انواع سیستم اطلاعاتی در یک انبار پیشرفته و استاندارد:
1 – سیستم اطلاعاتی مبتنی بر حافظه افراد ( حافظه محور ):
نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر حافظه انباردار بوده، ورودی تمامی عملیات مبتنی بر سیستم معمولاً برای انبار هایی قابل استفاده است که تعداد موجودی های آن و تنوع موجودی ها بسیار کم باشد و از نقص های بزرگتر آن اینست که قابلیت دستیابی و بازیابی اطلاعات را کاهش می دهد.
2 – سیستم متکی بر دفاتر نامنظم:
برای موسسات و سازمان هایی که دارای موجودی های با تنوع کم هستند گاهاً مورد استفاده قرار می گیرند و روش مستند کردن اطلاعات بدین صورت است که هرگاه دفتر در دسترس نباشد در حافظه ثبت می گردد بدلیل عملیات در دفاتر نامنظم معمولاً بازیابی و پردازش اطلاعات دچار تغییر شده و صحت و دقت داده که بسیار پایین است و در سازمان ها کمتر از این روش استفاده می گردد.
3 – سیستم دفاتر منظم:
هنگامیکه گردش موجودی ها درصد متوسط یا بالا قرار دارد به ناچار انباردار برای رفع هر نوع از موجودی و یا برای گروهی از آنها که دسته بندی شده اند در دفاتر منظم است در این سیستم کارت هایی به عنوان کارت های موجودی برای هر قلم کالا بر اساسی که کالا تنظیم می گردد و حاوی اطلاعاتی مانند عنوان موجودی، حداقل و حداکثر موجودی، موجودی اول دوره، موجودی طی دوره، صادره و وارده طی دوره، شماره حواله و تاریخ آن ثبت خواهد شد. این کارت ها را بر مبنای یک قفسه بندی انجام شده که دارای شناسه منطبق با کد درج شده در کارت می باشد تحت کنترل قرار می دهند و سیستم کاردکس سیستم است که جهت ثبت تغییرات موجودی تهیه گزارش لازم در رابطه با موجودی ها و سفارشات توسط انباردار بکارگرفته می شود.
4 – سیستم کاردکس مکانیزه:
هنگامیکه مدیریت یک سازمان علاقه مند است تا سرعت، دقت و صحت و بموقع بودن کنترل های لازم برای موجودی ها را بدست آورد یا سیستم کاردکس موجود را به تهیه کردن الگوریتم روش اجرا و فلوچارت به ترتیب برنامه رایانه ای تبدیل نموده و برای کنترل موجودی استفاده می کنند. اگر یک سازمان دارای انبارهای پراکنده بوده و هر چیزی از این انبارها که دارای یک سیستم تکی برای خود باشند، اگر مدیریت خواهان دستیابی همزمان به تمامی سایت های انبار باشد با ایجاد یک شعبه محلی، کامپیوترهای تکی را به یکدیگر متصل نمود.
متداولترین فرم های مورد استفاده در سیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر می باشد که این فرم جهت ثبت کلیه نقل و انتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انباردار تهیه می شود و برای موارد زیر بکار می رود:
1 – ثبت مقادیر ورودی و خروجی هر یک از اقلام موجودی
2 – مبنای کنترل گردش اقلام موجودی
3 – مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار و اصلاح مغایرت
4 – تشخیص اقلام کم گردش
5 – ضبط سوابق سفارش موجودی
فرم درخواست جنس انبار:
این فرم جهت دریافت کالا از انبار مورد استفاده قرار می گیرد که قسمت مربوطه جنس مورد نظر خود را به اندازه نیاز نوشته و تحویل انبار می نماید، در این حالت چهار کار را انجام می دهد که اول وضعیت موجودی را مشخص می کند که اگر موجودی کالای درخواست شده باشد در فرم درخواست کد 1 عدم موجودی را ثبت می نماید و اگر موجود باشد ولی به اندازه کافی نباشد کد 2 کمبود موجودی را درج می نماید.
اگر نیاز به درخواست فوری شود درخواست خرید صادر می شود و کد 3 را علامت می زند و کد 4 موجودی به اندازه کافی است و نیاز به درخواست خرید نیست و طبق صورت جلسه و حواله انبار تحویل قسمت مربوطه می گردد.
برگ درخواست خرید:
این فرم توسط انباردار تکمیل می شود و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا بر اساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می گردد و درخواست خرید چند آیتم باید توسط انباردار رعایت گردد:
1 – شماره سریال درخواست خرید باید رعایت شود.
2 – واحد سفارش دهنده کالا باید درخواست کالا را ثبت نماید این کار بدین منظور است که جنسی که وارد انبار شده توسط چه کسی سفارش داده شده است.
3 – شماره درخواست جنس انبار باید درخواست خرید ثبت شود.
4 – تاریخ درخواست خرید دقیقاً ثبت گردد.
5 – اجناس که برای درخواست خرید سفارش داده می شود می بایست توسط دفتر بودجه کارخانه تامین اعتبار گردد.
پس از صدور درخواست خرید تحویل واحد تدارکات کارخانه می گردد و واحد تدارکات طبق سفارشات ثبت شده در درخواست خرید نسبت به اقلام خرید نماید.
فرم رسید موقت:
پس از اینکه خرید انجام شد اجناس به کارخانه آورده می شود و توسط انباردار رسید موقت صادر می گردد. و دلیل صادر شدن رسید موقت بدین منظور است که آیا جنس خریداری شده توسط تدارکات طبق درخواست واحد مربوطه بوده است یا خیر و اگر مورد تایید واحد درخواست کننده باشد، رسید موقت را امضاء کرده و پس از امضای تحویل دهنده، امضای انباردار و نماینده حراست اقدام به صدور رسید قطعی می نماید.
رسید موقت کالا در سه نسخه صادر می گردد که نسخه اول نزد انباردار، نسخه دوم نزد امورمالی و نسخه سوم را به تحویل دهنده کالا می دهند و پس از اتمام ثبت فرم رسید موقت انباردار نسبت به رسید انبار اقدام می نماید.
رسید انبار:
رسید انبار به این منظور است که اولاً جنس مورد تایید واحد درخواست کننده می باشد و ثانیاً این جنس صحیح و سالم تحویل انباردار گردیده است که اگر تحویل انبار شده باشد اجناس به انباردار منظور می شود و رسید انبار اطلاعاتی به شرح زیر می باشد:
1 – کد کالا باید ثبت گردد.
2 – نام و مشخصات کامل جنس در رسید انبار ثبت گردد.
3 – شماره سریال رسید رعایت گردد.
4 – تاریخ ورود جنس، قطعه، کالا به انبار ثبت شود.
5 – شماره رسید موقت در رسید انبار ذکر شود.
حواله انبار:
انباردار در زمان تحویل جنس حواله انبار صادر می نماید. در حواله انبار بایستی مواردی رعایت شود که عبارتند از:
1 – شماره سریال حواله رعایت گردد.
2 – تاریخ صدور حواله مشخص شود.
3 – مشخصات کامل جنس در حواله ثبت گردد.
سیستم نقطه سفارشی:
این روش به روش مقادیر ثابت و دوره های متغیر مشهود است که در آن برای برخی از کالاهای جنس که نقطه هر تعداد سفارش دارد یعنی به محض رسیدن اجناس انبار پس از برداشت های متوالی به حد نقطه سفارش خرید برای شارژ موجودی به جریان می افتد و مقدار سفارش شده نیز میزان ثابتی است که سقف سفارش نام دارد که کمینه ترین هزینه موجودی را به موسسه تحمیل نماید.
نقطه سفارش:
تعداد کالایی که جهت شارژ انبار سفارش داریم. سقف سفارش یعنی تا حدی که مجازیم سفارش دهیم بنابراین نقطه سفارش همیشه کمتر و یا مساوی سقف سفارش است.
دفعات سفارش:
یعنی در طول سال چند بار سفارش جهت شارژ انجام می گیرد. هرچقدر سفارش بیشتر باشد گردش آن بیشتر است و سقف سفارش افزایش می یابد.
سیستم دوره سفارش:
در این سفارش دوره های زمانی سفارش ثابت اما مقادیر متفاوت می باشد یعنی در هر هفته یا ماه هرچند یکبار سفارش داده می شود و تعداد سفارش با بررسی که در زمان سفارش از انبارها بعمل می آید بنحوی تعیین می شود که تعداد سفارش شده و موجودی با هم به حداکثر معینی برسد. توجه به نکات زیر الزامی است:
1 – انباردار بایستی واحد های اندازه گیری هر کالا را تشخیص دهد بدین منظور که کالا به اساس عدد، حلقه، ورقه، دستگاه، تن و … ثبت گردد.
2 – کالا ها و اجناس خریداری شده بر اساس شماره فنی یا سریال کارخانه ساخته شده ثبت گردد و اگر دو کالای مشابه که از نظر ظاهر یکی ولی از نظر قیمت مشابه نیستند، باید هر یک در یک کد جداگانه طبقه بندی شود تا موجب تغییر در قیمت تمام شده نشود.
3 – انباردار باید تشخیص دهد که کالای وارد شده به انبار جزء دارایی یا جزء پروژه ها و یا مربوط به قسمت های تولیدی، اداری است که هرکدام با کد جداگانه در سیستم انبار نگهداری می شود.
4 – انباردار باید کنترل نماید که شماره حواله و قبض رسید جا افتادگی نداشته باشد و در پایان سال حواله و قبض های بدون قیمت وجود نداشته باشد.
نقطه سفارش و دوره سفارش:
انباردار در طی زمان متوجه خواهد شد که چه اجناسی در طول سال بیشتر استفاده می شود و برای اینکه دچار کمبود در امر تامین مواد نگردد بایستی یک نقطه سفارش اقلام کالا داشته باشد یعنی اینکه ببینیم که گردش حواله ها کدام یک از کالا زیاد بوده برای آن کالا خود انبار درخواست خرید و شارژ انبار نماید.
انبارگردانی:
در پایان سال مالی زمانیکه کلیه رسید و حواله به یکی از طرق قیمت گذاری ارزشیابی شد و بعد از آن توسط امور مالی تایید گردید و انباردار هیچگونه دخل و تصرفی در اصلاح حواله نداشته باشد توسط کارخانه که متشکل از افرادی شامل نماینده سازمان حسابرسی، نماینده کارخانه، نماینده امور مالی، نماینده انبارداری، انبارگردانی می شود و در انبار محصول و انبار کل از انبار گردانی LIFO و FIFO استفاده می شود.
تعداد آن مشخص می گردد و پس از پایان سفارش جدولی جهت پیدا نمودن کسری احتمالی شرکت تشکیل می دهند.
لازم به توضیح است که در صورت کسری یا سرک، انباردار بایستی توضیحات کافی به مقام مافوق ارائه دهد.
وجود انبارک ها در سالن های تولید:
طبیعتاً همیشه در محیط کار مشکلاتی برای دستگاه ها به وجود می آید که نیاز به تعمیر یا تعویض قطعه ای احساس می شود، به تبع آن وجود انباری که بتواند در زمان های نیاز به کالا یا قطعه ای ما را در امر تعمیر یا تعویض قطعه در دستگاه ها یاری رساند، لازم می باشد. با توجه به مطالبی هرچند اندک که در مورد انبارداری در این گزارش کار ارائه گردید می توان به روشنی دریافت که وجود بوروکراسی و پروسه زمان بر درخواست و تحویل قطعه یا کالا مخصوصاً در کارخانه های بزرگ که مسافت زیادی بین انبار مرکزی و سالن تولید وجود دارد باعث از بین رفتن بخشی از تولید و یا حتی خوابیدن خط تولید می شود.
به فرض قطعه ای در دستگاه تولید خراب شود و لازم به تعویض قطعه احساس شود شخص مسئول این کار باید مسافت بین سالن تولید و انبار مرکزی را طی نماید و پس از مراحل قانونی کار که زمان نسبتاً زیادی صرف می شود قطعه را تحویل گرفته و پس از پیمودن مسیر به سالن تولید برگشته و اقدام به تعویض قطعه دستگاه نماید و این زمان از دست رفته به طور مستقیم بر روی میزان تولید و درآمد و سود شرکت تاثیر منفی خواهد گذاشت. حال اگر این قطعه مناسب کار نباشد فرد بایستی دوباره این پروسه را انجام دهد که مشکلات دو چندان خواهد شد.
طبیعتاً هرچقدر فاصله بین سالن تولید و انبار مرکزی نزدیک تر باشد زمان از دست رفته نیز کاهش می یابد. اما این امر برای کارخانه ها مخصوصاً کارخانه های بزرگ تولیدی امکان پذیر نمی باشد که انبار مرکزی نزدیک به تمامی خطوط تولید قرار داشته باشد بنابراین لازم است در این مورد به جای قرار دادن انبار مرکزی در نزدیکی خطوط تولید، اقدام به راه اندازی انبارک ها در جوار خطوط تولید گردد که در زمان های مورد نیاز از این انبارک ها استفاده شود و زمان کمتری صرف پیمودن، درخواست قطعه یا کالا و تحویل گرفتن و برگشتن صرف شود.
بدیهی است که این امکان وجود ندارد که تمامی قطعات موجود انبار مرکزی در انبارک ها ذخیره شود، برای این منظور می توان از روش های آماری جهت درک این موضوع که کدام یک از قطعات و لوازم بیشترین خرابی را به دنبال دارند و به دنبال آن نیاز به تعمیر یا تعویض خواهند داشت. پس با این روش می توان شناسایی قطعات اصلی مورد نیاز را انجام داد و در انبارک ها از این قطعات و لوازم نگهداری نمود.
اما استفاده از انبارک ها خود نیز مشکلاتی را به دنبال خواهد داشت، اینکه مسئول رفع عیوب فنی دستگاهی که دچار مشکل شده است با توجه به اینکه دریافت قطعه معیوب از انبارک ها به سهولت و با سرعت بالا انجام می گیرد نیازی نمی بیند که دستگاه را تعمیر کند بلکه آن قطعه را با قطعه جدید تعویض می نماید و این خود بار مالی چه بسا سنگینی برای سازمان تحمیل خواهد نمود.
همانطور که بیان شد وجود انبارک ها به خودی خود راه حل مناسبی جهت کم نمودن زمان صرف شدن برای تعمیر یا تعویض قطعه می شود اما عیوبی نیز به همراه دارد که برای حل این مشکل راه حل هایی با تحقیقات گسترده می توان ارائه نمود. از جمله قوانینی که بتواند مانع از این شود که فرد به راحتی اقدام به تعویض قطعه نماید البته نه قوانینی که همانند انبار های مرکزی دست و پا گیر باشد.
در سازمان های دولتی از آنجایی که افراد مسئولیت بار مالی سازمان را از دولت انتظار دارند زیاد به این مسئله توجه ندارند که چقدر به این بار مالی افزوده شود یا کاهش یابد بنابراین تعویض بدون توجه به این مهم که آیا قطعه می تواند تعمیر شود و در غیر اینصورت اقدام به تعویض شود، صورت نمی گیرد. وضع در شرکت های خصوصی و غیر دولتی در صورت وجود افرادی جهت نظارت این فرایند متفاوت خواهد بود.
اما مهمترین مسئله ای که در این مورد می تواند وجود داشته باشد شامل افرادی می باشد که مسئول رفع عیوب دستگاه ها هستند. وجدان کاری افراد نقش بسزایی در این امر خواهد داشت که هر فرد خود را نیز در زیان ها و منفعت های سازمان شریک بداند. با توجه به این مسئله یعنی وجدان کاری او خود نیز به دنبال این مهم است که اول قطعه معیوب را تعمیر نماید و در صورت عدم موفقیت، آن را تعویض نماید تا بار مالی اضافی بر دوش سازمان تحمیل نشود.
در اینجا بحث انگیزش مورد توجه قرار می گیرد. استفاده از روش هایی جهت انگیزه دادن به افراد می تواند به این مهم که افراد احساس مسئولیت بیشتری کنند، کمک می نماید، روش هایی مانند تشویق کارکنان، پاداش، ارتقاء شغلی، ایجاد امنیت شغلی، ارائه مزایای مورد نیاز کارکنان و … از این موارد می باشند.