افزایش بهره وری شخصی و مدیریت استرس

افزایش بهره وری شخصی و مدیریت استرس
جنیفر جانسن حالا یک استراتژیت برای شرکت جانسن در سانتاکلوز کالیفرنیاست. جانس می گوید من حدود 15 سال یک مبارز شرکت بودم. وقتی برای اولین بار دانشگاه را ترک کردم، بلافاصله در اولین شغلم در ناول وافتح در پروو اتاه به مدت 80 ساعت شروع به کار کردم. او بعنوان یک ویراستار 22 ساله یک خبرنامه خانگی شرکت را به یک مجله مشتری پسند بین المللی تبدیل کرد که ناول در سه سال اخیر به شرکت مک گروهیل 10 میلیون دلار فروخته بود. جانسن شبهایی را به یاد می آورد که تا ساعت 2 بعد از نصف شب در اداره می ماند و صبح روز بعد ساعت 8 در سرکارش حاضر می شد. او می گوید من فکر می کنم این تلاش ها یعنی اینکه من دین خود را به زندگیم ادا کردم و این نتیجه آن باعث پیشرفت آهنگ حرکت من در زندگیم شد. بعد از اینکه او یک شغل دیگر در موسسه دیگری گرفت ازدواج کرد و صاحب فرزندانی شد، اما اوضاع داشت دگرگون می شد. او 19 ماه پیش را وقتی که زندگی و کارش باهم تداخل پیدا کردند را خوب به یاد می آورد. همسرش، اسکات که یکی از روسای سه شرکت بازاریابی بین المللی بود و در حال سفر برگشت از ژاپن بود. برنامه این بود که من بچه ها در فرودگاه به او بسپارم و من سپس بلیط هواپیما برای سواحل شرق بگیرم و بروم. هواپیما همسرم 20 دقیقه تاخیر داشت. به محض اینکه او رسید بچه ها را به او سپردم و به سرعت هواپیمای خود را گرفتم و چمدان هایم را به سرعت به دنبالم می کشاندم. در پرواز در حالیکه بشدت خسته بود، جانسن خودش فهمید که نامه استعفا بنویسد. او می گوید: در حالیکه این نامه را می نویسم خنده تلخی می کند زیرا روشن است که چه قدر من مورد نیاز شما هستم. جانسن سپس از شرکت خودش شروع می کند یک سازمان بازاریابی واقعی که یک 17 نفر پیمانکار دارد که بیشتر خانم سراسر شور هستند. بیشتر آنها در موقعیت بسیار سخت بودند که بین زندگی شان بطوریکه جانسن است تعادل برقرار کنند. جانسن می گوید من زنان بسیاری را دیدم که مجبور بودند بین کارشان و مراقبت از خانواده یکی را انتخاب کنند زیرا شرکت آنها قابل انعطاف و تغییر نبود. من دنیایی را می بینم که کارمندان بعد از اینکه خودشان را با کارشان تطبیق دادند مجبورند که دوباره زندگی خود را با کار خود تنظیم کنند و کار آنها همه چیز آنها را تعیین می کند. مبارز قبلی شرکت فقط توضیح می دهد، کسی که کارش را در شرکت شروع کرده بود، ارتباط بین عادتهای کاری و استرس را نشان می دهد. وقتی کارش طاقت فرسا می شود، سطح استرس او به حدی بالا می رود که به مرز سوختن و انفجار می رسد. تنها با دادن مرحله بنیادی از عوض کردن شغل ها او می تواند از موقعیت استرس زا نجات پیدا کند. زنان دیگری نیز با این مشکل که کارشان طاقت فرسا مواجه اند مگر اینکه عادتهای کاری خوب و درست و مدیریت زمان را برای اینکه کار را در زمان کمتری انجام دهند، توسعه و بهبود بخشند. در این بخش ما روشهایی را برای هم بهبود بهره وری و هم بهبود مدیریت استرس توضیح می دهیم زیرا این دو به تغذیه و سلامت مربوط می شدند.
اگر شما خوب سازماندهی کنید، شما از بسیاری از استرس ها و منفی که ریشه ها در آن از احساساتی که شما از کارتان و از کنترل خارج شدن زندگیتان است اجتناب می کنید. اگر سطح استرس شما در سطح خوبی باشد می توانند بهتر روی کارتان تمرکز کنید و خلاق و بارور شوید. تاکید بخش آخر این کتاب مدیریت خودتان است نه مدیریت دیگران یا مدیریت شغل دیگران اگر شما کارتان را تحت کنترل و مدیریت استرس درنیاورید، بعید به نظر می رسد که بتوانید مدیر موثر و رهبری کارآمد شوید.
– بهبود عادتهای کاری و مدیریت زمان
بهره وری شخصی بالا منجر به نتایج مثبت مثل درآمد بالا، مسئولیت بیشتر و تشخیص می شود. علاوه بر این، در عصر خطی و کوچک کردن کاربرد اساس تحکیم شرکت، تقاضا برای بهره وری بیشتر بین کارکنان مدیر بالاتر نمی رود. بالا بردن بهره وری مثل طراحان روزانه در حال فروش در یک میزان ثبت شده است. بهره وری شغلی بالا مهم است زیرا به شما این اجازه را می دهد که وقت بیشتری برای زندگی شخصی تان داشته باشید. بعلاوه بهره وری بالا به کاهش استرس ایجاد شده وقتی که فشار کاری از کنترل خارج می شود کمک می کند. در اینجا ما بهبود بهره وری بوسیله بهبود عادتهای کاری و مدیریت زمان را توضیح می دهیم. در بخش آینده بهبود بهره وری از منظر کاهش طفره رفتن از کار برداشت می شود.
توسعه یک ماموریت یا رسالت، اهداف و یک حسن اخلاقی قوی کاری برای شروع کار یعنی سازماندهی بهتر و بهره وری شخصی لازم است که شخص موردنظر یک هدف و ارزشهایی را داشته باشد. فرض کنید که شخصی می گوید: ماموریت من در زندگی رئیس یک اداره مهم شدن، همسر و والدین مفید بودن است. این ماموریت به عنوان یک قطب نما فعالیتهای شخص را جهت می دهد که به سمت توسعه شهرت که منجر به پیشرفت در ریاست او می شود کمک می کند. اهداف خیلی مشخص تر و مهم تر از ماموریت ها هستند و ماموریت ها را حمایت می کنند اما تاثیر آنها یکی است برای مثال شخصی که به سوالها جواب می دهد باید هدف برای خود تعیین کند که وقتی 75 سوال از مشتری های مختلف مطرح می شود و این سوالها در اینترنت جمع شده بتواند در پایان روز جواب بدهد. انجام این حجم کار در امروز گام دیگری است به سمت پیشرفت و ترقی در سرپرست شدن. اخلاق شغلی نیز ارتباط نزدیکی با بوجود آوردن اهداف دارد. یک شرکت به شان و ارزش اعتقاد دارد. پرورش دادن یک حسن اخلاقی قوی کاری حتی بیشتر از اهداف می توان بهره وری بوجود آورد. این کار منجر به عادتهای کاری خوب می شود اما مستلزم ایجاد تعهد در کیفیت بالا نمی شود. یک شخصی با اخلاق شغلی قوی به کیفیت فکر می کند و باعث بالا رفتن انگیزه می شود و از فعالیتهایی که باعث هدر رفتن وقت می شود می کاهد.

– محل کارتان را تمیز کنید و کارهایتان را دسته بندی کنید
گاهی اوقات افراد ناکارا می شود زیرا محل کار آنها آشفته و بهم خورده است. آنها وقتشان را برای پیدا کردن چیزهایی تلف می کنند و اوراق مهم را نادیده می گیرند. بنابراین برای بهره وری بیشتر، محل کارتان را تمیز کنید و کارهایی که نیاز به انجام شده دارد دسته بندی کنید. تمیز کردن محل کار شامل چمدان ها، فایلهای شمار، تلفن، درایو هارد دیسک و فایل ایمیل هایتان است. داشتن انبوهی از ایمیل ها که در اینباکس، سنت و دیلیت فایلها وجود دارد با دسته بندی کردن آنها منجر به جستجوی سریع شما برای ورود یک ایمیل جدید می شود. تمیز کردن لیست ایمیل هم مهم است. یعنی حذف اوراق و ایمیل هایی که دیگر ارزشی ندارد. این یک حرکت بر علیه spam (ایمیل های ناشناس است).
– آماده کردن یک لیست طولانی و تعیین اولویت ها
یک لیست شلوغ و طولانی در مرکز در سیستم مدیریت زمان قرار دارد. بعلاوه برای نوشتن کارهایی که شما نیاز دارید، تعیین اولویت ها برای آنها مهم است. یک طبقه بندی ساده مثل اولویت بالا در مقابل اولویت پایین، برای بیشتر مردم خوب کار می کند. در کل توجه کنید که اولویت بالا قبل از اولویت پایین انجام می شود. چیزهای مهمی در هر شغلی وجود دارد که انجام شود که بعضی از آیتم های اولویت پایین که هرگز انجام نمی شود. یک لیستی از کارهایتان در تقویم یا یک جدول بزرگ در کامپیوتر درست کنید. ممکن است فایل پردازش لغت بس باشد اما نرم افزار پیشرفته برای برنامه ریزی هم موجود می باشد. یادداشتهای کوچک روی کاغذ در جاهای مختلف گمراه کننده هستند و تمایل دارند در جای عوضی گذاشته شوند. بیشترین کارمندان مروزه از برنامه ریزان روزانه برای کمک مثل لیست شلوغ و طولانی استفاده می کنند. برنامه ریزان و طراحان معمولا روز را به قطعات 15 دقیقه ای تقسیم می کنند و همچنین و اتاقی را برای لیست شلوغ و طولانی قرار می دهند. بعضی از سیستم های برنامه ریزی در ارتباط با یک ماموریت شخصی هستند بنابراین یک انگیزه بالا برای انجام کارها می دهد. اینکه چطور سیستم لیست شلوغ و پر ازدحام یکپارچه را بوجود می آورد مهم نیست، این بهره وری را تقویت نمی کند مگر اینکه آیتم هایی که اشاره شد بارها تکرار شوند. یک استثنا این است که بعضی از انسانهایی که خوب سازماندهی شده اند نقشه لیست را در ذهن خود مجسم می کنند. وقتی در طول روز کار می کنند طبق لیست خود کار می کنند. مواظب کارهای کوچک و آسان لیست مثل تعویض خودکار که یک ارزش پنهانی دارد باشید. این تمایل به راحتی دارد زیرا به شما حس بالا رفتن انجام دادن حداقل یک کار در لیست شما را می دهد همچنین انجام کارهای کوچک به کاهش استرس شما کمک می کند.
– کارتان را ساده و موثر کنید
مهمترین عادت کاری جدید و اصول مدیریت ساده کردن کار است یعنی حرف کارهای دارای ارزش کم و تمرکز روی فعالیتهایی که ارزش را برای مشتری ها افزوده می کند. برای ساده کردن کار توجه کنید که آیا رویه کاری، یادداشت، گزارش، جلسات یا فعالیت تشریفاتی ارزش و اعتباری به شرکت می دهد یا خیر. جلسات خوردن ناهار گروهی در بیرون از اداره باید به نصف کاهش یابد. به کارمندان وقت بیشتری بدهید که کارهای ضروری خود را انجام دهند. مثال دیگری از ساده و موثر کردن کار کاهش تعداد کارتهای تعطیلات که در ارتباط با کار فرستاده می شده است. چطور تکلیف مدرسه را انجام می دهد؟ ساده کردن کار یک فعالیت ثمر بخش است زیرا هر شرکتی کارهای دارای ارزش پایین دارد که می تواند حذف شود. گاهی اوقات این کارهای بی ارزش کهنه و بی استفاده شده اند و بر طبق نظر مشاور جودیت برد و یک تا چند سال پیش کارمندان IBM باید فعالیتها را انجام دهند که برچسب phone mail police داشت. این کار نیاز داشت شماره تلفن کار را که اطمینان حاصل می شود که صدای پیغام ایمیل مطابقت با صدای IBM دارد را فرا می خواند. انصاف داشته باشید که تمام ایمیل های تلقنی پلیسی بدون ارزش نبودند. کارمندانی که وظیفه پاسخ به ایمیل ها را داشتند که صدای خوبی در این زمینه نداشتند از سازمان حرفه ای مثل IBM بیرون رفتند. WOL- Mart شرکت دیگری است که در پی حذف کارهایی با ارزش پایین است. کارمندان می گویند اگر شما کاری را که فکر می کنید بدرد نخور است اجازه دارید که انجام ندهید. اگر از شما بپرسند که چرا کارتان را انجام نمی دهید شما یک هفته فرصت دارید که دو پله از رئیستان بالاتر بروید و توضیح دهید که چرا این کار را انجام نداده اید؟

– کار کنید با آهنگ حرکت یکنواخت
اگر چه نمایش مهیج از انرژی موثر است، کارگران یکنواخت و ثابت تمایل به بهره ور بودن در دراز مدت را دارند. جهش کارمندان مشکلات زیادی را برای مدیریت بوجود می آورد. جهش ناگهانی دانش آموز در وقت امتحان یا وقتی که ورقش تمام می شود باعث آشفتگی می شود. مدیرانی که روزانه کوشش می کنند که کنترل شغلهای کارمندان را در دست داشته باشند. وقتی مشکل ناگهانی یا یک فرصت خوب در نظر آنها می آید، آنها می توانند آن را با برنامه های خود تنظیم کنند. کار با آهنگ حرکت یکنواخت یا ثابت یعنی همیشه کار با سرعت. برای رقابتی بودن، بیشتر سازمانها نیاز دارند که کار با سرعت انجام شود. پرایی پریچت مشاور می گوید: بنابراین شما نیاز دارید که با یک حسی از نیاز شدید عمل کنید. شتاب در تمام جنبه های کاریتان حتی اگر این باشد که زندگی با ناهمواریهای باشد. تاکید روی عمل. در مهیا کردن تلاش بی پایان در رسیدن به چیزهایی خوب قبل از اینکه شما حرکتی را شروع کنید، در باطلاق قرو نروید. مطمئن باشد کیفیت بالا ضروریست، اما باید با سرعت اتفاق بیافتد. شما نمی توانید سرعت را قربانی کنید. تلف کننده های زمان را کم کنید. (مصرف کننده ها را کم کنید)
یک استراتژی مهم برای بهبود بهره وری شخصی کم کردن مصرف کننده هاست. هر دقیقه که از فعالیت غیر بازده بوجود می آید می تواند سرمایه گذاری شده در کار پر بازده و به شما در انجام دادن کار در زمان طولانی کمک کند. برای مثال، اگر شما می خواهید ساعتهای ناهار را با دوستان در سرکار هر روز کم کنید، می توانید به موقع از سرکار بیرون بروید. ضمیمه 1-17 یک لیست از راههای مشخص برای کاهش، مصرف وقت را نشان داده است. نظریات دیگر در این بخش به شما کمک می کند که زمان را به طور مستقیم و غیر مستقیم ذخیره کنید.
– در یک زمان روی یک کار تمرکز کنید
مدیران سود آور و بهره ور یک گنجایش خوب توسعه داده برای تمرکز روی مشکلات مواجه شده در یک زمان دارند. اگرچه آنها با دیگر الزام ها احاطه شده اند. تمرکز شدید منجر به قضاوت تند و تحلیل سریع می شود منجر به کاهش شانس ایجاد خطا می شود. محلول فرعی مفید دیگر از تمرکز کاهش حواس پرتی است. شخصی که روی کاری که دو دست داده آنچه که در نظر دارد را کمتر فراموش می کند. کمکی که می شود به کاری که در دست است تمرکز کرد استفاده از سر نخ های اجرایی یا آیتم هایی است که شما باید تمرکز کنید روی آن وقتی که تحت فشار هستند. برای مثال وقتی با یک مشتری مشکل دارید، سر نخ اجرایی یک لبخند است. با خود بگویید من باید به آن لبخند بزنم. لبخند زدن موثر است زیرا این کار به کاهش خصومت مشتری کمک می کند. سر نخ دیگر یادداشت برداری است وقتی که با اعضای دیگر گفتگو می کنید. سر نخ شما این است وقتی او می گوید چیزهایی از موارد خاص من باشتاب آن نظر را در برگه ام می نویسم.

تمرکز روی کارهایی با بازده بالا
اگر می خواهید که در شغل یا در مدرسه سودمند باشند روی کارهایی تمرکز کنید که اجرای بالای آنها می تواند یک بازده بزرگی داشته باشد. برای یک مدیر، کار با بازدهی بالا می تواند یک نقشه استراتژیکی برای بخش خود فراهم کند. برای یک دانش آموز با دانشجو کار یا بازدهی بالا می تواند فکر یک نظریه خلاقانه برای پروژه مستقل او فراهم کند. صرف کردن تلاش خود روی آیتم هایی با بازدهی بالا مشابه پیدا کردن یک بازگشت سرمایه از پول شماست استراتژی بازدهی بالا همچنین از اصول پاترو که در بخش 7 توضیح داده شده، پیروی می کند.
– در زمانهای مختلف کارهای خلاقانه و روتین انجام دهید
برای بهبود سودمندی، کارتان را سازماندهی کنید بنابراین شما نباید بین کارهای روتین و خلاقانه تغییر ایجاد کنید. برای بسیاری مردم بهتر است که اول کارهای خلاقانه انجام دهید زیرا آنها نیازمند انرژی ذهنی بیشتری نسبت به کارهای روتین دارند. بخشی از مردم ترجیح می دهند که کاغذ بازی کمتر و ایمیل های روزمره را کم کنند بنابراین از انجام کارهای خلاقانه خوشحال می شوند. هر دستوری که شما انتخاب می کنید مهم است نه برای اینکه کارهای خلاقانه را با کارهای روتین مثل دسته بندی ایمیل ها و دوباره مرتب کردن میز کارتان جدا می کند.

– کنترل کردن کاغذ بازی، ایمیل و پست صوتی
هیچ سازمانی امروزه نمی تواند ماموریت خود را انجام دهد مگر اینکه کاغذ بازی یا تشریفات اداری که شامل کارهای مختلف الکترونیکی است را مورد توجه دقیق قرار دهد. اگر شما کارهای اداری را به طور نامناسب انجام دهید. ممکن است شغل شما خارج از کنترل قرار بگیرد. وقتی این اتفاق بیافتد سطح استرس بالا می رود. پس زمان کوچکی را برای انجام این کارها اختصاص دهید. بهترین زمان برای مراقبت کارهای روتین وقتی است که شما از قله کارایی پایین تر هستند اما زیاد خسته نیستید. باید انرژی بالای خود را برای کارهایی با بازده بالا ذخیره کنید. شما باید از برهم زدن کاغذ یا به طور مکرر از خواندن دوباره ایمیل ها پرهیز کنید. ایده آل این است که تنها یک بار آنها را بخوانید. وقتی کپی از یک یادداشت برمی دارید یا یک ایمیل الکترونیکی را می خوانید بعضی از کارهای زیر را انجام دهید. آن را دور بیاندازید یا آن را پاک کنید، مسیر آن برای دیگران تعیین کنید، جواب کوتاه به فرستنده بدهید، یا با پرچمی آن را علامت گذاری کنید برای جواب دهی در زمان دیگر. در آخر وقت می توانید از یادداشتهای پرچم گذاری شده استفاده کنید. کنترل کردن پست صوتی که توانایی شما را برای تمرکز روی دیگر کارها از بین می برد پرهیز کنید. بدون معطلی پست های صوتی را که موجب ایجاد مشکل از نظر خدمات دهی مشتریان ضعیف و خشن است سریع بازگشت ندهید. سعی کنید با دسته بندی مناسب به پست صوتی جواب بدهید همانطور که در نمایش 1-17 نشان داده شده است که باعث می شود شما به طور موثری پیغام ها را مدیریت کنید.
– از تکنولوژی اداره به نحو موثری استفاده کنید.
بسیاری از کارگران با تدبیر می توانند تقویت سودمندی خود را بوسیله استفاده از تکنولوژی اداره بوجود آورند. بهره های سودآور اجتناب ناپذیرند. برای مثال بخش کارگری آمریکا مشکلاتی در یافتن بهره های سودآور مرتبط با استفاده از PCهایی در اداره دارد فقط بخاطر اینکه یک شخص می تواند ایمیل های انتقال داده شده از سراسر دنیا را به سرعت دریافت می کنند و جداول دایره ای دقیق تولید کند فروش افزایش یافته و قیمتهای کاهش یافته همیشه پیروی نمی کند. تقویت بهره وری شخصی مشروط بر انتخاب تجهیزاتی است که به درستی به بهره وری اضافه می کند و زمان زیادی را برای اهداف یادگیری و برگرداندن آن و تمام کردن تعمیرات مغازه تخلیه نمی کند. دلیل اصلی برای اینکه بسیاری از کارگران نمی تواند بهره وری با تکنولوژی را بدست بیاورند این است که آنها دقت کافی برای فعالیتهای دیگر سودآور را سرمایه گذاری نمی کنند. اگر شما یک مجموعه پیغام ایمیلی بجای اینکه پیغام را از طریق پست بفرستید، 2 ساعت زمان ذخیره می کنید، شما به تنهایی یک بهره وری را تجربه خواهید کرد اگر 2 ساعت بعدا در یک کار با بازدهی محسوس سرمایه گذاری شود مثل جستجو برای تامین کننده با قیمت کمتر مشکل دیگر این است که بعضی ها کارهای خود را دو برابر می کنند مثل تلفن کردن به کس دیگری تا بفهمند که آنها می توانند یک فایل که با ایمیل فرستاده شده را بازیابی کنند.
پنج پیشنهاد سپس برای استفاده از ابزارهای تکنولوژی برای تقویت سودآوری در محیط اداره مهیا می شود.
1. استفاده از نرم افزار مدیریت اطلاعات شخصی (PIM) برای سازماندهی کردن تلاش های شما. هدف این نرم افزار کمک می کند که شما کارتان را طبق اصول استاندارد و مدیریت زمان سازماندهی کنید. نرم افزار (PIM) معمولا کارکردهای کتاب آدرس، کتاب ملاقات ها، ساعت زنگی، لیست طولانی، شماره گیر تلفن، دفتر یادداشت را ترکیب می کند.
نرم افزارهای موجود مثل سازمان دهنده لوتوس، shkeware pro ، sidekick و out look 98 می گویند. برای کسانی که عاشق کوچک سازی هستند ارائه می دهد.
2. استفاده از کامپیوترهای دستی کوچک بعنوان کمک کننده به اطلاعات دیجیتالی شوخی شما.
از جمله کارکردهای کمک کننده دیجیتالی شخصی ذخیره هزاران آدرس، فرستادن ایمیل، تقویم جیبی، ضبط یادداشتها، بررسی هزینه ها است. برای استفاده از این وسیله کافیست قلم نوک سوزنی آن را با ضربه و لمس صفحه آن به کار ببرید. صفحه کلید آن روی صفحه است و با قلم آن قابل دستیابی است. بسیاری از این کامپیوترها به سیستم تشخیص دستخط مجهزند. این کامپیوترها با دسک تاپ کامپیوتر خانگی شما هماهنگ می شوند. کارگران بخش مدیریت و فروش کسانی که بیشتر دقت خود را بیرون از اداره هستند و احتمال زیاد یک سودآوری زیادی از این وسیله شخصی دریافت می کنند. Palm ICI تولید شده شرکت 3 com معروفترین وسیله است.
3. از لپ تاپ وقتی که خارج از اداره هستید استفاده کنید.
تعداد زیادی از این دسته کارگران بخش مدیریتی از لپ تاپ در حین سفر تجاری استفاده می کنند. بنابراین آنها می توانند بهره وری را افزایش دهد چون شما می توانید از گزارش پردازش سخت استفاده کنید و بجای اینکه یادداشتها را با دست بنویسید با تایپ آنها و ارائه آن به اداره بهره وری را بالا ببرید. اگر چه تعدادی از مردم با تایپ این وسیله مشکل دارند و از صفحه کوچک آن راضی نیستند. در عوض، تعدادی از آنها بخاطر استفاده از این وسیله خوشحالند.
4. از پیجرهای تعامل که شما را قادر می سازد که متن های کوچک را به پیجر دیگری اتصال دهید استفاده کنید همچنین انتقال آدرسها و ایمیل و فکس.
انتقال صداهای کامپیوتری به تلفن هم امکان پذیر است. بهره وری سود آور از پیجرهای تعاملی، پیجرهای منظم، و تلفنهای سیار که قادرند دریافت کنند و ارسال می کنند اطلاعات را به سرعت نیز امکان پذیر است. برای مثال یک تکنسین در یک موقعیت متحرک باید علامت گذاری کنند که از نیاز مشتری به سرعت مراقبت کند بنابراین حساب را ذخیره می کند. دو پیجر تعامل با نام های Research Motion Iaderactk, Modorla pagewrter 2000 موجود هستند.
5. از ابزار گروهی یا ایمیل ساده برای تمام اعضای یک سیستم استفاده کنید تا یک گزارش سیستم را که ویرایش می کنید به اشتراک و همکاری بگذارید.
بجای فراخوانی یک یا دو جلسه برای اصرار کردن دوباره نوشتن یک گزارش، اعضای تیم یا گروه نظریات خود را به طور الکترویکی به طور مستقیم در سند وارد می کنند. رهبر تیم نظریات را با هم ترکیب مرکز و سپس دوباره سند ویرایش شده را برای تصویب نهایی ثبت کند. این روش وقت زیادی را در تایپ کردن و دوباره تایپ کردن و رژنهای چاپی سند ذخیره می کند. وسیله بالا هم جذاب و هم فریبنده است. این هم چنین مهم است که بدانیم چه وقت رویه های دست خطی یا مکانیکی از تکنولوژی اداره سریعتر است. برای مثال کارت شاخص 5*3 ساده یک روش تکنولوژی پایین قدرتمند از آماده کردن و اجرای یک لیست طولانی را باقی می گذارد. مدیران و حرفه ای ها که از یک جا به جای دیگری می رود این وسیله را یک مصرف کننده زمان برای دستیابی به یک کامپیوتر فقط برای چک کردن لیست روزانه می دانند. حتی یک کامپیوتر جیبی هم می تواند از نگاه اجمالی به تقویم جیبی وقت گیرتر باشد. یک شکایت وجود دارد درباره برنامه ریزان بزرگ 11*8 که بسیار سخت است که آن را به اطراف ببرند مگر اینکه شما یک مورد وابسته را حمل کنید. همچنین آنها به سرعت فرسوده می شوند. بیل ماریوت CEO بین المللی ماریوت، که یک نمونه اجرایی را امتحان کرد کسی که می داند چه وقت تکنولوژی پایین یک روش انتخابی است. او برنامه هایش را معمولا سه ماه جلوتر با همکاری دستیار اجرایی روی کارتهای شاخص 5*3 که همیشه در جیب خود حمل می کرد کشیده بود. او چندین بار به آنها نگاه می کرد هر 15 دقیقه برای بررسی آنها را تکان می داد.
– تمرین کنید حالت ذهنی از نقطه ماکزیمم اجرا
برای دستیابی به ماکزیمم پتانسیل بهره وری باید از سطوح معمولا تمرکز و تخصیص وظایف فراتر بروید. این کار در ماکزیمم اجرا اتفاق می افتد، حالت ذهنی که نتایج بزرگ از تلاش کوچک نتیجه می شود. نقطه اوج اجرا از نظر روحی آرامش بخش و از نظر فیزیکی آسان اسوقتی که به وسیله مشکلات مختلف به چالش کشیده می شود. آنها زیاد تمرکز و درگیر می شدند مثل اینکه آنها بهترین بازرسی تنیس را در زندگی خود انجام می دهند. شما وقتی همین حالت اوج اجرا را تجربه می کنید که درگیر یک مشکل یا کار باشید. در آن لحظه به نظر می رسد هیچ چیز دیگری وجود ندارد. برای دستیابی به اوج اجرا شما باید به طور مداوم از نظر روحی آرام و از نظر فیزیکی راحت باشید. زیاد تمرکز کنید اما نه آنقدر که خود را خفه کنید. بعلاوه برای تمرین بیشتر اوج اجرا می تواند بواسطه تجسم بدست بیاید. در تجسم سازی، شما تصور می کنید که چگونه در نقطه اوج کاری احساس یا تحمل می کنید. برای مثال، تجسم کنید که یک اجرای بی عیب در سطح بالای مدیریتی درباره توزیع بخش خود دارید. روانشناس چارلز گارفیلد مشاهده کرد که کسی که یک نقطه اوج کاری دارند یک ماموریت مهمی در زندگی آنها است مثل ساختن یک کمپانی و شرکت در سطح بالای کیفیتی. یک چرت قدرتمند بزنید.
یک رشد سریع متمایل برای افزایش بهره وری شخصی یک چرت قدرتمند است، یک دوره کوتاه از خواب حدود 15 تا 20 دقیقه برای دوباره شارژ کردن توان شخصی است. یک چرت و خواب کوتاه مناسب می تواند بهره وری را افزایش و استراس را کم کند.
شما همچنین می توانید و با طفره رفتن از کار یا یک چرت کوتاه قبل از شروع کار سخت جلوگیری کنید. بر طبق نظریه یک محقق، مهمترین جنبه جلوگیری کننده چرت زدن یا چرت زدن خوب در زمان طولانی کار، منافعی از چرت زدن است، حتی تنها 35 دقیقه می تواند شاهدی بر اجرای کار در ساعتهای بعدی باشد. چرتها می توانند فجایع صنعتی بوسیله غلبه بر مستی قبل از اینکه منجر به تصادف شود مثل سقوط نفت Extonvablez. حتی بهتر، با حجم خوب خواب، چرت زدن کمتر لازم می شود. بر طبق اساس بین الملل خواب، انسانهای بالغ 8 ساعت برای تولید کار با کیفیت خواب نیاز دارند. اگرچه، بیشتر بالغین میانگین 6 ساعت و 57 دقیقه هر شب می خوابند. دوباره، تفاوتهای فردی یک فاکتوری اصل هستند و بسیاری از انسانهای موفق نیاز به خواب کمتری دارند که به آنها اجازه کار بیشستر، زندگی و تفریحات بیشتر را می دهد. در تشخیص و تعیین اهمیت چرت زدن بعنوان یک تقویت کننده و افزایش دهنده بهره وری و کاهنده استرس تعدادی از شرکتها پیشنهاد چرت زدن برای کارمندان خود می دهند. با این حال، چرت زننده های سازمانی باید درکی از چرت زدن نسبت به خوابیدن در سر کار پیدا کنند. برای خاتمه به این، بعضی از کارگران در ماشینهایشان یا در انبار در طول وقت ناهار چرت می زنند. در شرکتهایی که سازمان مفهوم این رفتار را درک کرده است، بعضی از کارمندان بر روی میز کارشان یا با گذاشتن سرشان روی میز در طول وقت استراحت، چرت می زنند.
– تلاش مضاعفی در مدیریت اولویت های چندگانه قرار دهید.
یک مشکل اصلی مدیریت زمان برای کارمندان مواجه شدن با خواسته های چندگانه که از افراد مختلف گرفته شده است. پرسنل دفتری برای مثال باید 10 کارگر را حمایت کنند، هر کدام از آنها فکر می کنند که او یک دستیار شخصی است. یک نظریه به این شکل این است که به مردم اجازه دهید و کمک کنید که بدانند که چگونه اولویت ها، کار می کنند. از جمله این سیستمهای اولویتی هستند: 1. اولی می آید تا به او کمک کند 2. دادن اولویت بالا به کارگردان برای مشتری های اصلی 3. دادن اولویت بالا به کار کردن که به سمت مدیریت سطح بالا می رود. کارگرانی که با خواسته های چندگانه مواجهند، می توانند زمانهای خاصی از روز یا هفته را به هر پروژه تعیین شده اختصاص دهند. برای مثال جمعه و پنج شنبه برای آماده سازی بودجه است و عصر دوشنبه پردازش هزینه های سند حسابداری است.

ایجاد انعطاف در سیستم تان
یک سیستم مدیریت زمان باید به فضاهایی اجازه بدهد که انعطاف پذیر داشته باشد. چطور می توانید مشکلات پیش بینی نشده را انجام دهید؟ اگر شما 50 ساعت در هفته کار می کنید، زمانی را هم برای مراقبت از فوریتها و غیر منتظره ها بگذارید. ممکن است شما یک راه سریعتری برای انجام چندین کار پیدا کنید. سرانجام، برای اجتناب از کهنگی و استرس، برنامه شما باید وقت کافی برای استراحت بدهد. مدیر در عمل یک اوج درونی در عادتهای کاری یکی از بهترین تاجرین در تمام زمانها ارائه می دهد. همانطور که می بینید، او با شدت بیشتر آنچه که شما تاکنون در این بخش را خوانده اید را تصدیق می کند.
درک کردن و کاهش طفره رفتن و تعویق انداختن کار
اولین کار مصرف کننده زمان، تعویق و طفره رفتن از کار است، تاخیر کار بدون هیچ دلیلی. کاهش تعویق در کار سود قابل توجهی در بهره وری می دهد بخصوص وقتی سرعت می تئانند به شرکت یک مزیت رقابتی بدهد. بسیاری از مردم به طفره رفتن از کار به عنوان یک ضعف مضحک نگاه می کنند بویژه چون طفره رفتن مثل جک گفتن خودشان از مشکلاتشان است. طفره رفتن هنوز به عنوان یک مشکل ضعیف و عمیق ارزیابی می شود. نمایش 2-17 صفحه 439 به شما فرصتی می دهد که درباره تمایلات طفره رفتن فکر کنید بنابراین بدون تاخیر به سمت آن می روید. اینجا ما می خوانیم بدانیم چرا مردم این کار را انجام می دهند و درباره این مشکل چه باید کرد.
– چرا مردم طفره می روند
مردم به دلایل زیادی این کار را انجام می دهند که بعضی از آنها مشکلات احساساتی عمیق هستند. و بعضی دیگر سطحی و ارتباط مستقیمی با کار آنها دارد. 6 دلیل عمده این کار را در اینجا ذکر می کنیم. اول، بعضی ها از شکست یا نتایج منفی می ترسند. تا زمانیکه کسی از کارگران طفره می رود، نمی تواند نقش کوچکی در انجام پروژه داشته باشد. نتایج منفی دیگر شامل نگاه احمقانه در چشمان دیگران یا توسعه یک شهرت بد است. برای مثال اگر مدیریتی در ارائه شفاهی تاخیر کند، آیا هیچ کس نخواهد گفت که او یک سخنران ناکارآمد است. دوم، طفره رفتن یا تعویق کار ممکن است ریشه ای از یک مطلوبیت به اجتناب از ناراحتی، کار طاقت فرسا یا کارهای کسل کننده باشد. سوم، مردم اکثرا بخاطر اینکه یک پاداش معناداری بخاطر کارهایشان دریافت نمی کنند طفره می روند. فرض کنید فایلهای کامپیوتر شما نیاز به آپدیت کردن داده حتی شما هم می دانید که این کار برای شما پاداشی در پی نخواهد داشت، پس شما آن را انجام نمی دهید. چهارم، بعضی ها از کنترل شدن بیزارند. وقتی یک کسی که طفره می رود و کارها را سر موقع انجام نمی دهد بر علیه کسانی که کارها را به موقع انجام می دهند یک شروع موفقیت آمیز انجام می دهند. پنجم، بعضی وقتها مردم به کارهایی گماشته می شوند که فکر می کنند بی فایده است مثل دوباره روی کردن کارهای دیگران، کارهای جزئی که باعث طفره رفتن آنها می شود. ششم، یک دلیل نادر برای آنهایی که تعویق و طفره به کار می برند بدست آوردن انگیزه و برانگیختگی است که ناشی از عجله و هجوم برای دیدن سررسید و موعد مقرر است. برای مثال تعدادی از مردم از دعوا کردن خودشان در ترافیک یا دویدن در ترمینال خطوط هوایی خوشحال می شوند بنابراین به موقع سر قرار ملاقات یا پرواز هواپیمای خود نمی رسند. آنها به نظر می رسد بخاطر هجوم آدرنالین، اندورفین و دیگر هورمون های مرتبط با عجله بودن آنهاست.
صفحه 172: دور جواب بله یا خیر خط بکشید:
1. من کارم را زیر فشار سر رسید مقرر بهتر انجام می دهم. بله خیر
2. قبل از شروع پروژه من کارهای زیر را انجام می دهم، مدادم را تیز می کنم، میزم را صاف می کنم و گیره هایی که به برگه هایم زده ام و اگر خراب شده باشد، آنها را دور می ریزم. بله خیر
3. من اشتیاق فراوانی از هیجان آخرین لحظه دارم. بله خیر
4. من اغلب فکر می کنم که اگر من از انجام کاری طفره بروم، آن کار از بین می رود یا کسی که آن کار را از من خواسته بود، یادش می رود. بله خیر
5. من همیشه قبل از عمل تحقیق می کنم مثل اینکه همیشه من قیمتهای متفاوت را می پرسم بعدا ترمزهای اتومبیلم را برای تعمیر می دهم. بله خیر
6. من موقع انجام پروژه مشکلات زیادی دارم حتی اگر خوشحال باشم. بله خیر
7. من همیشه منتظر وقت مناسبی برای انجام کار هستم مثل شروع یک گزارش مهم.
بله خیر
8. من اغلب وقتی که برای پروژه موردنیاز است را دست کم می گیرم و می گویم من آن را سریع انجام می دهم پس هفته بعد آن را انجام خواهم داد. بله خیر
9. برای من مشکل است که پروژه ها را به پایان برسانم. بله خیر
10. من انحرافات و سردرگمی های زیادی دارم که باعث می شود من کارم را به درستی انجام ندهم. بله خیر
جمع جوابهای بله: ………….
تعداد زیادتر جوابهای بله نشان می دهد که شما یک مشکل تعویق و طفره رفتن از کار دارید. امتیازهای 8 و 9 و 10 می گوید که تعویق در کار شما از بهره وری و سودآوری شما کمتر است.
نظریاتی در مورد کاهش و کنترل طفره رفتن از کار
این عادت قوی خیلی سخت تغییر می کند. با این حال استراتژی ها و تاکتیکهای زیر برای غلبه بر این پدیده مفید هستند:
1. کارهای خود را به واحدهای کوچکتری تقسیم کنید: با تقسیم کار به واحدهای کوچکتر شما می توانید از طاقت فرسا بودن آن جلوگیری کنید. به قسمتهای کوچکتر تقسیم کردن کار به روشن پذیر سوئیسی برمی گردد زیرا شما در سراسر کار حفره های کوچکی ایجاد کرده اید. این روش مفید است البته وقتی شما کار را به تکه های کوچکی تقسیم کنید.
2. تعهدی به دیگران بدهید: تمایل شما به طفره رفتن از یک ماموریت کاری مهم ممکن است کاهش پیدا کند اگر شما آشکار بگویید که آن کار را در یک زمان خاصی انجام خواهید داد. اگر آن کار را به موقع انجام ندهید، خجالت زده می شوید.
3. برای دست یافتن به مراحل بخود جایزه بدهید: یک تکنیک توی برای غلبه به هر عمل ضد سودآوری این است که به خودتان برای غلبه بر هر مشکلی پاداش بدهید. پاداش ها را با مقدار موقعیت تنظیم کنید.
4. هزینه طفره رفتن از کار را محاسبه کنید. شما می توانید با محاسبه هزینه این کار از این عمل جلوگیری کنید. بیاد بیاورید مثلا شما شغل قبلی پر درآمد خود را از دست خواهید داد اگر روزومه ونامه های شما حاضر نباشد ( به موقع ) هزینه این طفره و تعویق کار شامل تفاوت حقوق بین شغلی که پیدا خواهید کرد و شغل قبلی شماست . مورد دیگر هزینه نارضایتی از شغل جدید است .
5- از پیغامهای تحریک کننده برای غلبه بر تعویق در کار استفاده کنید : مثلاً نرم افزاری به نام Mindset ، بازتابی مثبت دارد ، پیغامی را روی صفحه کامپیوتر شما تشویق میکند . کاربر ، فرکانس و مدت زمان پیشنهادها را تنظیم می کند. پیغام می تواند به طور ناخودآگاه نور ساطع کند یا در صفحه برای چند ثانیه باقی بماند . پیغام ضد طفره رفتن می خواند : هدف من قابل دسترس است . من به توانایی هایم اعتماد دارم. من آخرین مهلت را حفظ می کنم تاثیر مشابه بوسیله پست کردن نوشته ها در کار یا محل زندگی تا بدست می آید که شما را تشویق می کند که کارها را به موقع انجام دهید .
مثلاً برای تعمیر کارتریج پرینت لیزی که 15 سپتامبر مقررشده است و شما باید آن را انجام دهید .
6-حمله متقابل کردن : راه دیگر برای مبارزه با تعویق و طفره در کار مجبور کردن خودتان برای انجام کارهای ناراحت کننده یا کارهایی که از آنها می ترسید است . بعد اینکه شروع کردید ، شما احتمالاً می فهمید که آنطور که فکر می کردید این کار سخت نیست . فرض کنید شما در یادگیری زبان تاخیر می اندازید و غافل از اینکه این یادگیری چقدر به شغل شما کمک می کند شما بیاد می آورید که چقدر یادگیری زبان در مدرسه سخت بود . شما دندانها را به هم می سایید و نوار جدید را گوش می دادید ، مدام درحال اضطراب بودید بعد از 5 دقیقه گوش دادن شما می فهمید که یادگیری زبان به آن بدی که تصور می کردید نیست .
7- یک جدول پیشرفت در محل کارتان قرار دهید : جدول فعالیت و زمان بندی که در بخش 17 معرفی شد برای مبارزه با این عمل مفید است . اگر شما موقعیتهای خود را در هر مرحله از پروژه ای درجدول ثبت کنید هر موقعیت سروقتی موجب پاداش می شود و هر کوتاهی موجب جریمه خواهد شد .
یک یادآور کننده ثابت از آنچه نیاز است انجام شود بوسیله آنها روزی که شما را ترغیب می کند که آن کار را به تاخیر نیاندازید . مستطیل شما 3-17 و شدن هر یک جدول برای مبارزه با طفره رفتن را نشان می دهد .

ماهیت استرس و سوختن
شغل استرس است و به شرایط مربوط است ، شغل سوختن و تمام شدن است و همیشه پتانسیل از منابعی از ناراحتی و ضعف جسمانی و سلامتی روحی دارد به منظور داشتن شغلی موثر و کارآمد و عاری از استرس ، در قدم اول بهتر است راجع به ماهیت و دلیل این شرایط چیزهایی را درک کنیم در ابتدا برای درک علائم استرس بهتر است که یک خودآزمایی که در مستطیل 4-17 نشان داده شده است به عمل آید . همانطور که اینجا آمده ، استرس شرط فیزیکی و روحی است که از یک رفتارمشاهده شده است که به راحتی نمی تواند با آن سروکار داشته باشد استرس بنابراین یک جواب درونی به حالتی از فعالیت است یک فرد استرس از نظر روحی و جسمی تحریک شده است . استرس معمولاً در یک موقعیت تهدید کننده یا منفی بوجود می آید مثل آتش گرفتن . با این وجود استرس می تواند از موقعیت مثبت نیز ناشی شود مثل دریافت پاداش زیادی . شخصی که استرس را تجربه می کند علائمی نشان می دهد که بیان می کند او سعی در غلبه بر عامل استرس زا هر نیرویی که بر استرس عکس العمل نشان می دهد دارد این علائم شامل گروهی از عکس العمل هایی از قبیل فیزیولوژیکالی احساسی و رفتاری است . علائم فیزیولوژیکی استرس شامل افزایش شدت قلب ، فشار خون ، شدت تنفس ، اندازه مدرمک ها ، عرق کردن است اگر این علائم برای مدت طولانی ادامه داشته باشد ، نتیجه می تواند مربوط به بی نظامی عوامل استرس زا دارد ، مثل حمله قلبی ، بیماری فشار خون ، میگرن ، زخم معده ، بیماری روده ای یا آلرژی شود . استرس هم چنین باعث بی تعادلی شیمیایی می شود که بر دستگاه ایمنی بدن تاثیر می گذارد بنابراین، افراد استرسی همیشه در معرض بیماری هستند و ازمشکلات سلامتی خود رنج می برند .وقتی در اثری سازگار و مورد نیاز شخصی در یک دوره ی زمانی به او داده شود باعث شکسته شدن دستگاه ایمنی آن شخص می شود افرادیکه استرس روحی را تجربه می کنند شاید از یک سرما خوردگی معمولی باشد و یا شاید از یک انتقال بیماری جنسی باشد . در کل ، هراختلافی روان تنی بوسیله استرسهای روحی بوجود آید .
علائم روحی استرس شامل ، اضطراب ، تنش ، افسردگی ، ناامیدی ، یاس ، ملامت ، خستگی طولانی مدت ، احساس ناامیدی و انواع دیگر افکار تدافعی است .علائم رفتاری شامل عادتهای عصبی مثل حرکتهای ناگهانی صورت و کاهش ناگهانی اجرای کار به سبب فراموشی و خطاها در تمرکز یا قضاوت . افزایش استفاده از الکل و دیگر دارو باعث این بیماری می شود .
همه استرس ها بد نیستند مردم به استرس های خوب برای محافظت خودشان از هشدارهای فیزیکی و روحی نیاز دارند اگر استرس بویژه ناراحت کننده و ناخوشایند باشد با این وجود آن قدرت اجرای کار را پایین می آورد مخصوصاً در شکل های پیچیده و دارای تقاضای زیاد مثلاً یک عامل تنش زا مثبت است یا منفی .مثلاً ، شخصی بوسیله مدیران رده بالا بررسی می شود که باعث ترس آن می شود که او به اعضای تیم تحریک پذیر می شود مدیر دیگر این ملاقات را خوشایند می داند وقتی یک شانس در اجرای با کیفیت او را نشان می دهد . بعد از استرس های شغلی که باعث تعویق کار می شود ، افراداحساس ریسک سوختن می کنند خالی شدن ، احساس خستگی زیاد . تمام شدن و سوختن شغلی الگویی از خستگی احساسی و فیزیکی و ذهنی در جواب دهی به عامل تنش زای سخت شغلی است ساینسیزم ، بی علاقگی و بی تفاوتی علائم اصلی رفتاری سوختن و تهی شدن کارگران است . ناامیدی علامت کلیدی دیگری از سوختن و تهی شدن است که کارگران احساس می کنند هیچ چیزی باعث نمی شود که آنها احساس تفاوت کنند. محققین می گویند که ناظرین وسرپرستان بیشتردر معرض این خطر هستند چون با تقاضاهای بیشمار مردم روبرویند .
ضمیمه 74) پرسشنامه استرس
یک پرسشنامه خلاصه شده برادران یک تخمین زا مواجه شدن شما با استرس است این سوالات مربوط به 6 ماه از ندگی شماست . ستون مناسب را انتخاب کنید .
بله خیر
1- آیا اخیراً احساس ناراحتی داشته اید ؟ بله خیر
2- آیا مرتبط با افراد نزدیک خود بحث می کنید ؟ بله خیر
3- آیا زندگی رمانتیک شما ناراضی کننده است ؟ بله خیر
4- آیا موقع خواب مشکل دارید ؟ بله خیر
5- آیا احساس بی حالی نسبت به زندگی دارید ؟ بله خیر
6- آیا انسانها باعث ، آزار شما هستند ؟ بله خیر
7- آیا اشتیاق زیادی به شیرینی دارید ؟ بله خیر
8- آیا سیگار و الکل استفاده می کنید ؟ بله خیر
9- آیا شما به نوشیدنی، قهوه یا چای اعتیاد دارید ؟ بله خیر
10- آیا تمرکز روی شغلتان مشکل است ؟ بله خیر
11- آیا زیاد دندانهای خود را می سایید ؟ بله خیر
12- آیا کارهای کوچک مثل پست نامه را فراموش می کنید ؟ بله خیر
13- آیا کارهای بزرگ مثل قرار ملاقات و ماموریت را فراموش می کنید ؟
بله خیر
14- آیا کم به دستشویی می روید یا فاصله زمانی شما برای رفتن به آن زیاد است ؟ بله خیر
15- آیا مردم از شما انتقاد می کنند که اخیراً خوب نیستید ؟ بله خیر
16- آیا با دیگران زیاد دعوای لفظی می کنید ؟ بله خیر
17- آیا بیش از یک بار با دوست خود قهر می کنید ؟ بله خیر
18- آیا زیاد سردرد دارید ؟ بله خیر
19- ایا زیاد حالت تهوع به شما دست می دهد ؟ بله خیر
20- آیا زیاد سردرگمی یا گیجی به شما دست می دهد ؟ بله خیر
21- آیا احساس دلشوره دارید ؟ بله خیر
22- آیا همیشه عجله دارید ؟ بله خیر
23- آیا این زمان چیزهای زیادی شما را آزاد می دهد ؟ بله خیر
24- آیا موقعیتی که عجله ندارید فعالیتهای شما را وادار به این کار می کند ؟
بله خیر
25- آیااحساس می کنید در حالت دردناکی به سر می برید ؟ بله خیر
امتیاز:
6-0 بیشتر جوابها بله : استرس شما درحد نرمال است .
16-7 بیشتر جوابها بله : استرس شما بالاست . درگیر فعالیتهای استرس زا مدیریتی هستید مثل که دراین بخش توضیح داده شده است .
25-17 بیشتر جوابها بله : استرس شما خیلی بالاست . از یک فردی حرفه ای برای سلامت روحی خود کمک بگیرید یا به پزشک خانواده مراجعه کنید ( یاهر دو آنها )
فاکتورهای دخیل دراستر و سوختن
فاکتورهایی که در شخص با شرایط سازمان مغایر است می تواند دلیل یا همکاری استرس و سوختن باشد .استرس زندگی شخصی و استرس شغلی روی یکدیگر نیز تاثیر می گذارند . استرس کاری می تواند مشکلاتی را بوجود آورد و سپس استرس در خانه ایجاد می شود واسترس های ناشی از مشکلات شخصی می تواند مشکلاتی را بوجود آورد که باعث استرس درسرکار می شود .

فاکتورهایی مرتبط با افراد
خصومت ، پرخاشگری و افرادی که صبور نیستند عواملی هستند که هر کسی در یک تجربه تنش زا آنها را در سرکارش تجربه می کند مثل افرادی که با حرف A بر چسب شده اند در مقابل آنهایی که سهل انگارترند و یا B علامت گذاری شده اند . بعلاوه موقع عصبانی شدن، ویژگی مهم افراد A حس ضرورت قوی آنها که به عنوان بیماری شتاب شناخته شده است را دارند این حس آنها را وادار می کند که بیشتر و بیشتر در زمان کمتر و کمتری بدست بیاورند . عصبانیت ، پرخاشگری ( معمولاً مردان ) افراد Aاحتمالاً بیشتر از افراد B دچار بیماری قلبی عروقی می شوند در یک مطالعه ای ، رفتار نوع A در بین 250 کارمند پلیس و آتش نشانی امتحان واندازه گیری شد و در طی 7 سال بررسی این موضوع نشان داد افراد A بیشتر در معرض بیماری قلبی – عروقی مثل حمله های قلبی کشنده هستند . اگر چه رفتار نوع A با بیماری انسداد شراین نیز مرتبط است و تنها بعضی از ویژگی های الگویی شخصیتی A مرتبط با این بیماری است . تاثیرات مضر سلامتی به طور کلی ناشی از خصومت ، عصبانیت، سینیزیم ، سوء ظن و مغایرت با صبور نبودن ، جاه طلبی ، تحریک کردن یا رانندگی کردن است . تشخیص دادن اینکه سخت رانندگی کردن آدمهایی که جسور نیستند در دسته بندی افراد A جای می گیرند مدیرانی که از شغلشان راضی هستند و باعث فشار به دیگران می شوند در معرض بیماری قلبی نیستند . ویژگی شخصیتی مرتبط دیگری با استرس شغلی مکان هندسی کنترل است ، راهی که مردم در زندگی شان به دنبال علت و معلول هستند آنهایی که اعتقاد دارند کنترل بیشتری ریو کارهای خود نسبت به انجام وقایع خارجی دارند کمتر دچار استرس می شوند مثلاً یک شخص 50 ساله با یک مکان کنترلی داخلی باید شغل خود را از دست بدهد و می گوید من به تبعیض سنی زیاد توجه نمی کنم البته در سرکار من مهارتهای فراوان دارم و کار فرما من را لازم دارد سن وسال برای من در پیدا کردن موقعیت شغلی مناسب مهم نیست . مکان کنترلی داخلی این مرد به او کمک می کند که از استرس شغلی زیادی دارد زیرا همه فکر می کنند او در مواجهه با تبعیض شغلی ناتوان است . مطالعه ای در مورد استرس شغلی و مکان کنترل آن در 288 مدیر نشان داد که مدیرانی که دارای مکان داخلی بالا هستند برای موقعیتهای استرس زا انتخاب می شوند . افرادی که انتظارات بالا دارند بیشتر در معرض سوختن و تهی شدن در شغل خود هستند زیرا آنها در جستجوی پاداشی که قرار بود به آن برسند ، نمی رسند .
آنهایی که نیاز به هیجان ثابت دارند نیز در معرض خطر سوختن دستی شدن بالا در شغل خود هستند زیرا سریع و به راحتی خسته می شوند .

شرایط سازمانی مغایر
تحت شرایط ایده آل کارمندان با یک استرس کافی (مفید ) که آنها را به طور خدا خانه و پرانرژی نسبت به شغلشان تشویق می کند مواجه اند .متاسفانه ، استرس های بالا که توسط شرایط مغایر و مخالف سازمانها ایجاد می شود باعث بروز علائم منفی زیادی می شود . مهم ترین عامل هم از اضافه کاری زیاد است . تقاضی ها روی کارمندان یقه سفید ( کارمندان پشت میز نشین ) نشان می دهد که در تمام ساعتها بالاست و شرکتها سعی می کنند بازده کاری را افزایش داده و تعداد کارمندان را کاهش دهد . موسس شرکت به ویژه در معرض فشارکار اضفی قرار دارد همانطور که در مطالعات اخیر از 169 مرد و 56زن که دارای شرکت بودند از 12 شهر کوچک انتاریو نشان داده شد ، یک موسس شرکت کسی است که هم صاحب شرکت است و هم سرویس دهی ، بخش فروش جزئی ، عمده فروشی یا ساختن یک شرکت را بر عهده دارد . موسسین شرکت در برابر کارمندان دیگر که در معرض استرس شغلی بودند و پرسشنامه ای برای آنها فراهم شده بود، در این مورد برای موسسین شرکت از امتیار بیشتری باید استفاده کرد . ناکامی شغلی بوسیله فاکتورهایی مثل کمبودهای بخشها ، خطی مشی های فراوان یا بودجه ناکافی ایجاد می شود که می تواند استرس شغلی را ایجاد کند . مخالفت زیاد با دیگر کارمندان یا با مدیریت عامل دیگر تنش زا است . داشتن مسئولیت سنگین بدون قدرت مانور خوب باعث ناراحتی و استرس کارمندان می شود . ناراحتی دیگر از زمان کوتاهی است که آماموریت های پیچیده ای اختصاص می دهد . قدرتمندترین عامل تنش زا امروزه امنیت نداشتن شغلی است که بعلت ادغام کردن و کوچک کردن آنهاست . نگرانی راجع به برون منبع شدگی شغلی فردی به ناحیه ، کشور یا یک پیمانکار فرعی هم یک عامل تنش زاست . بر طبق الگوی تقاضای شغل – مدل کنترل شغل کارمندان استرس زیادی را وقتی که تقاضاهای شغل بالا هستند تحمل می کنند در اینجا آنها کنترل کمی روی فعالیتهای خود دارند . ( جدول 5-17 را ببینید ) نماینده خدمات مشتری با اختیارات محدود که مجبور است با یک خطای بزرگ که بوسیله شرکت با این مقوله متناسب می شود مواجه شود . در مقابل ، وقتی تقاضاهای شغلی بالا هستند و کارمندان و کنترل بالایی دارند ، کارمندان با انرژی ، با انگیزه و خلاق هستند مدیری از یک شعبه ی شرکت موفقی دارد که با این سناریو متناسب باشد در نبود چارچوب مثبت و پاداش دومی که ارتباط تنگاتنگ هستند سوختن شغل یا تهی شدن از آن اتفاق می افتد . در نتیجه نداشتن اینکه آنها چقدر خوب کار می کنند و شناسایی نکردن آنها ، کارمندان اغلب نا امید می شوند و از نظر روحی خسته می شوند. نتیجه این البته نه همیشه باعث سوختن و تهی شدن شغل می شود . نویسندگانی مانند کریستینا ماسلاچ و مایکل پی لیتر عقیده دارند که تمرینات سازمانی خاصی که با سوختن واسترس مرتبط باشد وجود دارد . به طور کلی ، سوختن ناشی از مطابقت نداشتن بین ماهیت شغل و ماهیت گردانندگان شغل در یک یا بیشتر از آن در نواحی شش گانه زیر است .
اضافه کاری : ساعتهای طولانی و زمان آزاد کم .
نبود کنترل روی کار افراد ( مثل توضیح تقاضای شغل – طول کنترل شغل )
نبود پاداش شغلی ( حقوق کم و شناسایی نشدن )
نبود جامعیت کار ( نبود ارتباط بین کارمندان )
رفتار ناعادلانه ( نبود تصدیق از خود ارزشی یا کاربرد ناجوری از قوانین ) مخصوصاً در طول ارزیابی اجرا کار یا ملاحظه کردن برای پیشرفت در کار
تعارضارزش بین تجهیزات شغلی و کد اخلاقی – شخصی کارمندان ( تعارض نقش فرد )
چنین شرایط تعارضی در تمام سازمانها وجود ندارد . مشکلاتی از این دست می تواند موجب استرس و سوختن جدی در دراز مدت بشود . بسیاری از کارفرمایان تشخیص می دهند که کارمندان اغلب از شرایط استرس زا رنج می برند و سپس کارهایی را برای کد کردن این مشکل انجام می دهند در شرکت مرک ، کارگران به گروههایی تعیین شوند که کارشان حل مشکلاتی از قبیل اعتراض به کار زیاد و سخت ،آموزش ناکافی و کامپیوترهای اجاره ای ضعیف است .
کارها آنالیز و کنترل می شود تا اینکه کارگران درک کنند که آنها کنترل زیادی روی اضافه کاری و برنامه کاری آنها دارند . دریک بخش از شرکت حقوق کارمندان نسبت به اضافی کار آنها راضی کننده نیست .
براساس بحثهای حل مشکلات رهبریتم می فهمد که بیشتر دستمزد کار در اول هفته نسبت به آخر هفته بحرانی بوده است . در بین راه حل های پیشنهاد شده که وقت را به وسیله اجازه دادن به کارمندان که در خانه کار کنند و کارهای فشرده کاری را در هفته را در منزل انجام دهد تبدیل می کنند. مرک نرم افزار و سخت افزاری را که برای ورود اطلاعات از خانه لازم بود را فراهم کرد بعد از اجرا این راه حل تبخیر و تبدیل از 45 درصد به 32 درصد شد و هزینه های اضافه کاری و غیبت از کار کاهش پیدا کرد . فشار اضافه کاری بوسیله شکستن زمان کاری و تبدیل کردن زمان کاهش می یابد .

تکنیکهای مدیریت استرس
مثل مثال مرک ، سازمانها می تواند نقش اساسی در جلوگیری و درمان استرس بازی کنند البته با درست کردن شرایطی که ما توضیح دادیم و بوسیله پیشنهاد برنامه های خوب و برنامه های کار و زندگی . این بخش اگر چه تاکید روی افرادی که با استرس و سوختن مواجه اندک می کند ، تکنیکهایی برای مدیریت استرس شغلی که به سه مقوله تقسیم می شود را نشان می دهد کنترل ، مدیریت علامت و فرار .

روشهایی برای کنترل و کاهش استرس
پنج تکنیک کنترلی که بعداً توضیح می دهیم شامل هم ارزیابی عملی و روحی است که به مردم کمک می کند تا عهده دار موقعیتهای استرس زا شود .
1- حمایت اجتماعی داشته باشید : تعدادی از مردم وقتی تحت فشار هستند به تنهایی با آن مبارزه می کنند. گرفتن حمایت اجتماعی ، تشویق ، درک کردن و دوستی از دیگران استراتژی مهمی است برای غلبه بر استرس شغلی .
2- عادتهای کاری خود را بهبود ببخشید شما می توانید از تکنیکهایی برای بهبود سودآوری شخصی برای کاهش استرس شغلی استفاده کنید مردم معمولاً وقتی دچار استرس می شوند که احساس می کنند کنترل ماموریت یا کارشان از دست آنها بیرون رفته است . کارمندان وظیفه شناس مخصوصاً درمعرض استرس منفی هستند وقتی که نمی توانند کارها را تحت کنترل درآورند .
3- گفتن جملات مثبت به خود را تقویت کنید : استرس ثابت افراد اساساً خوش بینانه و شادی آور است . این نوع مثبت گرایی می تواند بوسیله ی تغییر مثبت گرایی بجای افکار منفی یاد گرفته شود .
4- افراد خوب را در آغوش بگیرید .
در آغوش کشیدن یکی از عناصر خوب روحی و فیزیکی است . افرادی که به قدر کفایت لمس نمی شود از خودبینی ، ضعف سلامت ، افسردگی و تنهایی رنج می برند ولی برعکس لمس افراد به قدرکافی می تواند به آنها در مقابله با استرس شغلی کمک کند آغوش کشیدن بیانگر عشق و مراقبت و مواظبت کردن نیز هست .
5- از حد مطلوب خود درخواست کمتری داشته باشید . با درخواست کمتر از 100 درصد از اجزای کار خودتان ، شما کمتر در درک شخصی شکست می خورید . به طور غیر واقعی اندازه نگیرد ، استانداردهای بالا یک حجم زیادی از استرس را بوجود می آورد . تعدادی از انسانها می تواند با خطای صفر کار کنند یا حتی با نمره معیار 6 حد کمال بدست بیاید .

مدیریت علائم
این مقوله از مدیریت استرس به تاکتیکهایی باز می گردد که علائمی را نشان می دهد که در ارتباط با استرس شغلی هستند . دوازده تکنیک مدیریت علائم شناسایی شده اند به قرار زیر :
1- به طور کلی از تکنیک استراحت استفاده کنید یادگیری استراحت اثرات استرس را کاهش می دهد . جوابهایی که در آرامش داده می شود هدف اصلی این بخش است عوامل کلیدی این تکنیک سکوت و راحتی است . در این زمان به کلمه one با هر نفس حدود 10 دقیقه فکر کنید این تکنیک شما را از نظر فیزیولوژیکی و روحی آرام می کند یک روش راحتی این است که شما خود را در یک موقعیت خوشایند تجسم می کنید مثل شناور در ابرها ، قدم زدن کنار دریاچه یا دراز کشیدن روی ساحل . هر چیزی که برای شما احساس راحتی می کند برای خود تجسم کنید .
2 تمرینات مناسب فیزیکی انجام دهید . ورزش کمک می کند استرس های شغلی را پراکنده و نابود کنید و بدن را آماده مبازه با استرس های مربوط به بیماری می کند و از آنها جلوگیری می کند .
یک تناسب فیزیکی و یک استراحت خوب می تواند باعث شود که مشکلات و ناامیدی ها را تحمل کنید نسبت به کسی که این حرکات را انجام نمیدهد و همیشه خسته است . یک روشی که باعث می شود ورزش به شما کمک کند اندروفین است اینها عناصر شیمیایی مدرفین سانتری است که شخص تولید می شود که خاصیت از بین بردن درد و از بین بردن افسردگی را دارد توضیحات بیشتر در مستطیل شماره 6-17 آمده است .
3- سعی کنید بیماری عجلگی را درمان کنید افرادی که این بیماری را دارند باید یاد بگیرند چطور احساس آرامش و شادی می کنند . تکنیکها مخصوصی شامل حداقل داشتن یک دوره ی استراحت هر روز داشته باشند ، خوردن غذاهای مقوی ، و غذاهایی که به کاهش عصبی بودن کمک می کنند و یافتن پربارسازی بخشهایی از زندگی که مربوط به کار نباشد .

مستطیل 6-17 اثرات خوب در ورزش
افزایش انرژی
کاهش تنش ، اضطراب و افسردگی
بهبود خواب
بهبود تمرکز کردن
افزایش خطا بینی و اعتماد به نفس
به شما کمک می کند که وزن خودرا کم کنید یا وزن سالم خود را نگه دارید .
خطر بیماری قلبی را کاهش می دهد و عملکرد عروق شما را اگر حمله قلبی داشته اید را بهبود می بخشد .
خطر سرطان را کاهش می دهد .
فشار خون بالا و خطر ضربه مغزی را کم می کند .
قند خون شما را اگر خطر دیابت دارید کنترل می کند .
تراکم استخوان را بهبود می بخشد و خطر بیماری پوکی استخوان و شکستن آنها را در هنگام پیری کاهش می دهد .
مستطیل 7-17
پوستر استرس
وقتی تحت فشار سنگینی هستید چرت بزنید . این کار یکی از تکنیکهای موثر و کاهنده استرس است .
تسلیم احساساتتان کوتاهی در موقعیت استرس زا به خود بدهد مثل شستن ماشین پر کردن آب سطح یا کوتاه کردن مو
ماساژ بدهید زیرا از سفت شدن ماهیچه ها جلوگیری می کند گردش خون را بستر می کند و شما را آرام می کند .
از دوستتانتان ، رئیس یا همکاران برای موقعیت استرس زا کمک بگیرد .
روی خواندن ، استفاده از اینترنت ،ورزش و سرگرمی متمرکز شوید .برخلاف فهم عموم تمرکز در قلب کاهش استرس است .
مکان آرامی در خانه داشته باشدی و یک دوره ی آرامش هر روز در خانه داشته باشید .
از کار روتین و یکنواخت خود یک وقت آرامش وتفریح قائل شوید .
کاری را که شروع کرده اید را به پایان برسانید هر چند که کوچک باشد اتمام هر کاری باعث کاهش استرس می شود .
بایستید و گل ها را بو کنید با بچه ها بازی کنید با افراد سالخورده بنشینید و حرف بزنید و حتی با گربه خانگی بازی کنید .
سعی کنید کار را خوب انجام دهید نه در حد کمال مطلوب .
با دستانتان کار کنید ، خیلی خوشایند است .
با افرادی باشید که موجب خنده شما ما را فراهم می کنند ( جک کود بذله گو هستند)
از نوشیدنی های الکلی و کافئین دار بپرهیزید بجای آن از آب و آب میوه استفاده کنید .
بجای الکل از میوه استفاده کنید .

روشهای فرار از مدیریت استرس
روشهای فرار اقدامهایی هستند که دوباره موقعیتهایی که افراد از عوامل تنش زا دور می کنند را ارزیابی می کند حذف عوامل استرس زا مهم ترین تکنیک موثر قرار است .برای مثال ، فرض کنید مدیری تحت فشار کارمندانش در یک بخش دچار استرس می شود باید مذاکره کند که اجازه پیدا کند که کمک اضافی دریافت کند از خطر روحی جاسازی یک فکر استرس زا یک تکنیک فرار دیگر است اما در یک مدت دراز کار نمی کند ممکن است 000/30 عنوان مقاله ، کتاب و نظریه های اینترنتی در موضوع استرس شغلی داشته باشیم ، ما تمام این راهها را ذکر نکرده ایم برای جلوگیری از اطلاعات زیادی ، مطالعه مستطیل 7- 17 را پیشنهاد می کنیم و پیشنهادات قبلی را هم در ذهن داشته باشید.
خلاصه نکات مهم
شناسایی تکنیک ها برای بهبود عادتهای کاری و مدیریت زمان
یکی از راههای افزایش بهره وری بهبود عادتهای کاری و مهارتهای مدیریت زمان است برای این کار ماموریت را گسترش دهید ، اهداف روحی و حس اخلاقی کار را هم بسط دهیم . محیط کارتان را تمیز کنید و کارها را دسته بندی کنید . لیستی تهیه کنید و اولویت ها را در آن بنویسید . کارتان را ساده کنید ، در یک بازه زمانی کار کنید مصرف کننده زمان را کوچک کنید .و در یک زمان روی یک کار تمرکز کنید . روی کارهایی با بازه بالا تمرکز کنید در زمانهای مختلف کارروتین و خلاقانه انجامدهید کاغذها و ایمیل ها و پست صوتی را کنترل کنید از تکنولوژی روز اداره استفاده کنید مثل استفاده از اطلاعات خصوصی مدیران و ویرایش گزارشهای گروهی بوسیله ایمیل کوشش کنید که نهایت اجرای کار را بدست بیاورید ، چرت بزنید و تلاش مضاعف در مدیریت کارهای چندگانه قرار دهید .

42