ارزشیابی شایستگی کارکنان
اهداف کلی
تعاریف ، مفاهیم واهداف ارزشیابی کارکنان .
معیارهای مورد نظر در ارزشیابی کارکنان.
عوامل عینی وذهنی در ارزشیابی کارکنان .
انحرافات در ارزشیابی کارکنان .
کسانی که باید در ارزشیابیها دخالت داشته باشند.
روشهای ارزشیابیکارکنان .
کاربرد ارزشیابی .
تنگناهای ارزشیابی شایستگی کارکنان .
مقدمه
میزان موفقیت درنیل به اهداف سازمانی در
ارتباط مستقیم با نحوه عملکرد نیروهای انسانی
مشغول به کار در سازمانهاست .
بنابراین ارزشیابی کارکنان وعملکرد آنها در
مدیریت منابع انسانی از جایگاه مهمی
برخوردار است.
تعاریف ، مفاهیم واهداف ارزشیابی
ابتدا دو واژه « اثربخشی » و« کارایی » را تعریف می نماییم .
اثر بخشی عبارت است از نیل به هدف و کارایی در واقع عبارت است از نسبت داده ها به ستاده ها در یک سیستم سازمانی .
ارزشیابی کار کنان عبارت است از مراحلی است که طی آن سازمان نحوه عملکرد منابع انسانی را در انجام وظایف ومسئولیتهای محوله مورد بررسی وسنجش قرار می دهد.
اهداف ارزشیابی کارکنان
اولین ومهمترین آن مطلع ساختن کارکنان در مورد نحوه انجام
وظایف،مسئولیتها،صفات وویژگیها ورفتارهای مورد نظراست
تشخیص نیاز های آموزشی
ایجاد یک سیستم منطقی تشویق وتنبیه
تهیه طرحهای پرداخت بر اساس کارایی
تقویت سیستم ارتباطی بین مدیران وکارکنان در سازمان
برنامه ریزی های حرفه ای وشغلی برای کارکنان
طراحی صحیح مشاغل
رفع نارساییهای مربوط به سیستمهای نیرویابی،جذب وگزینش
معیار های ارزشیابی کارکنان
را به طور کلی می توان به سه دسته تقسیم نمود
معیارهای کاری عبارتند از شرایطی که برای انجام موفقیت
آمیز شغل لازم اند
معیارهای اخلاقی عبارتند از آن دسته از صفات خصوصیات
وویژگیهای خوب انسانی
معیار های ارزشی منظور معیارهایی است که ریشه در
ایدئولوژی وجهان بینی انسان دارد ومی تواند از معیار های
مهم ارزشیابی به شمار آید.
ارزشیابی عینی یا ارزشیابی ذهنی
منظور از ارزشیابی عینی عبارت است از ارزشیابیهایی
که توسط دیگران هم قابل تصدیق وتایید باشد.
منظور از ارزشیابیهای ذهنی عبارت است از:
ارزشیابیهایی که توسط دیگران قابل تصدیق وتایید نمیباشند.
ممکن است قضاوتهای شخصی سرپرستی از مرئوس
خود باشد.
انحرافات در ارزشیابی کارکنان
یکی از بزرگترین عامل انحرافات درارزشیابی کارکنان
ارزشیابیهای ذهنی است. بیشترین موارد انحرافات
ارزشیابی کارکنان عبارت انداز:
تعمیم گروهی
تمایل به ارزشیابی متوسط
تمایل به ارفاق ویا سخت گیریهای بی مورد
گرایشات به تبعیض نژادی وجنسی
تاثیر رفتارهای اخیر کارکنان
انتظارات فرهنگی
چه کسانی باید ارزشیابی کنند
ارزشیابی توسط سرپرستان مستقیم
یکی از قدیمیترین ومتداولترین روش است . ارزشیابی توسط
سرپرست مستقیم راگاهی ارزشیابی به وسیله«پدر»میخوانند.
ارزشیابی به وسیله کارشناسان امور پرسنلی
که معمولا نماینده واحد های امورپرسنلی درسازمان می باشند
معمولا در سازمانهای ماتریسی که کارکنان دارای سرپرست
مستقیمی برای همیشه نیستند مورد استفاده قرار می گیرند.
ارزشیابی خویشتن (خود ارزیابی )
شکی نیست که هر کسی بهتر از کسان دیگر به نقاط قوت
وضعف خود آگاهی دارد. اگرمدیران یک سازمان بتوانند
جوی صمیمانه وصادقانه در ارتباط با ارزشیابیها ایجاد نمایند،
می توان از این روش استفاده نمود.
ارزشیابی توسط همکاران
یکی از روشهای معتبر وقابل قبول قلمداد گردیده است.
زیرا معمولا همکاران ، یکدیگر رابهتر می شناسند وبه نقاط قوت وضعف یکدیگر بیشتر آشنایی دارند. معمولا میانگین نظریات همکاران را در کل ارزشیابی ملحوظ می نمایند.
ارزشیابی توسط مرئوسین
یکی از روشهای ارزشیابی است که معمولا برای ارزشیابی
سرپرستان ومدیران مورد استفاده قرار می گیرد.
معمولا میانگین نظریات مرئوسین را در نتیجه ارزشیابیها
دخالت می دهند.
ارزشیابی توسط سرپرست سرپرستان
به دو طریق در ارزشیابی کارکنان میتواند دخالت داشته باشد.
یکی تاید وامضای نظر سرپرست در مورد مرئوسین پس از اطمینان حاصل نمودن از صحت ارزشیابیها ودیگری دخالت مستقیم در کار ارزشیابی که آن را ارزشیابی توسط «پدر بزرگ » می خوانند.
ارزشیابی توسط مراکز مشاوره وراهمنایی کارکنان
در صورتی که مرکز مشاوره وراهنمایی کارکنان در سازمان
وجود داشته باشد ، گاهی کار ارزشیابی توسط مرکز مذکور
انجام می پذیرد. با استفاده از آزمونهای گوناگون ،
تمرینهای گروهی و مصاحبه های ارزشیابی ، عمل
ارزشیابی کارکنان را به نحو شایسته ای انجام می دهند.
روشها وفنون ارزشیابی شایستگی کارکنان
رتبه بندی
درجه بندی
مقیاسهای گرافیکی
چک لیست
انتخاب اجباری
وقایع حساس
ارزشیابی خویشتن
مدیریت برمبنای هدف
ارزشیابی روانی
روش رتبه بندی
در استفاده از این روش ، کارکنان را بر اساس عوامل مورد
نظر در ارزشیابی به طور کلی وذهنی سنجیده ویا مقایسه
تک تک آنان با یکدیگر آنان را رتبه بندی نموده ونتیجه را
در لیستی که شماره ردیف آنان نمایانگر اولویت وبرتری
آنان است ، قرارمی دهند.
روش درجه بندی
گاهی تحت عنوان روش توزیع اجباری مطرح
می گردد.
در روش درجه بندی ، طبقات خاصی برای ارزشیابی
کارکنان در نظر می گیرند، که این طبقات کاملا تعریف شده ومشخص می باشند. روش درجه بندی راگاهی به صورت تلفیقی با روش توزیع اجباری به کار می برند.
مقیاسهای گرافیکی
در استفاده از این روش مقیاسهایی برای سنجش عوامل
مورد نظر در ارزشیابی تعیین می نمایند که در ارزشیابی
مورد استفاده قرار می گیرد. این روش تقریبا شبیه روش
مقایسه فرد با فرد است بااین تفاوت که دراستفاده از این روش
به جای نظر کلی به وسیله ارزشیابی کنندگان ، کار ارزشیابی
با استفاده از « تعاریف » انجام می پذیرد.
چک لیست
جهت تقلیل بار مسئولیت از عهده مدیران وسرپرستان میتواند مورد استفاده قرار گیرد. در استفاده از این روش در واقع ارزشیابی کنندگان ، افراد مورد نظر را ارزشیابی نمی کند ، بلکه تقریبا گزارشی را درمورد آنان تکمیل می نمایند.
انتخاب اجباری
روشی است که ارزشیابی کنندگان به هیچ وجه نمی توانند
اعمال نظری به نفع ویا ضررارزشیابی شوندگان اعمال نمایند.
ارزشیابی کنندگان ناگزیرند به یکی از دو سوال مطروحه
پاسخ دهند که هر دو سوال ممکن است مثبت ویا منفی باشد.
وقایع حساس
در استفاده از این روش وظیفه اصلی سرپرست ویا ارزشیابی کننده عبارت است از مشاهده وثبت ونگهداری رفتارهای خارج از حد متعارف مثبت ومنفی که در فرد مورد نظر ملاحظه گردیده است.
مدیریت بر مبنای هدف
هدف اصلی در استفاده از این روش در ارزشیابی شایستگی
کارکنان عبارت است از مشارکت رئیس ومرئوس در
برنامه ریزی وتعیین اهداف آینده شغلی کارکنان ،
که باتوافق رئیس ومرئوس انجام می پذیرد.
ارزشیابی روانی
زمانی که ازروانشناسان درارزشیابی استفاده می شود ،
نقش آنها در واقع ، سنجش استعدادهای بالقوه کارکنان جهت رشد وشکوفایی آنان است نه فقط ارزشیابی استعدادهای بالفعل آنان
تنگناهای ارزشیابی شایستگی کارکنان
گاهی ارزشیابی کنندگان به علت آشنایی قبلی با کیفیت
وکمیت کار افراد مورد نظر ، مسئله ارزشیابیهای سالانه
را امری روتین وغیر جدی تلقی نموده وبه طور فعال در
ارزشیابی شایستگی کارکنان شرکت نمی نمایند.
لازم به نظر می رسد ضمن جلب همکاری صمیمانه افرادی
که کار ارزشیابی کارکنان را به عهده دارند ، آموزشهایی
هم در زمینه مربوطه برای آنان در نظر گرفته شود. بعلاوه
در بسیاری از سازمانها لازم است مصاحبه های ارزشیابی
برای اطمینان بیشتر انجام پذیرد.
مصاحبه های ارزشیابی
به منظور اطلاع رسانی به کارکنان از نتایج ارزشیابیهای
انجام شده واحیانا حل اختلاف نظر بین ارزشیابی کنندگان
وارزشیابی شوندگان انجام می پذیرد. مصاحبه های ارزشیابی
دارای روشها واستراتژیهای متفاوتی است .
نظام جدید ارزشیابی کارکنان دولت
مبانی قانونی نظام جدید ارزشیابی:
بند ﻫ برنامه اصلاحات اداری: « موضوع تصویب نامه شماره: 26075/4509» مورخ:8/2/1381
بند ب ردیف 6 فصل اول راهکارهای اجرایی قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران: « بهسازی نظام ارزشیابی کارکنان به منظور ایجاد ارتباط منطقی بین نظام ارزشیابی و سایر نظامهای استخدامی وتاثیرگذاری رضایت مردم (مشتریان) در نتایج ارزشیابی کارکنان »
جامعیت: توجه به تمامی ابعاد شایستگی متضمن؛ عملکرد، توسعه ، رفتار.
عینیت: ملحوظ نمودن نتایج فعالیتهای شغلی و دستاوردهای افراد در زمینه های توسعه ،و موفقیت_ های سازمانی.
انعطاف پذیری: سازگاری نظام ارزشیابی باشرایط
و ویژگیهای سازمانی و ماهیت مشاغل دستگاههای اجرایی
ویژگیهای نظام جدید ارزشیابی:
مشارکت منابع ارزشیابی چندگانه : استفاده از نظرات همکاران، ارباب رجوع (مشتریان) و فرد ارزشیابی شونده،علاوه بر مدیران و سرپرستان در فرآیند ارزشیابی.
افزایش قدرت تشخیص و تمیز فرمهای ارزشیابی: استفاده از مقیاس های سنجش متناسب با ماهیت هر یک از معیارهای ارزشیابی و گسترش دامنه امتیازات.
ارتباط با سایر نظامهای مدیریت منابع انسانی: برقراری ارتباط منطقی بین نظام ارزشیابی کارکنان با نظامهای استخدامی، آموزش، ارتقاء و انتصاب.
معیارهای ارزشیابی:
عملکردی (حاصل فعالیتها از لحاظ اجرای وظایف محوله)
توسعه (فعالیتهایی که منتج به بهبود عملکرد می گردد).
رفتاری (رفتار شغلی و رفتار اخلاقی)
پیشنهادها (ارائه راهکاری بدیع, سازنده و قابل اجرا جهت حل مشکلات شغلی و بهبود سازمانی)
تشویقات(تلاشهای ارزنده کارکنان منجر به موفقیتهای مهم و دریافت تشویق و تقدیر گردیده است)
کارآفرینی: درک و بهره گیری جسورانه از فرصتها،ایده ها و طرحهایی
که منجر به ایجاد و گسترش کمی و کیفی فعالیتها شده و کاربست روشهای
جدید را امکان پذیر می سازد.
امتیازات ویژه: امتیازاتی که به واسطه موفقیتهای بسیار مهم و فعالیتها
،طرح ها و اقداماتی که فرد فراتر از شرح وظایف و انتظارات شغلی خود
انجام می دهد.
امتیازات منفی: نمرات منفی که به واسطه اقدامات و فعالیتهای خلاف
شئونات اداری،سازمانی،قوانین و مقرارت و اخلاقی که توسط ارزشیابی _
شونده صورت گرفته است.
منابع ارزشیابی:
.
کارشناسان
و
کارکنان
خودارزیابی
مدیر یا سرپرست
ارباب رجوع(مشتریان)
همکاران
منابع ارزشیابی:
.
مدیران
و
سرپرستان
خودارزیابی
مقام مافوق
ارباب رجوع(مشتریان)
مرئوسان
توزیع امتیازات ارزشیابی
سطوح
سطوح امتیازات منابع خود ارزیابی و ارزشیابی شونده
فرآیند اجرای ارزشیابی
تعیین انتظارات شغلی
توسط ارزشیابی کننده
ارائه بازخورد
به نحو مقتضی
بررسی عملکرد و رفتارتوسط
ارزشیابی کننده، تلاش در
چارچوب انتظارات تعیین شده توسط
ارزشیابی شونده در طول دوره ارزشیابی
سنجش عملکرد
و رفتار توسط
منابع چندگانه
1- فرم ارزشیابی مدیران برای ارزشیابی روسای سازمان های استانی،مدیران کل،فرمانداران، معاونین این مدیران و مشاغل همتراز.
2- فرم ارزشیابی سرپرستان برای ارزشیابی روسای اداره،قسمت،گروه و مشاغل همتراز.
3- فرم ارزشیابی کارشناسان برای ارزشیابی
تمامی متصدیان مشاغل کارشناسی و متصدیان
حیطه شمول:
مشاغلی که در شرایط احراز رشته شغلی آنان،
حداقل مدرک تحصیلی لیسانس پیش بینی شده
است(به استثنای متصدیان مشاغل مدیریت و
سرپرستی)و یا آن دسته از شاغلین مشاغلی،
مانند:حسابداری،کتابداری،پرستاری،کارگزینی و
… که از فوق العاده شغل کارشناسی استفاده
می نمایند.
4- فرم ارزشیابی کارکنان برای ارزشیابی سایر
کارکنان مورد استفاده قرار می گیرد.
تکمیل و نگهداری شناسنامه ارزشیابی در فواصل
زمانی معین در پرونده پرسنلی کارکنان
شناسنامه ارزشیابی
شناسنامه ارزشیابی
شماره پرسنلی:
نام و نام خانوادگی:
فروردین ماه هر سال تا پایان اسفند ماه همان سال
دوره ارزشیابی:
زمان سنجش شایستگی و تکمیل فرم ارزشیابی:
بهمن ماه هر سال
وظایف مدیر یا سرپرست در پایان دوره ارزشیابی:
1- درج امتیازات در ردیف های تعیین شده در فرم
ارزشیابی و محاسبه امتیاز کل ارزشیابی.
2- تعیین نقاط قوت و ضعف عملکرد کارکنان.
3-ارائه توصیه ها و پیشنهادهابه کارکنان در زمینه-
های بهسازی،تشویقی،تعیین مسیر شغلی و انضباطی
4- اطلاع و رویت نتایج ارزشیابی به ارزشیابی شوند-
گان.
5- ارسال فرم تکمیل شده به واحد توسعه منابع انسانی
یا واحد مسئول امور اداری.
وظایف واحد توسعه منابع انسانی
یا واحد مسئول امور اداری:
1- تطبیق نتایج ارزشیابی با جدول کاربرد نتایج
ارزشیابی در تصمیمات اداری مربوط به کارکنان.
2- تکمیل شناسنامه ارزشیابی کارکنان.
3- درج شناسنامه ارزشیابی تکمیل شده در پرونده
پرسنلی افراد.
پایان