روش تدوین آیین نامه در کتابخانه
آشنایی با مفاهیم: هدفها خط مشی ها آیین نامه ها
هدفها
Objectives
هدف چیست؟
در یک تعریف ساده، هدف وضعیتی است که می خواهیم در آینده داشته باشیم
اگر خود نتوانیم وضعیت مان را در آینده تعیین کنیم، ناچار محیط پیرامون مان، وضعیت را به ما تحمیل می کند. آنچه که محیط بر ما حکم می کند چه بسا با ما سازگاری نداشته باشد. پس چه بهتر که خود، هدف مطلوب مان را معلوم کنیم و به سمتش در حرکت باشیم.
انواع هدف
اهداف نهایی (مقاصد) Goals
اهداف اختصاصی Objectives
1-2. اهداف بلند مدت
2-2. اهداف کوتاه مدت (سالیانه)
1) اهداف نهایی
اهداف نهایی، اهدافی هستند که در عالی ترین سطح (سطوح بالای مدیریت) تنظیم می شوند و معمولا گسترده و کلی هستند.
در اهداف نهایی وضعیت نهائی ومطلوب درنظر گرفته می شود ونشان میدهد که سرانجام برنامه چه خواهد شد.هدف نهائی محدودیت زمانی نداشته وضرورتا هم قابل دسترسی نمی باشد
نمونه ای از اهداف نهایی کتابخانه های دانشکده ای
پاسخگویی به نیازهای آموزشی برخاسته از برنامه های درسی و یا مطالعات عمومی دانشجویان
حمایت اطلاعاتی از اعضای هیات علمی برای به روز کردن منابع درسی و اجرای فعال تر نقش آموزشی آنها
فراهم کردن منابع اطلاعاتی لازم جهت پیشبرد اهداف پژهشی دانشکده
2) اهداف اختصاصی
بیان های مشخص از اقداماتی هستند که برای دستیابی به اهداف نهایی سازمان باید انجام شود.
ویژگی های اهداف اخصاصی
هدفها باید مبتنی بر واقعیتها و دست یافتنی باشند.
هدفها باید مشخص و قابل سنجش باشند.
هدفها باید دارای محدودیت زمانی باشند.
در تعیین هدفها باید به نتایج نظر داشت.
هدفها را باید از راه مشارکت تعیین کرد.
1. هدفها باید مبتنی بر واقعیت ها و دست یافتنی باشند
هدفهای خیلی خوش بینانه ولی غیر واقعی، سبب تضغیف روحیه و در نتیجه عدم کارایی می شوند. هدفهای مبتنی بر واقعیت ها نوعی احساس موفقیت در کار ایجاد می کنند که منجر به ایجاد انگیزش می شود.
2. هدفها باید مشخص و قابل سنجش باشند
تعبیر، تفسیر و سنجش هدفهای کلی، کار دشواری است. بنابراین هدف های کلی قابل اندازه گیری نیستند و ضوابطی برای میزان پیشرفت کار و درجه حصول به این گونه هدف ها به دست نمی دهد. اما اهداف مشخص کمی به سهولت قابل سنجش اند و معیارهایی برای سنجش میزان پیشرفت و موفقیت برنامه فراهم می کنند. به عنوان مثال هدف: بهبود وضعیت خدمات اطلاع رسانی به کاربران یک هدف کلی است اما هدف: خرید 3 دستگاه کامپیوتر جدید برای بخش اطلاع رسانی تا پایان سال 1390 یک هدف مشخص و قابل اندازه گیری است.
3. هدف ها باید دارای محدودیت زمانی باشند
هدف ها را می توان برای یک روز، یک هفته، یک ماه، یک سال و یا مدت طولانی تر تعیین نمود. محدودیت زمانی که برای هدف ها تعیین می شود، بایستی مبتنی بر واقعت ها و قابل اجرا باشد.
4. در تعیین هدف ها باید به نتایج نظر داشت
توجه و تاکید بایستی بیشتر معطوف به مقاصد و نتایج باشد تا به وسایل رسیدن به آنها. وسایل را می توان در صورت لزوم از طریق آموزش مجدد کارکنان یا تغییر در روشها و تجهیزات، تعدیل کرد لیکن این تغییر باید همواره با توجه به مقاصد و نتایج صورت گیرد. در واقع هدف باید نتیجه ای را مشخص کند.
5. هدف ها را باید از راه مشارکت تعیین کرد
هدفها را نباید به کارکنان تحمیل کرد. کارکنانی که مسوولیت دست یافتن به این هدفها را به عهده دارند، بهتر است برای همکاری و مشارکت در تعیین آنها برانگیخته شوند.
1-2. اهداف بلند مدت
این اهداف معمولا با عبارتی نظیر: داشتن (to have)، شدن (to become) و یا دستیابی آغاز می شوند. سپس از یک طرف با ذکر مقادیر قابل سنجش و نسبی و قابل انعطاف ادامه یافته و در نهایت در داخل عبارت زمان مشخصی از آینده نیز در آن قید می شود.
مثال: دستیابی به مجموعه استاندارد براساس استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران تا سال 1398
اهداف بلندمدت
به طور کلی عبارتی که به عنوان قالب صحیح درنوشتن اهداف بلندمدت پیشنهاد می شود بصورت زیر است:
To have (or become) – (future position) – by (year)
یعنی تبدیل شدن یا دستیابی به وضعیت یا موقعیت مورد نظر تا سال
2-2. اهداف کوتاه مدت یا سالیانه
هدفهای سالیانه، هدفهای کوتاه مدت هستند که سازمان برای رسیدن به هدفهای بلند مدت باید به آنها دست یابد.
2-2. اهداف کوتاه مدت یا سالیانه
کاربردهای اهداف کوتاه مدت:
ساز وکاری برای ارزیابی عملکرد مدیران
ابزاری برای نظارت بر پیشرفت فعالیت ها و تامین هدفهای بلند مدت
تعیین اولویتها برای سازمان، بخش ها و واحدها
اهداف کوتاه مدت
از فعل تغییر استفاده میکند مثل افزایش ، کاهش ، بهبود ، حذف و موارد مشابه
فقط باید چه (what) و چه وقت (when) را شامل شود و نباید وارد چرا و چگونه (why and how) شود.
باید مشخص و بصورت کمی بیان شود
باید در راستای اهداف بلند مدت باشد
باید واقع بینانه و شدنی باشند
باید دارای اولویت بندی باشند
اهداف کوتاه مدت
مثال:
هدف بلند مدت: دستیابی به مجموعه استاندارد براساس استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران تا سال 1398
هدف میان مدت: افزایش رشد سالانه مجموعه به 12 درصد تا پایان سال 1393
هدف کوتاه مدت: افزایش رشد سالانه مجموعه به 8 درصد در سال 1391
اهداف کوتاه مدت
مثال:
هدف بلندمدت: بهبود وضعیت خدمات اطلاع رسانی به کاربران تا سال 1395
هدف میان مدت: افزایش 5 دستگاه کامپیوتر جدید به بخش اطلاع رسانی تا پایان سال 1393
هدف کوتاه مدت(فرایندی): آموزش کاربران کتابخانه به منظور آشنایی و استفاده از پایگاه های اطلاعاتی تا پایان سال 1391
تفاوت های عمده اهداف کوتاه مدت و بلند مدت
چارچوب زمانی: اهداف بلند مدت چارچوب زمانی 5 ساله یا بیشتر را در بر می گیرند اما هدفهای کوتاه مدت معمولا یک سال یا بخشی از یک سال را در بر می گیرند.
تمرکز: هدف های بلند مدت بر موقعیت های آینده سازمان در محیط رقابتی توجه دارند اما هدف های کوتاه مدت، دستاوردهای مشخص سازمان، و واحدهای آن را برای سال آینده مشخص می کند.
تفاوت های عمده اهداف کوتاه مدت و بلند مدت (ادامه)
3) صراحت: هدفهای بلندمدت به صورت کلی بیان می شوند درحالیکه هدفهای کوتاه مدت بسیار مشخص اند.
4) اندازه گیری: هر دو کمی هستند. اما هدف های بلندمدت برحسب معیارهای نسبتا کلی سنجیده می شوند. در حالیکه هدفهای کوتاه مدت برحسب معیارهای مطلق بیان می شوند.
رهنمود های استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران برای اهداف کتابخانه
هر کتابخانه دانشگاهی (اعم از مرکزی یا دانشکده ای) باید قبل از هر چیز دارای اهداف و وظایف معین و مدون در راستای اهداف و وظایف سازمان آموزشی متبوع خود باشد
تعریف و تدوین اهداف و وظایف باید توسط کتابداران متخصص و با نظر مشورتی نمایندگان اعضای هیات علمی، مسوولان برنامه های آموزشی و پژوهشی و دانشجویان و با تماس و تبادل نظر منظم و مداوم با این گروه ها انجام گیرد.
رهنمود های استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران برای اهداف کتابخانه
3) اهداف و وظایف کتابخانه باید رسا و گویا باشد و برنامه های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت کتابخانه را با زمان بندی مناسب در برگیرد.
4) اهداف و وظایف کتابخانه باید به تصویب رئیس دانشگاه (در مورد کتابخانه مرکزی) یا روسای دانشکده ها (در مورد کتابخانه های دانشکده ای) برسد.
رهنمود های استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران برای اهداف کتابخانه
5) لازم است اهداف و وظایف هر کتابخانه در فواصل زمانی مناسب مورد بررسی و بازنگری قرارگیرد و هرنوع تغییر و تحولی که در اهداف و وظایف سازمان آموزشی مادر پیش می آید در آن منعکس گردد. لازم است در این بازبینی ها امکانات موجود، منابع، و خدمات کتابخانه نیز در پرتو رسالت و هدف های آن ارزیابی شود تا اساس برنامه ریزی واقع بینانه آتی فراهم آید.
پیشنهادهایی برای تدوین بیانیه اهداف کتابخانه:
بیانیه اهداف کتابخانه شامل اهداف نهایی (مقاصد)، اهداف بلند مدت، اهداف میان مدت، و اهداف کوتاه مدت بصورت یکپارچه در قالب یک بیانیه نوشته شود.
اهداف بلند مدت دارای دوره زمانی 5 ساله و بالاتر، اهداف میان مدت 3 تا 5 سال و اهداف کوتاه مدت یکساله هستند.
از اهداف بیان شده در منابعی مثل دایره المعارف کتابداری، برای کتابخانه های دانشکده ای، می توان بعنوان اهداف نهایی استفاده کرد.
پیشنهادهایی برای تدوین بیانیه اهداف کتابخانه:(ادامه)
4) بیانیه اهداف کتابخانه بهتر است با مشارکت و همفکری کلیه پرسنل کتابخانه و با استفاده از نظر رئیس و معاونین دانشکده و اعضای هیات علمی و کاربران کتابخانه تهیه گردد.
5) بیانیه اهداف کتابخانه باید دارای عنوان بیانیه باشد به عنوان مثال: بیانیه اهداف کتابخانه دانشکده ………
اهداف و وظایف کتابخانه…………..
6) نکات نگارشی و نکات مربوط به صفحه بندی را در نگارش بیانیه باید رعایت کرد. به عنوان مثال از فونتهای رایج در نگارش کتاب استفاده کرد.
پیشنهادهایی برای تدوین بیانیه اهداف کتابخانه:(ادامه)
7) بیانیه اهداف کتابخانه در نهایت باید به تصویب (شورای معاونین دانشکده، رئیس دانشکده یا رئیس کتابخانه) برسد. مانند:
این بیانیه ……بند و ……هدف در تاریخ………. به تصویب……….رسید.
نام و سمت و امضای تصویب کنندگان در پایین بیانیه ذکر شود.
خط مشی ها
Polices
خط مشی چیست؟
سیاست ها یا خط مشی ها احکامی هستند که برای هدایت و جهت دادن به فکر کارمند در هنگام تصمیم گیری، تدوین می شوند.
خط مشی ها برنامه هایی هستند که شامل تصمیمات کلی می شوند و به عنوان راهنما یا چارچوب تفکر در تصمیم گیری به کار می روند. و چگونگی انجام فعالیت ها ر ا مشخص می کند.
خط مشی مجموعه سازی
خط مشی مجموعه سازی بیانیه ای از مقاصد کتابخانه برای ساختن و توسعه مجموعه است.
خط مشی گسترش مجموعه هر کتابخانه با توجه به مقتضیات و خصوصیات آن کتابخانه تدوین و تنظیم می شود و مختص همان کتابخانه است و نسخه ای مشترک نیست که بتوان آن را برای همه کتابخانه ها حتی با خصوصیات مشترک فراوان تجویز کرد.
خط مشی مجموعه سازی
برنامه ریزی و تولید خط مشی، امروزه، از الزامات مدیریت مجموعه، تقریبا در تمام انواع کتابخانه ها در کشورهای توسعه یافته است. با نگاهی به وب سایت کتابخانه های این کشورها می بینیم که در بسیاری از این وب سایت ها سندی با عنوان: Collection development policy (خط مشی/سیاست مجموعه سازی) وجود دارد. مشابه چنین سندی را به ندرت در کتابخانه های کشور خومان حتی در کتابخانه های بزرگ می توان دید.
خط مشی مجموعه سازی یا…
خط مشی مجموعه گستری
سیاست های مجموعه سازی
خط مشی مدیریت مجموعه
سیاست های مدیریت مجموعه
رهنمود استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران درباره خط مشی مجموعه سازی
با توجه به سرعت روز افزون تولید اطلاعات و این که هیچ کتابخانه ای، هرچند عظیم، قادر نیست با منابع محدود مالی همه اطلاعات موجود را در زمینه کار خود فراهم کند، لازم است کتابخانه، خط مشی و راهکارهای مناسب و مکتوب برای گزینش و گسترش منابع و مجموعه خود داشته باشد تا بتواند به حفظ و ارتقای کیفیت مجموعه یاری دهد.
دلایل تدوین خط مشی مجموعه سازی
انفجار اطلاعات و افزایش حجم انتشارات
محدودیت و تغییرات مداوم بودجه کتابخانه
محدودیت منابع و فضای کتابخانه
کارکردها و نقش های خط مشی مجموعه سازی
انتخاب Selection
برنامه ریزی Planning
روابط عمومی Public relations
همکاری Cooperation
1. انتخاب
تبیین اولویت ها و بایدها و نبایدها در انتخاب یا عدم انتخاب، خرید، وجین، حفظ مجموعه و نظایر آن
گسترش مجموعه در راستای اهداف سازمان و در خدمت جامع کاربران
جلوگیری از رشد ناموزون مجموعه
جلوگیری از اعمال سلیقه های شخصی در انتخاب منابع
2. برنامه ریزی
برنامه ریزی بودجه کتابخانه و نحوه تخصیص بودجه براساس خط مشی مجموعه سازی
چارچوبی برای ارزیابی و بهبود مستمر مجموعه
3. روابط عمومی
از این حیث خط مشی برای کاربران، مدیران و کارمندان سازمان مرجعی است که آنها را با اهداف و محدوده عمل کتابخانه آشنا می ساز و برای کارمندان تازه وارد نیز موجب آشنایی و آگاهی از بافتی است که در آن باید مشغول شوند.
این ارتباط برد خارجی نیز دارد، بدین معنا که دیگر کتابخانه ها سازمان ها با مراجعه به آن اطلاعات ارزشمندی از جزئیات اهداف و محدوده عمل کتابخانه بدست می آورندکه شناسایی حوزه های مناسب همکاری بین کتابخانه ای و بویژه اشتراک منابع از آن جمله است.
4. همکاری
خط مشی گسترش مجموعه به دلیل آشکارسازی اهداف سازمان کمک می کند تا دیگر بخش های کتابخانه نظیر فهرست نویسی، حفاظت و نگهداری، اطلاع رسانی و نیز برنامه ریزی هماهنگ باشند و روابط همکاری بین این بخش ها را شفاف تر می نماید .
توصیه هایی برای تدوین خط مشی مجموعه سازی
توصیه می شود که برای تدوین خط مشی، کمیته یا کارگروهی تشکیل شود.
کمیته مشورتی یا شورای هماهنگی کتابخانه مرجع معتبری برای تهیه و تدوین آیین نامه است.
مراحل توصیه شده برای تدوین خط مشی مجموعه سازی
تهیه رهنمودها
نیازسنجی
آماده کردن پیش نویس
تکثیر
تهیه نسخه نهایی
پیش بینی تجدید نظر مداوم
1) تهیه رهنمودها
تهیه رهنمودهایی که در آن معین شده باشد:
چه چیزهایی در خط مشی باید گنجانده شود
با چه کسانی مشورت شود
چه کسی پیش نویس خط مشی را تهیه کند
تصمیم گیری در کمیته یا کارگروه به چه صورت انجام شود
2) نیازسنجی
تحلیل نیازهای جامعه کتابخانه با مراجعه به اعضای آن. این کار هم با پیمایش نظرات و هم انجام مصاحبه می تواند انجام شود. علاوه برآن با اعلام دعوت عام نیز می توان به جمع آوری نظرات علاقه مندان پرداخت.
3) آماده کردن پیش نویس
این کار را می توان با استفاده ار خط مشی های موجود از کتابخانه های مشابه و با افزودن یافته های مرحله نیاز سنجی انجام داد. اجزای خط مشی که در ادامه ارائه می شود می تواند به عنوان الگویی جهت تهیه پیش نویس استفاده گردد.
4) تکثیر
تکثیر نسخه های پیش نویس و توزیع آن در میان آگاهان و علاقه مندان و وارد کردن تغییرات لازم در پیش نویس
5) تهیه نسخه نهایی
انتشارو اعلام رسمی پذیرش آن و آگاهی رسانی در خصوص آن به جامعه
6) پیش بینی تجدید نظر مداوم
مشخص کردن مقطع زمانی ارزیابی و تجدید نظر احتمالی در سند تهیه شده
اجزای خط مشی مجموعه سازی
مجموعه های خاص
محدودیت ها
10. حفاظت و نگهداری
11. ارزیابی مجموعه
12. روابط همکاری با کتابخانه های دیگر
13. وجین
14. مرور و بازنگری در سیاست مدیریت مجموعه
مقدمه / ارتباط با ماموریت سازمان
منظور از تهیه خط مشی
مجموعه در خدمت چه کسانی قرار خواهد گرفت
دستیابی
معرفی مجموعه
بودجه
اصول انتخاب
1. مقدمه/ ارتباط با ماموریت سازمان
بدیهی است که اولین عبارات خط مشی به فلسفه وجودی سازمان، کتابخانه، و وظایف و اهداف آن اختصاص داشته باشد، اهدافی که فعالیت های گسترش مجموعه با آنها سنجیده می شود و میزان موفقیت این فعالیت ها به میزان دستیابی به آنها یا تسهیل در رسیدن به آنها بستگی دارد.
از بیانیه ماموریت سازمان (اگر موجود باشد) می توان برای نوشتن این بخش استفاده کرد.
2. منظور از تهیه خط مشی
چرا خط مشی تهیه می شود؟
خطاب به چه کسی تهیه می شود؟
برای چه منظورهایی باید مورد استفاده قرار گیرد (مثلا کسب حمایت، کنترل، نظارت، حسابرسی)؟
3. مجموعه در خدمت چه کسانی قرار خواهد گرفت
در اینجا باید به گروه های مختلف کاربران و همچنین گروه های خاص پرداخت. نیازهای آنها برشمرده شود. همچنین بیان اینکه چه گروه ها و کسانی هدف خدمت نیستند نیز بیان شود.
4. دستیابی
دستیابی به مجموعه( انواع منابع) به چه نحو است؟
مجموعه قابل امانت است یا نه؟ چه قسمت هایی؟
دستیابی به منابع الکترونیکی به چه نحوی است؟
5. معرفی مجموعه
مجموعه از چه موادی تشکیل می شود ( تک نگاشت ها، ادواری ها، مواد دیداری و شنیدار، رسانه های الکترونیکی، مواد آرشیوی)؟
آیا جنبه های خاص و نامعمولی وجود دارند که مجموعه و استفاده از آن را تحت تاثیر قرار داده باشند؟
6. بودجه
تخصیص بودجه از طرف سازمان مادر چگونه صورت می گیرد؟
بودجه از کجا تامین می شود؟
تخصیص داخلی چطور انجام می شود؟
تخصیص بر چه اساسی انجام می شود ( برحسب موضوع، برحسب بخش، گروه، دانشکده، و…)؟
7. اصول انتخاب
چه کسی یا کسانی انتخاب را انجام می دهند؟
کتابخانه چه کنترلی بر انتخاب آنها انجام می دهد؟
بر اساس چه اصولی دست اندرکاران انتخاب باید عمل کنند؟
معیارهای انتخاب برای همه انواع منابع کدام است(تازگی، قیمت، سطح، اعتبار و…)؟
معیارهای انتخاب برای انواع مواد: چه موادی مورد نظرند و ترجیح داده می شوند؟
سیاست در مورد مواد اهدایی چیست؟ چه شروطی برای قبول اهدا وجود دارد؟
8. مجموعه های خاص
سابقه و پیشینه، نحوه افزایش یا کاهش، نگهداری، ذخیره و تآمین دسترسی مثل منابع آرشیوی، منابع سمعی و بصری و ….
9. محدودیت ها
چه موادی تهیه نمی شوند ( فرمت ها، قیمت، سن، زبان، و …)؟
10. حفاظت و نگهداری
سیاست کتابخانه برای حفاظت و نگهداری مجموعه چیست؟
چه کارهایی و چه مواقعی باید انجام شود؟
11. ارزیابی مجموعه
آیا مجموعه ارزیابی می شود؟
با چه روشهایی ارزیابی انجام می شود؟
ارزیابی چند وقت یکبار انجام می شود؟
12. روابط همکاری با کتابخانه های دیگر
دلایل همکاری با سایر کتابخانه ها چیست؟
همکاری با سایر کتابخانه ها با چه روشهایی انجام می شود؟
همکاری با کدام کتابخانه ها انجام می شود؟
وجود مجموعه های دیگر در دسترس چه تاثیر بر مجموعه سازی می گذارد؟
13. وجین
سیاست وجین چیست؟
چه کسانی وجین می کنند؟
چه معیارهایی را برای وجین بکار می بریم؟
چند وقت یکبار وجین انجام می شود؟
با مواد وجین شده چه می کنیم؟
14. مرور و بازنگری در سیاست مدیریت مجموعه
اگر قرار باشد خط مشی با ارزش باقی بماند باید در آن بازنگری شود تا نیازهای متغیر کتابخانه و استفاده کنندگان را منعکس کند. در این قسمت باید تعیین شود که :
چه کسانی این بازنگری را انجام می دهند؟
چند وقت یکبار بازنگری انجام می شود؟
در چه شرایطی این بازنگری باید انجام شود؟
تصویب خط مشی
خط مشی باید به تصویب بالاترین مقام اجرایی سازمان برسد. در دانشکده ها بهتر است خط مشی به تصویب شورای معاونین دانشکده برسد.
باید مشخص شود که خط مشی در چند بند و توسط چه کسانی و در چه تاریخی به تصویب رسیده است.
نام، سمت و امضای تصویب کنندگان باید در ذیل خط مشی قرار گیرد.
نکاتی که در نگارش خط مشی باید رعایت کرد
نمی توان ساختار مشخصی برای خط مشی مجموعه سازی پیشنهاد کرد، آن ساختاری که بهتر و بیشتر به کار کتابخانه شما می آید بهترین است
رعایت یکدستی در الفاظ و اصطلاحات باید رعایت شود
ساختار خط مشی باید از انسجام و نظم منطقی برخوردار باشد
می توان از خط مشی سایر کتابخانه ها بعنوان راهنمایی در تعیین ساختار مناسب استفاده کرد.
خط مشی باید بصورت روشن، موجز و ساده نوشته شود.
نکاتی که در نگارش خط مشی باید رعایت کرد
نکات نگارشی و صفحه بندی باید در تدوین خط مشی رعایت شود.
خط مشی باید دارای عنوان باشد.
مقررات وآیین نامه ها
Rules
آیین نامه چیست؟
به مجموع مقرراتی که یک موسسه عمومی یا خصوصی بمنظور تنظیم امور موسسه خود تهیه و تدوین میکند آئین نامه گفته می شود
در تعریف آیین نامه که گاه از آن به «نظام نامه» نیز تعبیر می شود، آورده اند: «مقرراتی که مقامات صلاحیت دار وضع نموده و در معرض اجرا می گذارند خواه هدف آن تسهیل اجرا و تشریح قانونی از قوانین موضوعه باشد، خواه در مواردی باشد که اساساً قانونی وضع نشده است…».
آیین نامه چیست؟
مقررات و آئین نامه ها ساده ترین نوع برنامه است
مقررات و آئین نامه ها لزوم اقدام یا عدم اقدام مشخص را به صورت لازم الاجرا تعیین می کنند و هیچ نوع اعمال نظر شخصی را اجازه نمی دهند.
انواع آیین نامه
آیین نامه اجرایی
آیین نامه مستقل
1) آیین نامه اجرایی
آیین نامه ممکن است با هدف تسهیل اجرای قانون و بیان جزئیات آن وضع شود که در این صورت، به آن آیین نامه اجرایی گفته می شود. این آیین نامه ها، از نظر ماهیت مکمّل قانون هستند.
2) آیین نامه مستقل
بعضی آیین نامه ها، مقرراتی را بیان می کنند که اساساً در رابطه با آن ها هیچ قانونی وضع نشده است. این آیین نامه ها را آیین نامه مستقل می نامنداین نوع آیین نامه ها گاهی جایگزین قانون بوده و با آن تفاوتی ندارند.
برخی از دلایل تدوین آئین نامه
پرکردن خلاء قانونی
ایجاد نظم و هماهنگی
بیان جزئیات و تسهیل اجرای قوانین
تعامل مثبت با افراد ذینفع
تعریف فعالیتها وتفکیک مسئولیتها
ارزیابی عملکرد
هدف از تدوین آئین نامه کتابخانه:
دستیابی به اهداف کتابخانه
ایجاد هماهنگی بین بخش های مختلف کتابخانه
تشریح وظایف هر یک از بخش ها
ایجاد هماهنگی در انجام کار پرسنل یک بخش
جلوگیری از بروز اشتباهات در کار
جلوگیری از بروز سوء تفاهم در مراجعین
انجام دقیق و صحیح کار
قانونمند کردن کارها
مسوول تدوین آئین نامه :
آیین نامه می تواند در سطوح مختلف توسط رئیس کتابخانه یا مسوولین هر یک از بخش ها تهیه شود.
بهتر آن است که آیین نامه کتابخانه توسط کمیته کتابخانه تهیه و تدوین و تصویب گردد.
برای تدوین آیین نامه از کجا و چگونه شروع کنیم؟
توجه به اهداف سازمان مادر
تفکیک واحدها، بخشها و فعالیتها
تهیه لیست جامع از فعالیت هربخش یا واحد
دسته بندی و گروه بندی فعالیتهای مرتبط در قالب مواد آئین نامه
اولویت بندی و شماره گذاری مواد آئین نامه
شرح هر ماده در قالب تیتر اصلی
شرح مصادیق در زیر هر ماده به صورت بند
استفاده از تبصره برای تفسیر و یا توضیح بیشتر
ذکر تعداد مواد، بندها و تبصره، تاریخ تصویب، تاریخ اجرا و مقام یا مقامات تائید کننده
رمز موفقیت آئین نامه ها
نظر سیاستگزاران را جلب کرده و به تصویب رسیده باشد
آموزش مجریان
اطلاع رسانی مناسب به کاربران و آگاهی کامل آنها از مواد آیین نامه
پای بندی و رعایت کامل موارد مندرج توسط مجریان در سطوح مختلف
جلب همکاری سایر واحدها به منظور ایفای نقش خود
بروز بودن آیین نامه از طریق بازنگری و رفع نواقص شناسایی شده
ویژگی های یک آیین نامه
جامع باشد
شفاف و روشن باشد
عدم تناقض در مفاد آن
قابل جرا باشد
کاربر مدار باشد
قابل بازنگری باشد
مصوب و ابلاغ شده باشد
در اشل های متفاوت در اختیاراستفاده کننده قرار گیرد
نکته :
آئین نامه هر کتابخانه باید متناسب با :
مجموعه
کارمندان
اعضاء
و شرایط خاص آن کتابخانه تدوین شود
بنابراین :
تدوین یک آئین نامه استاندارد میسر نیست
ساختار و شیوه نوشتن آئین نامه
عنوان آیین نامه
اهداف و تعاریف
متن آیین نامه
1. عنوان آیین نامه
آیین نامه امانت کتابخانه …………………….
آیین نامه وجین منابع کتابخانه ……………..
آیین نامه شیوه استفاده از کتابخانه ………….
2. اهداف و تعاریف
اهداف بخشی که برای آن آیین نامه تدوین می شود
واژه های کلیدی که در متن آئین نامه استفاده می شود باید تعریف گردد.عدم تعریف واژه ها باعث عدم فهم درست آئین نامه می گردد و باعث ایجاد اشکال در تفسیر آن می شود.
3. متن آیین نامه
متن آئین نامه مشتمل بر چندین ماده و تبصره است
مواد آیین نامه، همان گزینه هایی است که می خواهیم درباره آن مقررات وضع کنیم مثلا در بخش امانت مواد آئین نامه می تواند شامل موارد زیر باشد:
استفاده کنندگان
شرایط عضویت
شرایط امانت
تاخیر در بازگشت
مفقود شدن کتاب
3. متن آیین نامه (ادامه)
ذیل هر ماده، نکات جزیی تر و توضیحات با اعداد یا حروف الفبا از هم تفکیک می شود:
مثال :
ماده 1: استفاده کنندگان
1- اعضای هیات علمی دانشگاه
2- دانشجویان کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکتری
یا
ماده 1: استفاده کنندگان
1-1- اعضای هیات علمی
2-1- دانشجویان کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکتری
3. متن آیین نامه (ادامه)
نکات متفرقه ، موارد پیش بینی نشده، و مواردی که ممکن است صد در صد محقق نشود در قالب تبصره ذکر می گردد:
مثال:
ماده 1: استفاده کنندگان
1- اعضای هیات علمی
2- دانشجویان کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکتری
3- مراجعین از سایر مراکز
تبصره: مراجعه کنندگان سایر مراکز با ارائه کارت شناسایی معتبر
صرفا مجاز به استفاده از منابع در داخل کتابخانه هستند.
3. متن آیین نامه (ادامه)
در انتهای آئین نامه باید مشخصات آن، همراه با تاریخ و مرجع تصویب کننده ذکر گردد:
مثال :
این آئین نامه در………..ماده و………..تبصره ، در تاریخ…………………به تصویب……………………رسید.
منابع
آل مختار، محمدجواد؛ برومند، محمدعلی. خط مشی مجموعه گستری کتابخانه های دانشگاه اصفهان.
اساسنامه کتابخانه های دانشگاه اصفهان. اصفهان: دانشگاه اصفهان، معاونت تحقیقات و فناوری. 1387.
استانداردهای کتابخانه های دانشگاهی ایران. تهران: کتابخانه ملی: 1381.
اوانز، ادوارد؛ لیزل وارد، پاتریشیا؛ رگاس، بندیک. مبانی مدیریت برای متخصصان اطلاع رسانی. ترجمه مینو واعظ زاده. ویراستار ابراهیم افشار. تهران: کتابخانه ملی، 1388.
ایران نژاد پاریزی، مهدی؛ ساسان گهر، پرویز. سازمان و مدیریت از تئوری تا عمل. تهران: موسسه عالی بانکداری ایران، 1380.
منابع(ادامه)
برنامه ریزی استراتژیک و سنجش عملکرد. ترجمه جمال الدین طبیبی، محمدرضا ملکی. تهران: سیمای فرهنگ، 1383.
تدوین سند خط مشی یا سیاست مجموعه سازی کتابخانه و مرکز اسناد. درس مجموعه سازی. گروه آموزشی کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه اصفهان.
دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی. سرویراستار عباس حری. تهران: کتابخانه ملی، 1385.
دیوید، فرد آر. مدیریت استراتژیک. ترجمه علی پارسائیان، محمد اعرابی. تهران: دفتر پژوهشهای فرهنگی، 1379.
10. شادان پور، فرزانه. خط مشی و گسترش مجموعه. فصلنامه کتاب (61)، 1384: 62-53.
منابع(ادامه)
11. فاطمی، شمس الدین. مروری بر چشم انداز، رسالت، ارزشها و اهداف کلان چند دانشگاه منتخب جهان. مشهد: دانشگاه فردوسی مشهد، 1384.
12. کورال، شیلا. برنامه ریزی استراتژیک برای خدمات کتابخانه ای و اطلاع رسانی. ترجمه مجید امیدوار. تهران: مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران، 1380.
13. متیوز، جوزف آر. برنامه ریزی و مدیریت راهبردی در کتابخانه ها. ترجمه عبدالحسین فرج پهلو. اهواز: دانشگاه شهید چمران اهواز، 1387.
14. مدیریت برنامه راهبردی دانشگاه علوم پزشکی اصفهان. اصفهان: دانشگاه علوم پزشکی اصفهان، معاونت پژوهشی، 1382.
15. معصومی، معصومعلی. راهنمای عملی برنامه ریزی استراتژیک (در واحدهای درمانی و غیر درمانی). تهران: پایگان، 1385.
منابع(ادامه)
16. About collection development policy. Available at: http://www.lib.az.us/cdt/colldev.aspx
17. American library association workbook for selection policy writing.
18. Denison university library goals and objectives 2006-2009.
19. Dyson, Maree. How and when to write policies and procedures. Victoria: Maree Dyson, 1994.
20. Henson, Stephen. Developing and writing library policy and procedures.