2
حسابداری وجوه نقد
تعریف وجوه نقد
وجوه نقد شامل پول نقد نزد موسسه، سپرده های دیداری متعلق به موسسه که نزد بانکها و یا موسسات مالی دیگر نگهداری شده و هر آنچه که در ازای آن به واحدهای مالی ، فـوراً و بـدون قـید وشـرط ، وجـه نـقد پــرداخت گــردد، می باشد.
موجودی نقد موسسات به دو بخش کلی تقسیم می شود:
وجوه نقد نزد موسسه
وجوه نقد نزد بانک ها و موسسات مالی
3
4
وجـوه نـقد نـزد مـوسسه شـامل تنـخواه گـردان و مـوجـودی صندوق می باشد.
تنخواه گردان – مقداری وجه نقد است که جـهت سـهولت در انجام پـرداخت ها در اختیـار شخص یا اشخاصی که اصطلاحـاً کارپرداز نامیـده می شود ، قرار می گیرد تا هزینه های جزیی ازآن محل انجام و سپس با ارائه اسناد هزینه ،مبلغ آن تکمیل گردد.
حسابداری تنخواه گردان:
برای ثبت فعالیت های مربوط به دریافت و پرداخت وجوه نقد از دو روش حسابداری می توان استفاده نمود:
الف- روش تنخواه ثابت ب- روش تنخواه متغیر
5
روش تنخواه گردان ثابت .
در این روش به هنگام اولین پرداخت وجه به کارپرداز، حساب تنخواه گردان بدهکار و در مقابل حساب بانک بستانکار شده و در نهایـت در پـایـان سال مالی به هنگام تسویه حساب ، لازم است حساب مـزبور ( که در ابـتدای سـال بـدهکار شـده بـود ) مجددا بستانکار شود.
در روش مـزبور پس از انـجام هزینه و تایید اسنـاد مربوطه ، چکی معادل مبلغ هزینه در وجه کارپرداز صادر شده و به ازای آن حساب هزینه بدهکار و در مقابل حساب بانک بستانکار می شود.
6
روش تنخواه متغیر .
در این روش هر بار که اسنادهزینه از کارپرداز دریافت می شود، حساب هزینه ویا احیانا اقلام دیگری مثل دارایی های تحصـیل شـده بــدهکار و در مـقـابل حسـاب تنـخواه گـردان بستانکار می شود.
در روش تنـخواه متغیر ، پس از تـایید اسـناد و به هنـگام پرداخت وجه آن ، مجدداً حساب تنخواه گردان بدهکار ودر مقابل حساب بانک ، بستانکار می شود.
روش تنخواه متغیر به جهت توجه به گردش حسابها از لحاظ کنترل های داخلی مطلوبتر می باشد.
7
طرح یک مثال:
فعالیت های مـالی زیر مربوط به تنـخواه گردان مـوسسه اوج می باشد:
5/2/85 – پـرداخت مـبلغ 1.500.000 به کارپرداز بـابت تنـخواه گردان در قبال اخذ سفته ای تضمینی .
10/4/85 – ارائه اسناد هـزینه به شرکت از سـوی کـارپرداز و تایید آن بـه مـبلغ 800.000 ریال.
20/4/80- پرداخت وجه اسناد هزینه به کارپرداز.
8
نحوه ثبت فعالیت های مالی فوق در دو روش مزبور بشرح زیر خواهد بود:
روش تنخواه ثابت
روش تنخواه متغیر
5/2 تنخواه گردان 15.00.000
بانک 1.500.000
10/4 ثبت ندارد
20/4 هزینه ها 800.000
بانک 800.000
تنخواه گردان 1.500.000
بانک 1.500.000
هزینه ها 800.000
تنخواه گردان 800.000
تنخواه گردان800.000
بانک 800.000
9
صندوق
شامل وجـوه نقدی است که درصـندوق مـوسسه نگـهداشـته می شود. جهت اعـمال کنترل های داخلی لازم است موجودی صندوق از حد معینی تجاوزنکرده ومازاد در پایان هر روز به حساب های بانکی موسسه انتقال یابد.
سهولت در سوء استفاده از وجوه نقد باعث توجه هر چه بیشتر به ضرورت اعمال کنترل های داخلی در این حوزه گردیده است .
در مـوسسات بـزرگ کـنترل های داخلی معمولاً توسط قسمت حسابرسی داخـلی و در مـوسساتی که فاقد حسابرسی داخـلی هستند ، لازم اسـت توسط واحد مالی انجام گیرد.
10
کسور و اضافات صندوق
به هـرگونه اضـافه یا کسری صنـدوق که مـعمولاً به صـورت روزانه محاسبه می شود،اطلاق می گردد.در صورت با اهمیت بودن مبلغ ، لازم اسـت بـررسی هـای لازم در رابـطه با دلایل ایجاد آن انجام شده و بشرط کم اهمیت بودن، باید به حساب « کسور و اضافات صندوق » انتقال یابد.
در صـورتی که صنـدوق کـسری داشتـه باشد، حـساب فوق بـدهـکار و در مـقابـل حـساب صنـدوق بستـانکار شــده و در صـورت داشـتن مـازاد ، حسـاب صنـدوق بدهکار و در مقابل حساب « کسری و اضافات صندوق » بستانکار می گردد.
11
نحوه عمل با مانده کسور و اضافات صندوق در پایان سال
در پایان دوره مالی مانده حساب کسور و اضافات صندوق ممکن است بدهکار ویا بستانکار باشد. در خصوص نحوه عمل با مانده حساب مزبور دو روش قابل اعمال است :
الف- موسسه همه ماهه مبلغی به عنوان « کسر صندوق » به صندوق دارمی پردازد. در این حالت صندوق دار خود مسئول کسری بوده و هر گونه مانده بدهکار حساب کسورو اضافات صندوق با پرداخت نقدی صندوق دار تسویه می شود.
ب- موسسه مبلغی به عنوان کسری نپرداخته و مانده بدهکار یا بستانکار حـساب کسورو اضافات صـندوق بـه حـساب هـزینه یا درآمـد فرعـی منتقل می شود.
12
مثال از کسور و اضافات صندوق
30/11/85- موجودی عینی صندوق 200.000
30/11/85- موجودی طبق اسناد ومدارک 210.000
29/12/1385- مو جودی عینی صندوق 175.000
29/12/85- موجودی طبق اسناد و مدارک 170.000
روش موسسه : پرداخت کسری توسط صندوق دار.
با توجه به اطلاعات فوق ثبت های اصلاحی در پایان ماه های بهمن و اسفند بدین ترتیب انجام خواهد شد :
13
ثبت های اصلاحی :
30/11/85 کسورواضافات صندوق 10.000
صندوق 10.000
29/12/85 صندوق 5.000
کسور و اضافات صندوق 5.000
ثبت بستن مانده کسور و اضافات صندوق :
29/12/85 صندوق 5.000
کسور و اضافات صندوق 5.000
14
در صورتی که سیاست موسسه بستن کسور و اضافات صندوق به حساب هزینه یا درآمد فرعی باشد ، درآنصورت ثبت مربوط به بسته حساب مزبور به شرح زیر می تواند انجام گردد :
هزینه فرعی 5.000
کسور و اضافات صندوق 5.000
15
حساب بانک
آن بخش از وجوه نقد متعلق به واحد اقتصادی که نزد بانک ها یا موسسات اعتباری نگهداری می شود، در سیستم حسابداری تحت عنوان بانک ثبت می شود.
دلایل استفاده از حساب بانک :
امنیت بیشتر وجوه نقد نزد بانک ها
تسهیل در دریافت و پرداخت وجوه نقد
کاهش هزینه نگهداری وجوه نقد
16
اضافه برداشت بانکی
صدور چک به مبالغی بیش از موجودی بانکی، در صورتی که بانک وجه چک رابپردازد،منجر به ایجاد اضافه برداشت بانکی می شود.
در وضعیت اضافه برداشت ، مانده حساب بانک بستانکار بوده و به همین اعتبار نشان دهنده بدهی های موسسه به بانک خواهد بود.
اضافه برداشت بانکی ماهیتاً یک بدهی جاری می باشد.
17
صورتحساب بانکی
بانـک ها معمولاً در فـواصل زمانـی یک مـاهه ویا در هـر موقعی که دارنده حساب تقاضا نماید ، گزارشی از عملیات حساب جاری شخص را جهت اطلاع و تایید صحت عملیات مندرج در آن ، تهیه و در اختیار صاحب حساب قرار می دهند. این گزارش به صورتحساب بانکی معروف است .
در صورتحساب بانکی مانده ابتدای ماه ، مبالغ واریز و یا برداشت شده طی ماه و در نهایت مانده پایان ماه شرکت بر حسب دفاتر بانک گزارش می شود.
18
صورت مغایرت بانکی
بـه لـحاظ عـدم هـمزمانی عملیات مـالی شـرکت با ثبـت و پـردازش اطلاعـات در بـانک ، مـعمولاً مانده حساب بانک طبق دفاتر شرکت با مانده اعلام شده توسط بانک ، دارای مغایرت می باشد.
به منظور نشان دادن هر گـونه مـغایرت بین دفاتر بانک و شرکت لازم است که گزارشی به نام صورت مغایرت بانکی توسط شرکت تهیه گردد.
19
چگونگی یافتن دلایل مغایرت
به منظور یافتن دلایـل مغایرت بین متانده حساب وجه نقد در دفاتر شـرکت با مـوجودی نقد طبق صورتحساب بانک ، لازم است که اقـلام مندرج در ستون بدهکار صورتحساب بانک با اقلام مندرج در ستون بستانکار حساب بانک در دفاترموسسه و نیز اقـلام مندرج در ستون بستانکار صـورتحساب بانک با اقلام مندرج در ستون بدهکار حساب باتک در دفاتر موسسه ، مطابقت داده شود.
20
دلایل وجود مغایرت
دلایل وجود اختلاف بین مانده حساب بانک در دفاترموسسه و مانده وجوه نقد موسسه طبق صورتحساب بانک را به دو دسته کلی می توان تقسیم نمود :
دسته اول- عملیاتی که دردفاتر واحد تجاری انجام شده ولی هنوز در دفاتر بانک ثبت نشده است.
دسته دوم – عملیاتی که در دفاتر بانک انجام گردیده و ثبت مربوطه نیز صورت گرفته ولی هنوز در دفاتر واحد تجاری انعکاس نیافته است
21
مصادیق مربوط به دسته اول
چک های معوق
چک ها و اسناد در جریان وصول
وجوه بین راهی
چک های لا وصول
اشتباهات حسابداری
22
چک های معوق
به چک هایی اطلاق می شود که توسط موسسه صادر و در بستانکار حساب بانک موسسه نیز عمل گردیده است ولیکن تا تاریخ ارسال صورتحساب بانک،صاحب چک برای دریافت وجه آن اقدام نکرده است .
چک ها و اسناد در جریان وصول
شامل چک ها و اسناد دریافتی از مشتریان است که به هنگام دریافت از سوی موسسه ، عمل گردیده و در بدهکار حساب بانک نیز ثبت شده است ولیکن تا تاریخ دریافت صورتحساب هـنوز در دفاتر بـانک ، بـه بستانکار حساب مـوسسه انتـقال نیافته است.
23
وجوه بین راهی
وجوه واریزی به حسابجاری شرکت نزد بانک که توسـط شـرکت عـمل گردیده ولیکن هـنوز در دفـاتر بانک به ثبت نرسیده ( به بستانکار حساب شـرکت انتقال نیافته ) است. مثل وجـوهی که در آخرین سـاعات اداری به بانک تـودیع و در دفـاتر مـوسسه نیز در همان روز ثبت گردیده ولیکن ثبت آن توسط بانک به روز بعد موکول گردیده است.
چک های لاوصول
چکهایی که شرکت آنرا در بدهکارحساب بانک ثبت و جهت وصـول بـه بـانک سپـرده اسـت . ولیکن به لـحاظ لاوصـول بودن، ثبتی از بابت آن توسط بانک انجام نشده است.
24
اشتباهات حسابداری
شامل کلیه اشتباهاتی است که در دفاتر موسسه به هنگام ثبت عملیات مربوط به حساب بانک ممکن است اتفاق افتد.
اشتباه در ثبت بدهکار و بستانکار حساب بانک و اشتباه در جابجایی ارقام نمونه هایی از اشتباهاتی است که ممکن است توسط حسابدار موسسه اتفاق افتد.
25
مصادیق مربوط به دسته دوم
اشتباه در برداشت یا ثبت فعالیت مالی
کارمزد خدمات و هزینه های بانکی
واخواست اسناد تجاری تنزیل شده
وجوه دریافتی توسط بانک
26
اشتباه در برداشت یا ثبت فعالیت مالی
بانک نیز مثل شرکت ممکن است اشتباهاتی در برداشت از حسـاب و یا اشتباهـات دیگر انـجام دهد .عـدم کشف چـنین اشتباهاتی باعـث ایجاد مغایرت بین مـانده حتساب بانک و مبلغ صورتحساب ارسالی بانک خواهد شد.
کارمزد خدمات و هزینه های بانکی
شامل انواع هزینه ها و کارمزد بانکی است که بانک بابت ارائه خدمات مختلف از حساب جاری موسسه برداشت می کند. نظیر هزینه حوالجات بانکی و یا صدور دسته چک.
27
واخواست اسناد تجاری تنزیل شده
در صورت نکول اسناد تجاری تنزیل شده ، بانک اقدام به برداشت اصل ، کارمزد و هزینه واخواست سفته از حساب بانکی موسسه نموده و این موضوع تا زمانی که موسسه از آن اطلاع پیدا نکرده ، موجب ایجاد مغایرت خواهد شد.
وجوه دریافتی توسط بانک
شامل وجوهی است که به بستانکارحساب جاری موسسه نزد بانک انتقال یافته ولیکن موسسه به لحاظ عدم اطلاع ، ثبتی از بابت آن انجام نداده است.
28
تهیه صورت مغایرت بانکی
صورت مغایرت بانکی عبارت از صورتحسابی است که موارد اختلاف بین مانده صورتحساب بانک و مانده حساب بانک در دفاتر موسسه را در تاریخ معینی نشان می دهد.
صورت مغایرت بانکی معمولاً در پایان هر ماه و یا در مواقع ضروری دیگر تهیه می شود.
29
مراحل تهیه صورت مغایرت بانکی
مطابقت اقلام بدهکار حساب بانک موسسه با اقلام بستانکار صورتحساب بانک و بالعکس به قصد یافتن اقلام باز.
رجوع به مدارک و دفاتر جهت روشن کردن ماهیت اقلام باز.
تهیه گزارش از مغایرات موجود بین حساب بانک موسسه و صورتحساب ارسالی بانک.
انجام ثبت های اصلاحی لازم .
30
اشکال تهیه صورت مغایرت بانکی
صورت مغایرت بانکی به سه روش قابل تهیه می باشد :
مبنا قراردادن مانده صورتحساب بانک.
در این روش سعی می شود با استفاده از مانده حساب بانک شرکت، مانده وجوه نقد طبق صورتحساب بانک محاسبه شود.
مبنا قراردادن مانده دفاتر شرکت.
عکس روش اول عمل می شود.
مبنا قراردادن مانده واقعی
در این روش بطور همزمان از مانده وجه نقد طبق حساب بانک موسسه و صورتحساب بانک ، مانده واقعی بدست می آید.
31
طرح یک مثال ( مسئله اول کتاب )
مانده حساب بانک طبق دفاترشرکت سیما 12.520.000
مانده نقد شرکت طبق صورتحساب بانک 11.200.000
وجوه بین راهی 3.520.000
چکهای معوق 3.500.000
نکول اسناد تنزیلی 1.500.000
برداشت هزینه بانکی و کارمزد بانک 20.000
وصول اسناد دریافتنی توسط بانک 2.250.000
32
چک بین راهی به مبلغ 600.000 ریال بوده است.
چکی به مبلغ 780.000 ریال جهت خرید اثاثه اشتباها به
مبلغ 870.000 ریال در دفاتر شرکت ثبت شده است.
حسابدار بانک چکی به مبلغ 800.000 ریال را که توسط شرکت صدا صادر شده بود ، اشتباهاً از حساب شرکت سیما برداشت نموده است.
چکی به 910.000 ریال بابت خرید کالا اشتباها به مبلغ 190.000 ریال ثبت شده است.
با توجه به اطلاعات فوق اینک می توان صورت مغایرت بانکی را با استفاده از هر سه روش تهیه نمود.
33
صورت مغایرت بانکی – روش اول
مانده بانک طبق دفاتر شرکت 12.520.000
اضافه ( کسر ) می شود :
چک های معوق 3.500.000
اشتباه در ثبت اثاثه 90.000
وصول اسناد دریافتنی 2.250.000
چکهای دریافتی از مشتریان ( 600.000 )
نکول اسناد تنزیلی ( 1.500.000)
34
هزینه بانکی ( 20.000 )
اشتباه در برداشت ( 800.000 )
اشتباه در ثبت خرید کالا ( 720.000 )
وجوه بین راهی (3.520.000 ) (1.320.000)
مانده طبق صورتحساب بانک 11.200.000
35
صورت مغایرت بانکی – روش دوم
مانده وجه نقد طبق صورتحساب بانک 11.200.000
اضافه (کسر) می شود:
چکهای دریافتی از مشتریان 600.000
نکول اسناد تنزیلی 1.500.000
هزینه بانکی 20.000
اشتباه در برداشت 800.000
اشتباه در ثبت خرید کالا 720.000
36
وجوه بین راهی 3.520.000
چک های معوق (3.500.000)
اشتباه در ثبت اثاثه (90.000)
وصول اسناد دریافتنی (2.250.000) 1.320.000
مانده بانک طبق دفاتر شرکت 12.520.000
37
صورت مغایرت بانکی – روش سوم
مانده صورتحساب 11.200
مانده دفاتر شرکت 12.520
اضافه(کسر) می شود:
اضافه(کسر) می شود:
وصول اسناد 2.250
اشتباه درثبت اثاثه 90
نکول اسناد (1.500)
اشتباه درثبت خرید(720)
هزینه بانکی (20) 100
مانده واقعی 12.620
وجوه بین راهی 3.520
چک بین راهی 600
اشتباه در برداشت 800
چکهای معوق (3.500) 1.420
مانده واقعی 12.620
ارقام به هزار ریال
38
ثبت های اصلاحی در دفاتر شرکت :
بانک 2.340.000
استاد دریافتنی 2.250.000
اثاثه 90.000
بدهکاران 1.500.000
هزینه بانکی 20.000
خرید کالا 720.000
بانک 2.420.000
39
حسابداری چک های وعده ای
چک های وعده دار( مدت دار) به چک هایی اطلاق می شود که تاریخ صدور آن با تاریخ سررسید چک مطابقت نمی کند( تاریخ سررسید بعد از تاریخ صدور می باشد).
از لحاظ حسابداری چکهای مدت دار، لازم است به نکات زیر توجه شود:
چک های وعده دار دریافتی در بدهکار « حساب های دریافتنی » ثبت می شود.
40
در صورت واگذاری چکهای وعده دار دریافتی به اشخاص ثالث لازم است حساب « حساب های پرداختنی » بستانکار گردد.
به هنگام اطلاع از وصول چک وعده داری که پس از دریافت به شخص ثالثی واگذار گردیده ، باید« حسابهای پرداختنی» بدهکار و در مقابل «حسابهای دریافتنی » بستانکار شود.
صدور هر گونه چک وعده دار باید در بستانکار «حسابهای پرداختنی » ثبت گردد.
41
مثال از چک های وعده ای
شرکت یاس عملیات زیررا در رابطه با چکهای وعده دار در طی سال 85 انجام داده است :
الف- 1/5- دریافت چک مدت دار به مبلغ 200.000 بابت فروش نسیه کالا.
ب- 9/5- خرید اثاثه به مبلغ 300.000 ریال که در ازای آن چک دریافتی در بند الف پس از پشت نویسی واگذار شده ودر قبال باقی مبلغ، چک وعده داری صادر گردید.
ج- 3/6- اطلاع از وصول چک پشت نویسی شده ( بند ب )
42
ثبت های لازم در دفتر روزنامه شرکت یاس از بابت معاملات مربوط به چکهای وعده ای بشرح زیر انجام می شود :
1/5 حسابهای دریافتنی 200.000
فروش کالا 200.000
9/5 اثاثه اداری 300.000
حسابهای پرداختنی 300.000
3/6 حسابهای پرداختنی 200.000
حسابهای دریافتنی 200.000