برنامه ریزی بهبود بهره وری
بهبود بهره وری یعنی استفاده موثر تر از منابع اعم از نیروی کار, سرمایه, زمین, مواد, انرژی, ماشین آلات و ابزار, تجهیزات و اطلاعات در فرایند تولید کالاها و خدمات است.
افزایش و بهبود بهره وری در گرو کار هوشمندانه و آگاهانه است نه در گرو کار سخت تر و استفاده بیشتر از عوامل تولید
در افزایش بهره وری باید به مسائل اقتصادی و اجتماعی با هم توجه داشت . همچنین باید در نظر داشت که برداشتهای صرفا خشن فیزیکی و مادی بدون در نظر گرفتن بقیه عوامل (هر چند که نتیجه افزایش بهره وری تحصیل مادی و فیزیکی بیشتر است) منجر به افزایش بهره وری نخواهد شد .
تفکری به افزایش بهره وری منجر می شود که کارکنان در اهداف برنامه ریزی, فرایند اجرایی آن مشارکت داشته باشند .
بهره وری پدیده پیچیده و کشف تازه ای در زمانه ما نیست. آنچه امروز به عنوان روشهای مدون شناخته شده و تجربه شده بهره وری می شناسیم در واقع شکل تکامل یافته و قانونمند کلیه روشها و شیوه هایی است که انسان از دیرباز برای بهبود شرایط زندگی و فردی خود به آن متوسل می شده است .
آنچه امروزه بهره وری را از برجستگی و اهمیت بیشتری در سطح جوامع برخوردار کرده , ضرورت استفاده بهینه از امکانات و منابع موجود است .
افزایش بهره وری به اشکال مختلف می تواند صورت بگیرد. از تغییر در عملکرد یک قطعه کوچک در جریان تولید, تغییر در نحوه استفاده از مواد اولیه و استفاده بهینه از فرایند تولید تا تغییر در نحوه بازاریابی و فروش محصول, هر یک از موارد فوق می تواند باعث کاهش هزینه ها و افزایش درآمد و نهایتا موجب افزایش بهره وری گردد.
مسلم است تغییراتی که اساسی تر و یا به عبارت دیگر جنبه استراتژیکی دارند قطعا اثرات بیشتری بر عملکرد خواهند داشت. زیر شرایط داخلی سازمان (نقاط قوت و ضعف) شرایط محیطی (تهدید ها و فرصتها) را مدنظر داشته و بر روی منابع اثر زیادی گذاشته و در طولانی مدت نتیجه بخش تر خواهند بود .
راه های بهبود بهره وری
راه های بهبود بهره وری
افزایش ستانده ها با استفاده از همان میزان نهاده
(شناسایی ظرفیتهای خالی)
راه های بهبود بهره وری
ثابت نگاه داشتن ستانده ها همراه با کاهش نهاده ها
(جلوگیری از اتلاف و ضایعات)
راه های بهبود بهره وری
روند افزایشی سریعترستانده ها نسبت به افزایش نهاده ها
(شناسایی گلوگاهها و رفع آنها)
راه های بهبود بهره وری
روند کاهشی سریعتر نهاده ها نسبت به کاهش ستانده ها
(حذف فعالیتهای غیرضرور و هزینه بر)
راه های بهبود بهره وری
افزایش ستانده ها همراه با کاهش نهاده ها
(نو آوری، مهندسی مجدد)
راه های بهبود بهره وری
امکانات برای بهبود و کاهش بهره وری
عوامل موثر بر بهره وری :
برای حضور در صحنه ها بین المللی کشورهایی می توانند حضوری قوی پیدا کنند که ضمن استفاده بهینه از عوامل تولید, بخشهای کشاورزی _ صنعت و خدمات آنها نیز در حالت رقابت پذیری کامل با دیگر کشورها باشد .
با نگاهی به کشورهای موفق جهان دیده می شود که این کشورها بهای لازم را به نیروی انسانی به عنوان مهمترین عامل تولیدی می دهند. در مقابل نیرو با بالا بردن بهره وری خود در منافع حاصل از تولید سهیم خواهد می شود.
بهره وری در جامعه زمانی تحقق پیدا می کند که تمامی بخشهای تولیدی, اجتماعی خدماتی سعی در استفاده از یک نظام مناسب بهره وری داشته باشند که معمولا نظام قانونگذار می تواند با هموار کردن راهها, باعث بوجود آمدن بهره وری شود و عامل انسانی در راه تکامل آن کوشش کنند.
بهره وری در سازماها، شرکتها و موسسات مختلف ناشی از عوامل گوناگونی است. متناسب با این عوامل روشهای متفاوتی نیز برای رفع مشکلات وجود دارد.
نظام ارتقای بهره وری
به کلیه تلاشهای سیستماتیک و ساختار یافته برای حذف یا کاهش تلفات ناشی از مواد, ماشین, انسان و یا تعامل نادرست بین آنها, نظام ارتقای بهره وری گفته می شود .
نظام ارتقای بهره وری در سه گروه قابل دسته بندی است :
_ نظامهایی که بر حذف یا کاهش تلفات ناشی از مواد و ماشین تمرکز دارد .
_ نظامهایی که بر حذف یا کاهش تلفات ناشی از عملکرد انسان تمرکز دارد .
_ نظامهایی که بر حذف یا کاهش تلفات ناشی از تعامل نامناسب بین انسان , ماشین و مواد تمرکز دارد .
گروه اول را نظامهای سخت افزار محور , گروه دوم نظامهای انسان افزار محور و گروه سوم را نظامهای نرم افزار محور می گویند .
ناکایاما معتقد است عوامل موثر بر بهره وری دو نوع است:
الف ) عوامل کوتاه مدت .
ب) عوامل بلند مدت .
تغییرات کوتاه در بهره وری غالبا به میزان انگیزه پرسنل برای کار و بهبود روشها و سیستمهای جاری و گردش کار و تغییرات در میزان فشار کار و نوسانات تجاری بستگی دارد.
انواع عوامل بلند مدت موثر بر بهره وری عبارتند از :
_ ایجاد و توسعه محصولات جدید .
_ معرفی روشهای تولید جدید .
_ کشف منابع جدید .
_ یافتن کانالهای جدید بازاریابی
_ عقلایی کردن ساخت اقتصادی و بهره وری .
سازمان بین المللی کار عوامل موثر بر بهره وری را از دیدگاه وسیع تر به سه دسته زیر طبقه بندی کرده است:
_ عوامل کلی از قبیل آب و هوا, توزیع جغرافیایی مواد خام و غیره
_ عوامل تشکیلاتی و فنی از قبیل کیفیت مواد خام, جانمایی و حمل استقرار کارخانه, فرسایش و از بین رفتن ماشین آلات و ابزار و غیره .
_ عوامل انسانی از قبیل روابط مدیریت و کارکنان, شرایط اجتماعی و روانی کار , فعالیت اتحادیه کارگری و غیره.
بهره وری را میتوان از دو دیدگاه دیگر بررسی کرد :
دیدگاه تکنیکی
دیدگاه فرهنگی
الف) دیدگاه تکنیکی (نگرش فنی)
بهره وری نسبت ستاده به یکی از عوامل تولید است. به این ترتیب با توجه به اینکه منظور ارتباط خروجی با هر یک از عوامل سرمایه ثابت, سرمایه در گردش, مواد خام و مانند آنها می باشد, بهره وری سرمایه ثابت, بهره وری سرمایه در گردش, بهره وری مواد خام و مانند آنها مطرح می شود .
ب) دیدگاه (نگرش) فرهنگی
_ یک دیدگاه فکری است که همواره سعی در بهبود وضع موجود دارد .
_ یک ایدئولوژی, فرهنگ و شیوه زندگی است .
بنابراین بهره وری به عنوان یک فلسفه مبتنی بر استراتژی بهبود, عاملی است که قشرهای مختلف یک جامعه را در بر گرفته است و منافع آنها را به یکدیگر پیوند می دهد, در این بینش انسان به عقیده و باوری دست پیدا می کند که می تواند امروز وظایف خویش را از دیروز بهتر و مطلوبتر انجام دهد .
مدل یکپارچه عوامل بهره وری
پرکو پنکو دسته بندی عوامل موثر بر بهره وری یک سازمان را به صورت زیر ارائه کرده است :
برنامه
عزم گروهی برای دست یابی به یک هدف
چه کسی
چه کاری را
چه هنگام
چگونه
با چه منابعی
برنامه بهبود
مجموعه ای از اقداماتی که انتظار می رود موجب بهبود گردند.
یک برنامه خوب باید ویژگی های ذیل را دارا باشد:
جامعیت
یکپارچگی
انسجام
برنامه بهبود بهره وری
فعالیت های جاری
اهداف
سازمانی
فعالیت های
بهبود
راههای بهبود بهره وری
قبل از بهبود بهره وری باید وضع موجود سازمان را مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار داد. راههای گوناگونی برای تشخیص و درمان بیماریهای یک سازمان وجود دارد. در بیشتر مواقع, بیماری سازمان در هر سه قلمرو و سخت افزار, نرم افزار و نیروی انسانی وجود دارد .
تشخیص نارسایی های سازمان در قلمرو سخت افزار به مراتب آسانتر از دو قلمرو دیگر است. تشخیص نقاط ضعف درد و حوزه نرم افزار و نیروی انسانی دشوارتراست.
سازمانی را که در یک یا چند زمینه ذیل از نارسائیهای جدید برخوردار است دچار بیماری نرم افزاری می دانیم :
1_ ساختار سازمانی
2_ رویه کار
3_ تولید و توزیع اطلاعات
4_ قوانین و مقررات آیین نامه ها
5_ فرآیند تصمیم گیری
بهره وری و سیستم های سازمانی
راههای متفاوتی وجود دارد که به توسعه و افزایش بهره وری منتهی می شود. راههای زیر را می توان برای کارخانه ها مطرح نمود:
_ بهبود جانمایی تاسیسات, تجهیزات و ماشین آلات کارخانه.
_ بهبود برنامه نقل و انتقال و حرکت مواد در داخل و خارج از کارخانه.
_ ایجاد تغییرات و تعویض در تجهیزات و تاسیسات و استقرار یک نظام پیشگیری و نگهداری.
_ توسعه و بهبود در محصولات.
_ بهبود فرآیند عملیات و جریان تولید .
_ مکانیزاسیون و اتوماسیون .
_ ایجاد سیستم های تشویق و تنبیه .
_ سیستم های مناسب پرداخت حقوق و دستمزد, پاداش بر اساس امتیازات و بهره وری .
_ برقراری دوره های آموزشی با توجه به مشکلات واقعی در عمل .
_ توسعه و بهبود شرایط کار .
_ توسعه و بهبود برنامه ریزی تولید و فروش .
_ رشد و یادگیری در سازمان .
_ نگرش استراتژیک به مسائل سازمان .
_ نظام نظارت, سنجش و ارزیابی عملکرد در سازمان.
برنامه ریزی برای بهبود بهره وری :
به منظور نیل به بهبود در بهره وری باید مراحل و مراتب زیر را تعقیب کرد :
1_ تجزیه و تحلیل موقعیت سازمان یا شرکت
2_ طراحی برنامه بهبود در بهره وری
3_ ایجاد انگیزه و آگاهی نسبت به بهره وری
4_ اجرای برنامه
5_ ارزیابی برنامه
آگاهی از میزان و اهمیت بهره وری
پیش از اینکه هر برنامه بهبود بهره وری توسط سازمان به اجرا درآید باید کارکنان در همه سطوح سازمان را از اهمیت بهره وری و نیاز به آن آگاه کرد .
مطمئنا تا اندیشه بهره وری را از طریق آگاهی دادن به کارکنان در آنها به وجود نیاوریم, هرگز نخواهیم توانست تعهد لازم را در اجرای برنامه بهبود در بهره وری را در آنان ایجاد کنیم و بدون وجود تعهد نیز قادر نخواهیم بود به بهبود بهره وری دست یابیم .
اجرای برنامه های بهبود
بهتر است برنامه را در یک سطح کوچکتر به اجرا درآورد تا مشکلاتی را که ممکن است در عمل بروز کند مشخص شود.
ارزیابی برنامه های بهبود در بهره وری
دستورالعملهای زیر برای ارزیابی برنامه بهبود در بهره وری مفید خواهد بود :
در نظر گرفتن یک چارچوب زمانی برای برنامه بهبود در بهره وری موثر است .
یک نظام خوب ساده گزارش دهی برای بازدیدها و تجدیدنظرهای دوره ای ضروری است.
باید جلسات منظمی برای تجدید نظر در پیشرفت برنامه در سطوح واحد , بخش یا اداره تشکیل شود .
باید در برنامه حوادث و مسائل احتمالی را در نظر گرفت بطوریکه بتوان در جریان پیشرفت برنامه با هرگونه حادثه پیش بینی نشده برخورد کرد و آن را از میان برداشت .
باید در مراحل کنترل و ارزیابی برنامه , واقعیتها را در نظر گرفت . اگر کارکنانی که در جریان برنامه بهبود در بهره وری فعالیت می کنند در فرآیند ارزیابی , تبعیض یا ذهنیتی مشاهده کنند , مطمئنا روحیه و دلگرمی خود را از دست خواهند داد و نتیجه آن شکست برنامه خواهد بود.
نتایج حاصله از اجرای برنامه باید از طریق گزارشهای شرکت , روزنامه , مجلات به اطلاع عموم برسد . این کار سبب افزایش روحیه رقابتی در میان شرکت کنندگان در اجرای برنامه خواهد شد .
زمان بکارگیری برنامه های بهبود
برای به کار بردن برنامه های بهبود بهره وری به طور موثر برخی شرایط مطلوب باید, وجود داشته باشد. از جمله آنها موارد زیر است:
فشار برای تغییر
دخالت افراد سطح بالا
مشارکت
ابداع راه حلهای جدید
آزمایش راه حلهای جدید
تجدید نیرو از نتایج مثبت
عناصر اصلی برنامه های بهبود بهره وری
تعهد مدیریت عالی
وجود سازمانی متعهد به اجرای برنامه
درک آگاهی کامل سطوح مختلف سازمان از اهداف برنامه
ارتباط باز میان عناصر ساختاری سازمان
نشان دادن منابع حاصل از بهره وری توسط یک سیستم (سیستم تسهیم منافع)
برقراری ارتباط میان برنامه و فرایند اندازه گیری
تناسب نیازها با برنامه ها
استقرار فرایند نظارت, ارزیابی و بازخور