معرفی شرکت:
شرکت مارلیک سان در سال 1365 به منظور تولید انواع میل بادامک خودرو تاسیس و با تجهیز کارگاههای ریخته گری و ماشینکاری در سال 1368 به تولید اولین نوع میل بادامک خود یعنی میل بادامک پیکان 1600 سی سی و ریخته گری انواع قطعات مهندسی اقدام نموده است.
این شرکت با پشتوانه نیروی انسانی متخصص و با تجربه و دانش فنی کافی و نیز با بهره گیری از ماشین آلات و تجهیزات مدرن تولید و آزمایشگاههای کنترل کیفی مناسب، این توانایی را دارد که نیاز خودرو سازی کشور را با ظرفیت بیش از 1000000 قطعه میل بادامک در سال تامین نماید. و در حال حاضر اقدام به راه اندازی خطوط جدیدی نموده تا علاوه بر افزایش ظرفیت تولید خود طی برنامه زمانبندی تا پایان 1385 حدود 10% محصولات تولیدی را صادر نماید.
وضعیت شرکت در حال حاضر:
در حال حاضر میل بادامک ماسینکاری شده پیکان cc1500 که از سال 1369 تولید آن شروع شده بود در مرحله جایگزینی با میل یادامک پیکان انژکتوری می باشد.
توجه: تولید میل بادامک رنو به علت اجراء سیاست کاهش آلودگی متوقف شده است.
تولید میل بادامک خام نیسان و پراید به مرحله تولید انبوه ریخته گری رسیده همچنین تولید میل بادامک ماشینکاری بصورت آزمایشی انجام و به مشتری تحویل گردیده است.
خط مشی (منشور ) کیفیت سازمان:
شرکت ما پس از یک دوره موفقیت نسبی در ارتقاء سازمانی و فرهنگی ضرورت رشد و گسترش به سمت دیدگاههای نوین و بهنگام مدیریت کیفیت را احساس می نماید و در این راستا دستیابی به استاندارد مدیریت کیفیت Iso/TS16949-2002 (خاص صنعت خودرو سازی) را یه عنوان راهی در پاسخگویی به این نیاز مورد توجه قرار داده است.
لذا شرکت ما جهت دستیابی به این مهم خط مشی های زیر را سر لوحه کار خود قرار داده:
1-کسب رضایت مشتری در راستای تولید محصول با کیفیت، مطابق با استانداردهای جهانی الزامات و نیازهای آن.
2-مشارکت کارکنان در اجرای سیستم مدیریت کیفیت.
3-ارتقاء فرهنگ سازمانی و تلاش در جهت ارتقاء دانش فنی و سازمانی کارکنان.
4-بررسی تدریجی و تعریف مجدد فرایندها در جهت کاهش هزینه های فاقد ارزش افزوده.
5-کاهش ضایعات بطوری که به سمت نقص صفر (zero defect) میل نماید.
6-ایجاد بهبود مستمر در تمامی زمینه ها و فعالیتهای مربوط به سازمان و سیستم کیفی.
7-ارتقاء کیفی محصول و ایجاد شرایط محیطی مناسب.
قرار است که برای کلیه موارد فوق و اهداف مربوطه دفترچه کسب و کار هر ساله مورد بازنگری قرار گیرد و اثر بخشی آن مورد بررسی قرار گیرد.
کسب رضایت مشتری شالوده اصلی برآیند فعالیتهای شرکت قلمداد می شود که بدون آن حضور شرکت در بازارهای ملی و جهانی نمی تواند معنا داشته باشد. شرکت به دنبال کسب تعالی و رشد در همه زمینه های فعالیت خود به ویژه در کیفیت محصول می باشد.
اهداف:
بطور کلی اهداف در شرکت ها شامل 1-اهداف کوتاه مدت 2-اهداف بلند مدت 3-اهداف وابسته به سازمان 6-اهداف وابسته به محصول5-اهداف وابسته به مشتری 6-اهداف عالیه 7-اهداف مرتبط با ایمنی8-اهداف وابسته به محیط زیست می باشد که
در زیر به تک تک آنها به طور مختصر اشاره می شود:
1-اهداف کوتاه مدت:
– ارتقاء بر گرید A بر اساس لیست ساپکو تا تاریخ آخر 1383.
– ایجاد شرایط زیست محیطی مناسب با استاندارد های ایزو 16000 .
– پیاده سازی TMP جهت سالن یک تا پایان 1382.
– برقراری نظام 5s در ایستگاههای پایلوت تا پایان 1382 .
توضیح: نظام 5s شامل s های پتج گانه است که هرکدام عبارتند از:
S1 : تفکیک و تعمیر
S2:ترتیب و تنظیم
S3: تمیزی
S4تداوم و ایمنی
S5: تعلیم و انظباط
– رشد و ارتقای مهارتهای نیروی انسانی و ارتقای توانایی و شرایط کار
2-اهداف بلند مدت:
– ایجاد تدریجی نهاد تحقق و توسعه و طراحی محصول جهت انجام فرآیند مهندسی معکوس و پدید آوری محصول جدبد برای رسیدن به سقف
6000000 محصول در سال تا پایان سال 1383.
– صادرات حدود 10% از محصولات به خارج تا پایان 1385.
– ایجاد سیستم ایمنی مطابق استانداردهای بین المللی OSHAS 18000 تا پایان 1383.
– شناسایی و استفاده از تکنولوژی متناسب و روشهای تولیدی مدرن جهت بهینه کردن روندهای ماشینکاری در تولید هر یک از محصولات جهت برخورداری از توانایی تولید در حد استانداردهای بین المللی و کاهش دوباره کاری و ضایعات تا پایان 1386.
3-اهداف وابسته به سازمان :
– برقراری نیازهای حقوقی
– بهبود موقعیت در بازار داخلی و خارجی
– اطمینان از پایداری و بقای سازمان
– بهبود مستمر
اهداف وابسته به محصول:
– کاهش نرخ ضایعات و میل به سمت نقص صفر (zero defect)
– کیفیت تحویل پیمانکاران
– بهبود کیفیت
– بهبود قابلیت فرآیند و قابلیت اطمینان
– بهبود عملکرد زیست محیطی
5- اهداف وابسته به مشتری:
– کوتاه کردن زمان سفارش تا تحویل
– بهبود رضایت مشتری
– کاهش زمان پاسخگویی به شکایات
– بهبود قابلیت اطمینان در فرآیند تحویل.
6-اهداف عالیه :
– افزایش ارزش افزوده
– کاهش هزینه بدون افت کیفیت
– افزایش اثر بخشی اقدامات اصلاحی
– افزایش و بهبود نحوه عملکردها
– طرح ریزی از پیش تعیین شده کیفیت.
7-اهداف مرتبط با ایمنی
– کاهش آلودگی صوتی
– ایمن سازی محیط کار
– ایمن سازی فرآیند
8- اهداف زیست محیطی
– کاهش آلودگی آب، هوا و خاک
– کاهش و مدیریت مصرف انرژی
– توسعه فضای سبز
– جدا سازی و بازیافت ضایعات
نظامنامه کیفی:
1- هدف و دامنه کاربرد (scope):
1-1-کلیات:
الف: شرکت مارلیک سان به عنوان مهمترین و پر سابقه ترین تولید کننده داخلی میل بادامک ایران خودرو و سایپا تلاش دارد تا با بکارگیری الزامات این استاندارد توانایی خود را در ارائه محصولی مطابق با خواسته های مشتری و فراتر از محصولات تولیدی داخلی و خارجی دیگر به اثبات رساند.
ب:شرکت ما قصد دارد تا با بکارگیری الزامات در جهت رسیدگی به نظرات مشتریان طبق فرمهای نظر سنجی داخلی و خارجی و بهبود مستمر و به روز سیستم گام بردارد.
1-2-کاربرد (application) :
در شرکت ما تمامی الزامات و قوانین مذکور در استاندارد ایران – ایزو 9000 ارائه شده و قابل بکارگیری است.
استثنا: با توجه به این که این شرکت فعالیتهای مریوط به طراحی (مذکور در بند 7) را انجام نمی دهد و محصولهای سفارشی توسط خود مشتری طراحی(عمدتا ساپکو) و در اختیار گذاشته می شود لذا طراحی محصول شامل فعالیتهای مربوط به سیستم کیفیت این شرکت نمی گردد.
2-مراجع الزامی (normative refrences) :
در سیستم ما کلیه الزامات از استاندارد ایران-ایزو 9000 سال 1380 گرفته و به روز خواهد شد.
3-1- اصطلاحات و تعاریف (term sand derinitions) :
3-1-تامین کننده : (supplier)
شرکت مارلیک سان به عنوان تامین کننده تعریف می شود که طراحی را از مشتری
می گیرد و بر اساس آن به تولید و عرضه محصول (میل بادامک) خواهد پرداخت.
3-2-مشتری (customer) :
شرکتهای ایران خودرو و سایپا به عنوان مشتری تعریف شده اند که محصول را دریافت می دارند.
3-3- محصول (product) :
ما حصل فرآیندهای شرکت میل بادامک است که به عنوان محصول در اختیار مشتری قرار می گیرد.
3-4-روش اجرایی (Procedure)
جهت اجرای فرآیندهای سیستم در شرکت ما نیاز دیده شده که علاوه بر روشهای اجرایی الزامی، تعدادی نیز بصورت اختیاری و مکمل در نظر گرفته شود که مجموع آنها به 39 روش اجرایی رسیده که در ادامه ذکر خواهند شد.
3-5-مدرک (document) :
به کلیه فرمهای موجود در سیستم کیفیت و حتی خالی و هنوز پر نشده باشد مدرک گفته می شود.
3-6-سوابق (records) :
در شرکت به هر مدرکی که پر شود و به تصویب و امضای مسئولان برسد سابقه گفته می شود که دارای تاریخ اعتبار است و باید برای آنها کنترل سوایق انجام گیرد.
3-7-نظامنامه کیفی (quality manual) :
اطلاعات و مستندات مشخص کننده سیستم کیفیت سازمان می باشد .
3-8-کیفیت (quality) :
در شرکت ما کیفیت به عنوان رسیدن به سطحی از محصول که ضمن برآورد رضایت مشتری تمامی الزامات و خواسته ها را برآورده می کند، تعریف می شود.
3-9-رضایت مشتری (customer satisfaction) :
رضایت مشتری تنها با ارائه محصولی مطابق خواسته های وی با قیمت پایین تر از بازار رقابتی ایجاد می شود. لذا کسب رضایت مشتری شالوده اصلی برآیند فعالیتهای شرکت قلمداد می شود که بدون آن حضور شرکت در بازارهای ملی و جهانی نمی تواند معنا داشته باشد . شرکت بدنبال تعالی و رشد در همه زمینه های فعالیت به ویژه در کیفیت محصول می باشد.
3-10-مدیر عامل (managing director) :
مدیر عامل که به هیئت مدیره پاسخگو است ، تمام مسئولیتها و اختیارات مربوط به مدیریت و اداره شرکت را بر عهده دارد و نیز وظیفه تهیه خط مشی ها و اهداف کیفیت شرکت را بر عهده دارد.
3-11-نماینده مدیریت (مدیر تضمین کیفیت):
مدیر تضمین کیفیت به نمایندگی از مدیریت عامل، کارکردهای سیستم کیفیت را کار سنجی می کند و اطمینان حاصل می نماید که این کارکردها یر طبق نیازها و استانداردهای ISO عمل می کند.
3-12-شورای کیفیت :
متشکل از مدیران و روسای کیفی شرکت است.
طراحی و اجرای طرحهای مربوط به توسعه کارخانه، تجهیزات و تسهیلات باید در
شورای کیفیت مورد بررسی و تحلیل قرار گیرد تا مشکلات آن از زوایای مختلف مشخص شود.
خط مشی و اهداف کیفی هر 6 ماه یکبار در شورای کیفی مورد بررسی و در صورت نیاز مورد بازنگری قرار می گیرد.
6-سیستم مدیریت کیفیت (quality management system) :
6-1-الزامات عمومی:
الف)جهت این بخش نمودار طرح فرآیندهای شرکت همراه با فرم مربوطه تهیه شده . در این فرم ورودی فرآیند، جریان فرآیند، فرآیند پشتیبان ، خروجی فرآیند و هدف آن ذکر شده .
فرآیندهای اصلی : فعالیتهای مدیریتی، فراهم کردن منابع، پدید آوری محصول و اندازه گیری می باشند .
ب) توالی و تعامل بین فرآیندها نیز توسط فرم طرح فرآیندهای شرکت و نیز DFD های موجود مشخص است.
ج) کلیه معیارها و روشها و شاخصهای لازمه مجددا در فرم طرح فرآیندهای شرکت بررسی و اجرا می شوند. معیارها می توانند مواردی از قبیل در صد شکایات
مشتری، تعداد قطعات برگشتی و امتیاز عملکرد و … تعریف شود.
هر یک از معیارها نیازمند شاخص عددی هستند.
هدف نیز منطبق با شاخص تعیین می گردد. هدف هایی از قبیل کاهش تعداد قطعات برگشتی و افزایش رضایت و کاهش شکایت مشتری.
د)نظامنامه کیفی و منابع اطلاعات باید تکثیر و در اختیار مدیران و روسای مربوطه و سرپرستان قرار داده شود. و نیز منابع انسانی، زیر ساختها ، محیط کار و مشخصات فنی باید تامین شود تا از نارضایتی کارکنان داخلی جلوگیری شود.
ه)نظارت، اندازه گیری و تحویل فرآیندها همانطور که نشان داده می شود در فرم طرح فرآیندهای شرکت آمده است.
9)باید در شرکت سیکلی وجود داشته باشد که واحدها گزارشات لازم را به شورای کیفیت فرستاده و شورا اقدامات لازم را جهت دستیابی به نتایج برنامه ریزی شده و بهبود مداوم فرآیندها در شرکت ما بازرسی ویژه ای وجود دارد که عملکرد و تطابق با الزاماتش مستقیما بررسی می کند.
همچنین هرگاه فرایندهای منطبق و تاثیر گذار بر محصول به تامین کننده واگذار شد، جهت هماهنگی این گونه از شرکتها با شرکت کارلیک سان باید APQP و سایر اطلاعات شرکت تامین کتتده را بررسی کرد و سپس سازمان تصمیم بگیرد که آیا اختیار تامین ما یحتاج را یه شرکت تامین کننده بدهد یا خیر و این کنترل بصورت مداوم انجام می گیرد.
6-2- الزامات مربوط به مستندات :(documentation requirements) :
6-2-1- کلیات:
الف)سازمان دارای خط مشی کیفیت و اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خواهد بود که توسط مدیریت رده بالا تهیه می شود و هر شش ماه یکبار توسط شورای کیفیت بررسی و بازنگری می شود.
ب)در شرکت نظامنامه کیفیت ایجاد خواهد شد که کلیه الزامات ، استاندارد همراه با استثناعات در آن ذکر شده و اجرا خواهد شد و تغییرات لازم و به روز در دوره های معینی در آن انجام می شود .
ج)علاوه بر روشهای اجرایی الزامی تعدادی روش اجرایی اختیاری نیز بنا به نیاز تهیه و اجرا می شود، که این روشهای اجرایی عبارتند از:
1-روش اجرایی سنجش رضایت مشتری (customer satisfaction)
2-روش اجرایی ممیز داخلی (internal audit)
1- روش اجرایی پایش و اندازه گیری فرآیندها که در دو مرحله درون روند و
آزمون نهایی انجام می شود.
2- روش اجرایی سنجش محصول (monitoring and measurement of product)
3- روش اجرایی کنترل محصول نا منطبق (control of nonconforming product)
4- روش اجرایی بهبود مداوم (continual improvement)
5- روش اجرایی اقدام اصلاحی (corrective action)
6- روش اجرایی اقدام پیشگیرانه (preventive action)
7- روش اجرایی توقف روند/تولید
8- روش اجرایی تایید اقلام خریداری شده
9- روش اجرایی بازرسی و آزمون دریافت
10- روش اجرایی شناسایی و ردیابی فرآورده
11- روش اجرایی جایگاه بازرسی و آزمون
12- روش اجرایی شناسایی میزان اندازه گیری و نحوه کالیبراسیون .
13- روش اجرایی نحوه جابجایی ، نگهداری تجهیزات ، بازرسی و آزمون آنها.
14- روش اجرایی بررسی فنی قرارداد.
15- روش اجرایی فعالیت تیم FMEA
16- روش اجرایی CMK
17- روش اجرایی APQP
18- روش اجرایی بازرسی پیش از ارسال
19- روش اجرایی هزینه های کیفیت
20- روش اجرایی برنامه ریزی تولید
21- روش اجرایی آمار
22- روش اجرایی جابجایی و انبارش
23- روش اجرایی مشتری بابی
24- روش اجرایی ارزشیابی پیمانکاران (تامین کنندگان)
25- روش اجرایی ایجاد انگیزش کارکنان
26- روش اجرایی تهیه و کنترل مدارک
27- روش اجرایی نگهداری، بایگانی و مراجعه به ثبتهای کیفی
28- روش اجرایی ممیزی محصول و فرآیند
29- روش اجرایی کنترل خرید
30- روش اجرایی آموزش
31- روش اجرایی نگهداری و تعمیرات
32- روش اجرایی TMP
33- روش اجرایی MSA
34- روش اجرایی جایگزینی پرسنل
35- روش اجرایی RPAR
36- روش اجرایی طراحی و ساخت
37- روش اجرایی ارتباط با مشتری
د)با توجه به گستردگی سازمان لازم دیده شد که برای همه بخشها و مراحل تولید روشهای اجرایی تهیه شود که تعداد آن در شرکت یه 39 مورد رسیده بود و هر کدام دارای مدارک و فرمهای خاصی می باشد که اثر بخشی اجرا و … را کنترل می کند.
ه)سوابق اجباری استاندارد اجرا و نگهداری می شود و در مواقع لازم بازنگری شده و تغییر داده می شود.
6-2-2-نظامنامه کیفیت (documented procedure) :
الف)سیستم مدیریت کیفیت شامل تمام بخشهای سازمان می شود و نظامنامه برای
همه آنها تهیه می شود . و به جز یک استثناء در بند 7 تمامی الزامات استاندارد در نظامنامه شرکت اجرا می شود که همانا طراحی محصول است.
با توجه به این که شرکت فعالیتهای مربوط به طراحی را انجام نمی دهد و محصولهای سفارش شده توسط خود مشتری (عمدتا ساپکو) طراحی می گردد لذا طراحی شامل فعالیتهای مربوط به سیستم مدیریت کیفیت این شرکت نمی گردد.
ب) در نظامنامه روشهای اجرایی مدون در 39 بند ایجاد و برقرار نگه داشته شده که در بند 6-2-1-ج به آن اشاره شد.
ج)ابتدا طرحهای تولید از شرکت ساپکو و دیگر مشتریان گرفته می شود و طی فرآیندها و عملیات خرید مواد، ریخته گری ، ماشینکاری و بسته بندی و ارسال محصول تولید ، نگهداری، خدمات و عرضه می شود. بعد از آن محصول در اختیار مشتری قرار داده می شود. پس از آن مسئولیت مدیریت است که خط مشی ها و اهداف را تهیه کند و فردی را به عنوان نماینده مدیریت بگمارد که همانا مدیر تضمین کیفیت است. نماینده مدیریت وظیفه دارد تا با کنترل مدارک، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم را در مورد اهداف خط مشی ها در شورای کیفیت مطرح کند تا تغییرات لازم انجام گیرد. پس از مدیریت منابع وظیفه دارد تا با آماده سازی منابع انسانی زیر ساختها و محیط مناسب زمینه را برای اجرا و پیاده سازی اهداف و خط مشی ها فراهم آورد. سپس پدیدآوری محصول وظیفه دارد با استفاده و بکارگیری منابع مربوطه محصول را تولید، نگهداری و عرضه کند و این سیکل پدید آوری و سنجش رضایت مشتری باید برقرار نگه داشته شود.
6-2-3-کنترل مدارک (control of documents) :
الف)جهت تصویب مدارک شناسنامه مدرک وجود دارد که برای تایید به مسئولان داده می شود در این فرم تایید کننده معمولا مدیر واحد، تایید کننده نهایی معمولا تضمین کیفیت و تصویب کننده مدیر عامل است. جهت تصویب نهایی دو نوع مهر وجود دارد که یکی مهر تحت کنترل داخلی است و دیگری مهر غیر قابل کنترل می باشد که در مواقعی که مدرک از شرکت خارج شده باشد و تحت کنترل نباشد کاربرد دارد.
ب)جهت بازنگری و روز آمد کردن بر حسب نیاز و تصویب مجدد مدارک فرم تغییر یا تهیه مدرک وجود دارد. بعد از انجام تغییرات نیاز است که شناسنامه مدارک تغییر، بازنگری و تعویض شود ولی از آنجائیکه تعویض مداوم شناسنامه ها کار مشکلی است لذا مهری تهیه شده که پشت شناسنامه زده می شود و مشخصات تغییرات روی آن ذکر شده است. لذا شناسنامه اصلی با تمامی تغییرات در پشت آن
باقی می ماند.
ج)در شرکت ما روال به این صورت است که مدارک تک تک چک می شود تا از مشخص بودن تغییرات و تصویبات اطمینان حاصل شود. ضمنا در فرم شناسنامه نیز این موضوع در شرح تغییرات ذکر شده و تغییرات به همراه صفحات تغییر در نظامنامه آمده است.
د)در بند دریافت کننده از فرم شناسنامه مشخص شده که هر مدرک در چه مکانی باید موجود و در دسترسی باشد و عینا به همان بخشها فرستاده می شود. ضمنا لیست کنترل مدارک وجود دارد که مشخص می کند که هر مدرک و سندی به کدام بخشها فرستاده شده است.
ه)تمامی مدارک در درون زون کن و کاور نگهداری می شوند و تمامی مدارک دارای شناسنامه هستند که جهت شناسایی برای آنها وجود دارد.
و)جهت حصول اطمینان از مشخص بودن مدارکی که منشا خارجی دارند مهری به نام مهر معتبر خارجی وجود دارد که بر روی مدارکی که منشا خارجی دارند زده می شود و برای تحت کنترل بودن مدارک یک لیست کنترل مدارک خارجی وجود دارد.
ز)جهت پیشگیری از استفاده مهری از مدارک منسوخ شده مهری به نام مهر فاقد
اعتبار به رنگ قرمز وجود دارد که بر روی مدارک منسوخ رده می شود و در نهایت یکی از فرمهای منسوخ نگهداری می شود و سایر مدارک دور ریخته می شود.
6-2-4-کنترل سوابق (control of records):
در سازمان ما بطور کلی به هر فرمی تا زمانی که خالی باشد مدرک و زمانی که پر شود و به تایید مسئولان برسد تبدیل به سابقه می شود. لذا جهت شناسایی و قابل دستیابی بودن سوابق نظام یافته در بایگانی ها نگهداری می شوند وبه منظور شناسایی و آگاهی از محل نگهداری و بازنگری های آن ها لیستی به نام منترل سوابق وجود دارد.
5-مسئولیت مدیریت (management commitment)
5-1-تعهد مدیریت (management commitment)
الف)مدیریت جهت تفهیم برآورد کردن خواسته های مشتری و همچنین الزامات مربوط به قوانین و مقررات سازمان از طریقی مانند تهیه منشورهای ویژه و نصب آنها در مکانهای مختلف سازمان اعلامهای شفاهی و نیز بکارگیری برگه های اطلاعاتی و برقراری جلسات ادواری استفاده می شود.
ب)مدیریت موظف است که خط مشی های کیفیت را در قالب منشور میفیت آماده ساخته و شرایط نصب آنرا در مکان های مختلف سازمان فراهم آورد. و موجباتی را فراهم آورد که شورای کیفیت در دوره های معین به بازنگری خط مشی بپردازد.
ج)مدیریت موظف است از وجود و مناسب بودن اهداف بلند مدت و کوتاه مدت شرکت اطمینان حاصل نماید و از کفایت و مناسب بودن آن از طریق مشاوره با شورای کیفیت اطمینان حاصل نماید.
د)بازنگری های مدیریت در شرکت در دو حالت انجام می شود که در هر دو حالت سرپرستی و نظارت کلی بر عهده مدیر رده بالا است. حالت اول واگذاری مسئولیت بازنگری به نماینده مدیریت که معمولا مدیر تضمین کیفیت است و حالت دوم واگذاری مسئولیت بازنگری بر عهده شورای کیفیت است.
ه)منابع انسانی، زیر ساختهای ماشین آلات، مشخصات فنی و محیط کار لازم باید توسط مدیریت به جهت رسیدن به اهداف شرکت و پدید آوری محصول آماده سازی شود.
5-2-مشتری محوری (customer focus)
کسب رضایت مشتری اصلی ترین هدف شرکت قلمداد می شود و بدون آن حضور
در بازارهای ملی و جهانی نمی تواند معنا داشته باشد. لذا شرکت به دنبال مشتری محوری و کسب رضایت مشتری است.
جهت سنجش رضایت دو نوع مشتری برای سازمان تعریف می شود: 1- مشتری داخلی که عمدتا کارکنان هستند. 2-مشتری خارجی که مصرف کنندگان بازاری یا شرکت های مصرف کننده هستند. که جهت سنجش رضایت آنها فرمهای جداگانه ارزیابی مشتری داخلی و فرم ارزیابی رضایت مشتری خارجی وجود دارد که این فرمها در اختیار آنها قرار داده می شود و بعد از پر کردن به تجزیه و تحلیل آنها پرداخته می شود.
جهت افزایش رضایت مشتری بعد از تجزیه و تحلیل فرمها، نمودارهای ویژه ای از جمله علت و معلول و … رسم و به بررسی مشکلات پرداخته می شود و در جهت رفع آنها اقدام می شود.
این نظر سنجی ها بطور مداوم انجام می پذیرد.
در زیر نمونه ای از فرمهای ارزیابی مشتری داخلی و خارجی آمده است:
5-3- خط مشی کیفیت (quality policy)
مدیریت رده بالا باید اطمینان یابد که خط مشی های تدوین شده با هریک از
مقاصد کلی سازمان که همانا ماموریت، چشم انداز، اهداف کلان، استراتژی، اهداف کمی و برنامه های عملیاتی هستند همخوانی داشته باشد و در جهت بهینه سازی آنها گام بر می دارد.
ب)در خط مشی کیفیت خود متعهد شده ایم که سیستم مدیریت کیفیت نظام گرا را بر حسب استانداردهای ISO 9001 ایجاد و بهبود دهیم.
ج)جلسات دوره ای با حضور مدیریت رده بالا وتوسط شورای کیفیت برگزار می شود که در آن اهداف تعیین شده توسط مدیر رده بالا بازنگری می شود.
ه)جهت انتقال، تفهیم و درک خط مشی در درون سازمان، این خط مشی ها در قالب منشور کیفیت در درون تابلوهایی قرار داده شده و در تمامی نقاط سازمان نصب شده است و نیز مسئولانی جهت آموزش به افراد گماشته شده اند.
و)شرکت ما برای اینکه از تداوم تناسب خط مشی اطمینان حاصل کند با برگزاری جلسات مناسب بودن و تداوم خط مشی را بازنگری می نماید.
5-4- طرح ریزی (planning)
5-6-1-اهداف کیفیت (quality objectives)
شرکت نیاز می داند که مدیریت رده بالا اهداف و سمت و سوهای کلان شرکت را
از طریق تجزیه و تحلیل اهداف کوتاه مدت یک تا دو ساله و اهداف بلند مدت سه ساله و بیشتر که در واحد بازرگانی انجام می پذیرد تعیین و تعریف نماید. و از قابلیت اندازه گیری، مسئولیت پذیری، دارای محدوده زمانی بودن آنها اطمینان حاصل نماید.
5-4-2- طرح ریزی سیستمهای مدیریت کیفیت(quality management system planning)
الف)مدیریت با گماشتن نماینده مدیریت (مدیر تضمین کیفیت) و گزارشات او از طرح ریزی و تداوم سیستم مدیریت کیفیت در شرکت اطمینان حاصل می نماید.
ب)طبق بند 6-2-3 قسمت ب هرگاه تغییری در سیستم مدیریت کیفیت طرح ریزی و اجرا شود به تایید و تصویب مدیران واحد مربوطه و مدیر تضمین کیفیت رسیده و فرم تهیه/ تغییر مدرک پر می شود و این تغییرات توسط مدیر کیفیت به مدیریت رده بالا گزارش داده می شود و به این طریق اطمینان مدیریت حاصل می شود.
5-5-مسئولیت، اختیار و انتقال اطلاعات(responsibility ,authority and communication)
5-5-1-مسئولیت و اختیار
در درون شرکت دفترچه ای تحت عنوان دفترچه طرح مشاغل و کسب و کار وجود دارد که در آن تمامی مسئولیتها و اختیارات تعیین شده اند و در درون سازمان پخش شده اند و به این ترتیب مدیریت از تعیین مسئولیتها و اختیارات اطمینان حاصل می نماید.
5-5-2-نماینده مدیریت (management representive)
الف)مطابق بند 6-1-الف نماینده مدیریت با پیگیری فرم طرح فرآیندهای شرکت (process plan) از ایجاد و اجرا و جریان فرآیندهای مورد نیاز سیستم مدیریت کیفیت اطمینان حاصل می نماید.
ب)با جلسات ادواری که شورای کیفیت انجام می دهد نماینده مدیریت در حضور مدیران و خصوصا مدیریت رده بالا در مورد عملکرد سیستم مدیریت کیفیت و نیازهای لازمه جهت بهبود سیستم گزارشاتی را ارائه می دهد و در نهایت شورا تصمیم نهایی را در رابطه با گزارشات صادر می کند.
ج)نماینده مدیریت از طریق نظارت مستقیم و تستهای غیر علنی از افزایش آگاهی
در مورد خواسته های مشتری در سرتاسر سازمان اطمینان حاصل می نماید.
5-5-3-انتقال اطلاعات در درون سازمان (internal communication):
انتقال اطلاعات در درون سازمان از طریق فرمهای موجود انجام می گیرد و با گزارشهاتی که مدیر تضمین کیفیت در اختیار مدیریت قرار می دهد، مدیر رده بالا از مناسب بودن فرآیندهای انتقال اطلاعات در درون سازمان اطمینان حاصل می نماید.
5-6-بازنگری مدیریت (management review)
5-6-1-کلیات:
شرکت موظف است هر 6 مایه یکبار شورای کیفیت را به ریاست مدیریت رده بالا ایجاد و مدون نگاه دارد تا در آن طبق گزارشاتی که نماینده مدیریت ارائه می دهد به بازنگری تقسیم و ایجاد تغییرات یا اضافه کردن موارد لازمه پرداخته شود. این بازنگری ها باید طبق فرمهایی که در بند 6-2-4- ذکر شد به عنوان سوابق نگهداری شوند.
5-6-2-دروندادهای بازنگری (review inputs)
الف)جهت بازنگری مدیریت در شرکت ما نتایج ممیزی به عنوان درونداد در اختیار گذاشته می شود تا مشخص شود سیستم مدیریت کیفیت با ترتیبات الزامات استاندارد و مدیریت کیفیت تطابق دارد یا خیر و از طرفی به طور اثر بخش اجرا و بر قرار نگهداشته می شود یا خیر.
ب)به عنوان یکی از موارد سنجش درباره عملکرد سیستم مدیریت کیفیت و بازنگری آن باید بازخور از مشتری و برداشت وی از برآورده شدن خواسته ها به عنوان یکی از دروندادهای بازنگری در اختیار قرار داده شود که شیوه جمع آوری اطلاعات بازخورد نظرات مشتری توسط فرمهای ارزیابی رضایت مشتری داخلی و خارجی است در بند 5-2به آن اشاره شد.
ج)اطلاعات مربوط به انطباق محصول و عملکرد فرآیند ها باید به عنوان درونداد در اختیار گذارده شود تا در بازنگری هایی که انجام خواهد شد اقداماتی در جهت رفع عدم انطباق انجام گیرد.
د)اقداماتی که در بند ج به آن اشاره شد همان اقدام اصلاحی و پیشگیرانه هستند که اطلاعات آنها باید به عنوان درونداد جهت بازنگری در اختیار باشد.
ه)کنترل سوابق بازنگری های گذشته از آنجایی که می تواند به ایجاد فرصتهای
بهبود و ارائه نظرات و تجارب مفید جهت بازنگری کمک کند می تواند به عنوان درونداد مفید باشد.
6-جهت بازنگری، گزارشات و نظراتی مبنی بر تغییراتی که می تواند بر سیستم مدیریت کیفیت تاثیر بگذارند می تواند به عنوان درونداد به شورای کیفی توسط مدیران ارائه گردد.
ز)در بازنگری هایی که 1 ماه یکبار در شورای کیفی انجام می شود هر یک از افراد می توانند توصیه هایی برای بهبود ارائه دهند و یا در مواقعی که شورا تشکیل نشده می توانند این نظرات را تسلیم مدیر تضمین کیفیت نمایند تا در اولین فرصت در شورای کیفی به عنوان درونداد ارائه دهد.
5-6-3-بروندادهای بازنگری (review outputs)
الف)تصمیمات اتخاذی در شورای کیفیت جهت بهبود اثر بخشی سیستم و فرآیندهای آن باید در قالب فرمهای تهیه و تغییر به عنوان برونداد در اختیار بخشها قرار گیرد.
ب)تصمیمات اتخاذی در شورای کیفیت جهت بهبود محصول منطبق با خواسته مشتری باید در اختیار تیم طراحی و تکوین به عنوان برونداد قرار داده شود.
ج)به عنوان برونداد بازنگری منابع لازم جهت رسیدن به اهداف و خط مشی های بهبود محصول باید بررسی شوند تا با فراهم آوردن آنها پدید آوری محصول انجام گیرد.
6-مدیریت منابع (resource management):
6-1-فراهم کردن منابع:
الف)جهت به اجرا در آوردن و برقرار نگهداشتن سیستم مدیریت کیفیت و بهبود مداوم آن نیاز است تا شرکت چرخه مدیریت کیفیت را به اجرا در آورد لذا جهت رسیدن به اهدافی که مدیریت تعیین کرده باید منابع انسانی، زیر ساختها و محیط کار مورد نیاز فراهم شود تا پدیدآوری محصول با بکارگیری آنها باعث بهبود مداوم آن شود.
ب)طبق نظر سنجی هایی که از طریق فرمهای ارزیابی مشتری داخلی و خارجی انجام می گیرد سیستم ملزم به بررسی علل و عوامل نارضایتی ها هستند و بعد از کشف آن نیاز است با در اختیار گذاشتن منابع لازم به رفع آن و بهبود محصول بپردازند.
6-2-منابع انسانی (human resources):
6-2-1-کلیات:
دفترچه مشاغل و کسب کار توسط شرکت تهیه شده که در آن ویژگی ها و خصوصیات شاغلین در آن ذکر شده لذا کارکنانی که کارهای تاثیر گذار بر کیفیت محصول را انجام می دهند به واحد آموزش فرستاده می شود و در آنجا توسط مسئولین این بخش مشخص می شود که شخص چه دوره هایی را گذرانده و دارای چه تحصیلاتی است و ذکر می شود برای کسب صلاحیت چه دوره ها و آموزشهایی را لازم است پشت سر بگذارد.
6-2-2-شایستگی، آگاهی و آموزش
الف)شرکت جهت جذب بهترین و شایسته ترین افراد تمامی شایستگی مورد نیاز یک کارگر یا کار مفید خوب که تاثیر گذار بر کیفیت است را در دفترچه کسب و کار فراهم آورده است و کل سازمان و کارکنان را ملزم به اجرای این شایستگی ها می داند.
ب)در شرکت ما بخشی به نام واحد آموزش وجود دارد که با برگزاری کلاسها و دوره های آموزشی همواره کارکنان را در سطوح قابل قبول کیفی نگهداشته و سعی
در برآورد کردن شایستکی های برنامه ریز دارد.
ج) شرکت ما گروه ویژه ای را مسئول می کند تا اثر بخشی آموزشهای انجام شده در مورد کارکنان را مورد ارزیابی قرار دهد.
د)شرکت از طریق کنترل عملکرد کارکنان و پرسشنامه هایی که در سازمان وجود دارد از این موضوع که کارکنان از اهمیت فعالیتهای خود جهت رسیدن به اهداف کیفیت آگاهی دارند یا خیر اطمینان حاصل می نمایند.
ه)شرکت نتایج و سوابق کارکردکارمندان در آموزشهای انجام شده و نیز سوایق تحصیلات، آموزش، مهارت و تجربه آنان را در غالب فرم فهرست موجودی مهارتها نگهداری و کنترل می کند.
6-3-زیر ساخت (infrastructure)
شرکت موظف است در ساختمان اداری، بخشی را برای گروه تضمین کیفیت در نظر بگیرد که در آن تمامی تاسیسات جانبی مورد نیاز جهت دستیابی به الزامات و خواسته های مربوط به محصول تامین شده باشد.
ب)سازمان موظف است تجهیزات کامپیوتری و برنامه های نرم افزاری با سیستم مدیریت کیفیت را فراهم سازد.
ج)سازمان تدابیر لازم جهت تبادل اطلاعات و برقراری و دوام سیستمهای اطلاعات مدیریت در درون شرکت را انجام خواهد داد و در صدد است که اطلاعات و مدارک هر چه آسانتر در درون شرکت جریان یابند.
6-6-محیط کار (work environment) :
پیش نیاز تولید، حفظ و برقراری شرایط محیطی مناسب و ایمن است. چگونگی پیشبرد و تحقق شرایط محیطی مناسب توسط مسئول حفاظت، ایمنی و بهداشت مطابق دفترچه های مربوطه اعمال و گزارشات آن به شورای کیفیت اعلام می گردد، که پس از بررسی، موارد رفع نقص در صورت لزوم به واحدها ابلاغ می گردد. پاکیزگی محل تولید نیز طبق شیوه نامه های کاری نظافت سالن ماشینکاری و نظافت سالن ریخته گری انجام می شود. ضمنا در صورت لزوم از تکنیک 5s که در اهداف و خط مشی به آن اشاره شد استفاده می شود.
7-پدید آوری محصول (product realization):
سازمان فرآیندهای مورد نیاز برای پدیدآوری محصول را که شامل AMEA, APQP عقد قرارداد، خرید و دریافت مواد، انبارش، ریخته گری، ماشینکاری، بسته
یندی، ارسال است را طرح ریزی نموده و آن را برقرار نگاه می دارد.
الف)سازمان مهمترین هدف مرتبط با محصول را که همانا تبدیل مشتری به اهداف قابل انداز گیری طراحی است مد نظر دارد و همواره به دنبال رضایت مشتری، کاهش درصد ضایعات و دستیابی به نواحی قابل بهبود است.
ب)سازمان جهت طرح ریزی پدیدآوری محصول ملزم به برقراری فرآیندهای FMEA. ARQP ، عقد قرارداد، خرید و دریافت مواد، انبارش، ریخته گری، ماشینکاری، بسته بندی و PPAP و ارسال است که در راستای اجرای این فرایندها متعهد است تا منابع مورد نیاز و تجهیزات از قبیل: مواد، نقشه های مهندسی، تجهیزات اندازه گیری، ابزارها و مشخصات ویژه فرآیند و محصول را به همراه فرمها و مدارک مربوطه را فراهم آورد.
ج)در هر دوره قبل از عقد قرارداد طبق فرآیند PPAP شرکت ملزم است نمونه های اولیه ای را بطور آزمایشی تولید کند و پس از تصدیق توسط شرکت آنرا به مشتری ارسال کند تا مشتری نیز طی فرآیند صحه گذاری از تطابق نمونه اولیه (پروتو تایپ) با الزامات اطمینان حاصل کند و بعد از این مرحله است که با تایید مشتری شرکت به تولید انبوه پرداخته و ملزم است تا بطور دائم در طی فرآیند تولید پایش و اندازه گیری های لازم در رابطه با تولید محصول را انجام دهد. در
این راستا نیاز است تا معیارهای پذیرشی را قبل از ارسال محصول تعیین نماید.
د)سوابق پدید آوری محصول در قالب فرمها، چک لیستها و مدارک مربوطه که در راستای تصدیق، اندازه گیری و صحه گذاری تکمیل شده اند به عنوان سابقه نگهداری می شوند.
یادآوری: طرح کیفیت کلیه فرآیندها، نقشه ها، نظامنامه، layout و مسئولیتهای بخش کیفی را توضیح داده است.
7-2-فرآیندهای مرتبط با مشتری (customer related process) :
7-2-1-تعیین الزامات و یا خواسته های مربوط به محصول:
الف)سازمان ملزم است خواسته های مشخص شده توسط مشتری را که حداقل خواسته های او (خواسته های کف) است را که شامل مشخصات محصول از قبیل ابعاد، ساختار و نوع مواد بکار گرفته شده، بسته بندی و ارسال محصول است تعیین و برآورد سازد.
ب)شرکت خواسته های بیان نشده مشتری را در قالب خواسته های تلویحی تعیین می نماید.
ج)شرکت ملزم است الزامات وابسته به قانون مرتبط با حفاظت محیط زیست، و
تدابیر ایمنی که مستقیما با مشتری ارتباط دارد را رعایت نماید.
7-2-2-بازنگری الزامات و یا خواسته های مربوط به محصول:
بخش ARQP در شرکت سعی در امکان سنجی پیشنهادات قبل از عقد قرارداد دارد و در این راستا با همه طرفهای مرتبط درباره نیازمندیها و تغییرات در قراردادها و سفارشات تبادل نظر می کند.
الف)سازمان اطمینان حاصل می کندکه نقشه ها و مشخصه های مهندسی ،اطلاعات تجزیه تحلیل،مشخصات مواد از قبیل خصوصیات فیزیکی،شرایط عملکرد ،شرایط محیطی ،جابجایی،نیازمندی های مربوط به انباز ونیازمندی های تجهیزات،ابزاروتسهیلات تعیین شده اند.
ب)شرکت باید تمامی عدم تطابق های خواسته های سفارش والزامات تیم رادرحضور طرف های مرتبط بررس وقبل از عقد قراردادبطور قطعی حل وفصل کند.
ج)طی جلساتیAPQP که واحد درهنگام انجام سفارش انجام می دهدتولیدمحصول را از مرحله طرح ریزی تا بسته بندی و ارسال بررسی و نقشه هاواطلاعات مربوط را تجزیه و تحلیل می نماید و اجرای پروژه را از نظر مالی وتمامی ابعاد وزوایا می سنجدو در صورت توانایی شرکت در بر آورد کردن الزامات وخواسته ها به عقد قرار داد وطرح ریزی وتولید محصول می پردازد.
د)کلیه نتایج وتصمیمات اجرایی دراین مراحل همگی در فرم های سوابق ثبت ودرصورت تغییر همگی درفرم های باز نگری وتغییرثبت وبه عنوان سابقه نگهداری می شود.
باید توجه داشت اعلام شفاهی مشتری جهت تغییر روند وتیم تولید محصول مورد قبول شرکت نمی باشدو در صورت لزوم کلیه تغییرات باید پس از ذکر فرم های بازنگری ویا فرم های تهیه وتغییرکه قبلا آورده شد،پس از تایید شرکت و زدن مهر باز نگری در پشت شناسنامه مدارک به تایید مشتری نیز به طورکتبی ومکتوب برسد.
و در این راستا با همه طرفهای مرتبط درباره نیازمندیها و تغییرات در قرارداد و سفارشات تبادل نظر می کند.
الف)سازمان اطمینان حاصل می کند که نقشه ها و مشخصه های مهندسی، اطلاعات تجزیه تحلیل کیفی، مشخصات مواد از قبیل خصوصیات فیزیکی، شرایط عملکرد، شرایط محیطی، جابجایی، نیازمندیهای مربوط به انبار و نیازمندیهای تجهیزات، ابزار و تسهیلات تعیین شده اند.
ب)شرکت باید تمامی عدم تطابقهای خواسته های سفارش و الزامات سیستم را در حضور طرفهای مرتبط بررسی و قبل از عقد قرارداد بطور قطعی حل و فصل کند.
ج)طی جلسات که واحد APQP در هنگام انجام سفارش انجام می دهد تولید محصول را از مرحله طرح ریزی تا بسته بندی و ارسال بررسی و نقشه ها و اطلاعات مربوطه را تجزیه و تحلیل می نماید و اجرای پروژه را از نظر مالی و تمامی ابعاد و زوایا می سنجد و در صورت توانایی شرکت در برآورد کردن الزامات و خواسته ها به عقد قرارداد و طرح ریزی و تولید محصول می پردازد.
د)کلیه نتایج و تصمیمات اجرایی در این مراحل همگی در فرمهای سوابق ثبت و در صورت تغییر همگی در فرم های بازنگری و تغییر ثبت و به عنوان سابقه نگهداری می شود.
باید توجه داشت اعلام شفاهی مشتری جهت تغییر در روند سیستم تولید محصول مورد قبول شرکت نمی باشد و در صورت لزوم کلیه تغییرات باید پس از ذکر در فرمهای بازنگری و یا فرمهای تهیه و تغییر که قبلا آورده شد پس از تایید شرکت و زدن مهر بازنگری در پشت شناسنامه مدارک به تایید مشتری نیز به طور کتبی و مکتوب برسد.
7-2-3-تبادل اطلاعات با مشتری (customer communication):
الف)شرکت شرایطی را ایجاد نموده تا نمایندگی از سوی مشتری در شرکت حضور یابند و اطلاعات، نقشه ها مشخصه های مهندسی و مشخصه های مواد را در مورد محصول در اختیار قرار دهند.
ب)هر کدام از اقدامات پیشبردی و یا سفارشهای جدید و اصلاحیه ها توسط مشتری که به شرکت ارسال شده اند بررسی های خاصی مورد پذیرش است.
ج)در شرکت بازخور از مشتری در قالب فرمهای نظرسنجی خارجی تهیه و هر گونه شکایت و اعتراضی نسبت به محصولی طی فرآیندهایی بررسی و تجزیه و تحلیل می شود.
7-3-طراحی و تکوین (design and development)
از آنجائیکه شرکت کارهای طراحی را انجام نمی دهد و طراحی ها تماما توسط مشتری از جمله ساپکو انجام می گیرد لذا این بخش از الزامات پدیدآوری محصول در نظامنامه آورده نمی شود.
7-4-خرید (purchasing):
7-4-1- فرآیند خرید:
در شرکت ما فرآیند خرید وظیفه بخش بازرگانی است این بخش جهت خرید، روالهایی را تهیه و تدوین می کند که طی آن کلیه الزامات مربوط به خرید ذکر گردیده است و بعد از خرید هر کدام از این روالها طی برگه هایی به بخش تضمین کیفیت فرستاده می شود و این بخش از انطباق محصول با الزامات خرید اطمینان حاصل می نماید.
خریدها از زیر پیمانکاران که ارزشیابی شده اند انجام می گیرد. زیر پیمانکاران ارزشیابی شده در لیستهای مربوطه لیست شده اند . کلیه زیر پیمانکاران مورد ارزشیابی قرار می گیرند و در صورتی که زیر پیمانکاران توسط مشتری معرفی شده باشد و طبق قرارداد شرکت موظف به خرید از پیمانکاران معرفی شده از طرف مشتری باشد اطلاعات ارزشیابی انجام نمی شود. ارزیابی زیر پیمانکاران بایستی به طور ادواری انجام گیرد و شرایط ارزیابی مجدد تعریف گردد.
7-4-2-اطلاعات خرید (purchasing information) :
خرید شامل محصولات و خدمات می شود که به نوعی به نیازهای مشتری تاثیر
می گذارد از قبیل مواد اولیه، قطعات، زیر پیمانکاران ساخت، خدمات طراحی، خدمات کالیبراسیون و …
الف)جهت تایید محصول خریداری شده، کلیه مواد و نیازهای فرآیند تولید که خریداری شده اند، مطابق طرح کنترلی پروژه مربوطه در هنگام ورود بازرسی و قبل از ورود به تولید تایید قرار می گیرد.
واحد بازرگانی مسئولیت کلیه خریدهای اساسی مربوط به پروژه ره بر عهده دارد. پس از شناسایی دقیق موارد مورد نیاز توسط تیم ARQP لیست مواد و مشخصات ضروری به بازرگانی اطلاع داده می شود، و این واحد مطابق با برنامه ریزی های تولید و یا درخواست واحد تولید فرآیند های لازم را جهت خرید انجام می دهد.
سپس واحد برنامه ریزی تولید طبق اطلاعات خرید و مشخصات محصول که باید تولید شود کلیه ماشین آلات و تجهیزات را طبق برنامه مزبور راه اندازی می کند.
ب)بخش بازرگانی با نظارت مستقیم واحد تضمین کیفیت دوره هایی را جهت آموزش الزامات مورد نیاز جهت کارکنان بخش خرید و بازرگانی را انجام می دهد.
ج)کلیه خریدها متناسب با قوانین و مقررات و آیین نامه های قانون ملی و بین المللی معتبر انجام می شود.
7-4-3-تصدیق محصول خریداری شده (verification of purchased product):
کلیه مواد و نیازهای فرآیند تولید که خریداری شده،مطابق طرح کنترلی پروژه مربوطه، در هنگام ورود بازرسی و قبل از ورود به تولید مورد تایید قرار می گیرد. و کلیه خریدها متناسب با الزامات سیستم مدیریت کیفیت انجام می شود. در صورتی که زیرپیمانکاران توسط مشتری معرفی شده باشند و طبق قرارداد شرکت موظف به خرید از پیمانکاران معرفی شده باشد نیاز است که شرکت در محل پیمانکار محصول مورد نظر را بازرسی و انطباق با الزامات را برسی کند.
7-5-تولید و ارائه خدمات (production and service provision) :
7-5-1-کنترل تولید و ارائه خدمات:
پس از انعقاد قرارداد مدیر پروژه به اتفاق سیستم ARQP مبادرت به طرح ریزی کل پروژه می نماید. برای این منظور اطلاعات محصول، دستورالعملهای کاری، تجهیزات وسایل پایش و اندازه گیری مشخص می شود. سپس مدیریت مبادرت به تهیه PFMEA می نماید پس از آن توفق مشتری را دریافت می دارد و چنانچه مشتری دارای نقطه نظراتی باشد آن را اعمال می کند. کلیه مراحل فوق مطابق با روش اجرایی فرآیند تکوین محصول انجام می گیرد و نتیجه در دفترچه ARQP
ثبت می گردد.
الف)مدیر پروژه به اتفاق تیم ARQP پس از طراحی کل پروژه، در دست بودن اطلاعات شامل مشخصات مهم محصول، ویژگیهای خاص و ویژگیهای ظاهری محصول را کنترل می کند.
ب)تیم مذکور جهت طراحی، دستورالعملهای کاری، روندها مقررات اجتماعی و ایمنی قابلیت مونتاژ و کمبودها را آماده سازی می کند و طرحهای کنترلی، معیارهای پذیرش، تجهیزات ضروری کنترل و سایر موارد لازم را جهت طراحی روند تعیین و مشخص می کند.
ج)واحد برنامه ریزی تولید جهت محصولاتی که به مرحله تولید رسیده اند، مطابق با روال برنامه ریزی تولید برنامه سالانه تنظیم و به واحد تولید ابلاغ می نماید و کلیه ماشین آلات طبق برنامه مزبور مطابق نیازهای فرآورده، روند و مشخصات فنی مشتری شناسایی، انتخاب و راه اندازی می شوند. و مناسب بودن آن تحت کنترل قرار می گیرد. و جهت تایید مناسب بودن تجهیزات و فرآیند طی یک دوره آزمایشی محصولاتی تولید و جهت تایید به مشتری ارسال می شود و پس از تایید مشتری می توان به انبوه اقدام نمود.
د)هر کدام از تجهیزات و وسایل پایش و اندازه گیری دارای کد شناسایی هستند و
میزان اندازه گیری قابل انجام در هر مورد از تجهیزات و نحوه صحیح کالیبراسیون مشخص شده است.
ه)شرکت در دسترس بودن و پایش مواد و مایحتاج طرح ریزی و تولید محصول را در تمامی موارد و اندازه گیری فرآیند تولید ره به طور مداوم انجام می دهد.
و)شرکت اقدامات لازم را جهت ترخیص، تحویل و پس از تحویل انجام می دهد.
7-5-3-شناسایی و قابلیت ردیابی:(identification and trace ability):
وضعیت استاندارد قطعات در تمامی مراحل ورود اولیه مواد، قبل از تولید، مونتاژ و نگهداری باید شناسایی گردد.
شیوه ردیابی نیز بدین صورت است:
هدف از ردیابی بررسی مراحل مختلف طرح ریزی و تولید محصول است.
دامنه این روال کلیه مواد اولیه موثر در کیفیت فرآورده ها، فرآیند تولید، محصول نهایی تا مقطع تحویل به مشتری را در بر می گیرد.
مسئولیت اعمال این روال به عهده واحد تولید است.
روش اعمال به این گونه است که مواد اولیه موثر در کیفیت فرآورده، در این شرکت عمدتا فروآلیاژها می باشد که پس از تایید واحد درخواست کننده رسید انبار تحویل داده می شود. واحد تولید موظف است در زمان استفاده از این مواد شماره رسید انبار را در فرم گزارش روزانه ذوب منعکس نماید، تا از این طریق بتوان نوع و منابع مواد اولیه مصرف شده را شناسایی و ردیابی نماید.
در ابتدای هر شیفت قبل از قالب گیری بر روی مدل میل بادامک تاریخ روز، ماه، سال تولید برچسب گذاری می گردد تا بدین ترتیب پس از ذوب ریزی در درون شناسایی فوق در تک تک قطعات نمایان شود و پس از اینکه تولید گردید بلافاصله کارت فرآیند تولید توسط سرپرست شیفت صادر و کد مربوطه بر روی کارت بشرح زیر منظور می گردد.
– دو عدد سمت چپ نشان دهنده روز تولید.
– حرف لاتین پس از اعداد نشان دهنده ماه تولید از A تا M و به استثنای I و G.
– عدد بعد نشان دهنده ذوبی است که در آن ریخته شد.
– عدد آخر نشان دهنده مثلا است که از ذوب فوق گرفته شده است. (این عدد هنگام ذوب بر روی قطعات حک نمی گردد و پس از مرحله مرغک زنی به روی قطعات مشخص می شود. مثلا پاتیل 10132-3 نشان دهنده پاتیل سوم از ذوب دوم در تاریخ دهم اردیبهشت ماه.
سر شیفت ریخته گری مندرجات کارت فرآیند تولید را ثبت و امضاء می کند.
همچنین شماره ذوب توسط رنگ مخصوصی که از طریق بخشنامه مدیریت کیفیت به پرسنل آن اعلام گردیده است روی بدنه قطعه نوشته می شود. در مورد قطعات خام که به عنوان محصول نهایی ارسال می گردد نیز همچنین روش فوق در نیمه دوم و در جهت عکس نیمه قبلی انجام می گیرد. این نحوه شناسایی تا آخر روند ادامه می یابد و کارت فرآیند تولید همراه با قطعات تا مرحله بسته بندی وانبار محصول پیش می رود ونام اپراتورهای تولید و کنترل کیفیت در تمامی مراحل کاری آن ثبت می شود.
در نهایت قطعات بسته بندی و به انبار محصول ارسال می گردند و کارت مربوطه در واحد تولید نگهداری می شود. در سالن تولید کارت مزبور همراه با پاسخ تا قسمت ماشینکاری (مرغک زن، اولین مرحله ماشینکاری)پیش می رود. در آن قسمت پس از کف تراشی توسط سمبه شماره پاتیل بر روی کف یاتاقان کوچک حک می شود.
7-5-2-
الف)شرکت در روال مربوط به بازنگری و نیز فرمهای بازنگری کلیه معیارها و شرایط تایید فرآیندها را معین نموده.
ب)بخش تولید کلیه مشخصات مربوط به تجهیزات را در قالب روالهایی به واحد تضمین کیفیت می دهد و تایید نهایی تجهیزات و واجد شرایط بودن کارکنان در این بخش انجام می گیرد.
ج)بخش تولید وظیفه دارد که کلیه شیوه ها و روالهای اجرایی را در قالب روال به تضمین کیفیت فرستاده و این بخش در مقابل نواقص را شناسایی و بعد از تکمیل به تایید روالها می پردازد.
د)کلیه سوابق و مدارک مربوط به صحه گذاری فرآیندها نگهداری می شود.
ه)در طی دوره های ادواری شرکت و از جمله بخش تضمین کیفیت موظف است در مواقع ضروری مجددا صحه گذاری نماید.
7-5-4-دارایی مشتری (customer property) :
شرکت ملزم است از دارایی مشتری اعم از کلیه، نقشه ها، مستندات، ایده ها و دیگر اطلاعات محافظت نموده و طی فرمهایی که توسط طرفین تایید شده سوابق آنها را تشکیل دهد و در صورت مفقود شدن یا آسیب دیدن دارایی مشتری بایستی طبق توافق با مشتری در جهت جبران برآید.
7-5-5- محافظت از محصول (preservation of product):
شرایط نگهداری کلیه موارد در انبار تعیین و در اختیار کارکنان انبار قرار گرفته است. ضمنا در صورتی که یک ماده یا محصول نیازمند شرایط ویژه نگهداری در انبار باشد بر حسب دستورالعمل تولید کننده مواد که بر روی محصول درج شده است و یا بطور جداگانه در شناسنامه های ویژه ذکر گردیده است. همچنین در حین تولید نیز شرایط لازم جهت نگهداری مواد اولیه و قطعات نیمه ساخته و جداسازی آنها نیز در نظر گرفته شده است.
این شرایط قبلا در سیستم ARQP بررسی و تهیه می گردد. روش اجرایی انبارش چگونگی انبار مواد و محصولات را ارائه کرده است. در اینروال نحوه ورود، نگهداری و چیدمان، خروج مواد و محصولات، کنترل ادواری، سیستم موجودی و سایر موارد تشریح شده است. و نیز توضیحات لازم را در جهت سیستم موجودی، میزان سفارش اقلام، چگونگی استفاده از مواد و قطعات بر حسب نوبت ورود (FIFO) و جداسازی را توضیح می دهد.
7-6-کنترل وسایل پایش و اندازه گیری
واحد کنترل کیفیت طی برنامه ریزی کالیبراسیون مدون و سیستماتیک از صحت و
سلامت عملکرد کلیه دستگاهها و تجهیزات اندازه گیری، بازرسی و آزمون اطمینان حاصل می نماید.
الف)انجام کالیبراسیون از روی برنامه کالیبراسیون داخلی و خارجی صورت می گیرد. در این روال برنامه اعمال کالیبراسیون تجهیزات اندازه گیری و برنامه چک کردن مرتب آنها و نحوه ثبت نتایج ذکر گردیده .
ب)در صورتی که احیانا حین انجام بازرسی، موردی با مشخصات تعیین شده مغایرت داشته باشد ضمن تنظیم و کالیبراسیون کردن فوری ابزار اندازه گیری مربوطه، کلیه قطعات تولید شده بین دو پریود بازرسی کنترل 100% می شوند.
ج)هر کدام از تجهیزات اندازه گیری دارای کد شناسایی خود هستند و میزان اندازه گیری قابل انجام در هر مورد از تجهیزات و نحوه کالیبره کردن صحیح شده. ضمنا کالیبره بودن آنها با ذکر تاریخ انجام آن آورده شده.
تذکر:
چنانچه از ابزار غیر کالیبره در کنترل کحصول نهایی مورد استفاده قرار گیرد و محصول مشکوکبه مشتری ارسال شود. موضوع سریعا به شورای کیفیت و مشتری اطلاع داده می شود و ضمن تنظیم و کالیبره کردن فوری ابزار اندازه گیری مربوطه، کلیه قطعات تولید شده بین دو پریود بازرسی باید به صورت 100% و مطابق با آیتمهای تعیین شده در برنامه کنترلی آن ایستگاه کاری کنترل گردد.
8ـ اندازه گیری، تحلیل و بهبود (Measurement , analysis and improvement)
8ـ 1 ـ کلیات
الف) بخش کنترل کیفیت وظیفه دارد مداماً انطباق محصول را با الزامات و خواسته های مشتری و سازمان کنترل کند و عدم انطباقها را تجزیه و تحلیل کرده و در جهت بهبود آن برنامه ریزی نماید.
ب) در زمانهای از پیش تعیین شده شرکت تحت ممیزی داخلی و خارجی قرار می گیرد و انطباق سیستم مدیریت کیفیت با الزامات از طریق مشتری و سازمان مورد بررسی قرار می گیرد.
ج) سازمان با تجزیه و تحلیل ممیزی و گزارشات واحد کنترل کیفیت موظف است با بکارگیری روشهای آماری و اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و بازنگری های مدیریت در جهت بهبود اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت گام بردارد.
8ـ2ـ پایش و اندازه گیری (Monitoring and Measurement)
8ـ2ـ1ـ رضایت مشتری (Customer statisfaction)
واحد تضمین کیفیت وظیفه دارد رضایت مشتری را از کیفیت محصول و تامین نیازهای وی را مورد سنجش قرار دهد بدین منظور نیاز است اطلاعاتی از مشتری و رضایت او جمع آوری شود، مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد و در جهت بهبود آن گام برداشته شود. برای این منظور دو نوع مشتری برای سازمان تعریف می شود:
1ـ مشتری خارجی:
ابتدا واحد تضمین کیفیت چک لیست ارزیابی مشتری را با توجه به خصوصیات محصول پروژه مورد نظر تهیه کرده و به تناوب هر سه ماه یکبار جهت ارزیابی نظرات مشتری به کارشناسان مربوطه ارسال می نماید. پس از عودت چک لیست توسط مشتری، واحد تضمین کیفیت موظف می باشد امتیاز داده شده توسط کارشناسان مشتری را طبق فرمولهای خاصی که بدین منظور در روالهای ویژه ای تعریف شده محاسبه و به صورت درصد تهیه و جهت ارائه به شورای کیفیت برای تصمیم گیری نهایی ارسال نمایند. شورای کیفیت موارد جمع بندی شده را بررسی و تجزیه و تحلیل نموده و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم و راهکارهای مناسب و ضروری را اتخاذ نموده، سپس واحد تضمین کیفیت جهت ابلاغ به واحدهای مربوطه اقدام لازم را بعمل می آورد و مصوبات شورای کیفیت را مطابق مهلت تعیین شده پیگیری می نماید. در خاتمه نتایج بهبودهای بدست آمده کتباً به مشتری اعلام می گردد. ضمناً ارتباط مداوم و مستمر ماهانه مدیر تضمین کیفیت همراه با نماینده مشتری با نمایندگان طرف قرارداد جهت بررسی مسائل و خواسته های مشتری مانند ویژگیهای محصول و سایر
محصولات و سایر موضوعات مطرح شده در قرار داد، حفظ و برقرار می گردد.
2ـ مشتری داخلی:
ابتدا واحد تضمین کیفیت طبق چک لیست ارزیابی مشتری داخلی که با توجه به خصوصیات مورد نظر تهیه گردیده به تناوب هر سه ماه یکبار جهت ارزیابی نظرات کارکنان به آنها تحویل می نماید. پس از گذشت یک هفته نسبت به جمع آوری چک لیست های مستند شده اقدام می گردد. واحد تضمین کیفیت موظف می باشد امتیاز داده شده توسط پرسنل شرکت را مطابق فرمول مندرج بصورت کلی محاسبه و همچنین میانگین هر بند را جداگانه بصورت درصد تهیه و جهت ارائه به شورای کیفیت جهت تصمیم گیری ارسال نماید.
8ـ2ـ2ـ ممیزی داخلی (Internal audit):
واحد تضمین کیفیت موظف است زمانبندی کلی جهت ممیزی داخلی را بصورت سالانه برنامه ریزی نموده و در فرم سالانه ممیزی های داخلی کیفیت تنظیم نماید و پس از تایید مدیریت تضمین کیفی و تصویب مدیریت عامل جهت اطلاع به کلیه واحدها ابلاغ گرداند. تاریخ و ساعت دقیق ممیزی و مییزین مربوط به هر فرآیند نیز طبق فرم اعلام تاریخ و زمان ممیزی حداقل یکهفته پیش از انجام ممیزی به واحدهای
ذیربط اعلام می گردد.
برنامه سالانه ممیزی در صورت نیاز هر دو ماه یکبار بازنگری و به روز در می آید.
کلیه موارد فوق بدین جهت انجام می گیرد تا:
الف) سازمان از مطابقت سیستم با ترتیبات طرح ریزی شده، نیازمندیهای استاندارد و مشتری و نیازمندیهای برقرار شده توسط سازمان اطمینان حاصل نماید.
ب) از طریق ممیزی، سازمان می تواند ناهمخوانی ها را بررسی کرده و از اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت اطمینان حاصل نماید.
همانطور که در مقدمه این بخش بیان شد، برنامه ممیزی و دفعات آن تعیین می شود. لازم به ذکر است دامنه این روش اجرایی سیستم مدیریت کیفیت شرکت خواهد بود.
جهت انتخاب ممیزان: مدیر تضمین کیفیت مسئولیت را به عهده گرفته و یا در صورت
صلاحدید، سه ممیز را انتخاب و همچنین گروه یا گروههای ممیزی توسط سر ممیز با مشورت مدیر تضمین کیفیت انتخاب و وظایف مربوط به انجام ممیزی را به آنان ابلاغ می نماید و در صورت وجود بیش از یک گروه ممیزی برای هر گروه یک نفر مسئول انتخاب می گردد.
هر یک از ممیزان باید دارای شرایط زیر باشند:
1ـ داشتن صلاحیت در رشته مورد ممیزی
2ـ آموزشهای مربوط به سیستم های کیفی را گذرانده باشد.
3ـ تجربه ضروری برای تضمین صلاحیت را داشته باشد.
4ـ نداشتن هیچگونه رابطه منفعتی یا کاری با واحد ممیزی شونده.
5ـ قادر به تهیه شواهد عینی در رابطه با قابلیت سیستم و عدم انطباق آن باشد.
6ـ آگاهی و شناخت کامل و سریع نسبت به نیازمندیهایی که بر اساس آنها قرار است ممیزی انجام شود.
7ـ قادر به طرح سوالاتی برای پرسنل عملیاتی سازمان ممیزی شونده باشد.
8ـ در صورتی که از وی خواسته شود( بسته به نیازمندیهای ممیزی) قادر به ارائه پیشنهادات برای بهبود کیفیت باشد.
9ـ قادر به برقراری ارتباط مناسب، هم به طور شفاهی و هم کتبی باشد.
10ـ عدم افشاء یافته ها و یا ارائه آن به شخص ثالث غیر مجاز.
کلیه نتایج و ثبتها در جدول ثبتها، مراجع و مستندات به عنوان سابقه نگهداری می شوند:
جدول
واحد تضمین کیفیت موظف است نسبت به برطرف شدن موارد ناهمخوان مشاهده شده در ممیزی و علل بوجود آورنده آن اطمینان حاصل نموده و پیگیریهای لازم را انجام دهد. در صورتی که موارد ناهمخوانی تا تاریخ توافق شده همچنان موجود باشد موارد جهت تصمیم گیری به شورای کیفیت ارسال می گردد.
8ـ2ـ3ـ پایش و اندازه گیری فرآیندها(Monitoring and Measurement of processes):
پایش و اندازه گیری فرایند به جهت اطمینان از مطابقت تولید با طرح کنترلی و نیازهای از پیش تعیین شده فرایند انجام می پذیرد. این روال کلیه فرآیندهای ساخت و محصولات نهایی را در بر می گیرد، و مسئولیت اجرای این روال به عهده واحد تضمین کیفیت است.
ـ روش اعمال: نحوه پایش و اندازه گیری فرآیند: ابتدا محدوده مورد ممیزی به همراه فرد ممیز و زمان ممیزی مشخص می گردد و به مسئولین واحدهای مربوطه اعلام می شود. اندازه گیری و پایش(آدیت). می تواند بنا به یکی از دلایل زیر با تشخیص مدیر تضمین کیفیت انجام گیرد:
* تولید انبوه محصول جدید یا فرآیند جدید
* بهبود مستمر فرآیند
* اقدامات اصلاحی در نتیجه خرابی دستگاهها
* ایجاد تغییرات در محصول فرآیند
* توقف طولانی مدت ماشین آلات
* علاوه بر موارد فوق، هر سه ماه یکبار ممیزی فرآیند مطابق با چک لیست اندازه گیری فرآیند در محل مورد ممیزی انجام می پذیرد.
ـ نحوه برخورد با نتایج حاصله از پایش و اندازه گیری فرآیند:
پس از ارائه گزارش تیم ممیزی، واحدهای آدیت شونده می بایست جهت رفع عدم انطباق برای وضعیت نیازمند اصلاح، طرحهای عملکردی شامل توضیحات فنی لازم، مسئول انجام هر عمل و زمان و مدت اجرا را ارائه نمایند. برای وضعیت عدم وجود نیز اقدام سریع ضروری است و باید اقدامات اصلاحی / پیشگیرانه انجام پذیرد. پس از تکمیل چک لیست مورد نظر در صورت درخواست مشتری یک نسخه برای آنها ارسال می گردد.
8ـ2ـ4ـ پایش و اندازه گیری محصول (Monitoring and measurement of product)
پایش و اندازه گیری محصول جهت اندازه گیری کیفیت قطعات تولید شده و ارائه روشهای برخورد با عدم کیفیت انجام می پذیرد.
این روال کلیه فرآیندهای ساخت و محصولات نهایی را در بر می گیرد که مسئولیت انجام آن با بخش تضمین کیفیت است.
انتخاب مشخصات یا پارامترهای کیفی:
مشخصات و پارامترهای کیفی مهم محصول مطابق با طرح کنترل، شناسایی و ثبت می گردد. این مشخصات که در واقع بهترین فرض از کیفیت محموله از دیدگاه مشتری، در مونتاژ و در عملکرد می باشد، با توجه به گزارشات بازرسی و تستها، شکایات مشتری و تحقیقات انجام شده اضافه یا حذف می گردد. این مشخصات در برگ راههای آدیت محصول ثبت می گردد.
ـ نحوه نمونه گیری و ثبت نتایج:
آدیت در هر ماه یکبار صورت می پذیرد و در هر نمونه گیری حداقل 20 قطعه اندازه گیری می شوند و نتایج حاصله در برگ ثبت اطلاعات آدیت محصول منعکس می گردد.
تبصره: چون آدیت محصول به منظور ارزیابی کیفیت از نظر مشتری است، لذا هیچ نمونه ای نباید از ارزیابی حذف گردد.
ـ نحوه درجه بندی و تعیین سطوح نقص:
هر نمونه برداشته شده بر اساس سیستم درجه بندی می گردد و سطوح نقص آنها مشخص می گردد. این سیستم هم برای مشخصات قابل اندازه گیری و هم برای مشخصات غیر قابل اندازه گیری مثل مشخصات ظاهری کاربرد دارد.
( جهت اطلاع از جزئیات درجه بندی به کتاب آدیت محصول به روش SQFE ساپکو مراجعه گردد.)
سطوح نقص برای هر مشخصه (0،3،5،15،55) تعیین شده و بهمراه تعداد تکرار در برگ محاسبه شاخصهای آدیت محصول ثبت می گردند. سپس شاخصهای NQL (سطوح کیفیت تحویل شده)،CAQ،NNQ( سطح عدم کیفیت برای هر مشخصه).
Dmm: میانگین دمریت مجموعه و Dum با توجه به سطوح نقص محاسبه می شوند.
8ـ3ـ کنترل محصول نامنطبق(Control of nonconforming product) :
منظور از کنترل محصول نامنطبق شناسایی، جداسازی و در نهایت تعیین و تکلیف مواد اولیه و فرآورده های نامنطبق است.
مسئولیت اعمال این کنترل بر عهده واحد کنترل کیفیت با همکاری دیگر واحدهای ذیربط می باشد.
الف) چنانچه مورد ناهمخوان قابل اصلاح و ترمیم باشد محل ناهمخوانی با ماژیک آبی علامت گذاری می شود و در پالتهای مخصوص قطعات اصلاحی قرار می گیرند. پس از تکمیل پالتهای اصلاحی، سرپرست شیفت تولید و مسئول واحد کنترل کیفیت نسبت به نوع ترمیم فرآورده ناهمخوان اعم از کار مجدد یا تعمیری تصمیم گیری می شود. در صورتی که فرآورده نیاز به کار مجدد داشته باشد فرآورده ها را به سرپرست شیفت تولید تحویل داده و در خط تولید مجدداً کار روی آن انجام می شود و پس از اصلاح به قسمت کنترل نهایی ارسال می گردد تا کنترل لازم بر روی قطعات اصلاحی صورت گیرد.
ب) در صورتی که در درجه کیفیت فرآورده تجدید نظر شود آن را به واحد بسته بندی به عنوان فرآورده درجه پایین ارسال می کنند که نوع درجه بندی آن در لیست انواع درجه بندی نهایی ذکر می گردد.
ج) در صورتیکه پس از یافتن ناهمخوانی در فرآورده، چنانچه به ادامه روند تاثیر نامطلوب بگذارد( مثل حرکت چیلد در قالب و چاق شدن یکی از بادامکها در هنگام سنگ زن راف)، یا اینکه خود فرآورده دچار آسیب گسترده تر شود از ادامه حرکت فرآورده و پالت بچ همراه، توسط اپراتور کنترل کیفیت جلوگیری به عمل می آید و در محل نسبت به اصلاح آن اقدام می نماید.
تمام موارد ذکر شده در فوق اعم از درجه بندی، بازکاری مجدد، ارسال به انبار قطعات نیمه تمام، ضایعات، در فرم اصلاح قطعات قید می گردد و یک نسخه از این فرم در تولید یک نسخه در کنترل نهایی بایگانی می گردد و در نهایت اطلاعات به واحد آمار ارسال می گردد.
8ـ5ـ بهبود (Improvement) :
8ـ5ـ1ـ بهبود مداوم (Continual improvement) :
هدف از بهبود مداوم شناسایی نقایص و مشکلات سازمان بطور مداوم و رفع آنها از طریق مشارکت کارکنان به منظور ارتقای دائمی کیفیت در راستای تحقق خواسته های بالفعل و بالقوه مشتری و سایر ذینفعان سازمان می باشد.
مسئولیت پیشبرد این روال به عهده شورای کیفیت سازمان از طریق تیمها و ارگانهای سازمان می باشد.
روش اعمال: جهت ایجاد بهبود و اعمال آنها طی پروژه های جداگانه که در تیم شورای کیفیت تعیین و بررسی می گردد در مواردی که مورد نظر آن سیستم و در خط مشی کیفیت و اهداف کلان کیفیت، داشته های آماری در سطح سازمان وجود دارد که در چک لیست بهبود مشخص شده است توسط شورای کیفیت مورد ارزیابی و بررسی قرار می گیرد و بنا به حجم کاری موجود در تیم مواردی به ترتیب اولویت از چک لیست مذکور انتخاب و در لیست هدفهای مورد نظر و در حال اجرا سیستم بهبود درج می گردد.
سپس شورای کیفیت افرادی را به فراخور تخصص و مهارت و علاقه مندی انتخاب و بعنوان مدیر پروژه بهبود مستمر هدفهای درج شده قرار می دهد. مدیر پروژه بایستی پس از انتخاب ستونهای موجود و مدت کل زمان اجرا جهت رسیدن به هدف مورد نظر و هزینه های احتمالی را اعلام و در صورت نیاز به صورت گانت چارت ارائه دهد و پروژه یا مسئله فوق جهت بهبود و یا حل در اختیار مدیر پروژه مذکور قرار می گیرد. سپس فرم اجرایی پروژه بهبود مستمر جهت تشکیل پرونده مذکور صادر می گردد. مدیر پروژه به فراخور یا شدت یا وزن مسئله افرادی را می تواند بعنوان تیم پروژه انتخاب و در فرم اجرایی پروژه بهبود مستمر به ثبت می رساند. در این فرم عملکرد ماهیانه تیم نوشته و توضیحات عملکردی با گزارشات پیوست درج و ثبت و ضبط می گردد و بصورت ماهانه مدیر جلسات شورای کیفیت از عملکرد و روشهای بهبود در تیم خود صحبت می نماید و در صورت بروز مشکلات در جهت رفع آنها و رسیدن به هدف می تواند تصمیمات کلان تر را در شورای کیفیت مطرح و راههای رسیدن به آنها و پشتیبانی آنها را خواستار شود تا پس از توافق اعضاء و مدیر عامل جهت رسیدن به هدف تعیین شده سرعت بخشیده شود. جهت انجام هدف فوق لازمست که تیم های حل مسئله تشکیل گردد و کلیه تیمها و ارگانها موجود در شرکت( از مدیریت ارشد تاکارکنان سازمان) تلاش می نمایند. پس از شناسایی مشکلات و نقایص موجود در سازمان رفع و حذف آنرا از طریق روشهای سیستماتیک مرحله به مرحله انجام داده و نتایج آنرا برای شورای کیفیت گزارش می نمایند.
تذکر1: کلیه پروژه های بهبود به صورت نمودارهای تابع هدف و تابلوی اعلانات نصب و به اطلاع عموم خواهد رسید.
تذکر2: در مواردی که یک مسئله یا پروژه با تشخیص مدیر پروژه با مشکلی روبرو شده که باعث بالا بردن شدت مسئله و دور شدن از هدف شود بایستی اقدام اصلاحی صادر شود تا پیگیری سیستماتیک و پشتیبانی از طرف مدیر عامل و شورای کیفیت جهت رفع مشکل ارائه شود و در مواردی که مسئله یا مشکل راهکارهایی دارد که می تواند باعث نزدیک شدن به هدف باشد به صورت پیشنهاد یا صدور اقدامات پیشگیرانه اقدام می گردد.
شش گام برای ایجاد بهبود:
* گام 1ـ شناسایی و انتخاب مسئله
* تعیین هدف حل مسئله
* گام 2ـ تجزیه و تحلیل ابعاد مختلف جمع آوری اطلاعات
* شناسایی علل ریشه ای بروز مشکل
* گام 3ـ تعیین راه حلهای بالقوه برای حل مسئله
* گام 4ـ ارزیابی راه حلهای مختلف
* انتخاب بهترین راه حل و برنامه ریزی چگونگی حل مسئله
* گام 5ـ به اجرا در آوردن بهترین راه حلها
* گام6ـ ارزیابی نتایج حاصل از راه حل اجرا شده
* استاندارد کردن راه حل بعنوان روش تازه
* کشف مسئله ای تازه
گام اول شناسایی و انتخاب مسئله:
شناسایی و انتخاب مسئله می تواند یکی از موارد زیر باشد:
ـ گزارشات گارانتی
ـ نشانگرهای توانایی مثل Cmk یا Cpk و سایر نشانگرهای دستگاهها مانند درجه ها، علائم و . . .
ـ گزارشات ممیزی داخلی
ـ گزارشات تیم های حل مسئله
ـ عملکرد رقبا با استفاده از تکنیک Benchmarking
ـ نتایج آزمونها و کنترل چارتها( با استفاده از تکنیک DOE و SPC و . . . . )
ـ ناهمخوانیها از قبیل اوراق( ضایعات، دوباره کاریها، سورتینگ)
ـ استفاده از نظرات و پیشنهادات کارکنان و افراد کلیدی داخل سازمان، مدیران. مشاوران و . . .
ـ پژوهش و مطالعه روی رضایت کارکنان
ـ پیشنهادات رسیده از طرف تیم های FMEA شرکت
ـ پیشنهادات رسیده از طرف مصرف کنندگان، مشتریان، شکایات مشتری، برگشت ها، محیط زیست، خواسته های ارگانهای دولتی، توزیع، سازمانهای اقتصادی، ارگانهای علمی کشور
حال ممکن است چندین مسئله برای ما بوجود آید برای اینکه دریابیم کدامیک Problem محسوب می شود از موارد زیر استفاده می کنیم:
الف) مقایسه با استانداردهای موجود
ب) انحراف از حقایق
ج) از علت بوجود آمدن مسئله آگاه نباشیم
د) بهبود وضعیت جدید در چارچوب مقاصد
قدم دوم: فرم تعریف و هدف حل مسئله تکمیل می گردد:
جدول
با توجه به جمع امتیازها مشخص می شود:
1ـ آیا مسئله جدی است.
2ـ آیا مسئله در جهت نیل به اهداف تعریف شده می باشد.
3ـ آیا مسئله را می توان بطور واضح و روشن تعریف کرد.
در آن صورت با توجه به توضیحات فوق امر گام اول تحقق می یابد.
گام دوم تجزیه و تحلیل ابعاد مختلف مربوط به مسئله
در گام اول ما مسئله را شناسایی، تعریف و هدف حل آن را مشخص نمودیم.
در گام دوم تجزیه و تحلیل دقیق و کامل مسئله به شرح زیر صورت می گیرد:
1ـ اطلاعات طراحی، FMEA های قبلی، صورت مواد، نقشه ها، دانسته های فنی، هزینه ها و . . . .
2ـ دریافتهای مدیران، اطلاعات در مورد روند و اطاعات آماری و تجزیه و تحلیل آنها از جمله SPC ، دیاگرامهای پارتو، پراکندگی، هیستوگرامها، نمونه برداری مجاز مراحل بازرسی، دیاگرام علت و معلول.
3ـ هرگونه اطلاعات ممکن در زمینه مسئله انتخاب شده را بیابید.
ـ به وضعیت جاری دقیق شوید. هر اطلاع مرتبط را شناسایی و مستند کنید.
ـ برای یافتن اطلاعات مورد نیاز طرح ریزی کنید.
4ـ شمارش کنید، جمع بندی کنید و شرح عملیات را بصورت نموداری تهیه کنید.
5ـ ریشه های علل وقوع مسئله را با دقت شناسایی کنید.
تکنیکهای جمع آوری اطلاعات:
مشاهده کنید، دقیق بنگرید و تاثیر متقابل را بشناسید.
مصاحبه کنید: مصاحبه با فرد یا گروه.
تحقیق کنید: نتایج تحقیق را منتشر کنید.
ـ نارسایی ها را شمارش کرده و نمودار میله ای از زیاد به کم را رسم کنید.
ـ نمودار علت و معلول یا استخوان ماهی ایشی کاوا را رسم کنید.
ـ مقررات رای گیری در سیستم های حل مستند:
1ـ رای گیری و تعیین وزن عوامل مقوله ها مطابق با DFMEA وPFMEA انجام می شود.
2ـ پیش نیاز رای گیری و تعیین وزن عوامل، طوفان ذهنی و گروه بندی نظرات است که حاصل نمودار علت و معلول می باشد.
3ـ وقتی که رای گیری و تعیین وزن عوامل انجام می شود این امکان را می دهد که اندازه های کمی در نمودار پارتو مورد استفاده قرار گیرد و تجزیه و تحلیل گردد.
گام سوم: تعیین راه حلهای بالقوه برای حل مسئله:
تولید ایده:
1ـ مرحله تولید ایده ها را از قضاوت در زمینه فرآیند جدا نگهدارید.
2ـ هر چه می توانید ایده تولید کنید.
3ـ از ابعاد و زوایای متفاوت به مشکل نگاه کنید.
4ـ تفکر تجزیه و تحلیل گرایانه را در ذهن پرورش دهید.
5ـ ایده ها را جمع بندی و ترکیب کنید و مورد استفاده قرار دهید.
6ـ ایده خود را با ایده دیگران تلفیق کنید، آنها را کامل تر کنید.
ـ روشهای تولید ایده:
* حرکتهای فیزیکی در محیط کار را زیر سوال ببرید.
* خودتان چرخه عملیات را مثل یک مشتری دنبال کنید.
* از روش چک لیست ممیزی استفاده کنید.
* از روش طوفان ذهنی اعضاء تیم استفاده کنید.
طوفان ذهنی تکنیکی است که برای مشارکت و بهره گیری از خلاقیت های اعضاء تیم بکار گرفته می شود و نتایج آن تعریف ایده هاست.
ـ قواعدی برای موفقیت در طوفان ذهنی:
1ـ قضاوت را به آخر کار موکول کنید.
2ـ بنا به ترتیبی که همگان از فرصت مساوی برخوردار باشند ایده هایشان را ارائه کنند.
3ـ هرچه ایده بیشتر بهتر.
4ـ ایده ها را با تکمیل کردن آن ،کامل کنید.
ـ قواعد طوفان ذهنی:
1ـ همه مشارکت کنند.
2ـ هیچگونه ارزیابی از ایده ها مجاز نیست.
3ـ سوال کردن آزاد است فقط تا همان حدی که ایده کاملاً مفهوم شود.
4ـ اعضاء تیم می توانند نوبت خود را با گفتن " بعدی" به دیگری واگذار نمایند.
گام چهارم: ارزیابی و انتخاب راه جلهای مختلف( پدید آوری راه حل بهینه)
راه حل باید شامل راه کارهای زیر باشد:
ـ کوتاه مدت ـ میان مدت( واقعی) ـ بلند مدت( ایده آل).
راه حلها ممکن است کمی و مقداری باشند. مثل هزینه ها و صرفه جویی ها و یا کیفی باشند مثل انعطاف پذیری، استمرار
بهترین راه حلی را که نشان دهد موارد زیر را دارا است انتخاب می کنیم:
1ـ راه حلی که تیم فکر می کند بهترین است.
2ـ راه حلی که در اولویت دوم قرار دارد.
تذکر: نظر کلیه اعضاء می بایست مبتنی بر معیارهای زیر باشد:
1ـ کدام هدف ما را به بهترین وجه تامین می کند.
2ـ کدام کمترین هزینه را دارد و نتایج آن دیگر اهداف را نیز پوشش می دهد.
3ـ اثر بخشی و کارایی کدام بیشتر است.
4ـ کدامیک کمترین اثر سوء جانبی را دارد.
5ـ کدام یک اثر بخشی واقعی را دارد و در تقابل با اثر بخشی ظاهری است.
6ـ کدام یک کیفیت محصول و مردم را تامین می کند.
7ـ کدامیک ایمنی بیشتری برای محصول و مردم را تامین می کند.
8ـ کدامیک آماده سازی را تسریع می نماید.
9ـ هرگونه ملاحظاتی که مرتبط با پدید آوری راه بهینه باشد.
پس فرم برگه نتیجه ارزیابی راه حلهای بالقوه حل مسئله تکمیل می گردد.
جدول
روشی که برای راه حل حل انتخاب شده تنظیم می گردد و می بایست شامل موارد زیر باشد:
1ـ تمامی داشته های مربوط به مسئله را مستند نمایید.
2ـ راه حل انتخاب شده می بایست بیشترین اثر بخشی را برای کارمندان، تجهیزات، ابزار، توالی عملیات و فضای مورد استفاده در نظر بگیرید.
3ـ روشهای عملی از طریق مهندسی مجدد با دیگر تکنیکها جهت حذف فعالیتهای غیر مولد یا فعالیتهایی که ارزش افزوده ندارند اتخاذ شود.
4ـ زمان آماده سازی را هر چقدر جا دارد می بایست کاهش داد.
5ـ کیفیت محصول می بایست ارتقاء یابد.
6ـ جانمایی در کارخانه و شرایط کار بهبود یابد.
7ـ به ارتقاء ایمنی کارکنان، محصول، مواد و قطعات و مصرف کننده نهایی توجه شده باشد.
8ـ در واقع بهبود می بایست منجر به کاهش منابع، کاهش خطا، برآورده کردن احتیاجات مشتری، ایمنی تر کردن کار، مطلوب کردن شرایط کاری برای کسی که آنرا انجام می دهد، شود.
گام پنجم: اجرای هر آنچه که طراحی شده:
راهبرد بهبود ممکن است 1ـ با تعمیر عملی شود( که در این صورت یک عملکرد کوتاه مدت است و ممکن است توسط افراد خاص متخصص یا دارای مهارت برطرف گردد.)
2ـ از طریق پالایش مسئله حل شود.
3ـ از طریق نوسازی( تحول نسبت به قبل) حل شود.
که هر کدام اینها باشد مدیر پروژه می بایست تصمیم بگیرد که مسئله را چگونه باید حل نماید. نکاتی که در مورد اجرایی کردن عملیات می بایستی در نظر گرفت به شرح زیر است:
1ـ راه حل انتخاب شده را به اجرایی که به راحتی بتوان نظارت کرد تقسیم نمایید.
2ـ همه اعضاء تیم. واحدها و افراد مرتبط می بایست درگیر اجرای کارها و فعالیتهای مربوط به مسئله شوند.
3ـ اطمینان حاصل شود که سیستم تبادل اطلاعات به نوعی برقرار شده که همگان در جریان چگونگی انجام( پروژه) یا مسئله قرار می گیرند.
4ـ می بایست اطمینان حاصل گردد مبنی بر اینکه هر کس دقیقاً می داند که باید چه کاری را انجام دهد.
و در عین حال با مدیریت نزدیک باشد.
5ـ هیچ چیزی را نبایستی تمام شده فرض نمود( همواره می بایست سیستم را چک نمود).
ـ در مرحله بعد برگه اطلاعات طراحی تکمیل و سپس گانت چارت فعالیت مورد نظر ارائه می گردد.
گام ششم: ارزیابی نتایج حاصل از راه حل اجرا شده:
1ـ با همان معیارهایی که در جمع آوری اطلاعات مرحله تجزیه و تحلیل مسئله انجام داده بودید وضعیت بعد از اجرای حل مسئله را ارزیابی نموده و نتایج را مستند نمایید.
2ـ اگر به نتایج مورد نظر دست یافته اید تمامی کسانی را که در این توفیق موثر بوده اند را مورد تقدیر قرار دهید.
3ـ اگر نتایج موفقیت آمیز نبود مواد زیرین را ممیزی کنید:
ـ آیا مسئله بدرستی تعریف شده است؟
ـ آیا علت بدرستی شناسایی شده است؟
ـ آیا راه حلها کافی و مناسب بودند؟
ـ آیا راه حلهای انتخاب شده بدرستی اجرا شده است؟
دو حالت ممکن است بوجود آید:
الف) مسئله تازه مطرح شود.
ب) مجبور شوید مسئله قبلی را از آغاز بازنگری کرده و تمام 6 گام را نیز مجدداً طی کنید.
4ـ حتماً راه حل تازه را بعنوان استاندارد تازه مورد استفاده قرار دهید.
5ـ پیگیری و استمرار روش استاندارد شده جدید.
* مکانیزمهای کنترل مناسب برقرار نمایید.
* نتایج را تصدیق کنید.
* نتایج را استمرار دهید.
* دیگران را برای روش جدید آموزش دهید.
* نتایج را به دیگران که دارای مشکل مشابهی هستند اطلاع دهید.
گام بعدی:
بدنیال مسئله ای تازه بگردید. مسئله تازه یعنی فرصتی تازه برای توفیق بیشتر( بهبود مستمر).
تذکر: اگر پشتیبانی کامل مدیریت وجود نداشته باشد بهتر است کار آغاز نشود.
در نهایت کلیه مدارک و سوابق بایستی ثبت گردد.
8ـ5ـ2ـ اقدام اصلاحی : (Corrective action)
برای رفع علل ناهمخوانی در محصولات و یا سیستم کیفی شرکت اقدام اصلاحی انجام می پذیرد.
برای این منظور مورد ناهمخوانی شناسایی، تحقیق، بررسی و به مورد اجرا گذارده می شود و تحت پیگیری قرار می گیرد.
الف) کلیه عدم انطباقها از جمله شکایت مشتری، بروز ناهمخوانی بزرگ، تکرار ناهمخوانی کوچک، ناهمخوانی های مشاهده شده در ممیزی های داخلی و خارجی.
ناهمخوانی های گزارش شده توسط کارکنان بایستی مورد بازنگری قرار گیرد.
ب) جهت اقدام اصلاحی مورد نیاز بایستی علل عدم انطباقها مورد شناسایی قرار گیرد.
ج) در این روش اجرایی نحوه ریشه یابی و حذف علل ناهمخوانی های موجود و عوامل بالقوه کیفی در روند تولید محصول، کارکنان و تضمین کیفیت را توضیح می دهد برنامه های تحقیق و توسعه آتی شرکت به عنوان مواردی که در بهبود کیفیت تاثیرگذار هستند نیز می توانند از اهداف این روش اجرایی باشند.
د) اقدامات اصلاحی موردنیاز همانطور که در کنترل محصول نامنطبق گفته شده انجام می گیرد.
ه) کلیه سوابق و فرمهای اقدامات اصلاحی در واحدهای تولید و تضمین کیفیت نگهداری می شوند.
و) پس از انجام اقدام اصلاحی مسئول تضمین کیفیت به جهت اطمینان از رفع مورد ناهمخوانی توسط خود و یا نماینده خود یا ممیزان داخلی موضوع را مورد بررسی قرار می دهد و نتیجه را در فرم پیگیری مربوطه مستند می نماید. چنانچه پیش از پیگیری های لازم نتیجه ممیزی قابل قبول نباشد مشکل را به مدیریت ارشد یا شورای کیفیت جهت تصمیم گیری مجدداً ارائه می گردد.
8ـ5ـ3ـ اقدام پیشگیرانه:
برای رفع علل ناهمخوانی های بالقوه که احتمال بروز در آینده را دارند و همچنین در جهت بهبود سیستم کیفی و یا کیفیت محصول همچنین توسعه آتی نرم افزار و سخت افزار شرکت، اقدام پیشگیرانه صورت می گیرد. برای منظور عمل شناسایی تحقیق و بررسی بمورد اجرا گذارده می شود و نتیجه تحت پیگیری قرار می گیرد. منشا اقدام پیشگیرانه:
* یک اقدام پیشگیرانه از موارد زیر مورد شناسایی قرار می گیرد:
* بازنگری مدیریت
* اطلاعات بدست آمده از روند تولید
* شکایات مشتری
* ثبتهای بازرسی و آزمون
* بازنگری های عملکرد زیر ـ پیمانکاران
* نیازهای بازار
* تحقیق و توسعه و . . .
ممکن است اقدام پیشگیرانه حتی منجر به ایجاد تغییراتی در سخت افزار و سیستم کیفی شرکت نیز بیانجامد.
شناسایی اقدام پیشگیرانه: مورد اقدام پیشگیرانه توسط مسئول تضمین کیفیت در فرم پیگیری
ثبت و منشا یا ارائه دهنده پیشنهاد در آن قید می گردد. سپس آنرا در فرم اقدام پیشگیرانه ثبت و به تیم شورای کیفیت ارسال می نماید. روند اقدامات همانند فرم اقدام اصلاحی انجام می پذیرد.
روش اجرای کنترل مدارک:
این روال نحوه شناسایی و کنترل و توزیع کلیه مدارک و مستندات مرتبط با تضمین کیفیت را توضیح می دهد.
در این روش اجرایی کلیه مدارک، فرمها و مستنداتی که در لیست مستندات و مدارک قید گردیده است را در بر می گیرد.
مسئولیت اعمال این روش اجرایی به عهده مدیریت تضمین کیفیت است.
ـ روش اعمال: کلیه مستندات و مدارک به شرح زیر تهیه و کنترل می گردند:
ـ تهیه یا تغییر مدرک: ابتدا مدارک توسط کارکنان، مشاوران، و کارشناسان شرکت نگارش شده و بعد از اعمال نظر مدیر واحد به همراه فرم تهیه/ تغییر مدرک به عنوان پیشنهاد به واحد تضمیم کیفیت ارائه می گردد و در صورت لزوم واحد تضمین کیفیت آنرا به واحد یا واحدهای مربوطه ارجاع می دهد.
ـ ثبت در واحد تضمین کیفیت:
مدارک ارسالی به واحد تضمین کیفیت به جز فرمها و لیستها فوراً در لیست مدارک پیشنهادی ثبت می گردد. همچنین جهت پیگیری موارد در فرم ویژه دیگری نیز ثبت می گردد.
ـ تایید مدارک:
کلیه مدارک تهیه شده بر طبق اولویت در انظار تایید قرار می گیرند. سپس در تاریخ مقرر در جلسه شورای کیفیت مطرح و نتیجه آن از طریق مدیر تضمین کیفیت جهت تصویب نهایی به مدیریت عامل ارائه می گردد.
تذکر: پیشنهاد هر گونه تغییر در فرمها و لیست ها و یا ایجاد فرم یا لیست جدید از
طریق فرم تهیه/ تغییر مدارک به واحد تضمین کیفیت ارائه شده و پس از بررسی و هماهنگی با واحدهای مربوطه نسبت به جاری نمودن آن اقدام می گردد.
شناسایی مدارک:
مدارک پس از آنکه تصویب شدند، طبق فرمت معمول، تهیه و تنظیم می گردند و جهت شناسایی مطابق شیوه نامه کاری عمل می شوند و سپس در لیست مدارک و مستندات و یا لیست مستندات و مدارک پروژه ثبت می گردند.
ثبت مدارک:
مدارک کد گذاری شده و در لیست مستندات و مدارک مربوط به خود وارد می گردند و شناسنامه مدارک طی لیست مربوطه صادر می شود.
توزیع و کنترل مدارک:
جهت کلیه مدارک ثبت شده لیست کنترل مدارک تهیه و نام واحدها و افراد دریافت کننده در آن قید می گردد. کلیه تغییرات و تحولات در مدارک و یا جمع آوری و ساقط شدن از اعتبار و غیره در فرم مذکور درج می گردد.
بازنگری مدارک:
در صورتی که هر یک از مدارک نیاز به ایجاد تغییرات داشته باشد فرم تهیه/ تغییر مدارک توسط پیشنهاد دهنده تغییرات صادر و به واحد تضمین کیفیت ارسال و پس از طی مراحل فوق بایستی همه امضاءهای مجاز که برای تهیه مدارک لازم است گرفته شود و شماره بازنگری و شرح آن در شناسنامه مدرک ثبت گردد. برای جلوگیری از صرف وقت و هزینه می توان از مهر بازنگری که حاوی اطلاعات مورد نیاز و محل امضاء های مجاز می باشد در پشست صفحه اول شناسنامه استفاده نمود.
مهرهای اعتبار مدارک:
کلیه مدارکی که توزیع شده و جاری می باشند می توانند حائز یکی از شرایط زیر باشند:
الف) داخلی تحت کنترل که با مهر رنگ سبز مشخص می شوند.
ب) معتبر خارجی که با مهر رنگ مشکی مشخص می شوند.
ج) فاقد اعتبار که با مهر رنگ قرمز مشخص می شوند.
د) غیر قابل کنترل که با رنگ آبی مشخص می شوند.
ساقط شدن از اعتبار:
کلیه مدارکی که از اعتبار ساقط می شوند یا مورد بازنگری قرار می گیرند، توسط واحد تضمین کیفیت جمع آوری گردیده و پس از زدن مهر فاقد اعتبار، در لیست کنترل مدارک مربوطه، ثبت و بایگانی می گردند.
مدارک دریافتی به صورت فاکس:
کلیه مدارکی که به صورت فاکس به شرکت ارسال می گردند می بایست ابتدا از آنها کپی تهیه شود و سپس توسط مدیریت ارشد پاراف و دستور صادر گردد.
ثبتها، مراجع و مستندات:
کلیه نام مستندات، مراجع و مدت و محل نگهداری فرمها و مدارک در قالب جدول زیر ارائه می گردد:
جدول
کنترل سوابق:
قرار است با بکارگیری این روش اجرایی در جهت شناسایی، جمع آوری، قابل دسترس
بودن، بایگانی، نگهداری و ساماندهی ثبتهای کیفی گام برداشته شود.
مسئولیت اعمال این روش بعهده مدیر تضمین کیفیت و کلیه واحدهای شرکت می باشد.
شناسایی ثبتها:
کلیه ثبتها در لیستی که به این منظور تهیه می شود ثبت خواهند شد و جهت شناسایی، نام ثبت، شماره ثبت، مکان نگهداری، مسئولیت نگهداری و مدت نگهداری در آن قید خواهد شد.
توجه: به کلیه فرمهای شرکت وقنی خالی هستند مدرک و وقتی پر می شوند سوابق گفته می شود.
بایگانی سوابق:
جهت بایگانی سوابق زونکن هایی آماده می شود و هر نوع از سوابق در زونکن مربوطه نگهداری می شوند و جهت شناسایی بر روی هر یک از زونکن ها نام محتویات داخل آن نگاشته خواهد شد. جهت مرتب بودن و جلوگیری از هرگونه بی نظمی تمامی زونکن ها در قفسه های مخصوص که به این منظور تهیه شده اند نگهداری
خواهند شد.
در صورتی که سوابقی خاص بخش مورد نظر باشند آنها را نیز بایستی در زونکن های مخصوص نگهداری کرد.
در صورتی که ثبتها بصورت فکس فرستاده شده باشند از آنها کپی برداری خواهد شد و اقداماتی مشابه جت نگهداری آنها انجام خواهد شد.
در شرکت و مخصوصاً در بخش مربوطه( تضمین کیفیت) ثبتهایی وجود دارند که در کامپیوتر بایگانی می شوند و گاهاً دیده می شود بدلیل بروز مشکلاتی( از قبیل ویروس، اختلال در سیستم و. . . ) این ثبتها پاک می شوند لذا پیشنهاد می شود این ثبتها در دیسکتهایی که حاوی برچسب نوع ثبت و شماره شناسایی است نگهداری شوند، تا در صورت نیاز مورد استفاده مجدد قرار گیرند.
ضمناً جهت دسترسی سریع به سوابق، لیستی جهت نشان دادن جایگاه نگهداری سوابق تهیه خواهد شد.
دسترسی به سوابق:
فردی از هر واحد بایستی گماشته شود تا مسئولیت بایگانی سوابق را بر عهده بگیرد.
در صورتی که هر یک از افراد خارج یا داخل بخش نیازی به محتویات زونکن ها
داشتند این کار با هماهنگی فرد مسئول انجام خواهد شد.
ضمناً لیست جایگاه نگهداری سوابق کمک خواهد کرد تا هر چه سریعتر ثبت های کیفی را آماده کنیم.
لازم به ذکر است ثبتهای کیفی مدت نگهداریشان در لیست های مربوطه ذکر خواهد شد و پس از پایان مدت مقرر در صورت نیاز ثبتها جمع آوری شده و در صورت نیاز می توان آنها را معدوم کرد.
ممیزی داخلی:
هدف ازاجرای ممیزی داخلی حصول اطمینان از مطابقت سیستم با ترتیبات طرح ریزی شده، نیازمندیهای استاندارد و مشتری و نیازمندیهای برقرار شده توسط سازمان می باشد که توسط مدیریت تضمین کیفیت با همکاری سایر واحدها و کارکنان شرکت انجام می پذیرد.
برنامه ریزی و زمان بندی:
زمان بندی کلی جهت ممیزی داخلی کیفیت توسط واحد تضمین کیفیت به صورت سالانه برنامه ریزی شده و در فرم برنامه سالانه ممیزیهای داخلی کیفیت تنظیم گردیده و پس از تایید مدیریت تضمین کیفیت و تصویب مدیریت عامل جهت اطلاع به کلیه واحدها ابلاغ می گردد. تاریخ و ساعت دقیق ممیزی و ممیزان مربوط به هر فرآیند نیز طبق فرم اعلام تاریخ و زمان بندی ممیزی حداقل یکهفته پیش از انجام ممیزی به واحدهای ذیربط اعلام می گردد.
برنامه سالانه ممیزی در صورت نیاز هر دو ماه یکبار بازنگری و به روز در می آید.
چک لیستهای ممیزی:
ممیزیهای داخلی کیفیت بر مینای چک لیستهایی انجام می شود که پیش از انجام ممیزی و بر اساس نیازمندیهای استاندارد و نیازمندیهای برقرار شده توسط سازمان یا مشتری، ناهمخوانیهای ممیزیهای قبلی و سایر معیارهای ممیزی توسط ممیزان تهیه می گردد. همچنین از لیست سوالات ممیزی داخلی نیز می توان بعنوان مرجع جهت تهیه چک لیستها استفاده نمود. این چک لیستها در بر گیرنده اطلاعاتی است که بتواند انطباق کارهای انجام شده را با ترتیبات برنامه ریزی شده مورد ارزیابی و تصدیق قرار دهد.
انتخاب ممیزان:
جهت انجام ممیزی داخلی، مدیر تضمین کیفیت مسئولیت سر ممیزی را به عهده گرفته و یا در صورت صلاحدید، سرممیز را انتخاب و همچنین گروههای ممیزی توسط سر ممیز با مشورت مدیر تضمین کیفیت انتخاب و وظایف مربوط به انجام ممیزی را به آنان ابلاغ می نماید و در صورت وجود بیش از یک گروه ممیزی برای هر گروه یک نفر مسئول انتخاب می گردد.
انجام ممیزی:
گروههای ممیزی در تاریخهای مورد نظر و بر اساس چک لیستهای تهیه شده، نسبت به انجام ممیزی اقدام نموده و یافته های ممیزی را به دو دسته قابل قبول، غیر قابل قبول تقسیم می نمایند که برای موارد غیر قابل قبول فرم ناهمخوانی صادر می گردد و در جلسه اختتامیه به امضای سر ممیز و نماینده واحد ممیزی شوند رسیده و در آن نحوه رفع مورد ناهمخوانی و مهلت و مسئول برطرف نمودن ناهمخوانی به توافق طرفین رسیده و یک نسخه از آن به مدیر واحد ممیزی شونده تحویل و یک نسخه جهت ثبت و بایگانی و پیگیری درواحد تضمین کیفیت، به سر ممیز تحویل می گردد. در صورتی که فرد مسئول برطرف نمودن ناهمخوانی در واحد ممیزی شوند نباشد یک نسخه نیز از فرم ناهمخوانی جهت اطلاع به فرد تحویل می گردد. در صورت عدم توافق طرفین با مورد ناهمخوانی مشاهده شده، فرم اقدام اصلاحی صادر و جهت بررسی و تصمیم گیری به شورای کیفیت ارسال می گردد. همچنین گزارشی از مشاهدات ممیزی توسط مسئول گروه ممیزی به سر ممیز تحویل می گردد.
ضمناً جهت تشویق ممیزان شرکت کننده در فرآیند ممیزی فرم امتیاز دهی سر ممیز به ممیزان توسط سر ممیز تکمیل می گردد.
پس از انجام فرآیند ممیزی، سر ممیز( در صورتی که خود مدیر تضمین کیفیت نباشد) گزارش ممیزی را به همراه ناهمخوانی های مشاهده شده در ممیزی و امتیاز کسب شده توسط ممیزان را، جهت ارسال گزارش نهایی به مدیریت عامل، تحویل مدیر تضمین کیفیت می نماید. ضمناً یک نسخه از گزارش ممیزی توسط مدیر تضمین کیفیت در جلسه شورای کیفیت مورد بررسی و نتایج آن در اولین جلسه بازنگری مدیریت مطرح و تصمیم گیری می گردد.
پیگیری ناهمخوانی های مشاهده شده:
واحد تضمین کیفیت موظف است نسبت به برطرف شدن موارد ناهمخوان مشاهده شده در ممیزی و علل بوجود آورنده آن اطمینان حاصل نموده و پیگیری لازم را انجام دهد. در صورتی که موارد ناهمخوانی تا تاریخ توافق شده همچنان موجود باشد موارد جهت تصمیم گیری به شورای کیفیت ارسال می گردد.
صلاحیت ممیز و سر ممیز:
ممیز به فردی اطلاق می شود که واجد شرایط زیربوده و برای انجام تمامی یا بخشی از ممیزی سیستم کیفیت مجاز باشد:
شرایط ممیز:
1ـ داشتن صلاحیت در رشته مورد ممیزی
2ـ آموزشهای مربوط به سیستم های کیفی را گذارنده باشد.
3ـ تجربه ضروری برای تضمین صلاحیت را به شرح زیر داشته باشد:
الف) شرایط دانشگاهی و تجربه حرفه معادل
ب) حداقل دارای یک گواهی واجد شرایط بودن در تضمین کیفیت را ارائه نماید.
ج) تجربه مشاغلی نظیر علوم، تکنولوژی مهندسی، تولید، مشاوره و تضمین کیفیت.
د) امتیاز کسب شده در ممیزی داخلی قبلی او از نظر واحد تضمین کیفیت تایید شود.
4ـ نداشتن هیچگونه رابطه منفعتی یا کاری با واحد ممیزی شونده.
5ـ قادر به تهیه شواهد عینی در رابطه با قابلیت سیستم و عدم انطباقهای آن باشد.
6ـ آگاهی و شناخت کامل و سریع نسبت به نیازمندیهایی که بر اساس آنها قرار است ممیزی ها انجام شود.
7ـ قادر به طرح سوالاتی برای پرسنل عملیاتی سازمان ممیزی شونده باشند.
8ـ در صورتی که از وی خواسته شود( بسته به نیازهای ممیزی) قادر به ارائه پیشنهادات برای بهبود کیفیت باشد.
9ـ قادر به برقراری ارتباط مناسب، هم بطور شفاهی و هم کتبی باشد.
10ـ عدم افشاء یافته ها و یا ارائه آن به شخص ثالث غیر مجاز.
صلاحیت سر ممیز:
1ـ آموزش سر ممیزی را گذرانده باشد.
2ـ با استانداردهای تضمین کیفی مربوط آشنا باشد و توانایی بازنگری آن را داشته باشد.
3ـ نیازمندیهای مربوط به ممیزین را بطور کامل دارا باشد.
4ـ بتواند فعالیتهای تیم ممیزی را جهت دستیابی به اهداف بیان شده ممیزی کنترل، برنامه ریزی و هماهنگ نماید.
5ـ در صورت نیاز، در مورد طبقه بندی عدم انطباقهای یافت شده در طی ممیزی تصمیم گیری کند.
6ـ برای سازمانی که مورد ممیزی قرار گرفته در زمینه یافته های تیم های ممیزی، گزارشات تفصیلی مناسب به صورت شفاهی و کتبی، در جلسات پایانی و به مدیر تضمین کیفیت ارائه نماید.
انتخاب ممیزان:
کلیه ممیزانی که شرایط فوق را داشته باشند نام آنها توسط واحد تضمین کیفیت در لیست ممیزان داخلی ثبت خواهد شد.
ثبتها، مراجع و مستندات:
جدول ثبتها، مراجع و مستندات تهیه می شود که در آن نام مستند، شماره مستند، محل نگهداری و مدت نگهداری ذکر می شود.
جدول
کنترل محصول نامنطبق:
هدف از این روش اجرایی توضیح، شناسایی، ارزیابی، جداسازی و درنهایت تعیین و تکلیف مواد اولیه/ فرآورده های نامنطبق می باشد.
این روش اجرایی شامل مواد اولیه، محصول نیمه ساخته و محصول نهایی را شامل می شود.
روش اعمال:
ـ شناسایی، ارزیابی و جدا سازی فرآورده ناهمخوان
ـ چنانچه مواد اولیه ورودی نیازهای مشخص شده را بر اساس معیارهای پذیرش مطابق فرم نمونه گیری از نظر کیفی احراز بنماید بصورت زیر عمل می گردد:
مواد اولیه دریافتی را به دلیل ذکر شده در فرم ورود کالا به کنترل کیفیت اعلام و جهت عودت به واحد انبار اعلام می گردد.
قطعات نیمه ساخته و نهایی:
در صورتی که پس از بازرسی ها و آزمونها که در ایستگاههای مختلف انجام می پذیرد فرآورده های ناهمخوان با نیازهای مشخص شده مشاهده شود جهت شناسایی این فرآورده ناهمخوان اطلاعات آن در کارت کنترل کیفیت ثبت گردیده و روی آن رنگ مخصوص که طی بخش نامه به پرسنل کنترل کیفیت ابلاغ گردیده است زده می شود. چنانچه مورد ناهمخوانی به عنوان ضایعات شناخته شود روی آن رنگ قرمز و یا زرد زده می شود و جهت ذوب مجدد به سبد قطعات تعیین شده منتقل می شود. مسئولیت نظارت این کار با اپراتور کنترل کیفی می باشد.
چنانچه مورد ناهمخوانی قابل اصلاح و ترمیم باشدو محل ناهمخوانی با ماژیک آبی
علامتگذاری می شود و در صورتیکه ادامه روند مستقل از مورد ناهمخوانی باشد، فرآورده ناهمخوان با بچ تا پایان تولید و تا کنترل نهایی پیش می رود و در کنترل نهایی در پالت مخصوص جداسازی می گردد. در صورتی که پس از یافتن ناهمخوانی در فرآورده، چنانچه به ادامه روند تاثیر نامطلوب بگذارد، و یا اینکه خود فرآورده دچار آسیب گسترده تر شود از ادامه حرکت فرآورده توسط اپراتور کنترل کیفیت جلوگیری بعمل می آید و در محل نسبت به اصلاح آن اقدام می نماید.
ساماندهی فرآورده ناهمخوان
اپراتورهای واحد کنترل کیفیت موظفند تمام قطعات را که رنگ قرمز خورده و جزء ضایعات محسوب می شوند را در سبد مخصوص ضایعات جداسازی نمایند. از آن پس مسئولیت ذوب مجدد این قطعات ضایعاتی به عهده واحد تولید می باشد. در کنترل نهایی، مسئول واحد کنترل کیفیت طبق آزمون و بازرسی که به عمل می آید و یا طبق علامتی که روی قطعه خورده است. آنرا بر روی پالتهای مخصوص هر نوع نقص قرار می دهند. پس از جدا سازی مشخصات فرآورده های ناهمخوان اعم از کار مجدد یا تعمیری و یا درجه بندی تصمیم گیری می نماید.
در صورتی که در درجه کیفیت فرآورده تجدید نظر شود آنرا به واحد بسته بندی به
عنوان فرآورده درجه پایین، ارسال می کنند که نوع درجه بندی آن در لیست انواع درجه بندی ذکر خواهد شد. در صورتیکه فرآورده نیاز به کار مجدد داشته باشد، فرآورده را به سرپرست شیفت تولید تحویل داده و در خط تولید مجدداً کار روی آن انجام می شود و پس از اصلاح به قسمت کنترل نهایی ارسال می گردد تا کنترل لازم بر روی قطعات اصلاحی صورت گیرد. در صورتی که نیاز به تعمیر باشد و یا تصمیم گیری در مورد آن امکان پذیر نباشد جهت تعیین تکلیف به انبار قطعات ناتمام ارسال می گردد تا چنانچه در آینده امکان تعیین تکلیف بوجود آمد، نسبت به تعمیر آن و یا بازگشت به ذوب توسط شورای کیفیت تصمیم گیری شود. تمام موارد ذکر شده اعم از درجه بندی، بازنگری و بازکاری مجدد، ارسال به انبار قطعات نیمه تمام، ضایعات و . . . در فرم اصلاح قطعات قید می گردد و یک نسخه از این فرم در تولید و فرمی در کنترل نهایی بایگانی خواهد شد و کنترل نهایی اطلاعات لازم را طی فرمی ثبت و به واحد آمار ارسال می گردد.
ثبتها و مراجع:
نوع ناهمخوانی، اقدام مربوطه و مسئولیت اجرایی و همچنین مدت نگهداری فرم ها باید در فرمهای سوابق ثبت و نگهداری شود. جدول