دانشگاه علمی و کاربردی
موضوع:
انبار داری
استاد :
جناب آقای دادا شی نسب
تهیه کننده :
معصومه مرادی
**************
زمستان 88
انبار داری:
انبار داری عبارت است از فعالیت های مرتبط با تهیه، نگهداری، تحوسل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب می باشد. به عبارت دیگر انبار داری، عبارت است از دریافت جنس یا کالا از خارج انبار و نگهداری آنها طبق نظم و اصول که متضمن سهولت در تحویل و صدور و دریافت و ورود با صرف حداقل وقت و نیروی کار باشد و اجناس کالای مورد لزوم قسمت ها و خریداران در حداقل زمان و در اسرع وقت تحویل گردد.
انبار محل و فضایی است که یک یا چند کالای بازرگانی، صنعتی و مواد اولیه و یا فرآورده های مختلف که براساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم گردیده در آن نگهداری می شود.
به عبارت دیگر زمانی که انبار صحبت می شود در حقیقت از محلی سر پوشیده یا فضای صحبت می گردد که در آن مواد اولیه، مواد کمی، محصولات، اعم از ساخته و نیمه ساخته، اجناس خریداری شده، مواد و لوازم مصرفی، قطعات یدکی، ماشین آلات و ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می شود.
مدیریت انبار:
مدیریت انبار، فرآیندی است که به وسیله آن فعالیت های فردی و گروهی به منظور تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل دادن هر گونه کالا و اجناس و کنترل موجودی های انبار را در جهت اهداف مشترک سازمانی همسو هماهنگ و هدایت می نماید.
لازم به ذکر است مدیریت انبار صرف نظر از انجام وظائف و تکالیف اداره انبارها که ناشی از انجام مراحل و اصول انبار داری می باشد، به عنوان یکی از مدیران در سطوح مدیریتی سازمان وظیفه یک مدیر را در اداره امور انبارها اعم از برنامه ریزی، سازماندهی، تصمیم گیری، هدایت و رهبری و بسیج امکانات و منابع و کنترل را هم به انجام می رساند.
درخواست خرید:
برای درخواست خرید مواد اولیه و سایر کالا ها باید به نوع و ارزش، تعداد مصرف در شرکت توجه کرد این شرکت خریدهای خود را در کمترین زمان ممکنه برای ارسال تولید، تا هم فضای انبار موادی که احتیاج مبرم به آن نیست اشغال نشود و هم ارزش زمانی پول حفظ گردد یعنی مدیریت زمان به درخواست های خرید اعمال می گردد.
در ابتدای سال طبق یک برنامه کلی پس از مشخص شدن سفارشات از روی برنامه ریزی درخواست مواد اولیه داده می شود و برگ درخواست خرید پر می گردد.
نحوه تکمیل کردن برگه درخواست خرید:
برگه درخواست را واحد برنامه ریزی تکمیل کرده؛
در قسمت شرح: مواد مورد نیاز شرکت:
کد کالا: با توجه به جدول شماره 3 مثال میلگرد با کد 01 ؛
در قسمت واحد: واحد اندازه گیری مواد مورد نیاز مثال میلگرد kg ؛
در قسمت مقدار: که شامل دو قسمت، قسمت درخواستی و تصویبی،
درخواستی: مقدار درخواستی را قسمت برنامه ریزی پیشنهاد می دهد و اگر این مقدار مورد تصویب کنترل کیفیت قرار گرفت در قسمت تصویبی نوشته شده در قسمت موجودی انبار هم آن مقدار موادی که در حال حاضر تا رسیدن مواد در خواستی وجود دارد نوشته می شود.
درخواست خرید در 3 نسخه تنظیم می شود:
برگه سفید: به پشتیبانی ارسال برگه زرد به واحد برنامه ریزی ؛
برگه آبی: به واحد کنترل کیفیت برای بایگانی ارسال می گردد.
واحد بازرگانی با توجه به سرمایه در دست داشته و با محاسبه بار مالی درخواست خرید: خرید کلی یا چند نوبت به صورت نقدی اعتباری موافقت می نماید، بعد از موفقیت واحد بازرگانی مواد از طریق:
– واحد تدارکات خریداری می شود؛
جنس خریداری شده ابتدا در انبار کالای موقت ذخیره می شود و طی برگ رسید موقت کالا به واحد کنترل کیفیت جهت بازرسی و تایید ارسال می گردد.
و در صورت عدم تایید این واحد عودت داده خواهد شد و اگر مورد تایید قرار گرفت فرم رسید موقت کالا در دو نسخه سفید در انبار و نسخه سبز مربوطه به بازرگانی بایگانی می گردد.
– پس تایید واحد کنترل مواد از انبار موقت به انبار مواد اولیه منتقل می شود.
در این حالت برگ سفید و دریافت کالا توسط انبار دار شرکت تکمیل می گردد.
در دو نسخه تهیه تولید به انبار داری به نسخه صورتی به حسابداری ارسال می گردد.
هر یک از مواد موجود در انبار اتیکت شناسایی کالا دارند.
شامل: نام کالا: اسم جنس نوشته می شود.
کد کالا: که تشکیل شده از حروف لاتین و اعداد ریاضی می باشد که این دستور العمل در جدول 1 تا 4 راهنمای کد گذاری شرکت مشخص شده است:
نام تامین قطعات: نام شرکت کننده قطعات؛
کد تامین کننده: هم کارخانه تامین کننده مواد ایران پالارد و طرف قرار داد با این شرکت دارای کد است که در اتیکت نوشته می شود.
در قسمت، تعداد / مقدار و مواد خریداری شده بر حسب واحد اندازه گیری نوشته می شود.
برگ سفید اتیکت شناسایی بر روی محموله در انبار مربوطه نصب می شود و برگ آبی در انبار بایگانی می گردد.
برای خروج کالا از انبار به تولید مراحل زیر باید صورت گیرد.
مرحله اول: توسط واحد تولید برگها درخواست کالا تکمیل می شود در دو نسخه سفید و صورتی و به امضاء درخواست کننده بعد از این مرحله با تکمیل فرم سفارش قطعه مذکور حواله و به انبار صادر نموده تا مواد اولیه از انبار خارج به واحد تولید ارائه می گردد.
در برخی از شرکت ها، به علت محور قرار گرفتن تولید، انبارها زیر نظر واحد برنامه ریزی قرار دارد حال آنکه واحدهای تولید، تحت نظر مدیر فنی کارخانه قرار دارد.
در سازمانهای بزرگ، مدیریت واحد برنامه انبار معمولاً مستقل و تحت نظر مدیر انبار است که او نیز مستقیماً زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه می کند.
در سازمانهای دولتی و برخی موسسات غیر انتفاعی، واحد انبار معمولاً زیر نظر کار پردازی و یا تدراکات اداره می شود که این واحد، خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری محسوب می شود.
از سوی دیگر ساختار سازمانی انبارها مشخص کننده تعداد انبار و مشاغل موجود در هر رده سازمانی می باشد و منظور از رده سازماندهی، تقسیم بندی مسئولیت های مختلف در کلیه سطوح انبارها براساس سلسله مراتب و سطوح گزارش دهی می باشد.
برای آشنایی بیشتر به ساختار سازماندهی موارد فوق الذکر چند نمونه ساختار سازماندهی انبار نشان داده می شود.
ساختار سازمانی: انبارها زیر نظر مدیریت برنامه ریزی و تولید،
ساختار سازمانی : انبارها زیر نظر تدارکات و کار پردازی که زیر مجموعه امور اداری است.
روابط و وظائف متقابل انبار با سایر واحدها:
انبار بنا به نیاز همه واحدها، عموماً با کلیه بخشها و واحدها و کارکنان آن بطور مداوم در تماس و ارتباط می باشد. این ارتباط و تماس چه در مورد تحویل گرفتن و نگهداری و تحویل دادن مواد و کالا و چه در مورد مبادله اسناد مدارک و حسابهای آن می بایستی مبتنی بر اصول و ضوابط پایدار و مدرن رسمی و در چارچوب نظام اداری و عملیاتی سازمان انجام شود و نباید مناسبات شخصی و غیر اداری جایگزین آن گردد.
در عین حال، انبار به عنوان یک واحد خدماتی برای ارتقای سطح کیفی خدمات خود نیاز به همکاری متقابل رد و بدل کردن اطلاعات با سایر واحدها به منظور پاسخ گویی به نیاز هایی سازمان دارد. انبار به عنوان یک حلقه ارتباطی با سایر واحدهای یک سازمان همانند هسته مرکزی یک عنصر تلقی می شود که سایر واحدهای یک سازمان مانند الکترون بدور این هسته مرکزی حلقه زده و به گرد آن چرخند و ارتباط تعاملی با یکدیگر بوجود می آوردند.
باید افزود که برقراری روابط متقابل انبار با سایر واحدهای یک سازمان به منظور رفع نیازهای دو طرف، منوط به قراری ارتباط تعاملی روشن و منطقی و انجام وظائف هر یک از طرفین در متقابل یکدیگر می باشد. عمده وظائف و ارتباط انبار با سایر واحدهای یک سازمان به شرح ذیل بیان می شود.
1 ) واحد بازرگانی :
اگر واحد بازرگانی یک سازمان از سه بخش اصلی خرید، فروش و توزیع تشکیل شده باشد، هر یک از قسمت ها وظائف و نیازهای مخصوص به خود را خواهد داشت که انبار در مقابل با هر یک قسمت های واحد بازرگانی قرار خواهد گرفت.
2 ) واحد تولید:
رابطه انبار با واحد تولید و بلعکس آن از نوع فعالیت های مستمر و روزانه موسسات تولیدی بشمار می رود به دلیل مراجعات مکرر و تحویل و تحول انواع مواد و کالاها و لوازم که دفعات متعدد بین این دو واحد ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند.
رابطه انبار با واحد مالی در هر سازمان به وجود یا عدم وجود سیستم های مالی عملیاتی و همچنین به شدت وضعف کنترل های داخلی موجود آن سازمان بستگی دارد.
ایجاد ارتباط متقابل این دو واحد می تواند ضامن حفاظت اموال و دارایی های یک سازمان و ارائه گزارشات مطلوب مالی و عملکردی مدیریت در مقابل صاحبان سرمایه و سایر اشخاص با سازمان باشد. چون انبار در مقابل کلیه مواد و کالاهای وارده و صادره از انبار مسئولیت دارد و از طرفی چون که موجودی های انبار بخش عمده ای از نقدینگی و دارایی هایی جاری یک سازمان را تشکیل می دهد وظیفه و مسئولیت واحد مالی در تامین تورینگی یکی از وظائف اصلی امور مالی خواهد بود. بنابراین برقراری رابطه و همکاری متقابل و انجام وظائف این دو واحد در قبال یکدیگر اجتناب ناپذیر است.
6 ) واحد امور اداری:
شاید این تصور وجود دارد که انبار جایگاهی است که اغلب کارکنان ناراضی و یا افرادی که ناسازگاری با مدیران و روسا و کارکنان سایر قسمت ها دارند به آنجا فرستاده می شوند. برای بر طرف کردن این تصور غلط و عامیانه از انبار از یک سو و خدمات رسانی و تامین رفاه به کارکنان انبار از سوی دیگر برقراری رابطه انبار با واحد ضروری است.
یکی از مسائل با اهمیت که در ارتقای سطح کیفی و کارایی و اثر بخش انبار بسیار موثر است، ایجاد انگیزش و ارتقاء سطح مهارت کارکنان انبار است که این موضوع بدون همکاری واحد اداری با واحد انبار علمی خواهد شد. همکاری واحد اداری در زمینه برنامه ریزی و سازماندهی انبار و تامین نیروی انسانی مورد نیاز انبار و نظایر آن ضروری می سازد که واحد اداری بطور موثر اقدامات لازم را به عمل آورد.
عمده وظائف انبار:
قسمت اعظم سرمایه های بسیاری از سازمانهای دولتی، موسسات صنعتی و تولیدی؛ در موجودی انبار آنها انباشته شده است. بنابراین نگهداری و در دسترس سریع و به موقع اقلام مورد نیاز را می توان بخشی از وظائف مدیریت آن سازمان محسوب نمود. امروزه موسسات تولیدی و صنعتی به اهمیت کنترل مواد و قطعات و استفاده از سیستم های کنترل موجودی انبار به عنوان ابزار مدیریتی واقفند و به همین منظور اقدامات جدی جهت برقراری آن مبذول داشته اند و برقراری دوره های آموزشی برای آن دسته از پرسنلی که با امور انبارها سرو کار دارند شامل مدیر انبار، سرپرست انبار، رئیس انبار، مسئول انبار و انبار دار ارشد و کمک انبار دار و مسئول کاردکس انبار، متصددی بررسی موجودی، مسئول کنترل کیفیت کالا در انبار و تحویل دار در انبار کلیه سازمانها به انجام می رسد.
حال عمده وظائفی که گروه انبار داران بر عهده دارند به شرح ذیل بیان می شود.
1 ) پیشنهاد روش های مناسب انبار داری و اجرای آن،
2 ) همکاری با حسابداری صنعتی و واحد سفارشها در مورد تعیین حداقل و حداکثر و نقطه سفارش؛
3 ) تحویل گرفتن اجناس و کالاهای خریداری شده طبق اسناد و مدارک خرید؛
4 ) صدور قبض انبار یا برگ رسید جنس به انبار پس از تحویل گرفتن کالا؛
5 ) صدور حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا؛
6 ) صدور فرمهای مرجوعی و برگشت از خرید و سایر فرم های مشابه؛
7 ) طبقه بندی و تنظیم کد گذاری کالا و اجناس؛
8 ) ثبت مشخصات و تعداد اجناس وارده و صادره در دفاتر و کارت های انبار و برنامه نرم افزاری مربوطه؛
9 ) بایگانی اسناد و مدارک انبار؛
10 ) حفظ و حراست اجناس و رعایت اصول ایمنی در انبار؛
11 ) همکاری با گروهی که مسئولیت انبار گردانی را بر عهده دارند.
12 ) ارائه گزارشهای لازم به مقامات مافوق؛
گروه انبار داران و وظائف آنان:
از آنجایی که سازمان انبار از قسمت های مختلف با سر پرستی و مدیریت اشخاص که دارای وظائف و مسئولیتی های معین می باشد تشکیل شده که به اهم افراد و وظائف آنان می پردازیم. در عین حال افراد فوق صرف نظر از این که در کلیه مراحل انبار داری دخالت دارند باید دارای مشخصات و خصوصیات و وظائف ویژه ای باشند که ضمن داشتن توانایی انجام عملیات انبار داری، قادر به ایفای وظائف و مسئولیت های خود باشند.
مدیر انبارها:
مدیر انبارها عموماً زیر نظر یکی از مدیران ارشد هر موسسه و یا سازمان انجام وظیفه می نماید و کلیه گزارشات و نظرات و پیشنهاد های خود را به بالاترین مقام سازمانی خرید در آن قسمت تسلیم می نماید و می بایست به امور انبار داری و روش های مختلف آن آگاهی کامل داشته باشد. عمده وظائفی که بر عهده مدیر انبار ها می باشد به شرح ذیل است.
1 ) سرپرستی کارکنان انبار؛
2 ) فراهم آوردن امکانات لازم برای آموزش صحیح سیستم انبار داری به منظور افزایش کارایی کارکنان انبار و اثر بخشی انبارها در سازمان از طریق آموزش مداوم خود و کارکنان انبار .
3 ) رفع مشکلات مربوط به امور انبار داری اعم از اداری، انسانی ومشاوره با ساریر مدیران در سازمان و یا هر واحد دیگری که به گونه ای با انبار سر و کار دارند.
4 ) حفظ و حرایت انبار ها در برابر دزدی، آتش سوزی و عیوب و کم شدن کالا ها و جلوگیری از سوء استفاده احتمالی
5 ) اجرای بودجه مصوب انبارها
6 ) اجرای سیستم و روش انبار داری مصوب توسط مقامات مجاز سازمان
7 ) مراقبت در ارسال گزارشهای ماهیانه انبار ها و سایر مکاتبات و انجام امور اداری
انبار داران :
انبار داران زیر نظر مدیر انبار ها انجام وظیفه می نمایند و علاوه بر داشتن سواد خواندن و نوشتن کافی، آگاهی لازم از امور انبار داری و روحیه صداقت و امانتداری را باید دارا باشند. عمده وظایفی را که انبار داران بر عهده دارند عبارت است از :
1 ) تحویل اجناس خریداری شده و مورد نیاز سازمان و رسیدگی و بررسی طبق اسناد و مدارک.
2 ) صدور برگه در خواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی و یا سفارشات خارجی در صورت عدم وجود موجودی.
3 ) مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، ضایعه، حوادث ناشی از طبقه بندی یا قفسه بندی و چیدن اقلام در انبار.
4 ) پیش بینی، برنامه ریزی و کنترل مواد و انجام بایگانی کلیه اسناد و مدارک مربوط به انبار.
5 ) صدور قبض انبار پس از دریافت کالا و حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا به متقاضی و فرم های مرجوعی در صورت برگشت کالا و سایر فرم های مربوط به انبار و ثبت صادره و وارده در دفاتر و کارت های مربوط و برنامه نرم افزاری.
6 ) تهیه گزارشات لازم در خصوص ضایعات، موجودی ها و نظرت اصلاحی و سایر گزارشهای مورد نیاز مدیریت.
7 ) همکاری با کلیه واحد ها و افرادی که به نحوی با انبار مناسباتی دارند مثل حسابداری انبار.
8 ) همکاری با حسابرس داخلی (در صورت وجود) ، حسابرسان مستقل و بازرسان موسسه و یا سازمان، کارکنان امور مالی و مدیریت برنامه ریزی تولید و نظایر آن و انبار گردانی دوره ای و یا سالیانه که برای موجودی برداری یا کنترل به انبار مراجعه می نمایند.
کارمندان انبار :
عملیات ثبت و نگهداری اسناد و مدارک انبار می بایست به صورت سیستماتیک ثبت و نگهداری شود ، (امروز از طریق سیستم رایانه سرعت عمل و دقت بسیار بالا برده است) در این صورت وجود کاردکس نویسان در انبار و حسابداری انبار ضرورت پیدا می کند که عموماً دقت و امانت در کار از سواد کافی برخوردار و به امور حسابداری و انبار نیز آشنایی دارند.
شرح وظائف فردی که امور ثبت کارت های انبار و صادر کنندگان رسید و حواله و سایر اسناد انبار را به انجام می رساند عبارت است از :
1 ) نوشتن کارت مشخصات اجناس و کالا های انبار (موجودی ها) در کارت مشخصات کاردکس و تعیین شماره هر یک از آنها طبق روش موجود به کمک انباردار.
2 ) تنظیم کارتهای مشخصات اجناس در جعبه کاردکس و ثبت موجودی های هر کدام در کارتها.
3 ) ثبت مقادیر کالاها و اجناس وارده از طریق رسید انبار در ستون وارده و ثبت مقادیر کالاها یا اجناس صادره از روی برگ حواله انبار در ستون های مربوط.
4 ) تعیین موجودی هر کالا به محض عمل کردن یک وارده و یا صادره در کارت انبار.
5 ) جلوگیری از ثبت مدارک فاقد امضای مجاز و اطلاع آن به مدیر انبار ها و انبار مربوطه برای اخذ امضای مسئول واحد درخواست کننده.
6 ) توجه به رسیده ها و حواله های انبار از لحاظ تطابق مشخصات و نام آنها با شماره های کالای مربوطه و رفع اشکال موجود و اصلاح آن.
7 ) توجه به بالاترین حد موجودی کالا در موقع ثبت کاردکس از روی رسیدهای انبار و تهیه گزارش اجناسی که مقدار موجودی های آنها از حداکثر گذشته است.
8 ) تعیین شماره برای هر کالای جدید که برای اولین بار به انبار سازمان وارد می شود.
9 ) تهیه گزارش ماهانه موجودی ها از روی کاردکس طبق فرم مورد نظر.
10 ) همکاری با انبار داران برای کنترل موجودی ها و همین طور با حسابرسان و بازرسان به صورت عند اللزوم.
سایر کارکنان انبار :
رانندگان لیفتراک و جراثقال و نیز اشخاصی که بوسیله نیروی بدنی و جسمانی خود نسبت به تخلیه، بارگیری و حمل و جابجایی اجناس و کالاهای مختلف در انبار فعالیت می کنند از جمله سایر کارکنان انبار محسوب می شوند.
همچنین نظافتچی، آبدارچی، نگهبانان انبار و نظایر آن از جمله سایر کارکنان انبار نیز به شمار می رود که با توجه به ماهیت کاری هر یک از وظائف خاص خود برخوردار هستند.
انواع انبار ها :
تقسیم بندی و نام گذاری انبار ها به روشهای متعدد و متفاوتی می تواند صورت گیرد که به عمده موارد آن اشاره می نمائیم.
اصولاً انبارها از حیث نوع مصالح به کار رفته در آن دارای تقسیم بندی ذیل می باشد.
1 ) انبارهای آجری :
عمدتاً در اینگونه انبارها از مصالح ساختمانی آجر و چوب استفاده می گردد و به همین دلیل به آن <انبار آجری> گفته می شود و معمولاً در مناطقی که دارای آب و هوای گرم است، ساخته می شود.
2 ) انبارهای فلزی :
در ساخت این گونه انبار ها عمدتاً از انواع حلب و ورقه های آهنی و گالوا نیزه در ابعاد و اندازه های مختلف استفاده می گردد.
3 ) انبارهای چوبی :
در اینگونه انبار ها، عمده ترین مصالح به کار رفته چوب می باشد که به همین نام هم خوانده می شود عموماً این گونه انبار ها در ابعاد بزرگ ساخته نمی شود و در نواحی جنگلی و رطوبتی مورد استفاده قرار می گیرد.
4 ) انبار های متفرقه :
این گونه انبارها به صورت چادری و یا در داخل کوره به صورت زاغه و یا در عمق زمین مانند سردابه و غیره مورد استفاده قرار می گیرد. در عین حال انبارها از حیث فرم ساختمان و گروه کالاها تقسیم بندی های متعدد دارد که به تقسیم بندی انبار ها از نظر فرم ساختمانی می پردازیم.
الف ) انبار های پوشیده :
این نوع انبار هات تمام اطرافش بسته است و دارای سقف بوده و از وسایل ایمنی کامل برخوردار است این گونه انبارها برای اقلامی که حفاظت آنها به دلایل مختلف ضروری است مورد استفاده قرار می گیرند.
ب ) انبار های سر پوشیده یا هانگارد :
این نوع انبار ها دارای سقف بوده و چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی می باشد. این نوع انبارها کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می کند. نمونه ای از این انبارها پمپ بنزین می باشد.
ج ) انبار های باز یا محوطه :
این انبار ها به صورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین و حجیم و خودرو که به خودی خود در مقابل اثرات جوی مقاومند و یا بسته بندی محکم داشته و به صورت قابل قبولی ایزوله شده اند به کار می روند.
تقسیم بندی دیگر انبارها بر اساس گروه کالا ها می باشد که عبارتند از :
گروه اول . انبار کالاهای معمولی :
منظور از انبار کالاهای معمولی، انباری است که خصوصیات مواد و اقلام، ما را به استفاده از وسایل و تجهیزات مخصوص جهت کنترل شرایط آن مجبور نمی سازد.
گروه دوم . انبار مواد آتش زا و انفجار :
در این گونه از انبارها باید نوع ساختمان محل انبار و موقعیت محلی و سیستم های ایمنی و اطفاء حریق به طور کامل رعایت شود. در واقع سخت افزار انبار از اهمیت برخوردار است.
گروه سوم . انبار مواد شیمیایی :
مواد شیمیایی مثل اسیدها و روغن ها و الکل و تینرها و غیره موادی می باشند که درجه حررات کم شعله ور می شوند. انبار مواد شیمیایی باید خشک و خنک و دارای تهویه کامل باشد و وجود کپسول آتش نشانی مخصوص به تعداد لازم در این گونه انبارها ضروریست.
گروه چهارم . انبار کالاهای فاسد شونده :
این گروه از انبار ها شامل مواد غذایی و سبزیجات و سایر کالاهای فاسد شدنی که دارای مدت زمان مصرف خاص می باشد و عمدتاً در کنار رعایت کلیه موارد ایمنی از سردخانه و یخچال برخورد است می باشد. سرد خانه ها خود بر حسب نوع مواد و اقلامی که در آن نگهداری می شوند به دو بسته سرد خانه های بالای صفر و سرد خانه زیر صفر درجه سانتیگراد تقسیم و مورد استفاده قرار می گیرند.
گروه پنجم . انبار مواد گران قیمت :
در این گونه از انبارها کالاهای که از حیث قیمت و یا ارزش منحصر به فرد هستند نگهداری می شوند.
گروه ششم . انبار مواد فله ای (سیلو) :
در این نوع از انبارها مواد و کالاهایی مثل غلات و گندم که قابلیت نگهداری به صورت فله را داراست موجود می باشد. خصوصیات ویژه این اقلام، نحوه طراحی و ساخت آنها را از سایر انواع انبار جدا می سازد. برای مثال، حمل و نقل جامد فله ای عمدتاً بوسیله سیستم های نقاله و انتقال مواد مایع فله ای توسط موتور پمپ های الکتریکی و لوله های فولادی مخصوص صورت می گیرد.
گروه هفتم . انبار کالاهی خاص (یک نوع) :
انباری است که تنها یک نوع کالا در آن قرار می گیرد مثل انبارهای گمرک که وارد کنندگان تا مدت زمان تر خیص کالا اجناس وارداتی خود را در آن قرار می دهند.
گروه هشتم . انبار فاقد نور :
این نوع انبارها برای کالاهایی است که نباید نور بطور مستقیم به آن بتابد. مثل انبار لاستیک که باید خشک و خنک و فاقد نور بوده، و از دستگاه تهویه هوا برخوردار باشد و پنجر های این انبار را با رنگ مشکی رنگ می نمایند تا از تابیدن نور خورشید به داخل انبار جلوگیری شود.
گروه نهم . انباری که مستلزم وسایل حمل و نقل و حفاظت و ایمنی مخصوص می باشد.
تقسیم بندی دیگر انبارها از نظر کالاهای موجود در آن می باشد که عبارتند از :
1 ) مواد اولیه یا مواد خام
از این مواد برای تولید کالا استفاده می شود. مواد اولیه فقط به صورت مواد خام و بحالت طبیعی نیستند بلکه ممکن است به صورت ساخته شده در یک کارخانه به عنوان مواد اولیه و در کارخانه های دیگری استفاده شود. بطور مثال نخ که خود محصول کارخانه ریسندگی و پارچه که محصول کارخانه پارچه باقی است که به ترتیب برای کارخانجات بافندگی و لباس دوزی مواد محسوب می شود.
2 ) کالای نیم ساخته (کالای در جریان ساخت)
مواد و یا کالا هایی که تعدادی از عملیات تولیدی به روی آنها انجام گرفته ولی هنوز به صورت کالای آماده برای فروش در نیامده باشند را کالای نیم ساخته یا کالای در جریان ساخت می گویند.
3 ) کالای ساخته شده
به کالا ها و یا موادی که عملیات تولیدی به روی آنها انجام گرفته و کاملاً آماده فروش و یا توزیع هستند کالای ساخته شده می گویند.
4 ) اجناس خریداری شده جهت فروش
به آن دسته از موجودی های انبار که صرفاً جهت فروش خریداری می شوند و هیچ نوع عمل تولیدی به روی آنها نمی گیرد، اجناس خریداری شده برای فروش گفته می شود. به عبارت دیگر به هر شکلی که خریداری شده اند به همان صورت نیز فروخته می شوند (مثل بنکداری که اجناس را خریداری و آماده فروش می نمایند)
5 ) مواد و لوازم مصرفی
مواد و لوازم مصرفی به انواع و اقسام مواد، لوازم و اشیایی گفته می شود که در کار تولید بطور غیر مستقیم کمک می کند. به عبارت دیگر مستقیماً در تولید دخالت ندارند ولی جهت تولید محصول ضروری هستند مثل روغن گریس و ملزومات و غیره
6 ) قطعات یدکی ماشین آلات
عبارت است از قطعات که در تعمیر ماشین آلات و دستگاهها بکار می روند.
7 ) ابزار آلات
عبارت است از انواع ابزار کارگاهی که برای تولید محصول مورد استفاده قرار می گیرند.
8 ) اجناس اسقاطی
به آن دسته از اجناسی که غیر قابل استفاده و مستهلک شده باشند اطلاق می گردد. معمولاً این اجناس را در موقعیت مناسب به مزایده می گذارند و یا احتمالاً تعمیر و مورد استفاده قرار می گیرد.
از سوی دیگر انبارها را از نظر چگونگی و ماهیت عمل آنها از یکدیگر می توان متمایز ساخت. بر این اساس می توان انبارها را به صورت زیر تقسیم نمود:
الف ) انبار های گمرکی و ترانزیت :
حجم فعالیت در این انبارها فوق العاده زیاد است و از راه ارتباطات هوایی، دریایی، راه آهن و جاده ای، وظیفه تحویل اقلام و محصولات وارداتی و یا ارسال اقلام صادراتی انجام می شود.
ب ) انبارهای توزیع محلی :
این انبار ها جهت توزیع اقلام و محصولات مختلف برای یک ناحیه یا شهر، یا برای انبار نمودن نیاز های سالیانه موسسات و سازمانهای خدماتی مورد استفاده قرار می گیرند.
ج ) انبار های کارخانه های صنعتی :
کارخانجات دارای انبار های متعددی هستند، از جمله انبارهای مواد اولیه، محصول، قطعات نیم ساخته، ابزار قالب ، قطعات یدکی دستگاههای و ماشین آلات ، ضایعات و قزاضه ها و ملزومات و لوازم مصرفی پرسنل ، آهن آلات و پرو فیل ها و ….
تعیین محل و بر آورد فضای انبار کارخانه ها در ارتباط تنگاتنگ با طراحی کلی کارخانه صورت می گیرد.
عوامل موثر در تعیین محل انبار :
از آنجایی که انبار به منظور فعالیت سازمان ها و شرکت ها و استفاده از موجودی کالا در انبار ساخته می شود، لذا عوامل متعددی در تعیین مکان ، اندازه و مساحت و متراژ آن نقش دارد. عمده این عوامل که تاثیر گذار بر نوع و محل و … انبار می باشد عبارت هستند از :
الف ) ظرفیت :
بر مبنای مقدار موجودی کالا، ظرفیت انبار مشخص می شود، در عین حال بواسط گسترش عملیات سازمان ظرفیت موجودی کالایی که انبار نگهداری می شود قابل افزایش می باشد.
ب ) سیستم های ارتباطی حمل و نقل :
راههای ارتباطی مثل بزرگراهها، راههای فرعی ، ریل، راههای آبی و دریایی و هوایی در انتخاب محل انبار موثر است.
ج ) محدودیت تهیه زمین :
برخی اوقات زمین برای محل انبار در خارج از شهر تهیه می شود که عمده دلایل آن ارزانی آن و فراوانی زمین خواهد بود در حالی که بواسطه بعد مساحت هزینه های جانبی را بدنبال دارد.
د ) هزینه های آماده سازی زمین :
در انتخاب انبار باید مکانهایی را انتخاب کرد که هزینه آماده سازی و تسطیح آن مقرون به صرفه باشد.
هـ ) محدودیت های قانونی :
در برخی از موارد پیش می آید که بعضی محل ها و مکانها بواسطه وجود محدودیت های قانونی امکان احداث انبار در آنها فراهم نمی باشد لذا قبل از انتخاب مکان محدودیت های مذکور باید بررسی گردد.
و ) مسایل ایمنی :
مسایلی همچون سرقت و مسایل جوی می تواند از عوامل تعیین کننده در انتخاب مکان انبار باشد و امکان استفاده از خدمات شهری از اهمیت بر خوردار است.
ز ) در نظر آوردن حداقل هزینه برای ورود و خروج کالا ها
برخی اوقات مکان انبار باید در مکانی تعیین شود که پرداخت هزینه های ورود و خروج کالا به حداقل ممکن برسد تا در تعیین قیمت تمام شده با در نظر آوردن حداقل ها امکان فروش کالا در سطح وسیع مقدور باشد.
ح ) استفاده از خدمات شهری :
محل انبار باید جایی انتخاب شود که بتوان از خدمات شهری نظیر آب ، برق، تلفن ، خدمات آتش نشانی و غیره استفاده نمود.
ط ) همسایگی :
در این مورد باید توجه داشت که آیا خصوصیات مجموعه مجاور با انبار های ما سازگار هستند؟
اگر انبار با خصوصیات قسمت های مجاور خود هماهنگ نباشد، مثلاً داخل یک ناحیه مسکونی و یا در نزدیکی آن واقع شده باشد، به خاطر عبور و مرور وسایط نقلیه سنگین با سایر مسایل و مشکلات ناشی از آن باعث می شود که خشم و اعتراض همسایگان علیه صاحب انبار بر انگیخته شده و این امر مشکلاتی را موجب گردد.
علاوه بر موارد مذکور، موقعیت مکانی انبار و فضای کافی برای انجام سریع فعالیت های تخلیه و بارگیری و عبور وسایل حمل و نقل و تبلیغات که نقش تعیین کننده خواهد داشت را نیز باید مد نظر قرار داد.
عوامل موثر در مدیریت انبار و اداره انبار
عوامل متعددی وجود دارد که اداره انبارها را تحت تاثیر خود قرار می دهد و هر یک از آنها می تواند تاثیرات متفاوت و موثری را در مدیریت وارده انبارها موثر هستند عبارتند از:
1 ) تعداد و نوع و اندازه انبارها
2 ) محل، وسعت و پراکندگی انبارها
3 ) جایگاه سازمانی انبار در نمودار سازمانی
4 ) امکانات و تجهیزات انبار
5 ) نوع و مقادیر و حجم موجودی انبار
6 ) دستور العمل ها و فرم ها و سیستم عملیاتی انبار
7 ) مهارت، دانش و مدیریت و تجزیه کارکنان انبار در خصوص موجودی ها و انبار داری
در عین حال علاوه بر عوامل فوق روش های برقراری ارتباط و وظایف متقابل انبار با سایر واحدهای سازمان و برنامه ریزی و نحوه کنترل و نظارت بر موجودی ها و روشهای بارگیری و تخلیه و نحوه حمل کالاها در انبار در این زمینه از اهمیت برخوردار هستند.
بخشهای مختلف یک مجتمع انبار :
بطور کلی یک انبار بر حسب میزان ظرفیت، حجم کالایی که به صورت روزانه، ماهیانه و یا سالیانه در آن تخلیه و بارگیری می شود، تعداد پرسنل و نقش خاصی که در مجموعه وابسته به خود ایفا می کند، ممکن است به صورت مجتمع عظیمی با مساحت بیش از صد هکتار ساخته شود و یا به هر یک سالن کوچک محدود گردد.
بدیهی است که متناسب به نوع انبار و میزان فعالیت آن ، تعداد بخش های تشکیل دهنده انبار و نیز وسعت و گستردگی آن بخشها متفاوت خواهد . یک مرکز خدمات آتش نشانی در یک مجتمع انبار که مجهز به ماشین های مناسب آتش نشانی و سایر تجهیزات لازم و پرسنلی کار آمد و آماده به کار می باشد، در یک انبار کوچکتر و معمولی جای خود را به سیستم های اطفای حریق اتوماتیک و یا تعدادی کپسول خاموش کننده حریق خواهد داد. از آنجایی که تنوع و حجم محدود اقلام در یک انبار کوچک جای خود را به حجم بالای مواد با تنوع بسیار زیاد در مجتمع های بزرگ انبار می دهد. لذا کلیه بخشهای مختلف در یک مجتمع انبار را می توان در سه گروه زیر خلاصه نمود :
الف ) سالنهای ذخیره سازی اقلام کالا و مواد :
سالنهای ذخیره سازی و انبار نمودن مواد ممکن است به صورت های سالن سر پوشیده و یا سقف دار بودن دیوار و یا بار انداز ساخته شوند. مهمترین ضابطه در طرح بنای انبار، قابلیت استفاده از فضا و یا به عبارت دیگر مفید بودن فضایی است که ایجاد خواهد شد.
در عین حال می بایست به شکل انبار و نوع ساختمان و دربهای ورودی و خروجی و نحوه دریافت و ارسال کالا و سکوهای تخلیه و بارگیر و ارتفاع آن و شرایط اقلیمی مربوطه و مواد ساختمانی مناسب آن اعم از فولادی ، آلومینیومی ، چوبی، و آجر و بلوک های سیمانی هم توجه گردد.
ب ) بخشهای اداری و مالی :
گستردگی بخشهای اداری و مالی نیز متناسب با میزان فعالیت انبار و تعداد کارکنان و کارگردان متفاوت است. این بخشها باید با توجه به "نمودار سازمانی" و تشکیلات لازمه برای مجتمع طرح ریزی شوند.
ج ) بخشهای خدماتی :
بخشهای خدماتی نیز متناسب با میزان فعالیت های هر انبار، ممکن است محدود یا گسترده باشند.
علاوه بر شعبه بانک جهت سهولت انجام امور مالی و رستوران و ناهار خوری و سریسهای بهداشتی و پمپ بنزین مجتمع های بزرگ انباری به ساختمانهای مسکونی جهت کارکنان و ساختمان نگهبانی و برجهای دیده بانی و پارکینگ و ترمینال جهت استفاده کامیون ها و کانتینر های در انتظار تخلیه و کارگاههای نجاری و آهنگری و جوشکاری و رختکن و دوش جهت استفاده کارکنان به همراه نماز خانه هم نیاز دارند.
در عین حال تاسیسات مربوط به برق، آب و فاضلاب و آبهای سطحی و وسایل گرمازا و سرما زا و مخابرات و تاسیسات اعلام خطر در هنگام حریق هم می بایست در نظر آورده شده باشد.
عوامل موثر در طراحی یک مجتمع انبار :
همانطور که می دانیم باید طراحی کل انبار که شامل بخشهای مختلف که به توضیح آن پرداختیم است به صورت بسیار حساب شده و سیستماتیک صورت گیرد و ارتباط متقابل واحد های مختلف در هنگام طراحی در نظر آورده شود. در این مورد عوامل مختلف بر طراحی کل انبار تاثیر اساسی می گذارد که عبارتند از :
1 ) نوع کالایی که عموماً نگهداری می شود.
2 ) ظرفیت مورد انتظار
3 ) شرایط جغرافیایی
4 ) میزان دسترسی به زمین
5 ) شبکه ارتباطی
6 ) وسایل حمل و نقل داخلی و خارجی
7 ) توسعه آینده انبار
8 ) مسایل مربوط به فعالیت و ایمنی و مطلوبیت محیط انبار
طبقه بندی کالا :
تقسیم انواع کالاهای موجودی به گروهها یا دسته هایی که دارای صفات مشترک و یا کاربرد مشترک باشند طبقه بندی گفته می شود. در انبار ها برای نگهداری بهتر و تعیین مکان و پیاده کردن سیستم کد گذاری و کنترل موجودی، طبقه بندی کردن کالا اهمیت زیادی دارد.
معمولاً در سازمانها و موسسات بزرگ صنعتی و تولیدی با بررسی های دقیق کارشناس کلیه کالاهای مورد نیاز سازمان را با توجه به کاربرد و خصوصیات و شرایط نگهداری آنها به چند گروه اصلی و هر گروه اصلی را به یک انبار اختصاص می دهند. در انبار هم کالای موجود را با توجه به تجانس و حجم کالا و کاربرد آنها و وسایل و امکانات نگهداری گنجایش انبارها طبقه بندی می نمایند.
در طبقه بندی کالا ها باید به نکات مهم ذیل توجه کرد :
1 ) برای کلیه کارکنان انبار، ساده و قابل فهم باشد
2 ) با احتیاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نیاز آنها را به راحتی تامین نماید.
3 ) انعطاف پذیر بوده و با تغییرات کاهش یا افزایش تعداد اقلام کالاهای مورد نیاز قابل تطبیق باشد.
برای آنکه بتوان نسبت به طبقه بندی و کد گذاری موجودی انبار اقدام نمود می بایست مراحل زیر به ترتیب رعایت شود:
الف ) شناسایی و لیست برداری موجودی کالا
ب ) طبقه بندی موجودی کالا
ج ) کد گذاری موجودی کالا
اصول و عوامل موثر در طبقه بندی موجودی کالا
اصول و شرایط عمومی و طبقه بندی موجودی کالا که در هر نوع سیستم طبقه بندی باید طراحان آن را مد نظر قرار دهند عبارتند از :
1 ) موجودی هایی که دارای صفات و وجوه مشترک یا دارای کاربرد مشترکی می باشند در یک گروه و طبقه بندی می گردند.
2 ) احتیاجات مختلف یک شرکت به همراه شرایط و نیاز های همان شرکت مد نظر قرار گیرند.
3 ) یک نوع انعطاف پذیری و سادگی طبقه بندی کالا که برای کلیه کارکنان شرکت قابل فهم باشد.
4 ) باید سیستم جامع و مدونی پیاده شود که کلیه موجودی های انبار را که در انبار وجود دارند و یا در آینده وارد انبار می شوند در بر گیرد.
5 ) باید شماره کالاها به همراه شماره گروه یا دسته مربوطه که از تعداد ارقام یکسان برای کلیه کالاها برخوردار هستند مشخص می شوند.
6 ) گروهها یا گروههای مختلف کالا باید بر اساس واحد های شمارش رایج مشخص هر کالایی با یک شماره نشان داده شود.
7 ) سیستم طبقه بندی می بایست طوری انتخاب و تنظیم شود که در زمان اضافه نمودن اقلام جدید ، طبقات گروههای کالا تغییر نکرده و قابل جذب در سیستم مربوط باشد.
8 ) می بایست از گروههای عمومی که بر پایه مشخصات زیر بنایی و اساسی کالا استوار هستند، استفاده شود.
9 ) طبقه بندی می باید طوری صورت گیرد که بتواند در صورت استفاده از سیستم های مکانیزه و رایانه قابلیت انطباق بر آن را داشته باشد.
10 ) می بایست از اعداد چند رقمی استفاده نمود و یا با استفاده از اعداد اعشاری برای نشان دادن هر گروه که نماینده وجوه و صفات کاربرد مشترک کالاهاست اقدام به طبقه بندی نمود.
سیستم های مختلف طبقه بندی موجودی کالا
شرکت های کوچک به دلیل حجم پایین فعالیت های خود نیازی به طبقه بندی مفصل کالا در انبار ندارند.
ولی چنانچه هر شرکتی در هر وسعتی بخواهد نسبت به طبقه بندی اقلام خود در انبار اقدام نماید قادر خواهد بود یکی از سیستم های متداول طبقه بندی کالا را که متناسب با نیاز خود تشخیص می دهد انتخاب و اجرا نماید.
هنگامی طبقه بندی کالا، ضمن مشخص نمودن شماره طبقه بندی به هر یک از طبقات، شماره مخصوص داده می شود که گویای سیستم مورد استفاده از اقلام کالای موجود در انبار می باشد:
به طور کلی سیتم طبقه بندی به دو صورت عرضه شده است:
1 ) سیستم طبقه بندی کالا به طور استاندارد
2 ) سیستم طبقه بندی کالا به طور عادی و معمولی
در سیستم طبقه بندی کالا به طور استاندارد یعنی بر آن شده است که یک سیستم جامع و فراگیری برای کلیه اقلام به عمل آید تا از آن بتوان در کلیه شرکت های صنعتی و بازرگانی یک کشور و یا حتی در سطح بین المللی استفاده کرد.
در طبقه بندی کالا به صورت عادی و معمولی ، سیستم های مختلفی وجود دارد که به شرح ذیل بیان می شود :
الف ) طبقه بندی کالا بر اساس عملیات انجام کار :
در این نوع طبقه بندی موجودی کالا بر اساس مراحل انجام کار و پروسه تولید طبقه بندی می شود.
ب ) طبقه بندی کالا طبق طرح ویِژه :
در این نوع طبقه بندی موجودی کالا بر اساس طرح و پروژه های مختلف یک شرکت که در دست اجرا است طبقه بندی می گردد.
ج ) طبقه بندی کالا بر اساس مشخصات و ماهیت کار :
در این طبقه بندی ماهیت و مشخصات انواع کالاها اساس و پایه طبقه بندی کالا قرار می گیرد که در ابتدا نوع اصلی کالا مشخص و سپس زیر مجموعه و گروههای فرعی تعیین می شود.
کد گذاری موجودی ها :
اصولاً کد گذاری عبارت است مجموعه ای مرتب از علامتها و یا نشانه های قرار دادی بصورت حرف یا عدد یا ترکیبی از آن دو برای ایجاد نوعی هویت منحصر به فرد به جنس و کالای مورد نظر اختصاص می یابد.
سیستم کد گذاری اقلام انبار، همیشه به وسیله نتایج حاصل از به کار گیری کدها یعنی شناسایی و تعیین موفقیت آمیز محل های استقرار اقلام انبار و نیز خود اقلام ارزیابی می شود.
از نظر مدیریت انبار ، مفید بودن یک سیستم کد گذاری با عوامل به شرح ذیل مشخص می شود:
الف ) انعطاف پذیری سیستم کد گذاری
ب ) سیستم کد گذاری باید تمامی اقلام موجود را پوشش دهد.
ج ) پایداری شکل و منطق سیستم کد گذاری
د ) سیستم کد گذاری بکار گرفته شده باید جوابگوی احتیاجات سازمانی باشد که از کد استفاده می کند.
فواید سیستم کد گذاری :
عمده فواید سیستم کد گذاری موجودی انبار به شرح زیر بیان می شود:
1 ) جلوگیری از نوشتن جملات طویل و توصیفی و شناسایی کردن ساده و دقیق تر کالا ها.
2 ) استاندارد کردن کالاها، کمک به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری و محاسباتی .
3 ) ثبت عملیات صادرات و وادرات کالاها و نگهداری حساب دقیق موجودی انبارها توسط ماشین های الکترونیکی پیشرفته.
4 ) صدور سفارش خرید بطور ساده، مطمئن ، دقیق، پیگیری ساده تر امور و سهولت برنامه ریزی و کنترل .
چیدن اجناس در انبار
چیدن صحیح کالا در انبار در بالا بردن راندمان و ایجاد نظم نظم و کاهش هزینه ها و به خصوص صرفه جویی در وقت بسیار موثر خواهد بود. از آنجایی که به تنظیم و نگهداری کالا در انبار در یک محل خاص "صفافی" می گویند ، لذا یکی از رایج ترین شیوه های تنظیم و نگهداری، روش کد بندی محل وقف و راهرو طبقات است در موسسات بزرگ به انبار ها نیز کدهای اختصاصی می دهند . اما باید گفت که مهترین عوامل موثر در انبار ها عبارتند از :
1 ) محبوبیت یا میزان تقاضای کالا
2 ) وجه تشابه
اندازه و حجم کالا
4 ) مشخصات کیفی محصولات
محبوبیت زیاد کالا، موجب تقاضای زیاد یک و نتیجه حمل و نقل بیشتر آن می شود و از آنجایی که در اکثر انبارها تحویل اجناس جزیی و به مقادیر کم صورت می گیرد، لذا این قبیل اجناس می بایستی در دسترس و نزدیک محل کار قرار گیرد. از سوی دیگر اقلامی که وجه اشتراک دارد باید در کنار هم قرار گیرند و به اندازه و حجم کالا هم توجه خاص باید داشت به نحوی که اجناس سبک وزن و کوچک را در نقاط دورتر و در ارتفاع و کالا های سنگین و بزرگ را که حمل و نقل آنها مشکل است در قسمت کم ارتفاع و نزدیک درب انبار نگهداری کرد در عین حال، مشخصات شیمیایی و نوع کالا و قرار دادن آنها در کنار یکدیگر از نکاتی است که باید بطور خاص به آن توجه کرد.
نکات مورد توجه در چیدن بهره وری از فضای انبار:
عمده عواملی که موجبات استفاده بهتر از فضای انبار می شود به شرح ذیل می باشد :
1 ) استفاده حداکثر از فضای انبار؛
حتی المکان اجناس نباید به طور پخش چید، بلکه به وسیله قفسه بندی یا استفاده از پالت به روی هم قرار دارد و رعایت فاصله تا 60 سانتی متر از قفس را هم رعایت کرد.
2 ) استفاده از فضای خارج از ساختمان؛
برخی از اقلام مانند آجر و قطعات را می توان بدون صدمه دیدن در محیط آزاد انبار کرد. بعضی اجناس را نیز می توان با نایلون کشیدن و استفاده از برزنت، زدن سقف های ارزان یا سایر وسایل با هزینه کم در فضای باز قرار دارد. قطعات فلزی را نیز با بکار بردن موادی مثل ضد رنگ یا روغن خاص می توان در محیط فضای آزاد نگهداری نمود.
3 ) رعایت اندازه اجناس؛
در صورتی که قفسه ها طوری نصب شوند که اندازه ابعاد آن ضریبی از اندازه کالا باشد، می توان حداکثر استفاده را از فضای داخل قفسه ها به عمل آورد. مثلاً اگر اندازه کالا 10 سانتی متر است، درست کردن قفسه هایی به عرض 25 یا 35 یا 45 سانتی متری جایز نییست چون 5 سانتی متر عرض بدون استفاده باقی می ماند.
4 ) انبار کردن عمومی؛
در مواردی که جنس باریک ولی بلند باشد، آن را باید به صورت عمودی انبار کرد، یعنی باید قفسه ها کم عرض و با ارتقاء بلند، متناسب با کالای مورد نظر باشد.
مثل میله ها و تیره ها و غیره.
5 ) فاصله قفسه ها؛
فاصله بین قفسه ها باید طوری در نظر گرفته شود که دو نفر به راحتی از آن بتوانند عبور نمایند، در صورت استفاده از میزهای چرخ دار یا فورک لیفت یا وسایل دیگر باید به اندازه کافی فضا وجود داشته باشد.
6 ) در نظر گرفتن فصل مصرف :
در مورد بعضی از اجناس که مصرف فصلی دارند می توان با جابجا کردن محل آن استفاده بیشتری از آن فضای انبارهای موجود نمود و مثل ضد یخ که بعد از فصل زمستان باید جا به جا شود.
7 ) در نظر گرفتن محل اندازه گیری و توزین:
در خصوص کالاهایی که باید پیمانه وزن یا متر شوند باید در نزدیک محل اندازه گیری باشند.
شمارش موجودی ها:
برای اطمینان از اینکه میزان اقلام موجود در انبار با اقلام مندرج در کارت انبار و کارت حسابداری انبار و در نهایت با حساب موجودی ها مطابقت دارد، شمارش موجودی برای هر موسسه بسیار ضروری است.
برای شمارش موجودی و یا موجودی برداری روشهایی که به کار می روند عبارتند از:
الف ) شمارش موجودی دائمی :
در این روش بطور و تدریجی از موجودی اجناس به وسیله گروهی که به همین منظور انتخاب و تربیت می شوند، شمارش یا توزین به عمل می آید. نتایج بدست آمده را با موجودی ثبت شده در کارت و یا دفتر جنس مطابقت می دهند و به میزان صحت عمل و درستی محاسبات پی می برند، بکار گیری این روش مزایایی به شرح ذیل دارد که عبارتند از:
1 ) تعطیلی امور موسسه برای موجودی برداری دائمی لزومی ندارد.
2 ) افرادی که آموزش های لازم را دیده اند برای شمارش به خدمت گرفته می شوند.
3 ) اعمال این روش باعث می شود که انبار داران همواره در کار ثبت و نگهداری موجودی ها، دقت لازم را مبذول دارند و عملیات خود را همیشه به روز رسانند تا اگر مسئولین موجودی برداری اقدام به کنترل غیر منتظره کردند، اشکالی پیش نیاید.
ب ) شمارش موجودی دوره ای (انبار گردانی):
با توجه به این که مواد و قطعات و کالا بخش عمده های از دارایی های هر موسسه را تشکیل می دهد، لزوم اعمال کنترل در شمارش موجودی بسیار اهمیت دارد.
انبار گردانی باید در زمانی کوتاه انجام شود تا موجب تعطیلی از مدت موسسه بویژه در خطوط تولیدی نگردد. انبار گردانی یکی از رایج ترین روش های کنترل موجودی انبار به شمار می رود. با اجرای این برنامه، تعداد اقلام سالم، نیمه ساخته، خسارت خورده و مفقود شده، اقلام کم گردش و یا بدون گردش مشخص شده و با تعیین میزان دقیق موجودی کالا، صورت واقعی موجودی تنظیم می گردد.
اهمیت انبار گردانی و دلایل حضور حسابرسی در برنامه انبار گردانی :
از آنجایی که یکی از اقدامات و وظائفی که معمولا حسابرس باید قبل از رسیدگی به حساب موجودی کالا انجام دهد انبار گردانی و شمارش فیزیکی و مشاهده عینی موجودی انبارها می باشد لذا اهمیتی که انبار گردانی و رسیدگی و حساسی دارد از ویژگی خاصی برخوردار است که به اهمیت انبار گردانی و دلایل حضور حسابرس در ذیل اشره می کنیم:
1 ) موجودی های کالا معمولا یکی از اقلام مهم دارایی های تراز نامه شرکت ها می باشد.
2 ) موجودی های کالا بیش از هر نوع دارایی دیگر در معرض تغییر، حیف و میل و اشتباه در شمارش می باشد.
3 ) تمام موسسات حرفه ای حسابرسی حضور حسابرس را در انبار گردانی واحد مورد رسیدگی لازم دانسته و تاکید کرده اند.
4 ) بررسی و اثبات کمیت و کیفیت موجودی های مشکل تر از بررسی و اثبات سایر دارایی هاست و معمولا مشاهده عینی آنها مطمئن ترین طریق رسیدگی می باشد.
5 ) حسابرس باید قبل از حضور قبل از حضور در انبار گردنی برنامه و دستور العمل انبار گردانی و دستور العمل حسابرسی و نقشه کارخانه و سازمان و انبار را مطالعه کند و با حضور ذهن کافی در انبار گردانی حاضر شود و اسناد و مدارک مزبور را برای مراجعه بعدی در اختیار داشته باشد.
برنامه ریزی و دستور العمل شمارش موجودی ها:
همانگونه که در صفحات قبل اشاره کردیم جهت انجام عمل انبار گردانی و کنترل و موجودی های انبار می بایست به تهیه دستور العمل و برنامه ریزی انبار گردانی مبادرت و رزیم شمارش موجودی ها و انبار گردانی به خوبی و به طور کامل صورت گیرد.
برای دستیابی به این منظور می توان مراحل شمارش موجودی ها را به شرح ذیل تقسیم بندی کرد.
مرحله اول: قبل از شروع شمارش موجودی ها؛
بطور کلی عملیاتی که می بایست قبل از شروع شمارش موجودی ها انجام شود عبارتند از:
الف ) آماده سازی و تهیه نقشه کامل محل های نگهداری و تعیین نحوه انبار کردن موجودی ها در محل های مزبور از جمله از راهروها؛ قفسه ها و طبقات و ردیف ها و یا انواع بسته بندی های کالا ی موجودی در انبار مانند صندوق، کارتن، جعبه و شبکه و نظایر آن و با این که در روی زمین و یا در فضا باز دارد و به طور کلی کالا در کجا چگونه و چطور در انبار قرار گرفته است.
ب ) تعیین تاریخ مشخص و ساعت معین و دقیق جهت شروع شمارش انواع موجودی ها و تخصیص روزها یا ساعت های مشخص برای شمارش موجودی های خاص با توجه به حجم و مقادیر آنها؛
ج ) مشخص کردن اسامی و مسئولیت افراد شرکت کننده در مراحل مختلف موجودی برداری و شمارش فیزیکی موجودی ها؛
د ) تعیین گروه های شمارش دو نفری (یکی مسئول شمارش یا شمارش گر و نفر دیگر مسئول گروه یا مسئول مشاهده عینی و صورت برداری و ثبت مقادیر شمارش شده).
هـ ) تعیین گروه کنترل به سرپرستی یک مقام مسئول با همکاری چند تن دیگر زیر نظر سرپرست ثبت شمارش، وظیفه این گروه، کنترل اقلام شمارش براساس روش نمونه گیری می باشد.
و ) تهیه برگه های شمارش در سه قطعه (برش) مشابه دارای شماره تربیت چای یکسان، بطوری که هر سه قطعه به صورت پزواژ به یکدیگر متصل می باشند (مطابق فرم پیوست "الف" در ضمایم)
ر ) شماره گذاری برگه های شمارش و تخصیص تعداد کفی از آنها برای شمارش موجودی های هر قسمت با توجه به حجم و مقدار موجودی های.
ز ) تهیه یک فنر راهنما یا لیست راهنما برای ثبت شماره برگه هی شمارش و نحوه تخصیص آنها بین انبارهای مختلف واخذ رسید از سرپرست شمارش در همین دفتر یا لیست راهنما. (مطابق فرم پیوست "ب" در ضمایم)
ح ) بررسی وضع انبارها از نظر موقعیت قرار گرفتن موجودی های و اصلاح این وضع و تاکید به انبار داران جهت احتراز از پراکندگی موجودی ها و احیاناً شمارش تکراری یا از قلم افتادن آنها به ترتیبی که در موقع شمارش گروههای شرکت کننده در کمترین زمان با بیشترین دقت ممکن بتواند موجودی برداری کنند.
ط ) تهیه وسایل لازم جهت موجودی ها از قبیل ترازو، قپان فنر، لیفت تراک، نردبان و غیره با در نظر گرفتن ماهیت، مشخصات کیفی، حجم، وزن و .. کالای شمارش شونده،
ی ) تنظیم برنامه توقف تحویل مواد کالا در روز های شمارش (در صورت امکان) و اعلام قبلی یا روزهای شمارش به کلیه قسمت ها به منظور تامین مواد و کالاهای ضروری و مورد نیاز و تاکید به انبار داران برای احتراز از دریافت و صدور کالا در جریان شمارش موجودی های انبار؛
عملیات هماهنگ در شمارش کلیه موجودی های انبار را بر عهده می گیرند.
هماهنگ کننده پس از ارائه برنامه انبار گردانی و تصویب آن از سوی کمیته، مراتب را به اطلاع حسابرس داخلی حسابرسان مستقل و سایر اشخاص ذیربط می رساند تا کار خود را با زمان بندی مشخص شده در برنامه آغاز کنند.
نمودار سازمانی کمیته انبار گردانی و وظایف هماهنگ کننده:
نمودار سازمانی کمیته انبار گردانی باید به شکلی تهیه و تنظیم و طراحی گردد که مسئولیت و اختیارات اشخاص مختلف را دقیقاً مشخص سازد.
معمولا مسئولیت هماهنگی عملیات انبار گردانی به عهده مدیر حسابرسی داخلی یا مدیر امور مالی و یا رئیس حسابداری گذاشته می شود. در نمودار سازمانی کمیته انبار گردانی را بر عهده ندارد، نمایش داده شده است و هماهنگ کننده می بایست آشنایی کافی با روشها و دستور العمل های انبار گردانی داشته باشد. عمده وظائف هماهنگ کننده هم به شرح ذیل است:
الف ) تنظیم و ارائه برنامه عملیات انبار گردانی؛
ب ) مهیا کردن کلیه لوازم مورد نیاز به منظور تسهیل در امر انبار گردانی مثل آماده سازی ابزار توزین و فرم ها،
ج ) نظارت و کنترل مداوم و صدور دستور العمل ها در طول دوره انبار گردانی؛
د ) راهنمایی و آموزش و بررسی و پیگیری امور انبار گردانی؛
هـ ) تهیه گزارش نتایج عملیات انبار گردانی به کمیته انبار گرد؛
4