بسمه تعالی
شرح مختصر سوابق ، مشخصات ، و زمینه های فعالیت شرکت پاکسان
الف)- تاریخچه
شرکت پاکسان از سال 1341 رسماً فعالیت خود را در زمینه تولید مواد شوینده آغاز نمود. این شرکت تا قبل از پیروزی انقلاب اسلامی بعنوان واحدی از گروه صنعتی بهشهر مشغول فعالیت بود.
پس از پیروزی انقلاب شکوهمند اسلامی ، شرکت پاکسان مشمول قانون حفاظت و توسعه صنایع گردید واز آن پس تحت پوشش سازمان صنایع ملی فولاد ایران و زیر نظر مدیریت منتخب دولت جمهوری اسلامی ایران مساعی خود را جهت بهره گیری از همه ظرفیتهای موجود به منظور تامین نیاز های جامعه و قطع وابستگی بکارگرفت.
ب- مشخصات عمومی
1- سرمایه ثبت شده 000/000/800 ریال
2- شماره ثبت 8493- تهران
3- مدیریت هیئت مدیره منتخب سازمان صنایع ملی فولاد ایران
4- فعالیت تولید انواع مواد شوینده و صنعتی
5- نشانی تهران – کیلومتر 12 جاده جنوبی کرج
ج)- روند فعالیت
مقایسه ارقام تولیدات از بدو تاسیس تاکنون نشان می دهد که حجم تولید در سال 1356 در اوج قرار داشته و پس از آن با توجه به مسائلی از قبیل : فشارهای ناشی از تحریم اقتصادی ، وقوع جنگ تحمیلی و صدمات وارده به مخازن شرکت در بندر خرمشهر ، تولید تا سال 1359 سیر نزولی داشته است . اما بتدریج با همیاری کارگران و مسئولین دلسوز ، مدیریت این شرکت توانسته است علیرغم همه مشکلات و تنگناهای موجود تولیدات خود را افزایش داده و علاوه بر جبران ضررهای مالی و استهلاک وامهای بانکی به سوددهی رسیده و حتی بازارهای از دست رفته صادراتی قبل از پیروزی انقلاب اسلامی را که به کشورهای بلوک شرق و حوزه خلیج فارس محدود می گردید به کشورهائی مانند : لیبی و ممالک عربی توسعه دهد.
کوششهای همه جانبه مدیریت و کارکنان متعهد شرکت باعث شد این واحد با حجم فروشی معادل 000/000/000/10 ریال بعنوان یکی از شرکتهای بزرگ و فعال اقتصادی در سطح کشور مطرح گردد.
لابراتوارهای مجهز شرکت پاکسان کنترلهای کیفی لازم را برروی مواد اولیه و محصولات تولیدی شرکت اعمال می نماید ، نظارت دقیق بر کیفیت تولیدات باعث گردید تا محصولات این شرکت بواسطه رعایت استادندارهای داخلی و بین المللی موفق به دریافت مهر استاندارد شده و شرکت پاکسان برای سومین سال پیاپی بخاط تولید محصولاتی برتر از مارکهای مشابه داخلی و خارجی از وزیر صنایع و رئیس شورای عالی استاندارد لوح تقدیر دریافت نماید.
د)- تولیدات :
مشخصات و ویژگیهای انواع تولیدات شرکت پاکسان به شرح زیر است :
*- صابون : این شرکت انواع صابونهای حمام – دستشوئی- رختشوئی را تولید می نماید. گلناز- ارکید و عروس مارکهای معروف صابونهای پاکسان می باشد . ظرفیت تولید سالیانه صابون این شرکت حدود 000/50 تن می باشد.
*- پودرشوینده : پودرهای شوینده پاکسان با نامهای سپید – برف- سودا- رخشا- همگی از جمله محصولاتی هستند که طی سالیان دراز بعنوان محصولاتی برتر و قابل اعتماد مردم شناخته شده اند . ظرفیت تولید سالیانه این محصولات حدود 000/90 تن میباشد.
*- خمیردندان : خمیردندان تولیدی شرکت پاکسان با نام نسیم ( کلگیت سابق) عرضه میشود . ظرفیت تولید سالیانه آن حدود 3000 تن میباشد.
*- شامپو : شامپوهای پاکسان با نامهای نسیم و شبنم ( کلگیت سابق) تولید میشود و ظرفیت تولید و سالیانه آن حدود 3000 تن میباشد.
*- مایع ظرفشوئی : این نوع محصول با نام گلی و با مرغوبیت ویژه عرضه میشود . ظرفیت تولید سالیانه مایع ظرفشوئی گلی حدود 000/20 تن میباشد.
*- محصولات شیمیائی واسطه ای : گلیسیرین – اسیدهای چرب ، روغن سبزه – فوم حفاری _ چسب سیلیکات و بسیاری محصولات دیگر از جمله تولیدات پاکسان هستند و ظرفیت تولید سالیانه آنها حدود 000/30 تن میباشد.
ه- تشکیلات:
1- نیروی انسانی :
تعداد کارکنان این واحد صنعتی مجموعاً حدود 1050 نفر است.
2- چارت سازمانی :
بخشهای زیر ترکیب سازمانی شرکت را تشکیل می دهند.
1/2- مدیریت : شامل مدیرعامل و اعضاء هیئت مدیره منتخب سازمان صنایع ملی فولاد ایران
2/2- اموربازرگانی :شامل بخشهای تدارکات داخلی و خارجی ، ترخیص کالا و بازاریابی و فروش
3/2- امور تاسیسات ( کارخانه) : شمامل بخشهای تولید ، آزمایشگاهها ، کنترل کیفیت ، امورفنی ، امور مهندسی ، انبارها
4/2- امور مالی : شامل بخشهای حسابداری مدیریت ، حسابداری مالی و خزانه داری
5/2- اموراداری : شامل بخشهای خدمات اداری ، کارگزینی ، روابط صنعتی ، امورسازمانی ، ایمنی و بهداشت ، روابط عمومی و آموزش
و : امکانات و تسهیلات رفاهی
طرح طبقه بندی مشاغل و نیز سیستم کامپیوتری اطلاعات مالی و پرسنلی به مورد اجراء گذاشته شده و پرسنل این شرکت از مزایائی همچون سرویس ایاب و ذهاب ، رستوران ، مرکز بهداشت ، کتابخانه ، مرکزآموزش ، پاداش افزایش تولید ، بیمه عمر ، بیمه حوادث ، بیمه بیکاری ، تعاونی مصرف ، تعاونی مسکن و وامهای مختلف بهره مند می باشند.
ز- طرحها وبرنامه های تحقیقاتی
شرکت پاکسان بعنوان بزرگترین واحد تولید مواد شوینده و بهداشتی کشور برنا مه های وسیع و همه جانبه ای را درزمینه های مطالعاتی و تحقیقاتی صنایع شوینده و منابع اولیه آن در دست اقدام دارد.
وجود مرکز هستی خودکفائی – تحقیقاتی صنایع شوینده دراین شرکت و تشکیل جلسات مستمر این هستی که به حضور مسئولان محققان و دست اندرکاران این صنعت در محل شرکت پاکسان برگزار می گردد ، نوید بخش آینده روشنی در جهت نیل به خود اتکائی این صنعت در طرح کشور میباشد.
شرکت سهامی خاص پاکسان بطور کلی در 5 حوزه بشرح ذیل مورد بررسی قرار گرفته است :
1- حوزه مدیریت عامل
2- حوزه مدیریت اداری
3- حوزه مدیریت مالی
4- حوزه مدیریت تاسیسات
5- حوزه مدیریت بازرگانی
حال به تشریح اهداف و ماموریتهای حوزه های پنجگانه فوق می پردازیم :
1- مدیریت عامل : این حوزه بالاترین مقام تصمیم گیری و سیاست گذاری درشرکت محسوب می شود و اختیاراتش از طریق اساسنامه با مجمع عمومی و هیئت مدیره شرکت به مدیر عامل تفویض گردیده است . تصویب نهائی کلیه طرحهای اجرائی وبرنامه ای و تصمیم گیری در نحوه اجرای هرگونه عملیاتی که بررسی تخصصی آنها در سایر حوزه ها انجام می گیرد بعهده این حوزه می باشد.
مدیریت شرکت پاکسان که پس از پیروزی انقلاب اسلامی که شرکت تحت سرپرستی دولت جمهوری اسلامی ایران به فعالیت خود ادامه داد از طرف سازمان صنایع ملی ایران انتخاب شدند که براین منوال مدیریت شرکت شامل مدیر عامل و اعضاء هیئت مدیره منتخب سازمان صنایع ملی ایران شروع بفعالیت نمودند.
اجزاء تشکیل دهنده این حوزه که تحت نظارت مستقیم مدیر عامل قرار دارند عبارتند از :
دفتر مدیر عامل ، امور حسابرسی داخلی ، دفتر مشاوره حقوقی و دفتر سازمان
زیرمجموعه شرکت طبق طبقه بندی انجام شده شامل چهار گروه مدیریت : اداری – مالی- بازرگانی و تاسیسات می باشد که آنها نیز با اداره کلیه واحدهای تحت نفوذ خود چرخ تولیدی این شرکت را بگردش در آورده اند.
با توجه به اینکه از 12000 سهم شرکت پاکسان تعداد 11319 عدد آن یعنی معادل 32/94% متعلق به شرکت سهامی عام توسعه صنایع بهشهر واز این مقدار 47/46% کل سهام بشرکت مذکور متعلق به دولت بوده است و اخیراً براساس سیاست دولت مبنی بر واگذاری 33% سهام به کارکنان که اینکار نیز در شرکت پاکسان صورت پذیرفته ، شرکت پاکسان از تحت پوشش سازمان صنایع ملی ایران خارج وزیر نظر شرکت سهامی عام توسعه صنایع بهشهر اداره می شود. وبهمین دلیل مدیران منتخب سازمان صنایع ملی لغو حکم واز طرف شرکت توسعه صنایع بهشهر مدیران جدید منصوب شده است.
2- مدیریت اموراداری :
مدیریت اموراداری یکی از مهمترین حوزه های پنجگانه موجود در هر سیستم می باشد .زیرا وظائف محوله به این حوزه بسیار مهم و ظریف میباشد.عمده وظائف اجرائی مدیریت اداری را می توان به شرح ذیل بیان نمود :
*- وظائف مربوط به امور کارگزینی – کارمند یابی – انتخاب- انتصاب- ارزیابی کارکنان – ترفیع و انتصال – انفصال از خدمت – بازنشستگی و نگهداری سوابق را می توان نام برد.
*- وظائف آموزشی – برنامه ریزی آموزشی و نظارت در اجرای برنامه های آموزشی و همچنین پیش بینی محل و تسهیلات آموزشی و تامین مربی و معلم و تهیه وسائل کمک آموزشی ودر پایان ارزیابی آموزشی نیز بعهده این امور می باشد.
*- وظائف مربوط به اداره امور حقوق و دستمزد که عبارت است از : کارشکافی و تعیین استانداردکار ارزشیابی مشاغل ، تنظیم طرح حقوق و تعیین دستمزدهای تشویقی.
*-وظائف مربوط به روابط کارگری – عقد قراردادهای دسته جمعی ، تعیین شرایط و ساعات کار. نظارت در امور انضباطی و رسیدگی به شکایات پرسنل از جمله وظائف امور اداری به شمار می آید.
وظائف مربوط به امور بهداشت و ایمنی – هر امور اداری باید درامر بهداشت ، دربرنامه ریزی و اجرای امور ایمنی کمک در امر طرح ریزی ؛ امور آموزشی ایمنی ، ارزیابی برنامه های ایمنی و همچنین نگهداری سوابق ایمنی نظارت داشته باشد.
*- وظائف مربوط به امور بهداری که عبارت است از : نظارت در تامین کمکهای اولیه – نظارت در امور اجرائی بهداری – نظارت دربرنامه ریزی معاینات- نظارت در تنظیم مدارک پزشکی و نظارت در امورخدمات درمانی.
*- وظائف پژوهشی – جمع آوری اطلاعات پرسنلی و تجزیه و تحلیل آمارها و بررسی خط مش های پرسنلی و پژوهش علمی درزمینه کارآئی کارکنان و پژوهش علمی در زمینه روحیه ورفتار کارکنان را وظائف پژوهشی گویند که جزء وظائف امور اداری هر شرکت میباشد.
*- وظائف مربوط به خدمات پرسنلی که این وظیفه موارد زیر را در بر می گیرد :
بیمه کارکنان- ایجاد غذاخوری- ایجاد سرویس ایاب و ذهاب پرسنل – ایجاد تسهیلات ورزشی- تامین تفریحات سالم- تامین مسکن- تشکیل شرکتهای تعاونی- تشکیل صندوق تعاونی و مددکاری و غیره.
درشرکت پاکسان وظائف امور اداری طی چارت رسم شده به واحدهای تابعه تقسیم شده است :
کارگزینی : یکی از واحد های تابعه امور اداری کارگزینی می باشد که وظائف و مسئولیتهای آن عبارت است از : استخدام – استعفا- البته انفصال از خدمت بهر طریق استعفا – از کارافتادگی- بازنشستگی- اخراج و ….. همینطور نگهداری و محاسبات مرخصی کارکـنان شرکت بعهده این واحد می باشد.
بمنظور برآورد ساختن احتیاجات نیروی انسانی در سیستم عمل استخدام صورت می گیرد که در شرکت پاکسان اینکار بیشتر از طریق آگهی در روزنامه های کثیر الانتشار صورت می پذیرد ، البته ممکن است نیروهای لازم از درون خود سازمان تامین گردد . مثلاً درقسمت تعمیرات چنانچه احتیاج به نیرو باشد ، ممکن است فردی از قسمت خدمات اداری با توجه به پیشنهاد قسمت آمادگی خود را برای آن کاردرآن قسمت اعلام کرده و پس از طی مراحل مرسوم و قبول سرپرست قسمت تعمیرات از مرکز خود به مرکز نعمیرات انتقال یابد.
بطور کلی استخدام بدین صورت انجام می گیرد که ابتدا از طریق سرپرست قسمت تعمیرات که احتیاج به کارگر یا کارمند دارد ، فردی برای کارگزینی ارسال می گردد که اطلاعات لازم از قبیل میزان مهارت و دانش و تحصیلات و حتی سن مورد تقاضا درآن فرم درج شده است. سپس کارگزینی با توجه به فرم دریافت شده و اطلاعاتی که از قسمتهای دیگر دردست دارد ، میتواند یا بطریقه فوق نیرو را از دپارتمانهای دیگر تامین نموده یا بوسیله آگهی استخدام نیرو را تامین کند . پس از آگهی استخدام افراد به کارگزینی مراجعه می نمایند . درآنجا فرم استخدامی را که کلیه اطلاعات مورد لزوم درآن میباشد پرشده ، سپس کارگزینی فرمهای تکمیلی را بررسی می نماید و آنهائی را که واجد شرائط می باشند برای سرپرست قسمتی که فرم درخواست نیرو را فرستاده ارسال می دارد . در قسمت ازبین فرمها انتخاب می شود . حال بعضی از واحد ها اینکار را توسط آزمون انجام می دهند . برخی با مصاحبه و ………………….
پس از مراحل فوق فرد یکه انتخاب شده توسط کارگزینی به واحد معرفی و کارت ایاب و ذهاب برای او صادر می شود. البته نیروهای استخدامی باید بمدت یک تا سه ماه بصورت آموزشی در واحد ذیربط فعالیت کند که پس از انقضای مدت فوق سرپرست واحد مربوطه می بایست فرمی را مبنی بر تائید یا عدم تائید فرد مشاغل برای کارگزینی ارسال نماید.
پس از مراحل فوق کارگزینی طی حکمی که برای دپارتمان حسابداری حقوق و دستمزد می فرستد رسمیت فرد را تائید کرده وبرای او حقوق تعیین نماید . البته فرمهای ارسالی به حسابداری حقوق و دستمزد شامل اطلاعات زیر می باشد :
نام- نام -خانوادگی- میزان تحصیلات- تاهل یا تجرد فرد- حقوق ثابت و…………………
البته چنانچه فردی استخدامی جزء نیروهای تولیدی یا تعمیراتی باشد باید کارگزینی او را به انبار ملزومات معرفی کرده تا فرد پس از دریافت لباس به کار مشغول گردد .
انفصال از خدمت در شرکت پاکسان به طریقی که باشد ( استعفا ، اخراج ، بازنشستگی ، از کارافتادگی ) تقریباً با یک رویه انجام می پذیرد . افراد پس از فرستادن تقاضا برای کارگزنی فرمی را پر میکند . این فرم توسط قسمتهای ذیربط پر میشود . مثلاً انبار ملزومات تائید می کند که فرد لباس کار خود را تحویل داده . حسابداری مالی میزان بدهی یا عــــــــدم بدهی او را در فرم تایید می نماید . همینطور قسمت وام های دریافتی فرد درآن درج شده که با مراجعه به مسئول وام میزان بدهی او در آنجا نیز درج می گردد . سپس فرمی را خود کارگزینی پر میکند که اطلاعات فرد در آن آمده و میزان حقوق و سابقه او درآن نوشته شده است و فرم برای مدیریت ارسال می گردد و مدیریت نسبت به سابقه و حقوق و رضایت سرپرست و……….. از حدود 15 روز تا 60 روز برای او مزایا در نظر می گیرد. حال این فرم و بقیه اطلاعات پرسنلی فرد به حسابداری حقوق و مزایا ارسال می گردد که در آنجا پس از کنترل پرداختها و کسورات فرد طی حواله پرداخت که صادر می گردد با فرد تسویه حساب میشود . در مورد کنترل و ثبت مرخصی افراد توسط کارگزینی ابتدا فرم مرخصی را پرسنل تکمیل کرده و پس از تایید سرپرست قسمت به کارگزینی ارسال می دارد . درکارگزینی پس از کنترل بایست موجود مرخصی در فرمهائی ثبت می گردد که در پایان ماه با ارسال سیستمها به کامپیوتر میزان مرخصی او را در لیست حقوق فرد مشخص می گردد .
امور سازمانی
این واحد می بایست طرح طبقه بندی مشاغل را که در سال 1354 توسط کارشناسان و با همکاری پرسنل شرکت و مسئولین محترم تهیه و تنظیم شده است همیشه به روز داشته باشند . البته می توان به تشریح کامل و جامع آن پرداخت که شرح آن دراین مقوله نمی گنجد ، فقط بطور مختصر میتوان بدان اشاره نمود .
طرح طبقه بندی مشاغل درسال 1354 انجام گرفته است ، بدین نحو که با مذاکرات و راهنمائیهای کارشناس مربوطه توانست انجام پذیرد . کل مشاغل در شرکت پاکسان به 311 شغل و 422 پست تقسم گردید و پس از تصویب این طرح در هرسال یک پایه به پایه های شغلی افراد اضافه شده است . مثلاً برای کسی که در گروه یک استخدام می شود پس از یکسال سابقه یک پایه به او داده و به اندازه ارزش پایه گروه یک ( 1500ریال ) به حقوق او افزوده میشود.
ایمنی و بهداشت :
در شرکتهای تولیدی واحدی تحت عنوان حفاظت صنعتی و یا ایمنی و بهداشت مشغول بکار می باشند که وظیفه این قسمتها حفظ کارکنان در مقابل حوادث ناشی از کار می باشد . این واحد ها باید برای امور ایمنی کارخانجات برنامه ریزی های تدوین شده و مطمئنی داشته باشند و با آموزش افراد درجهت استفاده صحیح ازابزار و ماشین آلات آنها را از خطرات و موانع ناشی از کار روزمره دور نگاهدارند که اینکار را می توان با آموزشهائی که در کلاسها اداره می شود و همچنین با نصب تابلوهای ایمنی به کارگران تذکر داد . همچنین یک مسئول ایمنی و بهداشت می تواند با نگهداری سوابق حوادث و تصادفات پیش آمده در کم کردن و جلوگیری از اتفاقات بکر شد. قسمت ایمنی و بهداشت کارخانه باید با حضور مداوم و فعال دربین کارکنان و دپارتمانهای تولیدی و بازدید از نحوه کار دستگاهها و افراد در بهبود عملکرد آنها برنامه ریزی داشته باشد. در شرکت پاکسان واحد ایمنی و بهداشت وظائف فوق را مورد اجرا قرار می دهد مثلاً تابلوهائی در قسمتها نصب شده وبه کارگران می آموزد چگونه کارکردن را ویا در برخی از کارگاهها که خطر آتش وجود دارد . تابلوهای استعمال دخانیات ممنوع نصب شده است . همچنین بعلت اتفاقاتیکه بوسیله لیفتراک در شرکت بروز داره تابلوئی روی آنها بدین شرح نصب شده است بایستی فقط راننده لیفتراک از لیفتراک استفاده نماید . همینطور جهت بهداشت محیط زیست دستورالعملهائی صادر شده است ویا در مورد استفاده از وسائل ایمنی اقدامات جدی صورت گرفته است و بسته به لحاظ هر قسمت کارگران از کفشهای ایمنی و دستکشهای ایمنی و ماسک و لباس کارهای ضد اسید و………… استفاده می نماید.
جهت ثبت بیماری افراد معایناتی از آنها بعمل می آید که این معاینات هم در ابتدای استخدام افراد صورت میگیرد و همچنین بطورادواری و مرتب از کارکنان معاینات پزشکی بعمل آمده ودر صورت مشاهده بیماری آنها رابرای معالجه پزشک معرفی می کنند . مثلاً بعضی از قسمتهای کارخانه مانند واحد تولید رخشا که امکان بروز بیماریهای ریوی وجود دارد ، کارگران آن قسمت بطور دائم و مرتب چکاب می شوند و علاوه بر معاینات ادواری هر چند دقت شغل کارگران این قسمت عوض میشود وبه واحد دیگر منتقل می شوند . البته در مورد ماشین آلات باید مسائل ایمنی رعایت شود از جمله اینکه باید دستگاهها مرتب بازدید شوند و اگر چنانچه حفاظی از دستگاه معیوب شده در دوباره سازی آن دستورات لازم صادر گردد. لازم بذکر است درشرکت پاکسان جلساتی تحت عنوان کمیته ایمنی تشکیل می گردد که دراین جلسات نمایندگان سرپرستها و مهندسین و شورا و همچنین سرپرست ایمنی و بهداشت حضور دارند و مسئول ایمنی وبهداشت گزارشات خود را به جلسه ارائه داده و اشکالات و راه حلهای را بررسی می کنند . حال با همه اینکارها چنانچه فردی حادثه بیند شرکت با تمام وجود در بهبود فرد مسدوم می کوشد . مثلاً دوسال قبل کارگری در قسمت تعمیرات پودر برف در حین تمیز کردن غلطک دستگاه دست او از ناحیه بازو آسیب دید ولی متاسفانه با وجود سعی و کوششی که انجام گرفت منجر به قطع دست او شد. وقتی موضوع مورد بررسی قرار گرفت معلوم شد که علت سهل انگاری با کارگر بوده است .زیرا او می بایست با کاردک دسته سبز کار تمیزکردن را انجام می داده است ولی باز با کاردک کوچکترین کاررا کرده و غلطک دست او را بریده است . منظور از آوردن مورد فوق اینکه تمامی حوادث و اتفاقات در شرکت پاکسان ثبت شده و علت یابی می گردد وبرای جلوگیری ازاین نوع موانع برنامه ریزی هائی صورت می گیرد تا دوباره تکرارنشود.
آموزش :
آموزش یکی از مهمترین ابزاری است که می توان کارآئی افراد را توسط آموزش بالا برد و به کیفیت آن افزود . در شرکت پاکسان به این امر مهم بهاداده شده است . همچنین برای بالا بردن سطح دانش و مهارت افراد شاغل تسهیلاتی برای این دسته افراد در نظر گرفته شده است و همچنین برای دانشجویان نیز تسهیلاتی در نظر گرفته شده و دانشجویان می توانند با ارائه برگه انتخاب واحد به مرکز آموزش از ماموریت آموزشی استفاده کنند و شهریه دانشجویان نیز به ایشان پرداخت می گردد. همچنین دانشجویان دانشگاهها می توانند کارآموزی خود را دراین شرکت انجام دهند .
رابط روابط صنعتی :
کلیه امور مربوط به بیمه کارکنان اعم از بیمه تامین اجتماعی و بیه عمر حوادث و بیمه خانواده جزووظائف و مسئولیتهای روابط صنعتی می باشد. بیمه تامین اجتماعی طبق دستور وزارت کار و امور اجتماعی جزء بیمه های اجباری کارکنان می باشد. حتی بیمه پرداختی به شرکت بیمه بدین صورت است که از کلیه دریافتی های مشمول بیمه افراد حق بیمه دریافت میشود. براساس قانون بیمه های اجتماعی حق بیمه 30% درآمد مشمول بیمه می باشد که 7% از آن را باید به افراد شاغل بپردازند و 20% آن سهم کارفرما و 3% آن که بنام بیمه بیکاری میباشد توسط دولت پرداخت می شود . براساس این پرداخت سازمان تامین اجتماعی باری کلیه افراد تحت تکفل شاغل دفترچه بیمه صادر می کند و همچنین در موقع استراحت بیماری افراد شاغل بیمه موظف است 75% حقوق متاهلین و 65% حقوق مجردین را به آنها پرداحت نماید. لازم بذکر است یکی از برنامه های رفاهی شرکت پاکسان این است که چنانچه فردی احتیاج به استراحت داشته باشد ، چون بیمه سه روز اول استراحت را مبلغی به بیمار پرداخت نمیکند ، خود شرکت متقبل پرداخت سه روز اول بیماری فرد گشته و نمیگذارد کارکنانش از ناحیه ضرری را متحمل شوند.
بیمه عمر و بیمه حوادث مربوط به خود شخص شاغل بوده و حق بیمه آن 3% حقوق فرد می باشد که 5/1% آن به عهده کارفرما می باشد که بیمه طبق قرارداد موظف است درمورد بیمه عمر تا سی برار حقوق بیمه گذار به ورثه او پرداخت نماید. حال چنانچه دراثر حادثه کارگر فوت نماید بیمه باید تا سقف برابر حقوق به وراث پرداخت نماید.
بیمه خانواده یکی دیگر از بیمه های اختیاری است که کارگر می تواند با پرداخت حق بیمه ای معادل 30000 ریال بدون در نظر گرفتن حقوق و مزایا خانواده خود را بیمه کند . بیمه موظف است در مقابل نقص عضو هریک از فرزندان پرسنل مبلغی را به عنوان خسارت بپردازد .
یکی دیگر از وظائف محوله به مسئول روابط صنعتی پیگیری مسئله بازنشستگی پرسنل می باشد که افراد می توانند براساس قوانین کار وامور اجتماعی پس از سی سال خدمت تقاضای بازنشستگی کنند . البته در هرزمان بیمه جهت رفاه حال شاغلین قوانینی جهت بازنشستگی افراد وضع می کنند که تمام آنها را نمی توان دراین مقوله گنجاند.
در اینجا مسئول روابط صنعتی پس ازدریافت تقاضای شاغل برای بازنشستگی می تواند برای آن اقدام کرده و مراحل قانونی آن را دنبال کند . حقوق بازنشستگی افراد براساس فرمول خاصی از طریق بیمه های اجتماعی به افراد بازنشسته پرداخت می گردد .نحوه محاسبه آن بدین صورت است که متوسط دوسال حقوق آخر فرد را حساب کرده و آن رادر سابقه فرد ضرب نموده و سپس بر عدد 35 تقسیم می کنند .
حوزه فعالیت خدمات رفاهی نیز زیر نظر مسئول روابط صنعتی می باشد . مسئول روابط صنعتی موظف است در مواقعی که کارگر دچار حادثه شده و یا بهر عللی بیمار شود یا هنگام بهبودی پرسنل اور را تحت نظر داشته و کلیه مخارج بیماری او را از طریق شرکت تامین نموده و هفته ای دوبار به عیادت اوبرود وهربار هدیه ای طبق آئین نامه های مصوب شرکت برای او ببرد.
البته لازم بذکر است مسائل رفاهی دیگری از قبیل ایاب و ذهاب کارگران یک وعده غذای گرم برای آنها ونیز تعاونیهای مصرف و مسکن در شرکت پاکسان وجود دارد که مسئولیت آنها با روابط صنعتی نمی باشد . زیرا چنانچه ذکر شد شرکت پاکسان با شرکت صنعتی بهشهر دریک مجموعه قرار گرفته اند و بسیاری از اینگونه خدمات رفاهی دو شرکت بصورت مـــــشترک بوده و کلیه هزینه های انجام شده بابت موارد فوق شرکت صنعتی بهشهر بصورت تسهیمی بحساب شرکت پاکسان منظور می گردد.
دیگر از مسائل رفاهی که برای کارگران شرکت درنظر گرفته شده ، وامهائی است که شرح آن در قسمت کسورات حسابداری حقوق و مزایا خواهد آمد .
خدمات اداری
واحد خدمات اداری یکی از زیرمجموعه های مدیریت اموراداری شرکت می باشد که خود نیز به قسمتهای مختلفی تقسیم می گردد :
1- ایاب و ذهاب : البته این قسمت وظیفه اش سرویس دهی به افرادی است که در بین روز به ماموریت خارج شرکت می روند ، همچنین کسانی که بیش از ساعت کاراداری در شرکت مشغول بکار هستند و نمی توانند از ایاب و ذهاب عمومی شرکت استفاده کنند . این مرکز جهت رساندن ایشان بمنزل با آنها همکاری می نماید.
2- ترابری سنگین : این واحد دارای چندین کامیون تریلی و کمپرسی بوده درحمل ونقل مواد اولیه از شرکتهای دیگر و یا از گمرکات و بنادر به شرکت کمک می کنند.
3- روابط عمومی : وظیفه این واحد تهیه و تدارک پذیرائی از میهمانان شرکت و همچنین انجام اقدامات لازم برای مسافرت مدیران و مسئولین می باشد و نیز تدارک و اقدامات لازم برای بازدید کنندگان بعهده این واحد میباشد.
4- ساختمانهای اداری و محوطه : برای کلیه افراد در قسمتهای مختلف بعنوان پیشخدمت و یا نامه رسان و نظافتچی هستند ، متصدی در نظر گرفته شده که این کارگران زیر او خدمت می کنند و نظافت محوطه و ساختمانهای اداری را عهده دار می باشند .
5- انبار ملزومات : وظیفه این انبار تحویل ملزومات از قبیل لوازم التحریر و البسه به کارکنان شرکت می باشد.
6- تلفنخانه : وظیفه ارتباط بین دپارتمانهای مختلف و همچنین ارتباط دادن با خارج از شرکت را بعهده دارند .
مدیریت عامل
مدیر امورمالی
منشی و بایگان حسابدار تعاونی اعتبار
رئیس حسابدار مالی رئیس حسابداری مدیریت
مسئول حسابداری عمومی مسئول بودجه و گزارشات
مسئول حسابداری سفارشات مسئول حسابداری صنعتی
مسئول حسابداری حقوق و مزایا مسئول حسابداری انبارها
مسئول امور بیمه خزانه دار
مسئول صاحب جمع اموال صندوقدار
3- مدیریت امور مالی
یکی دیگر از حوزه های فعال در شرکت سهام خاص پاکسان حوزه مدیریت امور مالی است . عهده وظائف مدیریت مالی یک شرکت عبارت است ، برنامه ریزی و تصمیم گیری درمورد نقدینگی موجودی شرکت و همچنین کنترل بر نسبتهای مالی است. برنامه ریزی در جهت بهینه ساختن نسبتها و همچنین برنامه ریزی در جهت سودآوری بیشتر و نیز صدور دستورالعملهائی برای کـم کردن هزینه ها از اموری است که می توان جزء وظائف مدیر امور مالی هر شرکت بشمار آورد.
براساس چارت موجود حوزه امور مالی شرکت پاکسان به سه شاخه اصلی تقسیم بندی میشود.
واحدهای موجود در امور مالی عبارت است از : واحد حسابداری مالی ، واحد حسابداری مدیریت و واحد خزانه داری که هر یک ازاین شاخه ها فعالیت و عملیات خاص خود را دارند و هر کدام ازاین مراکز هزینه دارای زیر مجموعه ها ئی هست که به تفضیل درمورد هر یک اشاره خواهد شد.
خرانه داری :وظیفه اصلی این واحد از امور مالی کنترل وجـــــــه نقد ودریافت اعتبارات از بانکها می باشد . از دیگر وظائف خزانه داری رساندن اطلاعات لازم از وضعیت موجود شرکت به مدیریت مالی است . همچنین گرفتن اطلاعات روزانه از بانکها ی کشور و انتقال آن به مدیریت مالی و نیز نگهداری موجودی ریالی و ارزی شرکت بعهده خزانه داری است . صندوق واحدی است که تحت نظر خزانه داری شرکت اداره میشود و وظیفه آن عبارت است از ، کلیه دریافتها و پرداختهای شرکت بطوریکه دراین کارخانه کلیه پرداخت بدو صورت انجام میگردد . یکی بصورت نقدمی باشد که پس از صدور حواله پرداخت و ارسال آن از قسمت حسابداری مالی توسط صتدوق از محل موجودی تنخواه گردان صندوق پرداخت می گردد و همینطور درمورد پرداختهای چکی ، پس از رسیدن حواله پرداخت از حسابداری توسط خزانه دار درچک بمبلغ حواله پرداخت صادر شده و به صندوق تحویل می دهد که در آنجا پس از اخذ امضاء چک از مدیران چک تحویل مشتری میشود. البته لازم بذکر است پرداخت حواله ها بصورت نقد یا چک بستگی به مبلغ سند و نقدینگی صندوق دارد . از دیگروظائف صندوق پرداخت حقوق کارگران می باشد.
پرداخت حقوق توسط صتدوق بدین نحو بوده که ابتدا قبل از رسیدن پاکتهای حقوق از کامپیوتر و تحویل آن بصندوق حدود مبلغ حقوق که توسط حسابداری حقوق و مزایا مشخص میشود به خزانه داری اعلام می گردد و خزانه دار موظف است مبلغ اعلام شده را تامین نماید و با پرکردن درخواست وجه و ارسال بحسابداری در چند نوبت بطور متوالی وجـوه حقوق را از بانک دریافت می دارد . خزانه پس از دریافت پاکتهای حقوق در 27 هرماه پولها را پاکت کرده و پس از کنترل موجـــــودی حقوق آماده پرداخت می کند که در هرماه تاریخ سی و یکم هرماه حقوق پرداخت می شود.
حسابداری مالی :
عمده فعالیتها و عملیات امور مالی در حسابداری مالی صورت می پذیرد . زیرا که کلیه فعالیتهای حسابداری صنعتی اعم از ثبت و ضبط عملیات انبارها و نگهداری موجودی مواد و محصول و همچنین بدست آوردن قیمت تمام شده محصولات در نهایت در حسابداری مالی جمع بندی شده که منجر به تهیه و تنظیم صورتهای مالی می گردد .
صورتهای مالی نشانگرکل عملیات شرکت بوده و قابل ارائه به صاحبان سهام ، مدیران و وزارت امور اقتصادی و دارائی می باشد و همچنین می توان جهت دریافت وامهای اعتباری از بانکها به مسئولین مرتبط بانکها ارائه نمود . چون صورت مالی شرکت بیانگر وضعیت موجود و آینده و گذشته شرکت می باشد .
از یادداشتهای تهیه شده در صورتهای مالی ( موجودیها – حسابهای دریافتنی- دارائیها و غیره) می توان اعتماد بانک را جهت بازپرداخت وام جلب نمود.
حال تشریح مسائل جاری حسابداری به دو گونه صورت پذیرد :
ابتدا طی چارت ارائه شده از سوی امور سازمانی شرکت می توان مسئولیتها و فعالیتهای افراد درون سازمانی را تشریح نمود.
سپس بشرح کامل صورتهای مالی جهت معرفی حسابهای موجود وطریقه تهیه و تنظیم آن می توان پرداخت .
لازم بذکر است ، بدلیل گسترده شدن فعالیتهای حسابداری و کمبود نیروی انسانی ودر نتیجه وجود مشکلات در بهتر ارائه نمودن صورتهای مالی چارت جدیدی توسط متخصصین واحد مالی ارائه شده است که در پایان این بخش بصورت مشروح توضیح داده خواهد شد . البته درحال حاضر چارت جدید زیر نظر کارشناس طبقه بندی مشاغل دردست بررسی است که پس از تصویب چارت توسط مدیریت عامل شرکت و همچنین تایید آن توسط وزارت کار و امور اجتماعی می توان آن را به مرحله اجرا گذاشت . به نظر میرسد با باز شدن چارت موجود و اعلام فعالیتها و مسئولیتها ی افراد بتوان به نحو شایسته و بهتری درامور مالی اهداف را دنبال نمود. زیرا در چارت موجود همانگونه که خواهد آمد مشکلات نیز بیان شده است .
شرح فعالیتهای حسابداری طبق چارت سازمانی معین :
براساس چارت موجود یکی از زیرمجموعه های مدیریت امور مالی ، حسابداری مالی بوده که به ترتیب سلسله مراتب از رئیس حسابداری مالی شروع و به دفتردار و بایگان ختم می شود که براین اساس شخصی که دراین جایگاه قرار می گیرد باید دارای مدرک لیسانس درمرحله اول بوده ، لیکن باید احاطه کامل بر کلیه مسائل حسابداری داشته ود رکاربرد اصول حسابداری توانا باشد . همچنین رئیس حسابداری باید آگاهی کامل از روشهای مورد عمل در حسابداری عمومی ، سفارشات ، حقوق ومزایا ، اموال و امور بیمه داشته باشد .
البته فعایت عمده روزمره این است کنترل کامل فعالیتها و عملیات انجام شده توسط حسابداری مشروحه درفوق بوده و همچنین دریافت پیشنهادات اصلاحی از طریق مسئولین ذیربط و حمل ونقل مسائل مربوطه وبرنامه ریزی درمورد کارهای آنها جهت بهتر شدن ثبت و ضبط حسابهاست. زیرا حسابداری فنی است که بتوان از کوتاهترین و بهترین راه به هدف رسید.
لازم بذکر است ، فعالیت مهم و گسترده رئیس حسابداری مالی تهیه و تنظیم صورتهای مالی و یادداشتهای همراه بوده که با همکاری مسئول حسابداری عمومی در هر سال انجام می پذیرد . زمان تهیه صورتهای مالی برای شرکت پاکسان که سال مالی آن در پایان اسفند ماه هر سال خاتمه می یابد از ابتدای سال بمدت چهار ماه با تلاش شبانه روزی به پایان می رسد . همچنین کار تهیه و تنظیم اظهار نامه مالیاتی در پایان هر سال پس از تهیه صورتهای مالی شرکت جهت ارائه به وزارت دارائی یعهده رئیس حسابداری مالی می باشد.
یک رده پائین تر از رئیس حسابداری مالی درشرکت پاکسان جایــگاه مسئول حسابداری عمومی می باشد . حوزه فعالیت مسئول حسابداری عمومی عبارت است از ، کنترل و نظارت بر حسابداریهای خرید و فروش و همچنین کنترل کلیه اسناد حسابداری مالی نیز جزء حیطه فعالیت مسئول حسابداری عمومی می باشد.
ضمن بیان فعالیت " کنترل اسناد" در حسابداری بطور متوسط درمورد کلیه اسنادی که در حسابداری مالی مورد استفاده قرارمی گیرد توضیح داده میشود. اعمال حسابداری در شرکت پاکسان بصورت کامپیوتری می باشد . بدین لحاظ فرمهای مورد استفاده به گونه ای است که بتواند اطلاعات مورد نیاز کامپیوتر را نیز تامین نماید.
انواع فرمهائیکه در حسابداری کار ثبت حسابداری روی آنها انجام می شود بشرح ذیل می باشد :
1- فرم رسید صندوق ( نمونه پیوست) این فرم توسط دپارتمان صندوق تکمیل می شود . واحد صندوق براساس رسید صندوقهای موقتی که از حسابداری دریافت می کند ( رسید صندوق موقت همراه وجه نقد یا چک توسط شخص پرداخت کننده به صندوق آورده میشود) وجه نقد یا چک را از مشتری تحویل گرفته وبر اساس حساب تعیین شده از طرف حسابداری رسید صندوق ( شماره دار) صادر میکند . بدین صورت که در بالای فرم رسید صندوق شماره حساب را نوشته و فرم را امضاء می کند. حساب ثبت شده روی رسید صندوق بستانکار شده و حساب صندوق که شماره آن بصورت چاپی درذیل رسید صندوق آمده بدهکار می گردد .
لازم به توضیح است ، فرمهای رسید صندوق در پاکسان بصورت چهارنسخه ای است که صندوق دار پس از صدور سند یک نسخه آن را تحویل مشتری داده ویک نسخه را همراه با ضمائم سند در خود صندوق بایگانی کرده و دو نسخه دیگر را برای کنترل و ارسال به کامپیوتر به حسابداری می فرستد .
بسمه تعالی
شرکت سهامی خاص پاکسان تاریخ………………..
تحت پوشش سازمان صنایع ملی ایران ردیف………………….
برگ کنترل اسناد حسابداری شماره شرکت…………….
شرح
مقدار
مبلغ
تعداد
اقلام
از سند شماره ………………………..
تا سند شماره…………………………..
گرم
کیلو
د
ریال
از سند شماره…………………………..
تا شماره…………………………………
1- ( شماره حسابها کنترل گردید
2- ( اعلامیه حسابهای جاری صادر گردید ، بشماره………………….
3- ( سندهای RMT صادر گردید ، بشماره ……………………….
حسابدار مسئول حسابدار
بسمه تعالی
شرکت سهامی خاص پاکسان
تحت پوشش سازمان صنایع ملی ایران
((رسید صندوق))
دریافتی از فروش محصولات صنعتی
نام حساب
شرح
شماره حساب
مبلغ
1
بدهکاران
شرکت ایران بانه ح 24264
2
3
0
0
5
4
5
2
//
صنایع بسته بندی مازندران ح 24265
9
5
8
6
8
2
1
3
//
شرکت سونالین ح 24262
6
7
8
8
5
0
5
4
//
شرکت ایران چشمه ح 24263
3
2
5
8
9
7
5
5
//
شرکت چسب سیلیکات ح 10452
2
8
9
7
8
6
8
صندوق
دریافتی از فروش محصولات صنعتی
4
8
6
9
1
0
9
امضاء صندوقدار : ………………………………………………
مبلغ بحروف ………………………………………………………………………………
2- فرم گزارش(( عملیات انتقالی صندوق))
کلیه وجوه نقد و چک هائی که توسط صندوق از مشتریان دریافت شده است و بابت آن رسید صندوق صادر شده بلافاصله طی سند انتقالی در همان روز به حساب بانک واریز می گردد . بدین نحو که کلیه وجوه نقد و چکها طی شماره حساب به بانک ریخته می شود . حساب بانکها طی این سند بدهکار شده و کل مبلغی که درذیل سند انتقالی در جلوی حساب صندوق آمده بستانکار می گردد . این سند در سه نسخه تنظیم می گردد که یک نسخه آن در قسمت صندوق بایگانی شده و دو نسخه دیگر جهت کنترل و ارسال به کامپیوتر به حسابداری فرستاده می شود.
عملیات ثبت شده طی دو سند فوق بیانگر این است که در پایان هر روز حساب صندوق مانده ندارد.
3- سند هزینه و حواله پرداخت ( نمونه پیوست)
این اسناد توسط حسابداری های خرید ، فروش ، سفارشات ، حقوق و مزایا بمنظور پرداخت به مشتری یا افراد شرکتها مورد استفاده قرار می گیرد . همینطور که در نمونه مشاهده می شود ، سند ها از دو بخش تشکیل شده است . در بخش بالائی هر حسابی که ثبت شود مبلغ ثبت شده به بدهکار آن حساب منظور می گردد و حساب هائی که درپائین این سند ها ثبت شود ( کسور) حساب را بستانکار می کند. حواله پرداختها توسط حسابداری های مربوطه صادر می گردد سپس بعد از مراحل تایید و تصویب آن به قسمت خزانه داری فرستاده می شود . اینگونه سند ها بر اساس نوع پرداخت به دو دسته تقسیم می گردند :
الف- حواله پرداختهای نقدی یا سند های سیصد هزار( 300000) :
این اسناد ، حواله پرداختهائی است که طی آن صندوق از محل تنخواه گردان خود به مشتری پرداخت می نماید.
ب- حواله پرداختهای چکی یا سندهای دویست هزار ( 200000) :
اینگونه پرداختها با صدور چک توسط خزانه داری به مشتری پرداخت می گردد .
بسمه تعالی
شرکت سهامی خاص پاکسان
تحت پوشش سازمان صنایع ملی ایران
گزارش عملیات انتقالی صندوق
نام حساب
شرح
شماره حساب
مبلغ
صندوق
انتقال بحساب بانک
3
0
0
1
1
8
امضاء مسئول صندوق کنترل شد ثبت شد امضاء
4- برگه حسابداری یا اسناد پانصدهزار ( 500000) :
بموجب این اسناد هیچگونه پرداختی صورت نمی گیرد بلکه فقط تغییرات و جابجائی در حسابها صورت می گیرد . با یک مثال می توان مورد استفاده این نوع اسناد را بیان نمود :
برای خرید لوله و اتصالات از طریق قسمت تدارکات داخلی برگه درخواست وجه به حسابداری فرستاده می شود و مبلغی بعنوان علی الحساب درخواست می گردد . حسابداری برمبنای آن حواله پرداخت صادر کرده و مبلغ خرید را در حساب پیش پرداختها ثبت نموده و وجه آن طی چک یا بصورت نقد پرداخت می گردد. پس از خـرید جنس توسط تدارکات فاکتور از فروشنده دریافت می شود . در واحد تدارکات پس از رسیدگی های لازم برگه درخواست خرید کالا پیوست شده و تاییدات مورد لزوم گرفته شده ، سپس به واحد حسابداری جهت تسویه حساب ارسال می گردد. حال در حسابداری فاکتور کنترل شده وبسته به اینکه مبلغ فاکتور بیشتر از وجه دریافتی باشد یا کمتر دو حالت پیش می آید . چنانچه مبلغ فاکتور بیشتر باشد طی صدور حواله پرداخت ، بقیه بهاء جنس خریداری شده به مامور خرید ویا فروشنده پرداخت می شود ولیکن اگر فاکتور مطابق وجه دریافتی باشد و یا چانچه کمتر از وجه دریافتی باشد برای تسویه حساب از اسناد پانصدهزار استفاده میشود. در اینجا برای زدن سند بستگی به این دارد که جنس مستقیم هزینه ای است یا اینکه موجودی انبارشده ویا در حساب دارائی قسمت منظور میگردد . سند صادر شده و طرف حساب بستانکار شد همان حساب پیش پرداختی است که در حواله ثبت شده و بدین طریق تسویه حساب می گردد.
5- اسناد سیصد و ده هزار ( 310000) :
این نسخه نیز در همان برگه حسابداری عمل میشود. این اسناد توسط حسابداری انبارها صادر میشود و مخصوص پرداخت بارنامه های حمل موارد اولیه می باشد اعم از اینکه حمل مواد از گمرکات بوده ویا از طرف فروشندگان داخلی باشد.
طی بارنامه رسمی موادی که برای کارخانه حمل می گردد ، پس از تخلیه بار در انبارهای شرکت ودریافت (( رسید)) از انبار دار راننده به حسابداری انبارها مراجعه می کند .دراین حسابداری پس از صدور برگه وارده یک نسخه آن ضمیمه بارنامه شده و همچنین یک برگه پرداخت وجه تنظیم شده که این برگه به انضمام برگه های فوق الذکر پس از تایید مسئول حسابداری انبارها و رئیس حسابداری مدیریت به راننده داده میشود و راننده با ارئه این مدارک به صندوق وجه بارنامه را دریافت می دارد. پس از این عملیات هر پرداختی بصورت یک آرتیـکل دربرگه حسابداری ثبت می شود . حال بستگی دارد که جنس حمل شده از گمرکات باشد حساب سفارش بدهکار میشود . چنانچه مواد خریداری شده از داخل کشور باشد حساب مشتری بدهکار می گردد و حساب بستانکار سند حساب تنخواه گردان صندوق می باشد.
نکته : همانگونه که بیان شد با صدور این سند ها نباید هیچگونه پرداختی صورت گیرد . لکن بمنظور جلوگیری از اتلاف وقت راننده و سرعت بخشیدن در امور پرداخت کرایه حمل مواد ، اینگونه پرداختها از سیستم حسابداری مالی جدا شده و اینکار به حسابداری انبارها محول گردیده است . لازم بذکر است این سندها در سه نسخه تنظیم می گردد . یک نسخه آن در صندوق نگهداری شده ودر موقع تنظیم سند جبران تنخواه گردان به حسابداری مالی ارسال می شود. ودر نسخه دیگر به پیوست ( بارنامه ، یک نسخه برگه وارده و یک نسخه از برگه پرداخت وجه) به حسابداری مالی جهت کنترل و ارسال به کامپیوتر فرستاده می شود.
دربیان مقوله فعالیتهای مسئول حسابداری عمومی (( کنترل اسناد)) ذکر شده وبعد ازآن کلیه اسناد مورد استفاده حسابداری مالی بطور مشروح مسطور گردید.
حال در حسابداری مالی پس از دریافت اسناد فوق الذکر تک تک اسناد توسط مسئول حسابداری عمومی کنترل شده واز لحاظ ماهیت حسابها مورد بررسی قرار می گیرد. پس از حصول اطمینان از سندهای ثبت شده ، اسناد بسته بندی شده و بالصاق یک برگ از (( برگ کنترل اسناد حسابداری )) روی هر دسته از اسناد اطلاعات خواسته شده روی برگ کنترل اسناد حسابداری ثبت می گردد.
درآخرین مرحله اسناد به شرکت کامپیوتر وروشهای مکانیزه ارسال می گردد.
درشرکت کامپیوتر پس از انجام مراحلی که شرح آن دراین مقوله نمی گنجد ، درنهایت کلیه حسابهای شرکت بصورت معین گرفته می شود.
خلاصه عملیات کلیه حسابها که توسط کامپیوتر تنظیم گردیده است بمنزله دفتر معین شرکت میباشد .براساس این گزارشات و همراه آن معینها ، ترازنامه ای توسط کامپیوتر از حسابها گرفته میشود. پس از تحویل روزنامه حسابها از کامپیوتر توسط دفترموسسین شرکت ازروی آن شیفریه دستی تنظیم شده وارروی آن تمامی حسابها ابتدا در دفتر روزنامه و سپس در دفتر کل شرکت ثبت می گردد.
بسمه تعالی تاریخ سند …………..
شرکت سهامی خاص پاکسان ردیف ………………..
تحت پوشش سازمان صنایع ملی ایران شماره شرکت………..
سند هزینه وحواله پرداخت
مبلغ بحروف ………………….. ……………………………………………………………………………………….. پرداخت نمائید.
بابت ……………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………….. تعداد ضمائم برگ
حسابدار تایید تصویب دریافت کننده
قسمت زیر قبل از پرداخت توسط حسابداری تکمیل خواهد شد
نام حساب
شرح
شماره حساب
تعداد و مقدار
مبلغ
8
3
2
1
8
7
6
3
8
5
6
7
جمع
کسور
نام حساب
شرح
شماره حساب
تعداد و مقدار
مبلغ
8
3
2
1
8
7
6
3
8
5
6
7
جمع کسور
جمع پرداختی
مبلغ پرداختی …………………………………………………..
حسابداری ……………………………………………………….
بسمه تعالی
شرکت سهامی خاص پاکسان تاریخ سند ………………..
تحت پوشش سازمان صنایع ملی ایران شماره سند……………….
((بــــرگه حسابداری))
نام حساب
شرح
شماره حساب
تعداد/ مقدار
بدهکار
بستانکار
ریال
ریال
جمع
شرح :……………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
نسخه اول کامپیوتر نسخه دوم حسابداری امضاء مسئول حسابداری
امضاء حسابدار :
حسابداری مدیریت :
یکی از شاخه های تابعه امور مالی شرکت حسابداری مدیریت است که بر اساس چارت تدوین شده زیر مجموعه های آن عبارت است از :
حسابداری انبارها ، حسابداری صنعتی ، بودجه و گزارشات مالی
حسابداری انبارها :
زمینه فعالیت حسابداری انبارها ، همانطور که از نامش پیداست در نگهداری موجود انبارها اعم از موجودی مواد اولیه یا موجودی محصول میباشد که این امر براساس مراحلی که درذیل می آید انجام می گیرد.
1- مراحل ورود مواد اولیه به انبار :
بطور کلی مواد اولیه بهر طریقی که وارد کارخانه شود اعم از اینکه از گمرکات باشد و یا مستقیم از طریق فروشندگان داخلی باشد و غیره. درابتدا کامیون با محموله مواد باسکول میشود. سپس موادی که توسط کامیونها وارد کارخانه شده بر حسب نوع مواد به انبار مربوطه راهنمائی می شود. مثلاً چانچه مواد از نوع فسفات ، سولفات به انبار 01 مواد اولیه رفته ، اگر مقوا باشد به انبار کارتن و ….. در نهایت محموله کامیونها در انبارها تخلیه می گردد. پس از تخلیه بار پشت بار نامه توسط انبار دار مهر و رسیده میشود. در اینجا انباردار مشخصات محموله و تعداد دریافتی را در فرم مخصوص در انبار ثبت می کند . سپس راننده کامیون دوباره به باسکول رفته و کارت باسکول دریافت می دارد. لازم بذکر است در کارت باسکول مشخصات بارنامه وزن پر و خالی کامیون و وزن خالص محموله و……….. قید میشود و نیز در دفاتر باسکول تمام مشخصات با ذکر سریال ثبت می گردد.
لازم بذکر است ، پس از تخلیه مواد در انبار ماموران قسمت کوایتی کنترل از مواد رسیده در انبار نمونه برداری می کنند و نمونه را به قسمت آزمایشگاه ارسال نموده تا پس از آزمایشات مشخص گردد ، مواد اولیه رسیده با استاندارها و…. مطابقت دارد یا خیر . سپس جواب آنرا برای واحد های ذیربط می فرستد.
پس از اینکه راننده محموله را تخلیه کرد و کارت باسکول را گرفت . بارنامه و کارت باسکول را به حسابداری انبارها آورده در آنجا بر حسب نوع جنس و موادی که تخلیه شده است سند واردات صادر می گردد و شماره سند وارده روی بارنامه زده شده وبا پیوست سند پرداخت وجه راننده بصندوق شرکت جهت دریافت کرایه حمل مراجعه می نماید.
در حسابداری انبارها پس از رسیدن دو نسخه برگ وارده که تایید انباردار را در ذیل دارد یک نسخه از آن را در سریال سند های خود بایگانی کرده و نسخه دیگر که همان نسخه سفید و اصلی می باشد را برای ارسال به کامپیوتر آماده می کند.
لازم بذکر است برگه های فوق در دسته های 01 الی 20 تائی و با الصاق فرمهای کنترل اسناد حسابداری روی آن به کامپیوتر فرستاده می شود.
2- مراحل خروج مواد اولیه از انبار
مراحل فوق از زمانی شروع میشود که قسمت تولیدی به مواد اولیه نیاز پیدا کند .دراین زمان مواد اولیه برمبنای (( درخواست موقت)) از انبار تقاضا میشود ، انباردار واد را بر همان اساس تحویل قسمت داده و رسید دریافت می کند. درپایان هرماه انباردار براساس درخواستهای موقت قسمت تولیدی یک برگ درخواست دائم صادر کرده که این برگ درخواست دائم (( بنام درخواست مواد اولیه و لوازم بسته بندی)) می باشد. اطلاعاتی که درسند صادره ثبت میشود و طبق نمونه پیوست عبارت است از : تاریخ- شماره سند- کد جنس- شرح ( که نام مواد دراینجا نوشته میشود) تعداد – وزن- قسمت مصرف کننده و شماره حساب که عبارت است از ( مرکز هزینه قسمت تولیدی بعلاوه کد سه رقمی که مشخص کننده این است که مواد از نوع مواد اولیه مستقیم _ غیرمستقیم- لوازم بسته بندی- کارتن- جعبه و قوطی و …….) می باشد . این فرم در چهار نسخه تنظیم میشود .یک نسخه آن در قسمت انبار که صادر کننده نیز میباشد نگهداری شده و یک نسخه در قسمت تولیدی و دو نسخه دیگر برای حسابداری انبارها ارسال می گردد).
در قسمت حسابداری انبارها ، قسمتی که درفرم مرکز هزینه و کد مربوطه ثبت میشود ، کنترل شده و یک نسخه در حسابداری بایگانی و یک نسخه دیگر برای ارسال به کامپیوتر آماده میشود.
لازم بذکر است سند های صادره همانند برگه های واردات و دسته بندی شده و پس از الصاق ((برگ کنترل اسناد کالا)) روی آن برای کامپیوتر فرستاده میشود.
بسمه تعالی
شرکت سهامی خاص پاکسان
تحت پوشش سازمان صنایع ملی ایران
برگ درخواست مواد اولیه و لوازم بسته بندی
انبار اصلی
شماره حساب
قسمت :
78 77
تاریخ درخواست :
مبلغ- ریال
وزن خالص
شرح
کد جنس
گرم
کیلو
175
درخواست کننده رئیس قسمت انباردار تحویل گیرنده حسابداری انبارها
نسخه سفید 1 : حسابداری
نسخه سفید 2: حسابداری
نسخه زرد : انبار
بسمه تعالی
سرکت سهامی خاص پاکسان
تحت پوشش سازمان صنایع ملی ایران
برگ درخواست موقت از انبار
قسمت درخواست کننده
ردیف
شرح مواد
وزن خالص
تعداد کل
تعداد جزء
توضیحات
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
درخواست کننده انباردار تحویل گیرنده
باید توجه داشت اسناد وارده و صادره که شرح آن گذشت بدون ریال به کامپیوتر ارسال می گردد. حال باید ببینیم ریال از کجا درسیستم عمل میشود.
بطور کلی وقتیکه مواد اولیه چه از طریق سفارشات خارجی و یا ازمنابع داخلی خریداری می گردد ، زمانی که جنس به بنادر کشوررسید و یا قراردادی مبنی بر خرید مواد اولیه یا لوازم بسته بندی از داخل تنظیم گشت ، طی پروفرمی از قسمت خرید و یا تحویل یک نسخه از قرارداد به حسابداری انبارها اطلاع داده میشود که چنین محموله ای از مواد ………………از ناحیه بنادر ویا از طریق شرکت ………… درحال حمل می باشد . دراینجا حسابداری انبارها براساس فرمهای معرفی مقدار جنس و مبالغ خرید آن را به سیستم کامپیوتر معرفی می کند . لذا فی موادی که در اینجا به ماشین داده شده است خود به خود و بطور اتوماتیک پس از ارسال اسناد به کامپیوتر در جلوی مقدار وارده و صادر قرار گرفته و مبلغ کل وارده و یا صادره محاسبه می گردد.
البته لازم بذکراست دو انبار در شرکت پاکسان وجود دارد که سیستم قیمت گذاری آن با برنامه ای که درفوق توضیح داده شده تفاوت دارد و آن انبارهای لوازم یدکی و انبار ملزومات میباشد که به انبارهای
08 و 09 موسوم می باشد.
در انبارهای فوق اغلب خرید توسط تدارکات داخلی انجام می گیرد که طریقه کارآن در قسمت تدارکات ( یکی از واحد های تابعه مدیریت امور بازرگانی) میباشد . وقتی سند واردات در حسابداری انبارها صادر شد وبه امضاء انباردار رسید ، یک نسخه از بــــرگ واردات برای حسابداری مالی ارسال می گردد .
حسابداری مالی ضمن اینکه با قسمت تدارکات درمورد خرید اجناس تسویه حساب می کند . حساب ((کنترل خرید)) با ذکر مقدر درسیستم بدهکار نموده ، مبلغ جنس خریداری شده را دربرگ سبز واردات که از دو قسمت حسابداری انبارها آمده است وارد می کند . حال درپایان هرماه نسخه های سبز واردات به حسابداری انبارها فرستاده شده و حسابداری انبارها ازروی آن قیمت را در نسخه سفیدی که در حسابداری انبارها نگهداری شده است واد نموده و سپس به کامپیوتر ارسال می دارد.
سیستم دراین مورد بدین نحو عمل میکند که (( حساب کنترل خرید)) که دربالای برگه وارده زده شده است را بستانکار کرده و انبار مربوط ( 08 و 09) را بدهکار می نماید.
حال اسناد کنترل خرید در پایان هرماه قابل کنترل خواهد بود . زیرا از یک طرف توسط ارسال برگ واردات انبارهای مزبور به کامپیوتر حساب کنترل خرید بستانکار شده واز طرفی با ارسال اسناد مالی به کامپیوتر حساب کنترل خرید بدهکار میشود و چنانچه مغایرتی وجود داشته باشد در مراحل بعدی طی سند های اصلاحی چه از طریق سیستم مالی و یا از طریق سیستم حسابداری انبارها اصلاح می گردد.
اسناد RMT که از کامپیوتر ساخته میشود به شرح زیر می باشد :
1- RMT26 وارده که دارای اطلاعات زیر می باشد :
به ترتیب اسناد وارده شامل تاریخ- شماره سند- شماره کالا- شماره حساب و تعداد و مقدار وارده می باشد. در ضمن این اسناد به ترتیب شماره حساب سورت می باشد.
2- RMT26 صادره : این سیستمها نیز داری اطلاعات فوق بوده ، با این تفاوت که اولاً تعداد و مقدار صادره درآن ثبت شده ، ثانیاً دراین لیست مواد به ترتیب مراکز هزینه ای که مواد را مصرف کرده اند سورت می باشد.
3- RMT24 ، دراین لیست مانده مواد پایان ماه که از آن کلیه عملیات مربوط به ماه را می توان کنترل کرد . این سیستمها نیز دارای اطلاعاتی چون کد کالا ، شرح مانده اول دوره با فی وریال بوده ، همچنین مقدار وارده و صادره با مشخصات ذکر شده در بالا نیز دراین لیستها مسطور می باشد.
4- RMT34 که همان RMT24 بوده ، با این تفاوت که دراین نوع لیست (( ریال ))ذکر نمیشود . این لیست جهت ارائه به واحد رنامه ریزی سفارشات گرفته شده تا بتوان جهت خرید مواد اولیه برنامه ریزی کرده و قسمتهای تولیدی از لحاظ مواد اولیه در مضیقه نباشند.
5- RMT27 که فقط میزان مصرف مواد را نشان می دهد . این قسمت برای قسمت مهندسی صنایع تهیه می گردد.
نکته : در زمانی که برگ وارده در سیستم کامپیوتر ثبت شد ، عملی که انجام می گیرد ، بدین صورت است که حساب انبار RMT بدهکار شده و حساب کنترل خــــــرید یا سفارش بستانکار می گردد. دراینجا لازم بذکر است قیمتی که در حساب کنترل خرید و سفارش ثبت میشود همینطور که در صفحات قبل بدان اشاره شد به قیمتی است که بر اساس پروفرم یا اجازه مالی و یا قرارداد بصورت استاندارد به ماشین معرفی شده است. لکن از طرفی دیگر با ثبت صورتحسابها در بدهکار کنترل خرید و ثبت هزینه های سفارش ( سفارشات خارجی) در بدهکار حساب سفارش ( اینکار توسط حسابداری مالی و سفارشات انجام می گیرد) تفاوت قیمتی بوجود می آید که این تفاوت بین اقلام بدهکار و بستانکار می باشد . بعبارتی اقلام بدهکار بصورت مبالغ واقعی ثبت شده است درصورتی که اقلام بستانکار مبالغ استاندارد میباشد. حال پس از کنترل RMT و کنترل خرید ، مبالغ واقعی و استاندارد دربرابر هم قرار گرفته ودر پایان ماه سند واریانس ( تفاوت قیمت زده میشود) .
تا اینجا عملیاتی که ذکر شد مربوط به مواد اولیه و طریقه ورود و خروج آن میشود. لکن پس از تولید محصول در قسمت تولیدی ، محصولات درانبار روز قسمت نگهداری میشود . سپس با تایید کنترل کیفیت و نظارت مسئول قسمت و مسئول انبار مربوطه جنس از انبار روز وارد انبار اصلی میشود . دراین زمان انباردار با تنظیم سند واردات وراسال آن به حسابداری انبارها ودر نهایت ارسال اسناد به کامپیوتر انبار 06 (محصول) براساس RMT26 عمل میشود ، که خلاصه عملیات آن به شرح ذیل می باشد :
1- درشرکت پاکسان با قراردادی که با شرکت بهپخش تنظیم شده است ، شرکت تولید کننده پاکسان باید تمامی محصولات خود را ازطریق شرکت بهپخش بفروش برساند ، لذا جهت حمل محصولات از کارخانه به خارج از شرکت حواله هائی از طرف شرکت بهپخش صادر شده که راننده های شرکت مزبور یا کامیونهای متفرقه با دردست داشتن 2 نسخه از این حواله ها به انبار پاکسان مراجعه کرده وبارگیری می کنند . از طرفی یک نسخه از حواله های تنظیمی توسط شرکت بهپخش توسط نماینده شرکت مستقر در شرکت پاکسان به حسابداری انبارها فرستاده میشود . راننده پس از بارگیری یک برگ از حواله را نزد خود و برگ دیگر را به انباردار تحویل می دهد . در حسابداری انبارها روی حواله ها خلاصه وضعیت تهیه میشود که پس از تایید آن توسط شرکت بهپخش به کامپیوتر ارسال می گردد.
2- فروش محصولات صنعتی شرکت پاکسان از طریق قسمت فروش شرکت صورت می گیرد .
نحوه عمل آن در حسابها به شرح ذیل می باشد :
الف- ابتدا حواله فروش در شش نسخه از طریق واحد فروش تنظیم شده ، یک برگ آن پس از ثبت قیمت (فی) فروش درروی آن برای حسابداری مالی ( واحد فروش) ارسال می گردد . پنج برگ دیگر را به راننده تحویل می دهند .
ب- راننده پس از مراجعه به حسابداری انبارها ( حسابداری صنعتی) یک برگ را تحویل حسابداری می دهد و پس ار تایید حسابداری در نسخ دیگر ، حواله های فروش را بمنظور حمل محصول به انبار میبرد.
ج- قسمت انبار از چهار برگ حواله پس از بارگیری یک نسخه را تحویل راننده داده و یک نسخه را در انبار نگهداری می کند . دو نسخه دیگر را برای حسابداری صنعتی می فرستد .
د- در حسابداری صنعتی یک نسخه بصورت سریال بایگانی و نسخه دیگر برای حسابداری فروش ارسال شده تا پس از ثبت نرخ فروش محصولات در برگه به کامپیوتر بفرستد.
نکته ای که در اینجا ذکر آن ضروری است که کل حـــواله های فروش اعم از حواله های بهپخش یا حواله های فروش محصولات صنعتی که توسط واحد فروش پاکسان تنظیم میگردد ، بصورت دو انباره عمل میکنند ، یعنی با ارسال یک برگ فروش به کامپیوتر سیستم دو عمل انجام می دهد :
حساب قیمت تمام شده کالای فروش رفته ××
حساب انبار محصول ××
حساب بهپخش یا بدهکاران متفرقه××
حساب فروش ××
سیستم حسابداری
تاریخچه :
پیشینه حسابداری درایران به نخستین تمدنهائی می رسد که دراین سرزمین پاگرفت و مدارک به دست آمده با 25 قرن قدمت ، گواه بر پیشرفت این دانش درایران باستان است .
زمینه تاریخی پیدایش حسابداری و حسابرس نوین درایران درزمان انقلاب مشروطیت فراهم شد و مردمی که از آنچه برسرشان آمده بود ، در کنار خواستهائی چون عدالتخانه می خواستند که بر کار دخل و خرج دولت ودربار حساب و کتاب حاکم باشد وبرآن نظارت داشته باشند وسر انجام حرفه حسابداری مستقل همزمان با شکل گیری سیستمهای حسابداری در موسسات اقتصادی ، اعم از دولتی یا خصوصی و مقارن خلع ید از شرکت سابق نفت بوجود آمد واز این زمان به بعد جامعه اقتصادی کشور از خدمات حرفه حسابداری تخصصی بهره مند شد.
صورتهای مالی و یادداشتهای همراه " برای سال مالی منتهی ………………."
بطور کلی فعالیتها و عملیات یک سیستم حسابداری عبارت است از : جمع آوری اطلاعات ، ثبت ، طبقه بندی و تلخیص بطوریکه بتوان در پایان دوره مالی شرکت نشان داد . نتیجه عملکرد فعالیت واحد تولیدی یا خدماتی چه بوده است .
اصولاً هدف از انجام یک کار تولیدی یا خدماتی و بازرگانی بدست آوردن فایده درپایان کار میباشد تا بتواند حساب دخل و خرج شرکت را مورد بررسی قرار دهد و نتیجه را در خاتمه بیان کند.
متصدیان امور تولید و مدیران مسئول نتیجه کار خودرا بوسیله این یادداشتها مورد بازدید قرار داده و بدین وسیله می تواند برای آینده شرکت برنامه ریزی بهتر و دقیقتری را ارائه دهند.
کل مطالبی که امور مالی یک شرکت تهیه و تنظیم می کند و بمنزله نتیجه کار حسابداری ارائه می دهد تحت عنوان صورتهای مالی و یادداشتهای همراه میباشد که مسئولیت تهیه و ارائه آن بعهده رئیس و مسئول حسابداری مالی می باشد.
حال مباحثی که ذکر میشود ، نقدی است برصورتهای مالی و یاداشتهای همراه شرکت سهامی خاص پاکسان که ضمن آن به بررسی کلیه حسابهای موجود در شرکت پرداخته می شود.
لازم بذکر است قبل از بیان آنچه که در صورتهای مالی آمده ، باید به نکاتی توجه گردد :
1- ابتدا در مورد تهیه صورتهای مالی بدین نحو ، لازم بذکراست که تا قبل از سال 1367 حسابداری شرکتها موظف بودند ، حسابها را بر اساس ماهیت خود حساب طبقه بندی کنند . بدین لحاظ درآخر سال مالی طی سندهائی حسابها اصلاح میشد و مانده کلیه حسابها طبق دفاتر شرکت استخراج شده و بصورت ریز هرسرفصل حساب مشخص می گردید و کلیه موارد فوق براساس عملکرد سال جاری شرکت خلاصه شده و تنها موادی که بصورت مقایسه ای ارائه می گردید ترازنامه شرکت بود که فقط ارقام ترازنامه ای سال قبل دربرابر حسابهای سال جاری قرار می گرفت و همچنین نسبتهای مالی بصورت دوساله دربرابر هم ظاهر می شدند .
مثلاً درحساب پیش پرداختها چنانچه مشتری فاکتور فروش صادر کرده ومبلغ فاکتور کمتر از مقدار پولی بود که بصورت پیش پرداخت دریافت نموده است و شرکت از بابت خرید لوازم یا مواد از مشتری طلبکار میشد و تا پایان سال مالی نسبت به تسویه آن اقدام نشده بود تتمه وجه پیش پرداخت را باید از حساب مذکور خارج کرده و به حساب بدهکاران نقل داده می شود.
حال موقعی که حسابرسان سازمان حسابرسی در شرکت حضور می یافتند حسابهای شرکت را به لحاظ تطبیق دادن با استانداردهای حسابداری و حسابرسی و با توجه به تحولات در سیستم حسابداری طبقه بندی کرده و بمنظور قابل قیاس بودن عملیات سال جاری با سالهای قبل تعدیلات لازم را اعمال می نمودند . لکن از سال 1376 اینچنین طبقه بندیهای تخصصی را بعهده خود شرکتها گذاشته و خود فقط به بررسی حسابها پرداخته و موارد اشتباه و غیر قانونی عملیات را استخراج کرده وگزارش می کند .
2- درمورد گزارشات تهیه شده در صورتهای مالی به دلیل مقایسه ای بودن گزارشات ( مقایسه سال جاری با سال قبل) دربالای ستونهای سال قبل عبارت " اصلاح و ارائه مجدد شده" به چشم می خورد که لازم است درمورد چنین اصلاحاتی قبل از شروع به نگارش درمورد صورتهای مالی توضیحاً یادآوری گردد.
درشرکت پاکسان متخصصین مالی ازتوجه به آخرین استانداردهای حسابداری ، حسابرسی و گزارشگری مالی و تحولات مربوطه غافل نبوده اند و همواره سعی براین داشته اند که بدون خدشه دارشدن سیستم و روشهای موجود ، تعدیلات لازمه درسیستم و روشها ودر جهت تطبیق با اقتضای تحولات و نیازهای روز به بهترین نحو صورت گیرد.
از جمله موارد مهمی که قابل توجه ویژه دراین خصوص می باشد ، تفکیک آثار اصلاحات و تعدیلات سنوات قبل از صورتهای مالی سال عملکرد و تسری آن در حسابهای متاثر سال قبل و سال ماقبل درارتباط با تهیه جدول تغییرات دراجزاء تشکیل دهنده " سرمایه در گردش" ونیزصورتهای مالی سنوات قبل بصورت مقایسه ای با صورتهای مال سال عملکرد توسط متخصصین مالی شرکت میباشد . علاوه بر " انعکاس جداگانه تعدیلات مربوط به سنوات قبل " که رویه و توانائی اغلب شرکتها و موسسات فقط در همین محدود میباشد و منخصصین مذکور با مطالعه مستمر آخرین نشریات تحقیقی و تخصصی مربوط به حیطه عمل حسابداری از آخرین متدهای حسابداری ، حسابرسی و گزارشگری مالی بطور اعم مطلع ودر کاربرد موارد مذکور استفاده بعمل می آید.
مواردی که آثار مالی مترتب برآن از صورتهای مالی سال عملکرد ( مورد گزارش تفکیک در صورتهای مقایسه ای سنوات قبل تسری داده می شود ، بطور خلاصه عبارتند ااز :
الف- هرگونه اشتباهات محاسبه دربرآورد و اندازه گیری رویدادهای مالی سنوات قبل که از ناحیه شرکت بروز نموده باشد.
ب- عدم استفاده از حقایق (موجود در تاریخ تهیه و تنظیم صورتهای مالی سال قبل توسط شرکت ).
لازم بذکر است موارد دیگری که در شرائط خاص تغییر دربرآوردهای حسابداری تلقی می گردد ، از قبیل کسرو اضافه پیش بینی هزینه ها و درآمد ها ، حقایقی برون شرکتی که در شرکت درزمان تهیه صورتهای مالی سال قبل تشخیص و رفع نبوده است ، بهیچ وجه جایگاه و نقشی دراصلاح و ارائه مجدد اقلام مقایسه ای نداشته و اثرات آن بر صورتهای مالی سال عملکرد مترتب خواهد بود.
باید توجه داشت ، صورتهای مالی براساس کاربرگها ئی که قبلاً تهیه و تنظیم می گردد بدست می آید. شرکتها از تاریخ شروع سال مالی جدید چهار ماه مهلت دارند تا صورتهای مالی و یادداشتهای همراه را تهیه و ارائه دهند.
درشرکت پاکسان پایان سال مالی سی ام اسفند میباشد.
مقلاً برای تهیه و تنظیم صورتهای مالی 1370 شرکت شرکت تا تاریخ سی ام 1371 فرصت دارد صورت سال مالی را ارائه نماید.
بدین منظور از روی ترازنامه سال قبل صروت ریز کلیه حسابهای موجود در دفاتر مربوط به سال قبل به کاربرگها منتقل میشود. سپس جهت انجام اصلاحات و تعدیلات و تاثیر آن بر اقلام ترازنامه ای و سود و زیانی بشرح ریز کاربرگ تهیه می شود :
1- کاربرگهای ریز اقلام منظور شده بحساب سود و زیان سال جاری و تفکیک اقلام اصلاحات از اقلام تغییر در برآوردهای حسابداری تنظیم گردد.
2- ریز اصلاحات تفکیکی از حساب سود و زیان سال جاری موثر بر اقلام ترازنامه تهیه شود.
3- ریز اصلاحات تفکیکی از حساب سود و زیان سال جاری موثر بر اقلام سود و زیانی تهیه شود .
4- صورت حساب سود وزیان بر اساس دفاتر و طبقه بندی اصلاح شده
5- ترازنامه مقایسه ای دو ساله قبل از تاثیر اصلاحات سال قبل و پس از طبقه بندی مجدد .
6- صورت تغییرات در وضعیت مالی مقایسه ای دو ساله پس از اصلاح و ارائه مجدد اقلام موجود در آن باید تهیه و تنظیم گردد.
7- جدول تغییرات در اجزاء تشکیل دهنده سرمایه در گردش پس از اصلاح و ارائه مجدد اقلام موجود درآن باید تهیه شود.
8- ترازنامه سه ساله کمکی جهت تهیه جدول تغییرات پس از اصلاح و ارائه مجدد اقلام باید تهیه و تنظیم شود.
9- کاربرگ سایر درآمدها ی متفرقه باید تهیه شود و اصلاحات و طبقه بندی های لازمه صورت گیرد.
شرکت سهامی خاص پاکسان
ترازنامه
درتاریخ 30 اسفند 1370
(( اصلاح و ارائه مجدد شده))
دارائیها
یادداشت
30/12/1370
29/12/1369
دارائیهای جاری
4
××× (ریال)
××(ریال)
موجود نقد
5
×× (ریال)
××(ریال)
حسابهای دریافتنی
6
××ریال)
×× (ریال)
ارزدریافتنی
7
××(ریال)
××(ریال)
سایر حسابها و اسناد دریافتنی
8
××(ریال)
××(ریال)
موجودی مواد و کالا
9
×× (ریال)
××(ریال)
سفارشات مواد و کالا
10
××(ریال)
××(ریال)
پیش پرداختها
×× (ریال)
×× (ریال)
جمع دارائیهای جاری ××××××× ×××××××××
سرمایه گذاریهای بلند مدت
12
××
××
اموال ، ماشین آلات و تجهیزات
13
( پس از کسر استهلاک انباشته)
××
××
سایر دارائیها
14
××
××
×××× ×××××
شرکت سهامی خاص پاکسان
ترازنامه
درتاریخ 30 اسفند 1370
((اصلاح و ارائه مجدد شده ))
بدهیها و حقوق صاحبان سهام
یادداشت
30/12/1370
29/12/1369
بدهیهای جاری
واریز نامه از صادراتی پرداختنی
15
×× (ریال)
××(ریال)
اسناد پرداختنی
16
××ریال)
×× (ریال)
حسابهای پرداختنی تجاری
17
××(ریال)
××(ریال)
سایر حسابها ی پرداختنی
18
××(ریال)
××(ریال)
پیش دریافت از مشتریان
19
×× (ریال)
××(ریال)
ذخیره مالیات
20
××(ریال)
××(ریال)
سود سهام پیشنهادی
21
×× (ریال)
×× (ریال)
جمع بدهیهای جاری ××××××× ×××××××××
حقوق صاحبان سهام
سرمایه ( 12000 سهم پنجاه هزارریالی)
31
اندوخته قانونی
32
××
××
سود انباشته
33
××
××
جمع بدهیها و ح. ص. س ×××× ×××××
مدیریت بازرگانی
درشرکت پاکسان یکی از مدیریت های چهارگانه مدیریت بازرگانی است که بر اساس چارت موجود درشرکت و نمودار پیوست زیر مجموعه دپارتمان بازرگانی عبارت است از :
1- خرید که شامل قسمت خرید خارجی و تدارکات داخلی می باشد .
2- بازاریابی و فروش
3- ترخیص
4- صادرات
توضیح مراکز فوق به شرحی که در فوق ذکر شده است ، خواهد آمد. لیکن لازم بذکر است نمودار پیوست مربوط به زمانی است که صادرات در شرکت پاکسان بصورت موجود فعال نبوده است. در حال حاضر بعلت اینکه صادرات بطور چشم گیری پیشرفت داشته و روز به روز حجم و فعالیت آن اضافه می شود. نظر براین است واحد جداگانه برای صادرات پیش بینی شود که این امر توسط کارشناسانیکه در حال حاضر در شرکت مشغول بررسی است ، باید انجام پذیرد.
دیگر اینکه واحد بازاریابی و فروش که فعلاً تحت سرپرستی مدیریت بازرگانی فعالیت دارد. درخواست شده بصورت واحد جدائی فعالیت کرده ومدیر فروش مستقیم زیر نظر مدیریت عامل کار خود را ادامه دهد که این نیز توسط کارشناس فوق مورد بررسی است .
البته لازم به ذکراست کارشناسانی که صحبت آن رفت برای بررسی کل طبقه بندی مشاغل شرکت با او قرارداد تنظیم شده است. زیرا طبقه بندی که در سال 1364 انجام پذیرفته با گذشت زمان و تحولات انجام شده دستخوش تغییر و تحولاتی شده است که منجر به این شد تا شرکت اقدامی در جهت رفع مشکلات و مسائل برآمده و بهمین خاط از کارشناس فوق دعوت به همکاری آمده است. ایشان در حال حاضر مسائل شرکت را از لحاظ طبقه بند مشاغل تحت بررسی دارند.
1- سیستم خرید :
سیستم خرید شامل کلیه وظائف تامین و فراهم کردن مواد می باشد. دامنه آن از زمانی که برای اولین بار نیازی شناخته میشود تا مرحله ای که مواد دریافت و برای استفاده مورد تایید قرار می گیرد ادامه دارد. بعبارتی دامنه آن از تشخیص نیاز تا رفع نیاز میباشد.
درشرکت پاکسان دپارتمان خرید به دوبخش قابل تقسیم بندی است :
الف- قسمت خرید خارجی
ب- قسمت خرید داخلی ( تدارکات داخلی)
ا- خرید خارجی
درقسمت خرید خارجی شرکت پاکسان که مسئولیت هماهنگی ، برنامه ریزی و خرید مواد اولیه تولیدات شرکت را بعهده دارد ، مسئولیتهای زیر قابل ذکر می باشد :
1-1- مسئولیت خرید مواد اولیه پودر برف و ملحقات
2-1- مسئولیت خرید مواد اولیه صابون و ملحقات
3-1- مسئولیت خرید مقوا و بسته بندی
4-1- مسئولیت برنامه ریزی سفارشات
درمورد ردیفهای یک تا سه برای نمونه روند خرید یکی از انواع مواد اولیه ای که خریداری می گردد ذکر میشود . براین اساس پرونده خرید پودر برف ( تری کلرو ایزوسید فوریک اسید) که یکی از مواد اولیه مورد استفاده درساخت پودر کفشوی رخشاء می باشد بطور مشروح بیان میشود.
مراحل خرید هریک از انواع مواد اولیه مصرفی در تولیدات شرکت عبارت است از :
1- درابتدای کار فرم "استعلام خرید های خارجی " توسط مسئولین مربوطه خرید مواد اولیه پر میشود . بدین نحو که در فرم آخرین خریدها را در سالهای متوالی درفرم وارد کرده و غیراز آن نیز از چندین فروشنده در کشورهای مختلف استعلام می شود. در فرم مربوطه قیمت تمام شده خرید مواد اولیه از چندین فروشنده بدست می آید واز روی آن ارزانترین قیمت تمام شده بدست آمده و انتخاب میشود که دراین مورد ارزانترین قیمت توسط رئیس خرید از استعلام استخراج شده ودر ذیل استعلام برای مدیریت یادداشت میشود.
البته لازم بذکر است هزینه های متعلقه عبارت است از :
قیمت FOB کرایه حملC (F ، حق بیمه ، حق ثبت سفارش ، حقوق و عوارض گمرکی ، سود بازرگانی ، کلیه عوارض ها ، هزینه های گمرکی ، تخلیه وبارگیری ، کرایه حمل ، تاسیسات ، هزینه های بانکی
در اینجا لازم است توضیح داده شود از انواع خرید هائی که در بین خریداران و فروشندگان مرسوم می باشد ( سیزده نوع معامله وجود دارد ) متداولترین آنها بصورت زیر بیان می گردد :
الف- FCA – قیمیتی است که فروشنده کالا را درمحل کارخانه خود یا بطور کلی در محل مقرر به حمل کننده تحویل می دهد.
ب- FOB- قیمتی است که فروشنده کالا را در گمرک مبدا یعنی گمرک کشور فروشنده تحویل خریدار می دهد . یعنی مخارج کالا تا گمرک کشور فروشنده درخود قیمت مواد مستقر میباشد و هزینه های از آن به بعد بعهده خریدار می باشد.
ج- C(F – دراین نوع قرارداد کالا در گمرک مقصد یعنی گمرک کشور خریدار تحویل خریدار شده و قیمتی که فروشنده اعلام می کند عبارت است از ، قیمت کالا بعلاوه کرایه حمل تا گمرک کشور خریدار.
د- CIF – قیمتی که بصورت CIF به خریدار اعلام میشود ، شامل قیمت اصلی کالا بعلاوه کلیه مخارج حمل و بیمه تا گمرک مقصد ( گمرک کشور خریدار) به اضافه 45 روز حق بیمه پس از ورود کالا می باشد.
پس از اینکه رئیس خرید فروشنده را به شرح فوق انتخاب نمود ، البته باید در مورد انتخاب بهترین فروشنده کلیه جوانب قضیه در نظر گرفته شود .مثلاً از لحاظ قیمت مواد ، از نظر طریقه حمل ، نوع بسته بندی ، وسیله حمل و یا از لحاظ معتبر بودن خود فروشنده که مهمترین مورد میباشد . زیرا بارها اتفاق افتاده است فروشنده جنس تقلبی بجای جنس اصلی فرستاده است و امثالهم .
حال پس از انتخاب بهترین فروشنده ، استعلام برای مدیریت عامل ارسال می گردد . استعلام در هیئت مدیره مطرح شده و تصمیم نهائی اتخاذ می گردد . سپس تصمیم متخذه به قسمت خرید اعلام می شود.
2- دراین مرحله قسمت خرید با فروشنده ای که در استعلام خرید از آن مورد قبول واقع شده توسط تلکس تماس برقرار کرده واز آن پروفرم ، پیش فاکتور درخواست می کند . فروشنده بطور مشروح تمام اطلاعات مربوط به جنس اعم از انواع قیمت – مقدار فروش- نوع بسته بندی جنس- زمان تحویل- شرائط معامله 0 نوع وسیله حمل و نقل و خلاصه کلیه عملیات فنی و غیر فنی را بیان می کند.
لازم بذکر است دراین مرحله ممکن است مکاتباتی توسط تلکس بین خریدار و فروشنده انجام شود ونظرات یکدیگر را به اطلاع طرفین برساند ودرصورت امکان گرفتن تخفیف گاهی دراین مرحله میسر می شود.
مسئولیت برنامه ریزی سفارشات
واحد برنامه ریزی سفارشات یکی دیگر از زیرمجموعه های مدیریت بازرگانی است. مسئولیت این قسمت برنامه ریزی درمورد سفارش کالا و مواد اولیه تولید میباشد. بدین نحو که از کلیه قسمتهای ذیربط اطلاعات را کسب نموده و گزارش می نماید ودر لحظه میزان موجودی مواد اولیه ، مقدار کالای بین راهی و نیز میزان اعتبارات گشایشی را می تواند گزارش دهد.
این واحد اطلاعات را از قسمتهای تولیدی ، انبارها ، ترخیص و سفارشات بدست می آورد. سپس اعلام می کند تا چه زمان مواد اولیه برای تولید پودر لباسشوئی ، مایع ظرفشوئی ، صابون و………. در کارخانه موجود می باشد. این واحد مشخص می کند چه موقع باید برای خرید کالا اقدام نمود.
مثلاً واحد تولید درزمینه پیش بینی تولید به واحد برنامه ریزی اطلاعات تولید را ارائه می دهد. واحد انبارها مقدار موجودی خود را اعلام می دارد. واحد ترخیص مقدارکالائی را که ترخیص کرده و دربین راه می باشد به اطلاع این واحد می رساند . قسمت خرید خارجی اعتبارات گشایش شده را گزارش می کند و یا اعلام می دارد . مثلاً اعتبارات خرید مواد اولیه صابون در چه مرحله ای از اجرا است . درواحد برنامه ریزی سفارشات کلیه اطلاعات فوق تحت بــــــررسی قرار گرفته ، طبقه بندی شده وبر اساس برنامه ریزی که دارد مثلاً باید همیشه مواد اولیه برای تولید شش ماه خود داشته باشد. براین مبنا گزارشات خود را تهیه و تنظیم نموده وبه اطلاع مدیریت می رساند و مدیریت براین اساس تصمیم گیری کرده تا چرخ تولید کارخانه بطور مداوم به فعالیت خود ادامه دهد.
لازم بذکر است در واحد برنامه ریزی سفارشات ، گردش حساب امانیها نیز بعهده این واحد گذاشته شده است.
در شرکتهای تولیدی بعلت مشکلات و مسائلی که دررابطه با تهیه مواد اولیه گریبانگیر آنهاست ، ایشان رابرای آن داشته تا موادی را که گاهی در مقاطع مختلف کسر می آورند بصورت امانی داد و ستد کنند. البته لازم است گفته شود ، فقط شرکتهائی می توانند این نوع مراودات با هم داشته باشند که دریک رده تولید بوده ودریک گروه فعالیت دارند. مثلاً شرکتهای تولیدی که فعالیت تولیداتشان در محصول پودر لباسشوئی – مایع ظرفشوئی و …… می باشند می توانند مواد اولیه امانی از یکدیگر بگیرند.
بدین لحاظ واحد برنامه ریزی سفارشات حساب این چنین مواد را نیز بعهده دارند ودر سر رسید اعلام می دارند که باید مثلاً فلان مواد امانی که از شرکت از ما گرفته است ………… گرفته شده برگردانیده شود ویا چه مقدار امانی که فلان شرکت از ما گرفته است باید در این تاریخ تحویل دهد و پس از تحویل مواد امانی به شرکت ثالث به حسابداری اعلام می دارند که چک تضمینی که نزد آنها داریم باید پس گرفته شود ویا بر عکس وقتی مواد امانی را از شرکت ثالث گرفتیم اعلام می دارد چک ویعه آن را باید تحویل آن شرکت داده بدین سبب گردش کار امانیها بطور مشروح خواهد آمد .
گردش کار امانیها :
از آنجا که تهیه و تدارک مواد اولیه و قطعات یدکی بمنظور حفظ و تداوم تولید ، با توجه به سیاستهای کلی شرکت بعهده امور بازرگانی می باشد . لذا با در نظر گرفتن و دستورالعملهای صادره و اسناد و اوراق متداول شرکت گردش کار بشرح ذیل ارائه می گردد.
این دستورالعمل در دو قسمت و هر قسمت شامل دو بخش تهیه و تنظیم گردیده است :
قسمت اول : تحویل کالای امانی به دیگران
بخش اول : درخواست دیگران از پاکسان
1- وصول درخواست کتبی متقاضی که به تایید مدیر گروه شیمیائی سازمان صنایع ملی ایران ویا اداره کل صنایع غذائی – داروئی- بهداشتی وزارت صنایع و مدیریت عامل شرکت رسیده باشد.
2- تایید مدیریت بازرگانی وارسال جهت رئیس خرید
3- تایید رئیس خرید وارسال جهت کارشناس ذیربط
4- صدور تکمل فرم مخصوص امانی توسط کارشناس ذیربط ودرج اطلاعات ذیل :
الف- زمان استرداد
ب- زمان رسیدن سفارش
ج- زمان سفارش قطعی شده
د- تضمین مالی
تذکر 1- مبنای تعیین قیمت بمنظور دریافت تضمین مالی از بابت مواد اولیه وارداتی بدین نحو می باشد که چنانچه خرید از محل ارز دولتی انجام شده باشد تضمین بر اساس ارز رقابتی وبرای کالاهای خریداری شده از محل ارز رقابتی مبنای محاسبه ارز آزاد خواهد بود.
تذکر2 – چنانچه شرکتهای تحت پوشش امکان پرداخت تضمین نقدی نداشته باشد توسط چک تضمین اقدام خواهد شد ودر مورد سایر شرکتها بصورت نقد عمل می گردد.
5- تایید فرم و ارسال تمامی نسخ جهت برنامه ریزی سفارشات
6- برنامه ریزی سفارشات نسبت به تکمیل فرم بشرح ذیل اقدام خواهد نمود.
الف- موجودی انبار و قطعی شده ، مصرف ماهیانه ، مدت مونتاژ تولید ، حداکثر قابل تحویل .
ب- درج شماره مسلسل و تاریخ روز
7- تایید برنامه ریزی و ارسال جهت رئیس خرید
8- تایید رئیس خرید و ارسال جهت مدیر بازرگانی
9- مدیر بازرگانی با توجه به موجودی کالا درانبار ویا گمرک با در نظر گرفتن حرفه و اصلاح شرکت دستور ارسال ازهریک از دو مبدا را داده و تمامی نسخ را به برنامه ریزی عودت می نماید.
10- ارسال کلیه نسخ باستثناء نسخه آبی جهت مدیریت تاسیسات بمنظور اظهارنظر و تایید و عودت به واحد برنامه ریزی
تذکر : نسخه آبی بصورت سریال در پرونده کلی امانیها جهت پیگیری در واحد برنامه ریزی سفارشات بایگانی می گردد.
11-ارسال نسخ باقیمانده جهت مدیریت عامل بمنظور صدور دستورات لازم و عودت به برنامه ریزی در صورتی که کالا قابل تحویل باشد با متقاضی تماس گرفته تا نسبت به پرداخت وجه تضمینی اقدام نماید.
12- ارسال کلیه نسخ به استثناء آبی همراه با کپی درخواست تایید شده متقاضی به شرح بند اول جهت امور مالی بمنظور دریافت تضمین مالی و تایید یه دریافت روی الباقی نسخ
13- امور مالی پس از برداشت نسخه سفید و کپی تاییدیه پیوست شده فرم بقیه نسخ را به برنامه ریزی سفارشات عودت می نماید.
14- چنانچه دستور العمل مدیر بازرگانی مبنی بر تحویل مواد اولیه از گمرک بصورت مستقیم بوده باشد نسخه سبز مربوط به انبارها جهت واحد ترخیص با دستورات لازم ارسال خواهد گردید.
تذکر – نسخه زرد فرم امانی بمنظور بایگانی در پرونده شرکت متقاضی به بایگانی امور بازرگانی ارسال می گردد.
1-14- واحد ترخیص پس از ارسال و تحویل کالا از گمرک به شرکت متقاضی یک نسخه از مدارک ذیل را جهت حسابداری مدیریت بمنظور صدور سند ارسال می نماید.
الف- برگ باسکول
ب- بارنامه با درج مشخصات کامل از وزن بارنامه خالص باسکول مطابقت داشته باشد.
ج- تاییدیه کتبی دریافت کالا توسط شرکت متقاضی
د- فرم امانی نسخه سفید
2-14- حسابداری انبارها پس از صدور سند یک نسخه از آن ویا کپی را جهت واحد برنامه ریزی سفارشات ارسال می نماید.
15- چنانچه دستور حاکی از تحویل از انبار کارخانه باشد نسخ سبز و صورتی به ترتیب برای امور مهندسی و حسابداری انبارها ارسال می گردد.
16- امور مهندسی پس از ارجاع به انبار و تحویل کالا به متقاضی نسخ حواله انبار را توزیع می نماید.
17- یک نسخه از حواله انبار جهت واحد برنامه ریزی سفارشات بمنظور ثبت در حسابهای مربوطه ارسال می گردد.
بخش دوم : برگشت کالاهای امانی دریافت شده از دیگران
بر اساس برنامه ریزی و تعهد انجام گرفته و درج شده در فرم امانی با توجه به رسیدن محموله خریداری شده ، واحد برنامه ریزی سفارشات اقدام بصدور فرم تحویل امانی را می نماید و پس از تکمیل و درج اطلاعات جهت مسئول خریدار سال و پس از تکمیل اطلاعات و اظهارنظر نظرات سایر مسئولین طبق فرم و تاییدات لازم مطابق بخش اول اقدام می نماید.
قسمت دوم : دریافت کالای امانی از دیگران
بخش اول : تقاضای دریافت امانی از دیگران
1- براساس گزارش برنامه ریزی سفارشات درمورد موجودیها و عدم رسیدن بموقع مواد اولیه خریداری شده به مدیریت بازرگانی و ارجاع به مسئول خرید ذیربط اقدام می گردد .
2- با توجه به ارتباطات شغلی و تخصصی مسئول خرید ذیربط با سایر مسئولین شرکتهای دیگر ، طی هماهنگی های انجام گرفته اقدام به مکاتبه با شرکت مورد نظر را نموده و کپی مکاتبات را برای امور مالی – حسابداری انبارها و برنامه ریزی سفارشات ارسال می نماید .
3- در صورت موافقت شرکت تحویل دهنده مسئول خرید ذیربط فرم امانی و فرم در خواست وجه را تکمیل و پس از تایید رئیس خرید و مدیر بازرگانی جهت برنامه ریزی سفارشات ارسال می نماید.
4- برنامه ریزی سفارشات پس از درج شماره مسلسل و تاریخ رور و ثبت ، در دفتر و دریافت تاییدیه های لازم نسخه آبی فرم امانی را داشته و مابقی را برای امور مالی ارسال می دارد.
5- امور مالی پس از صدور سند و ارجاع آن به خرانه داری جهت صدور چک اقدام می کند .
6- پس از ثبت مشخصات چک برروی فرم امانی و تایید مراتب نسخه سفید را برداشته و بقه نسخ را به برنامه ریزی سفارشات ارسال می نماید.
7- برنامه ریزی سفارشات بقیه نسخ را طبق فرم توزیع می نماید.
تذکر- نسخه زرد در پرونده شرکت مربوطه در واحد بازرگانی بایگانی می گردد.
8- پس از دریافت کلیه مقادیر امانی در خواست شده ، نامه کتبی مبنی بر تایید وصول امانی ارسال می گردد.
بخش دوم : دریافت کالای امانی تحویل شده به دیگران
با توجه به تعهد زمانبندی شده استرداد کالای امانی ، در راس موعد مقر مسئول امانیها در قسمت برنامه ریزی سفارشات نسبت به پیگیری و عودت امانی بشرح ذیل اقدام می نماید.
1- بر اساس اطلاعات مندرج در فرم امانی که بر اساس آن کالای امانی تحویل داده شده بود واحد برنامه ریزی سفارشات طی نامه ای جهت شرکت بدهکار در خواست برگشت مواد می گردد . رونوشت برای امور مالی ، حسابداری مدیریت و انبارها ارسال می گردد .
2- پس از دریافت کالا توسط انبار و صدور رسید انبار مربوطه و ارسال به حسابداری انبارها توزیع نسخ مطابق فرم انجام پذیرفته ونسخ قرمز به برنامه ریزی سفارشات ارسال شده و پس از ثبت در حساب مربوطه در پرونده شرکت ذیربط بایگانی می گردد.
3- امور مالی با توجه به تسویه حساب امانی فیمابین نسبت به برگشت وجه تضمینی اقدام خواهد بود.
تذکر : ملاک محاسبه ، وزن باسکول شرکت امانی دهنده می باشد.
تذکر : فرم مخصوص (( کالای امانی )) به پیوست ارائه شده است.
مدیریت انبار و شرائط عمومی آن
سیر تحول انبار و انبارداری درایران :
تا قبل از شهریور ماه سال 1340 به علت فقدان قوانین مخصوصی که بتواند وظائف و مسئولیتهای صریح انبارداران و امانت گیرندگان کالا را در مقابل صاحبان آنها تعیین کند و همچنین بواسطه عدم آشنائی بسیاری از صاحبان کالا به اصول جدید انبارداری متداول در کشورهای مترقی جهان ، وضع اغلب انبارهای تجارتی ایران فوق العاده اسف بار بود.
صدها بنگاه و موسسه و هزاران عامل در نقاط مختلف تهران و شهرستانها و نقاط مرزی و بنادر با دایر کردن محــ+وطه های محصور مسقف و یا روباز سال بود که به شغل انبارداری اشتغال داشته واین مکانها را به نام بنگاه – گاراژ- انبار کالا – تیمچه- قیصریه – بارانداز- سرای تجارتی و نظائر آن نامیده و می نامیدند . در این گونه انبارها هیچ گونه مقرراتی جز عرف محلی بین صاحب کالا و انبار دار حاکم نبوده و اغلب از یک سرایدار یا نگهبان و چند باربرکه حتی سواد خواندن و نوشتن هم نداشتند یا مپاف دار و متصدی توزین کالا و نظائرآن تشکیل میشد.
حمل و نقل داخلی انباربیشتر برروی دوش انسان یا حیوان انجام می گرفت و چرخهای دستی و گاری جزو ابزارپیشرفته آنها تلقی میشد. آمار موجودی انبار و مقادیرکالاهای مختلف متعلق به اشخاص در بیشتر مواقع از یک دفترچه خشتی یا دفتر بیجک که با سبک سیاق و بامداد بطور بسیار کثیف نوشته میشد استخراج می گردید.
توزین کالا، علامت گذاری و شمارش و پلمپ کردن صندوق ها و عدل ها و بازرسی و ورود و خروج کالا و طرز چیدن عدلها در محوطه های انبار و سایر عملیات طبق رویه های بسیار قدیمی و پرزحمت و غیرقابل اطمینان انجام می گرفت.
وجود موش و حشرات موذی در انبارها غیرقابل اجتناب بوده و هیچگونه اقدامی برای ضد عفونی و تهویه انبارها به عمل نمی آمد و چون اغلب انبارها بیمه نمی شد در صورت بروز حریق یا حادثه دیگری هیچ راهی برای جبران زیان وارده به صاحب کالا دردست نبود.
تا این که در ششم شهریور ماه سال 1340 طی تصویب نامه هیئت وزیران شرائط تاسیس انبارهای عمومی از تصویب گذشت واولین شرکت سهامی انبارهای عمومی ایران در 12 دیماه همان سال تاسیس و به ثبت رسید . از چند دهه اخیر نیز با بهبود وضع ساختمانی در انبارهای کشور تا حدی از وسائل جدید استفاده شده و نواقص ساختمانی بعضی از انبارها مرتفع گردیده است .
با گسترش مبادی ورودی و خروجی کشور وضعیت انبارها تا حدودی قابل قبول شده و شرکتهای متعدد بازرگانی و تولیدی و صنعتی هریک فضاهائی را برای نگهداری مواد اولیه ، لوازم یدکی ، کالاهای ساخته شده و یا خریداری شده اختصاص داده اند و تا حد امکان درصد رفع نواقص و نارسائی های آن برآمده اند . در شرائط کنونی اکثرانبارها حتی انبارشرکتهایی که اخیراً تاسیس و راه اندازی شده اند واز بهترین ماشین آلات صنعتی و تکنولوژی مدرن برخوردار هستند ، فاقد تسهیلات و و سائل مدرن اطفای حریق و نظائر آن می باشند.
اهمیت انبار و انبارداری
انبار محل تجمع یا ذخیره سازی اقلامی است که موجودیهای درون آن برای ارضای نیازها و تقاضاهای آتی مصرف می گردند .بنابراین انبار و انبارداری به لحاظ اهمیت که در تغذیه و تامین اجناس و اقلام مورد نیاز قسمتهای مختلف در واحدهای تولیدی ، بازرگانی ، خدماتی دارد نیاز مبرمی به سازماندهی صحیح و دقیق و کامل و کادری مجرب و دلسوزخواهد داشت و به همین دلیل انبارداری باید روشمند و منطقی و مبتنی بررفتار متقابل و دقت زیاد با سایر واحد ها باشد.
امروزه مدیران و صاحبان آگاه صنایع دراکثر موسسات و سازمانها به این مسئله پی برده اند که استفاده منطقی از حجم و فضای انبار با شیوه های اصولی انبارداری باعث می گردد تا هزینه های تگهداری انواع موچودیها درانبار و هزینه انبارداری انواع کالاها در مقادیر واندازهای مختلف درزمانهای متفاوت به میزان قابل توجهی کاهش یابد که نهایتاً تاثیر زیادی در کاهش قیمت تمام شده کالای تولیدی و قابل فروش و هزینه های عملیاتی سازمان خواهد گذاشت. چون اقلام و موجودیهای انبار بخش عظیمی از دارائی های هر سازمان را تشکیل می دهد. به همین دلیل در سازمانهای تولیدی بخش تولید برنامه ریزی تولید خود را بر مبنای موجودیهای انبار و ظرفیتهای موجود آن طراحی و پیاده می کند . زیرا در صورت عدم وجود موجودی کافی در انباراختلال در تولید بوجود می آید و منجر به از دست دادن کارآئی کارکنان بخش تولید می گردد.
انبار در موسسات تولیدی – بازرگانی- خدماتی به عنوان یک حلقه ارتباطی بین تولید و مصرف و توزیع و همچنین حلقه ارتباطی بین زنجیره خرید و فروش مواد و کالا و خدمات محسوب می شود. در سازمانهای تجاری و بازرگانی برنامه ریزی فروش و توزیع و همچنین خرید به مقادیر موجودیهای انبار ، فضاها و امکانات و تجهیزات انبار ، تعداد و محلهای استقرار انبار و نظائر آن متکی است که عدم دسترسی به موقع به هریک از آنها منجر به از دست دادن بازار ، مشتریان ، کاهش درآمد و افزایش هزینه می گردد . به همین دلیل وجود انبار از ضرورتهای اصلی فعالیت هر سازمانی به شمار می رود.
طبق بررسیهای بعمل آمده درمورد تحقیق مذکور هیچ اطلاعاتی و یا تحقیقاتی دراین زمینه صورت نپذیرفته است .
در پژوهش این پروژه سعی گردیده است حتی الامکان با دقیقترین آمارها و گزارشات ، با همکاری قسمت امور برنامه ریزی و توزیع شرکت به پخش و همچنین امور توسعه کالا و بازار شرکت مزبور ، گروه منابع انسانی شرکت بهپخش جمع آوری گردیده است .
طبق مشاهدات و بررسییهای انجام شده براساس شرائط استاندارد:
انتقادات :
* – انبارها فاقد پوشش مناسب جهت جلوگیری از ورود مواد آلاینده و عوامل دیگری همچون برف و باران – پرندگان و حشرات بداخل می باشند.
*- کف انبارها از لحاظ صاف بودن و غیرقابل نفوذ بودن و همچنین برآمدگی و موانع لغزنده دارای اشکالاتی می باشند.
*-وسائل و ادوات اعلام و اطفای حریق (دستی و اتوماتیک) بطور کامل اجرا و تجهیز نشده است. نصب علائم هشداردهنده قبل از رسیدن لیفتراک به مانع بانوارهای رنگی انجام نگردیده است.
*- انبارها با نداشتن پوشش مناسب و به دلیل متغییر بودن شرائط آب و هوا در فصلهای مختلف سال باعث ذوب شدن و یا سفت شدن ( حداقل 10 درجه ، حداکثر 30 درجه سانتی گراد) روغنها می گردند و این عمل باعث ضایعات شدن تدریجی آنها می شود که این مقوله خود نیز حائز اهمیت است.
*- کالاهائی که دارای حجم سفارش بالا جهت حمل به مشتریان می باشند ، بطور مناسب و مطلوب درانبار چیدمان نشده اند و همین امر باعث کندی دربارگیری و جابجائی شده و موجب بالارفتن زمان بارگیری می گردد .اما با قرار نگرفتن کالاهای هم نوع و مشابه در کنار یکدیگر هم مزید بر علت شده است.
*- کنترلهای لازم از تجهیزات اطفائ حریق در ارتباط با قابل استفاده بودن آنها و هماهنگیهای مربوط جهت بازرسی کامل و مستمر بازرسین آتش نشانی جهت رفع کمبودها و نواقص وسایل بطو کامل و دقیق انجام نمی گیرد ، همین مسئله موجب کاهش اطمینان و افزایش خطر از لحاظ ایمنی در انبار می نماید.
*- در معرض دید نبودن شماره تلفنهای آتش نشانی در انبار و رعایت نکردن استعمال دخانیات توسط کارکنان در حین انجام کار ویا در مواقع استراحت احتمال بروز خطر و آتش سوزی را افزایش می دهد.
*- درآخر هم باید به این نکته اشاره کرد که کارکنان از آموزشهای لازم در خصوص حفاظت ایمنی ، بهداشت و روشهای اطفاء حریق چه به صورت تئوری ویا چه به صورت عملی برخوردار نیستند.
برای حل مشکلات ( انتقادات) موراد ذیل را باید متذکر بود :
الف- شرح وظائف
در تعریف شغلها و وظایف هر شغل در انبار کاستی هائی وجود دارد واین شرح وظایف به دلیل گذر زمان قدیمی شده است وبا توجه به پیشرفتهای انبارداری بهتراست شرح وظایف جدیدی مطابق روز تهیه و مورد استفاده قرار گیرد.
ب- شرائط ایمنی و محیطی انبار
دراین مبحث مسائل حفاظت و ایمنی ومحیطی به صورت کلی و فردی مطرح است که باید درانبارها رعایت گردد تا از وقوع حوادث ناگوار در انبار جلوگیری گردد.
1- استفاده از وسائل حفاظت فردی
در انبارها شرکت پرسنل مشغول کار برای تخلیه و بارگیری و انجام حمل و نقل در انبارها از وسائل حفاظت فردی مانند کلاه ایمنی ، لباس کار و کفش و دستکش استفاده کنند و صرفاً با پوشیدن لباس کار و استفاده از آنها حوادث ناشی از کار جلوگیری کنند ودر ضمن باید به پرسنل انبار آموزش داده شود و اهمیت استفاده از وسائل حفاظت فردی گفته و مسئولین مربوطه شرکت بطور مرتب از نحوه کار پرسنل بازدی به عمل آورند.
2- پوشاندن و محصور کردن انبارها
به شکل مناسب و استاندارد تا مانع از ورود مواد آلاینده و عوامل دیگر به داخل انبار و ایجاد دمائی مطلوب در فصول مختلف سال که مانع از ذوب شدن و سفت شدن روغنها گردد تا ضایعات به حداقل برسد.
کف انبارها باید ترمیم و بعضی از قسمتها مجدداً ساخته شوند تابه شرائط ایده آل برسد.
3- نصب وسائل و ادوات اطفاء حریق
بطور کامل و تجهیز کردن انبارها ، نصب علائم هشداردهنده در قسمتهای مختلف انبارو نصب شماره تلفنهای آتش نشانی در جلوی دید افراد و رعایت کردن افراد در هنگام استعمال دخانیات ،آموزشهای تئوری و عملی حفاظت و ایمنی و بهداشت به افراد انبار.
ج- دستورالعمل برای چیدمان و جابجائی کالا
باید کالاهای هم جنس و مشابه در کنار هم قرار گیرند و کالاهای تندرو باید در جلوی انبار و کالاهای کندرو در عقب انبار ، انبارش شوند.
مدیریت محترم با درنظر گرفتن منابع مالی در جهت بهبود وضعیت انبارها و جداسازی کامل انبارهای روغن از سایر کالاها مانع یه به حداقل رسیدن ضایعات می شود. همچنین با تجهیز کردن وسائل نقلیه و آموزش رانندگان پخش کمک به جابجائی و حمل مطلوب کالاها می نماید.
منابع و ماخذ :
1- گروه منابع انسانی شرکت بهپخش
2- امور برنامه ریزی و توزیع شرکت بهپخش
3- امور توسعه کالا و بازار شرکت بهپخش
4- واحد برنامه ریزی شرکت پاکسان
5- با تشکر از همکاری آقایان ، مهندس جمالو و مهندس فتحی که در جمع آوری این پروژه مرا یاری دادند.
10