برنامه ریزی منابع بنگاه (Enterprise Resource Planning)
سیستمهای برنامه ریزی منابع بنگاه که از دهه 90 میلادی مطرح شده اند، از جدیدترین جلوه های توسعه فناوری اطلاعات به شمار می آیند.
استقرار آنها پیچیده، زمان بر و هزینه زاست و آمادگیهای سازمانی ویژه ای را طلب می کند.
پژوهشها نشان می دهد که موفقیت پروژه های سنگین ERP درمراحل انتخاب، پیاده سازی، بهره برداری و بروزآوری، در سازمان متقاضی نیازمند وجود دانشهای ویژه ای در سازمان است.
شناسایی دانشهای مورد نیاز برای نیل به موفقیت این سیستمها از نخستین گامهای فرایند مدیریت دانش در رابطه با نظامهای مزبور به شمار می آید.
شناسایی، گروه بندی و رتبه بندی زمینه های مختلف دانشهای مورد نیاز سازمان که وجود آنها برای موفقیت پروژه ERP ضروری هستند در اولین مرحله پژوهش صورت گرفته است.
بررسی مقالات، تحقیق میدانی و بهره گیری از تکنیک آماری آنالیز واریانس، در نهایت زمینه های موضوعی دانشهای مختلف در گروههای معنادار را بدست داده و از نظر اهمیت و نقش آنها در پروژه ERP اولویت بندی نموده است.
با شناسایی و اولویت بندی دانشهای مورد نیاز یک سازمان برای نیل به موفقیت در یک پروژه ERP ، زمینه مناسبی برای برنامه ریزیهای آموزشی و انجام اقدامات ضروری برای کسب این دانشها در سازمان فراهم می آید.با ارزیابی وضع موجود سازمان از نظر دانشهای موردنیاز در فازهای مختلف پیاده سازی سیستم،میتوان از بسیاری از هزینه های غیر ضروری جلوگیری کرد و موجب تسهیل چرخه عمر پروژه شد.
سیستمهای ERP به عنوان مبحثی نوین در آخرین دهه از قرن بیستم مطرح شده اند که به بهره گیری از مفاهیم مهندسی مجدد فرایندها و یکپارچه سازی سیستم به بهبود زنجیره تامین مواد و منابع، کاهش موجودی ها و زمان تولید، حذف اقدامات تکراری و در نهایت به بهینه سازی تولید می انجامد.
سیستمهای ERP به لحاظ بهره مندی از مزایای متعدد از جمله ساختار یکپارچه و توان بهبود بر مبنای مهندسی مجدد فرایندها از جدیدترین و موثرترین نمودهای فناوری اطلاعات به شمار می رود.
این سیستمها از بهترین روشهای مدیریت اطلاعات در سازمانهاست که در آنها سعی براین است که نیازهای اطلاعاتی دپارتمانهای متفاوت تحت یک بستر واحد در حداقل زمان ممکن و با حذف اقدامات موازی تهیه و در اختیار گذاشته شود.
ERP نماینده نسل جدیدی از سیستمهای اطلاعاتی است که اطلاعات سازمان را با استفاده از فناوری اطلاعات در تمامی حوزه ها به صورت یکپارچه و با ساختاری شناور جمع آوری نموده و با استفاده از برنامه ریزیهای خاص ، در اختیار کاربران در تمامی سطوح سازمان قرار میدهد.
دانش (Knowledge)
دانش (دانایی): مجموعه ای از شناختها و مهارتهای لازم برای حل یک مساله است. اگر اطلاعاتی که در دست است بتواند مشکلی را حل کند، میتوان گفت دانش وجود دارد. ضمن آنکه دانش باید امکان تبدیل به دستورالعمل اجرایی و عملی شدن را داشته باشد.
دانش عبارت است از بهره گیری از داده ها و اطلاعات آمیخته با مهارتها ،شایستگیها،عقاید،ادراکات،تعهدات و انگیزه های نیروی انسانی سازمان.
دانش به مثابه دارایی سازمان تلقی می شود.
در دهه های 80 و 90 شرکت موفق شرکتی بود که می دانست چه کند ولی شرایط جدید این تعریف را تغییر داده است : شرکت موفق ، شرکتی است که می داند چگونه کارهای نو را بهتر و سریعتر انجام دهد و این نقش تعیین کنند دانش در اقتصاد فراصنعتی را نشان میدهد.
مدیریت دانش ، مدیریت سرمایه های فکری سازمان است.منشا اصلی سرمایه های فکری سازمان عبارت انداز: بخش درونی که در وجود انسانها به عنوان “دانش نهان” نهفته است و بخش بیرونی که شامل مستندات و گزارشها، تکنولوژی و سیستمهاست که در سازمان دانش آشکار را شکل میدهد.
“مدیریت دانش” در وهله اول باید خلا دانشهای سازمان را شناسایی کند.
آنچه را که سازمان می داند
Knowledge Gap
آنچه را که سازمان باید بداند
جامعه دانایی محور با فناوری اطلاعات و ارتباطات
مدیریت دانایی و دانایی محوری، یک اصل خدشه ناپذیر و حیاتی در شکل گیری موفق سازمان های الکترونیکی است.
بر اساس یافته های تحقیقاتrosemann و chan در سال 2001 پنج گروه دانش بشرح ذیل مد نظر قرار گرفته اند.
1- دانش کسب وکار شامل کلیه موارد و اجزاء کسب وکار که در مدیرت پروژه ERP مد نظر قرار می گیرند.
2- دانش فنی شامل کلیه موارد و ملزومات درخصوص مسائل فنی که در مدیریت پروژه ERP مد نظر قرار می گیرند.
3- دانش محصول شامل کلیه اطلاعات لازم از محصول در خصوص اتخاذ پیاده سازی یک راه حل مشخص
4- دانش سازمان شامل خصوصیات منحصر بفرد در یک سازمان از قبیل رویه ها ، مقررات ، فرهنگ سازی و اندازه سازمان
5- دانش مدیریت پروژه شامل مدیریت منابع انسانی ، زمان و هزینه که جهت برآوردن اهداف یک پروژه ERP مد نظر قرار می گیرند
مروری بر عناوین زمینه های مختلف دانش ها:
دانش کسب و کار Business Knowledge
مهندسی مجدد فرآیندها Business Process Re-Engineerng
(باز اندیشی بنیادین و طراحی نو و ریشه ای فرآیند ها، برای دستیابی به بهبود و پیشرفتی اساسی در معیارهای امروزین نظیر قیمت ، کیفیت، خدمات و سرعت.)
برنامه ریزی استراتژیک
(برنامه ریزی سازمانها جهت کسب آمادگی های لازم، تنظیم رفتارها و بروز عکس العمل مناسب در موقعیت های جدید بر اساس یافته های ناشی از شناخت قوت ها، ضعف ها، فرصت ها و تهدیدهایی که سازمان با آنها مواجه است .)
برنامه ریزی کلان شرکت یا زمان بندی کلان تولید
(برای هدایت عملیات تولیدی ، به برنامه های تفصیلی کوتاه مدت نیاز است. MPS نیروی جلو برنده برنامه ریزی تفصیلی ظرفیت، برنامه ریزی مواد و حتی برنامه زمان بندی روزانه سطح تولید است.)
برنامه ریزی تولید
برنامه ریزی مواد و کنترل موجودی
برنامه ریزی عملیات تولید
مدیریت کیفیت
فروش و توزیع
مدیریت ارتباطات با مشتری CRM
مدیریت زنجیره تامین
تدارکات
برنامه ریزی نگهداری و تعمیرات
مدیریت منابع انسانی
خدمات پس از فروش
مدیریت اسناد و مدارک
مدیریت داده های محصول
فرآیندهای بازاریابی
مهندسی ، تحقیق و توسعه
مدیریت مالی و حسابداری
هزینه یابی
دانش فنی Technical Knowledge
مفاهیم سیستم و سیستم های یکپارچه
(دانش کافی در حوزه شناخت مفاهیم سیستم و به خصوص ویژگی های سیستم های یکپارچه، به ارتقاء کیفیت تصمیمات نهایی در انتخاب سیستم ERP می انجامد. به ویژه آنکه نرم افزارهای زیای با عنوان ERP عرضه می شوند که فاقد ویژگی اساسی یکپارچگی هستند.)
زیر ساخت شبکه
(دانش لازم در حوزه ساختار و توپولوژی های شبکه، سخت افزارهای ارتباطی و تجهیزات لازم برای پشتیبانی موثر شبکه و مدیریت شبکه.)
سخت افزارهای ایستگاه ها
(مجموعه سخت افزارهای مورد نیاز ایستگاه ها، اعم از پایانه ها، چاپگرها، مودم ، اسکنر و … که برای بهره گیری از امکانات سیستم مورد نیاز است )
پایگاه داده ها
توسعه قابلیت های WEB
دانش پروژه Project Knowledge
مدیریت یکپارچگی پروژه Project Integration Management
مدیریت یکپارچگی ، مجموعه فرآیندهای لازم ، برای کسب اطمینان از هماهنگی کافی بین کلیه ارکان اجرایی پروژه می باشد. وظیفه اصلی مدیریت یکپارچگی پروژه، انطباق هر چه بیشتر نیازها با انتظارات متولیان، از طریق همسو سازی اهداف و موقعیت های اجرایی پروژه با یکدیگر است. برای یکپارچه سازی سایر فرآیندها در کلیه ارکان پروژه ، ابتدا لازم است با اجرای برخی فرآیندها ، مقدمات یکپارچه سازی فراهم شود.
مدیریت محدوده پروژه Project Scope Management
مدیریت محدوده پروژه، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از توجه به فعالیت های پروژه به صورت جامع و مانع است، به طوری که با تحقق آنها هدف پروژه با موفقیت کامل قابل حصول باشد. فرآیندهای اصلی در این حوزه عبارت اند از: تعیین مبانی شروع ، برنامه ریزی محدوده ، تعریف محدوده، ممیزی محدوده و کنترل تغییرات محدوده.
مدیریت زمان پروژه Project Time Management
مدیریت زمان، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از تکمیل پروژه در مدت زمان مصوب است. فرآیندهای اصلی در این حوزه عبارت اند از: تعریف فعالیت ها، توالی فعالیت ها، برآورد مدت زمان فعالیت ها، تهیه زمان بندی، کنترل زمان بندی.
مدیریت هزینه پروژه Project Cost Management
مدیریت هزینه، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از تکمیل پروژه مطابق بودجه مصوب است. فرآیندهای اصلی در این حوزه عبارت اند از: برنامه ریزی منابع کاری، برآورد هزینه ، بودجه بندی و کنترل هزینه
مدیریت کیفیت پروژه Project Quality Management
مدیریت کیفیت، مجموعه فرآیندهای لازم جهت اطمینان از انجام رضایت بخش و مورد قبول تعهدات پروژه است. مدیریت کیفیت پروژه، شامل کلیه فعالیت های مدیریتی لازم برای تعیین اهداف ، خط مش ها و تضمین های کیفی پروژه است. این فعالیت ها طی یک سیستم یکپارچه کیفیت و در قالب برنامه ریزی کیفیت، کنترل کیفیت، اطمینان کیفیت و بهبود کیفیت به انجام می رسند.
مدیریت منابع انسانی پروژه Project HR Management
مدیریت ارتباطات پروژه Project Communication Management
مدیریت ریسک پروژه Project Risk Management
مدیریت تدارکات پروژه Project Procurement Management
دانش محصول Product Knowledge
-شناخت ERP
(شناخت کافی از ERP ، ارزیابی مزایا و معایب به کارگیریERP ، به ویژه در سازمان مقصد )
-شناخت بازار ERP
بررسی جامع فروشندگان مطرح سیستم های ERP ، مطالعه رتبه بندی های جهانی، تحولات نوین در بازار ERP، و به خصوص جمع آوری معیارهای طبقه بندی سیستم ERP در بازار جهانی از نتایج برجسته دستیابی به دانش کافی در حوزه بازار ERP است.
ارزیابی کارکرد محصول
ارزیابی کارکرد محصول، نقش تعیین کننده در انتخاب ERP دارد، به این جهت باید با معیارهای روشن و قابل اتکاء کارکرد محصول مورد بررسی قرار گیرد. برخی از معیارهای عمومی در این حوزه عبارت اند از: ارزیابی عملکرد بر اساس مطالعات سازمانی پوشش اهداف سازمان، مباحث فنی نظیر انعطاف پذیری و قابلیت توسعه سیستم، حوزه های عملیاتی که توسط سیستم پشتیبانی می شوند، میزان سهولت کارکردن با سیستم.
– شناخت توان فروشندگان
– چگونگی پشتیبانی فروشندگان
– تکنولوژی پلت فرم سیستم
-سیاست های توسعه محصول توسط فروشنده
-سیاست های قیمت گذاری و هزینه پشتیبانی
دانش های ویژه سازمان Company – Specific Knowledge
شناخت فرهنگ سازمانی حاکم
رابینز (1988) فرهنگ سازمانی را نظامی متشکل از برداشت های مشترک اعضای یک سازمان بیان می کند. این پژوهشگر معتقد است که ابعاد هفت گانه زیر در ارتباط و تاثیر متقابل بیانگر جوهره فرهنگ سازمانی است:
1- استقلال فردی که بیانگر میزان استقلال اعضا و توان اعمال ابتکار در سازمان است.
2- ساخت یا تشکیلات: این مفهوم بیانگر قوانین و ضوابط اداری و میزان نظارت بر اعمال و رفتار کارمندان است.
3- حمایت : بیانگر حمایت مدیران از زیر دستان است.
4- هویت یابی: به معنی میزان تطابق کارمند با کل سازمان (در مقایسه با تطابق وی با گروه تخصصی و یا شغلی خود) به کار می رود.
5- رابطه عملکرد – پاداش : مشخص می کند پاداش ها تا چه میزان بر اساس عملکردها توزیع می شوند (در مقابل حاکم بودن روابط)
6- تاب تحمل تعارض : بیانگر میزان تعارض در روابط بین فردی است.
7- تاب تحمل مخاطره : با این شاخص میزان تشویق کارمندان به ابتکار، رفتارهای تهاجمی و فعالیتهای مخاطره آمیز بیان می شوند.
شناخت محیط حقوقی و قانونی،
شناخت محیط سیاسی ،
شناخت تحولات بازار
شناخت برنامه های اقتصادی
تحقیق میدانی با استفاده از پرسشنامه و مصاحبه مستقیم به همراه چک لیست عناوین دانشها
استفاده از مقیاس 5 گزینه ای لیکرت برای ارزیابی اهمیت هریک از دانشها از نظر متخصصان
استفاده از روش (Least Significant Difference) LSD یا آزمون کمترین تفاوت معنی دار، برای آنالیز واریانس داده ها و برای تعیین وجود تفاوت معنی دار بین میانگین ها (در هریک از گروههای 5 گانه دانشها به طور مجزا انجام شد)
برای اولویت بندی عوامل شناخته شده، ابتدا میانگین مربوط به هر یک از موارد مرتب شده، سپس برای اینکه مشخص شود تفاوت موجود معنی دار است یا خیر، آن را با آماره LSD مقایسه می کنیم. به عنوان مثال ، نظر متخصصان درباره دانش کسب و کار، رتبه ای معادل 25/1 برای عنوان اول برگزیده شده که با عناوین 11و 12 که رتبه آنها 916/1 است تفاوت معنی دار دارد(یعنی تفاوتی بیش از مقداری که آماره LSD تعیین کرده است) و لذا می توان نتیجه گرفت که این مورد با سوال های بعدی نیز تفاوت معنی دار دارد. ( چرا که نتایج قبلاً مرتب شده بودند).
جدول 1 – فهرست دانشهای زیرمجموعه گروه اصلی "دانش کسب و کار" براساس نظرات اساتید و صاحبنظران که پس از آنالیز آماری ، دو گروه دارای تفاوتهای معنادار از نظر درجه اهمیت بین آنها بدست آمده است.
(آماره LSD برای این گروه : 596/0)
جدول 2 – فهرست دانشهای زیرمجموعه گروه اصلی "دانش فنی " براساس نظرات اساتید و صاحبنظران که پس از آنالیز آماری
، سه گروه دارای تفاوتهای معنادار از نظر درجه اهمیت بین آنها بدست آمده است. (آماره LSD برای این گروه : 561/0)
جدول3 – فهرست دانشهای زیرمجموعه گروه اصلی "دانش محصول" براساس نظرات اساتید و صاحبنظران که پس از آنالیز آماری،
دو گروه دارای تفاوتهای معنادار از نظر درجه اهمیت بین آنها بدست آمده است. (آماره LSD برای این گروه : 456/0)
جدول4 – فهرست دانشهای زیرمجموعه گروه اصلی "دانش پروژه" براساس نظرات اساتید و صاحبنظران که پس از آنالیز آماری،
دو گروه دارای تفاوتهای معنادار از نظر درجه اهمیت بین آنها بدست آمده است. (آماره LSD برای این گروه : 514/0)
جدول5 – فهرست دانشهای زیرمجموعه گروه اصلی "دانش ویژه سازمان" براساس نظرات اساتید و صاحبنظران که پس از آنالیز آماری
، دو گروه دارای تفاوتهای معنادار از نظر درجه اهمیت بین آنها بدست آمده است. (آماره LSD برای این گروه : 708/0)
آنالیز آماری در مورد عناوین اصلی پنج گروه نیز، به گونه ای مشابه انجام شد تا صرف نظر از اولویتهای داخلی اهمیت نسبی پنج گروه اصلی دانشها در رابطه با نظام ERP از دید جامعه صاحبنظران مشخص گردد. در این رابطه با انجام آنالیز واریانس و بکارگیری آماره LSD سه اولویت با تفاوتهای معنادار بدست امد.
اولویت اول، دانش کسب و کار به عنوان مهمترین دانشی که در مراحل مختلف پروژه باید مورد توجه قرار گیرد شناخته شد.
دانشهای محصول، پروژه و فنی، مشترکا" در اولویت دوم جای گرفتند.
دانش ویژه شرکت نیز اولویت سوم را از نظر اهمیت به خود اختصاص داد.
زمینه های دانشهای شناسایی شده می تواند در برنامه ریزی توسعه و بروزآوری دانش های مورد نیاز سازمانها برای راه اندازی ERP به کار آید. – نتایج این تحقیق می تواند ورودی مناسبی برای برنامه ریزی نیازهای یادگیری (LRP:Learning Requirement Planning) در سازمان باشد. – روش بکار رفته در این تحقیق می تواند برای سنجش نظرات کارشناسان و تصمیم گیرندگان داخل سازمانهای متقاضی سیستم، استفاده شده و از مقایسه نتایج حاصله در قالب اولویتهای بدست آمده از نظرات آنان و مقایسه با نظرات صاحبنظران ، میزان صحت برداشت درون سازمانی از اهمیت و اولویت دانشهای مختلف مشخص گردد تا جهت انجام اقدامات اصلاحی مورد بهره برداری قرار گیرد. – اقدامات مزبور در جهت اصلاح مسیر توجه سازمان به دانشهای ضروری از طریق برنامه ریزی های مناسب برای فرایندهای مدیریت دانش و یادگیری سازمانی و برنامه ریزیهای آموزشی مناسب می تواند از زیانهای ناشی از تاثیرات سوء فقدان دانش بر مراحل مختلف پروژه سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه و عدم توفیق آن جلوگیری به عمل آورده و موجب تسهیل چرخه عمر ERP شود.