چند توصیه برای آموزش مدیریت :
اولین اولویت در آموزش ، کمیته راهبری کیفیت است . آموزش این گروه باید اولین کار نماینده مدیریت یا مشاوراستخدامی باشد ، زیرا آنها مسئوول اجرای کل سیستم کیفیت هستند و مدیریت باید به سرعت شناخت کاملی از جزئیات استانداردها بدست آورد . آنها باید از تلاش اجرای درون سازمان مربوط به خود پشتیبانی نموده ، آماده پاسخگویی به پرسش های کارکنان خود باشند . آگاهی و دانش مشروح آنها موثرترین ابزار برای نشان دادن تلاش سازمانهای تحت مسئوولیت آنها در حمایت از فرایند دریافت گواهی می باشد .
نخست باید یک دیدگاه کلی از کل استانداردها به کمیته راهبری کیفیت داده شود . لازم است آنها درکی کلی و عمیق از استانداردها و روند دریافت گواهینامه داشته باشند . آموزش آنها باید به روشنی بیانگر نقش رهبرگونه و مسئوولیت آنها در اداره سیستم کیفیت باشد .
باید به کمیته راهبری کیفیت جزئیات ISO 9000 را نیز آموزش داد . بدین منظور ، در جلسات آموزش مرور دقیق و جزء به جزء هر عنصر از استاندارد باید انجام شود ، و بار دیگر هر مدیر باید بتواند براحتی نظرات و سئوالات خود را بیان کند . بعلاوه کمیته راهبری باید در مورد هر عنصر ، نیازمندیها و ارزش تجاری آن ، به تفاهمی جامع برسد.
چند توصیه برای آموزش سطوح سرپرستی :
تمامی سرپرستان باید آموزشی جامع دیده باشند تا بتوانند به پرسش های کارکنان پاسخ گویند . آنها باید هدف زمانبدی و دلایل پیگیری دریافت گواهی را درک کنند . افرادی که در پست های سرپرستی انجام وظیفه می کنند ، باید یک درک و شناخت کلی از استاندارد ISO 9000 و گواهینامه سیستم کیفیت داشته باشند .
افراد شاغل در پستهای سرپرستی ، مسئوول آموزش نیروی کار می باشند . هیچ روشی برای یادگیری مطالب ، بهتر از آمادگی برای آموزش آن به دیگران نیست . این روش دو مزیت دارد : نخست در جهت گسترش درک و آگاهی سرپرستان گروه می باشد . دوم به روشنی نشان دهنده تعهد و حمایت آنها نسبت به بقیه نیروی کار است .
چند توصیه برای آموزش نیروی کار :
برای برآوردن نیازهای آموزشی نیروی کار ، لازم است دوره ای برگزار کنید و طی آن هدف دریافت گواهی و مفاهیم اساسی استانداردها را آموزش دهید . آموزش باید به پرسش های زیر پاسخ گوید :
* ISO چیست ؟
* مجموعه استانداردهای ISO 9000 چه هستند ؟
* نیازمندیهای عمومی استانداردها کدامند ؟
* چرا باید پیگیر دریافت گواهی باشیم ؟
* دریافت گواهینامه چه مزایایی دارد ؟
* روند دریافت گواهینامه کدام است ؟
بعلاوه مهمترین نکته این است که ، این آموزش مقدماتی باید در شناخت و آگاهی هر فرد نسبت به تاثیر اجرای استانداردها بر شغلش کمک کند.
کارکنان می خواهند بدانند که چه انتظاری از آنها وجود دارد و چه تغییراتی را می توانند انتظار داشته باشند . هر کارمندی باید بتواند در این تغییرات لازم ، سود و منفعت شخصی بیابد . در غیر این صورت در برابر تغییرات مقاومت می کند . نباید انتظار داشته باشید که نگرانی آنها را در یک دوره آموزشی کم کرده و حس ارزشمندی را برای دریافت گواهینامه بوجود آورید . انجام چنین کاری نیاز به اطلاع رسانی و کمک مستمر دارد .
مجموعه استانداردهای ISO 9000 ، نیازمندیهایی را برای یک سیستم کیفیت تعریف می کند. بنابراین شگفت انگیز نیست که اولین عنصر سیستم کیفیت استانداردهای ISO 9001, 9002, 9003 به مسئوولیت های مدیریت بپردازند . برآوردن این نیازمندیها باید اولین دستور کاری کمیته راهبری کیفیت باشد ، زیرا این نیازمندیها زیر ساخت فعالیت های اجرایی سایر نیازمندیها است .
تعیین خط مشی در قبال مساله کیفیت :
تعیین خط مشی کیفیت شرکت ، باید اولین اولویت کمیته راهبری کیفیت باشد ، مگر اینکه این خط مشی از قبل وجود داشته باشد . اگر شرکت از قبل خط مشی را داشته باشد ، باید دوباره آنرا بازنگری نماید تا از برآورده شدن نیازمندی ISO 9000 اطمینان یابد .
خط مشی کیفیت باید وضعیت مدیریت را به اطلاع برساند . این خط مشی باید شامل شناسایی مسئوولیت و تعهد مدیریت به کیفیت باشد . بیانیه خط مشی همچنین باید به طور خلاصه و روان نوشته شود . انگیزه تهیه بیانیه خط مشی ، راهنمایی تمامی کارکنان است.
اشتباه دیگری که شرکت های بزرگ مرتکب می شوند ، اتخاذ خط مشی های چند گانه است. علاوه بر خط مشی شرکت ، مدیریت هر قسمت از سازمان یا هر واحد ، نسبت به ایجاد بیانیه خط مشی برای سازمان خود ، احساس نیاز می کند . اگر چه ممکن است اینکار احساس تعلق خاطر به خط مشی را در سطوح پایین تر سازمان ایجاد کند ، اما در صورتی که این خط مشی ها به خوبی با یکدیگر هماهنگ نشده باشند ، می توانند باعث سردرگمی کارکنان شود .
در زیر چند مثال از خط مشی های کیفیت ساده اما کارا ، از چند سازمان دارای گواهینامه ، ارائه می گردد :
نمونه 1 : خط مشی ما تولید کالاهایی است که انتظارات مشتریانمان را بطور کامل برآورده سازد . بدین منظور ، ما کیفیت را مسئوولیت تک تک افراد می دانیم و از همه کارمندان انتظار می رود ، پیگیر بهبود و مستمر ، در کیفیت و بهروری کالاها و خدمات ارائه شده ، باشند .
نمونه 2 : ما متعهد به رهبری کیفیت ، توسط بهبود مستمر در تولید و تحویل کالاهای مورد نظر ، برای برآوردن خواسته ها یا فراتر رفتن از خواسته های ثابت مشتریان ، هستیم .
نمونه 3 : ما با در پیش گرفتن یک راهبرد پیشگیری ، بکارگیری روش های آماری و بهبود مستمر ، بعنوان شرکتی که بیشترین بها و ارزش را به مشتریانش در ارایه کالا و خدمات می دهد ، شناخته خواهیم شد .
تعریف اهداف کیفیت :
علاوه بر بیانیه خط مشی ، هر سازمان باید هدف های کیفیتی خاص خود را مستند نماید . اگر چه این اهداف ، گاهی در بیانیه خط مشی نیز ذکر شده اند . اما باید آنها را بطور جداگانه مستند کرد . بیانیه خط مشی معمولاً بدون تغییر می ماند ، اما در بیشتر موارد هدفهای خاص ، سالانه تغییر می کند . اگر هدفها جداگانه مستند شوند ، می توان آنها را بدون تاثیر بر بیانیه خط مشی ، به روز درآورد و به اطلاع همگان رساند .
اگر چه اهداف کیفیت ، از بیانیه خط مشی کیفیت جدا هستند ، اما باید آنها را مستند کرد . دو روش برای مستد سازی مجزای اهداف کیفیت ، از بیانیه خط مشی کیفیت وجود دارد. نخست ، فهرستی ویژه از اهداف در نظامنامه کیفیت گنجانده شود . مزیت چنین روشی این است که چون تمامی کارکنان باید به نظامنامه کیفیت دسترسی داشته باشند ، بنابراین در هر لحظه به روشنی خواهند دانست که در کجا به دنبال هدف ها بگردند . اما عیب این روش این است که نظامنامه کیفیت ، باید با هر بار تغییر در هدف ها ، مورد تجدید نظر قرار گرفته ، دوباره توزیع شود . بجای گنجاندن هدف ها در نظامنامه کیفیت ، روش دیگر این است که در نظامنامه کیفیت هدف های خاصی ، که باید بهبود و توسعه یابند، ذکر شود. این بیانیه همچنین مشخص می سازد که چه کسی مسئوول توسعه هدف هاست .
مستند سازی تعهدات و کیفیت :
تعهدات کیفیت نیز باید مستند شود . این تعهدات همانند خط مشی کلی ، معمولاً با گذشت زمان ، تغییر زیادی نمی کند . بدین ترتیب می توان آنها را به صورت یک بخش ، در خط مشی کیفیت گنجاند یا سند جداگانه ای برای آنها در نظر گرفت .
ابلاغ خط مشی کیفیت :
به منظور نشان دادن موافقت و تاییدیه کل سازمان ، تمامی اسناد – خط مشی کیفیت ، اهداف کیفیت ، تعهدات کیفیت – باید به امضای مدیریت ارشد زمانی که پیگیر دریافت گواهینامه است ، رسانده شود . خط مشی ، اهداف و تعهدات باید مستند شوند و کمیته راهبری باید مطمئن شود که هر فرد در سازمان خط مشی را درک ، اجرا و نگهداری خواهد کرد . هر کارمند باید وضعیت کیفیت شرکت را درک کرده ، از آن آگاهی داشته باشد . کیمته راهبری باید راهبرد و برنامه ای معین را ، برای اطمینان از درک و فهم همه جانبه خط مشی در پیش گیرد .
تعریف مسئوولیت ها و اختیارات کیفیت :
کمیته راهبری باید به روشنی مسئوولیت کیفیت را از مدیریت ارشد تا کلیه سطوح سازمان ، تعریف کند . مسئوولیت ، اختیار و روابط بین تمامی کارکنانی که اداره اجرا و تصدیق فعالیت های موثر بر کیفیت را بر عهده دارند باید تعریف گردد .
مخصوصاً این تعریف باید مسئوولیت و اختیار فعالیت های زیر را مشخص کند :
* شناسایی و پیشگیری از وقوع هر نوع عدم تطابق با استاندارد در یک فرآورده ، فرایند یا سیستم مدیریت کیفیت
* شناسایی و مستند سازی مشکلات کیفیت
* یافتن و اجرای رهیافتها
* کنترل بر مواد نامنطبق
* تضمین استقلال رای ممیزین داخلی
* اجرا و تایید اقدامات اصلاحی
چون این فعالیت ها ، نشان دهنده روابط داخلی بوده و بیشتر شرکت ها از قبل آنها را تعریف کرده اند ، نمودار سازمانی ، روشی ساده برای تعریف مسئوولیت ، ارائه می کند . شما باید علاوه بر نمودار سازمانی ، فهرستی از مسئوولیت ها و اختیار هر قسمت را در نمودار سازمانی تهیه کنید . پس از تهیه این فهرست ، باید از عناوین سازمانی عمومی و طبقه بندی مشاغل استفاده کنید ، نه از فهرست شغل بخصوص یا از نام افراد . بدین صورت ، می توانید نگهداری و بازنگری این سندها را به حداقل برسانید . استانداردها حقیقتاً لازم می دانند که مسئوولیت ها ، تعریف و مدون شوند . این که به چه کسی ، چه مسئوولیت هایی بدهید ، تصیم با شماست .
مسئوولیت ها و اختیارات کیفیت :
مدیر کارخانه : مسئوولیت و اختیار کل کارخانه و کیفیت کالاهای تولیدی و خدمات ارائه شده را به عهده دارد . این امر شامل مسئوولیت های بخصوص زیر است :
* نظارت براجرای خط مشی کیفیت و تعهدات نسبت به آن
* تعیین هدفهای کیفیت
* تامین منابع برای نیل به اهداف
* انتصاب نماینده مدیریت ، برای اطمینان از تطابق سیستم کیفیت با ISO 9002
مدیر تضمین کیفیت : نماینده ای با اختیارات معین ، از طرف مدیر کارخانه است و مسئولیت تضمین اجرا و حفظ و نگهداری نیازمندیهای نظامنامه کیفیت را به عهده دارد . مسئولیت های ویژه او شامل موارد زیر است :
* نماینده مدیریت در استانداردهای ISO 9000
* رابط بین کارخانه و مشتری برای رسیدگی به شکایات
* تضمین اقدامات اصلاحی موثر ، برای رفع تطابق ها
* عضو و رابط کمیته راهبری کیفیت
* نظارت و گزارش عملیات اجرائی کیفیت
مدیر منابع انسانی : نماینده ای با اختیارات معین ، از طرف مدیر کارخانه است و وظیفه او ایجاد فضای مثبت در روابط بین کارکنان کارخانه است . مسئوولیت های ویژه او عبارتند از :
* عضو کمیته راهبری کیفیت
* استخدام افراد واجد شرایط برای آوردن نیازهای کارخانه
* سازمان دهی ، مستند سازی و نگهداری برنامه های آموزشی کارخانه
مدیر تولید : نماینده ای با اختیارات معین ، از طرف مدیر کارخانه است و مسئوولیت کلی امور تولید را به عهده دارد . مسئوولیت های ویژه او عبارتند از :
* عضو کمیته راهبری کیفیت
* مدیریت اجرای خط مشی کیفیت در تولید
* همکاری با مدیر کارخانه در توسعه اهداف کیفیت
* تامین منابع تولید ، برای نیل به هدفها
مدیر فنی : نماینده ای با اختیارات معین ، از طرف مدیر کارخانه است و مسئوولیت کارهای فنی را عهداه دار می باشد مسئوولیت های ویژه او در تضمین کیفیت عبارتند از :
* نماینده کمیته راهبری کیفیت
* همکاری با مدیر کارخانه ، در توسعه اهداف کیفیت
* مدیریت اجرای خط مشی کیفیت درامورفنی
* تامین منابع فنی ، برای نیل به هدفها
مدیر خدمات بازرگانی : نماینده ای با اختیارات معین از طرف مدیر تولید است و مسئوولیت پشتیبانی از خدمات بازرگانی کارخانه ( مانند ثبت سفارش مشتری ، خرید ، حمل و نقل و دریافت کالا ) را عهده دار است . مسئوولیت های ویژه او عبارتند از :
* عضو کمیته راهبری کیفیت
* نظارت بر عملکرد عرضه کننده مواد اولیه
* تصدیق کیفیت مواد دریافتی
* نظارت بر عملکرد تحویل
* اداره امور خرید کارخانه
* اداره امور حمل و نقل و دریافت مواد
مدیر واحد بازرگانی : نماینده ای با اختیارات معین ، از طرف مدیر تولید است و مسئوولیت کیفیت ، هزینه و تحویل کالای تولید شده در محدوده آن را بعهده دارد . مسئولیت های ویژه او عبارتند از :
* عضو کمیته راهبری کیفیت
* گزینش ، آموزش و توسعه نیروی انسانی
* تضمین انجام فرایندها ، در حالتی کنترل شده
* تصدیق و ترخیص محصولات با کیفیت
* شناسایی مشکلات و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
* اجرای سیستم کیفیت در نواحی تعیین شده
* طرح ریزی تولید
* تضمین بهبود مستمر کیفیت کالا
* کنترل مواد نامنطبق
مدیر مهندسی : نماینده ای با اختیارات معین ، از طرف مدیر فنی است و مسئوولیت گسترش و توسعه محصولات جدید را به عهده دارد . مسئوولیت های ویژه او عبارتند از :
* عضو کمیته راهبری کیفیت
* اجرای روش های تولید با جریان پیوسته
* ایجاد تکنولوژی فرایند نوین ، به منظور پیشرفت تواناییهای تولید
* مدیر واحد کنترل سند
ایجاد فرایند موثر بازنگری مدیریت :
سومین و شاید مهمترین قسمت از نیازمندی مسئوولیت مدیریت ، بازنگری مدیریت است . همانطور که درISO 9001 ، آمده است :
" سیستم کیفیت پذیرفته شده ، باید در فواصل زمانی معین ، توسط مدیریت سازمان عرضه کننده ، مورد بازنگری قرار گیرد تا از مناسب بودن و کارایی پیوسته آن در برآوردن نیازمندیهای ذکر شده در این استاندارد ، اطمینان حاصل گردد "
بازنگری مدیریت ، فعالیت پیوسته و دائمی کمیته راهبری کیفیت است ، اما این فرایند باید از آغاز تلاش برای دریافت گواهی ایجاد و پالایش گردد . در خلال عملیات اجرا و آماده سازی شرکت برای ارزیابی در برابر استاندارد ISO 9000 ، شرکت باید رویه های کاری نوین و اصلاح شده و فرایند های اجرایی را بوجود آورد . کمیته راهبری کیفیت ، باید رسماً کارایی این تغییرات را توسط سیستم ممیزی داخلی ، مورد بازنگری قرار دهد . سوابق این بازنگریها ، باید مستند و نگهداری شوند ، زیرا بطور قطع ، موسسه گواهی دهنده درباره آنها با شما گفتگو خواهند کرد . موسسه گواهی دهنده انتظار دارد که تمامی جنبه های سیستم کیفیت ، دست کم یکبار پیش از ارزیابی رسمی ، بازنگری شده باشند .
انجام یک خود ارزیابی : اگر چه هر عنصر از سیستم کیفیت ، سرانجام بعنوان بخشی از فرآیند بازنگری مدیریت ، رسماً ارزیابی می شود ، اما یک خود ارزیابی اولیه ، برای مقایسه وضعیت موجود سیستم کیفیت با مجموعه استاندارد های ISO 9000 ، ضروری است . این خودارزیابی ، اختلاف سطح و نواحی ضعف سیستم موجود را شناسایی می کند. بر آن اساس ، سازمان می تواند برنامه هایی را برای بهبودهای مورد نیاز ، طرح و اجرا نماید .
تهیه یک برنامه کاری :
در طول مرحله آماده سازی ، کمیته راهبری کیفیت باید هر هفته جلسه ای ، برای تهیه برنامه کار اجرایی داشته باشند ، برای تهیه چنین طرحی ، مراحل زیر باید انجام شوند :
* مرور نیازمندیهای ISO 9000
* تهیه و تبادل نظر در مورد پرسش های خود ارزیابی
* ارزیابی انطباق سازمان های مجزا
* بحث و تبادل نظر ، درباره کفایت سیستم های موجود
* ایجاد اقدامات ویژه مورد نیاز
* تعیین مسئوولیت ها
* کسب تعهدات
* ممیزی اقدامات انجام شده به منظور اطمینان از کفایت آنها
برآوردن نیازمندیهای مستند سازی سیستم کیفیت : راهبردهایی برای تدوین نظامنامه کیفیت ISO 9000
مرور اولیه مجموعه استانداردهای ISO 9000 ، ایجاد یک نظامنامه کیفیت را بعنوان کاراترین ابزار برای توصیف و مستند سازی سیستم کیفیت ، و بعنوان مرجعی برای سراسر سازمان قویاً توصیه می کند .
روش چند ردیفه در مستند سازی سیستم کیفیت :
روش چند ردیفی مستند سازی سیستم کیفیت ، در بسیاری از سازمانها موثر است . ردیف بالا در چنین روشی ، نظامنامه کیفیت شرکت قرار دارد . این نظامنامه سند خط مشی سازمان است که کلیّت سیستم کیفیت را توصیف می کند .
نظامنامه بالاترین ردیف ، همچنین شامل بازگشت هایی به روش اجرایی ردیف پایین تر است . این روش های اجرایی ممکن است در نظامنامه های بخشها مانند نظامنامه خرید و نظامنامه مهندسی آورده شوند . این سطح از مستند سازی شامل توصیف دقیق مسئوولیت و فرایند های عمومی است . بعلاوه این ردیف شامل بازگشت هایی به ردیف چهارم مستند سازی ، شامل اطلاعاتی از قبیل دستورالعمل های دقیق و فرم ها می باشد . این ردیف ، شامل مستند سازی چگونگی دستیابی به اطلاعات است .
راهبردهایی برای تهیه نظامنامه کیفیت :
برای تهیه نظامنامه کیفیت می توان از روش های زیر استفاده کرد :
* کپی کردن یک نظامنامه تایید شده
* خرید یک نظامنامه کیفیت
* استخدام مشاور برای نوشتن نظامنامه
* تعیین افرادی از واحد تضمین کیفیت ، برای تدوین نظامنامه
* درخواست از مدیران ، برای هدایت تلاش ها در جهت تهیه نظامنامه کیفیت .
مستند سازی سیستم کیفیت :
اصول راهنما در تمامی مجموعه استانداردهای ISO 9000 عبارتند از :
* آنچه را که انجام می دهید ، بیان کیند .
* آنچه را می گویید ، انجام دهید .
* آنچه را که انجام شده است ، ثبت کنید.
مستند سازی یعنی کلیه عناصر ، نیازمندیها و شرایطی که توسط مدیریت کیفیت یک شرکت ، برگزیده می شود ، باید به روشی منظم و نظام گرا به شکل خط مشی ها و رویه های نوشته شده ، مستند شوند .
1- تعریف فعالیتی که مدل می گردد و جای دادن آن در جعبه اصلی فعالیت . این جعبه اصلی که اساس ایجاد جزئیات اضافی مربوط به فعالیت را تشکیل می دهد .
2- مشخص کردن داده های ( مانند اشیاء یا اطلاعات ) لازم برای انجام شدن فعالیت در جعبه اصلی . این داده ها با پیکانهایی که از سمت چپ به جعبه وارد می شوند ، نمایش داده می شوند .
3- مشخص کردن خروجیهای مطلوب حاصل ( مانند اشیاء ، سوابق ، اطلاعات ) از فعالیت در جعبه اصلی . این خروجیها با پیکانهایی که از سمت راست جعبه خارج می شوند ، نمایش داده می شوند .
4- تعریف نیازهای مستند سازی اولین ردیف ( مانند خط مشی ها ، نیازمندیها ) این مستند سازی انتظارات مورد نظر از فعالیت را – که خروجی های مطلوب نتیجه ورودی های تعریف شده است – تعریف می کند . این کنترل کلی مستند سازی با پیکانی که از طرف بالا به جعبه وارد شده ، نمایش داده می شود .
5- مشخص کردن توانایی های مطلوب ( مانند نیازهای آموزشی ) که برای اجرای موثر فعالیت ذکر شده در جعبه ای اصلی باید وجود داشته باشند . نیازهای آموزشی با پیکانهایی که از انتها وارد جعبه می شوند ، نمایش داده می شود .
6- شکستن فعالیت جعبه اصلی ، به سه تا پنج فعالیت با جزئیات بیشتر . برای پرهیز از گیر کردن تحلیل فردی یا گروهی در باتلاق جزئیات ، این جزئیات اضافی باید به حداکثر 5 فعالیت محدود گردد . اگر گروه نتواند فعالیت اصلی را به دست کم سه هدف فعالیت با جزئیات بیشتر تقسیم کند ، احتمالاً نمودار به اندازه کافی جزئیات دارد . بنابراین ، این مرحله سطح جزئیات را کنترل می کند ، فرد یا گروه را به جستجوی عناصر به روشی خیلی ساختاری وامی دارد .
7- مشخص کردن کل ورودی ها و خروجیها برای نمودار با جزئیات بیشتر .
8- اتصال تمامی جعبه ها با پیکانهای اضافی ورودی / خروجی که نشان دهنده ارتباط میان فعالیت ها باشد .
9- مشخص کردن کنترل مستندسازی ( مانند روش های اجرایی ، دستورالعمل های کاری و فرم ها ) که برای اجرای هر فعالیت داخل جعبه ، لازم است . این مستند سازی که پشتیبان خط مشی ها و نیازمندیهای نظامنامه کیفیت است ، با پیکانهایی که از بالا وارد جعبه های فعالیت می شوند ، نشان داده می شوند .
10- مشخص کردن مهارتهای ویژه و دانش مورد نیاز ، برای انجام فعالیت . این اطلاعات که با پیکانهایی که از پایین وارد جعبه می شوند ، نمایش داده شده اند ، تعیین کننده آموزش لازم ، برای تضمین انجام فعالیت در حد نیاز است .
11- ارزیابی این که آیا نمودار حاوی جزئیات کافی است ؟ اگر مستند ساز ی مشخص شده ، اطلاعات و کنترل هایی کافی را ، برای تضمین انجام فعالیت به روش مطلوب ارائه نماید ، تحلیل کامل است . اما در صورتیکه شکافهایی وجود داشته باشد و اطلاعات اضافی برای یک یا چند جعبه لازم باشد ، آن فعالیت ها باید بیشتر تحلیل گردند . در چنین مواردی ، جعبه های فعالیت ، جعبه های اصلی شده ، به سر جعبه یا بیشتر شکسته می شوند و مراحل هفت تا یازده تکرار گردد.
تحلیل نیازهای مستند سازی : یک نمونه
فعالیت خرید در جعبه اصلی A0 قرار می گیرد . کل ورودی به این جعبه ، یک خرید است – مثل آنکه فردی تصمیم گرفته است ماده یا خدماتی از خارج شرکت خریداری گردد . کل خروجی ، یک ماده اولیه یا خدمات خریداری شده است که نیازمندی های خریدار را برآورده می کند . کل عوامل کنترل کننده ، نیازمندیهای عالی ترین نظامنامه کیفیتی هستند به شرح زیر می باشند :
* انتخاب فروشنده ، بر اساس توانایی برآورده ساختن نیازمندیهای مشخص .
* توصیف نیازمندیها
* تایید این که ماده خریداری شده نیازمندیها را برآورده می سازد .
این نیازمندیها با پیکانهایی که از بالا به جعبه خرید وارد می شوند . گام بعدی شکستن جعبه خرید به فعالیت های معیین و مفصل تر است .
* A1 – تعیین نیازمندیها
* A2 – انتخاب فروشندگان
* A3 – قرار دادن سفارشها
* A4 – تصدیق کیفیت
در شکل زیر افزودن جزئیات به نمونه تحلیل نیازهای مستند سازی نشان داده شده است .
22