انجمن شهر قابل اجراست".
در تعریف فوق علاوه بر تعیین نوع بودجه به اصول بودجه و عناصر تشکیل دهنده آن نیز توجه لازم مبذول گردیده است که ذیلاً بطور اجمال به آن اشاره میگردد.
انواع بودجه
بودجه از لحاظ برآورد هزینه به انواع زیر تقسیم میگردد:
1-بودجه متداول، و آن به نوعی از بودجه اطلاق میگردد که در آن هزینه ها بر حسب فصول و مواد هزینه برآورد میگردد بدون اینکه برنامه و یا عملیات مورد نظر در بودجه منعکس و یا اینکه مشخص شود هزینه ها برای چه منظوری برآورد گردیده است.
2-بودجه برنامه ای و آن نوعی از بودجه است که در آن هزینه ها براساس وظایف برنامه ها و طرح و یا فعالیتهای گوناگون دستگاه های اجرائی بر آورد و تنظیم میگردد. بموجب ماده25 آئین نامه مالی شهر داریها "بودجه شهرداری باید براساس برنامه ها وظایف وفعالیت های مختلف و هزینه هر یک از آن تنظیم گردد"، بنابراین بودجه مورد عمل درشهرداریها بودجه ایست برنامه ای که بموجب آن میبایست بدواً وظایف قانونی شهرداری را طبقه بندی نمود سپس درداخل هر طبقه از وظایف طبقه بندی شده برنامه های مربوطه گروه بندی و مشخص شود ودر قالب هر برنامه طرح و یا فعالیتهائی وجود دارد که هزینه هریک از این فعالیتها بر اساس فصول چهارگانه ومواد بیست گانه و بر مبناء اصول متداول ، و بودجه بندی وطبق دستور العملی که بوسیله وزارت کشور تصویب و ابلاغ خواهد شد برآورد و جهت تصویب به انجمن پیشنهاد گردد.
3-بودجه عملیاتی و آن به نوعی از بودجه اطلاق میگردد که در آن هزینه ها بر حسب حجم عملیات و بر طبق روشهای مختلف از قبیل حسابداری قیمت تمام شده و یا اندازه گیری کارمحاسبه و در بودجه منظور خواهد شد.
اصول بودجه
متخصصان و کارشناسان در رابطه با تهیه و تنظیم بودجه اصولی را مطرح میسازند که رعایت این اصول میتواند ضوابطی مشترک و هماهنگ در عملیات بودجه و نتیجه حاصله ازآن را ایجاد نماید.
در اینجا تنها به ذکر اصولی میپردازیم که رعایت آن در مورد تهیه و تنظیم بودجه شهرداریها ضروری بلکه اجتناب ناپذیر است.
1- اصل سالیانه بودجه
2- اصل تعادل بودجه
3- اصل جامعیت بودجه
4- اصل وحدت بودجه
5- اصل انعطاف پذیری بودجه
مراحل بودجه
بودجه از زمان آغاز تا پایان دارای چهار مرحله بشرح ذیل است:
– مرحله تهیه و تنظیم بودجه
– مرحله تصویب بودجه
– مرحله اجرای بودجه
– مرحله تفریغ بودجه
طبقه بندی بودجه
بودجه در شکل نوین خود بشرح زیر طبقه بندی گردیده است:
– طبقه بندی عملیات
– طبقه بندی در آمدها وسایر منابع تامین اعتبار
– طبقه بندی هزینه ها
– طبقه بندی واحد سازمانی
– طبقه بندی اقتصادی
اسناد و دفتر مورد عمل در حسابداری شهرداری ها
اسناد و دفاتر مورد عمل در واحد مالی شهرداریها در دوبخش ، اداری و مالی بشرح زیر خلاصه میگردد:
الف) اسنادی که بمنظور رعایت کامل مقررات وبموجب قانون تهیه میگردد وبعنوان اسناد مثبته در موقع تسجیل اسناد قابل استناد است، این اسناد عبارت انداز:
اجازه خرج (تشخیص ) -تامین اعتبار- برگ در خواست خرید- قبض انبار- حواله انبارصورتجلسه تحویل کالا ویا انجام خدمت ، فاکتور فروشنده کالا یا انجام دهنده خدمت، لیست حقوق و دستمزد کارگران و کارمندان- استعلام بهاء- فیش بانکی – پیش آگهی، چک- حواله وجه – درخواست وجه – سند هزینه تنظیمی- احکام ماموریت – کارت کارگری لاشه اسناد پرداختنی وبطور کلی هرسندی که بموجب قانون و دستور العمل های صادره قابل استناد باشد.
ب) اسناد ودفاتر حسابداری که بمنظور ثبت وطبقه بندی و تلخیص فعالیت ها، در واحدهای مالی شهرداری نگهداری و مورد عمل قرار خواهد گرفت شامل:
– سند حسابداری
– دفتر صدور سند
– دفتر روزنامه
– دفتر کل
– دفاتر معین
– ترازعملیات (تراز آزمایشی)
– صورتحسابها یا گزارشهای مالی
سند حسابداری
تعریف- سند حسابداری عبارتست از ورقه ای است که مبین جامع و مانع یک فعالیت مالی دریک موسسه باشد.
سند حسابداری از لحاظ قانون چنین تعریف شده است:
"سند یا مدرک حساب عبارتست از نوشته ای است که در آن یک یا چند داد و ستد انجام شده بمناسب حسابهائیکه بدهکار یا بستانکار شده تجزیه و صادر میشود . چنین مدرکی پس از امضاء مرجع ذیصلاح قابل ثبت در دفاتر معین و روزنامه وکل است".
اهمیت این فرم بمراتب بیش از سایر امور مربوط به ثبت و نگاهداری حساب است و مسئولیت تشخص بدهکار حساب وبستانکار حساب که در بالای سندهای حسابداری نوشته میشود بانظر رئیس حسابداری از وظایف مختص متصدی تنظیم سند حسابداری میباشد.
مشخصات سند حسابداری
سند حسابداری مورد عمل در سیستم حسابداری برای شهرداریها دارای مشخصات زیر میباشد:
– نام شهرداری
– شماره
– تاریخ
– بدهکار حساب برای سر فصل دفتر کل و عنوان حساب دفاتر معین
– بستانکار حساب برای سر فصل دفتر کل و عنوان حساب دفاتر معین
– شماره ردیف دفتر روزنامه
– شماره صفحه دفتر معین
– امضاء تنظیم کننده سند
– امضاء رئیس حسابداری ویا رئیس واحد
یک سند حسابداری هنگامی کامل میشود که نه تنها مشخصات فوق تکمیل گردد
بلکه شرح کافی و مانع یک فعالیت مالی نیز در آن نوشته شده باشد.
درسند بدهکار – بدهکار حساب…و در سند بستانکار- بستانکار حساب… در یک مربع مستطیل قرار دارند.
طرز تنظیم سند حسابداری (صدور سند)
صدور برگه حسابداری اساس کاردفتر داری مترادف در شهرداری را تشکیل میدهد دقت در صحت تنظیم سندها بسیار اهمیت داشته و هر گونه اشتباهی در تنظیم آنها موجب از هم پاشیدگی حسابها خواهد شد.
همانطوریکه قبلاً نیز توضیح داده شد اهمیت این فرم بمراتب بیشتر از سایر امور مربوط به ثبت ونگهداری حسابها ست و مسئولیت تشخیص بدهکار حساب وبستانکار حساب که در بالای سندهای حسابداری نوشته میشود از وظایف مختص متصدی تنظیم سند حسابداری میباشد بنابر این متصدی مربوطه تمام تخصصهای حسابداری خود را روی این فرم اعمال میکند.
مراحل تنظیم سند بشرح زیر است:
1- تشخیص حساب بدهکار وبستانکار که شرح آن پیشتر بتفصیل بیان گردیده است.از اهم وظایف متصدی تنظیم سند حسابداری میباشد، متصدی مربوطه پس از تجزیه وتحلیل حساب وتشخیص بدهکار وبستانکار آن نتیجه تشخیص خود را درسند حسابداری منعکس میکند.
2- شرح اقدام- در برگه محاسباتی ستونی تحت عنوان شرح در نظر گرفته شده است که در آن شرح اقلام پرداخت یا دریافت یا کسور نوشته می شود.
3- متصدی صدور سند پس از ثبت اقلام دریافت یا پرداخت در ستون مربوطه ونوشتن جمع بحروف آنرا امضاء نموده وپس ازامضاء های مجاز برای صدور نزد متصدی دفتر صدور سند ارسال میدارد شماره وتاریخ در مرحله ثبت دفتر صدور سند و روزنامه و معین تکمیل میگردد.
دفتر صدور سند
دفتر صدور سند دفتر یست که روزانه کلیه سندهای حسابداری بترتیب تنظیم درآن ثبت و شماره گذاری میشود شماره و تاریخ این دفتر همان شماره و تاریخ سندها خواهد بود، بنابراین در مدت یک سال هرگز دو سند حسابداری با یک شماره نخواهیم داشت.
دفتر صدور سند حاوی پنج ستون است، ستون اول به شماره وردیف اختصاص دارد از ستون دوم برای ثبت تاریخ صدور سند استفاده میشود وستون سوم به شرح که فقط سر فصل حساب دفتر کل و معین
بالاخره ستونها ی چهارم و پنجم به ثبت ارقام بدهکار و بستانکار سندهای حسابداری مربوط است، این دفتر وسیله موثری برای حصول اطمینان از ثبت ارقام بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه میباشد وجمع هر کدام از این دو ستون نه تنها بایستی با یکدیگر برابری نمایند، بلکه با جمع ستونها ی مربوطه از دفتر روزنامه مطابقت داده میشود و هر گونه اختلاف بایستی همانروز پیدا شده واصلاح گردد تا در پایان ماه موجبات آشفتگی حسابها را فراهم ننماید.
در آخر هر صفحه جمع ستونهای بدهکار وبستانکار معین میگردد وبصفحه بعد منتقل میشود همچنین جمع ستونهای بدهکار وبستانکار دفتر صدور سند روزانه وی کجا با روزهای قبل انجام میشود، در پایان هر ماه این جمع که گردش بدهکار وبستانکار یک ماه رانشان میدهد به جمع ماههای قبل اضافه میشود ولی از ابتدای ماه بعد مجدداً روزانه جمع زده میشود ماه دوم نیز جمع یکماهه بسته میشود که باز بایستی جمع ماه قبل در سطر بعد به آن اضافه گردد، متصدی صدور سند پس از ثبت و شماره گذاری – سند های حسابداری را از اسنادی که ملاک تنظیم سند حسابداری بوده اند جدا میسازد و شماره سند بدهکار در روی سند ضمینه ثبت وجداگانه بایگانی میگردد. کلیه دفاتر حسابداری باید خیلی تمیز و خوانا وبدون خط خوردگی نوشته شود تراشیدن . حک کردن همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که در دفتر نویسی معمول است و در حاشیه ویا بین سطور نوشتن جایز نیست. بطور کلی اعمال زیر در دفتر نویسی برابر قانون ممنوع است.
الف) قلم زدن مندرجات دفاتر روزنامه و کل وبین سطور وحاشیه نوشتن آن
ب) تراشیدن وپاک کردن مندرجات دفتر روزنامه و کل
ج) جای سفید گذاشتن در هر صفحه بیش از حد معمول
در دفاتر روزنامه یا کل و همچنین سفید ماندن تمام یک یا چند صفحه از دفاتر روزنامه در اثناء عملیات
د) محو کردن مندرجات دفتر روزنامه یا کل با وسائل شیمیائی ونظائر آن
ه) بستانکارشدن حسابهای نقدی و بانکی
و) استفاده از دفاتر ناتمام سالهای قبل وثبت عملیات سال بعد در آنها.
امور مالی باید تمام دفاتر حسابداری را از تاریخ ختم هر سال لااقل تا 10 سال نگهداری نماید.
دفتر روزنامه (دفتر ثبت اولیه)
بر اساس قانون مالیاتهای مستقیم – دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی وپولی خود را اعم از خرید وفروش و دیون و مطالبات وظهر نویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کندو سایر عملیات محاسباتی که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفتر داری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود وزیان وتراز لازم است بلا استثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کند.
تعریفی که قانون مالیاتهای مستقیم و همچنین ماده 7 قانون تجارت از دفتر روزنامه نموده است برای شهرداریها که از جمله موسسات غیر انتقاعی وفاقد سرمایه میبا شد نیز صادق است و میتوان گفت دفتر روزنامه دفتریست که کلیه فعالیتهای مالی در هر موسسه بترتیب تاریخ وقوع و با توجه به جنبه بدهکار وبستانکار ، ثبت و توضیح داده میشود وهر چند یکبار که بموجب قانون حداکثر تا پانزدهم ماه بعد تعیین شده است میبایست به حسابها و سرفصل های مربوطه در دفتر کل نقل شود، بدین ترتیب کلیه معاملات شهرداری باید در همان روز انجام در دفتر روزنامه ثبت شود- ولی بموجب قانون تاریخ مندرج در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیر وملاک قطعی تاخیر تحریر شناخته نمیشود و هر گاه انجام و ختم معامله با توجه بطرز وسیستم کار موسسه تابع تشریفات وطی مراحلی باشد تا معامله آماده برای ثبت در دفتر روزنامه شود فاصله بین تاریخ فاکتور با مدارک وروز آماده شدن معامله برای ثبت در دفتر مزبور تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد.
دفتر روزنامه انواع مختلف دارد که ساده ترین و متداول ترین نوع آن دفتر روزنامه ای است که آنرا دفتر روزنامه ایتالیائی مینامند، ملاحظه میشود این دفتر دارای شش ستون است که بترتیب عبارتنداز:
شماره یا ردیف- شماره سند حسابداری- شماره دفتر کل – شرح مبلغ جزء مبلغ کل که به ستون بدهکار وبستانکار تقسیم میگردد.
پس از اینکه کلیه سندها در دفتر صدور سند به ثبت رسید و شماره وتاریخ دفتر مذکور برروی آنها نوشته شد ابتداء برگهای بستانکار وبدهکار را از یکدیگر جدا نموده و هر گروه را ، مجدداً بترتیب سرفصل حسابهای دفتر کل از یکدیگر جدا مینمائیم وسپس هر دسته را جداگانه در دفتر روزنامه مینویسیم.
در دفتر روزنامه برای هر دسته یک شماره ردیف اختصاص داده میشود، شماره ردیف دفتر روزنامه از یک در اول سال شروع شده وپشت سر هم تا پایان سال ادامه خواهد داشت، این شماره بروی سندهای حسابداری مقابل شماره دفتر روزنامه نوشته میشود.
بنابراین منظور از شماره دفترروزنامه که بر روی سندهای حسابداری نوشته شده شماره ردیف دفتر روزنامه است نه شماره صفحه دفتر روزنامه همچنین در دفتر روزنامه ستون مربوط به شماره سند حسابداری شماره سند نوشته میشود.
در ستون-شرح- دفتر روزنامه بایستی توضیح کافی و جامع نوشته شود، مبلغ سندهای حسابداری در رابطه با یک حساب اصلی در ستون جزء دفتر روزنامه نوشته خواهد شد و جمع آن در ستون بدهکار ویا بستانکار نوشته میشود.
در صورتیکه حسابی فقط یک سند داشته باشد مبلغ آن سند مستقیماً در ستون بدهکار یا بستانکار نوشته میشود ونیازی بنوشتن آن در ستون جزء نخواهد بود، در صورتیکه کلیه سندهای مربوطه به یک حساب اصلی یا به اصطلاح به یک دسته را نتوانستیم در یک صفحه ثبت نمائیم بقیه سندها را بایستی در صفحه بعد با شماره ردیف ما بعد قبلی ثبت نموده و کافی است قبل از عنوان حساب کلمه "بقیه" قید گردد.
ستون جزء در دفتر روزنامه جمع زده نمیشود بلکه جمع کل اقلام جزء برای یک حساب اصلی جمع زده میشود و در ستون مبلغ بدهکار یا درصورت لزوم در ستون مبلغ بستانکار ثبت میگردد که این رقم در دفتر روزنامه به سرفصل های خود در دفتر کل نقل میگردد.
جمع در ستون بدهکار وبستانکار دفتر روزنامه نه تنها بایستی با یکدیگر برابر باشد بلکه میبایستی با جمع ستون بدهکار و بستانکار در دفتر صدور سند نیز برابری نماید.
در صورتیکه در پایان روز این دو دفتر با یکدیگر برابری ننماید نشان آنست که در نوشتن سندهای حسابداری اشتباهی رخ داده است که باید همانروز اصلاح شود.
جمع ستونهای بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه مانند دفتر صدور سند روزنامه ولی یکجا با روز قبل انجام میشود در پایان هر ماه این جمع ماههای قبل اضافه شده واز ابتدای ماه بعد مجدداً روزانه جمع زده میشود.
بطور خلاصه میتوان گفت دفتر روزنامه دفتریست که فعالیتهای مقدماتی در آنها ثبت وبطور مناسبی برای وارد کردن در دفتر کل طبقه بندی میشود. در بالای صفحه دفتر روزنامه علاوه بر ذکر عنوان دفتر روزنامه ، تاریخ ونام شهرداری را که دفتر متعلق بآنست چاپ میکنند، همچنین شماره صفحات نیز نوشته میشود، این دفتر ودفتر صدور سند و نحوه صدور سند که به ترتیب صادر میگردد فقط جنبه استحکام و محافظه کاری در ثبت وقایع دارد والا از نظر رفع نیاز رل مهمی بازی نخواهد کرد.
دفاتر روزنامه دو ستونی و همچنین چند ستونی هم وجود دارد که معروفست به دفتر مشترک روزنامه و کل که بعضی از ستونهای آنرا برای ثبت اقلامی اختصاص میدهند که حجم عملیات آن زیاد باشد، مثلاً اگر جمع عملیات روزانه حساب بانک زیاد باشد برای اینکه اقلام مربوط به بانک جداگانه در دفتر کل تکرار نشود یک ستون از دفتر روزنامه راکه خود آن ستون طرف بدهکار وبستانکار دارد به بانک اختصاص داده میشود و تمام اقلام مربوط به بانک در آن ستون عمل میشود وبعد جمع آنرا در آخر روز یا آخر هفته کلاً بحساب دفتر کل منتقل میکند و به این طریق از انتقال تک تک اقلام به دفتر کل خودداری میشود، چون از این دفتر میتوان در مورد درآمد شهرداریها استفاده نمود.
دفتر کل
تعریف- دفتر کل دفتریست که بحسابهای اصلی اختصاص داشته و کلیه حسابها در این دفتر تحت سرفصلهای معینی متمرکز میشود.
بموجب قانون دفتر کل ، دفتری است که کلیه عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدگذاری حسابها در صفاحات مخصوص آن ثبت میشود.
صفحات دفتر کل بایستی با توجه به احتیاجات شهرداریها صورت بگیرد این تقسیم بندی پیش از شروع سال انجام شده و فهرست آن در ابتدای دفتر منعکس میشود تا راهنمای مراجعه کنندگان باشد.
انواع سرفصل هائی که در دفتر کل شهرداریها مورد استفاده است به دو دسته قابل تفکیک است:
اول: حسابهای دائمی یا حقیقی که مانده آنها از یک دوره مالی به دوره مالی دیگر انتقال داده میشود شامل: حساب صندوق – تنخواه گردان – بانک- اسناد دریافتنی – بدهکاران – موجودی انبار – پیش پرداختها – حسابها ی انتظامی ، متضمن زمین و ساختمان – وسائط نقلیه – تاسیسات ماشین آلات – اثاثیه اداری- وام دریافتنی – وام پرداختنی – اسناد پرداختنی – بستانکاران، پیش دریافتها- سپرده ها- اوراق قرضه – ودایع و سپرده های پرداختنی.
دوم: حسابهای موقت یا اسمی که در یک دوره مالی بوجود آمده و در پایان همان دوره به حساب درآمد و هزینه بسته میشود و مانده اینگونه حسابها به سال بعد نقل نخواهند شد مانند حساب هزینه های انجام شده و درآمدهای وصول شده در یک دوره مالی در شهرداریها.
با توجه به فعالیتهای گوناگون در شهر داری ممکن است سرفصل حسابها در شهرداریهای مختلف متفاوت بوده بنابر این ممکن است تعداد حسابهای دفتر کل دریک شهرداری بیش از شهرداری دیگر باشد.
چون کلیه عملیات دفترداری دوبل بایستی روزانه انجام شود بنابراین تاریخ دفتر کل با تاریخ دفتر روزنامه و دفتر صدور سند یکسان خواهد بود.
در ستون- شماره دفتر روزنامه – شماره ردیف دفتر روزنامه نوشته میشود شماره صفحه مربوطه در دفترکل نیز مقابل شماره ردیف دفتر روزنامه در ستون شماره صفحه کل – دفتر روزنامه نوشته میشود.
موازنه حساب های دفتر کل
دفتر کل در آخر ماه جمع بسته میشود، بدین معنی ابتدا جمع گردش بدهکار و جمع گردش بستانکار و مانده آن تعیین میشود و در سطر بعدجمع ماههای قبل افزوده میگردد و بدین ترتیب جمع کل بدهکار وبستانکار که آنرا گردش بدهکار و گردش بستانکار نیز میگویند بدست می آید. حال در آخر هر ماه اگر جمع بدهکار تمام سرفصل ها را رویهم بریزیم با جمع بستانکار همه سر فصلها برابر است و این حاصل جمع با جمع آخرماه در دفتر روزنامه و همچنین با حاصل جمع دفتر صدور سند برابر خواهد بود، و اگر برابری نکند اشتباهی رخ داده است که بایستی آنرا بدست آورد لذا این جمع را در آخر ماه ابتدا بامداد تهیه میکنند تا چنانچه اشتباه باشد پس ازثبت اقلام مورد اشتباه حساب صحیحاً و با جوهر موازنه بشود.
دفتر معین
تعریف- دفتر معین دفتر یست که حسابهای فرعی هر کدام جداگانه در آن نوشته میشود معمولاً برای هر حساب اصلی دفتر کل یک دفتر معین نگهداری میشود و این دفتر شامل حسابهای فرعی مربوط به آن حساب اصلی خواهد بود وکلیه فعالیتهای یک شهرداری به ریز در آن ثبت میشود.
قانون دفتر معین را چنین تعریف مینماید: دفتر معین دفتری است که برای تفکیک ومجزی ساختن هر یک از حسابهای دفتر کل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگاهداری شود- کارتهای حساب در حکم دفاتر معین است.
بطور مثال، در دفتر کل یک حساب در آمد نگاهداری میشود که این حساب مشتمل بر انواع مختلف در آمدهای یک شهرداری است و برای آگاهی از میزان هر یک از منابع درآمد باید از دفتر معین استفاده کرد، بدین ترتیب که در دفتر مذکور برای هر نوع در آمد یک حساب جداگانه نگاهداری میشود ونتیجاً جمع مانده انواع مختلف منابع در آمدها باید با مانده حساب درآمد در دفتر کل مطابقت نماید.
نگهداری دفاتر معین بستگی کامل به احتیاجات شهرداری دارد و در صورتیکه اقلام مربوط به یک حساب اصلی متعدد نباشد. یا حسابهائی فرعی نداشته باشد نیازی بنگهداری دفتر معین نخواهد بود مانند: حساب "در آمد وهزینه" و غیر ودفتر معین برابر شکل مندرج در صفحه بعد میباشد، دفاتر معین از روی سندهای حسابداری نوشته میشود و شماره صفحه مربوط به هر حساب فرعی نیز بر روی سند در قسمت "شماره دفتر معین" نوشته میشود تا معلوم شود که سندهای حسابداری در دفتر معین نوشته شده است، تقسیم صفحات دفاتر معین بحسابهای فرعی بستگی کامل به احتیاجات شهرداری دارد و بایستی هر شهرداری قبل از آغاز سال دفاتر جدیدرا با توجه به تجربیات گذشته تقسیم بندی نموده و فهرست آنرا در ابتدای دفتر منعکس نماید. تا راهنمای مراجعه کنندگان به دفتر و حسابها باشد، اینگونه حسابها ست که در واقع بایستی صحیحاً وبجای خود نگهداری شود، و تمام این تشریفات و سایر دفاتر واوراق برای صحت ثبت اینگونه حسابها بوده و بعبارت دیگر سایر حسابها ودفاتر در خدمت این نوع حسابها میباشد. و نگهداری این حسابها هدف عمده حسابدار است و سایر حسابهای دفاتر دیگر وسیله محسوب میشود نه هدف. دفترداری دوبل در شهرداریها برای اجرای بودجه نقش خطیری دارد.
دفاتر معین هزینه و در آمد درتامین این منظور کمک موثری خواهد کرد و باید در ثبت اقلام هزینه و در آمد در دفتر مذکور مراقبت لازم بعمل آید تا بتوان اطلاعات مفیدی از آن دفاتر بدست آورد.
نحوه ثبت ارقام در این دفاتر بدین شرح خواهد بود که ابتدا در ستون تاریخ دفتر معین کافیست شرح سندهای محاسباتی نوشته شود، مبلغ بدهکار در ستون بدهکار ومبلغ بستانکار در ستون بستانکار نوشته شده و بلافاصله با رقم مانده قبلی جمع ویا از آن کسر میشود.
بدین ترتیب آخرین رقمی که درستون بدهکار یا بستانکار قسمت "مانده" مشاهده میشود بایستی نتیجه نهائی آن حساب بخصوص باشد، در دفتر معین یک ستون اختصاص به شماره ردیف دفتر روزنامه دارد که با استفاده از سندهای محاسباتی شماره مورد نظر دراین ستون درج میگردد.
موازنه حساب های دفاتر معین
موازنه حسابهای دفاتر معین عیناً بشرحی است که برای دفتر کل به تفصیل بیان شده است در اینجا کافیست یادآور شویم که بایستی عملیات حسابهای فرعی هر حساب اصلی با جمع آن حساب در دفتر کل برا بر ی نماید.
دفاتر معین که معمولاً مورد نیاز شهر داریها خواهد بود بشرح زیر است:
1- دفتر معین بانک – شامل کلیه حسابهائی است که ازطرف شهرداریها در بانک افتتاح میشوند – مانند حساب جاری بانک در آمدها و حساب جاری پرداختها وسپرده ها و غیره.
2- دفتر معین سپرده – که برای هر سپرده گذار میبایست سرفصل جداگانه ای اختصاص داده شود.
3- دفتر معین پیش پرداختها – که بهمان ترتیب میبایست برای پیش پرداخت گیرنده و بنام سرفصل جداگانه ای اختصاص داده شود.
4- دفتر معین در آمدها- برای هر یک از منابع در آمد در شهرداری صفحه یا صفحات جداگانه ، اختصاص مییابد مانند: درآمد پروانه کسب- در آمد توام با مالیات – در آمد نمایش و سینما و غیرو.
5- دفتر معین بدهکاران: برای هر واحد بدهکار صفحه یا صفحات جداگانه ای اختصاص داده میشود.
6- دفتر معین بستانکاران و آن عبارتست از وجوهی که بحساب ادارات دولتی از جمله اجرائیات مالیات دارائی – کسور بازنشستگی – بیمه ، وصول میشود و برای هر وصولی صفحه جداگانه ای اختصاص مییابد وبالاخره دفتر معین هزینه ها- اعتبارات برنامه ها وغیرو.
مشخصات دفتر معین
مشخصات دفتر معین بشرح زیر است:
ستون شماره ردیف- در این ستون تعداد سندها مربوط به هر حساب فرعی بترتیب ثبت شماره گذاری میشود.
ستون تاریخ: در این ستون تاریخ و نوع فعالیت مالی از برگه حسابدرای نقل وثبت میشود.
ستون شماره ردیف دفتر روزنامه: در این ستون شماره ردیف دفتر روزنامه از سند حسابداری استخراج و ثبت میگردد.
ستون شرح- در این ستون توضیح مختصری پیرامون دریافت یا پرداخت داده میشود وبالاخره ستون بدهکار وبستانکار و مانده بدهکار وبستانکار آنها که اختصاص به ثبت اقلام بدهکار وبستانکار و مانده هر حساب دارد.
ترازعملیات دفتر کل
ترازعملیات یا تراز آزمایشی فهرستی است از مانده های بدهکار و بستانکار حسابهای دفتر کل که میبایست حداقل درپایان هر ماه از دفتر کل استخراج و تنظیم گردد.
در حسابداری و دفتر داری دوبل هر مبلغی که دربدهکار یک یا چند حساب منظور گردد بهمان مبلغ یک یا چند حساب دیگر درمقابل بستانکار خواهد شد لذا چنانچه در یک زمان مانده بدهکار دفتر کل راجمع بندی نمایند علی الاوصول میبایست با جمع مانده های بستانکار برابری نماید، در غیر اینصورت بطور حتم در ثبت یا نقل یا جمع معاملات اشتباهی رخ داده که میباید کشف واصلاح گردد.
در آخر هر ماه ابتدا بایستی از صحت ثبت اقلام در دفاتر اطمینان حاصل نمود برای این منظور ستونهای بدهکار و بستانکار کلیه حسابهای دفتر کل جمع بسته میشود و مانده حسابهای دفتر کل تعیین میگردد و جمع ستونهای بدهکار و بستانکار و مانده حسابهای ماه جاری هر یک د رسرفصلهای دفتر کل درتراز عملیات مطابق شکل صفحه بعد منتقل وموازنه داده خواهد شد. همانطوریکه اگر جمع دفتر روزنامه در پایان روز با جمع دفتر صدور سند برابری ننماید بایستی همانروز اشتباه را پیدا کرد واصلاح نمود، اگر تراز عملیات دفتر کل نیز صحیح نباشد بایستی همان موقع و قبل ازآنکه سندهای ماه جدید در دفاتر نوشته شود اشتباه را پیدا کرده و اصلاح نمود. بدیهی است هرگونه اشتباهی اثر دوجانبه خواهدداشت وبایستی با صدور سندهای اصلاحی بدهکار وبستانکار رفع اشتباه شود، هرگاه ستونهای بدهکار و بستانکار تراز عملیات دفتر کل متساوی نباشد بدون شک در یکی از مراحل عملیات دفترداری اشتباهی اتفاق افتاده است که باید بنحو ممکن کشف وبرطرف گردد، ولی تساوی ستونهای بدهکار وبستانکار تراز عملیات دفتر کل نیز دلیل صحت عمل حسابداری نمیباشد:
قلم افتادگی کامل- اشتباهات اصولی- بدهکار بابستانکار کردن یک حساب بجای حساب دیگر – عدم انتقال یک فعالیت مالی از دفتر روزنامه به دفتر کل- ثبت یک معامله به مقدار کمتر یا بیشتر از مقدار واقعی ، در دفتر روزنامه و انتقال آن به حسابهای دفتر کل واین قبیل اشتباهات احتمالی ، هیچکدام تاثیری در موازنه اقلام تراز عملیات دفتر کل ایجاد نخواهدنمود.
تراز عملیات دفتر معین
همانطوریکه قبلاً اشاره شده دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزی ساختن هر یک از حسابهای دفتر کل برحسب مقتضیات شرایط حساب ممکن است نگاهداری شود.
حساب دفتر کل را حساب اصلی یا حساب کنترل و حسابهای دفتر معین را حسابهای فرعی آن حساب مینامند، حسابهای فرعی تابع حساب اصلی مربوط بخود میباشد و در صورت افزایش و یا کاهش مانده حساب اصلی مانده یا مانده های حساب فرعی نیز بهمین میزان کاهش یا افزایش خواهد داشت لذا مانده یک حساب اصلی دفتر کل همواره مساوی جمع جبری مانده های حساب فرعی میباشد.
تراز عملیات دفتر معین از لحاظ فرم و شکل وطرز تهیه همانند تراز علمیات دفتر کل میباشد با این تقاوت که در تراز عملیات دفتر کل تمامی فعالیت های مالی شهر داری منعکس است درصورتیکه درتراز عملیات دفتر معین فقط شامل حسابهای فرعی از یک حساب اصلی دفتر کل میباشد.
طرز تنظیم تراز عملیات دفتر کل و معین
برای استخراج تراز عملیات دفتر کل ابتدا حسابهای دفتر کل موازنه داده میشود سپس تمامی حسابهای دفتر کل تحت سر فصل های عنوان شده درستون مربوطه درج و تعداد آن در ستون ردیف به ترتیب شماره گذاری میشود آنگاه گردش بدهکار و بستانکار عملیات ماههای قبل و ماه جاری به اولین و دومین ستون دوتائی تراز عملیات نقل داده خواهد شد وبدین ترتیب جمع کل عملیات ومانده هر حساب مشخص و در مقابل آن حسابها ثبت میگردد.
جمع ستونهای تراز عملیات میبایست دوبدو با هم مساوی و با جمع دفتر روزنامه مطابقت داشته باشد.
طرز تنظیم تراز عملیات دفتر معین عیناً به ترتیب فوق میباشد منتها در تراز عملیات دفتر معین جمع ستونهائی که دوبدو با هم مساوی میگردند بجای دفتر روزنامه میبایست با هر یک از ردیفهای تراز عملیات دفتر کل مطابقت داشته ، برابری نماید،
یکی از مهمترین واساسی ترین مراحل حسابداری تهیه و تنظیم گزارشات مالی میباشد که درپایان دوره مالی بوسیله واحد حسابداری تهیه و جهت آگاهی مدیران و عامه مردم از چگونگی فعالیتهای انجام شده در شهر داری بموجب قانون منتشر میگردد.
طرز تهیه و تنظیم اینگونه صورتحسابها وانواع آن و چگونگی طبقه بندی حسابها در فرم مربوط بتفصیل ئو با ذکر مثال عددی در فصول آتی بیان خواهد شد.
حسابداری هزینه
مراحل انجام هزینه در شهردای ها
گردش انجام هزینه های شهرداری به 9 طبقه تقسیم می شود. منظور از این طبقه بندی یا تنظیم هر آئین نامه دیگری در این زمینه، برای ایجاد وبرقراری یک سیستم کنترل داخلی در امر تهیه و تدارک مواد و ملزومات و خدمات مورد احتیاج شهرداری با رعایت کامل مقررات مربوطه وصرفه وصلاح شهرداری در امر خرید با نازلترین قیمت ممکنه میباشد، این مراحل در جریان انجام هزینه ها بشرح زیر طبقه بندی میگردد:
– در خواست خرید برای کالا یا خدمات مورد نیاز
– برآورد تقریبی هزینه
– تشخیص یا تصویب ضرورت هزینه (اجازه خرج)
– تامین اعتبار
– تعهد
– تسجیل یا ممیزی اسناد هزینه
– حواله یا مورد پرداخت در وجه ذینفع
– در خواست وجه جهت پرداخت به دائین ویا رد تنخواه گردان
– تنظیم سند هزینه و پرداخت
1- در خواست خرید برا ی کالا یا خدمات مورد نیاز
در خواست خرید ورقه ایست که بوسیله واحدهای اجرای شهرداری تنظیم وپس از امضاء رئیس قسمت ذیر بط جهت تهیه وتدارک به واحد تدارکات یا کار پردازی ارجاع میگردد.
برآورد میزان کالا یا کار مورد احتیاج بعهده واحد درخواست کننده است و میزان آن باید در برگ در خواست درج شود ، در صورتیکه برآورد میزان کالا یا کار مورد احتیاج جنبه فنی داشته باشد که واحد در خواست کننده راساً قادر به تعیین آن نباشد باید از سایر واحدها وافرادفنی برای انجام برآورد مذکور کمک بگیرد وتعداد و همچنین مقدار آنرا در ستون مربوطه یا دداشت نماید.
برگ درخواست معمولاً در سه برگ صادر میگردد ، یک نسخه ازآن در اداره در خواست کننده نگهداری میشود و سایر نسخ آن به کارپردازی ، ارسال میگردد.
2-
برآورد تقریبی هزینه
واحد تدارکات و کارپردازی در خواست های واصله از قسمتهای مختلف شهرداری را مورد بررسی دقیق قرار داده در صورت موجود بودن مواد وملزومات مورد درخواست در انبار از طریق انبار و با صدور حواله انبار آنراتحویل ورسید دریافت میدارد، در غیر اینصورت با برآورد و درج قیمت تقریبی هزینه در ستون مربوط مراتب را جهت تصویب نزد شهرداری کسی که از طرف شهردار اختیار تشخیص ضرورت هزینه را دارد ارسال مینماید. در مواردیکه میزان تقریبی هزینه مبهم ونامشخص نباشد واعتبارات بودجه نیز تکافو کند نیازی به برآورد تقریبی هزینه قبل از انجام خرید نخواهد بود.
برآورد تقریبی هزینه در مورد کارهای ساختمانی وتاسیساتی باید همراه با بر آورد میزان کالا با کار انجام شده، وتوسط واحد در خواست کننده تعیین شود، در سایر موارد برآورد تقریبی هزینه بعهده کارپردازی است . مسئله خرید وتدارکات مسئله ساده ای نیست، بلکه مامور خرید باید کاملاً از مقررات مربوط به معاملات شهرداری و دیگر مقررات آگاهی و شناخت کامل داشته باشد.
واحد تدارکات یا کارپردازی باید نظردستگاه در خواست کننده را رعایت نماید وهرگز نباید بدون جلب نظر واحد مذکور در مشخصات یا تعداد و یا مقدار وبطور کلی کم و کیف اجناس تغییراتی بدهد.
3-تشخیص ضرورت هزینه
همانطوریکه قبلاً نیز اشاره شد میزان و مقدار مواد و ملزومات مورد نیاز بوسیله اداره، درخواست کننده در برگ در خواست تعیین وبه واحد تدارکات یا کار پردازی ارجاع میگردد اداره تدارکات یا کارپردازی هزینه تقریبی اقلام مندرج در برگ درخواست را برآورد وجهت تصویب یا تشخیص ضرورت هزینه نزد شهردار یا کسی که از طرف شهردار این اختیار به او تفویض شده است ارسال میگردد، طبق ماده 17 قانون محاسبات عمومی مصوب 1366 "تشخیص عبارتست از تعیین و انتخاب کالا و خدمات وسایر پرداختها که تحصیل یا انجام آنها برای نیل به اجرای برنامه های دستگاههای اجرائی ضروری است" لذا مقام تصویب کننده با توجه به تعریف فوق ذیل آنرا با قید تاریخ امضاء و برگ در خواست را جهت اقدام قانونی به کار پردازی اعاده خواهد نمود.
4-تامین اعتبار
پس از کسب مجوز لازم و صدور اجازه خرج ، برگ درخواست خرید شماره وبا قید تاریخ جهت تامین اعتبار به اداره اعتبارات ارجاع میگردد، ماده 18 قانون محاسبات عمومی تامین اعتبار را چنین ، بیان میدارد:
"تامین اعتبار عبارت است از اختصاص دادن تمام یا قسمتی از اعتبار مصوب برای هزینه معین"
5-تعهد
طبق دستور العمل حسابداری شهرداریها مصوب وزارت کشود "تعهد" عبارت است از الزاماتی که برذمه شهرداری بطرق زیرناشی میشود:
الف) تحویل کالا یا انجام دادن خدمت
ب) اجرای قراردادهائی که بارعایت قوانین ومقررات منعقد میشود.
ج) احکام صادر شده از مراجع قانونی و ذیصلاحیت
درمورد اموال غیر منقول سند مالکیت و در مورد اموال منقول صدور قبض انبار ویا صورتجلسه تحویل وتحویل مالکیت شهرداری را محرز مینماید و برگ گواهی انجام کاراز طرف اشخاص ذیصلاح در ایجاد تعهد قابل استناد است.
6-تسجیل
چهارمین مرحله از مراحل انجام هزینه در شهرداریها تسجیل میباشد تسجیل عبارت است از تعیین میزان بدهی قابل پرداخت بموجب اسناد مثبته- اسناد مثبته اسناد و مدارکی را گویند که لزوم پرداخت وجه را تائید کند این اسناد باید بوسیله ممیز شهرداری مورد رسیدگی کافی قرار گرفته وامضاء و بمهر رسیدگی ممهور گردد، بموجب ماده 79 قانون شهر داریها مصوب 1334 "کلیه پرداخت های شهرداری در حدود بودجه مصوب با اسناد مثبت و با رعایت مقررات آئین نامه مالی بعمل خواهد آمد".
این اسناد باید با امضای رئیس حسابداری وشهردار که ذیحساب خواهند بود یا قائم مقام آنها که مورد قبول انجمن باشد برسد، بموجب دستور العمل حسابرسی شهر داریها که در اجرای تبصره ماده 44 آئین نامه مالی شهرداریها مصوب 12 تیر ماه 1346 به تصویب وزارت کشور رسیده وبکلیه شهرداریها ابلاغ گردیده است، در موقع رسیدگی یا حسابرسی قبل از پرداخت میبایست نکات، مشروحه زیرمورد نظر قرار داد:
الف) پرداخت شهرداری باید بموجب اسناد مثبت انجام و قبل از پرداخت اسناد موردرسیدگی قرار گیرد.
ب) مامور رسیدگی زیر نظر حسابداری یا امور مالی شهرداری بوده ومکلف است قبل از صدور حواله اسناد هزینه را از لحاظ اعتبار ورعایت مقررات شهرداری گواهی و امضاء نماید.
ج) مامور رسیدگی مکلف است حداکثر ظرف 24 ساعت اسناد ارائه شده را رسیدگی وامضاء نماید.
د) در صورتیکه در تنظیم سند اشتباه روی داده یانقص در مدارک پیوست آن مشاهده گردد مامور رسیدگی مکلف است مراتب را کتباً با ذکر نقائص برای رفع نقص یا عین اسنادبه واحد سازمانی مسئول صدور اسناد اعاده دهد.
ه) در صورت اختلاف بین مامور رسیدگی و مسئول صدور اسناد، نظر ذیحساب شهرداری یا شهردار کتباً خواستار وطبق آن عمل واهد شد.
و) در موقع رسیدگی به اسناد پرداخت حقوق ودستمزد با ید بموارد زیر توجه شود:
– نام ونرخ دستمزد یا حقوق کارکنان با احکام صادره یا قرار داد کار تطبیق نماید.
– گزارش زمان کارکرد منعکس در کارتهای ساعت (یا دفتر حضور وغیاب) با گزارش مسئولان واحد مقایسه و صحت آن تایید گردد.
– کسور از حقوق ودستمزد بر اساس مقررات شهرداری و قوانین کار و مالیاتی باشد.
– ارقام مندرج در لیست حقوق و دستمزد ها بررسی وکنترل شود.
– پرداخت بابت حقوق یا دستمزدها واریز نشده قبلی بررسی گردد.
– به نوسانات غیر عادی حقوق ودستمزد و حق کمیسیونها توجه گردد و علت آن بررسی گردد.
– اعتبار پرداختها قبلاً تامین شده باشد.
ز) در رسیدگی به اسناد خرید رعایت نکات زیر ضروری است.
– اعتبار آن قبلاً تعیین شده باشد.
– در خواست خرید قبلاً از طرف واحد ذیربط صادر و دستور خرید آن از طرف شهردار یا کسی که از طرف شهردار به او اختیار تفویض گردیده است بامضاء رسیده باشد.
– رعایت مقررات آئین نامه معاملات شهرداری شده باشد.
– قبض انبار یا صورتجلسه تحویل جنس یا رسید تحویل گیرنده با توجه به ماده 11 آئین نامه معاملات شهرداریها صادر وپیوست سند صادر باشد.
ح) در مورد پرداخت اسنادپرداختی مراتب زیر در موقع رسیدگی توجه شود:
– تطبیق سند پرداختی با صورت اسناد پرداختی شهر داریها
– حصول سر رسید و کنترل مبلغ کار مزد پرداختی
* بررسی پرونده اسناد پرداخت شده وحصول اطمینان از عدم پرداخت مکرر) در مورد پرداخت پیش پرداخت و مبالغ علی الحساب رعایت نکات زیر لازم است:
– تائید قبلی شهردار یا کسی که ازطرف شهردار به او تفویض اختیار شده است.
– مقررات شهرداری یا قرار داد اجازه چنین پرداختی را داده باشد.
– تضمین کافی برای استرداد یا احتساب آن اخذ شده باشد.
ی) در رسیدگی به سایر اسناد هزینه با ید بنکات زیر توجه شود:
– هزینه از محل اعتبار مصوب در بودجه شهرداری باشد.
– مدارک مثبته موید هزینه مندرج در سند باشد.
– مالیاتها و کسور قانونی از سندکسر شده باشد.
– هزینه ها برابر برنامه ها یا فعالیت های شهرداری باشد.
– در انجام تشریفات معامله رعایت مقررات آئین نامه ها مربوط شده باشد.
7-حواله
دستور کار حسابداری شهرداریها مصوب وزارت کشور حواله را چنین تعریف نموده است، "حواله سندی است که از طرف ذیحساب شهرداری در وجه ذینفع صادر میشود" صدور حواله پس از طی مراحل تشخیص و تامین اعتبار و تعهد وتسجیل بعمل خواهد آمد، حواله دارای فرم ویژه ای میباشد. این فرم در دو نسخه ودورنگ مختلف صادر میشود یک نسخه آن ضمیمه د رخواست وجه ونسخه دوم ضمیمه سند هزینه خواهد شد.
حواله های صادره با ید دارای شماره مسلسل که در هر سال از شماره یک شروع خواهد شد در دفتر مخصوص بنام دفتر صدور حواله در حسابداری ثبت گردد.
8- درخواست وجه
کلیه درآمدهای شهرداری بحساب بانکی "درآمد" واریز وکلیه پرداخت میبایست از طریق حساب بانکی "هزینه" انجام گردد، لذا بمنظور پرداخت حواله های صادره بنا به تقاضای امور مالی وتصویب شهردار معادل مبلغ حواله ها صادره از حساب بانکی در آمد برداشت وبحساب بانکی هزینه واریز میگردد.
قانون محاسبات عمومی در خواست وجه را چنین تعریف نموده است:
درخواست وجه سندی است که ذیحساب برای پرداخت حواله های صادر شده از محل اعتبارات بودجه عمومی دولت بعهده خزانه در وجه وزارتخانه یا موسسه مربوطه صادر میکند.
9- پرداخت
پرداخت آخرین مرحله از مراحل 9 گانه میباشد که درازاء انجام کار یا ایجاد تعهد یا بعنوان کمک و اعانه ویاتحت هر عنوان دیگر از محل اعتبارات بودجه مصوب شهرداری در حق ذینفع از طریق تنخواه گردان یا بانک ویا در موارد بسیار استثنائی از طریق صندوقدار یا کسی که پرداخت هزینه های بعهده اومحول میشود مکلف است در موقع پرداخت نسبت به هویت واهلیت دریافت کننده وجه وصحت واصالت امضاء حواله دقت های لازم را بعمل آورد واسناد و امضائی که ذمه شهرداری را از دین مبری سازد از گیرنده وجه دریافت کند.
تعریف تنخواه گردان
تنخواه گردان عبارتست از وجوهی که از محل اعتبارات مصوب برای پرداخت هزینه های جاری ازطرف ذیحساب در اختیار مامورین یا واحدهای ذیربط قرار میگیرد تا بتدریج که هزینه های مربوطه انجام میشود اسناد هزینه تحویل ،مجدداً معادل همان اسناد وجه دریافت دارند.
انواع تنخواه گردان
با توجه به موارد اشاره شده در تعریف فوق که عیناً ازدستور العمل صادره از طرف وزارت کشور استخراج گردیده است لزوم سه نوع تنخواه گردان در شهرداریها بشرح زیر ضروری بنظر میرسد:
1- تنخواه گردان حسابداری
2- تنخواه گردان پرداخت
3- تنخواه گردان مناطق و واحدهای اجرائی
تنخواه گردان حسابداری
تنخواه گردان حسابداری مبلغی است که بنا به در خواست رئیس حسابداری ویا مدیر امور مالی و بموجب موافقت شهردار (ذیحساب) برقرار و از محل کلیه اعتبارات بودجه مصوبه بمنظور پرداخت هزینه های جاری وتعهدات سالهای قبل در اختیار واحد حسابداری قرار داده میشود.
میزان و مبلغ تنخواه گردان حسابداری معمولاً معادل میزان و مبلغ پرداختی سه ماه با توجه به پرداختی سال قبل که از سه دوازدهم اعتبارات مصوب تجاوز نکند خواهد بود، یا بعبارت دیگر میزان تنخواه گردان حسابداری میبایست حداقل پرداخت های سه ماه شهرداری را کفایت نماید.
واگذاری تنخواه گردان حسابداری
ثبت عملیات مربوط به واگذاری تنخواه گردان حسابداری در دفاتر مالی شهرداری به ترتیبی خواهد بود که ابتدا حساب بانکی در آمد بابت پرداخت تنخواه گردان حسابداری بستانکار وحساب اعتبارات تخصیصی بهمان مبلغ بدهکار میگردد سپس بر اساس اعلامیه بانکی مبنی بر انتقال مبلغ، فوق بحساب جاری هزینه حساب بانکی هزینه بدهکار وحساب تنخواه گردان حسابداری بستانکار خواهد شد، ثبت عملیات فوق الذکر به ترتیب زیر است:
حساب اعتبار تخصیصی
بحساب بانکها – جاری در آمد
– پرداختی بابت واگذاری تنخواه حسابداری
حساب بانکها – جاری هزینه
بحساب تنخواه گردان حسابداری
– دریافتی بابت واگذاری تنخواه حسابداری
پرداخت هزینه ها از محل تنخواه گردان حسابداری
بعد از انتقال مبلغ تنخواه گردان حسابداری از حساب بانکی در آمد بحساب جاری هزینه و ثبت عملیات مربوطه در دفاتر مالی واحد حسابداری با رعایت کامل مقررات و بر اساس نسخ اول حواله های واصله مبادرت به پرداخت هزینه ها و تعهدات خواهد نمود ثبت عملیات مربوط به پرداخت هزینه های جاری از محل تنخواه گردان حسابداری به ترتیب زیراست.
حساب هزینه برنامه … ماده… بدهکار
بحساب بانکی – جاری هزینه
– بابت پرداخت هزینه های انجام شده
پرداخت حقوق و دستمزد کارمندان و کارگران شهرداری
متصدی پرداخت حقوق و دستمزد لیست حقوقی کارکنان شهرداری را برای هر برنامه بطور جداگانه و بر اساس آخرین حکم کارگزینی بموقع تهیه وپس از کسر کسور قانونی مبلغ خالص آنرا صدور چک از محل موجودی حساب جاری هزینه برداشت وبحسابجاری مخصوص که برای پرداخت حقوق کارمندان و کارگران در بانک افتتاح شده است (حساب موقت بانکی) واریز مینماید تا طبق لیست پیوست چک ارسالی بحساب ذینفع منظور گردد.
لیست حقوق کارکنان به دو قسمت تقسیم میشود در قسمت اول علاوه برحقوق ثابت ، مزایای کارکنان شامل مزایای شغل ، فوق العاده بدی و آب و هوا ، فوق العاده تسهیلات زندگی وسایر مزایا نیز در ج و یکجا در ستون حقوق ومزایا منعکس خواهد شد.
و در قسمت دوم کسور قانونی شامل کسور بازنشستگی ، مالیات، بیمه، بدهی به سایر موسسات درج و جمع آنها در ستون مربوطه منعکس خواهد شد تا بدین ترتیب مبلغ پرداخت به تفکیک برای انتقال به حسابجاری یا پس اندازکارکنان مشخص گردد.
لیست پیوستی که بضمیمه چک حقوق و دستمزد جهت واریز بحساب کارمندان و کارگران به بانک ارائه میگردد بشکل فوق کامل نبوده بلکه فقط به ذکر اسامی کارکنان و شماره حسابجاری ومبلغ قابل پرداخت به آن محدود میگردد، علاوه برلیست حقوق صورتحسابی نیز میبایست برای کارکنان تهیه و به آنان تحویل شود تا از کم و کیف حقوق دریافتی آگاهی حاصل نماید، بموجب قانون محاسبات عمومی گواهی بانک دائر به انتقال وجه بحساب ذینفع پرداخت محسوب میشود.
لذا مادام که گواهی بانک مبنی برانتقال وجه پرداختی به حساب کارکنان به شهرداری واصل نشده باشد، اینگونه پرداخت ها در حکم پیش پرداخت بوده و نمیتوان آنرا بحساب هزینه قطعی منظور نمود ثبت عملیات مربوط به پرداخت هزینه حقوق و دستمزد کارگران و کارمندان شهرداری بشرح زیر است:
حساب موقت بانکی (پیش پرداختها)
بحساب بانکها – جاری هزینه
– بابت تودیع خالص حقوق کارکنان بحساب موقت بانکی
پس از گواهی بانک مبنی برانتقال وجه بحساب جاری یا پس اندازکارکنان خواهیم داشت:
حساب هزینه برنامه… ما ده یک…
حساب هزینه برنامه… ماده دو…
بحساب بستنکاران – مالیات
بحساب بستانکاران – کسور بازنشستگی
بحساب موقت بانکی
شرح: بابت منظور نمودن حقوق کارکنان باستناد
– گواهی بانک مبنی بر انتقال بحساب ذینفع
در صورتی که بوسیله شهرداری حسابجاری مخصوص (حساب موقت بانکی) برای پرداخت حقوق کارکنان و کارگران د ربانک افتتاح نشود، د رموقع ارسال چک حقوق به بانک حساب "پیش پرداخت حقوق بجاری "حساب" موقت بانکی" بدهکارمیگردد، و مادامی که گواهی بانک مبنی بر انتقال وجه بحساب جاری کارکنان واصل گردد، در مقابل بدهکار کردن حساب هزینه قطعی حساب " پیش پرداخت حقوق" بستانکار خواهد شد.
درخواست وجه براساس حواله های پرداخت شده
کلیه هزینه های جاری ویا تعهدات سال قبل با رعایت کامل مقررات و براساس حواله های صادره با تنظیم سند و صدور چک از محل تنخواه گردان حسابداری پرداخت و به حساب هزینه قطعی منظور میگردد، سپس واحدمالی درخواست وجه آنها را در حدود حواله های پرداخت شده یا قابل پرداخت صادر و بر اساس نسخه دوم حواله ها تقاضا ی ردتنخواه مینماید، که در آن صورت حساب بانک تمرکز در آمد بستانکار و حساب اعتبار تخصیصی بدهکار وپس از وصول اعلامیه بانکی مبنی بر واریز وجه فوق بحساب جاری هزینه بهمان میزان حساب بانک هزینه بدهکار و حساب اعتبار برنامه ومواد هزینه مربوطه بستانکار ونتیجه بشرح زیر در دفتر مالی منعکس میگردد:
حساب اعتبار تخصیصی
بحساب بانکها- جاری درآمد
کاهش یا افزایش تنخواه گردان حسابداری
به ترتیبی که ملاحظه میگردد روش تنخواه گردان در حسابداری شهرداری روش ثابت است بدین معنی که مانده حساب تنخواه گردان از اول دوره مالی تا پایان سال مالی ثابت خواهد ماند مگر در اثر افزایش تنخواه گردان و یا کاهش آن، کاهش تنخواه در دوحالت امکان پذیراست یکی در اثر باز پرداخت قسمتی از تنخواه واگذار شده بحساب جاری در آمد که آنرا کاهش نقدی یا مستقیم میگویند، و دیگری منظور نمودن حواله های پرداختی بحساب تنخواه گردان حسابداری که به کاهش غیر نقدی ویا غیر مستقیم موسوم میباشد ثبت عملیات مربوط به افزایش یا کاهش تنخواه گردان بشرح زیر است:
حساب تنخواه گردان
بحساب بانکها – جاری هزینه
پرداختی بابت کاهش تنخواه
حساب تنخواه گردان
بحساب اعتبار برنامه… ماده…
منظور نموده 24 فقره حواله پرداختی بابت کاهش تنخواه
بدین ترتیب در صورتیکه بر اساس حواله های صادره از محل موجودی حسابجاری درآمد بمنظور رد تنخواه درخواست وجه صادر نگردد و مبلغ مذکور از محل موجودی تنخواه حسابداری تامین شود د رآن صورت بجای بدهکار کردن حسابجاری بانک میبایست حساب تنخواه گردان حسابداری بدهکار گردد که بدین طریق عملاً کاهش در تنخواه گردان حسابداری را ایجاد مینمایند.
در اینگونه مواقع شهردار در ذیل درخواست وجه قید خواهد نمود"مبلغ در خواستی بپای تنخواه گردان حسابداری محسوب گردد".
واریز تنخواه گردان حسابداری
بمنظور واریز تنخواه گردان حسابداری ابتدا کلیه هزینه های تعهد شده و پرداخت نشده پرداخت و بحساب هزینه قطعی منظور میگردد آنگاه حواله های پرداخت شده بحساب تنخواه گردان حسابداری بدهکار و در مقابل حساب اعتبار برنامه های مربوطه بستانکار خواهد شد، سپس معادل مانده بستانکار حساب تنخواه گردان حسابداری که علی الاصول برابر موجودی حسابجاری هزینه میباشد برداشت و بحساب جاری در آمد منتقل وبدین ترتیب تنخواه واگذار شد تسویه میگردد، ثبت عملیات مربوط به واریز تنخواه گردان حسابداری بشرح زیر است:
حساب هزینه برنامه… ماده…
بحساب بانکها – جاری هزینه
بابت پرداخت تعهدات انجام شده
حساب تنخواه گردان حسابداری
بحساب اعتبار برنامه… ماده…
بابت منظور نمودن حواله های پرداخت شده و در خواست نشده
حساب بانکها- جاری درآمد
بحساب اعتبار تخصیصی
بابت واریز تنخواه گردان حسابداری
حساب تنخواه گردان حسابداری
بحساب بانکها – جاری هزینه
بابت واریز تنخواه گردان حسابداری
تنخواه گردان پرداخت
تنخواه گردان پرداخت عبارتست از وجهی که از محل تنخواه گردان حسابداری از طرف ذیحساب با تائید وزیر یا رئیس موسسه و یا مقامات مجاز از طرف آنها برای انجام برخی از هزینه ها در اختیار واحد ها ویا مامورینی که بموجب این قانون و آئین نامه های اجرائی آن مجاز بدریافت تنخواه گردان هستند قرار میگیرد تا بتدریج که هزینه های مربوطه انجام میشود اسناد هزینه تحویل و مجدداً وجه پرداخت دارند، از تعریف فوق چنین برمی آید که نخست تنخواه گردان پرداخت از محل تنخواه گردان حسابداری تامین خواهد شد و دوم اینکه تنخواه گردان پرداخت برای انجام پاره ای هزینه ها در اختیار جمعدار که ممکن است مامور خرید یا واحد تدارکات و یا کارپردازی نامیده شود قرار گیرد، مبلغ تنخواه گردان پرداخت با تنظیم سندو صدور چک از محل حساب جاری هزینه بابت خریدهای جزئی و متوسط در حدود پرداختهای یکماه در اختیار واحد تدارکات یا مامور خرید قرار داده میشود و معمولاً درقبال این پرداخت از متصدی تنخواه گردان تضمین کافی گرفته میشود.
ثبت عملیات مربوط به واگذاری تنخواه گردان پرداخت:
حساب تنخواه گردان پرداخت – آقای… مامور خرید
حساب تنخواه گردان پرداخت – کارپردازی
حساب تنخواه گردان پرداخت – تدارکات
حساب تنخواه گردان پرداخت – اداره…
بحساب بانکها- جاری هزینه
بابت واگذاری تنخواه گردان پرداخت
روش تنخواه گردان پرداخت در شهرداری ، روش تنخواه گردان ثابت است بدین معنی که تا زمانیکه از طرف مسئولین نسبت به کاهش یا افزایش تنخواه تصمیم جدیدی اتخاذ نشود مانده آن، معادل مبلغ اولیه در دفتر ثابت خواهد ماند، متصدی تنخواه گردان یا رئیس اداره تدارکات شهرداری میبایست با رعایت کامل مقررات و آئین نامه مالی شهرداری وضوابطی که قبلاً تعیین و ابلاغ شده است از محل تنخواه واگذار شده پرداختهای مربوطه را انجام و سند هزینه تنظیم و از گیرنده وجه رسید دریافت دارد، و در پایان مدتی که توسط ذیحساب معین میگردد اسناد تنخواه گردان تنظیم نموده و بضمیمه اسنادمذکور بحسابداری ارسال و درخواست رد تنخواه نماید تنظیم سند هزینه اصولاً بعهده حسابداری است ولی ممکن است در موارد معین تنظیم آن بعهده کار پردازی نیز محول گردد.
حسابداری پس از رسیدگی ، اسناد واصله را بحساب قطعی منظور ومعادل جمع اسناد مجدداً چکی د راختیار متصدی تنخواه گردان خواهد گذاشت درپایان دوره یا در هر مقطع زمانی که لازم باشد تنخواه واگذار شده واریز گردد این تصمیم به اطلاع متصدی تنخواه گردان خواهد رسید، متصدی تنخواه گردان اسناد هزینه های انجام شده تا آن تاریخ را جهت رسیدگی به حسابداری تحویل و وجه باقی مانده را نیز بحساب جاری هزینه مسترد مینماید.
صندوق
اصطلاح صندوق معمولاً به وجوهی اطلاق میگردد که در داخل موسسه نگهداری میشود.
نگهداری هرگونه نقدینگی اعم از اسکناس ومسکوک، چک حواله بانکی واوراق بهادار همواره مواجه با خطراتی از قبیل : سرقت، حریق و اختلاس میباشد که میبایست بهر نحو ممکن از وقوع احتمالی آن جلوگیری شود.
دقت در انتصاب فردیا افرادی واجد شرایط بعنوان صندقدار یامتصدی امور صندوق ، ایجاد یک سیستم کنترل داخلی ، برقراری مقررات مالی خود میتواند تا حدودی سازمان را به این مقصود نزدیک سازد.
موسسات دولتی و شهرداریها بموجب قانون موظف اند کلیه دریافتها و پرداختهای خود را از طریق بانک انجام دهند مگر موارد بسیار جزئی ، لذا در مورد دریافتهائی جزئی که ارزش آنرا ندارد موردی، برای پرداخت آن به بانک هدایت شود در اینگونه موارد در آمدهائی جزئی میبایست مستقیماً توسط تحصیلدار یا صندوقدار وصول و روزانه بحساب جاری بانک واریز گردد، در هر حال ازجمعداران که مسئولیت تحویل و تحول و نگهداری وجوه ونقدینه ها و سپرده ها و اوراق بهادار شهرداری بعهده آنان واگذار شده است میبایست طبق مقررات مورد عمل در موسسات دولتی و شهرداریها تضمین کافی دریافت گردد.
ماده 75 قانون شهرداری مصوب 1334 دراین مورد چنین مقرر میدارد "عوارض درآمد شهرداری بوسیله مامورین مخصوص که از طرف شهرداری بنام مامور وصول تعیین میشود دریافت خواهد شد و مامورین وصول باید بر طبق مقررات امور مالی تضمین کافی بسپارند".
برای ثبت عملیات مربوط به وجوه نقدی از "حساب صندوق" استفاده میشود و کلیه دریافتها براساس مدارک مربوطه بحساب صندوق بدهکار و کلیه پرداختها بر اساس اسناد مثبته بحساب صندوق بستانکار خواهد شد ما به التفاوت جمع گردش بدهکار وبستانکار حساب صندوق مانده ویا موجودی صندوق را نشان میدهد که علی الاصول برابر موجودی شمارش شده صندوق خواهد بود.
پیش پرداخت و علی الحساب
بموجب ماده 34 آئین نامه مالی شهرداریها مصوب تیرماه 46، "کلیه پرداخت های شهرداری، باید با توجه بماده 79 قانون شهرداری با اسناد مثبت انجام گردد و در مورد هزینه هائی که تنظیم اسناد مثبته آن قبل از پرداخت میسر نباشد ممکن است بطور علی الحساب پرداخت و اسناد هزینه آن در،اسرع وقت تکمیل وبحساب قطعی منظور گردد، نوع هزینه هائیکه بطور علی الحساب قابل پرداخت است وطرز استفاده از تنخواه گردان بموجب دستور العملی که وزارت کشور ابلاغ خواهد نمود تعیین خواهد شد. هر چند در آئین نامه مالی شهرداریها اصطلاح پیش پرداخت و علی الحساب به یک معنا توصیف شده است با این همه دستور العمل صادره از طرف وزارت کشور علی الحساب را به شرح زیر تعریف مینماید.
"علی الحساب عبارت است از پرداختی که بمنظور ادای قسمتی از تعهد صورت میگیرد"
پس از آن اضافه مینماید:
درمورد پرداخت پیش پرداختها و مبالغ علی الحساب رعایت نکات زیر لازم است:
1- تائید قبلی شهردار یا کسی که از طرف شهردار به او تفویض اختیار شده است.
2- مقررات شهرداری یا قرار داد اجازه چنین پرداختی را داده باشد.
3- تضمین کافی برای استر داد یا احتساب آن اخذ شده باشد.
بدین ترتیب میتوان گفت پیش پرداخت عبارت از پرداختی است که از محل اعتبارات مصوب طبق مقررات مربوطه و احکام و قرار دادهاپیش از انجام تعهد صورت میگیرد و علی الحساب عبارت است از پرداختی که بمنظور ادای قسمتی از تعهد صورت میگردد.
در هر حال پیش پرداخت و علی الحساب در حدود اعتبارات مصوب از محل تنخواه گردان حسابداری پرداخت خواهد شد وثبت عملیات مالی آن به ترتیب زیر است:
حساب پیش پرداختها – آقای…
بحساب بانکها – جاری هزینه
بابت پیش پرداخت ماموریت
حساب علی الحساب ها- شرکت پیمانکار
بحساب بانکها- جاری هزینه
بابت پرداخت علی الحساب صورت وضعیت شماره 1
درصورتیکه اسناد پیش پرداخت با علی الحساب در همان سال مالی تکمیل و بحساب قطعی منظور گردد حساب پیش پرداخت یا علی الحساب به همان مبلغ بستانکار وتسویه خواهد شد ومعادل مبلغ پرداختی و منظور شده بحساب قطعی در خواست وجه میگردد.
در پایان دوره مالی کلیه اعتبارات تعهد شده وپرداخت نشده از اعتبارات مربوطه برگشت داده خواهد شد تا بدین ترتیب حساب اعتبارات تخصیصی با هزینه های انجام شده برابری نماید. لذا چنانچه پیش پرداخت و یا علی الحسابی از محل اعتبارات سال جاری تا پایان سال مربوطه تحقق نیافته و جذب نشده باشد میبایست از حساب تنخواه گردان حسابداری برگشت وبحساب اعتبار تخصصی بستانکار گردد، بدین معنی که معادل پیش پرداخت تحقق نیافته حساب تنخواه گردان حسابداری بدهکار و حساب اعتبار تخصیصی بستانکار میگردد تا بدین ترتیب اعتبار مربوطه برگشت داده شود.
کلیه چک های صادره جهت پرداخت از طرف شهرداری حداقل با دو امضاء قابل پرداخت میباشد که امضاء شهردار ومسئول حسابداری به عنوان ذیحساب شهرداری از این لحاظ الزامی است حساب بانکها در دفتر کل شهرداریها یک حساب اصلی خواهد بود و هر یک از سر فصل های حسابهای جاری در دفتر معین خود حساب فرعی این حساب اصلی را تشکیل میدهند کلیه وجوهی که بحساب جاری بانک واریز میگردد میبایست براساس اعلامیه بانکی و با تنظیم سند حسابداری بحساب جاری مربوطه بدهکار و کلیه پرداختها از حساب جاری براساس چکهای صادره ویا هر مدرک قابل استناد دیگری به بستانکار حساب بانکی مربوطه منظور میشود، ما به التفات جمع اقلام بدهکار و بستانکار حساب جاری مانده یا موجودی حسابجاری بانک را نشان میدهد که میبایست با موجودی شهرداری دربانک طرف حساب مطابقت داده شود.
صورت مغایرت بانکی
بانکها طبق روش معمول در پایان هر ماه صورتحسابی که حاوی کلیه عملیات مربوط به حسابجاری میباشد برای شهرداری ارسال میدارند که غالباً مانده صورتحساب ارسالی توسط بانک با مانده حساب بانک در دفاتر شهرداری تطبیق نمیکند و این مغایرت ناشی از موارد زیر است:
الف) عملیاتی که بوسیله بانک بحساب جاری منظور ولی در دفاتر شهرداری عمل نشده است.
برداشتها
ممکن است برداشتهائی توسط بانک با بت هزینه های بانکی یا بهای دسته چک از حساب جاری بعمل آید که اعلامیه آن به شهرداری نرسیده باشد که دراین حالت بین صورت حساب بانکی و دفتر شهرداری اختلاف وجود خواهد داشت.
واریزی ها
ممکن است وجوهی توسط مودی یا اشخاص دیگر بحساب جاری شهرداری واریز شده باشد ولی اعلامیه بانکی آن برای ثبت در دفاتر مالی شهرداری ارسال نشده باشد که در این صورت نیز صورتحساب بانکی با دفتر شهرداری مطابقت نخواهد نمود.
اشتباهات
هر چند سیستم کار بانکها بطریقی است که اشتباه در عملیات بانکی بندرت اتفاق میافتد با این همه این احتمال وجود دارد که بانک بجای حسابجاری شهرداری حساب موسسه دیگری را بدهکار یا بستانکار نماید که این خود باعث مغایرت در صورتحساب بانک دفاتر شهرداری میگردد.
ب) عملیاتی که بوسیله شهرداری بحسابجاری منظور ولی دردفاتر بانک عمل نشده است.
پرداختها
ممکن است از طرف شهرداری چک یا چکهای در وجه ذینفع صادر شده باشد ولی تا تاریخ تنظیم صورتحساب بانکی هنوز به بانک ارائه نگردد وبحساب منظور نشده باشد اینگونه چکها را "چکهای معوق" مینامند.
واریزی ها
واحد حسابداری شهرداریها طبق اصول متداول بمحض پرداخت وجهی بحساب جاری شهرداری حساب بانک را در دفتر خود بدهکار می نمایند، در حالیکه ممکن است بانک با یک روز، تاخیر این مبلغ را بحساب شهرداری منظور نماید، دراینصورت صورتحساب واصله از بانک با دفاتر مالی شهرداری مغایر خواهد بود، اینگونه وجوه را وجوه بین راهی مینامند.
اشتباهات
درجریان عملیات مربوط به حسابداری از جمله ثبت عملیات بانکی ممکن است اشتباهات مختلفی رخ دهد و این امر مغایرت هائی را در پی خواهد داشت، بروز این گونه اشتباهات نیز موجب عدم تطبیق مانده طبق صورتحساب بانک و دفاتر شهرداری خواهد شد، از این لحاظ باید لااقل ماهی یکبار کلیه صورتحساب های بانک را با دفاتر تطبیق داده و اختلاف آنرا مورد رسیدگی قرار گیرد و نسبت به رفع آن از طریق دفاتر حسابداری اقدام شود، این اختلافات در گزارشی که به صورت مغایرت بانک موسوم است منعکس و علل مغایرت جهت ثبت در دفاتر حسابداری مشخص شود.
طرز تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی در شهرداری ها
بمنظور تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی میبایست به ترتیب اقدامات مشروحه زیر بعمل آید.
1- کلیه چکها ی صادره از لحاظ شماره و مبلغ مندرج در آن با دفتر و صورتحساب بانک با ته سوش چکها مقایسه و باعلامت( ) مشخص گردد.
2- جمع بدهکار و بستانکار دفتر بانک وصورتحساب بانک مجدداً کنترل تا نسبت به مانده های تعیین شده اطمینان بیشتری حاصل گردد.
3- اقلام مندرج در ستون بدهکار و بستانکار دفتر با اقلام مندرج در ستون بدهکار و بستانکار صورت حساب بانک مقایسه و با علامت( ) مشخص شود.
4- اقلام مندرج در دفتر بانک و صورتحساب بانک که با علامت() مشخص نشده است مورد مطالعه قرار گرفته و ماهیت آنان معلوم گردد.
5- با تعیین ماهیت اقلام باز از لحاظ چکهای معوق، هزینه های بانکی، اشتباهات وغیر. …
نسبت به تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانک بمنظور پی بردن به علل اختلاف میان مبادرت، میشود، صورت مغایرت بانکی بطور مختلف تهیه و تنظیم خواهد شد، گاهاً مانده دفتری شهرداری را مبناء قرار داده و با افزایش و کاهش اقلام باز به مانده بانک خواهیم رسید، و بعضاً مانده طبق صورتحساب بانک را با مانده دفتر تطبیق میدهند و در حالت سوم مانده در دفاتر شهرداری بطور جداگانه و مانده طبق صورتحساب بانک نیز جداگانه اصلاح میشود تا مانده حقیقی حساب بانک درتاریخ تهیه و تنظیم صورت مغایر بانک بدست آید روش اخیر مطلوب ترین روشی است که امروزه کاربرد بیشتری دربین حسابداران دارد.
حسابداری درآمد و سایر منابع تامین اعتبار وسپرده ها
درآمد در شهرداریها مفهوم و معنای دیگری خواهد داشت ومیتوان گفت منابع تامین کننده هزینه در شهرداریها که بموجب قانون ایجاد وبرابر مقررات وضوابط مربوط تشخیص و وصول میگردد، در آمد نامیده میشود یا بعبارت دیگر در آمدها وسایر منابع تامین اعتبار که بموجب قانون و مقررات مربوطه حاصل میگردد و تحت همین عنوان در بودجه شهرداری منظور میشود در آمد تلقی میشود، در صورتیکه در آمد د رموسسات انتفاعی به فعالیتی اطلاق میگردد که نوعاً مالی بوده وافزایش درارزش ویژه را ایجاد مینماید.
ازآنجائیکه هزینه های شهرداری از محل درآمدهای پیش بینی شده دربودجه تامین و پرداخت میگردد، مطالعه در مورد چگونگی تحصیل در آمد کافی برای انجام هزینه های مورد نظر و همچنین راه حل مناسب و مطلوب برای ایجاد منابع درآمد ونحوه استفاده از این منابع وبالاخره بررسی جنبه های مختلف درآمد در رابطه با مواقع رکود و رونق اقتصادی ورشد جمعیت از جمله مسائل و مباحث مهمی است که در شهرداریهای ایران همواره مورد بحث قرار گرفته و ، شایان توجه خاص میباشد، بنحوی که یکی از وظایف اصلی شهرداری وانجمن شهر تجزیه وتحلیل دقیق منابع در آمد برای انجام هزینه ها و برنامه های شهرداری خواهد بود.
درهر شهرداری شعبه در آمد عهده دار امور مربوط به درآمد میباشد و اهم وظایف آن مطالعه و تهیه پیشنهاد برای برقراری عوارض وسایر منابع در آمد ویا تجدید نظر در نرخ آنها ، تنظیم دفاتر وسوابق مربوط به تشخیص بدهی مودیان تعقیب عملیات برای وادار کردن مودی به پرداخت دیون، اقدام برای رسیدگی به اعتراضات مودیان و حل اختلاف مربوطه به عهده این شعبه خواهد بود ودر صورتی که وظیفه وصول بعضی از در آمدها بعهده این شعبه واگذار گردد باید این اقدامات را تحت ضوابطی که از ظرف خزانه شهرداری تعیین میگردد انجام داده ، در آمدهای وصولی را همراه بامدارک و صورتحسابهای مربوطه به خزانه تسلیم و حسابهای آنرا تحت نظر شعبه مذکور وواحد حسابداری نگهداری نماید.
بطور کلی وظایف این قسمت بموجب دستور وزارت کشور بقرار زیر تعیین و ابلاغ شده است:
1- تهیه و جمع آوری اطلاعات مربوط به منابع مختلف در آمدهای شهرداری
2- تهیه پیشنهاد برای برقراری عوارض جدید و تعرفه های و درآمد
3-نگهداری دفاتر جزء و جمع یا کارت مودیان عوارض ومیزان عوارض مودیان
4- صدور وابلاغ پیش آگهی های عوارض یا برگه های تشخیص وفیشهای بانکی عوارض
5- وصول در آمدها وصدور قبض وصول وتودیع آنها در حساب بانکی شهرداری تحت نظارت شعبه خزانه وتسلیم مدارک مربوط به تشخیص فوق الذکر.
6- رسیدگی به عوارض معوقه وبقایا
7- تهیه گزارشها وآمارهای مربوط به در آمد
8- رسیدگی به شکایات و اعتراضات مودیان عوارض در صورت نیاز طرح آنها در کمیسیون های مقرر در قانون
9- انجام اقدامات قانونی و تعقیب عملیات مربوطه برای وصول درآمد
در بودجه شهرداری نباید اقلامی از در آمد ناشی از عوارض، که هنوز بتصویب انجمن وتائید وزارت کشور نرسیده است پیش بینی شود ودر آمدها باید بنحوی پیش بینی گردد که وصول آن صددرصد باشد.
باستناد بند8 از ماده 45 قانون شهرداریها مصوب تیر ماه 1334 "تصویب لوایح و برقراری یا الغاء عوارض یا تغییر نوع و میزان آن و همچنین توافق نسبت بوصول بقایای عوارض ملغی شده در هر مرحله که باشد از وظایف انجمن شهر میباشد وبر اساس تبصره ذیل ماده فوق عوارض هر شهر نباید تاثیر سوئی در اقتصاد عمومی کشور و رواج صادرات و نمای صنایع داخلی داشته باشد. تشخیص اینگونه عوارض با وزارت کشور میباشد".
بدین ترتیب مراحل تحقق درآمد بصورت قانونی آن به سه مرحله بشرح زیر تقسیم میگردد:
1- درآمد یابی بمنظور ایجاد منابع در آمد با توجه به وسعت ودرجه رشد وتوسعه شهر و همچنین با استفاده از تجارب سایر شهرداریها و پیشنهاد آن جهت تصویب به مقام ذیربط قانونی
2- تصویب منابع پیشنهاد شده بوسیله مقام ذیربط قانونی و ابلاغ آن به شهرداری پس از تائید وزارت کشور
3- منظور نمودن منابع تائید وتصویب شده در بودجه شهرداری وبالاخره تشخیص ووصول در آمد بر اساس مقررات وضوابط قانونی.
بموجب ماده 3 آئین نامه مالی شهرداریها مصوب 12 تیرماه 1346 هر شهرداری دارای، تعرفه ای خواهد بود که در آن کلیه انواع عوارض و بها و خدمات وسایر در آمدهائی که بوسیله شهرداری و موسسات تابعه ووابسته به آن وصول یا تحویل میشود درج و هرنوع عوارض یا بهاء خدمات جدیدی که وضع وتصویب میگردد یا هر تغییری که در نوع میزان نرخ آنها صورت میگردد در تعرفه مذکور منعکس میشود، همچنین بموجب ماده 31 آئین نامه مالی تطبیق وضع هر مودی با هر مورد با تعرفه عوارض در آمدها وتعیین وتشخیص بدهی مودی بعهده مامورین تشخیص یا کسانی است که ازطرف شهرداری یا سازمان های تابعه و وابسته اختیار تشخیص به آنها داده شده است مامورین مذکور مکلفند کمال دقت وبی نظری را درتشخیص های خود بکاربرند.
رفع هرگونه اختلاف بین مودی و شهرداری در مورد عوارض بموجب ماده 77 قانون شهرداریها به کمیسیونی مرکب ازنمایندگان وزارت کشور و دادگستری وانجمن شهر ارجاع میشود و تصمیم کمیسیون مزبور قطعی است بدهی هائی که طبق تصمیم این کمیسیون تشخیص شود طبق مقررات، اسناد لازم الاجرا بوسیله اداره ثبت قابل وصول میباشد، اجرای ثبت مکلف است بر طبق تصمیم کمیسیون مزبور به صدور اجرائیکه ووصول طلب شهرداری مبادرت نماید.
انواع درآمد
درآمدها درشهر داری را میتوان به در آمد عمومی وخصوصی مستمرو غیر مستمر و در آمد برنامه های عمرانی تقسیم نمود.
دستور کار وزارت کشور در آمد شهرداریها را از لحاظ تشابه منابع به 9 طبقه بشرح زیر طبقه بندی نموده است که هر طبقه شامل چند منبع میباشد، شماره های قراردادی در آمدها دورقمی است که رقم اول (سمت چپ) نشان دهنده شماره طبقه ورقم دوم (سمت راست) شماره منبع داخل در هر طبقه را مشخص میسازد.
1- سهمیه شهرداری از پرداخت وزارت کشور (قدرالسهم وزارت کشور)
2- عوارض توام با مالیات وصولی در محل (توام با مالیات)
3- عوارض برساختمانها واراضی (ساختمان واراضی)
4- عوارض بر ارتباطات و حمل ونقل (ارتباطات)
5- عوارض بر پروانه ها ، کسب و فروش و تفریحات (پروانه کسب وتفریحات)
6- درآمدهای حاصله از فروش و در آمدهای وصولی در مقابل خدمات (فروش و خدمات)
7- درآمد تاسیسات شهرداری و جرائم وتخلفات (تخلفات و تاسیسات)
8- درآمد حاصله از وجوه واموال شهرداری (وجوه و اموال)
9- کمک بلاعوض و هدایا و وامها واستفاده از موجودی های نقدی دوره های قبل (کمک ها و وامها)
درصورتیکه شهرداری درآمدهای دیگری برحسب مقتضیات محلی وصول بنماید که در این جدول نام آن ذکر نگردیده است، شهرداری باید با رعایت طبقات 9 گانه ردیف مناسبی در جدول مذکور برای آن در آمد اختصاص
طریقه ثبت عملیات مالی در آمد ها دردفاتر
بمنظور ثبت عملیات مالی در آمدها در دفاتر حسابداری – ابتدا در قالب هر طبقه از در آمد شهرداری حداقل یک حساب جاری بانکی غیر قابل برداشت (بدون دسته چک) در بانک افتتاح میگردد و کلیه در آمدهای وصولی در این حساب واریز خواهد شد.
درآن صورت حساب بانک مذکور بدهکار و حساب در آمد مربوطه بستانکار میگردد، سپس برای انجام هزینه های مورد لزوم طبق دستور شهردار از حسابهای مربوطه برداشت وبحساب جاری در آمد عمومی یا اختصاصی برحسب مورد منتقل خواهد شد.
هر یک از طبقات 9 گانه درآمد – یک حساب اصلی در دفتر کل شهرداری را تشکیل میدهد ومنابع در آمد در قالب حساب های فرعی یا حسابهای دفتر معین در آمد خواهد بود.
وام دریافتی وسایر منابع تامین اعتبار
گاهاً شهرداریها برای تامین اعتبار لازم و بمنظور انجام پروژه های عمرانی و شهرسازی وتاسیسات شهری ویا سرمایه گذاری های بلند مدت اقدام به استقراض از بانکها وسایر موسسات، اعتباری مینمایند.
هر چند در شهرداریهای ایران اینگونه هزینه ها معمولاً از طریق وام و کمک بلاعوض دولت تامین میگردد و استقراض ازموسسات اعتباری چندان موردی ندارد با این همه در صورت لزوم نحوه استفاده از این قبیل وجوه با رعایت کامل مقررات و قوانین خاص امکان پذیر است، بموجب بند 19 از ماده 45 قانون شهرداریها مصوب تیر ماه 1334 – تصویب وامهای پیشنهادی شهرداری پس از بررسی دقیق نسبت بمبلغ ومدت و میزان کارمزد وترتیب استهلاک و مصرف وام از وظایف انجمن شهری میباشد. همچنین ماده40 آئین نامه مالی شهرداریها در این رابطه اشعار میدارد:
استقراض2 شهرداری باتوجه به بند19 از ماده 45 قانون شهرداری باید با اجازه وتصویب انجمن شهر صورت گیرد ودر موقع استقراض مورد مصرف وجوه استقراضی تعیین و کیفیت استرداد آن که از محل درآمدهای عمومی یا اختصاص خواهد بود و کار مزد ومدت وام وطرز استهلاک مشخص وبر طبق آن عمل شود در بودجه شهرداری وام دریافتی از موسسات اعتباری ویا دولت در ردیف در آمدها منظور خواهد شد تا بدینوسیله موازنه بودجه را برقرار سازد و همچنین با زپرداخت وام دریافتی و هزینه های مربوطه از محل اعتبار ماده 18 بودجه مصوبه از برنامه خاص خود تامین و پرداخت میگردد بدین ترتیب میزان وام پرداختی بعنوان یک بدهی بلندمدت در صورتحسابها و گزارشهای مالی شهرداری منعکس نمیگردد، لذا بمنظور رعایت اصول متداول حسابداری لازم است روشی اتخاذ گردد تا همواره میزان وام دریافتی و مانده وام مستهلک نشده در صورت های مالی نشان داده شود.
طریقه ثبت عملیات وام های پرداختنی در دفتر حسابداری
پس از طی مراحل قانونی واداری مبلغ وام دریافت شده میبایست بر حسب مورد به حسابهای بانکی جداگانه ای که بهمین منظور در بانک افتتاح شده است واریز گردد.
درآن صورت حساب بانک مذکور بدهکار و در مقابل حساب "وامهای داخلی" که در ردیف،درآمدهای بودجه مصوبه قرار دارد بستانکار خواهد شد. از طرفی بمنظور رعایت اصل "افشاء حقایق در گزارش وصورتحسابهای مالی" لازم است مبلغ وام و مانده وام مستهلک نشده در صورتحسابهای مربوطه منعکس گردد، بدین لحاظ همزمان با بدهکار کردن حساب جاری بانک و بستانکار کردن، حساب "وامهای داخلی" حساب "مازاد تخصیص نیافته" نیز بدهکار و بهمان مبلغ حساب وام پرداختنی بستانکار میشود و در موقع باز پرداخت اقساط استهلاکی وام دریافت شده حساب هزینه ها برنامه … ماده 18 بمیزان هر قسط بدهکار وحساب بانک بستانکار و بهمان مبلغ حساب وام پرداختنی بدهکار وحساب "مازاد تخصیص نیافته" بستانکار میگردد حساب وام، پرداختنی و حساب "مازاد" از جمله حسابها دائمی میباشند که مانده آنها بسال بعد منتقل خواهند شد.
استقراض از یک حساب برای استفاده در حساب دیگر
درمواردیکه شهرداری برای فعالیتهای مختلف عمومی و اختصاصی حسابهای مجزا داشته باشد استقراض از یک حساب برای استفاده در حساب دیگر منوط به موافقت انجمن شده است ودر موافقت نامه مذکور مدت استقراض باید معلوم گردد و بمحض پیدایش موجودی در حساب بدهکار بمیزانی که پرداخت مبلغ استقراض راتکافوکند فرضاً که مدت مقرر نیز مقتضی نگردیده باشد باید بحساب بستانکار برگشت داده شود.
فرض شود مبلغ 2000000 ریال جهت انجام هزینه های برنامه اداری و مالی بموجب موافقت انجمن شهر از حساب بانکی در آمد اختصاصی نوسازی برداشت وبحساب بانکی در آمدهای عمومی انتقال داده شود در آنصورت ثبت عملیات حسابداری مورد نظر بشرح زیر است:
حساب بانکها- جاری در آمد عمومی2000000
بحساب مطالبات از سایر حسابهای مخصوص 2000000
بابت استقراض از حساب بانکی در آمد نوسازی
حساب بدهی بسای حسابهای مخصوص 2000000
حساب بانکها – جاری در آمد اختصاصی 2000000
بابت استقراض به حساب بانکی در آمد عمومی
بموجب قانون بمحض پیدایش موجودی در حساب بانکی بدهکار مبلغ استقراضی میبایست بحساب بانکی بستانکار انتقال داده شود پس:
حساب بانکها- جاری درآمد اختصاصی 2000000
بحساب بدهی بسایر حسابهای مخصوص 2000000
بابت تسویه حساب با حساب و در آمد عمومی
حساب مطالبات از سایر حسابهای مخصوص 2000000
بحساب بانکها- جاری در آمد عمومی 2000000
بابت بازپرداخت بدهی بحساب در آمد اختصاصی نوسازی
سپرده هاو وجوه امانی
سپرده از نظر ماده 30 قانون محاسبات عمومی مصوب سال 1366 عبارت است از:
الف) وجوهی که طبق قوانین ومقررات بمنظور تامین ویا جلوگیری از تضییع حقوق دولت دریافت میگردد و استرداد و ضبط آن تابع شرایط مقرر در قوانین ومقررات و قرار دادهای مربوطه است.
ب) وجوهی که بموجب قرار ها ویا احکام صادره از طرف مراجع قضائی از اشخاص حقیقی ویا حقوقی دریافت میگردد وبموجب قرارها و احکام مراجع مذکور کلاً یا بعضاً قابل استرداد میباشد.
ج) وجوهی که بر اساس مقررات قانونی توسط اشخاص نزد دستگاههای دولتی به نفع اشخاص ثالث تودیع میگردد تا بارعایت مقررات مربوطه به ذینفع پرداخت شود.
بموجب تبصره ذیل ماده مذکور – وجوهی که توسط دستگاههای دولتی بموجب مقررات تحت عنوان ودیعه یا حق اشتراک آب و برق، تلفن ، تلکس ، گاز ونظائر آنها از اشخاص دریافت میشود ازنظر قانون محاسبات عمومی سپرده تلقی نمیگردد و از هر نظر مشمول مقررات مربوط به خود میباشد.
بموجب تبصره 2 ماده 78 قانون شهرداریها مصوب 1334 وجوهی که بنام سپرده یا امانت به شهرداری داده میشود باید در حساب مخصوص نگهداری شود وشهرداری بهیچ عنوان حق ندارد در وجوه سپرده و یا امانات دخل وتصرفی نماید ولی پس از ده سال از تاریخ استحقاق مطالبه در صورت عدم مطالبه ذینفع شهرداری میتواند و جوه مطالبه نشده را به درآمد عمومی خود منظور نماید.
شهرداری باید هرسال اعتبار مناسبی در بودجه خود برای پرداخت این قبیل سپرده ها منظور نماید تا در صورت مراجعه ذینفع یا قائم مقام قانونی واحراز استحقاق، از اعتبار مزبور پرداخت شود، هرگاه این اعتبار کافی نباشد شهرداری مکلف است این قبیل وجوه را از در آمد جاری خود بپردازد.
بنابراین درمورد سپرده از اشخاص شهرداری در حکم وکیل یا امین است وسپرده ها را که بعنوان امانت دریافت میدارد براساس شرایط و ضوابطی که قانون تعیین نموده است بحساب مخصوص میبایست نگهداری نماید. همچنین امکان استفاده یا عدم استفاده و مدت و چگونگی استرداد آن به شخص مودع را قانون تعیین می نماید ، بدین ترتیب وجوهی را که شهرداری بصورت مختلف از قبیل وجه الضمان و وثیقه وسپرده از اشخاص اعم از حقیقی یا حقوقی بمنظور شرکت در مناقصه یا مزایده و سپرده حسن انجام کار و غیر و دریافت میدارد میبایست بحساب بانکی، جداگانه ای که برای همین منظور مفتوح میگردد واریز نماید ورد این وجوه طبق مقررات مربوطه قابل باز پرداخت است وشهرداری تا تعیین تکلیف قطعی امین محسوب میشود طرز نگهداری، حساب سپرده ها در دفاتر شهرداری بطریقی خواهد بود که ابتدا حساب بانکی سپرده بمبلغ دریافت شده بابت سپرده بدهکار و حساب سپرده اشخاص در قالب حساب اصلی دردفتر کل بستانکار ودر حساب شخص پرداخت کننده سپرده در دفتر معین منعکس میگردد، در صورت استرداد سپرده به صاحب آن معکوس ثبت فوق در دفاتر عمل میشود بدین معنی که حساب بانک سپرده بستانکار و حساب سپرده اشخاص در دفتر کل وهمچنین دفتر معین بدهکار خواهد شد.
دانشگاه آزاد اسلامی
واحد سماء اسلامشهر
عنوان کارآموزی:
حسابداری شهرداری
استاد راهنما:
جناب آقای خلیل زاده
نام دانشجو
مهدی سلیمی
شماره دانشجویی:
8560412067
رشته تحصیلی :
حسابداری
زمستان 87
1
حسابداری شهرداری
1