دوره آموزشی تربیت ممیز
بر اساس استاندارد ISO19011:2002
مقدمـه
استاندارد ISO19011:2002 راهنمایی هایی را برای مدیریت کردن (اداره کردن) برنامه های ممیزی، انجام ممیزی های داخلی و بیرونی در مورد سیستم ها و ابزارهای مدیریتی و مهندسی و همچنین شایستگی (صلاحیت) و ارزشیابی ممیزان، ارائه می نماید.
قصد بر آن است تا راهنمایی های ذکر شده در این استاندارد بین الماللی برای گستره وسیعی از استفاده کنندگان بالقوه، از جمله ممیزان، سازمانهای در حال اجرای سیستم ها و ابزارهای مدیریتی و مهندسی، سازمانهایی که ملزم به انجام ممیزی بر مبنای قرارداد هستند و همچنین سازمانهایی که در امر آموزش یا تائید شایستگی ممیزان، گواهی کردن/یا ثبت کردن سیستم ها و ابزارهای مدیریتی و مهندسی ، نهاد تائید صلاحیت یا استاندارد کردن در حیطه ارزیابی انطباق دخیل هستند، کاربرد داشته باشد.
اهداف دوره
این استاندارد بین المللی راهنمایی های را در مورد اصول اساسی ممیزی، مدیریت کردن (اداره کردن) برنامه های ممیزی، انجام ممیزی های سیستم مدیریت و همچنین راهنمایی هایی جهت شایستگی ممیران سیستمهای مدیریت ارائه می دهد.
این استاندارد برای کلیه سازمانهایی که به انجام ممیزی های داخلی یا بیرونی در رابطه با سیستم مدیریت یا مدیریت کردن برنامه ممیزی نیاز دارند، کاربرد دارد.
بکارگیری این استاندارد در انجام سایر انواع ممیزی ها نیز عموماً امکان پذیر است، مشروط بر آنکه در چنین مواردی ملاحظات لازم برای شناسایی شایستگی مورد نیاز برای اعضاء تیم ممیزی مد نظر قرار گیرد.
مفهوم ممیزی
ممیزی کردن بر پایه و اصول مشخصی استوار می باشد. این امر موجب می شود تا ممیزی به عنوان یک ابزار اثربخش و قابل اعتماد جهت پشتیبانی از خط مشی ها و کنترل های مدیریتی در آید و اطلاعاتی را فراهم آورد تا بر مبنای آنها سازمان بتواند عملکرد خود را بهبود بخشد. پیروی از این اصول یک پیش نیاز ضروری برای دستیابی به نتایج نهایی ممیزی است به گونه ای که منجر به کسب نتایجی گردد که کافی و مرتبط با یکدیگر باشند و همچنین ممیزان را قادر می سازد تا بتوانند به صورت مستقل از یکدیگر کار کنند و به نتایج مشابهی برای دستیابی مشابه دست یابند.
تعریف ممیزی
فرآیندی نظام یافته ،
مستقل و مدون ،
به منظور بدست آوردن شواهد ممیزی
و ارزیابی آنها به صورت عینی
جهت تعیین میزانی که معیارهای ممیزی برآورده می شوند .
Audit
تعریف ممیزی (ادامـه)
تعریف ممیزی (ادامـه)
تعریف ممیزی (ادامـه)
اصطلاحات و تعاریف
اصطلاحات و تعاریف
اصطلاحات و تعاریف
اصطلاحات و تعاریف
اصطلاحات و تعاریف
اصطلاحات و تعاریف
انواع ممیز
انواع ممیزی
اهداف ممیزی
دامنه ممیزی
معیارهای ممیزی
اهداف ممیزی بایستی توسط کارفرمای ممیزی (audit client) مشخص شود.
دامنه و معیارهای ممیزی توسط کارفرمای ممیزی و راهبر تیم ممیزی (سر ممیز) مشخص میشود.
کارفرمای ممیزی می تواند درون سازمانی (مدیریت سازمان) یا برون سازمانی (مشتری، سازمانهای ناظر یا سازمانهای گواهی کننده/ثبت کننده) باشد.
معیارهای ممیزی
خط مشی های مرتبط سازمان
روشهای اجرایی
استانداردها
قوانین و مقررات
الزامات سیستم مدیریت
الزامات قراردادی
آئین کارهای تجاری و فرآیندها
برای هر نوع ممیزی، تعیین معیارهای ممیزی حایز اهمیت هستند و در واقع انطباق در مقایسه با آنها سنجیده می شود.
این معیارها می تواند شامل موارد ذیل شود :
برنامه ممیزی
نکات مهم در ممیزی
اهداف ممیزی بایستی توسط کارفرمای ممیزی تعیین گردد.
معیارهای ممیزی بایستی بین کارفرمای ممیزی و راهبر تیم ممیزی تعیین گردد و به اطلاع ممیزی شونده نیز برسد.
هر نوع تغییر در اهداف، دامنه و معیارهای ممیزی بایستی بر حسب توافق طرف های دخیل در ممیزی صورت گیرد.
هر گاه ممیزی (مشترک) یا ممیزی (تلفیقی) صورت میگیرد، راهبر تیم ممیزی (سر ممیز) بایستی اطمینان یابد که اهداف ، دامنه و معیارهای ممیزی با ماهیت ممیزی هماهنگ و متناسب باشد.
در هر ممیزی بایستی به نکات زیر توجه داشت :
در هر ممیزی ، کارفرمای ممیزی ، ممیزی شونده و راهبر و اعضاء تیم ممیزی دخیل هستند.
کارفرمای ممیزی می تواند درون سازمانی یا برون سازمانی باشد.
نمونه برنامه سالیانه ممیزی
روشهای اجرایی ممیزی
طرح ریزی و زمانبندی ممیزی ها
نحوه حصول اطمینان از شایستگی ممیزان و راهبر تیم ممیزی (سر ممیز)
نحوه انتخاب تیم ممیزی مناسب و واگذاری صحیح نقش ها و مسئولیت ها
نحوه انجام ممیزی ها
نحوه انجام ممیزی های پیگیرانه بعدی
نحوه نگهداری سوابق ممیزی
نحوه پایش از عملکرد و اثربخشی برنامه ممیزی
نحوه گزارش دهی به مدیریت ارشد در مورد نتایج حاصل از انجام ممیزی
موارد فوق می تواند در یک روش اجرایی شرح داده شود.
انجام هر نوع ممیزی ، به در اختیار داشتن روش اجرایی مناسب و در حد کفایت نیاز دارد .
روشهای اجرایی ممیزی بایستی به موارد زیر ارجاع دهد:
Audit procedures
سوابق ممیزی
طرح ها / برنامه های ممیزی
گزارش های ممیزی
گزارش های ثبت و اعلام عدم انطباق ها
گزارش های اقدامات اصلاحی و اقدامات پیشگیرانه اتخاذ شده
گزارشهای ممیزی پیگیرانه بعدی
نتایج بازنگری برنامه ممیزی
شایستگی ممیز / ممیزان و ارزشیابی عملکرد آنان
انتخاب اعضاء تیم ممیزی
حفظ و ارتقاء شایستگی ممیزان
سوابق ممیزی بایستی به نحو مناسبی نگهداری شود و بر حسب ضرورت محرمانه تلقی گردد .
سوابق ناشی از انجام ممیزی بایستی به طریق مناسب نگهداری شود.
این سوابق می تواند شامل موارد زیر باشد:
Audit records
فعالیت های ممیزی
طرح ریزی و انجام فعالیت های ممیزی جزئی از برنامه ممیزی محسوب می شود. این فعالیت ها به صورت عمده عبارتند از :
تعاریف انطباق ، عدم انطباق و عیب
تمایز میان مفاهیم عیب و عدم انطباق حایز اهمیت است. اصطلاح عیب را بایستی با نهایت احتیاط بکار برد.
کاربرد مورد نظر به نحوی که مورد نظر مشتری، می تواند تحت تاثیر اطلاعاتی که سازمان (تامین کننده) ارائه می کند از قبیل دستورالعمل بکارگیری یا نگهداری قرار گیرد.
تعیین تکلیف عدم انطباق
اقدام اصلاحی
اقدام پیشگیرانه
مراحل ثبت و پیگیری عدم انطباق
Corrective action request form
Root cause analysis form
Action plan form
Follow-up form
بخاطر داشته باشید :
همواره عدم انطباق را به روشنی و در حد کفایت شرح دهید و به مدرک / مدارک مربوطه ارجاع دهید به گونه ای که موضوع قابل درک و قابل رجوع بعدی باشد.
توانایی به خلاصه نویسی “ زیاد” نیست. بلکه در حد کفایت نوشتن ضرورت است.
مسئولیت های راهبر تیم ممیزی (سر ممیز)
مدیریت برنامه ممیزی
انتخاب اعضاء تیم ممیزی
حصول اطمینان از تامین منابع
تهیه و تنظیم برنامه زمانی ممیزی
معرفی تیم ممیزی به مدیریت ارشد سازمان
آماده نمودن و ارائه گزارش نهایی ممیزی
اداره کردن جلسات
راهبر تیم ممیزی (سر ممیز) در طی ممیزی و برای دست یابی به اهداف ممیزی
دارای مسئولیت اصلی است.
Team Leader’s responsibilities
مسئولیت های ممیز
انطباق و تبعیت از الزامات ممیزی
انتقال و مشخص کردن الزامات ممیزی
برنامه ریزی و انجام مسئولیت های واگذار شده به صورت موثر و کارا
گزارش کردن یافته های ممیزی
تصدیق اثربخش بودن اقدامات اصلاحی انجام شده (در صورت درخواست متقاضی یا بر حسب قرارداد)
نگهداری و حفاظت از مدارک مرتبط به ممیزی (ارائه کردن – محرمانه ماندن – منطقی بودن)
همکاری و حمایت از راهبر تیم ممیزی(سر ممیز)
Auditor’s responsibilities (To perform)
وظایف ممیز
وجود داشتن سیستم مدیریت
مدون بودن سیستم مدیریت
کامل بودن سیستم مدیریت
درک و باور سیستم مدیریت
استقرار و پیاده سازی سیستم مدیریت
اجرای سیستم مدیریت
نگهداری سیستم مدیریت
اعتماد به قابلیت برای بهبود مستمر سیستم مدیریت
WE ASSURE OUR PERFORMANCE
WE APPROVE THIS ASSURANCE
وظایف ممیز
و بالاخره اعتماد به اینکه، آنچه را که سازمان به مشتریان خود می گوید
دارای اصول و روشهای مطالعه شده است ،
این اصول و روشها به صورت مکتوب و مدون درآمده ،
و آنچه را که به صورت مکتوب درآمده
در سرتاسر ساختار سازمانی به اجرا در می آید
و استمرار آن قابل تضمین است.
مسئولیت های ممیزی شونده
مدیریت سازمان ممیزی شونده مسئول است در جهت :
اطلاع دادن به کارکنان مرتبط در مورد اهداف و دامنه ممیزی
انتخاب کارکنان مسئول (راهنما) برای همراهی کردن اعضاء تیم ممیزی
فراهم کردن و در اختیار گذاردن تمامی منابع مورد نیاز برای تیم ممیزی به منظور حصول اطمینان از امکان انجام یک فرآیند ممیزی اثربخش و کارا
فراهم آوردن امکان دسترسی به اسناد و مدارک، سوابق، امکانات و تجهیزات و وشواهد برای ممیزان
همکاری با ممیزان جهت دست یابی به اهداف ممیزی
تعیین و مبادرت به انجام اقدامات اصلاحی و یا اقدامات پیشگیرانه بر پایه گزارش ممیزی و اعلام انجام و تکمیل آن در مهلت تعیین شده
Auditee's responsibilities
اصول ممیزی جهت ممیزان
اساس مهارت حرفه ای در انجام کار
شامل اعتماد، استحکام شخصیتی ، رازداری و قدرت تشخیص که برای ممیزی کردن اساسی هستند.
الف. اخلاقیات
اصول ممیزی جهت ممیزان
تعهد به گزارش دهی صحیح و صادقانه
ساخته های ممیزی ، نتایج ممیزی و گزارشات ممیزی منعکس کننده صحت، منصفانه و صادقانه بودن فعالیتهای ممیزی است.
موانع عمده که در طی ممیزی با آن برخورد میشود و نظرات متباین حل نشده بین اعضاء تیم ممیزی و ممیزی شونده بایستی گزارش شود.
ب. ارائه منصفانه
اصول ممیزی جهت ممیزان
بکار گیری جدیت و قدرت قضاوت در ممیزی
ممیزان بایستی در رابطه با اهمیت کاری که انجام می دهند و اعتمادی که کارفرمای ممیزی و سایر طرفهای ذینفع به آنان می کنند، احتیاط های لازم را بعمل آورند. شایستگی در زمره عوامل اصلی است که ممیزان بایستی آنرا دارا باشند.
اصول دیگری نیز به ممیزی مرتبط می شود که بنا به تعریف به مستقل بودن و نظام مند بودن مربوط هستند که عبارتند از :
ج. رعایت نکات حرفه ای
اصول ممیزی جهت ممیزان
مبنای بی طرفی در ممیزی و عینیت نتایج نهایی ممیزی
ممیزان بایستی از فعالیت مورد ممیزی مستقل باشند و از تعصب (یک سونگری) و تضاد منافع بری باشند. ممیزان بایستی آزادی و استقلال فکر را در سرتاسر فرآیند ممیزی حفظ کنند تا این اطمینان حاصل گردد که یافته ها و نتایج نهایی ممیزی فقط بر شواهد عینی متکی است.
د. استقلال
اصول ممیزی جهت ممیزان
روش منطقی برای دستیابی به نتایج ممیزی قابل اعتماد و تکرار پذیر در یک فرآیند ممیزی نظام مند
شواهد ممیزی قابل تصدیق هستند. این شواهد بر نمونه هایی از اطلاعات قابل دسترس و موجود متکی است، زیرا ممیزی در یک مدت زمان معین و با استفاده از منابع محدود انجام می گیرد. استفاده مناسب از نمونه گیری در ارتباط تنگاتنگ با سطح اعتمادی قرار دارد که می تواند در نتیجه گیری نهایی ممیزی موثر باشد.
ه. رویکرد بر مبنای شواهد
شایستگی و ارزشیابی ممیزان
کلیات
تجربه آموزش تجربه تحصیلات
ممیزی ممیز کاری ممیز
خصائل شخصی
کیفیت
دانش و مهارتهای مختص کیفیت
زیست محیطی
دانش و مهارتهای
مختص زیست محیطی
دانش و مهارتهای عمومی
شایستگی و ارزشیابی ممیزان
خصائل شخصی ممیزان
ممیزان بایستی دارای خصائل شخصی ای باشند که آنان را قادر سازد تا بر طبق اصول مربوط به ممیزی عمل کنند.
یک ممیز بایستی دارای خصائل مطابق با جدول اسلاید بعد باشد:
شایستگی و ارزشیابی ممیزان
09143152107-09148064975
سوال کردن (بر طبق روشهای اجرایی، فرآیندها، استانداردها و امثالهم و درک چگونگی انجام آن)
نگاه کردن (بر طبق توجه به نحوه انجام کار)
گوش دادن (بر طبق نحوه و تسلط در پاسخگوئی)
کنترل کردن (بر طبق مشاهده و بررسی سوابق)
ثبت کردن (ثبت مشاهدات یا یافته ها در چک لیست ها)
چگونه ممیزی انجام می گیرد؟
ممیزی معمولاً به روشهای زیر صورت می گیرد :
انجام ممیزی
نحوه سوال کردن در ممیزی
نحوه انجام مصاحبه ها
مصاحبه ها یکی از طرق مهم گردآوری اطلاعات است و بایستی به روشی متناسب با موقعیت و سطح شغلی شخص مورد مصاحبه، صورت گیرد. به هر صورت ممیز در هنگام مصاحبه بایستی موارد زیر را مد نظر داشته باشد:
1- مصاحبه ها بایستی با اشخاصی با سطوح و وظایف متناسب که فعالیتها یا کارها را در دامنه ممیزی به انجام می رسانند، صورت گیرد
2- مصاحبه ها بایستی در ساعات کار عادی و هر گاه عملی باشد در محل کار مصاحبه شونده صورت گیرد
3- کوشش لازم برای آنکه مصاحبه شونده در قبل یا در طی ممیزی در موقعیت راحت و آرامی قرار گیرد، بایستی صورت گیرد.
4- بیان دلایل مصاحبه و هر نکته دیگری که ضروری باشد، بایستی توضیح داده شود.
5- مصاحبه می تواند با این پرسش که شخص کار خود را شرح دهد، آ؛از گردد.
6- طرح سوالاتی که ممکن است موجب جهت دهی در پاسخ شود (مثلاً سوالات راهنمایی کننده) بایستی مورد اجتناب قرار گیرد
7- نتایج حاصل از مصاحبه بایستی خلاصه بندی شده و با شخص مورد مصاحبه ، مورد بررسی و بازنگری قرار گیرد.
8-از اشخاص یا شخص مصاحبه شونده جهت مشارکت و همکاری بایستی سپاسگذاری گردد.
نمودار مراحل ممیزی
جمع آوری اطلاعات و سوابق
تهیه برنامه ممیزی
انتخاب ممیزان
تهیه چک لیست های ممیزی
اعلام برنامه ممیزی به بخشهای ذیربط
ارزیابی یافته های ممیزی
MR/QA
MR/QA
MR/QA
AA
MR/QA
انجام ممیزی در بخشهای ذیربط
AA
AA
پیگیری و تصدیق موثر بودن اقدامات اصلاحی
تعیین و انجام اقدامات اصلاحی
مشخص کردن علل به وجود آورنده عدم انطباق
درخواست اقدام اصلاحی
آیا عدم انطباق وجود دارد
تهیه گزارش ممیزی و ارائه آن به MR/QA
AA
AA
AA
AA
AA
DP/AA
No
Yes
مهدی کاظمی تلفن : 09148064975و09143152107
نتیجه گیری نهایی ممیزی
در نتیجه گیری نهایی ممیزی بایستی به مواردی از قبیل موارد زیر ارجاع داده شود:
1- میزان انطباق سیستم مدیریت با معیارهای ممیزی
2- اجرا، حفظ و بهبود اثربخش سیستم مدیریت
3- قابلیت فرآیند بازنگری مدیریت جهت حصول اطمینان از استمرار تناسب، کفایت، اثربخشی و بهبود سیستم مدیریت
اگر در اهداف ممیزی مشخص شده باشد، نتیجه گیری های نهایی ممیزی می تواند منجر به ارائه توصیه هایی در زمینه بهبودها، ارتباطات تجاری، گواهی کردن، ثبت کردن یا فعالیتهای آتی ممیزی شود.
با آرزوی موفقیت روز افزون