بسم الله الرحمن الرحیم
موضوع:
سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
فهرست
مقدمه 2
تعریف جامعی از سیستم های اطلاعاتی حسابداری : 3
چرخه مخارج 3
فعالیتهای چرخه مخارج 3
پنج فعالیت اساسی در چرخه مخارج : 3
درخواست کالا: 4
روشهای سنتی کنترل موجودی کالا : 4
روشهای مختلف کنترل موجودی : 4
روش دیگر سیستم بهنگام موجودی کالا است : 4
اسناد، مدارک و روشها (درخواست کالا): 5
سفارش کالا: 5
اسناد و مدارک وروشها(سفارش کالا): 6
فرصتهای استفاده از فن اوری اطلاعاتی (سفارش کالا): 6
رسید و انبار کردن کالا : 7
تصمیمات کلیدی و اطلاعات مورد نیاز(رسید و انبار) 7
اسناد ، مدارک وروش ها (رسید و انبار): 8
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعاتی (رسید و انبار): 8
تصویب صورتحساب های مشتری : 8
تصمیمات کلیدی واطلاعات مورد نیاز(تصویب صورتحساب): 9
اسناد ، مدارک و روشها (تصویب صورتحساب): 9
پرداخت بهای کالا: 10
تصمیمات کلیدی(پرداخت بهای کالا): 10
اسناد ، مدارک و روشها(پرداخت بهای کالا) 10
فرصتهای استفاده از فن آوری اطلاعاتی(پرداخت بهای کالا) : 10
اهداف کنترلی ، تهدیدها و روش ها: 11
نیازهای اطلاعاتی چرخه مخارج و مدل داده ای : 12
مدل داده ای چرخه مخارج : 13
مزایای مدل دادهای : 13
ملاحظات کنترل های داخلی : 13
سیستمهای اطلاعات حسابداری از اجزای اصلی زیر تشکیل شده است: 14
سیستم اطلاعات حسابداری دو هدف عمده دارد: 15
مراحل طراحی و اجرای سیستم های اطلاعات حسابداری 15
رویداد ها در واحد های تجاری در پنج چرخه اساسی طبقه بندی می شوند: 17
تفاوت داده ها و اطلاعات در حسابداری 17
پیشنهاد طرح بررسی و ایجاد سیستم جدید 19
گزارش شناخت وضع موجود 20
1-2- اطلاعات مربوط به شرکت 20
– فرایند صدور مواد اولیه ومواد بسته بندی از انبار موقت تولید به خط تولید 21
فرایند خروج کالای ساخته شده از انبار محصول جهت فروش 22
مستندات سیستمی 24
جدول گردش اسناد : 29
ورودی ها 35
فرایندها 36
خروجی ها 36
3-1-3) سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز 36
تهیه سخت افزار 37
تهیه نرم افزار مناسب 37
2-3) ارائه طرح تفضیلی 38
1-2-3) طرح اسناد مرجع (ثبت اولیه) حامل داده ها 38
2-2-3) طرح ساختار جداول و پایگاه اطلاعاتی 38
3-2-3) نمودارهای گردش داده ها و روابط موجودیت ها 39
نمودار ER 45
4,5-2-3) توضیح فرایندها (عملیات) مکانیزه سیستم. 45
چارت سیستم 47
منبع: 49
مقدمه
سیستم اطلاعات حسابداری سیستمی است که عملیات جمع آوری و ذخیره سازی داده های مالی را طی فرایندهای حسابداری انجام می دهد و پس از پردازش این داده ها، اطلاعات مورد استفاده تصمیم گیرندگان سازمانی را (سرمایه گذاران، اعتباردهندگان، مدیران و …) تولید می کند. سیستم اطلاعات حسابداری در نهایت با ارائه گزارش های هوشمندانه مالی می تواند تصمیم گیرندگان و مدیران سازمان را در برنامه های راهبردیشان کمک کند. هرچند یک سیستم اطلاعات حسابداری می تواند فقط شامل چند صفحه کاغذ و کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان سیستمی پیچیده مبتنی بر قابلیت های فناوری اطلاعات و فرایندها و روش های سنتی و پیشرفته حسابداری است.
تعریف جامعی از سیستم های اطلاعاتی حسابداری :
چرخه مخارج
یک مجموعه عملیات تکراری وعملیات پردازش داده های مربوط به خرید کالا وخدمات وپرداخت بهای آنهاست. این فصل برخرید مواد اولیه و کالای تکمیل شده وملزومات وخدمات تاکید دارد.
درچرخه مخارج مبادله اصلی اطلاعات برون سازمانی با فروشندگان است.
این فصل سه هدف اصلی سیستم اطلاعاتی حسابداری را توضیح می دهد:
1… تشریح فعالیت های اساسی تجاری انجام شده در چرخه مخارج و چگونگی گرداوری و پردازش داده های این فعالیت ها در سیستم اطلاعاتی حسابداری.
2… تشریح اهداف کنترلهای اصلی در چرخه مخارج وچگونگی طراحی سیستم اطلاعاتی حسابداری برای مقابله با تهدیدهای پیشروی فعالیتهای تجاری چرخه مخارج.
3… تشریح تصمیمات کلیدی مورد نیاز چرخه مخارج .
فعالیتهای چرخه مخارج
یکی از وظایف اساسی سیستم اطلاعاتی حسابداری پشتیبانی اثر بخش از عملکرد فعالیتهای تجاری شرکت از طریق پردازش کارامد داده های معاملات و رویدادهای تجاری آن است.
پنج فعالیت اساسی در چرخه مخارج :
1.. درخواست خرید کالا
2.. سفارش کالا
3.. دریافت کالا
4.. تصویب صورتحساب خرید
5.. پرداخت بهای کالای خریداری شده
ادامه این بخش چگونگی گرداوری و پردازش داده های هر یک از فعالیتهای اصلی چرخه مخارج را توسط سیستم اطلاعاتی حسابداری توضیح میدهد.
درخواست کالا:
اولین فعالیت اصلی تجاری در چرخه مخارج ، درخواست خرید کالا یا ملزومات است.
چه چیزی ، چه موقع و چه میزان خریداری شود، از جمله تصمیمات کلیدی ومهم در این فرایند است.
روشهای سنتی کنترل موجودی کالا :
نگهداری مواد وکالا به اندازه کافی به نحوی که اگر فروشندگان مواد اولیه در تامین مواد اولیه مورد نیاز شرکت تاخیر داشته، یا مصرف مواد بیش از حد انتظار باشد ، فرایند تولید بدون وقفه ادامه یابد.
این روش سنتی معمولا مقدار سفارش اقتصادی نامیده میشود زیرا بر اساس محاسبه میزان بهینه سفارشی است که درآن، مجموع هزینه های سفارش ، انبارداری و نگهداری و هزینه فقدان موجودی مواد وکالا در حداقل ممکن است.
روشهای مختلف کنترل موجودی :
غالباٌ کاربرد روش سنتی منجربه افزایش قابل توجه در هزینه نگهداری موجودی مواد وکالا میشود.
یک روش برای مدیریت موجودی مواد وکالابرنامه ریزی تقاضای مواد اولیه است
این روش برای حداقل کردن مواد وکالای مورد نیاز ، به جای پیشبینی نیازها بر برنامه ریزی تولید تاکید میکند. در این روش عدم اطمینان و ابهام در مورد زمان نیاز به مواد اولیه کاهش می یابد در نتیجه موجودی مواد و کالای کمتری نگهداری میشود.
روش دیگر سیستم بهنگام موجودی کالا است :
این روش سعی می کند هزینه نگهداری وهزینه فقدان موجودی را حذف یا حداقل کند در این روش مواد، قطعات وملزومات به جای حمل در انباشته های بزرگ و نگهداری انها در یک انبار مرکزی برای مصرف اینده ، به تناوب ودر انباشته های کوچک برای جایی که انها را درخواست کرده ، ودر زمانی که آنها نیاز دارند ارسال میشوند.
تفاوت عمده بین این دو روش در برنامه ریزی تولید است . انتخاب یکی از این روشها به محصولاتی بستگی دارد که شرکت می فروشد . سیستم برنامه ریزی تقاضای مواد اولیه برای محصولاتی مانند کالاهای مصرفی که الگوی تقاضای آنها قابل پیش بینی است کارآمدتر است. سیستم بهنگام موجودی برای محصولاتی مانند لباسهای شیک ، که تقاضا برای انها به طور دقیق قابل پیش بینی نیست سودمند است.
اسناد، مدارک و روشها (درخواست کالا):
صرف نظر از این که چه کسی درخواست خرید مواد یا ملزومات را می دهد معمولا نیاز به خرید کالا یا ملزومات، منشا ایجاد درخواست یک خرید است.
درخواست خرید:
سندی که درخواست کننده ، محل تحویل ، تاریخ نیاز به کالا ، کد کالا ، شرح کالا ، مقدار ،قیمت هر قلم و فروشنده پیشنهادی را تعیین می کند
فروشنده پیشنهادی: تنظیم کننده: تاریخ تنظیم:
تاریخ نیاز: محل تحویل : تحویل گیرنده:
قیمت هر واحد: شرح کالا: تعداد: کد کالا:
شماره حساب: تاریخ تصویب: دایره: تصویب کننده:
فرصتهای استفاده از فن آوری اطلاعات (درخواست کالا):
یک روش برای افزایش کارایی به کارگیری سیستم ثبت مستقیم داده است. مستند سازی
الکترونیکی زمان لازم برای پردازش داده های درخواست خرید وهزینه های ذخیره سازی
داده ها را کاهش می دهد. همچنین طراحی واجرای کنترلهای ویرایش مناسب میتواند دقت
وصحت داده ها واطلاعات را افزایش دهد.
فن اوری کدهای میله ای ، نگهداری اطلاعات دقیق ثبتهای دایمی موجودی کالا را آسان میکند.
خط های چاپی در کدهای میله ای حاوی اطلاعاتی مانند کد اقلام ، محل، ب ت و قیمت است.
کدهای میله ای نه تنها زمان وهزینه نگهداری موجودی کالا را کاهش میدهد بلکه خطاهای ثبت
داده ها در سیستم را به طور واقعی حذف میکند.
سفارش کالا:
دومین فعالیت اصلی در چرخه مخارج شرکت سفارش دادن خرید مواد و ملزومات است.
فعالیت خرید معمولا توسط مامور خرید در دایره خرید انجام میشود.
تصمیمات کلیدی(سفارش کالا):
انتخاب فروشنده مهمترین تصمیم عملیاتی در فعالیت خرید است. هنگام اتخاذ این تصمیم باید به عوامل زیر توجه کرد:
قیمت کیفیت کالا اطمینان از تحویل کالا
درمورد کیفیت واطمینان از تحویل ، اعتماد به فروشنده بویژه در سیستم بهنگام موجودی بسیا مهم است. زیرا تاخیر در تحویل یا تحویل مواد و قطعات با کیفیت پایین وخراب میتواند منجر به توقف کامل سیستم تولید شود.
در ضمن عملکرد وسوابق فروشنده باید ردیابی و به صورت ادواری ارزیابی شود، تا ضرورت تغییر یا عدم تغییر مشتری مشخص شود.
اسناد و مدارک وروشها(سفارش کالا):
دریافت درخواست خرید کالا نقطه شروع فرایند سفارش مواد و ملزومات است. اصلی ترین سند ومدرک ایجاد شده دراین فرایند ، سفارش خرید است.
سفارش خرید سندی است که به موجب ان به طور رسمی از یک فروشنده درخواست میشود کالای معینی را به قیمت تعیین شده فروخته و ارسال کند.همچنین سند مزبور تعهد پرداخت بهای خرید است ، وهنگام پذیرش آن توسط فروشنده یک قرارداد تلقی میشود.
پنج نسخه از سفارش خرید برای بررسی وتصویب برای مدیر دایره خرید ارسال میشود.
پس از امضای سفارش خرید نسخه اصلی برای فروشنده فرستاده میشود. نسخه دوم برای دایره رسید کالا ، نسخه سوم برای دایره حسابهای پرداختنی ، نسخه چهارم برای دایره درخواست کننده ونسخه پنجم به درخواست خرید ضمیمه و به ترتیب شماره سریال سفارش خرید، درفایل باز سفارشهای خرید دایره ی خرید بایگانی میشود.
فرصتهای استفاده از فن اوری اطلاعاتی (سفارش کالا):
محرک هزینه اصلی در فعالیت خرید تعداد سفارشهای پردازش شده است. بنابراین برای افزایش اثر بخشی مراحل فعالیت خرید باید تعداد سفارشهای پردازش شده را کاهش داد. یک راه برای بهبود فرایند خرید استفاده از مبادله الکترونیکی داده است. مبادله الکترونیکی داده با حذف نیاز به کارکنان اداری برای چاپ وارسال اسناد کاغذی ،هزینه ها را کاهش میدهد.
همچنین ،سیستم مزبور زمان بین اعلان سفارش دوباره ی یک قلم کالا ودریافت آن را کاهش میدهد در نتیجه ریسک کمبود مواد اولیه وتوقف تولید را کاهش داده و موجب افزایش سوداوری شرکت می شود.
علاوه بر این بهبود فرایند خرید ملزومات نیز مهم است. این خریدها معمولا جزیی بوده ومقدارشان نیز کم است یکی از روشهای مناسب برای پردازش خرید ملزومات استفاده از کارت خرید است. که نه تنها موجب کاهش هزینه ها و افزایش کارایی میشود بلکه در پیشگیری از تقلب کارکنان نیز کمک می کند.
اینترنت نیز روشی دیگر برای افزایش کارایی ،اثر بخشی و خودکار کردن فرایند پردازش ملزومات وسایر اقلام غیر موجودی کالاست. که با استفاده از نرم افزارهایی که برای فهرست کردن همه فروشندگان مجاز محصولات مختلف وجود دارد، قابل استفاده است.
رسید و انبار کردن کالا :
سومین فعالیت اصلی در چرخه مخارج ، رسید و انبار کردن کالاهای سفارش شده است. دایره رسید کالا مسئولیت پذیرش و دریافت محموله های فروشندگان را به عهده دارد. دایره رسید کالا زیر مجموعه مدیر انبار است و به او گزارش می کند. دایره نگهداری کالا مسئولیت انبار کردن و نگهداری کالا را به عهده دارد. اطلاعات رسید کالای سفارش داده شده باید برای بهنگام کردن مانده ی موجودی های شرکت به دایره کنترل موجودی ارسال شود
تصمیمات کلیدی و اطلاعات مورد نیاز(رسید و انبار)
اولین تصمیم بر اساس اطلاعات دریافتی از دایره خرید کالا گرفته می شود. به این معنی که وجود یک سفارش خرید معتبر ، نشان می دهد که محموله باید پذیرفته شود. این تصمیم بسیار مهم است زیرا پذیرش و دریافت کالای سفارش نشده باعث اتلاف وقت و فضای نگهداری اقلامی می شود که باید برگشت داده شوند.
بررسی و تایید کالای حمل شده بسیار مهم است زیرا شرکت باید مطمئن شود تنها بهای کالای واقعی دریافت شده را پرداخت کرده است.
شرکتها باید الزام هایی را برای شمارش صحیح ودقیق تمام محموله های دریافتی توسط کارکنان دایره رسید کالا تعیین کند. یکی از ابزارهای موثر ، الزام کارکنان به ثبت دقیق مقادیر کالای دریافت شده و امضای گزارش رسید کالا است ، که موجب تعهد کاری بیشتر می شود.
اسناد ، مدارک وروش ها (رسید و انبار):
سند و مدرک اصلی مورد استفاده در سیستم دریافت کالا در چرخه مخارج گزارش رسید کالا است. گزارش رسید کالا جزئیات هر محموله را مستند می سازد.
در هر یک از حالتهای زیر دایره خرید باید موضوع را با فروشنده حل کند :
1..رسید کالاهایی که مقدار آنها با سفارش داده شده تفاوت دارد.
2..رسید کالای اسیب دیده.
3..رسید کالایی که کیفیت لازم را ندارد ودر بازرسی مورد تایید قرار نگرفته است.
معمولا فروشنده تعهد میکند که هرگونه مغایرت مقداری را در صورتحساب فروش اصلاح کند.
در مورد کالای اسیب دیده و با کیفیت پایین پس از موافقت فروشنده با برگشت کالا یا کاهش قیمت کالا ، سندی به نام اعلامیه بدهکار صادر می شود. یک نسخه از ان برای فروشنده ارسال میشود تا وی در پاسخ یک اعلامیه بستانکار صادر کند .
نسخه دیگر اعلامیه بدهکار برای دایره حساب های پرداختنی برای اصلاح مانده بستانکاری حساب فروشنده فرستاده میشود .
نسخه سوم به عنوان مجوز برگشت کالا به فروشنده به همراه کالا برای دایره حمل ارسال می شود.
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعاتی (رسید و انبار):
شمارش وثبت کالاهای خریداری شده یک فعالیت پر زحمت و کاربر است. یک راه برای بهبود وافزایش کارایی ، ملزم کردن فروشندگان به استفاده از کدهای میله ای برای تمام محصولاتشان است. این کار باعث حذف اشتباهات ناشی از وارد کردن داده ها به سیستم می شود، همچنین زمان پردازش ترخیص و حمل کالا را کاهش میدهد.
فن آوری ماهواره ای فرصت دیگری برای افزایش کارایی واثر بخشی حمل و نقل برون سازمانی کالا است. شرکتها می توانند مکان دقیق تمام محموله های ورودی را پی گیری واطمینان پیدا کنند که نیروی کافی برای تخلیه به موقع، در محل های مربوط وجود دارد.
تصویب صورتحساب های مشتری :
چهارمین فعالیت چرخه مخارج ، تصویب صورتحساب فروشنده برای پرداخت بهای آن است.
این فرایند توسط دایره ی حساب های پرداختنی انجام می شود.دایره مزبور زیر مجموعه ی رئیس حسابداری است وبه وی گزارش می کند.
فعالیت خرید هنگامی مجاز است که سفارش خرید صادر و دایره حساب های پرداختنی نیز تعهد پرداخت به فروشنده را ثبت کرده باشد.
تصمیمات کلیدی واطلاعات مورد نیاز(تصویب صورتحساب):
به طور قانونی تعهد پرداخت زمانی ایجاد می شود که کالا، دریافت شده باشد. اما در عمل، شرکتها تنها بعد از رسید کالا و تصویب صورتحساب ، حسابهای پرداختنی را ثبت می کنند این تفاوت زمانی، به ثبتهای اصلاحی مناسب برای تهیه صورتهای مالی دقیق در پایان یک سال مالی نیازمند است.
اسناد ، مدارک و روشها (تصویب صورتحساب):
دو روش برای پردازش صورتحساب های فروشندگان وجود دارد ، یکی سیستم بدون سند و دیگری سیستم سندی است. درسیستم سندی یک سند به نام سند پرداخت تهیه می شود که فروشنده ومبلغ خالص پرداختی پس از تخفیف را نشان می دهد . استفاده از سند پرداخت سه مزیت دارد:
1..تعداد چکهای صادره را کاهش می دهد.
2..میتواند برای ردیابی آسان تمام حسابهای پرداختنی دارای شماره سریال چاپی باشد.
3..تفکیک زمان تصویب صورتحساب را از زمان پرداخت بهای ان تسهیل می کند.
کارمند دایره حسابهای پرداختنی ،اسناد پرداخت را به ترتیب تاریخ سررسید در فایل اسناد پرداخت نشده ذخیره می کند. اسناد پرداخت ومستندات مربوط که یک بسته نامیده می شود، قبل از سررسید برای پرداخت برای صندوقدار ارسال می شوند.
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات(تصویب صورتحساب):
شرکتها با ملزم کردن فروشندگان به ارسال صورتحسابهای خودبه روش مبادله الکترونیکی داده، می توانند کارایی سیستم حسابهای پرداختنی خود را بهبود ببخشند. که با این کار در وقت صرفه جویی و هزینه اصلاح اشتباهات را کاهش می دهند.
روش دیگر، حذف کامل صورتحساب فروشندگان است. این روش برای بیشتر درخواست خریدهای که شرکتها معمولا از قیمت آنها در زمان سفارش خرید اطلاع دارند به کار می رود .
شاید بهترین فرصت برای افزایش کارایی حسابهای پرداختنی، درحوزه خریدهای غیر موجودی کالاست. استفاده از کارتهای خرید، ضرورت پردازش صدها صورتحساب فروش، با مبلغ کم را از بین می برد.
پرداخت بهای کالا:
آخرین فعالیت چرخه مخارج ، پرداخت بهای صورتحساب های فروش تصویب شده است.
پرداخت بهای صورتحساب های مصوب ، پرداخت های نقدی نام دارد، که توسط صندوقدار انجام می شود. صندوقدار زیر مجموعه رئیس حسابداری است وبه او گزارش می کند.
تصمیمات کلیدی(پرداخت بهای کالا):
یک تصمیم مهم در پردازش پرداخت های نقدی، استفاده ازمزایای تخفیفات نقدی پیشنهادی فروشندگان است. بودجه جریان نقدی کوتاه مدت برای این تصمیم گیری بسیار مفید است.
اسناد ، مدارک و روشها(پرداخت بهای کالا)
صندوقدار بسته سند را از دایره حسابهای پرداختنی دریافت می کند و هر بسته سند را بررسی و مبلغ پرداختی ان را محاسبه و داده های پراخت نقدی را وارد سیستم می کند. سپس سیستم از فایل سند پرداخت برای بهنگام کردن فایل های حسابهای پرداختنی ، صورتحسابهای در جریان و دفتر کل استفاده می کند.
پس از جمع زدن تمام صورتحسابهای هر مشتری برای هر فروشنده حواله پرداخت تنظیم می شود.
سپس چکها و برگه های پرداخت، صادر می شوند. پس از پردازش تمام رویدادهای پرداخت، لیست پرداختهای مزبور چاپ و برای رئیس حسابداری فرستاده می شود. پس از امضا، صندوقدار چک ها و برگه های پرداخت را از طریق پست برای فروشندگان ارسال می کند.
فرصتهای استفاده از فن آوری اطلاعاتی(پرداخت بهای کالا) :
استفاده از فن آوری اطلاعاتی برای انتقال الکترونیکی وجوه نقد به مشتریان ،به جای چک، باعث افزایش کارایی فرایند پرداختهای نقدی شرکت می شود.
انتقال الکترونیکی وجوه ، صرفه جویی قابل ملاحظه ای در منابع شرکت به وجود می آورد. زیرا وقت و هزینه ای برای تنظیم ، صدور ، امضا و ارسال چک برای مشتریان و نگهداری چکهای باطل شده صرف نمی شود.
اهداف کنترلی ، تهدیدها و روش ها:
دومین وظیفه سیستم اطلاعاتی حسابداری مناسب، فراهم کردن کنترل های کافی برای حصول اطمینان از تحقق اهداف زیر است :
1..تمام معاملات به نحو مناسب تصویب شده ، ودارای مجوزهای قانونی هستند.
2..تمام معاملات ثبت شده در سیستم حسابداری معتبر هستند.
3..تمام معاملات، معتبر، دارای مجوز و تصویب شده هستند و در سیستم حسابداری ثبت می شوند.
4..تمام معاملات به طور صحیح در سیستم حسابداری ثبت می شوند.
5..داراییها درمقابل سرقت یا از بین رفتن محافظت می شوند.
6..فعالیتهای تجاری شرکت به شیوه کارامد واثربخش انجام می شود.
تهدیدهای چرخه مخارج ، اثار و روشهای کنترلی
درخواست کالا
روشهای کنترلی اثار تهدید
سیستم کنترل موجودی کالا و تحلیل عملکرد فروشنده توقف تولید وکاهش فروش کسری موجودی کالا
سیستم دائمی دقیق موجودی کالا ، تصویب درخواست های خرید ، محدود کردن دسترسی به فرمهای درخواست خرید سفید ، طراحی فرم های درخواست خرید دارای شماره سریال چاپی افزایش
هزینه های موجودی کالا خرید غیر ضروری کالا یا خرید در حجم بسیار زیاد
تهدیدهای چرخه مخارج ، اثار و روشهای کنترلی
سفارش کالا
روشهای کنترلی اثار تهدید
تهیه لیست قیمتها برای تطبیق،درخواست انجام مناقصه برای خرید کالا،کنترلهای بودجه ای افزایش هزینه ها خرید کالا به قیمت بالا
خرید از فروشندگان مصوب،بررسی سفارشهای خرید،تحلیل عملکرد فروشنده توقف تولید و افزایش هزینه ها خرید کالا با کیفیت پایین
تصویب سفارشهای خرید،محدود کردن دسترسی به لیست فروشندگان،طراحی فرمهای سفارش خرید چاپی خرید کالای با کیفیت پایین
خرید با قیمت بالا
عدم رعایت مقررات خرید کالا از فروشندگان غیر مجاز
ممنوعیت دریافت هدیه از فروشندگان،
الزام ماموران خرید به افشای منافع خود با فروشندگان کالا وحسابرسی فروشندگان خرید کالای با کیفیت پایین
خرید با قیمت بالا
عدم رعایت مقررات رشوه دادن
تهدیدهای چرخه مخارج ، اثار و روشهای کنترلی
رسید و انبار کردن کالا
روشهای کنترلی اثار تهدید
تصویب سفارش خرید برای همه محموله های دریافتی افزایش هزینه موجودی کالا دریافت کالای سفارش داده نشده
خالی بودن ستون مقدار در نسخه سفارش خرید ارسالی برای دایره رسید کالا ، الزام به شمارش همه محموله های دریافتی پرداخت بهای کالایی که دریافت نشده ، اشتباه بودن اطلاعات موجودی کالا اشتباه در سفارش کالای دریافت شده
کنترلهای دسترسی فیزیکی به داراییها
مستندسازی همه نقل وانتقال داخلی موجودی
شمارش فیزیکی ادواری موجودی
رفع مغایرتهای موجود از دست دادن داراییها واطلاعات غیر صحیح سرقت موجودی
کالا
نیازهای اطلاعاتی چرخه مخارج و مدل داده ای :
سومین وظیفه سیستم اطلاعاتی حسابداری تهیه اطلاعات مفید برای تصمیم گیری است. مفید بودن در چرخه مخارج به این معنی است که سیستم اطلاعاتی حسابداری باید اطلاعات مورد نیاز اجرای فعالیتهای زیر را فراهم کند:
. تعیین زمان و مقدار سفارش کالای اضافی
. انتخاب فروشندگان مناسب برای سفارش کالا
. اثبات صحت صورتحساب های فروشندگان کالا و خدمات
. تصمیم های مربوط به استفاده از مزایای تخفیفات نقدی فروشندگان کالا و خدمات
. نظارت و کنترل نیازهای نقدی برای پرداخت تعهدات شرکت
افزون بر این، سیستم اطلاعاتی حسابداری باید اطلاعات مورد نیاز ارزیابی عملکرد و انواع استراتژی های زیر را فراهم کند:
. کارایی و اثر بخشی دایره خرید
. تجزیه وتحلیل عملکرد فروشنده
. زمان صرف شده برای حمل کالا از بندر به خط تولید
. درصد استفاده از تخفیفات نقدی خرید
توجه داشته باشید که تصمیمات مزبور نیازمند داده های مالی و عملیاتی است.
همچنین ، بسیاری از تصمیمات چرخه مخارج نیازمند اطلاعات برون سازمانی است.
یک مدل داده ای مناسب ، یکپارچه کردن اطلاعات برون سازمانی با داده های مالی وعملیاتی درون سازمانی چرخه مخارج را آسان می کند.
مدل داده ای چرخه مخارج :
مزایای مدل دادهای :
مدل داده ای شکل 1-13 داده های معاملات حسابداری سنتی (برای مثال ، تاریخ و مبلغ هر خرید) را با دیگر داده های عملیاتی(برای مثال ، اطلاعات مربوط به مکان نگهداری کالا) به طور کامل تلفیق و یکپارچه می کند.
همچنین ، مرتبط ساختن داده های داخلی با انواع اطلاعات برون سازمانی آسان می شود.
ملاحظات کنترل های داخلی :
بحث درباره تهدیدها براهمیت تفکیک مناسب وظایف ناسازگار تاکید داشت. نمودار منابع ،رویدادها و کارگزاران برای این کار مفید است، زیرا این نمودارها نشان می دهند که کارگزاران داخلی در انجام هر رویدادی یا فعالیتی مشارکت دارند. افزون بر این اگر این مدل در یک سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی اجرا شود ، رایانه را می توان به نحوی برنامه ریزی کرد ، که با جلوگیری ازاجرای وظایف ناسازگار توسط یک فرد ، تفکیک صحیح وظایف امکان پذیر شود.
همچنین استفاده از سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی اهمیت وجود کنترلهای دسترسی موثر را افزایش می دهد. مثلا با اجازه دادن به کاربران برای دیدن تنها یک بخش از سیستم مورد نظر ابزاری رابرای کنترل دسترسی به سیستم فراهم می کند.
سیستم اطلاعاتی حسابداری عهده دار وظیفه تبدیل داده های اطلاعاتی به گزارش های سودمند مالی و ارائه آن ها به مدیریت درون سازمانی و مراجع بیرون از سازمان جهت تصمیم گیری است . تبدیل داده های اطلاعاتی به گزارش های مالی در یک سیستم اطلاعاتی حسابداری در قالب فرآیند جمع آوری ، طبقه بندی ، پردازش ، تجزیه و تحلیل و انتقال (ارائه ) اطلاعات صورت می گیرد .
سیستمهای اطلاعات حسابداری از اجزای اصلی زیر تشکیل شده است:
1- کارکنان: کاربران سیستم های اطلاعات حسابداری،
2- روشها و دستورالعمل ها: فرایندهای جمع آوری، مدیریت و ذخیره سازی داده های مالی،
3- داده ها: داده های مرتبط با سازمان و فرایندهای کسب وکار آن،
4- نرم افزار: برنامه ای نرم افزاری جهت پردازش داده ها،
5- زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستم ها و شبکه های کامپیوتری که امکان می دهد تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار گیرد،
6- کنترل های داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی درون سیستم جهت حفاظت از داده ها.
سیستمهای اطلاعات حسابداری را می توان محل تقاطع منطقی دو موضوع گسترده حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت دانست. آنچه در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت مشترک است، توجه محوری به اطلاعات است. حسابداری به خود اطلاعات مالی گرایش دارد، در حالی که سیستم اطلاعات مدیریت بیشتر به سیستم هایی پوشش می دهد که اطلاعات را تولید می کنند.
سیستم اطلاعات حسابداری دو هدف عمده دارد:
1- ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی، و
2- ارائه اطلاعات برای تصمیم گیری.
برای رسیدن به این هدف ها دو فعالیت عمده وجود دارد که عبارتند از پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات.
پردازش مبادلات: مبادلات حسابداری به وسیله ثبتهای اساسی حسابداری پردازش می شوند. این مبادلات شامل فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و … هستند. پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعات حسابداری به وسیله زیرسیستمها انجام می شود. اگر سیستم پردازش مبادلات به طور صحیحی طراحی شده باشد، باعث می شود تا داده ها به خوبی و با دقت کنترل شوند و عمل پردازش کارامد و موثر باشد.
پردازش اطلاعات: خروجی فرایند پردازش اطلاعات به قصد راهنمایی در امر برنامه ریزی و کنترل عملیات است و این فرایند اطلاعاتی را برای تصمیم گیری ارائه می دهد. سیستم طراحی شده برای پردازش اطلاعات یا سیستم اطلاعات حسابداری باید اطلاعاتی را ارائه دهد که مربوط، اتکاپذیر، به موقع و با اهمیت باشد.
مراحل طراحی و اجرای سیستم های اطلاعات حسابداری
1- بررسی اولیه یا امکان سنجی: این مرحله با درخواست کاربر جهت کامپیوتری کردن شروع می شود و اقداماتی از قبیل تعیین کاربران مسئول و محدوده سیستم، نواقص سیستم موجود و هدف های سیستم پیشنهادی در این مرحله صورت می گیرد.
2- تحلیل سیستم: در این مرحله محیط و سیستم فعلی کاربر با ابزاری همچون نمودار جریان داده ها، نمودار ارتباط بین موجودیت ها و سایر ابزار شناخته شده معین می شوند.
3- طراحی: فعالیت طراحی با استفاده از مشخصه های سیستم پیشنهادی به تعیین روش پردازش مناسب و تعیین فعالیت های لازم در داخل آن می پردازد. در این مرحله مرز سیستم دستی و سیستم کامپیوتری نیز مشخص می گردد.
4- پیاده سازی: این فعالیت شامل برنامه نویسی و یکپارچه سازی قسمت های مختلف به منظور تشکیل بدنه کامل سیستم پیشنهادی است.
5- ارائه آزمونهای پذیرش سیستم (ارزیابی): مشخصه های ساخت سیستم طراحی شده باید به گونه ای باشند که کلیه اطلاعات ضروری جهت تعریف یک سیستم قابل قبول از دیدگاه کاربر را در بر گیرند. در نتیجه یکی از مشخصه هایی که باید تولید شود، ایجاد یک مجموعه آزمون ها جهت قابل قبول بودن سیستم است. این مرحله می تواند پس از فعالیت تحلیل سیستم و همزمان با فعالیت های طراحی و پیاده سازی انجام شود.
6- اطمینان از کیفیت: به این فعالیت آزمون نهایی سیستم نیز گفته می شود. این فعالیت نیازمند انجام فعالیت آزمون پذیرش سیستم و فعالیت یکپارچه سازی سیستم است.
7- توضیح دستورالعمل: در این مرحله باید قسمت های دستی سیستم به خوبی توصیف و چگونگی ارتباط این قسمت ها با قسمت های کامپیوتری مشخص گردد. محصول این قسمت، راهنمای سیستم خواهد بود.
8- تبدیل و تغییر پایگاه داده ها: در این فعالیت، پایگاه داده ها را متناسب با سیستم جدید تغییر می دهند تا بتوان سیستم کامپیوتری جدید را با داده های گذشته تغذیه کرد.
9- نصب (استقرار) سیستم: این مرحله که در حقیقت مرحله نصب سیستم اطلاعات حسابداری است، حساس ترین و شاید مشکل ترین مرحله در استقرار سیستم به شمار می آید. سیستمی که به صورت تفصیلی طراحی گردیده و با استفاده از اطلاعات فرضی و یا واقعی آزمایش شده است، در این مرحله باید به صورت نهایی پیاده سازی و جایگزین سیستم قبلی گردد. آموزش مقدماتی کارکنان با برگزاری جلسه های آموزش و تشریح سیستم ها صورت می گیرد. پس از آشنایی کلیه عوامل اجرایی با هدف ها، مشخصات و وجوه افتراق سیستم جدید با سیستم موجود، آموزش به هر یک از مسئولان اجرای سیستم در حوزه فعالیت خود با استفاده از اطلاعات فرضی یا واقعی انجام می گیرد.
رویداد ها در واحد های تجاری در پنج چرخه اساسی طبقه بندی می شوند:
1- چرخه درآمد
2- چرخه مخارج
3- چرخه تولید
4- چرخه منابع انسانی
5- چرخه تامین مالی
تفاوت داده ها و اطلاعات در حسابداری
داده ها حقایق خامی در مورد رویداد هایی هستند که در ساختار سازمان دهی شده نبوده و یا معنای کمی دارند . برای اینکه این داده ها مفید باشند اغلب باید به صورت اطلاعات مفید پردازش شوند. در واقع باید این داده های خام مرتب سازی، تلخیص و یا طبقه بندی شوند.
داده های خام از این جهت نیز دارای اهمیت هستند که نقطه ی شروعی برای انجام ردیابی های حسابرسی می باشند . با وجود ارزشی که در برخی از داده های فرآوری نشده وجود دارد ، بسیاری از کاربران نهایی به صورت های مالی نیاز دارند ، این گروه از استفاده کنندگاه از داده های پردازش شده ( اطلاعات) برای تصمیم گیری استفاده می کنند .
سیستم های اطلاعاتی حسابداری را بهتر بشناسیم
به گفته کوشینگ دانشجویان رشته حسابداری ، در آینده شغلی خود متصدی هر سمتی که شوند ، با حسابداری به عنوان یک سیستم اطلاعاتی درگیر خواهند بود ، پس باید آن را بشناسند و صرفا به صورت یک جعبه سیاه به آن ننگرند .
امروزه حسابداران در یک محیط کاملا پیچیده فعالیت می کنند که دائما در حال تغییر است . پیشرفت فناوری اطلاعات با سرعت فزاینده ای ادامه دارد و به صورت همزمان روش های عملیاتی بنگاه ها نیز تغییر کرده است ؛در واقع ویژگی اصلی حسابداری در دنیای تجارت امروز ، تعامل حسابداران حرفه ای با سیستم های اطلاعاتی یارانه ای است .حسابداران باید با نظام های اطلاعاتی حسابداری ، چگونگی ایجاد آن ، کد گذاری حساب ها ، طراحی فرم ها و جریان گردش اطلاعات آشنا باشند و در صورت لزوم به تیم طراحی سیستم های اطلاعاتی ،مشاوره های لازم را ارائه دهند .
این نکته را باید پذیرفت که اگر دانشجوی حسابداری امروز ما ، فردا در جایگاه یک حسابدار ، حسابرس و یا یک مدیر بخواهد فعالیت کند ، فقر دانش او در زمینه سیستم های اطلاعاتی مشکل آفرین خواهد بود.
این پروژه در ارتباط با سیستم محاسبه قیمت تمام شده در یک شرکت تولید کننده مواد شوینده ، بهداشتی تهیه شده است. که طی آن در مورد سیستم موجود، طراحی سیستم جدید نحوه پیاده سازی آن اشاره می شود. مباحث اصلی این مجموعه به طور کلی شامل بخشهای اصلی زیر خواهد بود:
1- پیشنهاد بررسی سیستم از سوی چه شخص یا واحدی عنوان و در مورد آن تصمیم گیری می شود.
2- دریافت شناخت کافی از سیستم، که طی بررس ویژگی های سازمانی، فردی و سایر موارد بدست خواهد آمد.
3- طراحی سیستم مطلوب که متناسب با وضعیت شناخته شده در قسمت دوم باشد که آنهم شامل دو قسمت کلی و تفضیلی خواهد بود.
4- پیاده سازی سیستم و شرایط ایجاد سیستم جدید همچون شرایط نرم افزاری ، سخت افزاری و نحوه تبدیل سیستم قدیم به سیستم جدید
پیشنهاد طرح بررسی و ایجاد سیستم جدید
با توجه به اینکه موضوع نحوه محاسبه قیمت تمام شده تولید وبه تبع آن قیمت فروش و نحوه انعکاس آن در دفاتر مالی شرکت، در دو سال متوالی به عنوان یکی از بندهای شرط گزارش حسابرسی قرار گرفته و مسبب مشروط شدن اظهارنظر حسابرسان مستقل نسبت به صورتهای مالی شرکت شده و از سوی دیگر موجب اعتراض سهامداران حاضر در مجمع عمومی سالانه شرکت گردیده ، اعضای هیات رئیسه مجمع در جلسه عمومی سالانه شرکت از حسابرس درخواست نمود تا دلایل این موضوع را مشخص کند که وی نیز براساس بررسی های تیم خود موارد زیر را عنوان نمود:
1- در زمان صدور مواد اولیه از انبار به تولید، این موضوع طی حواله های سریال دار صورت نمی گیرد که به عقیده حسابرسان این امر، از موارد ضعف کنترل های داخلی محسوب شده و حسابرسان از روشهای جایگزین نیز قادر به کشف موارد با اهمیت در مورد مصرف مواد، نشده اند.
2- با توجه به اینکه شرکت از روش استاندارد جهت قیمت گذاری کالای ساخته شده استفاده می کند، محرکهای سربار بنحو مطلوبی تعریف نشده است.
3- پیرو بند 3، تخصیص سربار تولید هریک از محصولات ، براساس ظرفیت های نسبتا نامعقول، صورت گرفته است. (استفاده از ظرفیت اسمی)
4- با توجه به استفاده از روش استاندارد، شرکت در طول دو سال اخیر قیمت استاندارد محصولات خود را تغییر نداده، با در نظر گرفتن این موضوع که در طی این دوسال، شاخص تورم بالا رفته و تعرفه های گمرکی نیز بشدت افزایش یافته که این موضوع سود شرکت در طی این دو سال را تحت تاثیر قرار داده است .
5- با توجه به بالا رفتن تنوع محصولات و پیچیده تر شدن تولید، سیستم فعلی توانایی پردازش حجم جدید را ندارد.
6- مراکز هزینه تولید و غیرتولیدی به نحو مطلوبی تعریف نشده است.
7- گزارشات خروجی سیستم از حیث مدیریتی، مناسب و مطلوب نمی باشد.
8- آمار تولید به طور منظم تهیه نمی شود.
که مجمع عمومی با در نظر گرفتن طرح جامع در راستای استراتژی شرکت، با مشخص نمودن اعضای کمیته هادی شامل: مدیرعامل، مدیرمالی و رئیس حسابداری صنعتی و مدیر IT وانتخاب متخصصین IT توسط مدیر IT ، مسئولیت بررسی سیستم موجود وتصمیم گیری نسبت به اصلاح یا تعویض سیستم موجود را به آن کمیته می دهد.
یکماه پس از برگزاری مجمع، کمیته های سریعاً پس از تصویب این پیشنهاد، تیم تحلیل سیستم را که شامل (رئیس حسابداری صنعتی، میدریت مالی و مدیریت بخش حسابداری مدیریت و چند نفر آنالیست سیستم، می باشند را تعیین می کند.) که این تیم ها کارهای زیر ا انجام می دهد.
گزارش شناخت وضع موجود
1-2- اطلاعات مربوط به شرکت
شرکت پاک در تاریخ 29/3/65 فعالیت خود را در زمینه تولید مواد شوینده و بهداشتی آغاز و از سال 72 اقدام به ایجاد شعب در سایر استانها نمود. شرکت تا سال 75 صرفا فعالیت بازرگانی داشته و اقدام به واردات و فروش محصولات می نموده که پس از آن به دلیل بالا رفتن تعرفه های گمرکی، نوع فعالیت خود را از بازرگانی به تولیدی تغییر داده بدین گونه که به جای واردات محصول اقدام به واردات مواد اولیه می نماید.با توجه به پیچیده تر شدن امور، طرح ایجاد سیستم جامع مالی مصوب مجمع عمومی سال جاری با اولویت ایجاد سیستم بهای تمام شده ، با توجه به گسترش فعالیت شرکت صورت گرفته است.
با توجه به اینکه مدیریت عامل شرکت در طی دو سال مورد بحث (سالهائی که شرکت ملزم به ارائه گزارش حسابرسی به مقامات ذیربط بوده است )در فواصل زمانی کوتاهی تغییر کرده است، لذا هیچگونه مسئولیت و پاسخگوئی جدی ای از سوی مدیریت نسبت به بررسی اجزاء و عملکرد این دو سال صورت نگرفته و هیچ گونه تحلیل عمیقی نسبت به مبالغ مندرج در گزارشات مالی سالانه انجام نشده است و از سوی دیگر بدلیل عدم ثبات جایگاه مدیریت عامل، هیچگونه پیگیری مجدانه ای در جهت رفع بندهای شرط گزارش سال قبل حسابرسی ، صورت نگرفته است.
2-2) وضع سیستم موجود از لحاظ اثربخشی ،کارایی و کنترلها
در ارتباط با سیستم موجود محاسبه بهای تمام شده فرایندهای زیر در حیطه این سیستم قرار می گیرد.
1- فرایند صدور مواد اولیه ومواد بسته بندی به انبار موقت تولید
2- فرایند صدور مواد اولیه ومواد بسته بندی از انبار موقت تولید به خط تولید
3- فرایند پردازش مواد اولیه و تکمیل محصول
4- فرایند انتقال کالای ساخته شده به انبار محصول
5- فرایند خروج کالای ساخته شده از انبار محصول جهت فروش
که در سیستم موجود، مراحل زیر طی هریک از فرآیندهای فوق انجام می شود.
1 – فرایند صدور مواد اولیه ومواد بسته بندی به انبار موقت تولید
درخواست کالا با توجه به تولید روزانه در دو نسخه توسط متصدی تولید تنظیم که یک نسخه از آن به انبار ارائه و نسخه دیگر نزد تنظیم کننده بایگانی می شود.
انباردار براساس درخواست دریافتی اقدام به صدور حواله انبار مواد اولیه در 3 نسخه می نماید: یک نسخه نزد انباردار، نسخه دوم نزد تحویل گیرنده و نسخه سوم جهت صدور سند حسابداری به واحد حسابداری ارسال می شود.
– فرایند صدور مواد اولیه ومواد بسته بندی از انبار موقت تولید به خط تولید
مواد اولیه مورد نیاز تولید بر اساس درخواست تولید روزانه طی حواله انبار در 3 نسخه به واحد تولید ارسال می شود. که یک نسخه از ان نزد واحد انبار مانده و یک نسخه دیگر به واحد تولید و یک نسخه به واحد حسابداری تحویل داده می شود.
3 – فرایند پردازش مواد اولیه و تکمیل محصول
با تحویل مواد اولیه و دسته بندی به واحد تولید کار این بخش شروع می شود.تولید با توجه به برنامه زمانبندی تولید ، کار خود را شروع نموده و در پایان روز کالاهای تکمیل شده را به انبار محصول ارسال می کند.
آمار تولید روزانه در 1 نسخه توسط مسئول واحد تولید تهیه و بایگانی میشود.
گزارش کنترل کیفی محصولات تولیدی توسط واحد کنترل کیفیت روزانه در 2 نسخه تنظیم که یک نسخه نزد واحدکنترل کیفیت و یک نسخه به واحد تولید ارسال می شود.
4- فرایند انتقال کالای ساخته شده به انبار محصول
انبار محصول به میزان کالاهای دریافتی رسید انبار را در سه نسخه تنظیم می نماید.
یک نسخه جهت واحد تولید، یک نسخه نزد خود انبار و یک نسخه جهت واحد حسابداری ارسال می کند.
فرایند خروج کالای ساخته شده از انبار محصول جهت فروش
انبار محصول با دریافت یک نسخه از سفارش فروش، اقدام به صدور محصول از انبار نموده و حواله انبار مربوطه را در 4 نسخه صادر می کند، یک نسخه نزد خود انباردار و یک نسخه جهت نگهبانی و یک نسخه به خریدار کالا و یک نسخه به واحد حسابداری ارسال می نماید.
3-2) بیان دقیق مشکل که قرار است سیستم پیشنهادی آن را حل کند
همانطور که در قسمت یک نیز عنوان شد، مواردز یر قابل ذکر است.
1- تمامی فرم های صادره می بایستی دارای شماره سریال چاپی باشند.
2- سیستم هیچ گونه فرمی را تا زمان دریافت کلیه تاییدیه های مربوطه، نهایی تلقی نکند.
3- انجام ثبت حسابداری در زمان انتقال مواد اولیه به تولید بمنظور تعیین حدود مسئولیت واحد تولید و انبار
4- ایجاد حساب کالای در جریان ساخت در حسابها و تعریف کدنیک حسابها جهت گزارشگری مطلوب
5- استفاده از مراکز ومحرکهای هزینه مطلوب به نحوی که فعالیتهای با ارزش افزوده از غیر ارزش افزوده قابل تمیز باشد.
6- ایجاد هماهنگی در بین واحدهای فروش، تولید، بازاریابی و تدارکات و حسابداری جهت تعیین میزان بهینه تولید.
7- بازنگری جرخه اطلاعات بین واحدها، برای مثال موظف نمودن تولید در ارسال یک نسخه از گزارش تولید روزانه به واحد حسابداری و همچنین اجبار واحد کنترل کیفی به ارسال یک نسخه از گزارش کیفی تولیدات روزانه بمنظور تعیین میزان ضایعات و کنترل تولید.
8- ایجاد محدودیت در سیستم در واقعی نمودن و بروز کردن استانداردهای تولید در هر سه ماه
9- ایجاد محدودیت در سیستم جهت تجزیه و تحلیل و بستن انحرافات در هر سه ماه
10- انجام انبار گردانی در هر سه ماه و تنظیم صورتجلسه براساس آن
11- مکانیزه نمودن عملیات مربوط به تولید
4-2) انواع مستندانی که مورد مطالعه قرار گرفته است .
در این رابطه مستندات زیر در 3 بخش مورد بررسی قرار گرفته است.
1- مستندات سازمانی
2- مستندات فردی
3- مستندات سیستمی
1-4-2) فلوچارت سازمانی، مستندات سازمانی مورد بررسی برای این منظور می باشد.
که محدوده مورد بررسی ما در این پروژه در ک مرحله شامل کلیه اجزاء تحت کنترل مدیریت عامل غیر از منابع انسانی می باشد ولی در محدوده خاص تر مربوط به قسمت کنترلی مالی می باد.
2-2-4) مستندات فردی
طبق بررسیهای به عمل آمده، افراد مرتبط با سیستم محاسبه بهای تمام شده به شرح زیر می باشند:
1- مدیرعامل
2- کنترلر مالی و IT ، شامل مدیر مالی، مدیر IT و مدیر حسابداری صنعتی و مدیر گزارشگری
3- مدیر بازاریابی
4- مدیربرنامه ریزی وتولید شامل مدیر انبارها و مدیر تامین مواد کالا و مدیرتولید
5- مدیر فروش
که طبق مستندات اخذ شده از واحد منابع انسانی، شرح وظایف هریک از افراد فوق دردامنه سیستم مورد بررسی به صورت زیر می باشد.
1- مدیر عامل: نسبت به هماهنگی بین 4 واحد دیگر و چگونگی تامین و نحوه پردازش اطلاعات بین اینها تصمیم گیری می کند و با توجه به پیشنهادات مدیریت فروش و مذیر بازاریابی پیش بیتی کوتاه مدت(Forecast)
فروش را تعیین نموده و آنرا جهت تامین مواد به واحد برنامه ریزی و پشتیبانی اعلام میکند.
2- کنترلر مالی و IT: نسبت به نتایج کلی حاصل تبادل نظرات مدیر مالی، IT و مدیر حسابداری صنعتی تصمیم گیری می کند. مدیر حسابداری صنعتی با توجه به اینکه تسلط کافی بر چرخه تولید دارد، پیشنهادات خود را به کنترلر مالی می دهد. مدیر مالی نیز اثرات تامین مالی ناشی از هرگونه تغییر در سیستم را مشخص نموده و پیشنهاد خود را به کنترلر مالی می دهد. مدیر گزارشگری نیز، با توجه به پیشنهادهای مدیر حسابدتری صنعتی و مدیر مالی، اثرات هر تغییری را بر نسبتهای صورتهای مالی ارزیابی و با Forecast دریافتی از مدیریت تحلیل کند. مدیر IT ، نیز با مشورت با مدیرگزارشگری و مدیر حسابداری صنعتی در مورد امکان مکانیزه کرده سیستم تصیم گیری نموده و نتایج خود را به کنترلر مالی اعلام می کند.
3- مدیر بازاریابی: با توجه به میزان سهم بازار محصولات شرکت و مکانیسم های کنترلی بازار، پیشنهاد خود را مربوط به سطح مناسب فروش به مدیر عامل اعلام می کند.
4- مدیر فروش : با توجه به میزان درخواستهای خرید از سوی مشتریان، سطح مناسب فروش را مشخص مدیریت عامل اعلام می کند.
5- مدیربرنامه ریزی وتولید: با دریافت میزان فروش پیش بینی شده(Forecast) از مدیریت عامل، جهت تامین مواد و برنامه ریزی تولید اقدام می نماید.
مستندات سیستمی
مستندات و فرم های که در فرایندهای مذکور مرتبط با محاسبه بهای تمام شده بکار می آید عبارتند از
1- فرم درخواست مواد از انبار
2- فرم برنامه تولید روزانه، ماهانه، سالانه
3- فرم رسید انبار
4- فرم حواله انبار داخلی تولید
5- فرم حوله انبار خارجی- فروش
6- لیست کالاهای موجود در انبارها با قید مقدار و مبلغ
7- لیست نابابی و وضعیت موجودیها و بررسی تاریخ مصرف موجودیها با توجه به حساس بودن نوع صنعت
8- لیست خلاصه ورودیها و خروجیهای انبار تولید
9- لیست اقلام ضایعاتی طی تولید با قید محل ضایع شدن کالا (ضایعات درجه مرحله ای از تولید صورت گرفته است)
5-2) خلاصه مصاحبه ها
به منظور آشنایی با سیستم موجود و دسترسی به شناخت کلی از وضعیت سیستم، با مدیرانبارها، مدیر حسابداری صنعتی و مدیرگزارشگری و مدیر تولید، صحبتهایی شد که گزیده ای از آن به شرح ز یر است:
1-5-2) مصاحبه با رئیس انبارها:
رئیس انبارهای شرکت ضمن ارائه توصیفی در مورد نحوه ورود و خروج کالاها از انبار به سریال نبودن فرمهای موجود اشاره می کند که او را نیز دچار مشکل کرده است.
و همچنین عدم هماهنگی تولید با انبار، چرا که تولید به دلیل عدم برنامه ریزی مناسب، اقدام به خروج مقادیر زیادی از موجودیها به تولید می کند و به دلیل عدم تولید آنها را پای کار نگه می دارد و از سوی دیگر با توجه به اینکه انتقال مستقیم به تولید صورت نمی گیرد، مقادیر زیادی در تولید می ماند که واحد تدارکات را مجبور به تامین مواد بیشتر از نیاز می کند.
2-2-5) مصاحبه با مدیر حسابداری صنعتی
مدیر حسابداری صنعتی نیز از وضعیت موجود احساس نارضایتی می نماید و ابراز می کند که با توجه به متنوع شدن محصولات شرکت، محاسبه بهای تمام شده را با توجه به عدم تناسب مراکز هزینه تعریف شده با واقعیتهای موجود، پر از دغدغه شده و بر مکانیزه شدن سیستم تاکید می نماید و عنوان می کند که به دلیل عدم همکاری واحد تدارکات در تعیین بهای خرید، قیمت های استاندارد از دو سال قبل هیچ تغییری نکرده است.
و همچنین در مورد عدم وجود حساب کالای در جریان ساخت بسیار شکایت می نماید و به سردرگمی حسابرسان در زمان انبارگردانی اشاره می کند.
3-2-5)مصاحبه با مدیرگزارشگری
وی نیز از عدم هماهنگی بین تولید با انبار و واحد تولید شکایت دارد و ابراز می کند که به دلیل عدم وجود برنامه منسجم تولید در راستای استرتژی شرکت، شرکت متحمل هزینه های هنگفتی شده و همچنین از سوی دیگر به دلیل عدم محاسبه قیمت تمام شده تولید بنحو مطلوب ، عملکرد شرکت در 2 سال اخیر به نحو صحیحی ارائه نشده و به دلیل عدم تخصیص انحرافات تولید به سرفصلهای مرتبط در صورتهای مالی، نسبتهای مالی غیرواقعی بوده و مدیریت را در تصمیم گری دچار مشکل نموده است
و همچنین به دلیل عدم وجود حساب کالای در جریان ساخت در حسابها، تعیین حوزه مسئولیت دارائیها بین انبار و تولید امکانپذیر نمی باشد و این موضوع نیز در پایان سال حسابرسان را دچار سردرگمی نموده است.
6-2)ارائه مدلهای گردش داده ها
1-6-2)نمودار گردش داده ها در سیستم موجود
همانطور که در گردش فوق ملاحظه می شود، در زمان انتقال مواد اولیه به انبارموقت تولید، هیچگونه ثبت حسابداری انجام نشده و همچنین از بابت تولید هیچگونه انعکاسی در دفاتر وجود ندلرد.
جدول گردش اسناد :
واحد مالی
واحد تولید
واحد انبار
واحد برنامه ریزی و تامین مواد
مدیریت عامل
واحد مالی
واحد تولید
واحد انبار
واحد برنامه ریزی و تامین مواد
مدیریت عامل
واحد مالی
واحد تولید
واحد انبار
واحد برنامه ریزی و تامین مواد
مدیریت عامل
نمودار ER
) نتایج سایر بررسیها
کارسنجی طرح) با توجه به وجود نقاط ضعف فراوان در سیستم فعلی و نیاز به انجام تغییرات بنیادی در سیستم قیمت تمام شده، این موضوع کار ساده ای نیست و از پیچیدگی خاصی برخوردار است.
زمان سنجی طرح) این طرح با توجه به حجم تغییرات مورد نیاز و طراحی فرم های خروجی جدید حدوداً 3500 نفر ساعت زمان خواهد بود.
8-2) ایده اوله و نحوه حل مشکل
ایده اولیه برای حل مشکل به شرح زیر است:
1- تمامی فرم های صادره دارای شماره سریال چاپی شوند.
2- هیچگونه فرمی تا زمان اخذ تاییدیه های مربوطه، نهایی تلقی نگردد.
3- ایجاد حساب کالای در جریان ساخت در حسابها
4- تعریف نحوه پردازش عملیات تولید در حساب کالای در جریان ساخت
5- بازدید از خط تولید و تعیین محرکهای هزینه سربار بطوریکه هزینه های سرباز را بتوان براساس آن جذب نمود.
6- تعریف مراکز هزینه تولیدی و خدماتی به طوری مشخص، در راستای گزارشگری مناسب و مفید جهت تامین نیازهای مصرف کنندگان
7- برقراری هماهنگی در بین واحدهای مرتبط با تولید در راستای استراتژی شرکت
8- ایجاد محدودیت در سیستم در واقعی و بروز کردن استانداردهای مرتبط با تولید در هر سه ماه
9- ایجاد محدودیت در سیستم در تجزیه و تحلیل و بستن انحرافات در هر سه ماه
10- ابنار انبارگردانی در هر سه ماه و تنظیم صورتجلسه انبارگردانی پس از هر انبار گردانی
11- بازنگری کدنیک حسابهای مرتبط با تولید
12- با توجه به پروسه ای بودن هزینه یابی، مشخص نمودن خطوط تولید و تعیین مراکز هزینه و کدنیک ها حسابهای مرتبط با آن
13- بازنگری گزارشات خروجی سیستم و ترعیف یکسری از گزارشات مورد نیاز مدیریت
2-9) امکان سنجی برقراری ایده ها
– امکان سنجی فنی- با توجه به اینکه شرکت دارای منابع انسانی مستعدی در زمینه مالی می باشد، لذا امکان تحقق موارد فوق بالاست.
و همچنین از آنجائیکه مکانیزه کردن انبارها می تواند با استفاده ازمنابع موجود در بازار انجام گردد از لحاظ نرم افزاری و سخت افزاری مشکلی وجود نخواهد داشت.
– امکان سنجی عملیاتی- با توجه به اینکه سازمان به اطلاعات خروجی مرتبط با محاسبات بهای تمام شده کالا در تصمیم گیریها نیاز دارد، لذا از لحاظ عملیاتی سازمان می بایستی خود را با این تغییر وفق دهد.
– امکان سنجی زمانی- با توجه به اینکه طراحی تا پیاده سازی این سیستم حدوداً 3500 نفر ساعت زمان خواهد برد، با لحاظ نمودن 5 نفر نیروی فعال که در ارتباط با این پروژه درگیر خواهند شد این کار به طور متوسط با مدنظر گرفتن 8 ساعت کار عادی در 26 روز کاری در هر ماه، حدودا سه ماه و نیم طول خواهد کشید.
– امکان سنجی مالی- با توجه به اینکه تدوین سیستم جدید توسط نیروهای خود شرکت انجام خواهد گرفت ، شرکت می بایستی به این نیروها اضافه کار پرداخت نماید یا اینکه از نیروهای موقت برای انجام کارهای قبلی این افراد استفاده کند.
ولی در مورد هزینههای سیستمی و مکانیزاسیون ، شرکت پس از بررسی های انجام داده به این نتیجه رسیده که می بایستی مبلغ 4792 بابت خرید نرم افزار و 2000 دلار هزینه های سخت افزاری سیستم به علاوه سالیانه 500 دلار هزینه پشتیبانی سیستم را بدهد. از سوی دیگر تیم تحلیل سیستم پس از تحقیقات انجام داده به پیش بینی می کند که شرکت از بابت گزارشاتی که دریافت خواهد نمود و رضایت حسابرس خود را جلب خواهد کرد ، می تواند سالیانه حدود 2000 دلار سودآوری کسب کند، عمر سیستم را 5 سال پیش بینی می کند و هزینه سرمایه خود را به میزان 15% که تیم تحلیل سیستم بدون محاسبه 15% هزینه سرمایه، توجیه پذیری طرح فوق را با محاسبات زیر را انجام می دهد.
3- گزارش طراحی سیستم
1-1-3- قلمرو سیستم
قلمرو سیستم شامل سه بخش خواهد بود:
1- قسمت انبار
2- قسمت تولید و برنامه ریزی
3- قسمت مالی
2-1-3) ورودی ها ، فرایندها و خروجی های اصلی سیستم
همانطور که در قسمتهای قبل عنوان شد، ما به دنبال اصلاح تولید در دفاتر حسابداری شرکت می باشیم. لذا ورودی ، فرایندها و خروجی های اصلی سیستم به صورت زیر خواهد بود.
ورودی ها
1- مواد اولیه و بسته بندی براساس آمار برنامه ریزی تولید از انبار جهت تولید ارسال می شود.
2- نیروی کار مستقیم که در واحد تولید طبق برنامه ریزی تولید، شروع به کار می کنند.
3- هزینه های سربار که برای ظرفیت اولیه و مورد انتظار تامین و تحقق می یابد.
فرایندها
1- سیستم با توجه به مرکز هزینه منظور شده بر روی حواله انبار مواد، هزینه مواد را به یکی از خطوط تولید انتقال دهد.
2- هزینه سربار مستقیم را که با توجه به گزارشات تولید در پایان هر روز به خطوط تولید مربوطه انتقال دهد.
3- هزینه های سربار را در زمان تحقق و با توجه به مرکز هزینه منظور شده بر روی اسناد به خطوط تولید و مراکز هزینه انتقال دهد.
4- خروج ارزش کالای ساخته شده از تولید به قیمت های استاندارد
5- صدور حواله انبار از تولد به انبار محصول با ذکر خط تولید بر روی حواله انبار
خروجی ها
1- گزارشات تولید واقعی با ذکر ساعات تولید و وقفه ها و آمار تولید، گزارش و مقایسه آن با برنامه ریزی تولید در پایان هر روز.
2- گزارش مجموع هزینه های واقعی تحمل شده بدهکارحساب تولید به تفکیک مراکز هزینه و خطوط تولید.
3- گزارش تفضیلی مربوط به انحرافات مواد ، دستمزد و سربار.
4- گزارش تخصیص انحرافات به حسابهای مربوطه.
5- گزارش تحلیلی انحرافات تولید
3-1-3) سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز
با توجه به پیچیده شده و تنوع محصولات شرکت، سیستم محاسبه قیمت تمام شده جدید می بایستی با استفاده از یکسری امکانات کامپیوتری پردازش شود.
4-1-3) منابع مکن برای سخت افزار و نرم افزار سیستم
روشهای مثل مراکز شاع، پردازش دسته ای ، اشتراک زمانی یا اجاره معمولی به دلیل اینکه حالت بسته دارد موضوعیت پیدا نمی کند ، لذا خرید سخت افزار پیشنهاد می شود.
تهیه سخت افزار
با توجه به مشخصات مورد نیاز سخت افزاری جهت اجرای سیستم جدید، شرکت با مشاوره مدیر IT، و دریافت استعلام هایی از بین دو شرکت رایان سیستم و مجدسیستم که به ترتیب پیشنهاد قیمت 14000$ و 12000$ را می دهند، شرکت مجد سیستم را به دلیل وضعیت نامناسب نقدینگی خود انتخاب می کند.
تهیه نرم افزار مناسب
1- ساخت توسط خود شرکت، که این روش به دلیل پرهزینه بودن و نبود نیروی کافی و کمبود وقت امکانپذیر نمی باشد
2- خرید از شرکت سخت افزاری، که شرکت مجدسیستم خود قادر به تولید نرم افزار نمیباشد و در صورت درخواست شرکت می تواند از تولیدکنندگان نرم افزار خریداری کند.
3- خرید نرم افزارهای آماده
با توجه به Customizationهای فراوانی که به دلایل ایجاد انعطاف پذیری بیشتر در گزارشات می بایستی روی سیستم انجام شود، نرم افزارهای آماده این قابلیت را ندارند.
4- تهیه از طریق شرکت های نرم افزاری
که در این رابطه نیز دو شرکت وجود دارند که می تواند با شرایط مختلف این نرم افزار را به ما ارائه دهند.
1- شرکت مشاوره سیستم پرتو اندیش. در ازای ساخت نرم افزار 5000$ و در ازای خدمات پشتیبانی برای یکسال حق الزحمه ای دریافت نمی کند.
2- شرکت فردا سارسیستم، در ازای ساخت نرم افزار در دو قسط مساوی 3000$، اولین در زمان تحویل دومین قسط 3 ماه بعد و برای یک سال خدمات پشتیبانی مبلغ 500$ درخواست می کند که
1) PV= 5000$
که با توجه به جریانات نقدی فوق شرکت دوم پیشنهاد میشود.
2-3) ارائه طرح تفضیلی
1-2-3) طرح اسناد مرجع (ثبت اولیه) حامل داده ها.
اسناد مرجعی که داده های ورودی از طریق آنها به سیستم تغذیه می شود به شرح زیر می باشد:
1- حواله انبار
2- فرم گزارش کارکرد پرسنل تولید حاوی مرکز هزینه و خط تولید مربوطه
3- فرم تخصیص اولیه هزینه ها
4- فرم حاوی قیمت های استاندارد تولید Standard Cost sheet
5- فرم آمار و گزارشات تولید
در سیستم فعلی حواله های انبار نیاز به اصلاح داشته و می بایستی شماره سریال چاپی داشته باشد.
فرم گزارش کارکرد پرسنل تولید در 3 نسخه تنظیم میشود:
یک نسخه نزد واحد تولید
یک نسخه نزد واحد منابع انسانی
یک نسخه به واحد مالی ارسال می شود.
فرم تخصیص اولیه هزینه ها نیز همان مدارک سند حسابداری می تواند باشد که در یک نسخه و در واحد حسابداری است
فرم استاندارد تولید در 2 نسخه می بایستی تنظیم شود.
یک نسخه نزد واحد تدارکات و برنامه ریزی تولید
یک نسخه نزد واحد مالی
فرم آمار و گزارشات تولید
در 2 نسخه تهیه شود، یک نسخه نزد واحد تولید و یک نسخه به واحد مالی ارسال شود.
2-2-3) طرح ساختار جداول و پایگاه اطلاعاتی
2-1-2-3)عناوین بانکهای اطلاعاتی مورد نیاز:
1- بانک اطلاعاتی موجودیها
2- بانک اطلاعاتی نرخهای لستاندارد تولید
3- بانک اطلاعاتی رسید انبار
4- بانک اطلاعاتی حواله های انبار
5- بانک اطلاعاتی گزارشات و آمار تولید
بانکهای اطلاعاتی فوق می بایستی بترتیب شامل فیلدهای زیر باشد:
1- کد کالا، نام کالا، واحد اندازه گیری استاندارد کالا، محل نگهداری، گردش کالا
2- کد کالا، نام کالا، واحد اندازه گیری استاندارد کالا، اجزاء بهای استاندارد کالا
3- شماره(سریالی)، تاریخ،کد کالا،، نام کالا، واحد اندازه گیری کالا، محل امضاء های مجاز
4– شماره(سریالی)، تاریخ،کد کالا،، نام کالا، واحد اندازه گیری کالا، مرکز هزینه کالاهای صادره از انبار، محل امضاء های مجاز
5- شماره(سریالی)، تاریخ، مقدار کالای تولید شده، واحد اندازه گیری کالا، شماره عطف برنامه تولید، مقذار زمان استاندارد تولید و واقعی و مقایسه آن دو، میزان توقفات تولید، مقدار تولید استاندارد بر اساس زمان واقعی تولید و مقدار تولید واقعی و مقایسه آندو.
3-2-3) نمودارهای گردش داده ها و روابط موجودیت ها
3-2-3-1) نمودار گردش داده ها در سیستم موجود
همانطور که در گردش فوق ملاحظه می شود ثبت حسابداری مربوط به کالای در جریان ساخت طی سیستم جدید اعمال می شود و انبار موقت تولید نیز حذف می شود و مواد مستقیما به تولید منتقل می شود.
جدول گردش اسناد :
واحد مالی
واحد تولید
واحد انبار
واحد برنامه ریزی و تامین مواد
مدیریت عامل
واحد مالی
واحد تولید
واحد انبار
واحد برنامه ریزی و تامین مواد
مدیریت عامل
نمودار ER
4,5-2-3) توضیح فرایندها (عملیات) مکانیزه سیستم.
فرایندهای ممکن در سیستم محاسبه قیمت تمام شده جدید به شرح زیر است:
1- فرایند درخواست مواد از انبار طبق برنامه تولید روزانه
2- فرایند پردازش مواد توسط نیروهای انسانی و ماشینی طبق برنامه ریزی تولید و تخصیص هزینه مربوط در مراکز تولید
3- فرایند تسهیم اولیه سربار بین مراکز تولید
4- فرایند تکمیل محصول به قیمت استاندارد و به جزو مواد ، هزینه های مستقیم تولید و سایر هزینه های تولید جذب شده استاندارد
5- فرایند تسهیم ثانویه هزینه های سربار بین مراکز تولید
6- فرایند شناسایی انرافات در هریک از سطوح فوق
7- فرایند تجزیه و تحلیل انحرافات
8- فرایند بستن انحرافات
در سیستم قدیم فرایندهای 1 و 2و 3 به طور ناقص انجام می شده و فرایندهای 5 و 6و 7 نز انجام نمی شده است.
که از فرایندهای فوق نیز ، فرایندهای شماره یک ، دو، چهار، پنج، شش و هشت به صورت مکانیزه و انجام فرایندهای 3 و 7 به صورت صد در صد دستی و با استفاده از نیروی انسانی خواهد بود.
برای مثال در فرایند سوم، در زمان صدور سند حسابداری، کاربر با توجه به مرکز هزینه تعریف شده برای تحقق دهنده هزینه، آن را در حساب آن مرکز هزینه طبقه بندی می کند.
6-2-3) فرمهای چاپی
لیست کامل عبارتست از:
1- فرم درخواست مواد از انبار
2- فرم گزارش آمار تولید روزانه
3- فرم بهای استاندارد تولید به ریز اجزاء تشکیل دهنده محصول (BOM)
4- فرم مراکز هزینه و خطوط تولید و جریان هزینه ها در این مراکز
5- فرم گزارش انبار تولید
6- فرم شناسایی ضایعات
7- فرم صورتجلسه انبارگردانی و مغایرات انبارگردانی
7-2-3) سایر مستندات
چارت سازمانی سیستم جدید همان چارت ساختار قدیم می باشد با این تفاوت که در سیستم جدید هماهنگی بین واحدها بیشتر شده است.
چارت سیستم
سیستم سخت افزاری مورد نظر برای سیستم جدید در زیر آورده شده است، با ورود اطلاعات از طریق صفحه کلید و پردازش آن در CPU ، قابلیت بازخوانی و ذخیره سازی در دیسک مغناطیسی کامیوتر را خواهد داشت. برای دریافت و مشاهده خروجی های مورد نظر نیز از دو روش مانیتور و پرینتر استفاده می شود.
4- گزارش پیاده سازی سیستم
1-4) چگونگی تامین سخت افزار:
درخصوص طرق تهیه سخت افزار ، همانطور که در قسمت 3-1-3 توضیح داده شد، خرید از شرکت مجدسیستم بهینه تشخیص داده شد.
که به منظور استقراء سخت افزار سیستم موارد زیر انجام گرفت:
1- کابل کشی های لازم جهت برقراری شبکه داخلی LAN انجام شد.
2- کامپیوتر و سرورهای مورد نظر همسان با نرم افزار خریداری شده ، از سوی شرکت مجد سیستم تامین و تحویل شرکت گردید.
2-4) چگونگی تامین نرم افزار
با توجه به محاسبات ارائه شده در بند 4-1-3 فوق، نرم افزار مورد نیاز از سوی شرکت فردا ساد سیستم تامین و در سرورهای خریداری شده نصب گردید.
و با استفاده از داده های فرضی اجزاء کل سیستم جدید مورد آزمایش قرار گرفت و به کاربران آموزشهای لازم در خصوص نحوه ورود اطلاعات و کیفیت ورود این داده ها و همچنین چگونگی گزارشگری از سیستم، داده شد.
از لحاظ فنی نیز، شرکتهای تامین کننده سخت افزار و نرم افزار طی جلساتی با واحد IT، آموزشهای لازم را از لحاظ مسائل فنی به این واحد دادند.
3-4) چگونگی تبدیل سیستم
با توجه به اینکه اطلاعات مربوط به قیمت تمام شده تولید قبلا به صورت دستی انجام میشد، استفاده از سیستم جدید به طور موازی با سیستم قدیم طی 3 ماه انجام شد تا در طول این مدت کاربران به سیستم آشنایی کامل پیدا نموده تا از فقدان اطلاعات جلوگیری شود.
در مورد عمق تبدیل سستم نیز، قرار شد تا اطلاعات 2 سال قبل به صورت انباشته وارد سیستم شده و طی صحبتهایی که با مشاوران شرکت فرداساد سیستم انجام شد، قرار شد که اطلاعات مزبور در قالب فایلهای کامپیوتری در سیستم Upload شود.
درنهایت با توجه به مکانیزه شدن سیتم جدید، تجزیه و تحلیل انحرافات تولید هنوز می بایستی توسط یک نیروی انسانی انجام شود که این موضوع نارضایتی واحد گزارشگری را بدنبال داشته است، لذا مدیر گزارشگری بر آنست تا سیستم جدید را مورد ارزیابی قرار داده و Cost – Benefit آنرا بررسی نماید.
با توجه به عدم هماهنگی بین نیاز مصرف کننده های خروجیهای اکثر سازمانها و محصول سازمانها، امیدواریم در آینده ای نه چندان دور با استقرار تیمهای تحلیل سیستم در سازمانها بتوان این فاصله را پوشش داد.
منبع:
کتاب سیستم های اطلاعاتی حسابداری- دکتر مهدی مرادی
سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
0