عنوان: مفاهیم اطلاعات
به نام خدا
مباحث اصلی
ارتباط بین داده , اطلاعات و دانش
تفاوت بین داده و اطلاعات
اطلاعات حسابداری و مدیریتی
انواع اطلاعات مدیریت
ویژگی های اطلاعات به عنوان یک منبع سازمانی
داده پردازی , گزارش مدیریتی و پشتیبانی تصمیم
مقدمه:
این فصل اطلاعات را به عنوان محصول اصلی سیستم های اطلاعاتی بررسی می کند.
آنچه برای مدیران اهمیت دارد این است که اطلاعات از هر راهی که بدست می اید مفید باشد.
اطلاعات منبعی است که اهمیت آن همانند افراد , امکانات و سرمایه است.
هدف سیستم های اطلاعاتی:
هدف سیستم های اطلاعاتی تامین اطلاعات درست برای افراد مجاز, در زمان نیاز , به میزان کافی و در شکل مناسب است.
داده , اطلاعات و دانش
یکی ازاهداف اولیه سیستمهای اطلاعاتی پردازش اقتصادی داده و تبدیل آن به اطلاعات و دانش است.
داده , اطلاعات و دانش
انواع اطلاعات
اطلاعات حسابداری و مالی
اطلاعات مدیریتی
انواع اطلاعات مدیریتی
اطلاعات ساده :مدیران را نسبت به موقعییت جاری مطلع میسازد. مانند : حجم فروش روز گذشته
اطلاعات وضعی:مدیران را از وجودمسایل آگاه می سازد تا توان رویارویی داشته باشند. مانند : روند مذاکرات انجام گرفته
اطلاعات هشدار دهنده:نشاندهنده تغییراتی در سازمان است که میتواند بر موفقیت و طول عمر سازمان تاثیر بگذارد. مانند: قیمت های مواد خام در نوسان است.
اطلاعات برنامه ریزی:مفروضاتی که برنامه ریزی بر مبنای آن انجام میگیرد. مانند:ورود رقبای جدید به بازار
انواع اطلاعات مدیریتی
اطلاعات داخلی سازمان:چگونگی عملکرد سازمان یا افراد مانند:چه درصدی از سهم بازار سهم سازمان است.
اطلاعات هوشمندی محیطی:اطلاعات و شایعاتی که در محیط سازمان وجود دارد. مانند:تقاضای مشتری برای خدمات و تولیدات جدید
اطلاعات برای توزیع برون سازمانی:اطلاعاتی که مدیران ارشد قبل از اینکه اقدام به توزیع آنها کنند, آنها را بازنگری میکنند.مانند:گزارش درآمد فصلی شرکت
ویژگی های اطلاعات
ویژگی های جزیی اطلاعات:
دقت
شکل و ظاهر
تعداد
وسعت
منبع
افق زمانی
ویژگی های کلی اطلاعات:
مرتبط بودن
کامل بودن
به موقع بودن
سیستمهای ارتباطی
ارتباط در ساده ترین شکل دارای چهار فاکتور است:
1.منبع
2.کانال ارتباطی
3.مقصد
4.پیام
سیستمهای ارتباطی
رمزگذاری
کانال پیام
خارج کردن از رمز
پارازیت
پیام
سیگنال
پارازیت
پیام دریافت شده
منابع اطلاعاتی
منبع ثانویه:
اطلاعات شرکت
منابع خریداری شده از خارج
نشریات
موسسات دولتی
منابع اولیه:
مشاهده
آزمایش
نظرسنجی
تقریب ذهنی
خصوصیات منابع اطلاعاتی با کیفیت:
بی طرفی(impartiality)
اعتبار(validity)
قابلیت اطمینان(reliability)
سازگاری و ثبات(consistency)
سن (age)
نیازهای سیستمهای اطلاعاتی
داده پردازی
تامین داده های مربوط
مدیریت تاخیر اطلاعات
پیش بینی نیاز های مدیران
به کار گیری انواع مختلف اطلاعات
وظایف پشتیبانی اطلاعاتی
پردازش معاملات
گزارش مدیریتی
پشتیبانی تصمیم
پردازش معاملات
معاملات به هر رویدادی مانند سفارش , فاکتور, درخواست و نظایر آنها گفته می شود.
دو نوع پردازش معاملات وجود دارد متداولترین آنها
ورودی پردازش معاملات است و نوع دیگر آن خروجی پردازش معاملات است.
پردازش معاملات
خروجی پردازش معاملات:
فاکتورهای مشتری
زمانبندی دوره
چکهای پرداختی
رسید پرداختها
رسید فروش
…
ورودیهای پردازش معاملات:
سفارشهای مشتری
اسناد حسابداری
ثبت دوره
پرداختها
فیش هزینه
…
گزارش مدیریتی
گزارشهای مدیریتی , توسعه طبیعی پردازش معاملات است. داده هایی که در خلال پردازش معاملاتجمع آوری و نگهداری میشود میتواند جهت تولید اطلاعات با ارزش برای کاربران نهایی خصوصا مدیریت استفاده شود.
انواع گزارش مدیریتی
گزارشهای تفصیلی : این گزارشها ارائه کننده اطلاعات با همه جزییات و با کمترین حذفیات و محدودیتها است. مانند : گزارش حسابهای مشتری
گزارشهای تاریخی : این گزارشها اطلاعاتی را در مورد تمام فرآیند معاملات تهیه نموده به عنوان یک وسیله ممیزی مورد استفاده قرار میگیرد. مانند: ثبت سفارشهای روزانه
گزارشهای خلاصه : این گزارشها اطلاعاتی را برای مدیرانی که مایل به دانستن جزییات نیستند طبقه بندی میکند. مانند: ترازنامه
گزارشهای موردی : این گزارشها فقط موارد خارج از استاندارد ها و شرایط تعیین شده را گزارش می دهند. مانند: گزارش مغایرت حسابها
پشتیبانی تصمیم
سیستم پشتیبانی تصمیم ( (DSSاطلاعات تصمیم گیری را برای کاربر نهایی آماده می کند.
به طور کلی سه نوع تصمیم وجود دارد : تصمیمات ساختار مند , نیمه ساختار مند و غیر ساختارمند
مدیران از DSS برای ساده نمودن دسترسی به داده های مورد نیاز و پردازش آنها در تصمیمات نیمه ساختار مند و غیر ساختارمند استفاده می کنند.
مدل سایمون , الگوی کلاسیک تصمیم گیری
شامل سه مرحله ی :
جستجوی مسئله
تجزیه و تحلیل و طراحی
انتخاب
وظایف سیستمهای اطلاعاتی مدیریت یکپارچه
اگر به وجوه مختلف هرم سیستم اطلاعاتی جهت آشکار نمودن وظایف سیستمهای اطلاعاتی مدیریت توجه کنیم, پردازش معاملات , شالوده ای است که سیستم اطلاعاتی روی آن ساخته می شود. پردازش معاملات ابتدا به کاربران نهایی قسمت دفتری و خدماتی کمک می کند. ضمنا گزارشهای مدیریتی MIS و پشتیبانی تصمیم DSS هر سه سطح کاربران نهایی شامل سرپرستان, کارکنان دانش , مدیران میانی و مدیران ارشد را پشتیبانی میکنند.
پایان