شروع حرکت به سوی تعالی سازمانی
سفر به سمت تعالی سازمانی سفریست پایان ناپذیر
سازمان متعالی چه اهدافی دارد؟
سازمان متعالی از نگاه کارکنان:
سازمانی که توسعه و توانمندسازی کارکنان اهمیت می دهد.
از تلاش های کارکنان تقدیر می کند.
منابع لازم و کافی را در اختیار آنان می گذارد.
3
سازمانی که برای بلند مدت هدف های مطلوبی را طرح ریزی کرده است.
راهکارهای رسیدن به اهداف را تبیین نموده و به اهداف دست می یابد.
با عملکرد مناسب و پاسخگویی به ذینفعان موجب بهبود تصویر سازمان خواهد بود.
سازمان متعالی از نگاه مدیران:
4
سازمان متعالی از نگاه مشتریان:
سازمانی که محصول یا خدمت مناسب را در زمان مناسب ارائه می دهد.
مشتری را مورد احترام قرار می دهد و به هنگام مراجعه برای دریافت خدمات یا محصول برای وی ارزش قائل می شوند.
به نیازها و انتظارات مشتری پاسخ مناسب می دهد.
به طور پیوسته به رضایتمندی مشتریان می اندیشد، از او نظرخواهی می کند و نظرات او را تامین می نماید.
5
سازمان متعالی از نگاه جامعه:
سازمانی که مسئولیت اجتماعی داشته و در قبال جامعه به وظایف خود عمل می نماید.
به نظر شما مسئولیت اجتماعی سازمان شما در قبال جامعه چیست؟
6
شروع حرکت به سوی تعالی سازمانی :
گام 1- انتخاب مدلی جهت حرکت به سمت تعالی سازمانی
گام 2-آموزش مدل انتخاب شده به همسفران مسیر حرکت به سمت تعالی سازمانی
گام 3-تعیین وضع موجود (انجام خودارزیابی بر اساس مدل انتخاب شده و آگاهی نسبت به فاصله با وضع مطلوب)
گام 4-کاهش شکاف وضع موجود با وضع مطلوب (از طریق تعریف پروزه های بهبود جهت تدوین و یا تصحیح رویکرد های سازمانی)
گام 5- ادامه سفر بسمت تعالی با تکرار گام های 3 و 4
7
هدف از به کارگیری مدل های تعالی سازمانی چیست؟
1- شناسایی نقاط قوت
2- شناسایی حوزه های قابل بهبود برای تعالی سازمان
3- شناسایی پروژه ها و برنامه هایی که اجرای آنها سازمان را به سمت تعالی هدایت خواهد کرد.
8
خودارزیابی
خودارزیابی یک بازنگری سیستماتیک و جامع از فعالیت های سازمان و نتایج آن بر اساس یک مدل تعالی مانند EFQM است. فرآیند خودارزیابی به سازمان اجازه می دهد به طور شفاف نقاط قوت و نیز زمینه های قابل بهبود را شناسایی کند.
9
مزایای خودارزیابی برای سازمان
نقاط قوت سازمان و زمینه های بهبود را شناسایی می کند.
یک رویکرد کاملاً ساخت یافته و مبتنی بر واقعیت سازمانی به وجود می آورد تا توسط آن سازمان را بدرستی شناخته، ارزیابی کرده و روند های پیشرفت را مرتب و به صورت دوره ای اندازه گیری نمایند.
یک زبان مشترک و چارچوب مفهومی در شیوه مدیریت و انجام بهبودها در سازمان ایجاد می کند.
به افراد سازمان، مفاهیم اصلی تعالی و چگونگی ارتباط این مفاهیم با مسئولیت هایشان را آموزش می دهد.
کارکنان را در تمامی سطوح و کلیه واحدها در فرآیند بهبود دخالت می دهد.
10
مزایای خودارزیابی برای سازمان
تجربیات مفید را در سازمان شناسایی کرده و اشاعه می دهد.
با استفاده از مجموعه ای از معیارهای فراگیر، مقایسه سازمان را با دیگر سازمان ها (با زمینه ای مشابه یا متفاوت) تسهیل می کند.
اقدامات خود جوش برای بهبود عملیات روزمره سازمان را هماهنگ و یکپارچه می کند.
باعث بهبود در توسعه استراتژی و برنامه کلان کسب و کار می شود.
از طریق شکل دهی پاداش های داخل سازمانی، فرصت های مناسبی را به وجود می آورد تا هم از پیشرفت های مناسب در بهبود سازمان و هم از نتایج برجسته عملکردی، قدردانی به عمل آید.
11
روش های خودارزیابی
روش های مختلفی را برای انجام خود ارزیابی پیشنهاد می شود که به آنها رویکردهای خود ارزیابی می گویند (البته ترکیبی از رویکردها هم می تواند مورد استفاده قرار گیرد). این رویکردها عبارتند از:
رویکرد پرسش نامه
رویکرد کارگاهی
رویکرد پروفرما
رویکرد شبیه سازی جایزه
12
رویکرد پرسش نامه
این روش کم هزینه ترین روش بوده و سریع انجام می شود. این رویکرد یک روش عالی برای جمع آوری اطلاعات از تصورات کارکنان سازمان است. بعضی از سازمان ها از پرسش نامه های ساده "بله / خیر" استفاده می کنند. (برای جمع آوری داده ها در سطح وسیع تر و با جزئیات بیشتر باید از رویکردهایی نظیر رویکرد کارگاه استفاده کرد.)
13
رویکرد کارگاهی
ویژگی این روش این است که به مشارکت فعال تیم مدیریتی واحدی که خود ارزیابی می کند احتیاج دارد. اعضای تیم مدیریتی باید اطلاعات را جمع آوری کرده و در یک کارگاه به یکدیگر ارائه کنند. این روش نقطه شروعی برای تیم مدیریت ایجاد می کند که به هم نظری (اجماع) دست یابند. تجربه نشان داده است برای تسهیل این فرآیند نیاز به دو نفر داریم که کاملاً در مورد ارزیابی آموزش دیده باشند.
14
رویکرد کارگاهی
این فرآیند پنج جزء اصلی دارد که عبارتند از:
آموزش
جمع آوری اطلاعات
کارگاه امتیازدهی
تهیه برنامه های اجرایی بهبود
بازنگری نحوه پیشرفت برنامه های اجرایی
15
رویکرد پروفرما
یکی از راه های کاهش حجم کار ارزیابی (در مقایسه با رویکرد شبیه سازی جایزه)، ایجاد مجموعه ای از پروفرما است. مثلاً برای هر زیر معیار، یک فرم یک صفحه ای می تواند تهیه شود که کل گزارش جمعاً 32 صفحه می شود.
در بالای صفحه، توصیفی از معیار و زیر معیار مربوطه و در زیر آن، نکات راهنما (زمینه های مورد بررسی) و شواهد (منابع جمع آوری اطلاعات) آورده می شود. فضای باقیمانده به قسمت هایی برای بیان نقاط قوت و زمینه های بهبود سازمان و ارائه شواهد مربوطه تقسیم می شود. نمونه ای از یک پروفرما در جدول اسلاید بعدی ارائه شده است.
16
نمونه ای از یک پروفرما
17
رویکرد شبیه سازی جایزه
این رویکرد رونوشتی از فرآیند اخذ جایزه تعالی است که می تواند برای ارزیابی یک واحد سازمانی یا تمام سازمان استفاده شود. در این روش یک واحد یا کل سازمان گزارش و مدارکی را (مطابق آنچه در بروشور اطلاعاتی جایزه توصیه شده و هر سال چاپ می شود) تنظیم می کند. یک تیم از ارزیابان آموزش دیده این گزارش را ارزیابی می کنند.
18
رویکرد شبیه سازی جایزه
فرآیند اجرای این رویکرد می تواند شامل مراحل زیر باشد:
یک نفر به عنوان مدیر پروژه خود ارزیابی، برای مدیریت تمامی قسمت های پروژه، تعیین می شود که نقش معمار گزارش (اظهارنامه) را به عهده دارد( معمار گزارش کسی است که سعی می کند گزارش را به شکل نهایی تهیه کند).
اعضای تیم گزارش نویسی، داده ها را جمع آوری کرده و بخش های گزارش را تالیف می کنند.
معمار گزارش، ویرایش نهایی گزارش را تالیف می کند.
19
رویکرد شبیه سازی جایزه
نویسندگان گزارش، جلسه ی ارایه ای را برای تیم مدیریت ارشد برگزار می کند.
تیم مدیریت ارشد، گزارش را به عنوان یک برداشت منصفانه از وضعیت سازمان (یا واحد) می پذیرد. (این قدم بسیار مهمی است که تیم مدیریت ارشد نسبت به گزارش احساس مالکیت کند).
ارزیابان هر کدام به تنهایی با مطالعه گزارش، نقاط قوت و زمینه های بهبود را مشخص کرده و به آن امتیاز می دهند.
20
رویکرد شبیه سازی جایزه
ارزیابان زیر نظر ارزیاب ارشد به هم نظری و اجماع رسیده و یک گزارش بازخور تهیه می کنند. که حاوی موضوعاتی است که باید با بازدید از محل توسط مدیر پروژه وضوح بیشتری پیدا کند.
تیم مدیریت اولویت های نقاط قوت و زمینه های بهبود را مشخص می کند.
تیم مدیریت مسوولیت کار را پذیرفته و با طرح های اصلاحی (پروژه های بهبود) موافقت می کند.
تیم مدیریت بر انجام اقدامات اصلاحی در فاصله بین خود ارزیابی ها نظارت می کند و برای اطمینان از بهبود مستمر، این فرآیند به صورت دوره ای تکرار می شود.
21
چرخه PDCA
22
هدف
مهمترین عامل، در کسب هر موفقیتی، تدوین و مشخص کردن دقیق اهداف می باشد. هدفگذاری مهمترین عامل حرکت و خلق آینده است، هدفها هستند که مقصد و مسیر زندگی فردی و سازمانی را روشن می کنند. هدف گذاری به مثابه ترسیم جاده ای برای آینده است. تلاشی ارزشمند است که معطوف به هدف باشد، تلاش بی هدف پرتاب تیر در تاریکی است یکی از موانع بسیار مهم موفقیت و کامیابی، ناتوانی افراد و سازمانها در تدوین اهداف می باشد .
23
فرآیند هدف گذاری
اهداف از ماموریتها و چشم اندازها نشئت می گیرند و بستگی به جواب سه سئوال ذیل دارد : در حال حاضر ،کجا هستیم ؟ به کجا می خواهیم برویم ؟ برای رسیدن به هدف چه باید بکنیم؟ برای هدفگذاری اطلاع ازماموریت ها چشم انداز و وظایف سازمانها لازم و ضروری است . اهداف باید در تحقق ماموریت و وظایف سازمانی باشد . وقتی که اهداف مشخص شدند برای چگونگی رسیدن به اهداف باید طرح ها و برنامه هایی تدوین گردیده ولیست کلیه فعالیتهایی که منجر به تحقق اهداف می شوند را مشخص نمود و پس از اجرای برنامه ها و فعالیتها باید نتایج و دستاوردها با اهداف مقایسه شوند تا اصلاحات لازم در اهداف ، برنامه ها و فعالیت ها به عمل آید.
24
ویژگی های هدف
در فرآیند تعیین اهداف به S.M.A.R.T بودن آنها توجه نمایید:
با این روش می توان اطمینان حاصل کرد که مدیران و کارکنان از تمام جوانب و ویژگی های اهداف آگاهی دارند.
25
26
اجرا
در این مرحله از چرخه دمینگ چندین فعالیت انجام می شود :
ایجاد راه حل های ممکن
انتخاب بهترین از این راه حل، بکارگیری تکنیک هایی مانند تجزیه و تحلیل تاثیرات
در این مرحله از چرخه دمینگ با استفاده از خلاقیت عملی به تولید ایده ها و راه حل های مناسب خواهید رسید.
27
پایش و بازنگری
پایش به معنی فرایند جمع آوری و تحلیل مستمر دادهها و اندازهگیری میزان پیشرفت در جهت دستیابی به اهداف عینی هر طرح یا برنامه است. پایش شامل سنجش درجه انطباق (پیشرفت یا عقب افتادگی) روند اجرای برنامه با طرح پیاده سازی اولیه (به عنوان مثال، تعداد کارکنان مراکز بهداشتی که در زمینه احتیاطات همه جانبه در هر سال آموزش مناسب دریافت کرده اند)، یا اندازه گیری تغییرات یا عدم تحول در یک یا چند وضعیت ویژه (مانند موارد نقض حقوق انسانی افراد مبتلا به اچ آی وی) است.
28
در پایش یک برنامه اهداف زیر دنبال می شوند:
پاسخگویی درباره میزان اجرای فعالیتها بر اساس برنامه از قبل تعیین شده (گزارش عملکرد)
بهبود روند اجرا و پیادهسازی برنامه ها (کیفیت خدمات)
ارزیابی سریع و پاسخ مناسب در راستای ایجاد تغییرات لازم در برنامه (به هنگام بودن تصمیم گیری)
جمعآوری دادههای لازم و ایجاد بانک اطلاعاتی معتبر برای ارزشیابی برنامه (افزایش اعتبار گزارش ها)
کمک به مدیران در اتخاذ تصمیمات مقطعی مناسب در مورد نحوه مدیریت منابع مالی و انسانی (برطرف کردن کمبودها)
29
در مرحله اقدام موارد زیر انجام می شوند:
استاندارد کردن راه حل ها (و سرمایه گذاری روی فرصت های جدید)
شناخت تغییرات سیستماتیک و نیازهای آموزشی برای اجراء کامل
برنامه
تطبیق راه حل های ممکن با نیازها
برنامه ریزی و ارزیابی مستمر راه حل
ادامه جستجوی بهبودهای فزاینده به منظور بهسازی راه حل
جستجو به منظور یافتن سایر فرصت های بهبود
30
بهینه کاوی
در شرایط رقابتی امروز، کیفیت و بهره وری دو عامل مهم و اساسی در بقای موسسات و تولیدکنندگان می باشد و بهبود مستمر ابزاری مطمئن جهت تداوم حضور در این بازار می باشد. یکی از روش هایی که موجب پیشرفت سازمان ها در این عرصه رقابتی می گردد، الگوبرداری از بهترین هاست. فرآیند الگوبرداری با شناخت سازمان یا سازمان هایی که در نوع خود بهترین هستند، تکنیک هایی را معرفی می کند که بدان وسیله بتوان شکاف موجود بین سازمان خودی تا سازمان پیشرو را به حداقل رساند. این ابزار امروزه بهینه کاوی نامیده می شود.
31
تعاریف گوناگونی از بهینه کاوی ارائه شده است که یکی از تعاریف مناسب از APQC می باشد و به صورت ذیل است:
” رفتار متواضعانه برای پذیرش برتری دیگران در یک موضوع خاص و نیز رفتار عاقلانه برای رقابت و برتری جستن بر آنها در همان موضوع.“
"بهینه کاوی ابزاری برای اصلاح و بهبود می باشد."
تعریف بهینه کاوی
32
چرخه بهینه کاوی
33