گزارش کارآموزی حسابداری آموزش وپرورش استان

مقدمه:

واحد کارآموزی در دانشگاه از واحدهای مهم و عملی است که باید توسط دانشجویان در آخرین ترم تحصیل گذرانده شود.مهم بودن این واحد از آنجا مشخص می شود که دانشجو برای اولین بار معلومات و محفوضات تئوری خود را بصورت عملی به کار میگیرد.. با توجه به نقش ارزنده و سهم حرفه حسابداری و برنامه ریزی و تصمیم گیری نهایی در جهت توسعه و بهبود این حرفه نقش اطلاع رسانی و اهمیت آمار هر چه بیشتر آشکار می گردد.
از آنجایی که دانشجودر بکار گیری درسهای نظری در عمل با مشکلات فراوانی مواجه است به همین منظور دانشگاه یک واحد کار آموزی را برای دانشجویان در نظر گرفته تا معلومات خود را در یک سازمان رسمی بطور عملی به کار گیرند و از این بکار گیری معلومات، بتوانند زمانی که جذب بازار کار شدند استفاده بهینه نمایند .
وی کاراموزی خودرادراداره آموزش وپرورش گزرانیده ام فعالیتهایی که به عنوان کارورزی دراداره آموزش وپرورش انجام داده ام عبارت اندازثبتهاحسابداری وگرفتن صورتمغایرت بانکی وصدورگواهی ضمانت وکسرازحقوق می باشدکه دراین گزارش شرایط دریافت وام وکسورات فرهنگیان ونمونه ثبت حسابداری نیزاشاره شده است
مطالب گزارش کارآموزی درزمینه تاریخچه اموزش وپرورش وپستهاسازمانی این اداره و حسابداری واحدهای آموزشی وآموزش وپرورش است در این مجموعه بر اساس تجربیات بدست آمده در آموزش وپرورش و مطالعه و استفاده از چند منبع معتبر تهیه و تنظیم گردیده است .
حسابداری اداره آموزش وپرورش ازنوع خدماتی می باشد.هردوره مالی از اول مهرهر سال آغاز میشود. است وهدف آن فراهم کردن شرایط تعلیم وترتبت وخدمت به فرهنگیان ارجمنداست و واحدمالی این اداره موظف است تراز صورتحسابهای مالی واحدهاآموزشی را در پایان سال تحصیلی که در 3 نسخه توسطحسابدارآن واحدآموزشی تنظیم شده وبه تایید شورای مالی مدرسه رسیده است رارسیدگی نماید نسبتهای مالی واحدهای مختلف تجزیه و تحلیل و بررسی و وضعیت مالی را آشکارنماید. وهمچنین برنامه ریزی درمورد تامین و بکارگیری منابع مالی توسط افراد و واحـدهای مختلف وایجاد هماهـنگی و انجـام عمـلیات حسابداری در واحد های آموزشی است.

آموزش و پرورش
آموزش و پرورش یا تعلیم و تربیت دارای مفهوم و کاربرد گسترده و پیچیده، و در نتیجه مبهمی است. در تعریف این مفهوم، نه تنها میان مردم عادی، بلکه میان صاحب نظران تعلیم و تربیت هم اختلاف نظر وجود دارد. همچنین مفاهیمی مانند سوادآموزی، کارآموزی، بارآوردن، پروردن، تادیب، اجتماعی کردن، و… نیز جزئی از "آموزش و پرورش" محسوب می شوند یا با آن همپوشی دارند.
دربارهٔ مفهوم "آموزش و پرورش" باید درنظر داشت که "آموزش و پرورش" منحصر به افراد، زمان، مکان، یا عمل خاصی نیست. یعنی به طور مشخص "آموزش و پرورش" منحصر به مدرسه، کودکان، یا آموزش دروس خاصی نیست، بلکه "آموزش و پرورش" برای همه، و در هر زمانی (ز گهواره تا گور) و هر مکانی است.
همانطور که گفته شد، آموزش و پرورش دارای مفهوم و کاربردی گسترده، پیچیده، و مبهم است. تاکنون تعریف واحد یا جامع و مانعی از "آموزش و پرورش" به دست نیامده است و اهل نظر، هر یک بر پایه تفکرات و تجربیات خود، تعریفی از آن ارائه داده اند.
صاحبنظران ایرانی یا مسلمان تعلیم و تربیت در سده های پیشین (مانند امام محمد غزالی)، هیچکدام درپی تعریف مفهوم "آموزش و پرورش" نبوده اند و گویا اهمیت تعریف این مفهوم را درک نکرده بودند. در عصر حاضر، متفکران ایرانی مانند دکتر محمدباقر هوشیار،دکتر عیسی صدیق،دکتر اسدالله بیژن و دکتر امیرحسین آریان پور، استاد مرتضی مطهری در این باره اظهارنظر کرده اند. ولی دانشمندان غربی از دیرباز تاکنون تعاریفی از "آموزش و پرورش" ارائه داده اند.
برخی از تعاریف آموزش و پرورش
* محمدباقر هوشیار: آموزش و پرورش مجموعه منظمی از اعمال و رفتار است؛ به بیان دیگر آموزش و پرورش فعل و انفعالی است میان دو قطب سیال (آموزگار و فراگیر) که مسبوق به اصلی و متوجه هدفی و مستلزم برنامه ای است.
* جان دیویی: آموزش و پرورش دوباره ساختن یا سازمان دادن تجربه است، به منظور اینکه معنای تجربه گسترش پیدا کند و برای هدایت و کنترل تجربیات بعدی، فرد را بهتر قادر سازد.
* ژان ژاک روسو: آموزش و پرورش هنر یا فنی است که به صورت راهنمایی یا حمایت نیروهای طبیعی و استعدادهای فراگیر (متربی)، و با رعایت قوانین رشد طبیعی و با همکاری خود او برای زیستن تحقق می پذیرد.
* دانشنامه بریتانیکا: از آن جایی که کودکان بی سواد، نادان و غیرمطلع از فرهنگ جامعه شان به دنیا می آیند، برای یادگیری فرهنگشان، هنجارهای رفتاری افراد بالغ، یادگیری مهارت ها، یافتن نقششان در اجتماع و رسیدن به اهدافشان نیاز به آموزش دارند.
* امیرحسین آریان پور: آموزش و پرورش عبارت است از " فرآیند هدایت و جهت‎دهی عمدی تجارب انسانی"
فلسفه آموزش و پرورش
از آن جا که آموزش به کودکان این قابلیت را می دهد که به صورت مستقل به سوی اهداف مورد نظرشان حرکت کنند و هویت ویژه ای در جامعه بیابند، اهمیتی غیر قابل چشم پوشی برای فلاسفه دارد. فلسفه آموزش به بررسی ماهیت و اهداف آموزش و ابزارهای آن می پردازد و در ارتباط با "نظریه آموزش" است. نظریه آموزش نوعی نظریه عملی بوده که سعی در فراهم آوردن رهنمود و روشن کردن تمامی جنبه های گوناگون آموزش (اعم از جنبه های تعلیمی، اخلاقی و سیاسی مربوطه) و همچنین ساختار اجتماعی وابسته با آن است. فلسفه آموزش از نیمه دوم قرن بیستم میلادی به بعد به صورت یک شاخه مشخص از فلسفه شناخته شده و مورد بررسی قرار گرفت.
تاریخچه نظریات پیرامون آموزش و پرورش
نظریه های آموزش وجود چهار چیز را در فرایند آموزش ضروری فرض می کنند: ۱- معلم ۲- دانش آموز ۳- موضوع درسی ۴- گروه اجتماعی که معلم و دانش آموز به آن تعلق داشته و از طریق آن با هم مرتبط می شوند. نظریه های آموزشی مختلف را می توان از طریق پاسخی که به سوالات زیر می دهند از همدیگر تمیز داد: هدف آموزشی یک مدرسه چیست و اینکه از نظر روانی چگونه دانش آموزانش را به انجام کارهایی که هدف را تحقق می بخشد متمایل می سازد؟ موضوع درسی چیست، با چه روش هایی تعلیم می شود، مطالب با چه میزان راحتی آموخته می شوند و به چه راحتی بعداً فراموش می شوند؟ امتحان ها، روش های درس خواندن، و معیارهای مقایسه دانش آموزان با همدیگر چیست؟ مدارس مختلف بحران های مختلف دارند. برخوردهای درونی مدرسه مورد نظر چیست؟ ترس هایی که معلمین را تحت الشعاع قرار می دهد چیست و واکنش معلمین به این ترس ها چیست؟ دانش آموزان در مدارس مختلف با ترس هایی مختلفی روبرو می شوند. تحت چه ترس هایی دانش آموزان به تلاش برای یادگیری مشغول هستند و پاسخ آنها به این ترس ها چیست؟ با توجه به اینکه تقصیر شکست ها را می توان بر گردن نظریه خاص آموزشی استفاده شده نهاد، راه حلها نیازمند ایجاد تغییراتی در نظریه آموزشی می باشد. انتخاب یک نظریه آموزشی خاص نیازمند آگاهی کافی نسبت به شرایط خاص یک مدرسه بوده و حکم کلی نمی توان داد.
تاریخ آموزش و پرورش
فرایند آموزش و پرورش از پیدایش انسان بر زمین آغاز شده و به عقیده برخی معلمی (یا گونه ای از آن) از نظر قدمت دومین پیشه انسان ها بوده است. هیچ جامعه انسانی ای وجود نداشته که اهمیت و مرکزیت آموزش را رد کند در جوامع بدوی، آموزش رسمی به شکل امروزی آن وجود نداشت. در واقع در تمامی فعالیت های روزمره بالغین نقش معلمین را بازی می کردند و همه جا کلاس درس بود. انباشتگی دانش در طول زمان باعث شد که یک نفر بالغ نتواند بر تمامی آن مسلط شود. راه حلی که جامعه برای این مشکل پیدا کرد آموزش به نوع رسمی بود: مدارسی تشکیل شد و متخصصینی در آن ها به گونه ای موثر به انتقال فرهنگ و دانش موجود کمک می کردند. با رشد فزاینده جامعه و زیاد شدن پیچیدگی های آن، آموزش رسمی به عهده موسسات خاصی واگذار شد. به علاوه ماهیت آموزش نیز کم کم تغییر کرد: آموزش کمتر و کمتر به زندگی روزمره افراد ارتباط پیدا می کرد، انتزاعی تر شده و با عملگرایی فاصله می گرفت. دانش بصورت خیلی فشرده در آمده و این امر به دانش آموزان این قابلیت را می داد که از فرهنگی که در آن به دنیا آمده اند فراتر رفته و چیزهایی را یاد بگیرند که هرگز نمی توانستند توسط تجربه مستقیم یا تقلید از افراد بالغ بیاموزند. فرایند آموزش امروزه یکی از پایه های اساسی پیشرفت جامعه ها شده است و اهمیت روز افزونی پیدا کرده است و این خود باعث این شده که کتاب ها و تحقیقات زیادی در زمینه اهداف، محتوا، و نحوه بهینه تدریس انجام شود. در دورن مدرن، شاهد شکوفایی فلسفه آموزش و نظریات تعلیمی هستیم. وهر معلم با توجه به شرایط دانش آموزان کلاسش از شیوه های مختلف آموزشی استفاده می کند.
* آموزش در جوامع بدوی
در جوامع بدوی، آموزش محدود به انتقال فرهنگ بود و هدف آن پرورش فرزندان بگونه ای بود که بتوانند اعضا خوبی برای گروه یا قبیله شان باشند. یک انسان بدوی دنیا را به شکل ثابت و تغییر ناپذیر میدید. برای او فرهنگ تمام دنیا اش را تشکیل می داد، و این فرهنگ در انتقالش از یک نسل به نسل بعدی تنها مقدار کمی تغییر می کرد.
جوامع بدوی تاکید زیادی روی لزوم پیوستن مناسب افراد به بدنه قبیله یه گروهشان داشتند. جوامع بدوی اشکال و تنوع فرهنگی زیادی داشته و بیان قوانین عام حاکم بر تمامی آنها کار سختی می باشد. ولی به هر حال نکات مشترکی بین فرهنگ های بدوی وجود دارد: افراد غیر بالغ در فعالیت های بالغین شرکت می کردند. یادگیری توسط مکانیزم های تقلید، تلاش برای فهمیدن احساسات و انگیزه های افراد بالغ و تلاش برای شناسایی و تطبیق هویت خود با آنها صورت می گرفت.
هنگامی که فردی بالغ می شود، روش آموزش او دگرگون می شود. او دیگر نمی بایست بصورت لحظه ای و غیر منظم به تقلید از بالغین بپردازد بلکه باید رفتارش را منظم و استاندارد بکند. در هنگام بلوغ برای جدا شدن از محیط و فضا دوران کودکی، افراد "آیین تشرف" را تجربه می کنند. فرد بالغ شده ممکن است به صورت ناگهانی از خانواده اش جدا شود و به اردوگاهی به همراه افراد تازه بالغ شده دیگر فرستاده شود. دلیل این جدایی این است که فرد وابستگی اش را به خانواده کم کند و از نظر عاطفی و اجتماعی خودش را در محیط وسیع تر فرهنگی قبیله ای بنا نهد. معلمان در این مراسم تشرف کسانی هستند که شخص نمی شناسد، در واقع اقوام شخص در قبیله دیگر که شخص تا حالا ندیده است. آیین تشرف عموماً عملی نیست بلکه در آن ارزش های فرهنگی، مذهب قبیله ای، افسانه ها، فلسفه، تاریخ، مراسم ها و آداب و رسوم و اطلاعات دیگر تدریس می شود. این مراسم (به ویژه بخش مذهبی آن) از اهمیت زیادی برخوردار و لازمه عضویت در قبیله بوده است.
* آموزش در قدیمی ترین تمدن ها
تمدن در خاورمیانه، در بین رودهای دجله و فرات و در مصر، حدود ۳۰۰۰ سال قبل از میلاد شروع شد. تمدن عمده بعدی هزار و پانصد سال بعد در شمال چین زاییده شد. انتقال فرهنگ در این جوامع پیچیده، "نوشتن" را ضروری کرد. البته در هیچ زمانی در دوران باستان، بیش از ۲۰ تا ۳۰ درصد مردان بالغ و تقریباً ۱۰ درصد کل جمعیت نمی توانستند بخوانند و بنویسند.
* آموزش در ایران باستان
در فلات ایران، دست کم از پانزده هزار سال پیش، انسان زندگی می کرده است. دربارهٔ چگونگی آموزش و پروش مردمانی که پیش از آریایی ها در این سرزمین زندگی می کردند آگاهی چندانی در دست نیست.
نزدیک به چهار هزار سال پیش، آریایی ها و از آن جمله مادها، پارسی ها و پارتی ها به سرزمین ایران مهاجرت کردند. مادها در غرب و پارسی ها در جنوب و پارتی ها در شرق فلات ایران ماندگار شدند و حکومت هایی تشکیل دادند.
مادها در حدود هفصد سال پیش از میلاد در سرزمین های غرب ایران چیره شدند و دولت ماد را بنیان گداشتند. در دورهٔ مادها، کودکان و نوجوانان راه و رسم زندگانی و کار و جنگاوری را در خانه و ایل می آموختند. آموزش رسمی مخصوص روحانیان بود. روحانیان، گذشته از خواندن و نوشتن، اصول و مراسم دینی، اخترشناسی و شیوه های پیشگویی سرنوشت دیگران را در مراکز دینی فرا می گرفتند. مردم دیگر از خواندن و نوشتن بی بهره بودند. مادها خطی شبیه خط میخی داشتند.
امپراتوری ایران باستان توسط کوروش کبیر در سال ۵۵۹ قبل از میلاد تاسیس، و توسط مسلمانان در سال ۶۵۱ میلادی منقرض شد. از ویژگی های عمده تمدن ایران باستان که به ایرانیان احساسات ماجراجویی و ملّی گرایی می داد می توان تاکید بر توانایی های فیزیکی و بدنی، مذهب فعال زرتشتی و اخلاقیات آن، و جنگاوری و توسعه طلبی را نام برد. در زمان حکومت کوروش و جنشینانش، آموزش تحت تاثیر اخلاقیات زرتشتی و نیازهای نظامی جامعه بود. چهار طبقه اجتماعی نیاز هایشان را توسط آموزش بر طرف می کردند: روحانیون، جنگجوها، کشاورزان و بازرگانان. اخلاقیات زرتشتی آموزش را در جهت پرورش افکار خوب، کلام خوب و کارهای خوب می دید. تعلیم و تربیت در این دوران تاکید زیادی روی پیوندهای خانوادگی و احساسات گروهی، پذیرش حکومت پادشاه، تعلیمات مذهبی، و آماده سازی های نظامی داشت.
آموزش در دوران هخامنشی به صورت دولتی انجام نمی شد و آموزش های اولیه در خانه انجام می پذیرفت. فرزندانی که به طبقات بالا متعلق بودند می توانستند در سن هفت سالگی به مدارس در دیوان ها بروند. در مراحل بالا ی آموزشی به دانش آموزان قوانین و حقوق، پزشکی، ریاضی، جغرافیا، موسیقی، و نجوم یاد می داند. مدارس نظامی خاصی هم موجود بود.
با فتح ایران توسط اسکندر کبیر، روشهای آموزشی یونانی جای روشهای آموزشی در دوران هخامنشی را گرفت. این رویه در دوران حکومت پارتیها نیز ادامه یافت. ولی با به روی کار آمدن سلسله ساسانی در ایران، نحوه آموزش سنتی ایرانی مجدد احیا شده، توسعه و تکمیل شد. اخلاقیات زرتشتی عملکرد مشابهی مانند دوران هخامنشی داشت، با این تفاوت که در دوران ساسانی تاکید بیشتری روی نیروی کار (مخصوصاً کشاورزی)، قداست ازدواج و خانواده، و احترام به قانون و نخبه گرایی داشت. آموزش در آن دوران پایگاه های قوی اخلاقی، اجتماعی و ملّی داشت. موضوع درسی سیستم آموزشی شامل تمرینات بدنی و رزمی، خواندن خط پهلوی، نوشتن، ریاضی و هنر بود.
بزرگترین دستاورد آن دوران تاسیس دانشگاه گندیشاپور بود که نقش عمده ای در توسعه آموزش پیشرفته داشت. در گندیشاپور فرهنگ ها و علوم ایرانی، هندی، یونانی و رشته های علمی مختلف گرد هم آمده بودند. دانشجویانی از سر تا سر دنیا برای تحصیل به گندیشاپور می آمدند. بعدها گندیشاپور نقش مهمی در دسترسی مسلمانان به علوم یونانی و رومی بازی کرد و از طریق مسلمانان بسیاری از آثار مجدد از عربی به لاتین ترجمه شد.
* آموزش در دنیای اسلام
آموزش در اسلام از ارزش زیادی برخوردار بوده است. با مسلمان شدن مردمان از نژادها و جوامع مختلف، آموزش نقش مهمی در تشکیل یک اجتماع به هم پیوسته و جهانی ایفا کرد. تا اواسط قرن نهم میلادی، تقسیم بندی مشخصی از دانش انجام شده بود: علوم به سه دسته تقسیم شده بودند: علوم اسلامی، علوم فلسفی و طبیعی و علوم ادبی هنری. علوم اسلامی به بررسی منابع اسلامی مانند قرآن، احادیث و تفاسیر آن می پرداخت. علوم اسلامی از نظر فرهنگی از همه با ارزشتر به حساب می آمد؛ فلسفه و علوم طبیعی به اندازه علوم اسلامی مهم دیده می شد ولی کم فضیلت تر دیده می شد.
سیستم آموزش اسلامی در ابتدا تاکید زیادی روی فنون و امور عملی مانند توسعه سیستم های آبیاری، ابداعات کشاورزی، خیاطی، تولید محصولات با آهن و فولاد، محصولات چرمی، تولید کاغذ و باروت، گسترش تجارت زمینی و دریایی، و ساختن اشیاء سفالی داشت. به تدریج و از قرن ۱۱ میلادی به بعد، علاقه به علوم مذهبی به صورت عمده ای جای علوم دیگر را گرفت. علوم یونانی و فلسفه دیگر تنها به صورت خصوصی و به عده کمی تدریس می شد و هنرهای ادبی به شکل عمده ای رو به کاهش نهادند. از آزادی فکری داده شده به اندیشمندان و نخبگان کاسته شد. علوم غیر دینی و بررسی های پژوهش گرایانه غیر دینی دیگر تحمل نمی شدند. این نحوه سیستم آموزشی از ازبکستان امروزی در شرق تا مصر در غرب در طول سال های ۱۰۵۰ تا ۱۲۵۰ میلادی گسترش پیدا کرد.
آموزش و پرورش نوین
در بیش تر کشورها، گذراندن دورهٔ مقدماتی برای کودکان پنج و شش ساله و گذراندن دورهٔ متوسطه برای نوجوانان سیزده ساله اجباری است.
آموزش مدرن در ایران
شروع آموزش به نحوه مدرن در ایران با تاسیس مدرسه دارالفنون در تهران و به همت امیر کبیر رقم خورد. در دار الفنون علوم فنی، علوم طبیعی و همچنین کمی علوم انسانی توسط اساتید خارجی، و تحت نظارت رضا قلی خان، تدریس می شد. تاسیس این مدرسه باعث ترجمه آثار مختلفی از زبان های اروپایی به فارسی شد.
رضا شاه مسبب ایجاد تغییرات عمده ای در سیستم آموزشی ایران می باشد. به عنوان بخشی از برنامه غربی سازی، مدرن سازی و تمرکز اداره امور، او مکتب خانهها را بر چید. مکتب ها جاهایی بودند که در آنها به تمامی دانش آموزان در هر سنی که بودند در یک اطاق توسط یک آخوند آموزش داده می شد. رضا شاه دستور داد که تمامی افراد جامعه، دختر و پسر، بصورت اجباری به مدارس دولتی بروند، و اینکه محتوای کتابهای درسی به روز و مدرن شوند. او محلی برای تربیت معلمین ایجاد کرد و همچنین دانشگاه تهران را بنا نهاد. چند سال بعد رضا شاه دستور در اختیار گرفتن و دولتی کردن تمامی مدارس خارجی تبلیغی مسیحی (میسونری) را داد. بیشتر مدرسه های عالی آن زمان، مانند دارالمعلمین عالی(دانشسرای عالی)، مدرسهٔ حقوق و علوم سیاسی(دانشکدهٔ حقوق) و مدرسهٔ عالی طب(دانشکدهٔ پزشکی) در شمار دانشکده های این دانشگاه در آمدند. با تاسیس دانشگاه تهران دانش آموزان توانستند، پس از به پایان رساندن دورهٔ دبیرستان، در رشته های ادبیات و فلسفه وعلوم تربیتی، پزشکی، حقوق، علوم طبیعی و ریاضی، علوم معقول و منقول و مهندسی به تحصیل بپردازند. بعدها دانشگاه تهران گسترش یافت و دارای دانشکده ها و رشته های درسی دیگری شد.[۷] آموزش و پرورش در ایران آموزش و پرورش در ایران بیشتر متمایل به روش پیاژه می باشد ولی در عمل شیوه هایی که پیاژه بر آن تاکید کرده است عملی نمی شود آموزش در ایران بیشتر معلم-محتوا محور بوده و کودک در جریان یادگیری بیشتر نقش انبار کنده دارد در سالهای اخیر وزارت آموزش و پرورش ایران در پی این بوده است که تغییراتی اساسی در شیوهٔ آموزش کودکان به وجود آورد ولی این تغییرات بیشتر جنبهٔ کمیتی داشته و کمتر به کیفیت اموزش توجه شده است
اثرات سیاسی
رهبران سیاسی تاثیر زیادی بر سیستم های آموزشی گذاشته اند. به طور مثال در شوروی نظام آموزشی تحت نظارت شدید حزب کمونیست شوروی قرار گرفت. پس از به قدرت رسیدن جوزف استالین او تاکید ویژه ای بر آموزش علوم، ریاضیات و ایدئولوژی کمونیست داشت همزمان مراکز علمی شوروی تعداد زیادی از شهروندان دیگر کشورها را جذب مراکز آموزشی خود کردند. این نظام آموزشی پس از فروپاشی شوروی اصلاح شد و اختیارات دولت های محلی در این امر افزایش پیداکرد.
در نظام آموزشی ایالات متحده آمریکا در اوایل قرن بیستم تبعیض نژادی برعلیه افراد سیاهپوست وجود داشت که دولت آمریکا با تصویب قوانینی سعی برحذف آنها کرد همچنین قوانین برای دادن امتیازات بیشتر از سفید پوستان به سیاهپوستان موسوم به تبعیض مثبت، تصویب شد.
تاریخ تحول اداری سازمان آموزش و پرورش ایران
۱. سال ۱۲۳۲: اولین بار وزارتخانه ای با نام وزارت علوم پدید آمد که ماموریت اصلی آن نظام دادن به امور آموزش و پرورش کشور به سبک جدید بود.
۲. سال ۱۲۸۹ : اولین بار قانون اداری معارف کشور به تصویب رسید و نام وزارت علوم به وزارت معارف تغییر یافت و برای آن تشکیلات جدیدی مشخص شد.
۳. سال ۱۳۱۷ : نام وزارت معارف به وزارت فرهنگ تغییر یافت و برنامه ریزی و نظارت بر امور آموزش و پرورش دوره های ابتدایی، متوسطه و عالی و امور فرهنگی کشور به این وزارتخانه واگذار شد
۴. سال ۱۳۴۳ : وزارت فرهنگ به وزارتخانه های آموزش و پرورش، فرهنگ و هنر و سازمان اوقاف تبدیل شد و امور آموزش و پرورش عمومی و عالی به وزارت آموزش و پرورش واگذار شد.
۵. سال ۱۳۴۶ : وزارتخانهٔ علوم و آموزش عالی به وجود آمد و امور آموزش عالی کشور به این وزارت واگذار شد.
۶. سال ۱۳۵۸ : وزارت فرهنگ و هنر با ادغام در وزارت علوم و آموزش عالی به وزارت فرهنگ و آموزش عالی تغییر یافت و امور آموزش و پرورش عمومی همچنان بر عهدهٔ وزارت آموزش و پرورش ماند و در سال های بعد وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی تشکیل شد و امور فرهنگی را عهده دار شد.
۷. سال ۱۳۶۱ : دانشگاه آزاد اسلامی به پیشنهاد علی اکبر هاشمی رفسنجانی و با استفاده از امکانات و حمایت دولت تشکیل شد، که هدف از تاسیس آن گسترش آموزش عالی بدون استفاده از بودجهٔ دولت بود و امروزه بیش از نیمی از آموزش عالی کشور را بر عهده دارد.
۸. سال ۱۳۶۶ : دانشگاه پیام نور که آموزش آن به صورت غیرحضوری، خودخوان و از راه دوراست به منظور گسترش آموزش عالی در اقصی نقاط کشور و تحصیلات بومی و فراهم آوردن امکان ادامه تحصیل برای داوطلبان شاغل یا خانه دار تاسیس شد.
۹. سال ۱۳۷۵ : وظایف مربوط به آموزش نیروی انسانی در حوزهٔ پزشکی و پیراپزشکی از وزارت فرهنگ و آموزش عالی جدا و به وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی واگذار شد.
۱۰. سال ۱۳۷۹ : وزارت فرهنگ و آموزش عالی به وزارت علوم، تـحقیقات و فناوری تغییر نام داد و وظایف برنامه ریزی، ارزیابی و نظارت، بررسی و تدوین سیاستها و اولویتهای راهبردی در حوزه های تحقیقات و فناوری به وظایف وزارتخانه مذکور افزوده شد.
اداره کنونی امور آموزش و پرورش
هم اکنون امور آموزش و پرورش کشور توسط وزارتخانه ها و سازمان های زیر انجام می گیرد :
۱- آموزش و پرورش عمومی (پیش دبستانی، دبستانی، راهنمایی تحصیلی، متوسطه و پیش دانشگاهی) با وزارت آموزش و پرورش.
۲- آموزش عالی در رشته های غیر از پزشکی با وزارت علوم، تحقیقات و فناوری.
۳- آموزش عالی در رشته های پزشکی با وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی.
۴- آموزش عالی در تمام رشته ها به صورت غیرانتفاعی توسط دانشگاه آزاد اسلامی.
۵- آموزش و پرورش عالی دینی توسط حوزه های علمیه.
۶- آموزش و پرورش نظامی به وسیله نیروهای مسلح و دانشگاه های نظامی.
۷- آموزش مدیران و برخی از کارشناسان و کارکنان با مراکز مدیریت دولتی (سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور)
۸-آموزش های اختصاصی توسط مراکز آموزشی وابسته به وزارتخانه ها و سازمانهای مختلف

شورای عالی آموزش و پرورش
در سازمان اداری وزارت معارف مصوب ۱۲۸۹ شمسی، شورای عالی معارف پیش بینی شده بود. این شورا از آن زمان تاکنون تحت عناوین شورای عالی معارف، شورای عالی فرهنگ و شورای عالی آموزش و پرورش فعالیت داشته است. این شورا مهمترین شورای سیاست گذاری و تصمیم گیری در مورد امور آموزش و پرورش عمومی کشور است. تعیین خط مشی، هدفها، مقررات، ضوابط و برنامه های وزارت آموزش و پرورش و بررسی برنامه ها و مطالب کتابهای درسی از جمله وظایف شورای عالی آموزش و پرورش است. اعضای این شورا به مدت ۴ سال توسط رئیس جمهور منصوب می شوند.
نهادهای وابسته به وزارت آموزش و پرورش در حال حاضر
۱. پژوهشکده تعلیم و تربیت : که در سال ۱۳۷۲ به منظور تهیه و اجرای تحقیقات مختلف در حوزهٔ آموزش و پرورش با همکاری وزارت علوم تاسیس شد.
۲. شورای تحقیقات وزارت آموزش و پرورش : که به منظور سیاست گذاری در مورد تحقیقات وزارت آموزش و پرورش و تعیین اولویت های پژوهشی تشکیل شد. در این شورا تعدادی از استادان دانشگاهها، معاونان وزارتخانه و کارشناسان زبده عضویت دارند.
۳. سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی : که انجام پژوهش های مربوط به برنامه ریزی و کتابهای درسی و تالیف، چاپ و انتشار کتابهای درسی را بر عهده دارد.
۴. سازمان نوسازی و توسعه و تجهیز مدارس : وظیفه عمده این سازمان، برنامه ریزی و نظارت بر اجرای ساختمان های مدارس و توسعه و تجهیز آنها است.
۵. انجمن اولیا و مربیان : که سعی در تحکیم و توسعه رابطه بین مدارس و خانواده های دانش آموزان و مشارکت اولیا در امور تربیتی مدارس دارد.
۶. نهضت سوادآموزی : که سوادآموزی بزرگسالان بیسواد و انتشار کتابهای مناسب برای آنان را بر عهده دارد.
۷. کانون پرورش فکری کودکان و نوجوانان : تهیه و انتشار کتاب و فیلم های مناسب برای کودکان و نوجوانان، تاسیس کتابخانه و قرائتخانه، انجام پژوهش درمورد کودکان و نوجوانان و ارائه امکانات فرهنگی و هنری برای آنان از جمله وظایف این سازمان است.
۸. سازمان ملی پرورش استعدادهای درخشان : که انتخاب دانش آموزان بااستعداد برای تحصیل در دوره های راهنمایی تحصیلی و دوره متوسطه و برنامه ریزی و نظارت بر گسترش مدارس تیزهوشان را انجام می دهد.
۹. سازمان آموزش و پرورش استثنایی : که تربیت کودکان و نوجوانان ناشنوا و نیمه شنوا، نابینا و نیمه بینا، عقب مانده ذهنی و ناسازگار را بر عهده دارد.

تغییرات مقاطع تحصیلی
طبق قانون اساسی معارف سال ۱۲۹۰ دوره های تحصیلی ایران شامل دوره ابتدایی ۶ سال و دوره اول و دوم متوسطه هرکدام ۳ سال بوده است. در سال ۱۳۴۵ ساختار آموزشی کشور تغییر کرد و شامل دوره ابتدایی ۵ سال، دوره راهنمایی ۳ سال و دوره متوسطه ۴ سال شد. در سال ۱۳۷۰ دوره های تحصیلی شامل دوره های زیر شد:
۱.دوره آمادگی (۱ سال) 2.دوره ابتدایی (۵ سال) 3.دوره راهنمایی (۳ سال)
4.دوره متوسطه (۳ سال) 5.دوره پیش دانشگاهی (۱ سال)

* چارت سازمانی وزارت آموزش وپرورش:

نمودارسازمانی ادارات آموزش وپرورش
نمودارسازمانی ادارات آموزش وپرورش استانها به صورت زیرمی باشد

– هماهنگی فعالیتهای تشکل های دانش آموزی تحت نظارت معاونت پرورشی وتربیت بدنی خواهد بود.
– دراستانهایی که فعالیت مربوط به عشایر سیار تحت عنوان واحدهای کارشناسی سازماندهی شده است این واحدها تحت نظارت معاونت آموزش ابتدایی انجام وظیفه می کنند.

اداره آموزش وپرورش ناحیه:
اداره آموزش وپرورش ناحیه ساختمانی 3طبقه واقع در شهرستان وواحدهای وپستهاسازمانی آن شامل: واحددبیرخانه واموربازنشستگان وجمعداراموال ،کارگزینی، واحد خدمات و کارپرداز و اموال وانبارواحد دبیرخانه ،دایره بایگانی ،واحد بودجه و برنامه ریزی ،واحد حسابداری و امور مالی ،جمعدار اموال، واحدرسیدگی اسناد،واحداموربازنشستگان ،واحداعتبارات می باشد
وواحدهاآموزشی زیرمجموعه این اداره عبارت اندازپیش دبستانی، هنرستان های فنی، حرفه ای، کشاورزی، مدارس عادی، شبانه روزی، عشایری، استثنایی، استعدادهای درخشان، نمونه دولتی، شاهد و ایثارگران ومراکز تربیت معلم ومجتمع هاآموزشی می باشد که اسنادودفاتر کل وروزنامه وترازآزمایشی واحدهاآموزشی توسط اداره آموزش وپرورش کنترل واطلاعات دخل وخرج آن به پایگاه ارسال می شود.
عملکرد اداره آموزش وپرورش درسال جدیدمی توان به احداث 9مجتمع آموزشی وازمناقصات برگزارشده توسط این اداره می توان به واگذاری امور پیش دبستانی وانجام عملیات مربوط به امور پشتیبانی خدماتی ساختمان اداری و تعدادی از واحدهای آموزشی اشاره کرد.

شرایط استخدام درآموزش وپرورش:
آزمون استخدامی وزارت آموزش و پرورش در دو مرحله برگزار می شود
مرحله اول شامل سوالات عمومی و سوالات تخصصی مرتبط با رشته شغلی است و داوطلبانی که حداقل 60 درصد نمره آزمون عمومی این مرحله را کسب کنند تاسقف سه برابر ظرفیت استخدام براساس اولویت نمره برتر تخصصی به مرحله دوم آزمون معرفی خواهند شد.
به منظور تامین نیروی انسانی مومن ، انقلابی و کارآمد مورد نیاز آموزش و پرورش طبق مفاد قوانین و مقررات به ویژه قانون مدیریت خدمات کشوری و در چارچوب دستور العمل نحوه برگزاری امتحان عمومی و تخصصی افراد واجد شرایط را به استناد مجوز استخدامی شماره 3943/200 مورخ 8/2/89 معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی ریاست جمهوری از طریق برگزاری آزمون توانمندی های عمومی ، علمی ، مهارتی و تخصصی ، مصاحبه تخصصی ، آزمون عملی حسب مورد و طی مراحل گزینش و طی دوره کارآموزی ، مهارتی و توجیهی مربوطه به شرح زیر استخدام می کند.
شرایط عمومی و اختصاصی برای ثبت نام
1- شرایط مصرح در قانون مدیریت خدمات کشوری و قانون گزینش و دیگر قوانین و مقررات مربوط است که برخی از آنان به این شرح است:
– تابعیت نظام جمهوری اسلامی ایران
– اعتقادو التزام عملی به مبانی نظام جمهوری اسلامی ایران
– اعتقاد و التزام عملی به اسلام و قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران و اصل مترقی ولایت مطلقه فقیه
– تدین به دین مبین اسلام یا یکی از ادیان رسمی کشور مصرح در قانون اساسی
-داشتن کارت پایان خدمت وظیفه عمومی یا معافیت دایم از خدمت(ویژه آقایان)
-عدم اتهام و محکومیت به فساد اخلاقی و اعتیاد به دخانیات ومواد مخدر و عدم سابقه محکومیت جزایی موثر
– داشتن سلامت جسمانی و روانی وتوانایی اشتغال برای انجام کاری که استخدام می شود.
-نداشتن منع استخدام در دستگاه های دولتی به موجب آرای مراجع قانونی
-داوطلبان استخدام نباید مستخدم رسمی، ثابت و پیمانی سایر دستگاه های دولتی و یا بازخرید خدمت باشند.
شرایط اختصاصی استخدام :
– دارا بودن مدرک تحصیلی دانشگاهی معتبر و حوزوی سطح 2 و بالاتر( با تایید شورای حوزه علمیه قم ) در رشته های تحصیلی مرتبط با رشته شغلی مورد تقاضای استخدام
-حداقل سن20سال تمام و حداکثر سن 35 سال تمام برای دارندگان مدرک تحصیلی کاردانی ، کارشناسی و کارشناسی ارشد تا تاریخ انتشار آگهی استخدام و معادل حوزوی نیز به همین ترتیب است.

مراحل اجرای گزینش متقاضیان و داوطلبان استخدام
1- تکمیل فرم ویژه مشخصات توسط داوطلب به همراه دو قطعه عکس و تصویر از تمام صفحات شناسنامه و تحویل به اداره مورد تقاضا
2- اعلام نیاز کتبی سازمان، ناحیه و منطقه به وجود داوطلب و ارسال آن به همراه مدارک تحصیلی به هسته گزینش
3- انجام تحقیقات ، مصاحبه حضوری ، استعلام از مراجع قانونی و صدور رای در مورد داوطلب و اعلام به محل مورد تقاضا (حداقا زمان این مرحله یک ماه خواهد بود. )

استخدام رسمی در آموزش وپرورش دارای مراحلی است که عبارتند از :
1-بررسی نیرو های انسانی مورد نیاز به وسیله مسئولان ذی ربط
2- تامین محل حقوق و مزایای مربوط که اصطلاحاً ردیف حقوقی نامیده می شود.
3- کسب مجوز از سازمان امور اداری و استخدامی
4- دادن آگهی استخدام ضمن اعلام شرایط استخدام.
5- اخذ درخواست های داوطلبان و رسیدگی به مدارک ضمیمه آن .
6- صدور کارت شرکت در آزمون ورودی و برگزاری آزمون استخدامی طبق ضوابط مقرر.
7-مصاحبه و تحقیق در مورد صلاحیت اعتقادی و اخلاقی داوطلبان .
8- استخراج نتایج و اعلام اسامی قبول شدگان با درصد خاصی از ذخیره.
9- انجام دادن تشریفات مقدماتی استخدام .
10- شرکت در دوره های آموزشی.
11- صدور ابلاغ برای تصدی پست مورد نظر.
12- صدور حکم آزمایشی استخدام .
5- شناخت وظایف و نقش های مسئولین کارگزینی

نحوه انتقال بین دوره ای از ابتدایی به راهنمایی،و …
1- دارا بودن مدرک تحصیلی کارشناسی ارشد ، کارشناسی یا کاردانی در رشته مرتبط با دروس دوره مورد درخواست
2- تکمیل فرم امتیاز بندی که از طریق ادارات تابعه به آموزشگاهها ارسال می شود . زمان پنجم فروردین لغلیت سی یکم خرداد ماه
3- تحویل فرمهای تکمیل شده متقاضی به واحد کارگزینی ادارات تابعه تا پایان خردادماه
4- موافقت ناحیه یا منطقه براساس عدم نیاز دوره فعلی و نیاز مبرم در دوره مورد درخواست تا پانزدهم تیر ماه
5- موافقت سازمان تا پایان تیر ماه

سازماندهی واحدهای آموزشی
1 تعریف واحد سازمانی:واحدی است حقیقی یا مجازی با مشخصاتی خاص که جهت صدور ابلاغ کارکنان و یا ثبت اطلاعاتکلاس و دانش آموز در سیستم بکفا، مورد استفاده قرار می گیرد.
2 ماهیت واحد سازمانی:
1 2 واحد سازمانی حقیقی:واحدی است عینی که در یک مکان فیزیکی مشخص، برای ارائه خدمات متناسب با وظایف تعیین شدهتشکیل می گردد. مانند آموزشگاه، اداره، کانون فرهنگی و تربیتی، درمانگاه، اردوگاه، مجتمع ورزشی و…
2. 2 واحد سازمانی آموزشی:کلیه آموزشگاه ها اعم از دولتی و غیر دولتی، داخل و خارج از کشور در هر یک از دوره های تحصیلی پیش دبستانی، ابتدایی، راهنمایی، متوسطه نظری، فنی و حرف های، کاردانش، پی شدانشگاهی، مراکز تربیت معلم، دانشگاه، دانشکده و آموزشکد ههای فنی و حرف های، استثنایی، استعدادهای درخشان، بزرگسالان، آموزش از راه دور، شاهد، ایثارگران،نمونه دولتی، شبان هروزی، هیات امنائی، دبیرستا نهای وابسته و هنرستا نهای جوار، آزمایشگاه مرکزی.
3 .2 واحد سازمانی اداری: معاونت ها، ادارات کل و دفاتر حوزه ستادی، سازما نهای وابسته، سازمان
آموزش و پرورش استانها و مناطق/نواحی.
4. 2 واحد سازمانی پرورشی:کانون های فرهنگی و تربیتی، مجتم عهای ورزشی، مراکز مشاوره روانشناختی، اردوگاههای دان شآموزی،پژوهش سرای دان شآموزی، دارالقرآن، مراکز مشاوره وراهنمای خانواده، سازمان دان شآموزی، اتحادیه انجمن های اسلامی دانش آموزان، بسیج فرهنگیان و دان شآموزی.
5. 2 واحد سازمانی رفاهی:باشگاه و خانه معلم، کلینیک و درمانگاه فرهنگیان، تعاونی مسکن و مصرف فرهنگیان
6. 2 واحد سازمانی مجازی:واحدی است فرضی که دانش آموزان یا پرسنلی را که دارای ویژگی خاصی بوده و در هیچ واحد سازمانیحقیقی قرار نم یگیرند (مانند واحدهای سازمانی گرو ههای آموزشی، معلمین راهنما، هسته های مشاوره، معلم جانشین، مامورین ومنتقل شدگان و…) در بر می گیرد.
3 .زمان فعالیت واحد سازمانی آموزشی:
1. 3 دو وقته:تحصیل یک گروه دانش آموز در دو وقت صبح و عصر در یک ساختمان. دو وقت کاری این آموزشگاه ها درمجموع یک واحد سازمانی محسوب شده و یک کادر اداری قابل تخصیص است.
2 3 دو یا چند نوبته:تحصیل دو یا چند گروه دانش آموز در یک ساختمان، با اوقات کاری متفاوت که هرنوبت یک واحد سازمانی مجزا با کُد سازمانی مستقل قلمداد گردیده و به صورت مجزا کادر اداری قابل تخصیص است.
4.وضعیت واحد سازمانی آموزشی:
1. 4 مستقل:آموزشگاه فعال در یک نوبت کاری از یک دوره تحصیلی.
2. 4 مجتمع آموزشی:آموزشگاه ها در یک نوبت کاری با بیش از یک دوره تحصیلی و داشتن حداقل 1000 نفر دانش آموز.
3. 4 ضمیمه و ضمیمه دارد:در صورتی که فعالیت یک آموزشگاه در یک نوبت کاری متشکل از دو یا چند دوره تحصیلی مختلف باشد ومحسوب می شود و " ضمیمه دارد " در یک یا دو ساختمان جدا تشکیل شود آموزشگاه دارای بیشترین دانش آموزآموزشگاه بزرگتر و " ضمیمه " طبق درجه بندی مدارس تخصیص نیرو خواهد یافت لکن آموزشگاه دیگر بصورتبدون تخصیص کادر مدیریتی و خدماتی تحت مدیریت آموزشگاه بزرگتر اداره م یشود و در صورت مساوی بودن ضمیمه و آموزشگاه های دیگر ضمیمه دارد تعداد دانش آموزان وضعیت آموزشگاه دوره تحصیلی بالاترشناخته می شوند. بهرحال مجموع تعداد دان شآموزان چند آموزشگاه ملاک درجه بندی مدرسه خواهد بود.تشکیل " ضمیمه دارد " تبصره: در صورتی که مدرسه ضمیمه در ساختمان واقع در مکانی دورتر از مدرسهمنصوب تا ضمن " ضمیمه " شود با ابلاغ رئیس منطقه یا ناحیه یکی از دبیران مدرسه به عنوان معاون مدرسهانجام تعهدات آموزشی به طور کامل مسئولیت نظارت بر امور جاری را عهده دار بوده و حق سرپرستی معادلمعاون مدرسه درجه یک دریافت خواهد کرد.

5 ایجاد و یا تغییر اطلاعات واحد سازمانی:
به هر واحد سازمانی یک شُماره 8 رقمی به عنوان کُد واحد سازمانی و یک شماره 8 رقمی دیگر نیز به
عنوان کد فضا اختصاص داده م یشود، واحد آمار مناطق آموزشی پس از تثبیت، انحلال یا تغییر فیلدهای اصلیواحدهای سازمانی با همکاری واحدهای ذیربط، از اول تیر تا نیمه شهریور ماه از سازمان آموزش و پرورش استان متبوع درخواست کُد واحد سازمانی می نماید، (در شرایط اسثتنایی که تاسیس واحد سازمانی جدید پس از نیمه شهریور ماه موضوعیت می یابد، علی الخصوص ساختمان های جدیدالاحداث که از سوی ادارات کل نوسازی جهت بهره برداری در اختیار آموزشو پرورش قرار می گیرند، درخواست کُد فضا و واحد سازمانی در طول سال بلامانع است) بر اساس پیشنهاد منطقه یا ناحیه پس از تایید سازمان آموزش و پرورش استان و بررسی توسط اداره کل نوسازی مدارس، مجوز تخصیص کُدها توسط اداره کل امور اداری و تشکیلات با همکاری مرکز برنامه ریزی، آمار، فناوری اطلاعات و تحول بنیادین صادر می شود.
ضمنا کلیه واحدهای سازمانی و یا ساختما نهای مستقر در یک باب فضای آموزشی دارای یک کد فضا می باشندلکن ممکن است در یک ساختمان یا یک باب فضای آموزشی فیزیکی، یک یا چند واحد آموزشی، تربیتی و… در یکیا چند دوره تحصیلی و یک یا دو نوبت کاری وجود داشته باشد که برای هر کدام بطور مجزا کُد واحد سازمانی اختصاص می یابد و کد فضا برای همه آنها تکرار م یشود.
انجام مراحل فوق (ایجاد، انحلال، تغییر اطلاعات واحدهای سازمانی) تحت وب صورت می پذیرد همچنین برایمشخص شدن واحدهای سازمانی بلا استفاده فاقد دانش آموز و.. کد خاص در نظر گرفته شده است.

چارچوب ساماندهی و مدیریت نیروی انسانی
نیروی انسانی قابل سازماندهی جهت کلیه فعالیت های مرتبط با مدارس دولتی و غیردولتی (ابتدایی، راهنمایی، متوسطه و پیش دانشگاهی به صورت رسمی، پیمانی، حق التدریس وخرید خدمات آموزشی، پرورشی و فوق برنامه صورت پذیرد.

وظایف واحدهای اداره آموزش وپرورش:
واحدها وپستهاسازمانی اداره آموزش وپرورش عبارتنداز: 1- کارگزینی2- واحد خدمات و کارپرداز و اموال وانبار3-واحد دبیرخانه 4- دایره بایگانی 5- واحد بودجه و برنامه ریزی6-واحد حسابداری و امور مالی7- جمعدار اموال 8-واحدرسیدگی اسناد9-واحداموربازنشستگان 10-واحداعتبارات 11- واحداموربانوان
1-وظایف قسمت کارگزینی عبارتند از :
1- کنترل و ورود و خروج کارکنان در دفتر اندیکاتور .2 تنظیم ساعت ورود و امضاء و ساعت خروج.
3- تنظیم مرخصی های ساعتی و روزانه و محاسبه آنها .4 صدور حکم ماموریت های افراد.
5- نظارت و کنترل لیست های حقوقی و تایید آنها.5محاسبه سنوات خدمت پرسنلی.
7- صدور شماره پرسنلی افراد 6. جواب دادن نامه های اداری مربوطه.
9- تنظیم اضافه کار پرسنل 10.تطبیق و ترفیع ،ارتقاء و انتصاب در سازمان های دولتی
حدوداً 20% از نیروهای رسمی براساس ارزشیابی پایان سال مورد تشویق قرار خواهند گرفت و یک نفر هم بر اساس نیروهای موجود شهرستانی در صورت بالا بردن ارزشیابی بالای 7 سال یا بالاتر مشمول تشویق می گردد که این تشویق می تواند به صورت مالی یا اینکه به صورت ترفیع به مقامی بالاتر در حد خود سازمان صورت گیرد که به مقامی که شایسته باشد به مقام معاونت اداری تبدیل شود ولی در حال حاضر به علت حجم زیادکار و کم کردن نیرو طبق تحلیل نیرو مبنی بر 20% نیروی اداری هم چنین کاری ممکن نمی باشد.
-انتقال و ماموریت ها
در صورتی که پرسنل رسمی می خواهد از سازمانی به سازمان دیگر درخواست انتقال را داشته باشند با نظر مسئول شهرستان و مدیریت استان و موافقت مدیر آموزش و پرورش و دستگاه های مورد نظر انجام می گیرد و بعد از مراحل قانونی و طبق آیین نامه ها این انتقال صورت خواهد گرفت و در ضمن تمامی ماموریت ها و اضافه کاری های کارکنان آموزش و پرورش طبق قوانین و ضوابط اعمال شده و اضافه کارهای کارکنان بر طبق ساعت های اضافه کاری محاسبه و به آنها اهداء خواهد شد که ماموریت بین از 100هزار تومان تا 800 تومان می باشد.

– مرخصی استحقاقی – استعلاجی ، بدون حقوق و اظطراری:
مرخصی اسحقاقی : مرخصی است که آنان نوع مرخصی است که به نسبت مدت خدمت کارکنان به آنان تعلق می گیرد. و حداکثر این نوع مرخصی تا 3 روز برای همکاران می باشد. که در یک سال این مرخصی 12 روز که در یک سال تجاوز نمی کند که تعطیلات فصلی اعضای آموزشی تا میزان دو ماه در سال به حساب مرخصی استحقاقی آنان در همان سال منظور می شود. این مرخصی،مرخصی است که در صورتی که کارکنان این سازمان بیمار شوند و آن بیماری مانع از خدمت شود که در این صورت باید به پزشک مراجعه شود و پزشک تشخیص دهد که او به مرخصی احتیاج دارد و این بیماری مانع از خدمت او باشد باید مراتب را در کوتاهترین مدت ممکن به اداره اطلاع دهد و گواهی پزشک معالج را از طریق مقام مافوق یا رئیس اداره کارگزینی ارسال کند تا طبق ضوابط مقرر در صورت تایید مسئولان ذی ربط مرخصی استعلاجی صادر شود.
مرخصی بدون حقوق: کارکنان رسمی می توانند با موافقت یا اداره از مرخصی بدون حقوق برای ادامه تحصیل و یا … طبق آیین نامه مربوط استفاده کنند. مدت مرخصی بدون حقوق از لحاظ بازنشستگی جزء سوابق خدمت محسوب نخواهد شد.
مرخصی اضطراری: پرسنل دولت و کارکنان در موارد اضطراری بر اساس آیین نامه های مرخصی ها می تواند در مواردی نظیر ازدواج و ….. حداکثر 3 روز از این مرخصی استفاده کنند و مراتب را به اداره اعلام دارند و مدت این مرخصیها تا 3 روز می باشد.
– بیمه و خدمات اجتماعی:
نوع این بیمه از طریق سازمان تامین اجتماعی بود که حدود 20% را سازمان و 7% را از حقوق پرسنل یا کارکنان جهت بیمه کسر و پرداخت می نمایند.
نرخ بیمه هم از سال 84 به بعد معادل 27% در نظر گرفته شد که حدوداً 998/330 ریال محاسبه می شود.

– بازنشستگی و مراحل مربوط به آن در آموزش و پرورش
نحوه بازنشستگی و شرایط موجود طبق دستورالعمل های آموزش و پرورش اعمال می شود که با سن 60 سال که 30 سال خدمت کرده باشد این بین برای خانمها تا 45 سال که با سابقه 20 تا 25 سال سابقه می باشد. در صورتی که بخواهند خود را زودتر نیز بازنشسته کنند تا حدود 25 سال باید نامه ها رسمی و تقاضایی خود را کتباً نوشته و تحویل دهند در صورت نیاز می توانند با تقاضای آنها موافقت نمایند.

کنترل های داخلی در قسمت کارگزینی:
1-قسمت کارگزینی باید زیر نظر شخصی که اطلاعات کامل و جامعی از امور کارگزینی و استخدامی و قوانین کار امور اجتماعی داشته باشد.
2-قسمت کارگزینی بایستی مستقل از دایره حسابداری حقوق و دستمزد و دریافت و پرداخت وجه نقد و حسابداری عمومی باشد.
3-تقسیم وظایف بین کارکنان قسمت کارگزینی می باست به صورت مناسب و مطلوبی صورت گیرد و هر چند وقت یکبار وظایف و مسئولیتهای آنان تغییر یابد.
4-قسمت کارگزینی بایستی سوابقی از گردش تعداد کارکنان موسسه در طی هر دوره را نگهداری نمایند این سوابق بایستی به صورت مقایسه ای به مسئولان مربوطه در موسسه ارائه گردد تا آنها نوسانات را بررسی کرده و علل آن را بیابند.
5-برای هر یک از کارکنان موسسه پرونده ای در قسمت کارگزینی تشکیل شود .
6-پرونده های کارگزینی تحت مراقبت خاصی قرار داشته ودر کمدهای قفلدار نگهداری شوند.
7-کلیه مدارک در پرونده های پرسنلی پشت نویسی شود و توسط مسئول مربوطه پاراف گردد.
8-قسمت کارگزینی بایستی هر ماه صورتی از تعداد کارکنان هر قسمت را به صورت کتبی به قسمت حسابداری حقوق و دستمزد گزارش نماید.

پرونده کارگزینی حاوی اسناد و مدارک زیر می باشد:
1-برگ تقاضای شغل2 -حکم یا قرداد استخدام3 -فتوکپی شناسنامه کارمند یا کارگر به همراه فتوکپی شناسنامه های تحت تکلفش4-فتوکپی مدرک تحصیلی و کارت پایا خدمت5-شرح وظایف و مسئولیتها 6-حکم های اضافه حقوق و دستمزد7-سوابق مربوط به پرسنلی و مرخصی 9-مجوز های مربوط به کسورات به جزء کسورات قانونی10-مشخصات اسناد تامینی اخذ شده 11-حکم اخراج یا استعفاء نامه ها-مدارک مربوط به اعطای وام 12-فتوکپی مدارک تسویه حساب
اهم وظایف واحد کارگزینی:
*رسیدگی به فرمهای پر شده استخدامی به منظور حصول اطمینان از صحت پاسخ آنها
*تهیه پیش نویس های کارگزینی از قبیل پیش نویس احکام انتقال،ترمیم حقوق،مرخصی،معذوریت،ترفیع،اضافه کار و نظیر آن با اطلاع مقام مافوق و با رعایت قوانین و مقررات مربوط.
*رسیدگی به پیشنهاد ها و تقاضاهای واصله مربوط به امو استخدام ،تبدیل وضع استخدامی،ترفیع،بازنشستگی و تعیین برقراری حقوق بازنشستگی و یا وظیفه.
*انجام امور مربوط به تعاون ،بیمه و رفاه کارکنان .
*برنامه ریزی و تمشیت و سرپرستی امور مختلف کارگزینی.
*اجرای خط مشی تعیین شده و اتخاذ تدابیر لازم به منظور حسن انجام هدفهای مورد نظر.
*استخدام و معرفی کارمندان واجد شرایط لازم جهت انجام مشاغل مورد نظر.
*تهیه ضوابط و دستورالعمل های لازم.
*شرکت در کمیسیون ها و جلسات مختلف
*پیش نویس احتیاجات پرسنلی سازمان متبوع و اقدام در مورد تامین این احتیاجات
*مطالعه قوانین و مقررات استخدامی و اظها ر نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل
*اتخاذ تدابیر لازم به منظور پیشرفت و بهبود امور جاری
*تهیه گزارشات لازم
مهمترین وظیفه ای که این واحد انجام می دهد و مد نظر ماست صدور حکم کارگزینی اشخاص می باشد.
بعد از صدور حکم با استفاده از یک منوی( ارسال اطلاعات )اطلاعات مربوطه که حاوی فرم شماره 1 (مشخصات پرسنلی)و فرم شماره 2(احکام ترمیم حقوق و مزایا)و.. است به واحد حسابداری به وسیله دیسکت انتقال داده می شود.
سپس دایره حسابداری اطلاعات را وارد سیستم کرده (از طریق مراحل سیستم مربوطه) و آن را کامل می کند و مراحل دادن حقوق شروع می شود.

– شناخت مشکلات موجود واحد کارگزینی و ارائه پیشنهادات و راه حل
مشکلات عبارتند از : 1- حجم زیاد کار 2- کم بودن نیرو 3- نبودن مرخصی به خاطر کار زیاد 4- نبودن امکانات رفاهی لازم 5- آشنا بودن به کار گزینی ولی به صورت دستی 6- کم بودن رایانه 7- وقت گیر بودن کار برای ارباب رجوع 8- نبودن جای کافی 9- کم بودن وقت استراحت.
پیشنهادات : می توان با داشتن نیروی کار انسانی مناسب و بیشتر نمودن آن کار را به حداقل رساند و اینکه آشنایی بیشتر همکاران به کار کامپیوتر می تواند سهل الوصول بودن کار آسان نمایند سپس اینکه اگر جای کافی بود بهتر می توانستیم کارها را انجام دهیم – به روز کردن کامپیوتر .
از کار افتادگی و فوت در حین انجام وظیفه و یا غیر.
پرسنل یا مستخدم عضو بیمه حوادث باشد ابتدا باید به پزشک کمیسیون مراجعه نمایید.
اگر با یک ماه یا دو ماه استراحت از 19 روز بیشتر باشد کمیسیون پزشکی باید صعب العلاج بدون پرسنل را اعلام نموده و حقوق پرسنل ماهیانه محاسبه و پرداخت شود و اگر در حین کار و یا غیر به فوت انجامید طبق قوانین و مقررات وزارت آموزش و پرورش حقوق تعیین شده به فرزندان یا همسر وی پرداخت می گردد.
3-تقسیم وظایف بین کارکنان قسمت کارگزینی می باست به صورت مناسب و مطلوبی صورت گیرد و هر چند وقت یکبار وظایف و مسئولیتهای آنان تغییر یابد.
4-قسمت کارگزینی بایستی سوابقی از گردش تعداد کارکنان موسسه در طی هر دوره را نگهداری نمایند این سوابق بایستی به صورت مقایسه ای به مسئولان مربوطه در موسسه ارائه گردد تا آنها نوسانات را بررسی کرده و علل آن را بیابند.
5-برای هر یک از کارکنان موسسه پرونده ای در قسمت کارگزینی تشکیل شود .
6-پرونده های کارگزینی تحت مراقبت خاصی قرار داشته ودر کمدهای قفلدار نگهداری شوند.
7-کلیه مدارک در پرونده های پرسنلی پشت نویسی شود و توسط مسئول مربوطه پاراف گردد.
8-قسمت کارگزینی بایستی هر ماه صورتی از تعداد کارکنان هر قسمت را به صورت کتبی به قسمت حسابداری حقوق و دستمزد گزارش نماید.

2-وظایف واحد خدمات و کارپرداز و اموال و انبار :
1- مطالعه و شناخت سازمان اداری واحد خدمات و کار پردازی اموال :واحد خدمات در این مدیریت جز محدود واحدهایی است که اگر جذب کار کند همه دو اثر دیگر را تحت الشعاع قرار می دهد و عکس آن نیز صادق است چون همه آنها به نحوی به خدمات ارائه شده این واحد وابسته اند.
در این واحد معمولاً از نظر تجربی بیشتر اداره می شود و امور بر اساس تجربه قبلی افراد انجام می شود معمولاً افراد حاضر در این واحد دیپلم می باشند .
2- شناخت وظایف و نقش مسئولین کارپردازی اموال.:واحد خدمات جهت افراد حاضر در این واحد کارهای تعریف شده ای دارد که به عنوان نمونه کارشناس مسئول خدمات که در راس این واحد قرار دارند. معمولاً امور محوله به کارکنان را واگذار می کند و زیر نظر دارد و وظایف افراد را مشخص می کند.
معمولاً درخواست خرید از طرف واحدهای دیگر به صورت مکتوب به خدمات تحویل داده می شود.حتی تغییر اجناس و وسایل نیز به این واحد تحویل داده می شود.
3- تنخواه گردان نحوه دریافت و پرداخت آن : معمولاً درخواست تنخواه توسط شخص خدمات طبق نیازهای موجود با هماهنگی معاون توسعه و برنامه ریزی به حسابداری جهت صدور چک به حسابداری تحویل داده می شود و بین وصول چک با دریافت فاکتور مبلغ فاکتور را به صاحب فاکتور تحویل می دهد.
4- در خواست خرید و تعمیر اجناس و مراحل اجرایی آن :فعالیتهای مربوط به خرید کالا در کارخانه و یا به عبارتی تامین انبار که شامل تهیه و تدارک کالا و خدمات به عهده این واحد می باشد .واحد سفارشات برای تهیه و تدارک کالاها و خدمات از طریق عاقلانه و رقابتی یعنی با قیمت ، کمیت ، کیفیت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب با توجه به برگ درخواست خرید رسید . از طرف انبارها یا قسمت های واجد شرایط اقدام به خرید کالا می نماید.
پس می توان نتیجه گرفت ارتباط این بخش به طور متقابل با دیگر واحد های می باشد تعمیرات اجناس که جزء واحد اموال و انبار می باشد که برای تعمیر وسایل به آموزش و پرورش همان منطقه یا استان در خواست داده یا اینکه خود انبار دار به تعمیر وسایل می پردازد و در صورت نیاز با پرداخت هزینه تعمیریا فرستادن متخصص می تواند آن وسیله را تعمیر نمایند .
استعلام بها و مقررات مربوط به آن مناقصه و مقررات مربوط به آن:معمولاً کار استعلام بها توسط کارپرداز مسئول صورت می گیرد و اجناس که موسسه در جریان فعالیت تولید کالا یا مصرف در عملیات به سازمانهای مربوط محول می گردد به طریق اینکه به مسئولین داده می شد پس از گرفتن رسید و امضای مسئول استعلام می گردد . و به علت نداشتن خرید زیاد گسترده ای نیاز به آگهی مناقصه نمی باشد و به صورت حضوری استعلام بها و خرید انجام می شود و سپس اینکه این استعلام پس از بررسی و گزارش کار به مسئول قسمت بایگانی داده می شود.
6- خرید وسایل درخواست شده و یا تعمیر وسایل و نحوه اجرای آن .:پس از دریافت درخواست وسایل از دوائر مربوطه معمولاً کارپرداز مسئول وسایل مورد نیاز را خریداری و وارد انبار می نماید . سپس انبار دار لیست وسایل خریداری شده را وارد دفتر اندیکس خود می نماید و در دو قبض سبز و قرمز یکی جهت خدمات و یکی جهت اموال صادر نموده و پس از آن تحویل صاحبان درخواست نموده و سپس تعمیر وسایل دیگر نیاز به ورود به انبار ندارد و خدمات راساً آن را به تعمیر گاه مورد نظر داده و سالم تحویل می گیرد.
7- رسید انبار یا قبض انبار : از فرمهای رایج و مهم انبار است این فرم سند در یافت جنس و تحویل آن به انبار می باشد که تو سط انبار دار تکمیل می گردد.
کاربرد های این فرم یا رسید عبارتند از :
اعلام و تایید رسید اقلام وارده به انبار و ذکر مشخصات اقلام.
اعلام رسید محوله های برگشتی از فروش به انبار محصول.
8- تنظیم اسناد هزینه و مراحل اجرائی آن:در واحد نفرات مسئول در قسمت انبار که مسئول تنظیم سند می باشد،کارشناس مسئول فاکتورهای موجود را پس از بررسی و اطمینان از سلامت آن تحویل به کار پرداز می دهد تا جهت تنظیم سند از آنها استفاده کند .پس از تنظیم سند که این گونه می باشد.ابتدا فاکتور ها را در لیستی مخصوص وارد کرده و به انبار می فرستند انبار دار همه را وارد دفتر کرده و قبض آنها را روی وسایل گذاشته و به قسمت یا مسئول خدمات عودت می دهد و بعد کار پرداز همه فاکتور را به قسمت دارایی برده و سپس پرداخت مالیات هر فاکتور را زده و هند را به قسمت یا بخش حسابداری تحویل داد.
9- آگاهی با نحوه پر کردن برگ درخواست خرید، استعلام بهاء و فاکتور و قبض انبار:
برگ درخواست معمولاً به صورت چاپی است که اقدام مورد نیاز در خواست می شد ، یعنی به ردیف نام برده شده:
1-ابتدا شماره مسلسل چاپ 2- تاریخ 3- نام شرکت 4- نام خریدار5- شماره مشتری 6- نشانی 7- تلفن 8- کد اقتصادی مشتری 9- برگ سفارش فروش که شامل شماره و تاریخ می باشد . که این نشانی در بالای فرم و سپس در جدول مربوطه 1- ردیف 2- شرکت کالا که شامل 1- نوع و نام کالا 2- کد کالا 3- واحد کالا 4- مقدار کالا 5- نرخ 6- مبلغ، ریال و در پایین صفحه 1- جمع ناخالص به حروف 2- سایر 3- جمع ناخالص به حروف 4- توضیحات 5- تنظیم کننده 6- مدیر بازرگانی (مدیر فروش) 7- مدیر عامل و امضای مشتری در آخر می باشد. که توزیع نسخ برای هر کدام از افراد مربوطه نیز با رنگ های مختلف فرق دارند که :
1-سفید رنگ مشتری 2- زرد رنگ حسابداری مالی 3- نارنجی رنگ بازرگانی فروش 4- آبی رنگ پرونده مشتری می باشد.
که هر کسی انبار دار می باشد باید بتوانند این فرم ها را پر کند فرم رسید انبار نیز دارای 1- شماره 2- تاریخ 3- قیمت تحویل گیرنده و شماره قسمت و در جدول شامل ردیف – شماره – شرح مشخصات کالا یا ابزار و تعداد ،مقدار- زمان برگشت – ملاحظات و در پایین صفحه نام و امضاء تحویا گیرنده – نام و امضا تحویل دهنده – نام و امضا رئیس مربوطه توزیع نسخ 1- انبار 2- درخواست کننده می باشد.
و این فرم جهت انجام خرید از چند محل استعلام می شود. و قیمت روز با تاریخ معین می گردد و بعد از خرید فاکتور اجناس خرید شده گرفته و اجناس وارد انبار می گردد بعد از آن قبض صادر و در دفتر صدور قبض انبار ثبت می گردد.
10- مشکلات موجود در واحد کار پرداز و ارائه پیشنهادات و راه حل :یکی از مشکلات خرید وسایل مورد نیاز اداری است که توسط ذی حساب موافقت نمی گردد یا کمبود فاکتور روبرو می شود و یکی دیگر اینکه کمبود بودجه که استان آنها را تقبل نمی کند وباید برای این گونه درخواست ها تا می توانید به حداقل برسانیم یا اینکه خود افراد و با کمک همدیگر وسایل مورد نیاز را از طریق بودجه های جمع آوری شده توسط مدارس یا دیگر ارگانیسم ها تهیه نمیاند تا هم آموزش و پرورش و هم اداره به خرید وسایل دیگر مبادرت ورزند.
11- شناخت انواع کالا (استهلاکی – مصرفی – پلاک دار)
کالای مصرفی : به کالا هایی گفته می شود که ابزاری برای تولید می باشند و در خود تولید به کار نمی روند. اما کالای مصرفی در خود تولید نقش ندارند بلکه در تولید کالا به کالا می روند مانند آچار، مته، چکش ، قلاویز، انبر دست ، پیچ گوشتی و غیره .
کالای استهلاکی : اموالی هستند که بعد از مدتی استفاده فرسوده می شوند و اسقاط می گردند.
کالای پلاک دار: کالاهایی هستند که دارای شماره برپسب هستند و با دوام می باشند. این نوع کالا ها مثل پنکه ها و نجاری ها و کمد ها و فایل ها و تلویزیون وویدئو که هم با دوام و هم محکم هستند و کم مصرف می باشند.
12- مراحل تحویل اجناس از واحدکارپردازی واحد اموال و انبار :پس از اعلام کارپرداز واحد اموال و جهت تحویل گرفتن کالا اقدام می کند که پس از تحویل گرفتن دقیق به انبار تحویل داده و انبار دار رسید انبار(قبض انبار) به تحویل دهنده ارائه می دهد که پس از صدور حواله از سوی مسئولین مربوط جنس تحویل مراکز یاددهی و یادگیری و کلاسها می گردد لازم بذکر است حواله در دفتر اندیکاتور ثبت و شماره گذاری می گردد.
13- ثبت اجناس در دفاتر اموال و کارت های کاردکس.
کاردکس : اگر اطلاعات ورود و خروج کالا در کارتی جدا از کارت حساب انبار ثبت شود و کارت مزبور را کاردکس می گویند و از نظر ظرفی که این کارتها در آن نگهداری می شود جعبه ای و سینی است که باید توسط انباردار یا حسابدار تکمیل شود و زیر نظر مدیر انبار انجام وظیفه می کند و برای این وسایل پس از صدور رسید انبار را از طرف انباردار در دفاتر ثبت می شود. و حواله های صادره که در سه نسخه بود یک نسخه تحویل مسئول اموال شده که با استناد همان حواله به مرور از کل موجودی کسر تا به صفر برسد و در روز تعیین شده در حضور خریداران قیمت ها را اعلام شده که در پاکت سر بسته تحویل گردیده باز و قرائت می شود و سپس همه اموال را پس از خرید از طریق کاردکس در اموال و دفاتر ثبت و ضبط می گردد.
14- مزایده و فروش اسقاطی و مقررات مربوط به آن :
مزایده عبارت است از فروش کالا و اجناس اسقاط و یا زاید به بالاترین قیمت ممکن طبق ماده 82 قانون محاسبات عمومی مزایده در معاملات به طرق زیر انجام می پذیرد .
الف ) در مورد معاملات جزئی به بیشترین بهای ممکن به تشخیص و مسئولیت مامور فروش
ب) در مورد معاملات متوسط یا حراج.
ج) در مورد معاملات عمده با انتشار آگهی مزایده عمومی .
که در روزتعیین شده در حضور خریداران قیمت های اعلام شده که در پاکت های سر بسته تحویل گردیده باز و قرائت می شود بالاترین قیمت برنده اعلام می شود .
15- مشکلات موجود در واحد اموال و انبار و ارائه پیشنهادات برای راه حل:
– کمبود جا از نظر فضا و جا
– به علت عدم وجود نظم جابجایی اضافی و اتلاف وقت پرسنل انبار
– خسارت دیدن کالاها
– سردرگمی و کاهش راندمان کاری مسئول انبار
– بروز خسارت جانی و مالی برای موسسه
– وجود گردو غبار به علت زیادی بدون وسایل
– بالا بودن هزینه های وسایل
شرح وظایف حسابدار و جمعدار اموال
– دریافت بخشنامه ها و دستورالعمل های رسیده در مورد اموال و انجام اقدامات لازم.
– نگهداری حساب اموال و منقول و غیر منقول اداره و آموزشگاه های تابعه و تنظیم دفاتر لازم و نگهداری آنها .
– تهیه و تنظیم سیاهه اموال اداره و آموزشگاه ها.
– اقدام به نصب بر چسب بر روی اموال دولتی.
– رسیدگی به وضع اموال و دفاتر آموزشگاه ها و اقدام لازم برای انتقال اموال و وسایل زاید بر احتیاج مدارس یکدیگر.
– تنظیم اسناد اموال و تهیه فهرست و صورت حساب سالیانه اموال به منظور ارسال به مراجع ذیربط.
– انجام اقدام لازم به منظور خارج نمودن اموال اسقاطی دولتی اداره و آموزشگاه ها به انبار اسقاط با تنظیم سند انتقالی طبق مقررات و در حدود اختیارات مربوط.
– انجام سایر امور حسابداری بر اساس تقسیم کار و همکارران دو انجام وظایف مربوط.
– همکاری در تنظیم در تنظیم کلیه اسناد و هزینه دستمزد و حقوق کارکنان غیر رسمی و حقوق و ترفیع حق التدریس فوق العاده ها، اضافه کار،پاداش مطالبات و معوقه و دیدن و سایر فوق العاده های کارکنان بر اساس مقررات مالی موجود از طریق سیستم مکانیزه با نظر مسئول مافوق.
– اقدام در خصوص تحویل اموال منتقلین از اداره.
– پیشنهاد برگزاری دوره به مسئولین مافوق در صورت لزوم.
– شرکت در جلسات و کمیسیون های مربوط.
– تهیه پیش نویس مکاتبات و گزارش های لازم.
– پاسخگویی مناسب به تماس های تلفنی و سوالات حضوری مراجعان در چارچوب وظایف مربوط به پست تصدی.
– انجام سایر امور ارجاعی در پست مورد نظر.
شرح وظایف انباردار:
اقدام به تحویل گرفتن اجناس که توسط کارپرداز و متصدی توزیع کتب درسی خریداری و به انبار حمل شده است.مطابق نمونه از آن طبق آئین نامه معاملات دولتی.
– رسیدگی به موجودی انبار و صورت برداری از کالاهای موجود در انبار در فواصل معین با نظر مسئولان مافوق .
– ثبت کالاهای تحویلی و دریافتی در کارتها و دفاتر .
– صدور قبض انبار به عنوان رسید جنس به منظور تحویل به کارپردازی.
– اقدام به حفظ و حراست اجناس تحویلی به انبار و جلوگیری از حیف و میل خسارت به آنها.
– اقدام به تحویل لوازم و وسایل به ادارات در قبال دستور کتبی مسئول مربوط و ثبت آن در دفتر مربوط.
– تهیه بیلان موجودی انبار بر اساس دفاتر و مربوط در آخر هر هفته.
– ضبط یک نسخه از قبوض انبار و حواله انبار در پرونده مربوط.
– تهیه پیش نویس مکاتبات و گزارش های مربوط.
– پاسخگویی مناسب به تماسهای تلفنی.
– انجام سایر امور ارجاعی.
3-وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی:
* مطالعه و شناخت سازمان اداری واحد دبیرخانه
* دبیرخانه در حقیقت قلب اداره محسوب می شود در دبیرخانه کارهایی ازقبیل موارد ذیل انجام می شود .
* دبیرخانه مسئول دریافت نامه ها و بخش نامه ها و دستورالعمل های داده شده می باشد.
* دبیرخانه مسئول مطالعه نامه ها ، بخشنامه ها و دستورالعمل های رسیده می باشد .
* دبیر خانه مسئول ثبت نامه ها و مسئول بایگانی نامه های اداری و غیر را بر عهده دارد.
* نامه های ورودی در دفتر اندیکاتورپس از شماره گذاری و نوشتن در حال مخصوص نوشته می شود .
* دبیرخانه مسئول جواب دادن به نامه ها و خروجی ابلاغ یا معرفی به بخشهای مختلف اداره است .
* تکثیر نامه ها و توزیع نامه ها بین دوائر داخلی
* تهیه پیش نویس مکاتبات از گزارش های لازم.
* بسته بندی کردن نامه ها در قفسه های مخصوص .
* اقدام لازم به منظور مقابله نامه ها و تطبیق پیش نویس ها با متن تایپ شده و رفع نواقص آنان.
* این قسمت زیر نظر قسمت برنامه ریزی می باشد.
* پاسخگویی مناسب به تماس های تلفنی و سوالات حضوری مراجعان در چارچوب وظایف.
انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب پست مورد تصدی در صورت لازم .
مدارک تحصیلی و سوابق خدمت و تجربیات مسئولین واحد دبیرخانه و بایگانی .
سابقه 17 سال سابقه این کار – مدرک تحصیلی از دیپلم به بالا می باشد که با استناد از دوره های آموزشی لازم می توانند این مراحل را یاد بگیرند و با استفاده از تجربیات قبلی می توانند در این کار استخدام و کارهای مربوطه را به نحو مطلوب احسن انجام دهد.

شناخت وظایف و نقش های مسئولین واحد دبیرخانه:
الف – دبیر خانه مسئول ثبت نامه ها و بخشنامه ها و دستور العمل های لازم و تحویل به موقع آنها به مقام مربوط به منظور اطلاع و ارجاع به غیر.
مطالعه و شناخت لازم و تقسیم نامه ها و بخشنامه ها رسیده و تقسم آن ها به قسمت های تابعه اداره بر اساس اختیارات تفویض شده.
رسیدگی در انجام امور دبیر خانه.
اقدام لازم به منظور مقابله نامه ها و تطبیق پیش نویس ها با متن تایپ شده و رفع نواقص آن.
اقدام تکثیر بخشنامه ها، دستورالعمل ها، فرمها و غیره پس از صدور دستور مقام مربوطه با رعایت صرفه جویی
پاراف نمودن نامه ها از طرف دبیر خانه تحویل معاون برده شود و سپس تحویل دفتر داده شود تا پس از شماره و تاریخ و سپس نوشتن موضوع درون دفتر و شرح نامه های رسیده ارجاع و سپس عنوان نامه ها را نوشته و سپس شماره ردیف را نوشته و تحویل حراست می دهند.
اطلاعات مربوط به مدارس را پس از طبقه بندی کردن به بخش حراست داده و آنها را به مدیران مدارس تحویل می دهند.
پاسخگویی لازم جهت ارباب رجوع در چارچوب وظایف مناسب.

مراحل اندیکس نامه ها و ثبت در دفتر اندیکس:
مراحل اندیکس نامه های اداری یا غیر ابتدا تحویل رئیس اداره یا معاون داده شده تا نامه ها را پس از خواندن امضاء نمود و سپس نامه ها به قسمت دبیر خانه ارجاع شده و سپس این نامه ها پس از اینکه تحویل دبیر خانه داده شد پس از اینکه نامه ها شماره گذاری و تاریخ خورد وارد دفتر اندیکس شده و شرح نامه ها نوشته شده و به صورت دستی و سپس اگر اشکالی داشته باشد رفع اشکال نموده و سپس آنها را باید پاراف کرد و سپس آنها را تایپ می کند و نامه ها ی محرمانه را پاراف نموده و تحویل دفتر حراست می دهند تا اگر لازم است به بخشهای مربوط تحویل دهند و سپس یک نسخه از آن پس از طبقه بندی تحویل قسمت بایگانی داده می شود تا آنها را در جای مخصوص بایگانی کنند.

رابطه اداری بین دبیرخانه بایگانی – کارگزینی:
این قسمت که در ارتباط مستقیم با سایر قسمت های اداره می باشد این قسمت اگر ارباب رجوع در رابطه با پرونده های پرسنلی و موضوعی باشد نامه پس از دریافت از دبیر خانه و شماره گذاری و تاریخ به تدریج در دفتر کلاسمان قسمت بایگانی شده بررسی می شود و پس از بررسی لازم و جواب نامه ارباب رجوع به قسمت کارگزینی اداره داده می شود تا در صورت نیاز پس از مراحل سلسله مراتب نامه آن قسمت به ارباب رجوع کپی آن مدرک را پس از درآوردن از پرونده پرسنلی ایشان به متصدی امور رجاع تحویل داده شود.

4-شرح وظایف یک ماه دایره بایگانی :
نقل و انتقالات همکاران و ارسال پرونده های انتقالی که یک به یک برگها را چک کرده و مهر و شماره گذاری می شود.
در صورت ناقص بودن پرونده عودت نمودن آن .
اگر پرونده ای ناقص نبود و عیب نداشت در دفتر راهنمایی پرسنلی شماره پرونده پیدا کرده و در دفتر کلاسمان بایگانی کرده و سپس در قفسه مخصوص قرار می دهیم .
ثبت شماره نامه در دفاتر راهنمایی بایگانی.
انجام بایگانی روزانه نامه ها و پرونده ها .
تحویل پرونده به امور اداری در قبال اخذ رسید.
مراقبت و نظارت در تحویل دادن سوابق پرونده ها و احترام لازم برای اعاده آنها در صورت تاخیر.
تحویل گرفتن پرونده هایی که از سایر مناطق می رسد و کنترل اوراق محتوای آنها و اختصاص دادن شماره بایگانی .
تهیه پیش نویس اعلام وصول پرونده های دریافتی شده .
مراجعه کردن همکاران فرهنگی در روز جهت پرونده ارتقاء و گروه ممتاز.

شرح وظایف واحد بایگانی :
1-تحویل و شماره گذاری اسناد و اوراق 2- اعلام وصول پرونده های رسیده 3- ارسال پرونده های انتقالی
4- تدوین دفتر شماره گذاری پرونده ها5- درخواست ملزومات از خدمات 6- نظارت بر حسن انجام کار
7- ثبت شماره اسناد در دفتر ثب8- بیرون آوردن چند سند و گرفتن رسید و تحویل و کنترل آنها.9- کنترل 11-شمارش مهر بایگانی اوراق پرونده.12- تعمیر و نگهداری پرونده ها .13- تحویل گرفتن درخواست 14-پرسنل کارگزینی و تحویل و دریافت و کنترل پرونده ها و قرار دادن آنها15- در جای خودگذاشتن اسناد در پرونده های مربوطه.

شرح وظایف مسئول بایگانی :
کلیه نامه هایی که از طرف سازمان مربوط واردات و دوایر داخلی وارد اداره می شود پس از مراحل قانونی و رویت دبیرخانه پس از انجام وقت و اجرای نامه های مربوطه به بایگانی داده می شود. پس از اینکه تحویل بایگانی داده شد. پس از بررسی لازم موضوع مورد نظر در دفتر کلاسمان با توجه به نامه های مربوطه و موضوعات نامه کدبندی شده و سپس هر کدکلاس مربوطه خود را دارا می باشد از قبیل اول نامه های مربوط به رئیس اداره باتوجه به قسمتهای مربوط و سپس نامه ها شامل رئیس اداره ،معاونت اداره،معاونت آموزشی ،معاونت پرورشی،معاونت مالی و هرکدام از این نامه های اداری زیر مجموعه ای هستند که پس از مراحل انجام کار نامه ها در پوشه های مخصوص کدبندی می شود و وظایف بایگانی دادن جواب به ارباب رجوع با توجه به مسئول تقسیم که زیر مجموعه مسئول مالی بعد از آن کارگزینی می باشد. وظایف دیگر قرار دادن نامه های پرسنلی مربوطه بسته بندی نامه ها به ادارات منتقل پرونده ها چه در استان و چه در خارج از استان و تحویل گرفتن کلیه پرونده های دریافتی و سامان دادن یا سازماندهی آنها که بعضی از اقدامات لازم برای وظایف به شرح ذیل می باشد.
1- تقسیم کار بین بایگان ها به وطر مساوی و نظارت بر حسن انجام وظایف آنها.
2- دریافت کلیه نامه ها یی که دستور(بایگانی شود) دارد و سوابق پرونده و پیش نویس های صادره از دبیرخانه و واحد های مختلف داخلی .
3- مطالعه پیش نویس های صادره شده و نامه هایی که باید بایگانی شود.
4- طبقه بندی و تعیین موضوعاتی که نامه باید تحت آن عناوین بایگانی شود.
5- تشکیل پرونده و ثبت و تعیین شماره پرونده روی نامه ها یا پیش نویس نامه ها.
6- ثبت شماره نامه در دفاتر راهنمایی بایگانی.
7- تفکیک کردن کارهایی که باید در پرونده ها جایگزین شود با توجه به سیستم بایگانی موجود.
8- انجام بایگانی روزانه نامه ها و پرونده ها.
9- جلوگیری از انحراف از سیستم های موجود بایگانی مطالعه دستورالعمل مربوط .
10- مراقبت و نظارت در نگهداری سوابق پرونده و اوراق نوسازی پوشش پرونده ها.
11- تحویل پرونده و سابقه اشخاص فقط به افراد ذیصلاح در قبال اخذ رسید.
12- تعیین واحدها و مسئولانی که حق دریافت پرونده دارند با توجه به خط مشی هایی که مدیر واحد تعیین شده با نظر مدیر رئیس ، معاونت و مسئول دبیرخانه و ابلاغ آنها.
13- بررسی درخواست های ارسالی سابقه و پرونده و تعیین کلاسمان و ارجاع آن به واحد بایگانی تاخیر.
15- مراقبت و نظارت در تنظیم و نگهداری برگها بیرون از پرونده ها.
16- تحویل گرفتن پرونده هایی که از سایر مناطق آموزش و پرورش می رسد و کنترل اوراق محتوای آن را اختصاص دادن شماره بایگانی برای آن در سیستم رایانه ای در دفاتر مربوطه.
17- تهیه پیش نویس اعلام وصول پرونده های دریافت شده.
18- کدگذاری های مخصوص هر قسمت که از قبل تعیین شده به صورت محرمانه.
19- نظارت، راهنمایی ،هماهنگی کردن کار بایگانها و همکاری لازم در امور بایگانی و رفع مشکلات آنها.
8- مشکلات موجود در دبیرخانه و بایگانی و ارائه پیشنهادات و راه حل
1- مشکلات موجود درهر دو ارگان دبیرخانه و بایگانی دستی انجام می شود.2- نبودن رایانه در هر دو قسمت.3- کم بودن نیروی انسانی.4- وقت گیر بودن کار.5- کمبود جای مناسب.6- پیدا کردن درخواست ارباب رجوع و مراجعه به کلاسمان وقت زیادی تلف می کند.7- – قدیمی بودن پرونده ها.8- زیاد بودن پرونده های پرسنلی و ….9- عدم مرخصی به موقع.10- عدم وقت استراحت.به خاطر اینکه ما به این شغل عادت داریم پیشنهادی و راه حلی به ذهنمان نمی رسد.

5-وظایف واحد بودجه و برنامه ریزی:

-1 مطالعه و شناخت سازمان اداری واحد بودجه و برنامه ریزی.
– شاغل این پست با رعایت موازین شرعی و طبق مقررات اداری و مالی وظایف زیر را تحت نظارت مسئول مربوطه انجام می دهد.
– دریافت نمونه فرم های بودجه ودستورالعمل ها از گروه بودجه سازمان مربوط .
– پیشنهاد بودجه شهرستان/منطقه به سازمان مربوط.
– انجام اقدامات لازم به منظورتوزیع اعتبارات ابلاغی.
– تلاش برای رعایت ضوابط اجرایی بودجه.
– نظارت بر نحوه صحیح هزینه اعتبارات ابلاغی.
– همکاری لازم جهت تنظیم بودجه استان.
– ارائه پیشنهادات لازم جهت تامین منابع مالی جدید.
2- اقداماتی که در تهیه و تنظیم بودجه موسسه صورت می گیرد:- انجام امور مربوط به تغییرات تامین ردیف حقوق.
– انتصاب مجدد و تامین ردیف حقوقی جدید الاستخدام تغییر دوره ماموریت تحصیلی، احکام مزایا و حق التدریس و حق الزحمه با رعایت قوانین و مقررات.
– مطالعه و بررسی مداوم در مورد نیازها آموزش و پرورش به منظور پیش بینی دقیق بودجه.
– همکاری با سایر واحدها به منظور پیش بینی کادر مورد نیاز آنها و برآورد احتیاجات پرسنلی شهرستان / منطقه و اعلام آن به سازمان مربوط.
– همکاری با مسئولان امور مالی و پشتیبانی اداری در راستای پیشبرد اهداف آموزش و پرورش.
– نظارت بر تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات رایانه ای.
– تلاش برای بروز نمودن اطلاعات با استفاده از سیستم های رایانه ای.
– نظارت بر انجام وظایف کارشناسان.
– هماهنگی با واحدهای ذی ربط در خصوص بکارگیری نیروهای پاره وقت،سرباز معلم و …
3- همکاری در زمینه تامین ردیف های استخدامی طبق دستورالعمل های مربوط.:
بررسی مطالعه، تحقیق و پژوهش به منظور کسب اطلاعات و مهارتهای لازم و ارتقاء علمی جهت ارائه راهکارهای مناسب در زمینه شغل مورد تصدی.
– تهیه و تنظیم بخشنامه های لازم در زمینه شغل مورد صدی و ابلاغ به واحدهای ذیربط و دقت لازم جهت حسن اجرای آنها.
– تهیه پیش نویس مکاتبات و گزارش های لازم.
– پاسخگویی مناسب به تماس های حضوری و غیر حضوری در چارچوب وظایف پست مورد تصدی.
– انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب پست مورد تصدی در صورت لزوم.
4- شناخت وظایف و نقش های مسئولین واحد بودجه:
شاغل این پست با رعایت نکات زیر می تواند شغلی مهم و کارورزی ورزیده در کار خود باشد. نکات زیر عبارتند از :
الف -استفاده از آمار و اطلاعات مربوط به برنامه توسعه سنواتی در حیطه سطوح تحصیلی و برآورد توسعه تقریبی دانش آموزان و تعیین کلاس و سهم مورد نیاز بریا سال تحصیلی آتی و اعلام به مسئولان مافوق جهت تهیه و تامین برنامه نیروی انسانی و فضای آموزشی و …..
ب-همکاری در مورد تعیین تعداد کلاسهای مدارس برآورده وسایل لوازم مورد نیاز.
ج- بررسی بودجه پیشنهادی مدیریت / اداره جهت ارائه به سازمان متبوع.
د- مطالعه و بررسی در موردروش های بودجه ریزی دستگاه های اجرای.
و-دریافت نمونه فرمهای بودجه و دستورالعمل های مربوط و فهرست های رسید. از کارشناسی آمار و برنامه ریزی و بودجه.
ن- انجام امور مربوط به ثبت تغییرات تامین ردیف حقوقی، انتصاب مجدد و تامین اعتبار جدید الاستخدام و احکام و مزایا و حق التدریس و حق الزحمه امتحانات با نظارت کارشناسی مسئول آمار و برنامه ریزی بودجه.
هـ-بررسی بودجه مصوب و تطبیق آن با احتیاجات اداره و تهیه گزارش پیشنهادات لازم در مورد آن با نظر کارشناس مسئول و دیگر مسئولین مربوط.
ط- بررسی مطالعه، تحقیق و پژوهش به منظور کسب مهارتهای لازم و ارتقاء علمی جهت ارائه راهکار های مناسب در زمینه شغل مورد تصدی.
ظ-تهیه نسخه از اطلاعات رایانه ای.
چ- تهیه و تنظیم بخشنامه ها و دستورالعمل های لازم در زمینه شغل مورد تصدی و ابلاغ به واحدهای ذیربط و دقت لازم جهت حسن اجرای آنها.
خ- تهیه پیش نویس مکاتبات و گزارش های لازم.
ش- پاسخگویی مناسب به تماس های تلفنی و سوالات حضوری مراجعان در چارچوب وظایف مربوط به پست مورد تصدی.
ذ- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب پست مورد تصدی در صورت لزوم.
5- تعاریف بودجه
بودجه قبلاً در 4 فصل و 20 ماده تخصیص می یافت که در چند سال اخیر روند تخصیص عوض شده و فقط در 7 فصل به صورت فصول 1 تا 7 تخصیص و هزینه طبق این فصول انجام می گیرد به عنوان مثال: هزینه جاری – مصرفی – برقی – آب – تلفن – خریدها ازفصل 2 و کلیه حقوق و مزایا – اضافه کار – حق الزحمه از فصل اول و هزینه های قراردادی از فصل 3 و …. برنامه ریزی پرداخت می شود.
6- مفهوم بودجه(هدف – عملیات ، منابع و اعتبارات ):
فعلاً اعتبارات شهرستانها از طریق سازمان آموزش و پرورش پیگیری می شود.یعنی ارتباط مستقیمی بین شهرستانها در سازمان آموزش و پرورش بر اساس متمرکز سالهای گذشته و مبناهای دیگری که در دست دارند اعتبارات مورد نیاز را از سازمان مدیریت و برنامه ریزی درخواست می کنند و این سازمان پس از طی مراحل بخشی یا تمام اعتبارات درخواستی را تخصیص می دهد و سازمان آموزش و پرورش اعتبارات دریافتی از سازمان مدیریت و برنامه ریزی را بین آموزش و پرورش شهرستانها تقسیم می کند.
7- سیکل بودجه و مراحل اجرایی آن:حقوق افراد با توجه به مدرک تحصیلی، سابقه و نوع پست بر اساس نظام هماهنگی پرداخت است که استخدام در این وزارتخانه با گروه 7 می باشد. و حقوق افراد از گروه 7تا 20 پرداخت می شود. اضافه کار اداری افراد بسته به نوع فعالیت مستخدم و دستورالعمل های پرداخت از 1 تا 175 ساعت قابل پرداخت است و مبلغ هر ساعت 1/160 حقوق و فوق العاده شغل و حق مسئولیت مندرج درحکم مستخدم می باشد و حق التدریس اضافی 1/80 حقوق و فوق العاده شغل افزایش سنواتی می باشد.

8- اقدامتی که در تهیه و تنظیم بودجه صورت می گیرد:
کسورات بازنشستگی 95 درصد حقوق می باشد که پس از کسر از حقوق مستخدم به حساب سازمان بیمه گر(بازنشستگی یا تامین اجتماعی) بطور ماهیانه واریز می شود مالیات حقوق طبق فرمولهای مالیاتی که هر ساله از طرف وزارت امور اقتصادی و دارایی اعلام می شود کسر و ماهانه به حساب دارائی شهرستان واریز می وشد که افراد جانباز از پرداخت مالیات معاف است و همچنین بقیه شاغل تا حدی از حقوق شمول بخشودگی می شوند هستند که نزدیک ماهانه 40000 ریال حق بیمه افراد خاص می شود.
9- تنظیم فرمهای مربوط به فصول 4 گانه و مواد 30 گانه:
روش طبقه بندی هزینه و پرداخت ها به چهار فصل و بیست ماه به شرح زیر تقسیم می شود:
فصل اول – هزینه پرسنلی مواد 1و2
فصل دوم – هزینه های اداری از ماده 3تا 8
فصل سوم – هزینه های سرمایه ای از ماده 9تا 15
فصل چهارم- پرداخت های انتقالی از ماده 16 تا 20
هر ماده به چند جزء ماده و هر جزء ماده به چند ریز ماده طبقه بندی می شود.
برای تشخیص طبقه بندی هزینه ها شماره های انتخاب شده است که درتمام موارد تحت عنوان شماره طبقه بندی مواد مورد استفاده می گیرد.
در شماره های مذکور به ترتیب از سمت چپ رقم اول مصرف فصول چهارگانه هزینه رقم دوم و سوم معرف مواد بیست گانه هزینه، رقم چهارم معرف تقسیم بندی هزینه در داخل هر ماده (جزء ماده) و رقم آخر نشان دهنده ریز هزینه هریک از آنها (ریز ماده) می باشد.
بودجه مربوط به برنامه های تداوم آموزش و پرورش به شرح ذیل اعلام می گردد:
1- هزینه جلسه توجیهی سرگروههای خدمات مکاتبه ای مبلغ 28800 ریال سرانه به ازای هر سرگروه.
2- هزینه تشویق سرگروههای خدمات مکاتبه ای مبلغ 27000 ریال سرانه به ازای هرسر گروه.
3- بر اساس دستورالعمل های اصلاحی برنامه گروهها و سازمان آموزش در هر مرحله از سال اداری مالی بر طبق مدرک تحصیلی سنوات و …. محاسبه و پرداخت می شود.
اسناد حقوقی و اداری و تعمیراتی ضمن کنترل در دایره اقدام کننده توسط عامل ذعاب در شهرستان رسیدگی توسط ایشان و مدیر با معاون توسعه مدیریت تایید و به سازمان ارسال می گردد و در آن سازمان کارشناسان خبره ای وجود دارد که روشهای رسیدگی خاصی دارند و با مطابقت محتوای اسنادبا دستورالعملهای قانون محاسبات عمومی کشور موارد اشکال را گرفته پس از عودت دادن اسناد به شهرستان اشکالها اصلاح شده چنانچه اسناد مغایرتی با دستورالعملها نداشته باشد تایید و تحویل بی جهت پرداخت می گردد.
10- نحوه توجیه بودجه و مراحل دفاع از آن:
مبالغ مربوط به اسناد تایید شود در سازمان ملی چک به حساب آموزش و پرورش شهرستان واریز و مسئول امور مالی شهرستان پس از دریافت سند ورودی پول به حساب از بانک آن را در دفتر بانک که حالت دفتر روزنامه را دارد ثبت می کند ورودیهای در دفتر بدهکار و خروجی ها در دفتر بستانکار ثبت می شود و دفتری هم به نام دفتر کل وجود دارد که مبلغ حسابهای مختلف بصورت جداگانه در آن ثبت و نگهداری می شود.
11- تصویب بودجه:
درشهرستانها تعدیل اعتبارات وجود ندارد و تمام تعدیلات از طریق سازمان انجام می شود.
12- انواع بودجه:(بودجه عمومی – اختصاصی و بودجه طرح های عمرانی و سرمایه گذاری)
اعتبارات سرمایه ای و عمرانی از طریق اداره کل نوسازی و تجهیز مدارس انجام می گیرد به این شکل که نیازهای تجهیزاتی مدارس و همچنین نیازهای زیر بنایی و عمرانی از جمله ساخت و مقاوم سازی مدارس و تعمیرات مدارس از طریق آموزش و پرورش شهرستان به اداره کل نوسازی اعلام و پس از بررسی و امضاء موافقتنامه بین نوسازی و سازمان آموزش و پرورش طرح های ذکر شده از طریق سیستم مناقصه وپیمانکاری پیگیری می شود و پس از ساخت مدارس تعمیر مدارس و همچنین پس از تحویل تجهیزات توسط پیمانکار به شهرستان صورتجلسه تحویل امضاء و به تایید آموزش و پرورش شهرستان می رسد.
13- نظارت بودجه و مراحل آن: (نظارت اداری – نظارت قضایی و نظارت پارلمانی )
دستورالعملهای قانون و محاسبات عمومی در ذیحسابی سازمان می باشد و به شهرستانها ابلاغ نمی شود.
14- تخصیص بودجه، ابلاغ به دستگاههای اجرائی:
درشهرستانها عملیات توزیع بودجه صورت نمی گیرد.
15- شناخت مشکلات موجود در واحد بودجه و ارائه پیشنهادات و راه حل:
حجم ماده ای کار- کمی تعداد نیروها- فضای کم اتاق ها سبب می شود که در بعضی مواقع خدمت رسانی به تعویق بیفتد و همچنین بعلت اینکه پرداختها از سازمان به موقع انجام نمی شود گاهاً در برنامه ریزی این قسمت خلل ایجاد می شود که پیشنهاد می شود با افزایش تعدا نیرو- افزایش مزایای کارکنان در این قسمت و همچنین همکاری به موقع سازمان مربوط مشکلات این دایره کاهش یابد.

مراحل خرج دستگاههااجرایی
1- تشخیص 2- تامین اعتبار 3- تعهد 4- تسجیل 5- حواله 6- درخواست وجه 7-هزینه
تشخیص ( ماده 17 ق.م .ع ): عبارتست از تعیین و انتخاب کالا و خدمات و سایر پرداختهایی که تحصیل یا انجام آنها برای نیل به اجرای برنامه های دستگاههای اجرائی ضروری است.
تامین اعتیار ( ماده 18 ق. م . ع ): هرفقره ازدستور خرجهای صادره باید جهت تامین اعتبار لازم به ذیحسابی ارسال گردد. مسئولیت این مرحله به استناد ماده 53 ق .م .ع به عهده ذیحساب است . از این رو ذیحساب در هامش هرفقره مجوز خرج ، به واحد اعتبارات دستور اقدام صادر می نماید . مسئول این واحد در صورتی که آن طرح یا برنامه دارای اعتبار تخصیص یافته در فصل و برنامه باشد نسبت به تامین اعتبار لازم اقدام نموده و مبلغ آن را در دفاتر روزنامه و کل و در دفتر معین به برنامه مربوط ، ثبت می نماید ومشخصات آن را در حاشیه مجوز خرج مورد نظر درج نموده و آن را امضاء می کنند وپس از تایید ذیحساب جهت سایر مراحل انجام خرج به واحد ذیربط ، به واحد ذیربط اعاده می دهد . در حال حاضر نگاهداری حساب اعتبارات اکثر دستگاههای اجرایی به صورت مکانیزه از طریق کامپیوتر انجام می شود . بدیهی است در صورت عدم اعتبار کافی در فصل و برنامه مربوط و یا مغایرت دستور خرج با قوانین و مقررات ، ذیحسابی مکلف است این موضوع را کتبا" در حاشیه مجوزخرج واصله ، درج و گواهی نماید . بنابراین ایجاد تعهد در مورد کلیه مجوز خرجها ، منوط به تامین اعتبار می باشد . با توجه به اینکه عمر اجرای اکثر به قریب طرحها ی دستگاههای اجرایی بیش از یک سال مالی است اصطلاحا" طرح ادامه دار می باشد، ذیحسابی در مورد چنین طرحهایی ذیحسابی باید به استناد بند ب تبصره 34 قانون پنجساله اول ، بند الف تبصره 5 قانون پنجساله برنامه دوم توسعه اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی و بندهای الف وب ماده 61 قانون پنجساله سوم توسعه اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی ، ملاک ایجاد تعهد در موافقتنامه مربوط قرارداد ،یعنی به میزان اعتبار همان سال تامین اعتبار نماید .
مرحله تعهد ( ماده 19 ق.م .ع ): مجوز خرجهای صادره پس از تامین اعتبار ، زمانی به مرحله تعهد می رسند که دینی بر ذمه دستگاه اجرایی ذیربط ایجاد نموده باشند. این دین ناشی از ارائه خدماتی نظیر لیست حقوق و مزایایی که در قبال کار انجام شده تنظیم می گردد و یا تحویل کالایی که پس از انجام خرید طبق تشریفات قانونی صورت می گیرد و یا قراردادهایی که برابر مقررات منعقد گردیده و به مرحله اجرا در آمده و یا احکامی که مراجع قانونی نظیر آرای صادره توسط دادگاه صالحه توام با بار مالی صادر گردیده ، حسب مورد برای دستگاه اجرایی تعهدآور است .
مرحله تسجیل ( ماده 20 ق .م .ع ): ذیحساب دستگاه اجرایی به منظور تعیین میزان بدهی قابل پرداخت بر اساس اسناد و مدارک ارائه شده طی مراحل مذکور ، این اسناد را باید از دو جنبه مورد بررسی قراردهد . یکی از دیدگاه موازین حسابداری دولتی و دیگری از لحاظ تطبیق با قوانین و مقررات مالی و محاسباتی ، در صورتی که صحت وسقم مدارک از این دوجنبه اثبات شود ، سند تنظیمی دال بر ایجاد دین ، قابل احتساب به حساب قطعی است . در غیر این صورت حسب مورد نسبت به واخواهی آن اسناد به طور مستدل و مستند و کتبی اقدام خواهد نمود ، تا پس از رفع موارد واخواهی ، بتوان آن را به حساب قطعی منظور و در دفاتر و صورتهای مالی ثبت و منعکس کرد .
مرحله حواله ( ماده 21 ق .م .ع ): هریک از اسناد تسجیل شده با حواله ای که بالاترین مقام دستگاه اجرایی و یا کسانی که این اختیار کتبا " به آنها ازطرف ایشان تفویض گردیده ، جهت تادیه تعهدات و بدهیهای قابل پرداخت از محل اعتبار مربوط به عهده ذیحساب صادر می گردد .
درخواست وجه (ماده 22 ق . م . ع ): درخواست وجه سندی است که ذیحساب برای دریافت وجه بمنظور پرداخت حواله های صادر شده موضوع ماده 21 این قانون و سایر پرداختیهایی که بموجب قانون از محل وجوه متمرکز شده در خزانه می باشد حسب مورد از محل اعتبارات و یا وجوه مربوط عهده خزانه در مرکز و یا عهده نمایندگی خزانه در استان در وجه حساب بانکی پرداخت دستگاه اجرایی ذیربط صادر می کند .

تراز مناطق به چهار گروه قابل تقسیم می باشد:
الف:ابلاغی ب: اختصاصی ج: بازنشستگی د: تملک
الف: ابلاغی ابلاغی به دو طریق انجام می گیرد 1- سند قطعی 2- تنخواه
سند قطعی بدین معنی است که مناطق با توجه به اسناد و مدارک مثبته که مطابق با قانون است هزینه می کند و درقبال آن وجه دریافت می نماید .
تنخواه بدین صورت است که مبلغی ابتدا به مناطق پرداخت می شود و مناطق طی ظرف زمانی معین نسبت به هزینه کرد آن اقدام و اسناد هزینه را جهت تسویه به اداره کل ارسال می نماید .
قابل ذکر می باشد که مبالغ هزینه باید مطابق با فصل و برنامه مربوطه انجام شود.
ب:اختصاصی اسناد اختصاصی به دو طریق انجام می گیرد 1- سند قطعی 2- تنخواه
سند قطعی بدین معنی است که مناطق با توجه به اسناد و مدارک مثبته که مطابق با قانون است هزینه می کند و درقبال آن وجه دریافت می نماید .
تنخواه بدین صورت است که مبلغی ابتدا به مناطق پرداخت می شود و مناطق طی ظرف زمانی معین نسبت به هزینه کرد آن اقدام و اسناد هزینه را جهت تسویه به اداره کل ارسال می نماید .
لازم به ذکر می باشد که مناطق کلیه درآمدهای اختصاصی را ابتدا باید به حساب حساب تمرکز درآمدهای اختصاصی اداره کل واریز نمایند و هر گونه واریز درآمد اختصاصی مستقیما به حساب مناطق ممنوع می باشد .مناطق باید فیش های واریز شده را جهت ثبت به اداره امور مالی – کارشناسی اعتبارات تحویل نمایند .
ج:بازنشستگی درحا ل حاضر در مناطق به غیر از کسورات بازنشستگی از بقیه سر فصل ها استفاده نمی شود .
د:تملک
تعریف طرح تملک داراییهای سـرمایه ای
" منظور از اعتبار مجموعه عملیات و خدمات مشخصی است که بر اساس مطالعات توجیهی ، فنی و اقتصادی و اجتماعی که توسط دستگاه اجرایی انجام می شود طی مدت معین برای تحقق بخشیدن به هدفهای برنامه توسعه پنج ساله به صورت سرمایه گذاری ثابت شامل یا مطالعه برای ایجاد دارایی سرمایه ای اجرا می گردد و منابع مورد نیاز اجرای آن از محل اعتبارات مربوط به تملک داراییهای سرمایه ای تامین می شود و به دو نوع انتفاعی و غیر انتفاعی تقسیم می گردد.
حسابرسی طرح های تملک داراییهای سرمایه ای
در حسابرسی طرح های تملک داراییهای سرمایه ای می بایست به نکات زیر توجه شود:
1- تشریفات معاملات دولتی طی شده باشد
2-در صورتی که به طریق مناقصه انجام گرفته ، صورتجلسه مربوط براساس قوانین و مقررات موضوعه تدوین شده باشد .
3- عملیات طرح با موافقت نامه منطبق باشد .
4- آیین نامه تضمینات جهت معاملات دولتی در مورد اخذ ضمانت نامه تعهد انجام کار و پیش پرداخت رعایت گردد.
5- صورتمجلس تحویل کارگاه تنظیم شده باشد .
6- در هنگام پرداخت صورت وضعیت ها ، کسور قانونی نظیر مالیات ، بیمه ، سپرده ، استهلاک پیش پرداخت و سایر کسور دقیقا" محاسبه و مبلغ خالص طبق بخشنامه شماره 3986 / 290 / 55 / م مورخ 3/ 9/ 86 وزارت امور اقتصادی و دارایی باید انجام گیرد
7- ضرایب صورت وضعیتها دقیقا " محاسبه شود .
8- کسور قانونی که از صورت وضعیت ها کسرشده ، بموقع به حسابهای مربوطه واریز شود .
9- در طرحهای امانی ،مثلا" خرید مصالح آیین نامه معاملات دولتی موضوع ماده 80 قانون محاسبات عمومی و تبصره (1 ) ماده (3) قانون برگزاری مناقصات مصوب 1383 رعایت شود . تشریفات معاملات خرید ، در مورد خرید کاملا" رعایت شود موضوع مواد 79 ، 80 و 81 ق .م .ع
10- مجوز خرید معمولا" ذیل درخواست خرید کالا " که بر اساس نیاز واحد درخواست کننده تنظیم گردیده است ، صادر شود ودر ذیحسابی تامین اعتبار شده باشد . کالاهای خریداری شده پس از اعمال حساب در دفاتر یا کارت انبار و صدور قبض انبار و حواله انبار با اخذ رسید ، تحویل واحد درخواست کننده شود .
11- در صورتی که مبلغ صورت وضعیت قطعی از 25 درصد مبلغ اولیه قرارداد تجاوز نماید ، باید دستوراتی را که توسط کارفرما و یا ناظر در مورد تغییرات مقادیر کار ( ماده 29 شرایط عمومی پیمان ) و کارهای جدید ( ماده 30 شرایط عمومی پیمان ) به پیمانکار ابلاغ شده است ارا ئه شود .
12-به هنگام استرداد 50 درصد سپرده حسن انجام کار ، مفاصا های بیمه ، در صورت استفاده از شن و ماسه و سنگ لاشه به ترتیب مفاصا از استانداری و صنایع و معادن اخذ شده باشد .
13- به هنگام تحویل قطعی موضوع پیمان از پیمانکار ، صورت وضعیت قطعی تنظیمی با توجه به صورت وضعیتهای قبلی دقیقا" محاسبه گرددبه نحوی که پیمانکار هیچگونه تعهدی نسبت به موضوع پیمان نداشته باشد.
14- مشخصات کامل فروشنده مانند آدرس ، شماره تلفن در فاکتور خرید قیدشود و در ذیل فاکتور خرید ، مامور مربوط گواهی نماید که کالا به نازلترین قیمت خریداری شده است .
15- در تمام خریدهای انفورماتیکی تا سقف چهل میلیون به اشخاص حقیقی یا حقوقی به متخصص واگذار شود .
16- در صورتیکه پیمانکار از طریق برگزاری مناقصه انتخاب شده باشد می بایست قبل از هرگونه پرداختهای قطعی و غیر قطعی اعلام وصول قرارداد از معاونت برنامه ریزی و راهبردی استانداری اخذ شود .
17- سرفصلها و دستورالعملهای حسابداری دولتی رعایت شده باشد .
معاملاتی که نیاز به برگزاری مناقصه ندارند موضوع ماده 79
1- در مورد معاملاتی که طرف معامله وزارتخانه یا موسسه دولتی و یا شرکت دولتی باشد .
2- در مورد خرید اموال و خدمات و حقوقی که به تشخیص و مسوولیت وزیر و یا بالاترین مقام دستگاه اجرایی در مرکز و یا بالاترین مقام دستگاه اجرایی در مرکز و یا استان و یا مقامات مجاز از طرف آنها منحصر بفرد بوده و دارای انواع مشابه نباشد .
3- در مورد خرید کالاهای انحصاری دولتی و یا سایر کالاهایی که دارای فروشنده انحصاری بوده و برای آنها از طرف دستگاههای ذیربط دولتی نرخهای معینی تعیین و اعلام شده باشد .
4- در مورد فروش کالاها و خدماتی که مستقیما " توسطوزارتخانه ها و موسسات دولتی تولید و ارا ئه می شود و نرخ فروش آنها توسط مراجع قانونی مربوط تعیین می گردد
6-شرح وظایف جمعدار اموال:
به منظور آشنایی با وظایف امین اموال در ادارات و سازمانهای دولتی ضرورت تعریف (مال) از دیدگاه قانون و آیین نامه اموال دولتی ضروری است.
طبق ماده (2) آیین نامه اموال دولتی: اموال دولت، اموالی است که توسط وزارتخانه ها موسسات و یا شرکتهی دولتی خریداری می شود و یا به هر طریق قانونی دیگر به ملک دولت درآمده یا در می آیند (مثل هدایا) که اموال دولت خود به 3 بخش تقسیم می شوند و عبارتند از:
1) اموال منقول مصرفی: که بر اثر استفاده به صورت جزئی یا کلی از بین می روند (مثل : ملزومات اداری و لوازم التحریر)
2) اموال منقول غیر مصرفی: اموالی هستند که بدون تغییر محسوس و از دست دادن مشخصات اصلی بتوان بطور مکرر از آنها استفاده نمود.
3) اموال در حکم مصرفی : که در ظاهر مشابه اموال منقول غیر مصرفی هستند، اما به لحاظ طبیعت و ماهیت یا ارزش کم آنها، تنظیم حساب برای آنها بصورت حساب اموال غیر مصرفی ضرورت ندارد.
باعنایت به توضیحات فوق وظایف و مسئولیتهای امین اموال را می توان به شرح ذیل خلاصه نمود:
1)تنظیم فرم حواله اموال و اختصاص شماره به اموال غیر مصرفی (پس از خرید کالا توسط واحد کار پردازی و تنظیم فرم قبض انبار و حواله انبار توسط انبار دار و ارجاع توسط واحد کارپردازی به واحد اموال) با توجه به طبقه بندی مصوب ابلاغی از طریق وزارت امور اقتصادی و دارایی (فرمهای 1 تا 14)
2) الصاق شماره به اموال خریداری شده و اخذ امضاء از تحویل گیرندگان اموال و در نهایت اخذ امضاء های لازم از مقام های مجاز
3) تفکیک و توزیع نسخ فرم حواله اموال پس از تکمیل امضاء های لازم
4) ثبت مشخصات کالاهای خریداری شده که به آنها شماره اموال الصاق گردیده در دفاتر موضوع فرمهای 14 گانه
5) ثبت مشخصات اموال در سیستم رایانه ای با توجه به طبقه اموال
6) تنظیم فرم شماره 16 اموالی (لیست اموال متمرکز در اتاقها و قسمتها)
7) ثبت تغییرات و جابجایی اموال بین واحدها و قسمتها براساس (فرم تکمیل شده نقل و انتقالات داخلی اموال بین واحدها و قسمتها پس از اخذ امضاهای مجاز) و تنظیم فرم شماره 16 اموالی با توجه به تغییرات اعمال شده، و الصاق در قسمت مربوطه
8) رعایت کامل قوانین و مقررات حاکم بر اموال دولتی و مصوبات هیات وزیران ابلاغی از طریق وزارت امور اقتصادی و دارایی در جهت حفظ و حراست از اموال دولتی
9) تهیه و تنظیم لیست امول اسقاطی در پایان هر سال (با توجه به اعلام لیست اقلام اسقاطی و مستعمل توسط واحد ها به امین اموال) و انجام مکاتبات لازم جهت تشکیل کمیسیون تشخیص اموال اسقاط، به منظور تنظیم صورتجلسه و حذف اقلام مورد اشاره از دفاتر اموال.
10) تنظیم پروانه خروج مال از سازمان یا موسسه در مواقع ضروری با توجه به اعلام کتبی واحد درخواست کننده و اخذ امضاهای مجاز، تحویل به واحد درخواست کننده، و ثبت مشخصات اموال خارج شده در دفاتر موضوع فرم 17 اموالی
11) تنظیم گزارش و صورتجلسه حوادث برای اموالی که در اثر سیل، زلزله، سرقت و آتش سوزی یا به هر علت دیگری از بین رفته است پس از اعلام کتبی واحد ذیربط و طی مراحل قانونی با توجه به آیین نامه ها و قوانین و مقررات موضوع آیین نامه اموال دولتی، منظور حذف از دفاتر اموال
12) شمارش و کنترل و تایید لیست اقلام موجود در انبار و تنظیم صورتجلسه اموال در حکم مصرفی جهت ارسال به وزارت امور اقتصادی و دارایی در پایان هر سال مالی
13) تنظیم صورتحسابهای اموال رسیده در فواصل 6 ماهه جهت ارسال به وزارت امور اقتصادی و دارایی
14) تنظیم اسناد و مدارک مربوط به نقل و انتقال اموال اهدایی و … به ادارات، پس از اخذ مجوز های لازم و انجام تشریفات قانونی و ثبت در دفاتر اموال
15) تهیه صورتحسابهای اموال فرستاده پس از نقل و انتقالات اموال جهت وزارت امور اقتصادی و دارایی
16) تحویل و تحول و نگهداری حساب اوراق بهادار، اسناد مالکیت خودروهای متعلق به دستگاه دولتی و همچنین اموال غیر منقول (نظیر ساختمان) و نگهداری سوابق و اسناد مالکیت دارایی های نامشهود از قبیل: امتیاز خطوط تلفن و … و دارایی های نامشهود
تفکیک بایگانی کلیه اسناد و مدارک مربوط به واحد اموال با توجه به موضوع مکاتبات و اسناد و مدارک مالی دریافت شده توسط واحد اموال
7-شرح وظایف واحداموربازنشستگان
1-ورود اطلاعات مربوط به کسورات ماهیانه و حقوق و مزایا و اعمال تغییرات بعدی .
2-تنظیم لیست حقوق و مزایا و کسورات ماهیانه پس از اعمال کنترل های لازم و صدور فیش حقوقی .
3-صدور اسناد حسابداری حقوق و تنظیم فرم 1/5سازمان بازنشستگی .
4-تنظیم لیست پرداخت های موردی از قبیل پاداش و عیدی و..
5-بررسی احکام و صدور سند حسابداری هزینه های فوت ، ازدواج ، پاداش پایان خدمت بازنشستگان و نقل و انتقال .
6-تهیه مستندات و بخشنامه های مربوط به حقوق و مزایا ، کسورات حقوق و بازنشستگان .
7- بررسی اسناد ارسالی مناطق جهت حقوق و ارسال لیست نهایی به سازمان بازنشستگی کشوری .
8-ورود احکام و برقراری حقوق و عائله مندی و کسورات و موظفین .
9-صدور سند حسابداری حقوق بازنشستگان و موظفین .
10-تنظیم لیست کسورات حقوق ماهیانه بازنشستگان و موظفین .
11-بررسی و کنترل سن فرزندان بازنشستگان و موظفین که حق عائله مندی دریافت می نمایند.
12-سایر موارد ارجاعی توسط مسئول مافوق
مراحل بازنشستگی عادی (اجباری)
1- اجباری سی سال خدمت اداری وآموزشی برای مدارک لیسانس وپایین تر
2- اختیاری سی سال خدمت اداری وآموزشی برای فوق لیسانس وبالاتر طبق درخواست
3-اجباری سی وپنج سال خدمت اداری وآموزشی برای مدارک فوق لیسانس وبالاتر
4- یک ماه نیم مانده به اتمام خدمت ، اموراداری (کارگزینی) اداره محل خدمت گزارش وضعیت خدمتی شخص را با هماهنگی کارشناسی فناوری به سازمان ارسال می نماید.
5- صدور ابلاغ بازنشستگی توسط سازمان
6-افتتاح شماره حساب سپهر بانک صادرات توسط شخص واعلام آن به کارگزینی بهمراه کپی تمام صفحات شناسنامه وکارت ملی
7-ارسال خلاصه پرونده شخص توسط کارگزینی محل خدمت به سازمان
8-ارسال پرونده پس ازبررسی از سوی سازمان آموزش وپرورش استان قزوین به نمایندگی سازمان بازنشستگی کشوری جهت برقراری حقوق
لازم بذکر است بعد ازاتمام قانون سه ساله بازنشستگی پیش ازموعد همکاران خواهر با 25سال سابقه بدون شرط سنی وآقایان با 25سال سابقه و60سال سن می توانند با درخواست کتبی با 25روز حقوق بشرط موافقت با لاترین مقام مسئول دستگاه بازنشسته شوند.

-مراحل بازنشستگی پیش ازموعد (پنج سال ارفاقی)
1- تعیین سهمیه از سوی وزارت متبوع برای استان ومتعاقب ان تعیین سهمیه نواحی ومناطق توسط سازمان وابلاغ به نواحی ومناطق
2- اخذ درخواست همکاران (همکاران مرد وزن بالای 25سال سابقه باسی روز حقوق وسی روز پاداش وهمکاران زن با سابقه بیست سال تابیست وپنج سال ، حقوق= میزان سنوات بعلاوه پنج سال ارفاقی ولی پاداش طبق سنوات )
3- بررسی درخواستهای واصله همکاران بر اساس سهمیه ونیاز وعدم نیاز نیروها وارسال فهرست مشخصات افراد به سازمان
4- بررسی نهایی در سازمان
5- صدور ابلاغ بازنشستگی پیش ازموعد توسط سازمان
6-افتتاح شماره حساب قرض الحسنه سپهر بانک صادرات توسط شخص واعلام آن به کارگزینی بهمراه کپی تمام صفحات شناسنامه وکارت ملی
7-ارسال خلاصه پرونده شخص توسط کارگزینی محل خدمت به سازمان
8-صدور فرم تعیین بدهی کسور ارفاقی پس از بررسی خلاصه پرونده
9-ارسال پرونده از سوی سازمان پس ازبررسی به سازمان بازنشستگان جهت برقراری حقوق
-مراحل درخواست ازکارافتادگی
1- مراجعه به کارگزینی محل خدمت وگزارش وضعیت خود بهمراه مستندات بیماری
2-ارائه گواهی استراحت پزشکی صعب العلاج یکساله با تایید شورای پزشکی دانشگاه علوم پزشکی استان وصدور حکم صعب العلاج بمدت یکسال توسط کارگزینی محل خدمت (حقوق ومزایای بیمار کامل پرداخت می گردد)
3- درصورت عدم بهبودی ارائه گواهی با تایید مجدد شورای پزشکی دانشگاه علوم پزشکی استان جهت از کار افتادگی کلی جهت تمدید.
درزمان اجرای بند 3
1- درخواست شخص مبنی بر ازکارافتادگی وتکمیل فرم مخصوص
2- ارسال درخواست شخص بهمراه احکام مربوط فوق الذکر وتصویر برابر اصل گواهی های پزشکی وسایر مدارک مربوط توسط منطقه محل خدمت به سازمان
3- ارسال مدارک مربوط از طریق سازمان به معاونت نیروی انسانی وحقوق ودستمزد ریاست جمهوری جهت تایید
4- ارسال کلیه مدارک بازنشستگی به همراه مدارک فوق توسط کارگزینی محل خدمت به سازمان آموزش وپرورش
5- ارسال پرونده توسط سازمان آموزش وپرورش به سازمان بازنشستگی جه تایید نهایی
6- صدور حکم از کارافتادگی
-مراحل درخواست بازخریدی:درصورت نداشتن شرایط بازنشستگی:
1- مراجعه به کارگزینی محل خدمت
2- درخواست کتبی ازمقام مسئول
3- موافقت مقام مسئول
4- ارسال مدارک لازم از منطقه /ناحیه به سازمان
5- درصورت غیر تخصصی بودن با موافقت رئیس سازمان ودر صورت تخصصی بودن پست ومدرک ورشته با موافقت وزارت متبوع
6- پس موافقت حکم بازخریدی توسط اموراداری محل خدمت صادر می گردد
ارسال رونوشت احکام به امورمالی جهت پرداخت 45روز پاداش در سال
-8وظایف واحد اعتبارات
1- تنظیم درخواست وجه اعتبارات از خزانه و پیگیری تا وصول اعتبارات و واریز آن به حساب دستگاه
2- نگهداری حساب اعتبارات اداره کل اعم از هزینه ای و سرمایه ای و سایر منابع و … به تفکیک برنامه طرح و فصول
3- تامین اعتبار کلیه پرداخت های موقت و قطعی اعتبارات هزینه ای – سرمایه ای؛ سایر منابع و … به تفکیک برنامه طرح و فصول
4- ارائه گزارش وضعیت اعتباری دستگاه به ترتیب فوق
5- همکاری با بخش تنظیم حسابها جهت تنظیم حسابهای فوق طبق ضوابط و مقررات مربوطه
6- حفظ و نگهداری اطلاعات اعتباری دستگاه به تفکیک فوق و سنوات مختلف
7- انجام سایر امور محوله طبق دستور مافوق
9-شرح وظایف واحدرسیدگی اسناد وصدورچک
1-بررسی اسناد هزینه ارسالی از طریق عاملین محترم ذیحساب و انطباق آنها با قوانین و مقررات ضوابط اجرایی قانون بودجه و موافقت نامه های مبادله شده .
2- اعلام نظر در خصوص پیش نویس قراردادها مطابق قوانین و مقررات مالی .
3-بررسی و رسیدگی کلیه اسناد حسابداری و انطباق آن با قوانین ، مقررات ، بخش نامه ها ، دستورالعمل ها ، ضوابط اجرایی قانون بوجه و موافقت نامه های مبادله شده .
4-رسیدگی صورت وضعیت پیمانکاران مطابق بخش نامه ها و… .
5-بررسی احکام صادره توسط امور اداری و انطباق آن با قوانین و مقررات استخدامی .
6-بررسی لیست های حقوق و مزایای ماهیانه از حیث جمع جبری و کسورات محاسبه شده و مزایای پرداخت شده مطابق قوانین ومقررات و دستورالعمل ها .
7-بررسی لیست حقوق بازنشستگان و موظفین از حیث صحت کسورات محاسبه شده و حق اولاد وعائله مندی و حقوق پرداختی .
8-پاسخ گویی به استعلام ادارات و عاملین ذیحساب در خصوص نحوه اجرای قوانین و مقررات و بخش نامه ها و دستورالعمل ها
وظایف کارشناس صدورچک:
1-انجام کلیه پرداختهای پرسنلی مانند پرداخت حقوق، انواع پاداش ها از جمله پاداش پایان حدمت، ذخیره مرخصی بازنشستگان، انواع کمک هزینه ها از قبیل ازدواج، فوت ، درمان و نیز پرداخت حق ماموریت ، ده کشیک وهزینه سفر ونقل وانتقال و همچنین نگهداری حساب تضمینات و استرداد سپرده .
2- اقدام لازم درخصوص افتتاح حساب بانکی .
3-تهیه دیسکت ها وسی دی های مورد نیاز کسورات .
4-صدور چک کلیه حسابها اعم ازاعتبارات جاری ، ردوجوه سپرده اعتبارات جاری ردوجوه سپرده اعتبارات عمرانی ،اعتبارات طرحهای عمرانی تهیه کلیه نامه های ارسال چک- تهیه تاییدیه چک- حقوق و اضافه کار پیمانی ها – تهیه لیست و سند وام پرسنل .
5-تهیه نامه های ارسال چک و تهیه تائیدیه آن ها- تهیه لیست های بیمه ای، تهیه اظهار نامه های خدمات درمانی
6-تفکیک اسناد جاری و عمرانی و شماره نمودن برگ برگ آن ها برای جلوگیری از مفقود شدن احتمالی آن ها و نیز ارسال آن ها به بایگانی.
7- نظارت وهماهنگی کلیه امور محوله دررابطه باهمکاران تحت سرپرستی ازطرف رییس اداره ومطابقت پرداختها با قوانین ومقررات مالی وهماهنگی با مقامات مافوق در زمینه رعایت دستورالعملها ، تصویبنامه ها وبخشنامه های موجود .
8-درصورت لزوم ارائه گزارش عملکرد به مقامات مافوق
چک لیست :
هدف از تهیه و تنظیم چک لیست ، عبارتست از اینکه دستگاه اجرایی تحت حسابرسی ، در رابطه با کارهای انجام شده ی سال مورد رسیدگی ، چه میزان قوانین و مقررات مربوط را حسب مورد رعایت نموده است

10-کارشناس مسئول تعاون و امور رفاهی کارکنان
– ارائه طرح ها و برنامه های لازم در زمینه ایجاد تسهیلات درمانی و بیمه اجتماعی ، تکمیلی ، حوادث و اماکن مسکونی کارکنان با همکاری کارشناس و سایر مسئولان ذیربط و ارائه آن به مسئولین ذیصلاح
– تهیه و ارائه طرح ها و برنامه های لازم در زمینه ایجاد شرکت های تعاونی مصرف ، مسکن ، اعتبار و صندوق های تعاونی وام ضروری ذخیره فرهنگیان با همکاری مسئولان مربوط و ارائه آنها به مسئولین مافوق .
– ارائه طرح های لازم در زمینه احداث و ایجاد و نگهداری خانه های سازمانی و توزیع آن بین کارکنان با توجه به اولویت ها و استحقاق آنان در سطح استان
– اقدام لازم در زمینه گسترش مهدهای کودک و کودکستان ها در مناطق تابعه ، براساس ضوابط مقررات مربوط و نظارت بر نحوه فعالیت آنها
– نظارت بر فعالیت های مجتمع آموزشی رفاهی فرهنگیان ، کلینیک درمانی و ستادهای اسکان با توجه به ضوابط و مقررات موجود .
– هماهنگی لازم با بانک های عامل جهت تسریع و تسهیل در امر پرداخت تسهیلات برابر ضوابط و قوانین مربوط
– شناسایی و جمع آوری اطلاعات در خصوص بیماران صعب العلاج و … و معرفی آنان به مسئولان مافوق جهت انجام اقدامات لازم
– برنامه ریزی جهت اجرای اردوهای سیاحتی ، تفریحی و زیارتی فرهنگیان و خانواده های آنان.
– پی گیری در امور مربوط به یارانه مسکن فرهنگیان و بن های غیرنقدی برابر ضوابط و مقررات
– پاسخگوئی مناسب به تماس های تلفنی و سوالات حضوری مراجعان در چارچوب وظایف مربوط به پست مورد تصدی

ایجاد تسهیلات درمانی و بیمه:
در بخش کارشناسی تعاون و امور رفاهی خدماتی ارائه می گردد که شاید بیشتر این خدمات ناشناخته مانده است. مثلاً در بخش بیمه ها ، اغلب کارمندان اطلاعات زیادی ندارند. لذا بر آن شدیم تا برای شناخت و آگاهی هر چه بیشتر در خصوص بیمه ها انواع این بیمه ها را معرفی نمائیم .
1-بیمه خدمات درمانی: یکی از انواع بیمه های درمانی است که شخص کارمند از بدو استخدام به عضویت آن در می آید و می تواند از خدمات آن در جهت درمان و دارو استفاده نماید. هر کارمند می تواند ( همسر ، فرزندان ، پدر و مادر، عروس ، داماد ، نوه ) خود را بیمه نماید.
2- بیمه عمر و حوادث ( کارمند): از ابتدای استخدام شخص کارمند ، از حقوق ماهیانه وی مبلغی تحت عنوان بیمه عمر و حوادث کسر شده و در صورت فوت و یا نقص عضو کارمند، بیمه غرامت آن را پرداخت می نماید.
3- بیمه عمر و پس انداز ( کارمند ) : ( بیمه گر : بیمه ایران یا ……….. )این بیمه اختیار ی است و همه ماهه به انتخاب کارمند مبلغی از حقوق وی کسر و پس از پایان قرارداد با سود حاصله پرداخت می شود.
4- بیمه تکمیلی ( مازاد درمان ) : این بیمه نیز اختیاری می باشد و قرار داد آن یکساله است که ابتدای قرار داد آغاز سال تحصیلی (اول مهر ماه ) و پایان قرار داد آخر شهریور ماه می باشد. این بیمه دارای دستورالعملی می باشد که هر ساله به مدارس ارسال می شود . همانگونه که از نام بیمه ( تکمیلی ) مشخص است تکمیل کننده بیمه خدمات درمانی است و جبران کننده هزینه های سنگین درمان است . اگر بیمه گر در هر حال تغییر پیدا نکند، افرادی که سال قبل بیمه تکمیلی بوده اند نیاز به قرار داد جدید ندارند. شخص کارمند می تواند افراد تحت بیمه درمانی خود را بصورت اختیاری بیمه مازاد نماید.
5- بیمه آتیه سازان حافظ ( تکمیل درمان بازنشستگان ): شخص کارمند به محض بازنشسته شدن می تواند از این بیمه برای خود و خانواده استفاده نماید. این بیمه با پرداخت یک درصد از حقوق ماهیانه، اعضاء درجه یک خانواده که دفترچه خدمات درمانی به تبع کارمند اصلی دارند و سن آنان کمتر از 20 سال می باشد را تحت پوشش قرار می دهد.
6- بیمه مسولیت مدنی کارکنان: شخص کارمند از ابتدای شروع سال تحصیلی با پرداخت هزینه بیمه حوادث می تواند از این بیمه تا پایان سال تحصیلی استفاده نماید.این بیمه یکی از بیمه ها مهم است که مخصوصاً برای ایام اردوها و فعالیت های مدرسه کارایی زیادی دارد و در صورت وقوع حادثه برای کارمند یا دانش آموز دیه یا خسارت پرداخت می شود.
7- بیمه آتش سوزی و سرقت منازل کارکنان ( سیل ، سوخت ، آتش سوزی ): این بیمه یکساله است که در صورت عدم انصراف کارمند ، بصورت خودکار تمدید می شود.
8-بیمه مکمل عمر: مخصوص کارکنان شاغل و بازنشسته است در حال حاضر با پرداخت ماهیانه مبلغ 19500 ریال در صورت فوت علاوه بر مبلغ 20000000 ریال بیمه عمر مصوب، مبلغ 30000000 ریال دیگر به ایشان یا وراث پرداخت می گردد.
9- بیمه اماکن آموزشی و اداری و رفاهی : مدیران مدارس می توانند با پرداخت حق بیمه سالانه اماکن آموزشی را بیمه نمایند و مدارس را بیمه آتش سوزی ، سیل ، زلزله ، صاعقه و انفجار نمایند.
10- بیمه اتومبیل : جهت فرد کارمند، همسریا فرزند در چهار قسط جهت فرهنگیان انجام می شود .
صندوق وام ضروری:
به منظور پرداخت وام ضروری به مستخدمین وزارت آموزش و پرورش صندوق وام ضروری کارکنان وزارت آموزش و پرورش که در این آئین نامه به اختصار صندوق نامیده می شود در تهران تشکیل می گردد و می توانند در حوزه وزارتی ، ادارات کل استان ها و مناطق و نواحی شعبی ایجاد نمایند.

انواع وامهای صندوق تعاون
الف) وام ضروری : کارمند شاغل یا بازنشسته می تواند با پرداخت حق ماهانه عضو صندوق وام باشد و جهت بر طرف نمودن نیاز های خود وام با کارمزد یک در صد دریافت نماید.
ب ) تعاون وامداد : کارمند شاغل و بازنشسته می تواند با عضویت در این صندوق و پرداخت حق ماهانه در کمک به بیماران صعب العلاج مشارکت داشته باشد.
ج ) ذخیره فرهنگیان : مخصوص همکاران شاغل می باشد که با عضویت در آن ماهانه 5% حقوق به حساب صندوق واریز می شود که دولت نیز معادل آن را برای کارمند سرمایه گذاری می کند و در پایان بازنشستگی سهم فرد به اضافه سهم دولت به اضافه سود سهم فرد و دولت را دریافت می نمایند .

تسهیلات صندوق:
1- جهت ثبت نام وام نیاز به ضامن نیست
2- جهت دریافت وام ازدواج نیاز به ارائه مدارک (فتوکپی شناسنامه زوجین و همکار فرهنگی می باشد.)
3- جهت دریافت وام مسکن نیاز به ارائه فتوکپی سند زمین و پروانه ساخت بنام همکار فرهنگی – همسر یا فرزند وی می باشد.
4- می توانند فقط از مزایای یکی از طرح های ندای مهر 2 یا ندای مهر 3 بهره مند شوند.
5- می توانند جهت ثبت نام در هر یک از طرح های ندای مهر همه روزه به کارشناسی تعاون مراجعه وثبت نام نمایند
6- جهت ثبت نام و دریافت وام جدید باید سه ماه از تسویه وام قبلی آنان گذشته باشد.
ظوابط کلی و مقررات مالی و اجرایی صندوقهای وام ضروری
1)رئیس هیات مدیره و مدیر عامل و خزانه دار بصورت انتصابی و پس از پذیرش مسئولیت اداری و صدور حکم مربوطه در صندوق فعالیت دارند.
2)مدیر عامل هر صندوق مجری تصمیمات هیات مدیره است.
3)انتخاب بازرس هر صندوق (مناطق/ نواحی) بعهده رئیس هیات مدیره و صدور ابلاغ آن بعهده رئیس هیات مدیره سازمان استان و صدور ابلاغ بازرس صندوق مرکزی بعهده وزیر آموزش و پرورش می باشد.
4)صدور حکم اعضای هیات مدیره و بازرس صندوق وام ضروری حوزه ستادی بعهده صندوق مرکزی وزارت می باشد.
5)مدت فعالیت بازرس ،یکسال است.
6)عضو صندوق باید از بین کارکنان رسمی و پیمانی که حقوق بگیر حوزه خدمتی خود است باشد.
7)هر اداره فقط می تواند دارای یک صندوق وام ضروری باشد و مجوز لازم جهت تشکیل شعبه را دارابوده باشد.
8)صندوقهای ادارات مجاز می باشند نسبت به پذیرش همکاران بازنشسته اقدام و ضمناً روسای هیات مدیره موظفند پس از تعهد پرداخت کننده حقوق نسبت به اعطای وام برابر تصمیمات هیات مدیره خود مبادرت نمایند.
9) کلیه اعضای صندوق موظف به تقبل مصوبات هیات مدیره می باشند.
10) عضویت پرسنل وابسته به وزارت آموزش و پرورش همانند انجمن اولیاء و مربیان آموزش و پرورش استثنائی -کانون پرورش فکری کودکان و نوجوانان ،نهضت سواد آموزی ،نوسازی و توسعه و تجهیز مدارس کشور سازمان پژوهش و برنامه ریزی کشور ،آموزشکده های فنی و حرفه ای ،استعدادهای درخشان به شرط پذیرش تمامی ضوابط و شرایط صندوقها و پرداخت حق عضویت و تضمین کسر اقساط از سوی حسابداری مربوطه بلامانع است.
11)امور مالی و حسابدار ی ادارات موظفند بر اساس لیست تنظیمی از سوی صندوق ها ،همه ماهه نسبت به کسر بدهی و پاره سهم اقدام و وجوه مربوطه را به حساب صندوق واریز نمایند.
12)خزانه دار صندوق موظف به پیگیری و کنترل ثبت امور مالی در دفاتر و رایانه می باشد
13)هریک از شعب صندوق مکلفند در بانک ملی حساب دولتی تحت عنوان صندوق وام ضروری کارکنان اداره مربوطه با امضاء مجاز رئیس هیات مدیره و مدیر عامل (امضای ثابت) و خزانه دار افتتاح و کلیه وجوه مربوطه به حساب مذکور واریز گردد در مناطقی که بانک ملی شعبه ندارد افتتاح حساب در یک از بانک های دولتی ترجیحاًبانکی که حقوق پرسنل پرداخت میکند بلامانع است.
14)برداشت هر گونه وجه از صندوق با سه امضاء فوق (مندرج در ردیف 13) خواهد بود.
15)کلیه تصمیمات هیات مدیره شعب صندوق با رای اکثریت لازم الاجرا است.
16)کلیه صندوقها موظف به تنظیم صورتجلسه ،تهیه ترازنامه و ارایه گزارش عملکرد در فروردین ماه هر سال می باشند.موارد یادشده باید به تائید اعضای هیات مدیره برسد.
17)کلیه منابع مالی دریافتی و هدایا م کمک های دولتی می بایست در دفاتر مربوطه ثبت و به اطلاع اعضاء برسد.
18)استرداد موجودی به جز لغو عضویت امکان پذیر نمی باشد.
19)تعیین میزان سقف- پاره سهم ماهیانه -میزان قسط به گونه ای که خللی در امور جاری صندوق حاصل ننـماید بــــــعهده هیات مدیره است.
20)هیات مدیره صندوق می توانند به منظور تشویق و ترغیب همکاران به اعضایی که سرمایه قابل ملاحظه ویا تمایل به سپرده گذاری بیشتر دارند خارج از نوبت وام اعطا ویا نوبت را تقلیل دهد.
21)عضو در صورت انتقال -استعفا-مرخصی بدون حقوق و یا به هر دلیلی که رابطه او با اداره مربوطه قطع گرددموظف به پرداخت تمامی بدهی و تسویه وام می باشد ودر صورت عدم امکان و یا استیصال، صندوق می تواند بدهی وی را از فردی که شاغل وعضو صندوق بوده و متعهد به بازرداخت بدهی می گردد را دریافت کند ولکن انتقال مانده بدهی مذکور به فرد ثانوی دیگر مجاز نمی باشد.
توضیح اینکه:هیات مدیره صندوق ها می توانند به عضو جدید (انتقالی)که با صندوق محل خدمتی قبلی خود تسویه کرده است ،به منظور مساعدت و با رعایت سایر شرایط نسبت به پرداخت وام بدون در نظر گرفتن زمان انتظار اقدام کند.
22)هیات مدیره موظف است همه ماهه تا 10% از موجودی را در حساب نگهداری تا در مواقع ضروری هزینه نماید.
شرایط گرفتن وام ضروری
به استناد بند 18 ماده 11 اساسنامه و به منظور حمایت از صندوق و افزایش مبلغ پرداختی وام ،اعضای محترم حق برداشت از پس انداز را ندارند.
تسویه حساب مانده بدهی وام به غیر از زمان لغو عضویت امکان پذیر نمی باشد.
مدت انتظار در برای کلیه اعضای جدید برای دریافت وام شش ماه می باشد.
در صورت لغو عضویت اعضای محترم صندوق ،برقراری مجدد با رعایت ضوابط و موافقت هیئت مدیره صندوق خواهد بود. حداقل زمان انتظار برای گرفتن وام 3 ماه پس از تصویه وام قبلی می باشد
23)کارمزد وام پرداختی یک درصد است.
24)بیمه نمودن وام اعضاء در صورت تقیل عضو وبا نظر هیات مدیره بلامانع است بدیهی است در غیر ایـنصورت بر اثر فوت و بروز هر گونه حادثه که منجر به عدم پرداخت بدهی شود بدهی عضو از ورثه یا ضامن کسر خواهد شد.
25)پرداخت هزینه های مربوطه مانند اجاره ساختمان -پرداخت هزینه آب -برق- تلفن- حقوق عوامل اجرائی و حق الزحمه هیات مدیره و ملزومات از محل یک درصـــــــــد کارمزد وام خواهد بود که پس از تصویب هیات مدیره و دستور العمل صادره صورت می پذیرد.
26)پرداخت هزینه های ضروری و ملزومات از محل تنخواهی که در اختیار مدیر عامل قرار می گیرد تامین می شود.
27)پیشنهاد ودر خواست های ارایه شده در جلسه ماهانه هیات مدیره مطرح و تصمیم لازم اتخاذ گردد.
28)کلیه مصوبات هیات مدیره باید صورتجلسه ودر دفتر مخصوص ثبت گردد.
29)پرداخت وام بعدی منوط به عدم بدهی از وام قبلی بوده.
30)پرداخت وام بعدی باید حداقل به فاصله دو ماه از تسویه وام قبلی صورت پذیرد لیکن هیات مـــدیره صــــندوق در مواقع اضطراری می تواند با رعایت بند 29 بلافاصله مبادرت به پرداخت وام بعد نماید.
31)حسابداری صندوق موظف است همه ماهه صورتحساب بانکی را اخذ و نسبت به تهیه مغایرت بانکی اقدام و حداکثر تـــا دهم هر ماه نسبت به وصول اقساط وام های پرداختی و پاره سهم اقدام و در صورت و در صورت تاخیر در کسر اقســــاط،از حقوق ضامن برداشت و مراتب را کتباًبه هیات مدیره صندوق وعضو ابلاغ نماید
32)تهیه ترازنامه سالانه-انسداد حسابها در پایان سال مالی و تهیه گزارش وضعیت کلی صندوق به عهده حسابـــــــدار است و مدیر عامل صندوق موظف است مطالب را به هیات مدیره گزارش نماید.
33)هیات مدیره صندوق در رد یا تصویب وام مختار می باشد لیکن باید دلیل عدم تصویب وام را به اطلاع عضو برساند.
34)در صورت فوت عضو، هیات مدیره صندوق می تواند از محل کارمزد وام ها نسبت به استهلاک بدهی متوفی اقدام نماید.
35) در صورت کثرت فعالیت وتراکم کار و عدم دسترسی به نیرویانسانی مستمر در بخش تعاون ادارات هیات مــــــدیره صـــــــندوق مجاز می باشد از نیروهای شاغل در ساعت اداری یا ازهمکاران بازنشستـــه استفاده نموده و حق الزحمه آنان را از محل کارمزد وام ها پرداخت نمایـــــد لیکن اجرای این موضوع بر طبق صورتجلسه تنظیمی و اخذ تائیدیه از سوی رئیس هیات مدیره صندوق وام ضروری استان صورت می پذیرد.
36)حسابداری صندوق موظف است ضمانت لازم جهت وجوه پرداختی اخذ نماید
37)پرداخت وام به غیر اعضاء و یا واحدهای دیگر اداری و یا شرکت در فعالیتهای اقتصادی وجاهت قانونی ندارد
38) روسای سازمانها و ادارات آموزش و پرورش و مسئولین ستادی وزارت آموزش و پرورش می توانند در صورت وجود امکانات و تجهیزات نسبت به تقویت صندوقهای وام ضروری تحت پوشش که بعنوان مرکز رفاهی جهت پرسنل می باشــد مساعدت و همکاری نمایند.
39)سپرده عضو تا سه ماه بعداز آخرین قسط نزد صندوق باقی خواهد ماند.
40)ترتیبی اتخاذ شود هر گونه تغییرات در افزایش سقف وام در ابتدای هر سال صورت پذیرد.
41)به منظور یکسان بودن روش ها نرم افزار مورد نیاز باید از طریق اداره کل تعاون وتامین اجتماعی تهیه گردد
11-شرح وظایف معاون آموزش و پرورش
معاون آموزش و پرورش نظری و مهارتی
تعریف : معاون آموزش و پرورش نظری و مهارتی استان کسی است که مسوولیت امتحانات نهایی و هماهنگ و نظارت بر حسن اجرای امتحانات در استان را عهده دار می باشد. ایشان با همکاری واحدهای تابعه و مشورت و تبادل نظر با دیگر مسوولان مربوط و با توجه به شرح وظایف مندرج ،زیر نظر رئیس سازمان آموزش و پرورش استان انجام وظیفه می نماید.
شرح وظایف
١- مسوولیت امتحانات نهایی و هماهنگ در سطح استان
٢- مطالعه ی شرح وظایف خود و دیگر عوامل اجرایی حوزه های امتحانی به منظور نظارت و کنترل
٣- نظارت دقیق بر حسن اجرای امتحانات و بازدید از حوزه های تکثیر ، اجرا و تصحیح اوراق
٤- حضور فعال و مستمر در جلسات ستاد امتحانات استان
٥- برآورد میزان اعتبار مورد نیاز به منظور برگزاری امتحانات
٦- پی گیری و اجرای مصوبات ستاد امتحانات
٧- شناسایی ناظراناستانی ازطریق کارشناس مسوول سنجش و ارزشیابی تحصیلی دوره ی متوسطه و معرفی آنان به رئیس سازمان جهت صدور ابلاغ
٨- تشکیل جلسات توجیهی برای کارشناسان سنجش و ارزشیابی تحصیلی مناطق و ناظران منتخب استان به منظور ایجاد هماهنگی و حسن اجرای شیوه نامه ها
٩- همکاری با اداره ی کل سنجش و ارزشیابی تحصیلی در جهت شناسایی و معرفی طراحان سوال ،
طرح سوالات امتحانی ، تایپ ، تکثیر ، آماده سازی و تحویل به موقع سوالات به اداره ی نام برده
١٠ – نظارت بر انتخاب طراحان سوال ، طرح سوالات امتحانی ، تایپ، تکثیر، آماده سازی و تحویل به موقع آن به مناطق تابعه
١١ – پی گیری لازم در زمینه ی رفع نواقصو نارسایی های گزارش شده از حوزه های امتحانی تادست یابی به نتیجهی مطلوب
١٢ – پی گیری لازم جهت تامین وسایل و امکانات مورد نیاز حوزه های مخزن ، تکثیر ، اجرا و تصحیح در سطح استان
١٣ – پیشنهاد فهرست اسامی افرادی که موجبات حسن اجرای امتحانات را فراهم نموده و یا باعث نارسایی در امر برگزاری امتحانات گردیده اند به رئیس سازمان جهت تقدیر و تشکر و یا تذکربه آنان
١٤ – پیشنهاد واگذاری مسوولیت حوزه های تکثیر و تصحیح به شهرستان/ منطقه / ناحیه در صورت لزوم و با رعایت کلیه جوانب امر و با توجه به امکانات و توانایی آنان به رئیس سازمان
١٥ – تامین امکانات مورد نیاز و اعزام به موقع کارشناس مسوول سنجش و ارزشیابی تحصیلی دوره ی متوسطه استان به همراه یک یازکارشناسان جهت دریافت سوالات امتحانی ازاداره ی کل سنجش وارزشیابی تحصیلی
١٦ – پی گیری و نظارت جهت دریافت به موقع سوالات امتحانی از استان توسط مدیران / روسای آموزش و پرورش و کارشناسان سنجش و ارزشیابی تحصیلی مناطق
١٧ – پی گیری جهت تامین امنیت کلیه ی حوزه های امتحانی (مخزن ، تکثیر ، اجرا و تصحیح) از طریق حراست آموزش و پرورش و نیروی انتظامی محل
١٨ – نظارت و پی گیری جهت همکاری و تهیه ی امکانات لازم برای ناظران اعزامی
١٩ – حضور و نظارت بر نحوه ی تحویل سوالات و راهنمای تصحیح از مخزن به تکثیر و امضای صورت جلسه ی مربوط در صورتی که تکثیر در سازمان آموزش و پرورش استان باشد.
٢٠ – بررسی و تایید چسب و مهر، منگنه و مشخصات مندرج در پشت و روی پاکت سوالات و راهنمای تصحیح با برنامهی امتحانی و امضای صورت جلس هی مربوط قبل از تکثیر در صورتی که تکثیردرسازمان آموزش و پرورش استان باشد
٢١ – پی گیری تنظیم لیست پرداخت حق الزحمه عوامل اجرایی و هزینه های مربوط به امتحانات نهایی وهماهنگ از محل اعتبارات مصوب با رعایت ضوابط و مقررات

معاون پشتیبانی استان
تعریف : معاون پشتیبانی استان کسی است که مسوولیت پشتیبانی و نظارت بر حسن اجرای
امتحانات از نظر مالی و امکانات را در استان عهده دار می باشد. ایشان با همکاری واحدهای تابعه ومشورت و تبادل نظر با سایر مسوولان مربوط ، با توجه به شرح وظایف مندرج ، زیر نظر رئیس سازمان آموزش و پرورش استان انجام وظیفه می نماید.
شرح وظایف :
١- مطالعه ی شرح وظایف خود و سایر عوامل اجرایی امتحانات به منظور آگاهی از جزئیات آن برای نظارت
٢- پی گیری مصوبات ستاد امتحانات به منظور پشتیبانی
٣- تامین اعتبار مورد نیاز به منظور اجرای دقیق امتحانات
٤- حضور فعال و مستمر در جلسات ستاد امتحانات استان
٥- پشتیبانی و نظارت بر حسن اجرای امتحانات از نظر مالی و امکانات لازم
٦- پی گیری لازم جهت تامین وسایل و امکانات مورد نیاز طراحان سوال ، حوزه های مخزن ، تکثیر ،اجرا و تصحیح در سطح استان و رفع کمبودها و نارسایی های گزارش شده
٧- پی گیری در تسریع پرداخت حق الزحمه عوامل اجرایی و هزینه های مربوط به امتحانات
٨- ایجاد امکانات مناسب جهت ناظران اعزامی
٩- تامین امکانات مورد نیاز مسوولان مربوط جهت دریافت و تحویل سوالات امتحانی
١٠ – تامین دایمی وسیل هی نقلیه ی مناسب به منظور خدمات رسانی در طول برگزاری امتحانات

12-وظایف واحد تدارکات وخدمات

– اهتمام لازم جهت نگهداری اسناد مالکیت و شناسنامه وسایل نقلیه موجود در سازمان با همکاری واحدهای ذیربط
– نظارت ، پیش بینی و تهیه نیازمندیهای سالانه سازمان آموزش و پرورش استان در سطح
آموزشگاهها ، نمایندگی ها ، ادارات ، شهرستانها و مناطق از نظر تدارک وسایل ، لوازم ، ملزومات و وسایل نقلیه و سوخت مورد لزوم و سایر موارد براساس تقاضاها و پیشنهادهای مربوط با رعایت مقررات و تصویب مسئولین مافوق .
– اقدام به اخذ تنخواه گردان برای خرید احتیاجات و انجام کارهای فوق وضروری
– بررسی و امضاء کلیه اسناد مربوط به هزینه ها و تعمیرات و غیره و اقدام به واریز آنها از طریق اداره امور مالی
– شرکت در کمیسیونها وجلسات مربوط به امور تدارکات وخدمات از قبیل کمیسیون مناقصه و تحویل کالا و لوازم و غیره
– نظارت در تقسیم کار بین تلفنچی ها ، نگهبانان ، سرایداران و رانندگان و تعیین محل خدمت آنان با هماهنگی واحدهای ذیربط .
– نظارت بر امور تردد وسایل نقلیه در انجام کارهای مربوط و بیمه وسایل موتوری و رسیدگی به تخلفات رانندگان و غیره
– نظارت بر تهیه دستورالعمل های لازم به منظور رعایت کلیه مسایل ایمنی در واحدهای آموزشی و اداری ، شرکت در جلسات و کمیسیونهای مربوط .
– پاسخگوئی مناسب به تماس های تلفنی و سوالات حضوری مراجعان در چارچوب وظایف مربوط به پست مورد تصدی

13-شرح وظایف کارشناسان و مشاورین محترم امور بانوان
1-پیگیری و نظارت بر اجرای دستورالعمل ها و بخشنامه های ابلاغی صادره از حوزه امور بانوان اداره کل
2- پیگیری تقویم اجرایی امور بانوان و شورای عفاف و حجاب اداره کل ونظارت بر فعالیت های مرتبط با آن در مدارس
3. ارائه گزارش مستمر فعالیت ها واقدامات انجام شده براساس دستورالعمل اجرایی در تاریخ های مقرر به امور بانوان اداره کل
4. همکاری با مشاوره امور بانوان اداره کل و پاسخگویی مناسب و به موقع به تماس های تلفنی
5.. تشکیل جلسات مشترک با مشاورین امور بانوان براساس قطبهای تعیین شده دراستان با مسئولیت و هماهنگی مشاور امور بانوان همان شهرستان و به منظور بررسی مسائل و مشکلات منطقه های همکاران فرهنگی خواهر و دانش آموزان دختر و ارائه راهکارهای مناسب
٭مسئولین قطب های تعیین شده لازم است پیگیری برگزاری جلسات به صورت دوره ای ، تنظیم دستور کار، تدوین
6. شناسایی بانوان فرهنگی توانمند و فرهیخته و استفاده بهینه از توانایی آنان در حوزه های مختلف
7. حضور مستمر در جلسات و کمیسیون ها و فعالیت های مربوط به بانوان فرهنگی و دختران دانش آموز با نظر مدیرت / رئیس اداره
8. . حضور فعال در نشست های مدیران سه دوره تحصیلی (دخترانه) ، شوراهای دانش آموزی ، جلسات مربیان پرورشی ، مشاوران ، انجمن اولیاء ومربیان ، برای بررسی مسائل دختران دانش آموز و بانوان فرهنگی
9. بازدید از مراکز آموزشی دخترانه برای رفع موانع و مشکلات و شناسایی نقاط قوت و ضعف.
10.احصاء مسائل و مشکلات بانوان فرهنگی، خواهران سرپرست خانوارو دختران دانش آموزدرحوزه ی اداره ی مربوطه و ارائه راهکارهای مناسب به مدیریت / رئیس اداره / مشاور امور بانوان اداره کل
11. تشکیل بانک اطلاعاتی ویژه همکاران خواهر سرپرست خانوار(همسرفوت شده،جداشده،دارای حضانت فرزند ، دارای همسر بیمارصعب العلاج و از کارافتاده)
12. تلاش برای اجرای برنامه های ابتکاری جهت بزرگداشت شاًن و منزلت بانوان در فعالیت های مختلف آموزش و پرورش
13. ارائه نظرات موًثروشیوه های جدید در جهت حسن انجام برنامه ها به منظور بهره مندی دانش آموزان دختر و فرهنگیان خواهر ازامکانات موجود آموزش و پرورش
14 . شناسایی زمینه های رشد فرهنگی و اجتماعی بانوان فرهنگی و دختران دانش آموز و ارائه راه کار به رئیس اداره ومسئولین ذیربط
15. تشکیل بانک اطلاعاتی از کلیه فعالیت های سالانه حوزه امور بانوان وشورای عفاف و حجاب به صورت تهیه کتاب ، CD ، بروشور،جزوه ،فیلم ،عکس و… به منظوربایگانی در حوزه اموربانوان منطقه مربوطه و ارائه به بازرسان امور بانوان اداره کل
16. تشکیل بانک اطلاعاتی از کلیه ی بخشنامه های دریافتی از امور بانوان اداره کل و بخشنامه های داخلی منطقه
17. پاسخگویی مناسب به تماس تلفنی و سئولات حضوری مراجعین در چارچوب وظایف محوله
18. معرفی سایت امور بانوان اداره کل به کلیه مدارس و مراکز آموزشی جهت استفاده همکاران فرهنگی و دانش آموزان دختر
14-کارشناس مسوول بازرسی و پاسخگویی به شکایات تعریف : کارشناس مسوول بازرسی و پاسخگویی به شکایات یکی از اعضای ستاد امتحانات استان است که در چارچوب شرح وظایف تعیین شده ی ذیل با عوامل اجرایی امتحانات
همکاری می نماید.

شرح وظایف :
١- مطالعه ی شرح وظایف خود و دیگر عوامل اجرایی به منظور آگاهی از جزئیات آن
٢- شرکت فعالانه در جلسات ستاد امتحانات استان
٣- بازدید از حوزه های امتحانی در سطح استان با داشتن ابلاغ رسمی از رئیس سازمان و ارائه ی
گزارش بازدید به ایشان و کارشناس مسوول سنجش و ارزشیابی تحصیلی دورهی متوسطه
٤- رسیدگی به شکایات رسیده و بررسی و پی گیری تخلفات عوامل اجرایی امتحانات
٥- همکاری با کارشناس مسوول سنجش و ارزشیابی تحصیلی دورهی متوسطه دربرگزاری امتحانات
15-کارشناس مسوول حراست
تعریف : کارشناس مسوول حراست یکی از اعضای ستاد امتحانات استان است که در چار چوب شرح وظایف تعیین شده ی ذیل با عوامل اجرایی امتحانات همکاری می نماید.
شرح وظایف :
١- مطالعه ی شرح وظایف خود و دیگر عوامل اجرایی به منظور آگاهی از جزئیات آن
٢- شرکت فعالانه در جلسات ستاد امتحانات استان
٣- بازدید
16-رئیس سازمان آموزش و پرورش استان
تعریف : رئیس سازمان بالاترین مقام اجرایی در سطح آموزش و پرورش استان می باشد که مسوولیت کلی امتحانات و نظارت بر حسن اجرای امتحانات استان به عهدهی ایشان است که با مشورت و تبادل نظر ، با دیگر مسوولان مربوط و با عنایت به شرح وظایف ذ یل ، این امر خطیر را به انجام می رساند.
شرح وظایف :
١- مسوولیت کلی امتحانات نهایی و هماهنگ در سطح استان
٢- مطالعهی شرح وظایف خود و دیگر عوامل اجرایی حوزه های امتحانی به منظور نظارت و کنترل
٣- نظارت دقیق بر حسن اجرای امتحانات و بازدید از حوزه های مخزن ، تکثیر ، اجرا و تصحیح اوراق امتحانی
٤- تشکیل ستاد امتحانات استان و حضور در آن به عنوان رئیس ستاد و نظارت بر اجرای دقیق مصوبات آن
٥- دستور صدور و تایید ابلاغ اعضای ستاد امتحانات
٦- صدور دستور لازم جهت تامین اعتبارات مورد نیاز برگزاری امتحانات
٧- تشکیل جلسات توجیهی برای مدیران آموزش و پرورش کلیه ی مناطق تابعه، به منظور ایجاد هماهنگی و آشنایی با سیاست ها و خط مشی های تعیین شده
٨- انتخاب و امضای ابلاغ ناظران استانی از بین مجرب ترین و متعهدترین افراد معرفی شده
٩- امضای ابلاغ کارشناس مسوول سنجش و ارزشیابی تحصیلی دورهی متوسطه یا فرد دیگری با پیشنهاد کارشناس مسوول نام برده به عنوان مسوول مخزن سوال در استان
١٠ -دستور همکاری با اداره ی کل سنجش و ارزشیابی تحصیلی در جهت شناسایی و معرفی طراحا ن سوال، طرح سوالات امتحانی ، تایپ و تکثیر ، آماده سازی و تحویل به موقع سوالات به اداره ی کل سنجش و ارزشیابی تحصیلی
١١ – ایجاد امکانات لازم در مرکز استان به منظور طرح ، تایپ، تکثیر و آماده سازی سوالات امتحانی استانی و کشوری
١٢ – دستور پی گیری لازم در زمینه ی رفع نواقصو نارسایی های گزارش شده از حوزه های
امتحانی تا دست یابی به نتیجه ی مطلوب
١٣ – تعیین محل مناسب به عنوان مخزن سوالات (صندوق نسوز) همراه با پیش بینی های امنیتی لازم
١٤ – دستور تامین وسایل و امکانات مورد نیاز حوزه های مخزن،تکثیر، اجرا و تصحیح در سطح استان
١٥ – واگذاری مسوولیت حوزهی تکثیر و تصحیح به شهرستان / منطقه / ناحیه در صورت لزوم و باتوجه به امکانات و توانایی آن ها
١٦ – پی گیری و نظارت در جهت تامین امکانات مورد نیاز و اعزام کارشناس مسوول سنجش
و ارزشیابی متوسطه ی استان به همراه یکی از کارشناسان به منظور دریافت به موقع سوال ازاداره ی کل سنجش و ارزشیابی تحصیلی
١٧ – تاکید و پی گیری لازم در جهت دریافت سوالات امتحانی از استان به مدیران / روسای آموزش وپرورش و کارشناس سنجش و ارزشیابی تحصیلی شهرستان ، منطقه ، ناحیه
١٨ – تامین امنیت کلیهی حوزه هایامتحانی (مخزن ، تکثیر، اجرا و تصحیح) از طریق حراست آموزش وپرورش و نیروی انتظامی محل
١٩ – تقدیر از عوامل فعال در مراحل مختلف امتحانات و برخورد قانونی با متخلفان
٢٠ – دستور همکاری با ناظران اعزامی وزارتی در ایجاد تسهیلات لازم جهت انجام امور محوله
٢١ – بررسی و تایید چسب، مهر ، منگنه و مشخصات مندرج در پشت و روی پاکت سوالات و راهنمای تصحیح با برنامه ی امتحانی وامضای صورت جلسه های مربو ط به قبل از تکثیردر صورتی که تکثیر در سازمان آموزش و پرورش انجام گیرد
٢٢ – صدور دستور لازم جهت پرداخت حق الزحمه عوامل اجرایی و هزینه های مربوط به امتحانات نهایی با رعایت مقررات و ضوابط و معیارهای اعلام شده

-17اداره امور اداری و ارزشیابی کارکنان
– بررسی و کنترل و پاراف پیش نویس های تهیه شده توسط کارکنان امور اداری و ارائه راهنمائی های لازم به آنها در انجام هر چه بهتر وظایف محوله .
– بررسی و کنترل نهایی پرونده های مربوط به گروه های ممتاز کارکنان اداری وآموزشی و طرح ارزیابی مدیران سازمان آموزش و پرورش استانها و واحدهای تابعه آن طبق اختیارات تفویض شده .
– بررسی و امضاء احکام انتصاب و تائید آنها با توجه به مقررات مربوط و ارائه نظرات لازم در این زمینه .
– نظارت و رسیدگی به اجرای تعیین امتیاز آثار و تالیفات همکاران شاغل در مناطق و نواحی
– بررسی فرم های نقل و انتقال کارکنان اداری و آموزشی در زمان تعیین شده و ارائه آنها به
کمیسیون مربوط به نقل وانتقالات در استان جهت تصمیم گیری نهایی .
– ارائه نظرات و پیشنهادات لازم در خصوص انتصاب ، تغییر سمت ، نقل و انتقالات ، استخدام و بازنشستگی کارکنان به مسئولین ذیربط طبق قوانین و مقررات مربوط .
– رسیدگی به درخواست های مربوط به خرید خدمت و بازنشستگی کارکنان اداری و آموزشی طبق اختیارات تفویض شده .
– بررسی و صدور احکام ماموریت کارکنان به خارج از محل خدمت آنها با نظر مسئولین مافوق و بر طبق اختیارات تفویض شده .
– تمهید مقدمات انتخاب کارکنان برجسته و نمونه در مشاغل مختلف مبتنی بر نتایج ارزشیابی و انجام نظارت لازم
– نظارت و بررسی پرونده کارکنان اداری و آموزشی در راستای برقراری مزایای طرح ارتقاء مسیر شغلی
– پاسخگوئی مناسب به تماس های تلفنی و سوالات حضوری مراجعان در چارچوب وظایف مربوط به پست مورد تصدی
18-واحد حسابداری و امور مالی:
تعریف اداره امور مالی:مجموعه ای است از واقعیتها, اصول و تئوریهائی که با تامین و بکارگیری منابع مالی توسط افراد و واحـدهای مختلف ارتباط دارد .
ماموریت :
برنامه ریزی بمنظور تهیه و تنظیم دستورالعملها ، روشها و رویه های مالی بمنظور ایجاد هماهـنگی و انجـام عمـلیات حسابداری در واحد های مختلف بر اساس استانداردهای تعیین شده .
برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل نسبتهای مالی واحدهای مختلف و بررسی گزارشهای مالی و روشن نمودن وضعیت مالی و ارائه گزارشات .
تعریف مـدیر مالی :
حسابدار حرفه ای اسـت که دارای صلاحیت حرفه ای بوده وضمن دارا بودن آگاهی های کلی در زمینه های متنوع امور مالی ودانش مدیریت ، در یک یا چند زمینه مشخص مالی نیز متخصص است .
حدود مسئولیتها :
برنامه ریزی ،هدایت و هماهنگی و کنترل فعالیتهای مالی اداره کل در چهارچوب مقررات ، قوانین ، آئین نامه ها و دستورالعملهای مصوب و ایجاد هماهنگی برای انجام وظایف محوله و درون سازمانیو سایر ذینفع ان مجاز به بهره برداری از اطلاعات مالی و ایجاد بخشها و دوایر یا رده های متعدد در حیطه مسئولیت ، برای تحصیل اهداف امور مالی . مدیرمالی همچنین در تدوین ضوابط ارتقاء کارکنان امور مالی , نقش اساسی دارد

شرح وظایف کلی کارکنان در دایره حسابداری:
عامل ذیحساب:
عامل ذیحساب و مسئول حسابداری در دایره حسابداری، به عنوان مسئول و کنترل کننده اسناد مالی می باشد و وی فردی است که به عنوان نماینده شخص ذیحسلب در اد ارات می باشد که امضاء چک چون با ذیحساب است و به علت فاصله شهرستان ها و مناطق ،ذیحسابی فردی را به عنوان عامل خود انتخاب می کند و حق امضاء چک ها را به او می دهد .
کارشناس مالی :
وظیفه تهیه اسناد مالی ،حقوق و مزایا،پرداخت کسورات و سایر مسائل مالی به عهده این فرد است که در حسابداری گرگان 5 نفر هستند ،2نفر نفر مربوط به شاغلین ،2نفر مربوط به بازنشستگان ،و 1 نفر مسئول رسیدگی به اسناد .
حسابداری کتب درسی:
تهیه کتاب از وزارت سازمان و چاپ و نشر و توزیع آن بین مدارس ابتدایی و پیش دانشگاهی و حسابداری و کنترل وجه کتاب ها به عهده این فرد است.
که در این اداره این کار توسط یکی از کارشناسان مالی امور بازنشستگان انجام می گردد.
در ادارات شهرستان ها هیچ ثبتی در دفاتر روزنامه و کل انجام نمی شود و فقط در اداره کل آموزش و پرورش و در قسمت تنظیم حسابها و توسط فرد مورد نظر ،زیر نظر ذیحساب صورت می گیرد.
وظایف این واحد عبارت انداز: 1-مطالعه و شناخت سازمان اداری واحد حسابداری:واحد حسابداری یکی از رکن های اصلی و اساسی هر اداره می باشد که فن تجزیه و تحلیل و ثبت و اندازه گیری رویدادهای مالی را به عهده دارد. که رویداد های مربوط به هر کالا یا جنس و خدماتی که خریداری می شود و به اداره می آید . از حسابداری می گذرد و به نقاط دیگر اداره منتقل می یابد. از رهبری و اداره امور حسابداری اعم از تامین اعتبار ،دریافت و پرداخت، اعتبارات و تعهدات، تنظیم حسابها ، رسیدگی و ممیزی اسناد هزینه ای توسط امور حسابداری بررسی و انجام می گیرد. و انجام تعهدات مالی در حدود اعتبارات بودجه مصوب طبق مقررات و آئین نامه ها و دستور العمل های مالی و تهیه ، تنظیم و ارائه گزارش از فعالیتهای انجام شده و مشکلات به مدیریت متبوع و انجام سایر امور در چهارچوب وظایف محول می گردد.
2- مدرک تحصیلی و سوابق و تجربیات مسئولین حسابداری:یکی از مهمترین اصل حسابداری سابقه و مدرک تحصیلی حسابدار می باشد که می تواند کارهای خود را سریع تر و راحت تر انجام دهد. سابقه 17 سال لیسانس حسابداری – مدرک تحصیلی یکی از مسئولین 13 سال و فوق دیپلم حسابداری است. و تجربیات یک حسابدار باعث می شود که آن حسابدار کمتر اشتباه کند و مدرک تحصیلی مورد رشته در رابطه با کار مورد نظر باعث عدم اشتباه در زمینه حسابداری می شود.
3- شناخت وظایف و نقش مسئولین :به طور کلی شناخت حسابداری و اطلاعات آن بایستی یکی از ویژگی خاصی برخوردار باشد تا در فرآیند تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرد. ویژگی های کیفی عبارتند از 1- اطلاعات نظیر2-مرتبط بودن با سایر بخشها3- قابلیت اتکاء از جمله ضمیمه هایی است که با میزان بکارگیری اطلاعات به موقع و به هنگام نیز از دیگر فاکتورهای تعیین کننده به شمار می آید و 4- نقش حسابداری در تصمیم گیری مدیریت بسیار مهم است.
ویژگی های کمی عبارتند از :
1- اهتمام لازم جهت حسن اجرای ضوابط و مقررات و دستور العمل ها در زمینه شغل مورد تصدی .
2- مراقبت در حسن اجرای امور مالی با توجه به قوانین و مقررات و آئین نامه های مربوط.
3- بررسی و امضاء صورت تغییرات لیستها و اسناد حقوقی و فوق العاده و مزایای معلمان و سایر کارکنانی که از بودجه دولت پرداخت می شود.
4-تهیه وتنظیم فهرست کلی از لیست های حقوقی و فوق العاده و مزایای ماهانه معلمان و سایر کارکنان.
5- رسیدگی و امضاء کلیه اسناد و مدارک و هزینه های اداری از قبیل اسناد بهای آب ، برق مصرفی ، مکالمات تلفنی ،خرید وسایل، ملزومات ، سوخت زمستانی و اجاره بها و …..
6- بررسی و امضای تمام چک هایی که به منظور پرداخت حقوق و فوق العاده ها و سایر مزایای کارکنان و هزینه های اداری صادر می شود و مراقبت در انجام امور مربوط به دریافت ها و پرداخت ها.
7- اقدام لازم در مورد تهیه و تنظیم دفاتر و اوراق محاسباتی مورد احتیاج.
8-بررسی و امضای برگهای محاسباتی .
9- بررسی و امضاء پیش نویس اجاره فرمها و سایر احکام مالی.
10- همکاری با مسئول آمار بودجه در مورد تنظیم بودجه آموزش و پرورش منطقه و بخشهای تابعه.
11- نظارت بر انجام امور مربوط به اموال و حساب کتب درسی.
4- تخصیص بودجه و آگاهی از فصول و مواد هزینه
سازمان به دلیل عمده به بودجه بندی نیازمند است.
1- نشان دادن فهم مالی برنامه 2- شناساندن منابع مورد نیاز اجرای برنامه ها.3- بدست آوردن معیار سنجش .4- نظارت و کنترل نتیجه ها در مقایسه با برنامه ها.
بودجه مسیر تکوینی آن چهار مرحله دارد که عبارتند از : 1- بودجه به عنوان ابزار کنترل2- بودجه به عنوان ابزار مالی مدیریت مالی است.3- بودجه برنامه به عنوان ابزاری برنامه ریزی4- بودجه به عنوان ابزار راهبردی است.
روش بودجه بندی بر حسب هدف ها و انتظاراتی که در طی دوران متمادی سپری کرده است سیر تحولی گوناگون داشته است.
5- مطالعه اعتبارات و مراحل تامین اعتبار
تامین اعتبار از وزارت خارجه به اداره آموزش و پرورش کل مناطق می دهند.
6- مطالعه واحد دریافت و پرداخت و مراحل تنظیم اسناد و حقوق و پرسنلی.
– تنظیم اسناد حقوقی و مطالبات پس از دریافت اعتبار از طریق مناطق و شهرستان ها تنظیم جهت پرداخت اداره کل آموزش و پرورش در سال وپرداخت شود.
– بررسی و امضاء صورت تغییرات لیستها و اسناد حقوقی و فوق العاده و مزایای معلمان و سایر پرسنلی که از بودجه دولت پرداخت می شود.
– تهیه و تنظیم فهرست کلی از لیست ها حقوق و فوق العاده و مزایای ماهانه معلمان و سایر کارکنان.
– رسیدگی و امضاء کلیه اسناد و مدارک و هزینه های اداری از قبیل اسناد و بهای آب، برق مصرفی، مکالمات تلفنی ،ملزومات و اجاره بها و ….
– بررسی و امضای تمام چک هایی که به منظور پرداخت حقوق و فوق العاده ها و سایر مزایای کارکنان و هزینه های اداری صادر می شود و مراقبت در انجام امور مربوط به دریافت ها و پرداخت ها.
– رسیدگی به کلیه اسناد هزینه های مدارس و بخشهای تابعه.

7- آگاهی از نحوه پرداخت حقوق و مزایا، اضافه کار، ماموریت و مراحل اجرائی آن:
نحوه پرداخت حقوق و مزایا و اضافه کار ماموریت بدین شرح می باشد.
-ابتدا دریافت اعتبار از طریق سازمان یا اداره کل.
– تنظیم اسناد مربوطه و تحویل به اداره کل.
– اسناد مربوطه جهت پرداخت ارسال می شود.
– حقوق کارکنان پس از بررسی های لازم بر اساس مدرک تحصیلی مورد نیاز محاسبه و سپس بر اساس ساعت کاری یا قرار دادی یا پیمانی یا رسمی پرداخت می گردد.
– اضافه کار پرسنل بررسی و به اداره مربوطه یا کل فرستاده و سپس بعد از بررسی جهت ساعات مراجعه پرداخت و به حساب آنها واریز می گردد.
– ماموریت ها نیز از طریق تامین اعتبار به سازمان یا اداره کل فرستاده و سپس اسناد تنظیم و پس از مراحل قانونی به حساب پرسنل مربوطه واریز می گردد.
8- کسورات بازنشستگی ، مالیات ، حق بیمه و آگاهی با عملکرد محاسبه آن :
کسورات بازنشستگی 9% سهم کارمند و 5/13% سهم کارفرما است.حق بیمه 2% حقوق بابت بیمه خدمات درمانی سهم کارمند شاغل و 5/1% کارمند بازنشسته نیروهای قراردادی است. که زیر پوشش تامین اجتماعی هستند.7% سهم کارمند و 20% سهم کارفرماست و آنها.
– برای تشخیص طبقه بندی هزینه ها شماره های انتخاب شده است که در تمام موارد تحت عنوان شماره طبقه بندی مورد استفاده قرار می گیرد.
– مراقبت در احتساب کسورات بازنشستگی و مالیات و سایر کسور قانونی و سایر هزینه ها و انجام اقدامات لازم براساس سایر تامین بودجه از اعتبارات سازمان.
9- مطالعه واحد رسیدگی و آگاهی با نحوه رسیدگی اسناد حقوقی و پرسنلی و اسناد اداری و تعمیراتی:
– مراقبت در حسن اجرای امور مالی با توجه به قوانین و مقررات و آئین نامه های مربوط .
– بررسی و امضا ء صورت تغییرات لیستها و اسناد حقوقی و فوق العاده.
– تهیه و تنظیم فهرست کلی از لیست های حقوقی و فوق العاده ،مزایای ماهانه معلمان و سایر پرسنل.
– رسیدگی و امضاء کلیه اسناد و مدارک و هزینه های اداری از قبیل اسناد بهای آب، برق مصرفی، مکالمات تلفنی ، خرید وسایل، ملزومات و ….
– رسیدگی به کلیه اسناد هزینه های مدارس و بخشهای تابعه از قبیل اسناد هزینه، سوخت ،تعمیرات ابنیه و اثاثیه و وسایل نقلیه.
– چاپ مطبوعات و سایر هزینه های انجام شده بوسیله کارپردازی و خدمات ساختمان بر طبق مدارک و مقررات مربوطه.
پس از بررسی اسناد مربوطه، اسناد مربوطه را فقط وارد دفتر کل بانک کرده و بقیه اموال از طریق اداره کل انجام می گیرد.
10- مطالعه واحد دفترداری و تمرکز حسابها :(بدهکار- بستانکار و عملکرد آن در دفاتر روزنامه معین و کل صدر برگه )
– در دفترروزنامه حسابها قابل ذکر را در اگر بدهکار باشد در قسمت بستانکار باشد موارد می نویسیم بدین صورت که بستانکار را در بدهکار و بدهکار را قسمت بستانکار ذکر نمود و دفتر کل به صورت مجزا با مشخص شدن بدهکار و بستانکار بر عکس دفتر روزنامه نوشته و حسابها را در پایان سال مالی می نویسم و بررسی می کنیم تا باقیمانده برای سال بعد بماند.
11- تعدیل اعتبارات در مواد:
– استفاده از آمار و اطلاعات مربوط به برنامه توسعه سنواتی در کلیه سطوح تحصیلی و بر آوردتوسعه تقریبی دانش آموزان و تعیین کلاس و سهم مورد نیاز برای سال تحصیلی آتی و اعلام به مسئولان مافوق جهت تهیه و تامین نیروی انسانی و فضای آموزشی و …
– همکاری در مورد تعیین تعداد کلاس های برآورد و مورد نیاز پرسنل براساس مواد.
– بررسی بودجه در بخشهای مدیریت جهت ارائه به سازمان متبوع.
– دریافت نمونه فرمهای بودجه و دستورالعمل های مربوط و فهرست های رسیده از کارشناسی آمار و ماده مورد نظر.
– انجام امورمربوط به ثبت تغییرات تامین ردیف حقوقی و انتصاب و احکام حق التدریس بر اساس تعدیل اعتبارات درمواد مورد ذکر.
– بررسی بودجه مصوب و تطبیق آن با احتیاجات اداره و تهیه گزارش پیشنهادهای لازم جهت تعدیل در بودجه مورد نظر با نظر کارشناسان و مسئولان مربوطه.
– تهیه و تنظیم بخشنامه های دستورالعمل های لازم در زمینه چگونگی تعدیل مواد مورد نظر در رابطه با چگونگی حسابداری و استفاده آن در مواد و دیگر.
12- شناخت مشکلات موجود در حسابداری و ارائه پیشنهادات و راه حل:
حسابداری نیز مانند سایر قسمتهای اداری دارای یک مشکلات که مختص خود است که این مشکلات عبارتند از :
1-عدم نیروی انسانی لازم طبق تحلیل نیرو.2-حجم عظیم کارها .3-پاسخ به ارباب رجوع .4-جدانمودن5-لیست ها حقوقی از سایر لیست ها.6-نبودن فضای مناسب .7-انجام گرفتن بعضی از کارها هنوز به صورت سنتی.7-نداشتن مرخصی لازم.8-آگاهی با نحوه انجام هزینه ها مربوط به اعتبارات عمرانی و سرمایه گذاری.
اعتبارات سرمایه ای و عمرانی از طریق اداره کل نوسازی و تجهیزات مدارس انجام می گیرد به این شکل که نیازهای تجهیزات مدارس و نیازهای زیربنایی عمرانی از جمله ساخت و مقاوم سازی مدارس و تعمیرات مدارس از طریق آموزش و پرورش شهرستان به اداره کل نوسازی اعلام و پس از بررسی و امضا ء موافقتنامه بین نوسازی و سازمان آموزش و پرورش طرح های ذکر شده از طریق سیستم مناقصه و پیمانکاری پیگیری می شود پس از ساخت مدارس همچنین پس از تحویل تجهیزات توسط پیمانکار به شهرستان صورتجلسه تحویل امضاء و به تایید آموزش و پرورش شهرستان می رسد.
13- آشنایی با انجام عملیات تفریغ بودجه
درشهرستانها عملیات تفریغ بودجه صورت نمی گیرد.
ارسال نامه های اداری وبخشنامه ها به آموزشگاهها واداره کل
-1 تعریف نامه اداری
هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
-2 مشخصات نامه اداری
ویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری
-3-4 متن نامه
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.
4-4 مشخصات امضاء کننده
مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند.
4.5 گیرندگان رونوشت
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت "رونوشت به" مشخص می گردد.
نامه های خبریبه وسیله این گونه نامه ها، نتیجه کار به سازمان یا شخص ذیربط اطلاع داده می شود. یا ممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند.
نامه های بازدارندهبه نامه هایی اطلاق میشود که از انجام یا متن کار و یا بروز حادثه ای جلوگیری بعمل آورد. اینگونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است، بطور موقت و یا دائم متوقف می کند.
نامه های دستوری یا درخواستی: این نامه ها که بیش تر نامه های اداری را تشکیل می دهند دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد.
نامه های هماهنگیاین گونه نامه ها برای هم آهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه میشود و یا ممکن است در موردی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد هم آهنگی کند مانند بخشنامه ها
ایجاد ارتباط در مکاتبات نامه ای که از سازمان صادر می گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود در اینصورت از نظر امکان کنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مکاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود

مناقصات
ادارات آموزش وپرورش جهت خرید کالا یا خدمات که تمامی پیشنهادهای رسیده در یک زمان و در حضور پیشنهاد دهندگان بررسی می کند و پایین ترین قیمت قبول می گردد.
آگهی مناقصه یک نوبت در روزنامه رسمی کشوربه تشخیص دستگاه مناقصه گزار و یک تا سه نوبت به اقتضای اهمیت معامله در یکی از روزنامه های کثیر الانتشار محل منتشر می گردد . در ضمن اطلاع رسانی از طریق نشریات محلی یا اینترنت یا رادیو تلویزیون و یا ارسال آگهی برای اشخاص ذیربط و… همزمان با در ج آگهی بلامانع است .
نکات قابل توجه در آگهی مناقصه نوع و مقدار کالا و یا کار با ذکر مشخصات و مدت و نحوه ی تحویل کالا یا انجام کار و ترتیب عمل و میزان خسارت در مواردی که طرف معامله در تحویل کالا یا انجام کار کلاٌیا بعضاٌ تاخیر نماید . وتصریح اینکه بهای پیشنهادی باید به مبلغ مشخص یا براساس درصد کسر یا اضافه نسبت به واحدهای اعلام شده تعیین و در پاکت لاک ومهر شده تسلیم شود . ومدت قبول پیشنهادهاو محل تسلیم پیشنهادها . میزان سپرده شرکت در مناقصه به طور مقطوع که باید به صورت نقد به حساب سپرده دستگاه مناقصه گزار در بانک تحویل و رسید آن ضمیمه پیشنهاد تسلیم شود .. میزان تضمین حسن انجام معامله و ترتیب دریافت واسترداد آن .. حداکثر مدتی که برای بررسی پیشنهاد ها و تشخیص حائز حداقل و ابلاغ به برنده مناقصه ضرورت دارد . .روز و ساعت و محل قرائت پیشنهاد ها و همچنین مجاز بودن حضور پیشنهاد دهندگان یا نمایندگان آنها در کمسیون مناقصه . .میزان پیش پرداخت در صورتی که به تشخیص دستگاه مناقصه گزار پرداخت آن به برنده مناقصه لازم باشد و ترتیب پرداخت و واریزآن . محل توزیع و فروش نقشه ها و برگ شرایط و مشخصات در صورت لزوم . – محل توزیع نمونه های ضمانتنامه و قرارداد اگر تهیه آن لازم باشد که در این صورت ضمانتنامه عینا مطابق نمونه باید تنظیم و نمونه قرارداد با قید این که مورد قبول است باید امضا و ضمیمه پیشنهاد شود .
نکاتی در خصوص اتخاذ تصمیم در مورد پیشناهادهای واصله و انعقاد قرارداد
1- دستگاه مناقصه گزار مکلف است سپرد ه شرکت در مناقصه برنده مناقصه را در صورتیکه حاضر به انجام معامله نشود و همچنین سپرده نفر دوم را در صورتیکه بر اساس تبصره ماده 27 برای انجام معامله به او رجوع شود و از انجام معامله امتناع نماید ضبط کند
2- دستگاه مناقصه گزار اختیار دارد مقدار کالا یا کار مورد معامله را 25 درصد افزایش یا کاهش دهد ، مشروط بر اینکه کلیه محاسبات فنی نسبت به این افزایش یا کاهش متناسبا رعایت و تطبیق نماید.
3- دستگاه مناقصه گزار مجاز نیست به پیشنهادات مبهم و مشروط و بدون سپرده و پیشنهاداتی که بعد از انقضای مدت مقرر در آگهی برسد ترتیب اثر دهد .
4- دستگاه مناقصه گزار در رد هریک یا تمام پیشنهاد ها مختار است .
5- هزینه ثبت قرارداد در دفتر خانه اسناد رسمی به عهده ی برنده ی مناقصه خواهد بود .
6- دستگاه مناقصه گزار مکلف است هر گونه مالیات یا عوارض مه بابت معامله به طرف قرارداد تعلق گیرد از بهای کارکردیا کالای تحویلی در موقع پرداخت مطالبات او کسر کند .
دستگاه مناقصه گزار مکلف به رعایت نکات زیر می باشد
1- مدت قبول پیشنهاد ها در مورد آگهی هایی که در داخل کشور منتشر می شود از تاریخ اولین نوبت انتشار از ده روز نباید کمتر باشد و در مورد آگهی هایی که در خارج از کشور طبق تبصره 3 ماده 6 منتشر می شود از 60 روز نباید کمتر تعیین شود .
2- در صورتی که به تشخیص دستگاه مناقصه گزار نوع معامله ایجاب کند که نقشه یا برگ شرایط و مشخصات و نمونه های ضمانت نامه و قرارداد و مدارک دیگری تهیه شود قبل از نشر آگهی باید آنها را تهیه کند .
3- میزان پیش پرداخت نباید از 25 درصد مبلغ معامله تجاوز کند و منحصرا در قبال ضمانت نامه بانکی پرداخت خواهد شد .
4- میزان سپرده شرکت در مناقصه با توجه به موضوع و خصوصیات معامله نباید از 5 درصد مبلغ برآوردی معامله کمتر باشد ولی در صورتی که میزان سپرده به ماخذ فوق از 500.000ریال بیشتر شود ، دستگاه مناقصه گزار می تواند میزان سپرده را به مبلغ متناسب متناسب که از 500.000ریال کمتر نباشد تقلیل دهد .
5- حداقل میزان تضمین حسن انجام معامله که باید قبل از انعقاد قرارداد اخذ شود در معاملاتی که موضوع آن انجام امور ساختمانی یا باربری یا فروش ماشین آلات باشد 5 درصد و در مورد سایر معاملات 10 درصد مبلغ معامله می باشد و باید به صورت نقد به حساب سپرده بانکی دستگاه مناقصه گزار تحویل شود . در مورد معامله ساختمانی و باربری علاوه بر 5 درصد مذکور دستگاه مناقصه گزار باید از هر پرداخت معادل 10 درصد کسر و به حساب سپرده بابت تضمین حسن انجام معامله منظور کند .
کمسیون مناقصه در شهرستانها از سه نفر به شرح ذیل تشکیل می گردد
1- رئیس دستگاه مناقصه گزار یا نماینده او .
2- ذیحساب مربوط یا نماینده او .
3- مسئول امور تدارکات دستگاه مناقصه گزار یا نماینده او .
انعقاد قرارداد
در قرارداد نکات زیر باید قید گردد :
1- نام متعاملین . 2- نوع و مقدار مورد معامله با مشخصات کامل آنها
3- مدت انجام تعهد و محل و شرایط تحویل مورد معامله .
4- ترتیب عمل و میزان خسارت در مواردی که برنده ی مناقصه در انجام تعهدات جزئا یا کلا تاخیر نماید
5- الزام تحویل کالا بر طبق نمونه ی ممهور در صورتی کخ تهیه نمونه لازم باشد . در این صورت باید نمونه ی کالا با مهر طرفین معامله ممهور و نزد مناقصه گزار نگهداری شود .
6- اقرار برنده ی مناقصه به اینکه از مشخصات کالا یا کار مورد معامله و مقتضیات محل تحویل کالا یا انجام کار اطلاع کامل دارد .
7- اختیار مناقصه گزار نسبت به افزایش یا کاهش مورد معامله در مدت قرارداد تا میزان 25 درصد مقدار مندرج در قرارداد .
8- بهای مورد معامله و ترتیب پرداخت آن ، در مواردی که انجام کار براساس واحد بها باشد . بهای مورد معامله برآورد و در قرارداد ذکر می شود ولی بهای کارهای انجام یافته بر اساس واحد بها احتساب و پرداخت خواهد شد .
9- مبلغ پیش پرداخت و ترتیب واریز آن . در صورتی که در شرایط مناقصه ذکر شده باشد .
10- میزان تضمین حسن انجام معامله و نحوه ی وصول اقساط آن در مورد امور ساختمانی و باربری و ترتیب استرداد آن براساس شرایط مناقصه .
11- مدت فاصله زمانی بین تحویل موقت و تحویل قطعی در قرارداد های مربوط به ساختمان و راه سازی و نظایر آن براساس شرایط مناقصه .
12- اقرار به عدم شمول ممنوعیت موضوع قاتون راجع به منع مداخله وزرا و نمایندگان مجلس و کارمندان دولت در معاملات دولتی و کشوری مصوب دیماه 1337.
13- سایر تعهداتی که در شرایط مناقصه ذکر شده است .
14- سایر شرایط که مورد توافق طرفین معامله قرار گیرد مشروط بر آنکه متضمن امتیازاتی علاوه بر آنچه در شرایط مناقصه ذکر شده برای فروشنده نباشد.
حسابداری تنظیم حقوق فرهنگیان:
شروع کار مالی در آموزش و پرورش و در کل کشور غالباً حقوق و دستمزد است و در قسمت کارپردازی سند حسابداری داریم و در حسابداری مدارس دفتر روزنامه و دفتر کل داریم .
حقوق و دستمزد در آموزش و پرورش:
در آموزش و پرورش حقوق و دستمزد به صورت تنخواه از ذیحساب و خزانه و تحویل سند به صورت درخواست وجه از سوی ادارات به ذیحسابی می باشد .یعنی معادل تنخواه که ذیحساب می دهد سندتحویل ذیحساب می شود .در ضمن در ذیحسابی است که دریافت و پرداخت برای هر منطقه و اداره ثبت می شود . مثلاً وقتی بابت حقوق مبلغی به اداره داده می شود و به حسال عامل ذیحساب اداره واریز می شود دفتر رسیدگی اسناد و اعتبارات حساب آن منطقه یا اداره بدهکار می شود و وقتی عامل ذیحساب اسناد حقوق را پس از رفع ایراد به صورت قطعی تحویل داد معادل سند حساب ما بستانکار می شود و در پایان سال مالی باید حساب دفتری رسیدگی و اعتبارات ما صفر باشد در غیر این صورت مانده اعتبار در حسابداری ها در آموزش وپرورش فقط در دفاتر مخصوص که مخصوص هر حساب بانکی است ثبت می شود.در ادارات چندین حساب عموماًوجود دارد
1-حساب تنخواه عامل ذیحساب
2-حساب تملک دارایی آموزش و پرورش (مخصوص اعتبارات یا ردیف های خاص بابت تعمیرات یا تجهیزات کلی )
3-حساب تعاون و رفاهی
4-حساب امور مشارکتها و..
که اکثراً با حساب عامل ذیحساب کار می شود.

فرم های به کار رفته در سیستم حقوق و دستمزد که بیشتر کارایی دارند:
فرم مشخصات پرسنلی ،فرم حقوق و مزایا ،فرم وام و بدهی ،فرم اضافات و کسور ،فرم اضافه کاری و.. می باشد که در ادامه به توضیح کاربرد آنها خواهیم پرداخت .
کنترل اسناد دریافت ها و پرداخت ها در آموزش و پرورش به عهده ذیحساب که نماینده خزانه است ، می باشد .و نظارت بر اعمال مالی کل دستگاههایی که با بودجه دولتی اداره می شود با دیوان محاسبات است که در هر سازمان یک دفتر دارند.
مطالب فوق توضیح اجمالی از سیستم حقوق و دستمزد وچرخه مالی در آموزش و پرورش بود.
در آموزش و پرورش علاوه بر نیروهای شاغل ،نیروهای بازنشسته هم داریم که حقوق این نیرو ها با سازمان بازنشستگی است .وسایر موارد آنها مثل حق عائله و اولاد و کمک هزینه ها با سازمان آموزش و پرورش است
مهم ترین و اصلی ترین وظیفه ی حسابداری آموزش و پرورش تنظیم اسناد حقوق بر اساس احکام صادر شده از طرف کارگزینی آموزش و پرورش برای کارکنان رسمی، پیمانی،قراردادی،شرکتی، وسرباز معلمان میباشد .
1-تنظیم حقوق شاغلین رسمی و پیمانی :برای تنظیم حقوق شاغلین ابتدا احکام آن ها بررسی شده و تغییرات لازم در سیستم اعمال می باشد. تغییرات مربوط به بیمه کارکنان نیز در سیستم اصلاح اگر چنان چه نیاز به کسر حقوق کارمندی باشد ، عمل شده لیست موازنه چاپ و مدارک پیوست آن می گردد. بعد از حاصل شدن اطمینان ازدرستی لیست موازنه ، لیست اصلی حقوق چاپ سپس نماینده ی حقوق و حواله ی آن نوشته می شود. بدین ترتیب سند حقوق به ماه مربوطه بسته و آماده ی تحویل به اداره ی کل جهت پرداخت حقوق می شود.
2-تنظیم حقوق کارکنان قراردادی، سرباز معلم ، حق التدریس آزاد: هر ماه انجام می شود ولی پرداخت آن مانند حقوق کارکنان رسمی بصورت مرتب انجام نمی شود و تنظیم اسناد آن هم قدری تفاوت دارد.
3- تنظیم اسناد خدمات رفاهی: مبلغی تحت عنوان خدمات رفاهی کارکنان بابت پنجاه درصد حق بیمه ی طلایی به حساب کارکنان واریز می شود که اسناد آن برابر پنجاه درصد حق بیمه به تعداد عضو بیمه ی طلایی هر ماهه تنظیم پس از طی مراحل اداری پرداخت می گردد. در صورتی که کارمندی عضو بیمه ی طلایی نباشد ، خدمات رفاهی یک نفر تعلق می گیرد.
4- تنظیم اضافه کار ساعتی و حق التدریس شاغلین: بعضی از پرداخت ها شامل همه ی کارکنان نمی شود. مثلا اضافه کار اداری برای آن دسته از کارکنان که در کارشناسی های مدیریت (ستاد) مشغول به کار هستند. بر اساس ساعاتی که خارج از وقت اداری کار می کنند ، پرداخت می شود. یا حق التدریس شاغلین شامل آن دسته از معلمانی که خارج از وقت موظفی خود تدریس می کنند. بر اساس ساعتی که اضافه تدریس می کنند، حق الزحمه دریافت می دارند.
5- تنظیم حق الزحمه ی نوبت دوم مدیران ، خدمت گزاران ، دفترداران : پاره ای از مواقع به علت کمبود نیرو یک مدیر در دو نوبت به کار گرفته می شود که اسناد پرداختی آن بنا به دستور اداره ی کل گاهی ماهانه ، و گاهی سه ماه یک بار تنظیم و پرداخت می شود.درمورددفترداران وخدمتگزاران هم به همان شکلی که درمورد مدیرانبیان شداسناد حق الزحمه برای نوبت دوم تنظیم وپرداخت می شود.
تنظیم اسناد حق الزحمه های فصلی:
1-حق الزحمه ضمن خدمت:برای آموزش نیروی انسانی وارتقاء علمی کارکنان درفصول مختلف سال دوره های ضمن خدمت برای آموزگاران،دبیران،خدمتگزاران،و. . . برگزارمی گردد.بالطبع افرادی برای برگزاری این دوره ازجمله مدرسان ،مدیردوره،عوامل اداری وخدماتی دخیلندودرخارج ازوقت موظفی خودفعالیت می کنندوبه هریک ازاین افرادطبق احکام حقوقی وساعت کارخود حق الزحمه پرداخت می گردد
2-کمک هزینه فوت وازدواج کارکنان:وقتی کارمندی ازدواج می کندیا فرزندان اوازدواج می کنندمدارک مربوط به ازدواج رابه امور اداری(کارگزینی)تحویل دهد برای اوابلاغ مالی صادروسندتنظیم شده پس ازتامین اعتبارمبلغی تحت عنوان کمک هزینه ازدواج به حساب کارمندواریز میشودیاوقتی کارمندی فوت یا یکی ازبستگان درجه یک وتحت تکفل آن فوت کندکمک هزینه تعلق میگیرد.
3-حق لباس:برای عوامل خدماتی(خدمتگزاروسرایدار،راننده،انباردار)ودبیران تربیت بدنی وهنرآموزان هرشش ماه یکبارجهت خرید لباس اسناد تنظیم میگردد.4-پاداش حسن خدمت بازنشستگان:هرسال درماههای مختلف تعدادی ازکارکنان بازنشست میشوندوبرای هریک ازآنهاطبق اخرین حکم کارگزینی پاداش درنظرگرفته شده وسندآن توسط کارشناس حسابداری تنظیم وپس ازتامین اعتبارپرداخت میشود.
تنظیم اسناد پرداخت های سالانه:
1-پاداش آخرسال(عیدی)کارمندان:هرسال دولت مبلغی را به عنوان عیدی به کلیه کارکنان وبطور یکسان پس ازتنظیم اسناددرحسابداری پرداخت می نماید.
2-حق الزحمه کنکور:هر سال درسراسرکشوربطور همزمان کنکوربرگزار میشودکه افراد زیادی دربرگزاری آن شرکت می کنند از رئیس حوزه،منشی،مراقب،رابط،گوینده وعوامل خدماتی که هریک ازآنهابنا به سمت خود حق الزحمه دریافت می کنند.
کسورات:
یکی ازکارهای که درحسابداری انجام می شود وبسیار وقت گیر است کسورات(کسر ازحقوق کارکنان)که درواقع خارج ازوظایف حسابداران می باشدبه چندنوع تقسیم میشود.
1-کسر ازحقوق کارکنان بابت پرداخت اقساط وام:کارکنان آموزش پرورش ازبانکها وموسسات مختلف وام دریافت می کنندوطبق اسنادارسالی بانک حسابدار مبلغ قسط راازحقوق کارمندکسروبه بانک وام دهنده پرداخت نمایداسناد بدهی ورسیدهای آنها راازکلیه بانکها دریافت وبایگانی کندازآنجایی تعدادوام گیرنده هاوبانکهای وام دهنده روزبروز افزایش می یابدوقت زیادی صرف اینکار میشود.
2-کسرازحقوق کارکنان بابت اقساط کالاهای خریداری شده:دسته ای ازکارمندان آموزش وپرورش که تعدادآن هم کم نیست مایحتاج خودراازقبیل موادخوراکی،البسه،لوازم خانگی و. . .راازشرکت تعاونی مصرف فرهنگیان یاازمغازه های طرف قراردادشرکت تعاونی خریداری می کنند
که حسابداری طی اقساط چندماهه از حقوق آنها کسروبه حساب شرکت تعاونی مصرفواریز می کند.اینکار هم در هرماه امور مالی را متحمل هزینه چاپ اوراق وصرف زمان می کند.
3- کسرازحقوق کارکنان بابت اقساط خریدزمین مسکونی وشهرک سازی:عده ای ازکارکنان آموزش پرورش بابت خریدزمین مسکونی ازشرکت تعاونی مسکن فرهنگیان بدهکارمی شوندکه نماینده شرکت بعدازگرفتن تعهدکسرحقوق ازآنها به اداره مراجعه واسامی راپس از طی مراحل اداری وتعیین مبلغ اقساط به حسابداری ارسال می کندیاگروهی ازکارکنان هزینه زیر سازی شهرک رانقدا نمی توانند پرداخت نمایندبصورت قسطی طی چندین ماه توسط حسابداری ازحقوق آنهاکسروبه حساب شرکت تعاونی مسکن واریز می شود
4- کسرازحقوق کارکنان بابت اقساط خریداتومبیل ازنمایندگی های ایران خودرو وسایپا:تعدادی ازکارکنان آموزش پرورش ازنمایندگی های ایران خودرو وسایپااتومبیل بااقساط چند ساله خریداری میکنند
زحمت پرداخت اقساط آنهاپس ازکسرازحقوق کارکنان و واریزبه حساب نمایندگی ذکر شده باحسابداران می باشد.
5- کسرازحقوق کارکنان بابت پرداخت به دادگستری:تعدادی ازکارکنان آموزش وپرورش به عناوین مختلف دردادگاه محکوم به پرداخت مبالغ سنگین می شوندچند نوع آن که به کرات پیش می آیددر اینجاذکر میشود.
الف-محکومیت بابت دیه:متاسفانه بعضی ازکارکنان براثرتصادف یا نزاع محکوم به پرداخت دیه می شوندطبق دستور دادگاه درصورت مجرد بودن یک سوم ودرصورت معیل بودن یک چهارم ازحقوق کارمند کسروبه حسابهای اعلامی ازسوی دادگاه واریزورسیدآن درپرونده ی آنها در آموزش وپرورش ودادگستری بایگانی می گردد.
ب- محکوم به مهریه ونفقه و . . . :
باز هم جای تاسف دارد که عده ای ازکارکنان بر بعلت ناسازگاری با همسران خود دردادگاه محکوم به پرداخت مهریه یا نفقه می شوند ومبلغی از حقوق آنها کسروبا اقساط معین شده در رای دادگاه و حسابهای
اعلام شده از طرف دادگستری واریز میشود.
ج-محکوم به پرداخت جریمه بابت ضمانت دیگران:
بعضی ازکارکنان ضامن وام دیگران دربانک هامیشوندو وام گیرندگان ازپرداخت بدهی خود امتناع می کنند وبانک براساس پیمانی که باکارمندبسته ازطریق دادگستری اقدام وآنهارامحکوم به پرداخت بدهی ودیرکرد
وام می نماید.این عمل از طریق ثبت اسنادواملاک کشورهم صورت می گیرددرهرحالت حسابداری آموزش و پرورش مکلف به کسراز حقوق کارمندبابت بدهی اعلام شده ازسوی دادگاه وثبت اسنادمی باشد.
اجرای دستورات دادگاه مبنی بر کسر حقوق
1- ارائه نامه دادگاه به دفتر رئیس سازمان جهت ارجاع رئیس سازمان به کارشناسی حقوقی
2- ثبت آن در دبیر خانه
3- مکاتبه با اداره مربوطه شخص مورد نظر دادگاه مبنی بر دستور کسر حقوق یا ابلاغ اخطاریه یا احضاریه ( با توجه به دستور دادگاه )
تذکر : پاسخ استعلامات دادگاهها و دادسرا ها و تهیه لایحه و دفاعیه جهت دادگاهها و دیوان عدالت اداری و بازرسی کل کشور در حیطه وظایف کارشناسی حقوقی می باشد.

صندوق تعاون وامداد:
مبلغ ناچیزی ماهیانه ازکارکنان کسر ودرصندوقی بنام صندوق امداد ذخیره میشود که در مواقع بروز حوادث(فوت بکی از بستگان درجه یک)وجهی را بعنوان کمک بلا عوض به کارمندمصیبت دیده پرداخت می کنند.

صندوق وام تعاون(وام ضروری):
صندوقی درآموزش پرورش ایجادشده است که هرکارمندمختار است به عضویت آن صندوق درآیدهرعضواین صندوق مبلغی که هرسال براساس افزایش حقوق بالامی رودبه حسابداری اجازه میدهد تاهر ماه مبلغ مورد نظرراازحقوق وی کسر وبه حساب صندوق واریز نماید
هرعضو صندوق وقتی که سرمایه اش به حد نصاب برسدمی تواند به اندازه سه برابرسرمایه خود وام دریافت کندوبا اقساط حداقل بیست ماه وحداکثر سی ماه پرداخت نماید.
دیون:دیون بردونوع است 1-دیون حکمی 2-دیون غیرحکمی
دیون حکمی=دین وزارت آموزش وپرورش به فرهنگیان بواسطه عدم صدوربموقع احکام می باشد.
دیون غیرحکمی=دینی است که بابت پرداخت آن به کارمندان هیچ حکمی صادر نمی شود.مانند بیمه جانبازان
برای پرداخت مطالبات فرهنگیان زمان مشخصی پیش بینی نشده است هرزمانی که اعتبار تامین شوددستورالعمل تنظیم اسناددیون به حسابداری اعلام می شودپس ازتنظیم اسناد پرداخت می شود.

وظایف حسابداری حقوق و دستمزد در مورد لیستهای حقوق و دستمزد:
1-قسمت حسابداری حقوق و دستمزد مسئولیت تهیه لیستهای حقوق و دستمزد را دارد این قسمت با توجه به اسناد و مدارکی که از قسمت کارگزینی (جهت محاسبه ساعات کارکرد کارکنان )و سایر قسمتها دریافت می دارد لیستهای حقوق و دستزد را تهیه میکند.
2- قسمت حسابداری با یستی تحت سر پرستی شخص مناسبی باشد که این شخص می بایست به امور محاسبه حقوق و دستمزد و کنترل های داخلی مربوطه آشنایی کامل داشته باد.
3- این قسمت زیر نظر امور مالی می باشد.
4-تقسیم وظایف بین کارمندان حسابداری حقوق و دستمزد می بایستی به صورت مناسب و مطلوبی صورت پذیرد و هر چند یک بار و ظایفشان تغییر یابد.
5-این قسمت بایستی مطمئن شود که برای کلیه کارکنان کارت ساعت و یا سایر مدارک مشابه وجود دارد.
برنامه حقوق و دستمزد آموزش و پرورش سیستمی است جامع بین تمام ادارات کل آموزش و پرورش یا معین استانها ،این برنامه در تهران نوشته شده که پیشینه آن بر می گردد به سال 1370 و قبل از آن احکام صادره به صورت دستی تهیه می شده است .
بانک اطلاعاتی سیستم های آموزش و پرورش سیستمی جامع و انفرماتیک (فایلینگ) یعنی مبتنی بر فایل می باشد.
در سیستم های مورد استفاده در وزارت آموزش و پرورش برای هر استان و شهرستان کدهایی جهت شناسایی وجود دارد که با بودن این کد در سیستم آن منطقه، وزارت مربوطه آنجا راشناسایی می کند.
سیستم بکفا:مخفف بررسی ،کنترل،فرآیند و آموزش می باشد.
آغاز چرخه سیستم حقوق در آموزش و پرورش از کارگزینی و سیستم بکفا می باشد.
سیستم بکفا جهت صدور ابلاغ و وارد کردن آمارها در مدارس استفاده می شود .(آمار دانش آموزان ،معلمان ،واحدهای آموزشی و ..) ابلاغ های صادر شده توسط واحد کارگزنی به واحد آمار و بودجه فرستاده می شود (با دیسکت)
مهمترین کار واحد آمار و بوجه کنترل و تایید ابلاغ ها می باشد زمانی که این کار انجام شد از ابلاغ ها چاپ گرفته می شود و مجدداً اطلاعات با دیسکت به واحد کارگزینی و سیستم پرسنلی که سیستمی دیگر در این واحد است انتقال داده می شود و واحد کارگزینی در سیستم پرسنلی براساس ابلاغ های صادر شده برای هر فرد حکم صادر میکند

سطوح پرداخت:
پس از آنکه مشاغل ارزیابی شدند مبالغی به هر شغلی تخصیص می یابد در این زمینه سه نکته را باید در نظر گرفت:
1-تخصیص مبالغ متفاوت برای پست های مختلف موجود در سلسله مراتب شغلی و معیارهای مختلف عملکرد.
2-در نظر گرفتن سطوح مطلق پرداخت با توجه به شرایطی که سطوح پرداخت در سازمان های دیگر مورد ملاحظه قرار گیرد .
3-فرآیند مذاکره درباره سطوح پرداخت بین مدیریت و اتحادیه.
پرورش و در قسمت تنظیم حسابها و توسط فرد مورد نظر ،زیر نظر ذیحساب صورت می گیرد.

تنظیم حقوق بازنشستگان:
بازنشستگان افرادی هستند که بعد از سی سال خدمت صادقانه در آموزش وپرورش ازاین وزارت جدا شده وبه سازمانی به نام سازمان بازنشستگی ملحق گردیده اند هنگام اشتغال بکار هر ماه مبلغی از حساب آنها کسر وبه حساب سازمان بازنشستگی واریز شده است که در زمان بازنشتگی از این سازمان حقوق دریافت کنند. اعتبارات مربوط به پرداخت حقوق بازنشستگان را سازمان بازنشستگی تامین می کند واعتبارات مربوط به حق اولادوحق عائله مندی را وزارت آموزش وپرورش تامین می کند ولی کلیه کارهای مربوط به تنظیم حقوق وعائله مندی را کارشناس حسابداری انجام می دهد. همچنین امور مربوط به بیمه آنهاائم از بیمه خدمات درمانی وبیمه تکمیلی نیزدراین کاشناسی انجام می شود تنظیم حقوق بازنشستگان مانند حقوق شاغلین است. بازنشستگان هم دارای یک سری کسورات ازقبیل کسر از حقوق بابت اقساط کالاهای خریداری شده از شرکت تعاونی مصرف وفروشندگان طرف قرارداد شرکت تعاونی وکسر از حقوق بابت اقساط وام دریافتی از بانک ها می باشد

حسابداری واحدهای آموزشی :
ماده 1) تعاریف :
الف) مدرسه:
مدرسه از نظر این دستورالعمل به کلیه واحدهای آموزشی اطلاق می شود که در چارچوب اهداف و وظایف وزارت آموزش و پرورش عهده دار تعلیم و تربیت در دوره های مختلف تحصیلی شامل پیش دبستانی، هنرستان های فنی، حرفه ای، کشاورزی، مدارس عادی، شبانه روزی، عشایری، استثنایی، استعدادهای درخشان، نمونه دولتی، شاهد و ایثارگران بوده و تمام یا بخشی از هزینه آن به نحوی از محل بودجه عمومی دولت پرداخت می گردد.
ب) منابع مالی مدرسه :
طبق ماده (11) قانون تشکیل شورا های آموزش و پرورش در استانها ، شهرستانها و مناطق کشور منابع مالی مدرسه عبارتند از:
1. اعتبارات دولت که به استناد تبصره های 1و2 ماده واحده قانون راجع به هزینه سرانه واحدهای آموزشی از محل اعتبارات وزارت آموزش و پرورش و یا سازمانهای وابسته به حساب واحد آموزشی و پرورشی واریز می گردد .
2. کمکهای داوطلبانه مردمی که حسب دستور العمل و بخشنامه های مربوطه و با رعایت مفاد قانون اصلاح ماده (11) قانون تشکیل شوراهای آموزش و پرورش به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی جهت انجام هزینه ها به حساب واحد های آموزشی واریز می گردد.
3. سهمی که از طریق شورای آموزش و پرورش شهرستان یا منطقه از عوارض اخذ شده در اختیار مدرسه قرار می گیرد .
4. وجوه حاصل از ارائه خدمات آموزشی و پرورشی فوق برنامه و جبرانی که به استناد آیین نامه نحوی ارائه خدمات آموزشی و پرورشی فوق برنامه و شیوه نامه ی اجرایی مربوطه توسط اولیای دانش آموزان به حساب مدرسه واریز می گردد.
تبصره) سایر وجوهی که مدرسه به موجب مصوبات مراجع ذیصلاح مجاز به دریافت آن می باشد از نظر این دستورالعمل در زمره منابع مالی مدرسه تلقی می گردد.
ج) حساب بانکی مدرسه :
حسابی است الکترونیکی که به نام مدرسه در ردیف حسابهای دولتی نزد یکی از بانک ملی ایران یا یکی دیگر از بانکها که در مرکز به معرفی خزانه ودر شهرستان ها به معرفی نمایندگی خزانه در استان وبا معرفی اداره آموزش و پرورش افتتاح شده یا می شود . در واحدهای آموزشی وجوه هزینه سرانه مستقیماً از طریق حسابداری آموزش و پرورش منطقه یا شهرستان در وجه مسئول واحد پرداخت خواهد شد .
برداشت از حساب بانکی در مدارس با دو امضاء از سه امضاء اعضای شورای مالی( رئیس واحد ثابت و امضای یکی از دو نفر اعضای شورای مالی مدرسه) صورت خواهد پذیرفت، و اعضای شورای مالی در مقابل انجام هزینه ها مسئولیت مشترک خواهند داشت .
تبصره 1) برداشت از حساب مذکور با 2 امضاء از 3 امضاء (امضای رئیس مدرسه ثابت و امضای یکی از دو نفر اعضای شورای مالی مدرسه) صورت خواهد پذیرفت .
تبصره 2) نگهداری وجوه بصورت نقدی (باستثناء تنخواه گردان) اکیداً ممنوع می باشد . مسئولین مدارس و صاحبان امضاء متضامناً مسئولیت اجرای این تبصره را به عهده خواهند داشت .
ماده 2: شورای مالی مدرسه :
شورای مالی مدرسه که عضویت در آن افتخاری است ، در اول هر سال تحصیلی و بلافاصله پس از آغاز به کار انجمن اولیاء و مربیان با ترکیب زیر تشکیل می گردد . شورای مالی ، شورایی است که جهت تصمیم گیری در مورد هزینه های مدرسه هر دو هفته یک بار تشکیل جلسه خواهد داد و به هر حال تشکیل جلسات شورای مالی حداقل یک بار در ماه الزامی است . که ترکیب اعضای شورای مالی مدارس طبق ماده 2 آیین نامه مالی واحدهای آموزشی و پرورشی می باشد .
بدون تصویب شورای مالی انجام هیچ گونه هزینه ای مجاز نخواهد بود. مدیران مدارس باید با توجه به آیین نامه مالی و ترکیب شورای مالی طبق ماده2درابتدای دوره مالی(سال تحصیلی ) اعضای شورای مالی را تعیین نمایند.صورتجلسات شورای مالی در رابطه با هزینه های جاری مدارس تحت عنوان مجوز هزینه یا خرید یا مجوز برداشت از حساب بانکی ، علاوه بر اینکه باید به سند حسابداری و فاکتورها پیوست باشد باید دردفتر مخصوص ثبت و به امضای اعضای شورا برسد.
مدیر مدرسه و حسابدار مکلف به حفظ و نگهداری دفاتر ، اسناد و مدارک مالی هستند و موظفند آن ها را در جای امن بایگانی و به نحوی نگه داری کنند که همیشه برای رسیدگی و حساب رسی مسئولان و بازرسان آماده باشد .
مدیر مدرسه و حسابدار مکلفند در دو نوبت ، به ترتیب در تاریخ های 15 اسفند و اول شهریور ماه هر سال ، تراز نامه صورت حساب های مالی مدرسه را تنظیم کنند . شورای مالی نیز مکلف است حداکثر تا 15 شهریور ماه ، مدارک مربوط به تراز سالانه را بررسی کند و نظر خود را اعلام دارد . چناانچه شورا تخلفی در تراز نامه مشاهده کند ، باید مراتب را برای بررسی ، بلافاصله به اداره آموزش و پرورش اعلام دارد .
مهمترین وظایف شورای مالی مدرسه عبارت است از :
1- بررسی برنامه های مالی مدرسه و ارائه آن به انجمن اولیاء و مربیان مدرسه جهت تصویب
2- نظارت بر حسن اجرای مصوبات مالی انجمن اولیاء و مربیان و دستورالعمل های مالی ذیربط
3- همکاری مستمر با مسئول مدرسه ، در استفاده صحیح از منابع مالی با رعایت صرفه جویی و امضای اسناد حسابداری
4- انجام سایر وظایفی که در دستورالعمل مالی مدارس به عهده شورای مالی گذاشته شده است
الف) شورای مالی واحد آموزشی روزانه:
1-مدیر یا سر پرست مدرسه ( رئیس شورا ) 2-رئیس انجمن اولیاء و مربیان . 3-نماینده شورای معلمان .
تبصره) به منظور عدم توقف امور مالی مدارس تا تشکیل انجمن اولیاء و مربیان جدید، ادامه کار شورای مالی به قوت خود باقی می ماند .
ب) شورای مالی واحد های شبانه روزی – بزرگسالان
1-مدیر مدرسه یا سرپرست مدرسه ( رئیس شورا ) . 2-نماینده ی شورای معلمین ( مربیان پرورشی ، دبیران، هنر آموزان) 3-نمایند ه ی کادر اداری مدرسه ( معاونین ، دفترداران ). 4-حسابدار مدرسه که دارای پست حسابدار می باشد. 5-سرپرست شبانه روزی ( در مدارس شبانه روزی )
ج) شورای مالی هنرستانهای فنی و حرفه ای و کاردانش
1-مدیر مدرسه یا سرپرست ( رئیس شورا ) 2-رئیس انجمن اولیاء و مربیان . 3-نماینده ی شورای معلمین و مربیان . 4-نماینده ی کادر اداری ( معاونین ، دفترداران ) . 5-حسابدار مدرسه که دارای پست حسابدار می باشد .
تبصره1) در مدارس تک معلم و روستاهایی که امکان تشکیل شورای مالی با ترکیب پیش بینی شده در ماده (2) این آیین نامه وجود ندارد شورایی مرکب از مدیر مدرسه ، رئیس انجمن اولیاء و مربیان و یک نفر نماینده ی اداره به انتخاب رئیس شهرستان / منطقه و نمایندگی تشکیل گردد .
ماده 4) جلسات شورا برای مدارس موضوع بند الف ماده (2) با حضورکلیه ی اعضا و برای مدارس موضوع بند (ب ، ج) ماده (2) با حضورچهار پنجم اعضا و در سایر مراکز با حضور دو سوم اعضا رسمیت می یابد و مصوبات شورا با اکثریت آرا قابل اجرا است ( مدیر مدرسه مکلف به دعوت اعضای شورا می باشد .)
ماده 5) شورا حسب ضرورت جهت تصمیم گیری در مورد هزینه های مدرسه جلسه خواهد داشت و به هر حال تشکیل جلسات شورای مالی حد اقل دو ماه یکبار الزامی است .
تبصره) در مواردی که هزینه ای جنبه ی فوری و فوتی داشته باشد و تاخیر در آن منجر به زیان و خسارت گردد و به علت ضیق و قت امکان طرح و تصویب در شورای مالی مدرسه میسر نباشد ، مدیر یا سرپرست مدرسه مجاز است در هر سال حد اکثر تا سقف 20 درصد هزینه های سال قبل نسبت به انجام این قبیل هزینه ها اقدام و مراتب را در اولین جلسه شورای مالی به اطلاع شورا برساند.
ماده 6) در ابتدای هر سال جهت انجام هزینه های مدرسه تنخواه گردان لازم به میزانی که شورای مالی مدرسه تعیین می نماید در اختیار مدیر مدرسه قرار می گیرد که این میزان تنخواه در هر سال نباید حداکثر از 20درصد هزینه سال قبل تجاوز نماید .
ماده 7)صورت جلسات شورای مالی باید بوسیله منشی شورای مالی مدرسه که در اولین جلسه شورا انتخاب می شود با ذکر نظرات موافقین و مخالفین تنظیم و در دفتر مخصوص ثبت و به امضای کلیه ی حاضران برسد .
ماده 8) مصرف منابع مالی منابع مالی مدرسه باید برای مصارف ذیل هزینه گردد :
1. حمل ونقل ، ارتباطات و فن آوری(هزینه های پستی ، مخابرات،حمل و نقل اموال و اشیاء متعلق به مدرسه ، رفت و آمد دانش آموزان ).
2. تعمیرات جزئی ساختمان ، تجهیزات و وسایل ساختمانها و پرداخت حق بیمه ی آنها در مقابل سرقت ، زلزله ، سیل ، آتش سوزی و …. .
تبصره) تعمیرات اساسی ساختمان و ایجاد بناهای جدید از محل اعتبارات تملک دارایی سرمایه ای اداره ی کل نو سازی تامین گردد .
3. سوخت ، آب و برق .
4. تهیه ی مواد و لوازم مصرفی و در حکم مصرفی اعم از آموزشی ، کارگاهی و آزمایشگاهی ، اداری ، بهداشتی ، ورزشی و پرورشی .
5. تهیه ی وسایل و تجهیزات مصرف نشدنی آموزشی و کمک آموزشی (آزمایشگاهی، کارگاهی، خوابگاهی، آشپزخانه) ورزشی و اداری و سایر اموال غیر مصرفی دیگر .
6. هزینه های مربوط به فعالیتهای پرورشی شامل اقامه نماز ، برگزاری اردوها مسابقه های ورزشی ، علمی ، فرهنگی و هنری اجرای مراسم ایام الله و اعیاد مذهبی ، ملی و بسیج دانش آموزی و پدافند غیر عامل و مناسبت های مختلف.
7. هزینه های مربوط به فعالیت های فوق برنامه آموزشی، پرورشی و ورزشی و کمک های ضروری به دانش آموزان وخرید جوایز و هدایا .
8. هزینه های تشکیل کلاس های آموزشی خانواده و مشارکت در تشکیل و فعالیت مرکز راهنمایی و مشاوره خانواده ( وابسته به انجمن اولیاء و مربیان).
9. حق اشتراک مجلات آموزشی ( پیوند ، رشد، تربیت و …).
10. تشویق کارکنان آموزشی ، پرورشی و اداری مدرسه و تجلیل از بازنشستگان مدرسه با رعایت مفاد ماده(90) آیین نامه اجرایی مدارس.
11. پرداخت حق التدریس معلمین و حق الزحمه عوامل اجرایی کلاسهای جبرانی و فوق برنامه .
12. پرداخت فوق العاده خاص و کارانه از محل بند 3 ماده (11) قانون شوراها پس از تصویب شورای آموزش و پرورش .
13. تهیه ی موادغذایی در مدارس شبانه روزی .
14. پرداخت هزینه های خدمات پشتیبانی( امور دفتری، حق التنظیف و…) بر اساس قوانین کار.
15. سایر موارد پیش بینی نشده در این ماده که انجام آن در ارتباط با فعالیت مدرسه ضروری و اجتناب ناپذیر است .
تبصره 1) در مواردی که زمینه مصرف کمکها کتباً از طرف اهدا کننده تعیین شده باشد ، وجوه مذکور منحصراً بایستی در جهت اهداف و نیات پرداخت کننده ( مشروط بر اینکه منافاتی با موازین شرعی و مقررات قانونی نداشته باشد ) صرف گردد و در صورتی که نیت و هدف اهدا کننده ارتقاء سطح آموزشی و پرورشی مدرسه به طور عام باشد با مسئولیت مدیر مدرسه و تحت نظر شورای مالی به مصرف خواهد رسید.
تبصره 2) خرید اشیاء لوکس و تجملی و غیر ضروری (موضوع قانون منع خرید اشیاء تجملی) اکیداً ممنوع است .
تبصره 3) در پرداخت های حق التدریس و حق الزحمه کسر مالیات بر وفق مقررات مربوط اعمال و به حساب امور مالیاتی واریز گردد.
تبصره 4) بکارگیری نیرو های آزاد (غیرشاغل) تحت عناوین حق التنظیف، حق الزحمه بگیر، حق التدریس و … خارج از مقررات قانون کار مجاز نبوده و هرگونه پرداخت از محل منابع مدرسه به افراد فوق ممنوع می باشد .
ماده 9) کلیه ی عملیات مالی و اسناد هزینه بایستی طبق پیوست شماره 1 این آیین نامه توسط حسابدار مدرسه و در صورت نداشتن حسابدار توسط مدیر یا فرد دیگری که با پیشنهاد وی و تایید شورای مالی تعیین می گردد ( به عنوان حسابدار) با رعایت کامل مقررات مربوط تنظیم و در دفاتر ذیربط ثبت گردد .
تبصره 1) حسابدار صرفاً از بین کارکنان رسمی ؛ پیمانی و بازنشسته (با رعایت ماده 95 قانون مدیریت خدمات کشوری)آموزش و پرورش به استثناء کارکنان امور مالی اداره آموزش و پرورش همان منطقه انتخاب شود و پرداخت حق الزحمه آن به تناسب حجم کار و به صورت اضافه کار با رعایت ماده(9) این دستورالعمل وتصویب شورای مالی مدرسه انجام می پذیرد.
تبصره 2) پرداخت حق الزحمه به مدیر واحد آموزشی بابت انجام کار "حسابداری" مجاز نمی باشد.
ماده (10) مدیر مدرسه وحسابدار مکلف به حفظ و نگهداری دفاتر،اسناد مدارک مالی بوده و موظفند این قبیل اسناد را بایگانی و در جای امن و به نحوی نگهداری نمایند که همیشه آماده برای رسیدگی و حسابرسی مسئولین و بازرسان اعزامی از مراجع ذیربط باشد .
ماده (11) ترازنامه صورت های مالی مدیر مدرسه و حسابدار مکلفند در پایان هر سال تحصیلی ترازنامه صورت های مالی مدرسه را برابر پیوست شماره (2) در دو نسخه تنظیم و پس از تایید شورای مالی مدرسه یک نسخه ی آن را به اداره آموزش وپرورش منطقه و نسخه دیگر را جهت بایگانی در مدرسه نگهدار ی نمایند .
تبصره : سال مالی مدرسه ، مطابق با سال آموزشی مدرسه است .
ماده 12) اموال
اموال مدرسه، کلیه ی اموال خریداری شده از محل منابع مالی موضوع ماده 1 این دستورالعمل و هدایای غیر نقدی جزو اموال دولتی بوده و باید مطابق مقررات مربوط به اموال دولتی در دفاتر اموال مدرسه ثبت و فهرست های مورد نظر حداکثر ظرف مدت یک ماه به آموزش وپرورش منطقه ارسال گردد.
تبصره 1) در مواردی که اموالی از طرف اولیاء دانش آموزان و سایر اشخاص، به طور امانی و موقت در اختیار مدرسه گذاشته شود ، مدیر مدرسه مکلف به حفظ و نگهداری آن بوده و می بایست بلافاصله پس از رفع نیاز و در قبال اخذ رسید مسترد دارد .
تبصره 2) در کلیه ی موارد مربوط به اموال مدرسه که در این دستورالعمل مسکوت است رعایت فصل اموال دولتی قانون محاسبات عمومی کشور ومقررات مربوط به آن الزامی است
تبصره3) مدیر مدرسه مکلف است سالانه گزارش اموال اسقاطی مدرسه را به اداره آموزش و پرروش منطقه ارسال نماید تا با رعایت تشریفات قانونی نسبت به فروش آن اقدام شود .
اموال دولتی:
اموال دولتی اموالی است که توسط وزارت خانه هاو موسسات دولتی خریداری می شود ویا به هر طریق قانونی دیگر(مانند اهداء و…) به تملک دولت درآمده ویا درمی آید و به جهت انجام وظائف ویا اعمال حاکمیت و تصدی از آنها استفاده می نماید . 1.اموال منقول 2.اموال غیر منقول
اموال منقول:اموالی است که بسهولت قابل نقل وانتقال می باشند و به جهت انجام کارسازمان در اختیار مسئولان و متصدیان مشاغل مختلف قرار می گیرد مانند انواع لوازم وابزار کار، میز، صندلی، کامپیوتر
اموال غیر منقول : اموالی است که قابل نقل و انتقال نباشد مانند ساختمان ها …. نگه داری حساب این گونه اموال بعهده مدیران آموزشی نمی باشد.
اموال منقول به سه نوع تقسیم میشود:
1.اموال مصرفی=اموالی هستندکه براثراستفاده جزایا کلا ازبین می روند مانندلوازم التحریر-گچ و……نیازی به ثبت دردفتراموال ندارد
2. اموال درحکم مصرفی=اموالی هستندکه درظاهربا اموال غیر مصرفی مشابهت دارنداما به لحاظ ارزش کم ریالی نیازی به شماره گذاری وبرچسب ندارند.فقط در طبقه(فرم)14دفتر اموال ثبت میگردد.
3.اموال غیرمصرفی=اموالی هستند که بدون تغییر محسوس واز دادن مشخصات اصلی بطور مکرر واز آن استفاده می شود مانند یخچال،کولر،کِیس،مانیتور و. . .
ورود اموال به واحد آموزشی:
1-خرید توسط واحد آموزشی:از آنجایی به هر واحد آموزسی مبالغی تحت عنوان سرانه از سوی آموزش وپرورش واریز می شود و کمکهایی از سوی مردم به واحد آموزشی می شود مدیر واحد آموزش می تواند اجناسی را خریداری نماید در صورتی که اقلام خریداری شده اموال غیر مصرفی باشد تقاضای برچسب نماید که کارشناس جمعدار اموال با رعایت ضوابط مربوط به شماره گذاری برچسب صادر می نماید ودر طبقه ی مربوط به خود ثبت می نماید
2-اهداء: اموالی که از طرف خیرین اهداء می شود اگر اموال غیر مصرفی باشد مدیر واحد آموزشی باارسال مشخصات به حسابداری برچسب از جمعدار اموال دریافت می کند.
3-تحویل توسط اداره آموزش وپرورش: اموالی که توسط اداره به واحد آموزشی تحویل داده می شود برچسب دار می باشد.
خروج اموال از واحد آموزشی:
خروج اموال از واحد آموزشی با دستور رئیس اداره وبا هماهنگی جمعدار اموال صورت می گیرد.
فرستادن لیست اموال رسیده به اداره کل:
جمعدار اموال کلیه اموالی که برچسب صادر می کند هر شش ماه یکبار با مشخصات کامل اموال به اداره کل ارسال می کند واز آن طریق هم به اداره دارایی ارسال و پس از تائید یک نسخه جهت بایگانی به کارشناس جمعداراموال عودت داده می شود.
اسقاط اموال:
اموالی که دراثراستفاده زیادازآن طی چند سال فرسوده وغیرقابل استفاده می شوند،اموال اسقاطی می گویند. برای ازرده خارج کردن اموال اسقاطی باید مراحلی طی شود ذیلاّشرح آن می آید.
امین اموال ابتدا مکانی رابرای گذاشتن اموال اسقاطی درنظر می گیردسپس مجوزجمع آوری اموال اســـقاطی رااز واحدهای آموزشی راازاداره ی کل درخواست می نماید.پس از دریافت مجوز جمع آوری اموال اسقاطی کارشناس حسابدارو جمعداراموال به کلیه مدارس تابعه اعلام می کند تااموال اسقاطی رادرتاریخ معین ومکان تعیین شده بیاورند.پس ازجمع آوری کلیه اموال اسقاطی،لیستی ازمشخصات اموال اسقاطی تهیه وبه همراه درخواست مجوزاسقاط به اداره کل ارسال می کند.امین اموال اداره کل پس از طی مراحل اداری به معیت ذیحساب اداره کل آموزش وپرورش ومامور اداره کل دارایی جهت بازدید از به محل جمع آوری اموال اسقاطی آمده وطبق لیست ارسالی اموال اسقاطی راچک می کنند درصورت مطابقت طی صورتجلسه ای، اسقاطی بودن اموال ((فروش آن به صرفه وصلاح دولت نیست))راتایید می کنند.بعدازمدتی مجوز لیست اموال اسقاطی به امین اموال مدیریت تابعه عودت میگرددوجمعدار اموال ذکر شده ازدفاتر اموال حذف وبه مدارس اعلام می کند تا هرآموزشگاه اموال اشقاطی راکه ارسال کرده طبق برچسب از دفتراموال آموزشگاه حذف نماید.
1.احکام افزایش حقوق کارکنان بموقع صادر شودتاموجب پرداخت دیون نگردد.
2.دستورالعمل های صادره حتی الامکان برای یکسال تغییرنکند.
3.کسورات خارج ازوظایف حسابداری حذف گردد.
ماده 13) این دستورالعمل از تاریخ ابلاغ لازم الاجرا می باشد و با صدور آن کلیه ی آیین نامه ها، دستورالعمل ها و بخشنامه های قبلی که در این خصوص صادر گردیده اند، لغو و بلااثر می گردد.
چک
برداشت از حساب بانکی طی دسته چکی که از سوی بانک با معرفی مراجع ذیصلاح به مسئولین واحدهای آموزشی داده می شود صورت می گیرد . بنا بر این مدیران مدارس به منظور جلوگیری از هر گونه سوءاستفاده های احتمالی در هنگام صدور چک موارد زیر را باید مورد توجه قرار دهند :
1- تاریخ صدور چک با عدد و حروف نوشته شود .
2- مبلغ مندرج در چک باید با عدد و حروف نوشته شود و در صورتی که جای خالی مانده باشد جلوی آن را خط کشیده و مسدود نمایند .
3-نام گیرنده وجه و مشخصات آن در متن چک قید گردد.
4- حواله کرد چک را خط بزنید تا وجه چک فقط به ذینفع آن پرداخت شود.
5- به منظور رسیدگی های بعدی و نگهداری سوابق مربوط به چک های صادره بایدمشخصات کامل چک در ته سوش چک نوشته شود .
6- موجودی حساب بانکی باید پس از صدور هر چک در قسمت مانده کنونی ته سوش چک قید شود .
7- چک های دولتی باید به امضای حداقل دو نفر برسد .
8- پس از امضای چک توسط افراد ذیصلاح ، مهر آموزشگاه به چک صادره حک گردد .
9- حتی المقدور برای جلوگیری از سوءاستفاده های احتمالی روی مبالغ چک چسب زده شود.
10- هنگامی که چک در وجه فردی صادر گردید از تحویل گیرنده چک در پشت ته سوش چک امضاء دریافت گردد .
هــزینـه :
منظور از هزینه مبالغی است که جهت کسب درآمد به خرج گرفته می شود یعنی اگر موسسه ای کارش ارائه خدمات است برای انجام و ارائه این خدمات متحمل خرج ها و پرداخت هایی می گردد که آنها را هزینه می گویند. یا اینکه اگر به کار خرید و فروش کالا اشتغال دارد، به منظور تحقّق این هدف پرداخت هایی انجام می دهد که همانا هزینه می باشد .
هزینه طبق تعریفی که در قانون محاسبات عمومی کشور برای آن ارائه شده است یعنی هر نوع وجهی که بابت کالای تحویل شده یا خدمت انجام شده به ذینفع پرداخت می شود . بنا بر این شرط لازم و کافی برای تحقّق هزینه در سازمانهای دولتی ایران،تحویل کالا یا انجام خدمت و پرداخت وجه آن می باشد .

منابع تامین بودجه و اعتبارات مورد نیاز مدرسه :
1-هزینه ســـرانه : وجوهی که از محل اعتبارات وزارت آموزش و پرورش یا ادارات کل آموزش و پرورش به حساب واحد آموزشی واریز می گردد .
مصارف اعتبارات و سرانه ها : اعتبارات وسرانه ها(منابع مالی مدرسه ) باید برای مصارف ذیل هزینه گردد :
1- حمل و نقل و ارتباطات(شامل هزینه های پستی و تلفنی ، مخابرات ، حمل و نقل اموال و اشیاء متعلّق به مدرسه ، رفت و آمد دانش آموزان و هزینه های مشابه )
2- تعمیر تجهیزات و وسایل و ساختمان ها و پرداخت حق بیمه آنها در مقابل سرقت ، زلزله و سیل و آتش سوزی و …
3- سوخت و آب و برق و تلفن
4- مواد و لوازم مصرفی و درحکم مصرفی اعم از آموزشی ، کارگاهی و آزمایشگاهی ، اداری و بهداشتی ، ورزشی و پرورشی
5-تهیه وسایل مصرف نشدنی آموزشی و کمک آموزشی (آزمایشگاهی و کارگاهی) ورزشی و اداری و سایر اموال غیرمصرفی دیگر
6- هزینه های مربوط به فعالیت های پرورشی شامل : اقامه نماز ، برگزاری اردوها ، مسابقات ورزشی ، علمی، فرهنگی و هنری ، اجرای مراسم ایام ا… و اعیاد مذهبی ، ملی و مناسبت های مختلف
7- هزینه های مربوط به فعالیت های فوق برنامه پرورشی و ورزشی و کمک های ضروری به دانش آموزان و خرید جوایز و هدایا
8- هزینه تشکیل کلاس های آموزش خانواده و مشارکت درتشکیل وفعالیت مرکزراهنمایی و مشاوره خانواده ( وابسته به انجمن اولیاء و مربیان )
9- حق اشتراک مجلات آموزشی ( پیوند ، رشد ، تربیت و..)
10- تشویق کارکنان ، معلمان و مربیان مدرسه با رعایت مفاد ماده 90آیین نامه اجرایی مدارس
11- پرداخت حق التدریس معلمین و حق الزحمه عوامل اجرایی کلاس های جبرانی و فوق برنامه از محل وجوه مربوط به کمک هزینه خدمات خاص آموزش و پرورش
12-پرداخت فوق العاده خاص و کارانه از محل بند 3 ماده 11 قانون شوراها پس از تصویب شورای آموزش و پرورش
13- تهیه موادغذایی در مدارس شبانه روزی
14- تهیه وسایل ایمنی آموزشگاه
15- سایر موارد پیش بینی نشده که انجام آن در ارتباط با فعالیت مدرسه ضروری و اجتناب ناپذیر است .
یادآوری این نکته ضروری است که در تنظیم اسناد حسابداری ، حساب های هزینه همیشه بدهکار بوده و حساب های درآمدی که شامل سرانه ، کمکهای مردمی و …. می باشند همیشه بستانکار می باشند .
سوال : آیا مدیران مدارس می توانند برای تقدیر و تشویق کارکنان و معلمان مثلاً در هفته معلم از محل سـرانه مبلغی برداشته و هدایایی خریده و به آن ها اهداء نمایند ؟
پاسخ : خیر ، مدیران مدارس از محل سرانه مجاز به تهیه هدایا برای معلمان نمی باشند امّا به استناد ماده 90 آیین نامه اجرایی مدارس از محل کمک های مردمی با موافقت انجمن اولیاء و مربیان می توانند جهت تشویق کارکنان و معلمان استفاده نمایند .
2- کمک های بخش دولتی :کلیه وجوهی که از طریق دستگاه ها و سازمان های دولتی و وابسته به دولت و شهرداری ها و نهادهای عمومی غیر دولتی و موسسات مشابه ، در اختیار واحد آموزشی گذاشته می شود .
3- کمک ها و هدایای خاص مردمی : وجوهی که از طرف اشخاص حقیقی و موسسات عام المنفعه ، برای مصارف خاص در اختیار واحد آموزشی قرار می گیرد .
4- کمک های خاص اولیاء : برای بهبود شرایط تحصیلی دانش آموزان .
5- کمک هزینه خدمات آموزشی و پرورشی :وجوهی که اولیاء برای کمک به اجرای فعالیت هایی نظیر تشکیل کلاسهای تقویتی و جبرانی و غیره می پردازند .
دریافت کمک های مردمی ، منوط به رعایت شرایط و مقرراتی است که در آیین نامه مالی واحدهای آموزشی و پرورش درج گردیده است .
شرایط وشیوه مصرف وجوه حاصل از منابع تامین اعتبار:
این وجوه باید به حساب بانکی مدرسه واریز و با رعایت مقررات مربوط ، تحت نظر شورای مالی مدرسه هزینه شود .
در روستاها و مناطقی که کمک کنندگان دسترسی به بانک نداشته باشند ، مدیر مدرسه به ازای دریافت کمکهای نقدی ، قبض شماره دار و معتبر صادر و به اولیاء تحویل می دهد . وجوه جمع آوری شده در اولین فرصت با هماهنگی انجمن اولیاء و مربیان باید به حساب بانکی مدرسه واریز شود و در پایان هر سال تحصیلی گزارش عملکرد کمک های مردمی با امضای مدیر و رئیس انجمن اولیاء و مربیان به شورای آموزش و پرورش شهرستان ارسال گردد .
ماده 87 – شورای مالی مدرسه در هر سال تحصیلی با عضویت رئیس انجمن اولیاء و مربیان ، نماینده شورای معلمان و مدیر مدرسه تشکیل می شود و باید اسناد هزینه به امضای اعضای شورای مالی برسد .
مــاده 88 – برداشت از حساب مدرسه با دو امضاء از سه امضای شورای مالی مدرسه ( امضای مدیر و یک نفر دیگر از اعضای شورای مالی مدرسه ) صورت خواهد گرفت و اعضای شورای مالی در مقابل انجام هزینه ها مسئولیت مشترک خواهند داشت .
ماده 89- کلیه اموال و تجهیزات خریداری شده و اهدایی مدرسه باید مطابق مقررات مربوط شماره گذاری و در دفتر اموال مدرسه ثبت شود .
ماده 90 – استفاده از کمک های مردمی برای تشویق کارکنان ، معلمان و مربیان مدرسه می بایست با موافقت انجمن اولیاء و مربیان مدرسه صورت پذیرد .
ماده 91 – گرفتن هر گونه وجه بابت هزینه گردش های علمی ، تفریحی و تربیتی باید متناسب با هزینه های مربوط و توان پرداخت خانواده ها باشد و پس از موافقت انجمن اولیاء و مربیان مدرسه انجام گیرد .
ماده 92 – شیوه نامه لازم در خصوص مقررات مالی با رعایت مفاد این آیین نامه توسط وزارت آموزش و پرورش تدوین و ابلاغ می شود .

تـنـخــواه :
در بیشتر واحدهای آموزشی جهت سهولت در انجام پرداخت ها ، مقداری وجه نقد در اختیار شخص یا اشخاص قانونی که " مدیر " نامیده می شوند ، گذاشته می شود تا پرداخت های جزئی که نیازمند انجام تشریفات معمول پرداخت نمی باشد از آن محل انجام شده و سپس اسناد و مدارک مثبته در این زمینه تهیه شود
مبلغ تنخواه گردان با صدور چک در وجه مدیر آموزشگاه به وی پرداخت می شود مبلغ تنخواه گردان لازم است در پایان هر دوره مالی تسویه شود .
شورای مالی می تواند جهت پرداختهای فوری و اضطراری و انجام هزینه های مدرسه طبق ماده 6 آیین نامه مالی مدارس مبلغی تنخواه گردان حداکثر تا 3000000 ریال در اختیار مدیر مدرسه قرار دهد . بنا بر این تنخـواه وجهـی است که در اختیار مدیرمدرسه قرارمی گیردتا باآن هزینه های جاری مدرسه را انجام دهد.
تـبـصــره : حداکثر مبلغ تنخواه گردان در ابتدای هر سال تحصیلی با تصویب شورای آموزش و پرورش استان قابل تغییر است .
در پایان سال یا دوره مالی که قرار است تراز مالی دوره تنظیم شود اگر مبلغی از تنخواه در دست مدیران باقی مانده باشد موظفند آن را به حساب آموزشگاه در بانک واریز نمایندسپس به تنظیم تراز مالی اقدام کنند.
نکته مهم :اگر مدیری پس از آنکه خریدی برای مدرسه انجام داد و در وجه فروشنده چکی صادر کرد در تنظیم اسناد ،حساب بانک بستانکار خواهــد شد واگروجه موردنظر را از محل تنخواه که دردست مدیر می باشد پرداخت نمایددر تنظیم اسناد ، حساب تنخواه بستانکار خواهدگردید و حساب هزینه ها بدهکار می شوند
بنا بر این مدیران مدارس در هنگام ثبت عملیات حسابداری باید به این نکته توجّه داشته باشند.
مدیرامورمالی مجاز است به منظور تسهیل درامر پرداخت مخارج واحدها , تنخواه گردان انتخاب و به تصویب مدیر عامل برساند همچنین قسمت های مختلف شرکت که احتیاج به وجوه تنخواه گردان نقدی دارندتقاضای خود را با ذکر مبلغ و همراه با توجیهات و دلائل کافی و همچنین نوع و مشخصات هزینه هائی را که از محل تنخواه گردان پرداخت خواهد شد به امور مالی ارسال خواهند نمود
ایجاد تنخواه گردان نزد هریک از شعب بانکها و موسسات مالی اعم از دفتر مرکزی و کارخانه منوط به پیشنهاد مدیرعامل و تصویب هیات مدیره خواهد بود و برداشت از این حساب با امضای متفق تنخواه گردان و مدیرعامل یا مدیر امورمالی میباشد معمولا در کارخانجات تنخواه مشترک به امضای مدیرکارخانه و مسول مالی مستقر در کارخانه صورت میگیرد
درمورد حساب تنخواه گردان نزد بانکها و موسسات مالی , به هیچ عنوان چکهائی که بنام شرکت ازمحل درآمدها واصل شده است , تحت هیچ عنوان به این حساب منظور نمی گردد , ضمن اینکه تنخواه گردان اجازه استفاده از حساب مذکور در امور شخصی را نخواهد داشت .
هرگاه وجوه تنخواه گردان نزد بانکها و موسسات مالی نگهداری شود ، مسئولین تنخواه گردان بایستی تصویر چکهای صادره را به همراه سند مربوطه ضمیمه گزارش تنخواه نمایند همچنین چک بایستی دروجه ذینفع صادر و حواله کرد آن خط زده شود و صادر کننده از صدور چک بی محل و چک دروجه حامل جدا خودداری نماید با این حال تنخواه دار مکلف است درهرماه گردش حساب مذکور را به امورمالی ارائه نمایدضمن اینکه هرنوع اسناد پرداخت , اعم از چک یا دفترچه های بانکی نیز بایستی پس از انقضای مدت استفاده , ته سوش آنان به امور مالی واگذار گردد .
ماده 2ـ مبلغ تنخواه گردان .
1ـ2ـ درابتدای هرسال مبلغ هریک از تنخواه ها با توجه به حجم احتیاجات هر واحد, برای مدت معین و با درنظر گرفتن گزارش عملیات سال قبل و پیش بینی نرخ تورم درسال جاری تعیین میگردد
متوسط این مبلغ را درصورت ثابت بودن شرایط از رابطه زیر می توان محاسبه نمود
مخارج روزانه × ( مدت زمان واریز تنخواه گردان + دوره زمانی تنخواه گردان ) = مبلغ تنخواه گردان
دوره زمانی تنخواه گردان : عبارت است از فاصله بین دو صورت وضعیت تنخواه گردان
زمان واریز تنخواه گردان : عبارت است از مدتی که باز پرداخت مخارج تنخواه به طول می انجامد .
2ـ2ـ تعیین مبلغ تنخواه درمورد اشخاصی که سابقه پرداختهای قبلی را ندارندبرآورد پرداختهای ماهانه سال جاری و با رعایت مفاد این آئین نامه خواهد بود
3ـ2ـ درشرایط فورس ماژور بحران های مالی و یا حساس بودن عملیات اجرائی مبلغ تنخواه گردان مربوطه بنابه پیشنهاد مدیرامور مالی و تصویب مدیرعامل برای مدت زمان مشخص تغییر می یابد
4ـ2ـ در صورتی که جمع وجوه نزد تنخواه گردان برای انجام امور محوله کافی نباشد براساس درخواست کتبی فرد و با اتکاء به روش و مستندات کافی و تشخیص مدیرامورمالی نسبت به افزایش مبلغ سقف تنخواه اقدام خواهد شد .
5ـ2ـ افزایش مبلغ تنخواه درمورد پرداختهایی که جنبه استمرار ندارند تابع مقررات بند 3ـ2 خواهد بود
6ـ2ـ سقف تنخواه فرعی یک میلیون ریال میباشد که به پیشنهاد مدیرامور مالی و تصویب مدیریت عامل قابل پرداخت می باشد
ماده 4ـ مدت تنخواه گردان
1ـ4ـ مدت تنخواه گردان: زمانی است که مسئول تنخواه گردان نسبت به انجام مخارج و جمع آوری اسناد و مدارک و ارسال آن به امورمالی اقدام نماید.
2ـ4ـ مدت زمان مذکور: درشرایط عادی نباید کمتر از 5 روز و بیش از 15 روز به طول انجامد.
3ـ4ـ درصورت طولانی تر شدن مدت زمان تنخواه بیش از زمانهای مورد اشاره ، اسناد ارسالی به دلیل رعایت نمودن سیستم کنترل داخلی , به هیچ عنوان مورد پذیرش نخواهد بود .
ماده 5 ـ حدود اختیارات و ضوابط هزینه
1ـ5ـ بطور کلی حدود اختیارات تنخواه گردان تابع آئین نامه ها ، دستور العمل ها و بخشنامه هایی است که حسب مورد به تصویب مدیرعامل یا هیات مدیره شرکت رسیده باشد
2ـ5ـ برای ارسال صورت خلاصه اسناد تنخواه ،رعایت اصول کنترلهای داخلی حسابها الزامی بوده که برای این منظور ذکر نکات ذیل ضروری خواهد بود
ـ کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست با نام شرکت انجام شود
ـ کلیه اسناد و مدارک پرداخت درصورت نیاز بایستی درفرم درخواست کالا که به تائید مقام های مجاز واحد رسیده باشد انجام پذیرد
ـ کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست دارای عناوین نام فروشنده , مهر, امضاء , آدرس و تلفن فروشنده باشد .
ـ کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست دارای سریال عطف که حاوی شماره تنخواه و شماره ردیف سند مثبته می باشد , ممهور شود .
ـ از آنجائیکه برای برخی مخارج عرفا فاکتور صادر نمی شود , تنخواه گردان مکلف است از فرمهای تهیه شده مربوطه استفاده نماید .
ـ درصورتیکه اسناد و مدارک ارسالی تماما پرداخت شده است , روی یکایک آنها مهر پرداخت شد ممهور شود
ـ روی کلیه اسناد و مدارک ارسالی حسب مورد , مهر کمترین قیمت خریداری شده است ممهور شود .
ـ هرگاه سازمانهای دولتی برای کنترل فعالیتهای اقتصادی , ابزارهای خاصی را وضع نماید , عینا در عملیات خرید و فروش لازم الاجرا خواهد بود و مسئولین تنخواه گردان ضمانت اجرائی آن را عهده دار می باشند .
ـ مسئولین تنخواه گردان از کل وجوه دراختیار خود حق واگذاری هرگونه وام ، علی الحساب , مساعده , پیش پرداخت و یا وجه امانت , خارج از ضوابط مالی شرکت به افراد و موسسات را نخواهد داشت و صرفا امانت داراین وجوه می باشند . ضمن اینکه هرنوع نقل و انتقال وجه درخصوص موضوع های فوق و سایر موضوعات پیش بینی نشده , کان لم یکن خواهد بود .
ـ بدلیل تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک مثبته , مسئولین تنخواه مکلف هستند در روی هریک از اسناد ارسالی مراکز هزینه و پروژه آن را قید نمایند .
ـ درصورت خرید یا تعمیر دارائی های ثابت یا حقوق مالی , مسئولین تنخواه مکلف هستند حسب مورد محل استفاده یا استقرار ، مشخصات فرد تحویل گیرنده را درفرم تهیه شده , منضم به اسناد پرداخت فوق به امورمالی ارائه نمایند .
ـ درصورت نیاز به تهیه صورتمجلس برای هرنوع عملیات اجرایی اصل صورتجلسه به ضمیمه تنخواه و تصویر آن نزد تنخواه دار باقی خواهد ماند .
ـ درخصوص پرداخت هایی که براساس قرارداد , حقوق دولتی و قانونی در آنها لحاظ گردیده است تنخواه گردان مکلف است با هماهنگی امورمالی نسبت به پرداخت وجه اقدام نماید .
ـ درمواردیکه فروشنده یا سرویس دهنده خدمات بعضا از صدور فاکتور خودداری نماید تا میزان 000 ,100 ریال با گواهی متصدی تنخواه گردان مبنی براینکه کالا و یا سرویس به نازلترین مبلغ ابتیاع شده است با ذکر نام فروشگاه یا سرویس دهنده بلامانع است . در مورد مبلغ بیش از 000 ,100 ریال تائید قبلی و کتبی مسئول تنخواه گردان نیز ضرورت خواهد داشت . هرگاه مبلغ مذکور بیش از 200000 ریال باشد موضوع باید کتبا به معاونت مربوطه اعلام و پس از تائید ایشان درذیل گزارش کتبی نسبت به انجام خرید کالا و یا سرویس اقدام لازم به عمل آید .
4ـ5- هر تنخواه گردان تنها مسئولیت یک تنخواه گردان را داشته و واگذاری مسئولیت بیش از یک تنخواه گردان به یک فرد جایز نیست
5ـ5 -درصورت دریافت اسناد و مدارک تضمین از اشخاص ثالث یا طرف معامله مراتب می بایست ظرف همان روز به امور مالی گزارش و کلیه اسناد و مدارک مربوطه به صندوق شرکت واگذار گردد
ماده6 : نحوه بازیافت هزینه ها و اقدامات امورمالی
1ـ6ـ دریافت هزینه های انجام شده ازمحل تنخواه گردان بابت خرید کالا یا هزینه های مجاز درصورتی امکان پذیر است که مخارج انجام شده با رعایت کامل این دستورالعمل و درچارچوب آئینامه معاملات انجام گرفته باشد
2ـ6ـ متصدی تنخواه گردان فاکتور های هزینه را به ترتیب تاریخ قرارداده و سپس آنها را به ترتیب شماره ازیک شماره گذاری نموده و درصورت خلاصه هزینه های تنخواه گردان به ترتیب شماره فاکتور و تاریخ آنها را ثبت نماید و صورت و ضمائم آن را به تائید برساند
3ـ6 ـ امورمالی سریعا به اقلام هزینه رسیدگی و ضمن تفکیک عوامل هزینه درخلاصه تنخواه گردان و حصول اطمینان از انجام کامل مقررات شرکت و دستورالعمل تنخواه گردان و همچنین حصول اطمینان از اجرای آئینامه معاملات نسبت به بازپرداخت آن اقدام می نماید
4ـ6ـ درصورتیکه تعدادی از اسناد هزینه مورد تائید نباشد و یا آنکه هزینه فاقد مدارک مستند باشد معادل مبلغ سند از صورت تنظیمی کسر و نسبت به پرداخت بقیه مبلغ اقدام می نماید ضمنا سند مذکور از جمع اسناد جدا و به متصدی تنخواه برگشت داده می شود .
5ـ6ـ درمواردیکه هزینه انجام شده خرید کالا باشد برگ رسید کالا به انبار و برگ سفارش خرید می باید ضمیمه فاکتور مربوطه گردد و چنانچه هزینه مربوطه با خذ سرویس یا خدمات باشد تائید واحد گیرنده سرویس و خدمات در روی فاکتور اصلی هزینه الزامی است
فاکتور : فاکتور به هر نوع مدرکی گفته می شود که حداقل حاوی اطلاعات زیر باشد:
1- مقدار کالای تحویل شده یا کار انجام شده
2- بهای واحد کالا یا کار
3- جمع کل بهای کار یا کالای تحویل شده به عدد و حروف بر حسب ریال
4- نام و نشانی کامل فروشنده یا انجام دهنده کار به همراه امضاء( ممکن است نام و نشانی فروشنده یا انجام دهنده کار به صورت حک مهر در ذیل فاکتور باشد )
5- تعیین نوع کالا یا خدمات در ستون شرح
6- ثبت تاریخ خرید و فروش کالا در سربرگ فاکتور به روز ، ماه و سال
7- ثبت عنوان خریدار در قسمت صورتحساب مندرج در سربرگ فاکتور

سند حسابداری :
هر فعالیت مالی که واقع می شود حداقل در دو حساب ( بدهکار و بستانکار ) تاثیر می گذارد . حساب هایی که بر اثر وقوع فعالیت مالی تحت تاثیر قرار می گیرند در ورقه ای به نام سندحسابداری ثبت وازآن طریق دردفاتر حسابداری (روزنامه وکل) منعکس می شود . بنابراین سند حسابداری ، برگه ای است که در آن فعالیت های مالی انجام شده بر حسب نوع حساب ، بدهکار و بستانکار می گردد .
در سند حسابداری ، دریافتها در ستون بدهکار و پرداختها در ستون بستانکار درج می شود. در هر سند باید جمع مبالغ دریافتی و پرداختی یکسان باشد و سند حسابداری ، تراز حسابهای بدهکار و بستانکار را نشان می دهد .
سند حسابداری پس از امضای مراجع صلاحیت دار در یک سازمان قابل ثبت در دفاتر حسابداری می باشد.
سند حسابداری مورد نیاز مدارس باید دارای فضای مناسب جهت درج اطلاعات ذیل باشد :
1- شماره سند و تاریخ سند حسابداری
2- ذکر تعداد برگه های پیوست به سند حسابداری
3- ذکر شماره صفحه دفتر کل
4- شرح کافی در مورد واقعه مالی و ذکر شماره چک صادره
5- ستون مربوط به مبلغ که حسب مورد ، مبلغ جزء یا مبلغ بدهکار و یا مبلغ بستانکار به ریال می باشد.
6- ذکر جمع مبالغ به عدد و حروف
7- ذکر صفحه دفتر روزنامه در ذیل سند
8- نام و نام خانوادگی و سِمَت و امضای مسئولین مجاز
قسمتهای سند حسابداری :سند حسابداری فوق دارای قسمتهای ذیل می باشد که به شرح هرکدام می پردازیم:
1- شماره سند : در ابتدای دوره مالی بر روی هر سند شماره ای نوشته می شود که این شماره ها از آغاز دوره مالی با عدد یک آغاز و به طور پیاپی تا پایان دوره مالی ادامه می یابد
2- تاریخ : منظور تاریخ وقوع معاملات است که با تاریخ فاکتور یکی می باشد. بر اساس روز ، ماه وسال
3- پیوست : منظور تعداد برگه هایی است که به سند پیوست می باشد . اگر به حساب واحدآموزشی مبلغی تحت عنوان سرانه ویا هروجه دیگری واریز شود ضمن پیوست فیش بانکی به سند ، در قسمت پیوست نوشته می شود : یکبرگ. واگر مبلغی از سرانه با صدور چک در وجه ارائه دهنده خدمات هزینه گردد و کالاهایی خریداری شود ضمن پیوست یکبرگ مجوز هزینه (خرید) و یکبرگ فاکتور خرید به سند حسابداری در قسمت پیوست نوشته می شود : دوبرگ . واگر از محل تنخواه پرداخت شود ضمن پیوست فاکتور به سندحسابداری در قسمت پیوست سندحسابداری " یکبرگ " نوشته می شود.
4- شماره دفتر کل : منظور شماره صفحه دفتر کل است که عنوان حساب در آنجا ثبت شده است .
5- شماره دفتر معین و مبلغ جزء: در مدارس به علت حجم محدود فعالیت های مالی نیاز به ثبت شماره دفتر معین نمی باشد ولی برای مبلغ جزء اگر قرار باشد مثلاً دو یا چند فاکتور در یک سند نوشته شود مبالغ هر فاکتور به صورت جز به جز و به تفکیک در ستون مبلغ جزء و به صورت جمع در ستون بدهکار نیز ثبت می شود و شرح کافی داده خواهد شد .
6- ستون شـرح : در این ستون ابتدا نام حسابی که بدهکار می شود درمنتهی الیه سمت راست ستون و سپس نام حسابی که بستانکار می شود یک سطر بعد ( خط دوم ) و متمایل به سمت چپ نوشته می شود ، بعد از آن ، شرح مربوط به فعالیتهای مالی ثبت می گردد .
7-ستون بدهکار : در این ستون ، مبلغی که یک حساب بدهکار گردیده ، دقیقاً در مقابل نام حساب ثبت می گردد .
8- ستون بستانکار : در این ستون ، مبلغی که یک حساب بستانکار شده ، دقیقاً در مقابل نام حساب ثبت می گردد .
برای اینکه در ثبت مبالغ مربوط به بدهکار و بستانکار اشتباهی صورت نگیرد و هر عدد در جای خود ثبت گردد ارقام و اعداد را در ستونهای سندحسابداری ، دفتر روزنامه و دفترکل ازسمت راست ستون ثبت می نماییم.
9- در قسمت پایین سند جمع مبالغ به صورت عدد و حروف نوشته شده و شماره صفحه دفتر روزنامه نیز قید می گردد.
10- ذیل سند توسط افرادی که مشخص شده است امضاء می شود و در مدارسی که پست حسابدار وجود ندارد نیاز چندانی به امضاء آن قسمت نمی باشد .
سندحسابداری

تاریخ : 6/7/85 پیوست : یک برگ
شماره
شماره دفتر
شرح
مبلغ جزء
بدهکار
بستانکار

معین
کل

ریال
ریال
ریال
1

11
1
بانک جاری
سرانه
واریز به حساب آموزشگاه بابت سرانهبهداشتی طبق فیش پیوست

97530

97530
جمع کل: نود و هفت هزار و پانصد و سی ریال
97530
97530
جمع مبلغ 97530ریال به شرح بالا به صفحه یک در دفتر روزنامه ثبت گردید .
حسابدار:……………..رئیس واحدآموزشی…………..رئیس انجمن اولیاءومربیان:…………….

مراحل یا چرخش سند های ارسال شده مناطق به ترتیب زیر انجام می شود:
1-تحویل دیسکت به دفترداری جهت ذخیره اولیه سند :در این مرحله در دفترداری مهر اطلاعات دریافت شد2-بر روی برگه سند حسابداری منطقه زده می شود . 3-دستور ذیحساب 4-بودجه 5-دبیرخانه حسابداری 6-اعتبارات 7-رسیدگی 8-دفتر داری جهت ثبت 9-مدیر مالی 10صدور چک 11-ذیحساب 12-رئیس دستگاه 13-بایگانی
تذکرخیلی مهم :اگر مناطقی که سند موقت تحویل دفترداری می نمایندقبل یا بعد از رسیدگی به هر دلیلی روکش سند تغییر کرد باید به اطلاع دفترداری، اعتبارات و بودجه برسد تا مغایرت احتمالی بر طرف شود

دفتـر روزنـامـه:
اطلاعات مربوط به فعالیت های مالی پس از تجزیه و تحلیل ( تعیین حسابهای بدهکار و بستانکار ) و تنظیم سندهای مربوط در دفتری به نام دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می گردند .
در دفتر روزنامه، کلیه فعالیتهای مالی مدرسه ، که مستلزم دریافت و یا پرداخت وجه است ، بر اساس سند حسابداری و به ترتیب تاریخ و با درج شماره سند ، ثبت می گردد.
کلیه دریافتها در ستون بدهکار و کلیه پرداختها در ستون بستانکار درج می شود . در انتهای هر صفحه دفتر ، جمع ستون بدهکار و بستانکار نوشته می شود که باید تراز باشد و یک عدد یکسان در دو ستون ثبت گردد . سپس جمع به دست آمده به صفحه بعد منتقل می گردد.
ساده ترین و متداول ترین نوع دفتر روزنامه ، دفتری است که آن را دفترروزنامه عمومی یا دفتر روزنامه دوستونی می نامند . این دفتر دارای دو ستون برای ثبت مبالغ بدهکار و بستانکار می باشد .
به طور خلاصه می توان گفت که اطلاعات مربوط به دفتر روزنامه را دقیقاً می توان از روی سندحسابداری که تنظیم شده ، ثبت نمود .
چگونگی ثبت دردفتـر روزنـامـه:
پس از اینکه سند حسابداری تنظیم و بدهکار و بستانکار حساب مشخـص گـردیـد بـه ثبت فعالیتهای مالی در دفتـر روزنـامـه می پردازیم. حال با توجـه به نمونه دفتر روزنامه( نمونه صفحه قبل ) به شرح نکاتی در رابطـه بـا قسـمتـهای دفـتـر روزنـامــه می پردازیم:
1-عنوان صفحات دفتر روزنامه : معمولاً در بالای صفحات دفتر روزنامه ، نام دفتر و نام واحدآموزشی که این دفتر متعلق به آن است نوشته می شود(مثلاً دفتر روزنامه دبستان…….) همچنین قید شماره صفحه در بالای آن و ذکر سال تحصیلی الزامی است .
2- ستون ردیف : در آغاز دوره مالی شماره ردیف از یک شروع می شود و شماره ردیف با شماره سند برابر می باشد و تا پایان دوره مالی ادامه می یابد.در بعضی از دفاتر به جای ستون ردیف ، شماره روزنامه قید شده است .
3- ستون تاریخ: این قسمت از دو ستون ، یکی مربوط به روز و دیگری مربوط به ماه تشکیل می شود. معمولاً تاریخ سال مالی را در قسمت بالای این ستون در زیر کلمه تاریخ در ابتدای هر صفحه می نویسند .
در صورتی که یک دفتر روزنامه برای چندسال متوالی مورد استفاده قرار گیرد، در هنگام شروع سال جدید ، قید تاریخ سال جدید حتّی در وسط ستون ماه ( از همان جایی که اوّلین فعالیت مالی سال جدید نوشته می شود) ضروری است . لازم به ذکر است که تاریخ روز و ماه باید در مقابل ثبت هر یک از فعالیتهای مالی قید گردد
4- ستون شماره دفتر کل : منظور شماره صفحه دفتر کل است که عنوان حساب در آنجا ثبت است وقتی مبالغ مربوط به هر حساب از دفتر روزنامه به دفتـر کل منتـقل گردید شماره صفحه دفترکل در این ستون ثبت می گردد . تکمیل این ستون در دفتر روزنامه نشان دهنده انتقال ثبت از دفتر روزنامه به دفتر کل است
5- ستون شرح:دراین ستون،شرح مربوط به هریک ازفعالیتهای مالی ثبت می گردد بدین ترتیب که ابتدا نام حسابی که بدهکار می گردد در منتهی الیه سمت راست ستون ودر مقابل تاریخ وقوع فعالیت مالی که ثبت گردیده ، سپس نـام حسـابــی که
بستانکار می گردد یک سطر بعد از آن و متمایل به سمت چپ ثبت می شود و شرح فعالیت مالی در سطر بعد مانند شرح سند حسابداری نوشته می شود .
6- ستون شماره سند : در این ستون ، شماره سند به ترتیب نوشته می شود که با شماره ردیف مساوی و یکسان خواهد بود .
7- ستون بدهکار : در این ستون ، مبلغی که یک حساب بدهکار گردیده دقیقاً در مقابل آن ثبت می گردد .
8- ستون بستانکار : در این ستون ، مبلغی که یک حساب بستانکار گردیده دقیقاً در مقابل آن ثبت می گردد.
به طور خلاصه ، ثبت ستون بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه مانند بدهکار وبستانکارسندحسابداری می باشد. باید توجه داشت که برای ثبت یک فعالیت مالی در دفتر روزنامه باید از عناوینی استفاده شود که در دفترکل به کار می رود .
فواید استفاده ازدفتـر روزنـامـه:
گاهی تصور می شود که استفاده از دفتر روزنامه امری غیرضروری و زائد است در حالی که چنین تصوری صحیح نیست ، و وجود دفتر روزنامه کاملاً ضروری است . مهمترین فواید استفاده از دفتر روزنامه به شرح ذیل می باشد :
-کلیه فعالیتهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه نشان داده می شود : هر صفحه این دفاتر دارای ستون تاریخ متشکّل از روز و ماه می باشد . در این ستونها ، فعالیتهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می گردند در نتیجه در هر زمان دفتر روزنامه نشان دهنده کلیه فعالیتهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع است .
2- کلیه اطلاعات و توضیحات مربوط به هر یک از فعالیتهای مالی به طور یک جا در دفتر روزنامه نشان داده می شود : چون در ثبت فعالیتهای مالی در دفاتر روزنامه ،بدهکار و بستانکار هر حساب تعیین و سپس ثبت می گردد و نیز شرح هر فعالیت مالی در زیر آن ثبت و درج می شود. لذا در هر زمان می توان اطلاعات مربوط به هر فعالیت مالی را به طور یک جا از دفاتر روزنامه استخراج کرد .
3- استفاده از دفتر روزنامه در جلوگیری از وقوع اشتباه در عملیات دفترداری ، کمک می کند: از آنجایی که هر فعالیت مالی پس از تجزیه و تحلیل ، یعنی تعیین بدهکار و بستانکار در دفاتر روزنامه ثبت می گردند لذا عدم تساوی جمع ستونهای بدهکار و بستانکار در پایان هر روز یا هر فعالیت مالی ما را متوجه اشتباه در ثبت ارقام می نماید . به علاوه در صورتی که معاملات بدون ثبت در دفتر روزنامه مستقیماً در دفترکل ثبت گردند ، درصورت وقوع اشتباهاتی نظیر : از قلم افتادگی ، ثبت مکرر اقلام و …. وسیله ای برای کنترل در دست نخواهد بود .
دفتـرکــل:
دفترکل عبارت است از دفتری که در آن حسابها پس از طبقه بندی ، به طور جداگانه نگهداری می شوند. این حسابها ممکن است به صورت صفحات یک دفتر و یا به صورت کارتها و اوراق آزاد باشد . البتّه ، طبق قانون تجارت ایران ، استفاده از کارت به عنوان دفترکل مجاز نمی باشد .
در دفتر کل ، هر یک از حسابهای مدرسه در صفحه ای مستقل ثبت می گردد . مثلاً حساب بانک جاری ، سرانه ، کمکهای مردمی ، هزینه حمل و نقل و ارتباطات ، تنخواه و ….. در صفحه های جداگانه ای ثبت می شود و شماره مستقلی به آن اختصاص می یابد. هنگام ثبت هر حساب در دفتر روزنامه، شماره ای که در دفتر کل به آن اختصاص یافته است ، در ستون مربوط به شماره دفتر کل در دفتر روزنامه درج می گردد .

چگونگی ثبت دردفتـرکــل:
پس از ثبت فعالیت های مالی در دفتر روزنامه ، نوبت ثبت عملیات و نقل اعداد از دفتر روزنامه به دفتر کـل به منظور طبقه بندی فعالیتهای مالی و معاملات می باشد . دفتر کل ( نمونه صفحه قبل) دارای قسمت هایی می باشد که به شرح هر ستون می پردازیم :
1- عنوان حساب:در بالای صفحات مربوط به هر حساب ، نام حساب ذکر می شود . به عنوان مثال در بالای هر صفحه نوشته می شود : حساب بانک جاری یا حساب هزینه سوخت و آب و برق یا هر عنوان دیگری از حسابها .
2- شماره صفحه و عنوان سال تحصیلی : در بالای هر یک از صفحات دفترکل ذکر شماره صفحه به ترتیب و ذکر سال تحصیلی الزامی می باشد .( در بعضی از دفاتر شماره صفحه قید گردیده و ما فقط سال تحصیلی را قید می کنیم .)
3- ستون شماره روزنامه : منظور شماره صفحه دفتر روزنامه است که حساب در آنجا ثبت شده است . به عبارت دیگر در این ستون ، شماره صفحه دفتر روزنامه در مقابل هر یک از اقلام منتقل شده به دفتر کل ثبت می گردد .
4- ستون تاریخ : در این ستون ، تاریخ ثبت شده در دفتر روزنامه که همان تاریخ وقوع فعالیت مالی است نوشته می شودنه تاریخ انتقال اعداد از دفتر روزنامه به دفترکل . این ستون نیز مانند ستون تاریخ دفتر روزنامه به دو ستون جداگانه برای تاریخ روز و تاریخ ماه تقسیم می شود که تاریخ سال را در زیر کلمه تاریخ در ابتدای هر صفحه می نویسند .
5- ستون شرح : معمولاً در این قسمت شرح مختصری از معاملات طبق دفتر روزنامه نوشته می شود.
6- ستون بدهکار : در این ستون مبلغی که حساب بدهکار گردیده از روی دفتر روزنامه در سمت راست نوشته می شود .
7- ستون بستانکار : در این ستون نیز مبلغی که حساب بستانکار گردیده از روی دفتر روزنامه در سمت چپ نوشته می شود.
8- ستون تشخیص : در صورتی که حساب بدهکار شده باشد در ستون تشخیص ( بد) خلاصه شده کلمه بدهکار و در صورتی که حساب بستانکار شده باشد در ستون تشخیص (بس) خلاصه شده کلمه بستانکار نوشته می شود. به عبارت دیگر ، حسابهای هزینه همیشه بدهکار و حسابهای درآمدی شامل سرانه ، کمکهای مردمی و … همیشه بستانکار می باشند .
9- ستون باقیمانده : این ستون جهت ثبت مانده حاصل ازگردش عملیات می باشد . به طور مثال اگر وجوهی به حساب واریز شود ، به باقیمانده اضافه می شود و اگر وجوهی از محل سرانه ، هزینه گردد و از حساب برداشت شود از موجودی کم می شود .
صورت مغایرت بانکی
صورت مغایرت: هرگاه مانده دفتر با صورت حساب بانکی با هم برابر باشد به اصطلاح می گویند که مغایرت وجود ندارد در غیر این صورت مغایرت وجوه دارد که موارد مغایرت به شرح زیر می باشد .
1- وجوه بین راهی 2- اشتباه ثبتی توسط بانک3-چکهای بین راهی 4- وجوه فاقد مشخصات
5- وجوه واریز شده توسط اشخاص 6- هزینه های کارمزد بانکی 7- سفته های نکول شده 8-چکهای لاوصول
***مانده چکهای بین راهی ماه جاری از فرمول زیر نیز بدست می آید:
مانده چکهای بین راهی ماههای قبل + گردش بستانکار دفتر در ماه جاری – چکهای خارج شده از صورت حساب
*** مانده وجوه فاقد مشخصات ماه جاری از فرمول زیر بدست می آید:
مانده وجوه فاقد مشخصات ماه قبل + گردش بدهکار صورت حساب – گردش بدهکار دفتر در ماه جاری
ترازآزمایشی (ترازنامه):
ترازنامه یا بیلان عبارت است از صورت حسابی که وضع مالی یک موسسه را در یک تاریخ معیّن ( غالباً آخرین روز ماه یا سال ) نشان می دهد .
معمولاً در واحد آموزشی ، ترازآزمایشی چهار ستونی تهیه می شود که درآن ، دو ستون به بدهکار و بستانکار و دو ستون به مانده بدهکار و بستانکار اختصاص یافته است . تراز آزمایشی بر اساس نتایج به دست آمده از گردش حسابهای موجود در دفتر کل تهیه می شود و بر اساس آخرین نتیجه بدهکار و بستانکار هر حساب یا مانده بدهکار و بستانکار هر حساب ثبت می گردد . نکتـه قـابـل تـوجه آن است که جمع ستون بدهکار باید با جمع ستون بستانکار و جمع ستون مانده بدهکار باید با جمع ستون مانده بستانکار برابر باشد .
طبق ماده 11 – آیین نامه مالی مدارس مدیر مدرسه یا حسابدار مکلّفند تراز صورتحسابهای مالی واحد مربوطه را در پایان سال تحصیلی در 3 نسخه تنظیم و پس از تایید شورای مالی مدرسه یک نسخه آن را به اداره آموزش و پرورش و یک نسخه به دبیرخانه شورای آموزش و پرورش شهرستان و نسخه دیگر را جهت بایگانی در مدرسه نگهداری نمایند.
ضمناً به هنگام ارسال ترازمالی به اداره آموزش و پرورش ، صورتحساب بانکی تایید شده توسط بانک نیز لازم و ضروری است .
سال مالی مدرسه ، مطابق با سال آموزشی مدرسه است که از ابتدای سال تحصیلی شروع و تا پایان سال تحصیلی ادامه دارد .
نمونه ای از تراز مالی مورد استفاده مدارس را در صفحه بعد مشاهده می کنید :
در این تراز نام برخی از حسابها قید گردیده است و مدیران محترم می توانند برخی از سرفصلهای حسابها را طبق صفحه 6 و 7 این نوشتار اضافه نمایند.

نمونه ترازمالی

دبستان …………. تاریخ :
تراز آزمایشی سال تحصیلی …. – ….. شماره :
منتهی به 31/6/….13 پیوست :
شماره حساب : ……………..
شماره صفحه دفترکل
نام حساب
خلاصه عملیات
مانده عملیات

بدهکار
به ریال
بستانکار
به ریال
بدهکار
به ریال
بستانکار
به ریال

سرانه

کمکهای مردمی

دریافتی ازسایر منابع

هزینه حمل و نقل و ارتباطات

هزینه تعمیرتجهیزات و وسایل و ساختمانها

هزینه سوخت وآب وبرق وتلفن

هزینه مواد و لوازم مصرفی و درحکم مصرفی

هزینه تهیه وسایل مصرف نشدنی

هزینه مربوط به فعالیت های فوق برنامه

هزینه تهیه وسایل ایمنی آموزشگاه

تنخواه گردان

بانک جاری

مــوازنــه

امضای اعضای شورای مالی نام و نام خانوادگی مدیرآموزشگاه

قسمتهای ترازآزمایشی :
به طور کلی تراز نامه ( تراز آزمایشی ) دارای قسمتهای ذیل می باشد:
1- عنوان تراز آزمایشی : این عنوان شامل 3 سطر ،مرکب از نام واحدآموزشی ، عنوان تراز آزمایشی و تاریخ تهیّه آن می باشد .
2- قید شماره حساب آموزشگاه
3- ستون شماره صفحه دفتر کل : در این ستون شماره صفحه دفترکل که حساب در آنجا ثبت است ، هم ردیف با نام آن ثبت می گردد .
4-ستون نام حساب : در این ستون نام حسابها به ترتیب ، ابتدا حسابهای درآمدی که شامل سرانه ، کمکهای مردمی و دریافتی از سایرمنابع می باشد ، سپس هزینه ها و پس از آن حساب تنخواه و بانک جاری نوشته می شود .
5- ستون خلاصه عملیات : این ستون شامل 2 قسمت بدهکار و بستانکار می باشد که برای ثبت جمع طرف بدهکار و ثبتِ جمعِ طرفِ بستانکار هر حساب می باشد و چون جمع این دو ستون باید با هم برابر باشد عامل دیگری جهت کنترل ثبت کلیه عملیات در حسابهای دفتر کل خواهد بود و از همه مهمتر ، در صورتی که جمع ستونهای بدهکار و بستانکار با جمع ستونهای بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه برابر باشد ، نشان دهنده آن است که کلیه اقلام بدهکار و بستانکار از دفتر روزنامه به دفتر کــل نقل گردیده اند .
6- ستون مانده عملیات : که شامل 2 ستون بدهکار و بستانکار می باشد که برای ثبت مانده های بدهکار و ثبت مانده های بستانکار حسابها به کار می رود .
اشتباهاتی که موجب عدم توازن ستونهای ترازآزمایشی می شوند :
اگر جمع ستونهای بدهکار و بستانکار ترازآزمایشی با یکدیگر مساوی نباشند ممکن است اشتباهات ذیل در محاسبات رخ داده باشد :
1- اشتباه در نقل اعداد از دفتر روزنامه به حسابهای مربوط در دفتر کل.
2- ثبت مبلغی در بدهکار حساب به جای اینکه در بستانکار ثبت شود و بالعکس.
3- اشتباه در تعیین مانده حسابها. 4- اشتباه در نقل مانده حسابها به تراز آزمایشی(ترازنانه).
5- اشتباه در جمع ستون بدهکار یا بستانکار تراز آزمایشی.
6- انتقال مانده بدهکاریک حساب به ستون بستانکار تراز آزمایشی و بالعکس.
برای یافتن اشتباهات فوق ، بهتر است که صحّت عملیات به ترتیبِ معکوس ِ فهرستِ داده شده، کنترل گردد . یعنی ابتدا اطمینان پیدا کنیم که مانده های بدهکار و بستانکار به طور صحیح در ستونهای بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی ثبت شده است . بعد جمع مانده های بدهکار و بستانکار امتحان شود و به همین ترتیب ، عملیات را یکی یکی از پایین به بالا مورد آزمایش قرار دهیم .
درجه اطمینان ترازآزمایشی:
در صورت مساوی بودن جمع ستون های بدهکار و بستانکار ترازآزمایشی می توان اطمینان حاصل کرد که :
1- کلیه مبالغی که در بدهکار حسابها ثبت گردیده ، برابر با مبالغی است که در بستانکار حسابها ثبت شده است.
2- مانده بدهکار یا بستانکار حسابها به درستی محاسبه و به ترازنامه نقل شده است.
3- جمع ستونهای بدهکار و بستانکار ترازآزمایشی صحیح است .

بایگانی اسنادحسابداری:
مدیران واحدهای آموزشی ، مکلف به حفظ و نگهداری و بایگانی دفاتر ، اسناد و مدارک مالی بوده و باید آنها را در مکانی مناسب و امن بایگانی نمایند . همچنین مدیران در صورت جابجایی موظفند که کلیه دفاتر و اسناد مالی مربوطه را تحویل و تحوّل نمایند .
رعایت نکات زیر جهت تنظیم اسنادآموزش وپرورش الزامی است:
1- رعایت نکاتی مهم توسط مسئولین واحدهای آموزشی در هنگام صدور چک به منظور جلوگیری از هر گونه سوءاستفاده های احتمالی.
2- تشکیل شورای مالی در موعد مقرّر قبل از صدورچک برای آموزشگاه
3- تهیّه دفتر شورای مالی جهت ثبت صورتجلسات
4- در اختیار گذاشتن مبلغ حداکثر 3000000 ریال بابت پرداخت های فوری و اضطراری به مدیران واحدهای آموزشی با تصویب شورای مالی تحت عنوان تنخواه گردان .
5- توجه به نحوه هزینه کردن : اگر چک در وجه فروشنده صادر گردد حساب بانک بستانکار می شود و اگر وجه موردنظر در فاکتور از محل تنخواه که در دست مدیر می باشد پرداخت شود حساب تنخواه بستانکار می شود و هزینه ها بدهکار می گردند .
6- رعایت نکات مربوط به نوشتن سندحسابداری به طور کامل و ضمیمه بودن مدارک لازم به سند .
7- نوشتن دفتر روزنامه دقیقاً از روی سند حسابداری
8- رعایت نکاتی در رابطه با ثبت عملیات در دفتر روزنامه
9- توجه به فواید دفتر روزنامه
10- رعایت نکاتی در رابطه با ثبت عملیات در دفترکل
11- ارسال ترازآزمایشی در پایان سال تحصیلی به اداره آموزش و پرورش
12- تایید تراز آزمایشی توسط شورای مالی مدرسه
13- دریافت صورتحساب بانکی تایید شده از بانک و ارسال آن به همراه ترازآزمایشی به اداره
14- ثبت ستون حساب در تراز به ترتیب ، ابتدا حسابهای درآمدی ، سپس هزینه ها و پس از آن حساب تنخواه گردان و بانک .
15- مطالعه دقیق آیین نامه مالی واحدهای آموزشی و پرورشی

وظایف مدیران در زمینه مسایل و امور مالی :
از جمله وظایف مالی مدیران می توان به موارد زیر اشاره کرد :
تشکیل سرمایه و نگهداری حساب اموال ، تهیه فهرست موجودی ( دفتر اموال ) ، رعایت قوانین و مقررات مالی ، بررسی حساب های مدرسه از روی دفاتر و ارزشیابی آن ها ، تنظیم سند حسابداری ، تنظیم یا نظارت بر تنظیم دفاتر روزنامه و کل ، بررسی عملیات حسابهای بانکی ، چه به صورت جاری یا دیداری ، صندوق و حساب اشخاص به صورت بدهکاران و بستانکاران ، نظارت بر حسن اجـــرای امــور مالی مــدرسه ،تنظیم سند حسابداری ، تنظیم یا نظارت بر تنظیم دفاتر روزنامه و کل ، بررسی عملیات حسابهای بانکی ، چه به صورت جاری یا دیداری ، صندوق و حساب اشخاص به صورت بدهکاران و بستانکاران ، نظارت بر حسن اجرای امور مالی مدرسه ، تنظیم اسناد لازم بر مبنای مقررات مالی و مصوب ، کوشش برای آماده بودن سوابق جهت بررسی مقامات مربوط ، ارسال به هنگام گزارش های لازم به اداره آموزش و پرورش و پی گیری اقدامات مربوط .
مدیران مدارس ، به هنگام تغییر سمت نیز موظفند فهرست اسناد و دفاتر امتحانات و آمار و صورت اموال و وسایل مدرسه را در سه نسخه برابر مقررات مربوط تنظیم و پس از تایید مسئول جدید مدرسه ، یک نسخه را به اداره آموزش و پرورش بفرستند ، نسخه دوم را در مدرسه بایگانی کنند و نسخه سوم را به منزله رسید نقل و انتقال برای خود محفوظ دارند .
راهبردهای حسابرسی وکنترل امور مالی و بودجه
اجرای برنامه های آموزشی ، ایفای وظایف تدریس و ارایه خدمات فرهنگی و بهداشتی به دانش آموزان ، مستلزم استفاده از تسهیلات و تجهیزات ویژه است . تهیه و تدارک این امکانات جزو وظایف پشتیبانی و تدارکاتی یک مدیر مدرسه است . برای انجام دادن چنین وظایفی ، لازم است منابع مالی مدرسه ، چه از طریق دولتی و چه از راه کمک های مردمی تامین گردد . برای آن که یک مدیر مدرسه بتواند وظایف و مسئولیت های مالی خود را مطابق با ضوابط و مقررات و به نحو مطلوب انجام دهد ، ضروری است که با امور مالی ، تخصیص بودجه به امور و نحوه هزینه کردن آن آشنا باشد .

منابع وما خذ

(سایت اداره کل آموزش وپرورش) http://www.teo.ir
http://alborz.medu.ir/Portal/Home(سایت اداره آموزش وپرورش البرز)
http://fa.wikipedia.org/wiki/
http://hesabdaran-mobtaker.blogfa.com/post/14
http://hesabdari-khesht.blogfa.com
http://malizarinabad.blogfa.com/post-7.aspx
http://taavonapb.blogfa.com/post-4.aspx
http://rezaniknami.blogfa.com/post-1.aspx
http://refah2.isfedu.com/p.aspx?id=4
http://tashkilatsazeman.blogfa.com/post-29.aspx
http://www.mehrnews.com/fa/
http://malizarinabad.blogfa.com/post-7.aspx
http://ob.razaviedu.ir/articles/?SubsysID=815
http://modirekhallagh.blogfa.com/post-46.aspx
http://educationalinfo.blogfa.com/post-77.aspx
http://hesabdarifanooj.mihanblog.com/post/40
http://modirekhallagh.blogfa.com/post-46.aspx
http://najedu.com/