2
عنوان:
سازمان ها و ادارات مجازی
Virtual Organizations & Offices
3
مقدمه :
سازمان مجازی در فرهنگ مدیریت واژه ای نو می باشد که یک شکل و گونه جدید از سازمان را معرفی می کند . در زمانه ما که عصر پدیداری تازه ها و نوع آوری هاست , نوع جدیدی از سازمان در حال ظهور است . این سازمان که آن را سازمان مجازی نامیده اند از نوعی تلفیق میان گروه ها و واحدهای پراکنده ای که به مدد شبکه های ارتباطی با هم پیوند خورده اند و تشکل جدیدی را بوجود آورده اند, شکل گرفته است . به کارگیری فناوری های اطلاعاتی نظیر اینترنت , پاینت (خرید الکترونیکی ) پست الکترونیکی و همچنین فراگیر شدن استفاده از رایانه باعث شده تا شکلهای سازمانی جدیدی پا به عرصه وجود بگذارند .
4
چرا مجازی ؟
از جهت لغوی, واژه « مجازی Virtual» از مباحث کامپیوتر به عاریت گرفته شده است . در کامپیوتر به حافظه ای که بیشتر از ظرفیت حافظه واقعی است , حافظه مجازی می گویند و در سازمان نیز به همین سیاق و با توجه به اینکه از منابع بیرونی که واقعاً متعلق به سازمان نیست , سازمانی به وجود آمده است آن را سازمان مجازی نامیده اند ؛ سازمانی که موجودیت آن متعلقات سازمانهای دیگر است و به خودی خود موجودیتی ندارد .
5
عصر مجازی یا موج چهارم چیست ؟
موج چهارم در حقیقت , شکل توسعه و تکامل یافته عصر اطلاعات و دانش است که در آینده ای نزدیک ظهور خواهد کرد و فضای سه بعدی را در اختیار بشر قرار خواهد داد . عصر مجازی می تواند دورنمای تحول دراز مدت جامعه اطلاعاتی امروز باشد . در این عصر بیشتر امور بشر به صورت غیر فیزیکی قابل انجام است تمام اموری که این روزها در عصر ارتباطات و موج سوم با پیشوند «E» مطرح می شوند , در عصر مجازی دارای پسوند مجازی خواهند شد :
بانکداری مجازی,پول مجازی ,تجارت مجازی ,خدمات مجازی ,دولت مجازی ,دانشگاه مجازی ,پلیس مجازی ,شهر مجازی و…
عصر کشاورزی
عصر صنعت
عصر مجازی
عصر اطلاعات
6
تفاوت سازمان مجازی و اداره مجازی :
در اداره مجازی Virtual Office تکنولوژی جایگزین بسیاری از فضاهای فیزیکی واحد می شود , در حالی که در سازمان مجازی با تامین و تدارک فعالیتها از خارج از سازمان , هدفهای سازمان تحقق پیدا می کند . به علت نزدیکی این دو مفهوم ابتدا اداره مجازی و پس از آن سازمان مجازی بحث خواهد شد .
7
نمایش پیوستاری انواع ادارات مجازی
پیوستار اداره مجازی
وابسته
زیاد
کار در خانه
مهمانخانه ای
موردی
کاملاً متحرک
کم
Occasional
Hoteling
Tethered
Home-based
Fully Mobile
مزایای ادارات مجازی
کاهش هزینه های مربوط به فضاهای اداری
تاثیر بلایای فیزیکی (آتش سوزی , انفجار , زلزله و…) بر روی روند کاری به حداقل می رسد .
کاهش مسائل زیست محیطی
بعد مسافت مانع انجام کارها , برگذاری جلسات و کنفرانس ها نمی شود .
مشارکت اجتماعی
توجه بیشتر بر جنبه انسانی کارها
برآورده کردن نیازهای بیشتری از مشتریان
افزایش وابستگی به سرمایه فکر و اندیشه
افزایش بهره وری و سودآوری
8
معایب ادارات مجازی
کارکنان احساس می کنند , عضو مهمی از سازمان نیستند و احساس تعلق به سازمان نخواهند داشت .
کارکنان دانش محور با ارزش , تعهد خود را به سازمان از دست می دهند و مهارت خود را به بالاترین پیشنهاد خواهند فروخت .
امکان افزایش سطح استرس در بین پرسنل سازمان وجود خواهد داشت .
امکان انزوای اجتماعی کارکنان به علت کاهش محرک تماس شغلی و بازخورد .
مدیران احساس می کنند نمی توانند نظارت کاملی بر کارها داشته باشند
9
10
راهکارهایی برای حل مشکلات ادارات مجازی : (ویلیام پیپ)
ایجاد فرهنگ مجازی عمل کردن در بین مدیران ارشد شرکت
انجام بازدید های مکرر و متناوب از ادارات مجازی
ایجاد فضای فیزیکی مناسب
اهتمام به نقش مهم کارمندان مجازی در شرکت
ارسال آخرین اخبار و اتفاقات به طور متناوب به کارکنان
سهیم کردن آنها در برنامه ریزی های سالانه و بلند مدت
رسالت و دورنمای شرکت را به طور شفاف در اختیار کارکنان قرار دهید
گروههایی برای بحث در مورد مشکلات موجود تشکیل دهید. (طوفان مغزی)
افزایش ارتباطات روزانه حضوری و غیر رسمی کارکنان :
تشویق کارکنان به استفاده از کنفرانس ویدیوئی , پست الکترونیکی , مکالمات تلفنی
تنظیم سیاست و خط مشی در مورد زمان استفاده از ابزار ارتباط
ایجاد یک میدان گفتگو در روی شبکه برای مواقع تفریح و استراحت
درخواست از کارکنان برای اینکه صفحات وب شخصی را برای خود ایجاد کنند
ایجاد سیستم های ارتباطی روی شبکه برای کارکنان و خانواده های آنان
11
مفهوم سازمان مجازی :
سازمانهای مجازی شبکه ای موقتی از موسسات مستقل هستند که در جهت افزایش کارایی و رسیدن به هدفی واحد با یکدیگر به همکاری می پردازند. یکی از مهمترین و بارزترین مشخصه های این نوع سازمانها وجود انعطاف پذیری بسیار زیاد آنها است.در این نوع از شرکتها تمامی شرکا از امتیاز برابر برخوردارند و نسبت به یکدیگر به وسیله به اشتراک گذاری اطلاعات، مشتریان و منابع وابسته اند. از ویژگیهایی همچون داشتن منابع مشترک، نبود مرز، مشارکت برابر، داشتن شرکای غیرثابت، پراکندگی جغرافیایی و ارتباطات الکترنیک می توان به عنوان مشخصه های بارز سازمانهای مجازی نام برد. سازمانهای مجازی از دیدگاه مشتریان باید یک سازمان واقعی تلقی شوند.شرکتهای واینترنتی را نیز می توان گونه ای دیگر از سازمانهای مجازی دانست، زیرا این شرکتها به طور کلی وجود فیزیکی ندارند و ارتباط شرکت با مشتریان از طریق اینترنت صورت می گیرد. نمونه بارز این گونه سازمانهای مجازی شرکت آمازون است.سازمان مجازی نوعی همکاری بین سازمانها، شرکتها، گروهها و اشخاص به وجود می آورد.
12
ویژگیهای سازمان مجازی :
1 – تنـوع : برای پاسخ به نیازهـای پیچیـده و متنوع مشتریان، گستره متنوعی از پودمانهـا(MODULES) با یکدیگر مرتبـط مــی شوند که هر کدام قابلیتها و توانمندیهای خاص خود را دارند. هر پودمان توانایی منحصر به فردی را در پاسخ به یک نیاز خاص دارد.
2 – پیکربندی : باوجود اینکه مشتریان سازمان واحدی را می بینند ولی سازمان مجازی از چندین شرکت مستقل تشکیل شده که برای پاسخ به نیاز مشتریان شبکه ای موقت تشکیل داده اند.
3 – یکپارچگی: به منظور تنوع گرایی و ساختاربندی پویا، داشتن قواعد و ضوابط مشخصی در تخصیص فعالیتها ضروری به نظر می رسد و اعتماد به یکدیگر نقش انکارناپذیری در موفقیت سازمان مجازی دارد.
4 – فناوری: فناوری اطلاعات و ارتباطات یکی از پیش نیازها و عوامل اصلی ایجادکننده هماهنگی میان فعالیتها در طول زنجیره تولید است.
13
نمایش پیوستاری انواع سازمان مجازی
پیوستار سازمان مجازی
سازمان شبکه ای
سازمان بدون مرز
سازمان پارندی
انواع سازمان مجازی
سازمان پارندی Modular.O : به مدیریت قدرت می دهد تا نیرو و توان خود را بر زمینه هایی متمرکز کند که سازمان مزیت زقابتی دارد .(خاصیت اهرمی)
سازمان شبکه ایNetwork.O : گروهی از واحدهای سازمان های مختلف است که برای نیل به هدف استراتژیک مشترکی با هم فعالیت می کنند .(خاصیت سینرژی)
سازمان بدون مرز Barrier-free.O : در این ساختار جریان روان اطلاعات و ارتباطات با واحدهای خارجی , مشتریان , تولیدکنندگان و سایر واحدها برقرار است و سازمان در ارتباط با درون و بیرون هیچ گونه مرزی را نمی شناسد .
14
15
سه مرحله در شکل گیری سازمان مجازی:
مجومه ای از اجزاء
شبکه پویا
سازمان پویا
در اولین گام سازمان با شناسایی شرکا و افراد درگیر با بنگاه مجموعه ای از افراد و سازمانها را تشکیل می دهد که دارای خصوصیاتی از قبیل اهداف همسو , راهبردها و توانائیهای مختلف و منابع مجزا هستند . از ویژگی های این مرحله می توان به پیچیدگی و عدم قطعیت اشاره کرد . مجموعه ای از اجزا جایی است که فرآیندهای مقدماتی تشکیل سازمان مجازی از آنجا شروع می شود . زمانی که مجموعه ای از کاربران برای مشارکت اعلام آمادگی می کنند , اگر فرصت بازار پدیدار گردد اعضاء بر روی اهداف , زمان و نحوه انجام آن با هم هماهنگ می گردند . مشارکت کاربران در این مرحله از طریق شبکه رایانه ای ممکن می گردد. شکل بندی نیازها که شامل شناسایی فرصتها , محصولات و بازارهاست و اعضاء در زمان خاصی باید در جهت رفع نیاز مشتریان گام بردارند , در این مرحله شکل می گیرد . در مرحله پایانی سازمان مجازی از مجموعه ای از سازمانهایی که دارای هدف مشترک هستند و در مرحله قبل مورد شناسایی قرار گرفتند به وجود می آید . بنابراین در این مرحله سازمان پویا هدف خود را تعیین می کند و اهداف سایر سازمانها را سمت و سو می دهد . در خلال شکل گیری شراکت و شرکاء , وظایف و مسئولیتها به هر شریک تخصیص می یابد و درنهایت سازمان هایی که با هم شریک شده اند , محصولات و خدمات را به بازار مورد نظر ارائه می دهند .
16
سازمان های مجازی مزایای
واحدهای مستقل و خودکفا راحت تر و سریعتر عمل می کنند .
ابزار مناسب تحقق اهداف خلاقیت و نوع آوری
گردآوری بهترین تخصص ها در کنار هم
برخورداری از قدرت انعطاف
نبود مرزبندیهای سنتی و مشکلات ناشی ازآن
قدرت بهره گیری از فرصتهای محیطی
17
معایب سازمان مجازی
هماهنگی واحدهای مستقل و خودکفا مشکل است.
قدرت کنترل مدیریت کاهش می یابد .
استفاده نابجا از این نوع ساختار
18
نیرو توانمندی لازم
درسازمان های دیگر
باید به سازمان جذب گردد
نوع آوری
مستقل و منفرد
سیستماتیک و سازمان یافته
19
ارتباط بین سازمانها و ادارات مجازی با سیستم های اطلاعاتی :
با توجه به اینکه سازمان ها و ادارات مجازی در عصری محقق می شوند که پس از عصر اطلاعات ظهور می یابد , می توان گفت که در هیچ جامعه ای این نوع سازمان ها عملی نخواهد شد مگر اینکه آن جامعه یا سازمان از حیث تکنویوژی اطلاعات و استفاده از آنها پیشرفت کرده باشد . شاید به همین دلیل است که در کشورهایی نظیر کشور ما که هنوز با مباحث تکنولوژی اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی و استفاده کردن از تواناییهای کامپیوتر و اینترنت , بیگانه هستند این گونه سازمانها به عنوان سازمانی تخیلی شناخته می شوند . به عبارتی بهتر اینگونه ساختارهای سازمانی جدید از نتایج و پیامدهای سیستم های اطلاعاتی پیشرفته است که انجام امور سازمان ها را به نحور اثربخش تری ممکن می کند . برای درک بهتر نقش طلاعات و سیستم های اطلاعاتی در شکل گیری این نوع سازمانها به اسلاید شماره 16 برمی گردیم :
20
منابع و مآخد مورد استفاده :
الوانی , سید مهدی؛ مدیریت عمومی ؛ انتشارات نی .
رسول زاده ,مهدی ؛ سازمانهای مجازی؛ تدبیر شماره 126.
قدرتیان , سید جابر ؛ سازمان مجازی ؛اینرنت.
رجب بیگی , مجتبی؛ سازمان مجازی از تئوری تا عمل ؛ اینترنت.
نوروزی , محمد رضا ؛ اصول و مبانی سازمانهای مجازی ؛ اینترنت.
جلالی , علی اکبر ؛ عصرمجازی چهارمین موج تغییر ؛ اینترنت.
Virtual Office for Nomadic Collaboration/ Yu You, Panu Åkerman Nokia Research Center Visiokatu 1, Tampere, 33620 Finland- yu.you@nokia.com, panu.m.akerman@nokia.com
Virtual Offices and Long Distance Internships- David A. Paterson, Governor M. Patricia Smith, Commissioner
با تشکر از توجه شما