منابع تامین نیروی انسانی
_محاسن استفاده از نیروی انسانی خارجی:
_ جانشین نمودن نیروی کار پرتوان
_ جابجائی نیروی انسانی راکد و بی ثمر داخلی در داخل سازمان و یا انتقال آن به خارج از سازمان
_ ایجاد رقابت بین کارکنان با ورود افراد جدید الاستخدام
_ ورود افکار, عقاید و روش های نوین علمی و عملی به سازمان
_ عدم محدودیت در انتخاب و آزادی مطلوب در انتصابات جدید
_ استفاده از نیروی کار آمد و با تجربه سازمانهای دیگر در جهت بهبود وضع سازمانی
_ معایب استفاده از نیروی انسانی خارجی:
_ صرف هزینه های لازم برای اجرای عملیات کارمندیابی
_ صرف هزینه های لازم برای اجرای برنامه های کارآموزی
_ ایجاد مشکل در روابط کارکنان جدید و قدیم
_ مقاومت کارکنان قدیمی
_ بالا رفتن میزان تغییرات مداوم پرسنلی از قبیل استعفاء , ترک خدمت , انتقال و بازنشستگی زودرس
_ خالی ماندن پسـت های سازمانی برای مدتی
محاسن و معایب تامین نیرو از
داخل و خارج
جدول شماره یک
آثارê
منابع<==
محاسن
معایب
داخلی
_ حفظ روحیه کارکنان
_ تشخیص بهتر توانائیها
_ هزینه کمتر برای برخی مشاغل
_ انگیزاننده برای عملکرد خوب
_ بکار گماری فقط در سطوح داخلی سازمان است.
_ فکر تازه به درون سازمان جاری نمیشود.
_ هزینه آموزشی با لاست.
_ افراد تحت تاثیر گروههای صنفی و سیاسی عمل میکنند.
_ نیاز شدید به ارائه برنامه های بهبود مدیریت.
خارجی
_ فکروخون تازه در سازمان جاری نمیشود.
_ هزینه آموزشی نیروهای حرفه ای ارزانتر است.
_ گروههای حمایتی از قبل در سازمان وجود ندارند.
_ ممکن است اسرار رقبا به درون سازمان بیاید و موجب دیدگاههای تازه شود.
_ به افراد در بهره گیری از فرصتهای استخدامی برابر کمک می کند.
_ ممکن است فرد انتخاب شده متناسب با خواسته شغلی نباشد.
_ ممکن است روحیه کارکنان موجود را تضعیف کند.
_ هزینه انتخاب و استخدام افزایش می یابد.
جایگزینهای کارمندیابی
در پاره ای از سازمانها قبل از پرداختن به عمل کارمندیابی تلاش می شود با استفاده از روشهائی مانند عقد قرارداد موقت , استفاده از کارکنان موقت یا روزمزد و یا پاره وقت تقاضا برای کار بیشتر امکان پذیر گردد.
بخصوص در سازمانهای دولتی که بواسطه مصوبات دولت و تصویب قوانین منع در استخدام وجود داشته باشد و یا سازمانها توان مالی چندانی را برای تامین هزینه های کارمندیابی و انتخاب افراد نداشته باشند و در پاره ای از موارد هم دیده می شود که مدیران ترجیح می دهند به دلیل ایجاد عدم تعهد بلند مدت در مقابل مستخدمین آن روشهای جایگزینی کارمندیابی استفاده کنند.
که در اینجا به اختصار به روشهای یاد شده اشاره می شود:
* · عقد قرارداد
در زمانی که سازمان با افزایش تقاضا جهت کالا و خدمات خود در کوتاه مدت روبرو است مدیران سازمان ممکن است از سیاست عقد قرارداد با سازمان دیگر استفاده نمایند و منابع انسانی و مادی خود را افزایش ندهند.
* · کارکنان موقت
وقتی که سازمان در کوتاه مدت با افزایش تقاضا روبرو است یک سیاست متناسب گسترش نیروی کار , استفاده از نیروی کارکنانی است که در سازمانهای دیگر و یا در بازار کار وجود دارند و می پذیرند که بصورت موقت جهت انجام فعالیتهای اضافی این سازمان فعالیت نمایند.
* · کارکنان پاره وقت
یکی دیگر از سیاستهائی که اغلب مدیران در کوتاه مدت و به هنگام افزایش تقاضا در سازمان بکار میگیرند استفاده از کارکنان پاره وقت است که براساس توافق این افراد ساعاتی از ایام روز و یا هفته و یا ماه را جهت خدمت به سازمان اختصاص میدهند.
این سیاست همانند استخدام کارکنان موقت ورود افکار تازه به سازمان را موجب می شود.
* · استفاده از کارکنان سازمانهای دیگر
یکی از سیاستهائی که امروز در اغلب سازمانها بکار گرفته می شود استفاده از کارکنان انتقالی از سازمانهای دیگر است.
این مورد امروزه در سازمانهای دولتی بصورت ماموریتهای کوتاه مدت و یا با توافق مسئولین سازمانها به صورت دائم انجام میشود.
در این صورت سازمان در هزینه های مربوط به کارمند یابی صرفه جویی مینماید. امروزه در سازمانها جهت حل مشکل کمبود نیروی انسانی از روشهای دیگر مانند:
مکانیزه کردن سیستم , طراحی مجدد مشاغل , استفاده از روشهای پروژه ای و حذف کارهای زاید جهت آزاد کردن نیروی کار استفاده می شود.
طراحی و اجرای نظام ارتقاء و انتصاب
به کمک برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی، صرفه جوئی در هزینه های نیروی کار، ایجاد رضایت کارکنان، افزایش بهره وری و اثر بخشی نیروی کار و بهبود مدیریت میسر می گردد.
مشکلات موجود در برنامه ریزی نیروی انسانی عبارتند از:
1. مدیران به منابع انسانی توجه کمتری دارند تا منابع مالی.
2. برنامه ریزی نیروی انسانی به عنوان یک برنامه ریزی کوتاه مدت توجه می شود تا یک نیروی محرکه طرحهای استراتژیک.
3. عمدتاً برنامه ریزی نیروی انسانی بعد از برنامه ریزی عالی انجام می گیرد.
4. اغلب برنامه ریزی نیروی انسانی بدون شناخت از وضعیت موجود بازار کار صورت می گیرد.
5. عدم وجود متخصصان برنامه ریزی نیروی انسانی در اکثر موسسات.
در برنامه ریزی نیروی انسانی بدنبال پاسخگوئی به دو سوال زیر هستیم :
1. چه افرادی با چه تخصصهایی مورد نیاز است؟
2. چطور این نیاز باید برآورده شود؟
مزایای برنامه ریزی نیروی انسانی :
• استفاده مطلوب و بهینه از نیروی انسانی موجود در سازمان.
• هماهنگی منابع انسانی در جهت تحقق اهداف بلند مدت سازمان.
• تامین منابع انسانی با حداقل هزینه.
• فراهم نمودن زمینه مناسب در جهت تحقق سایر اهداف مدیریت منابع انسانی.
دلایل تغییرات محیطی :
• پیشرفتهای تکنولوژیکی
• افزایش سطح تحصیلات
• توزیع نامتناسب جمعیت
• بی ثباتی اقتصادی
• افزایش قوانین و مقررات
• بحران مدیریت
ممیزی وضعیت :
– تجزیه و تحلیل محیطی :
1ـ محیط اقتصادی :
برای بررسی محیط اقتصادی پاسخ به سوالات زیر ضروری است :
• نرخ کنونی تورم چقدر است؟
• آیا شرایط اقتصادی کنونی با ثبات است یا شناور؟
• بنیه مالی سازمان در حال حاضر چگونه است؟
• مصرف کنندگان چه فشارهایی را در بازار متحمل می شوند؟
• کارمندان چه انتظارات اقتصادی دارند؟
• کارمندان چه انتظاراتی را احتمالا بر سازمان خود تحمیل خواهند کرد؟
• چگونه شرایط اقتصادی بر فعالیتهای کنونی مدیریت منابع انسانی تاثیر خواهد گذاشت؟
• چه فعالیتهایی به سازمان کمک خواهد کرد تا در برخورد با محیط فعلی اثربخش تر باشد؟
• چه اقداماتی بخاطر شرایط اقتصادی نمی توان انجام داد؟
2- محیط اجتماعی :
برای شناخت تاثیر محیط اجتماعی، پاسخ به سوالات زیر لازم می باشد :
• چه نیروهای اجتماعی بر رفتار اعضاء سازمان تاثیر می گذارند؟
• چه گروههای اجتماعی در محیط کار و خارج از آن وجود دارند؟
• چه هنجارهایی بر رفتار اعضاء سازمان تاثیر می گذارند؟
• کارگران چه انتظارات اجتماعی از سازمان و شغل خود دارند؟
• چه ویژگیهایی بر سازمان و عملکرد آن تاثیر می گذارند؟
3- محیط سیاسی :
سوالاتی که جهت شناسائی محیط سیاسی می توان مطرح کرد، بشرح زیر است :
• چه گروههای سیاسی قدرت دارند؟
• احزاب حاکم چه خط مشی هایی را تشویق می کنند؟
• چه اندازه احتمال دارد که موفقیت سیاسی کنونی در کوتاه مدت تغییر کند؟ در دراز مدت چطور؟
• دولت چه منابعی را احتمالا در دسترس سازمان قرار خواهد داد؟
4- محیط قانونی :
برای شناسائی محیط قانونی، پاسخ به سوالات زیر ضروری می باشد :
• چه قوانین و مقرراتی بر منابع انسانی تاثیر دارند؟
• چه قوانین و مقرراتی در شرف تصویب است؟
• چگونه قوانین و مقررات بر این سازمان تاثیر می گذارند؟
• چگونه قوانین و مقررات بر عملکردهای لازم و مقتضی مدیریت منابع انسانی تاثیر می گذارند؟
5- محیط جغرافیائی :
برای بررسی محیط جغرافیائی سوالات زیر را می شود مطرح نمود :
• سازمان در کجا قرار دارد؟
• این موقعیت مکانی بر رفتار کارکنان چه مفهومی دارد؟
• واحدهای مختلف سازمان تا چه حدی به یکدیگر نزدیک هستند؟
• این موقعیت مکانی سازمان برای عملکرد مدیریت منابع انسانی چه مفهومی دارد؟
6- محیط فرهنگی :
سوالات زیر در زمینه بررسی محیط فرهنگی مطرح است :
• فرهنگی را که سازمان در چارچوب آن فعالیت می کند، چگونه توصیف می کنید؟
• این فرهنگ دارای چه خصوصیات بارزی است؟
• چگونه این فرهنگ بر عملکرد مدیریت منابع انسانی تاثیر می گذارد؟
7- محیط تکنولوژیکی :
سوالات زیر برای بررسی محیط تکنولوژیکی مطرح می شود :
• ابداعات جدید تکنولوژیکی چه تاثیری بر سازمان داشته است؟
• هر چند وقت یکبار این ابداعات رخ می دهد؟
• این ابداعات از چه جهاتی روی سازمان اثر می گذارد؟
• عملکرد مدیریت منابع انسانی چه واکنشی در برابر تکنولوژی جدید از خود نشان می دهد؟
• چگونه سازمان از عهده تغییرات تکنولوژیکی بر می آید؟
8- محیط کاری
ارزیابی سازمانی
1- رسالت یا اهداف اساسی سازمان:
رسالت یا اهداف اساسی سازمان شامل موارد زیر است :
• ایجاد و حفاظت از ارزشهای اجتماعی و مسوولیتهای اجتماعی
• انواع و سطح محصول
• ویژگیهای خاص کالاها و خدمات
• فعالیتها و عملکرد مدیریت از جمله استفاده از قدرت برای ایجاد انگیزش در کارمندان
• میزان سوددهی
• استفاده از منابع و امکانات
• رفتارها و عملکردهای کارمندان از جمله رضایت، گردش شغل، غیبت و تعهد
2- جو سازمانی :
– تا چه اندازه استقلال و مسوولیت فردی تشویق می شود؟
– تا چه اندازه به افراد در تصمیم گیریهای سازمان مشارکت داده می شود؟
– تا چه اندازه به افراد بازخور داده می شود یا فرصت داده می شود بازخور بدهند؟
– تا چه اندازه مدیریت عالی برای رضایت کارکنان، کیفیت محیط کاری در کنار عملکرد بهره وری آنان، از خود علاقه نشان می دهد؟
– تا چه اندازه اهداف سازمانی برای اعضاء روشن و پذیرفته شده است؟
– تا چه اندازه وظایف بطور واضح تعریف شده است؟
– تا چه اندازه مدیران و کارگران ریسک پذیرند و از آنان انتظار ریسک کردن وجود دارد؟
– تا چه اندازه مدیران به عقاید زیردستان توجه دارند؟
– تا چه اندازه ترفیع از درون در برابر ترفیع از بیرون تشویق می گردد؟
– آیا انتخاب بر مبنای توانائی است؟
– آیا کار جمعی و همکاری درون گروهی تشویق می شود؟
– آیا وقت به اندازه کافی برای کارهای محول داده می شود؟
3- منابع
4- ساختار سازمانی
روشهای پیش بینی نیروی انسانی :
1- نگرش از بالا به پایین
2-نگرش از پایین به بالا
3- استفاده از متغیرهای پیشگوئی کننده :
1-2- تجزیه و تحلیل روند
2-2- تجزیه و تحلیل نسبی
3-2- تجزیه و تحلیل همبستگی
4- تکنیک دلفی Delphi
5- شبیه سازی
برآورد منابع انسانی در دسترس :
– جمع آوری اطلاعات و آمار پرسنلی موجود: دانش و مهارت، سوابق و تجربیات کاری، انگیزه و تمایلات، ارتقاء و بازنشتگی و غیره
– بررسی نمودارها : الف ) نمودار سازمانی ب ) نمودار جایگزینی
– بررسی گردش شغل کارکنان
– تحلیل موجودی منابع انسانی در داخل سازمانها
نیروی انسانی در تعالی سازمانی
مدل های تعالی سازمانی به عنوان چارچوبی برای ارزیابی عملکرد و سنجش میزان موفقیت سازمان ها در استقرار سیستم های نوین مدیریتی و مدیریت کیفیت جامع، کاربردهای روزافزونی پیدا کرده اند. این مدل ها به عنوان یک زبان مشترک برای مقایسه عملکرد و میزان موفقیت سازمان ها بکار می روند و به این لحاظ، مبنای طراحی جوایز متعددی قرار گرفته اند که در کشورهای پیشرفته صنعتی و کشورهای در حال توسعه به سازمان های برتر اعطاء می شود.
یکی از معیارهای مهم در ارزیابی مبتنی بر مدل های تعالی سازمانی، کارکنان و منابع انسانی می باشند. در واقع، سازمان ها با هدف گذاری های همسو با اهداف استراتژیک خود، در حوزه منابع انسانی و تعریف و اجرای رویکردها و فرآیندهای مناسب، تلاش می کنند تا در یک سیستم یکپارچه، به سمت تعالی حرکت کنند.
بسیاری از سیستم ها و ابزارهای مدیریتی که طی دهه های اخیر برای ارتقای سطح مدیریت به سازمان ها معرفی شده اند، روش هایی برای شناخت و ارزیابی به شمار می روند. برخی از آنها روی محصول یا بخش خاصی از سازمان متمرکز شده و برخی دیگر، فرآیند خاصی را مورد توجه قرار می دهند. برخی از سیستم ها نیز مدعی اند که بر تمامی ابعاد و زوایای سازمان اشراف داشته و آن را به طور فراگیر مورد ارزیابی قرار می دهند و شناخت جامعی از سازمان ارایه می کنند.
امروزه تمایل به بکارگیری یک سیستم جامع برای ارزیابی سازمان و بنا کردن برنامه های بهبود براساس شناخت حاصل از بکارگیری آنها روندی رو به افزایش نشان می دهد. یک نظام ارزیابی جامع دارای ویژگی هایی است که از آن جمله می توان به جامع بودن معیارها و شاخص ها و امکان پذیر بودن ارزیابی کمّی آنها، فرآیندگرایی و ارزیابی فرآیندها (به جای اینکه فقط به خروجی فرآیند بپردازد)، ارتباط منطقی و ساختاری متقابل معیارها، توجه به بهبود مستمر و حرکت به سمت تعالی اشاره کرد.
منابع انسانی در مدل تعالی سازمانی
معیار کارکنان از این زاویه به اهمیت نقش نیروی انسانی می نگرد که سازمان های متعالی تمامی توان بالقوه کارکنان خود را در سطوح فردی، تیمی و سازمانی اداره کرده، توسعه بخشیده و از آن بهره می گیرند. این سازمان ها عدالت و برابری را ترویج کرده، کارکنان را در اداره امور مشارکت داده و به آنها تفویض اختیار می کنند. در واقع، این سازمان ها به گونه ای به کارکنان خود توجه کرده، با آنها ارتباط برقرار ساخته و آنها را مورد تشویق و تقدیر قرار می دهند که در آنها انگیزه و تعهد برای استفاده از مهارت و دانششان در جهت منافع سازمانی ایجاد شود.
معیار نتایج کارکنان تاکید دارد که سازمان های متعالی به طور فراگیر، نتایج مهم مرتبط با کارکنان خود را اندازه گیری کرده و به آنها دست یابند. نتایج کارکنان به دو طریق اندازه گیری شده و مورد ارزیابی قرار می گیرند:
الف) مقیاس های ادراکی که بیانگر ادراکات کارکنان از سازمان هستند و به طور عمده از طریق نظرسنجی ها، گروه های نمونه، مصاحبه ها و ارزیابی ها به دست می آیند.
ب) شاخص های عملکردی که شاخص های داخلی بوده و توسط سازمان به منظور پایش، شناخت، پیش بینی و بهبود عملکرد کارکنان سازمان و پیش بینی نوع برداشت های آنها از سازمان بکار گرفته می شود.
فرآیندها و زیرفرآیندها
امروزه بسیاری از متفکران و سازمان های تخصصی، فرآیندهایی را که در توسعه منابع انسانی و مدیریت آن بکار گرفته می شوند، تعریف و دسته بندی کرده اند. لذا سازمان ها می توانند با در نظر گرفتن شرایط ویژه و فرهنگ سازمانی خود، نسبت به انتخاب و بکارگیری آنها اقدام نمایند. در ذیل، دسته بندی فرآیندها و زیرفرآیندها در حوزه توسعه و مدیریت منابع انسانی توسط مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا آورده شده است.
ایجاد و مدیریت برنامه ریزی، خط مشی و استراتژی های منابع انسانی، شامل مدیریت، هم راستایی و ارایه استراتژی منابع انسانی، ایجاد، توسعه و استقرار برنامه های منابع انسانی و پایش و به روزرسانی برنامه ها.
جذب، شناسایی و انتخاب کارکنان که در این راستا، ایجاد و توسعه درخواست های استخدام، جذب داوطلبان، غربال و انتخاب داوطلبان، مدیریت تعیین صلاحیت قبل از بکارگیری، مدیریت بکارگماری نیروهای جدید و پیگیری از داوطلبان ضروری به نظر می رسد.
توسعه کارکنان و حمایت از آنها از طریق مدیریت ورود، تعیین موقعیت و استقرار کارکنان، مدیریت عملکرد کارکنان، مدیریت ارتباطات کارکنان، مدیریت توسعه کارکنان، آموزش و توسعه کارکنان و مدیریت استعداد وخلاقیت کارکنان.
جبران خدمات و حفظ کارکنان که براساس آن توسعه و مدیریت برنامه های انگیزش، تشویق و پاداش دهی، مدیریت و پرداخت مزایا، مدیریت، مساعدت و حفظ و نگهداشت کارکنان و مدیریت پرداخت حقوق طبق لیست حقوق بگیران می توانند نقش موثری در افزایش بهره وری نیروی کار داشته باشد.
بکارگماری مجدد و بازنشستگی کارکنان که مدیریت فرآیند و ارتقاء و تنزل، مدیریت ترک خدمت ها، مدیریت مرخصی ها، ایجاد و استقرار برنامه اخراج کارکنان، مدیریت آرایش و استقرار کارکنان، تعیین مجدد موقعیت کارکنان و مدیریت انتصاب ها، مدیریت بازنشستگی و کاهش تعداد کارکنان استخدامی، مدیریت کارکنان غیربومی و مدیریت فرآیند تعیین موقعیت مجدد کارکنان از مراحل و اقدامات مهم در این راستا به شمار می روند.
مدیریت اطلاعات کارکنان که عمدتاً به وسیله مدیریت فرآیندهای گزارش دهی، مدیریت فرآیند درخواست کارکنان، مدیریت و نگهداری داده های مرتبط کارکنان، مدیریت محتوای داده ها، مدیریت سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی HRIS) (،ایجاد، توسعه و مدیریت شاخص های اندازه گیری کارکنان، ایجاد، توسعه و مدیریت زمان و حضور کارکنان و مدیریت ارتباط کارکنان صورت می گیرد.