اصول انبارداری ، مدیریت انبار ، و شیوه انبار گردانی
گرداورنده :
مقدمه
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان های دولتی و چه در سازمان های خصوصی، تهیه، سفارش دهی، تحویل گیری و نگهداری و تحویل کالای مورد نیاز سازمان است.
برخی مدیریت را علم و هنر اداره کردن مجموعه ای از منابع در جهت رسیدن به اهدافی معین تعریف نموده اند و عده ای نیز مدیریت را انجام مجموعه ای از وظایف بیان کرده اند. شامل، برنامه ریزی، سازماندهی، کارگزینی، هدایت و تصمیم گیری، هماهنگی، اطلاع رسانی و بودجه بندی آنچه از تعریف فوق استفاده می شود اینکه مدیریت باید در چهارچوب یک سازمان اعمال گردد و سازمان نیز ترکیبی است از هدف، برنامه ، منابع و مدیریت که از بین عناصر مذکور، منابع جایگاه ویژه ای را به خود اختصاص می دهد. منظور از منابع، کلیه منابع انسانی و منابع فیزیکی و غیر انسانی می باشد که منابع فیزیکی نیز در برگیرنده تاسیسات، ماشین آلات و تجهیزات، ساختمان اموال و موجودی های مواد و کالا می باشد و هر کدام از منابع مذکور مراقبت و توجه خاص خود را طلب می کند. از این رو مدیریت موسسه باید تلاش خود را در جهت طراحی و نظارت صحیح بر سیستم های بهینه انبارداری و کنترل موجودی های انبارها و ایجاد کنتزل ها و هماهنگی های لازم بین حسابداری و انبار بکار گیرد.
فصل اول:
تعاریف
انبار
اگرچه مفهوم انبار برای خیلی از افراد، مفهومی بدیهی به نظر می رسد اما مفهوم این واژه در موسسات تا حدودی متفاوت از برداشت عامیانه آن است. در برداشت عامیانه، انبار فضایی است که کالا، اجناس و سایر موجودی ها در آن نگهداری می شوند، اما آنچه از تعریف انبار مدنظر قرار می گیرد عبارت است از محل و فضایی که در آن یک یا چند قلم کالا براساس یک سیستم منظم و طبقه بندی شده نگهداری می گردند.
انبارداری
عبارت است از کلیه عملیات و فعالیت های مربوط به تهیه و دریافت موجودی مورد نیاز، نگهداری صحیح و اعمال کنترلهای موثر بر اقلام مذکور و تحویل آنها به مصرف کننده، طبق یک سیستم منظم و با رعابت مقرارت و دستورالعمل های حاکم بر سازمان مربوطه به نحوی که موجبات سهولت در ورود و خروج کالا با حداقل هزینه را فراهم می آورند. به بیان دیگر انبارداری شامل اجرای یک سری روشهای سیستماتیک و اعمال کنترلهای موثر از لحظه دریافت کالا تا زمان تحویل آن به مصرف کننده و خروج از انبار با رعایت تشریفات قانونی و آئین نامه مالی و معاملاتی سازمان می گردد.
انواع انبارها از نظر فرم ساختمانی و مهندسی
1-انبار پوشیده
این نوع انبارها از چهار طرف دیوارکشی شده و محصور است و دارای سقفی متناسب با زیرسازی ساختمان می باشد. برای این نوع انبارها درب های ورودی و خروجی در نظر گرفته شده که تمام نقل و انتقالات از همین درب ها مقدور می باشند و برای نگهداری کالاهایی های که به علت مواد خاصی که در آنها وجود دارد باید در فضای بسته قرار گیرند بکار گرفته می شوند مانند سیلوها، انبار لوازم اداری و مواد اولیه و خام و غیره
2-انبار سرپوشیده یا هانگارد
این گونه انبارها فاقد حصار و حفاظ جانبی بوده و فقط دارای سقفی متناسب با وضعیت انبار بوده که بر روی پایه هایی نصب شده است. این نوع انبار کالا را از باران و تابش مستقیم آفتاب حفظ می نماید، مانند انبار قطعات و برخی ماشین آلات، انبار علوفه و…
3- انبار باز یا محوطه
این انبار فاقد هرگونه حفاظ و یا سقف بوده و بصورت محوطه و محدوده باز می باشد. در این نوع انبارها اجناسی که در مقابل بارش و نور آفتاب خاصیت خود را از دست نمی دهد، نگهداری می شوند. مانند انبار سنگ، موزائیک و برخی ماشین آلات ، انبار ضایعات
انواع انبار از نظر نوع کالا
این گونه انبارها برحسب نوع کالا و مشخصات موجودی هایی که در آن نگهداری میشود به چندین نوع تقسیم می شوند از جمله انبار مواد اولیه، انبار کالای نیمه ساخته، انبار کالای ساخته شده و محصول نهایی، انبار لوازم یدکی، انبار ضایعات و انبارهای خاص مانند انبار مواد شیمیایی و …
انواع انبار براساس ویژگی کالایی که در آن نگهداری می شود
1-انبار کالای فاسد شدنی
این نوع انبارها به منظور نگهداری مواد و کالاهای خاص و مطابق با مشخصات و شرایط ضرروی جهت نگهداری آنها ساخته می شوند. مانند انبار مواد غذایی که این انبارها باید دارای سیستم های سرمایشی و گرمایشی برای کنترل درجه حرارت و دمای مورد نیاز سیستم تهویه و … باشد
2- انبار مواد آتش زا و قابل احتراق
این انبار برای نگهداری کالاهایی بکار می رود که دارای قابلیت انفجار و یا اشتعال می باشد و لذا باید مقررات حفاظتی ویژه ای در مورد آنها رعایت کرد و حتی الامکان از نگهداری، منابع حرارتی در این نوع انبارها اجتناب کرد و کالا را در درجه حرارت معین مواظبت نمود مانند بشکه های نفت و بنزین و کپسول های گاز و …
3- انبار مواد فله
این انبار برای نگهداری موادی که بدون بسته بندی خاصی در یک جا نگهداری می شوند بکار می رود. به این انبارها سیلو نیز گفته می شود. مانند سیلوی گندم، سیمان.
4- انبار مواد شیمیایی
این انبارها مخصوص نگهداری کالایی هستند که از ترکیبات شیمیایی بدست آمده اند و ممکن است تماس با آنها به انسان و یا سایر کالاها آسیب برساند. برخی از این نوع مواد در خارج از درجه حرارت ویژه ای دچار تغییر و یا اشتعال می شوند، لذا باید شرایط ایمنی خاصی برای آنها در نظر گرفت مانند انبار کود شیمیایی، انواع اسید، تینر و الکل ها.
تقسیم بندی موجودی انبار
الف) تقسیم بندی موجودی ها براساس سرعت مصرف
1- اقلام کم مصرف (کندمصرف)
2- اقلام کثیرالمصرف (پرمصرف)
ب ) تقسیم بندی موجودی ها براساس اهمیت
اجزاء سیستم انبار
همانگونه که گفته شد هر سیستم دارای یک سری اجزاء می باشد که در ارتباط با همدیگر بوده و تشکیل دهنده یک مجموعه هدفمند می باشند. سیستم انبار نیز برای خود اجزایی دارد که برخی از این اجزاء عبارتند از:
نیروی انسانی
نیروی انسانی انبار شامل کلیه افرادی می شود که در مراحل مختلف انبارداری سازمان (از درخواست خرید کالا تا مرحله تحویل آن به مصرف کننده) فعالیت دارند. این افراد عبارتند از مدیران انبارها، انباردار یا کارمندان انبار، خدمه انبار و … هر کدام از این افراد وظایف خاصی را انجام می دهند که در زیر به این وظایف اشاره می کنیم.
مدیران انبار: مدیران انبار شامل کلیه افرادی می گردند که در مشاغل مرتبط با انبار وظیفه سیاست گذاری برای بخش انبارهای سازمان و برنامه ریزی برای موجودی کالا و نیز سازماندهی تشکیلات انبارها را برعهده دارند. مهمترین وظایف مدیران انبار به شرح ذیل می باشد:
1. برنامه ریزی و تعیین روشهای انبارداری
2. نظارت کلی بر انبارها و کنترل مدارک مربوطه
3. ایجاد هماهنگی بین اجزاء مختلف سیستم انبارداری
4. کنترل و برنامه ریزی منابع انسانی و مالی انبارها
5. تهیه و تنظیم گزارش ها و مکاتبات اداری
6. اتخاذ تصمیمات برنامه ریزی نشده مانند وارد کردن یا خارج کردن برخی کالاها درشرایط خاص (کالاهای امانی، انبار موقت و …)
وظایف اصلی کنترل چی انبار عبارت است از
1. تحویل گرفتن اجناس و کالاهای خریداری شده طبق اسناد و مدارک
2. صدور فرم های مختلف به منظور کنترل ورود و خروج کالا از قبیل فرم درخواست خرید، قبض انبار و رسید انبار، برگشت از مصرف / توزیع برگ سفارش و حواله و …
3. ثبت مشخصات کالای وارده و صادره در دفاتر و کارتهای انبار
4. نگهداری، طبقه بندی و کدگذاری کالا در انبار
5. تعین زمان و مقدار سفارش
6. حفظ و حراست از اجناس و کنترل آنها و نگهداری اسناد و مدارک مربوطه
اهداف و مزایای سیستم انبار
1. دریافت و نگهداری درست کالاها
2. جلوگیری از خریدهای تکراری و یا بیش از اندازه کالا
3. خرید به اندازه و به موقع کالا و صرفه جویی در هزینه ها ی خرید و انبارداری
4. شناسایی کالاهای موجودی در انبار به گونه ای آسانتر و دسترسی راحتتر به کالاها، بخصوص در موسسات با حجم موجودی های زیاد و متنوع
5. در دسترس داشتن اطلاعات موردنیاز تصمیم گیرندگان در هر زمان که نیاز باشد.
6. کاهش اتلاف و ضایعات کالاها
7. کاهش سوء استفاده های احتمالی در انبارها
8. کاهش رکود سرمایه ناشی از نگهداری بیش از حد کالاهای کم گردش در انبار
7-سیاست های انبارداری
در تنظیم سیاست ها و رویه های انبارداری باید به نکات زیر توجه نمود.
– مکان انبارها باید به واحدهای مصرف کننده و دریافت کننده کالا نزدیک باشد.
– تا حد امکان باید از تعداد انبارها کاست
– در صورت تعدد انبارها، کنترل عملیات این انبارها باید توسط واحد مرکزی صورت پذیرد.
– جریان نقل و انتقال کالا بین باید به سهولت انجام پذیرد.
– باید اصول و روشهای ساده و جامعی برای کدگذاری و طبقه بندی و نگهداری کالا در انبار بکار گرفته شود.
فصل دوم:
مدیریت انبار
مقدمه
فرایند انبارداری را بصورت مراحلی شامل تهیه و دریافت موجودی مورد نیاز و پس از آن طبقه بندی و نگهداری صحیح کالا براساس یک سیستم منظم که موجب سهولت دسترسی به کالا گردد تعریف نمودیم. در این فصل ابتدا به بررسی شیوه ها و روشهای ورود کالا به انبار و عملیات مربوط به طبقه بندی و نگهداری صحیح موجودی کالا در انبار اعمال می گردند تحت عنوان کدگذاری کالاها، روشهای انبار کردن و طبقه بندی و چینش اصولی کالاها و حمل و نقل کالا در انبار و … بطور مفصل تر مورد اشاره قرار می گیرند. در ادامه روشهای خروج کالا از انبار و تحویل آن به مصرف کننده (یا سایر استفاده کنندگان) تشریح شده و در پایان نیز به برخی از شیوه ها و مدلهای برنامه ریزی سفارشات و کنترل فرایندهای انبارداری اشاره می شود.
ورود کالا به انبار
اجناس از چند طریق به انبار وارد می شود
1-دریافت کالا از طریق خرید داخلی
کلیه کالای خریداری شده داخلی همراه یک نسخه از فرم درخواست کالا و تقاضای خرید از طریق مامور تدارکات به انبار موسسه تحویل می شود.
انبار دار پس از شمارش کالا و توزیع و اعمال کنترل های لازم به تحویل کالا و صدور رسیدگی انبار بصورت موقت یا دائم به شرح زیر اقدام می کند.
الف تحویل موقت
در صورتی که لوازم یا کالای دریافت شده نیاز به بررسی های فنی و تخصصی بیشتری داشته باشد که در توانایی تخصصی انباردار نبوده و یا اینکه مستلزم بررسی طولانی تری باشد برای کالای مذکور رسید موقت انبار صادر شده و سپس کالای مذکور یا نمونه ای از آنها برای کنترل و حصول اطمینان از کیفیت آن به واحدهای مربوطه ارسال می گردد. چنانچه نظرات کارشناسی که معمولاً در غالب فرم کنترل کیفیت ارائه می شود کیفیت کالا را تایید نماید، رسید تحویل دائم انبار برای آن صادر می گردد.
ب- تحویل دائم
چنانچه انباردار کالا یا لوازم دریافت شده را مورد کنترل و نظارت کمی و کیفی قرار داده و مطابقت آنها را با اسناد مربوطه مورد تایید قرار دهد، کالا با رعایت آیین نامه مالی سازمان بطور قطعی تحویل گرفته شده و رسید تحویل دائم انبار صادر می گردد.
چنانچه انباردار کالا یا لوازم دریافت شده را مورد کنترل و نظارت کمی و کیفی قرار داده و مطابقت آنها را با اسناد مربوطه مورد تایید قرار دهد، کالا بطور قطعی تحویل گرفته شده و رسید تحویل دائم انبار صادر می گردد.
چگونگی تحویل کالا
تحویل کالای خریداری شده از طریق معاملات جزء
جنس یا کار انجام شده هرگاه مربوط به معاملات جزئی باشد تحویل آن به وسیله انباردارد یا اداره درخواست کننده انجام خواهد شد . در این نوع خریدها، متصدی انبار پس از تحویل کالا، اطلاعات آن را در کارت انبار( کامپیوتر)ثبت نموده و برای آن رسید انبار صادر می نماید.
-دریافت کالای خریداری شده از طریق معاملات متوسط
در این روش کالایی که از طریق معاملات متوسط خریداری شده از سوی تدارکات به انبار تحویل گردیده و انباردادرنیز پس از مطابقت دادن آن با درخواست خرید، اقدام به صدور رسیدانبار می نماید.
دریافت کالای خریداری شده از طریق معاملات عمده
در این روش کالایی که از طریق معاملات عمده خریداری شده از سوی تدارکات به انبار تحویل گردیده و انباردار نیز پس از مطابقت دادن آن با درخواست خرید، اقدام به صدور رسید موقت یا دایم انبار می نماید.
دریافت کالای مرجوعی (برگشتی)
به دلایل مختلف ممکن است کالای خارج شده از انبار، مجدداً به انبار برگشت داده شود که در این صورت انباردار پس از اعمال کنترلهای لازم و حصول اطمینان از صحت کالا، برای ورود مجدد آنها به انبار فرم "برگشت کالای مرجوعی" صادر می نماید. از جمله دلایل برگشت کالا به انبار می توان به مازاد بر نیاز دریافت کننده بودن، معیوب و یا غیر قابل استفاده بودن کالا برای واحد دریافت کننده و … اشاره نمود.
دریافت کالا از سایر انبارهای سازمان
یکی دیگر از راههای ورود کالا به انبار، دریافت کالاهایی است که از انبارهای ذخیره، مخزن و یا سایر انبارهای موسسه وابسته یا مناطق به انبار با در نظر گرفتن ملاحظات بودجه ای و ساختار نیروی انسانی مورد نظر ارسال می گردد.
دریافت کالای امانی
در این صورت انبار دریافت کننده برای کالای مذکور فرم دریافت کالای امانی صادر می نماید. کالای مذکور بصورت موقت دریافت شده و لذا کد وشماره موقت برای آن در نظر گرفته می شود.
اهمیت نگهداری کالا در انبار
همانگونه که اشاره شد انبارداری فرایندی است که از زمان دریافت کالا توسط انباردار تا زمان تحویل دادن کالا به مصرف کننده را در بر می گیرد. پس از ورود کالا به انبار ضروری است تا مراقبت های لازم از کالا بعمل آمده و تا زمان مذکور محافظت گردد. در راستای نگهداری صحیح و شایسته از موجودی انبار، اصول و روشهای مختلفی مورد استفاده قرار می گیرند که در ادامه به بررسی اصول و فنون مذکور می پردازیم.
کدگذاری
به منظور شناسایی و تفکیک راحت تر کالاهای انبار و دسترسی سریع و آسان به آنها لازم است تا برای کالاها و محل استقرار آنها در انبار رمزهایی (کدهایی ) در نظر گرفته شود. کدها عبارتند از هرگونه علامت، حرف، عدد و یا ترکیبی از آنها که بصورت قراردادی برای تفکیک کالاهای انبار مورد استفاده قرار می گیرند و کد گذاری نیز عبارت است از روشی قراردادی و منظم که از طریق آن اطلاعات خاصی بصورت مختصر و در عین حال دقیق از شخصی به شخص دیگر انتقال می یابد.
لازم به ذکر است که دامنه استفاده از کدها بسیار فراگیرتر از اقلام انبار بوده و در مسائل مختلفی مثل سیستم های حسابداری، دفترداری، شماره های پرسنلی، فروشگاه ها، مخابرات ، خط تولید و … بکار می روند.
برخی از مهمترین فواید استفاده از کدگذاری در انبارها عبارتند از:
1. تشخیص و تفکیک آسان و سریع کالاها از همدیگر
2. صرفه جویی در زمان و هزینه های ناشی از نوشتن شرح مفصل کالاها
3. بهبود فرایند ثبت و نگهداری اطلاعات
4. تقلیل حجم اطلاعات و افزایش سرعت تبادل اطلاعات
5. فراهم آوردن امکان استفاده از سیستم های رایانه ای (کامپیوتر) در طبقه بندی و شناسایی کالاها
6. ایجاد وحدت رویه و کاهش اشتباهات: این اشتباهات ممکن است برگرفته از ناهماهنگی بخش های مختلف سازمان در نوشتن شرح های طولانی کالا یا نامگذاری متفاوت آنها باشد.
7. تسهیل فرایند دریافت، طبقه بندی و نگهداری از کالا در انبار و ایجاد نظم در چیدن کالا.
روش های متعددی برای کدگذاری وجود دارد که پرمصرف ترین آنها روش عددی و روش کدگذاری میله ای بار کد می باشد.
روش کدگذاری میله ای (بارکد)
کدهای میله ای یکی از روشهای متداول کدگذاری در سیستم های کامپیوتری هستند که دامنه بکارگیری آنها روز به روز در حال گسترش می باشد و از شناسایی کالاها در انبار تا ثبت و ضبط اطلاعات ورودی و خروجی کالا، فروشگاه ها، کتابخانه ها و موارد مشابه را شامل می شود. در این روش کدهای به جای ارقام به وسیله میله های روشن و تاریک و با ضخامت های مختلف نمایش داده می شوند و هر میله بیانگر یک سری اطلاعات خاص می باشد. این اطلاعات ممکن است نام کالا، تعداد، قیمت، تاریخ تولید و انقضا و یا سایر اطلاعات مورد نیاز در مورد کالاهای انبار (و یا پرسنل ) باشد.
اطلاعات مذکور از طریق میله ها به صورت رمز درآمده و پس از بازخوانی به وسیله دستگاه های کارت خوان، تبدیل به حروف و ارقام می شوند و اطلاعات موردنیاز را منتقل می نمایند. یقیناً استفاده از این روش مستلزم بکارگیری سیستم های رایانه ای و تجهیزات خاصی است که با توجه به فراگیر شدن کاربرد رایانه ای در امور مختلف، کدگذاری میله ای نیز جایگاه مهمتری می یابد.
طبقه بندی و استقرار کالاها در انبار
تنوع و تعدد حوادث و امورات پیرامون انسانهاو محدودیت ذهن انسان درشناسایی همه این پدیده ها، باعث گردیده تا آدمی بطورطبیعی، درهرمحیطی که قرار می گیرد بلافاصله براساس برخی ویژگیهای مشترک پدیده های آن محیط به طبقه بندی امور و تفکیک آنها از همدیگر بپردازد.
طبقه بندی عبارت است از فرایند تقسیم و دسته بندی انواع کالاها و اقلام موجود به گروه هایی که دارای ویژگیها و صفات مشترک بوده به طوری که بتوان براساس آن ویژگیها یک گروه را از سایر گروه ها متمایز نمود.هدف اصلی از طبقه بندی کالاهای انبار، سهولت در تشخیص و تفکیک آنها از همدیگر می باشد و لذا طبقه بندی کالا معمولاً در مواردی اجرا می شود که تنوع و تعدد اقلام زیاد باشد.
طبقه بندی کالاها را می توان بر مبناهای مختلفی اجرا نمود، برخی از این مبناها عبارتند از:
1- تفکیک کالاها بر مبنای مشخصات و ویژگیهای مختلف آنها
در این روش کالاها را براساس برخی ازویژگیها مانند رنگ، جنس، کیفیت، اندازه و … طبقه بندی می نمایند. مثلاً می توان کالاهای شیمیایی، پلاستیکی، چوبی، فلزی و … را در گروه های اصلی دسته بندی کرده، درمرحله بعد هر کدام را براساس ویژگیهای دیگری مثل کیفیت، اندازه یا رنگ و .. از همدیگرتفکیک کرد.
دیگری مثل کیفیت، اندازه یا رنگ و .. از همدیگرتفکیک کرد.
2- تفکیک کالاها براساس نام و حروف الفبا
در این روش کالاها را براساس حروف الفبا از همدیگرتفکیک کرده و براساس حروف درجاهای مشخص در انبار نگهداری میشوند.
3-تفکیک کالاها براساس تاریخ
در انبار می توان کالا را طبق تاریخ ورودشان به انبار قرار داده و از همدیگر جدانمود.
4- تفکیک کالا براساس کاربرد
در این روش که رواج بیشتری نیز دارد، کالاها را براساس کاربرد مشترکی که دارند به گروه های اصلی و فرعی تقسیم کرده و برهمین اساس نیز در انبار نگهداری می شوند. مثلاً می توان کالاهای مورد استفاده در ساخت محصول، لوازم یدکی و مواد مصرفی و غیره را در دسته های جداگانه ای قرار داد.
چیدن کالا در انبار
پس از وارد کردن کالاها به انبار لازم است تا این کالاها طبق یک نظم خاصی در انبار استقرار یابند. چیدن صحیح کالا در انبار نقش مهمی در افزایش راندمان کاری انبارها دارد. چینش صحیح کالاها ضمن ایجاد نظم و ترتیب در انبار در کاهش هزینه هایی مثل هزینه های مربوط به حمل و نقل، زمان، صدمه دیدن کالا، فضای اشغال شده و موارد مشابه بسیار موثر است.
1- شاخص های چیدن کالا درانبار
در چیدن صحیح کالاها در انبار باید یکسری اصول ونکات را در نظر گرفت. برخی از مهمترین عوامل و شاخص های مورد توجه برای چیدن اجناس در انبار عبارتند از:
2- میزان استفاده و تقاضا برای کالا
یکی از مهمترین عواملی که در چیدن اجناس در نظر گرفته می شود میزان کاربرد و تقاضا برای کالاست. اجناسی که میزان تقاضا برای آنها بالاست و به میزان زیادی در انبار جا به جا می شوند (حمل و نقل و ورود و خروج آنها به انبار زیاد است) باید در نقاطی از انبار قرار گیرند که به راحتی در دسترس بوده و احیاناً نزدیک به درب انبار قرار داده شوند. تااز میزان جابه جایی و حمل و نقل آنها کاسته شود. براساس میزان تقاضا برای اجناس آنها را می توان به سه دسته تقسیم نمود:
1.اجناس کثیرالمصرف (سریع)
2. اجناس با مصرف معمولی
3.اجناس کم مصرف (کند)
3-وجه تشابه
یکی از اصول رایج در انبارها کنار هم قرار دادن اجناس مشابه است. اجناسی که دارای کاربرد مشابه و یا مکمل بوده و یا در یک سیستم واحد بکار گرفته می شوند، لازم است تا در انبار نیز در یک محدوده نگهداری شوند مثلاً در انبار لوازم یدکی، کلیه اجزائ سیستم ترمز ، سیستم گرمایشی و سرمایشی خودرو و … بهتر است در یک محدوده قرار گیرند. از آنجا که معمولاً این کارها همزمان درخواست می شوند نزدیکی آنها به هم باعث کاهش ترددها و سرعت در دستیابی به آنها می شوند و یا در انبارهای مواد غذایی چیدن مواد غذایی متجانس که معمولاً همزمان درخواست می شود.
4- اندازه، حجم و مشخصات فیزیکی کالاها
کالاهای انبار را می توان به اقلام سبک و اقلام سنگین دسته بندی نمود. همچنین از بعد اندازه می توان آنها را به اجناس کم حجم و کوچک و اقلام بزرگ تقسیم نمود. بر این اساس بهتر است کالاهای سنگین و اقلام بزرگ را حتی الامکان در نقاط نزدیک و در ارتفاع پایین نگهداری کرد و کالاهای کوچک و سبک را در نقاط دورتر و در صورت کمبود فضا در ارتفاع بالاتر نگهداری نمود زیرا حمل و نقل آنها راحت تر و کم هزینه است. برای اقلام بزرگ معمولاً قفسه ها و جایگاه های زمینی در نظر گرفته می شود حال آنکه برای اقلام کوچک معمولاً از قفسه های چند طبقه و یا کشویی استفاده می شود.
حتی نوع و شکل قفسه ها نیز باید بگونه ای متناسب با شکل و اندازه کالاها تعیین شود مثلاًاگر کالاها باریک و یا بلند باشند و یا عرض و طول مشخصی دارند باید بر همین مبنا قفسه ها و جایگاه های استقرار را تنظیم کرد.
5- مشخصات کیفی اجناس
در چیدن اجناس در انبار، توجه به ویژگیهای کیفی، ترکیبات و مشخصه های اجناس از اهمیت قابل ملاحظه ای برخوردار است. در مواجهه با ویژگیهایی مثل ترکیبات شیمیایی و اثرپذیری شیمیایی آن از محیط پیرامونی خود، فساد پذیری، قابلیت اشتعال، قابلیت انفجار،شکستنی بودن، حالت کالا (مایع، جامد، گاز) و ارزش و قیمت آن باید شرایطی خاصی را فراهم نمود و هر کدام از این ویژگیها تدابیر انبارداری خاصی را طلب می کند.
استفاده بهینه از فضای انبار
به منظوراستفاده از فضای انبار و استقرار کالاها در انبار برخی نکات باید مورد توجه قرار گیرند:
1-حداکثر استفاده از فضای انبار
از آنجا که انبارها از جمله سرمایه های گرانبها و هزینه بر هستند لذا باید سعی نمود تا از حداکثر فضای عمودی و افقی انبار استفاده بعمل آورده شود. قرار دادن کالاها بر روی همدیگر، بکارگیری قفسه های چند طبقه ای ، استفاده از قفسه هایی با اندازه متناسب با کالاها و …
2- استفاده از فضاهای خارجی انبار
برخی کالاها را می توان در فضای باز و یا با پوشش کم در فضای خارجی انبار نگهداری کرد که استفاده از این فضاها باعث کاهش هزینه و افزایش راندمان انبار می گردد.
3- در نظر گرفتن زمان
مصرف برخی کالاها جنبه فصلی دارد (مثل لوازم یدکی کولر ها و …) لذا در انبار می توان با جابه جایی فصلی آنها میزان تردد را در انبارها به حداقل رساند.
4- رعایت فاصله ها در انبار
در تنظیم قفسه ها و چیدن آنها باید دقت شود تا ضمن آنکه حداکثر بهره برداری از فضا بعمل آید در عین حال تردد افراد و جابه جایی کالا درا نبار را با مشکل مواجه نسازد.
علائم استاندارد بسته بندی
به منظور آگاهی دست اندرکاران سیستم انبارداری و کلیه افرادی که به نحوی با اجناس و اقلام مختلف کار می کنند بر روی بسته بندی این اقلام از علایم استانداردی استفاده می گردد که برخی از این علائم عبارتند از:
الف- برچسب عکس چتر: این علامت حاکی از آن است که این کالا باید دور از آب نگهداری شود و نفوذ آب به داخل بسته موجب خسارت و صدمه به کالای درون آن می گردد.
ب- برچسب جام شیشه ای: نشان دهنده شکستنی بودن کالای درون بسته و ضرورت رعایت احتیاط در حمل آن می باشد.
پ- علامت فلش (→): نشان دهنده جهت قرار گرفتن کالا در بسته است و لذا بسته کالا باید در جهت تعیین شده توسط فلش نگهداری و حمل و نقل گردد.
ت- علامت دو خط موازی و عدد روی آن (n) این علامت چنین بیان می کند که حداکثر به این تعداد می توان از این نوع کالا را روی همدیگر قرا داد بدون آنکه به کالا صدمه وارد شود و در عین حال اگر بیش از این تعداد کالا روی همدیگر قرار گیرند ممکن است به محتوای بسته صدمه وارد گردد.
ج-برچسب شعله: این علامت حاکی از قابلیت اشتعال محتوی بسته است و لذا بسته مورد نظر را باید در شرایط خاص نگهداری نمودو از جمله اینکه باید در درجه حرارت و دمای مشخص و به دور از برخی از کالاها و یا به دور از برخی فضاها مثل کنارپنجره و یا شوفاژ قرار داد.
چ- برچسب قابل انفجار: این برچسب که معمولاً با عبارت قابل انفجار مشخص می گردد، نشان می دهد که کالاهای مذکور قابلیت انفجار داشته و لذا باید با احتیاط حمل و جابه جا گردد و از صدمه دیدن و ضربه خوردن به آن جلوگیری نمود.
در انبارهایی که قفسه وجود ندارد و یا اینکه علاوه بر قفسه ها، از کف انبار نیز برای نگهداری کالا استفاده می شود با خط کشی در کف انبار جایگاه زمینی بوجود آورده و آنها را همانند قفسه ها کدگذاری می کنند.
حمل و نقل کالا در انبار
از جمله فعالیت های مهم و ضروری در انبارها فرایند حمل و نقل کالا در انبار هاست که به عنوان یکی از اجزاء لاینفک انبارو در عین حال از جمله فعالیت های هزینه بر مدیریت انبار می باشد. حمل و نقل کالا ازیک سو مستلزم صرف وقت و نیروی انسانی بوده و از سوی دیگر هزینه های مختلفی مانند هزینه های خسارت و صدمه دیدن کالا در انبار را به دنبال دارد.
لذا توجه به مدیریت صحیح حمل و نقل کالا در انبار ازجمله ضروریات مدیریت انبار می باشند( البته همانطور که ذکر گردید استقرار صحیح کالاها در انبار، به عنوان یک پیش زمینه، نقش مهمی در بهبود وضعیت حمل و نقل کالاها خواهد داشت). از جمله نکات قابل بررسی در مورد حمل و نقل می توان به وسایل حمل و نقل، هزینه های حمل و نقل و بهبود بازده اقتصادی حمل و نقل کالا در انبار اشاره نمود.
به منظور کاهش هزینه و افزایش بازده اقتصادی حمل و نقل کالا، مدلهای کمی مختلفی وجود دارد که برخی از آنها در جابه جایی انبار قابل استفاده می باشند.
در مورد وسایل حمل و نقل می توان به برخی از موارد زیر اشاره کرد:
1. پالت ها
2. نقاله
3. جراثقال (جرثقیل)
4. لیفت تراک
اصول ایمنی و حفاظت کالا درانبار
یکی از وظایف مهم انبارداری، رعایت اصول ایمنی و محافظت ازنیروی انسانی و اجناس انبار می باشد و لذا هر گونه اهمال و کوتاهی در رعایت اصول ایمنی می تواند ضایعات جانبی و مالی گران و بعضاً غیر قابل جبرانی را به دنبال داشته باشد. به منظور نیل به موفقیت در نگهداری اجناس و افراد و جلوگیری از بروز حوادث و صدمات ناشی از آنها باید برخی از نکات زیررا مورد توجه قرار داد:
1. کاهش تردد اشخاص: یکی ازاولین اقدامت در جهت محافظت ازانبار محدود کردن تردد اشخاص غیر مجاز به انبار می باشد، تا بدین وسیله علاوه بر کاهش خسارت احتمالی وارد به کالا از تغییرات احتمالی در میزان موجودی ها که بدون طی کردن مراحل اداری انجام می شود جلوگیری بعمل آید.
2. نصب علایم و برچسب های هشداردهنده: نصب علایم راهنما و هشدار دهنده باعث رعایت اصول و شرایط مربوط به انبار واجناس آن از سوی مراجعین به انبار می گردد و لذا احتمال صدمه زدن به کالا و یا صدمه دیدن افراد کاهش می یابد.
3. آموزش انبارداران: آموزش طریقه صحیح حمل و نقل اجناس و بکارگیری ابزار موجود در انبار و آموزش اصول و لوازم ایمنی کار می تواند نقش مهمی در کاستن از حوادث انبار داشته باشد.
4. فراهم نمودن وسایل حفاظت فردی: لازم است وسایل حفاظت فردی ازقبیل لباس، کلاه ایمنی، دستکش، کفش، ماسک، عینک و … برحسب ضرورت تهیه و در اختیار کارکنان انبار و در صورت لزوم سایر مراجعین به انبار گذارده شود.
5. استقرار صحیح کالاها در انبار: استقرار و چیدن صحیح کالا متناسب با نوع کالا و اجناس انبار امری ضروری می نماید ازجمله مواردی که باید در استقرار کالاها بدان توجه نمود عبارتند از:
الف- عدم مسدود کردن درهای اضطراری و خروجی به وسیله برخی کالاها و اجناس
ب- قرار دادن مواد محترقه و منفجره در محیط های دور از جرقه و دور از منابع حرارتی مثل بخاری و شوفاژ و …
6. فراهم نمودن وسایل حفاظت و ایمنی کار: نصب سیستم های تهویه، سیستم اعلام حریق، درهای اضطراری، دستگاه های اعلام خطر نظیر زنگها، وسایل اطفای حریق و کپسولهای آتش نشانی در انبارها بسیار ضروری است و می تواند در تامین سلامت و جلوگیری از گسترش احتمالی حوادث (در صورت بروز حوادث) جلوگیری نماید.
7. نظارت دائم بر سیستم های برق رسانی و سیم کشی: نورپرازی مناسب در محیط کار علاوه بر تاثیر روحی و- روانی بر کارکنان باعث تقلیل تصادفات محیط کار می شود. همچنین سیستم سیم کشی انبار و وسایل برقی موجود در آن باید به طور متناوب به وسیله متخصصین مربوطه کنترل گردد.
8. اجتناب از فعالیت های خطر زا در انبار: در انبار باید از فعالیت هایی که ممکن است باعث بروز مشکل گردند از قبیل روشن کردن آتش، استعمال دخانیات و غیره اجتناب ورزید.
9. در دسترس بودن لوازم کمکهای اولیه : لوازم کمکهای اولیه، نشانی و شماره تلفن های ضروری مانند اورژانس یا آتش نشانی و موارد مشابه باید در مکانهای در دسترس قرار گیرند.
خروج کالا از موسسه
به منظور خارج ساختن کالا از موسسه، لازم است فرم"خروج کالا " تکمیل و به امضاء مسئولین ذیربط رسانده شود.
بکارگیری سیستم کاردکس مزایای متعددی بدنبال دارد.
1. آگاهی از میزان وردی و خروجی برای هر قلم از کالاها
2. دسترسی سریع به آخرین مانده موجودی کالاها و سایر آمارهای موردنیاز مثل میزان داد و ستد اقلام، مصرف ماهیانه یا سالانه کالا
3. آگاهی از حجم تبادل اقلام و شناساییی اقلام پرمصرف یا اقلام راکد و کم گردش جهت برنامه ریزی صحیح برای خرید و نگهداری
4. آگاهی از مقدار سفارش اقتصادی، حداقل وحداکثر موجودی هر قلم و نظارت بر میزان مناسب خرید کالاها
5. کنترل نقطه سفارش و اقدام به سفارش کالا درهر زمان که مقدار موجودی به نقطه سفارش مندرج در کارت انبار رسید که البته در سازمانهای مجهز به سیستم های کامپیوتری این عملیات توسط خود سیستم محاسبه و اطلاع داده می شود.
6. آگاهی از محل قرار گرفتن کالا در انبار و در نتیجه سهولت دستیابی به آنها
انبارگردانی و کنترل موجودی های انبار
برای کسب اطمینان از صحت عملیات انبارداری و کشف تفاوت های احتمالی بین موجودی انبار و مقادیر مندرج در کارتهای انبار لازم است تا کنترل هایی بر روی موجودی ها اعمال گردد. این تفاوتها ممکن است دارای علتهای متفاوتی باشد از جمله برخی از این دلایل عبارتند از :
1. اشتباهات در ثبت کارتهای موجودی
2. عدم ثبت ورودی یا خروجی کالا در کارتهای موجودی
3. سوء استفاده
4. کم و زیاد شدن سهوی ورودی و یا خروجی کالا به انبار
کنترل موجودی ها به دو صورت کنترل دائمی و انبارگردانی انجام می پذیرد. در کنترل دائمی انبار که عموماً بصورت شمارش و کنترل دائمی کالا و موجودی درطول سال می باشد. انباردارها یا افرادی که برای این منظور در نظر گرفته شده اند به طور مداوم ورود و خروج کالاها را با میزان آنها کارتها مطابقت داده و از بروزاختلافات احتمالی جلوگیری بعمل می آورند. این روش مزایای متعددی دارد از جمله اینکه جنبه پیشگیرانه داشته و ازبروز تفاوتها جلوگیری می کند. اطلاعات انبار در هرزمان به روز بوده و در دسترس می باشند و از آنجا که افراد مشخصی بطور مداوم کار شمارش را انجام می دهند و در این زمینه تخصص لازم را بدست آورده و کار کنترل با دقت خاصی انجام می شود. علاوه بر این تعطیلی یا وقفه ای نیز در فعالیت های موسسه بوجود نمی آید از آنجا که شمارش دائمی موجودی انبارها از یک طرف هزینه های زیادی برای سازمان بدنبال دارد و از طرف دیگر ممکن است باعث اختلاط وظایف صف و ستاده در انبار شده و یا زمینه سوء استفاده های احتمالی در امور انبار بوجود آید. لذا در اکثر موسسات به جای کنترل دائمی موجودی انبارها، از روش انبارگردانی برای نظارت بر امور انبار بهره می گیرند.
انبار گردانی عبارت است از کنترل فیزیکی انبار و شمارش کالاهای موجود در انبار و تطبیق آنها با کارتهای انبار و دفاتر حسابداری در مقاطع زمانی مشخص .
انبارگردانی یکی ازرایج ترین و در عین حال دقیق ترین روشهای کنترل موجودی های انبار است. در این شیوه تعداد کل اجناس سالم، معیوب، خسارت دیده، غیر قابل مصرف، ورودی و خروجی شناسایی و مشخص می گردند همچنین انبارگردانی موجب تسهیل در شناسایی و تفکیک موجودی های کم گردش و یا راکد می شود.
انبارگردانی معمولاً یک یا دو بار در سال و در ایام تعطیل یا کم کاری انبارها انجام می شود. برای انبارگردانی گروهی از بازرسان اقدام به انبارگردانی و موجودی گیری و شمارش کالاها می کنند. لازم به ذکر است که در انبار گردانی مسئولین انبار فقط محل کالا و اطلاعات لازم را در اختیار گروه بررسی کننده می گذارند و نباید در امر شمارش و انبارگردانی مداخله کنند. کارکنان انبار نباید در فرایند انبارگردانی (سیستم های شمارش) نقش داشته باشند مراحل و اقدامات لازم جهت انبارگردانی یک انبار به شرح زیر می باشند:
1. مرتب کردن انبار: قبل از آنکه انبارگردانی شروع گردد لازم است تا موجودی های انبار به نحو شایسته ای از سوی انباردارها مرتب گردد. مرتب کردن انبارها شامل چیدن کالاها درمکانهای قابل رویت، دسته بندی کالاها و تفکیک طبقات و انواع مختلف کالاها، تفکیک کالاهای امانی ضایعات و جداکردن سایر اقلامی که به نوعی باید از اقلام دیگر متمایز شده و بطور جداگانه ای شمارش شوند.
2. تهیه برگهای فهرست برداری: به منظور تسهیل در شمارش و جمع آوری اطلاعات مربوط به موجودی، برگه هایی که به منظور فهرست برداری و ثبت نتایج شمارش اقلام موجودی های انبار در نظرگرفته شده، بر روی قفسه های مربوط به هر قلم از کالاها الصاق می گردند. الصاق برگه های مذکور بر روی قفسه ها مانع دوباره کاری و شمارش تکراری کالاها و نیز باعث تسریع در جمع بندی اطلاعات می گردند ( تگ انبارگردانی)
3. به روز کردن اطلاعات مربوط به موجودی: قبل از شمارش باید کلیه گردشهای موجودی و ورود و خروج کالا در کارتهای انبار ثبت شده و مقدارقطعی و نهایی کالا درمانده کارتها آورده شود (برگ موجودی کالا)
4. تقسیم کالا و تعیین وظایف گروه های انبارگردان: برای اثربخش کردن فعالیت های شمارش باید وظیفه شمارش موجودی های مختلف را بین تیم های انبارگردانی تقسیم کرده و هر تیم را به شمارش یک بخش از کارها مامور نمود. تیم های مذکور متشکل از چند نفر بعنوان شمارش گر، حسابدار و ارزیاب می باشد.
5. ثبت اطلاعات بر روی برگه های فهرست برداری: پس از شمارش و کنترل هر قلم از کالاها آمار آن در برگه های فهرست برداری الصاق شده بر آن ثبت می شود. پس از ثبت اطلاعات مربوط به هر قلم برگه های فهرست برداری مربوطه از سوی شمارش گر و ثبات و تیم بازرسی کننده امضاء می گردد.
6. تطبیق اطلاعات شمارش با اطلاعات کارت انبار و کاردکس: مانده محاسبه شده در کارتهای انبار باید با تعداد کالای شمارش شده مطابقت داده شود. در صورت عدم مغایرت بین موجودی کالای شمارش شده و مانده کارت انبار صحت فعالیت های مربوطه تایید و به مسئولین مربوطه اعلام گردد.
اگر بین مانده کارتها و موجودی شمارش شده، مغایرتی وجود داشته باشد، باید بررسی بیشتری صورت بگیرد تا علت مغایرت مشخص گردد. مغایرت مذکور ممکن است به دلیل اشتباه در ثبت، اشتباه در شمارش و ورود و خروج و یا سوء استفاده های احتمالی باشد.
7. اصلاح اطلاعات کارتهای انبار: با مشخص شدن علت مغایرت های احتمالی و پس از مشخص شدن تعداد واقعی موجودی کالا، کارت های انبار متناسب با کالاهای موجود در انبار، اصلاح و اطلاعات آن به روز گردد تا مانده موجود در حسابهای انبار و کاردکس، آمار واقعی و قابل برنامه ریزی باشند.
فهرست مطالب
فصل اول: 2
تعاریف 2
انبارداری 3
انواع انبارها از نظر فرم ساختمانی و مهندسی 3
انواع انبار از نظر نوع کالا 4
تقسیم بندی موجودی انبار 5
اجزاء سیستم انبار 5
وظایف اصلی کنترل چی انبار عبارت است از 6
اهداف و مزایای سیستم انبار 6
فصل دوم: 7
مدیریت انبار 7
مقدمه 7
ورود کالا به انبار 7
چگونگی تحویل کالا 9
تحویل کالای خریداری شده از طریق معاملات جزء 9
دریافت کالای مرجوعی (برگشتی) 9
دریافت کالای امانی 10
اهمیت نگهداری کالا در انبار 10
کدگذاری 10
روش کدگذاری میله ای (بارکد) 11
طبقه بندی و استقرار کالاها در انبار 11
استفاده بهینه از فضای انبار 14
علائم استاندارد بسته بندی 15
حمل و نقل کالا در انبار 16
اصول ایمنی و حفاظت کالا درانبار 17
انبارگردانی و کنترل موجودی های انبار 19
21