مدیریت حفظ وخاتمه خدمت کارکنان
تهیه کننده :
استاد مربوطه :
مدیریت حفظ وخاتمه خدمت کارکنان
سازمان های کارا و اثربخش،بهترین کارکنان خود را حفظ
می کنند و به کارکنان غیرکارامد خود نیز کمک می کنند تا مکان بهتری برای کار کردن بیابند.
چگونه حفظ و انفصال استراتژیک کارکنان می تواند منجر به کارایی سازمان شود؟
کارکنان مهم ترین دارایی هر سازمانی هستند،اما شناسایی،گزینش،انتخاب و آموزش آنان می تواند هزینه دربر داشته باشد. جایگزین کردن کارکنان جدید به جای افرادی که سازمان را ترک کرده اند،بین یک تا دو برابر حقوق سالیانه آن پست،برای سازمان هزینه دارد.
در حالیکه حفظ کارکنان خوب برای سازمان مفید است،نگه داشتن کارکنان بد نیز به ضرر سازمان تمام می شود.
خاتمه دادن به کار کارکنان غیر مولد و ضعیف،به اندازه حفظ کارکنان مولد و توانمند،حائز اهمیت است.علاوه بر این ، برخی اوقات تغییر اقتصادی و تغییر تقاضا برای محصول،سازمان ها را وادار می کند تعداد نیروی کار خود را کاهش دهند.انفصال کارکنان فرایند کارا و منصفانه کنار گذاشتن کارکنان از سازمان است.
چارچوب استراتژیک برای حفظ و انفصال کارکنان
تمایز
رهبری هزینه
خارج داخل
جهت گیری بازار کار
استراتژی متخصص متعهد:تاکید بسیار بر حفظ کارکنان دارای عملکرد بالا.تاکید بسیار بر عزل و انفصال کارکنان دارای عملکرد ضعیف.
استراتژی پیمانکارانه :تاکید اندک بر حفظ کارکنان دارای عملکرد بالا، تاکید بسیار بر عزل و انفصال کارکنان ضعیف.
استراتژی سرباز وفادار: تاکید بسیار بر حفظ کارکنان دارای عملکرد بالا،تاکید اندک بر عزل و انفصال کارکنان دارای عملکرد ضعیف.
استراتژی نیروی قراردادی:تاکید اندک بر حفظ کارکنان دارای عملکرد بالا،تاکید اندک بر عزل و انفصال کارکنان دارای عملکرد ضعیف.
چارچوب استراتژیک برای حفظ و انفصال کارکنان
چارچوب استراتژیک برای حفظ و انفصال کارکنان
جابجایی کارکنان می تواند آثار مثبت و منفی برای یک سازمان داشته باشد.بیشترین جابجایی ها در میان کارکنان بسیار توانمند و کارکنان ضعیف رایج است و احتمال جابجایی کارکنان دارای عملکرد متوسط بسیار اندک است.
از نقطه نظر کارکنان،آثار جابجایی بستگی به اختیاری یا اجباری بودن آن دارد.در ترک خدمت اختیاری،کارمند خود تصمیم به ترک سازمان می گیرد؛اما در ترک خدمت اجباری،سازمان قرارداد کارمند را تمدید نمی کند.
چگونه می توان جابجایی های ناخواسته را کاهش داد؟
عدم تمایل به ترک اختیاری
تمایل به ترک اختیاری
عملکرد ضعیف عملکرد عالی
نقش کارمند
چگونه می توان جابجایی های ناخواسته را کاهش داد؟
مسیر 1
مسیر 2
مسیر 3
مسیرهای ترک خدمت اختیاری
شوک اولیه
تصمیم سریع برای ترک
مسیرهای ترک خدمت اختیاری
مسیر4
احساس نارضایتی
تجزیه و تحلیل
تصمیم برای ترک سازمان
مقایسه مشاغل دیگر
نارضایتی شغلی چگونه منجر به ترک سازمان می شود؟
کاهش رضایت شغلی
رضایت شغلی،مبین احساسات فرد درباره شغلش است.زمانی که کار فرد با ارزش ها و نیازهایش هماهنگ باشد و زمانی که فرد به هدف ها و فعالیت هایی که برایش اهمیت دارند،دست می یابد،رضایت شغلی افزایش خواهد یافت.
همچنین زمانی که کارکنان کاری را انجام دهند که با علایق و برنامه های زندگیشان سازگاری بیشتری داشته باشد،خشنودتر و راضی تر خواهند بود.
ابعاد رضایت شغلی:رضایت از توانمند سازی،رضایت از انجام شغل،رضایت از پرداخت،رضایت از گروه کاری،رضایت از امنیت شغلی،رضایت از امکانات کاری.
کناره گیری از سازمان
کارمندی که از کار خود ناراضی است،تمایل دارد از سازمان کناره گیری کند.کناره گیری زمانی اتفاق می افتد که کارمند تلاش اندکی برای انجام وظایف شغلیش داشته باشد و خود را ملزم به انجام وظایف نداند،بدین ترتیب تعهد سازمانی اش کاهش یابد.
کناره گیری فرایندی تدریجی است که به مرور زمان،کارمند را از سازمان دور میکند.تاخیر و غیبت از اولین نشانه های کناره گیری از سازمان است.
کارکنان ناراضی شروع به کم کاری می کنند و از کمک به همکارانشان دریغ می ورزند.این تغییر تعهد و عملکرد کارکنان،شاخص های مهمی هستند که ماندن یا رفتن کارمند را نشان می دهند.
برخی از کارکنانی که فرایند کناره گیری را آغاز کرده اند،بطور همزمان در جستجوی مشاغل دیگری برمی آیند تا بتوانند از سازمان جدا شوند.
تمام کارکنان ناراضی به مرحله آخر فرایند ترک سازمان نمی رسند.برخی از آنها به کار کردن در سازمان ادامه می دهند.
یکی ازعوامل تعیین کننده مهم،وجود مشاغل جایگزین و تمایل فرد برای کار کردن در این مشاغل است.چنانچه یافتن شغلی دیگردشوار باشد،فرد ترجیح می دهد با وجود نارضایتی،در سازمان باقی بماند.همچنین اگر جابجایی و تغییر شغل مستلزم صرف هزینه های اقتصادی و روانشناختی بسیاری باشد،فرد ماندن در سازمان را ترجیح خواهد داد.در واقع کارکنان ناراضی زمانی سازمان را ترک خواهند کرد که پیدا کردن شغلی دیگر را آسان و سهل بدانند.
خروج از سازمان
علاوه بر این، تحقیقات نشان داده اند که در برخی افراد دارای ویژگی های مشخص،احتمال ترک سازمان ببیشتر است.افرادی که ویژگی های سازگاری و توافق در آنها پایین است،اغلب به این دلیل سازمان را ترک می کنند که دوست دارند کارها را به روش مورد نظر خود انجام دهند.افراد ماجراجو نیز با ترک سازمان در جستجوی تجربه های جدید و تازه هستند.در مقابل افراد باوجدان و وظیفه شناس، چون خود را ملزم و متعهد نسبت به انجام شغل می دانند،احتمال کمتری دارد که سازمان را ترک کنند.کارکنان ریسک گریز نیز به احتمال زیاد در سازمان باقی خواهند ماند.
خروج از سازمان
سازمان هایی که به دنبال کاهش جابجایی و ترک خدمت پرسنل هستند باید از تامین نیازها و خواسته های کارکنان خود مطمئن باشند.فعالیت های مدیریت منابع انسانی(تامین نیروی انسانی،برنامه ریزی مسیر شغلی،آموزش،جبران خدمت و نظارت و کنترل) می تواند به تحقق این امر کمک کند.
شناخت تصمیم افراد برای ترک سازمان مستلزم شناخت نیازهای افراد است.
با هر کارمندی که سازمان را ترک می کند، مصاحبه انجام می شود تا دلایل وی برای ترک سازمان مشخص گردد.اطلاعات جمع آوری شده از این مصاحبه ها،در تدوین رویه ها و برنامه های سازمانی برای کاهش ترک خدمت مورد استفاده قرار می گیرد.
فعالیت های سازمانی برای کاهش جابجایی و ترک خدمت
سازمان هایی که در جستجوی کاهش ترک خدمت کارکنان هستند،به طور مستمر رضایت شغلی آنان را اندازه گیری می کنند.سنجش رضایت شغلی غالبا از طریق بررسی و پیمایش صورت می گیرد.
فهرست توصیفی شغل، روشی متداول برای سنجش رضایت شغلی است که رضایت را براساس وظایف محول،پرداخت،ارتقا و پیشرفت، همکاران و سرپرستان مورد ارزیابی قرار می دهد.تحقیقات نشان داده اند این فهرست،شاخصی دقیق برای مشخص کردن ادراک کارکنان است.
سنجش رضایت کارکنان
در این بررسی ها،سازمان می تواند اطلاعات کلی درباره ویژگی های جمعیت شناختی،پست های کاری و موقعیت های شغلی به دست آورد.تجزیه و تحلیل اطلاعات، نه تنها متوسط سطح رضایت شغلی را نشان می دهد،بلکه تفاوت بین بخش ها و واحدهای مختلف را نیز منعکس می سازد.
سنجش رضایت کارکنان
اجتماعی کردن کارکنان جدید
تلاش برای حفظ کارکنان باید ازهنگام استخدام آنها آغاز شود.در این میان، فرایند اجتماعی شدن نقش بسیار مهمی ایفا می کند.اجتماعی شدن فرایند کسب دانش و شناخت رفتارهای مطلوب برای افراد یک سازمان است.این فرایند زمانی موثر است که اطلاعات لازم برای شناخت سازمان را در اختیار افراد قرار دهد.
هر چه اطلاعات فرد در طی فرایند اجتماعی شدن افزایش می یابد، وی با سازمان هماهنگ تر می گردد و کارکنانی که احساس کنند با سازمان هماهنگی بیشتری دارند،کمتر سازمان را ترک خواهند کرد.
ایجاد ادراک حمایت سازمانی
حمایت سازمانی ادراک شده،عامل دیگری است که بر ترک خدمت کارکنان تاثیر می گذارد.حمایت سازمانی ادراک شده مبین باور کارکنان درباره میزان توجه سازمان به سلامتی و رفاه آنها است.کارکنانی که احساس کنند سازمان از آنها حمایت می کند،احساس تعهد بیشتری نسبت به سازمان خواهند داشت.
داشتن چنین احساساتی منجر به کاهش غیبت و جابجایی می شود.
اقدامات رهبران سازمان بسیار حائز اهمیت است.کارکنان زمانی که احساس کنند سرپرستان و رهبرانشان به آنها توجه داشته و برایشان ارزش قائلند،کمتر به ترک سازمان می اندیشند.
انتخاب کارکنانی که به احتمال زیاد در سازمان باقی خواهند ماند
یک روش برای کاهش جابجایی و ترک خدمت،ممانعت از استخدام کارکنانی است که ممکن است از سازمان خارج شوند.
شناخت دقیق شغل و سازمان می تواند به کارمند کمک کند تناسب خود با شغل و سازمان را تشخیص دهد.کارکنانی که انتظارات واقعی دارند،احتمال کمتری دارد که سازمان را ترک کنند.
روش دیگر،شناخت تفاوت های افراد است.
یک روش محافظت از کارمند،تقویت وابستگی کارمند است.موارد زیر وابستگی کارمند به سازمان را افزایش می دهد:روابط دوستانه شدید با دیگران،تناسب اهداف و ارزش های فرد با سازمان،و از دست دادن منابع مالی و روان شناختی در صورت ترک سازمان.
برای افزایش وابستگی فرد به سازمان می توان از روش های زیر استفاده کرد:لذت بخش و جالب کردن کار،برنامه های کاری دلخواه،فرصت های ایده آل برای ارتقا،مزایای خوب و تشویق کارکنان به برقراری روابط اجتماعی مطلوب با همکاران.
یکی از بهترین روش های ایجاد وابستگی،کمک به کارمند برای برقراری تعادل بین زندگی کاری و خانوادگی است.
ترغیب وابستگی سازمانی
کارکنانی که نقش های کاری آنها با نقش های خانوادگی شان در تعارض است،رضایت شغلی کمتری دارند.
توجه به سلامت روانی کارکنانی که دچار تعارض نقش هستند نیز حائز اهمیت است.
ترغیب وابستگی سازمانی
بسیاری از سازمان ها از تعدیل نیرو به عنوان بخشی از فرایند تغییر استفاده می کنند.در بسیاری از موارد، تغییر تقاضا برای کالا یا خدمات،تغییر را الزامی میکند.
شدت رقابت باعث می شود که سازمان به فکر روش های کاراتر و موثرتر باشد.تعدیل نیرو در مقیاس وسیع که منجر به کاهش اندازه سازمان می شود،کوچک سازی نامیده می شود.
کوچک سازی به سازمان کمک می کند در مسیر مورد نظر مشتری گام بردارد.
آثار کوچک سازی برای همه سازمان ها یکسان نیست.نیمی از شرکت هایی که کوچک سازی را انجام داده اند گزارش کرده اند که این اقدام برایشان سودآور بوده است،در حالیکه نیمی دیگر بیان کرده اند که کوچک سازی هیچ نقشی در افزایش سودآوری یا بهبود کیفیت نداشته است.
آثار تعدیل نیرو برای سازمان ها
آثار تعدیل نیرو برای افراد
الف)پیامدهای تعدیل نیرو برای قربانیان تعدیل
ب)پیامدهای تعدیل نیرو برای بازماندگان
اخراج کارمند چگونه باید صورت گیرد؟
اصول قانونی متعارف:
کارکنان این حق را دارند که بدانند سازمان از آنها چه انتظاراتی دارد و در صورت برآورده نکردن این انتظارات چه عواقبی در انتظارشان خواهد بود.
انضباط باید بر اساس حقایق و واقعیت ها باشد.
کارکنان باید این حق را داشته باشند تا دلایل وتوضیحات خود را ارائه دهند.
نوع تنبیه باید متناسب با نوع تخلف باشد.
مراحل فرایند انضباط
مراحل فرایند انضباط
اخراج کارکنان،یکی از دشوارترین کارهایی است که مدیر انجام می دهد.اخراج معمولا به طور ناگهانی اتفاق می افتد،فرد برنامه ای برای پر کردن اوقات خود نخواهد داشت و از همه مهمتر منبع مالی خود را از دست خواهد داد.
خدمات کاریابی:
خدمات کاریابی به کارکنانی ارائه می شود که از سازمان اخراج شده اند و در جستجوی یافتن شغلی جدید هستند.این خدمات معمولا توسط شرکت های دیگر انجام می شود.
خدمات کاریابی شامل ارزیابی کارمند برای شناخت مشاغل متناسب با توانایی ها و مهارت های وی است.مشاوران شغلی با ارائه رهنمودهایی درباره نوشتن رزومه و شرکت در مصاحبه،به فرد کمک می کنند تا مهارت های جستجوی شغلی خود را بهبود بخشد.
اخراج کارمند چگونه باید صورت گیرد؟
اخراج کارمند چگونه باید صورت گیرد؟
خدمات کاریابی در کاهش اضطراب ناشی از دست دادن شغل،موثر است.با این وجود،بیان کردن اخراج شدن فرد،بسیار استرس زا است.
به دلیل ماهیت احساسی اخراج،بهترین روش برای بیان آن،ارتباطات رودر رو است.بسیاری از خبرگان معتقدند که کارکنان نباید در آخر هفته اخراج شوند.دادن چنین خبری در آخر هفته باعث می شود،افراد دو روز زودتر از انجام واقعی اخراج،از اخبار بد مطلع شوند.اخراج در اوایل هفته به کارمند اجازه می دهد در جستجوی کار برآید و مدت زمان کمتری به از دست دادن شغلش فکر کند.
اخراج کارمند چگونه باید صورت گیرد؟
هنگام اداره جلسه اخراج رعایت یکسری اصول الزامی است.در بیشتر موارد،حضور یک فرد به عنوان شاهد،بهترین کار ممکن است.
در صورتی که شرکت قصد دارد به فرد اخراج شده مزایای ویژه پرداخت کند،در جلسه اخراج باید درباره آن بحث شود.مزایای ویژه، پولی است که شرکت برای تامین بخشی از هزینه های زندگی به فرد اخراج شده پرداخت می کند.در بسیاری موارد این پول در صورتی پرداخت می شود که کارمند اخراج شده متعهد شود علیه شرکت،اقدام قانونی نخواهد کرد.
سوالات
چگونه حفظ و انفصال کارکنان، استراتژیک می شود؟
چگونه می توان جابجایی های ناخواسته را کاهش داد؟
تعدیل نیرو چگونه بر افراد و سازمان تاثیرگذار است؟
چه رویدادهایی ممکن است کارمند را در یافتن شغلی جدید ترغیب کند؟