بسمه تعالی
به نام خدایی که هر آنچه ز هر چه هست از اوست
مدیریت منابع انسانی وچرخه حقوق ودستمزد(فصل 15)
مقدمه
پیتر ویو، رئیس جدید برای معاونت منابع انسانی، در شرکت الکترونیکی آلفا ،بتا شده بود.
پیتر گفت دو ضعف در مدیریت منابع انسانی وسیستم حقوق ودستمزد وجود دارد که باید اصلاح شود .
فقدان کفایت خدمت (سیستم حقوق ودستمزد ومنابع انسانی )
ناتوانی در مسیر توسعه مهارت های کارمندان
مقدمه
پیتر تصمیم به شروع بررسی، در مورد اینکه چه طور
می توان سیستم جریان حقوق ودستمزد رااصلاح کرد،گرفت.
کنترولر شرکت، الیزابت ونکو با توسعه طرحی برای مورد ملاحظه قرار دادن نتایج ذیل موافقت کرد.
چه طور شرکت از پیشرفت های اخیر در تکنولو‍ژی اطلاعات برای جریان کار سیستم حقوق ودستمزدمی تواند استفاده کند، به طوری که اثر بخش تر باشد وبرخوردی باقوانین دولتی نداشته باشد؟
مقدمه
چه طور می توان سیستم حقوق ودستمزد را به منظور اینکه کارمندان دسترسی مستقیم به اطلاعاتی در مورد مزایا وطرح های بازنشستگی شان داشته باشند تعدیل کرد.
چه طور می توان سیستم فهرست سازی وطبقه بندی مهارتها را اجرا کرد .
آیا فهرست سازی وطبقه بندی مهارتها می تواند با سیستم حقوق ودستمزد ترکیب شود؟
مقدمه
چرخه حقوق ودستمزد ومدیریت منابع انسانی یکسری فعالیت های کاری را تکرار می کنند وداده های مربوط را پردازش می کنندواین کارها مربوط به مدیریت موثر نیروی کار کارفرما می باشد.
بعضی از مهمترین کارهایی که انجام می دهند شامل وظایف ذیل است
استخدام کردن
تعیین وظایف شغلی
مقدمه
آموزش
پرداخت حقوق
ارزیابی عملکرد
تسویه حساب
این فصل عمدتاً روی سیستم حقوق ودستمزد تاکید دارد.
اهداف آموزشی
فعالیت های کاری عمده وداده مربوط که در پردازش امور توسط مدیریت منابع انسانی وچرخه حقوق ودستمزد انجام می شود را شرح دهید .
مزایای مربوط به استفاده از توسعه جدید در فناوری اطلاعات به منظور اصلاح اثر بخشی چرخه حقوق ودستمزد ومدیریت منابع انسانی را بررسی کنید .
فعالیت های چرخه حقوق ودستمزد را مستند کنید
اهداف آموزشی
الزامات گزارشگری دولتی بنیادی مربوط به چرخه حقوق ودستمزد ومدیریت منابع انسانی را شرح دهید واطلاعاتی که باید جمع آوری شود تا آن الزامات برآورده شود راتوضیح دهید .
خطرهای عمده در چرخه حقوق ودستمزد ومدیریت منابع انسانی راشناسایی کنید وکفایت روش های کنترل داخلی مختلف برای رفتارکردن با آنهارا ارزیابی کنید .
اهداف آموزشی
تصمیمات کلیدی که نیاز است که در مورد سیستم حقوق ودستمزد ومدیریت منابع انسانی اتخاذ شود را شرح دهید والزامات اطلاعاتی برای تصمیم گیری آنها راشناسایی کنید.
هدف آموزشی 1
فعالیت های کاری عمده وداده مربوط که در پردازش امور توسط مدیریت منابع انسانی وچرخه حقوق ودستمزد انجام می شود را شرح دهید .
فعالیت های چرخه حقوق ودستمزد
اولین وظیفه AIS پردازش داده ها است.
چرا حقوق ودستمزد به صورت گروهی پردازش می شود؟
چک حقوق ودستمزد به صورت متناوب تهیه می شود.
به بیشتر کارمندان به صورت همزمان پرداخت می شود.
فعالیتهای اصلی که در چرخه حقوق ودستمزد انجام می شود کدام هستند ؟
فعالیت های چرخه حقوق ودستمزد
پرونده حقوق بگیران کارفرما به روز شود.
نرخ های مالیاتی وسایر کسورات (بیمه ) به روز شود .
تایید داده های مربوط به زمان وحضور
تهیه حقوق ودستمزد
پرداخت حقوق
محاسبه مزایای پرداختی ومالیات کارفرما
پرداخت مالیات دستمزد وسایر کسورات
پرونده حقوق بگیران کارفرما به روز شود. فعالیت 1
اولین فعالیت در چرخه حقوق ودستمزد ومدیریت منابع انسانی شامل به روز رسانی پرونده کارفرما برای انعکاس تغییرات در دستمزد از قبیل استخدام نیروی کارجدید ،خاتمه کار ،تغییرات در نرخ دستمزد وتغییرات در کسورات اختیاری می باشد.
مهم است که تغییرات در حقوق ودستمزد توسط روشی به موقع وارد شود ودر دوره بعدی به طور مناسب منعکس شود. ****
نرخ های مالیاتی وسایر کسورات به روز شود فعالیت2
دومین فعالیت در مدیریت منابع انسانی وچرخه حقوق ودستمزد شامل به روز رسانی اطلاعات در مورد نرخ های مالیات و سایر کسورات است .
این تغییرات هنگامی اتفاق می افتد که تغییرات در نرخ مالیات وسایرکسورات حقوق ودستمزد از واحدهای دولتی مختلف وشرکتهای بیمه برسد.
*****
تایید داده های مربوط به زمان وحضور فعالیت 3
سومین فعالیت در چرخه حقوق ودستمزد تایید زمان حضور وداده های آن می باشد
این اطلاعات در شکل های مختلف می آید وبستگی به وضعیت کارمندان دارد.
مبنای محاسبه دستمزد چه مواردی می تواند باشد؟
کارت ساعت برای مواردی که پرداخت به صورت ساعتی
گزارشات شخصی برای افراد حرفه ای
*****
تایید داده های مربوط به زمان وحضور فعالیت 3
کارمزد مستقیم (قسمت فروش )
مبنای پاداشی
روش ها :
بخش حقوق ودستمزد مسئول تایید سندهای زمانی کارمندان است .
در مورد کارگران کارخانه تایید زمانی، شامل مقایسه جمع زمان کار شده بازمان سپری شده روی کار است .
تهیه حقوق ودستمزد فعالیت4
چهارمین فعالیت در چرخه حقوق ودستمزد شامل تهیه لیست حقوق ودستمزد می باشد.
اطلاعات در مورد ساعات کار شده به وسیله بخشی که کارمندان آنجا کار می کنند تهیه می شود.
اطلاعات نرخ دستمزد از پرونده حقوق ودستمزد کارفرما به دست می آید.
کسی که مسئول تهیه چکهای حقوق می باشد نمی تواند اسناد جدیدی به این پرونده اضافه کند.******
تهیه حقوق ودستمزد فعالیت4
روش:
پردازش لیست حقوق ودستمزد در بخش عملیات کامپیوتری انجام می شود .
پرونده لیست حقوق ودستمزد به ترتیب شماره کارمندی مرتب می شود.
پرونده اطلاعات زمانی منظم شده، برای تهیه چکهای حقوق ودستمزد کارگران استفاده می شود.
تهیه حقوق ودستمزد فعالیت4
تمام کسورات حقوق ودستمزد جمع می شود ومجموعشان از دستمزد ناخالص برای رسیدن به دستمزد خالص کسر می شوند .
انواع کسورات حقوق ودستمزد کدام هستند ؟
مالیات حقوق ودستمزد وبیمه
کسورات داوطلبانه
سرانجام فیش حقوق ودستمزد وچکهای حقوق ودستمزد چاپ می شود. ********
پرداخت حقوق فعالیت 5
پنجمین فعالیت ،دادن چکهای حقوق به کارمندان می باشد .
به بیشتر کارمندان یا چک پرداخت می شود یا ازطریق سپرده مستقیم ،خالص مبلغ پرداختی به حساب بانکی شان واریز می گردد.
*******
پرداخت حقوق فعالیت 5
روش ها :
به محض آنکه چکهای حقوق ودستمزد آماده می شود ،فیش های حقوق به بخش حسابهای پرداختنی برای بازنگری وتصویب سند فرستاده می شود
پس از آن مبلغ پرداختی تهیه می شود .
سندهای پرداخت وفیش های حقوق به بخش خزانه داری فرستاده می شود. **********
محاسبه مزایای پرداختی ومالیات کارفرما فعالیت 6
بعضی از مالیات های حقوق ومزایای کارمندان به طور مستقیم به وسیله کارفرما پرداخت می شود.
قوانین دولت فدرال ملزم می کند که کارفرمایان درصدی خاص از هر پرداخت خالص حقوق را به منظور وجوه بیمه بیکاری اهدا کنند.
کارفرمایان اغلب به منظور سلامتی وناتوانی حق بیمه زندگی کمک می کنند *********
محاسبه مزایای پرداختی ومالیات کارفرما فعالیت 6
شرکتهای زیادی به کارمندانشان طرح های مزایای قابل انعطاف راپیشنهاد می کنند .
به کارمندان زیادی پیشنهاد می شود که به سمت انتخاب طرح های بازنشستگی بروند.
پرداخت مالیات دستمزد وسایر کسورات فعالیت 7
فعالیت نهایی در پردازش حقوق شامل پرداخت بدهی مالیات حقوق وسایر کسورات داوطلبانه هر کارمند می باشد
سازمان ها باید متناوباًچکها را تهیه کنند یا از انتقال الکترونیکی برای پرداخت بدهی های مالیاتی مختلف تحقق یافته ،استفاده کنند.
********
پرداخت مالیات دستمزد وسایر کسورات فعالیت 7
زمان این پرداخت ها به وسیله ادارات دولتی خاص مشخص شده است .
هدف آموزشی 2
مزایای مربوط به استفاده از توسعه جدید در فن آوری اطلاعات به منظور اصلاح اثر بخشی چرخه حقوق ودستمزد ومدیریت منابع انسانی را بررسی کنید .
فرصت برای استفاده از فن آوری اطلاعات
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات به منظور تایید زمان واطلاعات حضوری کدام هستند (فعالیت 3)؟
جمع آوری اطلاعات زمانی واطلاعات حضوری به صورت الکترونیکی به جای اسناد ومدارک کاغذی
استفاده از کارت علامت خوان
استفاده از ساعت زمان الکترونیکی
فرصت برای استفاده از فن آوری اطلاعات
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات برای تهیه حقوق ودستمزد کدام ها هستند؟
تولید وتوزیع گزارشات حقوق ودستمزد به صورت الکترونیکی به جای کاغذی
شبکه های همزمان (اینترنت )
شبکه های داخلی (اینترانت )
فرصت برای استفاده از فن آوری اطلاعات
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات برای پرداخت حقوق ودستمزد کدام ها هستند ؟
سپرده مستقیم
نمایندگی خدمات
هدف آموزشی 3
فعالیت های چرخه حقوق ودستمزد را مستند کنید
وظایف انتخاب شده چرخه حقوق ودستمزد
پرداخت
(Activity 7)
Update payroll
master file
(Activity 1)
لیست حقوق ودستمزد کارفرما
کارمندان
محاسبه
(Activity 6)
بخش منابع انسانی
کسورات اختیاری
Payroll deductions
Reports
تغییرات خقوق
وظایف انتخاب شده چرخه حقوق ودستمزد
پرداخت حقوق
(Activity 5)
تایید اطلاعات
(Activity 3)
Job time tickets
تهیه حقوق
(Activity 4)
بانک
بخش های مختلف
Time cards
اطلاعات تایید شده
لیست حقوق
چک حقوق
کارمندان
چک
وظایف انتخاب شده چرخه حقوق ودستمزد
Update
tax rates and
deductions
(Activity 2)
دفتر کل عمومی
تهیه حقوق ودستمزد
(Activity 4)
ادارات دولتی
شرکت های بیمه
نرخ مالیا ت وساختارها
نرخ های مالیاتی وسایر کسورات
نرخ وساختارها
هدف آموزشی 4
الزامات گزارشگری دولتی بنیادی مربوط به چرخه حقوق ودستمزد ومدیریت منابع انسانی را شرح دهید واطلاعاتی که باید جمع آوری شود تا آن الزامات برآورده شود راتوضیح دهید .
گزارشگری دولتی
Report Name: Form 941
Contents: Employer’s quarterly federal tax return
Shows all wages subject to tax and
amounts withheld for income tax
and FICA
Purpose: Filed quarterly with the government
گزارشگری دولتی
Report Name: Form W-2
Contents: Report of wages and withholdings
for each employee
Purpose: Sent to each employee for use in
preparing their individual tax returns
Due by January 31st
گزارشگری دولتی
Report Name: Form W-3
Contents: Summary of all W-2 forms
Purpose: Sent to federal government along
with a copy of all W-2 forms
Due by February 28th
گزارشگری دولتی
Report Name: Form 1099-Misc
Contents: Report of income paid to independent
contractors
Purpose: Sent to recipients of income for use
in filing their income tax returns
هدف آموزشی5
خطرهای عمده در چرخه حقوق ودستمزد ومدیریت منایع انسانی راشناسایی کنید وکفایت روش های کنترل داخلی مختلف برای رفتارکردن با آنهارا ارزیابی کنید .
اهداف کنترلی ،تهدیدها وروش ها
دومین وظیفه AIS در چزخه حقوق ودستمزد ومدیریت منابع انسانی فراهم کردن کفایت کنترل داخلی برای اطمینان از برآورده شدن اهداف ذیل
لیست حقوق ودستمزد به طور مناسب مصوب باشد .
حقوق ودستمزد ثبت شده ،معتبر باشد.
حقوق ودستمزد مصوب ،ثبت شده باشد .
حقوق ودستمزد به طور دقیق ثبت شده باشد .
اهداف کنترلی ،تهدیدها وروش ها
قوانین دولتی مربوطه درباره مبلغ ارسالی مالیات وپر کردن گزارشات حقوق ودستمزد ومنابع انسانی، برآورده شده باشد.
دارایی (هم نقدوداده ها ) از گم شدن یا دزدی محافظت شده باشند .
فعالیتهای چرخه حقوق ودستمزد ومدیریت منابع انسانی کارایی واثر بخشی داشته باشد.
اهداف کنترلی ،تهدیدها وروش ها
خطرات چه چیزهایی هستند ؟
استخدام کارمندان بی صلاحیت
تخلف از قوانین استخدام
تغییرات غیر مصوب برای پرونده حقوق
اطلاعات زمانی نادرست
دزدی یا توزیع فریب آمیز چکهای معوق
گم کردن یا افشاء غیر مجاز داده های حقوق
اهداف کنترلی ،تهدیدها وروش ها
مواردی که می تواند آشکار شود ؟
افزایش هزینه
کاهش بهره وری
دزدی
دعاوی مدنی و جریمه
گزارشات ومدارک نادرست
کم پرداخت کردن به کارمندان
کاهش روحیه
اهداف کنترلی ،تهدیدها وروش ها
روش های کنترلی چه مواردی هستند ؟
استخدام بی نقص(تایید مهارت های متقاضی کار ، معرفی نامه ،سابقه کاری )
مستند سازی دقیق مراحل استخدام
سیاست جداسازی تبعیض در کار
سایر کنترل های کاربردی
اهداف کنترلی ،تهدیدها وروش ها
سپرده بانکی مستقیم
توزیع چکها به وسیله شخصی مستقل از پردازش حقوق ودستمزد
رسیدگی به چکهای مطالبه نشده
جداکردن حساب چکهای حقوق ودستمزد
کنترل دسترسی
شیوه پشتیبانی
کدگذاری کردن
هدف آموزشی 6
تصمیمات کلیدی که نیاز است که در مورد سیستم حقوق ودستمزد ومدیریت منابع انسانی اتخاذ شود را شرح دهید والزامات اطلاعاتی برای تصمیم گیری آنها راشناسایی کنید.
نیازهای اطلاعاتی وروش ها
سومین وظیفه AIS فراهم کردن اطلاعات مفید برای تصمیم گیری می باشد .
سیستم حقوق ودستمزد باید طوری طراحی شود تا داده های هزینه ای راجمع آوری کند وبه همراه انواع دیگری از اطلاعات ،به منظور فعال سازی مدیریت برای تصمیم گیری در مورد انواعی از مسائل ذیل
نیازهای اطلاعاتی وروش ها
نیاز به پرسنل نیروی کار در آینده
عملکرد کارکنان
اخلاق وروحیه کار
جریان حقوق ودستمزد کارا و اثربخش
نیازهای اطلاعاتی وروش ها
مقداری از اطلاعات به طور سنتی به وسیله حقوق و دستمزد تهیه می شود
اطلاعات دیگری از قبیل اطلاعات در مورد مهارت کارمندان به طور نرمال تهیه می شود وبه وسیله سیستم مدیریت منابع انسانی نگهداری می شود .
اطلاعات دیگری از قبیل اطلاعات در مورد روحیه کاری کارمندان به طور سنتی تهیه نمی شوند.
پایان فصل 15