بسم الله الرحمن الرحیم
عنوان پژوهش :
بررسی و بهسازی سیستم حسابداری مالی و صنعتی
شرکت اُمگا
مقدمه:
در عصر حاضر با پیشرفت علوم وتکنولوژی تولیدکنندگان ومتخصصین بخشهای تولیدی در صدد تولید هرچه بیشتر جهت کسب سود بالاتر می باشند وبرای نیل به این هدف به برنامه ریزی دقیق حتی در جزئی ترین موارد می پردازند
هدف واحد های تجاری وتولیدی،کسب سود بیشتر وجایگاه بالاتری نسبت به همپیشگان خود می باشد وکمتر حرکتی صرفا جهت ایجاد اشتغال و پیشرفت جامعه انجام میشود.
شرکت امگا توسط عده ای از متخصصین بنام کشوروفارغ التحصیلان دانشگاههای صنعتی شریف وصنعتی امیر کبیر در تیر ماه سال 1382 باسرمایه 50،000،000 ریال با اهدافی متفاوت از واحدهای تولیدی وتجاری دیگر تا سیس شد
هدف شرکت امگا اهدافی به غیراز سودآوری می باشد.برخی از این اهداف به قرار ذیل می باشد:
1-ایجاد اشتغال مفید.
2-ایجاد فرصت برای فارغ التحصیلان جوان و متعهد جهت کسب تجربه ورشد درکنار متخصصین درجه یک کشور.
3-کمک به حل مشکلات تکنولوژیکی کشور در حد امکانات
روند رشد شرکت از لحاظ فیزیکی :
تعدادکارکنان شرکت در پایان سال 1382 15 نفر
تعدادکارکنان شرکت در پایان سال 1383 130 نفر
250نفر 1384 تعدادکارکنان شرکت در پایان سال
آیا سیستم اطلاعات حسابداری شکل گرفته حاضر توان پاسخگویی به نیازهای حال وآینده شرکت را دارا میباشد ؟
هدف از تهیه گزارش حاضر:
ارائه نتیجه شناخت اینجانب بعنوان مشاور نسبت به روشهای گردش اطلاعات با توجه به سازمان و تشکیلات فعلی و نیز بالا بردن درک خود از یک سیستم کارا از طریق استخراج مشکلات و عیوب شرکت موجود و ارائه پیشنهادهایی جهت رفع این عیوب می باشد.
ادبیات پروژه:
سیستم مجموعه ای از اجزاء است که در ارتباط با هم یا در تعامل با هم هدفی را دنبال می کنند.
طبقه بندی یک سیستم اطلاعاتی:
MIS های کامپیوتر محور در یک سازمان ممکن است از یکی یا تمام 5 جز ساب سیستم زیر تشکیل شده باشد.
چرا مدیریت نیاز به MIS دارد؟
– حل مسائل و اتخاذ تصمیم
– کاهش در هزینه و زمان تصمیم گیری
– استفاده همزمان از فنون دستی و ماشینی
– سیستمی پویا است یعنی قابل اصلاح و توسعه میباشد
” سیستمی است که داده های منابع داخلی و خارجی را به اطلاعات تبدیل نموده و اطلاعات را به نحو مطلوب، به هر نوع فعالیتی برای هر سطحی از مدیریت مرتبط ساخته و مدیر را قادر و آگاه می سازد تا به طور موثر برای مسئولیتی که بر عهده دارد، برنامه ریزی، تصمیم گیری و کنترل نماید“
سیستم اطلاعات مدیریت:
سیستم پردازش امور (معاملات) Transaction Processing Systems
– طبقه بندی داده ها و اطلاعات
– محاسبه معادلات ریاضی و آماری اطلاعات و استخراج سریع نتایج
– مرتب و منظم نمودن اطلاعات
– تجزیه سریع عملیات و تلخیص آن عملیات
– ذخیره نمودن اطلاعات
ارتباط با سطح بعدی:
– هر مدیر در هر سطحی برای امور اجرائی قادر به استفاده است
– سهولت در محاسبات و ارائه گزارش به واحد عملیات
– کاهش در زمان و هزینه عملیات با ارائه مدل کامپیوتری
سیستم های گزارش دهی اطلاعات
یک IRS ، سیستم اطلاعاتی است که:
اطلاعات از قبل تعریف شده ای را برای مدیریت به منظور انواع تصمیمات ساختار یافته و مرتبط ، مهیا می کند.
سیستم های پشتیبانی تصمیم Decision Support Systems
– کمک به مدیران در امر تصمیم گیری (با دراختیار داشتن امکانات مختلف)
– توسط متخصصین صف به کار میرود
– برخلاف IRS که انواع خاصی از اطلاعات را در قالبهایی از پیش برنامه ریزی شده ارائه می دهد،
DSS به مدیران این امکان را می دهد که از طریق تواناییهای کامپیوتری و ارتباطی ، مدلهای برنامه ریزی و بانکهای اطلاعاتی خاص خود را تهیه کنند.
– با مطرح شدن مباحث استراتژیک و لزوم شناخت محیط داخل و خارج سازمان برای اخذ تصمیمات پیچیده و دشوار، DSS طراحی گردید
اتوماسیون اداری(OA)
انواع گسترده ای از تکنولوژی های کامپیوتر محور که کارکنان اداری را در شغلشان بهره ور تر می سازد .
در طی 25 سال گذشته تکنولوژی کامپیوتر به طور وسیعی جهت افزایش بهره وری در ادارات به کار می رفته است. حرکتی را که به سمت خودکار کردن کارها در ادارات وجود دارد و تحت عنوان (oA) خوانده می شود در برگیرنده هر دو تکنولوژی یعنی سخت افزاری و نرم افزاری است.
سیستم اطلاعات حسابداری(AIS)
سیستم حسابداری یک سیستم نسبتاً بسته که با محیط اطراف خود در راههای شناخته شده وقابل کنترل درتعامل است. این سیستم ورودی وخروجی خود را تقریباً کنترل می کند وهر چه کنترل داخلی قوی تری داشته باشد تاثیرات محیط را کمتر می پذیرد.
(AIS)و به تبع آن سیستم اطلاعات حسابداری(MIS)هدف از سیستم اطلاعات مدیریت
عبارت است از تهیه اطلاعات برای تصمیم گیری در زمینه های برنامه ریزی،سازماندهی و کنترل عملیات سیستم های فرعی یک موسسه وایجاد سازمانی برای استفاده مطلوب از تاثیرات متقابل این سیستم ها است.
مراحل هفت گانه
طراحی و اجرای سیستم عبارتند از:
AISاُمگا سیستمهای اطلاعاتی حسابداری ، جاری در شرکت اُمگا
1ـسیستم خرید و فروش (بازرگانی)
2ـ سیستم انبارها
3ـ نظامهای حسابداری مالی و صنعتی
4ـ سیستم تولید
مدیران پروژه ها
برنامه ریزی
پشتیبانی
تکنولوژی
شیمی و پلیمر
مهندسی محصول
هدایت تولید
سالن یونیورسال
سالن CNC
QC) ) کنترل کیفیت
نقشه کشی و طراحی
خدمات کامپیوتری
انبار
اداری پرسنلی
انتظامات
خرید
اشپزخانه و خدمات
تعمیرو نگهداری برق
اهنگری و تاسیسات
دایره تولید
عملیات حرارتی
پرسکاری
شیمی و ابکاری
پلیمر
ریخته گری
نمودار سازمانی شرکت امگا:
بررسی و تجزیه وتحلیل سیستم بازرگانی
نمودار سازمانی واحد بازرگانی شرکت امگا
رئوس وظایف دایره بازرگانی فنی
2ـ کارشناسان دوایرالکترونیک و مکانیک:
ـ شناخت استانداردها
ـ شناسایی منابع خرید
ـ استعلام قیمت
– پردازش اطلاعات مربوط به منابع و انتخاب و معرفی منبع مناسب ومعتبر جهت تامین قطعات پروژه
ـ تعیین و تایید مدارک همراه کالا
ـ تایید فنی قطعات خریداری شده
ـ اخذ پروفرما اینویس ازفروشنده وعقد قرارداد
ـ برنامه ریزی خریدها، تفکیک وتنظیم اسناد هزینه های خرید
ـ و…
1ـ مدیر بازرگانی:
ـ مسئول اجرای پروژه های مجموعه ای
ـ تامین امکانات ومنابع برای اجرای پروژه ها
ـ کنترل وپیگیری اجرای پروژه ها
ـ ارائه برنامه های توسعه ای واجرای برنامه های مصوب
3ـ انباردار:
ـ بسته بندی و حفاظت فیزیکی اقلام رسیده
ـ ترخیص وتحویل کالا
ـ شمردن و تفکیک اقلام دریافتی
ـ صدور رسید و حواله انبار
ـ تحویل اسناد گمرکی شامل قبض انبار وبار نامه به مشتری
ـ پیگیری های محموله
ـ اخذ تایید فنی از مشتری
– و…
رئوس وظایف دایره بازرگانی 2
1ـ دایره خرید:
– انجام مذاکرات تجاری
– انعقاد قراردادهای خرید
– انجام فرایند ترخص
– مذاکره با سازمان بنادر و کشتیرانی و سایرارگانهای مورد نیاز
– بررسی حقوقی قراردادها
– انعقادقرارداد بیمه کالا
تسویه حساب با فروشنده-
-و…
2ـدایره فروش:
– انجام مذاکرات تجاری
– بازاریابی جهت انجام فروش کالاهای وارداتی(بررسی بازارمصرف)
– انعقاد قراردادهای فروش
– پیگیری مطالبات
نمودار گردش اطلاعات وعملیات دوایربازرگانی:
نمودار عملیات خرید خارجی دایره بازرگانی فنی (پروژه های تجاری)
1- دریافت درخواست خرید به همراه لیست اقلام مورد نیاز
2- دریافت سفارش
3- ثبت اطلاعات سفارش
4- بررسی شرایط سفارش دهنده وسفارش ارجاع شده
5- تایید خرید بلی خیر
6- اعلام به مشتری ومختومه کردن پرونده سفارش
7- شناسایی منابع خرید
8
8- استعلام قیمت وزمان بندی تحویل
9- نهایی کردن منبع خرید
10- قیمت و شرایط تحویل مورد تایید مشتری است
بلی خیر
11- مختومه کردن پرونده سفارشات
12- قیمت سفارش وتعیین کد
13- اعلام کد سفارش به امور ملی وبرنامه ریزی
14- عقدقرارداد باسفارش دهنده
9
11
14
13
12
8
10
15
15- تنظیم فرم دستور خرید 16- اخذ امضاء کارشناس پروژه،مدیر بازرگانی و مدیر عامل 17- ارسال دستور خرید و پرداخت ، به امور مالی 18- تعیین نوع خرید 19- خرید از طریق رابط خیر بلی 20- اعلام به رابط جهت اقدام به خرید 21- واریز مبلغ به حساب رابط 22- واریز مبلغ به حساب فروشنده 23- انجام پیگیریهای لازم
24
24- کالا مستقیم تحویل مشتری می شود
خیر بلی
25. خرید LC(مکاتبه با رابط جهت ارائه کالا به مشتری)
26. مکاتبه با مشتری (جهت هماهنگی مشتری بارابط)
27. ارائه گزارش به امور مالی جهت تسویه با رابط
28. دریافت اعلام وصول کالا از فرودگاه، DHL و…
29. ترخیص کالا توسط شرکت انجام میشود.
خیر بلی
30. انجام فرایند ترخیص.
31. رسید کالا به انبار
32. رسید کالا به انبار
33.دریافت رسید انبار
34.کنترل رسید انباربا پروفرما و فاکتور
35.بایگانی مدارک انبار
36.اعلام وصول کالا به امور مالی و اعلام هزینه های قطعی
37. صدور فاکتور فروش
38.ارسال فاکتور فروش به واحد مالی
39.پیگیری دریافت مبالغ فاکتور
40.صدوراجازه خروج کالا از انباروتحویل فاکتور به مشتری
35
41
پایان
41.انجام تسویه حساب بامشتری
41
نقاط ضعف،نارسائیها ومشکلات موجود و پیشنهادهای لازم جهت رفع عیوب واحدهای بازرگانی
ـ نبود شرح و زمان بندی وظا یف، جهت انجام امور محوله و ضعف تخصصی پرسنل ازعمده ترین اشکالات سیستم موجود درواحدهای بازرگانی می باشد.
*باابلاغ کتبی شرح وظایف به پرسنل و ارائه آموزشهای لازم به پرسنل کارایی کارکنان بالاتر رفته وشرکت روند روبه رشد خود را سریعترمی پیماید.
– برخی ازاموری که مدیربازرگانی وکارشناسان به آ ن می پردازند موازی باامورمالی می باشد
دایره بازرگانی 2 بدلیل عدم تجربه وکارایی مدیران بازرگانی وعدم همکاری وارتباط مناسب با امورمالی چندان موفق نبوده ودر مقاطعی نیز شرکت را دچار زیانهای بالایی نموده است برخی ازاین مشکلات در دایره بازرگانی 2 به شرح ذیل می باشد:
– پیش پرداخت در برخی ا زموارد مدت زیادی نزد فروشنده باقی می ماند این درحالی است که قیمت خرید کالا در زمان خرید مشخص می گردد واین نوع خریدها با درنظر گرفتن خواب سرمایه وریسک بالا منفعتی نخواهد داشت.
– زمان انعقاد قراردادهای خرید طولانی بوده وبعضاً قبل از پایان نوشتن قرارداد خرید، کالا حمل میگردد( طبق توافقات شفاهی) .
– عدم تخصص پرسنل
– عدم ارتباط صحیح وکامل باامورمالی
– قرارداد های فروش نیز به صورت شفاهی بوده وبه صورت کتبی نمی باشد.
– بر اساس پیش پرداخت بودن خرید (با ریسک بالا )
– نامشخص بودن نحوه خرید فروش برای امور مالی ومدیریت حتی پس از پایان یافتن مراحل
– مستند نشد ن امور بازرگانی
* ابلاغ شرح وظایف برای مدیران و کارمندان وملزم کردن آنان به انجام اموری خاص همچون ارتباطی مستقیم با واحد مالی در واحد بازرگانی ومستند کردن تمام مراحل بازرگانی می تواند علاوه براینکه جلوی زیانهای احتمالی را بگیرد منجر به سودآوری بیشتر وبهتر این واحد گردد وهمچنین استفاده از روش تجارت باز ویا حداقل اعتبار اسنادی منجر به پایین آمدن ریسک خرید نسبت به روش پیش پرداخت می گردد
روشهای پرداخت وقرارداد فروش
1- روش پیش پرداخت ریسک خریدار
2- روش اعتباراسنادی افزایش می باید
3-روش برات ا سنادی
4- روش برا ت ساده
5- روش تجارت با ز
نحوه گردش اطلاعات و عملیات خرید کالا از طریق اعتبار اسنادی وبازکردن( LC)
1-ارسال دونسخه برگ درخواست
ثبت سفارش وپروفرما وبیمه نامه وسایر
مدارک مربوط به بانک جهت گشایش اعتبار اسنادی
2- بانک کارگزار پس ازدریافت اسناد
و مدارک مربوطه به اعتبار اقدام به
اخذ مجوز گشایش اعتبار از بانک مرکزی
می نماید ویک نسخه از مجوز را
جهت پیگیری آن به شرکت ارسا ل می کند
بانک کارگزار
3-دریافت یک نسخه مجوز گشا یش اعتبار
از بانک کارگزار
4-تنظیم فرم درخواست گشایش اعتبار
در یک نسخه بر مبنای درخواست ثبت سفارش و پروفورما
5-اخذ امضاء مدیر عامل ومهر شرکت
6- بایگانی یک نسخه مجوز گشایش اعتبار در پرونده مربوطه
بانک کارگزار پس از دریافت درخواست گشایش
اعتباراقدام به ارسال فول تکس براساس اطلاعات درخواست گشایش
اعتبار به بانک کارگزار فروشنده می نماید.
زمان دریافت مجوز گشایش اعتبار
بانک کارگزار
7- یک نسخه فو ل تلکس
8- مطابقت و کنترل فو ل تلکس با فرم درخواست گشا یش اعتبار
9- ثبت مشخصات اعتبار گشایش یافته در دفترثبت اعتبار توسط
سرپرست سفارشات خارجی
10-بایگانی یک نسخه فول تلکس در پرونده مربوطه
* اسناد و مدارک بارگیری و حمل و سایر مدارک درخواستی از فروشنده توسط با نک کارگزاردریافت و به شرکت اعلام می گردد
پس ازارسال فول تکس توسط
بانک به کارگزار فروشنده
11- دریافت یک نسخه اعلامیه بانک مبنی بر وصول اسناد و مدارک
و مطابقت با فول تلکس
12- صدور درخواست واریز وجه صورتحساب دریافتی به حساب
کارگزار فروشنده و انتقال اسناد به نام شرکت در سه نسخه
13- یک نسخه درخواست وجه صورتحساب و ارسال به بانک کارگزار
14- یک نسخه درخواست واریز وجه
15-یک نسخه درخواست واریز وجه
16- بایگانی در پرونده سفارشی
زمان دریافت یک نسخه اعلامیه دریافت اسناد و مدارک توسط بانک
17- دریافت اسناد و مدارک از بانک کارگزارشامل بارنامه،
صورتحساب فروشنده،گواهی مبدا، پکینگ لیست گواهی
بازرسی کالا وسایر مدارک باتوجه به شرایط اعتبار
18-کنترل فاکتور با پیش فاکتور
19- صدور اظهارنامه گمرکی در3 نسخه بر اساس اسناد و
مدارک محموله
20- دریافت قبض تحویل کالابه انبار گمرک در یک نسخه
از شرکت حمل کننده کالا
21
21-اخذ تایید و امضاء کارشناس گمرک برروی اظهارنامه
گمرکی توسط مامور ترخیص شرکت
22- دریافت (برگ سبزگمرکی)در یک نسخه
از گمرک مربوطه
23- یک نسخه از پکینگ لیست هنگام تحویل کالابه ا نبار
24- رسید کالا به انبار
نقاط ضعف موجود در واحد انبار بازرگانی
– عملیات مربوط به دریافت محصول وکالا جزء وظایف سرپرست انبار می باشد. با توجه به اینکه وظیفه حفظ و نگهداری و مراقبت از محصولات شرکت به عهده این واحد است لذا انجام عملیات دریافت کالا توسط این واحد از نقطه نظر کنترلهای داخلی مناسب نمی باشد.
* پیشنهاد می گردد واحدی جداگانه جهت دریافت کالا ، با وظایف ذیل تشکیل گردد.
1- شمارش وتوزین کالا وکنترل کیفیت آن
2- مطابقت با برگ درخواست خرید مربوطه و اخذ تایید واحد سفارش دهنده
3- تنظیم گزارشات کسری کالا و اقلام خسارت دیده
4- انجام اقدامات لازم در خصوص استرداد کالاهای رسیده مغایر با مشخصات مورد درخواست.
5- تحویل و توزیع کالاهای وارده به انبارها و واحدهای متقاضی و اخذ رسید
6- شناسایی و کنترل اقلام برگشتی از قسمتها
7- تهیه و تنظیم گزارشات مربوط به اقلام وارده به انبارهای شرکت به تفکیک انبارها و اقلام تحویل مستقیم.
ـ جهت تعیین نقطه تجدید سفارش و حداکثر موجودی انبار مواد اولیه روش مشخصی وجود ندارد.
* نقطه سفارش و حداکثر موجودی با هماهنگی مدیریت تولید و واحد تدارکات بصورت دستورالعملی توسط رئیس انبارها به واحد کاردکس اعلام گردد.
ـ برخی از اقلام قبل از تعریف در سیستم حسابداری توسط انبار دریافت می گردد.
* بمنظور جلوگیری از تاخیر ثبت رسید انباردر حسابداری ضروریست به ازای هر یک از رسید انبارهای صادره برای اقلام جدید یک برگ معرفی اقلام جدید تنظیم و ضمیمه رسید انبار مربوطه گردد.
ـ انبارگردانی در فواصل زمانی مشخص انجام نمی گردد و نیز ورود وخروج افراد به انبار آزادانه صورت می گیرد.
* ضروریست جهت تقویت کنترلهای داخلی وپیگیری ، رفع بموقع مغایرت احتمالی، صورت گردش موجودیهای انبار در فواصل زمان مشخصی تهیه و جهت مطابقت و کنترل با صورت گردش موجودی حسابداری انبار به این قسمت ارسال گردد.
ـ مجوز خروج کالا از انبار به صورت شفاهی صورت می پذیرد.
* تهیه فرم مجوز خروج کالا از انبار ، جدای از برگه در خواست و یا ضمیمه آن ضروری می باشد.
ـ شرکت فاقد آئین نامه داخلی در خصوص روشهای انبارداری ونحوه نگهداری موجودیها می باشد.
* پیشنهاد می گردد دستورالعمل مناسبی در این خصوص با توجه به مقتضیات و شرایط موجود و با استفاده از نظرات ریاست انبارها توسط مسئولین ذیر بط امور مالی تنظیم و پس از تصویب مدیریت جهت اجرا به واحد انبار ابلاغ گردد
بررسی و تجزیه وتحلیل
سیستم حسابداری
مسئول گزارشات و رابط امورمالی با بازرگانی
بررسی اسناد
مسئول حقوق و دستمزد
صدور اسناد
مسئول بانک و تحصیلداران
مسئول دفاتر قانونی
نمودار سازمانی امور مالی:
رئوس وظایف واحد های امور مالی
مدیرمالی:
ـ هدایت، نظارت و کنترل کلیه فعالیتهای مالی در سطح شرکت .
ـ بر آورد و تنظیم بودجه جاری (ریالی و ارزی) در سطح شرکت و ابلاغ آن به مبادی ذیربط پس از تصویب.
ـ تخصیص اعتبارات مورد نیاز در سطح شرکت ونگهداری و کنترل حساب اعتبارات و هزینه ها .
ـ بررسی، تهیه یا تدوین، تصویب رساندن و ابلاغ سیستمهای حسابداری بازرگانی، قیمت تمام شده تولیدات در سطح شرکت و نظارت بر اجرای آنها .
ـ تعیین، به تصویب رساندن و ابلاغ یا اعلام قیمت تمام شده نهایی تولیدات در سطح شرکت .
ـ نظارت بر تهیه، تنظیم و ارائه ترازنامه و سودو زیان شرکت بر اساس مقررات و دستورالعملهای جاری و دفاتر قانونی .
ـ بررسی، تعیین و به تصویب رساندن واگذاری تنخواه .
ـ نظارت بر تهیه، و ارائه گزارشات تحلیلی از چگونگی فعالیتهای مالی در سطح شرکت .
ـ تهیه روش جاری چگونگی انجام وظایف در واحد مالی
ـ نظارت بر نگهداری حسابهای اموال و موجودی انبارها .
ـ بررسی صورت مغایرات بانکی و تطبیق اسناد با دفاتر مالی در پایان هر ماه .
ـ انجام سایر امور محوله از طرف مدیر عامل یا قائم مقام ایشان در ارتباط با ماموریت وظایف واگذاری
نمودار گردش اطلاعات وعملیات دایره مالی
نحوه ثبت هزینه های مواد ،دستمزد وسربار و چگونگی محاسبه قیمت تمام شده
شرایط کاملا استثنایی شرکت امگا
از جمله مشکلا تی که مانع از اجرای سیستمی منا سب جهت محاسبه بهای تمام شده کالای ساخته شده گردیده است :
– مسائل داخلی
– نوع فعالیت شرکت
اقدامات گروه مالی شرگت امگا جهت رفع مشکلات:
در ابتدا سال 1384 گروه مالی شرکت با توجه به شرایط خاص و رو به بهبود ، انبار کارگاه تولیدی و نوع پروژه های شرکت اقدام به طراحی روشی غیرمتعارف جهت ثبتهای مربوط به پروژه های در جریان و بهای تمام شده آنها نمود تا به طور موقت پاسخگوی نیازهای ثبت، بستن حسابها و گزارشات درخواست شده باشد.
کدینگ مورد استفاده در شرکت امگا
نام گروه حساب
نحوه ثبت ورودی و خروجی موجودی کالا و تحمل هزینه ها
هزینه مواد و اقلام مصرفی
بهای تمام شده کالای فروش رفته
موجودی کالا
نقاط ضعف،مشکلا ت و نارسا ییهای سیستم در دایره مالی وپیشنهادهای لازم جهت رفع عیوب
– خطی بودن چارت سازمانی امور مالی
* قراردادن یک رئیس حسابداری کار بلد و سلسله مراتبی کردن چارت مربوط
ـ پایین بودن اشل حقوقی کارکنان
* فایده افزایش حقوق پرسنل
ـ نبود شرح وزمانبندی وظایف
ـ همگن نبودن وظایف
* ابلاغ شرح وظایف و زمانبندی آنها برای هر مجموعه ای الزامی می باشد توصیه میگردد که برای تعیین این موارد بدون اتلاف وقت اقدام گردد.
ـ نبود واحد مشخصی برای پیگیری مطالبات
* توصیه می گردد جهت وصول مطالبات و حسن انجام کار و دریافت تضمین های منقضی شده واحدی تحت عنوان پیگیری و وصول مطالبات زیر نظر مدیر مالی تشکیل وتمام فعالیتها در رابطه با مطالبات در این واحد انجام شود.
ـ روشهای حسابداری جاری خلاف برخی از اصول و استانداردها می باشد (( اصل تطابق و شناخت درآمد نادیده گرفته شده است))
* برای پروژه های بازرگانی شناخت بهای خرید و هزینه های جانبی به عنوان بهای تمام شده کالا.
برای پروژه های تولیدی استفاده از روش درصد پیشرفت کار برای شناخت درآمد.
قرادادن هزینه های اداری و تشکیلاتی به عنوان هزینه دوره.
. استفاده از روش هزینه یابی مستقیم برای گزارشات داخلی
استفاده از روش هزینه یابی عملیاتی برای محاسبه بهای تمام شده کالای در جریان ساخت و ساخته شده.
قراردادن واحدی جدا برای محاسبه بهای تمام شده و ارائه گزارشات مورد نیاز مدیران.
توصیه می گردد.
هزینه یابی عملیاتی:
*یک سیستم هزینه یابی مختلط.
*هزینه های تبدیل انباشته می شود و در هنگام تخصیص هزینه ها به محصولات از روشهای هزینه یابی مرحله ای استفاده می شود.
*هزینه های مواد مستقیم بسته به هر دسته سفارش شده انباشته و در تخصیص هزینه های مواد به محصولات از سیستم هزینه یابی سفارش کار استفاده می شود.
هزینه های تبدیل پیش بینی شده
= نرخ جذب پیش بینی شده برای هزینه ها تبدیل
عامل هزینه پیش بینی شده
مقایسه سیستم های هزینه یابی سفارش کار و مرحله ای:
سیستم هزینه یابی
سفارش کار
سیستم هزینه یابی
مرحله ای
ـ نبود حسابداری اموال و عدم کنترل منسجم بر داراییهای ثابت شرکت
– نبود حسابداری منسجم انبار
– و عدم وجود دایره ای جهت برآورد بودجه های مورد نیاز از دیگر عیوب سیستم موجود می باشد که ایجاد این دوایر در زیر مجموعه های امور مالی امری ضروری و اجتناب ناپذیر می باشد.
* تبدیل دایره مالی به معاونت مالی با زیر مجموعه های دایره بودجه و اعتبارات ، دایره حسابداری صنعتی، دایره حسابداری کل از الزامات یک شرکت روبه رو شده می باشد.
ترکیب سازمانی پیشنهادی معاونت مالی شرکت امگا
معاونت مالی
الف ـ ماموریت:
هدایت، نظارت و کنترل کلیه فعایتهای مالی براساس قوانین، آئین نامه مالی و مقررات ذیربط در سطح شرکت.
ب ـ وظایف:
1. اعمال نظارت ستادی تخصصی بر کلیه واحدهای مالی در سطح شرکت
2.برآورد و تنظیم بودجه جاری (ریالی و ارزی) در سطح شرکت و ابلاغ آن به مبادی ذیربط پس از تصویب.
3. تخصیص اعتبارات مورد نیاز در سطح شرکت و نگهداری و کنترل حساب اعتبارات و هزینه ها.
4. دریافت ارزش تولیدات و خدمات برنامه کاری از سازمانهای ذیربط.
5.بررسی، تهیه یا تدوین ، به تصویب رساندن و ابلاغ سیستمهای حسابداری بازرگانی، قیمت تمام شده تولیدات و خدمات در سطح شرکت و نظارت بر اجرای آنها.
6. تعیین، به تصویب رساندن و ابلاغ یا اعلام قیمت تمام شده نهائی تولیدات و خدمات در سطح شرکت.
7. نظارت بر نگهداری حساب اموال و موجودی انبارها در سطح شرکت بعنوان نماینده صاحب جمع اموال شرکت.
8. تهیه، تنظیم و ارائه ترازنامه و سود و زیان بر اساس مقررات، دستورالعملها و دفاتر قانونی.
9. بررسی، تعیین، به تصویب رساندن و واگذاری تنخواه گردان بودجه مورد نیاز واحدها در قالب بودجه، آئین نامه و ضوابط مالی مصوبه شرکت.
10.انجام عملیات مالی در سطح اداره مرکزی.
11. تهیه وارئه گزارشات تحلیلی نوبه ای از چگونگی فعایتهای مالی در سطح شرکت.
12. تهیه روش جاری چگونگی انجام وظایف در معاونت.
13. انجام سایر امور محوله از طرف مدیر عامل یا قائم مقام ایشان در ارتباط با ماموریت و وظایف واگذاری.
نمودار ترکیب سازمان مدیریت بودجه و اعتبارات
ماموریت:
1-برآورد و تنظیم بودجه جاری ( ریالی و ارزی) در سطح شرکت و ابلاغ آن به مبادی ذیربط پس از تصویب.
2-تخصیص اعتبارات مورد نیاز در سطح شرکت و نگهداری و کنترل حساب اعتبارات و هزینه ها.
3-دریافت ارزش تولیدات و خدمات برنامه کاری ، از واحدهای ذیربط
4-اقدام در زمینه دریافت پیش پرداخت از سازمانهای استفاده کننده از تولیدات و خدمات صنایع و واحدهای خدماتی شرکت.
5-بررسی مطالبات شرکت در قالب برنامه کاری مصوبه و اقدام در زمینه تسویه حساب با سازمانهای ذیربط.
نمودار ترکیب سازمان مدیریت حسابداری صنعتی
ماموریت:
1-محاسبه، تعیین، به تصویب رساندن و ابلاغ یا اعلام قیمت تمام شده نهایی تولیدات و خدمات در سطح شرکت.
2-بررسی و تجزیه و تحلیل عوامل متشکله قیمت تمام شده تولیدات و خدمات در سطح شرکت و ارائه گزارشات لازم به مقامات ذیربط .
3- نظارت بر نگهداری حسابهای اموال و انبارها در سطح شرکت به عنوان نماینده صاحب جمع اموال شرکت
نمودار ترکیب سازمان مدیریت حسابداری کل
ماموریت:
1- نگهداری و توزیع نقدینگی به واحدهای مربوطه برابر ضوابط و مقررات .
2- ثبت، نگهداری و کنترل فعالیتهای مالی شرکت در دفاتر قانونی بر اساس آئین نامه مالی.
3- تهیه و تنظیم حساب عملکرد و سود زیان و ترازنامه تلفیقی شرکت بر اسا س دفاترقانونی.
4- نظارت و کنترل بر فعالیتهای مالی مربوط به حسابهای ارزی و ریالی در سطح شرکت .
5- انجام عملیا ت حسابداری مربوط به گشا یش اعتبارات اسنادی قرار داده ها ویا خریدهایی که از بودجه داخلی شرکت استفاده می شود .
6- انجام خدمات اداری و پرسنلی مورد نیاز شرکت.
نمودار ترکیب سازمان مدیریت حسابداریهای تابعه
ماموریت:
انجام کلیه عملیات مالی مربوط به اداره در قالب آئین نامه مالی ، مقررات و دستورالعملهای مصوبه
حسابرس داخلی
ماموریت:
1. بررسی ، تهیه ، به تصویب رساندن و ابلاغ سیستم حسابداری بازرگانی در سطح شرکت و نظارت بر اجرای آن.
2. بررسی، تهیه و تنظیم، به تصویب رساندن و ابلاغ سیستم ها روشها و دستورالعملهای لازم در زمینه نحوه محاسبه قیمت تمام شده تولیدات و خدمات حسابداری اموال و موجودی انبارها درسطح شرکت و نظارت بر اجرای آنها.
3. رسیدگی وممیزی اسناد مالی برابر روشها و مقررا ت مالی مصوبه .
بررسی و تجزیه وتحلیل
روشهای جاری در
سیستم تولید
نمودار سازمانی دایره تولید
دایره تولید
مدیران پروژه ها
واحد برنامه ریزی
واحد پشتیبانی
واحد تکنولوژی
واحد شیمی و پلیمر
مهندسی محصول
هدایت تولید
خط تولید یونیورسال
خط تولید CNC
QC) ) کنترل کیفیت
نقشه کشی و طراحی
خدمات کامپیوتری
انبار
اداری پرسنلی
انتظامات
خرید
اشپزخانه و خدمات
تعمیرو نگهداری برق
اهنگری و تاسیسات
قسمت عملیات حرارتی
قسمت
پرسکاری
قسمت شیمی و ابکاری
قسمت پلیمر
قسمت ریخته گری
مدیر عامل
رئوس وظایف واحدهای دایره تولید:
مدیران پروژه
-شناسایی و تعیین پارامترهای قطعه وعملکردآنها (مترولوژی و شناسایی مواد ترانسها ( هندسی و ابعادی))
– تهیه کروکی اولیه قطعات مکانیکی
– کنترل و تا یید نقشه از لحاظ ابعاد و ترانس
– تعیین فرایند ساخت با توجه به حساسیت های مورد نیاز
– نظارت بر ساخت نمونه و مونتاژآنها و حل مشکلات پیش آمده
– اصلاح نقشه بر اساس نتایج نمونه سازی
– تهیه دستورالعمل QC
– تهیه فرایند مونتاژ
– نظارت برساخت قطعات و حل مشکلات فنی ساخت
– شناسایی اقلام و قطعات آمادی
– سفارش خرید به واحد بازرگانی
برنامه ریزی
– تهیه برنامه کلان تولید قطعات و مجموعه ههای پروژه های ابلاغی از شرکت
– نظارت بر روند اجرای تولید و تهیه گزارشات لازم
– طراحی و اجرای سیستمهای گردش اطلاعات و نظارت بر روند اجرا
– طراحی و اجرای سیستمهای گردش کار
– تهیه چارت تشکیلاتی کارخانه بر اساس اهداف ابلاغی از شرکت
– تهیه شرح وظایف قسمتها
– تهیه برنامه کلان قسمتهای مختلف
– کنترل بودجه صرف شده واحدها – اخذ گزارش روند پیشرفت برنامه واحدهای مختلف
– بودجه بندی فعالیتهای کارخانه و ابلاغ آن به واحدهای ذیربط
تکنولوژی
– طراحی قطعات و مجموعه های مکانیکی پروژه ها
– تهیه نقشه های مونتاژی و دمونتاژی مجموعه ها و زیرمجموعه ها
– تهیه نقشه های ساختی قطعات (نمونه سازی و تولید)
– آنالیز و تعیین جنس قطعات
– انجام محاسبات مکانیکی (مقاومت مصالح،…)
– تعیین برنامه تولید قطعات بر اساس برنامه ابلاغی از سوی برنامه ریزی جهت تولید پروژه ها
– کنترل برنامه ریزی انجام شده جهت تولید قطعات در سالن ها
– تعیین اشکالات به وجود امده در حین تولید قطعات و انجام اصلاحات لازم در روند تولید
– ساخت قطعات مطابق نقشه و تحویل آن به پروژه ها
– کنترل کیفیت قطعات و تهیه گزارش های لازم
– طراحی در ساخت قالب ، فیکسچر، قید وبندهای مورد نیاز جهت تولید و مونتاژ
– مستند سازی ، طراحی و ساخت مجموعه ها
– ارائه گزارش های نوبه ای تولید و مونتاژ به برنامه ریزی
– طراحی و ساخت تجهیزات و ابزارآلات تست مجموعه ها و انجام تستهای لازم
هدایت تولید
– اخذ برنامه تولید قطعات از برنامه ریزی
– ظرفیت سنجی و برآورد ظرفیت جهت تولید قطعات
– تعیین برنامه روزانه جهت سالن های یونیورسال وCNC و نیز واحد مواد و پلیمر
– درخواست مواد اولیه از انبار و سفارش خرید مواد در صورت نیاز
– دریافت مواد اولیه و تحویل آن به سالن های تولیدی
– کنترل برنامه تولید و دریافت گزارش روند تولید از واحدهای مختلف
– تحویل و تحول قطعات حین تولید به واحدهای مختلف و پیگیری و کنترل روند تولید
– ارائه گزارش های دوره ای در خصوص تولید قطعات
1- اخذ پیشنهاد پروژه (مدیر شرکت )
2- بررسی اولیه و انطباق با اهداف شرکت(مدیر شرکت) خیر
3- اعلام به مشتری (مدیر شرکت) بلی
4- بررسی فنی و اقتصادی و امکانپذیری(کمیته فنی)
5-تهیه پروپوزال ( پیشنهاد زمان، قیمت و …) (کمیته فنی)
6- اعلام به مشتری(مدیر شرکت)
نمودار گردش اطلاعات و عملیات دایره تولید
7
7- مشتری پروپوزال راتائید می نماید
خیر
8- خاتمه مذاکره بلی
9- عقد قرارداد(مدیرشرکت)
10- دریافت نمونه محصول(مدیر پروژه)
11- شناسایی و تعیین پارامترهای عملکردی محصول(مدیرپروژه)
12- دمونتاژمحصول ، تهیه پروسه و مونتاژ(مدیر پروژه)
13- تهیه عکس و فیلم و کروکی برداری
مجموعه ها(مدیر پروژه)
11
13
12
14
14-آیا مجموعه ها نیازمند ساخت می باشند
خیر
بلی
15- دمونتاژمجموعه ها وتهیه پروسه دمونتاژ(مدیر پروژه)
16- شناسایی وتعیین پارامترهای عملکردی مجموعه ها(مدیر پروژه)
17- تهیه عکس وفیلم وکروکی برداری قطعات(مدیر پروژه)
18- آیا قطعات نیازمند ساخت می باشند خیر
بلی 19- تهیه مشخصات فنی (مدیر پروژه)
20- اعلام به بازرگانی فنی جهت خرید(مدیر پروژه)
25
21- دریافت کالای خریداری شده از بازرگانی فنی(مدیر پروژه)
22- کیفیت قطعه دریافتی تائید می گردد (QC) خیر
23- عودت وتعویض (مدیر پروژه) بلی
24- تحویل به پروژه(مدیر پروژه)
25- آنالیز قطعات (مدیر پروژه)
26- تلرا نس گذاری (مدیر پروژه)
27- تهیه نقشه های ساختی و مونتاژی (مدیر پروژه)
28
28- ارسال نقشه ها جهت ساخت نمونه (مدیر پروژه)
29- ساخت نمونه ها وQC (مدیر پروژه)
30- مونتاژنمونه و انجام تستهای عملکردی محیطی (مدیر پروژه)
31- تایید تستها (مدیر پروژه) بلی
خیر
32- شناسایی ایراد(معایب) ورفع آنها (مدیر پروژه)
33- تست مجدد (مدیر پروژه)
34- نهایی کردن نقشه ها وارائه به پروژه (مدیر پروژه)
35- سفارش قطعه شامل لیست+نقشه+لاگQC(گروه پروژه)
36- تعیین پروسه برآورد زمان ساخت وتعیین سطح ساخت(مهندسی محصول)
37- تعیین ابزارومواداولیه مورد نیاز(مهندسی محصول)
38- نیاز به ساخت ابزاردارد(هدایت تولید)
خیر بلی
39- تهیه نقشه موردنیاز(مهندسی محصول)
40- درخواست مواداولیه ابزار(هدایت تولید)
41- آیا مواد اولیه ابزار موجود می باشد بلی
42- اعلام به هدایت تولید(انبار) خیر
43- صدوربرگ درخواست خرید(انبار)
44- بررسی منابع مختلف جهت خرید(خرید)
45- خریداقلام وتحویل به انبار (خرید)
46- اخذ تاییدیه اقلام وتحویل به هدایت تولید(انبار)
47- تحویل به هدایت تولید(انبار)
48- سفارش ساخت به سالنها(هدایت تولید)
49- ساخت ابزاروتست آن(سالن)
50- درخواست مواد اولیه وابزارامادی (هدایت تولید)
51- آیا مواداولیه وابزارمصرفی مورد نیاز مو جود می باشد بلی
خیر
52- اعلام به هدایت تولید(انبار)
53- صدوربرگ درخواست خرید(انبار)
54- خریداقلام وتحویل به انبار(خرید)
55- اخذ تاییدیه اقلام وتحویل به هدایت تولید(انبار)
56- تحویل به هدایت تولید(انبار)
57- تعیین تقدم وتاخرساخت قطعه(هدایت تولید)
58- تخصیص قطعه به ماشین واپراتور(هدایت تولید)
59- ثبت اطلاعات پروسه وتاریخ تولید در کامپیوتروارسال به تولید(هدایت تولید)
60- اجرای مراحل پروسه(سالنها)
61- ارسال به هدایت تولید برای ثبت در کامپیوتر(سالنها)
62- ثبت انجام مرحله درکامپیوتروارسال به QC(هدایت تولید)
63- کنترل کیفی قطعات،دسته بندی وتهیه گزارش(QC)
64- ثبت نتایج QC(هدایت تولید)
65- نگهداری تا پروسه بعدی(انبارپای کار)
66- تحویل از انبارپای کار وارسال برای انجام مراحل بعدی(هدایت تولید)
67- اجرای مراحل پروسه(سالنها)
68- ارسال به هدایت تولید برای ثبت درکامپیوتر(سالنها)
69- ثبت انجام مرحله درکامپیوتروارسال به QC(هدایت تولید)
70- کنترل کیفی قطعات ، دسته بندی وتهیه گزارش(QC)
71- ثبت نتایج QC(هدایت تولید)
72- ساخت قطعه به اتمام رسیده است(هدایت تولید) خیر
73- تحویل به پروژه( هدایت تولید) بلی
74- با دریافت این قطعه مجموعه کامل می گردد
75- نگهداری قطعه در انبار(تا زمان تکمیل دیگر قطعات) خیر
بلی
69
70
71
73
72
60
76
74
75
76- دریافت دیگر قطعات از انبارو مونتاژ قطعات ( مجموعه) (پروژه)
77-مجموعه ها تکمیل گردیده اند خیر
78- نگهداری مجموعه در انبار (تا زمان تکمیل دیگر مجموعه ها) بلی
79- دریافت دیگر مجموعه ها از انبارو مونتاژ مجموعه ها (پروژه)
نقاط ضعف،نارسائیها،مشکلات موجود وپیشنهادهای لازم جهت رفع عیوب
– عدم فعالیت تمام وقت واحد برنامه ریزی ، وظایف این بخش به کندی انجام می پزیرد ،
* فعال کردن واحد برنامه ریزی وابلاغ شرح و زمانبندی وظایف برای حرکت هر چه سریع تر در جهت اهداف شرکت امری لازم و از فوریت بالایی برخوردار است،توصیه می شود به این واحد توجه بیشتری گردد.
– عدم تجربه کافی پرسنل
* آموزش مستمر پرسنل استخدامی باعث بالا رفتن بهره وری پرسنل می گردد.
– کامل نبودن پروسه ها و ابزارآلات مورد نیاز باعث خطای اپراتور و افزایش درصد اسقاط می گردد.
– عدم برنامه ریزی بهینه در زمینه تولید قطعات باعث تاخیر در تحویل دهی گردیده است.
* نظارت بیشتر بر واحد هدایت تولید و ابلاغ زمان بندی وظایف به این واحد می تواند راه گشا باشد.
– فعال نبودن کنترل پروزه به طور مناسب.
* پیگیری مدیران پروژه ونظارت بیشتر بر پروژه های مربوطه جهت بهینه نمودن وکنترل مناسب بر روند پروژه امری ضروری می باشد.
– نامناسب بودن محیط کاری برای واحدهایی که نیاز به فضایی عاری از آلودگیهای صوتی دارند.
* تامین فضای مناسب و ایجاد آرامش مخصوصا برای واحدهایی که به فعالیتهای تولیدی ظریف می پردازند و نیاز به سکوت دارند توصیه می گردد.
– نارضایتی پرسنل از جهت فاصله مکانی کارخانه ، نبود امنیت شغلی و نبود امکانات رفاهی (حمام مناسب ، تلویزیون ، لباس شویی ، اتو و…) برای پرسنلی که در کارگاه ساکن هستند ، علیرغم تمام شارژهای روحی موجود باعث دلسردی پرسنل وتاثیر نامطلوب آن بر کار ایشان گردیده است .
* با توجه به اینکه تهیه این امکانات برای شرکت امری ساده و ضروری است توصیه میشود برای افزایش روحیه کارکنان سریع تر در این رابطه اقدام گردد و توجیه اذهان به صورت جلسات عمومی در رابطه با مسائل مذکورطریقی شایسته برای رفع ابهامات ذهنی افراد می باشد.
دانشکده شهید شمسی پور
پایان نامه جهت اخذ درجه کارشناسی حسابداری
عنوان:
بررسی و بهسازی سیستم حسابداری مالی و صنعتی
شرکت اُمگا
استاد راهنما:
جناب آقای استکی
استاد مشاور:
جناب آقای میرسمیعی
پژوهشگر:
ناصر حیدری رنجنوش