حسابداری وجوه نقد و بانک
بطور کلی وجوه نقد متعلق به موسسات شامل وجوه نقد نزد صندوق،وجوه نقد نزد تنخواه و وجوه نقد نزد بانک می باشد. عملیات حسابداری هر بخش وجوه نقد بطور جداگانه مورد بحث قرار می گیرد. عمدتا در حال حاضر عملیات دریافت و پرداخت از طریق سیستم بانکی صورت می گیرد. (به دلیل اینکه مبلغ معاملات بالا بوده و نز به دلیل اجتناب از اشتباهات و کسری صندوق) ولی در برخی از موارد نگهداری وجوه نقد در صندوق شرکت غیرقابل اجتناب است.
وجوه نقد:
کاملترین تعریف نقد از لحاظ حسابداری عبارتست از: آنچه که اگر به بانک ارائه شود معادل ارزش اسمی آن، بدون قید و شرط و فورا توسط بانک پرداخت گردد.
به عنوان مثال می توان از اسکناس و مسکوک،چک،حواله های بانکی، بروات دیداری، حسابهای پس انداز و دیداری نزد بانکها و سایر نهادهای مالی به عنوان نقد یاد نمود زیرا به محض ارائه به بانک مبلغ اسمی آنها به حساب مشتری منظور می گردد.
حسابهای مربوط به وجوه نقد اعم از صندوق و بانک از مهمترین حسابهای هر موسسه به شمار می رود زیرا این حسابها معرف قدرت خرید کالا و خدمات و نیز قدرت پرداخت بدهی ها می باشند. مانده وجوه نقد به عنوان اولین رقم تشکیل دهنده داراییهای جاری در ترازنامه منعکس می گردد.
کنترلهای داخلی مربوط به وجوه نقد:
وجوه نقد در هر شکل(مانند اسکناس، سکه، …..) مقبولترین دارایی است که همه اشخاص خواهان آن می باشند. به همین دلیل بیش از سایر داراییها نیاز به محافظت و کنترل دارد. اگر این دارایی تحت محافظت و کنترل موثر واقع نشود، ممکن است مورد سوء استفاده قرار گیرد. در هر موسسه ای برای محافظت از وجوه نقد باید کنترلهایی وجود داشته باشد. از جمله این کنترلها می توان از تفکیک مسئولیتها نام برد. تفکیک مسئولیتها بدین معنی است که هیچ فردی نباید به تنهایی عهده دار انجام تمام مراحل یک معامله باشد. مثلاً در مورد فروشهای نقدی، عمل فروش، دریافت وجه نقد و ثبت حسابداری مربوط به این رویداد، نباید توسط یک نفر صورت گیرد. در مورد وجوه نقد نیز عمل دریافت و پرداخت نباید به عهده شخص واحد باشد. بدین ترتیب وقتی عملیات حسابداری از نگهداری داراییها (نظیر نقد) تفکیک شود، کار یک نفر(یا یک دایره) توسط شخص(یا دیاره) دیگر کنترل می شود.
موجودی نقد باید هر چندگاه یک بار با حساب دارایی مربوطه مطابقت داده شود و هر گونه مغایرت مورد پیگیری قرار گیرد.
صندوق:
حساب صندوق، در موسساتی استفاده می شود که عملیات جاری آنها(دریافت و پرداخت) به صورت نقد را ایجاب می نماید. حساب صندوق شامل وجوه نقد،اعم از مسکوک و اسکناس،حواله های بانکی و سایر اوراقی است که دارای خصیصه وجه نقد باشند. اما باید دقت نمود که مبالغ پرداختی به کارکنان به طور علی الحساب و پیش پرداخت به فروشندگان نباید جزء موجودی صندوق محسوب گردد بلکه باید به ترتیب در حسابهای (بدهکاران متفرقه) و (پیش پرداختها) منظور گردد. همچنین وجوهی که توسط یک موسسه به عنوان سپرده، نزد شخص یا موسسه دیگری نگهداری می شود، مانند پیش پرداخت بابت خرید کالا، سپرده شرکت در مناقصه و مزایده و نظایر آن نباید به عنوان موجودی نقد در ترازنامه انعکاس یابد.
به هر حال، در موسساتی که از حساب صندوق استفاده می شود مسئولیت نگهداری صندوق دریافت و یا صندوق تنخواه گردان به عهده فرد یا افرادی به نام صندوق دار cashier می باشد.
عملیات دریافت و پرداخت این صندوقها، به طور روزانه توسط صندوق دار در دفاتر مخصوص به خود ثبت و در پایان هر روز مانده این حسابها طبق دفتر با موجودی نقد شمارش شده مطابقت داده می شود و بدین ترتیب از صحت عملیات اطمینان حاصل می گردد. واریز وجوه صندوق دریافت به حساب بانکی شرکت و دریافت وجه توسط صندوق دار این صندوق باید به استناد مدارک صورت گیرد و در هر دریافت حساب صندوق بدهکار و در هر پرداخت نیز حساب مذکور بستانکار می گردد.
عملیات حسابداری وجوه نقد نزد صندوق:
در زمان فروش نقدی: در زمان پرداخت هزینه ها:
صندوق ** هزینه ها **
فروش ** صندوق **
در زمان وصول مطالبات: در زمان پرداخت بدهی:
صندوق ** از محل صندوق **
بدهکاران ** بستانکاران **
صندوق **
بنابراین حساب صندوق در پایان هر دوره مالی دارای مانده بدهکار می باشد.
اضافه (کسر) صندوق:
با توجه به حجم عملیات دریافتها و پرداختها، ممکن است صندوق دار در پایان هر روز با اضافه یا کسری صندوق مواجه گردد. چنانچه مبلغ اضافه یا کسر، مبلغ با اهمیتی باشد باید بررسی لازم در این رابطه به عمل آید. ولی در صورتیکه این مبلغ نا چیز باشد و یا ناشی از اشتباهات تشخیص داده شود باید در دفاترثبت گردد. برای این کار از حسابی به نام کسری و اضافات صندوق استفاده می شود.
در پایان هر دوره مالی موجودی نقد نزد صندوق شمارش می شود ممکن است بین مانده حساب صندوق در دفتر کل شرکت و موجودی نقد شمارش شده نزد صندوق تفاوت وجود داشته باشد.
روش های برخورد با کسری و اضافی صندوق:
روش اول:
کسری یا اضافی صندوق را به حساب شخص صندوق دار شرکت منظور می نمائیم.
1- اگر صندوق شرکت نسبت به حساب کل صندوق کسری داشته باشد. ثبت زیر را انجام می دهیم.
بدهکاران **
صندوق **
2- اگر صندوق شرکت اضافی داشته باشد ثبت زیر صادر می شود.
صندوق **
بدهکاران **
روش دوم:
در این روش کسری یا اضافی صندوق را به ترتیب به حساب هزینه یا درآمد منظور نمائیم.
1- اگر صندوق شرکت کسری داشته باشد. ثبت زیر صادر می شود.
هزینه کسری صندوق **
صندوق **
2- اگر صندوق شرکت اضافی داشته باشد ثبت زیر صادر می شود
صندوق **
درآمد ناشی از اضافی صندوق **
در پایان دوره مالی حساب کسور و اضافات صندوق ممکن است دارای مانده بدهکار باشد که در این صورت به عنوان هزینه متفرقه و در صورتی که مانده آن بستانکار باشد به عنوان درآمد متفرقه در صورت سود و زیان موسسه نشان داده می شود.
حساب بانک:
یکی از کنترلهای موثر بر وجوه نقد، نگهداری آن در بانک می باشد. امروزه بیشتر دریافتها و پرداختهای عمده موسسات و واحدهای تجاری از طریق سیستم بانکی صورت می گیرد و موسسات نیز ترجیح می دهد که قسمت اعظم وجوه نقد خود را نزد بانکها نگهداری نماید.
نگهداری وجوه نقد در بانک، عملاً به صورت گوناگونی انجام می گیرد. گاهی موسسات برای دریافتها و پرداختهای خود، اقدام به افتتاح حساب جاری نموده و هرگاه به بانک مراجعه نمایند می توانند مبلغ موجود در حساب خود را بوسیله چک دریافت نمایند. گاهی نیز موسسات مقداری از وجوه نقد خود را به صورت پس انداز قرض الحسنه سپرده سرمایه سرمایه گذاری کوتاه مدت و بلند مدت، نزد بانکها نگهداری می نمایند.
سپردن وجوه نقد به حساب جاری، اصطلاحا واریز به حساب بانکی نامیده می شود و اعلامیه یا مدرکی که بانکها در قبال واریز وجه به صاحب حساب ارائه می دهند (اعلامیه بستانکار) نام دارد.
حسابداری وجوه نقد نزد تنخواه:
معمولاً در شرکت ها جهت انجام پرداخت های جزیی، مبلغ جزیی در اختیار برخی از پرسنل شرکت از قبیل مامور خرید، راننده شرکت و غیره قرار داده می شود. به شخص مزبور تنخواه دار (تنخواه گردان) و به وجه نقد مزبور تنخواه گفته می شود.
لازم به ذکر است که میزان تنخواه گردان یا مبلغی ثابت و از قبل تعیین شده یا مبلغی متغییر با تعیین حداکثر می باشد.
تنخواه گردان به دو روش صورت می گیرد:
الف: تنخواه گردان ثابت ب: تنخواه گردان متغییر
الف) تنخواه گردان ثابت:
در این روش، حداکثر مبلغ تنخواه گردان تعیین شده و طی چکی به مسئولین تنخواه گردان پرداخت می گردد. مسئول تنخواه گردان از محل مبلغ دریافتی، هزینه های انجام شده را پرداخت و مدارک مثبته این هزینه ها را جهت تجدید مبلغ تنخواه گردان به دایره حسابداری ارائه می نماید. دایره حسابداری پس از رسیدگی به مدارک و حصول اطمینان، چکی معادل هزینه های انجام شده صادر و به مسئول تنخواه گردان تسلیم می نماید. معمولا مانده حساب تنخواه گردان در پایان دوره مالی یا هنگام تعویض متصدی تنخواه گردان به بانک یا صندوق واریز و اسناد هزینه های انجام شده توسط تنخواه گردان به دایره حسابداری ارائه می گردد تا این هزینه ها به درستی در دوره مربوطه ثبت گردند.
ب) تنخواه گردان متغییر:
نوع دیگر تنخواه گردان به این طریق است که مبلغی به عنوان تنخواه گردان طی چکی به مسئول تنخواه گردان پرداخت شده و هر بار که اسناد هزینه ارائه می شود از حساب وی کسر می گردد.
مبلغ پرداختی به مسئول تنخواه گردان بابت تجدید آن، در هر بار معادل اسناد هزینه ارائه شده توسط وی می باشد. البته در این نوع از تنخواه گردان پرداخت وجه لزوما هم زمان با ثبت هزینه های انجام شده، نبوده، بلکه پرداخت وجه با درخواست از طرف مسئول تنخواه گردان صورت می گیرد.
در این روش همیشه یک ثبت اضافی نسبت به روش ثابت وجود دارد. زیرا ارائه مدارک هزینه مستلزم یک ثبت و دریافت وجه توسط تنخواه گردان نیز مستلزم ثبت دیگری می باشد.
ثبتهای حسابداری مربوط به تنخواه گردان:
روش تنخواه گردان ثابت روش تنخواه گردان متغییر
1-ایجاد تنخواه: تنخواه گردان ** تنخواه گردان **
بانک ** بانک **
2-ارائه اسناد هزینه: هزینه ها ** هزینه **
… تنخواه گردان**
… تنخواه گردان**
بانک ** بانک**
3-تسویه حساب تنخواه گردان:
هزینه ** هزینه **
بانک ** بانک **
تنخواه گردان ** تنخواه گردان **
در واحدهای تجاری در قبال مبالغ پرداخت شده به صندوق دار و مسئول تنخواه گردان، تضمین کافی اخذ می گردد. هنگامی که چک یا سفته ای به عنوان تضمین از تنخواه گردان دریافت می گردد. ثبت حسابداری زیر صادر می گردد.
حسابهای انتظامی به نفع شرکت- سفته آقای X **
طرف حسابهای انتظامی به نفع شرکت-سفته آقایX **
توضیح این که حساب انتظامی یک حساب آماری می باشد و اوراق بهاداری است که به صورت تضمینی دریافت یا واگذار می شود و در این حساب ثبت می شود هنگامی که این اوراق دریافتی بر گشت داده شود عکس ثبت اولیه صادر می شود.
حسابداری موجودی نقد نزد بانکها:
همانطوریکه گفته شد بخش عمده موجودی نقد شرکت نزد بانکها نگهداری می شود و عملیات دریافت و پرداخت از طریق بانک صورت می گیرد. که به منزله یکی از بدهکاران شرکت می باشد متقابلا شرکت به منزله یکی از بستانکاران بانک می باشد.
بنابراین در هر زمان که مبلغی به حساب شرکت در بانک واریز می شود حساب بانک در دفاتر شرکت بدهکار خواهد شد و در همین زمان حساب شرکت در دفاتر بانک بستانکار می شود و نیز در مواردی که مبلغی از حساب شرکت در بانک برداشت می شود حساب بانک در دفاتر شرکت کاهش یافته یعنی بستانکار می شود و حساب شرکت در دفاتر بانک بدهکار می شود.
چنانچه حسابدار شرکت و حسابدار بانک هر دو معاملات و رویدادهای فی ما بین را به صورت صحیح و به موقع در دفاتر خود ثبت نمایند. مانده حساب بانک در دفاتر شرکت و مانده حساب شرکت در دفاتر بانک با هم برابر و معکوس خواهد شد و در اکثر موارد نیز مانده حساب بانک در دفاتر شرکت بدهکار و مانده حساب شرکت در دفاتر بانک بستانکار خواهد بود. اما در عمل چنین اتفاقی نمی افتد و در اغلب موارد این دو مانده با هم یکی نمی باشد و با هم اختلاف دارد این اختلاف ناشی از دو عامل است.
1- اشتباهات: گاهی اوقات اتفاق می افتد که یکی از دو حسابدار یا هر دوی آنها اعداد را به صورت اشتباه در دفاتر خود ثبت می کنند و این باعث ایجاد اختلاف در مانده حسابها خواهد شد.
2- تاخیر و تقدم زمانی: گاهی اوقات معامله یا رویدادی را یکی از حسابدارها در دفتر ثبت می کند ولی نباید ذلایلی تا تاریخ تهیه صورت مغایرت حسابدار دوم آنرا در دفاتر خود ثبت نکرده است در این حالت ممکن است مثال فوق به صورت زیر تغییر نماید.
اقلام اول در تهیه صورت مغایرت:
اقلام باز: عبارتند از اقلامی که در یک طرف یکی از صورت حسابها ثبت شده است ولی در طرف مقابل حساب دیگر ثبت نشده است مثلا در ستون بدهکار حساب بانک در دفاتر شرکت ثبت شده است ولی در ستون بستانکار صورت حساب بانکی ثبت نشده است.
تشخیص ماهیت اقلام باز- اهم اقلام باز عبارتند از:
الف) اقلام باز ناشی از تاخیر زمانی:
1- چک های معوق به چک هایی گفته می شود که توسط شرکت صادر شده ولی توسط دارنده چک تا تاریخ تهیه صورت مغایرت به بانک ارائه نشده است لذا در ستون بستانکار حساب بانک در دفاتر شرکت موجود می باشد، ولی در ستون بدهکار این صورت حساب بانکی منعکس نشده است.
2- سپرده های بین راهی مبالغی است که توسط حسابدار شرکت جهت واریز به بانک سپرده شده است ولی تا تاریخ تهیه صورت مغایرت بانکی در دفاتر بانک عمل نشده است لذا در ستون بدهکار حساب بانک در دفاتر شرکت ثبت شده است ولی در ستون بستانکار صورت حساب بانکی منعکس نمی باشد.
3- هزینه های بانکی در مواردی اتفاق می افتد که بانک بابت هزینه های بانکی مانند بهای دسته چک،کارمزد،حواله جات و غیره مواردی را از حساب شرکت برداشت نموده و تا تاریخ تهیه صورت مغایرت اعلامیه بانکی آن بدست شرکت نرسیده است. لذا این اقلام در ستون بدهکار صورت حساب بانکی وجود دارد ولی در ستون بستانکار حساب بانک در دفاتر شرکت ثبت نشده است.
4- وجوه دریافتی بانک از مشتریان شرکت در بعضی مواقع مشتریان شرکت مبالغی را بدون اطلاع شرکت به حساب واریز می نمایند این مبالغ در ستون بستانکار صورت حساب بانکی موجود می باشد ولی در ستون بدهکار حساب بانک در دفاتر شرکت موجود نمی باشد.
5- چک های لاوصول (تودیع چک، چک لاوصول) چک هایی است که توسط شرکت از مشتریان دریافت و جهت وصول و واریز به حساب به بانک ارائه شده است ولی به علت نداشتن موجودی بانک چک مزبور را به حساب شرکت منظور نکرده است لذا در ستون بدهکار حساب بانک در دفاتر شرکت موجود می باشد ولی در صورت حساب بانکی منعکس نشده است.
6- سفته های تنزیل و نکول شده گاهی اوقات شرکت از مشتریان خود سفته ای دریافت داشته و زودتر از موعد سررسید به وجه نقد نیاز پیدا می کند در این مواقع شرکت به بانک مراجعه نموده و سفته مذکور را تنزیل می نماید بدین صورت که با دریافت وجهی کمتر از مبلغ اسمی سفته آنرا در اختیار بانک قرار بدهد بانک در تاریخ سررسید به فرد متعهد یا صادر کننده سفته مراجعه نموده و وجه آنرا مطالبه می کند چنانچه متعهد وجه سفته را به بانک بپردازد بانک شرکت را در جریان وصول وجه سفته قرار می دهد ولی چنانچه از پرداخت وجه آن خودداری کند اصطلاحا سفته نکول یا واخواست شده است به عبارتی سفته ای که متعهد در تاریخ سررسید از پرداخت وجه آن خودداری کند نکول شده است در اینگونه موارد بانک اصل و بهره سفته مذکور را از حساب شرکت تنزیل کننده سفته برداشت می کند و ممکن است تا تاریخ تهیه صورت مغایرت به شرکت اطلاعاتی نداده باشد لذا این اقلام در بدهکار صورت حساب بانکی ثبت شده است ولی در بستانکار حساب بانک در دفاتر شرکت منعکس نمی باشد.
ب) مغایرت ناشی از اشتباهات
1- اشتباه در ثبت بیش از واقع چک توسط حسابدار شرکت: بدین صورت که حسابدار شرکت چک را بیش از مبلغ واقعی خود در دفاتر ثبت نماید مثلا چک 190 هزار ریالی را به مبلغ 910 هزار ریال ثبت کند.
2- اشتباه ثبت کمتر از واقع چک توسط حسابدار شرکت: بدین صورت که حسابدار شرکت چک را کمتر از واقعی خود ثبت کند مثلا چک 900 ریالی را 90 ریال بنویسد.
3- اشتباه ثبت بیش از واقع چک توسط حسابدار بانک
4- اشتباه ثبت کمتراز واقع چک توسط حسابدار بانک
5- اشتباه ثبت بیش از واقع سپرده توسط حسابدار شرکت: بدین صورت که حسابدار شرکت وجوه واریز شده به حساب را به اشتباه بیش از مبلغ واقعی ثبت کند.
6- اشتباه کمتر از واقع سپرده توسط حسابدار شرکت
7- اشتباه ثبت بیش از واقع سپرده توسط حسابدار بانک
8- اشتباه ثبت کمتر از واقع سپرده توسط حسابدار بانک
9- اشتباه در برداشت از حساب توسط بانک:
ممکن است حسابدار بانک چک های صادره توسط شرکت را اشتباها از حساب دیگری پرداخت نماید و یا چک های صادره توسط دیگران را اشتباها از حساب شرکت برداشت نماید.
10- اشتباه در واریز به حساب توسط حسابدار بانک یا شرکت: در این صورت که وجوه واریز شده به حساب شرکت اشتباها به حسابهای دیگر منظور شود و یا وجوه واریز شده متعلق به حسابهای دیگران اشتباها به حساب شرکت واریز شود.