سیستم خرید و کنترل انبار شرکت سیمان آبیک قزوین

سیستم خرید و کنترل انبار شرکت سیمان آبیک قزوین
فهرست
مقدمه
فصل اول: مباحث نظری
سیستم
اجزای سیستم
خرید
اهداف بخش خرید
اصول و موازین پنجگانه خرید
فرآیند یا مراحل خرید
انواع خریدها
خریدهای داخلی
خرید های خارجی
انواع شیوه هادرخریدهای داخلی
عملیات خریددرتدارکات
انواع روشهای خریددرتدارکات
تنظیم فرم گزارش خرید
خریدهای خارجی
کنترل کیفیت
استاندارد کردن قطعات
قبض انبار

فصل دوم: سیستم کدینگ
سیستم کدینگ اجناس
مشکلات ناشی از عدم کدینگ
مزایای کدینگ اجناس
شرح کدینگ اجناس

فصل سوم: سیستم اطلاعات مدیریت MIS
MIS تعریف
عملیات نگهداری وسرویس دهی انبار
عملیات نگهداری در بخش اداری
1. قبض انبار
.2حواله انبار
.3عملیات مربوط به نقل وانتقال وکد گذاری اجناس
.4سیستم اصلاحی انبار در رفع مغایرت اجناس
عملیات مربوط به نقل وانتقال و کد گذار ی اجناس (در امرنگهداری)
عملیات مربوط به سیستم اصلاحی یافرم اصلاحی ورفع مغایرت
عملیات نگهداری مربوط به داخل انبار (انباردارها )
.1حواله انبار
.2قبض انبار
.3نقل وانتقال
.4لیست کنترل موجودی کالا

فصل چهارم:کنترل انبار
انواع روشهای کنترل موجودی
الف : کنترل موجودی توسط انبار (داخلی )
ب :انبارگردانی سالانه
نحوه محاسبه قیمت تمام شده موجودی کالا در انبار
نحوه گردش موجودی وتعیین قیمت تمام شده موجود کالا در انبارهای مجتمع صنعتی سیمان آبیک
نتیجه گیری و پیشنهادات
منابع

مقدمه :

تحقیقی قابل احترام و ارزش است که بتواند به راحتی منظور و هدف خود رابه مخاطب بیان کند . پس بنابراین محقق باید قلم شیوایی را بکار گیرد و همچنین سعی کند خود تمام اصطلاحات و الفاظ تخصصی که ممکن است تفهیم مطلب را برای مخاطب دچار مشکل نماید خوب تعریف کند و در جای صحیح بکارگیرد .
به طور کلی میتوان گفت ادبیات مخصوص یک تحقیق می تواند آنرا جذاب ، مفید و عامه پسند نماید . بگونه ای که حتی دیگران را در انجام تحقیقیاتی در آن زمینه یاری نماید .

فصل اول: مباحث نظری
تعاریف:
هر سیستم از اجزائی به وجود آمده است و هر جز‏ از اجزای نقش ویژه ای را بر عهده دارد.
سیستم- سیستم عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود، کلیت جدید را احراز کرده ، ضمن پیروی از نظم و سازمان خاص در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است، فعالیت کند. مانند سیستم بدن انسان، سیستم آموزشی کشور
عناصر اساسی سیستم، عبارتند از: درونداد (داده)، فرآیند تبدیل، برونداد(ستاده)و بازخور. سیستم با ترکیبی که گفته شد، از محیطی که درآن محاط شده است تاثیری می پذیرد و برآن اثر می گذارد.
در یک نگرش سیتماتیک به سازمانها، چهار نوع ورودی از محیط دریافت
می دارد، که شامل (مواد، نیروی انسانی، منابع مالی و اطلاعات) است .سازمان این ورودی ها را با دراختیار گرفتن تکنولوژی تبدیل کرده و تغییر شکل می دهد، و سپس آنها را از نو بصورت (کالا و خدمات، سود و زیان، رفتار کارکنان و اطلاعات اضافی) به محیط آورده و در نهایت بر حسب زوجیهای خود، باز خورد لازم را از محیط دریافت می دارد. (عقدائی، 1377).
در یک طبقه بندی از سیستم آنرا به دو قسم سیستم باز که با محیط خود در ارتباط است و سیستم بسته که با محیط خود ارتباط برقرارد نمی کند در نظر
می گیریم.
هر جزء در سیستم از مسئولیتی مشخص و تعیین شده برخوردار است و عملکرد های خاص هر یک هر چند متفاوت، اما باعث حرکت کل سیستم به سوی هدف می گردد.
خروجی سازمان ورودی

شکل شماره 1-2 ، سیستم

خرید – خرید جریانی است که طی آن، خریدار تلاش می کند تا مواد اولیه، قطعات یدکی، خدمات و ملزومات را در بهترین کیفیت، عالی ترین قیمت و مناسب ترین کمیت، از بهترین منابع تهیه و خریداری نماید. (عقدائی، 1377)

اهداف بخش خرید:
1- حمایت از واحدهای عملیاتی موسسه از طریق جریان مداوم و منظم مواد و خدمات.
2- به حداقل رساندن زیان ناشی از فساد و از مدافتادگی و سرقت موجودیها در موسسه.
3- تهیه و شناسائی و تعیین جایگزینی مطمئن برای عرضه کالاها و مواد و… .
4- بر قرار روابط مداوم و خوب با فروشندگان کالاها تا رفتار حمایتی فروشندگان را موجب گردد.
5- ایجاد هماهنگی کامل با سایر ادارات موسسه.
6- کمک در بهبود و توسعه سیاستها و روشهایی که رسیدن به اهداف دیگر را به نازلترین قیمت میسر می نماید.
7- خرید عاقلانه و رقابتی . (انواری رستمی،1378)

اصول و موازین پنجگانه خرید:
بی تردید، یکی از وظایف بخش خرید، تامین نیازهای موسسه بصورت مطلوب در جهت سود آوری بیشتر است. برای دستیابی به این هدف رعایت موارد زیر امری ضروری است:
1-کیفیت مطلوب
عبارت کیفیت مطلوب به مفهوم مناسب بودن محصولات و کالا در جهت مقاصد تعیین شده است. با توجه به این نکته که هرچه کیفیت مرغوبتر باشد قیمت آن نیز بالاتر خواهد بود.
2-کمیت مطلوب
انجام خرید در حجم مناسب در گرو آشنایی کامل با تمامی بخشهای سازمان و نیازهای آن می باشد. خرید به میزان اضافی، سبب افزایش هزینه های انبار داری و راکد شدن بخشی از سرمایه های جاری شرکت می گردد. و خرید به میزان کمتر باعث ایجاد وقفه در خط تولید می گردد.

3-قیمت مطلوب
یکی از موثرترین عوامل در خرید، قیمت می باشد.
برای دستیابی به قیمت مناسب و معقول، رعایت این موارد الزامی است:
الف- تحقیق و مطالعه همه جانبه و گسترده در زمینه قیمتها در سطح بازار
ب- برقرار رابطه ای صحیح، سالم و وسیع با فروشندگان و تولید کنندگان.

4-زمان مطلوب
هدف از خرید، در وقت و زمان مناسب، کاهش تغییرات نامطلوبی است که معمولاً در سطح قیمت، در وضعیتها وزمانهای متفاوت رخ می دهد.

5-منبع مطلوب
از میان فروشندگان، بهترین و مطمئن ترین آنها، یعنی فروشندگانی که نسبت به تعهدات خود پایبند هستند را انتخاب می کنیم . برای دستیابی به یک منبع مناسب باید برنامه های صحیح و مطالعات همه جانبه و عمیقی داشت.(عقدائی،1377)

وظایف و مسئولیتهای بخش خرید:
1- بخش خرید موظف است، نسبت به خریدهای ضروری سازمان با عنایت به محدودیتهای حاکم بر سیستم اقدام نماید.
2- کسب اطلاعات دقیق، با توجه به نیازهای متفاوت سازمان و نیز نیازهای مصرف کنندگان.
3- واحد خرید نماینده مستقیم و بلامنازع شرکت در مذاکرات خرید و انعقاد قرار دادهاست.
4- مسئولیت تعیین منبع یا منابع خرید به عهده واحد خرید است.
5- بررسی قیمتهای موجود و شرایط دقیق خرید و چگونگی اخذ ضمانتها
( عقدائی، 1377)

ارتباط بخش خرید با بخشهای دیگر:
اجزای سیستم سازمان بخشهایی چون مالی، تعمیر و نگهداری، انبارها، تدارکات، تولید و غیره با هم در تعاملند . تبادل اطلاعات بین اجزاء و واحدهای سازمان پایه سیستم اطلاعاتی مناسب بشمار می رود. اطلاعاتی که به بخش خرید
می رسد را می توان به سه دسته تقسیم نمود:
الف) اطلاعاتی که از بیرون به بخش خرید می رسد عبارتند از :
– امکانات تولیدی فروشنده.
– منابع تامین مواد اولیه.
– شرایط عمومی بازار و وضعیت مواد اولیه درآن.
– امکانات حمل ونقل و هزینه های آن.
ب) اطلاعاتی که از بخش خرید به قسمتهای موسسه می رسد عبارتند از :
– اطلاعات مدیریت از شرایط اقتصادی بازار.
– اطلاعات مربوط به کیفیت به امور تولید.
– اطلاعات مربوط به سفارشات به انبار.
– اطلاعات مربوط به قراردادها به امور حقوقی.
ج) اطلاعاتی که از داخل موسسه به بخش خرید داد می شود عبارتند از :
– میزان موجودی موسسه .
– وضعیت نقدینگی موسسه وروند آن بطور طبیعی.
– امکانات حمل و نقل داخلی موسسه.
– تصمیمات متخذه توسط، مدیران رده بالا. (انواری رستمی، 1378)

فرآیند یا مراحل خرید خارجی:
مراحل خرید خارجی به شرح زیر می باشد :
1- بررسی نیازمندیها و برنامه ریزی جهت آنها و تهیه برنامه سفارش خرید مناسب.
2- بررسی راه حلها یا گزینه های متعدد( بسازیم،بخریم اگر آری از چه طریقی اجاره کنیم و…) .
3- مکاتبه و تماس با فروشندگان.
4- گرفتن Quotationیا Offerاز فروشندگان.
5- گرفتن پیش فاکتور یا Proforma)Invoice) از فروشندگان.
6- تکمیل فرم درخواست ثبت سفارش در مراکز تهیه و توزیع کالا.
7- بیمه کردن کالا و اخذ شماره اعتبار.
8- تخصیص ارز وگشایش اعتبار و دریافت اسناد حمل طبق توافق.
9- ارسال کالا و ورود آن.
10- ترخیص کالا. ( انواری رستمی، 1378)
انبار- به ساده ترین بیان انبار فضا و مکانی است که درآن عمل نگهداری صورت می پذیرد. (عقدائی، 1377)

انواع خریدها:
عملیات خریددراین مجتمع بطورکلی به دونوع صورت می گیرد:
1-خریدهای داخلی
2-خریدهای خارجی

انواع شیوه هادرخریدهای داخلی:
خریدهای داخلی خودبه چندروش صورت می پذیرد:
الف:سفارشهای ساخت باتنظیم قراردادهای ساخت باصنایع داخلی
ب :سفارشهای ساخت باواحدهای درگیرشرکت (کارخانه ماشین سازی البرز،کارخانه ریخته گری دورود)که از زیرمجموعه شرکت سهامی عام سیمان فارس وخوزستان هستند،
ج :سفارشهای ساخت بابرگ سفارش کاردرداخل کارخانه
د :درخواست خریدهائیکه ازبازاراجناس وقطعات به صورت آماده خریداری می شوند
الف : سفارشهای ساخت با تنظیم قراردادهای ساخت با صنایع داخلی:
دراین روش ازخریدهاکه چندین سال است دراین مجتمع انجام می شود.بدین شکل عمل می شودکه اولاًقطعه ویاکالای موردنیازمعمولاًبصورت آماده دربازارهای فروش وجودنداشته ولذالازمه آن سفارش ساخت می باشد.دراینجانحوه انجام کارکه منجربه تنظیم قراردادمی شودبه سه روش صورت می گیرد:
1-اقدام وارتباط مستقیم مسئولین واحدهاباواحدامورقراردادهاوتدارکات
2-اقدام وارتباط مسئولین باانباروبرقراری ارتباط بوسیله انبار با واحد امور قراردادها وتدارکات.
3-صدوردرخواست خریدازطرف انبار.
1-روش اول:
این روش بدین شکل است که مسئولین واحدهای تولیدی کارخانه طی تماس تلفنی باانبارویاصدورحواله انباربرای گرفتن قطعه خاص خودازانبارمتوجه نبودن ویاصفربودن موجودی انبارازآن نوع قطعه موردنیازخود می باشند.وازآنجائیکه نیازمندآن قطعه هستندوبعضاً علم بدین موضوع دارندکه این قطعه به صورت آماده دربازارنیست.
لذاخوداقدام به برقراری تماس باواحدتدارکات وامورقراردادها نموده وصحبت های مقدماتی راانجام می دهند. دراین رابطه قسمت درخواست کننده می بایستی اطلاعات موردنیازواحدامورقراردادهاراکه معمولاًشامل ترسیم قطعه ازلحاظ فنی،آلیاژتشکیل دهنده قطعه ،ابعاد،اندازه تعدادموردنیازدراختیارواحدامورقراردادها گذارده واگرضروری باشدیک زمان کوتاه برای ساخت آن تعیین می کننددرغیراین صورت درشرایط عادی قرارمی دهند.
ازاین مرحله به بعدامورقراردادهابایداقدامات خودراآغازنمایدمعمولاًساخت منابع سازنده قطعه وشاید مثلاً مورد را درآرشیو خودداشته باشندکه کدام سازنده دارای شرایط بهینه ازکلیه جهات،کیفیت ،زمان تحویل است. لذاتنظیم قراردادواقدامات پیگیری بعدی نیزتارسیدن کالاباهمین واحداست.
کالاممکن است به دوروش به کارخانه واردشود.
روش اول آنکه به انبارتحویل شده وانبارپس ازطی مراحل لازم آن قطعه رابه واحد مربوطه تحویل نماید.
روش دوم آنکه کالاوقطعه بدون آنکه به انبار بیاید مستقیماً به واحدمصرف کننده تحویل شود.البته درحال حاضربیشتراینگونه عملیات خریدباروش اول صورت میگیرد.

روش دوم:
2-اقدام وارتباط مسئولین باانباروبرقراری ارتباط بوسیله انبار با واحد امور قراردادها و تدارکات.
دراین روش واحدهای تولیدی قطعه موردنیازخودراازانبارطلب کرده که باصفربودن ویابعضاًنبودن سوابق(یعنی برخی ازقطعات درانبارسابقه خریدوموجودیت ندارند)مواجه می شوند. دراین گونه مواردازآنجاکه انباربرای این کالاوقطعه خاص سابقه ای نداردازواحدتولیدی درخواست خریدداخلی طلب می کندبطوریکه درفرم موردنظر واحدهای تولیدی قطعه موردنیازخودرادرآن نوشته ومشخصات کامل آن قطعه را قید می نمایند.پس ازنوشتن مشخصات مسئول واحدتولیدی می بایست آن راامضاء نمایدوپس ازامضای وی مدیریت کارخانه . یا معاونت کارخانه باید آن را امضاء نماید.این فرم که درسه نسخه تنظیم می گرددتوسط واحدتولیدی بشرح فوق تکمیل وبه انبارتحویل می شود.یک نسخه ازآن راقسمت سفارش دهنده برای بایگانی خودبرمی داردودونسخه به انبارتحویل می شود.پس ازرسیدن درخواست به انبار
می بایست اقدامات نسبت به خریدصورت گیرد.
در اینجا ابتدا انبار بخش انتهائی درخواست خریدراکه گواهی موجودیاعدم موجودی قطعه است تکمیل وامضاء می نمایدپس ازاین موردواحدسفارشات اقدام به تنظیم درخواست خریدداخلی می نماید(شرح این درخواست درآینده ازنظرتان خواهدگذشت.)پس ازتنظیم این درخواست خریدامضاءهای مربوطه رااخذ
می نمایندوبه تدارکات ارسال وواحدتدارکات این گونه درخواستهاکه لازمه آن سفارش ساخت باشدبه امورقراردادهاوبعضاً به کارپردازیکه درهمین رابطه کار
می کندتحویل وآنهانیزاقدام لازم رابرای خریدآن انجام می دهند.
انبارمعمولاً ست( SET)مصرفی آن قطعات راازواحدهای فنی اخذمی کندوعلاوه برنیازفعلی واحدتولیدی تعدادی نیزبرای ذخیره جهت مصرف آینده وایجادسابقه درانباردرنظرمی گیرد.پس ازافتتاح سابقه درصورت نیازبعدی احتیاجی به درخواست خرید قسمت نمی باشدوانبارخوددرخواست خریدبعدی راصادرخواهدکرد.
روش سوم:
3-صدوردرخواست خریدازطرف انبار:
دراینگونه مواردمعمولاًانبارسابقه اجناس راداردوبه محض به حداقل رسیدن ویاصفرشدن قطعه انباراقدام به صدوردرخواست خریدآن می نماید.تدارکات بامطالعه ایکه انجام داده آن رادرقسمت سفارشات قرارمی دهدوپس ازساخت قطعه راتحویل انبارمی دهد.
ب:سفارشهای ساخت باواحدهای درگیرشرکت (کارخانه ماشین سازی البرزکارخانه ریخته گری دورود)
واحدماشین سازکه قبلاً(تاسال1368)جزءکارخانه سیمان آبیک بود از سال 68 از کارخانه جدا و به عنوان واحدی مستقل عملیات خودراانجام می دهد.لذادرصورت نیازکارخانه به یک قطعه می بایست اقداماتی صورت گیرد.ماشین سازی ازتوان ساخت بالائی برخوردار است که بیشترنوسازی است در اینجا نحوه عمل به این شکل است که مسئولین واحدهابا ارتباط باواحدماشین سازی قطعات موردنیازخودرابه آنهاسفارش میدهند.
درسفارش،مشخصات قطعه ، ابعاد ، اندازه،تعدادموردنیازبه واحدماشین سازی داده می شود.ماشین سازی پس از بررسیهای لازم خودمانندتعیین قیمت زمان تحویل قطعه اقدام به ساخت می نماید.ساخت قطعه درماشین سازی مثل سایرمنابع خارجی چندان نیازی به تنظیم قراردادنیست وبامذاکره ضمنی بامجتمع به توافق می رسند.
معمولاً انباردراینجاازحیطه کارخارج است. پس از ساخت قطعه مسئولین واحدها قطعات را تحویل گرفته که بیشتر مواقع ازنظرهزینه ساخت به هزینه قسمت درخواست کننده منظورمی شودوقبض انبارصادرنمی شودبعضی اوقات نیزصرفاًبرای قبض انبارکه مجوزپرداخت هزینه باشدقطعه به انبارتحویل می شود.کارخانه
ریخته گری دورودنیزشرایطی شبیه ماشین سازی داردبااین تفاوت که صرفاًریخته گری است.
ج:سفارشهای ساخته بابرگ سفارش کاردرداخل کارخانه:
این مواردازسفارش بدین شکل است که واحدهای تولیدی درصورت نیازبه یک قطعه خاص وعدم وجودآن درانبارنسبت به ساخت آن درکارخانه اقدام
می نمایند.کارخانه سیمان آبیک خودداری توان ساخت بالفعل وبالقوه ای است که واحدهای ساخت داخل کارخانه عبارتنداز:
-واحدریخته گری که توان خیلی خوبی درساخت زره ها،پیچ مهره هاوقطعات ریخته گری مختلفی دارد.
-واحدتعمیرخانه واحدی است که کارهای نوسازی ،ساخت وسائل،ساخت قطعات مختلف کارخانه بااستفاده ازابزارآلاتی چون دستگاههای تراشکاری ، دستگاههای نورد ،جوشکاری انجام می دهد.
سفارش ساخت این نوع قطعات باصدورکاربرگ توسط واحدمتقاضی وصدورکاربرگی ازسوی حسابداری صنعتی (که براساس کاربرگ قسمت صادر
می شود)آغازوبدین سان آن درخواست قابلیت اقدام به خودگرفته وساخته
می شود.هزینه ناشی ازساخت این قطعه توسط حسابداری صنعتی مشخص وبحساب قسمت درخواست کننده منظورمی شود.
گاه واحدهای تولیدی به مقدارزیادی سفارش ساخت می دهندیعنی علاوه برنیازفعلی یک پیش بینی برای آینده می کنند.برخی ازمسئولین این مقداراضافی رابه انبارتحدیل می دهندکه باصدورقبض انبارهزینه ساخت مربوط به قطعه به عنوان دارائی درانبارنگهداری می شود.واحدمصرف کننده به مرورآن رامصرف
می نماید.مسلماًاگرازاین توان استفاده شودکارخانه ازپرداخت مبالغ کلان باقیمت های کنونی بازارجهت خرید قطعات موردنیازخودمعاف وازاین حیث صرفه جوئی عمده وسودقابل توجه ای نصیب خودمی گرداند.
البته درحال حاظر ازاین جهت اصلاًکارمهمی صورت نمی گیردوبیشترازبیرون استفاده می کنند.تاحدودی ازریخته گری مجتمع استفاده می شوداماتوان ریخته گری خیلی بیشترازاستفاده فعلی است.
د:خریدقطعات ولوازم به صورت آماده ازبازار:
این نوع درخواست خریدهانیزبه دوشکل صورت میگیرد.
1-درخواست خریدقطعاتیکه سابقه خریدومصرف درانباربرای آنهاوجودندارد.
2-درخواست خریدقطعاتیکه درانبارسابقه مصرف وخریددارند.
1-مورداول مربوط به درخواستهائی است که درانبارسابقه خریدومصرف نداردکه خوداین امرناشی ازچندعلت است:
الف:قطعاتیکه عملاًدرواحدهای تولیدمورداستفاده قرار می گرفته واقعاًوجودداردامابخاطرآنکه درزمان نصب کارخانه این گونه قطعات درانباربرای آنهاثبتی صورت نگرفته وسابقه ای ایجادنشده،مستقیماًبه واحدمصرف کننده تحویل شده وتاکنون آن قطعه کارمی کرد.درحال حاظرخراب شده ویاازهمان نوع قطعه آنقدرزیادبود ودرداخل قسمت مصرف کننده یدک آن دراختیارقسمت بود.
لذاواحدمصرف کننده بدونه آنکه فکری برای تامین آن پس ازخاتمه یدک نماید،آن قدراستفاده می کندکه وقتی قطعه ازکاربیافتدوموجودی هم نداشته باشنداقدام به درخواست خریدمی نماید،غافل ازاینکه انبارازاین قطعه سابقه ای دردست ندارد.
ب:قطعاتیکه درحال حاظر درجهت توسعه استفاده می شود.معمولاًدراثرتوسعه وایجادیک واحد جدیدمثلاًدر واحدتعمیرات برق نیازبه لوازم وقطعاتی است که بایدتهیه ودرراستای اجرای طرحهای جدیدازآنهااستفاده شود.
ج:قطعاتیکه دراثرتغییرسیستم تولیدی یاعملیاتی واحدبه کلی تغییرکرده وقطعات ولوازم جدیدجایگزین آن می شود.
د:برخی ازلوازم واجناس رفاهی یاایجادتسهیلات برای کارکنان،مثلاًخریدهائی برای مدارس کارخانه لوازم آزمایشگاهی،لوازم مربوط به باشگاههای ورزشی،اجناس ولوازم مصرفی درمهمانسراومشابه این موارد…
تمامی مواردفوق موضوع بندالف الی د که ازآنهایادشده بایدواحدهای متقاضی درخواست خریدداخلی تکمیل نموده وبه انبارتحویل نمایند.چراکه انبارسابقه ای برای این نوع کالاهاندارد.لذاپیش بینی چیزی که سابقه نداشته باشدمشکل وامکان پذیرنیست.

2-درخواست خریدقطعاتیکه درانبارسابقه مصرف وخریددارند:
این نوع درخواستها،عمده کارها وخریدهای داخلی کارخانه راتشکیل
می دهنددراینجانحوه عمل بدین شکل است که برای کلیه کالاهاوقطعاتیکه درانبارسوابق مصرف دارند.به محض به حداقل رسیدن،ازطرف انباراقدام به صدوردرخواست خریدمی نماینداین درخواست درچهارنسخه تنظیم می گردد.
نسخه اول :آن به تدارکات
نسخه دوم :به حسابداری انبارها
نسخه سوم:سفارشات انبار
نسخه چهارم:مربوط به انبار می باشد.این درخواستهابوسیله حروف الفبا هریک ازانبارهاراهم تفکیک می نماید.مثلاًانبارفنی سری (ج)ازاین درخواستها
می باشد.درخواستهادارای شماره بوده وبه ترتیب شماره صادرمی گردند.دراین درخواستهامعمولاًستون اول که مربوط به موجودی انباراست تکمیل نمی گردد.
توجیه آن این است که نبایدواحدها یاافراددیگرمثل واحدتدارکات ویاهرکس که به نوعی این درخواست رامی بیندازموجودی انبارمطلع شوندوستون بعدی مربوط به کدکالااست که واحدسفارشات آن را تکمیل می کند.ستون سوم برای نام کالاوستون چهارم مشخصات فنی است ،اطلاعات موردنیازاین ستونهاازکاردکس تکمیل می گردد.
ستون ششم تعداددرخواستی نیزدرحال حاضربرای مدت یکسال پیش بینی شده وضعیت خاص بازارداخلی و الزامهای دیگرمثل نقدینگی موجب تعیین مدت یک سال می شود.درشرایط ثبات درخواستهای داخلی شش ماهه تعیین می گردد.
ستون هفتم مربوط به واحددرخواست کننده است وآن درصورتی است که درخواست کننده واحدهای تولیدی باشند.دراین گونه مواردکه انبارسابقه مصرف وخریدنداشته باشدنام واحددرخواست کننده رادرآن قید می کنند.
ستون هشتم اصلاًتکمیل نمی شود.ستون نهم نیزتکمیل نشده وکاری باآن نداریم البته این مواردازنقیصه این فرم بایدبحساب آیدکه درقسمت های بعدی عنوان خواهدشد.قسمت آخراین فرم که توسط واحدتدارکات تکمیل می شود.بالای فرم نیزنام انبار،کدانبار،تاریخ درنظرگرفته شده این درخواست پس ازتکمیل امضاءی آن معتبروتدارکات ملزم به خریدقطعات مورددرخواستی می باشد.

عملیات خریددرتدارکات:
همانطورکه قبلاًاشاره شده عملیات خریدواصولاًوجودقطعات موردنیازواحدهای تولیدی ازاهمیت ویژه ای برخورداراست.یکی ازواحدهای موثرواصلی درگیرخرید،واحدتدارکات می باشد.واحدتدارکات زیرنظرمدیریت بازرگانی انجام وظیفه می نمایدودارای یک سرپرست وحدودهشت نفرکارپردازبوده وبه همراه چهارنفرواحد اداری مشغول بکاراست .ذیلاًمراحل عمل این واحدموردبرسی قرار
می گیرد .
تدارکات عملیات خریدخودرابه چندروش انجام می دهدکه عبارتنداز:

انواع روشهای خریددرتدارکات:
1-خریداجناس واقلام قطعاتی که ازطریق مدیریت مجتمع ،معاونت مجتمع وگاه مدیران بهره برداری وفنی سفارش وانجام می گردد.
2-خریداحتیاجات میهمانسرای کارخانه
3-انجام خدمات برای کلیه واحدهای متقاضی
4-خریدهائیکه بواسطه درخواست خریدانبارهاصورت می پذیرد.

1-خریداجناس واقلام وقطعاتیکه ازطریق مدیریت سفارش صورت
می گردد.
بخشی ازعملیات خریدتدارکات راچنین خریدهائی پوشش می دهند.گرچه میزان آن نسبتاًکم است اما به خاطروجود این نوع درخواستهاوبرخورداربودن حساسیت دراین نوع درخواستهابرای تدارکات میبایستی موردبرسی قرارگیرند.
دراین گونه مواردعملیات خریدبواسطه تماس تلفنی مدیریت مجتمع ویاهریک ازمدیریتهائیکه فوقاًاشاره شده آغازمی شود.لذامجوزخریدصرفاًتماس تلفنی ویاگاه یاداشتهای کوتاه وبعضاًباقید((ضروری ))تشکیل می دهد.دراینجاکارپردازان با استنادبه دستورمدیریت اقدام بخریدمی نمایندکه پس ازخریددچارمشکل نیزمی شوند.چراکه عموماًبایدقبض انبارشوندتاهزینه خریدآنهاقانونی وبحساب گرفته شود،وتدارکات پس ازتحویل قادر به اخذ پول خودباشند.
دراینجاانبارنیزمقاومتهائی درجهت قبض انبارنکردن ازخودنشان می دهد.آنهم بدین دلیل که مادرجریان نبوده ایم وخرید بدون مجوزصورت گرفته وازطرفی تدارکات مدعی است که دستورمدیریت بوده وآنهانمی توانستند سرپیچی کنند.لذاپس ازکمی کشمکش معمولاًانبارموظف به صدورقبض انبارمی گردد.گاهی اوقات حتی نیازبه قبض انباررانیزمنتفی دانسته بادستورمدیریت آن هزینه خریدبه صورت هزینه یک قسمت وواحد متقاضی اصلی گذارده می شودوبدینسان این خریدبدین شکل انجام وپایان می پذیرد.
دراینجابایددقت نمودکه معمولاًاین گونه مواردزمانی رخ می دهدکه بیشترحالت اضطراری داشته وگاهی اوقات این مواردبدلیل آشنانبودن مدیران به سیستم (نحوه تقاضاواخذاجناس ازطریق قانونی)می باشد.لذاباید سعی شودحتی الامکان این مواردکم وکاهش یافته وعملیات خریدازمجرای طبیعی خودانجام پذیردوازبی نظمی درامورنیزجلوگیری کرده وسیستم بنحومطلوب هدایت واهداف سازمان راتامین نماید.

2-خریداحتیاجات میهمانسرای کارخانه:
این مواردازخریدهای واحدتدارکات خریدهائی است که باهماهنگی مهمانسراانجام گرفته وانبارنیزچندان درآن دخیل نیست .گرچه این مواردمشکلی روش قبل نداردامابه جهت وسعت کاردراینجالازم بودبه عنوان یکی ازخریدهای عمده درنظرگرفته شود.دراینجایک کارپردازصرفاًدراختیارمهمانسرابوده وباکمک ودرخواست آنها اقدام به خریدمی نمایددرکارخانه سیمان آبیک روزانه برای1500نفرغذاطبخ وسرومی شودکه لازمه این تعدادغذاآماده نمودن احتیاجات آنهاازقبیل برنج،گوشت،حبوبات وهمه اقلام موردنیازآن واحداست.
3-انجام خدمات برای واحدهای متقاضی:
این گونه خدمات نیزبخشی ازانرژی تدارکات رابه خوداختصاص داده است وکم نیست ومواردیکه واحد تدارکات پی گیرآنهاست وازآن قبیل خدمات مربوط به واحدآموزش است.واحدآموزش درپی اقدامات آموزشی خودنیازبه چاپ،نشر،ویرایش وکارهائی ازاین قبیل داردکه تدارکات این مواردرابه انجام رسانیده وهزینه آنهارابه صورت هزینه آموزش تلقی ودردفاترخودثبت می نماید.
که عموماًبادستورمدیریت مجتمع یا مدیریت آموزش انجام می پذیردویاانجام خدمات برای واحدهای تولیدی برای قطعاتی که نیازبه تعمیروتکمیل قطعات داردلذابامجوزازواحدهای مربوط ونهایتاًمدیریت اقدام به انجام این گونه خدمات
می کندوهزینه آن رانیزبه حساب واحدمتقاضی گزارده واین بابت نیزمشکلی نخواهدداشت.
4-خریدهائیکه به واسطه صدوردرخواست خریدانبارهاانجام می گیرد:
عمده فعالیت واحدتدارکات راخریدهای فوق تشکیل می دهنداین خریدهابرای چهارانبارصورت می گیرد.با صدوردرخواست خریدانبارهاوارسال آن به تدارکات کارتدارکات آغازمی شودکه روش کارآنهابشرح زیراست.
ابتداًپس ازرسیدن درخواست خریدانباربه تدارکات آنهابااستفاده ازکدکارپرداران که کارآنهاراازهم تفکیک می نمایداقلام راازداخل درخواست انباربه تفکیک درلیست یا((فرم سفارش خرید))ثبت می کنند.
کارپردازان بخاطراینکه ازتخصصشان درانجام اموراستفاده به عمل آیدکدبندی می شوندمثلاًیک کارپردازصرفاً لوازم برقی راخریداری می نمایدیاکارپردازی فقط لوازم خودروهای سنگین راخریداری می کندلذابراین اساس اقلام درخواستی انبارراازدرخواست خرید استخراج ودرفرم سفارش خریدهریک ازکارپردازان ثبت
می نمایند.
همانطوریکه مشاهده می شودآن فرم رابه دقت پرکرده ونسخه اصلی رابه کارپردازونسخه دوم رادر تدارکات بایگانی می کنندیعنی فرم دونسخه ای است البته درفرم موردقبض انبارپس ازقبض شدن جنس توسط انبارتکمیل می شودیعنی شماره قبض انباردرآن ثبت می شودوهم چنین ممکن است یک درخواست درچندین مراحله خریدومقداردرخواست شده تکمیل می گرددلذامقداردرهرمرحله نیزثبت می شود.
اولین عملیات کارپردازان پس ازاخذسفارش خریدازواحدتدارکات جستجووپیداکردن قطعات ولوازم مورد درخواست طبق مشخصات خواسته شده است که دراینجاپس ازیافتن اقلام (چون گاه ازاقلام دربازاریافت نمی شود) در بازار کارپردازان موظف به اخذاستعلام هستندکه آن هم به دوگونه زیرصورت می پذیرد:
1-استعلام های شفاهی
2-استعلام های کتبی

1-استعلام های شفاهی:
این نوع استعلام بدین شکل است که اقلام درخواستی اگردارای قیمت نازل باشند(حداکثر300000)ریال کارپردازبامراجعه به عاملین فروش ازآنهااستعلام قیمت می گیردالبته گاهی اوقات برخی ازقطعات درکیفیت های مختلف وجوددارندکه درآن صورت استعلام نشان دهنده تفاوت قیمت ودلیل آن رانیزمعمولاًقیدمی کنند.
مثلاًبلبرینگ شماره 6203نوع چکسلواکی یاژاپنی ویاآلمانی هرکدام ازآنها
می تواند نوع کالای درخواست شده باشداما نوع چکسلواکی ازنظرکیفیت پائین ترازنوع ژاپنی وآلمانی است لذاقیمت آن نیز نازلتراست.
دراینجاانبارمواردی که لازمه آن خریدنوع خاص آن قطعه یالوازم است قید
می کندویاشفاهی هماهنگی صورت می پذیردولذاممکن است استعلام هابدین گونه باهم تفاوت داشته باشندویامثلاًهمان بلبرینگ راازنوع آلمانی ازچندجاقیمت گرفته ونازلترین قیمت رااقدام می نمایند.
البته این فرم صرفاًبرای خریدنبوده وبرای انجام خدمات نیزبه صورت مناقصه استفاده می شودویک مورددیگرکه باتماسی که باکارپردازان داشته ایم دراین موردمشکلاتی رابیان کرده اندوازآن جمله اینکه همه فروشندگان حاضربه دادن این استعلام ها نیستندکه البته بخاطرشرایط خاص بازارداخلی است ویاگاه می گویندفروشندگان این استعلام راتادوساعت معتبر می دانندکه بازهم مشکل دارندلذابا این مشکلات درحال حاضر نیزاین فرم مورداستفاده قرارگرفته ورایج است.
البته یک موردنیزگفته می شوداستعلام هارافروشندگان پرنمی کنندوکارپردازان خوداقدام به پرکردن استعلام نموده واقدام بخریدمی نمایند.

2-استعلام های کتبی:
این نوع استعلام فرمی است که بایدفروشنده آنراپرکندمعمولاًازنظربهای معامله رقم زیادی است (از300000ریال به بالا)همانطورکه درفرم مشخص شده شماره درخواست انبار،تاریخ آن ونام ومشخصات کالا، محل تحویل تاریخ تحویل وقیمت درآن ثبت می شود.
این نوع استعلام نیزبایدازسه مرکزفروش اخذشودوضمن پرکردن تمام ستونهاوقیمت پیشنهادی نهائی فرمهارا کارپردازان پس ازتکمیل به واحدتدارکات ارائه می نمایندکه دراینجاممکن است به چندین شکل عمل شود که آن هم به میزان معامله بستگی خواهدداشت.
طبقه بندی معاملات مجتمع به لحاظ ارزش ریالی
1-معاملاتیکه تاسقف0 500000 ریال است.
2-معاملاتیکه تا سقف 20000000 ریال است.
3-معاملاتیکه تا سقف بالاتر از 20000000 ریال است.
1-معاملات تاسقف 5000000 ریال:
درصورت تائیداجناس ازنظرکیفیت تدارکات پس ازاستعلام بامجوزمدیریت بازرگانی می تواند خریداری نمایدومشکلی نخواهدداشت.
2-معاملاتیکه بالاترازسقف 5000000 ریال وتامرز20000000 ریال باشدبامجوزمدیریت مجتمع قابل خریداری است.
3-برای معاملاتیکه ازسقف 20000000 ریال بالاترباشدبایدکمیسیون معاملات تشکیل شودکه کمیسیون معاملات متشکل است ازمدیریت مجتمع،مدیریت بازرگانی ،مدیریت مالی سرپرست تدارکات است .ودرصورت نیازازافرادموثروفنی ویامتقاضی دعوت به عمل می آید.درصورت تصویب این کمیسیون خریدانجام می گیرد و در غیر این صورت درخواست باطل واقدامات جایگزینی ویاهرگونه چاره جویی دیگر به عمل آمده ویابه جلسات فنی موکول می شود.

تنظیم فرم گزارش خرید:
پس ازاینکه فرمهای استعلام به نوعی تائیدوتصویب شدویامعاملات پائین ترازمبالغ استعلام کتبی وکمتراز300000 ریال بودند وکارپردازان موظف به خریدکالاشدنداجناس راخریداری می نمایندوباید فاکتورهای خریدخودراهمراه باکالاداشته باشند.پس ازخریداقدام به پرکردن فرم گزارش خرید که کارپردازموظف است تمام ستونهای این فرم راتکمیل نمایدواین فرم که درپنج نسخه تکمیل
می گرددجهت اقدامات بعدی به واحدهای ذیربط تحویل می شود.
نسخه اول : این فرم جهت صدورسندبه حسابداری تحویل می شود.
نسخه دوم : به حسابداری انبارها بخاطرمنظورنمودن تعدادکالاها ی خریداری شده وقیمت آنهاومحاسبه میانگین قیمت کالاها.
نسخه سوم : به حسابداری بازرگانی برای انجام کارهای مالی و نهایتا" برای اخذ تنخواه کارپرداز
نسخه چهارم : جهت بایگانی در واحد تدارکات است .
نسخه پنجم : از آن کارپرداز است که خریدارجنس بوده است . باید امضاهای مجاز پس از تکمیل گرفته شود و همه واحدهای ذینفع در آن فرم آنرا تایید نمایند با پر کردن این فرم کار خرید در خواست های داخلی از نظر تدارکات پایان می پذیرد البته لازم به ذکر است که قطعه باید به انبار تحویل و قبض انبار از ناحیه انبار صادر شود تا پس از صدور قبض انبار انها قید شماره قبض انبار آن فرم گزارش خرید را تکمیل نماید .
خریدهای خارجی :
یکی دیگر از خریدها در کارخانه خرید های خارجی است . خریدهای خارجی اغلب و تماما" به دلیل نبودن اجناس مورد درخواست انبار در داخل انجام می شود . لذا به خاطر تفاوت احتمالی قیمت نیست ، در خریدهای خارجی نحوه عمل بدین شکل است که ابتدا انبار که ماخذ در خواست است مطابق فرم درخواست را تنظیم می نماید تمام ستونهای آن نام , مشخصات فنی,تعداد ,کد , سازنده و اطلاعات احتمالی دیگر را تنظیم می کند . این فرم در سه نسخه تنظیم می شود .
نسخه اول : واحد سفارشات خارجی
نسخه دوم : سفارشات انبار که همان تنظیم کننده است تعلق داشته
نسخه سوم : به انبار مربوطه که کالا در آنجا نگهداری می شود متعلق است . کار انبار در این زمینه بدین شکل است که اگر از اقلام سابقه خرید و مصرف داشته باشد به محض رسیدن به میزان حداقل یا صفر اقدام به تنظیم درخواست می کند . در اینجا معمولا"از کاتالوگ ها و اسپرپارت لیست ها اطلاعات سازنده دقیقا" استخراج و ضمن قید نام سازنده آن اطلاعات نیز ثبت می گردد .
این در خواست باید توسط کلیه واحد هاییکه در فرم مشخص شده امضا شود تا قابلیت اقدام برای واحد سفارشات خارجی داشته باشد .البته واحد سفارشات خارجی نیز زیر نظر امور بازرگانی است و شاخه ای از واحد بازرگانی خارجی است.
تنظیم درخواست های خارجی در انبار همانند در خواست های داخلی باز ممکن است اقلامی را انبار سابقه مصرف و خرید نداشته باشد لذا در این گونه موارد نیز اقدام انبار منوط به صدور درخواستها ی خرید داخلی از مصرف کننده است که می بایستی آنها مشخصات کامل کالای درخواستی و تعداد مورد نیاز و در صورت امکان سازنده آن را به انبار بدهند .
انبار ضمن چک کردن در خواست با موجودی احتمالی اقدام به صدور در خواست خرید می نماید درخواست خریدها که به دست واحد سفارشات می رسد آنها در مرحله اول ضمن تشکیل فایل برای آنها اقدام به زدن تلکس به کمپانیهای سازنده خارجی با مشخصات خاص خود و تعداد مورد نیاز می نماید .
در اینجا اطلاعات اگر ناقص باشد سفارشات خارجی از مسئولین و مصرف کننده گان اصلی آنها کسب اطلاع می کنند که متاسفانه در بیشتر اوقات در این مورد موفق نبوده اند آن هم به دلیل نداشتن اطلاعات کامل و لازم جهت خرید می باشد. به هر جهت سفارشات با تلکس به کمپانیهای مختلف سازنده از آنها پروفرما اخذ می کنند در پروفرما قیمت کالای مورد در خواست, مشخصات و ابعاد و همه شرایط فروشنده قید شده است .
سفارشات , تمام پروفرمای رسیده را با هم تطبیق می نمایند و از جهات مشخصات قید شده و شرایط آن نیز به مدیران واحد در خواست کننده برای اعلام نظر میدهد که تایید کیفی شوند و در صورت تایید و تصویب توسط مدیران فنی و مدیریت مجتمع , یک پروفرمارا انتخاب کرده و بدینسان گشایش اعتبار می کنند . در حال حاضر نیز محدودیتهایی وجود دارد و ورود همه نوع اقلام مجاز نیست مثلا" و ورود لوازمی مثل قطعات لاستیکی ریخته گری , انواع تسمه فلکه ها که در داخل قابل ساخت است و خیلی از اقلام که ذکر آنها در اینجا نمی گنجد .
به هر حال پس از گشایش و قید زمان آماده شدن اجناس و زمان تحویل با وسیله مشخص شده مثلا"حمل دریایی و یا هوایی و یا زمینی کارخانه سر موعود به گمرک مراجعه و اجناس خود را طبق مدارک ترخیص می نمایند . وقتی که اجناس خریدار ی می شودچه از طریق سفارشات خارجی و چه از طریق تدارکات داخلی (که البته خریدهای داخلی بسیار بیشتر از خریدهای خارجی است ) به کارخانه حمل می گردد .
اولین مورد که کار روی کالا انجام می شود زدن پروانه ورودی است نحوه عمل بدین شکل است که واحد تدارکات اجناس را که می خواهد وارد کارخانه نماید واحد بازرسی اجناس را باز بینی کرده و ضمن ثبت ورود اتومبیل با شماره آن و رانندگی کار پرداز( A ) اجناس را رویت کرده و از نظر تعداد آنها را شمارش می کنند این پروانه و رودی در سه نسخه تهیه می شود .
نسخه اول : مربوط به انبار
نسخه دوم : مربوط به حسابداری انبارها
نسخه سوم : مربوط به وارد کننده کالا می باشد .
پس از انجام این کار , کار پرداز اجناس را به انبار می آورد در انبار انباردار ضمن قبول اجناس ابتدا آنرا با درخواستهای خرید مطابقت داده و اگر با درخواستی مطابقت داشته باشد تحویل و در غیر این صورت تحویل نمی گیرد . البته گاهی به دلیل زیادی اجناس و یا به علت شمار ش بالا از یک نوع مثلا" از یک نوع پیچ و مهره بیست هزار عدد خریداری می نمایند که شمارش و تحویل آن مشکل است و یا در یک روز 50 قلم اجناس می رسد .
کار پردازان همیشه شب به کارخانه می رسند لذا انبارداران اگر وقت مطابقت اجناس با درخواست خرید را در همان لحظه نداشته باشند به فردا موکول می شود و انباردار پس از شمارش و تطابق با در خواست و پروانه ورودی به عنوان تحویل گیرنده اجناس پروانه ورودی را تحویل می گیرد و نسخه کارپرداز و نسخه حسابداری را تحویل می دهد .
سپس برای فراهم نمودن کار جهت انجام کنترل کیفی اقدام می کند . واحد کنترل کیفی در انبار وظیفه اش آن است که کالا و قطعات خریداری شده را با مورد درخواست چک کرده و اگر با درخواست مطابقت داشته باشد تایید و در غیر این صورت کالای خریداری شده غیر قابل قبول تلقی می شود . انجام کنترل کیفی در این کارخانه بر اساس تجربه کاری انجام می شود . لذا گاهی شاید ما نیاز به کالایی داریم با کیفیت نسبتا" پایین که ممکن است در کیفیت بالایی با قیمت گران خریداری شود و هم چنین عکس آن نیز صادق است .
البته در نهایت کار خوبی در جهت کنترل اقلام است به هر حال پس از کار کنترل کیفی که بعضا" با مسئولین قسمت به طور هماهنگ چک می کنند یعنی اگر مصرف کننده و مسئول قسمت کالای خریداری شده را از نظر کیفی تایید نمایدقبض انبار صادر می شود . و در صورت مرغوب نبودن کالا برگشت داده می شود .
البته هر انبار برای خود یک نفر به عنوان کنترل کننده کیفیت دارد که در حال حاضر در چارت سازمانی انبارها وجود ندارد و احتمالا" در چارت سازمانی پیشنهادی برای این منظور نیز فکری شده است اما انچه در حال حاضر انجام میشود در هر انبار یک نفر کار کنترل کیفی را انجام و در نهایت یک نفر کار این افراد را تایید می نماید وآن فرد یک مهندس است ودر ابتدا وی خود برای دیدن و انجام کنترل کیفی اجناسی از نزدیک قطعات را لمس و مورد آزمایش قرار می داد ولی در حال حاضر متصدیان کنترل کیفی این کار را کرده و برای امضا به حضو ر مسئول کنترل کیفی می رسد و ایشان نیز بدون دیدن اجناس آن را تایید کرده در جهت انجام امور بعدی به انبار واگذار می کنند و در مواردیکه اقلام مورد تایید قرار نگیرد آن را در"فرم عودت اجناس تدارکات " نوشته و به تدارکات ویا کار پرداز مربوطه به فروشنده عودت می دهند .

نحوه خریدمواد اولیه توسط مجتمع صنعتی سیمان آبیک :
تهیه مواد اولیه اصلی ترین کار برای تولید یک کالا یا محصول می باشد. بدون تهیه به موقع مواد اولیه نمی توان کاری را آغاز کرد که به تولید محصول بی انجامد. مجتمع صنعتی سیمان آبیک نیز یک واحد تولیدی می باشد که مواد اصلی آن خاک , سنگ , سنگ آهک , سنگ گچ می باشد و هر کدام از این مواد را از معادن مختلف تهیه می کند .
برای خرید مواد اولیه مجتمع صنعتی سیمان آبیک ابتدا به کیفیت و سپس مکان معادن با توجه به زمان مناسبی که بایستی مواد به خط تولید برسند و همچنین کمیت مواد اولیه در معادن توجه نموده است و سپس با معادن مورد نظر که مناسبترین منابع به شمار می روند قراردادی یک ساله منعقد می نمایند . اشاره به این نکته ضروریست که معادن مورد نظر از ابتدای تاسیس مجتمع صنعتی سیمان آبیک تعیین شده اند .
مجتمع صنعتی سیمان آبیک , سنگ آهک , خاک رس , سایر ترکیبات موجود از قبیل منیزیم و اکسید آلومینیم و غیره را از معدن همجوار کارخانه امتصال می نماید . این معدن وابسته به خود کارخانه می باشد و توسط مدیران مجتمع اداره می شود و نیازی به پرداخت وجه برای خرید از آن و یا عقد قرارداد نمی باشد بلکه با درخواست خرید و سفارشی که به بخش معدن داده می شود , حمل مواد به مجتمع صورت می پذیرد .
سنگ گچ از معدن سنگ گچ گچسر تامین می شود که همواره این ماده اولیه را به خط تولید مجتمع صنعتی سیمان آبیک می رساند و همیشه طبق قرارداد سالیانه عمل می کند البته گاها" ممکن است از معدن گچ شیرازنیز سنگ گچ خریداری و تهیه شود .
سنگ آهن از معدن شمس آباد اراک تهیه می گردد که این معدن نیز طبق یک قرارداد که یک ساله تنظیم می شود عمل می کند .
مواد از معدن توسط کامیونهای بزرگ به آسیابهای خاک حمل می شود . هر واحد دارای یک واحد آسیاب خاک است . مواد در آن ریخته و آسیاب می شوند . همچنین برای هر دو واحد تولیدی یک واحد آسیاب سنگ وجود دارد . مواد پس از خرد شدن توسط نوار های نقاله به انبار های خاک حمل میشوند,ظرفیت هر انبار خاک 60 هزار تن می باشد .
همواره مجتمع صنعتی سیمان آبیک مقداری ذخیره مواد در انبار های خاک دارد تا در صورت نرسیدن بموقع مواد به مجتمع ، خط تولید دچار توقف نشود .

خرید خود سرانه برخی از مسئولین و واحدها :
در این کارخانه سیستم های خرید شاید بطور دقیق جا نیافتاده است در حال حاضر نیز برخی از مدیران و مسئولان بدون مراجعه به انبار اقدام به صدور درخواست خرید داخلی برای تدارکات را وادار به خرید درخواست خود مینماید و یا اقدام به تنظیم قراردادهای ساخت با واحدهای تولیدی و سازنده می کنند و بازهم صرفا" به این دلیل که از اقتدار در سازمان برخوردارند .
ووقتی که این خرید را گاه باید انبار قبض انبار صادر نماید در صورت قبض انبار نکردن متوسل به مدیریت مجتمع می شوند و نهایتا" انبار نیز این کار را انجام
می دهد اینکه هر واحد متولی درخواست خرید باشد رشته کارها از هم گسیخته و معلوم نیست که سازمان از این ناحیه چقدر ضرر می کند .
البته این موارد را ممکن است با تمهیداتی مثل اینکه خط تولید متوقف می شود یا به قیمت ارزان می سازند و پیش بینی نیاز آینده و از این قبیل که هیچ کدام
نمی تواند دلیلی بر این اقدامات باشند چرا که حتی در ضرورت های خیلی مهم نیز تماس با انبار مانع از سرعت کار نمی شود . لذا انبار فقط هماهنگ کننده ای که می تواند گاهی با معرفی مشابه یا احتمالا" وجود کالا در انبار از این خریدها جلوگیری نماید .

خریدهایی که کالاهای آنها فاسد شدنی است :
برخی از کالاها دارای تاریخ مصرف بوده لذا در هنگام خرید باید توجه نمود که نیاز واقعی واحد مصرف کننده و کل کارخانه را در نظر گرفته و بر اساس این نیاز درخواست خرید صادر شود ما در انبار مواردی داشتیم مثل چسبها که اجناس وارداتی نیز بودند که داخل آسیابها استفاده می شوند اما به دلیل خرید کلان در یک تاریخ بخشی استفاده و بخش اعظمی فاسد شده و باید دور ریخت از اینگونه موارد گاه در درخواست خریدهای داخلی نیز ومشاهده می شودکه باز به خاطر دلایلی چون ارزان بودن آن خرید کلان صورت گرفته اما در اثر توقف زیاد در انبار فاسد می شود ضمن اینکه فاسد می شود هزینه های نگهداری نیز به انبار بیش از مقدار ضروری تحمیل می شود که حتما" مقرون به صرفه نخواهد بود .

خریدهای غیر ضروری و بیش از حد :
برخی از خرید ها برای استفاده مثلا" 20 سال خریداری میشوند در انبارهای کارخانه سیمان اجناسی است که از زمان نصب در انبار مانده و مصرف نشده و فقط سرمایه راکد در انبار مانده و از طرفی سالانه هزینه های نگهداری نیز بر آن کالا تحمیل میشود . حتی اقلامی که از ابتدائی ترین قطعات بوده و در بازارهای کوچک در داخل کارخانه قابل ساخته بوده نیز خریداری شده و انبار گردیده البته برخی از قطعات باید خریداری شود .
اگر چه مثلا" 15 سال در انبار بماند چرا که وجود آنها برای کارخانه حیاتی است و در صورت نبودن آنها تهیه آنها چندین ماه به طول میکشد مثلا" در انبار فنی گیربکس وجود دارد به وزن 95 تن و به قیمت 250 میلیون تومان که فقط یک عدد به عنوان یدک موجود بودحال اگر این نباشد ساخت آن شاید 90 روز به طول بکشد لذا هزینه تولید از دست رفته خیلی خیلی زیاد خواهدبود اما این در حالیست که این گونه قطعات زیاد نیستند به هر حال در انبار های سیمان خریدهای اینگونه زیاد است که رکورد سرمایه و هزینه نگهداری را تحمیل می کند .
یک مورد دیگر که در خریدها باید عمل شودآن است که واحد تدارکات
می بایستی شماره درخواست خرید را هنگام تحویل اجناس به انبار روی ورودی کالا ثبت نموده و به انبار تحویل نماید اما متاسفانه بدین امر نیز عمل نمی شود و کالاهای خریداری شده بدون مشخص شدن درخواست خرید به انبار تحویل می شود.
این جهت مشکلی که بوجود می آورد آن است که انباردار می بایستی وقت طولانی برای پیداکردن شماره درخواست خرید صرف نماید در صورتی که کارپرداز با شماره درخواست خرید اقدام به خرید نموده لذا به سهولت می تواند انرا در ورودی کالا ثبت نماید اما در انبار چون درخواستهای مشابه و خریداری نشده در طی سال وجود داشته و این مشابهت موجب می گرددکه برای یافتن درخواست خاصی وقت زیادی صرف شود که بترتیبی که در بالا گفته شد قابل پیشگیری است .

کنترل کیفیت :
کنترل کیفیت در انبارهای کارخانه سیمان اجرا می شود اما اصولی نیست افرادی که برای این کار در نظر گرفته شده فنی و خبره نیستند و مسئول کنترل کیفیت که یک مهندس است به انبار نمی آید و فقط قبض انبارها را به خدمتش می برند وی امضاء میکند و به اصطلاح کنترل از راه دور است .البته آنچه باید مد نظر قرار داد آن است که در کنترل کیفیت اینگونه کارخانجات ضمن اینکه باید افراد ماهر باشند باید با قسمتهای مربوطه و متخصصین واحدها نیز هماهنگی و از تجربه آنها نیز استفاده شود این مورد به علت بالا بودن قیمت ریالی خریدها قابل اهمیت است و اگر تقویت شوند بهتر است .

استاندارد کردن قطعات :
مسئله استاندارد کردن قطعات از اهمیت فوق العادهای برخوردار است این مشکل بیشتر در خریدها علی الخصوص در خریدهای خارجی ایجاد مشکل می نماید فرضا" ما یک قطعه ای داریم به اسم یاتاقان شماره SN518 حالا ما می خواهیم از این قطعه که به حداقل یا صفر شد بخریم از انجاییکه سابقا"این موارد به طور انحصاری عمل می شده یعنی در جهان فقط بیک کمپانی تلکس زده شده و در خواست پروفرما و قیمت می شده که به هر قیمتی که داده می شده باید خریداری
می شده واین درکارخانه سیمان مشاهده شد که اکثر خریدهای انحصاری از سازنده اصلی انجام نمیشود و معمولا" از واسطه ها خریداری می شده که مسلما"ضمن سود سازنده سودی نیز آن کمپانی می برده است .
حالا اگر بخواهیم این کالا را از جاهای دیگر بخریم باید بتوانیم این قطعه را تشریح نمائیم مثلا" وقتی می گوئیم یاتاقان ممکن است فقط برای آن کمپانی مورد نظر ما که ابتداء بطور انحصاری می خریدیم قابل شناسائی باشد لذا در SN518 تلکس به کمپانیهای دیگر خواهان اطلاعات بیشتر که قطعه را تشریح نمایند هستند . لذا باید قطعات تشریح و آنها را استاندارد نمود که در همین مورد مثلا" باید ابعاد از همه جهات اندازه گیری شوند, جنس قطعه باید گفته شود .
مثلا" درجه تحمل حرارت و کلیه مواردیکه لازم است تشریح شود تا بتوان از کمپانیهای سازنده مختلف افر گرفت و در مقایسه نازلترین قیمت را انتخاب نمود این یکی از موارد اساسی است که باید اقداماتی انجام شود که کارخانه از این ناحیه زیان زیادی می بیند که تا بحال در این جهت کاری صورت نگرفته . از طرفی این استاندارد کردن در کارخانه نیز میتواند مفید بود و در واحدها نیز استفاده شوند که شاید این مهم موجب آن شود که برخی از کالاها نیز در هم ادغام شوند و ساخت آنها حتی در داخل نیز به سهولت انجام گیرد که به دلیل وجود اطلاعات کافی در هر حال این را یک اشکال عمده در کار انبار می دانیم که در جهت رفع آن نیاز به برنامه ریزی و استفاده از متخصصین است .

قبض انبار :
پس از تائید اجناس خریداری شده توسط واحد کنترل کیفی انبار موظف است آنها را قبض نماید . منظور از قبض انبار آن است که اقلام خریداری شده جزء موجودی انبار محسوب و بحساب دارائی انبار اضافه شود و از طرفی هزینه ناشی از خرید آن را به اعتبار قبض انبار به واحد تدارکات و یا کار پرداز مربوطه تحویل میدهند . یکی از کارهای اصلی و مهم انبار همانا صدور قبض انبار است که مراحل عمل آن را مرور می کنیم .
پس از خاتمه کار واحد کنترل کیفی برروی اجناس خریداری شده انبار باید خود اجناس را چک کرده و شماره درخواست خریدهر یک از اقلام خریداری شده را مشخص نماید . البته باید گفته شود که واحد تدارکات شماره درخواست خرید قطعات را هنگام تحویل آنها به انبار روی پروانه ورودی نمی نویسد لذا انبار موظف به آن است .
پس از مشخص شدن درخواست خریدهای هر یک از اقلام می بایست ابتدا قطعات را با موجودی و سابقه کارت آن را چک نمایند. از انجا که برخی از قطعات دارای سابقه مصرف و خرید هستند لذا اجناس خریداری شده با موجودی مطابقت داده می شود . اگر دقیقا" مشابه آن اجناس در انبار باشد کد آن کالا برای کالای خریداری شده نیز منظور می شود . وبدین سان با همان کد قبض انبار می شود گاهی اوقات کالای خریداری شده با کالای مورد درخواست کمی تفاوت دارد .
مثلا" ما نیاز به کنتاکتور 220 ولت و 30 آمپر داریم فرضا" در بازار یافت
نمی شود لذا در این مورد واحد تدارکات ضمن اطلاع به انبار که از جنس فوق در بازار نیست خواستار معروفی مشابه آن شده و یا خود مشابه آن را به گفته فروشندگان به انبار معرفی می کند .
انبار با مصرف کنندگان و متخصصین امر گفتگو می کند و معمولا" آنچه را
می خرند و یا پیشنهاد می کنند جامعتر است مثلا" می گویند کنتاکتور 220 ولت 50 آمپر است لذا واحد مصرف کننده تائید و موافقت خرید موجب خرید کالا می شود .
در اینجا انبار باید برای این کالای جدید که جدیدی اختصاص دهد چرا که این کالا با کالای موجود در قفسه مطابقت نکرده و ممکن است از نظر شکل ظاهری نیز دارای ابعاد متفاوت باشند .
لذا انبار بارعایت اصول کلی کدینگ کالاها باید این اقلام را ابتدا کد داده و سپس اقدام به قبض انبار آنها نمایند . البته این مورد برای قطعاتیکه برای اولین بار نیز خریداری می شوند .
در انبار دارای سابقه نیستند و باید عمل شود کد کالا مشخص و سپس اقدام به قبض انبار نمایند کد کالا یکی از اصولیترین کارهای انبار است که باید آنرا با دقت و رعایت اصول آن انجام داد چه بسا اقلام را نادرست کد می دهند و موجب تداخل و اشتباه جا می شود.
حتی گاهی اوقات مثلا" کالایی به عنوان تنظیم کننده با نشان دهنده اشتباه
می شود . فرضا" کالای خریداری شده به اسم تنظیم کننده خریداری شده ولی در انبار آنرا نشان دهند . نام گذاری و کدگذاری می کنند لذا ممکن است واحد مصرف کننده طی حواله ای خواستار آن کالا باشد ولی صرفا" به خاطر تفاوت اسامی انبار عدم موجودی می زند و اقدام به صدور درخواست خرید و خرید مجدد می شود .
به هر جهت رعایت این اصول ابتدا نیاز به تخصص در امر کدینگ انبارها و سپس شناخت کالای خریداری شده دارد زیرا معمولا یک فرد قادر به شناخت تمامی اقلام نخواهد بود علی الخصوص اینکه در کارخانه سیمان تنوع اقلام بسیار زیاد است و نیاز به تخصصهای گوناگون اجتناب ناپذیر لذا در اینجا معمولا" باید از متخصصین موجود در کارخانه هر یک را در حرفه خود استفاده کرد و در جهت شناسائی قطعات قدمهای بلندی برداشت پس از تعیین کد که کار اصلی قبض انبار است ستونهای قبض انبار پر می شود . در انبار ستون اول ویژه ردیف است در ستون دوم نام کالا و در ستون سوم مشخصات فنی پر می شود .
ستون چهارم مربوط به حسابداری است . ستونهای پنجم و ششم پر شده و نهم و دهم و یازدهم نیز در انبار تکمیل می شود و بقیه این ستونها را حسابداری با استفاده از فاکتورهای اجناسی که توسط کارپردازان به آنها تحویل می شود تکمیل میکند .
قبض انبار در 6 نسخه تنظیم می شود :
نسخه اول : برای حسابداری بازرگانی برای پرداخت هزینه خرید
نسخه دوم : مخصوص بایگانی انبار
نسخه سوم : مخصوص حسابداری انبارها که حسابداری انبارها با این قبض موجودی قطعات را کنترل و اضافه می کند و از قیمت فعلی و قبلی میانگین قیمت به واحدهای تولیدی صادر می شوند و هم چنین آنها چک می کنند که شما درخواست
انبار و تعداد اعلام شده توسط تدارکات و انبار با هم یکی هستند یا مغایرتی دارند .
نسخه چهارم : مربوط به خدمات ماشینی که یکی از واحدهای مرتبط با انبار است و کامپیوترهای آنها لیست کنترل موجودی و خدمات کامپیوتری به انبار
می دهند . البته نسخه خدمات ماشینی ابتدا توسط حسابداری انبارها تکمیل و قیمت آنها در قبض ثبت که اقلام با قیمت میانگین لیست می گیرند و همچنین با اسناد وارده یا صادره خدمات ماشینی در جهت کنترل موجودی انبار و کامپیوتر اقداماتی انجام می دهد .
نسخه پنجم : قبض انبار مربوطه به تدارکات است که آنها هم ضمن تائید خرید خود توسط انبار با این قبض انبار هزینه خرید را می گیرند و شماره قبض انبار رادر گزارش خرید کالا به عنوان گزارش کار قید می کنند و این نسخه را برای کنترل در خواست خرید های خود نیز استفاده می کنند یعنی انبار کدام درخواستهارا با این قبض انبار باطل کرده است آنها نیز مغایرت احتمالی از این حالت را حل می کنند .
نسخه ششم : قبض انبار نیز به امور بازرگانی ارسال می شود که احتمالا" کارهای مالی مثل هزینه های خرید سال و از این قبیل را محاسبه می کنند .
قبض انبارها خود دارای شماره ای هستند که به اصطلاح شماره ردیف آنهاست که اگر لابلای آنها قبض انباری ناپدید و یا به نوعی حذف شود مشخص می شود و از طرفی در قسمت بالای فرم قبض انبار شماره ترتیب قبض انبار را در آن می زنند شماره ترتیب نیز از ابتدای سال مالی از عدد یک آغاز می شود و در پایان سال مالی آخرین شماره که بسته به خرید کارخانه در آن انبار خاص دارد .
مثلا" انبار عمومی کارخانه دارای 2000 نسخه قبض انبار است و خریدهای زیادی انجام می دهند لذا در پایان سال آخرین قبض انبار را اعلام و از ابتدای سال مالی باز از یک آغاز می کنند .

فصل دوم: سیستم کدینگ

سیستم کدینگ اجناس :
اهمیت واحدهای پشتیبانی کننده واحدهای تولیدی بر کسی پوشیده نیست آنچه مسلم است همه واحدهای پشتیبانی به نوعی نقش اساسی در تولید کالا و خدمات دارند . در این میان انبار نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است گر چه در حال حاضر کشورهای پیشرفته صنعتی در حال حذف عملیات و سیستم های انبار خود هستند و بدینسان می خواهند از هزینه تولیدات خود بطور چشم گیری بکاهند و آن را برای رقابت شدید و تنگاتنگ بین واحدهای تولیدی استفاده کنند .
چرا که با پیشرفت تکنولوژی و سیستم های مدیریت پیشرفته رقابت بین تولید کنندگان در کسب بازار فروش بیشتر و حفظ و بقا در بازار شکل تازه ای به خود گرفته و آن واحدی که کالای خود را به قیمت گرانتر عرضه می کند بناچار پس از مدتی از بازار خارج و ورشکست می شود در یک مورد در ژاپن که از دوستان برای بازدید از صنایع به آن کشور سفر کرده بودند بر اساس مشاهده عینی در کارخانه ، شیشه آنها تولیدات بلافاصله حمل می شوند یعنی دقیقا" مطابق با نیاز بازار و یا سفارش کاری که صورت می گرفته و لذا یک متر شیشه هم در انبار نبود .
ایشان در سوٌ الی که اگر این اتومبیل ها برای حمل شیشه می آیند ( در هر 10 دقیقه یک اتومبیل می آمده ) اگر اتومبیلی بین راه خراب شود و دیر برسد شما مجبورید حتی به مدت کمی هم که شده انبار کرده و در انبار داشته باشید . که در جواب می گویند در پیش بینی همین مورد یک اتومبیل به عنوان کمکی این اتومبیلها در نظر گرفته شده که در صورت خرابی آنها از انبار کردن جلوگیری کرده و این اتومبیل کالا را حمل می کند .
آنچه مسلم است این برای کشورهایی مثل کشور ما مقدور نیست لذا باید در حال حاضر به انبارداری فکر کنیم و زود است در آن جهت فکر کنیم چرا که حتی بعضی اوقات به لحاظ مشکلات سیاسی حتی از ورود برخی از اجناس استراتژیک واحدهای تولیدی که با سرنوشت واحد تولیدی بازی می کند جلوگیری و چون خود , سازنده نیستیم از این ناحیه خسارات زیادی را متحمل می شویم .
به همین لحاظ و اینکه در کارخانه سیمان خسارات ناشی از دست دادن یک ساعت تولید بسیار بالاست (حدود 500000/1 ) تومان در یک ساعت باید در جهت تقویت و سیستماتیک کردن انبارها کوشید انبارهای کارخانه سیمان آبیک تا سال 1362 از سیستم کدینگ برخوردار نبود .

مشکلات ناشی از عدم کدینگ :
به علت اینکه تعداد و تنوع اجناس در اینگونه کارخانه ها فوق العاده بالاست و خصوصا" قبل از انقلاب مسائل واردات مشکلاتی نداشته و تمام کالاها حتی ابتدائی ترین واشرها و اجناس از این قبیل نیز وارد می شدند و چون خریدها از کمپانیهای خارجی انجام می شد و همه قطعات متشکل یک واحد را باید از همان کمپانی به طور انحصاری خرید می کردند مشاهده می شد .
در انبار از یک نوع قطعه شاید در 10 جا و 10 شماره کارت وجود داشت لذا گاهی اوقات قطعه در کارخانه وجود داشت اما برای همان قطعه قسمتی متوقف بود در این ارتباط برای روشنتر شدن کمی توضیح در ارتباط با پیمانکاران ساخت کارخانه و وجود مشکل فوق (تعداد اجناس د رکارتهای مختلف ) می دهم .
کارخانه سیمان با حدود 60 کمپانی بزرگ و کوچک سرکار داشته البته پیمانکار اصلی آن کمپانی آلمانی به نام پلی زیوس بوده است فرضا" آسیاب مواد خام از یک کمپانی آسیاب خاک از یک کمپانی , آسیاب سنگ از یک کمپانی , آسیاب سیمان از یک کمپانی و لذا قسمتها و واحدهای دیگر از کمپانیهای دیگر بوده و توجیه این امر این است که به کمپانیهائی مراجعه کردند که تخصص در آن حرفه خاص داشته و بهترین صنعت را خریداری کرده اند .
به همین لحاظ نیز خرید قطعات می بایستی از همان کمپانی صورت پذیرد و یک شرایط انحصاری بر کارخانه تحمیل شده بود فرضا" کارخانه از بلبرینگ 6300 در 20 جا از کارخانه مصرف داشته و سازنده اصلی بلبرینگها کمپانی بوده اما از آنجائیکه کارخانه آسیاب سیمان را از کمپانی بنام FLS از دانمارک خریداری کرده کلیه بلبرینگهای متعلقه به آن را نیز موظف به خرید از آن کمپانی بودند د رحالی که آن کمپانی نیز باید خود آن قطعه را از SKF خریداری می نمود د راینجا هر کمپانی سود خالص خود را می برد بلبرینگ فرضا" 50 تومانی را 80 تومان به کارخانه می فروختند.
همانطور که قبلا" اشاره شد با وجود برخی از کالاها در انبار بعضی قسمتها متوقف بودند فرضا" همین بلبرینگ یاد شده اگر در قسمت آسیاب سیمان در انبار وجود نداشت گرچه در جای دیگر وجود می داشت آسیاب سیمان بخاطر همان بلبرینگ متوقف بوده این موارد از مشکلات ناشی از عدم کدینگ اجناس بود گرچه ممکن است عوامل دیگر در موارد فوق دخیل باشد اما یک قسمت عمده این بود .

مزایای کدینگ اجناس :
خارج شدن از انحصار مطلق در خریدها همانطور که فوقا" و در صفحات قبل نیز اشاره شد بدلیل وجود اجناس در کمپانی های مختلف خریدها نیز به تبعیت از آن انحصاری انجام می شد اما پس از انجام سیستم کدینگ همه اجناس مشابه در یک کد جمع و در پی آن خریدها نیز از سازنده اصلی که به قیمت نازلتر بود انجام می شود و هم چنین ممکن است خرید به سرعت انجام گیرند .
سهولت در نگهداری اجناس در انبار و در نتیجه سهولت کار انبار در شرایط کدینگ است یک انبار که دارای فرضا" 15000 قلم اجناس و کارت برای اجناس باشد اما در شرایطی که کدینگ انجام می شود اقلام انبار از نظر تعداد کاهش می یابد لذا کار انبارداری و نگهداری اجناس به سهولت انجام می شوند .
سیستم کدینگ به انبار اطمینان و توان می بخشد و انبار می تواند با قدرت و توان زیادی کارپشتیبانی از واحد های تولیدی را انجام دهد یعنی در صورت نیاز به قطعه معمولا" بخاطر وجود سیستم خوب , اجناس معمولا" وجود داشته و سرعت تحویل و تحول آن به واحدهای تولیدی زیاد است .
با اجرای سیستم کدینگ از فضای انبار استفاده بهینه می گردد تعدد اقلام مستلزم فضای کافی است همانطور که می دانیم در ردیف کردن و چیدن اجناس در قفسه بخاطر جلوگیری از تداخل اجناس و کارتها باید فاصله ای قائل شد و اگر این اجناس از تعداد برخوردار باشند نیاز به فضای بیشتری است اما با اجرای سیستم کدینگ اجناس روی هم رفته از فضا استفاده می شود .
در هر حال همانطوریکه اشاره شد اجرای سیستم کدینگ دارای محاسن زیادی است در اینجا سیستم کدینگ کارخانه سیمان آبیک را بطور دقیق مورد بررسی قرار می دهیم .

شرح کدینگ اجناس :
برگزاری سیستم کدینگ از سال 63 آغاز و اواخر 63 و ابتدای 64 قسمتی از کار انجام و بقیه تا اوایل سال 65 طول کشید سیستم کدینگ تشکیل یافته از 10 عدد که ذیلا" تعریف می شود .

1 00-1 0-3 00-12

آیتم
ثاب گروپ
گروپ
رده
در اینجا ده رقم برای یک کالا در نظر گرفته شده و این نوع سیستم کدینگ بیشتر در واحدهایی به اجرا گذارده می شود که دارای اجناس و اقلام زیادی باشند مثل شرکت نفت که از همین سیستم استفاده می کند و کارخانه سیمان نیز آنچه در کاتالوگها آمده و جزء قطعات دستگاه معرفی شده خیلی اجناس و قطعات دارد مخصوصا" آنکه دو واحد است و اصولا" بخاطر وجود صنایع مختلف و ضرورت وجود آنها برای تبدیل مواد به سیمان کارخانه را مجتمع صنعتی گویند و ما اگر خط تولید را از ابتداء آغاز کنیم و مروری داشته باشیم دقیقا" به این نتیجه می رسیم که هر واحد و قسمت تولیدی خود یک سیستم تولیدی و یک سیستم بزرگ و عظیمی است که شاید هر یک از اینها در جاهای دیگر به عنوان یک کارخانه مطرح باشند فرضا" سنگ شکن کارخانه سیمان در جای دیگر وجود دارد که خود به عنوان کارخانه مطرح است یا فعالیتهای مربوطه به معدن خود یک فعالیت عمده صنعتی مطرح است لذا بخاطر وجود چنین صنایعی یک کارخانه در سیستم کدینگ از اعداد ده رقمی استفاده شده است و گنجایش زیادی برای قطعات دارد .
همانطور که در صفحه قبل مشاهده شد . دو رقم اول کد را رده گویند . رده و یا برخی از سیستم ها از آن به عنوان گروه اصلی نام می برند در این کارخانه بدین شکل است که یک مجموعه وسیستم را رده می نامیم برای روشن شدن موضوع مثالی می زنیم از همان ارقامی که در صفحه قبل نوشتیم رده ما در آنجا 12 بوده در این کارخانه (البته در انبارها ) هر جا , عدد12 ببینیم در سیستم کدینگ نمایانگر سیستمهای آسیاب ماست یعنی اگر ما در کارخانه 10نوع و 10 مدل آسیاب هم داشته باشیم با رده 12 آن را می شناسیم که در این کارخانه آسیابها عبارتند از 2 واحد آسیاب خاک 2 واحد آسیاب مواد خام 2 واحد آسیاب سیمان 1 واحد آسیاب سنگ که البته یک واحد آسیاب سنگ ظرفیت تغذیه سنگ دو واحد را هم دارد .
دو واحد آسیاب نمونه گیری و برای همه اینها , فقط از رده 12 استفاده می کنیم لذا هر کجا عدد 12 ببینیم می شود گفت آسیاب هست . البته رده دو رقمی است و در کارخانه ما از 11 آغاز شده اما آنچه مهم است حفظ دو رقم برای رده و نمی شود آن را سه یا یک رقمی کرد و دلیل آن هم این است که یک رقمی که خیلی محدود است و سه رقمی نیز خیلی زیاد است و شاید هیچ سیستمی آن قدر تعداد واحد نداشته و به نظر خیلی زیاد می آید سه رقم بعدی که به گروپ شناخته شده اند بدین معناست که برای ما با دو رقم اول مشخص شد آسیاب است سه رقم بعد به ما می گوید چه نوع و چه تایپی از آسیاب هست و حرف دوم این اعداد می گوید که ساخت کدام کمپانی نیز هست .
مثلا" در کارخانه ما همانطور که قبلا" نام بردیم حدود 9 آسیاب وجود دارد که برخی از اینها دارای سیستم یکسان و مشابه هستند و برخی با هم تفاوت دارند آنچه در مثال اعداد ذکر شد مورد بررسی قرار بدهیم 003 می گوید آسیابهای گلوله ای هست یعنی با استفاده از گلوله یا ساچمه مواد را خرد می کنم ضمن اینکه می گوید آسیاب گلوله ای هست در قرارداد این اعداد تعاریفی شده این عدد می گوید من ساخت کمپانی پلی زیوس آلمان نیز هست لذا با این عدد متوجه می شویم که آسیاب گلوله ای و ساخت کدام کمپانی است که اگر : 003-12
با رده جمع زده و یکجا تا اینجا را بخوانیم می شود گفت که آسیاب هست آسیاب گلوله ای و ساخت کمپانی پلی زیوس البته یک چیز دیگر که باید در اینجا مطرح شود و لازمست آنست که مدل آسیاب و تایپ آن مهم است و لذا ممکن است آسیابهای گلوله ای ساخت کمپانی پلی زیوس در چند مدل مختلف باشند اینجا را نیز کد پیش بینی کرده و در تعاریف اولیه آمده است که از فرضا" 008 الی 002 آسیابهای گلوله ای ساخت کمپانی پلی زیوس یعنی اگر عدد 002 ما دارای مشخصات زیر باشد و آسیابی دیگر از همین کمپانی PEF 112E4 و 5/12*4 Q
دارای قطر و طول و مشخصات دیگر باشد فرضا" آن را 004 انتخاب
می کنیم و باز آنچه در اینجا باید بدان توجه کرد آنست اگر اقلامی از این آسیابها دارای مشخصات مشابه یعنی برخی از قطعات این آسیاب ها دقیقا" باهم مشابه بوده و در هر دو نوع آسیاب مورد استفاده قرار گیرد آن قطعه باید در کد کوچک قرار داده شود که در این مثال اگر چنین چیزی بود باید در 003 گذارده شود و همین مهم در اینجا رعایت شده است .
بدینسان بخشی از کار کدینگ مشخص و انجام شد حالا به عدد سوم یعنی ثاب گروپ می رسیم حالا که مشخص شد سیستم , در اینجا آسیاب و نوع گلوله ای است باید دید این آسیاب چه چیزهایی دارد و از چه اجزائی تشکیل شده است .
وظیفه ثاب گروپ معرفی اجزاء گروپ ورده است , در اینجا عددها 01 بود این عدد می گوید ورودی آسیاب هست یعنی اگر آسیاب , از تجمع 15 عضو تشکیل و تکمیل شده باشد یک عضو آن ورودی آسیاب است که در اینجا , آن را 01 نامیدیم این مورد را تقریبا" در تمام واحد با استفاده از کاتالوگ و لیست قطعات یدکی به کارخانه داده و در آن نقشه تشریحی قطعات و اجزاء آن با شماره نقشه و شماره خود قطعه مشخص شده است .
لذا با استفاده از کاتالوگ پیش می رویم و در آسیاب مورد مثال در کاتالوگ ابتداء ورودی آسیاب را معرفی نموده و به همین لحاظ نیز کوچکترین عدد یعنی 01 انتخاب شده است و عضو بعدی می شود 02 و همین طور تا آخر بسته به تعداد اجزاء در عضو تشکیل دهند سیستم است حالا اگر در جاهایی فرضا" ما ورودی آسیاب را که ممکن است از 100 قطعه مجزا یک عضو را تشکیل داده است بصورت آکبند و به صورت عضو کامل داشته باشیم شماره ثاب گروپ , 00 می شود .
حالا به سه رقم آخر که آیتم نام دارد می رویم این سه رقم خود قطعات هستند که کل کد برای آنهاست و آن را از 001 آغاز می کنیم و تا عدد 099 جا دارد که هیچ موقع بر آن عدد نمی رسد .
در اینجا نیز نحوه عمل بدین شکل است که ما پس از تعیین ثاب گروپ اقلام تشریحی قطعات را که در کاتالوگ انجام شد . از شماره 1 آغاز کرد و هر آنچه معرفی شده در آیتم به ترتیب شماره می آوریم و این کار را ادامه می دهیم تا اقلام ثاب گروپ تمام شود وقتی اینها تمام شد به ثاب گروپ بعدی رفته و دوباره کار را آغاز می کنیم در این ارتباط یک مثال روشنتر البته به طور کلی برای سیستم کدینگ می زنیم.
001-05-340-63
در اینجا عدد 63 یا همان رده مربوط به اتومبیلهای سواری است یعنی هر جا عدد 63 باشد نمایانگر اتومبیلهای سواری است گروپ که در اینجا 340 است معرف ماشین سواری از نوع پیکان دولوکس ساخت ایران ناسیونال است عدد 50 و یا ثاب گروپ نشانگر و نمایش دهنده گیربکس این پیکان است .
لذا ما در اینجا در رده 63 هر جا 05 دیدیم یعنی گیربکس اتومبیل سواری و آیتم که اقلام گیربکس است مثلا" 001 کاسه نمد گیربکس 002 فرضا" دنده گیربکس و همین طور تا قطعات گیربکس به کلی تمام شود و بدینسان یک اتومبیل سواری پیکان کد گذاری می شود در برابر پیکان ماشینهای دیگر مثل بلدوزر نیز کد می شود و تنها تفاوت آن در ازدیاد قطعات و اجزاء آنست و در اصل سیستم تغییر حاصل نمی شود و شکل کلی که همان است که مشاهده شد . در اینجا فقط اعداد عوض شده و می شود .
که فرضا" بلدوزرها و بلدوزر نوع کاترپیلار 988 با سریال مشخصه خود
001-30-085-61 و فرضا" تیغه بلدوزر 30 و آیتم آنهم که بسته بر تعداد اقلام است مراحل عملی سیستم کدینگ در کارخانه سیمان بدین شکل بود که بر اساس کاتالوگها ابتداء هر قطعه تعیین شده است .
از آنجائیکه قطعات مورد استفاده در یک قفسه نبودند کارکنان انبار با کمک طراحان سیستم شروع به تفکیک اقلام کرده و کلیه قطعات یک رده خاص را در قفسه خود شناسائی نمودند برای انتقال اجناس از شماره کارتهای قدیم که در هر کمپانی از عدد 1 آغاز و بسته به وجود و تعداد قطعات آن کمپانی پیشرفته بودند از فرم خاص بنام (فرم نقل و انتقال برای تجزیه و کدبندی اقلام بر اساس کد کفا ) استفاده نمودند .
در این فرم ابتداء نام و مشخصات کالا نوشته می شود و این فرم از نظر کلی به دو قسمت تقسیم می شوند که یک قسمت آن قبض و قسمتی دیگر آن حواله انبار است ما بخاطر اینکه اقلام و قطعات را از جای اول خود حرکت دهیم باید حواله کنیم و لذا ما بخاطر تعیین کد جدید باید قطعه مورد نظر را که در کارت قدیم است ابتداء حواله کنیم و بدین منظور کارت قدیم یا کد قدیم را در قسمت حواله انبار این فرم نوشته و مقداری را هم که قرار است حرکت داد . و یا کد داده شود می نویسیم و کدی را که برای آن قطعه در نظر گرفته شده در قسمت قبض انبار این فرم با تعداد قسمت حواله انبار دارد می نویسیم .
بدین ترتیب کد قدیم تبدیل به کد جدید خواهد شد البته نوشتن این فرم به دلیل آنست که انبار این اطلاعات را دراختیار واحد خدمات ماشینی که درحافظه کامپیوتربود داده واطلاعات قدیم حذف و اطلاعات جدید جایگزین شود و یک نسخه از آن را به حسابداری انبارها می دهند.
بخاطرآنکه لیست خود را مطابق انبار نمایند ویک نسخه در انبار می ماند که متصدی کاردکس با آن فر مکارتهای کاردکس را تعویض وکارتهای جدید را با کد جدید در کاردکس جای می دهد.
در این فرمها باید شماره ترتیب ثبت شود که در کارتهای کاردکس بدانها به عنوان سند تغییرات اشاره شود وهمچنین می بایست کارت داخل قفسه (اتیکت )کالا رانیز تعویض وکارت جدید مطابق کد جدید برای آن نوشته شود بر این اساس کلیه اطلاعات کدینگ در اختیار واحدهای مرتبط قرارگرفته و پس ازاین دیگر با لیست های جدید عملیات دنبال می شود.
-عدم وجود واحدی برای پیاده کردن سیستم کدینگ بطور ثابت :
سیستم کدینگ کالاها باخرید های روزانه وطی دوره ادامه دارد از آنجائیکه افراد انجام دهند کدینگ در این کار ماهرنبوده لذا گاه کدهایی به اجناس می دهند سیستم را دچار مشکل می سازد واقلام آن گونه که باید تفکیک شوند نمی شوند و در هم ادغام می شوند برای این کار باید تیمی وجودداشته باشد که در این کار کرده وآموزش دیده که مهارت کافی برای اجرای طرح کدینگ داشته باشند.
بعضا" به دلیل کدهای اشتباه قطعه ای که مورد در خواست مصرف کننده بوده درانبار عدم موجودی زده شده یعنی قطعه در انبار بوده وگفتند نیست آن هم بخاطر اشتباه کدی که مثلا" فیوز در کدینگ درداخل کلیدها کد شده حالا متقاضی فیوز آمده بگیرد انباردار فقط به کدفیوزها نگاه میکند چون درآنجا نبوده جای دیگر را نمی گردد لذا فیوز در داخل کلیدها بوده وشاید قسمت مصرف کننده بخاطر آن متوقف شده باشد لذا ضرورت واحدی برای انجام این مهم احساس می شود که متاسفانه دراین کارخانه در حال حاضر چنین خلائی ازطرف مسئولین احساس نمی شود.

فصل سوم: سیستم اطلاعات مدیریت MIS
مختصری درباره سیستم اطلاعات مدیریت (MIS ) :

تعریف MIS – سیستم اطلاعات مدیریت را می توان به صورت سیستم های رسمی وغیر رسمی تعریف کرد که اطلاعات گذشته ,حال وآینده عملیات داخل موْسسه ومحیط آنرا بصورت کتبی وشفاهی فراهم می نمایند. این سیستم مدیران ,کارکنان وعوامل اصلی محیطی را با تهیه اطلاعات در زمان مناسب برای کمک در تصمیم گیری حمایت می کند . (مکلوید ,1377 )
مدّت یک سال که سیستم اطلاعات مدیریت (MIS ) در مجتمع صنعتی سیمان آبیک پیاده سازی شده است که به کمک آن می توان اطلاعات مختلف را به مهندسین ومدیران شرکت رساند.
این سیستم در قسمت انبار وخرید باکمک کردن به واحد کامپیوتر در کنترل موجودی ومغایرتهائی که ممکن است وجود داشته باشد ودر خصوص تعیین نقطه سفارش و زمان دقیق آن اطلاعاتی رابه انبار داری و واحد تدارکات وخرید می دهد. همچنین این سیستم اطلاعات خاّصی در ارتباط باهزینه های سفارش , حمل ونقل, پرسنل, امکانات انبارو … در اختیار قرار میدهد وبا این سیستم میتوانیم به سهولت با سفارش کالا به ترمیم وجبران کمبود وموجودی انبار شویم وباخط تولید در ارتباط باشیم.
با استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت موجودی گیری ونظارت برکار انبارها دقیق ترصورت می گیرد و همچنین بین انبار مواد وانبار محصول ساخته شده رابطه ای را با توجه به اطلاع رسانی در حد آنالیز مواد ایجاد می نماید.

عملیات نگهداری وسرویس دهی انبار:
عملیات نگهداری کالا در انبار بردوبخش تقسیم می کنیم :
1- عملیات نگهداری در بخش اداری
2- عملیات نگهداری در داخل انبار
الف :-عملیات نگهداری در بخش اداری:
منظور از این بخش که در عملیات نگهداری نقش اساسی دارند آن قسمت از کارهائی که عموماً روی اسناد انجام می شود وانجام دهندگان این بخش از کار را افرادی چون سرپرست انبار, متصدی کاردکس وبعضاً انبارداری یک انجام می دهند.
امر نگهداری اجناس در انبار مستقیماً ارتباط پیدا می کند به چندین عامل اصلی که عموماً کار انبار را تشکیل می دهند که آنها عبارتند از :
1- قبض انبار
2- حواله انبار
3- عملیات مربوط به نقل وانتقال وکد گذاری اجناس
4- سیستم اصلاحی انبار در رفع مغایرت اجناس

1.قبض انبار :
کار انبار وقتی آغاز می شود که کالایی به آن وارد می شود و بدون وجود کالا انبار معنایی ندارد لذا از وقتی که کالا به انبار می رسد کار انبار در جهت نگهداری آغاز می شود وبدین شکل که پس از رسیدن اقلام به انبار کالا را سرپرست انبار ویا هر فردی که وی در نظر گرفته باشد قبض انبار می نماید .
این قبض انبار پس از تکمیل شدنش باید در جایی بنام (کارتهای کاردکس ) ثبت شود لذا یک نسخه مربوط به انبار را به متصدی کاردکس تحویل وایشان از روی اطلاعات قبض انبار همه موارد را در کاردکس ثبت می نماید.
در این کارت ابتداء نوع کالا یعنی اسم کالا وسپس مشخصات آن وکد داده شده در قبض انبار همه ثبت می شود سپس در قسمت پاین تر تاریخ قبض انبار وشماره قبض انبار که همان شماره ترتیب قبض انبار است که خود انبار آنرا تعیین کرده ثبت می شود .
سپس درستون قسمت محل خرید کالا را می نویسند مثلاً خرید از تهران یاخرید از خارج یا خرید از شرکت A اصفهان وتعداد خریداری شده در قبض انبار را در ستون وارده ثبت می کنند وتعداد وارده را باتعداد موجودی جمع وتعداد موجودی جدید حاصل می شود.
در اینجا ممکن است برخی از کالاها سابقه کارت کاردکس نداشته باشند بدین منظور برای این دسته از کالاها باید متصدی کاردکس با استفاده از قبض انبار کارت کاردکس صادر نمود وکلیه اطلاعات قبض انبار را ثبت وبدین شکل برای قطعه سابقه گشایش می یابد یک کار دیگر که مرتبط باقبض انبار است باید متصدی کاردکس آن را انجام دهد آنست که تعداد کالای رسیده را در کارت سفارش ثبت کند.
از ابتداء بدین شکل عمل میشود که وقتی کالایی موجودیش به حداقل یا صفر
می رسد واحد سفارشات انبار اقدام به درخواست خرید می نماید وقتی که در خواستهای خرید تکمیل شد متصدی کاردکس موظف است آن را در خواستها را وارد کارت سفارش کالا نماید آنچه در آن کارت وارد می شود تاریخ درخواست شماره درخواست خرید تعداد در خواستی اگر کارتی سابقه داشته باشد عمل می شود.
اگر قطعه ای سابقه نداشته باشد در انبار متصدی کاردکس می بایست برای آن کالا کارت سفارش کالا صادر نماید وکلیه اطلاعات درخواست خرید را در آن وارد نماید این قسمت مربوط به درخواستهای خرید بود حالا که اجناس خریداری شد وبه انبار رسید قبض انبار شده متصدی کاردکس موظف است اطلاعات قبض انبار را نیز در کارت سفارش وارد نماید بدین ترتیب که شماره قبض انبار،تعداد خریداری شده ، ویا تعداد رسیده ، را درکارت سفارش ثبت نماید وبدرخواست همان کالا در همان کارت نگاه کرده واگر کالای درخواست تماماً خریداری شده باشد که فقط شماره قبض انبار را در کارت سفارش نوشته وبقیه ستونها را خط تیره می کشد.
ولی اگر فرضاً در خواستی قطعه ای 30 عدد وخرید 20 عدد باشد باید تعداد باقی مانده وخریداری شده را در کارت سفارش در ستون تعداد باقی مانده ثبت نماید ، لذا هر وقت کسی به کارت کاردکس وکارت سفارش نگاه کند تعداد موجودی کالا تعداد خریداری شده و آیا اینکه درخواست نشده ویا باقی مانده ای دارد یاخیر مشخص می شود.البته همانطوریکه قبلاً نیز اشاره شد درخواستهای خرید در این کارخانه یک سال اعتبار دارند وپس از گذشت سال درخواستها خود بخود باطل می شوند ولذا باید توجه داشت درخواستهای ثبت شده در کارت سفارش نیز آن دسته ای اعتبار دارند که هنوز به سال نرسیده باشند .
2-حواله انبار:
بخش دیگری از کارهای مربوط به نگهداری در واحد اداری حواله انبار است حواله انبار برای گرفتن کالا از انبار استفاده میشود . واحدهای تولیدی در صورت نیاز به قطعه این حواله را تکمیل کرده وبه امضاءمجاز رسانیده (امضاء مجاز امضاهایی است که مدیریت کارخانه کتباً امضا ء فرد مسئولیت آن فرد را به انبارها برای گرفتن اجناس معرف می کند ) وسپس به انبار می آورد در انبار پس از تحویل اجناس طبق حواله به واحد متقاضی که کالا را روی حواله ثبت کرده وحواله به متصدی کاردکس برای انجام عملیات می دهند .
متصدی کاردکس پس از اخذ حواله از انبار دار تحویل دهنده کالا براساس کد کالا که در حواله انباردارها ثبت شده کارت کاردکس این قطعه را در آورده ودوباره عملیات حواله انبار را در آن وارد می کند در اینجا وی تاریخ حواله انبار را وشماره حواله انبار که توسط خود وی بر روی حواله ها ثبت می شود و از اول سال مالی از یک آغاز وتاآخر سال به هر تعداد که برسد.
لذا شماره حواله را در قسمت شماره سند ثبت می کند ودر ستون قسمت ، در کارت کاردکس نام واحد مصرف کننده را ثبت می کند وتعداد اجناس تحویلی را در قسمت صادره نوشته سپس تعداد صادره را از تعداد موجودی کسر می نماید .
بدین شکل تعداد اجناس خارج شده از انبار از حواله انبار به کارت کاردکس منتقل ومشخص می شود در این قسمت نیز متصدی کاردکس باید کاری را علاوه بر ثبت حواله انبار انجام دهد و آنهم ثبت میزان مصرف ماهیانه در کارت مصرف است این میزان با استفاده از سابقه کارت که حواله انبار صادر شده است ثبت می شود.
براساس فرم کارت مصرفی تعداد مصرف ماهیانه در نهایت سالیانه اقلام مشخص ودرهر لحظه که نیاز به داشتن تعداد مصرفی از این نوع اجناس باشد سریعا ً ودقیقا ً مشخص می شود همه این سه نوع کارت ، کارت کاردکس ، کارت سفارش، کارت مصرف در یک جا ودر یک صفحه از کاردکس قرار می گیرند .
مراجعه به آنها مشکل ندارد ودر یک جا که نهایتاً در داخل این کاردکس قرار
می گیرند در قسمت انتهایی کارت کاردکس از یک ورقه کوچک فرم شده بنام ته چک کارتها استفاده می شود که خواندن کدها که بر روی این تک چک نوشته
می شودراحت وقابل رویت باشد وهمچنین مشخصات کالا نیز روی ته چک ثبت
می شود بدین لحاظ آنچه در کاردکس وجود دارد این سه کارت وته چک کارت
می باشد .

3-عملیات مربوط به نقل وانتقال و کد گذار ی اجناس (در امرنگهداری):
یکی دیگر از مواردیکه در امور نگهداری اجناس دخالت دارد عملیات نقل وانتقال وکد گذاری است نحوه انجام این کار بدین شکل است که کارتهای قدیم اجناس باید به کدهای جدید تبدیل شوند وبعضاً تبدیل کد قدیم کالا یا کدهائیکه اشتباهی دارند ولذا لازم است تغییر کنند جزء این عملیات هستند .
این عملیات در فرم نقل وانتقال نوشته شده که یک نسخه آن مربوط به خدمات ماشینی جهت جایگیزین کد جدید بجای کد قدیم در کامپیوتر نسخه دوم مربوط به حسابداری انبارها برا ی انجام نقل وانتقال کد ومقدار ریالی آن ونسخه سوم که در انبار است به متصدی کاردکس داده شده وی موظف است کلیه عملیا ت را در کارتهای کاردکس ثبت نماید وبدین سان گاهی نیاز به نوشتن کارت جدید وگشایش سابقه برای یک کد است گاهی از تعداد یک کد کسرو به تعداد کارت دیگر افزوده می شود که باید طبق همان سند ثبت و اضافه وکسر درکارتها عمل شوند.
در اینجا باید دقت شود که در انجام یک ردیف از ثبت های فرم نقل وانتقال با دوکارت سرو کار داریم یعنی یکی باید حواله شود و دیگری قبض انبار شود ولذا از این جهت با دیگر فرمها مثل قبض انبار وحواله انبار تفاوت زیادی دارد .

4-عملیات مربوط به سیستم اصلاحی یافرم اصلاحی ورفع مغایرت :
این قسمت از کار زمانی است که بین انبار وخدمات ماشینی که برای انبار لیستهای کامپیوتری می گیرد که در آن کد کالا ، شرح کالا شماره سند ، وارده ، صادره، موجودی مرکز عامل ، قیمت کل ، وقیمت میانگین مود عملیات و ویرایش قرارمی گیرد انبار با ارسال قبض انبار ، حواله انبار ، فرم نقل وانتقال کالا به واحد کامپیوتر اطلاعات را وارد کامپیوتر کرده و به دو شکل به انبار خدمات می دهد :
1- لیست ماهیانه:
یک مورد ماهیانه است که لیست عملیات می دهد یعنی فقط کارتهائیکه دارای گردش بوده اند چه از لحاظ رفت کالااز انبار وجه از لحاظ آمدن اجناس به انبار قبض انبار ونقل وانتقال کالا این مورد را به انبار داده انبار نیز با اسناد وعملکرد خود چک می کند .
2- لیست سه ماهه :
کامپیوتر یک بار دیگر از هر سه ماه یکبار یک لیست کلی به انبار می دهد که در آن کلیه اقلام با کلیه عملیات وآخرین وضعیت به انبار اعلام می شود . حال اگر بین اطلاعات انبار وکامپیوتر مغایرتی مشاهده شود انبار ضمن بررسی آن اشکالات را در فرمی بنام فرم اصلاحی نوشته وجهت اصلاحات به کامپیوتر وحسابداری انبارها نیز یک نسخه می دهد ، در این فرم ابتداء نام وشرح کالا و سپس اختلاف موجودیهای بین کامپیوتر و کاردکس نوشته می شود وستونی مربوط به علت اختلاف است که در آن علت اختلاف را دقیقاً شرح می دهند .
فرضاً ممکن است طی حواله انباری از یک کالا 108 عدد صادر شده باشد وکامپیوتر این تعداد را 180 عدد کسر کند ویا واحد عدد باشد و کامپیوترمثلاً به متر عمل کند وگاهی ممکن است قبض انبار مورد اشتباه باشد و براساس قبض انبار تعداد رسیده را کم یا بیشتر از سند عمل نماید و یا ممکن است کد را اشتباه بزند لذا اصلاح اقلام که عموماً انبار اطلاعاتی داده اما کامپیوتر به اشتباه چیز دیگر وارد کرده است بدین شکل انجام می شود .
البته گاهی نیز کامپیوتر درست عمل کرده وانبار به اشتباه افتاده که با ارسال لیست و وجود مغایرت انبار را وادار به بررسی نموده که در بررسی به نتیجه مغایرت می رسند که کارتهای خود را اصلاح می کنند در این فرم اصلاحی همانطوریکه در فرم نشان داده شده یک دوره خاصی را شامل می شود که در بالای فرم آن را می نویسند .
مثلاً از قبض انبار 1 الی قبض انبار 200 که دراین تاریخ شماره حواله
انبارها نیز مشخص است این فرم در حسابداری انبارها نیز مورد اصلاح قرارگرفته چون با ایجاد مغایرت ازنظر ریالی نیز اجناس دچار مغایرت می شوند باید اصلاح شوند آن قسمت مرکز عامل مربوط به واحد مصرف کننده شماره کد آن وکدهای ریالی حسابداری است این فرم از ابتدای سال مالی با شماره ترتیب یک آغاز وعموما ً در هر انبار طی سال به 10 مورد نمی رسند اما باید نتیجه اصلاحات در کارت کاردکس توسط متصدی کاردکس ثبت شود .

ب:- عملیات نگهداری مربوط به داخل انبار (انباردارها) :
آن قسمت از عملیات نگهداری که به پرسنل انباردار واصطلاحاً داخل انبار کار می کنند مربوط می شود عبارتند از:
1- حواله انبار
2- قبض انبار
3- نقل وانتقال
4- لیست کنترل موجودی کالا

1-حواله انبار :
انبار دارها موظف هستند که حواله انبار های رسیده به انبار را ابتداء ببینند دارای امضاء مجاز است یاخیر درصورت مثبت بودن اقدام به تحویل قطعه در خواستی واحد تولیدی نمایند وبه قفسه کالا مراجعه کرده تعداد مورد نیاز را تحویل می دهند . ضمن تحویل باید کد کالا رانیز به حواله ثبت نمایند . البته هریک از اجناس دارای یک کارت قفسه یا اتیکت هستند که در آن کد کالا مشخصات فنی ، واحد شمارش ، محل کالا ثبت شده است .
اختلافات احتمالی از همینجا آغاز می شود یعنی ممکن است انباردار از نظر تحویل در تعداد اشتباه کند یعنی کمتر یا بیشتر از تعداد حواله تحویل داده وحواله را اصلاح نکندکه طبق آن کالای صادره حقیقی ومورد درخواست متفاوت خواهد بود واختلاف حاصل خواهد شد. ویا ممکن است انباردار کد را اشتباه در حواله بنویسد یعنی کد کالای مجاور ، کالای مورد نظر را درحواله ثبت کند که باز در این صورت از یک کالا کسر و از یک کالا اضافه می ماند لذا باز هم مورد مغایرت حاصل می شود .
البته قبلاً در انبار مرسوم بود که انبار دارها موظف هستند اجناسی که روزانه دارای گردش هستند را کنترل نموده وپس از تحویل وتحول کالا مقدار باقیمانده آن را شمارش نموده وبا مقایسه آن با موجودی کارت کاردکس سریعاً به مورد اختلاف برسند که دراین صورت امکان مغایرت خیلی ناچیز وشاید اصلاً وجود نداشت .
یعنی اگر کنترل شامل مرور زمان نشود اختلافی نخواهد ماند که البته درحال حاضر اصلاً انجام نمی شود و زمان انجام ، واینک که انجام نمی شود یک علت عمده داشت آنهم این بود که برخی از کالاها دارای موجودی زیادی هستند وشمارش دقیق آنها در آن هنگام وروزانه با مشکلات روبرو بودند چون از یک طرف کارگری ، از قسمت تولیدی برای اخذ اجناس مراجعه نموده واز طرفی انباردار می خواهد حواله های تحویلی راشمارش نماید لذا رکود پیش می آمد.
گر چه این مورد قابل حل بود که باید سرپرست انبار آن را با تمهیداتی چون انجام این کار در شیفت بعد ازظهر وشب که کار ، فوق العاده کم است در شیفت شب شاید در طول سال 100 حواله هم نباشد که فقط اتفاقی است در هر حال در حال حاضر این امر انجام نمی شود که چه بسا بخش عمده مشکل این گونه پیش می آید.

2- قبض انبار:
در قبض انبارها نقش کارکنان داخل انبار به قبل از قبض انبار می رسد وآن تحویل اجناس از کارپردازان است که بوسیله شمارش آن وامضاء تحویل گیرنده در ورودی کالا کار را انجام می دهند وپس از این مرحله کالا به تائید واحد کنترل کیفیت می رسد و سپس قبض انبار می شود انبار دارها باید طبق قبض انبار اجناس در داخل قفسه های مربوطه قرار دهند ولذا در صورت بروز اشتباه درکدینگ کالاها در هنگام جا گذاری کالا ودر مقایسه باهم اشتباه احتمالی را به مسئول انبار گزارش می دهند که منجر به اصلاح می گردد .

3- نقل وانتقال اجناس :
اجناسی که تازه کدینگ می شوند ویا تغییر کد حاصل می شود وکد جدید
می گیرند انباردارها با استفاده از یک نسخه فرم نقل وانتقال اقدام به جابجایی اجناس در قفسه ها طبق فرم می کنند وکارتهای قفسه مربوطه را نیز نوشته روی قطعه می زنند دراینجا نیز در صورت بروز اشتباه وناهماهنگی اجناس از نظر مشخصات وکاربرد به مسئول انبار اطلاع داده می شود وبدین سان در تمام این مراحل در امر نگهداری دخیل هستند .

4- کنترل موجودی انبار :
کنترل موجودی عبارتست از فن نگهداری کالا در سطح بهینه وازآنجا که همواره زمان سفارش ونیاز به کالا با زمان تحویل آن هماهنگ نیست وتاخیر در رساندن کالای مورد نیاز سازمان خط تولید را دچار وقفه خواهد کرد ، لذا با نگهداری موجودی کالا از این ناهماهنگی جلوگیری می شود.
کنترل موجودی وشمارش اجناس در انبارهای کارخانه سیمان در نهایت به دو شکل انجام می شود .

فصل چهارم:کنترل انبار

انواع روشهای کنترل موجودی :
الف :کنترل موجودی که توسط انبار انجام ومعمولاً هر سه ماه و گاهاً شش ماه یک بار انجام می شود .
ب : کنترل موجودی یا انبارگردانی که سالانه صورت میگیرد

الف : کنترل موجودی توسط انبار (داخلی ) :
در این روش که انبار دارها قبلاً برای آنها برنامه ریزی شده وهریک از انباردارها دارای تعدادی از رده ها یا قفسه ها هستند بدین شکل که فرضا ً اگر انبار فنی را در نظر بگیریم این انبار در حال حاضر 4 انباردار دارد و12000 قلم جنس این تعداد کالا را بین 4 نفر انباردار تقسیم نموده اند .
ودر تقسیم رعایت برخی از قسمت ها که کار زیاد برده و اصولا ً کاربر هستند شده وتقریباً به همه یک نواخت اقلام واگذار می شود لذا هر یک از انباردارها مسئولیت تحویل وتحول قسمت های دیگر رانیز برعهده دارد اما در انبارداری داخلی هر یک از انباردارها موظف به شمارش وموجودی گیری واحدهای خود می باشند برای این کار نیز از فرم به خصوص استفاده می شود .
بنام ((فرم کنترل موجودی کالاهای گردش عملیاتی روزانه )) البته اینکار روزانه انجام نمی شود بلکه هر سه ماهه یا شش ماهه انجام می شود دراین فرم نام کالا کد کالا و موجودی قفسه که در حین شمارش بدست می آید
ثبت می شود شمارش که به دقت انجام وخاتمه یافت مقدار موجودی کاردکس را وارد این لیست می کنند ومغایرت احتمالی را در قسمت مغایرت که شامل کسری واضافی است ثبت می کنند .
حاصل این کار فرضاً هر فرد مقدار 100 قلم مغایرت می شود که برخی از این موارد ممکن است در اثر اشتباهات در تحویل کالا پیش آید . که این هم ممکن است در اثر اشتباه در ثبت کد کالا باشد مثلاً قطعه A تحویل شده اما اشتباهاً کد قطعه B در حواله ثبت شده واین ایجاد مغایرت خواهد کرد ویا تعداد در خواستی 12 عدد بوده مثلاً 21 عدد یا 10عدد تحویل می شود وممکن است گاهی اشتباه در قبض انبار باشد .
ویا اشتباه کد را متوجه نشود ویا تعداد خرید واقعی با تعداد قبض انبار یکی نبوده ودارای مغایرت باشند که در آن هنگام متوجه نشوند لذا همه این موارد مغایرت ساز می توانند باشند ویا در جابجایی اقلام که در فرم نقل و انتقال انجام می شود ممکن است مغایرت پیش آید به همین دلایل که گفته شد مغایرت پیش آمده وانباردارها در هنگام شمارش متوجه مغایرت می شوند حالا باید دید چگونه حل می شود . انباردارها این فرمها را به مسئول انبار گزارش می دهند. مسئول انبار ضمن بررسی به نتایجی از این قبیل می رسد :
1- تعدادی از یک کارت ویکم نوع کالا کسر وبه همان تعداد در کد وکارت مجاور این کالا اضافی است .
2- تعدادی از یک کارت کسر و به همان تعداد که مشابه اضافه می باشد .
3- تعدادی اضافه وکسری در کارتها موجود است که هیچ هماهنگی وتشابهی در اضافات وکسریها نیست .
4- در برخی موارد اختلاف در اثر اشتباهات در انتخاب واحد کالا است مثلا ً کالایی واحدش سری است در تحویل عدد انجام شده که موجب بروز اختلاف می شودویا متری است کیلویی تحویل شده و … .
موارد یک و دو را معمولا ً طی صحبت با واحد حسابداری انبارها اقدام به اصلاح می کنند که نحوه اصلاح این موارد نیز در فرم نقل وانتقال کالا نوشته می شود .بند چهارم نیز اشتباهات قابل توجیح است ومعمولا ً حل می شوند .
بند سوم از اشتباهاتی است که تقریبا ً قابل اصلاح نیست وبه عنوان مغایرت انبار باقی می ماند .

ب :انبارگردانی سالانه :
این انبار گردانی که در طی سال فقط یکبار صورت میگرد توسط سازمان حسابرسی کشور وحسابرسان داخلی شرکت وکمک ومساعات انبارها صورت
می گیرد نحوه عمل در اینجا بدین شکل است که در سال مالی (آخر سال مالی) اقدام به شمارش وموجودی انبار می شود که این شمارش در فرم هایی بنام ( تک انبارگردانی ) ثبت می شود واین تک در سه مرحله پیش بینی شده که شامل شمارش اول ، شمارش دوم ، شمارش نهایی است .
در حین شمارش در کنار شمارش کننده یک نفر نویسنده و ناظر در کنار انباردار است ودر کل انبارها حسابرسان ضمن نظارت بر امر انبارگردانی خود اقدام به نمونه برداری کرده و نمونه ها را ثبت وبا کاردکس مطابقت می کنند شمارش گرها نیز تک شمارش کالا را به هیئت ثبات می دهند که در لیست های کامپیوتری ثبت می کنند .
پس از خاتمه شمارش کل انبار ، کاردکس را در لیست ثبت می کنند واختلاف احتمالی را درقسمت کسر یا اضافی ثبت نمی کنند چرا که باید مغایرت ها شمارش دوم شوند و اگر حل نشوند شمارش هایی می شوند که شمارش نهایی معمولا ً با حضور انبار دار مسئول انبار ویک حسابرس صورت می گیرد و تعداد هر چه باشد در لیست ثبت و در صورت وجود مغایرت احتمال در لیست ثبت می شود این مقدار مغایرت در انبار باید اضافه آنها قبض انبار وکسری آنها را حواله انبار نمایند البته در کارخانه سیمان آبیک تعداد مغایرت بسیا رناچیز است نسبت به در صد موجودی آنها .

مهمترین شیوه محاسبه قیمت تمام شده موجودی کالا در انبار :
بعد از آنکه مواد ومحصولات خریداری شده ، در انبار طبقه بندی شد پس از مدتی قطعاً زمان مصرف مستقیم آنها در خط تولید فرا خواهد رسید . اما قیمتهای مواد موجود در انبار پس از گذشت زمان تغییر می یابد . مهمترین روشهای بر آورد قیمت موجودی انبار عبارتست از :
1- روش اولین صادره از آخرین وارده (LIFO)
2- روش میانگین موزون
3- روش اولین صادره از اولین وارده (FIFO)
درباره بکارگیری روش FIFI و LIFO یا میانگین موزون به طور خلاصه
می توان گفت که ؛ در شرایط افزایش قیمتها ، روش FIFO باعث می گردد که هزینه مواد در کمترین سطح وروش LIFO سبب می شود که هزینه مواد در بالاترین سطح ممکن بدست آید . وروش میانگین موزون باعث می شود که هزینه ها بین دو روش FIFO و LIFO بدست آید .
بدیهی است که درحالت کاهش قیمتها عکس موارد بالا صدق می کند یعنی روش FIFO باعث بدست آمدن هزینه مواد در بالاترین سطح و LIFO باعث بدست آمدن آن در کمترین سطح موجودی می شود .
بهای موجودی به روش FIFO > بهای موجودی به روش میانگین موزون> بهای موجودی به روشlifo .
باید توجه داشت که در حالت کاهش قیمتها ، این رابطه نیز عکس
می گردد،(عقدائی ، 1377 )

نحوه گردش موجودی وتعیین قیمت تمام شده موجود کالا در انبارهای مجتمع صنعتی سیمان آبیک :
در کارخانه سیمان آبیک شیوه محاسبه قیمت تمام شده موجودی کالا در انبار در اکثر موارد از طریق روش میانگین موزون صورت می گیرد . دراین روش نرخ میانگین واحد های کالای موجود در انبار محاسبه می گردد. برای این کار جمع بهای پرداخت شده برای موجودی را تقسیم بر تعداد واحد کالای مانده در انبار کرده ونرخ جدید را بدست می آورند .
در هنگام برگشت کالا به انبار نرخ جدید به همان طریق محاسبه می شود . در برگشت از خرید ، مبلغ وتعداد کاسته ودر برگشت از فروش مبلغ وتعداد موجودی اضافه می گردد و آنکه نرخ میانگین از تقسیم جمع هزینه یابهای موجودی بر تعداد بدست می آید .
برای محاسبه قیمت تمام شده موجودی کالا در انبار از فرم کارت حسابداری انبار استفاده می شود که در آن به ستونهای وارده ، صادره و موجودی انبار توجه
می شود . درهر کدام از ستونهای وارده ، صادره وموجودی انبار باسه عنوان تعداد ( که نشانگر میزان اقلام وارده ، صادره وموجودی می باشد ) ، نرخ ( که نشانگر قیمت هر واحد از کل اقلام می باشد ) وقیمت (که از حاصلضرب تعداد اقلام در نرخ آنها حاصل می شود ) سرکار داریم .
فرم کارت حسابداری انبار میزان موجودی وقیمت تمام شده موجودی کالا را در انبار بدست می آورد وهمچنین نقطه سفارش را نیز به مانشان می دهد تا از طریق آن زمان دقیق سفارش دادن ومیزان نیاز را بدانیم .

عدم هماهنگی انبار با واحدهای تولیدی :
عدم هماهنگی واحدهای تولیدی با انبارها موجب مشکلات می شود که در این مورد نبودن کد کالا در دست مصرف کننده می باشد یعنی باید کد کالاها به مسئولین واحد ها داده شود که هنگام نیاز کد کالا را در حواله انبار بنویسند وتقاضای قطعه نمایند یک استفاده سیستم کدینگ تسریع در تحویل وتحول کالاست که باید کد قطعات هر واحد را به مسئول آن قسمت داده که سهولت اخذ کالا برای طرفین تامین شود گاهی واحدهای درخواست کننده جنسی را در خواست می کنند که انبار دارها باید مدت طولانی به دنبال اجناس در انبار بچرخند که تازه معلوم نیست موفق شوند یا خیر لذا کد انبار باید به واحدهای تولیدی داده شود .
مورد دوم تفاوت اساسی قطعات بین انبار و واحدهای تولید می باشد واحدهای متقاضی حواله ای می نویسند و درخواست می کنند که انباردار تا حواله را می بینند اظهار می کنند که چنین کالایی نداریم . شاید صدها بار این اتفاق افتاده باشد که واحدهای تولید مثلاً منظورش از این اسم فلان کلید بوده لذا در این مورد گاه متقاضی را داخل انبار می برند که خود قطعه را دیده وانتخاب نماید که مسلما ً اصولی نبوده ونیست در این جهت نیز باید کارکرد شاید استاندارد کردن قطعات این مشکل را نیز حل کند .

نتیجه گیری و پیشنهادات:
انبارها ، مجتمع صنعتی سیمان آبیک به صورت زنجیره ای در کنار هم واقع
شده اند ، این انبارها از نظر موقعیت جغرافیائی در غرب کارخانه واقع شده اند ومساحت کلی انبارها با احتساب محوطه مورد استفاده حدود 000 ،86 متر مربع است که شامل : انبار مواد اولیه ، انبار فنی ، انبار عمومی ، انبار لوازم یدکی خودرو ، انبار ساختمانی ، انبار مواد غذائی وانبار محصول ساخته شده می باشد .
مسئولین انبارها در جهت حفاظت وایمن انبارها تمهیداتی اندیشیده اند از جمله برای نور و روشنائی ، دما ، سر وصدا وبهداشت ولیکن تمام مشکلات حل نشده است .
روش تولید دراین مجتمع پیوسته بوده وتوقف یک قسمت یا واحد منجر به توقف خط تولید خواهد شد . این مهم موجب می شود که به همه عواملی که به نوعی در جهت فعال بودن خط تولید نقش موثری داشته باشند عنایت کافی ووافی شود که یکی از این قسمتها بخش خرید می باشد .
عملیات خرید در این مجتمع بطور کلی به دو نوع صورت می گیرد
الف – خرید های داخلی ب – خریدهای خارجی .
الف – خریدهای داخلی خود به چند روش صورت می پذیرد :
1- سفارشهای ساخت با تنظیم قراردادهای ساخت با صنایع داخلی .
2- سفارشهای ساخت با واحدهای درگیر شرکت .
3- سفارشهای ساخت با برگ سفارش کار در داخل کارخانه .
4- در خواست خریدهائیکه از بازار اجناس وقطعات به صورت آماده خریداری می شوند .
ب- خریدهای خارجی اغلب به دلیل نبودن اجناس مورد در خواست انبار در داخل انجام می شود .
عملیات نگهداری کالا در انبار به دو بخش تقسیم می گردد :
الف- عملیات نگهداری در بخش اداری ب-عملیات نگهداری در داخل انبار. منظور از عملیات نگهداری در بخش اداری آن قسمت از کارها که عموماً روی اسناد انجام می شود و انجام دهندگان این بخش از کار راافرادی چون سرپرست انبار ، متصدی کاردکس و بعضاً انباردار یک انجام می دهند . و عملیات نگهداری در داخل انبار به پرسنل انباردار و اصطلاحاً داخل انبار مربوط می شود .
طی عملیات نگهداری کالا در انبار به صدور قبض انبار ، دریافت حواله انبار ، عملیات مربوط به نقل و انتقال و کدگذاری اجناس و سیستم اصلاحی در رفع مغایرت اجناس و کنترل موجودی (انبار گردانی) پرداخته می شود .
سهولت در نگهداری اجناس در انبار و در نتیجه سهولت کار انبار در شرایط کدینگ است . سیستم کدینگ به انبار اطمینان و توان می بخشد تا کار پشتیبانی از واحد تولیدی را انجام دهد و از فضای انبار استفاده بهینه گردد .
در مجتمع صنعتی سیمان آبیک شیوه محاسبه قیمت تمام شده موجودی کالا در انبار در اکثر موارد از طریق روش میانگین موزون صورت می گیرد .