بررسی سیستم مکانیزه انبار شرکت تعاونی گاو آهن سازان

فهرست مطالب
عنوان صفحه

خلاصه وضعیت شرکت…………………………………………………………………………………………………………………..2
* مشخصات…………………………………………………………………………………………………………………………..2
* مقررات مالی ……………………………………………………………………………………………………………………..3
چارت سازمانی شرکت…………………………………………………………………………………………………………………..4
* مالی …………………………………………………………………………………………………………………………………..5
* انبار…………………………………………………………………………………………………………………………………….6
شرح وظایف مدیران ومسئولین…………………………………………………………………………………………………….7
* مدیرعامل………………………………………………………………………………………………………………………….7
* مدیرتضمین کیفیت…………………………………………………………………………………………………………..8
* مدیرمالی واداری………………………………………………………………………………………………………………10
* مدیرانبار…………………………………………………………………………………………………………………………..11
سیستم مکانیزه انبار………………………………………………………………………………………………………………………16
کنترل موجودیها…………………………………………………………………………………………………………………………….17
حفاظت ازموجودیها……………………………………………………………………………………………………………………….18
تفکیک انبار…………………………………………………………………………………………………………………………………….18
* انبارمواد اولیه……………………………………………………………………………………………………………………1
* انبارملزومات…………………………………………………………………………………………………………………….18
* انبارضایعات……………………………………………………………………………………………………………………….20
روش حسابداری ثبت موجودیها……………………………………………………………………………………………………22
فرمهای مورداستفاده درهنگام انبارگردانی………………………………………………………………………………….25
فرمهای مورداستفاده درسیستم انباروشرح گردش عملیات……………………………………………………….26
علائم اختصاری جهت شرح گردش عملیات………………………………………………………………………………….27
سیستم کدینگ شرکت………………………………………………………………………………………………………………..45
ایرادات ونظرات درموردسیستم انبار………………………………………………………………………………………….47

خلاصه وضعیت شرکت تعاونی گاوآهن سازان
(ابرهارد شرق)
1) مشخصات شرکت:
1-1) نام شرکت:
شرکت تعاونی تولیدی گاوآهن سازان خراسان کد 4488 ونوع آن تولیدی که در اساسنامه شرکت فوق به اختصار تعاونی نامیده شده است .
1-2) تاریخ تاسیس:
شرکت فوق در مجمع عمومی عادی در 66 ماده و 46تبصره درمورخه 10/3/76 تصویب وتاسیس گردید.
1-3) نوع شرکت:
سهامی خاص و فعالیت به صورت نامحدود.
1-4) موضوع فعالیت:
تامین واداره واحد بر مجتمع تولیدی ادوات کشاورزی ( شامل انواع گاوآهن های فرگوسن وطرح آلمان شرقی انواع،سابسویلر،.انواع خاک ورز، تریلر ، کابین تراکتور ، کود پاش ، کلتیواتور، مرز کش ،نهر کن ، تانکر و …) با استفاده از سرمایه ، نیروی کار ، مهارت و تخصص و فروش محصولات تولیدی و عرضه خدمات انجام سایر فعالیتهای مرتبط با اهداف شرکت.
محصولات این شرکت توسط نمایندگی های شرکت بازرگانی تراکتورسازی ،بنگاه توسعه ماشینهای کشاورزی وبیش از 200 نماینده اختصاصی این شرکت صورت می پذیرد.
1-5) حوزه عملیات تعاونی :
حوزه عملیات تعاونی کیلومتر 18 جاده فریمان و حوزه اصلی عملیات شهرستان مشهد واقع در خیابان احمد آباد
1-6) ارکان تعاونی :
1- مجمع عمومی
2- هیات مدیره : متشکل از سه نفر عضو اصلی و یک نفر عضو علی البدل
3- بازرس و بازرسان

2) مقررات مالی شرکت:

2-1) سال مالی :
ابتدای سال مالی تعاونی اول فروردین ماه وانتهای آن آخر اسفند ماه همان سال میباشد
2-2) سرمایه اولیه:
مبلغ 48000000 ریال که به 160 سهم 300000 ریالی تقسیم و مبلغ 16000000 به صورت نقدی توسط اعضاء پرداخت گردیده است.
2-3) تقسیم سود:
تقسیم سود به نسبت سهام میباشد.

3) شرح وظایف مدیران ومسئولین شرکت
3-1) شرح وظایف مدیرعامل:

* فراهم آوردن منابع انسانی کافی از جمله افراد با صلاحیت جهت مدیریت و انجام فعالیتها .
* انتخاب و معرفی رسمی یکی از مدیران بعنوان نماینده مدیریت در کیفیت .
* انتخاب اعضا؛ کمیته راهبری کیفیت .
* شرکت در جلسات بازنگری مدیریت و بررسی گزارشهای دوره ای عملکرد سیستم کیفیت .
* همکاری در تایید و تصویب اسناد و مدارک مرتبط با سیستم کیفیت .
* شرکت در جلسات بازنگری قرارداد و دعوت از مدیران ذیربط .
* همکاری با مدیریت بازرگانی بمنظور انجام امور بازرگانی ؛ خرید و شناسایی پیمانکاران فرعی .
* همکاری با مدیریت تضمین کیفیت بمنظور تدوین / تایید و تصویب اطلاعات خرید .
* ارائه دستور تولید در فاصله زمانی مقرر به مدیریت تولید .
* صدور مجوز ترخیص اضطراری کالا در صورت عدم حضور مدیر تضمین کیفیت و در موارد خاص.
* همکاری در تعیین تکلیف محصولات نامنطبق .
* ارائه اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه روی محصول / سیستم کیفیت در موارد مقتضی .
* بررسی گزارشات رسیده از واحدهای مختلف خصوصاً گزارشات مربوط به کیفیت محصول و اتخاذ تصمیمات مقتضی .
* تایید و تصویب خط مشی کیفیت و ابلاغ آن در همه سطوح سازمانی .
* تعیین تکلیف جهت سوابق کیفیت که مدت نگهداری آنها به پایان رسیده است .
* همکاری با مسئول آموزش بمنظور برگزاری دوره های آموزشی در داخل / خارج از سازمان .
* تصویب میزان اثر بخشی اقدامات اصلاحی / پیشگیرانه .
* دریافت گزارش از وضعیت موجودی اقلام در انبار و صدور دستورات مقتضی .
* بررسی گزارشات دوره ای تولید و صدور دستورات لازم جهت افزایش توان کمی تولید .
* تصویب نیازهای آموزشی تدوین شده برای کلیه پرسنل موثر بر کیفیت .
* نظارت بر برنامه های بهبود مداوم کیفیت و سیاست گذاری در جهت دستیابی به آنها .
* مسئولیت برآورده ساختن نیازمندی های سازمان از نظر منابع مورد نیاز ، اعم از فضای کاری مناسب ، نیازمندیهای آموزشی ، نیروی انسانی کافی و … .
* بازنگری سیستم مدیریت کیفیت .

2) شرح وظایف مدیر تضمین کیفیت:
* همکاری با نماینده مدیریت جهت ارائه گزارش از عملکرد و بهبود مستمر سیستم کیفیت در واحد تحت سرپرستی.
* تهیه و تدوین و همچنین نظارت بر اجرای مستندات مرتبط با سیستم کیفیت در واحد تحت سر پرستی با همکاری نماینده مدیریت .
* شرکت در جلسات بازنگری قرارداد و ارائه پیشنهادات و نقطه نظرات در زمینه های مرتبط .
* نظارت مستقیم بر کارثبت ؛ نگهداری و تحویل کلیه اسناد و مدارک سیستم کیفیت و جمع
آوری اسناد ومدارک فاقد اعتبار . (کنترل مدارک وداده ها )
* همکاری با مدیر تضمین کیفیت بمنظور ارزیابی پیمانکاران فرعی .
* تهیه و تدوین داده ها و مشخصات اولیه خرید برای کلیه اقلام و کالاهای موثر بر کیفیت محصول با همکاری سایر مدیران ذیربط.
* نظارت بر کنترل و نگهداری مناسب از محصولات تدارک شده توسط مشتری .
* نظارت برکار پرسنل تحت سرپرستی بمنظوراعمال روشهای منا سب جهت شنا سایی و ردیابی محصولات .
* نظارت بر انجام مستمر بازرسی و آزمایش طبق طرحهای بازرسی مدون .
* صدور مجوز ترخیص اضطراری اقلام و محموله های انبار و نظارت بر اعمال روشهای پیش بینی شده .
* نظارت مستمر بر کنترل تجهیزات بازرسی و آزمون و انتخاب مراکز معتبر جهت ارائه خدمات کالیبراسیون با همکاری سایر واحدها . مسئول به روز نگهداری کالیبراسیون کلیه وسایل و تجهیزات اندازه گیری و ارائه برنامه زمانبندی کالیبراسیون .
* همکاری با مدیر مهندسی فروش بمنظور اعمال روشهای مناسب جهت شناسایی وضعیت بازرسی و آزمون .
* نظارت بر اعمال کنترل مستقیم بر اقلام و محصولات نامنطبق با هکاری بخش ساخت و تولید .
* همکاری با مسئول پروژه ساخت و تولید بمنظور تعیین تکلیف محصولات نامنطبق و ارائه اقدامات اصلاحی / پیشگیرانه مربوط به محصول و مسئول نگهداری سوابق کلیه اقلام نامنطبق و ارائه اقدامات اصلاحی .
* همکاری با نماینده مدیریت بمنظور ارائه اقدامات اصلاحی / پیشگیرانه مرتبط با سیستم کیفیت .
* همکاری با نماینده مدیریت جهت نگهداری و کنترل سوابق کیفیت مرتبط .
* همکاری با نماینده مدیریت بمنظور انجام ممیزی داخلی در سایر واحدها بجز واحد تحت سرپرستی .
* انتقال تجربیات به پرسنل تحت سرپرستی و شرکت در جلسات یا دوره های آموزشی برنامه ریزی شده توسط واحد آموزش در صورت نیاز .
* ارائه اطلاعات لازم به واحد تحقیق و توسعه جهت ترسیم نمودارهای آماری و تجزیه و تحلیل های لازم .
* همکاری با واحد مهند سی فروش جهت تهیه و تدوین نقشه ها و مدارک فنی مرتبط با محصول .
* انجام سایر امور محوله از سوی مافوق .
* تهیه برنامه زمانبندی ممیزی داخلی .
* مسئولیت جمع آوری داده های مورد نیاز از تجزیه و تحلیل های فرآیند ، محصول ، مشتری ، گزارشهای ممیزی های داخلی و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه .
* مسئول طبقه بندی عرضه کنندگان محصولات ، قطعات و خدمات
3-3) شرح وظایف مدیرمالی و اداری:

* تعیین نیازهای سازمان به پرسنل با توانایی های مشخص شده و اعمال به مدیریت عامل .
* همکاری با نماینده مدیریت جهت ارائه گزارشات دوره ای ازوضعیت عملکردسیستم کیفیت(آموزش/پرسنلی) .
* تهیه وتدوین و همچنین اجرای مستندات مرتبط با سیستم کیفیت با همکاری نماینده مدیریت .
* حضور در جلسات بازنگری قرارداد و بررسی امکانات و توانایی های مالی در قراردادها .
* تامین بودجه لازم جهت خرید اقلام سفارش شده/ پرداخت قراردادها .
* ارائه اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه سیستم کیفیت در فعالیتهای مرتبط با نماینده مدیریت .
* نگهداری و بایگانی سوابق کیفیت مرتبط تا موعد تعیین شده .
* همکاری با نماینده مدیریت جهت ممیزی واحدهای سازمان غیر از واحد تحت سرپرستی .
* ارائه آموزشهای لازم به پرسنل تحت سرپرستی و برنامه ریزی آموزش داخل/ خارج شرکت .
* نظارت برکار پرسنل تحت سرپرستی و ارائه دستورات مقتضی و دریافت گزارشات لازم .
* ارائه گزارشات دوره ای وموردی از وضعیت واحد تحت سرپرستی به مدیرعامل .
* انجام سایر امور محوله از سوی مافوق .
* نظارت بر حسن اجرای قعالیتهای انبار داری .
* نظارت بر فعالیتهای انبار گردانی و حصول اطمینان از حسن اجرای آنها .

3-4)شرح وظایف مسئول امور پرسنلی:
* انجام وظایف و مسئولیتهای محوله مطابق روشها و دستورالعملهای مدون و مصوب .
* ارائه گزارشات منظم از فعالیتهای انجام شده به مدیر مالی و اداری .
* تهیه و تدارک امکانات رفاهی و تسهیلات ویژه جهت پرسنل .
* انتقال مسائل و مشکلات پرسنل به مدیر مالی و اداری جهت اتخاذ تصمیمات لازم و مقتضی .
* همکاری با مسئول آموزش بمنظور برنامه ریزی و برپایی دوره های آموزشی تدارک شده جهت پرسنل .
* تشکیل پرونده پرسنلی برای کلیه پرسنل به روز آوری اطلاعات موجود در پرونده ها .
* انجام سایر امور محوله از سوی مافوق .

3-5) شرح وظایف مسئول انبار:

* انجام وظایف و مسئولیتهای محوله مطابق روشها و دستور العملهای مدون و مصوب .
* ارائه گزارش از وضعیت انبار؛ موجودی اقلام در انبار ؛شرایط نگهداری اقلام و……. به مدیریت تولید .
* همکاری و هماهنگی با مسئولین پروژه های اجرایی و پروژه های ساخت وتولید جهت ارائه اقلام مورد درخواست آنها طبق برگ درخواست کالای معتبر .
* تهیه و تنظیم برگ درخواست خرید اقلام طبق درخواست سایر قسمتها .
* تهیه برگ شناسایی برای کلیه اقلام و محموله های تایید شده در انبار و تعیین تاریخ ورود و تاریخ انقضا در صورت لزوم .
* اقدام جهت ارزیابی دوره ای از وضعیت و تعریف شرایط نگهداری اقلام در انبار .
* رسیدگی به امور ورود و خروج ؛ ثبت نوع وتعداد و ……. برای هر یک از اقلام موجود در انبارها .
* همکاری با واحد تضمین کیفیت بمنظور نگهداری اقلام ورودی تا زمان بازرسی و کنترل کیفی .
* اعمال روشهای مدون جهت ردیابی و شناسایی و همچنین مشخص شدن وضعیت بازرسی وآزمون اقلام و محموله ها در انبار .
* نظارت بر کنترل و نگهداری مناسب از محصولات تدارک شده توسط مشتری .
* انجام سایر امور محوله از سوی مافوق .
* مسئولیت جابجایی ، انبارش ، نگهداری و تحویل اقلام دریافتی و محصول نهایی و جابجایی آنها .

3-6) شرح وظایف نماینده مدیریت در امور کیفیت:

* تهیه و تدوین گزارش از عملکرد و بهبود مستمر سیستم کیفیت با همکاری سایر مدیران جهت ارائه به مدیریت عامل .
* شرکت در جلسات کمیته راهبری کیفیت بعنوان رئیس جلسه .
* تعیین اعضاء گروههای کاری جهت تهیه ؛ تدوین و اجرای مستندات سیستم کیفیت .
* شرکت در جلسات بازنگری مدیریت .
* نظارت مستمر و همکاری جهت تهیه ؛ تدوین و اجرای مستندات سیستم کیفیت در کلیه واحدهای سازمانی .
* ارائه اقدامات اصلاحی / پیشگیرانه جهت سیستم کیفیت و تایید و تصویب اقدامات ارائه شده از سوی سایر واحدها .نظارت بر حسن اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه .
* تعیین اعضای تیم های ممیزی داخلی و سر ممیزان .
* اطمینان از حسن اجرای کلیه عملیات مربوط به برنامه ریزی انجام میزی های داخلی در واحدهای مختلف بجز واحد تحت سرپرستی با همکاری سایر مدیران .
* نظارت بر دسته بندی و نگهداری سوابق کیفیت توسط واحدهای موثر بر کیفیت .
* ارائه آموزشهای مرتبط با سیستم کیفیت به پرسنل تولید / سرپرستان .
* همکاری با مدیر عامل جهت تامین منابع انسانی لازم جهت سیستم کیفیت .
* ارائه اطلاعات لازم از سیستم کیفیت به مسئول آمار و اطلاعات جهت ترسیم نمودارهای آماری و نتیجه گیری از آنها .
* همکاری با مدیر مهندسی فروش بمنظور ارائه اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه روی محصول .
* تایید میزان اثر بخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه سیستم کیفیت .
* انتخاب موسسه گواهی دهنده معتبر جهت دریافت گواهینامه بین المللی با همکاری و هماهنگی مدیریت عامل .
* انجام سایر امور محوله از سوی مافوق .

3-7) شرح وظایف تنخواه دار:

تعریف : تنخواه گردان وجوهی است که جهت مخارج معین و در اختیار اشخاص مخصوصی قرار داده می شود . تنخواه داران از افراد قابل اطمینان و مورد اعتماد انتخاب می شوند .
نحوه عملیات تنخواه گردان : در ابتدا امور مالی مبلغی را به عنوان تنخواه گردان در اختیار تنخواه دار قرار می دهد و تنخواه دار پس از خرج کرد معادل صورت هزینه ( که نبایستی از مبلغ تنخواه بیشتر باشد ) مجددا تنخواه دریافت خواهد کرد . مخارج انجام شده توسط تنخواه بایستی در فرمی به نام (( صورت تنخواه گردان )) تلخیص و جهت تسویه حساب به صندوق ارائه گردد .

توضیحات :
* مبلغ تنخواه گردان نزد هر یک از تنخواه داران با پیشنهاد صندوقدار و تصویب مدیر عامل تعیین میگردد .
* تنخواه دار باید وثیقه ای مورد قبول شرکت و معادل مبلغ تنخواه به شرکت بسپارد .
* استفاده از تنخواه صرفا برای امور جاری شرکت مجاز خواهد بود .
* دریافتها و پرداختها از محل تنخواه گردان باید در دفتر مخصوص ثبت گردد .
* مبلغ تنخواه گردان از موجودی شخص تنخواه دار تفکیک و به صورت جداگانه نگهداری شود .
* به منظور ترمیم تنخواه گردان در فواصل کمتر از یک هفته مدارک قابل ارائه به همراه فرم تکمیل شده به حسابداری ارسال گردد .
* پرداخت از تنخواه در مقابل دریافت مدارک مثبت و قابل قبول انجام شود .
* تنخواه دار موظف به همکاری با مدیر مالی و حسابرسان به منظور کنترل تنخواه گردان می باشد .

3-8) شرح وظایف صندوقدار:
* پرداخت فاکتورها و اسناد تائید شده از قبیل برنامه ها ، طبق مقررات جاری شرکت و کنترل ضمائم و مبالغ آنها و امضا از گیرنده وجه
* مراجعه به بانک به منظور واگذاری چک و اسناد به حساب بانکی شرکت نزد بانکها و اخذ اعلامیه های واگذاری و وصولی و ثبت در دفاتر
* انجام کلیه پرداختهای صندوق طبق ضوابط و تهیه صورت تطبیق روزانه صندوق
* انجام اقدامات لازم جهت محاسبه حقوق و دستمزد ماهیانه پرسنل شرکت
* پرداخت حقوق و دستمزد و پاداش به کارکنان و اخذ امضا
* شمارش وجوه و حصول اطمینان از صحت اقلام پرداختی و دریافتی
* پرداخت مساعده کارکنان در موعد مقرر برای لیستهای تنظیمی و اخذ امضا
* در اختیار گرفتن تنخواه مناسب جهت انجام پرداختها با هماهنگی مافوق
* پرداخت هزینه های جاری شرکت پس از دریافت صورت هزینه تائید شده توسط سرپرست مربوطه و کنترل نمودن آنها با ضمائم مربوطه
* صدور برگ رسید صندوق جهت کلیه دریافتها طبق ضوابط
* آماده کردن وجوه نقدی جهت واریز به بانک و مراجعه به بانکها جهت واریز وجوه و اخذ فیش مربوطه
* تهیه و تنظیم لیست مربوط به کسورات قانونی از حقوق کارکنان از قبیل بیمه ، مالیات ، بازنشستگی ، وام و غیره طبق ضوابط تعیین شده
* کار با کامپیوتر به منظور ورود اطلاعات و دریافت لیستهای پردازش شده
* مراجعه به اداره بیمه و دارایی به منظور ورود تحویل لیست حقوق و دستمزد پرداختی
* دریافت اعلامیه های بانکی (بدهکار، بستانکار، وصولی) از بانک
* ثبت دفتر صندوق و بانک و کنترل صحت ثبت آنها
* تهیه صورت مغایرت حسابهای بانکی کارخانه و کنترل صورت حسابها و اعلامیه های بانکی و پیگیری لازم جهت رفع مغایرت موجود
* تهیه و تنظیم صورت دریافتها و پرداختهای انجام شده جهت ارائه به مافوق در مواعد مقرر
* صدور چک برای پرداخت مساعده و حقوق و دیگر پرداختهای مجاز طبق ضوابط تعیین شده
* بایگانی کلیه اوراق و مدارک مربوط به قسمت و حفظ و نگهداری آنها
* حفظ اسرار حقوقی و یا دریافتهای غیر حقوقی پرسنل و جلوگیری از انتشار آنها در محیط کار
* مشارکت در انبار گردانی در پایان سال
* همکاری با حسابرسان داخلی و خارجی در پایان سال
* رعایت کلیه آئین نامه ها و دستور العملهای شرکت درموارد تعیین شده

4-سیستم مکانیزه انبارشرکت
4-1)تعریف انبار :
امروزه انبار دیگر حالت یک محفظه را دارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایت بخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرار گیرد به طور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی صنعتی یا مواد اولیه برای ساخت محصولات ، کالای نیمه ساخته (کالای درجریان ساخت) محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفی ، قطعات یدکی ماشین آلات ، ابزار آلات و اجناس اسقاطی نگهداری می شود ان هم براساس سیستم صحیح طبقه بندی .

4-2)جایگاه انبار:
سازماندهی سازمانهای مختلف بنابر نیازهای آن متفاوت است . گاه در بعی از موسسات انبار مستقیما زیر نظر مدیر عامل قرار دارد و تحت نظر مدیر عامل نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد ، قطعات ، محصولات ، ضایعات و … قرار دارد که این روش با توجه به کارهای زیاد مدیر عامل باعث مشکلاتی هم شده است . در سازمانهای دولتی و غیر انتفاعی بخصوص شرکت های تولیدی معمولا واحد انبار تحت نظر واحد برنامه ریزی (مهندسی صنایع) انجام وظیفه می نماید .

4-3)هدف انبار:
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش خصوصی تامین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان و موجودی کالا در انبار می باشد .

4-4)اهمیت انبارها :
چون موجودیها جزء داراییهای شرکت محسوب می شود و به عنوان ارزشهای ذخیره شده ارائه میگردند . بنابراین میزان موجودیها تاثیر مستقیم بر بازده سرمایه گذاری دارد . هنگامیکه سرمایه گذاری در موجودیها افزایش می یابد بازده سرمایه گذاری به دلیل افزایش هزینه های تامین مالی کاهش می یابد . بنابراین نگهداری موجودیها به میزانی بیش از میزان مورد نیاز تاثیر منفی به بازدهی سرمایه گذاری دارد . مدیریت موجودیها برای دستیابی به اهداف ذیل ضروری است :
* تولید با حد اکثر کارآیی .
* تامین نیازهای تولید و مشتریان از نقطه نظر کیفیت کالا , تحویل به موقع و غیره به بهترین نحو ممکن .
* نگهداری میزان موجودیها در سطوح منطقی و اقتصادی به منظور جلوگیری از رکود بخشی از سرمایه شرکت در اینگونه داراییها .
* به حداقل رساندن هزینه های نگهداری موجودیها .
* به حداکثر رساندن سود طی دوره مالی .

5-کنترل موجودیها

* انبار باید از قبول مواد اولیه ای که قبلا سفارش نشده یا منطبق با مشخصات سفارش خرید نیست خودداری کند .
* کنترلهای کافی نسبت به مقادیر کالاهایی که در انبار نگهداری می شود اعمال می گردد .
* مقادیر اقلامی که توسط قسمتهای مختلف شرکت مصرف می شود , پیوسته کنترل شود .
* کنترل مستقل اقلام وارده به انبار از لحاظ مقدار , وضعیت و مشخصات .
* وجود درخواست کالا برای کلیه اقلامی که بایستی از انبار خارج شود .
* شمارش , توزین یا اندازه گیری تمامی اقلام دریافت شده و کنترل دقیق آنها با سفارشات خرید ویا سایر مدارک که هنگام دریافت کالا در دسترس می باشد .
* نگهداری اقلام گرانبها در محوطه و قفسه هایی که بتوان آنها را به طور کامل محصور یا قفل کرد .
* کنترل و شمارش ادواری موجودیها و مطابقت با مدارک مربوطه
دستورالعملها و آیین نامه ها :

6-حفاظت از موجودیها :

1-ممنوعیت یا محدودیت در ورود و دسترسی افراد غیر مجاز به محدوده انبارها .
2-قفل کردن انبارها در ساعات غیر کاری .
3-رعایت دستورالعمل حفاظت و نگهداری از موجودیها که در واحد تضمین کیفیت تهیه گردید است .

انبارهای شرکت بر حسب گروه بندی کالاها در هر یک از کارخانه ها به گروههای ذیل تقسیم می شود و فرم های مربوطه در انتهای مجموعه ارائه گردیده است:
1- انبارهای مواد اولیه (فرم شماره 1)
2- انبارهای کار در جریان ساخت (فرم شماره 2)
3- انبار کالای ساخته شده (فرم شماره 3)
4- انبارهای محصول (فرم شماره 4)
5- انبارهای ملزومات و لوازم مصرفی (فرم شماره 5)
6- انبارهای ضایعات (فرم شماره 6)

6-1)انبار مواد اولیه :
– تعریف مواد و قطعات اولیه :
کلیه مواد و قطعاتی که به انحاء مختلف توسط شرکت دریافت می شود (خریداری ، امانتی ، … ) و پس از انجام مراحلی بر روی آن به طور مستقیم یا غیر مستقیم در محصول نهایی به کار برده می شود در این گروه اصلی قرار می گیرند .
* مستقیم تولیدی : این اقلام جزء لاینفک محصول می باشند و به لحاظ اهمیت آنها در محاسبه قیمت تمام شده محصول گروه فرعی مجزایی را تشکیل می دهند
* کمک تولیدی : این اقلام جزء لاینفک محصول نمی باشند ولی جهت تولید محصول و یا به همراه محصول در یک گروه مجزا قرار می گیرند . تقسیم بندی گروههای فرعی در این اقلام بر اساس ماهیت آنها صورت می پذیرد .
* اقلام ساخته شده : قطعاتی هستند که پس از ورود به شرکت عملیات ساخت بر روی آنها اعمال نمی شود و اماده برای مونتاژ هستند . علاوه بر این قطعاتی که در داخل شرکت ساخته می شوند و مراحل ساخت آنها تمام می شود جزو اقلام ساخته شده محسوب می شوند مانند لوله تراشکاری شده .
* مواد خام : اقلام از قطعات مستقیم تولیدی هستند که پس از ورود به شرکت قبل از ارسال به خط مونتاژ نیازمند عملیات متعدد ساخت می باشند این قطعات یا علی العموم در صنعت استفاده می شوند نظیر انواع لوله ، ورق ، میل گرد و … و یا تنها مورد استفاده آنها در محصول نهایی شرکت است .
اقلام نیمه ساخته : مواد خام پس از هر مرحله از عملیات ساخت جزء انبار قطعات نیمه ساخته قرار می گیرد . مواد نیمه ساخته ممکن است جهت عملیات ساخت به خارج از شرکت منتقل و سپس به شرکت عودت داده شوند.

6-2)ورود مواد اولیه به انبار مواد از دو طریق امکان پذیر است :
الف- از طریق خرید مواد
ب- از طریق برگشت از تولید

الف- ورود مواد اولیه به انبار مواد از طریق خرید مواد :
مواد اولیه خریداری شده پس از طی مراحل و تشریفات خرید وارد انبار کارخانه شده و پس از کنترل مقدار کالای وارده فرم رسید انبار مواد در سه نسخه توسط انبار مواد صادر و نسخه اول به واحد امور مالی , نسخه دوم به مدیریت کارخانه تحویل و نسخه سوم جهت اقدامات بعدی نزد انبار مواد باقی میماند انبار مواد سپس نسبت به انبارش مواد بر اساس ضوابط مندرج در استانداردهای ISO اقدام و کارت شناسایی مواد را جهت آنها صادر و بر روی مواد اولیه الصاق می نماید و مقادیر رسید شده را در قسمت وارده کارت موجودی انبار مواد وارد می نماید .

ب- ورود مواد اولیه به انبار مواد از طریق برگشت از تولید :
انبار مواد مقادیر تحویلی مواد را که در قسمت اول فرم سفارش تولید مشخص گردیده در ستون صادره کارت انبار مواد وارد می نماید .
انبار محصول نیز با استفاده از اطلاعات مندرج در ستون کالای تحویلی به انبار محصول اقلام را در وارده کارت انبار محصول وارد می نماید .

6-3)خروج محصولات از انبار محصول:
جهت خروج محصولات از انبار محصول ابتدا واحد بازرگانی بایستی نسبت به صدور فرم سفارش فروش محصولات اقدام نماید فرم سفارش پس از صدور تحویل قسمت حسابداری فروش می گردد و حسابداری فروش بایستی فرم مذکور را جهت انجام اقدامات بعدی در اختیار مدیریت کارخانه قرار دهد . مدیر کارخانه پس از تایید و انجام هماهنگیهای لازم آنرا جهت صدور حواله انبار در اختیار انبار محصول قرار خواهد داد . انبار محصول بایستی با توجه به میزان موجودی نسبت به صدور حواله انبار اقدام نماید .

6-4)انبارهای ملزومات و لوازم مصرفی
از این انبار جهت نگهداری ملزومات اداری , تولیدی , ابزار آلات و فرمها استفاده می شود . این انبار را میتوان در محل هر یک از کارخانه جات و همچنین دفاتر مرکزی ( اگر از محل کارخانه جدا باشد ) ایجاد کرد . به جهت کنترل اقلام خریداری و جلوگیری از افزایش فرمها تا حد ممکن و با توجه به اینکه حجم فعالیت انبار ملزومات محدود می باشد . فرمی به نام رسید مستقیم انبار طراحی گردیده است . این فرم نقش رسید انبار و حواله انبار را دارد و نیازی به ورود اقلام آن در کارت موجودی نیست ولی بهتر است جهت کنترل اقلام موجود از دفتر انبار استفاده نمود . ملزومات و لوازم خریداری پس از طی تشریفات خرید تحویل انبار ملزومات و لوازم مصرفی شود . انباردار پس از دریافت و شمارش آنها نسبت به صدور فرم رسید مستقیم انبار اقدام می نماید .

6-5)انبار های ضایعات
از این انبار جهت نگهداری ضایعات تا مرحله تعیین تکلیف توسط مدیریت استفاده می شود . ضایعات وارده به این انبار ممکن است از طرق ذیل باشد :
1- برگشت از تولید
2- برگشت از فروش
3- برگشت از انبار محصول
4- برگشت از انبار ملزومات
در همه حالات فوق اقلام برگشتی بایستی قرنطینه شده و مورد آزمایش واحد کنترل کیفیت قرار گیرد .
چنانچه مواد اولیه تحت هر عنوانی از خط تولید به انبار مواد مرجوع شود بایستی قبل از صدور رسید انبار اقدامات ذیل بر روی آن انجام پذیرد :
انباردار پس از دریافت مواد برگشتی در انبار مواد اقدام به قرنطینه آنها می نماید و سپس مراتب را طی گزارش به اطلاع واحد کنترل کیفیت می رساند در صورت تایید واحد کنترل کیفیت انباردار نسبت به کنترل کمی مواد اقدام و سپس نسبت به صدور رسید انبار مواد اقدام می نماید .
سایر مراحل به شرح مندرج در قسمت الف همین دستورالعمل می باشد .
در صورتیکه موارد مذکور مورد تایید واحد کنترل کیفیت واقع نشود با هماهنگی مدیریت کارخانه صورتجلسه ضایعات تنظیم و اقلام به انبار ضایعات انتقال می یابد .
اقدامات بعدی در انبار ضایعات به شرح مندرج در دستورالعمل انبار ضایعات می باشد .

6-6)نحوه خروج مواد اولیه از انبار تولید و تحویل محصولات به انبار محصول
خروج مواد اولیه از انبار نیاز به درخواست تایید شده از طرف مدیر کارخانه دارد . مدیر کارخانه بر اساس سفارشات فروش که توسط واحد بازرگانی تنظیم گردیده اقدام به صدور فرم سفارش تولید جهت هر یک از محصولات می نماید و جهت درخواست مواد اولیه فرم مذکور را تا قسمت میزان درخواستی تکمیل و تحویل انبار مواد اولیه می نماید . انبار مواد اولیه بر اساس میزان درخواستی و موجودی مواد اقدام به تکمیل ستون میزان تحویلی می نماید . پس از تحویل مواد قسمت اول فرم بایستی با امضاء انباردار و مدیر کارخانه برسد و نسخه اول فرم تحویل امور مالی شود . ستون مبلغ جزء و مبلغ کل در قسمت حسابداری تکمیل خواهد شد .
چنانچه مقادیری از مواد اولیه به هر دلیلی به انبار مواد مرجوع گردد به شرح مندرج در دستورالعمل ورود مواد اولیه از طریق برگشت از تولید اقدام خواهد شد .
در فرم سفارش تولید جهت ورود مقدار مواد برگشتی ستونی در نظر گرفته شده است که بایستی با استفاده از اطلاعات موجود در رسید مرجوعی تکمیل گردد . مواد اولیه تحویلی به خط تولید پس از تکمیل و بسته بندی تحویل انبار محصول می گردد .
قسمت مقدار تحویلی به انبار محصول پس از تحویل محصولات تکمیل می گردد و هر دو نسخه باقیمانده از فرم سفارش تولید تحویل مدیریت کارخانه می گردد . مدیر کارخانه بایستی زمان صرف شده و زمان استاندارد تولید و همچنین مقدار استاندارد تولید را محاسبه نماید .
محصولات تحویلی به انبار محصول بایستی قبل از تحویل مورد تایید واحد کنترل کیفیت قرار گیرد . چنانچه محصولاتی غیر قابل مصرف تشخیص داده شود در ستون مقدار ضایعات ثبت خواهد گردید .

7-روش حسابداری ثبت موجودی :
روش ثبت موجودی های روش ادواری می باشد یعنی هیچگونه ثبت مالی نسب به ورود وخروج کالا درانبارهای متفاوت صورت نمی گیرد.
البته کنترل موجودی ها ازطرق انبارگردانی انجام می گیرد،انبارگردانی معمولا"درپایان سال مالی صورت می گیرد،البته گاهی اوقات باتوجه به تشخیص هیات مدیره عملیات انبارگردانی در طی سال نیزانجام می پذیرد.بعضی مواقع نیز جهت کنترلهای داخلی انبارگردانی به صورت تصادفی درموردیک یا چند قلم موجودی در طی دوره مالی توسط حسابداری مالی صورت می گیرد.
شرح و دستورالعمل :
در پایان هر سال مالی و یا در زمان دیگری که مدیریت صلاح بداند , به منظور کنترل و تطبیق کالاهای موجود در انبارها ( مواد اولیه , در جریان ساخت , محصول نهایی , عمومی ) طبق روشهای زیر مبادرت به صورت برداری از موجودی انبارها خواهد شد . بدیهی است صورت موجودی عینی با کاردکس انبار و اطلاعات حسابداری کنترل و مغایرت احتمالی ( اضافات یا کسورات ) مجددا بررسی و رفع مغایرت خواهد شد , در غیر اینصورت انباردار پاسخگو خواهد بود .

الف : اقدامات قبل از انبار گردانی
– تعیین زمان انبار گردانی : انبار گردانی زمانی صورت خواهد گرفت که آخرین وارده ها و صادره های انبارها در سال ( دوره ) مربوطه انجام گرفته و عملا هر گونه ورود و خروج به انبارها در شرکت تعطیل باشد .
– سیستم انبار گردانی : انبار گردانی با مسئولیت مدیر مالی انجام می شود . اعضای گروه انبار گردانی عبارتند از رئیس حسابداری , انباردارها , و افرادی به انتخاب رئیس حسابداری .
– آرایش کالاها در انبار : کلیه کالاهای موجود در انبارها متناسب با مشخصات فنی آنها به تفکیک کالاهای سالم , خسارت دیده , معیوب و امانی به نحوی که کارت مشخصات نصب شده بر روی آنها براحتی قابل رویت باشد , در انبار قرار گیرند . مدارک داد و ستد کالاهایی که شمارش با توزین آنها در زمان انبار گردانی میسر نمی باشد در دسترس باشد تا بتوان با رویت و بررسی مدارک به نتایج قابل قبول رسید .
– تامین نیاز واحدها : جهت جلوگیری از اشتباه در زمان صورت برداری , نیازهای متقاضیان کالا باید توسط مسئولین ذیربط تعیین و قبل از شروع عملیات انبار گردانی تامین گردد تا در زمان انجام انبارگردانی هیچ کالایی از انبار خارج نگردد . در موارد بسیار ضروری و غیر قابل پیش بینی , می توان با اجازه رئیس حسابداری کالا از انبار خارج نمود و انباردار موظف است حواله مربوطه را به تاریخ و شماره سال ( دوره ) بعد صادر نماید .
– تهیه وسایل اندازه گیری مورد نیاز جهت شمارش : شرکت بایستی قبل از شروع انبار گردانی وسایل مورد نیاز جهت شمارش را از قبیل ترازو , ظروف کالیبره و غیره در محل انبار مستقر نماید .
– تهیه ادوات مناسب جهت جابجایی کالاها در انبار : مانند لیفتراک و غیره
– تهیه برگه های شمارش کالا و الصاق آن برروی کالاهای موجود در انبار : بر روی برگه های شمارش کالا بایستی مشخصات کامل کالا شامل کد کالا , شرح کالا , واحد شمارش , مشخصات فنی کالا و غیره ثبت گردد .
– تهیه و تکمیل فرمهای ثبت برگه های شمارش کالا : در این فرم بایستی فهرست کلیه کالاهای موجود در انبار ثبت شده باشد .
ب : اقدامات زمان انبار گردانی :
اعضای گروه انبار گردانی به سرپرستی رئیس حسابداری با دریافت آخرین شماره رسید انبارها و حواله انبارها و اطمینان از صحت پیوستگی آنها , صورت مجلس شروع کار را تنظیم می نمایند .
اعضای گروه انبار گردانی همزمان با شروع انبار گردانی در محل هر یک از کالاها , برگه های شمارش کالا را جدا نموده و مقدار موجودی شمارش شده را بر روی آن یادداشت می نمایند .
رئیس حسابداری تکهای شمارش شده را از اعضای گروه شمارش دریافت و جهت ثبت در فرمهای مربوطه در اختیار ثبات قرار می دهد .
ثبات جهت اطمینان از رسیدن کلیه برگه های شمارش شده شماره سریال برگه ها را کنترل و موارد نقص را پیگیری و کامل می نماید .
ثبت برگه های شمارش شده را در فرم ثبت برگه های شمارش کالا ثبت می نماید .
پس از تکمیل فرم ثبت برگه های شمارش کالا موارد صورتجلسه و فرم مربوطه به امضاء اعضای گروه رسیده و جهت تصویب و اقدامات بعدی در اختیار مدیر مالی قرار می دهد .
چنانچه تعداد اقلام کالاها در سطح گسترده نباشد می توان بجای استفاده از برگ شمارش کالا از فرم فهرست موجودیها جهت انبار گردانی استفاده کرد . فرم مذکور همانند فرم ثبت برگه های شمارش کالا می باشد .
فرم فهرست موجودیهای انبار پس از ثبت آخرین ورود و خروجهای انبار و تعیین موجودی نهایی در اختیار رئیس حسابداری قرار می گیرد .
به منظور سهولت در انجام کار لیست بدون موجودی از هر انبار تهیه و در اختیار هر یک از گروهها قرار می گیرد تا نتایج صورت برداری را در آن ثبت نمایند .
شمارش مجدد : رئیس حسابداری در هر مرحله از انجام کار لیست تکمیل شده توسط گروه را با لیست نزد خود مقایسه و در صورت وجود مغایرت باز شماری مجدد را انجام می دهد و نتایج حاصله به عنوان شمارش قطعی تلقی می گردد .
کنترل نهایی و تنظیم صورت مجلس پایانی : گروه پس از پایان عملیات صورت برداری , به منظور حصول اطمینان از اینکه کالایی از قلم نافتاده است , بازدید مجددی از انبار به عمل آورده و سپس مبادرت به تنظیم صورت مجلس پایانی مبنی بر خاتمه عملیات صورت برداری می نماید . صورت مجلس پایانی به تایید رئیس حسابداری و مدیر مالی خواهد رسید .
جمع آوری و اتمام انبار گردانی : مسئول انبار گردانی با جمع آوری صورت جلسات شروع و پایانی , ختم عملیات را اعلام می دارد .

فرمهای مربوط به انبار گردانی:
1- تگ انبار گردانی : که در سه نسخه تهیه می گردد (فرم شماره 7)
2- فرم کسری و اضافی انبار : که برای هر انبار فرمها تهیه می گردند(فرم شماره 8)

7-فرمهای موجود در شرکت تولید ابرهارد شرق :
1- فرم درخواست جنس از انبار(فرم شماره 9)
2- فرم سفارش خرید (فرم شماره 10)
3- فرم رسید انبار موقت (فرم شماره 11)
4- فرم رسید انبار دائم (فرم شماره 12)
5- فرم رسید مستقیم (فرم شماره 13)
6- فرم حواله انبار(فرم شماره 14)
7- فرم خروج کالا از شرکت (فرم شماره 15)

قابل ذکر اینکه گردش فرمهای فوق با توضیحات در ادامه بحث ارائه گردیده و قبل از ارائه گردش فرمهای فوق لازم است با علائم اختصاری آشنا شد.

7-1)فرم درخواست جنس از انبار :
این فرم مورد استفاده کلیه قسمتهای شرکت می باشد که ابتدا قبل از دریافت هر کالا از انبار این فرم توسط واحد مربوطه تکمیل می شود .
شرح عمل :
واحد درخواست کننده کالا کلیه اقلام درخواستی را با تکمیل ستونهای ردیف، شرح، واحد کالا مقدار درخواستی و ملاحظات اعلام می دارد . در قسمت (شرح) درخواست کننده مورد و محل مصرف اقلام درخواستی را یادداشت می نماید .
واحد متقاضی موظف به دریافت امضا های ذیل می باشد
درخواست کننده : به جهت اعلام نیاز
تائید کننده : به منزله تائید مدیر واحد
مهندسی صنایع : جهت کنترل موجودی و سفارش دهی بر اساس برنامه تولیدی پس از تائید فرم بقیه مندرجات موجود در فرم توسط انبار به شرح ذیل تکمیل می گردد
شماره سریال : تمام برگه های درخواست دارای کد شناسایی هستند که پس از تائید واحد مهندسی صنایع به صورت سریال توسط قسمت انبار درجه می شود (همچنین در سیستم مکانیزه انبار)
لازم به ذکر است که اگر کالای درخواست شده در انبار موجود نباشد انبار نسبت به صدور برگ سفارش خرید اقدام می نماید .
برگ درخواست در دو نسخه تنظیم می گرددکه یک نسخه از آن توسط واحد متقاضی جهت پیگیری و نسخه دیگر توسط انبار جهت اقدام بایگانی می گردد.

7-2)فرم سفارش خرید :
مورد استفاده : این فرم زمانی صادر می گردد که جنس و یا اقلام درخواستی در انبار موجود نباشد .
مبنای صدور این فرم برگ درخواست جنس از انبار می باشد .
شرح عمل :
انبار پس از دریافت برگهای تائید شده (درخواست جنس از انبار درصورت نبود کالاهای درخواستی) در انبار اقدام به تنظیم و صدور سفارش خرید خواهد کرد .
امضاهای مورد نیاز این فرم عبارت اند از ک
* امضا انبار به منزله عدم موجودی انبار، نقطه سفارش مجدد
* امضاء مالی به منزله تائید تائید مالی اقلام درخواستی
* امضاء مجاز به منزله تائید نهایی خرید اقلام درخواستی
رابط اسناد : شماره بر گ درخواست درج شده در برگ سفارش خرید می باشد
توزیع نسخ :
این فرم در سه نسخه تنظیم می گردد.
نسخه اول : حسابداری جهت اطلاع
نسخه دوم,: تدارکات جهت اقدام
نسخه سوم : انبار جهت پیگیری و بایگانی

7-3)فرم رسید انبار موقت :
مورد مصرف :
تائید این فرم به منزله تائید کیفی اقلام مندرج در آن خواهد بود. بدهی است مرجع تعیین کننده کالاهایی که نیاز به رسید انبار موقت دارند واحد تضمین کیفیت و در پاره ای موارد واحدهای متقاضی و یا انبار خواهد بود .
ماخذ صدور : برگ سفارش خرید
شرح عمل :
پس از ورود کالا به انبار (اقلامی که نیاز به رسید انبار موقت دارند) برای محموله ، رسید انبار موقت تنظیم و صادر می گردد. این فرم در دو نسخه تنظیم می شود و ابناردار موظف خواهد بود امضاء تحویل گیرنده نسخه اول فرم را به عنوان رسید دریافت کند . بدهی است پس از تائید نسخه اول واحد ذیصلاح انباردار می تواند برای اقلام دریافتی برگ رسید انبار صادر نماید .
امضاء های مورد نظر عبارتند از :
* انباربه منزله دریافت کالا
* کنترل کننده به منزله تائید کالا
توزیع نسخ :
این فرم در دو نسخه تنظیم و بایگانی می گردد. نسخه اول تحویل واحد کنترل کننده و نسخه دوم جهت پیگیری در انبار که پس از تائید واحد کنترل کننده نسخه اول به انبار عودت داده می شود .

7-4)فرم رسید انبار دائم :
با صدور این فرم انبار با توجه به کالاهای مندرج در این فرم بدهکار می گردد و موظف به حفظ و نگهداری کلیه اقلام دریافتی خواهد بود .
مبنای صدور :
برگ سفارش خرید / واحد مهندسی صنایع
شرح عملیات :
پس از ورود کالا به انبارو تائید فرم رسید انبار موقت توسط واحد ذیصلاح (در صورت نیاز) انباردار فرم رسید انبار دائم را در سه نسخه تنظیم می کند .
موارد مندرج در فرم مورد بحث :

کد انبار :
این کد منطبق با کد انبار در فرم حواله انبار خواهد بود .
بدیهی است مسئولیت تفکیک و شناسایی نوع انبار بعهده سرپرست انبار خواهد بود .
امضاء های مورد نیاز عبارت اند از :
* انبار دار به جهت دریافت اقلام
* سرپرست انبار به جهت تائید
رابط اسناد : شماره سفارش خرید که در فرم رسید انبار درج می گردد.
توزیع نسخ به شرح ذیل می باشد .
* واحد حسابداری دو نسخه جهت اقدام و بایگانی
* انبار یک نسخه جهت اقدام و بایگانی

7-5)فرم رسید انبار مستقیم :
به منظور جلوگیری از گردش اضافی فرمهای سفارش خرید و حواله انبار فرم رسید انبار مستقیم برای درخواست اقلامی که گردش فیزیکی انبار ندارند طراحی شده است نظیر اقلام آشپزخانه (با توجه به نداشتن انبار مخصوص جهت نگهداری اقلام خوراکی فاسد شدنی و بهداشتی ) و سایر ملزومات مصرفی که نیاز به موجودی انبار ندارد پس از صدور برگ درخواست به استناد برگ درخواست خرید انجام می گردد و سپس انباردار پس از مطابقت اقلام خریداری با برگ درخواست از طریق فر م رسید انبار مستقیم همزمان اقلام دریافتی را رسید و حواله به مرکز درخواست کننده صادر می کند . این فرم در چهار نسخه صادر می شود .
توزیع نسخ :
* واحد حسابداری یک نسخه
* واحد تدارکات (مامور خرید) یک نسخه
* واحد انبار یک نسخه
* تحویل گیرنده یک نسخه

شماره : شرکت گاو آهن سازان کد فرم : ST1001
تاریخ : رسید انبار مواد شماره بازنگری : 0

کالای مشروحه ذیل از قسمت : تولید / خرید دریافت گردید . تاریخ بازنگری : 31/1/82

ردیف
کد کالا
شرح کالا
واحد
تعداد
تعداد
بسته/ کارتن
محتوی
بسته/ کارتن
ملاحظات
1

2

3

4

5

6

7

8

9

ثبت در کارت انبار

تحویل دهنده انبار مدیر کارخانه

7-6)فرم حواله انبار :
مورد استفاده این فرم در صورت وجود جنس در انبار توسط انبار دار صادر می گردد و مجوز خروج جنس از انبار خواهد بود .
مبنای صدور این فرم برگ درخواست جنس از انبار می باشد .
شرح عملیات به صورت زیر می باشد .
انباردار پس از دریافت برگ درخواست جنس از انبار و پس از اطمینان از اخذ تائیدیه های لازم در صورت وجود کالای درخواستی در انبار، اقدام به تنظیم فرم حواله انبار می نماید .
تکمیل فرم به شرح زیر می باشد .
کد انبار :همانگونه که در سیستم کدینگ انبار توضیح داده شده است اسناد انبار شامل (حواله انبار و رسید انبار) به چند انبار مجزا تقسیم می شوند .
* کد 1- انبار محصول نهایی
* کد 2- انبار ملزومات مصرفی (اداری، خوراکی، پرسنلی ، … )
* کد 3- انبار ضایعات انبار
* کد4- مواد اولیه غیر مستقیم تولیدی ، قطعات یدکی و ابزار آلات و ماشین آلات
* کد 5- اموال
بدیهی است مرجع ذیصلاح جهت تعیین مواد اولیه غیر مستقیم تولیدی واحد حسابداری خواهد بود .
کد ماهیت : این کد مبین ماهیت اقلام صادره از انبار خواهد بود با توجه به اهمیت اقلام از نظر حسابداری صنعتی این کد توسط حسابداری تنظیم می گردد.
کد مرکز هزینه ,: این کد همان کد مصرف کننده می باشد که در برگ درخواست هم درج شده است و مبین واحد یا مرکزی است که حساب کالای صادره برای آن منظورمی گردد.
امضاء های مورد نیاز عبارت اند از :
تحویل گیرنده : به منزله دریافت کالا
تائید کننده : به منزله تائید واحد متقاضی
سرپرست انبار : به منزله تحویل کالا
رابط اسناد : شماره بر گ درخواست مندرج در این فرم می باشد
توزیع نسخ :
فرم حواله درچهار نسخه تنظیم می گردد که 2 نسخه از ان در واحد حسابداری و یک نسخه در انبار و نسخه چهارم به واحد تحویل گیرنده تحویل می شود.

شماره : ……………………. شرکت گاو آهن سازان شماره بازنگری : 0

تاریخ : ……………………. حواله انبار محصول تاریخ بازنگری : 30/2/82
کد فرم : ST1007
کالای مشروحه زیر به واحد / نمایندگی …………………… طی شماره بارنامه/ شماره خودرو…………………………
جهت : فروش / نمونه / امانی / تکمیل / تحویل گردید .

ردیف
کد کالا
شرح کالا
واحد
مقدار
شماره سفارش
ملاحظات

تعداد
بسته

امضا انباردار مدیریت کارخانه امضا تحویل گیرنده

7-7)فرم خروج کالا از شرکت :
مورد مصرف :
این فرم در تمام قسمتها وجود دارد به طوری که هر قسمت جهت خروج کالا از شرکت جهت انجام کارهای تعمیراتی ، تحقیقاتی ، .. این فرم را صادر می نماید . از جمله انبار که بیشتر جهت خروج محصولات تولیدی صادر می گردد.
امضاء های مورد نیاز :
* واحد متقاضی جهت خروج کالای مورد نظر
* تائید کننده (مدیر قسمت واحد)
* واحد حسابداری جهت اطلاع
* مدیر عامل (جهت مجوز خروج کالا)
توزیع نسخ :
* واحد حسابداری یک نسخه
* واحد متقاضی
* واحد انتظامات که مبنای کنترل کالای خروجی می باشد
* عامل خروج کالا

شماره : ……………………. شرکت گاو آهن سازان شماره بازنگری : 0

تاریخ : ……………………. حواله انبار محصول تاریخ بازنگری : 30/2/82
کد فرم : ST1007
کالای مشروحه زیر به واحد / نمایندگی …………………… طی شماره بارنامه/ شماره خودرو…………………………
جهت : فروش / نمونه / امانی / تکمیل / تحویل گردید .

ردیف
کد کالا
شرح کالا
واحد
مقدار
شماره سفارش
ملاحظات

تعداد
بسته

امضا انباردار مدیریت کارخانه امضا تحویل گیرنده

شماره : شرکت گاو آهن سازان تاریخ بازنگری : 31/1/82
تاریخ : فرم سفارش تولید شماره بازنگری : 0

کد محصول :
شرح محصول :
شماره سفارش :
تاریخ خاتمه :
تاریخ شروع :
حجم برنامه تولید :
کد مواد
شرح مواد
واحد
مصرف واحد
میزان درخواستی
میزان تحویلی

مبلغ جز

مبلغ کل

انبار مواد مدیر کارخانه

وزن مواد برگشتی

مقدار استاندارد

زمان استاندارد

مواد مصرفی

مقدار تولید شده

زمان صرف شده

دستمزد مستقیم

انحراف مقداری تولید

انحراف زمان تولید

سربار ساخت

مقدار تحویلی به انبار محصول

مقدار ضایعات

بهای تمام شده

انبار محصول کنترل کیفیت مدیر کارخانه

ملاحظات :

8-سیستم کدینگ در شرکت گاوآهن سازان :
نظر به اهمیت انبار و جایگاه آن در هر شرکت ، مطالعه و بررسی سیستماتیک و علمی بر روی تمامی مراحل کاری انبار ضروری و لازم می باشد .
تحقیقات این ضرورت برای شرکتهای صنعتی و نیز تجاری بسی مهمتر از سایر شرکتها است . حجم زیاد سرمایه موجود در انبار ، وابستگی و ارتباط زیاد بخشهایی نظیر تولید، توزیع، مهندسی ، کنترل کیفیت و بازرسی ، خرید ، فروش ، تعمیر و نگهداری و واحد حسابداری با انبار سبب می شود که واحد انبار به صورت یک زیر سیستم مهم از شرکت تلقی شود . از آنجا که گردش اطلاعات در غالب جمع آوری ، پردازش و پرورش لحظه به لحظه اطلاعات مورد نیاز است ، شیوه و قالب اطلاعات باید به گونه ای باشد که گردش اطلاعات را تسهیل نماید .
بنابراین :
* به منظور جلوگیری از بروز اشتباه در درخواست و تحویل کالاها
* حذف کلمات و عبارات توضیح دهنده جنس مورد درخواست در کلیه فرمها و جایگزین شدن آنها با اعداد ساده و مشخص
* ساده کردن امور دفتری و ثبت و ضبط اطلاعات و صورتهای انبار
* ایجاد زبان مشترک بین کلیه قسمتهای سیستم انبار و سایر سیستمهای موجود در شرکت
* قابلیت بکارگیری ماشینهای حسابگر برای پردازش اطلاعات
* مشخص شدن جای هر کالا در انبار بر اساس کدهای مربوطه
* تسهیل در امر پردازش اطلاعات مربوط به اقلام موجود درشرکت
ناگزیر به استفاده از سیستم کدینگ استاندارد و مدون در سطح شرکت می باشیم .
لازم به توضیح است که با توجه به اینکه اطلاعات مربوط به اقلام موجود در شرکت تولید ابرهارد شرق به صورت متمرکز انجام می شود باید سیستم کدینگ به گونه ای تنظیم گردد که در برگیرنده کلیه اقلام (صرفنظر از محل نگهداری آن ) موجود در سطح شرکت باشد .
مزایای یک سیستم کد گذاری مناسب ؛
* قابلیت طبقه بندی نظام گرای اقلام مشابه با یکدیگر
* جلوگیری از بروز اشتباه در مورد اینکه یک قلم کالا با دو اسم و یا بیشتر شناسایی شود
* کدگذاری مناسب و منطقی پس از گذشت زمان باعث کاهش تنوع اقلام در انبارها خواهد شد
* کد گذاری نقطه شروعی جهت استاندارد نمودن سیستم است
* سیستمهای کد گذاری پایه ای جهت سازماندهی یک سیستم خرید کالا و مناسب می باشد
* سیستمهای کد گذاری مبنای بسیار خوبی جهت طبقه بندی و ثبت اسناد و اطلاعات می باشد
* بدون وجود سیستمهای کد گذاری امکان مکانیزه کردن سیستم وجود نخواهد داشت
* سیستمهای قیمت گذاری و هزینه یابی را ساده تر می سازد .
* وجود یک سیستم کدینگ مناسب باعث سهولت در امر برنامه ریزی تولید می گردد.

9-ایرادات وارد درموردسیستم انبارشرکت گاوآهن سازان
1- توجه به سیستم ادواری شرکت فوق تمامی خریدها بصورت کلی درحساب خرید ثبت میشود بنابراین کالاهای خریداری شده قایل ردیابی کمتری دارند.
2-مسئولین انبار درشرکت فقط ازتعدادیا مقدار کالا رسیده وصادره ازانباراطلاع دارند واطلاعاتی مقداری وارد سیستم می نمایندودسترسی به اطلاعات ریالی امکان پذیر نیست مگراینکه به فاکتورهای موجود مراجعه نمائیم که این امرنیز مستلزم زمان می باشد.
3-باتوجه به نوع کارشرکت اهم خربد پیچ ومهره می باشد لذا شمارش آنها درپایان سال مشکل می باشد ودرهنگام شمارش پایان سال مقداری ازپیچ ومهره ها مثلا"1000عدد شمارش سپس وزن آنها رامی گیرند وازطریق وزن کلیه موجودی ها وانجام تناسب مقدار تخمینی آن رابه دست می آورند،حال اینکه قیمت خریداری شده پیچ ومهره ها بسیار بالا می باشد وازاین طریق شمارش ضریب اشتباه نیز بیشتر می شود.
4-گروهی دیگر از مواد خریداری شده شرکت آهن آلات (ورق -میلگرد-وتسمه و….)می باشد،لذا به دلیل حجم بالا مواد درمحوطه بیرون نگهداری می شوند.لذا کنترل کمتری نسبت به موجودی دیگر انبار صورت می پذیرد.
5-بعضی ازکالاها به منظور بهره برداری باید یک عملیات دیگر برروی آنها صورت گیرد ،ابن عملیات گاها"درشرکت های پیمانکار صورت می گیرد.مثل :آبکاری پیچ ومهره ها ،برشکاری ورق .آهن آلات ،خم و….
بنابراین وقتی کالاهای فوق خریداری میشوند قبل از واردشدن درانبار شرکت به محل های پیمانکاری فوق ارجاع میشوند. لذاکسری مواد کاملا"مشخص نمی گردددرکدامین محل می باشد.
6-برخی ازکالاها (آهن آلات)بصورت کیلوئی خریداری میشوند اما بصورت قطعه (خاک برگردان )تعداد
درانبارهای دیگروهمچنبن درموجودی اول وپابان دوره ملاحظه می گردد.لذا محاسبه مقدارکالای مصرفی طی سال مشکل میباشد.

شماره : شرکت گاو آهن سازان کد فرم : ST1001
تاریخ : رسید انبار مواد شماره بازنگری : 0

کالای مشروحه ذیل از قسمت : تولید / خرید دریافت گردید . تاریخ بازنگری : 31/1/82

ردیف
کد کالا
شرح کالا
واحد
تعداد
تعداد
بسته/ کارتن
محتوی
بسته/ کارتن
ملاحظات
1

2

3

4

5

6

7

8

9

ثبت در کارت انبار

تحویل دهنده انبار مدیر کارخانه

شماره : شرکت گاو آهن سازان تاریخ بازنگری : 31/1/82
تاریخ : فرم سفارش تولید شماره بازنگری : 0

کد محصول :
شرح محصول :
شماره سفارش :
تاریخ خاتمه :
تاریخ شروع :
حجم برنامه تولید :
کد مواد
شرح مواد
واحد
مصرف واحد
میزان درخواستی
میزان تحویلی

مبلغ جز

مبلغ کل

انبار مواد مدیر کارخانه

وزن مواد برگشتی

مقدار استاندارد

زمان استاندارد

مواد مصرفی

مقدار تولید شده

زمان صرف شده

دستمزد مستقیم

انحراف مقداری تولید

انحراف زمان تولید

سربار ساخت

مقدار تحویلی به انبار محصول

مقدار ضایعات

بهای تمام شده

انبار محصول کنترل کیفیت مدیر کارخانه

ملاحظات :

شماره : شرکت گاو آهن سازان شماره بازنگری : 0
تاریخ : رسید و حواله انبار ملزومات و لوازم مصرفی تاریخ بازنگری : 31/1/82
کد فرم : ST1010
ردیف
کد ملزومات
شرح ملزومات
واحد
مقدار
محل مصرف
واحد تحویل گیرنده
امضاء تحویل گیرنده

انبار دار مدیریت کارخانه

شماره : ……………………. شرکت گاو آهن سازان شماره بازنگری : 0

تاریخ : ……………………. حواله انبار محصول تاریخ بازنگری : 30/2/82
کد فرم : ST1007
کالای مشروحه زیر به واحد / نمایندگی …………………… طی شماره بارنامه/ شماره خودرو…………………………
جهت : فروش / نمونه / امانی / تکمیل / تحویل گردید .

ردیف
کد کالا
شرح کالا
واحد
مقدار
شماره سفارش
ملاحظات

تعداد
بسته

امضا انباردار مدیریت کارخانه امضا تحویل گیرنده