نیم نگاهی به بودجه عملیاتی
——————————————————————————–
بودجه آئینه تمام نمای همه برنامه ها و فعالیتها است و نقش بسیار مهم و حیاتی در توسعه ایفا مینماید. بودجه بندی را فرآیند تخصیص منابع و محدود به نیازهای نامحدود مینامند. بودجه هدفها و راهبردها را بصورت عبارتهای مالی درآورده و راه اجرای برنامه و کنترل پیشرفت آنها را نشان میدهد و سازمانها به سه دلیل عمده به بودجه ریزی نیازمندند : اولاً نشان دادن مفهوم مالی برنامه ها، ثانیاً شناساندن منابع مورد نیاز اجرای برنامه ها و ثالثاً بدست آوردن معیارهای سنجش، نظارت و کنترل…
ادامه مطلب را بخوانید.
بودجه عملیاتی :
روشهای بودجه ریزی:
1- بودجه متداول (سنتی)
2- بودجه ریزی افزایشی
3- بودجه برنامه ای
4- بودجه ریزی بر مبنای صفر
در بودجه ریزی عملیاتی علاوه بر تفکیک اعتبارات به وظایف، برنامه ها، فعالیتها، طرح ها و حجم عملیات، هزینه های اجرای عملیات دولتی و دستگاههای دولتی طبق روشهای علمی مانند حسابداری قیمت تمام شده و روش اندازه گیری کار، محاسبه و اندازه گیری می شود.
بودجه عملیاتی بر پایه چهار اصل استوار است:
1- حسابداری قیمت تمام شده
2- روش اندازه گیری کار
3- استفاده از فرم ها
4- استفاده از استانداردها
در بودجه ریزی عملیاتی منابع بر اساس اولویت امور و نتایج قابل اندازه گیری تخصیص داده می شوند. یک بودجه عملیاتی علاوه بر تخصیص هزینه های فعالیت، همه فعالیتهای مورد نیاز برای پشتیبانی یک برنامه را تعریف و تعیین می کند.
تفاوت بودجه عملیاتی با بودجه سنتی و برنامه ای:
در بودجه ریزی سنتی نوع و ماهیت هزینه ها نشان داده می شوند ولی مشخص نمی گردد که هر هزینه برای کدام هدف و منظور و یا اجرای کدام برنامه یا فعالیت خاص، تخصیص داده شده به عبارت دیگر توجه عمده روی Inputها می باشد. ولی به دلیل سادگی، عدم انجام و توانایی کنترل هزینه ها در مقایسه با سالهای قبل مورد استفاده قرار می گیرد. بودجه برنامه ای بیشتر به طبقات بالاتر سلسله مراتب سازمان ها مربوط می باشد در حالیکه بودجه عملیاتی حدود فعالیت و عملیات طبقات پایین سلسله مراتب را نیز موردبررسی و پیش بینی بودجه ای قرار می دهد. در تنظیم بودجه برنامه ای ممکن است بدون محاسبه دقیق مخارج هر واحد از فعالیت دولتی، هزینه ها را فقط بر اساس سیاست کلی مالی دولت پیش بینی کرد. در صورتی که شرط اساسی برای تهیه بودجه عملیاتی این است که حجم و مقدار فعالیت سازمانهای دولتی، تعیین و هزینه هر واحد از فعالیتها محاسبه می شود.
اهداف بودجه عملیاتی:
1 – ارائه بهترین ابزار ممکن بر اساس نتایج
2- ایجاد ارتباط بین بودجه و نتایج عملکرد برنامه
3- تمرکز فرایند تصمیم گیری روی مهم ترین مسائل
4- ارائه اطلاعات قابل سنجش برای قوای مجریه، مقننه و قضائیه
5- ارائه مشوق هایی برای مدیریت عملکرد بر مبنای بهبود مستمر
6- ایجاد یک فرایند منطقی برای تصمیم گیری در خصوص بودجه
7- ارائه مبنایی برای پاسخ گویی بیشتر در قبال استفاده از منابع کشور
8- ارائه مبنای صحیح برای اتخاذ تصمیم در خصوص تخصیص منابع
9- تعیین نتایج قابل سنجش و مورد انتظار که از یک تخصیص بودجه خاص قابل وصول است
مزایای بودجه عملیاتی:
1- شفاف سازی فرایند بودجه ریزی
2- افزایش کارایی و اثر بخشی عملکرد دولت و سازمانها از طریق تمرکز منابع در جهت ضروری ترین و مهم ترین نتایج
3- اصلاح و بهبود تصمیم گیری در مورد موثر ترین راه برای استفاده از منابع محدود کشور
4- بهبود عملکرد از طریق پیوند دادن بودجه و عملکرد برنامه
5- مسئولیت پذیر ساختن مدیران در قبال تصمیماتی که روی نتایج بودجه تاثیر می گذارد.
6- حمایت بهتر مدیریت توسط پیوند نتایج بودجه و سنجش عملکرد بودجه با سنجش عملکرد برنامه در فرآیند کنترل و گزارش نتایج.
7- ارائه سیستم و فرایندی که در آن تصمیم گیری های مربوط به بودجه اساساً بر پایه نتایج قابل سنجش و اهداف دارای اولویت صورت می گیرد.
روش های اجرای بودجه عملیاتی:
1- تنظیم بودجه ریزی عملیاتی طبق حسابداری قیمت تمام شده
o طبقه بندی عملیات
o انتخاب واحد اندازه گیری
o بر آورد هزینه یک واحد کار
o پیش بینی حجم عملیات
o محاسبه هزینه عملیات
2- تنظیم بودجه ریزی عملیاتی طبق حسابداری قیمت تمام شده (روش کامل) اجرای آن محتاج یک نظام استوار حسابداری مالی و قیمت تمام شده پیشرفته است.
o انتخاب حوزه کار
o انتخاب واحد کار (برای اندازه گیری مقدار محصول هر یک از حوزه های کار، تهیه گزارش های آماری صحیح درباره مقدار محصولی که در هر یک از حوزه های کار در فواصل معین بدست آمده و مدت زمان مصروفه)
o انتخاب هنجارها برای عملیات در هر حوزه کار
o پیش بینی تعداد کارکنان مورد لزوم و برآورد هزینه های پرسنلی
روش های هزینه یابی بر مبنای فعالیت ABC:
ویژگیها: توجه به پدیده های نوین و اثرات تکنولوژی حاکم بر فعالیت های خدماتی امروزی: بدلیل استفاده از مبناهای تسهیم، هزینه متناسب با هر فعالیت براحتی قادر به محاسبه و سنجش تاثیر روشهای نوین در محاسبه بهای قیمت تمام شده خدمات می باشد.
مکانیزم عملکرد سیستم ABC:
در سیستم های هزینه یابی سنتی عموماً از طریق ایجاد مراکز هزینه، کلیه هزینه های دوایر عملیاتی و پشتیانی و حجم خدمات ارائه شده تقسیم می گردد تا از این طریق بهای تمام شده خدمات تعیین شود. در این گونه سیستم ها هیچ گونه ارتباط مستقیمی بین فعالیت های لازم جهت اجرای خدمات و میزان استفاده از منابع وجود ندارد.
مراحل طراحی و پیاده سازی سیستم ABC:
1- تشکیل تیم طراحی سیستم
2- تعریف مراکز فعالیت
3- تفکیک مراکز فعالیت بر حسب عملیات
o مراکز فعالیت عملیاتی
o مراکز فعالیت تشخیصی
4- تعیین خروجی و برون داد هر مرکز فعالیت
5- عملیات هزینه یابی بر اساس هر مرکز فعالیت
o هزینه نیروی انسانی
o هزینه مواد و ملزومات مصرفی
o هزینه های استهلاک
6- نسبت دادن هزینه های مرکز فعالیت به مراکز هزینه نهایی
7- محاسبه بهای تمام شده بر حسب هر خروجی
بودجه بندی عملیاتی
در ایران
در ایران علی رغم توسعه روزافزون وظایف و برنامه های دولت و ضرورت استقرار یک سیستم اطلاعاتی موثر و مفید در مدیریت مالی سازمانهای دولتی، حسابداری دولتی تحول و دگرگونی اساسی و قابل ملاحظه ای نداشته است و باتوجه به ارتباط مستقیم مدیریت مالی سازمانهای دولتی با بودجه مصوب سالانه دولت و اهمیت کنترل بودجه ای در حسابداری دولتی، لذا جهت گیری هدفهای دولت در بعد اقتصادی با توجه به موارد ذیل حائزاهمیت است:
1 – ارتقاء کیفیت ارائه خدمات به مردم؛
2 – استفاده بهینه از منابع و ظرفیتهای موجود؛
3 – فراهم آوردن زمینه های استاندارد کردن خدمات دستگاههای دولتی؛
4 – افزایش انگیزه کارکنان و مدیران و اعطای اختیارات لازم به آنان؛
5 – جایگزینی کنترل نتایج فعالیتها به جای کنترل مراحل انجام کار.
عملیات سازمان درصورتی کارآمد و اقتصادی است که به تولید کالاها و یا ارائه خدمات مفید و موردانتظار منجر شود، زیرا کارآمدترین تولیدکننده هر محصول که تقاضایی برای آن وجود ندارد، ناگزیر از تعطیل کار خود است. با وجود این، بسیاری از شرکتهای دولتی هنوز برمبنای اصل چگونگی انجام عملیات به جای تعیین نوع عملیات و دلایل انجام کار می کنند.
در سازمانهای دولتی، معمولاً قوانین و مقررات، استانداردهای کنترل کننده برای کارکنان محسوب می شوند و لازم است باتوجه به حرکت جدی دولت به سمت آزادسازی اقتصــاد و ایجاد بازارهای رقابت، توجه به هزینه ها و نحوه تهیه بودجه و عملیاتی تر شدن آن هرچه بیشتر موردتوجه قرار گیرد.
در بودجه بندی عملیاتی (PERFORMANCE BUDGETING) علاوه بر تفکیک اعتبارات به وظایف، برنامه ها، فعالیتها و طرحها، حجم عملیات و هزینه های اجرای عملیات دولت و دستگاههای ذیربط براساس روشهای حسابداری بهای تمام شده، محاسبه و تعیین می گردد. لذا ارقام پیش بینی شده در بودجه عملیاتی متکی به تجزیه و تحلیل تفصیلی برنامه ها، فعالیتها، عملیات و قیمت تمام شده آنان برپایه اهداف و مقاصد دولت است، که در آن بخشی از هزینه های عمومی و استهلاک دارائیهای سرمایه ای به واحدهای عملیاتی برنامه ها و فعالیتها تخصیص می یابد.
تدوین و اجرای بودجه عملیاتی در دستگاههای دولتی مستلزم کاربرد حسابداری تعهدی، به منظور تعیین هزینه های واقعی برنامه ها و فعالیتهاست. هماهنگی و یکنواختی طبقه بندیهای بودجه ای و حسابداری و تطبیق آنها با ترکیب سازمانی دستگاههای دولتی از یک طرف و ارتباط وظایف برنامه ریزی، بودجه ریزی و حسابداری دولتی از طرف دیگر نیز از ضروریات بودجه عملیاتی و ایجاد اطلاعات کافی برای مدیریت منابع و وجوه عمومی است.
در بودجه عملیاتی از طبقه بندی عملیاتی جهت اعتبارات استفاده می شود. در طبقه بندی عملیاتی کالا و خدمات خریداری شده، به جای طبقه بندی برحسب نوع و ماهیت به عنوان عوامل و اجــــزای فعالیتها تلقی و طبق بندی می گردند. برای نمونه مواد و مصالح ساختمانی مصرف شده توسط سازمان دولتی، بخشی از بهای تمام شده، جاده، پل یا ساختمان ساخته شده محسوب و طبقه بندی می گردد. زیرا مواد و مصالح مذکور در ترکیب با سایر تجهیزات و خدمات استفاده شده حاصل نهایی خاصی را که جزئی از وظایف و اهداف و برنامه های سازمان دولتی است، ایجاد می کند. به عبارت دیگر، مواد، کالا و خدمات خریداری شده با محصول و تولید نهایی (END-PRODUCT) ارتباط داده می شود. طبقه بندی عملیاتی مدارک و اسناد قابل قبول و واقعی را که ممکن است در تشخیص کارایی&، سطوح مختلف مدیریت مفید باشــــد، ایجاد می کند و بیان می دارد که علت افزایش هزینه های بهای تمام شده برنامه ها، افزایش حجم عملیات است یا افزایش هزینه ها برای حجم ثابت است. شکل شماره یک طبقه بندی در بودجه عملیاتی را نشان می دهد.
گرچه طبقه بندی عملیاتی برحسب فعالیتها توجه مدیریت را به برنامه ها و هزینه های تمام شده آنها جلب می کند ولی باید توجه داشت که هزینه های تمام شده همه فعالیتها به خودی خود، ارزش واقعی آنها را نشان نمی دهد. لذا در اکثر برنامه های دولت، فعالیتها به عنوان واحــــــدهای اندازه گیری عملیات به کار می روند، زیرا، دارای قابلیت انعطاف و متناسب با ساختارهای سازمانی موجود هستند. دوران گذار از بودجـــه بندی برنامه ای به سوی بودجه بندی عملیاتی سرآغازی است برای:
عبور از حسابداری نقدی به طرف حسابداری تعهدی؛
گامی موثر و مفید درجهت شفافیت سازی هرچه بیشتر هزینه ها؛
زمینه ای برای انجام اصلاحات ساختاری و عقلانی تر کردن نقش دولت در فعالیتهای اقتصادی.
8