پاورپوینت طرح مستندسازی و اصلاح فرآیندهای

1
طرح مستندسازی و اصلاح فرآیندهای
وزارت ف.و. ا. ا.

2
مبانی ناظر بر اجرای طرح
1- سیاست های برنامه تحول اداری
درتصویبنامه شماره 4509/26075 مورخ 8/2/1381 هیات وزیران در برنامه هفته تحول اداری، سیاست های اجرای برنامه (به عنوان معیار ممیزی) شامل موارد زیر می باشد:
1- بکارگیری نظام های مکانیزه در دستگاه های اجرایی با هدف تسریع و تسهیل و ارتقاء سطح کیفیت خدمت
2- بکارگیری فنون و روش های نوین اداری
3- ایجاد شفافیت و زمان بندی مراحل انجام کار در ارایه خدمات به مردم
4- جلب رضایت شهروندان و ارباب رجوع
5- ایجاد نظام اطلاع رسانی مطلوب در جهت تسهیل دسترسی مردم به اطلاعات مورد نیاز خود در نظام اداری

3
2- قانون برنامه چهارم توسعه
در ماده 142 قانون برنامه چهارم توسعه، محورهای بازنگری و مهندسی فرآیندهای شامل موارد زیر می باشد:
1- افزایش پاسخگویی دستگاه های اجرایی در مقابل مردم (رضایت و تکریم ارباب رجوع)
2- افزایش سطح کیفی خدمات

4
3- دستورالعمل مستندسازی و اصلاح روش ها
در دستورالعمل نحوه مستندسازی و اصلاح روش های انجام کار که در اجرای مصوبه 18540/13ط مورخ 81/2/10 شورای عالی اداری تهیه و ابلاغ گردیده است، الگو و روش مستندسازی و اصلاح فرآیندها شامل موارد زیر می باشد:
1-3-مستندسازی روش ها، مشتمل بر:
– عنوان روش
– خدمت گیرندگان و خدمت دهندگان (متصدیان اجرای روش)
– مدارک و اطلاعات و فرم های مورد عمل
– شرح مراحل انجام کار
مسوولیت ها و اختیارات عوامل اجرایی
– قوانین و مقررات
– نوع فناوری مورد استفاده در اجرای روش
– مدت زمان انجام کار
– نمودار گردش کار (با علایم تعیین و استاندارد شده)

2-3– اصلاح و بهبود روش های انجام کار، مشتمل بر:
– الویت بندی اصلاح روش ها (براساس تعداد مراجعین، فراوانی و اثربخشی آن)
– انجام مطالعه به منظور احصاء مشکلات و ارایه طرح در جهت کاهش مراحل و زمان انجام کار
5

6
3- الگوی مستندسازی فرآیندها
در این الگو که توسط بسیاری از صاحبنظران علوم مدیریت ایران مطرح گردیده است برای مستندسازی و اصلاح فرآیندها از معیارهای زیر استفاده می شود.

1- شرح فرآیند انجام کار (با مشخص نمودن متصدی انجام کار) در فرم مخصوص
2- ترسیم نمودار گردش کار (با علائم استاندارد نظیر:  عملیات  کنترل بایگانی جابجایی )
3- زمان سنجی مراحل کار و درج آن در فرم شرح فرآیند کار
4- با استفاده از مطالعات میدانی و بررسی دقیق فعالیت ها، مراحل و زمان انجام کار، مشکلات احصاء و از طریق امکان سنجی ادغام یا حذف فعالیت ها و مراحل کار، اصلاح روش در جهت کاهش زمان انجام کار صورت می پذیرد. همچنین از سایر فنون نظیر اصلاح طرح جا و مکان، تفویض اختیار، اتوماسیون اداری، اصلاح فرم ها و تقسیم کار برای اصلاح فرآیندها استفاده می گردد.

7
 قلمرو طرح (فرآیندهای احصاء شده)
با توجه به هماهنگی انجام شده مرکز نوسازی و تحول اداری وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی فرآیندهای زیر بعنوان فرآیندهای الویت دار برای مستندسازی و اصلاح تعیین گردیده است.
معاونت فرهنگی
– صدور مجوز پروانه نشر
– صدور مجوز تاسیس چاپخانه و حرف وابسته
– صدور مجوز چاپ کتاب
– صدور مجوز نمایشگاه های فرهنگی
معاونت سینمایی
– صدور مجوز آموزشگاه های آزاد سینمایی
– صدور مجوز پروانه نمایش ویدئویی
– پروانه ساخت فیلم های سینمایی

حوزه معاونت هنری
– صدور مجوز آموزشگاه های آزاد موسیقی
– صدور مجوز پنج ساله آموزشگاه های آزاد و هنری
– صدور مجوز اجرای نمایش بزرگسال و حرفه ای
– صدور مجوز یکساله آموزشگاه های هنرهای تجسمی
معاونت مطبوعاتی
– مجوز ورود و توزیع نشریات خارجی
– صدور مجوز انتشار نشریه
– دریافت پروانه فعالیت دفتر نشریه
معاونت برنامه ریزی
– صدور مجوز مراکز و موسسات چند منظوره فرهنگی و هنری
8

9
محورهای اصلی بهبود فرایندها
بطور کلی تحلیل و اصلاح فرایندها با استفاده از مبانی مطروحه و رعایت سیاستهای برنامه توسعه بر محورهای ارایه گردیده است:

1- کاهش مراحل و مدت زمان انجام فرایند( بمنظور افزایش رضایت خدمت گیرندگان)
2- عدم تمرکز و واگذاری امور اجرایی به واحدهای استانی و شهرستانی
3- بکارگیری فناوری اطلاعات و اتوماسیون اداری

10
نحوه جمع آوری اطلاعات
مستندسازی و مطالعات میدانی با استفاده از :
– مصاحبه(فهرست سوالات مشخص)
– مشاهده نحوه انجام کار
– کنترل مدارک و مستندات، مقررات و فرمها
– بررسی فناوری اطلاعات مورد استفاده
– بررسی وضعیت استقرار و چیدمان کارکنان و واحدها

در مرحله مستندسازی و انجام مطالعات میدانی علاوه بر مصاحبه با مسئولین و کارشناسان و مشاهده فرآیند کار در دفاتر و ادارات کل ذیربط در حوزه ستادی وزارتخانه (معاونت های فرهنگی، سینمایی، هنری، مطبوعاتی و برنامه ریزی)، ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان های تهران، کرمان و اصفهان نیز مورد بررسی قرار گرفته اند تا در صورت وجود تفاوت در فرایند کار، موارد احصاء گردد.

اعم مشکلات و نارسائیها
بطور کلی در بررسیهای انجام شده مهمترین مشکلات و نارسائیهای طولانی شدن مراحل و مدت زمان انجام فرایندها بترتیب تاثیر آنها عبارتند از:

1- استعلام از مراجع ذیربط بویژه حراست(وزارت اطلاعات) برای تائید صلاحیت فردی متقاضیان(پاسخ این استعلام ها 2ماه تا یکسال بطول می انجامد).
2- تمرکز صدور برخی مجوز ها در حوزه ستادی وزارتخانه( که مغایر مصوبه شماره 181526 مورخ 3/10/81 شورای عالی اداری می باشد) که باعث طولانی شدن مدت زمان صدور مجوز بین 3 ماه تا یکسال می گردد
3- فقدان سیستم اتوماسیون اداری بین حوزه ستادی،ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان و ادارات شهرستان
4- عدم تفویض صدور مجوزها به ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامی شهرستان
11

12
نمونه فرایند های مستندسازی شده

 فرآیند صدور پروانه نشر
در فرایند صدور پروانه نشر (کتاب) ادارات شهرستان، (ادارات کل استان و حوزه ستادی وزارتخانه) (دفتر مجامع، تشکل ها و فعالیت های فرهنگی) دارای مسئولیت هایی می باشند. با بررسی پرونده ها به صورت نمونه در ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان مشاهده شد که به دلیل تمرکز تصمیم گیری و صدور پروانه نشر در تهران مراحل کار بین 1/5 الی 3 سال به طول می انجامد.

عنوان فعالیت: صدور فرایند پروانه نشر
13

14
عنوان فعالیت:
صدور فرایند پروانه نشر

15
عنوان فعالیت:
صدور فرایند پروانه نشر

16
عنوان فعالیت:
صدور فرایند پروانه نشر

17
عنوان فعالیت:
صدور فرایند پروانه نشر

18
عنوان فعالیت:
صدور فرایند پروانه نشر

19
عنوان فعالیت:
صدور فرایند پروانه نشر

20
عنوان فعالیت:
صدور فرایند پروانه نشر

24
صدور مجوز تاسیس آموزشگاه آزاد سینمایی

مسئولیت صدور مجوز تاسیس آموزشگاه آزاد سینمایی در تهران بعهده دفتر مطالعات و برنامه ریزی فعالیت های سینمایی و سمعی و بصری می باشد لیکن در مورد سایر استان ها، مسئولیت صدور مجوز بعهده ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان می باشد.
در سال 1386 مجموعاً تعداد 152 مجوز تاسیس آموزشگاه آزاد سینمایی صادر گردیده است. تعداد درخواست این مجوز در سایر استان ها بسیار محدود است، بنحوی که در اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان کرمان آخرین درخواست مربوطه به سال 1384 می باشد.
در سال 1385 که استعلام از حراست انجام نمی پذیرفت مدت زمان درخواست متقاضی تا صدور مجوز 2 ماه (66 روز) بوده، لیکن از سال 1387 که مرحله استعلام از حراست انجام می پذیرد مدت زمان درخواست تا صدور مجوز 9 ماه تا یکسال بطول می انجامد

25
عنوان فعالیت: صدور مجوز تاسیس آموزشگاه آزاد سینمایی (دفتر مطالعات و برنامه ریزی فعالیت های سینمایی و سمعی و بصری)

26
عنوان فعالیت: صدور مجوز تاسیس آموزشگاه آزاد سینمایی (دفتر مطالعات و برنامه ریزی فعالیت های سینمایی و سمعی و بصری)

27
عنوان فعالیت: صدور مجوز تاسیس آموزشگاه آزاد سینمایی (دفتر مطالعات و برنامه ریزی فعالیت های سینمایی و سمعی و بصری)

28
عنوان فعالیت: صدور مجوز تاسیس آموزشگاه آزاد سینمایی (دفتر مطالعات و برنامه ریزی فعالیت های سینمایی و سمعی و بصری)

31
نمونه ای از نمودار گردش کار
سایر فرایند های مستندسازی شده

نمونه اصلاح فرایندها
فرآیند صدور پروانه نشر
1- تفویض اختیار صدور پروانه به ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامی شهرستان
بخش عمده ای از مراحل و مدت زمان انجام کار مربوط به ارسال پرونده و مدارک از ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامی شهرستان ها به ادارات کل استان و از آنجا به حوزه ستادی وزارتخانه (دفتر مجامع، تشکل ها و فعالیت های فرهنگی) و رفع و برگشت های اداری در سیر مراحل انجام کار می باشد که حدود 5 ماه از مدت زمان انجام فرآیند را به خود اختصاص می دهد.
در صورت تفویض اختیار، تمامی امور تشکیل پرونده، بررسی و صدور پروانه می تواند در چارچوب ضوابط و فرم های مربوطه توسط ادارات و فرهنگ و ارشاد اسلامی شهرستان انجام پذیرد و نسخه ای از اطلاعات متقاضی و پروانه در قالب فرم های تعریف شده از طریق اتوماسیون اداری برای حوزه ستادی و استانی وزارتخانه (جهت نظارت و درج در آمار) ارسال گردد.در صورتی که در برخی از مرکز استان، اداره شهرستان ذیربط تشکیل نشده باشد این امور می تواند توسط اداره کل استان انجام پذیرد

36

2- حذف استعلامات از سایر دستگاه ها
در ضوابط و مقررات موجود، استعلام از حراست (وزارت اطلاعات)، نیروی انتظامی و قوه قضائیه (برای بررسی سوء پیشینه) الزام نگردیده است، در صورتی که این استعلامات، به ویژه استعلام از حراست (وزارت اطلاعات) بین 4 ماه تا یکسال به طول می انجامد. در این خصوص پیشنهاد می گردد استعلامات از دستگاه های مذکور از فرآیند صدور مجوز حذف گردیده، و در مقابل از متقاضی تعهد عدم سوء پیشینه (در قالب فرم درخواست) اخذ گردد. همچنین مرحله "برابر اصل نمودن" مدارک توسط دادگستری نیز می تواند توسط ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامی شهرستان انجام پذیرد.
37

38
3- ایجاد و توسعه سیستم اتوماسیون اداری
با نصب و راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری می توان تمامی مراحل تشکیل پرونده، ارسال مدارک، درخواست ها، فرم ها و صدور پروانه و تهیه و ارسال آمارها بین متقاضیان (ناشران)، ادارات شهرستان، استان و حوزه ستادی وزارتخانه را بدون نیاز به انجام مراحل متعدد ارسال و مراسلات دستی انجام داد. همچنین تعیین نام نشریه نیز از طریق این سیستم می تواند توسط ادارات شهرستان انجام پذیرد.

39
جدول مقایسه فرآیند موجود و پیشنهادی صدور پروانه نشر

4- بهینه سازی طرح استقرار
در حال حاضر در مورد کلیه فرآیندهای مورد بررسی، نامناسب بودن نحوه استقرار کارکنان و واحدها یکی از مشکلات طولانی شدن مدت زمان انجام کار می باشد. به عنوان مثال واحدهای دبیرخانه و بایگانی عموماً در طبقه همکف، کارشناسان در طبقه اول یا دوم و مدیران (روسای ادارات، معاونین و مدیرکل) در طبقات دیگر مستقر می باشند که باعث می شود فرآیند کار بلحاظ بعد مسافت و عدم نظارت مستقیم مدیریت بر حضور و نحوه فعالیت کارکنان به کندی انجام انجام پذیرد
در صورت استقرار صحیح پرسنل و بهینه سازی چیدمان (Layout) با استفاده از سیستم گیشه (همانند بانک ها) سرعت انجام کار افزایش می یابد. در این خصوص پیشنهاد می گردد در ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامی شهرستان و ادارات کل استان بخش پاسخگویی و صدور مجوزها در طبقه همکف ساختمان به صورت گیشه طراحی و استقرار یابد.
40

41
در صورت استقرار صحیح پرسنل و بهینه سازی چیدمان (Layout) با استفاده از سیستم گیشه (همانند بانک ها) سرعت انجام کار افزایش می یابد. در این خصوص پیشنهاد می گردد در ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامی شهرستان و ادارات کل استان بخش پاسخگویی و صدور مجوزها در طبقه همکف ساختمان به صورت گیشه طراحی و استقرار یابد.

نمونه طرح استقرار
42

فرایند پیشنهادی صدور پروانه نشریه
43

44

45
 فرآیند صدور مجوز تاسیس چاپخانه و حرف وابسته
پیشنهادات زیر برای اصلاح فرایند صدور مجوز تاسیس چاپخانه ارائه می گردد.
1- تفویض اختیار صدور مجوز به ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامی شهرستان
2- حذف استعلامات از سایر دستگاه ها
3- ایجاد و توسعه سیستم اتوماسیون اداری
4- بهینه سازی طرح استقرار

46
جدول مقایسه فرآیند موجود و پیشنهادی صدور مجوز تاسیس چاپخانه