انواع تصمیم گیری و ارتباط آن با سطوح مدیریت
2
انواع تصمیم گیری:
مسائل و شرائطی که مدیران برای آن اخذ تصمیم می کنند مختلف و متفاوت می باشد. گاهی نوع مسائل با هم متفاوت است نظیر این که زمانی تصمیم در مورد تولید سازمان و کارخانه ای اخذ می گردد و زمانی نیز در مورد حقوق کارمندی صورت می گیرد؛ وگاهی اطّلاعاتی که برای اخذ تصمیم بدست مدیر می رسد متفاوت است نظیر این که زمانی اطّلاعات کافی و کامل است و زمانی اطّلاعات ناکافی و غیر دقیق است. در واقع مسائل مختلف به انواع متفاوتی از تصمیم گیری نیازمنداند، از این رو تصمیم گیری انواع و شقوق مختلفی پیدا می کند.
3
برای تشخیص نوع و ماهیّت یک تصمیم و تعیین سطح مدیریتی مسئول آن به چهار ملاک می توان اشاره کرد:
1. تازگی یا تکراری بودن تصمیم.
2. میزان دخالت زمان آینده در تصمیم.
3. دامنه امور و فعالیّت هائی که تصمیم بر آنها موثر است.
4. میزان مداخله عوامل کیفی در آن.
4
تصمیمات اخذ شده توسط مدیر را به چهار دسته تقسیم می کنیم.
ا . تصمیمات از حیث مراحل و چگونگی اخذ آن ها
تصمیمات برنامه ریزی شده «معمول»
تصمیمات برنامه ریزی نشده «غیر معمول»
ب . تصمیمات از حیث موقعیّت ها و شرایط تصمیم گیری
موقعیّت اطمینان «یقین»
موقعیّت مخاطره «ریسک»
موقعیّت عدم اطمینان
ت . تصمیمات از حیث سطوح مدیریتی مرتبط با آن
تصمیم های استراتژیک
تصمیم های اداری یا رده میانی
تصمیم های عملیاتی
ث . تصمیمات از حیث تصمیم گیرندگان
تصمیمات فردی
تصمیمات گروهی
5
ا . تصمیمات از حیث مراحل و چگونگی اخذ آن ها:
تصمیمات برنامه ریزی شده «معمول»:
تصمیم های برنامه ریزی شده، تصمیم هائی هستند که بر حسب عادت، قوانین و رویه های معیّنی اخذ می گردند. هر سازمانی خط مشی و رویه هائی دارد که در وضعیّت های مشابه و تکراری تصمیم گیری بر مبنای آن صورت می گیرد.
این نوع تصمیم گیری هم برای مسائل ساده و هم برای مسائل پیچیده مورد استفاده می باشد امّا استفاده از این نوع تصمیم گیری در مورد مسائل نامنظم، پیچیده و جدید دشوار و سخت است. معمولاَ این نوع تصمیم گیری در مورد مسائلی که تا مقداری تکراری و به گونه ای هستند که می توان عوامل تشکیل دهنده آن ها را پیش بینی، تعریف و تعیین نمود قابل استفاده است. نظیر تصمیم گیری در مورد حقوق کارمندی که تازه استخدام می شود را می توان از طریق رویه ها و خط مشی ها تعیین نمود.
در واقع تصمیم های برنامه ریزی شده تصمیماتی هستند مبتنی بر خط مشی ها، رویه ها، و مقرراتی که برای تسهیل کار سازمان پیشاپیش وضع می شوند. استفاده از این نوع تصمیم گیری می تواند از جهتی محاسن و از جهتی معایبی داشته باشد؛ از آن جهت که موجب آزاد شدن بخشی از وقت مدیر می شود و مدیر می تواند وقت خود را صرف پرداختن به امور مهم تر و جدید تر نماید حسن داشته باشد و از آن جهت که موجب محدود شدن آزادی عمل و اختیار مدیر می شود دارای عیب باشد.
6
تصمیمات برنامه ریزی نشده «غیر معمول»:
تصمیمات برنامه ریزی نشده تصمیماتی هستند که در مورد مسائل جدید، غیر معمول، تازه و منحصر به فرد اخذ می شوند در واقع مربوط به مسائلی هستند که تازگی دارند و بی همتا می باشند.
اگر مساله ای جدید باشد و یا به اندازه ای تکرار نشده باشد که بتوان برای حلّ آن بر طبق خط مشی و رویه ها عمل کرد و عوامل تشکیل دهنده آن را پیش بینی و تعریف نمود از این نوع تصمیمات در حل آن ها استفاده می شود. و هم چنین اگر مساله ای به گونه ای دارای اهمیّت و ضرورت باشد و یا آنکه هزینه بردار و متضمّن تعهّدات دراز مدّت باشد باید با اتّخاذ تصمیم های برنامه ریزی نشده در حل آن اقدام نمود.
در سلسله مراتب سازمان، رده مدیر هر چه بالاتر باشد باید توانائی بیشتری در اخذ تصمیمات غیرمعمول و برنامه ریزی نشده داشته باشد زیرا که کارهائی که مدیران عالی وظیفه انجام آن ها را دارند نسبت به وظائف مدیران سطوح پایین از تکرار کمتری برخوردار هستند؛ نظیر طراحی برنامه ها، خط مشی گذاری، هماهنگ کردن سایر بخشها، اجرای تصمیمات، مهیّا ساختن منابع و غیره. لذا نیاز به تصمیم گیری غیر معمول و برنامه ریزی نشده دارند. در واقع تصمیمات برنامه ریزی شده به مدیران سطح پایین و عملیاتی بیشتر مربوط است و تصمیمات برنامه ریزی نشده به مدیران عالی و بالائی مربوط است.
7
ب . تصمیمات از حیث موقعیّت ها و شرایط تصمیم گیری:
در تصمیم گیری ها برای تعیین نحوه برخورد با مسائل، آنها را با توجّه به میزان اطّلاعات موجود در رابطه با آنها در نظر می گیرند در واقع در تصمیم گیری ها بسته به اطّلاعاتی که در اختیار تصمیم گیرنده قرار می گیرد شرائط و موقعیّت ها متفاوت می شوند؛ در این صورت یا آنکه نتائج قابل پیش بینی است و یا آنکه قابل پیش بینی نیست.
شرائط تصمیم گیری با توجّه به قابلیّت پیش بینی بودن نتائج دارای سه قسم است.
8
موقعیّت اطمینان «یقین»:
در این وضعیّت می توان نتائج هر کدام از وجوه تصمیم را پیش بینی کرد و اطلاعات کامل، دقیق، صحیح، کافی، سنجش پذیر و قابل اطمینان برای تصمیم گیری وجود دارد. در واقع در تصمیم گیری در این موقعیّت می توان به راحتی و دقیق نتائج را در آینده پیش بینی کرد و به اتّخاذ تصمیم پرداخت.
موقعیّت مخاطره «ریسک»:
در این وضعیّت پیش بینی نتائج کمتر از موقعیّت اطمینان است در واقع میزان احتمالی که به وقوع هر یک از نتائج داده می شود معیّن است. یعنی اطلاعات کامل و دقیقی در دست نیست و فقط بسبب احتمال می توان وقوع نتائج را معیّن نمود و تصمیم گیری ها با توجّه به احتمالاتی که به وقوع نتائج داده شده گرفته می شود.
موقعیّت عدم اطمینان:
در این نوع از موقعیّت نتائج غیرقابل پیش بینی است و هیچ گونه اطلاعاتی در دست نیست و یا خیلی ناچیز است.
در این حالت احتمال برای نتائج تمامی راه حل ها یکسان فرض می شود و براساس ارزش مورد انتظار تصمیم گیری می شود. در این تصمیم گیری ها بیشترین احتمال شکست تصمیمات وجود دارد.
9
ت . تصمیمات از حیث سطوح مدیریتی مرتبط با آن:
همه مدیران بدون توجّه به سطح مدیریتی آنها در ساختار سازمان باید تصمیم هائی را اخذ نمایند هر کدام از مدیران بسته به ماهیّت مسائل فراروی آنها شیوه ویژه و تفکّری خاص در حل مشکلات و مسائل دارند. لذا تصمیمات با توجّه به رابطه آنها به سطوح مدیریتی که آنها را اخذ می کنند به سه دسته تقسیم می شوند:
10
تصمیم های استراتژیک:
این تصمیمات معمولاَ توسط مدیریت عالی اخذ می شود و هدف های کلّی و استراتژیک، هدایت و رابطه با محیط خارجی سازمان را در بر می گیرد. این تصمیم ها غالباَ دارای ماهیّتی مفهومی می باشند و کل سازمان را در بر می گیرند و عموماَ پیامدهای بلند مدت دارند.
تصمیم های اداری یا رده میانی:
تصمیم های اداری یا تاکتیکی که معمولاَ توسط مدیران رده میانی اتخاذ می شوند از تصمیم های استراتژیک تا حدودی مشخص تراند و معمولاَ یک اداره یا گروهی از اداره های مرتبط به هم را در سازمان شامل می شوند. این نوع تصمیمات میان مدت اند.
تصمیم های عملیاتی:
تصمیم های عملیاتی توسط مدیران رده پایین «سرپرستان» اتخاذ می شود. این تصمیم ها مشخص اند و به عملیات روز مرّه مربوط می شود و معمولاَ یک اداره یا گروهی از اداره ها را در بر می گیرد و پیامدهای کوتاه مدت دارند.
11
ث . تصمیمات از حیث تصمیم گیرندگان:
تصمیماتی که در سازمان گرفته می شود؛ یا آنکه بتوسط شخص مدیر می باشد و تصمیم گیرنده یک نفر آن هم خود مدیر است و یا آنکه تصمیمات بصورت گروهی و جمعی گرفته می شود.
تصمیمات فردی:
تصمیماتی هستند که مدیر به تنهائی پس از تشخیص مشکل اقدام به حل و اخذ تصمیم برای آن می نماید. این نوع تصمیمات یا آنکه مدیر در آنها به صورت سیستماتیک، قانونی و طبق رویه ها عمل می کند و یا آنکه بعلت محدودیّت زمانی مجبور به اخذ تصمیم فوری و خارج از سیستماتیک می شود.
این نوع تصمیمات دارای محاسن و معایبی می باشد.
محاسن تصمیمات فردی:
1. سرعت تصمیم گیری بالاست؛ یعنی زمان بری کمتری دارد.
2. هزینه ها کم است.
3. مسئولیّت روشن است؛ در صورتی که با خطا مواجه شود مسئولیّت ها بر عهده شخص واحد است.
4. دوری از آفت گروه اندیشی.
معایب تصمیمات فردی:
1. ضریب خطای تصمیمات اخذ شده بالاست؛ زیرا که خروجی یک فکر برای حل مساله است.
2. کیفیّت تصمیم پایین است؛ تصمیمات فردی در صورتی که مفید واقع شوند و دارای خطائی نباشند از کیفیّت کمی نسبت به تصمیمات گروهی برخوردار است.
12
تصمیمات گروهی:
تصمیماتی هستند که مدیر به تنهائی اقدام به اخذ آنها نمی کند بلکه به صورت گروهی گرفته می شود و گاهاً چند مدیر یا جمعی که متخصص در مورد موضوع مساله هستند وظیفه اخذ تصمیم را به عهده دارند.
این نوع تصمیمات نیز دارای محاسن و معایبی است.
محاسن تصمیمات گروهی:
1. تصمیم از کیفیّت بالائی برخوردار است. هم چنانکه حضرت علی(علیه السلام) مشورت در تصمیم گیری را موجب اخذ تصمیم موثر می داند و می فرمایند: «من استبرّ برایه هلک و من شاور الرجّال شارکها فی عقولها» هر کس خود رای باشد به هلاکت رسد و هر کس با دیگران مشورت کرد، در عقل های آنان شریک شد.
2. مقبولیّت و پذیرش بیشتر است؛ یعنی از جانب کارکنان با میل بیشتری به اجرا گذارده می شود.
3. تعدد مسئولان و مجریان.
معایب تصمیمات گروهی:
1. وقت گیر است و نیاز به زمان زیادی دارد.
2. هزینه بردار است.
3. ابهام در مسئولیّت؛ یعنی مسئولیّت به عهده شخص واحدی نیست.
4. بیماری گروه اندیشی.
از آنجائی که تصمیمات در سازمان گاهاَ به صورت فردی و گاهاً به صورت گروهی گرفته می شود لذا برای تشخیص مکان و موارد استفاده از هر یک از تصمیمات فردی، گروهی شاخص هائی تعیین گردیده که بصورت زیر می باشد.
1. از حیث وقت.
2. از حیث هزینه.
3. از حیث تعداد مجریان.
4. از حیث مقبولیّت.
5. از حیث مسئولیّت پذیری.
6. از حیث کیفیّت تصمیم.
13
نتیجه گیری:
تصمیم گیری را به صورت ساده می توان انتخاب یک راه از میان راه ها به منظور حل مشکل تعریف نمود.
تمام وظائف مدیر اعم از برنامه ریزی، سازماندهی، طرح ریزی، هدایت، کنترل، هماهنگی، بودجه بندی و… هر کدام به نوعی بر تصمیم گیری استوار است و در واقع تصمیم گیری در تمامی وظائف او دخیل است لذا تصمیم گیری جایگاه مغز در سازمان و مدیریت را دارا می باشد.
برای حل یک مشکل یا مساله نمی توان به راحتی و به سرعت تصمیم اتخاذ نمود بلکه باید طی مراحلی و فرایند خاصی به حل و اتخاذ تصمیم برای آن پرداخت. فرایند تصمیم گیری در مدیریت غربی شامل مراحل؛ شناسائی و بررسی وضعیّت موجود، راه حل یابی، ارزیابی و انتخاب یک راه حل، اجرای تصمیم و پیگیری آن، می باشد. در مدیریت اسلامی نیز مراحلی از جمله؛ مشاوره جوئی و نظر خواهی برای شناخت عمیق تر مساله، یافتن نظرات و راه حل ها، انتخاب یک نظر، تبادل نظر و مشاوره جوئی برای اجرای آن راه حل، توکل بر خدا برای اجرای راه حل انتخابی، برای فرایند تصمیم گیری ذکر شده است.
از آنجائی که مسائل و شرائطی که مدیران برای آن تصمیم گیری می کنند متفاوت از یکدیگر است لذا تصمیم گیری انواع و اقسام مختلفی پیدا کرده است. از جمله انواع آن تصمیمات برنامه ریزی شده و تصمیمات برنامه ریزی نشده، تصمیمات گروهی و تصمیمات فردی، تصمیم در موقعیّت اطمینان و ریسک و عدم اطمینان می باشد.
می توان برای تصمیم های موثر مشخصه هائی از قبیل؛ انعطاف پذیری، هماهنگ کننده بودن، قابل درک بودن، و … را ذکر کرد.
موانع تصمیم گیری را به طور کلّی می توان به دو قسم موانع درونی و موانع بیرونی تقسیم نمود.
14