کارآموزی و تحقیق اصول انبارداری و حسابرسی انبار



بسم الله الرحمن الرحیم

دانشگاه آزاد اسلامی

رشته حسابداری
گزارش کارآموزی
اصول انبارداری و حسابرسی انبار
محل کار آموزی
استاد راهنما:
دانشجو:

انبار ساختمان یا محوطه ای تجاری است که با بهره برداری از یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم، برای نگهداری یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فرآورده های مختلف، استفاده می گردد. علاوه بر آن انبارها به عنوان نقاط و تاسیساتی برای نگهداری موقت به منظور توزیع و تجمیع کالاها در سیستم های توزیع نیز استفاده می شوند.
انواع انبار
انبارها را از لحاظ ساختمان به ۳ گروه تقسیم می کنند
* انبار پوشیده: بعضی از اجناس به علت حساسیت و مواد خاصی که در ساختمان شان به کار رفته باید در انباری که همه اطراف آن بسته و دارای سقف است ، نگهداری شوند.
* انبار سرپوشیده:نوعی انبار که سقف دارد ولی چهارطرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است اقلام و یا اجناسی که در مقابل نور مستقیم آفتاب و برف و باران خاصیت خود را از دست می دهند، در این انبارها نگهداری می شوند.
* انبار باز: این انبار به صورت محوطه است و معمولاً اجناسی که در مقابل نور آفتاب و برف و باران خاصیت اولیه خود را از دست نمی دهند با رعایت اصول انبارداری در آن نگهداری می شوند.
در واقع صنعتگران، وارد کنندگان و صادر کنندگان کالاها، عمده فروشان و گمرک از استفاده کنندگان از انبارها می باشند. انبارها معمولاً در شهرها، شهرک های صنعتی و کارخانجات ساخته می شوند ولی ممکن است جهت سهولت در دریافت و صدور کالا، در کنار راه های اصلی، فرودگاه و یا بنادر ساخته شوند تا کالاها مستقیماً به انبار وارد و یا از آن خارج گردد.
انبارها از لحاظ کاربری نیز ممکن است انواع گوناگونی داشته باشند مثل:
* انبارهای کالای خطرناک مثل کالاهای آتش زا یا پرتوزا
* انبار یا مخزن کالاهای گران قیمت
تقسیم انبار از دیگر جهات: – یکپارچگی (متمرکز و غیر متمرکز) – نوع کالا – خاصیت کالا – کاربرد – دوران ساخت و بهره برداری –
تعریف انبار
انبار به محلی اطلاق می گردد که کالا، اجناس، مواد اولیه و یا محصول در آن قرار دارد، این محل ممکن است سرپوشیده، محوطه سرباز، زیر زمین و یا حتی داخل یک دستگاه (همانند یخچال های صنعتی که داخل آن مواد غذایی و فاسد شدنی نگهداری می شود) باشد. گاهی انبارها داخل یک شرکت و یا کارخانه اند و گاهی در یک محیط خارج از آن قرار دارند، ولی اغلب شرکت ها سعی می کنند انبارهای خود (به خصوص انبارهای مواد اولیه) را داخل شرکت جای داده تا بتوانند کالاها و قطعات مورد نیاز خود را به سرعت و سهولت از آن خارج سازند و در تامین مواد اولیه مورد نیاز خود دچار وقفه نگردند.
اهمیت انبار به عنوان محل تجمع سرمایه هر سازمان بیش از پیش نمود پیدا می کند. انبار به عنوان حلقه ارتباطی بین تولید، توزیع و مصرف و همچنین ارتباط بین زنجیره خرید و فروش مواد و کالا و خدمات محسوب می شود. نکته ای که در بحث انبار بسیار حائز اهمیت است تمایز بین انبارهای مختلف در یک سازمان است و نمی توان انبار مواد اولیه و محصول را در یک جا قرار داد و هر دو را به یک شیوه اداره کرد. به عنوان مثال روش اجرایی که برای یک انبار مواد اولیه کارخانه تولید لوازم خانگی به کار می رود بسیار متمایز با روشی است که در انبار محصول آن به کار برده می شود و هریک باید به شیوه ای متفاوت اداره گردند. باید این نکته را توجه داشت که انبارهای مواد اولیه از اهمیت ویژه ای در یک کارخانه و یا کارگاه برخوردارند و اگر در زنجیره تامین کالا، که این واحد زیر مجموعه آن است مشکلی پیش آید قطعا تاثیر مستقیم و منفی بر تولید می گذارد و اگر بگوییم انبار مواد اولیه قلب تپنده یک شرکت تولیدی است سخنی به گزاف نگفته ایم، و هیچ سازمانی نمی تواند بدون داشتن یک روش مناسب و اجرایی درجهت برآوردن نیازهای بخش های مختلف به اهداف خود برسد. از این رو امروزه سازمان های موفق روشهای نوین و عملی مناسبی را در انبار و تامین نیازهای بخش های مختلف مخصوصا خط تولید که ارتباطی مستقیم با واحد انبار مواد اولیه دارد اجرا می کنند و این روش ها را با علم روز جهان، به روز می کنند.
البته نباید اهمیت انبار محصول را نیز نادیده گرفت زیرا همانگونه که نقش انبار مواد اولیه مهم و اساسی است انبار محصول نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است. اگر سازمانی هرچه قدر هم پیشرفته و به روز باشد و تمامی مراحل تولید و یا مونتاژ به خوبی پیش رود اگر در قسمت انبار محصول خود دارای برنامه مناسبی نظیر نبود یک چیدمان مناسب و منظم و نداشتن موجودی از محصولات باشد به طور یقین با مشکلات اساسی مواجه می گردد و حتی ممکن است که یک محصول تولیدی قبل از اینکه به دست مشتری برسد به علت های مختلف در داخل انبار محصول آسیب ببیند.
تجهیزات انبارداری
سیستم های انبارداری با توجه به نوع کاربری و جامعه مورد استفاده بسیار متفاوت است. در برخی از جوامع انبارها هنوز به صورت سنتی اداره می گردند حال آنکه برخی از انبارها کاملاً خودکار و مکانیزه می باشند، بدون اینکه نیاز به نیروی کار داشته باشند و از طریق سیستم های دریافت و انتقال خودکار کالاها و نرم افزارهای لجستیکی مدیریت می شوند. این سیستم ها معمولاً در انبارهای با دماهای بسیار پایین که کار کردن در آنها دشوار است و یا در مناطقی که قیمت زمین بسیار گران می باشد پیاده سازی می شود چرا که امکان استفاده از ارتفاع در این سیستم ها کاملاً مقدور می باشد.
با توجه به کاربری و تنوع زیاد انواع انبارها، ماشین آلات، سیستم ها و تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری بسیاری متناسب با نوع کاربری انبارها توسعه یافته اند. از مهمترین ماشین آلات مربوط به انبارها می توان به انواع جرثقیل ها، لیفت تراک ها و تسمه نقاله ها برای جابجایی کالا اشاره نمود. استفاده از تکنولوژی سامانه بازشناسی با امواج رادیویی در انبارها، در برخی از صنایع مدرن متداول است. ردیابی کالاها و کنترل موجودی انبار نیز بوسیله بانک های اطلاعاتی و تحت نرم افزارهای خاص انجام می پذیرد.
طراحی انبار
مکان یابی، طراحی سیستم ورود، جابجایی و خروج کالاها از انبار بسیار حیاتی است تا عملیات انبارها با حداقل هزینه و حداکثر بهره وری انجام پذیرد. از آنجا که کالای ذخیره شده در انبارها در فرایند تولید دارای ارزش افزوده کمی می باشند، در اواخر قرن بیستم استفاده از سیستم هایی نظیر جی آی تی جهت کاهش موجودی در فرایند و حذف انبارها بکار گرفته شد. دو موضوع مهمی که در مورد انبارها مورد توجه است، تعیین اندازه انبار و موقعیت آن می باشد. این دو فاکتور رابطه معکوس با یکدیگر دارند و همان طور که تعداد انبارها در کانال توزیع افزایش یابد، اندازه انبارها کوچک می شود و بالعکس.
* در محاسبه فضای انبار باید موارد زیر را در نظر گرفت:
* تعیین وظایف انبار مربوطه
* تعیین اقلام قابل ذخیره سازی از نظر نوع، خصوصیات فیزیکی (وزن، حجم، شکل ظاهری و امثال آن)، نحوه و محل انبار کردن (قفسه، محل باز، روی زمین و یا محل های دیگر
* تعیین روش حمل و نحوه ورود و خروج مواد
* برخی دانستنی ها در طراحی انبار
* اقلام پرمصرف یا حجیم و سنگین بهتر است نزدیک به محل مصرف انبار شوند و در انبار در نزدیکی درب نگهداری شوند
* بهتر است اقلام حجیم و بزرگ در قفسه بندی در طبقات پایینتر چیده شوند.
* حداکثر استفاده از ارتفاع به عمل آید.
* قابلیت دسترسی به همه کالاهای ذخیره شده تامین شود
* حداکثر استفاده از نیروی انسانی موجود و امکانات حمل ونقل به عمل آید.
* در طراحی انبار سازوکار لازم برای نظارت بر ورود و خروج قانونی اقلام دیده شود
* عملیات انبارداری توسط یک سیستم اطلاعاتی مناسب پشتیبانی شود
انبارداری
انبارداری به عملیات تخلیه، بارگیری، و نگهداری کالاهای مورد نیاز افراد و بنگاه ها در انبارهایی با شرایط مناسب تا زمان استفاده گفته می شود. به عبارت دیگر، انبارداری شامل سیستم های قرار گرفتن جنس در انبار و ایجاد روش ها و اعمال مدیریت کنترل موثر از زمان دریافت تا لحظه تحویل است. انبارداری به عنوان بخشی از عملکرد لجستیکی هر بنگاه اقتصادی، مسئولیت ذخیره و نگهداری موجودی را برای تولیدکننده، تامین کننده و مصرف کننده دارد.
تعریف انبارداری در یک بنگاه تولید می تواند به این صورت باشد که: "انبارداری عبارت است از دریافت مواد و اقلام، نگهداری صحیح و تحویل به موقع آن ها به مصرف کننده با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان به نحوی که با اعمال کنترل دقیق از میزان موجودی کالا در انبار و مقدار مصرف آن و نیز از انباشته شدن بیش از حد موجودی ها جلوگیری شود."

فرایندهای اصلی و پشتیبان در انبارداری
* فرایندهای اصلی
* پذیرش کالا
* جاگذاری و جابجایی کالا
* انتخاب و گردآوری کالا برای خروج
* بسته بندی و تحویل کالا
* فرایندهای پشتیبان
* کنترل کیفیت
* خدمات ارزش افزوده
* خدمات مشتریان
* مدیریت انبار
فرایندهای اصلی در انبارداری

ابزار جاگذاری و جابجایی کالا در یک انبار خودکار
این فرایندها مجموعه عملیاتی را در بر دارند که در کلیه انبارها انجام می شوند.
1. پذیرش کالا:صاحبان کالا یا شرکت های حمل و نقل متقاضی استفاده از خدمات انبارداری با توجه به قوانین، مجوزهای لازم برای ورود کالا به انبار را ارایه می کنند. این مجوزها ممکن است شامل درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مربوط به کالا (نظیر اظهارنامه،مانیفست، پته گمرکی، مجوزهای گمرک) باشد. معمولاً با ورود کالا به پشت درب انبار بایستی کنترل های نگهبانی و امنیتی انجام پذیرد سپس کالا وارد محوطه پذیرش شود. در محوطه پذیرش مسئولین انبار کالاها را از لحاظ شکلی و تعداد با اطلاعات اظهار شده کنترل می نمایند و در صورت مغایرت صورت جلسه تنظیم می شود. با توجه به نوع و وضعیت کالا و امکانات انبار، در این قسمت کالاها دسته بندی می شوند و به انبار متناسب ارسال می شوند.
2. جاگذاری و جابجایی کالا:پس از ورود کالا به انبار لازم است تا براساس استانداردهای موجود در خصوص نحوه ذخیره سازی کالا، مکان مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته و کالا در محل مورد نظر جاگذاری شود. محل نگهداری دقیق کالا در داخل انبار باید در اسناد کاغذی و یا سامانه ی مدیریت انبار ثبت شود. پس از تکمیل فرایند تحویل، صاحب کالا و یا نماینده ی قانونی وی که ممکن است شرکت حمل ونقل باشد رسید یا قبض انبار را دریافت می کند. صاحب کالا از کالای تحویل شده به انبارهای عمومی می تواند به عنوان وثیقه یا تضمین برای دریافت اعتبار و یا وام از بانک ها و موسسه مالی و اعتباری استفاه نماید.[۳] در این صورت انبارهای عمومی رسمی که اساسنامه آن ها بر اساس تصویب نامه قانونی انبارهای عمومی مصوب ۱۳۴۰[۴] به تایید هیئت نظارت بر انبارهای عمومی رسیده باشد، امکان صدور برگه وثیقه برای صاحب کالا را خواهند داشت.
3. انتخاب و گردآوری کالا برای خروج:در صورت درخواست صاحب کالا برای خروج کالا از انبار، پس از انجام تشریفات خروج کالا، عملیات گردآوری کالا از سطح انبار و حمل آن به نقطه ی تحویل انجام می شود. در انبارهای عمومی رسمی، کالایی که برای آن برگه وثیقه صادر شده باشد و هنوز در وثیقه بانک یا موسسه دیگری باشد اجازه خروج ازانبار را نخواهد داشت[۵].
4. بسته بندی و تحویل کالا:پس از صدور مجوز خروج کالا، با دریافت اطلاعات مربوط به تحویل کالا و وسیله ی نقلیه، منابع لازم برای انجام بارگیری کالا تخصیص داده می شود و در صورتیکه صاحب کالا درخواست بسته بندی داشته باشد، کالاهای مورد نظر بسته بندی و بارگیری می شوند. درصورت نیاز بایستی فهرست اقلام بارگیری شده و مشخصات آن ها در قالب مستندات خاصی (مانیفست، فاکتور، بارنامه و…) تهیه و ارائه شود.
فرایندهای پشتیبان در انبارداری
این فرایندها مستقیماً با عملیات انبارداری مرتبط نیستند ولی سطح کیفی انبارها به میزان وجود و اجرای این فرایندها در انبار بستگی دارد
1. کنترل کیفیت:تعریف چک لیستهای کنترل کیفیت مرتبط با هر یک از موجودیتهای کسب و کار در انبار و امکان تکمیل و بهره برداری از اطلاعات مربوطه، هسته اصلی مولفه کنترل کیفیت در سیستم می باشد. کنترل کیفیت در انبار در چند حوزه اصلی همچون کنترل کیفیت عملیات، ارزیابی عملکرد پیمانکاران، تعمیر و نگهداری، عملیات و حمل و نقل و کنترل بارهای خطرناک انجام می شود.
2. خدمات ارزش افزوده: انجام هر نوع عملیات بر روی محموله ها که غیر از سه فعالیت اصلی "تخلیه"، "انبارداری" و "بارگیری" بوده و مشتریان شرکت علاقه مند باشند در ازای دریافت آن خدمت هزینه مربوطه را پرداخت نمایند، در زمره خدمات ارزش افزوده قرار می گیرد. برای ارایه این نوع خدمات معمولاً منابع موجود در انبار به کار گرفته شده و نیازی به سرمایه گذاری قابل توجه نمی باشد.
1. بهره برداری از فضای انبارها برای آماده سازی قطعات نیم ساخته
2. صدور برگه وثیقه کالا و خدمات مالی به مشتریان
3. خدمات مشتریان
1. مدیریت ارتباط با مشتریان
2. ارائه خدمات الکترونیکی
3. ساده سازی امور اداری و بهبود فرایندهای مرتبط با مشتریان
4. مدیریت انبار
1. کلیه فعالیت های مربوط به برنامه ریزی و زمان بندی عملیات شرکت در خصوص ورود و خروج کالا
2. برنامه ریزی برای توسعه و تجهیز و همچنین بهره برداری بهینه از فضای موجود در انبارها
3. مدیریت منابع انسانی و تجهیزات
4. تعریف معیارهای ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد کلیه منابع در انبار
5. مدیریت درآمد و هزینه در انبار
مدیریت انبار
مدیریت انبار وظایف و مسئولیتهای بسیاری دارد که می باید همه آن ها را در زمان ها و مراحل مختلف عملیات انبار به انجام رساند. همه این امور برای کارایی کل سازمان و تحقق اهداف آن بسیار مهم هستند. وظایف و مسئولیت های انبار در بندهای زیر از جنبه های گوناگون مورد بحث قرار گرفته اند. اقتصاد: یکی از وظایف اساسی انبار آن است که تضمین کند همه عملیات محدوده سیستم انبار حتی الامکان با صرفه و به صورت موثر انجام گیرد. موضوع حفظ سطوح اقتصادی موجودی اقلام انبار نیز بخشی از انی مسئولیت به شمار می رود. وظیفه ضمانت حداقل هزینه ها از سوی واحد انبار باید برای همه اعضاء آن روشن باشد.
کنترل موجودی: از جمله مسئولیت های واحد انبار، تضمین حفظ جریان کنترل موجودی است. مدیر انبار باید تضمین کند همه اهداف اساسی کنترل موجودی تحقق یابند. واحد انبار می باید اطلاعات تولید، فروش و توزیع مورد نیاز حفظ سیستم کنترل موجودی را تجزیه و تحلیل نماید. ثبت موجودی اقلام بازار: یکی دیگر از مسئولیت های انبار آن است که تضمین کند سوابق همه اقلام موجود در انبار، چه در محل های داخل و چه در انبارگاه ها یا مخازن اصلی خارج از سازمان بطور کامل و به هنگام حفظ شوند. این سوابق باید بتوانند همه اطلاعات لازم برای کنترل و حفظ سطوح مقرر شده موجودی اقلام انبار از جمله اطلاعات مربوط به سطوح موجودی، سطوح سفارش، کد اقلام، توصیه های تدارک کنندگان و غیره را فراهم نمایند.
انبارگردانی و بازرسی: مدیر انبار در مورد سازماندهی، سرپرستی و تطبیق نتایج همه انبارگردانی هایی که بوسیله سازمان صورت می گیرد مسئول است. به علاوه وی برای تنظیم اوراق شمارش، تشخیص کارکنان، بررسی نتایج، رسیدگی به اختلافات انبارگردانی ها و تهیه ارقام نهایی موجودی ها برای درج در حساب های پایانی سازمان، مورد احتیاج می باشد.
انبار کردن: یکی از وظایف اساسی انبار تخلیه و انبار کردن همه کالاهای ارسالی به انبار است. انبار کردن درست مواد با توجه به نیاز بعضی از اقلام به شرایط نگهداری ویژه مانند محیط نگهداری خشک و غیره نیاز به تعیین درست محل استقرار آن ها بر طبق دستورالعمل های تدارک کنندگان و کارکنان با تجربه و برخوردار از دانش کافی دارد. از جمله وظایف انبار آن است که تضمین کند کالاها از ناحیه بد انبار شدن آسیب نبینند و خراب نشوند.
شناسایی و محل یابی اقلام انبار: یکی از مسئولیت های مدیریت انبار تنظیم و حفظ به هنگام سیستم کدگذاری اقلام انبار است تا به کمک آن شناسایی و محل یابی موثر همه کالاها و ملزومات موجود در محدوده عملیات انبار میسر گردد. به علاوه واحد انبار می باید تضمین کند در موقع عدم امکان دسترسی به کالاهای مورد نیاز، برای آنها (در صورت امکان) کالاهای جایگزین مناسب توصیه شود. صدور و ارسال: یکی از وظایف انبار بازرسی و بررسی اقلامی است که برای انبار ارسال می شوند. این بازرسی و بررسی مواردی چون مقدار، نوع، کیفیت، آسیب دیدگی و کسری اقلام ارسالی را شامل می گردد. در بسیاری از حالت ها تدارک کنندگان مسئولیت کالاهای آسیب دیده را اگر در مدت معینی بعد از زمان ارسال گزارش نشوند قبول نمی کنند. اطلاعات مربوط به نتایج این نوع بازرسی و بررسی ها الزاماً باید به خرید گزارش شوند.
بازرسی: یکی از وظایف انبار بازرسی و بررسی اقلامی است که برای انبار ارسال می شوند. این بازرسی و بررسی مواردی چون مقدار، نوع، کیفیت، آسیب دیدگی و کسری اقلام ارسالی را شامل می گردد. در بسیاری از حالت ها تدارک کنندگان مسئولیت کالاهای آسیب دیده را اگر در مدت معینی بعد از زمان ارسال گزارش نشوند قبول نمی کنند. اطلاعات مربوط به نتایج این نوع بازرسی و بررسی ها الزاماً باید به خرید گزارش شوند.
حفاظت از انبار: یکی ازوظایف انبار آن است که تضمین کند ساختمان ها و محوطه های انبار کردن اقلام موجود در محدوده واحد انبار در تمامی اوقات حفاظت شوند. بخش حفاظتی شغل مدیر انبار نه فقط سرقب بلکه آسیب دیدگی، آتش سوزی و حیف و میل را نیز دربر می گیرد. این وظیفه تضمین همچنین محکم بودن درها، پنجره ها و حصارکشی های محوطه های انبار کردن را نیز شامل می شود.
جابجا کردن مواد: یکی از وظایف اساسی هر انبار، جابجا کردن سریع و ایمن همه مواد است. حرکت دادن کالاها از انبار به کارخانه و مخزن و یا از کارخانه به مخزن یک وظیفه بسیار مهم مدیر انبار و کارمندان او به شمار می رود.
دریافت ذخایر: وظایف انباردار دریافت و جابجا کردن همه اقلام تحویل شده به انبار، بررسی مدارک (فرم های ارسال، داخل بسته بندی و غیره) و مطلع نمودن خرید و مدیریت انبار از همه کالاهای دریافتی است
راهبردهای انبارداری
* انبارداری شخصی (اختصاصی
* انبارداری عمومی
* انبارداری قراردادی
منابع و ماخذ
فهرست مطالب

فصل اول
مقدمه 2
تاریخچه شرکت 4
تعریف شرکت پیمانکاری 5
فصل دوم
حقوق دستمزد 23
فصل سوم
تعریف انبار 35
حسابرسی انبار 46
نتیجه گیری 50
منابع 51
پیوست ها 52

مقدمه
آشنایی با اصول اولیه انبار و انبارداری
این مقاله آموزشی جهت آشنایی دانشجویان آموزش مجازی در رابطه با اصول اولیه انبار و انبارداری ارائه گردیده است، امیدوار است کلاس های مجازی، آموزش های از راه دور، مقالات آموزشی، کتاب های معرفی شده و کلیه ی فعالیت های خدماتی ما برای شما عزیزان مفید واقع گردد.
انبار و انواع آن:
به محل و فضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ، صنعتی ، مواد اولیه و یا فراورده های مختلف که بر اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می گردد، انبار گفته می شود.
انبارهایی که در موسسات مختلف جهت نگهداری اقلام از آن ها استفاده می شود عبارتند از:
انبار پوشیده: بعضی از اجناس به علت حساسیت و مواد خاصی که در ساختمانشان به کار رفته باید در انباری که همه اطراف آن بسته و دارای سقف است ، نگهداری شوند.
انبار سرپوشیده:نوعی انبار که سقف دارد ولی چهارطرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است اقلام و یا اجناسی که در مقابل نور مستقیم آفتاب و برف و باران خاصیت خود را از دست می دهند ، در این انبارها نگهداری می شوند.
انبار باز: این انبار به صورت محوطه است و معمولا اجناسی که در مقابل نور آفتاب و برف و باران خاصیت اولیه خود را از دست نمی دهند با رعایت اصول انبارداری در آن نگهداری می شوند.
انواع موجودی های انبار:
اجناس و کالاهای موجود در انبار اعم از موسسات تولید یا غیرتولیدی را می توان به پنج دسته به شرح زیر تقسیم نمود:
مواد خام یا مواد اولیه
از این مواد برای تولید کالا استفاده می شود.
مواد و لوازم مصرفی
مواد و لوازم مصرفی به موادی اطلاق می شود که به طور غیرمستقیم در تولید کالا دخالت دارد و یا در سازمان های تولیدی برای انجام خدمات جانبی مورد استفاده قرار داده می شود. این مواد بر اثر مصرف از بین می رود مانند کاغذ و مداد و یا وسایل بسته بندی در سازمانهای تولیدی.
مواد و لوازم در جریان ساخت
به موادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه ی آن داده شده ولی هنوز به صورت کامل ساخته نشده است ، مواد و لوازم در جریان ساخت گویند.
کالای تمام شده:
به کالاهایی گفته می شود که از نظر ساخت به مرحله ی تکمیلی رسیده و قابل عرضه به بازار باشد.
اجناس خریداری شده جهت فروش:
این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچ گونه تغییری در آنها به بازار جهت فروش عرضه می گردد و به طور موقت در انبار نگاهداری می شود. مانند انبار فروشگاه ها و موسسات بازرگانی.
انبارداری:
انبارداری عبارت است از دریافت مواد و اقلام ، نگهداری صحیح و تحویل به موقع آن ها به مصرف کننده با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان به نحوی که با اعمال کنترل دقیق از میزان موجودی کالا در انبار و مقدار مصرف آن و نیز از انباشته شدن بیش از حد موجودی ها جلوگیری شود.
به عبارت دیگر ، انبارداری شامل سیستم های قرار گرفتن جنس در انبار و ایجاد روشها و اعمال مدیریت کنترل موثر از زمان دریافت تا لحظه تحویل است.
اهداف و وظایف انبارها:
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان های دولتی و چه در بخش خصوصی تامین ، نگهداری و درز دسترس قرار دادن مجموعه وسایل مورد نیاز آنها است ، اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرار داده نشود ، در گردش کار و فعالیت های آن موسسه وقفه ایجاد می شود.
وظایف انبارها را می توان به شرح زیر بازگو کرد:
برنامه ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خود.
همکاری و مساعدت در خرید، تامین و تهیه کالا ها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
نگهداری کالاها در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان.
اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری موجب تسریع در انجام امور سازمان و تولید بی وقفه و مرغوب و صرفه جویی و کاهش هزینه های تولید شده و بنیه مالی سازمان را تقویت می کند.
اجرای قوانین و دستوالعمل های سازمان در کلیه امور ، خصوصا انبارداری که جنبه مالی دارد لازم الاجرا ست و عدول از آن کیفر به همراه دارد.
برای محاسبه فضای انبار باید مراحل زیر طی شود:
وظایف انبار مربوطه مشخص شود.
مشخصات اقلام شامل نوع، خصوصیات فیزیکی (وزن، حجم، شکل ظاهری و … )، نحوه و محل انبار کردن (قفسه، محل باز، روی زمین و …) مشخص شوند.
روش حمل مشخص شود.
نحوه ورود و خروج مواد مشخص شود.
نکات مهم در طراحی انبار
اقلامی که استفاده متعدد و زیاد دارند یا اقلام حجیم و سنگین بهتر است نزدیک به محل مصرف انبار شوند یا نزدیک در ورودی باشند.
در قفسه بندی بهتر است اقلام حجیم و بزرگ در طبقات پایینتر چیده شوند.
از ارتفاع حداکثر استفاده به عمل آید.
قابلیت دسترسی به همه مواد وجود داشته باشد.
حداکثر استفاده از نیروی انسانی موجود و امکانات حمل و نقل به عمل آید.
خروج غیر قانونی اقلام باید توسط طراح به حداقل برسد.
یک سیستم اطلاعاتی مناسب بایستی برای انبار طراحی گردد.
مسایل کلی ایمنی و حفاظتی:
1- شرایط و وضع عمومی انبارها:
الف- وضع طبیعی انبارها:
انبارها باید از لحاظ وضع طبیعی هوا ، درجه حرارت و برودت ، رفت و آمد بر اساس نوع و طبیعت اجناس و کالاهایی که در آن ها قرار داده می شود ، ساخته شده و رعایت نکات مربوط به هوا ، درجه حرارت ، سردی ، گرد و غبار ، نور و روشنایی ، نظافت و بهداشت ، سر و صدا و سایر مسایل ایمنی مربوط به محیط و فضای انبار در آن رعایت شده باشد و از نظر فضای فیزیکی و محل عبور و مرور برای کارکنان انبار، وسایل حمل و نقل همچون لیفت تراک ، چرخ دستی ، قطعات حجیم و همچنین از لحاظ کنترل ورود و خروج و رفت و آمد اشخاص متفرقه و غیر کارکنان باید فضای کافی در نظر گرفته شود تا سبب کندی و مشکل شدن امور و برداشتن و تحویل اجناس نگردد.
ب- وضع انبارها از لحاظ حفاظتی:
انبارها از لحاظ حفاظت از سرقت ، آتش سوزی ،پراکنده شدن موجودی ها در اثر در دسترس بودن اقلام فاسد شدنی و یا توجه به علائم ایمنی بسته های کالا، باید به خوبی مورد توجه و حراست قرار گیرد ، بنابراین از لحاظ حفاظتی:
انبارها باید دارای مستقل و پنجره های ایمن و قابل باز و بسته شدن فقط از سمت درون و دیوارهای غیرقابل عبور باشند.
انبارها از لحاظ سرقت ، آتش سوزی و سایر آسیب ها باید پوشش بیمه ای داشته باشند.
انبارها باید از لحاظ ایمنی دارای وسایل کافی ، شامل نصب وسایل اعلام خطر ، وسایل اطفای حریق مانند سطل آتش نشانی حاوی شن و انواع خاموش کننده های دستی ، کپسول گازکربنیک، هیدروکربن ها ، هالوژنه و وسایل و تجهیزاتی از قبیل لوله کشی آب با فشار قوی ،نردبان های موتوری و ماشین های آتش نشانی و خاموش کننده های سود و اسید ، خاموش کننده آبی کفی و… باشند تا در موقع بروز خطر بتوان از آنها استفاده کرد.
در انبارهایی که احتمال تراکم هوای نامناسب وجود دارد ، گذاشتن وسایل الکتریکی محرک هوا مانند هواکش یا بادبزن لازم است تا وضع هوای داخل انبار را مساعد کند.
ورود و خروج اشخاص متفرقه باید طبق ضوابط معین و یا با اجازه مسئولین مشخص باشد آن هم فقط در مواردی که نیاز به این کار احساس شود.
دریافت و صدور کالا یا اجناس از انبار باید از دریچه یا محل خاصی صورت گیرد تا کنترل اجناس و کالای تحویلی را امکان پذیر سازد.
در صورتی که صدور جنس به مقدار زیادی صورت گیرد و احتیاج به زمان بیشتری داشته باشد، باید صورت آن (برگ درخواست کالا از انبار) با مهلت بیشتری به انبار داده شود و انباردار آن را پس از آماده شدن در محل قسمت درخواست کننده تحویل دهد.
2- توصیه و نکات ایمنی درباره انبار و انبارداری :
الف- چیدن اجناس و کالاها
کالا و اجناس در انبار باید طوری روی هم چیده شوند که در اثر ارتفاع زیاد سقوط نکرده و ضرر و زیان و خسارت مای و جانی در بر نداشته باشد.
ب- نگهداری اجناس و کالا
کالا و اجناس موجود در انبار باید طوری نگهداری شوند که در اثر فشار و یا فشردگی و یا بر اثر تغییر در خواص فیزیکی ، شیمیایی و فعل و انفعالات دیگر باعث خسارت مالی و جانی نگردد.
پ-استفاده از وسایل و ابزار کار مناسب
برای چیدن و یا جابجایی کالا و اجناس باید از وسایل مورد نیاز در چیدن یا جابجایی کالا و اجناس استفاده کرد، استفاده از لیفت تراک با شاخک ها عمدتا باید با وجود پالت در زیر کالا استفاده شود و یا لیفتراک با وسیله بغل گیر عموما برای استفاده از بسته هایی استفاده شود که بر اثر فشار بغل گیر لیفتراک آسیب نبینند و یا استفاده از نردبان زمانی صورت گیرد که اولا اجناس و کالا در ارتفاع بالا و از وزن کم برخوردار باشند و ثانیا نوع نردبان مورد استفاده با توجه به شرایط طبقه بندی کالا در انبار استفاده گردد.به طور مثال هنگام استفاده از نردبان دو پایه باید زاویه دو پایه نردبان با سطح زمین ، حدودا 75 درجه باشد یا فاصله پایه نردبان تا دیوار یک چهارم طول نردبان شود.
-3نکات ایمنی درباره مواد قابل اشتعال و انفجار:
در خصوص نگهداری و چیدن اجناس و کالای قابل اشتعال و انفجار ، صرفنظر از نوع و مصرف و کاربرد آن باید موارد زیر را در نظر داشت:
انبار باید دارای تهویه مناسب و کافی باشد تا در صورت نشت و انتشار بخار مواد قابل اشتعال ، هوای داخل انبار در حد کافی رقیق گشته تا از آتش سوزی احتمالی و آلودگی و مسمومیت و خفگی پرسنل انبار جلوگیری شود.
برای گرم کردن اتاق کارکنان در این قبیل انبارها از شوفاژ برقی ضد شعله و یا شوفاژ بخار آب استفاده شود.
مواد قابل اشتعال را باید در انبارهای جدا از مواد دیگر و مناسب با این مواد نگه داری کرد، ضمن اینکه باید مواد اکسیدکننده قوی و قابل انفجار و موادی که در رطوبت هوا ، دارای فعل و انفعال حرارت زا شده و یا در اثر ترکیب خود به خود آتش می گیرند ، جدا نگهداری شوند.
تابلوهای (خطر آتش سوزی) و (استعمال دخانیات ممنوع) در مکان های مناسب و چشمگیر نصب شوند.
برای تامین روشنایی از سیم های استاندارد و چراغ ضد شعله استفاده شود و کلید و پریزها از نوع ضدجرقه انتخاب شوند.
ساختمان انبار از نظر مصالح ساختمانی در برابر آتش سوزی مقاوم بوده و اسکلت فلزی انبار ، دارای اتصال به زمین و از نظر الکتریسیته صاعقه الکتریسیته ساکن باشد.
از نظر آتش سوزی و انفجار باید دانست ، کلیه مواد قابل اشتعال خطرناک بوده و در اثر پراکنده شدن بخار و یا گرد قابل اشتعال ، انفجار شدید تولید می شود.
برای نگه داری این قبیل فراورده ها در ساختمان رعایت حریم (50 یارد) نسبت به انبارهای دیگر ضروری است و به همین منظور باید در فاصله صدمتری از انبار مواد انفجاری تابلوی اخطار مواد منفجره و کشیدن سیگار ممنوع نصب گردد.
به منظور جلوگیری از انفجار ، نباید بیش از 5عدد صندوق های مواد انفجاری روی هم چیده شود ضمن آنکه نباید ارتفاع هر ردیف از شش فوت تجاوز کند و چاشنی ها و مواد انفجاری در یک جا انبار شوند همچنین در موقع جابجایی مواد قابل انفجار باید از کشیدن ، لغزانیدن و غلتانیدن صندوق ها روی زمین جدا خودداری کرد.
10- استفاده از ابزار و وسایل آهنی و فولادی در انبار مواد قابل انفجار ممنوع است و برای باز کردن صندوق ها نیز باید از چکش و ابزار ضد جرقه استفاده شود.
نگهداری و حفاظت اجناس و کالاها( انبار کردن)
پس از دریافت یا تحویل کالاها یا اجناس و صدور رسید انبار نوبت مرحلی است که در آن طبق اصول و روال خاصی ، انواع کالاها و اجناس از هم جدا شده هر کدام پس از تفکیک به طبقه و گروه و تعیین کد کالا بنا به نظم و ترتیبی که در یک سیستم صحیح انبارداری در محل خود قرار داده می شود.
این اصول عبارت است از:
تعیین محل قرار دادن کالا(انبار- قفسه-طبقه-ردیف)
چیدن و انبارکردن کالا
تهیه کارت شناسایی کالا و نصب آن بر روی اجناس
نگهداری یا حفاظت کالا در انبار
برای بهتر روشن شدن موارد فوق ، هر یک از این اصول مورد بحث و بررسی قرار می گیرد.
1- تعیین محل قرار دادن کالا
این امکان وجود دارد که اجناس مشابه در یک شرکت قابلیت جایگزینی دیگر را داشته باشند، بنابراین ، انباردار می بایست در خصوص تعیین محل مناسب برای استقرار این نوع اقلام به گونه ای عمل کند که ارتباط این نوع اجناس با دیگر برقرار شود تا در صورت نیاز به هر یک از آن ها دسترسی به کالای مورد نظر مقدور باشد. لذا انباردار باید تشابه در مصرف را مدنظر قرار دهد و سعی کند اقلامی که با یکدیگر مصرف می شوند را در کنار هم یا نزدیک به هم قرار دهد؛ این عمل انباردار باعث کوتاهی مسافت ، کاهش خستگی ، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم سازی کالا در پاسخگویی به درخواست ها می گردد.
محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار:
از جمله عواملی که محل قرار دادن کالا در انبار را تحت تاثیر قرار می دهد ، محل و موقعیت ساختمان، ظرفیت مفید و قابل استفاده ، وجود ستون های داخل، محل درهای ورودی و خروجی ، تهویه و نورگیری و شکل ظاهری ، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و … است که در تعیین محل قرار دادن کالا اثر دارد.
امکانات و تجهیزات انبار:
یکی دیگر از عواملی که برای تعیین محل قرار دادن کالا موثر است امکانات و تجهیزات موجود در انبار است.این تجهیزات شامل وسایل حمل و نقل داخل انبار از قبیل لیفتراک ، چرخ دستی،جرثقیل و سایر تجهیزانت انبار،شامل وسایل توزین ، نردبان ، چهارپایه و وسایل مورد نیاز برای نگهداری کالا از قبیل پالت ، انواع ظروف ، انواع قفسه و غیره می باشد.
خصوصیات فیزیکی کالا
خصوصیات فیزیکی کالا ، یکی دیگر از عواملی است که در تعیین محل قرار دادن آن در انبار تاثیر دارد.این خصوصیات شامل وزن(اقلام سنگین و سبک) ، نوع بسته بندی مانند کیسه ، کارتن ، عدل، جعبه ، بشکه ، قوطی ، صندوق و یا به صورت فله است که ابعاد و شکل ظاهری آن ها را تشکیل می دهد.
خصوصیات کیفی کالا
این خصوصیات شامل کالای فاسدشدنی ، سریع الاشتعال بودن ، قابل انفجار ، سمی بودن و دیگر خصوصیات کیفی است که باعث می گردد در تعیین محل قرار دادن کالا تاثیر بسزایی داشته باشند.لذل پس از تعیین محل قرار دادن کالا در انبار ، نسبت به تعیین قفسه ، طبقه و ردیف برای استقرار کالا اقدام می شود.
2- چیدن و انبار کردن کالا
یکی از متداول ترین و در عین حال منطقی ترین روش های چیدن اجناس در انبار در ایجاد نظم و استفاده مطلوب – از زمان داد وستد بسیار موثر است تنظیم و نگه داری کالا در یک محل خاص را صفافی نیز می گویند.
مهمترین نکاتی که باید در چیدن کالا در انبار به آن ها توجه کرد عبارتند از:
میزان تقاضا: اقلامی را که به طظور روزمره دریافت و واگذار می شوند ، باید نزدیک به در انبار چید تا هنگام داد و ستد آنها وقت و کار کمتری صرف شود و آن دسته از اقلامی را که کندمصرف هستند نیز در قسمت های انتهایی انبار قرار داد.
وجه تشابه: اقلامی را که وجه اشتراک دارند ، باید در کنار هم قرار گیرند، به عنوان مثال اجزای موتور در یک قسمت و اجزای روشنایی در قسمت دیگر و نزدیک هم انبار شوند.
اندازه و حجم کالا: باید به اندازه و حجم فیزیکی اقلام توجه ویژه ای مبذول داشت به نحوی که اجناس سبک وزن و کوچک را در نقاط دورتر و در ارتفاع و کالاهای سنگین و بزرگ را که حمل و نقل آنها مشکل است، در قسمت کم ارتفاع و نزدیک در انبار نگهداری کرد.
مشخصات کیفی اجناس: مشخصات شیمیایی و نوع کالا و قرار دادن آن ها در کنار یکدیگر از نکاتی است که باید به طور خاص به آن ها توجه کرد ، زیرا آن دسته از مواد شیمیایی که ایجاد احتراق می کنند را نباید نزدیک کالاهای قابل اشتعال قرار داد.
برای مسخص کردن محل اجناس در انبار باید راهروها و قفسه ها شماره گذاری شوند. این شماره ها محل اجناس در انبار است و کارت راهنمایی کالا در انبار که معمولا به صورت کاردکس تنظیم می شود، ثبت می گردد.
معمولا در شماره گذاری قفسه های انبار ، شماره های زوج را برای قفسه های سمت راست و شماره های فرد را برای قفسه های سمت چپ اختصاص می دهند بنابراین محل جنس در مثال فوق (04-B-03) به ترتیب زیر خواهد بود:
03: شماره قفسه
B: دومین طبقه از قفسه ( معمولا طبقات هر قفسه از پایین به بالا با حروف تعیین می شوند)
04: چهارمین قسمت از دومین ردیف قفسه
کارت راهنمای انبار را نیز معمولا بر حسب نام کالا و یا شماره قطعه(فنی) مرتب می کنند تا با مراجعه به آن محل استقرار کالای مورد نظر به راحتی معلوم شود. در صورتی که در انبارهای بزرگ ، برای نگهداری کالا از راهرو ها هم استفاده شود ، راهروها را با کد یک رقمی قبل از شماره قفسه در کارت راهنمای کالا نشان می دهند مانند:
×× ×× ×× ×
قسمت طبقه طبقه شماره قفسه راهرو
3- تهیه کارت شناسایی کالا و نصب آن بر روی اجناس
برای نگهداری حساب ورود و خروج هر نوع کالا که وارد انبار می شود و یا از انبار خارج می گردد از کارت های مقوایی انبار استفاده می شود.
هر انبار دارای دو نوع کارت است و بنا به ضرورت می توان مقدار زیادتری در نظر گرفت و به وسیله کارت انبار هر موقع می توان میزان داد و ستد و موجودی و سایر اطلاعات لازم را جمع و هر یک از انواع کالای موجود در انبار را بدست آورد.
کارت کوچک(کارت قفسه)
کارت کوچک انبار در بالای قفسه یا روی هر یک از اجناس انبار نصب می شود و این کارت دارای مشخصات زیر است:
نام کالایی که کارت مربوط به آن است.
شماره جنس و نوع کالا
موجودی حداقل و حداکثر
واحد مقدار
مقدار متضمن تاریخ وارده و صادره و موجودی
کارت بزرگ
کارت بزرگ دارای مشخصات زیر است:
شماره برگ که در موقع مصرف و استعمال برگ های دوم و سوم به بعد به ترتیب به برگ ها داده می شود.
شماره جنس بر مبنای طبقه بندی و تنظیم کالا
مشخصات کامل جنس
واحد مقدار
موجودی حداقل و حداکثر
شماره ردیف و ثبپ هر ورود و خروج مربوط به کارت
روشنده
اطلاعات مربوط به ورود کالا با تفکیک تاریخ و مقدار مبلغ
اطلاعات مربوط به خروج کالا با تفکیک تاریخ و مقدار و مبلغ
10- اطلاعات مربوط به موجودی کالا شامل اطلاعات مربوط به مقدار و مبلغ
از کارت بزرگ اطلاعات زیر بدست می آید:
1- قیمت و مقدار هر یک از انواع اجناس موجود در انبار
2- اسم و آدرس فروشنده
3- طرز تقسیم و استعمال هریک از انواع کالا
4- میزان موجودی هر کالا در هر موقع
4-نگهداری یا حفاظت کالا در انبار
نگهداری یا حفاظت کالا در طول مدتی که در اختیار انباردار است یکی از مهمترین وظایف هر انباردار به شمار می رود، ضمن اینکه در این بخش از این مرحله ، انباردار می بایست به نکات زیر توجه کند:
قرار دادن اجناس و کالاها به شکلی در قفسه که با هم اختلاط پیدا نکنند.
ثبت مشخصات و مقدار وارده و موجودی آن در کارتی به نام کارت انبار ( کاردکس)
کنترل گاه به گاه اجناس و کالاهای موجود با کارت انبار آن.
کنترل سالم ماندن کالاها و اجناس
حفاظت از سرقت ، آتش سوزی و هر عامل از بین برنده یا ضایع کننده دیگر
3-مرحله صدور یا تحویل اجناس و کالا به خارج از انبار:
خروج اجناس از انبار به چند طریق صورت می گیرد:
درخواست کالا و مواد از انبار
نحوه صدور قطعات و مواد از این قرار است که ابتدا واحد متقاضی ، کالای مورد نیاز خود را با تکمیل فرم(برگ درخواست کالا از انبار) و تایید مسئول ذیربط از انبار درخواست می کند.
در صورت موجود بودن کالا ، انباردار به صدور ( حواله انبار) اقدام می کند و اگر جنس موجود نباشد به تنظیم فرم ( درخواست خرید کالا) اقدام و یک نسخه از فرم مزبور جهت خرید به تدارکات ارسال می شود.
در برخی موسسات ، به جای فرم های درخواست کالا و حواله انبارز از فرم ادغام شده ( درخواست و تحویل کالا از انبار) استفاده می شود، این فرم را متقاضی تکمیل کرده و پس از تحویل کالا از طریق انبار ، در ستون مربوط به تحویل گیرنده امضاء می کند.
اصولا صدور جنس از انبار ، طبق برگ درخواست کالا صورت می گیرد ، فرم (حواله انبار) هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم و از طریق انبار صادر می شود.
صدور ابزار از انبار
جهت دریافت ابزار از انبار، متقاضی فرم(ابزار) را تکمیل کرده و به انبار ارسال می دارد ، از این فرم معمولا برای استفاده موقت از ابزار استفاده می شود.
برگشت کالای امانی دریافتی
از این فرم ، هنگام برگشت کالایی که قبلا از موسسه به امانت گرفته شده استفاده می شود.فرم مزبور در انبار صادر می شود.
کالای غیر قابل قبول
چنانچه کالای خریداری شده به تایید فنی و کیفی نرسد ، انبار با تکمیل فرم( کالای غیر قابل قبول) کالای خریداری شده را از طریق تدارکات به فروشنده مرجوع می کند.
رسید و تحویل مستقیم
در بعضی شرایط اقلام خریداری شده بدون ورود به انبار ، مستقیما به مصرف کننده تحویل می شود ( مانند مصالح ساختمانی)
انباردار در تحویل مستقیم کالا نظارت دارد. وی موظف است کالای وارده را با نسخه سفارش خرید کالا تطبیق دهد و سپس به صدور ( رسید انبار مستقیم) که در ولقع حکم حواله انبار را خواهد داشت، اقدام کند.
خروج کالا از موسسه
کار انبارداری یک شغل مهم و پرمسولیت است. اجناس و موجودیهای انبار باید تحت اختیار یک انباردار مسول باشد. اگرچه اجناس یکی از مهمترین عوامل هزینه است که به طور متوسط 55 درصد کالای ساخته شده را تشکیل میدهد. به همین جهت است که موسسات صنعتی تا حدودی مجهز جهت تدارک و خرید و انبار کردن مواد خواهند بود. موجودی کالاهای انبار باید در محلهای محفوظ و دور از خطر بطور منظم طوری نگهداری شود که دسترسی به ان در مواقع لزوم به آسانی میسر باشد. نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلامی که میزان آن توسط مدیران فنی تعیین می شود باید پیوسته مورد نظر انبار دار قرار گیرد .
مسولیت انبارداری را نباید در اختیار اشخاص ناوارد به انبارداری مانند سرکارگر یا سرپرست کارگاه محول نمود. بنابراین به امور تدارکات انبارداری و امور مربوط به ذخایر و انبار کردن باید اهمیت بسیاری داده شود .

انبارداری :
عبارت است از دریافت جنس یا کالا از خارج ( از قسمتهای مختلف شرکت ، یا دیگران از خارج شرکت) و نگهداری آنها با توجه به قوانین انبارداری که باعث سهولت در تحویل دادن ( صدور ) و تحویل گرفتن ( ورود ) با کمترین وقت و نیروی مورد نیاز باشد و رسانیدن اجناس و کالاهای مورد نیاز قسمتها یا خریداران به آنها در حداقل وقت ممکن براساس مدارک و ضوابط قانونی.

کمک انباردار :
کسی است که علاوه برمهارت کار انبار می تواند از عهده کنترل کالاهای ورودی به انبار، جابجایی و چیدن آنها ، انبار گردانی، دادن اطلاعات به واحد سفارشات و تحویل کالاهای امانی و رعایت اصول و مقررات انبارداری برآید.
جابجایی :
جابجایی عبارت است از؛ فعالیتی که از زمان ورود کالا به انبار و قرار گرفتن در جای مناسب تا زمان خروج کالا از انبار انجام می شود.

سیستم اطلاعاتی انبار :
منظور از سیستم اطلاعاتی اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار و همچنین نظارت بر کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات برطبق روش منطقی و سیستماتیک می باشد. یا به عبارت دیگر روشی است منطقی که میتوان کالای مورد نیاز را تهیه و نگهداری نمود.

تعریف انبار :
انبار به محل یا فضایی گفته می شود که براساس یک سیستم طبفه بندی صحیح، مواد اولیه، کالای نیم ساخته، محصول ساخته شده، با فرآیند های مختلف صنعتی بازرگانی در آن نگهداری می شود.

چیدن کالا
پس از دریافت و تحویل گرفتن کالا یا اجناس و صدور رسید انبار، نیاز به چیدن کالا در جای مناسب طبق اصول و روال خاصی می باشد .این اصول عبارت است :
– تعیین محل قرار دادن کالا ( انبار، قفسه، طبقه، ردیف)
– چیدن و انبار نمودن کالا
– تهیه کارت شناسی کالا و نصب آن بر روی اجناس

تعیین محل قرار دادن کالا ( انبار – قفسه – طبقه – ردیف )
یکی از راههای بالا بردن راندمان و ایجاد نظم و کاهش هزینه ها و ضایعات و به حداقل رساندن زمان، چیدن صحیح کالا می باشد. به چیدن و نگهداری کالا در انبار در یک محل خاص صفافی گفته می شود.
یکی از متداولترین شیوه های نگهداری، روش کدبندی کردن محل ، قفسه ، راهرو و طبقات است؛ که در موسسات بزرگ به خود انبار تعلق گرفته می شود.

بهترین عوامل قرار گرفتن کالا در انبار
– میزان تقاضا یا مصرف کالا
– محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار
– وجه تشابه
– امکانات و تجهیزات انبار
– خصوصیات فیزیکی
– خصوصیات کیفی کالا

میزان تقاضا یا مصرف کالا :
منظور از مصرف یا میزان ارسال کالامی باشد، که به طور کلی می توان به سه دسته پر مصرف، متوسط مصرف و کم مصرف تقسیم نمود. که بهتر است کالای پر مصرف نسبت به دو نوع دیگر در دسترس باشد.

محل، موقعیت، شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار :
هنگام قراردادن کالا در انبار باید به محل و موقعیت ساختمان انبار، ظرفیت مفید و قابل استفاده، وجود ستونهای داخل انبار، درب های ورودی و خروجی انبار، تهویه و نورگیری و شکل ظاهری انبار، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و غیره توجه نمود .

وجه تشابه :
یکی دیگر از عوامل، تشابه یا تشابه مصرف کالا می باشد. مثلاً اجزاء موتور در یک قسمت و اجزاء روشنایی در قسمت دیگر که دراین تشابه مصرف را می رساند، و یا آچارها در یک قسمت و لوله ها در قسمت دیگر که این خود تشابه کالاها را می رساند. لذا قرار گرفتن اقلام مشابه وهم مصرف در کنار هم باعث کوتاهی مسافت، کاهش خستگی، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم سازی کالا در پاسخگویی به درخواستها می گردد.

امکانات و تجهیزات انبار :
یکی دیگر از عواملی که در تعیین محل قرار دادن کالا موثر است، امکانات و تجهیزات موجود در انبار می باشد. این تجهیزات شامل وسایل حمل و نقل داخل انبار و سایر تجهیزات انبار می باشد.

خصوصیات فیزیکی :
یکی دیگر از عوامل در تعیین محل قرار دادن کالا خصوصیات فیزیکی می باشد.

خصوصیات کیفی کالا :
این خصوصیات شامل کالای فاسد نشدنی، قابل انفجار، سمی بودن و گران قیمت بودن یا نبودن می باشد .

چیدن و انبار نمودن کالا :
برای چیدن کالا در انبار باید به نکاتی توجه کرد که عبارتند از :
الف: در چیدن کالا در انبار حتی الامکان اجناس را نباید پخش چید، بلکه بیشتر از ارتفاع بجای سطح استفاده کرد. آن هم به وسیله قفسه بندی یا با استفاده از پالت، کالاها را تا حد مجاز استفاده از ارتفاع یعنی رعایت حداقل فاصله 6 سانتی متری از سقف بر روی هم قرار داد.
ب: بعضی از اقلام مانند قطعات فلزی را می توان بدون صدمه دیدن در محیط آزاد انبارکرد.
ج: طول وعرض قفسها باید متناسب با اندازه اجناس باشد.
د: انبار کردن قفسه ها باید متناسب با وسایل جابجایی و حمل و نقل درنظر گرفته شود. برای مثال، برای انبارهایی که فقط قفسه دارند و هیچ گونه تجهیزات حمل و نقل استفاده نمی شود، فاصله آنها باید به اندازه دونفر که به راحتی عبور کنند باشند.
ه: بعضی از اجناس مصرف فعلی دارند مانند ضدیخ که بعد از زمستان باید آن را جابجا نمود تا استفاده بیشتری از فضای انبار شود.
و: در خصوص کالاهایی که باید پیمانه، وزن و یا متر شوند حتی الامکان باید در نزدیک محل اندازه گیری باشند.

تهیه کارت شناسایی کالا و نصب آن بر روی اجناس
هر انبار ، دارای دو نوع کارت است :
1) کارت کوچک ( کارت قفسه )
کارت کوچک انبار در بالای قفسه یا روی هر یک از اجناس نصب می شود و دارای مشخصات زیر است
– نام کالایی که کارت مربوط به آن است
– شماره جنس و نوع کالا
– موجودی حداقل و حداکثر
– واحد مقدار
– مقدار متضمن تاریخ وارده و صادره و موجودی

2) کارت بزرگ
کارت بزرگ دارای مشخصات زیر است .
– شماره برگ که در موقع مصرف ویژگیهای بعدی به ترتیب به برگ داده می شود
– شماره جنس
– مشخصات کامل جنس
– واحد مقدار
– موجودی حداقل و حداکثر
– شماره ردیف و ثبت ورود و خروج مربوط به کارت
– فروشنده
– اطلاعات مربوط به ورود کالا با تفکیک تاریخ و مقدار و مبلغ
– اطلاعات مربوط به خروج کالا با تفکیک تاریخ و مقدار و مبلغ
– اطلاعات مربوط به موجودی کالا

بطوری که در بالا ذکر شده است روی هر یک از اجناس موجود در انبار و هر نوع کالا که دارای شماره و طبقه بندی می باشد، کارت کوچک انبار نصب می شود و انباردار شخصاً با کمک انباردار ورود و خروج و موجودی هر جنس را از حیث تعداد با ذکر تاریخ در آن ثبت می کند.
کارتهای بزرگ به منزله دفتر حساب جنسی کالا می باشد. بنابراین باید با دقت نگهداری شود و از نقل و انتقال بی مورد آن خودداری شود. کارت بزرگ علاوه براین که دارای مزایای کارت کوچک انبار می باشد، اسم فروشنده و بهای جنس خریداری شده را نیز تعیین می کند و به ترتیب شماره کارت که برمبنای شماره بندی کالا است بایگانی می شود.

مراحل انبار داری
با توجه به توضیحات داده شده انبار داری در 3 مرحله انجام می گیرد که عبارتند از :
– مرحله دریافت یا تحویل گرفتن کالا
– مرحله نگهداری و حفاظت اجناس و کالا در انبار ( انبار کردن
– مرحله صدور یا تحویل دادن کالا به خارج از انبار

وظایف انباردار
مسولیت امور انبار و نگهداری موجودیهای جنسی به عهده انبار دار است. او باید تجربه و دانش کافی در روشهای انبارداری، لیاقت و کفایت اداره عملیات را دارا باشد و امانت داری او مورد تایید قرار گیرد.

عوامل موثر در انتخاب محل انبار
با توجه به اهمیت انبارها، برای ساختن یک انبار مناسب عوامل زیر را باید در نظر گرفت :
– برآورد ظرفیت یک انبار
– در نظر گرفتن نقطه مبدا و مقصد
– محدودیتهای زمین و عوامل جانبی آن
– محدودیتهای قانونی و مسائل جانبی
– حفاظت وایمنی

عوامل تخریب کالا :
عوامل تخریب کالا بسته به نوع کالا و شرایط نگهداری آن متفاوت می باشد و شرکتهای تولید کننده به مرور زمان و با کسب تجربه راهکارهای گوناگون برای جلوگیری از خرابی کالا و یا جنس تولید شده خود در انبارها و یا موقع بارگیری و حمل و نقل آن پیدا کرده اند .

عوامل تخریب کالا عبارتند از :
1- عوامل فیزیکی 2- عوامل شیمیایی 3- عوامل بیولوژیکی 4- عوامل مکانیکی .
در شرکتهای سهامی آ ب و فاضلاب بیشترین نوع عامل تخریب از نوع عوامل فیزیکی می باشد .
عوامل فیزیکی مانند :
زلزله : زلزله یک عامل تخریبی است و برای جلوگیری از آن باید ساختمان انبار قدرت و مقاومت زلزله را داشته باشد بنابراین در موقع ساختن بنای انبار باید پیش بینی لازم شود.
سیل : سیل نیز از عوامل دیگر تخریب است و برای جلوگیری از آن نباید انبار را در مسیر سیل ساخت .
دزدی : دزدی نیز از عوامل دیگر تخریب است برای کاهش این خطر باید از ورود افراد متفرقه به داخل انبار جلوگیری کرده و پنجره ها و دربها را نرده کشی و مجهز به دزدگیر نمائیم. حتی الامکان انبار در محلهای عبور و مرور و در کنار خیابان ساخته نشود و به طور کلی در ساخت انبار امنیت آن در نظر گرفته شود .
آتش سوزی : آتش سوزی نیز خود یکی دیگر از عوامل تخریب است و برای جلوگیری از آن باید به پرسنل انبار آموزشهای لازم را درباره اطفای حریق بدهیم ودر موقع بروز آن هرچه سریعتر به آتش نشانی اطلاع داده و در محوطه انبار کپسولهای آتش نشانی، آب، تابلوهای هشدار دهنده و… مهیا باشد .

انواع وسایل حمل و نقل :
1-چرخ دستی : چرخ دستی ها وسایلی هستند که به وسیله فرد در حالت ایستاده حرکت داده می شوند. این وسایل می توانند با نیروی محرکه یا بدون آن باشد. نیروی محرکه چرخهای دستی معمولاً به وسیله انرژی الکتریکی تامین می شود و هدایت آنها به وسیله فرد صورت می گیرد. چرخهای دستی در انواع متنوعی ساخته شده اند که برحسب نیاز نوع مناسب آن انتخاب و مورد استفاده قرار می گیرد. از این وسایل برای حمل بارهای کم و در مسافتهای کوتاه استفاده میشود. در انتخاب این وسایل برای داخل انبار باید به ابعاد چرخ دستی و عر ض راهرو های بین قفسه های انبار دقت نمود .
انواع چرخ دستی عبارتنداز :
– چرخ دستی افقی ( ساده
– چرخ دستی چند طبقه
– چرخ دستی جمع آوری سفارشات
– چرخ دستی مایل

مکان ساخت انبار
امروزه متخصصین و طراحان با کسب تجربه و اطلاعاتی که در طی سالها کار و تلاش از طراحان گذشته بدست آمده و با سرعتی که علوم امروز از لحاظ معماری و شهر سازی و امور ساختمانی پیشرفت کرده، دیگر برای ساختن مکانی برای استقرار کالا که به آن انبار می گویند دچار هیچ مشکلی نمی شوند و انبارها را به بهترین شکل ممکن و در بهترین مکان طراحی کرده و شروع به ساخت ساختمان آن می کنند. حال برای آشنایی بیشتر با شرایط محیطی آن، چند نکته ساده و در عین حال مهم را برای شما توضیح خواهیم داد .
انبارها عموماً به دو گروه مختلف تقسیم می شوند :
1 انبارهای مرکزی
2 انبارهای فرعی

کارشناسان با توجه به نوع و شرایط تولید و حجم جنس تولید شده، محل استقرار انبار را، که تا حد امکان باید به محل دریافت و ارسال کالا نزدیک باشد، انتخاب می کنند. با این روش در هزینه نقل و انتقال صرفه جویی شده و در عوض سرعت کار بالا رفته و به میزان قابل توجهی در سود دهی تولید تاثیر دارد و این در مورد ساخت هر دو گونه انبار چه مرکزی و چه فرعی رعایت می شود.

پس از خرید کالا، نوبت به مرحله ورود کالا به انبار شرکت می باشد. بدین صورت که فروشنده ضمن ارسال کالا، نسبت به ارسال فرمی بنام ( صورت حساب ) که شامل مشخصات کالای فرستاده شده، تعداد یا مقدار آن، قیمت واحد و قیمت کل آن می باشد، مبادرت می نماید و با ورود کالا به انبار موسسه و تحویل آن به انباردار نسبت به صدور ( برگ رسید کالا به انبار ) اقدام می شود که شامل فاکتور یا صورتحساب، فروشنده، وسیله حمل، شرح کافی تعداد یا مقدار آن، واحد، وزن، ارزش واحد و قیمت کل آن می باشد.

مزایا و معایب سیستم
– شناسایی و دسترسی بهتر و راحت تر به موجودی انبار، مخصوصاً در موسسات با حجم موجودیهای زیاد و متنوع .
– دادن اطلاعات دقیق و صحیح به مدیریت و سایر بخشهای موسسه .
– سیستم با داشتن اهداف از پیش تعیین شده خود می تواند اطلاعاتی کافی به افراد تازه وارد بدهد .
– اطمینان خاطر برای مدیران و مسولین بخشها در برابر سیستم منظم که متکی بر اطلاعات صحیح و کافی است .
– کنترل دقیق سیستم از طریق کنترل موجودیهای انبار و بررسی اشکالات آن .
– کاهش هزینه های مصرف بدون مواد و تاثیر روحی مثبت به علت وجود نظم و آگاهی مسولین از میزان دقیق موجودیها .

معایب نداشتن سیستم انباداری
– ممکن است کمبود فضا در انبار بوجود آید زیرا کالاها خوب چیده نشده و یا قبلاً پیش بینی نشده است.
– عدم نظم باعث جابه جایی اضافی و اتلاف وقت پرسنل انبار و در کل صدمه دیدن کالا می شود.
– اتلاف وقت در مواقع انبار گردانی به علت نامرتب بودن انبار
– عدم توجه به وسایل ایمنی و نحوه استقرار کالا و حمل نقل می تواند موجب بروز خسارت جانی و مادی برای موسسه می شود.

انبارها در موسسات تولیدی با توجه به تولید و دامنه فعالیت کارخانه ، به دو نوع مرکزی ( اصلی ) و فرعی تقسیم می شوند . در کارخانه های بزرگ تولیدی به علت حجم زیاد تولید، ساختمان انبار مرکزی را نمی توان نزدیک کلیه واحدهای تولیدی احداث نمود. لذا در هر واحد تولیدی انبار فرعی ایجاد می گردد و انبار مرکزی هر چند وقت یک بار، مواد مورد نیاز واحدهای مختلف تولیدی را به انبار همان واحد ارسال می نماید. در این صورت، برای اداره انبارهای فرعی، به کمک انبارداری نیاز است که مسولیت اداره این انبارها را زیر نظر انباردار به عهده بگیرند
.
مدارک کالا در انبار
مدارکی است که در هنگام ورود کالا به انبار باید صادر شود تا انباردار رسیدن جنس را به انبار تایید کن . این مدارک قابل استفاده در قسمتهای دیگری از جمله : حسابداری، کامپیوتر مرکزی، ـ کاردکس مرکزی، دایره خرید و … می باشد .
این مدارک عبارتند از : در خواست کالا، در خواست خرید، رسید انبار ( قبض انبار ) که بعداً به توضیح آنها می پردازیم .

اهمیت و سازمان انبارها:
سازمان انبارها :
نظر به این که قسمت عمده ای از منابع نقدی شرکتهای تولیدی، به مصرف سرمایه گذاری برای موجودیهای مواد می رسد، اگر از روشهای انبارداری مطمئن و منظمی استفاده نشود، زیانهای جبران ناپذیری ببار خواهد آمد. به عنوان مثال، نداشتن موجودی مواد به حد کافی، موجب وقفه های زیان آوری در تولید می شود و با خریدهای فوری برای جلوگیری از این وقفه ها نیز هزینه های تولید افزایش می یابد. اگر مواد بیش از حد مطلوب خریداری شده باشد، باعث رکود سرمایه و افزایش هزینه های انبارداری و نابابی مواد می شود. روش انبارداری باید طوری طراحی گردد که از حیف و میل، فاسد شدن و افت نا مناسب مواد جلوگیری شود و نقل و انتقال، جابه جایی، حفظ و حراست موجودی مواد به طور مطلوب صورت گیرد .

اهمیت انبار :
هدف از ایجاد انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش های خصوصی تامین، نگهداری و در دسترس قرار دادن سری وسایل مورد نیاز آنها می باشد. بطوریکه اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرارداده نشود، در گردش کار و فعالیتهای آن موسسه ایجاد می گردد .

ساختمان انبارها ترجیحاً باید نزدیک به محل تولید باشد. تا انتقال مواد، مخصوصاً مواد سنگین و پر حجم به واحدهای تولیدی، به آسانی صورت گرفت، هزینه آن نیز به حداقل کاهش یابد .

انواع انبارها :
از نظر نوع کالایی که در آن نگهداری می شود :
الف) انبار کالاهای معمولی که در شرکت سهامی آب و فاضلاب از این نوع انبار استفاده می شود، به انبارهایی اطلاق می شود که نگهداری اقلام آن شرایط و تجهیزات مخصوص را نمی خواهد. اقلام در این انبار به شکل جامد کانتینر شده، بسته ها و کارتن ها می باشند.
ب) انبار مواد قابل انفجار
ج) انبار کالاهای فاسد شونده
د) انبار مواد فله ای
ه) انبار مواد شیمیایی

انواع انبار از نظر ساختمان
انبارها از نظر ساختمان به سه دسته تقسیم می شوند :
الف) ساختمان کامل پوشیده
ب) ساختمان سرپوشیده بدون دیوار
ج ) انبار محوطه باز یا بارانداز که در شرکت سهامی آب و فاضلاب از انبار ساختمان کاملاً پوشیده استفاده می شود.

لازم به ذکر است که انبارهای کاملاً پوشیده به انبارهایی که دارای سقف ، دیوار و درب می باشند اطلاق می شود وبرای ساختمان این گونه انبارها می توان از مصالح ساختمانی مختلف استفاده نمود و در این گونه انبارها اقلامی نگهداری میشود که حفاظت آنها از باد، باران، آفتاب، سرقت و… ضرورری است.

خروج کالا
انواع کالا
اجناس موجود در انبار برحسب نوع و کیفیت به شرح زیر تقسیم می شود :
1) مصالح : مانند آهن آلات ، کاغذ ، میز ، و نظایر آن که جنبه معرفی دارد با در خواست معرفی از انبار خارج می شود .
2) اثاثیه مانند : ماشین تحریر، تلفن و نظایر آن با رد خواست غیر معرفی از انبار خارج می شود .
3) ممکن است بعضی مصالح که از انبار خارج می شود برای تبدیل نوع جنس به کار رود مثلاً پارچه تبدیل پرچم شود. بنام ( درخواست تبدیل نوع جنس ) تهیه خواهد شد .
4) ممکن است بعضی از اجناس از انبار سازمان بطور امانت تحویل گردد که برای خروج آنها از در خواست مخصوص استفاده خواهد شد .

تحویل مصالح :
در این مورد برای تحویل و خروج مصالح از انبار در خواست انبار صادر خواهد شد، که با توجه به مندرجات قید شده در درخواست انبار از انباردار استعلام می گردد که از طرف حسابداری معادل آن تامین اعتبار می شود. پس از تامین اعتبار برای دریافت کالابه انبار مراجعه می گردد.

ثبت در کارت انبار :
سازمان انبارها با تعیین ارزش کالاهای تحویلی کالای در خواست شده را تحویل می دهد و درخواست را به امضای گیرنده می رساند و مقدار از کارت کوچک انبار کسر شده و در دفتر صادرات انبار ثبت می شود.
در پایان یک نسخه از درخواست خروج کالا و یک برگ از صادرات انبار به حسابداری مربوطه ارسال می شود.

تحویل کالای غیر مصرفی
درخواست کننده کالا، درخواست را برای تامین اعتبار به حسابداری مربوطه تسلیم خواهد کرد که حسابدار درخواست را تکمیل می نماید . کالای درخواست شده از انبار دریافت می گردد و به امضای آنها می رسد و تحویل دهنده کالا پس از تکمیل مقدار تحویل نسبت به تحویل کالای درخواستی اقدام می کند و بلافاصله درخواست را در کارت انبار ودر دفتر صادرات در ستون کالای غیر مصرفی ثبت می نماید.

درخواست خروج کالا برای تبدیل نوع جنس
درخواست خروج کالا به انباردار ارائه می شود و با تعیین های آن در خواست را برای تامین اعتبار به حسابداری ارسال می نماید. حسابدار حساب مخصوص برای تبدیل نوع جنس نگهداری خواهد کرد که برای گرفتن به انبار مربوطه تعیین می نماید .
در مورد تبدیل نوع جنس این نکته ضروری است که تبدیل باید به همان انباری برگشت شود که مصالح و مواد اولیه آن را تحویل داده است .

درخواست فروش یا واگذاری کالا
در این مورد انبارداران از فرم مخصوص در خواست خروج کالا استفاده خواهند کرد و کالای تحویلی رادر دفتر صادرات ثبت خواهد کرد. در این صورت فروش کالا به دو صورت انجام می گیرد . 1- به صورت نقد 2- به صورت نسیه
در حالت نقد، خریدار باید معادل بهای آن به حساب سازمان واریز شده و رسیدی دریافت نماید که برای تحویل کالا به انبار ارائه نماید .
در حالت نسیه، مجوز مربوطه ضمیمه دفتر صادرات خواهد شد و حسابداران وظیفه دارند ارزش کالا رابه بدهکار حساب مربوطه گذاشته و در مقام مطالبه برآید و مراقبت نماید که کالای واگذاری به موقع برگشت داده شود .

انتقال کالا از انباری به انبار دیگر
در این مواقع درخواست مخصوص تهیه می شود که بامشخصات کامل ، تاریخ حمل و شماره بارنامه و نظایر آن در درخواست قید شده است. بدیهی است حسابداران ارزش مقدار کالای ارسالی رابه انبار دیگر به بستانکار حساب انبار( فرستنده) و بدهکار انبار (تحویل گیرنده) منظور خواهد داشت .

انبارداری عبارت است از دریافت مواد و اقلام ، نگهداری صحیح و تحویل به موقع آن ها به مصرف کننده با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان به نحوی که با اعمال کنترل دقیق از میزان موجودی کالا در انبار و مقدار مصرف آن و نیز از انباشته شدن بیش از حد موجودی ها جلوگیری شود.
به عبارت دیگر ، انبارداری شامل سیستم های قرار گرفتن جنس در انبار و ایجاد روشها و اعمال مدیریت کنترل موثر از زمان دریافت تا لحظه تحویل است

انواع موجودی های انبار کدامند؟
اجناس و کالاهای موجود در انبار اعم از موسسات تولید یا غیر تولیدی را می توان به پنج دسته به شرح زیر تقسیم نمود:
– مواد خام یا مواد اولیه: از این مواد برای تولید کالا استفاده می شود
– مواد و لوازم مصرفی: مواد و لوازم مصرفی به موادی اطلاق می شود که به طور غیرمستقیم در تولید کالا دخالت دارد و یا در سازمان های تولیدی برای انجام خدمات جانبی مورد استفاده قرار داده می شود. این مواد بر اثر مصرف از بین می رود مانند کاغذ و مداد و یا وسایل بسته بندی در سازمانهای تولیدی.
– مواد و لوازم در جریان ساخت: به موادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه ی آن داده شده ولی هنوز به صورت کامل ساخته نشده است، مواد و لوازم در جریان ساخت گویند.
– کالای تمام شده: به کالاهایی گفته می شود که از نظر ساخت به مرحله ی تکمیلی رسیده و قابل عرضه به بازار باشد.
– اجناس خریداری شده جهت فروش: این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچ گونه تغییری در آنها به بازار جهت فروش عرضه می گردد و به طور موقت در انبار نگهداری می شود. مانند انبار فروشگاه ها و موسسات بازرگانی.
در انبار گردانی ( شمارش انبار) زمانی که موجودی واقعی شمارش شد و با کارتهای مواد انبار مقایسه شد، اگر کسری و اضافات ناشی از سرقت و سوء استفاده نباشد و یا اینکه موارد مغایرت آن چنان با اهمیت و قابل ملاحظه نباشد، کارتهای مواد اصلاح و در حسابها ثبت خواهد شد. ولیکن اگر مغایرتها عمده و با اهمیت باشد بررسیهای لازم نسبت به رفع موارد و علل انجام آن صورت می پذیرد و در نهایت اصلاحات لازم در دفاتر ثبت می گردد. این اصلاحات الزاماً باید در نرم افزار انبار نیز ثبت شود تا در آینده برای گزارش گیری ها با مشکل رو به رو نشوید.
برای آشنایی بیشتر با انبارگردانی و انبارداری، پیشنهاد میکنیم حتماً مقاله " نکات کلیدی انبارگردانی در حسابداری " را بخوانید.
نکته: برای اصلاح کسری و اضافات انبار، از حساب کسری و اضافات استفاده می شود.
– اگر انبار، دارای کسری باشد معادل مبلغ کسری حساب و اضافات بدهکار و حساب کنترل مواد بستانکار خواهد شد.
– در صورتی که انبار، دارای اضافات باشد ثبت زیر در حسابها صورت خواهد پذیرفت.
– در پایان دوره مالی نیز مانده حساب کسری یا اضافات به حساب خلاصه سود و زیان بسته خواهد شد.

منظور از کسری و اضافات مواد انبار چیست؟
زمانی که انبارها مورد شمارش قرار می گیرند عملاً اختلافاتی بین مقدار واقعی موجودی انبار و مقدار موجودی طبق اسناد و مدارک از جمله کارت انبار یا داده های نرم افزار انبارداری وجود دارد که هرگاه موجودی واقعی بیش از مانده کارت مواد باشد اصطلاحاً اضافات انبار و هرگاه موجودی واقعی کمتر از مانده کارت انبار باشد کسری انبار خوانده می شود.
کسری و اضافات انبار می تواند ناشی از عوامل زیر باشد.
1- اشتباه در ثبت مقدار مواد صادره یا وارده در کارت انبار یا نرم افزار انبار
2- اشتباه در ثبت قبضها و حواله های انبار درکارت حساب انبار توسط دایره حسابداری
3- عدم ثبت برخی از حواله های انبار بنا به دلایلی چون نرسیدن یا دیر رسیدن آنها
4- تقسیم و شکست قطعات بزرگ به تکه های کوچکتر
5- تبخیر و از بین رفتن موجودی و ضایعات
6- جذب آب و رطوبت توسط مواد که ممکن است باعث افزایش وزن برخی از مواد گردد.
7- سوء استفاده های افراد و سرقت
8- اشتباهات

تعیین محل قرار دادن کالا در انبار
این امکان وجود دارد که اجناس مشابه در یک شرکت قابلیت جایگزینی دیگر را داشته باشند، بنابراین ، انباردار می بایست در خصوص تعیین محل مناسب برای استقرار این نوع اقلام به گونه ای عمل کند که ارتباط این نوع اجناس با دیگر برقرار شود تا در صورت نیاز به هر یک از آن ها دسترسی به کالای مورد نظر مقدور باشد. لذا انباردار باید تشابه در مصرف را مدنظر قرار دهد و سعی کند اقلامی که با یکدیگر مصرف می شوند را در کنار هم یا نزدیک به هم قرار دهد؛ این عمل انباردار باعث کوتاهی مسافت ، کاهش خستگی ، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم سازی کالا در پاسخگویی به درخواست ها می گردد.

محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار
از جمله عواملی که محل قرار دادن کالا در انبار را تحت تاثیر قرار می دهد، محل و موقعیت ساختمان، ظرفیت مفید و قابل استفاده، وجود ستون های داخل، محل درهای ورودی و خروجی، تهویه و نورگیری و شکل ظاهری، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و … است که در تعیین محل قرار دادن کالا اثر دارد.

امکانات و تجهیزات انبار
یکی دیگر از عواملی که برای تعیین محل قرار دادن کالا موثر است امکانات و تجهیزات موجود در انبار است. این تجهیزات شامل وسایل حمل و نقل داخل انبار از قبیل لیفتراک، چرخ دستی، جرثقیل و سایر تجهیزانت انبار، شامل وسایل توزین، نردبان، چهارپایه و وسایل مورد نیاز برای نگهداری کالا از قبیل پالت، انواع ظروف، انواع قفسه و غیره می باشد.

خصوصیات فیزیکی کالا
خصوصیات فیزیکی کالا، یکی دیگر از عواملی است که در تعیین محل قرار دادن آن در انبار تاثیر دارد. این خصوصیات شامل وزن (اقلام سنگین و سبک)، نوع بسته بندی مانند کیسه، کارتن، عدل، جعبه، بشکه، قوطی، صندوق و یا به صورت فله است که ابعاد و شکل ظاهری آن ها را تشکیل می دهد.

خصوصیات کیفی کالا
این خصوصیات شامل کالای فاسد شدنی، سریع الاشتعال بودن، قابل انفجار، سمی بودن و دیگر خصوصیات کیفی است که باعث می گردد در تعیین محل قرار دادن کالا تاثیر بسزایی داشته باشند. لذا پس از تعیین محل قرار دادن کالا در انبار، نسبت به تعیین قفسه، طبقه و ردیف برای استقرار کالا اقدام می شود.

نرم افزار انبار پارمیس استار، از سری محصولات پارمیس می باشد که به صورت نرم افزاری یکپارچه برای سازمانها و کارخانجات بزرگ طراحی شده است که امکانات کاربردی در انبارداری را در اختیار این واحد های کسب و کار قرار می دهد. برای مشاهده امکانات نرم افزار انبار پارمیس استار می توانید اینجا را ببینید.

علاوه بر این، شرکت فناوری اطلاعات پارمیس، نرم افزار حسابداری پارمیس پلاس خود را برای تمامی واحد های صنفی و کسب و کارهایتولیدی، بازرگانی،شرکتی و فروشگاهیدر ابعاد کوچک و متوسط نیز عرضه می کند که با دارا بودن بخش ویژه مدیریت انبار و کالا امکانات کاربردی را به صاحبان کسب و کارها، ارائه می کند.
کاملترین نسخه نرم افزار حسابداری پارمیس پلاس که در قالب نرم افزار حسابداری پارمیس سخه جامع بازرگانی ارائه می شود، در قسمت انبار، امکانات زیر را در اختیار کاربران قرار میدهد.
– گزارش از کلیه اطلاعات کالاها
– تعیین حداقل و حداکثر قیمت خرید و فروش برای هر کالا
– گزارش ریز گردش کالاها
– امکان ثبت نقطه سفارش برای هر کالا
– گزارش جمع گردش کالاها
– معرفی کالای جدید با استفاده از مدل های کالاهای دیگر
– کاردکس کالاها
– امکان مشاهده سود هر فاکتور و مدیریت سود فاکتورها
– محاسبه قیمت ریالی کالاهای انبار به ۵ روش FIFO,LIFO، میانگین و ….
– معرفی کد محوله و ایجاد گزارش گردش کالا با محاسبه سود براساس کد محموله
– معرفی واحد اصلی و فرعی برای هر کالا
– ثبت نامحدود لیست قیمت برای هر کالا و اعمال تخفیف لیست
– اختصاص نامحدود گروه به هر کالا
– گزارش تفکیکی موجودی کالا
حسابداری یکی از علومی است که همه روزه اکثر افراد با آن سروکار دارند و برخی به صورت تخصصی و برخی به صورت تجربی از آن استفاده می کنند. حسابداری این امکان را به ما می دهد که میزان سوددهی و هزینه ها را به صورت علمی و دلخواه تغییر دهیم. اطلاعات مربوط به این رشته، مورد استفاده عموم مردم از مدیران صنایع، سرمایه گذاران، تجار و اصناف تا استفاده کنندگان محصولات و خدمات می باشد و باعث می شود تا اعداد و ارقام نامفهوم و گیج کننده به صورت اطلاعات جالب توجه و قابل نتیجه گیری در دسترس قرار گیرد.
فراگیری این فن به صورت تخصصی، نه تنها به صورت یک حرفه مطرح بلکه در زندگی خصوصی و شخصی نیز کارساز می باشد. به طور مثال نحوه صحیح بودجه بندی، تقسیم هزینه، تعیین قیمت تمام شده، روش های پیمانکاری، معاملات اوراق بهادار، تعیین استهلاک دارائی ها، انواع سرمایه گذاری، حسابداری با توجه به تورم و … از بحث های ارائه شده در این گروه می باشد. در پایان شاید بتوان حسابداری را به عنوان پایه اصلی صنعت، تولید و ارائه خدمات معرفی کرد. چرا که بدون وجود حسابداری و ثبت دقیق و نتیجه گیری صحیح از اطلاعات، پایه اصلی شرکت که همان سرمایه و نقدینگی است به لرزه درآمده و چه بسا که شرکت را به انحلال بکشاند.
تنوع موسسات و گوناگونی فعالیتهای مختلف اقتصادی در پهنه جهان، دانش و حرفه حسابداری را بر آن داشته تا در قالب مبانی و اصول عمومی، راه حلهای متناسبی را برای نگهداری حسابهای فعالیتهای گوناگون، به نحوی فراهم آورد که صورتهای مالی موسسات تصویر گویاتری از نتایج عملیات و وضعیت مالی ارائه دهند. از طرفی، فعالیتهای موسسات اقتصادی در کشورهای مختلف در بستری از اوضاع و احوال اقتصادی و اجتماعی و در محدوده مناسبات حقوقی کشور انجام می شود و این عامل، به نوبه خود، جستجو و یافتن راه حل مناسب و مطلوب را در محدوده راه حلهای متعارف در سطح بین المللی الزامی کرده است.
ارجاع طرحهای ساخت و ساز ابنیه، تاسیسات و تجهیزات بزرگ از طرف کارفرمایان عمومی و خصوصی به پیمانکاران مختلف، انعقاد قراردادهای بلند مدت پیمانکاری برای اجرای طرحهای یاد شده و انجام دادن فعالیتهای ساخت و ساز در قالب این قراردادها توسط پیمانکاران، یکی از فعالیتهای عمده اقتصادی است که نیازمند روشهای مناسب ثبت و ضبط معاملات و فعالیتهای مالی، تهیه و تنظیم گزارشهای درون سازمانی، اندازه گیری و شناخت درآمد و در نهایت تهیه و ارائه صورتهای مالی متناسب برای پیمانکاران و کارفرمایان است.
حسابداری پیمانکاری یکی از مقولاتی است که مراجع حرفه ای، پژوهشگران و مولفان حسابداری در کشورهای پیشرفته از دیرباز به عنوان مقوله خاص در حسابداری به آن پرداخته اند و در کشورهای پیشرفته و همچنین در سطح بین المللی استاندارهای حسابداری خاصی برای آن وضع شده است. در کشور ما نیز از الها پیش مبحث حسابداری پیمانکاری در کتابها و نشریات گوناگونی مورد بحث قرار گرفته و کوشش شده است در چارچوب روشها و رویدادهای متداول و استانداردهای حسابداری کشورهای پیشرفته راه حل ها و روشهای مناسبی برای نگهداری حسابها، شناسایی و اندازه گیری سود عملیات پیمانکاری و تهیه و ارائه صورت های مالی موسسات پیمانکاری در قالب مناسب حقوقی سازوکارها و الزامات محیطی حاکم بر این فعالیت عمده اقتصادی عرضه می شود.
تاریخچه شرکت

شرکت توانکاران صنعت پارس از سال 1369 فعالیت خود را آغاز نموده و با تکیه بر تخصص و تجربه مدیران ، مهندسین و تکنسینها ، با استفاده از آخرین دانش فنی و تکنولوژی روز توانسته گامهای موثری در زمینه طراحی ، ساخت ونصب المانهای متنوع ترافیکی و مبلمان شهری بردارد. قسمت های مختلف و مجزا در قالب بخش طراحی ، گروه های نقشه کشی و نقشه برداری مستقر در دفاتر طراحی و گروههای اجرایی ساخت ونصب در کارخانه اصلی و کارگاهای تحت پوشش این امکان را برای شرکت فراهم می سازند که توانایی ارائه خدمات متعدد را دارا باشد.
دفتر مرکزی این شرکت واقع در میدان ونک کارهای چون حسابداری اصلی دریافت سفارشات و هزینه های مربوط به آن را انجام میدهد . و کار خانه اصلی که در باقر شهر مستقر است کار ساخت ونصب محصولات تولیدی شرکت را انجام می دهند .

موضوع فعالیت شرکت تولید و ساخت پلهای عابر پیاده و سواره رو ، پارکینگ های طبقاتی مکانیزه ، پایه های نگهدارنده مثل پایه دوربین های نظارتی ، پایه روشنایی پایه تلویزیون های شهری و تابلوهای راهنمایی در اتوبان ها و معابر، گاردریل و . . می باشد . در واقع سفارش این نوع محصولات تولیدی از طرف شهردای های تمامی استان های ایران حتی کشورهای همسایه می باشد.در جاهای که نیاز به پل عابر پیاده یا گادریل باشد شرکت آن را انجام می دهد .
در سال های اول شرکت هیچ نوع شکوفایی نداشت آن هم به خاطر جدید بودن شرکت بوده ولی بعد از ارائه چند کار مورد توجه، شرکت توانسته موقعیت خوبی به بدست آورد که همه را مدیون کارگران زحمت کش خود بوده است. وتاکنون توانسته موقعیت خود را حفظ کند . بعد از آن شرکت شروع به نصب پوشش های حفاظتی روی پلها کرده و در طی سالهای اخیر توانسته پلها را به پله برقی مجهز کند که باعث رفت و آمد راحت تری شده است و توانسته خود را به بهترین نحو نشان دهد.
آمار اطلاعات پرسنلی به صورت زیر قابل تقسیم است:
– پرسنل رسمی 15 نفر پرسنل مستقیم تولید 70 نفر میباشد

پیشگفتار :
تدوین مطالبی درباره نحوه حسابداری انواع فعالیت های اقتصادی از یک سو ، بر دانش پیشرفته و امروز این حسابداری متکی و از سوی دیگر ، با شرایط خاص ، عرف تجاری و قوانین حاکم بر فعالیت های اقتصادی در ایران منطبق باشد یکی از زمینه های ضروری پژوهشی است که می تواند کاربرد روش های پیچیده حسابداری را آسان ساخته و در عین حال خدمات حسابداری در سطوح مختلف را کارآمدتر نماید علاوه بر این ، پژوهش هایی از این دست ، امکانات گسترش ، رواج و فراگیری ، اصول و ضوابط حرفه ای را افزایش داده و کار حسابداری واحدهای تجاری را در مجموع بهبود می بخشد امروزه موسسات عمومی و خصوصی اجرای عملیاتی نظیر : راه سازی – سد سازی – احداث ساختمان – تاسیسات – کشتی سازی – هواپیما سازی و ساخت قطعات پیچیده وسایل و تجهیزات را با انعقاد پیمان به موسسات پیمانکاری واگذار می کنند .

ارکان اصلی عملیات پیمانکاری :
در هر نوع عملیات پیمانکاری ارکان اصلی زیر وجود دارد :
کارفرما : شخص حقیقی یا حقوقی است که به عنوان یک طرف قرارداد ، عملیات اجرایی معینی را به پیمانکار ارجاع می کند .
پیمانکار : شخصی حقیقی یا حقوقی است که به عنوان طرف دیگر قرارداد ، عملیات اجرایی پیمان را به عهده می گیرد .
قرارداد : رابطه حقوقی بین طرفین است که منشا تعهد و التزام می باشد و شامل موضوع کار ، مدت انجام کار ، مبلغ قرارداد و تعهدات کارفرما و پیمانکار است .
موضوع قراردادهای پیمانکاری معمولا ساختن یک دارایی یا دارایی های است که در مجموع طرح واحدی را تشکیل می دهد .
انواع قراردادهای پیمانکاری :
قرارداهای پیمانکاری به حالت های مختلف تنظیم می شود اما معمولا یکی از دو حالت کلی زیر را دارا است .
الف) قراردادهای مقطوع :
در این نوع قراردادها ، پیمانکار با مبلغ مقطوعی به عنوان بهای کل پیمان و یا مبلغی یعنی برای واحد هر کار ( مثلا یک متر خاکبرداری ) توافق می کرد در برخی از موارد ، طبق ماده خاصی بهای واحد هر کار یا مبلغ کل پیمان بر اساس تغییرات شاخص قیمت ها تعدیل می شود در این نوع قرارداد هزینه های مواد ، مصالح ، سایر هزینه ها با پیمانکار است که اگر کمتر از مبلغی که از کارفرما دریافت می کند خرج نماید برایش سود محسوب می شود .
ب) قراردادهای اساسی :
در این نوع پیمان ها ، مخارج مجاز یا تعیین شده در قرارداد به پیمانکار تادیه و در ازاء خدمات انجام شده درصد معینی از مخارج یا حق الرحمه ثابتی به پیمانکار پرداخت می شود .
یکی از خصوصیات قراردادهای پیمانکاری این است که مدت اجرای قرارداد معمولا به بیش از یک دوره مالی تسری می یابد لکن تول مدت اجرای قرارداد نباید ملاک شناخت قراردادهای پیمانکاری قرار می گیرد .
ج) قرار داد مدیریت اجرائی: علاوه بر دو نوع قراردادهای ذکر شده از قرارداد زیر نیز می توان استفاده نمود :
در این نوع قراردادها بهای مواد و مصالح در مقابل ارائه صورت تحساب به پیمانکار پرداخت می شود و هر مبلغ معین و مشخص که در ابتدای قرارداد توافق شده و در پایان کار به عنوان حق الزحمه به پیمانکار پرداخت می شود .
در قرارداد نوع دوم که قرارداد اسانسی می باشد حق الزحمه درصدی از هزینه هاست اما در قرارداد نوع سوم حق الزحمه مبلغ مشخصی است و به هزینه ها مربوط نمی شود .
مراحل اجرای طرح و انجام عملیات پیمانکار :
مراحل اجرای طرح در موسسات خصوصی و عمومی تفاوت ماهوی ندارند ، و موسسات خصوصی کمابیش در اجرای عملیات پیمانکاری از تشریفات دولتی تبعیت می کنند اجرای طرحهای عمرانی در موسسات خصوصی همانند موسسات بخش عمومی تابع تشریفات خاصی است که ذیلا در 5 مرحله جداگانه آورده شده است :

مرحله مطالعات مقدماتی یا اولیه طرح :
موسسات بخش خصوصی معمولا طرح های ساختمانی ، تاسیسات و تجهیزاتی خود را بادر نظر گرفتن منابع مالی ، پیش بینی و سپس نقشه ها و اسناد و مشخصات اجرایی ار راسا یا با کمک موسسان مشاور تهیه می کنند مطالعات مقدماتی طرح شامل اقدامات زیر است :
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
ثبتی ندارد
هزینه مطالعاتی طرح 1000000
بانک 1000000
پرداخت بابت مطالعات مقدماتی طرح

1-1- خدمات تحقیقاتی و بنیادی :
مطالعات این مرحله شامل : مطالعات منطقی ، اجتماعی و اقتصادی است که بر مبنای نتایج حاصل از آنها ، تصمیم گیری کلی در مورد برنامه ها و شناخت طرح ها به عمل می آید .
2-1- مطالعات شناسایی طرح :
مطالعات این مرحله شامل : تحقیقات و بررسی های لازم به منظور تعیین هدف طرح ، شناخت اجراء قشکله ، داده ها و تهماده ها و همچنین امکانات فنی و اجرایی با توجه به مصالح ساختمانی ، تجهیزات ، نیروی انسانی ، سایر امکانات و محدودیت ها و بالاخره حدود سرمایه گذاری ، زمان اجراء ، کاسبات اقتصادی ، تعیین بهره وری و تعیین اثرات اجتماعی و اقتصادی ناشی از اجرای طرح است . حاصل این مطالعات به شکل گزارشی تدوین می گردد که مبنای اتخاذ تصمیم در مورد اقدامات بعدی خواهد بود .
3-1- تهیه طرح مقدماتی :
بعد از شناخت طرح ئو تعیین مشخصات کلی آن برمبنای بررسی ها و یا مطالعات توجیهی حتی و اقتصادی خاص ، مطالعات مقدماتی طرح انجام
می شود . خدمات مربوط به مطالعات مقدماتی شامل مطالعات تحقیقاتی و آزمایش های لازم به منظور طراحی و تهیه نقشه های مقدماتی و مشخصات کلی ، تعیین محل های مناسب و بر آورد کلی ابعاد و حجم کار و مخارج هریک از راحل های پیشنهادی و همچنین مقایسه و تعیین نکات مثبت و منفی هر راه حل و بازده اقتصادی و اثرات اجتماعی هر یک از آنها می باشد . تهیه کننده طرح مقدماتی مناسب ترین راه حل را با ذکر دلیل لازم توجیه می کند مطالعات و تحقیقات ، نقشه بر داری ها و بر رسی ها و آزمایش های این مرحله باید به اندازه ای کامل باشد که امکان بر آورد مخارج دوره مطرح و هزینه های بهره برداری را به منظور اتخاذ تصمیم منطقی فراهم سازد و نتیجه این مطالعات و روش انجام مراحل بعد به شکل گزارشی تدوین می شود .
4-1- تهیه نقشه ها و مشخصات اجرائی طرح :
تصویب طرح مقدماتی توسط دستگاه اجرایی ( مجری طرح ) مبنای تهیه نقشه ها و مشخصات اجرایی طرح قرار خواهد گرفت . خدمات این مرحله شامل انجام مطالعات ، بررسی ها ، تحقیقات و نقشه برداری ها و آزمایش های لازم به منظور تهیه کلید اسناد عملیات اجرائی طرح از جمله : نقشه های اجرایی و مشخصات فنی اختصاصی ، نقشه محل نتیجه آزمایش ها ، برنامه زمانی اجرای کار ، صنایع تهیه مصالح ، بر آورد مقادیر کار و پیش بینی دقیق مخارج اجرای طرح می باشد .
مرحله 2 : ارجاع کار به پیمانکار
در ارجاع کار به پیمان کار مراحل زیر باید طی شود :
1-2- تکثیر اسناد و مدارک مناقصه :
بعد از تصویب گزارش ها ، نقشه ها و سایر اسناد و عملیات اجرایی ( موضوع بند 4-1 UL ) و حصول اطمینان از مهیا بودن زمین یا محل اجرای طرح ، اسناد و مدارک مناقصه تکثیر و در اختیار شرکت کنندگان در مناقصه قرار می گیرد .
2-2- دعوت از پیمانکاران برای انجام طرح :
بعد از آماده شدن اسناد و مدارک مناقصه ، مپیمانکاران به طریق زیر از نوع و مشخصات طرح مطلع می شوند و در صورتی که مایل به اجرای رح باشند ، اسناد و مدارک مناقصه را از کارفرما یا مهندسین مشاور خریداری و برای بررسی و مطالعه در اختیار کادر فنی خود قرار می دهند .
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
ثبتی ندارد
هزینه مطالعاتی طرح 900000
بانک 900000
پرداخت بابت مطالعات مقدماتی طرح

الف) مناقصه عمومی –
در این روش مبلغ و مشخصات طرح و شرایط شرکت در مناقصه از طریق درج آگهی در جراید به اطلاع داوطلبان شرکت در مناقصه می رسد .
ب) مناقصه محدود –
در این روش دعوتنامه شرکت در مناقصه برای شرکت هایی ارسال می شود که صلاحیت آنها برای شرکت در مناقصه قبلا تعیین و نام آنها در لیست واجدین رایط شرکت های پیمانکاری ( لیست خاص ) درج شده باشد پس به دلیل تخصصی بودن یا ویژگی خاص کار از تعداد محدودی پیمانکار دعوت به عمل می آید .
ج) ترک مناقصه :
در مواردی که تحت شرایط خاص و بنا به شخصیت مقامات اجرایی انجام مناقصه ممکن و یا به صرفه و صلاح نباشد .
پیمانکار از طریق ترک مناقصه مستقیما انتخاب می شود .
د) توافق قیمت :
در این روش در مواردی که انجام مناقصه میسر و یا به مصلحت نباشد می توان طرح را با توافق قیمت به پیمانکار ارجاع داد .
3-2- تسلیم قیمت پیشنهادی و ضمانت نامه شرکت در مناقصه :
چنانچه کادر فنی پیمانکار انجام پیمان را با توجه به امکانات پیمانکار عملی تشخیص می دهد ، قیمت کل کار را از روی نقشه ها محاسبه و پیشنهاد می کند قیمت پیشنهادی پیمانکار برای اجرای طرح همراه با سایر اسناد و مدارک مذبور در آگهی ، ، نظیر ضمانت نامه بانکی در دو پاکت جداگانه – پاکت "الف " حاوی ضمانت نامه بانکی وکلیه اسناد و مناقصه و پاکت " ب " فقط شامل برگ پیشنهاد مبلغ کل – به مناقصه گزار ( کارفرما ) تسلیم می شود .

4-2- انتخاب پیمانکار :
کمیسیون مناقصه برای تعیین برنده مناقصه ، پیشنهادهای واصله را با رعایت آئین نامه معاملات دولتی افتتاح و قرائت می کند . کمیسیون مزبور ابتدا پاکت الف را باز می کند و در صورتی که پیمانکار تمامی شرایط مزبور در مناقصه را رعایت و کلیه مدارک را ارسال کرده باشد . مبادرت به افتتاح پاکت ب ( برگ یشنهاد مبلغ ) می کند . مناقصه گزار پس از ارزیابی پیشنهاد ها و تهیه جدول مقایسه ، از بین پیشنهادهایی که تمامی شرایط مناقصه را دارا باشد و از قیمت اعتدال خارج نباشد . مناسبترین پیشنهاد از نظر مالی و سایر شرایط انتخاب و به عنوان برنده مناقصه معرفی می کند . ضمانت نامه شرکت در مناقصه در صورتی که برنده مناقصه از انعقاد قرارداد امتناع ورزد به نفع کارفرما ضبط خواهد و از نفر دوم برای عقد قرارداد دعوت می شود .
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
پیمان در دست اجرا **
هزینه شرکت در مناقصه **
انتقال هزینه شرکت در مناقصه به حساب پیمان در جریان ساخت
دارایی در جریان **
هزینه مطالعاتی طرح **
انتقال هزینه مطالعاتی طرح به حساب دارایی در جریان تکمیل

مرحله 3 : انعقاد قراردادبا پیمانکار :
بعد از اینکه برنده مناقصه تعیین شد قراردادی بین پیمانکار و کارفرما منعقد و ضمانت نامه های شرکت در مناقصه آزاد می شود
اهم مواردی که در قرارداد ( پیمان ) پیش بینی می شود ، شامل نکات زیر است :
1-3- نام طرفین قرارداد ( کارفرما – پیمانکار )
2-3- موضوع پیمان :
اجرای عملیات کارهای اصلی ، کارهای فرعی و کارهای جدید احتمالی است . کارهای فرعی عملیاتی را شامل می شود که به منظور اجرا و نگهداریعملیات موضوع پیمان ضروری است ، اما جزء کارهای اصلی پیمان محسوب نمی شود به طور کلی منظور از موضوع قرارداد مال یا عملی است که هر یک از قتعاملین تسلیم یا انجام آن را به عهده می گیرند .
3-3- مبلغ پیمان :
مبلغی که پیمان بر اساس آن منعقد می شود و با توجه به شرایط عمومی پیمان مبلغی به آن اضافه یا کسر می گردد .
دستگاه های اجرائی موظفند در ارجاع کارهای اضافی به پیمانکار یا تغییر در مقادیر کار مفاد بخشنامه به شرایط عمومی پیمان را رعایت کنند .
4-3- مدت پنهان :
مدتی است که پیمانکار تعهد می کند در طی آن کارگاه را تجهیزات و عملیات مورد پیمان را اجرا کند .

5-3- تاییدات و تعهدات پیمانکار :
به طور خلاصه پیمانکار تایید می کند که هنگام تسلیم پیشنهاد ، مطالعات کافی به عمل آورده و هیچ نکته ای باقی نمانده است که بعدا بتواند در مورد آن به جهل خود استناد نماید .
6-3- تعهدات و اختیارات کارفرما :
کارفرما متهعد است کلیه زمین هایی را که برای تاسیس و ایجاد کارگاه و انجام عملیات موضوع پیمان مورد نیاز است در تاریخ هایی که در برنامه تفصیلی اجرائی منظم به پیمان پیش بینی شده است طبق صورت جلسه به پیمانکار تحویل دهد .همچنین کارفرما در مدت اجرای پیمان می تواند توسط دستگاه نظارت ، مهندس مقیم و یا مامورین دیگری عملیات پیمانکار را بازرسی کند .
7-3- ضمانت نامه انجام تعهدات :
در موقع امضاء قرارداد پیمانکار باید ضمانت نامه ای ( در حال حاضر 50% مبلغ اولیه پیمان ) از بانک مورد قبول کارفرما طبق نمونه ای که معمولا ضمیمه اسناد مناقصه است اخذ و تسلیم کارفرما کند ضمانت نامه مذکور باید تاریخ تصویب صورت مجلس تحویل موقت موضوع پیمان معتبر توبه دستور کارفرما قابل تمدید باشد .
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
پیمان در دست اجرا **
سپرده نقدی ضمانتنامه انجام تعهدات بانک
**
ثبت کارمزد و سپرده نقدی ضمانتنامه انجام تعهدات

حساب انتظامی- ضمانتنامه انجام تعهدات **
حساب انتظامی- وثیقه ضمانتنامه انجام تعهدات **
طرف حساب انتظامی- ضمانتنامه انجام تعهدات **
طرف حساب انتظامی- وثیقه ضمانتنامه انجام تعهدات **
ثبت ضمانتنامه انجام تعهدات

ثبتی ندارد

حساب انتظامی- ضمنتنامه انجام تعهدات 500.000
طرف حساب انتظامی- ضمانتنامه
انجام تعهدات 500.000
ثبت ضمانت انجام تعهدات شرکت

8-3- پیش پرداخت و ترتیب واریز آن :
کارفرما موافقت می کند به منظور تقویت بنیه مالی پیمانکار و تکمیل تجهیزات وی درصدی از مبلغ اولیه پیمان را به عنوان پیش پرداخت در مقابل ضمانت نامه بانکی پرداخت کند .
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
بانک 2.000.000
پیش دریافت 2.000.000
ثبت پیش دریافت پیمان
پیش پرداخت2.000.000
بانک 2.000.000
ثبت پیش پرداخت پیمان

9-3- جریمه تاخیر :
اگر کسی تعهد به امری کند یا تعهد نماید از انجام امری خودداری کند ، در صورت تخلف مسئول خسارت،طرف مقابل است ، مشروط بر اینکه جبران خسارت تسویه شده باشد و یا بر حسب قانون موجب زمان باشد توافق طرفین درباره میزان خسارت ممکن است به این شکل باشد که میزان خسارت را قبلا ارزیابی نمایند و در قرارداد مبلغ مقطوعی را معین کنند که در صورت اجراء یا عدم اجراء یا در صورت تاخیر ( مثلا : هر روز یا هر ماه تاخیر ) قابل پرداخت باشد جریمه تاخیر معمولا در موارد جداگانه ای در قراردادهای پیمانکاری پیش بینی می شود و خسارت و جرائم قابل پرداخت توسط پیمانکار که ناشی از تاخیر و تکمیل کارها یا سایر علل باشد ، تمامابه عنوان هزینه پیمان تلقی می گردد .
مرحله 4 : اجراء کار ( شروع عملیات ) :
1-4- تحویل ، تاسیس و تجهیزکارگاه :
بعد از اینکه پیمان منعقد شد ، کارفرما کلیه زمینهایی را که برای تاسیس و ایجاد کارگاه و انجام عملیات موضوع پیمان مورد نیاز است به پیمانکار تحویل و شخص یا موسسه ای را به عنوان دستگاه نظارت به پیمانکار معرفی کند . همچین کارفرما یا دستگاه نظارت برای کنترل مستقیم عملیات کارگاه ، شخصی را به عنوان ناظر مقیم تعیین و کتبا به پیمانکار معرفی می نماید .
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
پیمان در دست اجرا560.000
بانک 560.000
ثبت هزینه های تاسیس کارگاه

ثبتی ندارد

پیمانکار نیز برای شروع کار و اجرای طرح ، شخصی را به عنوان رئیس کارگاه تعیین و کتبا به کارفرما یا دستگاه نظارت معرفی می کند . پیمانکار مسئولیت حسن اجرای تمامی کارهای موضوع پیمان را بر اساس مشخصات و نقشه های تفصیلی و محاسبات فنی به عهده دارد و نظارتی که از طرف کارفرما یا نمایندگان او ، در اجرای طرح می شود از میزان این مسئولیت نمی کاهد . پیمانکار دست اول می تواند به منظور تسهیل و تسریع در اجرای قسمت یا قسمت هایی از عملیات موضوع پیمان موافقت نامه هایی با شخص یا اشخاص یا پیمانکاران جزء ( دست دوم ) منعقد کند، مشروط بر آنکه آنان را از واگذاری کار به غیر ممنوع دارد . بهرحال ارجاع کار به پیمانکاران جزء تحت هیچ عنوان از مسئولیت و تعهدات پیمانکار نخواهد کاست
از این مرحله بخشی از مخارج اجرای طرح از محل تخواه گردانی که به هر کارگاه اختصاص می یابد پرداخت می شود .
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
تنخواه گردان کارگاه 4.000.000
بانک 4.000.000
ثبت تنخواه گردان ارسالی به کارگاه
ثبتی ندارد

تنخواه گردان کارگاه ممکن است تصفیه و یا تجدید شود. با فرض آنکه در نظر باشد. مبلغ تنخواه گردان کارگاه تصفیه گردد وجوه ارسال شده به دفتر مرکزی بابت واریز تنخواه گردان به صورت زیر در روزنامه پیمانکار ثبت می شود:
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
بانک 800.000
تنخواه گردان کارگاه 800.000
ثبت وجوه دریافتی از کارگاه بابت
تصفیه تنخواه گردان
ثبتی ندارد

2-4- مخارج دوره اجرای طرح :
پیمانکاران دارای یک دفتر مرکزی هستند که عموما در تهران یا در مرکز استان واقع است بعد از امضاء قرارداد معمولا کارگاه جداگانه ای در محل اجرای هر طرح احداث می گردد دوره ای که هزینه های مربوط به یک قرارداد شناسایی می شود با امضاء قرادا آغاز و تا تکمیل آن پایان می یابد . هزینه های قبل از انعقاد قرارداد در صورتی که قابل تشخیص و شناسایی با شند به حساب پیمان انتقال می یابد در غیر این صورت جز هزینه های دوره وقوع محسوب خواهد شد مخارج دوره اجرای طرح قبل از تنظیم قرارداد صرفا به وسیله دفتر مرکزی و بعد از آن توسط دفتر مرکزی و کارگاه پرداخت می شود .

مخارج اجرای طرح بوسیله کارگاه
مخارجی که کارگاه به انجام آن مجاز است بتدریج از محل تنخواه گردانی که در اختیار رئیس کارگاه قرار دارد پرداخت می شود. در پایان ماه یا هر زمان مشخص دیگری گزارش مخارج کارگاه همراه با اسناد مخارج به دفتر مرکزی فرستاده می شود. تمام مخارج انجام شده در کارگاه باید متکی به مدارک مثبته و با توجه به دستور عمل دفتر مرکزی پرداخت شده باشد. حسابدار دفتر مرکزی، ابتدا مخارج کارگاه را کنترل می کند سپس بر حسب مورد آن را به مخارج جاری و سرمایه ای تفکیک و در صورت نیاز مبلغ تنخواه گردان کارگاه را تجدید می کند.
تامین آب و برق موقت کارگاه و هزینه مصرف آن در طول اجرای طرح به عهده پیمانکار است.
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
پیمان در دست اجر 3.000.000
انبار کارگاه 100.000
اثاثه 400.000
تنخواه گردان کارگاه3.500.000
ثبت مخارج آبان ماه کارکنان
ثبتی ندارد

مخارج اجرای طرح بوسیله دفتر مرکزی
مخارج اجرای طرح پس از تجهیز کارگاه بوسیله دفتر مرکزی و کارگاه پرداخت می شود. مخارجی که کارگاه مجاز به انجام دادن آن نیست یا امکان انجام دادن آن در محل اجرای طرح وجود ندارد از طریق دفتر مرکزی انجام می گیرد. مخارج انجام شده در یک واحد پیمانکاری را می توان به شرح زیر تفکیک کرد:
مخارجی که مستقیم به یک پیمان خاص مربوط می شود. مانند مواد و مصالح مصرف شده در پیمان، هزینه دستمزد و مزایای کارگران و سرپرستان کارگاه و هزینه استهلاک و نقل و انتقال ماشین آلات و تجهیزات کارگاه.
مخارج سربار یا بالاسری که بین پیمانها مشترک است و مستقیم به فعالیت پیمانکاری مربوط نمی شود. مانند هزینه تعمیرگاه و انبار دفتر مرکزی و یا طراحی و خدمات فنی.
3-4- تنظیم صورت وضعیت موقت کارها :
اگر قرار باشد که جمع ها بی پیمان در خاتمه عملیات پرداخت شود پیمانکار باید مبلغ معتنابعی سرمایه گذاری کند . از این رو ، معمولا در فواصل معینی دستگاه نظارت ( مهندس ناظر ) با کمک نماینده پیمانکار بر مبنای پیشرفت فیزیکی کارها ، صورت وضعیت ( سیتواسیون ) تمامی کارهائی را که پیمانکار را از شروع کار تا تاریخ تنظیم صورت وضعیت انجام داده است و همچنین وضعیت مصالح و تدارکات لازمی که در پای کار موجود می باشد تعیین و پس از تایید بر اسا نرخ های منظم به پیمان تقدیم و تسلیم کارفرما می کند .
4-4- پرداخت وجه صورت وضعیت موقت :
کارفرما پس از رسیدگی صورت وضعیت از جهت تطبیق ارقام با مبالغ مندرج در پیمان و اعمال تصحیحات لازم وضع کسور زیر تتمه قابل پرداخت را با تنظیم سندی از طریق صدور چاپ به پیمانکار پرداخت می کند .
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
بانک 2.000.000
پیش دریافت 2.000.000
ثبت پیش دریافت پیمان
پیش پرداخت2.000.000
بانک 2.000.000
ثبت پیش پرداخت پیمان

الف) جمع وجوهی که بابت صورت وضعیت های قبلی پرداخت شده است
ب) 10% بابت وجه الضمنن ( سپرده حسن انجام کار )
ج) اقسام پیش پرداخت
د) مالیات موضوع ماده 76
ه) کسور متفرقه دیگری که بر طبق شرایط عمومی پیمان به عهده پیمانکار است
توضیحات ( موارد بالا ) :
توضیح الف) هر صورت وضعیتی ، تمامی کارهای انجام شده از شروع کار تا تاریخ تهیه صورت وضعیت را نشان می دهد بنابراین برای تعیین مبلغ کارکرد هر صورت وضعیت باید کارکرد صورت وضعیت قبلی از کارکرد آخرین صورت وضعیت کسر می گردد .
توضیح ب) منظور از کسر و نگهداری سپرده حسن انجام کار این است که اگر پیمانکار به علت بالا رفتن قیمت ها ، عدم توانایی یا به هر علت دیگری کار را نیمه تمام گذشت ، یا در دوره تضمین عیب و نقصی از کارها مشاهده شد کارفرما بتواند خسارت وارده را از محل سپرده حسن انجام کار جبران نماید بنا به تقاضای پیمانکار ، کارفرما می تواند تضمین حسن انجام کار را در مقابل اخذ ضمانت نامه از بانک مورد قبول کارفرما مستردارد
توضیح ج ) به تشخیص کارفرما درصدی از مبلغ ناخالص هر صورت وضعیت بابت پیش پرداخت کسر خواهد شد به نحوی که مبلغ پیش پرداخت با آخرین صورت وضعیت مستهلک شود مبلغ ضمانت نامه پیش پرداخت نیز بر ترتیبی که اقساط ماهانه واریز می گردد و همزمان و متناسبا تقلیل می یابد .
توضیح د ) 5/5% علی الحساب مالیاتی که توسط کارفرما در هر پرداخت به پیمانکار ، نسبت به قراردادهایی که پیشنهاد آنها از اوایل سال 52 به بعد تسلیم گردیده کسر می گردد به دو جزء 4% و5/1% تقسیم می شود 4% اول به عنوان مالیات مقطوع به خزانه دولت واریز و 5/1% بقیه به عنوان پیش پرداخت مالیات پیمانکار محسوب و از مالیات متعلق به در آمد پیمانکار کسر می گردد.
توضیح ه ) مانند 2/3 درصد حق بیمه و بهداری ، 2/0 درصد سهم صندوق کار آموزی ، و عوارض معدن و آزمایشگاهی تماکی مبالغ مدرج در صورت وضعیت ها و همچنین پرداخت هایی که بابت آن به عمل می آید جنبه موقت وغیر منطقی و علی الحساب دارد و هر نوع اشتباه اندازه گیری و محاسباتی در صورت وضعیت های بعدی و یا در صورت وضعیت قطعی اصلاح و رغع خواهد شد .
مرحله 5 – خاتمه کار :
1-5- تحویل موقت :
بعد از آنکه عملیات موضوع پیمان طبق مشخصات و نقشه ها وسایر اسناد و مدارک ضمیمه پیمان خاتمه یافت ، پیمانکار می تواند از طریق دستگاه نظارت تقاضای تحویل موقت کند و نماینده خود را برای عضویت در کمیسیون تحویل موقت معرفی نماید و در عین حال انجام کارهای جزئی باقی مانده را نیز تقبل کند . دستگاه نظارت پس از بازدید عملیات ، تشکیل کمیسیون تحویل موقت را از کارفرما تقاضا می کند. بعد ااز آنکه اعضای کمیسیون مذبور تعیین شدند ، آزمایش های لازم با حضور اعضای کمیسیون توسط دستگاه نظارت انجام می شود و نتایج آن در صورت مجلس تحویل موقت قید می گردد . کمیسیون تحویل موقت ، فهرستی از نقائص و معایب و تکمیل کارهای ناتمام مهلتی برای پیمانکار تعیین و به دستگاه نظارت ماموریت می دهد که در راس مهلت مذبور عملیات را مجددا بازدید کند و اگر بر اساس فهرست نقائص هیچ گونه عیب نقص و کار نا تمامی باقی نمانده باشد در صورت مجلس تحویل موقت و گواهی رفع نقص و عیب را برای کارفرما ارسال کند تا پس از تصویب او به پیمانکار ابلاغ شود .

2-5-برچیدن کارگاه
پیمانکار موظف است پس از تحویل موقت کلیه ماشین آلات و مصالح اضافی متعلق به خود را طی مدت مناسبی که مورد قبول دستگاه نظارت باشد از محل خارج کند. همچنین پیمانکار باید نسبت به برچیدن و تخریب کارگاه و خارج کردن مواد حاصل از آن اقدام کند. هزینه های مربوط به برچیدن کارگاه کلاً به عهده پیمانکار است و مصالح حاصل از تخریب نیز به وی تعلق دارد.
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
پیمان در دست اجرا **
بانک **
پرداخت بابت تخریب کارگاه
ثبتی ندارد

3-5- ابطال ضمانت نامه پیش پرداخت :
ضمانت نامه پیش پرداخت تا پایان مدت پیمان معتبر است و مبلغ آن با پرداخت صورت وضعیت ها به تدریج تقلیل می یابد به نحوی که کل پیش پرداخت با آخرین صورت وضعیت موقت مستهلک شود .

دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
بانک 200.000
طرف حساب انتظامی- ضمانتنامه پیش پرداخت 2.000.000
طرف حساب انتظامی- وثیقه
ضمانتنامه پیش پرداخت
2.160.000
سپرده نقدی ضمانتنامه
پیش پرداخت 200.000
حساب انتظامی- ضمانتنامه
پیش پرداخت 2.000.000
حساب انتظامی-وثیقه
ضمانتنامه پیش پرداخت 2.160.000
ثبت واریز سپرده نقدی و ابطال
ضمانتنامه پیش پرداخت
طرف حساب انتظامی- ضمانتنامه
انجام تعهدات 2.000.000
حساب انتظامی- ضمانتنامه
انجام تعهدات 2.000.000
ابطال ضمانتنامه انجام تعهدات
شرکت

4-5- ابطال ضمانت نامه انجام تعهدات :
ضمانت نامه انجام تعهدات تاتاریخ تصویب صورت مجلس تحویل موقت معتبر می باشد کارفرما ضمانت نامه مذبور را به محض تصویب صورت مجلس تحویل موقت آزاد خواهد کرد .

دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
بانک 50.000
طرف حساب انتظامی- ضمانتنامه
انجام تعهدات 500.000
طرف حساب انتظامی- وثیقه ضمانتنامه
انجام تعهدات 540.000
سپرده نقدی ضمانتنامه انجام
تعهدات 50.000
حساب انتظامی- ضمانتنامه
انجام تعهدات 500.000
ثبت واریز سپرده نقدی و ابطال
ضمانتنامه انجام تعهدات
طرف حساب انتظامی- ضمانتنامه
انجام تعهدات500.000
حساب انتظامی- ضمانتنامه
انجام تعهدات
500.000
ابطال ضمانتنامه انجام تعهدات
شرکت

5-5- تهیه صورت وضعیت قطعی :
به محض اینکه تحویل موقت تمامی کارها انجام گرفت ، دستگاه نظارت به همراه پیمانکار اقدام به اندازه گیری و تهیه صورت وضعیت قطعی کارهای انجام شده خواهد کرد . مقادیر و ارقامی که در صورت وضعیت قطعی منظور می شود به تنهایی قاطع و یکی از ماخذ تسویه قطعی محاسبات خواهد بود ولو اینکه بین آنها و مقادیر و یا ارقامی که در صورت وضعیت موقت منظور گردیده اختلافی باشد .
6-5-تهیه صورت حساب قطعی
صورتحساب قطعی پیمان بر اساس صورت وضعیت قطعی تهیه می شود و مبلغ آن شامل مبلغ صورت وضعیت قطعی و مبالغی است که بر اساس قرارداد و اسناد و مدارک پیوست به آن به مبلغ مزبور اضافه و یا از آن کسر شده است.
صورتحساب قطعی که به ترتیب بالا تنظیم می شود ماخذ تصفیه حساب نهایی پیمانکار خواهد بود و پس از امضای آن از طرف کارفرما و پیمانکار برای طرفین قطعی بوده و هر گونه اعتراضی نسبت به آن بلااثر خواهد بود.
هرگاه بر اساس صورتحساب قطعی، پیمانکار بستانکار یا بدهکار باشد در مدت یک ماه از تاریخ امضای صورتحساب قطعی این بدهی یا طلب باید تصفیه شود.
5-5- استرداد نصف وجه الضمان ( سپرده حسن انجام کار ) :
معمولا نصف وجه الضمان پس از تصویب صورت وضعیت قطعی از طرف کارفرما به پیمان کار مسترد می شود
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
بانک 500.000
حسابهای دریافتنی- سپرده حسن
انجام کار 500.000
دریافت نصف ر سپرده حسن انجام کار
حسابهای پرداختنی- پیمانکار 500.000
بانک 500.000
پرداخت نصف دیگر سپرده حسن انجام کار

6-5- تحویل قطعی :
در پایان دوره تضمین ( فاصله زمان بین تحویل موقت و تحویل قطعی ) کارفرما به تقاضای پیمانکار اعضای کمیسیون تحویل قطعی را تعیین و به پیمانکار ابلاغ می کند پس از بازدید کارها توسط کمیسیون مزبور ، هرگاه عیب و نقصی که ناشی از کار پیمانکار باشد مشاهده نکند ، تحویل قطعی انجام خواهد گرفت و بلافاصله صورتمجلس مربوط به آن را تنظیم و تصویب آن به پیمانکار را ابلاغ می شود .
7-5- استرداد نصف دیگر وجه الزمان ( سپرده حسن انجام کار ) :
معمولانصف دیگر وجه الزمان پس از تصویب صورت مجلس تحویل قطعی از طرف کارفرما به پیمانکار مسترد می شود .
دفتر پیمانکار
دفتر کارفرما
بانک 500.000
حسابهای دریافتنی- سپرده حسن
انجام کار 500.000
دریافت نصف دیگر سپرده حسن انجام کار
حسابهای پرداختنی- پیمانکار 500.000
بانک 500.000
پرداخت نصف دیگر سپرده حسن انجام کار

8-5- هزینه نگهداری در دوره تضمین :
هزینه های بهره برداری و نگه داری عملیات موضوع پیمان در دوره تضمین به عهده کارفرما است و هزینه های ناشی از نقص عمل پیمانکار در دوره مزبور به عهده پیمانکار است .
9-5- انتقال دارایی مورد پیمان که به دستگاه مسئول بهره برداری :
کلیه عوامل و دارائی هایی که پس از اجرای طرح های عمرانی به وجود می آید جزء اموال عمومی به حساب می آید و حفظ و حراست آنها با دستگاه اجرایی یا دستگاه مسئول بهره وری است که ابنیه و تاسیسات را در اختیار دارد و این مورد چنانکه کارفرما موسه خصوصی باشد کلیه اموال و حقوق ناشی از پیمان به وی منتقل می شود .

سازمان بر اساس وظایف Functional organization
سازمان موسسات پیمانکاری حداقل باید سه قسمت اصلی زیر را داشته باشد.
1- قسمت بر آورده و مهندسین
* مترور ها و مهندسین
2- قسمت اجرای عملیات ( قسمت ساخت )
* سرپرست کل عملیات
(1) نگهبانان
(2) روسای کارگاهها
(3) وقت نگهداران ، انبار داران ، کارگران
3- قسمت حسابداری
مترورها –
مبلغ پیشنهادی برای شرکت در مناقصه را محاسبه و تعیین و برای تصویب به سرپرست کل عملیات تسلیم می کنند تهیه صورت وضعیت ها و بررسی قیمت های پیشنهادی پیمانکاران دست دوم و اعلام نتیجه آن برای تصویب به سرپرست کل عملیات ، جزء وظایف فنرورها است وقتی پیمانکار در مناقصه برنده شد مترورهالیست مواد ، سفارشات خرید و سایر احتیاجات پیمان را تهیه و نسخ آن رابه قسمت حسابداری و رئیس کارگاه ارسال می کنند .

روسای کارگاهها :
کارگران و کارکنان لازم برای انجام عملیات موضوع پیمان را سازماندهی می کنند همچنین با برآورد میزان کار به تهیه صورت وضعیت های ماهانه کمک می نمایند .
وقت نگهداران :
دستمزد کارگران کارگاه را محاسبه و بر اساس طبقه بندی هزینه ها ، تجزیه و برای رسیدگی و پرداخت به قسمت حسابداری ارسال می کنند .
انبار داران :
مواد و مصالح ارسال شده به کارگاه را دریافت ، شمارش و گزارش مواد و مصالح تحویل شده را روزانه تظیم و برای قسمت حسابداری ارسال می کنند قسمت حسابداری با تطبیق برگ سفارش خرید و گزارش تحویل کالافاکتور فروشندگان را پرداخت و سپس در اسناد و مدارک مالی ثبت میکند .
نگهبانان :
معمولا تردد افراد ، اموال ، ماشین آلات ، تجهیزات ، وسائط نقلیه و مواد و مصالح را به طور شبانه روزی کنترل و از ورود و خروج افراد و وسایل غیر مجاز جلوگیری می کنند بر حسب مورد وظایف دیگری نیز به آنها محول می شود .

حقوق دستمزد

تعریف: دستمزد تولیدی عبارت از وجوهی است که برای کار انجام شده تولیدی در یک مدت معین پرداخت و یا تعهد می گردد.
بنابراین کمیت و کیفیت نیروی کار و هزینه های مربوط به آن از موضوعاتی است که همواره باید کنترل و بررسی شود تا با پرداخت حقوق و دستمزد مناسب کیفیت نیروی کار حفظ شود.
کنترل حقوق و دستمزد به لحاظ ارتباط و تاثیری است که این هزینه ها با تولید و بهای تمام شده هر واحد محصول دارند کاهش و یا تثبیت بهای تمام شده از یک طرف با تشویق و ترغیب کارگران به تولید بیشترو از طرف دیگر با سرپرستی و کنترل مداوم آنان امکان پذیر است.
همچنین با کنترل هزینه های دستمزد و اطلاع از جزئیات آن امکان افزایش تولید و کاهش زمان استاندارد انجام کار فراهم می گردد.
دستمزد مستقیم:
عبارت از هزینه کار انجام شده ای که مستقیما به جهت ساخت محصول ، پرداخت و یا تعهد شود. به عبارت دیگردستمزد کارگرانی را که مستقیما به ساخت محصول اشتغال دارند دستمزد مستقیم می- گویند.
دستمزد غیر مستقیم:
عبارت است از هزینه نیروی کار انجام شده که مستقیما در ساخت محصول صرف نشده باشد. به عبارت دیگر دستمزد سرکارگران ،سرپرستان و کسانی که به تعمیر و نگهداری ماشین آلات اشتغال دارند و مستقیما تاثیری در تولید ندارند دستمزد غیر مستقیم می گویند.
اطلاعات لازم برای محاسبه حقوق و دستمزد:
برای محاسبه هزینه حقوق و دستمزد باید اطلاعات و عوامل لیست حقوق و دستمزد را شناخت و علاوه بر آن از قوانین و مقررات مربوط(کار و بیمه های اجتماعی مالیات و …)اطلاعات کافی داشت.برخی اطلاعات مربوط به دستمزد شامل مدت کارکرد ،حقوق پایه ،اضافه کاری نوبت کاری ،مرخصی استحقاقی ،پاداش ،کارآموزی ،اوقات تلف شده،طرحهای تشویقی حق بیمه های اجتماعی ،سهم کارفرما ،بیمه عمر،بیمه حوادث ناشی از کار و هزینه های رفاهی کارگران می باشد.

حقوق و دستمزد پایه و فوق العاده ها و نوبت کاری :
حقوق پایه حقوقی است که با رعایت قانون کار (برای کارگران رسمی )و یا به وسیله عقد قراردادی که مغایر قانون کار نباشد(برای کارگران قراردادی)برای انجام یک ساعت کار و یا تولید یک واحد محصول تعیین و به صورت ساعتی ،روزانه ،هفتگی و معمولا ماهانه پرداخت می شود.
ماده 32 : سیستم حقوق و دستمزد کارکنان شرکت از دو بخش حقوق و دستمزد ثابت ( حقوق و دستمزد کارکنان عادی، حقوق و دستمزد مدیران و متخصصین و حقوق و دستمزد متغیر تشکیل
می گردد.
الف – حقوق و دستمزد ثابت عبارتست از مجموع مزد شغل و مزایای ثابت پرداختی به تبع شغل به منظورتعیین حقوق و دستمزد کارکنان شرکت از دو روش استفاده می شود:

1- حقوق و دستمزد کارکنان عادی:
حقوق و دستمزد کارکنان عادی بر اساس طرح طبقه بندی مشاغل که به تایید وزارت کار و امور اجتماعی می رسد تعیین و پرداخت می گردد و حقوق دستمزد مدیران و متخصصین شرکت که بر اساس مجوز وزارت کار و امور اجتماعی مزد آنان از طرح طبقه بندی مشاغل خارج شده ، بر اساس آیین نامه مربوطه قابل پرداخت خواهد بود.

2- حقوق و دستمزد مدیران و متخصصین :
به منظور تعیین ثابت مدیران و متخصصین شرکت از روش امتیازی شخص و شغل با درنظر گرفتن ضوابط قانون کار استفاده گردیده است. بر اساس این روش ابتدا خصوصیات فردی، قابل اندازه گیری افراد تحت عنوان عوامل فردی مشخص شده و سپس عوامل شغلی مدیران و متخصصین بر اساس مشاغل مورد تصدی آنان در طرح طبقه بندی مشاغل مشخص می گردد.
1-2- عوامل تشکیل دهنده نظام حقوق مدیران و متخصصین شرکت به شرح زیر
می باشد:
1-1-2- مصوبات شورای عالی کار در مورد حقوق و دستمزد
2-1-2- عوامل فردی
3-1-2 عوامل شغلی مسخص شده در طرح طبقه بندی مشاغل
4-1-2- امتیازات در اختیار هیئت مدیره

ب- حقوق و دستمزد متغیر ( پاداش عملکرد – بهره وری ):
به منظور ایجاد انگیزه در کارکنان ، افزایش بهره وری و اثربخشی و ارتقاء سطح کمی و کیفی خدمات که در نهایت منجر به افزایش درآمد برای شرکت خواهد شد، بر اساس گزارش عملکرد دوره های سه ماهه امور مالی متناسب با نقشی که کارکنان در به ثمر رسانیدن موفقیت آمیز فعالیت های محوله ، ارتقای دانش و اعتبار و همچنین ایجاد درآمد برای شرکت داشته اند می باشد و پرداخت حقوق و دستمزد متغیر بر اساس سود ناویژه و تقسیم بندی مشاغل که به تصویب هیئت مدیره خواهد رسید بوده و در پایان هر سال مابه التفاوت آن تسویه خواهد شد. بدیهی است مبالغ دریافتی از این طریق جنبه مستمر نخواهد داشت.
ماده 33- افزایش عمومی :
افزایش عمومی حقوق و دستمزد کارکنان تابع مصوبات اعلام شده توسط وزارت کار و امور و اجتماعی و یا سایر مراجع ذیصلاح خواهد بود.
ماده 34 – فوق العاده ها :
به کارکنان شرکت علاوه بر حقوق و دستمزد ثابت و متغیر، مبالغی تحت عنوان فوق العاده به شرح ذیل قابل پرداخت می باشد:
1- فوق العاده های بدی آب و هوا، محرومیت از تسهیلات زندگی و محل خدمت
2- به کلیه کارکنان دائم و قراردادی شرکت که در مناطق بد آب و هوا و محروم از تسهیلات زندگی و یا در مناطق دور از مرکز ( محلی خارج از محل استخدام اولیه ) به خدمت اشتغال دارند و یا به آن مناطق انتقال می یابند، علاوه بر حقوق و مزایای ثابت ماهانه فوق العاده هایی تحت عنوان فوق العاده بدی آب و هوا ، محرومیت و محل خدمت پرداخت خواهد شد. مبنای محاسبه فوق العاده های فوق بر اساس حقوق و دستمزد مبنای کارکنان طبق آیین نامه و جداول خواهد بود.
ج – فوق العاده اضافه کاری:
فوق العاده اضافه کاری در مقابل ساعات کار اضافی خارج از وقت اداری در مواقع ضروری و استثنایی برای انجام وظایف مشخص پرداخت خواهد شد.
1- حداکثر ساعات کار اضافی روزانه 4 ساعت خواهد بود ، مگر در موارد استثنایی که با تصویب مدیرعامل ، اضافه کاری بیش از 4 ساعت مجاز خواهد بود .

چگونگی محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد: چگونگی محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل شرکتها ، یکی از موارد مهم و قابل توجه خصوصا در شرکتهای تولیدی می باشد.برای برقراری هر چه بهتر سیستم حقوق و دستمزد می بایستی سیستم مناسب با توجه به ساختار سازمانی و نیازهای حسابداری صنعتی نسبت به تعیین سیستم اقدام نمود.که از نظر دسته بندی اولیه می توان در روش کلی تقسیم بندی کرد.

الف:روش سنتی دستی:
در این روش کلیه اطلاعات پرسنلی ،جمع آوری کارکرد کارکنان،صدور احکام ،محاسبه و پرداخت آن به صورت دستی وبا صرف نیروی انسانی انجام می گیرد که نیازمند صرف زمان زیاد و دقت بالا هست ولی علی الرغم صرف زمان و دقت اشتباهات زیادی از جمله اشتباهات در محاسبات ،اشتباه در پرداخت حقوق کارکنان و غیره صورت می گیرد.لذا در حال حاضر به دلیل پیشرفت تکنولوژی و دوری کردن از معایب سیستم سنتی دستی معمولا مورد استفاده قرار نمی گیرد مگر شرکتهای کوچک.

ب) روش پیشرفته و مکانیزه:
در این روش کلیه اطلاعات پرسنلی،کارکرد ، مرخصی ،ماموریت،اظافه کاری،صدور احکام،محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل از طریق سیستم های نرم افزاری و سخت افزاری پیشرفته صورت می پذیرد که دارای دقت و سرعت و اطمینان بالایی می باشد.
در این پروژه بیشتر استفاده از سیستم و روش های مکانیزه مورد بحث قرار خواهد گرفت که مراحل اجرای آن به شرح زیر است:
استقرار سیستم های نرم افزاری و سخت افزاری مناسب در واحد کارگزینی حسابداری و حقوق و دستمزد با توجه به تنوع سیستم های یکپارچه موجود در بازار در خصوص مسایل اداری مالی می توان با رعایت صرفه و صلاح شرکتها و همچنین سنجش نیازهای واحد های تجاری سیستم مورد نظر را انتخاب و خریداری نمود. بعد از خرید سیستم های یکپارچه اطلاعاتی را بایستی در خصوص تعریف کارکنان و فرمهای ورود اطلاعات،مراکز هزینه،فرمهای گزارش گیری اقدام نمود که نکته بسیار مهم بعد از خرید نرم افزار می باشد.
در سیستم های مکانیزه به دلیل قابلیت تعریف سطح کاربری استغاده کنندگان از نرم افزارهای موجود قابلیت و اعمال کنترلهلی داخلی مناسب به صورت راحت و صحیح امکان پذیر می باشد.

جمع آوری و نگهداری اطلاعات شخصی پرسنل:
واحد کارگزینی در شرکتها هنگام استخدام کارکنان و نیروی انسانی اقدام به اخذ مدارک لازم از جمله مدارک زیر می نمایند:
1- فتوکپی شناسنامه
2- عکس
3- اطلاعات و سوابق تامین اجتماعی (در صورتی که سوابق کاری بیمه شده را داشته باشد)
4- سوابق کاری و اخذ گواهی نامه های تایید شده در واحد های تجاری قبلی
5- اخذ گواهی عدم سوء پیشینه
6- اخذ گواهی عدم اعتیاد به مواد مخدر
7- اخذ معافیت پزشکی خاص(توضیح اینکه این گزینه برای شرکتهایی که نیازمند دارا بودن سلامتی جسمی و روحی می باشد اخذ می گردد.و همچنین شرکتهایی که از نظر قانون به عنوان مشاغل سخت و سنگین تشخیص داده شده اند معاینات خاصی را انجام می دهند).
2-صدور احکام پرسنلی:
صدور احکام پرسنلی از طریق واحد کارگزینی و با رعایت موارد زیر انجام می گیرد:
1- رعایت قانون کار و امور اچتماعی و بخش نامه های صادره از طریق وزارت کار و امور اجتماعی.
2- رعایت طرح طبقه بندی مشاغل که به تایید اداره کار و امور اچتماعی رسیده باشد.(توضیح اینکه طرح طبقه بندی مشاغل در شرکتهایی که دارای پرسنل بیش از 50 نفر می باشد لازم اجرا می باشد).
3- توجه به سوابق کاری مرتبط و غیر مر تبط
4- توجه به میزان تحصیلات
5- توجه به پست سازمانی و خدماتی که می بایستی فرد در سازمان یا واحد تجاری باید انجام دهد.
6- توجه به آئین نامه های استخدامی و داخلی واحدهای تجاری.
واحدهای کارگزینی بعد از لحاظ کردن مراحل فوق اقدام به صدور احکام پرسنلی می نماید و در طول
سال در صورت تغییر در قوانین موضوعه مرتبط یا ارتقاء کارکنان و شروع هر سال مالی مجددا احکام جدیدی را صادر خواهد کرد و تاریخ اجرای حکم نیز درج خواهد شد. ضمنا لازم به توضیح می باشد که احکام پرسنلی در شرکتهای خصوصی می بایستی به تائید مدیر امور اداری و مدیر عامل رسیده باشد.

تعداد نسخه احکام پرسنلی:
معمولا احکام پرسنلی در چهار نسخه صادر می گردد.یک نسخه کارمند ،یک نسخه پرونده کارگزینی کارمند،یک نسخه واحد امور مالی و یک نسخه اداره کار و امور اجتماعی.

تنظیم لیست حقوق و دستمزد:
دایره حسابداری معمولا در پایان هر پانزده روز و یا در پایان هر ماه به تهیه لیست حقوق و دستمزد کارکنان برای همان مدت اقدام می نماید.لیست حقوق و دستمزد از قسمتهای مختلفی تشکیل شده است که هر قسمت براساس قانون کار و با توجه به اطلاعات گردآوری شده از دایره کارگزینی ،دایره حضور و غیاب ،دایره ثبت اوقات کار و کارتهای مربوط ، همچنین قراردادهایی که کارفرما با کارگران منعقد نموده تکمیل می گردد.
لیست حقوق و دستمزد دارای قسمتهایی به منظور درج دستمزد کارعادی ،اضافه کاری ،نوبت کاری ،شب کاری ،دستمزد ایام مرخصی ،و تعطیلات رسمی ،فوق العاده ها(حق اولاد ،حق مسکن ،خواربار ،کمکهای غیر نقدی و حق ایاب و ذهاب)،جمع حقوق و مزایا ،کسور مربوط به دستمزد قابل پرداخت و نیز حق بیمه های اجتماعی ،سهم کارفرما و…. می باشد.

3)جمع آوری کارکرد ماهانه پرسنل شرکتها:
کارگزینی در طول ماه به صورت مرتب نسبت به اعمال کنترلهای لازم برای ورود و خروج پرسنل،مرخصی ها،ماموریتها،غیبت ها و غیره با استفاده از سیستم مکانیزه کارت زنی اقدام می نماید.
در حال حاظر سیستم های کارت زنی دارای قابلیت های قابل اطمینان از جمله ثبت ورود و خروج با استفاده از کارت و اثر انگشت دارا می باشد.
واحد کارگزینی با توجه به مدارک مثبته دریافتی از واحدهای مختلف که به تائید افراد مسئول رسیده است اقدام به کنترل و تنظیم کارکرد ماهانه پرسنل می نماید. از جمله مدارک مثبته برگه های مرخصی استحقاقی ، استعلاجی و بدون حقوق، برگه های ماموریت،مجوزهای اضافه کاری و غیره می باشد بعد از اعمال کنترلهای لازم و تائید کارکرد کارکنان اقدام به تهیه دیسکت کارکرد پرسنل نموده وبه همراه نامه ای آن را بعد از تائید مدیر عامل شرکت جهت پرداخت حقوق به واحد امور مالی ارائه می نماید.

4- محاسبه حقوق و دستمزد:
محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل در واحد حسابداری حقوق و دستمزد زیر نظر مدیر امور مالی انجام می پذیرد که می بایستی در این مرحله موارد زیر رعایت شود:
_ وارد کردن احکام پرسنلی به سیستم حقوق و دستمزد(اطلاعات شخصی و حقوقی)
_ تعریف کد و تعیین که مرکز هزینه هر یک از کارکنان(توجه شود که مرکز هزینه دارای اهمیت بالایی در شناسایی هزینه های واحدهای مختلف تولیدی دارائی و عمومی دارد که می تواند صحت محاسبات بهای تمام شده کالاهای ساخته شده را تضمین می نماید).
_ وارد کردن جدول مالیات حقوق و دستمزد _ توضیح اینکه جدول مالیات حقوق و دستمزد در ابتدای هر سال از طریق وزارت دارائی و امور اقتصادی به واحدهای تجاری و غیر تجاری ابلاغ می شود.
به عنوان نمونه جدول مالیاتی سال 1386 به شرح زیر می باشد:
_ تا مبلغ 2270000 ریال معاف از مالیات می باشد(ماهانه).
_ از مبلغ 2270001 ریال تا مبلغ 5770000 ریال با نرخ 10%(ماهانه).
_ از مبلغ 5770001 ریال تا مبلغ 10603333 ریال با نرخ 25%(ماهانه).
_ از مبلغ 10603334 ریال تا مبلغ 23103333 ریال با نرخ30%(ماهانه).
_ از مبلغ 23103334 ریال تا مبلغ بی نهایت ریال با نرخ 35%(ماهانه).
توضیح اینکه طبق قانون مالیاتهای مستقیم مالیات قابل پرداخت در هر ماه به صورت تجمعی از ابتدای سال مجددا محاسبه و تعدیل می گردد. ضمنا تنها حق ماموریت در حقوق و دستمزد معاف از مالیات می باشد.
واحد حسابداری حقوق و دستمزد بعد از اعمال و رعایت موارد فوق بر اساس دیسکت دریافتی از واحد کار گزینی اقدام به محاسبه حقوق می نمایند که می بایستی لیست های حقوق و فیش های حقوق را تهیه و به واحدهای مربوطه و پرسنل تحویل نماید. به عنوان نمونه محاسبات 13 نفر از پرسنل شرکت سپهر برای مهر ماه 1386 ارائه می گردد.
5- پرداخت حقوق و دستمزد:
جهت پرداخت حقوق و دستمزد روشهای زیر می تواند مورد استفاده قرار گیرد که هر کدام دارای معایب و مزایایی می باشند.

1- پرداخت به صورت نقدی :
در این روش یک چک در وجه صندوق دار شرکت صادر می شود و صندوقدار شرکت بر اساس لیست حقوق دریافت شده از واحد حسابداری حقوق و دستمزد اقدام به پرداخت حقوق می نماید.
این روش دارای معایبی از جمله موارد زیر می باشد.
الف: وجود احتمال سرقت پول در هنگام انتقال از بانک به شرکت.
ب: احتمال اشتباه در پرداخت به پرسنل و جابجایی پرداخت.
ج: احتمال کسرس صندوق دار با ارقام بالا.
د: صرف وقت زیاد جهت پرداخت و دریافت پول توسط کارکنان.
2- پرداخت به صورت صدور چک در وجه هر یک از کارکنان:
در این روش برای هر کدام از پرسنل شرکت یک فقره چک صادر می شود که دارای معایب زیرمیباشد:
الف: احتمال اشتباه در پرداخت
ب: صرف وقت طولانی و خسته کننده جهت صدور چک.
ج: صرف وقت طولانی جهت اقدام به امضاهای مجاز چک.
د: محدودیت در دریافت دسته چک از بانکها.
3_ پرداخت از طریق سیستم بانکی:
در این روش واحد حسابداری حقوق و دستمزد اقدام به افتتاح حساب سپرده سرمایه گذاری کوتاه مدت و یا کارت بانک برای هر یک از پرسنل می نماید و در پایان ماه با صدور یک فقره چک به همراه ارائه لیست و دیسکت حاوی اطلاعات حقوقی پرسنل اقدام به پرداخت حقوق کارکنان می نماید که دارای مزیتهای زیرمی باشد:
الف) دارا بودن دقت بالا در پرداخت حقوق
ب) صرف وقت کمتر در امور مالی و کارکنان
ج) استفاده از نیروی کار بانکها جهت پرداخت حقوق
د) حذف احتمال سرقت.
و-ارسال لیست به تامین اجتماعی:
واحد حقوق و دستمزد در امور مالی برای تهیه و ارسال و پرداخت حق بیمه کارکنان به سازمان تامین اجتماعی به مدت یک ماه فرصت دارد. لذا معمولا تا پایان ماه این امر صورت می پذیرد.

7- ارسال لیست مالیات به اداره دارایی و امور اقتصادی:
واحد حقوق و دستمزد در امور مالی برای تهیه و ارسال و پرداخت مالیات مکسور از حقوق پرسنل از تاریخ پرداخت حقوق به مدت یک ماه فرصت دارند تا اقدام لازم به عمل آورد.

8- صدور سند حسابداری حقوق و دستمزد :
صدور سند حسابداری حقوق و دستمزد در سیستم های یکپارچه به صورت مکانیزه صورت می پذیرد و محاسباتی در پایان هر ماه و یا در تاریخ پرداخت حقوق و دستمزد سند مر بوطه صادرمی گردد.

تبصره :
شرکت به منظور جبران بخشی از خدمات انجام شده کارکنان در خارج از ساعات اداری مجاز به پرداخت اضافه کار تشویقی خواهد بود.
1- تاخیر ورود و تعجیل در خروج کارکنان را نمی توان با ساعات اضافی کاری آنان تهاتر نمود.
2- به ازای هر ساعت کار اضافی معادل 40 % مزد علاوه بر مزد ساعات کار عادی به کارکنان پرداخت خواهد شد و نحوه محاسبه آن به شرح زیر می باشد

نوبت کاری:
در بسیاری از واحدهای تولیدی به دلایل مختلف کارگران به صورت نوبتی کار می کنند مطابق ماده 55 قانون کار ،کار نوبتی عبارتست از کاری که در طول ماه گردش دارد به نحوی که نوبتهای آن در صبح یا عصر یا شب واقع شود.به کارگری که در طول ماه به طور نوبتی کار میکند اگر نوبت کارش در صبح و عصر واقع شود 10% و چنانچه نوبت کار او در صبح و عصر و شب قرار گیرد 15% و در صورتی که نوبت کار در صبح و شب و یا عصر و شب باشد 22.5% علاوه بر دستمزد عادی به عنوان فوق العاده نوبت کاری پرداخت خواهد شد.

1- مزد یک ساعت اضافه کار = مزد یک ساعت کار + 40% مزد یک ساعت کار
2- به کارکنانی که روز جمعه در ساعات عادی کار می کنند، علاوه بر حق استفاده از یک روز تعطیلی بلافاصله در هفته آینده ، معادل 40 % علاوه بر مزد ساعت کار عادی از اول همان ساعات اولیه کار به عنوان اضافه مزد روز تعطیل پرداخت خواهد شد.
تعیین درصدهای بیمه تامین اجتماعی بر اساس بخش نامه صادره از طرف سازمان تامین اجتماعی در حال حاضر تنها حق اولاد از بیمه معاف میباشد.بیمه تامین اجتماعی شامل( 7 درصد سهم کارمند،3 درصد بیمه بیکاری و 20 درصد سهم کارفرما) می باشد. ضمنا لازم به توضیح می باشد در صورت مشمول بودن شرکت به قانون مشاغل سخت و زیان آور (4 درصد بیمه سهم کارفرما) افزایش خواهد یافت.
فرمولهای( مزد روزانه و مزد یک ساعت کار) به شرح زیر می باشد:
حقوق ماهانه
1- مزد روزانه = ————–
30

مزد روزانه
2- مزد یک ساعت کار = ——————-
8 ساعت

_ تعریف فورمولهای اضافه کاری، نوبت کاری بر اساس قوانین کار و امور اجتماعی.
– نرخ اضافه کاری:
140% *220 /(حق جذب + پایه سنوات + حقوق ثابت)
که 220 تعداد ساعات در هر ماه طبق بخش نامه می باشد.
– نرخ نوبت کاری:
33.5% * 30 / (حق جذب + پایه سنوات + حقوق ثابت)
11
توضیح اینکه نرخ( 33.5 درصد) نوبت کاری با توجه به شرایط نوبت کاری طبق قانون کار تغییرمی کند

حسابداری حقوق و دستمزد:
حسابداری حقوق و دستمزد اساسا در سه مرحله صورت می گیرد:

1- تهیه لیست و حقوق و دستمزد :
لیست حقوق و دستمزد معمولا ماهانه تهیه می شود برای انعکاس هزینه حقوق و دستمزد و بدهی های ناشی از آن ثبت زیر در دفاتر صورت می گیرد.
کنترل حقوق و دستمزد (شامل هزینه های جانبی) *
مالیات پرداختنی *
بیمه پرداختنی *
حقوق و دستمزد پرداختنی *
هزینه های مرتبط با حقوق و دستمزد شامل فوق العاده اضافه کاری ، نوبت کاری ، هزینه پاداش کارکنان ، دستمزد ایام مرخصی ، هزینه مزایای پایان خدمت کارکنان ، بیمه های تامین اجتماعی سهم کارفرما و غیره…. هزینه های جانبی حقوق و دستمزد نامیده می شود.چنانچه هزینه های جانبی حقوق و دستمزد قابلیت رهگیری مستقیم با یک واحد محصول مشخص یا یک سفارش معین داشته باشد به عنوان هزینه مستقیم و در غیر این صورت به عنوان هزینه غیر مستقیم طبقه بندی می شود.

2- تسهیم (تخصیص) حقوق و دستمزد:
پس از تهیه لیست حقوق و دستمزد ، حقوق و دستمزد و هزینه های مرتبط با آن به محصولات ویا سفارشهای مختلف تخصیص و ثبت زیر در دفاتر صورت می گیرد:

کالای در جریان ساخت *
کنترل سربار ساخت *
هزینه های اداری و فروش *
کنترل حقوق و دستمزد *
3- پرداخت خالص حقوق و دستمزد:
هنگام پرداخت مبلغ خالص حقوق و دستمزد به کارکنان ثبت زیر در دفاتر صورت می گیرد:
حقوق و دستمزد پرداختنی *
بانک *
4-پرداخت یا واریز کسورات:
شرکتها مکلفند ظرف مدت یک ماه مالیات و بیمه مکسوره از کارکنان و همچنین بیمه سهم کارفرما را به حساب سازمانهای ذیربط واریز نمایند. هنگام پرداخت ثبت زیر در دفاتر صورت می گیرد.
مالیات پرداختنی *
بیمه پرداختنی *
بانک *

انبار
تعریف انبار :
امروزه انبار د یگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی ورضایت بخش است که از دوجهت اطلاعاتی وفیزیکی مورد توجه قرارگیرد به طور کلی انبا رمحل وفضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ، صنعتی یا مواداولیه یا فرآورده های مختلف که اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی وتنظیم می گردد.

انواع انبارها :
انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می باشند:
1) انبارهای پوشیده :
این مکان از تمام اطراف بسته است ودارای سقف ووسایل ایمنی کامل می باشد .
2) انبارهای سرپوشیده یا هانگارد :
این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است وفاقد حفاظ جانبی است . این نوع انبارها کالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ می کند .
3) انبار با ز یامحوطه : این انبار به صورت محوطه بوده وجهت نگهداری ماشین آلات ولوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.

تعریف انبارداری
مواد و مصالح یکی از مهمترین عوامل هزینه است که بطور متوسط 55درصد بهای تمام شده کالای ساخته شده را تشکیل میدهد با این جهت موفقیت موسسات صنعتی تاحدی منوط بداشتن سازمان مجهز برای تدارک و خرید و انبار کردن مواد و ایجاد دستگاههای حسابداری کالا برای اعمال نظارت موثر روی مصرف مواد و موجودی جنسی خواهد بود.اجناس و موجودیهای انبار باید تحت اختیار یک انباردار مسئول باشد.کار انبارداری یک شغل مهم و پرمسئولیتی است چون غالباً مواد و مصالح و اجناس انبار بزرگترین رقم دارایی اکثر موسسات صنعتی و بازرگانی را تشکیل داده و مسئوالیت نگاهداری و حسن اداره انبار به مراتب بیشتر از مسئولیت صندوق دار بنگاه می باشد.موجودیهای انبار باید در محلهای محفوظ و دور از خطر بطرز منظم طوری نگهداری شود که دسترسی به آنها در موقع لزوم به آسانی میسر باشد.
اقلام وارده و صادره باید بسرعت تحویل داده شده و در صورتهای مخصوص ثبت گردد و اقلام راکد و زائد و ناباب انبار به روسای مسئول بنگاه گزارش شود.نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام که میزان آن توسط مدیران فنی تعیین می شود باید پیوسته مطعح نظر انباردار قرار گیرد. در کارخانجات و موسسات بزرگ غالباً انبارهایی جداگانه برای مواد نیمه ساخته- مواد کمکی-مواد ساخته شده – مواد خام و مواد مصرف شدنی وجود دارد و بعضی اوقات انبارهای فرعی برای موادی که مرتباً به مقادیر زیاد مورد احتیاج می باشد تاسیس شده و زیرنظر کمک انباردارهایی که مسئول انبارداری آنها را انتخاب می کند قرار می گیرد.

وظایف انباردار :
1) تحویل اجناس خریداری شده ومورد نیاز سازمان ، رسیدگی وبررسی طبق اسناد ومدارک اولیه.
2) صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی درصورت عدم وجود موجودی .
3) مراقبت ونگهداری کالاها از سرقت ، صدمه ، ضایعه ، حادثه ناشی از طبقه بندی یا قفسه بندی یا چیدن اقلام درانبار
4) پیش بینی ، برنامه ریزی وکنترل مواد انبار وانجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت وکالاهای آن وسیاست موسسه .
5) تهیه گزارشات لازم درخصوص ضایعات، موجودیها ونظریات اصلاحی وسایر گزارشات مورد نیاز مدیریت .
6) صدور قبض انبار پس از دریافت کالا وحواله انبار هنگام تحویل دادن کالا به متقاضی وفرمهای مرجوعی در صورت برگشت کالا وسایر فرمهای مربوط به انبار وثبت صادره ووارده در دفاتر وکارتهای مربوطه.
7) بایگانی اسناد ومدارک مربوط به انبار وتعبیه یک کارت برای هریک از اقلام انبار.

کدگذاری کالاها:
تعریف وفواید کدگذاری :
به ایجادرویه وسیستمی که بوسیله آن اطلاعات ونشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا ازنقطه ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد کدگذاری گویند . که به معنی رمز یا نشان خاص است وجهت سهولت درکار وتقلیل حجم گفته ها ونوشته ها به کار می رود درکدگذاری ممکن است از عوامل متعددی چون رنگها، نورها ، اشکال ، اعداد ، الفبا و… یا ترکیبی از آنها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از :
1) جلوگیری از نوشتن جملات طویل وتوصیفی وشناسایی کردن ساده ودقیق تر کالاها .
2) استاندارد کردن کالاهاوکمک به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری ومحاسباتی .
3) ثبت عملیات واردات وصادرات کالاها ونگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشینهای الکترونیکی پیشرفته .
4) صدور سفارش خرید بطور ساده ومطمئن ودقیق وپیگیری ساده تر امور وسهولت برنامه ریزی وکنترل.

انواع روشهای کدگذاری :
1) روش ساده با روش اعداد ترکیبی .
2) روش اعداد گروهی
3) روش اعشاری یا روش دیوئی
4) روش حروفی یا الفبایی
5) روش نیمونیک یا روش استفاده از حرف اول نام کالاها
6) روش مخفی
7) روش کدینگ ویژه
8) روش کدینگ استاندارد .
سیستم کدینگ انبار :
دراین بخش مراحل طراحی سیستم کدینگ انبار کارخانه مزبور ارائه می شود. دراین سیستم کد کالاها از ده رقم تشکیل شده است . شکل زیر تعریف این ده رقم رانشان می دهد .

سایر مشخصات نوع کالاها گروه کالا محل مصرف ماهیت کالا

تعریف سیستم اطلاعاتی انبار ونتایج اجرای آن :
منظور ازسیستم اطلاعاتی ایجاد روشی سیستماتیک ومنطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار وهمچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات ، یا می توان گفت که ایجاد روشی است ، سیستماتیک ومنطقی که امکان انجام عملیات تهیه ونگهداری جنس را ازمرحله درخواست اجناس با مرحله تهیه کامل وتحویل به مصرف کننده میسر می سازد . جزئیات عملیات در واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی، بسته به نوع فعالیت وسازمان داخلی ، ممکنست با هم تفاوت داشته باشند ولی نتایج زیر از اجرای هر طرح سیستم اطلاعاتی انبار عاید موسسه می شود :
1) ایجادرابطه های بهتر ومنطقی تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات.
2) تسریع درعملکرد قسمتهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب .
3) ایجاد کنترلهای بهتر در موسسه (کارخانه )
4) کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود درانبار با توجه به تنوع آنها .
5) سفارش به موقع کالا وبه میزان مورد نیاز به آن .
6) ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم سوء استفاده در موجودیهای انبار
7) شناسایی کالاهای بلا استفاده که سبب اتلاف فضای انبار و راکد نگهداشتن سرمایه موسسه می شوند .

انواع فرمهای انبار :
متداولترین فرمهای مورداستفاده درسیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر می باشند.
1) کارت انبار:
این فرم جهت ثبت کلیه نقل وانتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می گیرد وتوسط انبار دارتهیه می شود وبرای موارد زیر به کار می رود :
الف ) ثبت مقادیر ورودی وخروجی هریک از اقلام موجودی
ب ) مبنای کنترل گردش اقلام موجودی
ج) مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار واصلاح مغایرات
د) تشخیص اقلام کم گردش وراکد
ه) ضبط سوابق سفارش موجودی

2) برگ درخواست جنس از انبار:
این فرم جهت دریافت کالا ازانبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف کننده پر می شود ودارای کاربردهایی به شرح زیر است :
الف ) ذکر مشخصات ومقادیر اقلام درخواستی از انبار
ب ) مجوز تحویل جنس به درخواست کننده
ج) مبنای صدور درخواست خرید

3) حواله انبار (برگ مصرف کالا ) :
این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می شود وتوسط انبار پر می شود ودارای کاربردهای زیر است :
الف ) اعلام نوع ومقدار اقلام صادره از انبار جهت هریک از واحدهای درخواست کننده.
ب ) مبنای ثبت کارت موجودی وحسابداری انبار
ج ) مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام در انبار
د ) مبنای قیمت گذاری اقلام صادره .
4) برگ درخواست خرید :
این فرم توسط انبار تکمیل می گردد و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا بر اساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می گردد.

5) رسید موقت انبار :
این فرم مشخص کننده این است که جنس به انبار رسیده وتحویل انباردار گردیده ولی به دلایلی چون نرسیدن کامل اجناس ویا بزرگ بودن محوطه ودر راه بودن بقیه ، همه آن نرسیده است ، دارای کاربردهای زیر است :
الف ) ضبط اطلاعات کلی اقلام وارده هنگامیکه بررسی دقیق اقلام به سرعت امکان پذیر نباشد .
ب ) به عنوان رسید موقت در دست تحویل دهنده است.
ج ) مبنای پرداخت پس کرایه حمل است .

6) رسید انبار:
هنگام دریافت ورسید کالا به انبار این فرم بمنزله تایید تحویل کالا به انبار بوده وتوسط انبار تنظیم می شود ودارای کاربردهای زیر می باشد:
الف ) اعلام وتائید رسید اقلام وارده به انبار وذکر مشخصات اقلام .
ب ) اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول .
ج ) اعلام رسید اقلام امانی به انبار .
د ) قیمت گذاری اقلام وارده .
ه )ثبت کارتهای موجود وحسابداری آنها .

7) کارت حساب انبا ر:
این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل می شود وتقریباً مثل کارت انبار است بااین فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی وهم ریالی را کنترل می نماید .

8) برگ کنترل اسناد :
این فرم همراه یک دسته از فرمها که قرار است از قسمتی به قسمت دیگر فرستادده شوندارسال می شود تادرصورتی که فرمهای ارسالی تعدادشان تغییر کرده باشد مشخص می شود وتوسط قسمت ارسال کننده فرمها تهیه وتنظیم می شود.

9) برگ درخواست تامین کالا :
این برگ توسط یکی از دوایر برای انبار جهت درخواست تامین کالا ارسال می شود .
روشهای مختلف انبار کردن کالا
1) انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف (با درنظر گرفتن حداکثر موجودی )
2) انبارکدرن به ترتیب شماره یا حروف ( با درنظر گرفتن حداقل موجودی )
3) انبار کردن به ترتیب ورود موجودیها ( کالاها )
4) انبار کردن به ترتیب ورود وبا دراختیار داشتن سیستم شماره قفسه .
انبارگردانی وکنترل انبارها :
برای کسب اطمینان از صحت عملیات موجودی انبارها وجهت کشف واصلاح تفاوتهای موجود میان مقدار واقعی موجودی ومانده کارتهای معین مواد ضروری است تا موجودی گیری ادواری بعمل آید . تفاوتهای موجود مذکور ممکنست دارای علتهای متعددی باشدکه اهم آنها عبارتند از :
1) اشتباه در نقل وانتقال اطلاعات صورتحسابها به کارتها
2) اشتباه درهزینه یابی مواد مورد درخواست
3) عدم ثبت صورتحسابها یادرخواست مواد
4) هر نوع اشتباه در اثر نرسیدن اطلاعات ورودی وخروجی
5) ضایعات یا اختلاس
موجودی گیری ادواری یا انبارگردانی چه در سازمانهای دولتی وچه خصوصی به روشهای مختلف صورت می گیرد. کنترل انبارها ممکن است توسط مقامات مجاز ومسئول سازمان بعمل آید که کنترل داخلی نامیده می شود یا اینکه توسط مقامات مجاز ویاهیئت حسابرسی ویژه ای از خارج سازمان به عمل می آید که به آن کنترل خارجی گویند . درطول سال ، ممکن است که انبارها درچند نوبت وتوسط گروهها ومقامات مختلف آن هم به طور رسمی یا غیر رسمی مورد بررسی وکنترل قرار بگیرد، لذا کنترل دقیق وکامل گردش عملیات وموجودی انبار ها در پایان سال از اهمیت خاصی برخوردا رخواهد بود وبایدحتماً به مرحله اجرا درآید .
ارزیابی موجودیهای انبار وقیمت گذاری اقلام انبار:
تعیین بهای اجناس بخصوص درموسسات تولیدی وانتفاعی دارای ارزش خاصی است بطور کلی تمام اقلام هزینه های مربوط به ورود جنس به انبار تامرحله صدور آن از انبار در ردیف عوامل متشکله قیمت تمام شده کالا می باشد اما قبل از بیان شیوه های ارزیابی ادواری یا دائمی موجودیها بهتر است تا ابتدا به گردش فیزیکی وبهای تمام شده که از بخشهای خاص خود در ارزیابی های اقلام انبار ومصرف آنها دست اشاره ای داشته باشیم .
گردش فیزیکی (Physical flow):
گردش فیزیکی موجودیها می تواند به صور مختلفی صورت پذیرد در برخی از واحدهای تجاری تولیدی لازم است که موجودیها به طور منظم گردش داشته وهمواره کالاهای جدید وتازه در دسترس باشد مثلاً دریک کارخانه رنگ سازی ممکن است ابتدا قوطیهای رنگ قدیمی بفروش برسد واز ماندن زیاد وفساد آن جلوگیری گردد بدین روش که از اولین موجودیها اول استفاده می شود روش اولین صادره از اولین وارده یا fifo گویند اما درمورد برخی از اقلام دیگر موجودی ، روش اولین صادره آن معمولاً از آخرین محموله وارده که د رسطح بالا قرار گرفته است صورت می گیرد، اما داروها یا سبزیجات یا کالاهای زود فاسد شدنی باید ابتدا به مصرف برسد یعنی کالاهای اول وارده اول صادر می شود . به روش اولین صادره از آخرین وارده lifo گویند . یادرصورتی که از لحاظ تاریخ مصرف یا ترکیب شیمیایی کالاها ماندن آنها اشکالی پیش نیاورد می توان از روش مصرف انتخابی نیز بهره جست .

سیستم ارزیابی ادواری موجودیها (Periodic Inventory System):
دراغلب واحدهای تجاری وندرتاً درواحدهای تولیدی ، سیستم ادواری ارزیابی موجودیها متداول است . دراین سیستم هم بهای تمام شده کالای فروش رفته وهم موجودیهای پایان دوره در پایان دوره مالی به هنگام تهیه صورتهای مالی محاسبه می شود . دراین روش موجودیهای آخر دوره شمارش شده وارزش آن بر مبنای یکی از روشهای پذیرفته شده گردش بهای تمام شده تعیین می شود وحسابدارها با کسر کردن ارزش آن از بهای تمام شده کالای آماده برای فرشو ، بهای تمام شده کالای فروش رفته دوره را محاسبه می نمایند :
ارزش کالای آماده برای فروش + ارزش موجودی د رابتدای دوره + خرید موجودی طی دوره
بهای تمام شده کالای فروش رفته= ارزش موجودی در ابتدای دوره + ارزش موجودی در پایان دوره
روشهای مختلف ارزیابی ادواری موجودیها به سه دسته کلی تقسیم می شود که عبارتند از :
1) روش fifo یااولین صادره از اولین وارده (First in first out)
2) روش lifo یا اولین صادره از آخرین وارده (last in first out )
3) روش میانگین موزون (weighed average )

مثال : موجودی اول فروردین مساوی 20 واحد وبهای تمام شده یک واحد آن بالغ بر100 ریال است درطول این ماده 50 واحداز این کالا خریداری شده است که به شرح زیر می باشند که وارد انبار شده بودند :
ارزش واحد مبلغ کل
موجودی اول فروردین 100 * 20 2000
خرید در 11 فروردین 105 * 20 2100
خرید در 15 فروردین 110 * 10 1100
خرید در 30 فروردین 120 * 20 2400
ـــ ـــــ
70 7600
از 70 واحد کالای خریداری شده بالا ، 40 واحد آن در طول فروردین بفروش رفته است وت 30 واحد از آن باقی مانده است صورت ریز فروشهای مابه شرح زیر می باشد:
3فروردین 10واحد
12فروردین 20واحد
15 فروردین 5واحد
21فروردین 5واحد
ــــــ
40
شرکت فوق برای ارزیابی 30 واحد کالای خود که در انبار مانده است ناگزیر است از یکی از روشهای ادواری قیمت گذاری بهره جوید دراینجا مابه دو روش فایفو، لایفو، ارزش موجودی پایان دوره وبه تبع آن بهای تمام شده کالای فروش رفته واثرات محاسبه دو روش به سود آوری را محاسبه خواهیم کرد:

fifo روش اولین صادره از اولین وارده :
ارزش موجودی پایان دوره : کلی
20 واحد 120ریالی 2400
10 واحد 110ریالی 1100
ـــــــ ـــــــ
30 3500
ارزش یا بهای تمام شده کالای فروش رفته طی ماه فروردین 4100= 3500- 7600
lifo روش اولین صادره از آخرین وارده :
ارزش موجودی پایان دوره : کلی
20 واحد 100ریالی 2000
10واحد 105ریالی 1050
ـــــــ ــــــ
30 3050
ارزش یا بهای تمام شده کالای فروش رفته طی ماه فروردین 4550= 3050 – 7600

عوامل موثر درتکمیل وارسال برگ درخواست سفارش مواد :
مقداری مواد که باید در انبار نگهداری شود ، به عواملی مانند مصرف روزانه ، مدت رسیدن سفارش به انبار ، با صرفه ترین مقدار سفارش وهزینه های نگهدرای مواد ، بستگی مستقیم خواهد داشت . بنابراین ، انباردار بایدهنگام تکمیل برگ درخواست مواد، ضمن توجه به عوامل فوق ، حد تجدید سفارش ، حداقل وحداکثر موجودی را مدنظر قرار دهد.

حد تجدید سفارش :
مقدار یا تعدادی است بین حداقل وحداکثر موجودی که به محض تقلیل موجودی به آن میزان ، بایدبه خرید مواد مبادرت نمود تااطمینان حاصل شود که مواد خریداری شده قبل از رسیدن موجودی به سطح حداقل ، به انبار خواهد رسید . حدتجدید سفارش ، به دوعامل حداکثر مقدار مصرف روزانه مواد ومدت تحویل مواد سفارش شده ، بستگی مستقیم دارد.
حداکثر مصرف روزانه مواد * حداکثرمدت وصول مواد = حدتجدید سفارش
مثال 1) یک شرکت تولیدی برای ساخت محصولات خود ، روزانه حداکثر به 2000 کیلو مواد نوع الف نیاز دارد ، چنانچه مدت تحویل سفارش حداکثر 36 روز باشد ، حدتجدید سفارش چنین محاسبه می شود :
کیلو 72000 = 2000* 36 = حد تجدید سفارش
نحوه ثبت مواد صادره از انبار:
زمانی که قسمتهای مختلف تولید ، برای ساخت محصول نیاز به مواد داشته باشند با تکیمل فرم درخواست مواد وسایر تشریفات مربوط ، آن را از انبار دریافت می دارند ، حسابداری مواد، بهای موادصادره را با توجه به یکی از روشهای ارزیابی محاسبه می کند وبه صورت زیر ثبت می نماید:
حساب کنترل کالای درجریان ساخت ***
حساب کنترل مواد ***

تغییر موسسات و کاهش فایده صورتهای مالی :
ما معتقدیم که نرخ افزایشی تغییراتی که به وسیله موسسات تجاری تجربه شده است ، باتوجه به تاخیر در منظور کردن حسابها به وسیله سیستم حسابداری ، دلیل اصلی کاهش در مفید بودن اطلاعات مالی است .
ما در ابتدا نرخ افزایشی تغییر را که بر موسسه تجاری اثر گذاشته است بررسی کرده و سپس اثر تغییر در موسسات تجاری را بر مفید بودن اطلاعات حسابداری بررسی می نماییم .
در موسسات ، هزینه های تجدید ساختار ، مانند هزینه هایی را که برای آموزش کارکنان ، مهندسی مجدد تولیدات یا طراحی مجدد سازمانی مصرف می شود فورا هزینه شده در حالی که منافع تجدید ساختار به صورت کاهش هزینه های تولید و بهبود خدمات مصرف کننده در دوره های بعد شناسایی می شوند.
در نتیجه در طول تجدید ساختار ، صورتهای مالی منعکس کننده هزینه تجدید ساختار می باشد نه منافع آن و بنا بر این موجب عدم ارتباط با ارزشهای بازاری که منعکس کننده منافع مورد انتظار در مقابل هزینه ها است می گردد .
بطور مشابه می توان هزینه های سرمایه گذاری در نوآوری ( برای مثال تحقیق و توسعه ) که عامل مهم تغییر در تکنولوژی شرکتها می باشد را نیز نام برد . هزینه های نو آوری در ابتدا شناسایی می شوند در صورتی که منافع در دوره های بعدی ثبت می شود .مواردی که مسا ئل را پیچیده تر می کند عدم هماهنگی حسابداری سرمایه گذاری نا مشهود است . برای مثال یک موسسه که یک ابزار را برای استفاده داخلی توسعه می دهد کلیه هزینه های توسعه را به حساب هزینه منظور می کند ولی اگر موسسه یک ابزار مشابه را خریداری کند ، آن را به حساب دارایی منظور می نماید.
بنا بر این عوامل ایجاد کننده تغییر مانند خصوصی سازی ، رقابت ، نوآوری ، … بطور معکوس بر تطابق هزینه ها با درآمدها اثر گذاشته و منتج به کاهش در مربوط بودن اطلاعات مالی می شوند .
ما موسسات نمونه را به دو گروه شرکتهای ثابت و در حال تغییر تقسیم کردیم . اولین گروه شامل موسساتی است که تغییری نداشته اند و در طول دوره نمونه ( 1996 – 1977 ) در همان سبد دارایی ها باقی مانده اند . دومین گروه شامل موسساتی است که تغییر داشته اند ( از 3000 موسسه در سال های اولیه نمونه تا 5500 موسسه در دهه میانی 1990 ) . بنا بر این نرخ افزایشی تغییر موسسات همراه با عدم کارآیی سیستم حسابداری در انعکاس نتایج تغییر ، باعث ضعیف تر شد ن فایده اطلاعات حسابداری شده است .

حسابرسی انبار
حسابرسی انبارگردانی و موجودی مواد و کالا
از آنجا که موجودیهای مواد و کالا بخش عمده ای از داراییهای جاری شرکتها را تشکیل می دهد بنابراین حسابرسی ان به دقت ویژه ای نیاز دارد.
قبل از هر چیز بگویم که منظور از موجودیهای مواد و کالا موارد زیر است:
1. کالای آماده برای فروش، اعم از موجودی کالای یک شرکت بازرگانی و کالای
ساخته شده یک شرکت تولیدی
2. کالای در جریان ساخت
3. کالاهایی که بطور مستقیم یا غیر مستقیم در تولید مصرف می شود، اعم از مواد
اولیه، قطعات یدکی و لوازم مصرفی

همانطور که می دانید حسابرسان برای رسیدن به هدفهای مورد نظرشان در مورد هر یک از اقلام صورتهای مالی آزمونهایی را به اجرا در می آورند:
1. آزمون رعایت
2. آزمون محتوا
آزمونهای رعایت برای بررسی میزان اطمینان و یا کیفیت و کمیت کنترل داخلی صاحبکار انجام می گیرد.
و آزمون محتوا برای بررسی اعتبار ارقام اسناد و مدارک

آزمونهای محتوا 5 هدف را دنبال می کنند:
1. اثبات وجود
2. اثبات مالکیت
3. اثبات کامل بودن
4. اثبات ارزش
5. نحوه ارائه در صورتهای مالی

اما انبار گردانی که مبحث امروز ما است فقط برای اثبات وجود و مالکیت است.
معمولا برای اثبات عینی موجودیها از یکی از دو روش زیر استفاده می کنند:
1. روش شمارش دائم: که موجودیها تحت یک برنامه معین در دوره مالی شمارش می
شوند.
2. روش شمارش مقطعی: این روش معمولا در مقاطع معین مثلا پایان سال مالی مورد استفاده قرار می گیرد.
چارچوب کلی انجام این روش انبار گردانی است.

در فرآیند ورود و خروج کالا به یا از شرکت دپارتمانها یا بخشهای مختلفی موثر هستند از جمله واحد دریافت کالا: که وظیفه دریافت و ارسال ان به انبار را بر عهده دارد.
اما واحد انبار چه نقشی دارد؟
ارائه رسید کالا های دریافتی: کالای وارد شده به انبار بیدرنگ بازرسی و شمارش می
گردد و برای انها رسید صادر می شود. سپس، دایره انبار مقادیر کالاهای دریافتی را به
دایره حسابداری اطلاع می دهد. دایره انبار با انجام دادن این وظایف، نقش بزرگی در
کنترل کلی موجودیهای مواد و کالا بازی می کند. دایره انبار با امضای رسید انبار،
مسولیت خود را می پذیرد و با اعلام مقادیر واقعی کالای انبار شده به دایره
حسابداری، کار دایره دریافت کالا را تائید می کند.

صدور کالا و دریافت حواله انبار: دایره انبار با مسولیتی که نسبت به کالاهای تحت
کنترل خود دارد، اصرار می ورزد که در ازای هر کالای خارجی از انبار، یک حواله انبار
(Store's Requisitions) با شماره ردیف دریافت کند، که آن حواله به عنوان رسید کالا از دایره دریافت کننده ان محسوب میگردد.
حواله های انبار معمولا در سه نسخه تهیه می شود:
یک نسخه در دایره درخواست کننده بایگانی می شود، یک نسخه به عنوان رسید تحویلی به انبار می باشد و نسخه سوم به دایره حسابداری فرستاده می شود تا مبنای تخصیص و تعیین بهای تمام شده قرار گیرد.
مدارک ثبت دایمی موجودیها، مهمترین عنصر کنترل داخلی است.
اما کاری که حسابرسان باید در هنگام انبار گردانی انجام دهند چیست؟
بررسی و مطالعه دستورالعمل شمارش موجودیها یا انبارگردانی:
این دستور العمل توسط صاحبکار(دو هفته قبل از انبار گردانی) تهیه می شود و حسابرسان آن را بررسی می کنند تا از کفایت ان اطمینان یابند. چنانچه دستورالعملهای شمارش موجودیها، کافی و مناسب باشد، مسولیت حسابرسان در طول شمارش، بیشتر به حصول اطمینان از اجرای صحیح و دقیق دستورالعملهای مزبور منحصر می شود.)
مسول کار حسابرسی نیز باید پیش از موعد، برنامه ریزی کند تا بتواند اعضای تیم
رسیدگی را آماده و از انها به گونه ای موثر در طول شمارش موجودیها استفاده کند.
حسابرس باید تاریخهای شمارش موجودیهای صاحبکار، میزان شمارشهای آزمایشی، تعداد حسابرسان مورد نیاز در هر انبار و مدت زمان برآوردی برای انجام شدن شمارش را تعیین کند.
ممکن است شما بعلت تخصصی بودن موجودیهای انبار (بعنوان مثال تجهیزات دریایی) از مهندسان یا سایر کارشناسان یاری بخواهید که در این صورت ترتیب این کارها باید از قبل داده شده باشد.
همچنین شما از موسسه حسابرسی خود دستورالعمل کتبی دریافت می کنید که نباید در اختیار صاحبکار قرار گیرد.
این دستورالعمل شامل مواردی مانند اعضای تیم رسیدگی به شرکت مزبور و دستور بررسی دستورالعمل صاحبکار و نظارت بر اجرای ان و همچنین ذکر این نکته که برای تعیین دقیق شمارش موجودیها مقداری مثلا حدود 5% موجودیها را حسابرسان بطور آزمایشی شمارش کنند
و موارد دیگر …
نکته مهمی که باید به آن اشاره کنم این است که شمارش موجودیها یا کنترل شمارش
موجودیها یا سرپرستی ان وظیفه حسابرسان نیست، بلکه وظیفه مدیریت صاحبکار است.
حسابرسان بر شمارش موجودیها نظارت می کنند.
دوستان عزیز انبار در روزهای انبارگردانی معمولا کالایی را دریافت یا صادر نمی کند.
مگر اینکه کالای مورد نظر اهمیت زیادی داشته باشد و در این صورت باید با مجوز
حسابرس این کار انجام بگیرد.
صاحبکار باید کالای نایاب یا آسیب دبده را از دیگر کالاها جدا کند و شمای حسابرس
باید بدانید که همانطور که در ابتدا گفتم منظور از موجودیهای مواد و کالا چیست
دیدید که این کالاها یعنی کالاهای معیوب را شامل نمی شوند بنابراین در فرآیند انبار
گردانی شمارش نمی شوند. چون این کالاها به ارزش خالص بازیافتنی که همان ارزش قراضه شان می باشد شناسایی می شوند.
باید دقت شود که تمام موجودیهای متعلق به صاحبکار شمارش شوند و اطمینان یابیم که کارکنان صاحبکار از دستورالعملهای کتبی مدیریت پیروی می کنند.
شمارش موجودیها معمولا توسط دو گروه دو نفره انجام میشود. شمارش بدین صورت است که یک نفر شمارش کرده و نفر دیگر نیز کار ثبت را بر روی کاردکس یا همان برگه شمارش بر عهده دارد.
در ضمن روی کاردکسها مطالبی از جمله نام و مشخصات کالا مثلا واحد اندازه
گیری آن (لیتر، تعداد، حلقه و …) نوشته شده است. و محلی نیز برای درج تعداد شمارش در نظر گرفته شده است. ضمنا این برگه ها باید از پیش شماره گذاری شده باشند. که این شماره گذاری بر اساس منطق خاص خود شرکت انجام می شود.
حسابرسان در طول نظارت بر شمارش موجودیها، تعدادی از اقلام موجودی را انتخاب و بطور آزمایشی شمارش می کنند. میزان شمارشهای آزمایشی بسته به خطر ذاتی و اهمیت موجودیهای صاحبکار و همچنین میزان کنترلهای داخلی صاحبکار بر موجودیها بسیار متفاوت خواهد بود.
حسابرسان گرامی باید زمانی شمارش خود را انجام دهید که برگه های شمارش جمع نشده باشند.
حسابرسان هنگام مقایسه شمارشهای آزمایشی خود با برگه های شمارش موجودیها نه تنها به اشتباهات مربوط به مقادیر کالاها، بلکه به اشتباهات مربوط به شماره کالا، مشخصات کالا، مبنای اندازه گیری و سایر جنبه های اقلام موجودیهای کالا توجه می کنند.
چنانچه اختلافی مشاهده گردید . کالای مورد نظر باید بیدرنگ توسط کارکنان صاحبکار دوباره شمارش و رفع ایراد شود.
اطلاعات مندرج در برگه های شمارش عینا به صورتهای شمارش دارای شماره ردیف نقل می شود.

نتیجه گیری و پیشنهاد:
حسابرسی انبار در شرکت ها امروزی تبدیل به یک کار مهم در سازمان شده است که برای انجام آن نیاز به افراد ماهر و کاردان است.این افراد ماهر می توانند افرادی باشند که از دانشگاهها فارغ التحصیل می شوند و علم مربوط به این شاخه از حسابداری را به همراه خود دارند و می توانند به راحتی عملیات مربوط به حسابرسی را انجام دهند از آنجایی که اطلاعات مربوط به انبار شرکت ها باید در اختیار مدیران قرار گیرد این اطلاعات باید دقیق و معتبر و طبق اصول پذیرفته شده حسابرسی تهیه گردند.
استفاده از روشهای پیشرفته و مکانیزه در ارزیابی موجودی انبار ها باید مورد توجه سازمانها و شرکت ها به خصوص بخش خصوصی که حساسیت بیشتری دارد قرار بگیرد.

منابع :
اینترنت
سایت تبیان

رسید انبار
نام انبار : شماره :
شماره انبار : تاریخ :
شماره درخواست خرید : خرید داخلی : شماره اعتبار :
خرید خارجی :

کالای زیر که بموجب درخواست خرید شماره …………………. خریداری گردیده توسط …………………………….. طی بارنامه …………………………….
فاکتور شماره …………………… از طرف ………………………… به انبار ……………………. تحویل داده شد .

ردیف
مشخصات کالا
کد کالا
شماره فنی
واحد
تعداد کل
تعداد یا مقدار سفارشی
مقدار رسیده
مخصوص حسابداری

بهاء واحد
مبلغ کل

جمع کل

نام و امضاء مسئول انبار : نام و امضاء کارپرداز : نام و امضاء تحویل دهنده :
در کارت انبار ثبت شد: در کارت حسابداری انبار ثبت شد :
شماره سند حسابداری : تاریخ سند : نام و امضاء حسابدار انبار :

درخواست کالا به انبار
به انبار : شماره :
از : تاریخ :

لطفاً کالای مشروحه ذیل را جهت مصرف به واحد ………………… تحویل فرمایید .

ردیف
کد کالا
شرح
واحد
تعداد درخواستی
تعداد تحویلی
مورد یا محل
ملاحظات

نام و امضاء واحد درخواست کننده:

نام و امضاء تایید کننده:
نام و امضاء سرپرست انبار:
حواله انبار شماره ……………. صادر شد درخواست خرید شماره ………….. صادر شد

حواله انبار
نام و شماره انبار : شماره :
قسمت درخواست کننده : تاریخ :
نام درخواست کننده :
شماره دستور کار : شماره سر رسید انبار :

ردیف
شماره درخواست
شرح کالا
کد کالا
کد مرکز هزینه
شماره فنی
تعداد
مقدار تحویلی
واحد
مقدار
قیمت
کل

توضیحات :
نام و امضاء انباردار :
نام و امضاء تحویل گیرنده :
در کارت انبار ثبت شد :
نام و امضاء سرپرست انبار :
شماره و تاریخ سند حسابداری :
نام و امضاء حسابدار :

در کارت حسابداری انبار ثبت شد :

رسید انبار مستقیم
قسمت درخواست کننده : شماره :
شماره درخواست کالا : تاریخ :
کد قسمت : شماره دفتر – کارت شماره و تاریخ فاکتور فروشنده :
ردیف
نام و مشخصات کالا
کد کالا
تعداد یا مقدار دریافتنی
واحد
قیمت جزء
قیمت کل
ملاحضات

نام و امضاء دریافت کننده : نام و امضاء تحویل دهنده : نام و امضاء انباردار :
نام و امضاء تایید کننده : شماره سند حسابداری :
نام و امضاء قیمت گذار : تاریخ صدور سند :

رسید ابزار آلات
قسمت درخواست کننده : شماره :
شماره دفتر کار : تاریخ :
ردیف
نام و مشخصات ابزار آلات
کد کالا
تعداد یا مقدار درخواستی
ملاحظات

نام و امضاء دریافت کننده :
نام و امضاء تحویل دهنده :

نام و امضاء انباردار :

برگ خروج کالا از موسسه
اجازه داده می شود که راننده ……………………………. شماره :
با وسیله نقلیه ………………… اجناس زیر را خارج نماید . تاریخ :
ردیف
شرح کالا
مقدار یا تعداد
کد کالا
ملاحضات

انباردار : رئیس کارخانه یا موسسه :
نگهبانی : تحویل گیرنده : ساعت خروج :

درخواست خرید
نام انبار درخواست کننده : شماره :
به اداره تدارکات : تاریخ :
اجناس مشروحه زیر را که مورد درخواست واحد …………… می باشد در انبار موجود نیست . در صورت موافقت خواهشمند است خریداری و تحویل انبار گردد .
ردیف
نام کالا
شماره فنی
تعداد یا مقدار مورد تقاضا
برآورد قیمت واحد
قیمت کل
ملاحظات

نام و امضاء انباردار : نام و امضاء مسئول تدارکات :
از محل اعتبار …………………. ماده ……………….. ردیف ……………………… تامین گردید .
شماره رسید انبار نام و امضاء مسئول امور مالی :
اجازه داده می شود که طبق مقررات خریداری شود مدیر شرکت یا موسسه :
کارپردازی اقدام گردد نام و امضاء مسئول تدارکات :

سفارش کالا به فروشنده
نام واحد درخواست کننده : شماره :
شماره درخواست کالا : تاریخ :
تاریخ درخواست کالا : آدرس فروشنده :
شرکت …………… خواهشمند است کالای مشروحه ذیل را با توجه به شرایط به این شرکت/موسسه تحویل نمایید .
ردیف
شرح کالا
کد کالا
مقدار
واحد
ملاحظات

نام و امضاء مسئول سفارشات : نام و امضاء مسئول کارپردازی :
نام و امضا، مدیر مالی : تصویب کننده :
محل تحویل : تاریخ :

راهنمای الفبایی کالای سفارش شده

ردیف
شرح کالا
تاریخ درخواست
شماره درخواست
واحد درخواست کننده
ملاحظات
1
2

مته
میکرو
میکرومته

7/2/66
7/2/66
9/2/66
1702
1725
1900
کارگاه 1
واحد ساختمان
تعمیرات

کاردکس انبار
نام کالا : نقطه سفارش :
کد کالا : حداکثر :
مشخصات کالا : حداقل :
واردات
صادرات
ردیف
تاریخ دریافت
شماره درخواست خرید
شماره رسید انبار
مقدار کالای وارده
تاریخ
شماره درخواست کالا
حواله انبار
مقدار صادره
کد قسمت
موجودی

محل نگهداری کالا : قفسه : ردیف :
انبار در اقتصاد کشور ما اهمیت فراوانی دارد، زیرا درصد قابل توجهی از دارائی های سازمان ها در موجودی های انبار آنها انباشته شده است، همچنین اداره انبارها سخت و گران است و سازمان ها درصددند تا بهترین عمل بهینه ای را که متضمن حداقل هزینه باشد را معین نمایند و در این راستا از فنون و علم مدیریت انبارها، بهره ای شایان می برند چرا که زمان و هزینه و دقت از عناصر اصلی تصمیم گیری بشمار می آید. جهت تصحیح سیستم های انبارداری و طراحی متناسب آنها تکیه بر دانش و تکنیک های متنوع حاصل از رشته های مختلف، جهت حذف اتلاف ها (اتلاف ناشی از تولید بیش از حد نیاز، اتلاف ناشی از خرید بیش از حد کالا، اتلاف ناشی از دوباره کاری یا ضایعات نمودن کالا، اتلاف ناشی از حرکت های اضافی در محیط کار، اتلاف ناشی از فرآیندهای ناقص، اتلاف ناشی از انتظار تامین کالا، اتلاف ناشی از نقل و انتقالات، اتلاف ناشی از زمان، اتلاف ناشی از اختصاص فضای اضافه برای کالا) ضروریست.
مباحث این وبلاگ براساس چندین سال تجربه اینجانب در زمینه انبار و مدیریت انبار گردآوری شده است که برخی مباحث بنا به روش های علمی و تجربی استفاده شده در اکثر صنایع و شرکت های تولیدی در ایران و حاصل از اجراء می باشد در این وبلاگ سعی شده است به صورت چکیده و عملی اصول مدیریت انبارهای صنعتی بیان شود.
دلایل نگهداری موجودیها و انبار کردن آنها:
– امکان دسترسی به موقع به مواد و کالای مورد نیاز.
– تعیین بهترین الگوی سفارش دهی و بهترین مقدار موجودی.
– استفاده از تخفیفهای کلی در خرید عمده از تامین کننده کالا.
– عدم توقف عملیات تولید و زیان ناشی از آن، در صورت خرید یا تولید نشدن پیش از موعد مصرف کالا.
– کاهش آثار ناشی از نوسانات قیمتها در تامین مواد و کالا.
– جلوگیری از افزایش دفعات و مراحل خرید مواد و کالا و هزینه های سفارش آن (کاهش دفعات خرید باعث کاهش هزینه سفارش می شود).
– امکان برنامه ریزی دقیق تولید بر اساس موجودی های انبار.
– مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، ضایعه و طبقه بندی یا قفسه بندی صحیح اقلام.
– جوابگویی مطمئن به تغییرات احتمالی در افزایش تقاضای مصرف.

قابلیت ها و مهارت های انباردار:
– آشنایی کامل با عملیات دریافت، جابجایی، انبارش، تحویل کالا.
– آشنایی کامل به اصول انبارداری، کدگذاری کالا، آشنایی به انواع سندهای انبار.
– تسلط و آشنایی کامل با مواد اولیه، قطعات، محصولات نیمه ساخته، تمام شده و ضایعات.
– توانایی کار با رایانه و سیستم نرم افزاری انبار.
– آشنایی با سیستم گردش موجودی FIFO و LIFO.
– آشنایی با مشخصات جابجایی، انبارش و Layout انبارها.
– آشنایی با مباحث لجستیکی مرتبط با انبار.
– آشنایی با اصول ایمنی در انبارها.
– آشنایی با اصول ساماندهی و آراستگی محیط کار (5S).
– آشنایی با روش های کنترل موجودی (حداقل موجودی، حداکثر موجودی، نقطه سفارش، میزان بهینه سفارش و…).
– آشنایی با تعریف فروشندگان و تولیدکنندگان کالا، کارپردازان، واحدهای درخواست کننده کالا (مراکز هزینه)، افراد تحویل گیرنده کالا.

وظایف عمومی مدیریت انبار (Warehousing Management):
– توصیه و پیشنهاد روش های انبارداری و اصلاح روش های موجود.
– اقتصادی کردن عملیات انبار و انبارداری.
– برنامه ریزی و کنترل موجودی های کالا در انبار.
– نظارت بر انجام عملیات انبارداری و تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل کالا.
– مشخص نمودن دستور العمل بازرسی، بازبینی و بازنگری موجودیهای کالا در انبار و حفاظت انبارها.
– ایجاد هماهنگی و برقراری ارتباط اصولی و روشمند با سایر واحدها.
– اداره کارکنان و سازماندهی انبار.
– نظارت بر اجرای صحیح محل یابی و جانمایی اقلام انبار و تجهیزات انبار.
– سرویس دهی و خدمات رسانی و همکاری با سایر واحدها.
– سر و سامان دادن وضعیت انبارها و حل و فصل مسائل مربوط به اداره انبارها.
– هدفمند نمودن روش طبقه بندی موجودیهای کالا و نحوه چیدن، قرار دادن، جابجایی و حمل آنها در انبار.

اهداف برنامه ریزی مدیریت انبار:
– کاهش هزینه های انبار و نگهداری کالا، انجام فعایت های ضروری به صورت کارا.
– ارائه اطلاعات صحیح و دقیق به سایر بخش ها.
– حفظ و نگهداری مناسب کلیه اقلام در انبارها.
– کاهش هر گونه ضایعات و صدمات و آسیب رساندن به کالاهای موجود در انبار.
– ارائه خدمات موثر و جلب همکاری و رضایت سایر بخش ها و کارکنان.
– کاهش میزان سرمایه گذاریها و پایین نگه داشتن حجم سرمایه گذاریها در انبار.
– سرعت بخشیدن به امور جاری و عملیاتی انبار.
– بکارگیری و آموزش کارکنان انبار با مهارتهای انبار.
– ارائه بهینه خدمات و برقراری ارتباط منطقی روشمند با کلیه قسمت ها.
– تعداد انبارهایی که باید ساخته شوند و بهترین اندازه هر انبار.
– خدمت دهی بالا به مشتری.

هزینه های انبارداری:
هزینه های انبارداری را در دو بخش می توان بررسی کرد:
1 – در بخش پروژه ساخت و پیاده سازی انبار: شامل هزینه های طراحی، ساخت، استقرار فضا و ساختمان انبار، هزینه تجهیز و خرید وسایل حمل بار، پیاده سازی سیستم انبار، خرید نرم افزار و سخت افزار مورد نیاز، هزینه های قفسه بندی و محدوده بندی، هزینه های ایمنی و انرژی انبار.

2 – هزینه های عملکردی: شامل فقدان برنامه برای مدیریت انبار، عملکرد نامناسب مدیریت انبار، عدم پیاده سازی سیستم کنترل موجودی و سفارشات مناسب، هزینه ناشی از فقدان برنامه خرید، فقدان سیستم حمل و نقل مناسب، فقدان کنترل کیفی و کمی اقلام ورودی به انبار، فقدان سیستم مناسب توزیع.

تعریف انبار و کالا:
بطورکلی انبار محل و مکانی (تحت کنترل) است، که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه یا فرآورده های مختلف به طور منظم، طبقه بندی و صحیح در آن برای مدتی نگهداری می شود.

کالا: هرگونه ملزومات، قطعات یدکی ماشین آلات، ماشین آلات تولید، مواد اولیه، قطعات نیمه ساخته، محصول نهایی، ابزار تولید و ساخت، اقلام مصرفی غیر مستقیم تولید و ساخت، تجهیزات رایانه ای، ملزومات اداری، کالای تجاری که برای تولید یا پشتیبانی تولید یا فروش یا انجام خدمات استفاده می شود و تحت کنترل انبار می باشد، کالا نامیده می شود.

انبارداری و انبارش کالا (Warehousing and Storage):
به عملیات دریافت، تخلیه، بارگیری و نگهداری کالاهای مورد نیاز افراد و سازمان در مکان هایی با شرایط مناسب، صحیح و تحویل به موقع آنها به مصرف کننده، اطلاق می شود، انبارداری شامل سیستم های قرار گرفتن جنس در انبار و ایجاد روش ها و اعمال مدیریت کنترل موثر از زمان ورود تا لحظه تحویل است.
به عبارت دیگر انبارداری عبارت است، از دریافت جنس یا کالا از خارج یا داخل سازمان و نگهداری آن طبق نظم و اصولی که متضمن سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن (ورود) باشد.

جهت اطلاع بیشتر مراجعه شود به "برخی مباحث مدیریت انبار" و "نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار"

انواع موجودی کالا:
اقلام مواد اولیه مستقیم بر مصرف تولید (Raw Materials): شامل انواع مواد اولیه یا خام مصرفی بکارگیری جهت تولید محصول یا کالای دیگر می باشد.

اقلام مصرفی غیر مستقیم تولید: شامل روانکارها، قطعات تند مصرف ماشین آلات، قطعات یدکی ماشین آلات (Spare Parts)، ابزارهای مرتبط با ماشین آلات و… که در روند تولید یا پشتیبانی تولید استفاده می شود.

محصول نهایی (Finished Goods): کالایی که مطابق سفارش مشتری یا بازار فروش، کلیه مراحل تولید و ساخت را طی کرده و تاییدیه های لازم کیفیت را دریافت کرده و آماده فروش و عرضه به مشتری باشد، محصول نهایی شناخته می شود.

ملزومات (Supplies): لوازم خدماتی، ساختمانی، بهداشتی، رفاهی، اداری را ملزومات گویند.

قطعات نیمه ساخته (Goods In Process) Work In Process: کلیه قطعات میانی تولید شده (یک یا چند مرحله تولید انجام شده باشد) که پس از مونتاژ یا عملیات تکمیلی محصول نهایی را تشکیل می دهند.

کالای امانی: کلیه کالاهایی که به صورت امانت در اختیار تحویل گیرنده یا سازمان قرارگرفته و انتظار می رود تا پس از طی اقدامات مربوطه به سازمان یا تحویل دهنده عودت داده شود.

کالا یا محصول نامنطبق: به هر قطعه یا محصولی که در هر یک از مراحل تولید مشخص شود، که مطابق با خواسته های سیستم کیفیت یا بازار فروش نباشد یا مستهلک و غیر قابل تولید باشد اطلاق می گردد، که این کالاها بعد از تعیین تکلیف شدن، ترمیم و به چرخه تولید بر می گردد یا غیر قابل ترمیم وضایعات شناخته می شوند.

کالای تجاری خریداری شده جهت فروش: این سری از کالاها شامل اجناسی هستند که توسط سازمان خریداری شده و بدون هیچ گونه تغییری در آنها برای فروش عرضه می گردد.

ضایعات یا اقلام اسقاطی: هر گونه کالا یا محصول نامنطبق که قابل تعمیر یا ترمیم نباشد و جهت صدور برای بازیافت یا فروش در انبار نگهداری می شود.

دارایی ثابت: کالاهایی هستند که سازمان آنها را نگه میدارد تا فرایند تولید کالاهای دیگر (ماننده: ماشین آلات تولیدی، زمین، ساختمان و…) یا ارائه خدمات به سازمان یا مشتریان (مثل رایانه، میز، کمد اداری و…) تسهیل گردد (مصرف نمی شوند).

در انبار قبل از هر کاری باید کالاها شناسایی شده و با توجه به تعاریف فوق هنگام تعریف هر کالا نوع آن که می تواند یکی از موارد زیر باشد مشخص می شود:
مواد خام – کالای نیمه ساخته – کالای ساخته شده – دارایی ثابت – کالای تجاری – کالای مصرفی – ضایعات.

موجودی کالا عبارت است از: دارائی های شهودی یا بعبارتی دیگر ذخیره ای از مواد و کالاست که برای مدت زمانی مشخص به صورت ثابت نگهداری می شود، کالاهای نامشهود جزء موجودی نمی باشد.

مدیریت موجودی: موادی که باید انبار گردند و مقدار هر یک از مواد.

عوامل موثر در چیدمان و انبارش کالا در انبار:
– محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار و محل درب های ورودی و خروجی.
– امکانات و تجهیزات انبار، وسائل حمل و نقل داخل انبار.
– خصوصیات فیزیکی کالا شامل وزن و سنگینی، نوع بسته بندی، به عنوان مثال: اجسام نگین تر را در کف انبار یا قفسه چیده و اجسام سبک تر را در قفسه های بالاتر قرار می دهند، کالاهایی که دارای بسته بندی مناسب بوده و دارای شرایط پذیرش انبارش روی هم را داشته باشند روی هم قرار گرفته و فضای کمتری را اشغال می کنند.
– خصوصیات کیفی کالا شامل مدت فساد، سریع الاشتعال بودن، قابل انفجار و سمی بودن.
– میزان تقاضا و مراجعه به کالا، به عنوان مثال محل قرارگیری کالاهای پر گردش باید طوری باشد تا در زمان تحویل گرفتن یا تحویل دادن به کمترین جابجایی ها نیاز باشد.
– تشابه کاربردی و ذاتی، مراحل انجام کار و هم گروهی، همه اقلام هم خانواده را که به نوعی با یکدیگر مرتبط هستند در مکانهای مشترک و حتی المقدور نزدیک به هم قرار می گیرد.
– تجزیه و تحلیل و گروه بندی ABC (مراجعه شود به بخش برخی مباحث مدیریت انبار).
– اندازه ابعاد کالا: برای تعیین فضای هر نوع کالا باید ابتدا به حجم و اندازه آن به دقت توجه کرد تا در فضا، وقت و هزینه حمل صرفه جویی شود.

فعالیت های اصلی در انبار عبارتند از :دریافت – جابجایی- نگهداری – تحویل.

عوامل موثر در انتخاب بهترین اندازه انبار:
– تعداد محصولات.
– نوع تقاضا برای هر محصول، مقدار تغییرات، میانگین سفارش.
– شاخصه های فیزیکی محصولات بخصوص اندازه و وزن.
– شرایط انبارش خاص نظیر کنترل دما، بسته بندی و… .
– سطح هدف برای خدمت دهی به مشتری.
– زمان های انتظار تامین مواد و زمان انتظار تعهد شده به مشتریان.
– اقتصادی بودن مقیاس.
– انواع تجهیزات جابجایی مواد، جانمایی انبار.

انبار از لحاظ فرم ساختمانی:
– انبارهای کاملا پوشیده: مکانی که از تمام اطراف بسته باشد و دارای سقف، درب و ایمنی کامل می باشد.
– انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز یا با فنس محصور است، این نوع انبارها کالاها را از باران و آفتاب حفظ می کند.

– انبار در محوطه های باز: این انبار به صورت محوطه ای بوده و با سیم خاردار یا فنس و بلوک حفاظت می شود و جهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.

محل انبار می بایست تحت کنترل باشد معمولا از انبارهای دور باز جهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین استفاده می شود به طوری که جابجایی کالا در آن نمی تواند از دید انباردار پنهان بماند، قطعات کوچک، سبک در انبارهای کاملا پوشیده نگهداری می شوند.

انواع انبار براساس نوع انبارش:
انبار مواد اولیه: کلیه مواد اولیه مندرج در لیست مواد اولیه (BOM) که جهت تولید محصول استفاده می گردد در این انبار ذخیره می شود.

انبار محصول نهایی: کلیه محصولات تولید شده آماده عرضه به مشتری و بازار.

انبار ضایعات: محل قرار گیری ضایعات بدون بازگشت تولید، جهت بازیافت یا فروش نگهداری می شود.

انبار قطعات و ملزومات: کلیه ابزارآلات تولید و ساخت، قطعات یدکی ماشین آلات، اقلام مصرفی غیر مستقیم تولید، تجهیزات رایانه ای و اداری، لوازم خدماتی، محوطه سازی، بهداشتی و رفاهی، کالاهای تجاری در این انبار ذخیره می گردد.

انبار نیمه ساخته: مکانی جهت نگهداری قطعات حین تولید، قطعاتی که از شکل مواد اولیه خارج شده و یک یا چند مرحله تولید یا مونتاژ روی آن انجام گرفته باشد ولی هنوز به محصول کامل در نیامده باشند.

انبار کالای امانی: کالایی در این انبار نگهداری می شود که به صورت امانت در اختیار سازمان باشد و در آینده به امانت دهنده عودت داده می شود.

انواع سند های اصلی انبار:
در زیر به شرح چند نمونه از اسناد مهم انبار پرداخته و اطلاعات تکمیلی و نحوه استفاده از آنها در روش اجرایی انبار و روش اجرایی خرید در ادامه مبحث توضیح داده شده است.

رسید موقت انبار:
فرمی است موقت و ارزش آن تا صدور رسید قطعی انبار است و زمانی از آن استفاده می شود که نیاز به انجام پروسه هایی برای امکان صدور رسید قطعی لازم باشد، عموماً رسید موقت انبار جهت کنترل اقلام از نظر مقداری و کیفی قبل از رسید دائم صادر می شود، این فرم از نظر حسابداری مبنای عملیات نمی باشد.
هرگاه کالایی وارد انبار می شود ابتدا رسید موقت شده بعد از انجام کنترل های لازم رسید قطعی و دائم صادر می شود.

رسید انبار:
از مهم ترین اسناد رایج انبار است و به آن رسید دائم هم می گویند، انبار به محض این که کالایی تحویل گرفت، اقدام به تکمیل و صدور رسید انبار بعد از رسید موقت و کنترل های لازم می نماید. این رسید به منزله تایید نهایی تحویل کالا تلقی می شود.

برگ درخواست کالا از انبار:
برای این که هر واحدی اعم از واحدهای تولیدی و غیر تولیدی اجناس مورد نیاز خود را از انبار دریافت کند، بوسیله ی تکمیل فرم درخواست کالا تقاضای خود را به اطلاع انبار می رساند، فرم در خواست کالا از انبار تکمیل و به امضای واحد متقاضی رسیده و توسط مدیر مربوطه تائید و برای تحویل گرفتن اجناس مورد نیاز به انبار مربوطه مراجعه می شود.
انبادار بر حسب موجودی و مشخصات اجناس یا کالای مورد تقاضا و صحت برگ درخواست کالا از انبار چنانچه اجناس یا کالای مورد تقاضا موجود باشد اقدام به تحویل کالای درخواستی متقاضی و صدور سند حواله انبار می نماید، در غیر اینصورت در صورت نداشتن موجودی اقدام به تهیه و تنظیم فرم درخواست خرید کالا و ارجاع آن به واحد تدارکات و خرید می نماید.

حواله انبار:
از مهم ترین اسناد رایج دیگر انبار حواله انبار است، انبار بعد از دریافت فرم درخواست کالا از انبار و تحویل هر گونه کالا از انبار به واحدهای متقاضی یا خریداران و خروج کالا از انبار اقدام به صدور سند حواله نموده و این سند به منزله تایید نهایی خروج کالا از انبار می باشد و در حسابداری انبار ریالی و ثبت سند می گردد.

برگ سفارش خرید:
منابع
کتاب کنترل موجودی – مهندس فرشاد مصافی نیا

1