تحقیق معیارها و ویژگی های یک بازرس

ویژگی ها و معیارهای بازرسی و شاخصهای یک بازرس
مدیریت ارزیابی عملکرد و پا سخگویی به شکایات
هدف اصلی ارزیابی، تعیین میزان انطباق برنامه با مسیر تعیین شده و نمایاندن نقاط ضعف و قوت آن می باشد و نتیجه ارزیابی می تواند تصویری شفاف تر، از چگونگی فعالیت ها ی سازمان را ارایه نماید تا بتواند آگاهانه تصمیمات لازم را در جهت تقویت و یا اصلاح و ادامه برنامه بگیرد. در حقیقت دلیل متقن ارزیابی شاخصها فراهم آ وری شالوده ای برای تصمیم گیری درست، درباره وضعیت آغازین، تغییرات مورد مشاهده و یا وقوف بر برنامه ها است.ایجاد عقلانیت برای تغییرات سازمانی و کارکنان، آماده سازی برای تدارک پیش نیازها، جهت دهی به برنامه ریزی ها و بنیان نهادن یک نظارت فراگیر و جامع از مهم ترین ا هداف این فرایند می باشد.
یک نظام ارزیابی وبازرسی مشخص می کند که در چه جاهایی کارها به خوبی پیش می روند تا مبنای موفقیت بیشتر را فراهم سازد و در چه جاهایی کارها به خوبی پیش نمی روند تا مبنایی برای انجام اقدامات اصلاحی باشد. بنابراین، نتایج حاصل از بازرسی ها وارزیابی عملکرد مشخص می کند که آیا آنچه انجام می شود ارزش انجام شدن دارد؟ و این که آیا آن کار به خوبی انجام می شود؟ در واقع، بازرسی و ارزیابی نوعی عارضه یابی است که طی آن مشکلات سازمان استخراج و براساس آن نواحی قابل بهبود مشخص و سپس پروژه های بهبود تعریف می شوند.
بطور کلی هدف این مدیریت کمک به تصمیم سازی و تصمیم گیری، بازنگری و بازخورد در سطوح مختلف اجرای طرح ها و کمک به طراحی مجد د طرح های موجود و تد وین طرح های جدید بوده وشامل موارد زیر می باشد:
– کنترل مداوم جریان امور در سازمان و استقرار چرخه مدیریت بهره وری
– شناسایی نقاط ضعف و قوت و مشکلات سازمان و تلاش در جهت شکوفایی و افزایش قابلیت ها و اصلاح فعالیت ها.
– بهبود تصمیم گیری در مورد حوزه و عمق فعالیت ها، برنامه ها و اهداف آینده وزارت جهاد کشاورزی.
– بهبود تخصیص منابع و استفاده بهینه از امکانات و منابع جهت اجرای برنامه ها
قسمت اول بازرسی
معیارهای بازرسی و شاخصهای یک بازرس
" پس از کارهایشان کاوش و رسیدگی کن و بازرسهای راستکار و وفادار بر آن بگمار "
( از وصای حضرت علی به مالک اشتر )
مقدمه :
بازرسی از ارکان مهم هر تشکیلاتی محسوب میگرددکه گستره فعالیت آن بهینه نمودن راندمان کاری و سوق دادن آن برای حصول اطمینان در صحت انجام وظایف محوله است و این منطق کماکان در هر فرهنگی موردنظر بوده ودر دین مبین اسلام کراراً بر آن تاکید شده بویژه در نامه معروف حضرت علی به مالک اشتر ضرورت نظارت و بازرسی از تشکیلات تحت نظرش در مصر را تاکید نموده اند که به پیروی از آن به منظور وجود صحت عمل در جامعه اسلامی ، بازرسی باید بصورت مستمر وجود داشته باشد .
تاریخچه تشکیل سازمان بازرسی :
به منظور نظارت بر حسن جریان امور و اجرای صحیح قوانین در دستگاههای اداری . در اجرای اصل 174 قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران ، سازمانی بنام سازمان بازرسی کل کشور زیرنظر رئیس قوه قضائیه ، با اختیارات وظایف پیش بینی شده در قانون در جلسه مورخ 19/7/60 مجلس شورای اسلامی ، تصویب و در مورخ 22/7/60 جهت تشکیل به دولت ابلاغ شد . این سازمان دارای رئیس ، قائم مقام و شش معاون به شرح ذیل می باشد :
1- معاونت برنامه ریزی و امور مجلس
2- معاونت اداری و مالی
3- معاونت امور اقتصادی و زیربنایی
4- معاونت امور تولیدی و کشاورزی
5- معاونت امور سیاسی و قضائی
6- معاونت امورفرهنگی و اجتماعی
وظایف و اختیارات سازمان بازرسی کل کشور :
براساس ماده 2 قانون بازرسی کل کشور ، این سازمان می بایست از کلیه وزارتخانه ها و ادارات تابعه آنها ، نیروی انتظامی و نظامی ، موسسات و شرکتهای دولتی ، شهرداریها و موسسات وابسته به آنها دفاتر اسناد رسمی ، موسسات عام المنفعه ، نهادهای انقلابی و سازمانهایی که تمام یا قسمتی از سرمایه یا سهام آنها متعلق به دولت بوده به نحوی از انحاء بر آنها نظارت داشته یا کمک می نماید ، و همچنین کلیه سازمانهایی که مشمول قانون نسبت به آنها مستلزم ذکر نام آنهاست ، باید براساس برنامه تنظیمی کار نظارت و بازرسی را انجام دهد .
به تبع وزارت جهاد کشاورزی هم با برداشتن گام مهمی در این راستا ادارات بازرسی استانها با به تصویب رسانده و تشکیل داده است که باتوجه به گستردگی تشکیلاتی از یک طرف و مسئولیتهای اجرای متفاوت که عموماً با مردم سرو کار دارند از طرف دیگر ، وجود یک تشکیلات منسجم و دلسوز می تواند بر سلامت عملکرد جهاد کشاوری ، منظورشدن کارکنان ، پیشگیری از بحرانها ، رسیدگی به شکایات و درخواستهای مردم و کارکنان باشد .
شرح وظایف ادارات بازرسی و پاسخگویی به شکایات استانها :
1- اقدام در جهت اجرای روشهای مناسب جهت دریافت شکایات افراد حقیقی و حقوقی از سازمان استان و پیگیری تا اخذ نتیجه نهایی .
2- انجام بررسی و حسابرسیهای نوبه ای و غیرنوبه ای کلیه واحدهای وابسته و تابعه جهت نظارت بر حسن امور و نحوه اجرای صحیح قوانین و مقررات مالی وزارت جهاد کشاورزی و تهیه گزارش جهت ارائه به مقام مسئول .
3- نظارت بر حسن جریان امور از طریق بازرسیهای مستمر و فوق العاده و تهیه گزارشهای لازم جهت اطلاع مقامهای ذیصلاح .
4- بررسی دلایل مشکلات ، کاستیها و نارسائیهای موجود و ارائه پیشنهادات مناسب جهت رفع آنها .
5- همکاری با سازمانهای ذیربط از جمله سازمان بازرسی کل کشور ، سازمان حسابرسی و غیره جهت انجام امور محوله .
6- بررسی و انجام اقدامات لازم راجع به گزارشات سازمان بازرسی کل کشور ، دیوان محاسبات ، سازمان حسابرسی و غیره به منظور پاسخگوئی به مراجع ذیربط .
7- انجام پیگیری سایر وظایف محوله از سوی رئیس سازمان .
شناخت شاخصهای بازرسی :
قبل از پرداختن به جزئیات شیوه بازرسی ، لازم است که شناخت از این فن ( سازمان ، بازرسی) کنترل و خاصیت بازرسی داشته باشیم .
تعریف سازمان :
یک سازمان متشکل از گروهی از افراد است که برای نیل به اهدافی معین فعالیت و با داشتن هدفهای کلی به نسبت شخص دارای یک ساختار رسمی هستند .
تعریف بازرسی :
بازرسی عبارتست از نظارت و کنترل منظم و مستمر بر کلیه بخشهای تحت پوشش یک سازمان که با برنامه ریزی مدون شبکه سازمان یافته است ، به عبارت دیگر نظارت بر حسن اجرای دقیق طرحها و برنامه های محوله به ارکان و اجزاء یک سازمان می باشد .
تعریف نظارت :
اطلاع دقیق از چگونگی عملکردهای اجرایی و مالی ، کنترل و مطابقت آنها با اهداف قوانین موضوعه ، دستورالعملها و بخشنامه های وزارتخانه می باشد .
تعریف کنترل :
فرآیندی است که مدیران از طریق آن نسبت به عملکرد زیرمجموعه خود با فعالیتهای برنامه ریزی و محاسبه شده اطمینان حاصل می کنند .
ارکان بازرسی :
الف ) بازرس : فردی است که به نمایندگی از سوی مسئول مافوق یک تشکیلات ( وزیر ، مدیر کل ، رئیس سازمان و … ) برای نظارت بر اجرای صحیح وظایف محوله برابر وظایف قانونی مربوطه یک سازمان ماموریت یافته است .
ب ) تیمهای بازرسی : متشکل از چند کارشناس مجرب با یک مسئول متناسب با موضوع برای انجام بازرسی از سازمان مشخص با اعلام قبلی
ج ) آرشیو بازرسی : بایگانی با به عبارتی در اختیار داشتن اطلاعات مربوط به یک سازمان می باشد.
اهداف موردنظر بازرسی :
الف ) حصول اطمینان از نظر اجرای قوانین و مقررات موضوعه ، دستورالعملها و بخشنامه های ابلاغی به سازمان بازرسی شونده .
ب ) بهینه سازی راندمان کاری با روش منطقی و کلاسیک در سازمان بازرسی شونده .
د ) بررسی عملکرد بخشهای مختلف ارکان سازمان بازرسی شونده به منظور اطلاع رسانی به مقامهای ذیربط .
هـ ) تهیه گزارش از موارد سوء جریانهای حاصله در سازمان بازرسی شونده به منظور اطلاع رسانی و اصلاح امور .
و ) پیشگیری از بحرانهای حاصله بوسیله اطلاع رسانی از مشکلات موجود به مقامات ذیربط .
ز ) ایجاد زمینه مناسب برای کلیه پرسنل سازمان بازرسی شونده مبتنی براحساس مسئولیت بیشتر در قبال وظایف محوله .
مشخصات و ویژگیهای یک بازرس :
1- بازرس علاوه بر تخصص در زمینه های مدیریتی و حقوقی و مالی ، باید تجربه کاری و کافی در زمینه امور محوله داشته باشد .
2- فردی مورد وثوق ، شناخته شده ، دلسوز و حافظ اسرار سازمان بازرسی شونده باشد .
3- بدور از جب و بغض و تعصب در بازرسیهای محوله انجام وظیفه کند.
4- آشنا و مسلط به قوانین ، آئین نامه ها و مقررات مربوطه باشد .
5- توان تجزیه و تحلیل دستورالعملها و بخشنامه های داخلی و مطابقت آنها با قوانین جاریه را دارا باشد .
6- توجهی به شایعات نداشته و به هیچ وجه تحت تاثیر جریانهای خاص منطقه ای ، اختلافهای شخصی و جریانهای سیاسی قرار نگیرد .
7- از موضوع مورد بازرسی فاصله نگیرد ، بصیر و مطلع در کلیه امورمحوله باشد .
8- بازرس باید توان و قدرت دستیابی به مدارک طبقه بندی شده و دیگر اسناد مورد بازرسی خویش را داشته باشد .
9- قدرت و توان تحقیق و تفحص منطقی قضایا و مسائل واصله را داشته باشد .
10- از قضاوتهای آنی و عجولانه پرهیز کند و به اندک تفکر موضوع مورد بازرسی اکتفا نکند.
انواع بازرسیها :
1- بازرسی غیرحضوری : این روش با اخذ گزارشهای مستمر از عملکرد سازمانها و موسسات و … تابعه وزارت جهاد کشاورزی ، اخذ آمار و اطلاعات ، طرح پرسشهای موردی ، کسب گزارش از طریق تماسها و غیره .
2- بازرسی موردی : در بازرسی موردی زمان معین مطرح نیست ، بلکه این روش در مورد موضوعهای مشخص ارجاعی از تشکیلات معین انجام می پذیرد .
3- بازرسی ادواری : این روش طبق برنامه پیش بینی شده در هر سال براساس تحلیلها و بررسیهای دفتر بازرسی و رسیدگی به شکایات از بعضی از اداره های کل ، سازمانهای جهاد استان و موسسات تابعه وزارت جهاد سازندگی در دستور کار بازرسی ادواری قرار می گیرد .
4- بازرسی مشترک : این روش بازرسی که جامع ترین نوع بازرسی محسوب می شود بصورت تیمهای مشترک از سه اداره بازرسی ، حسابرسی و رسیدگی به شکایات برای بررسی کلی عملکرد سازمانهای از پیش تعیین شده انجام می پذیرد .
شیوه کار بازرسی :
منظور از شیوه کار یک بازرس ، نحوه کیفیت رفتار و عملکرد وی با مدیر ، مسئولان ، پرسنل تحت امر بازرسی شونده می باشد که بشرح ذیل تقدیم میگردد :
1- بازرس قبل از عزیمت به محل مورد بازرسی ابتدا باید به اطلاع رسانی مبتنی بر ارسال رونوشت حکم ماموریت یا ارتباط تلفنی با سازمان بازرسی شونده از حضور خود مسئولان ذیربط را باخبر کند .
2- بازرس پس از حضور در سازمان بازرسی شونده ، قبل از شروع هر کاری باید به مسئولان مستقیم آن سازمان مراجعه و پس از ارائه حکم ماموریت خود ، کلیاتی از موارد بازرسی را به وی انتقال داده تا مدیر مربوطه ضمن توجیه از حضور بازرس ، تمهیدات لازم برای معرفی وی به بخشهای مختلف سازمان ذیربط اقدام مقتضی را معمول دارد .
3- باتوجه به موضوع و مدت ماموریت ، تمهیدات لازم برای هر مرحله از بازرسی ، توسط بازرس برنامه ریزی شود .
4- بازرس باید نسبت به شناخت کانالهای مورداستفاده در سازمان مزبور اعم از پرسنل ، مدارک و اسناد و دیگر امکانات ملزوم اقدام کند .
5- تجزیه و تحلیل وظایف محوله در حدود اختیارات اعضاء ( اعم از رئیس و سایر پرسنل ) سازمان بازرسی شونده و لحاظ کردن نکته های یادشده در حیطه وظیفه هر عضو و انجام بازرسی براساس آن .
6- ارائه ندادن اطلاعات و اشکالهای بدست آمده از مجموعه سازمان بازرسی شونده .
7- بازرس باید با امعان نظر نسبت به جریانهای سیاسی و اختلافهای محلی ، بشدت از دخالت و یا تحت تاثیر قرار گرفتن آنها اجتناب کند .
8- در صورت امکان از مراجعه به مراکز خارجی برای کسب اطلاعات لازم اجتناب کرده و در صورت ضرورت بنحوی عمل شود که سبب تضعیف مسئولان بازرسی شونده نگردد .
9- در طول مدت بازرسی ، از طرح سئوالهای بی مورد و زیاد با هر عمل دیگری که اسباب اتلاف وقت خود و مجموعه سازمان بازرسی شونده را فراهم آورد ، جداً خودداری نماید .
10- در صورت لزوم ، با خبرگان درخصوص تدوین گزینه انتخابی تخصصی هر واحد قبل از شروع بازرسی و یا درحین آن مشاوره به عمل آید .