مدیریت تجهیزات ورزشی
چگونه تجهیزات ورزشی را خریداری کنیم؟
چگونه تجهیزات ورزشی را انبار کنیم؟
چگونه تجهیزات ورزشی را توزیع کنیم؟
چگونه تجهیزات ورزشی را تعمیر کنیم؟
چگونه برنامه مدیریت تجهیزات ورزشی خود را ارزشیابی کنیم؟
خرید تجهیزات
در برخی مراحل بودجه بندی لازم است به لیست موجود تجهیزات به عنوان منبعی برای طرحهای سالانه مراجعه کنید.
جمع اوری اطلاعات باید با توجه به تعداد، عمر و وضعیت اقلام مختلف تجهیزاتی اعم از مصرفی و سرمایه ای، صورت بگیرد.
تقاضای ثبت شده شرکت کنندگان برای انواع اقلام تجهیزاتی به شما در امر تنظیم و طبقه بندی تصمیم ها و پیشنهادها کمک می کند.
تشخیص نیازهای تجهیزاتی هر رشته ورزشی
کارکنان متخصص را دربراورد نیازهای هر برنامه دخیل کنید.
برای تدوین برنامه های کوتاه مدت و بلند مدت به نظرات کارکنان در زمینه سیکل های استهلاک کالاها و تعویض توجه نمایید.
برای تعیین نیازهای تجهیزاتی در هر رشته ورزشی از فرم ارزیابی استفاده کنید.
نمونه ای از چک لیست ذخیره تجهیزات در انبار ویژه فوتبال
قفسه شماره (2)
لباس بازیهای خارج از خانه (49)
متوسط
شماره ها:
1،2،3،4،6،13،15،16،18،
3،38،45،47،48
بزرگ
شماره ها: 51،52،55،57
بسیار بزرگ
شمارها: 67،69،77
قفسه شماره (1)
لباس بازیهای خانگی (49)
متوسط
شماره ها:
1،2،3،4،6،13،15،16،18،
3،38،45،47،48
بزرگ
شماره ها: 51،52،55،57
بسیار بزرگ
شمارها: 67،69،77
نوع تجهیزات/ تعداد موجود/ نیازهای برنامه/ رنگ/ تاریخ خرید/ عالی/ خوب/ تعویض
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
شرایط
فرم 1-4 تعیین نیازهای تجهیزاتی برای هر رشته ورزشی
تعداد اقلام تجهیزاتی موجود در فهرست فعلی خود را همراه با تاریخ خرید و شرایط عمومی، ارزیابی کنید. این جدول را با نیازهای برنامه پروژه مقایسه کنید.
براورد صورت فعلی کالاها
در طی فراینده صورت برداری کالاها، شمارش و طبقه بندی کالاها؛ عمر، وضعیت و کیفیت هر کدام از کالاها بایستی مورد ارزیابی قرار گیرد.
وقتی به بودجه بندی می پردازید یا از شما درخواست می شود که خریدتان را توجیه کنید براورد صورت فعلی کالاها گام مهمی محسوب می شود.
عنوان کردن مواردی مثل پیش بینی عمر کالاها، دوام ان و تعداد دقیق اقلام تجهیزاتی در طبقه بندی های مختلف، در مرتب کردن برنامه های خرید بلند مدت به شما کمک می کند و نیز این امکان را فراهم می کند تا قضاوتی صحیح از اقتصادی بودن تعمیر نسبت به خرید تجهیزات جدید به دست اورید.
کیفیت و وضعیت اقلام تجهیزاتی، بدون درنظر گرفتن عمر انها، عوامل براوردی مهمی می باشد.
کیفیت بایستی در راس توجهات شما قرار گیرد.
کمیت اشکارترین و رایج ترین مورد در فراینده صورت برداری کالاها است.
مشخصات کمی فراینده صورت برداری کالاها
به دست اوردن اندازه های مناسب برای تمام سطوح رقابتی و سنین مختلف شرکت کنندگان، به ویژه برای ورزشهای برخوردی.
به دست اوردن تعداد کافی در تمام اندازه ها و گروههای کاربردی برای حصول اطمینان از جایگزینی تجهیزات گم شده، مسروقه و خراب.
به دست اوردن تجهیزات کافی برای ورزشهای رقابتی با درنظر گرفتن تفاوت ها در سطوح رقابتی و ضرورت قوانین بازی که شامل فوتبال، بسکتبال، تجهیزات زیبایی اندام و ابزار پرتاب وزنه و دیسک می شود.
روش های خرید
خریده عمده:
خریده عمده مستلزم خریدن تعداد زیادی از یک قلم جنس خاص به منظور رسیدن به قیمت دلخواه است.
خریده مناقصه ای:
در خریده مناقصه ای، اندازه، کیفیت، رنگ و ویژگیهای کالاهای خاص یک رشته ورزشی را مشخص می کنید و از فروشندگان می خواهید قیمتهای پیشنهادی را پایین اورند.
خریده مستقیم از سازنده تجهیزات:
از طریق خریده مستقیم از سازنده تجهیزات، قیمتهایی که یک فروشنده محلی به کالا می افزاید حذف شده و این منجر به پس انداز پول شما می گردد.
خریده تکی:
گرچه خرید به صورت تکی ممکن است زیاد مقرون به صرفه نباشد، اشنایی شخصی با فروشندگان محلی می تواند در به دست اوردن قیمت کالاها،کنترل کیفیت کالا و خدمات به مشتری کمک کند.
زمانبندی سفارشات
پاییز فرودین یا اردبیشت ماه
زمستان خرداد یا تیر ماه
بهار شهریور و مهر ماه
در شرایط ایده ال، سفارشات تجهیزات جدید بایستی نزدیک فرارسیدن فصل ورزشی داده شوند، یعنی هنگامی که شرایط و نیازها بسیار واضح می باشند.
شرح خرید
ذکر مشخصات کالا به طور مشخص در مواردی مثل رنگ، اندازه، سیستم شماره گذاری و حجم کالا ضروری است.
سفارش دهنده بایستی توجهی دقیق به جزئیات داشته باشد.
هنگام سفارش کالاهای عمده یا مناقصه های رقابتی، ضروری است کلیه مشخصه ها و ویژگیهای دلخواه را مشخص کنید.
نمونه فرم تقاضای خرید
فروشنده:
ادرس فروشنده:
نام فروشنده:
شماره حساب:
تحویل گیرنده:
شرح کالاها:
همراه با هزینه حمل و نقل:
رنگ کالا:
تحویل و دریافت تجهیزات
تحویل، دریافت و سرپرستی در کل فعالیتها مهم می باشند که بر ایمنی تجهیزات و رضایت مشتری تاثیر می گذارند.
هزینه تحویل کالا را چه کسی بایستی بپردازد؟
چارچوب زمانی تحویل کالا را پیدا کنید.
اندازه، وزن و تعداد اقلامی که بایستی تحویل داده شوند نیز اهمیت دارد.
با شروع تحویل گرفتن تجهیزات، لازم است یک یا چند نفر را برای کمک در امر رسیدگی به حمل و نقل تجهیزات و انبار انها تعیین کنید.
یک نفر سرپرست به عنوان نماینده اصلی در دریافت و حفظ ایمنی کالا مشخص کنید.
پس از تحویل گرفتن تجهیزات فوری انها را بازرسی کنید تا تایید شود که رنگ ها، شماره ها، مدل ها و سایر مشخصات همان موارد مورد نظر شما است.
تجهیزات را طبقه بندی کنید، تجهیزات معمولا براساس دسته (یونیفورم، کلاه ها، توپ ها، تجهیزات محافظتی و …) یا براساس اندازه و یا سطح رقابتها طبقه بندی می شوند.
تجهیزات بایستی در مکانی خشک و بدون افت انبار شوند.
تجهیزات بایستی در جایی قرار گیرند که به راحتی در دسترس ناظران و شرکت کنندگان باشد
انبارداری تجهیزات
تعیین نیازهای انبار
ایمنی شرکت کنندگان و مدیران تجهیزات
سهولت دسترسی به تجهیزات و توزیع انها
ضرورت ذخیره ای امن
تاثیر کلی مکان بر وضعیت تجهیزات موجود
ساختمان فیزیکی انبار
مجاورت انبار با سالن های انجام فعالیتها، رختکن ها و دفاتر مربیان می تواند سرعت انجام اقداماتی نظیر توزیع، جمع اوری تجهیزات و رفع مشکلات را افزایش دهد.
تونل های چندمنظوره نیز فضای انبار را وسیع می کنند
وجود گاراژها، و انبارهای فلزی خارج محوطه باعث افزایش فضا برای ذخیره می گردد، گرچه ممکن است اب و هوا، رطوبت، افت زدگی، سیل، یخبندان و نور افتاب مشکلاتی را ایجاد کند.
تعیین فضای دردسترس
به دلیل تاثیر فضای انبار تجهیزات برروی وضعیت و دسترسی به لیست کالاها، ضرورت وجود ان بایستی با جدیت مورد توجه قرار گرفته شود. شما بایستی عوامل زیر را برای دسترسی به این مهم مدنظر قرار دهید.
تعداد کل اعلام تجهیزاتی
اندازه هر کدام از کالاها به طور خاص
ضرورت دسترسی فوری به انها
نیاز به تغییر سریع فعالیتی به فعالیت دیگر
تعداد ورزشکاران که سرویس داده می شوند.
تعداد کالاهایی که به هر بازیکن داده می شود
ضرورت ایجاد فضایی برای اویزان کردن یونیفورم ها
نیاز به محل هایی برای انبار تجهیزات حجیم پایه بلند
نیاز به ایمنی انبار اقلامی که بالقوه احتمال سرقت بالایی دارند
تجهیزات سرمایه ای مثل تشک های کشتی، تیرهای والیبال، تجهیزات ژیمناستیک، ابزار و وسایل دو ومیدانی، دروازه های فوتبال، اسلایدهای فوتبال، ابزار تمرین و وسایل حمل و نقل موتوری
ایمن نگه داشتن انبار
تغییر قفل ها برای کنترل دسترسی
استفاده از قفل های فولادی محکم با زنجیر محافظ برای ممانعت از سرقت
انتخاب فضایی بدون یخبندان و سوراخ های کف و به دور از مخازن استخر شنا. اگر ناچارید از نواحی مرطوب استفاده کنید، از رف هایی مرتفع و شیب دار استفاده کنید.
درجه اعتمادی که به مدیران دارید، به انها تفهیم کنید.
راهروها و پلکان را مسدود نکنید.
مقررات روشنایی و تهویه را رعایت کنید.
دستگاههای کنترل رطوبت اتاق یا کل ساختمان را نصب کنید.
دودسنج هایی نصب کنید و منابع انرژی انها را مرتبا بازرسی کنید.
کپسول اتش نشانی در محلی مناسب نصب کنید.
روشهایی برای شناسایی تجهیزات
تجهیزات بایستی هرچه زودتر علامت با کد، حکاکی روی فلز، یا مارک ضداب بخورند.
مرتبط کردن میزان دارایی های تجهیزاتی با سال خرید انها، در تدوین لیست های تجهیزاتی کافی و طرح های جایگزینی وسیع به شما کمک خواهد کرد.
انبارکردن تجهیزات سرمایه ای
از انجایی که تجهیزات سرمایه ای بسیار گران می باشند، اقدامات امنیتی خاصی برای محافظت انها درمقابل سرقت، خرابی و تخریب لازم است.
توزیع تجهیزات
توزیع تجهیزات در یک مکان ورزشی دربرگیرنده چندین روش مهم در زمینه مسئولیت تجهیزات و برگشت انها می باشد.
توزیع تجهیزات محافظتی برای ورزشهای برخوردی مستلزم رعایت شیوه های خاص اندازه گیری و پوشیدن است.
مسئولیت
برای حفظ مسئولیت، استفاده کننده تجهیزات را بشناسید و فرم مسئولیت پر کنید.
برای هر ورزشکار بایستی یک کارت مسئولیت پر شود، ورزشکاربایستی کارت را امضاء کند تا به این وسیله رسید یک کالا، معتبر محسوب شود.
نمونه ای از کارت امانت تجهیزات
کلاس: 1، 2، 3، 4
ادرس:
خروج ورود
8.5.85 11.5.85
8.5.85 11.5.85
امضاء ورزشکار تاریخ
نام: جان اسمیت
تلفن منزل:
نوع تجهیزات تعداد
بالشتک شانه 27
کلاه 44
نمونه ای جدول جامع تجهیزات
نام کمد لباس بالشتک شانه پیراهن شلوار
تام اندرسون 12 44 24 38
لئونارد باکر 14 53 34 49
جان هندرسون 33 61 59 72
کامپیوتری کردن شیوه های توزیع
تهیه لیست کامپیوتری از تجهیزات و روشهای توزیع انها بسیار مفید است. اگر در توزیع کالاها به بازیکنان از بارکد استفاده شود، نماد بارکد را می توان به شماره رختکن و اسم بازیکن مربوط نمود. اشیا مفقود شده را می توان اسکن کرد و به بازیکن مربوط برگرداند.
تهیه لیست الکترونیکی شما را قادر می کند نوع تجهیزات، مدل، اندازه، تاریخ خرید، نام فروشنده، تاریخ تعمیرو شیوه کاربرد را کنترل کنید.
در بودجه بندی، برنامه خرید و برنامه تعمیر کالا نیز می توان از لیست الکترونیکی استفاده کرد.
مناسب بودن تجهیزات
مناسب تشخیص دادن کلاه ها، کتف بندها، ران بندها و ساق بندها بهتر است توسط فرد مجربی که به امر اموزش ورزشکاران در شیوه پوشیدن صحیح انها می پردازد، انجام شود. این فراینده کنترل به ویژه در مورد بازیکنان جوانتر مهم است و چنانچه به دقت انجام نگیرد نوعی بی مبالاتی و مسامحه کاری محسوب می شود.
نگهداری اسناد و مدارک
برخی از داده های خاص می باید در یک سیستم نگهداری اسناد و مدارک مربوط به تجهیزات ثبت شود تا در برنامه های خرید، حفاظت و شیوه های بودجه بندی اینده کمک نماید.
مسئولیت نگهداری اسناد و مدارک به مدیر یا مربی محول می شود. در جریان فرایندهای خرید، نگهداری و تعمیر، مسئول نگهداری اسناد و مدارک بایستی مورد مشورت قرار گیرد.
علل ثبت اسناد و مدارک
انجام تعمیرات جزیی
بستن قرارداد نگهداری کالاها با یک شرکت تعمیراتی
اقدامات نگهداری
خرید تجهیزات جدید
نظارت بر کار مربیان
پرو بازیکنان
دادن تجهیزات
نگهداری و ثبت اسناد مسئولیت
جمع اوری تجهیزات
فهرست بندی ویژگیهای تجهیزات
تعمیرتجهیزات
به عنوان مدیر یک مکان ورزشی، لازم است یک دامنه از فعالیتهای مستمر نگهداری تجهیزات و تعمیر انها را که شامل مواردی مثل تمیز کردن، دوختن، تعمیر، نقاشی مجدد، روکش کردن، تعویض سیم کشی، تعویض اشیاء و سیستم های بازرسی منظم و حفاظت منظم تجهیزات مصرفی و سرمایه ای که برای انجام اقدامات موثر در چارچوب بودجه های ویژه لازمند را مورد توجه قرار دهید.
تمیز کردن تجهیزات
برای شستشو لباسها، لازم است کارکنان شما انها را بازرسی کنند
تمامی سطوحی که توسط ورزشکاران طی تمرینات، مسابقات یا معالجات پزشکی با بدن انها تماس دارد بایستی به طور منظم تمیز شود
لباسها و حوله های الوده به خون بایستی مجزا شسته شده یا دور ریخته شوند.
تجهیزات مربوط به تمرین و مسابقه هر چند مدت شستشو شود (معمولا هر هفته یکبار) تجهیزات سرمایه ای را برای شستشو به نمایندگی های تعمیراتی معتبر بفرستید زمان انجام این کارها ممکن است بین 6 تا 12 هفته باشد
نمونه ای از برنامه زمانی تعمیر تجهیزات کشتی
روزانه
تشک را با ماده ضد عفونی کننده مناسب تمیز کنید.
حوله ها، لباس ها و بالشتک های خون الود را بشویید.
گازها، بانداژها و نوارها را دور بریزید.
محافظ های گوش را با ماده ضدعفونی کننده مناسب تمیز کنید.
هفتگی
پیراهن های رکابی را بشویید.
جوراب ها را بشویید.
زانو بندها را بشویید.
سالانه
تشک ها را تعمیر کنید.
رکابی ها را رفو کنید.
رکابی ها را بشویید.
گرمکن های مخصوص تمرینات گرم کردن را رفو کنید.
لباس ها مخصوص تمرینات گرم کردن را بشویید.
محافظ های سر/ گوش را تعمیر/ تمیز کنید.
کفش ها را تعمیر/ تمیز کنید.
ارزشیابی طرح مدیریت تجهیزات
خرید:
ایا اقدامات شما در جذب تجهیزات باعث فراهم اوردن موارد ذیل شده است؟
الف) وجود تجهیزات کافی با کیفیت بالا برای اموزش و تمرین؟
ب) وجود تجهیزات کافی با کیفیت مطلوب برای برنامه های تفریحی؟
ج) موادی و وسایلی که به نیازهای جدید و اینده پاسخگو باشد؟
مدیریت:
ایا شیوه های مدیریتی متضمن موارد ذیل است؟
الف) انبار و ایمنی کافی تجهیزات؟
ب) اقدامات کافی جهت نظافت و نگهداری؟
ج) فهرست بندی جدید؟
د) کاربرد انتقال و تقسیم موثر تجهیزات؟
ه) تهیه فهرستی مطلوب، مربوط به شیوه های جذب و نگهداری؟
ارزیابی:
ایا موارد ذیل مورد ارزیابی قرار گرفته است؟
الف)علایق مشتریان (مراجعه کنندگان)
ب) اقدامات ایمنی
ج) شیوه های بودجه بندی و جذب
د) شیوه های صورت برداری و لیست کالاها
ه) تحویل، اندازه گیری و کنترل تجهیزات
ایا داده های براوردی برای بهبود امر انتخاب کالاها، خرید و تعویض انها به کار گرفته شده است؟
در تجزیه و تحلیل نهایی، تعیین کنید ایا برنامه، هماهنگ با نگرش و اهداف فوری و بلند مدت شما می باشد یا خیر؟
به عنوان مبنایی جهت تدوین بودجه های منطقی و طرحهای خرید متمرکز، به تهیه فهرست هایی صحیح از تجهیزات بپردازید( عمر و وضعیت تجهیزات از عوامل کلیدی ارزیابی محسوب می شوند).
از شیوه های خریداری استفاده کنید که جهت رسیدن به ملاحظات قیمت دلخواه طرح کرده اید، از جمله مناقصه های رقابتی و خریدهای کلی.
به حفظ امنیت و مسئولیت کالاها از زمان تحویل به شرکت کنندگان تا برگشت جهت نگداری و نظافت، بپردازید.
برای تدوین طرحی موفق در مدیریت تجهیزات
از شیوه های نگهداری اسناد و مدارک استفاده کنید تا به حفظ صحیح اسناد مورد نیاز، در طی دادن مسئولیت به کاربران بپردازید.
به تدوین شیوه هایی کارامد و موثر برای تحویل، دنبال کردن و امنیت بپردازید.
براوردی صحیح از اقلام تجهیزاتی و سیستم های تجهیزاتی به عنوان مبنایی جهت نگهداری و تعمیر برنامه ریزی شده به عمل اورید. بالا بردن عمر تجهیزاتی که تقاضای بالایی دارند و بسیار کاربرد دارند باعث توسعه بودجه های سالانه می شود و اعتماد عمومی و میزان رضایت مشتریان را بالا می برد.