ثبت املاک واسناد

مقدمه:

ثبت املاک واسناد که موضوع قانون ثبت است مانند هر قانون دیگری از قبیل قانون مدنی و کیفری و غیر برای خود هدفی دارد که از اهداف عمده و اساسی ثبت املاک حفظ مالکیت مالکین و ذوی الحقوق نسبت به آنهاست تا از تجاوز و تعدی دیگرانان در امان بماند و مالکیت افراد از امنیت برخوردار باشد با این مقدمه و به موجب ماده 9 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 26 اسفند 1310 مقرر گردید که از تاریخ تصویب قانون در نقاطی که اداره ثبت دارد ودر سایر نقاط پس ازتشکیل اداره ثبت کلیه اموال غیر منقول هر ناحیه به ثبت برسد و لذا عده کثیری از مردم در اجرای ماده 10 و11 قانون مذکور در وقت مقررمبادرت به ثبت املاک خود در اقصی نقاط کشور نموده اند .
نخستین قانونی که به دنبال آن سازمان ثبت به وجود آمد قانون سال 1302 بود پیش از آن قانونی به تصویب رسید اما تشکیلات ثبتی به وجود نیامد در سالهای بعد در قانون مصوب 1302 تغییرات و اصلاحاتی و الحاقاتی در آن بوجود آمد تا سال 1320 که در تاریخ 26/12/1310 قانون کنونی تصویب شد مقررات ثبت سال 1302 را با تمام الحاقات و اصلاحات آن تا سال 1310 ثبت عادی می گویند .
ثبت عمومی یا اجباری به لحاظ اینکه ثبت کردن ملک اجباری وعدم آن دارای ضمانت اجرای قوی بوده است که البته ازسال 1332 تغییری کرد که ازاین شدت کاسته و به جای آن جزای نقدی جایگزین شد.
اما بعد ازانقضاء مواعد مقرر کسانیکه موفق به ثبت املاک خود دراجرای ماده 11 قانون ثبت نشده اند می توانند برابر ماده 12 قانون مذکور نسبت به ملک خود تقاضای ثبت نماید .

روش کار

ابتدا متقاضی بایستی تقاضای خود را با یک برگ استشهاد محلی که به تایید اهالی محل و همسایگان و مجاورین و معمرین رسیده باشد منضم به فتوکپی شناسنامه خود و سایر مدارک دیگر از قبیل قول نامه عادی یا هر مدرک مرسوم دیگری که در محل عرف است به اداره ثبت محل وقوع ملک تسلیم نماید.
دراستشهاد محلی یا قولنامه عادی بایستی حدود و مشخصات ملک بطوراجمال قید شود در صورتیکه متقاضی آنرا بطور عادی از دیگری خریداری نموده مشخصات فروشنده نیز بایستی قید شده باشد.
مسئول اداره ثبت بعد از بررسی ابرازی در صورتیکه آنها را کافی تشخیص داد دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور صادر و وقت بازدید و معاینه محلی را با توجه به دفتراوقات که در اختیار دارد تعیین و به متقاضی اعلام میدارد.
متصدی دفتر اندیکاتور پس از ثبت تقاضا در دفتر سوابق را جهت تشکیل پرونده و انجام امور مقدماتی مربوط به بایگانی ارسال میدارد.
مسئول بایگانی با مراجعه بدفتر توزیع اظهارنامه و سوابق امر عدم سابقه ثبت و مجهول بودن ملک را گواهی و در صورتیکه مقداری از سهام ملک مورد تقاضا قبلا ثبت شده باشد مقدار سهام مجهول باقیمانده را تعیین و مراتب را گواهی نماید.
تذکر1: دفتر توزیع اظهارنامه دفتری است که املاک بخشهای مختلف حوزه ثبتی هر شهرستان به ترتیب پلاک کوبی آن شماره گذاری گردیده.
سپس در وقت مراجعه متقاضی در روز مقرر متصدی بایگانی پرونده را نزد مسئول اداره ارسال و او با توجه به دفتر اوقات نماینده و نقشه برداری را جهت عزیمت به محل وقوع ملک به منظور تحقیقات محلی و احراز تصرف مالکان متقاضی و تنظیم صورت مجلس و ترسیم نقشه ملک تعیین و نیز وقت مراجعه بعدی متقاضی را جهت به او اعلام میدارد.
بدیهی است چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتری باشد وبه نماینده و نقشه برداری فوق العاده ماموریت و هزینه سفر تعلق گیرد متقاضی مکلف است فوق العاده یاد شده را به حساب سپرده ثبت واریز نماید که در این صورت پرونده به حسابداری ارسال و پس از محاسبه میزان فوق العاده متعلقه نسبت به ایام ماموریت متصدی حسابداری قبض سپرده را صادر و به متقاضی تسلیم و او پس از تودیع در بانک ملی که حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است نسخ مربوط را به ثبت اعاده می نماید تا ضمیمه پرونده شود.
آنگاه نماینده و نقشه بردار در معیت متقلضی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند و پس از استقرار در محل نماینده با توجه به مدارک ابرازی و سوابق امر و وضعیت مجاورین و مشاهدات عینی و پرسش از همسایگان مطلعین تحقیقات لازم را پیرامون چگونگی مالکیت و نحوی تصرفات مالکانه متقاضی انجام و نقشه بردار نیز نقشه ملک را برداشت می نماید .
سپس نماینده با توجه به مجموع تحقیقات به عمل آمده صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه را تنظیم و نقشه بردار نیز گروهی ملک را ترسیم و پس از امضاء خود و نقشه بردار و متقاضی و شهود و مجاورین در صورتی که ثبت ملک را خالی از اشکال دید اظهار نامه ثبت ملک را نیز تنظیم و پس از امضاء وسیله خود و مالک یا نماینده قانونی او مراتب را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه می نماید.
در صورت جلسه که تحت عنوان صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه تنظیم می شود نماینده بایستی ضمن اشاره به دستور رئیس ثبت مبنی بر عزیمت به محل تاریخ حضور خود و نقشه بردار را در محل نیز روزمعاینه محلی را قید سپس مشاهدات خود و نحوه مالکیت متقاضی را با تعیین ایادی مربوطه به نحوی که ارتباط متقاضی را با کسی که ملک در دفتر توزیع اظهار نامه به نام او معرفی شده مشخص نماید همچنین حدود و مشخصات وطول ابعاد و مساحت ملک را که وسیله نقشه بردار تعیین می شود در صورت جلسه قید نموده و نظر نهائی خود را در خصوص بلا اشکال بودن ثبت ملک به طور صریح مرقوم دارد.
هم چنین در هنگام تعیین شماره برای ملک مورد تقاضا در صورتی که مجاورین آن فاقد شماره باشند برای آنها نیز بایستی شماره تعیین و در تعریف حدود و مشخصات ملک موردتقاضا شمارات مجاورین نیز بایستی مشخص شده باشد .
در اظهار نامه ثبت ملک که نمایند آن را همراه با صورت جلسه معاینه محل و احراز تصرف مالکانه تنظیم می نمایند بایستی مشخصات کامل مالک یا مالکین بر اساس مندرجات شناسنامه آنها قید شود و از استناد به مشخصات مندرج در سایر اوراق و مدارک متقاضی از قبیل گواهی نامه رانندگی و امثالهم جدا اجتناب شود .
همچنین سایر ستون های اظهار نامه بایستی به طور دقیق و با خط خوانا تکمیل و پس از امضاء نماینده و متقاضی همراه با صورت جلسه احراز تصرف طی گزارشی به رئیس ثبت ارائه گردد.
لازم به ذکر است که کل قیمت ملک مورد تقاضا بر اساس قیمت منطقه ا ی وسیله نقشه بردار تعیین و در ستون مربوط در اظهار نامه قید می شود.
رئیس ثبت پس از ملاحظه گزارش نماینده و نقشه بردار بررسی صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه و تطبیق مندرجات آن را مدارک ابرازی متقاضی در صورتی که تحقیقات انجام شده و صورت جلسه تنظیمی را کافی تشخیص دهد پس از کنترل مندرجات اظهار نامه با صورت جلسه معاینه محلی آن را امضاء سپس اظهار نامه را در دفتر کد304 (دفتر ثبت اظهار نامه ) ثبت شماره ردیف دفتر را روی اظهار نامه غیر و سوابق را جهت ثبت اظهار نامه در دفتر اندیکاتور و اخذ حقوق دولتی متعلقه و پرداخت قوق العاده نماینده و نقشه بردار به ترتیب دفتر و حسابداری ارجاع می نماید.
پس از ثبت اظهارنامه در دفتر اندیکاتور پرونده جهت محاسبه حق الثبت و مقدماتی متعلقه به حسابداری ارسال می شود و درآنجا متصدی حسابداری پس از محاسبه حقوق دولتی متعلقه بر مبنای بهای کل ملک به نرخ منطقه ای قبض لازم را صادر و جهت واریز به حساب مربوطه نزد بانک ملی به متقاضی تسلیم و نیز فوق العاده نماینده و نقشه بردار را حسب دستور مسئول اداره پرداخت می نماید .
متقاضی پس از واریز حقوق دولتی متعلقه در بانک نسخ لازم را به ثبت اعاده تا ضمیمه پرونده گردد.
متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض پرداخت حقوق دولتی به پرونده شماره قبض و میزان حق الثبت و مقدماتی را تفکیک در اظهارنامه قید و پرونده را جهت اقدامات بعدی به بایگانی ارسال میدارد.
متصدی بایگانی مراتب ثبت ملک را در مقابل شماره ملک مورد ثبت در دفتر توزیع اظهار نامه قید و پس از ثبت در دفتر آماری پرونده را در ردیف سایر پروندهایی که بایستی آگهی نوبتی نسبت به آنها تهیه و منتشر شود قرار داده ووقت مراجعه بعدی متقاضی را که معمولا پایان انقضاء زمان واخواهی آگهی نوبتی ملک است به متقاضی اعلام می دارد.
تذکر2 : در انجام هر یک از مراحل قبول ثبت چنانچه قانونا نیاز به استعلام از مراجع ذیصلاح ملاحظه شد بایستی انجام شود بدیهی است که استعلام های بی مورد و بدون مجوز که موجب ایجاد وقفه در انجام کار متقاضی شود خلاف مقررات بوده و بایستی از آن اجتناب شود.

روش تهیه و انتشارآگهی نوبتی

پس از ثبت ملک و وصول حقوق دولتی متعلقه آن بشرحی که توضیح داده شدبر اساس ماده 59 آئین نامه قانون ثبت کلیه املاکی که در هر سه ماده به ثبت نمیرسند بایستی بترتیب مقرر در آئین در دو نوبت به فاصله 30 روز با ذکر شماره پلاک و مشخصات مالک و نوع ملک و محل وقوع آن در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار که از طریق وزارت ارشاد اسلامی تعیین میشود آگهی گردند تا چنانچه افرادی نسبت به املاک ثبت شده اعتراضی دارند یا حقی برای خود قائل هستند مراتب را ظرف 90 روز از تاریخ اولین انتشار به ثبت محل کتبا اعلام و رسید دریافت دارند.
در آگهی نوبتی که هر سه ماه یکبار تهیه و منتشر میشود باید مشخصات و نکات زیر منظور گردد:
1- شماره پلاک و مشخصات مالک و نوع ملک و محل وقوع املاکی که اظهارنامه آنها در سه ماهه مربوطه قبل تنظیم و جهت انتشار آگهی در ردیف منظور گردیده اند.
2- املاکی که قبلا اظهارنامه آنها تظیم ولی اشتباها در موعد مقرر آگهی نشده اند.
3- املاکی که آگهی نوبتی آنها در وقت مقرر منتشر ولاکن بواسطه اشتباه موثری که در انتشارآنها رخ داده و بموجب آراء هیئت نظارت یا دستور اداری مستند به اختیارات تفویضی هیئت نظارت موضوع بندهای 380 – 386 – 378 مجوعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر 65 منجر به تجدید آگهی شده اند. در تهیه پیش نویس آکهی نوبتی که وسیله مسئول بایگانی انجام میشود بایستی نهایت دقت لازم معمول گردد تا اشتباهی واقع نشود و در مقدمه آن نام شهرستان مربوطه قید سپس مشخصات و شماره پلاک ثبتی املاک هر بخشی که در سه ماهه مربوطه قبل ثبت شده اند به ترتیب از کوچک به بزرگ با ذکر مشخصات ملک و مالک یا مالکین املاک موضوع بند 3 که در اجرای دستور هیئت نظارت یا دستور اداری مستند به اختیارات تفویضی منجر به تجدید آگهی شده اند قید می شود.
سپس در پایان آگهی زمان قبول اعتراض نسبت به املاک ردیف 1 و2 که 90 روز و املاک ردیف 3 که 30 روز بعد از تاریخ اولین انتشاراست ذکر می گردد و نیزمدلول مواد 16و 17 و 20 قانون ثبت درپایان آگهی درج و تاریخ انتشارنوبت اول و دوم نیز بربابر قانون تعیین و قید میشود .
مسئول بایگانی پس از تهیه آگهی نوبتی که تایپ شده آن را نزد رئیس اداره ارسال و او پس از بررسی و کنترل امضاء و سپس آگهی را طی نامه ای جهت درج دریکی از روزنامه های کثیرالانتشار یا محلی و نیز چاپ نسخ پشت سفید به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال میدارد.
پس از وصول آگهی درج شده در روزنامه و نسخ پشت سفید مسئول بایگانی آنرا با پیش نویس آگهی تطبیق و در صورتیکه اشتباهی واقع نشده باشد عین عبارت آگهی نوبتی و شماره روزنامه و تاریخ انتشار و نام روزنامه ناشر را در اظهارنامه های مربوطه قید و مراتب صحت و سقم انتشار آگهی را گواهی می نماید.
بدیهی است از تطبیق چنانچه پلاکی از قلم افتاده یا آن اشتباهی واقع شده باشد مسئول بایگانی موظف است مراتب را به رئیس اداره گزارش و او حسب مورد و برابر مقررات دستور مقتضی را صادر خواهد نمود سپس تعداد کافی از نسخ پشت سفید جهت الصاق در معابر عمومی به مامور ابلاغ تسلیم واو پس از الصاق مراتب را کتبا به اداره اعلام و رئیس ثبت پس از حصول اطمینان از الصاق آگهی هادستور ثبت گزارش مامور را در دفتر اندیکاتور صادر و پس از ثبت جهت ضمیمه شدن به سابقه به بایگانی ارسال می شود و نیز یک نسخه از آگهی نوبتی برای ادارات ذیربط ارسال می شود و نسخه ای از آن جهت مجلد نمودن با سایر آگهی ها منظور و در نهایت آگهی در دفتر ثبت آگهی های نوبتی ثبت میگردد.

روش رسیدگی به اعتراض آگهی های نوبتی

بعد انتشار آگهی نوبتی نسبت به املاکی که بشرح قبل از آنها قبول ثبت بعمل آمده بموجب ماده 16قانون ثبت هر کس میتواند اعتراضی نسبت به ثبت ملک مورد نظر داشته باشد ظرف 90 روز از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی مراتب را کتبا به ثبت محل مربوطه اعلام و رسید دریافت نماید.
البته ممکن است افرادی بعد از تنظیم اظهارنامه و قبل از انتشاره آگهی نوبتی یا بعد از انقضاءمهلت مقرر نیز نسبت به ثبت ملکی اعتراض نمایند که طریقه رسیدگی به هر یک از آنها به شرح زیرمی باشد:
1- چنانچه اعتراض بعد از تنظیم اظهارنامه و قبل ازانتشارآگهی نوبتی وسیله معترض به ثبت محل تسلیم شود رئیس ثبت پس از دستور ثبت ان در دفتر اندیکاتورآنرا جهت رسیدگی و اقدام به بایگانی ارجاع مینماید مسئول بایگانی پس از ضمیمه نمودن اعتراض به پرونده وملاحظه چگونگی جریان امرمراتب را طی نامهای به معترض اعلام میدارد که چون هنوز آگهی نوبتی نسبت به ملک مورد نظر منتشرنشده لذا اعتراض دراین زمان مسموع نبوده و قابل رسیدگی نیست و تاکید می نماید که معترض بایستی اعتراض خود را ظرف مدت نود روزاز تاریخ اولین نشر آگهی به ثبت محل تسلیم دارد (موضوع ماده 87 آئین نامه قانون ) ناه پس ازامضاء رئیس ثبت و درج شماره بر آن توسط متصدی دفتر اندیکاتور به آدرس معترض ارسال می شود.
2 – چنانچه اعتراض ظرف 90 روزاز تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی واصل شود رئیس اداره ابتدا دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور میدهد و نامه پس از ثبت در دفتراندیکاتور جهت اقدامات بعدی به شعبه بایگانی ارسال میشود.
مسئول بایگانی پرونده مربوطه را استخراج و بعد از ملاحظه آن در صورتیکه تشخیص داد اعتراض ظرف مهلت مقرر واصل شده یک نسخه فتوکپی از آن تهیه و درپرونده ثبتی مربوطه ضبط وسپس قبض رسید اعتراض را که حاوی مشخصات کامل معترض وآدرس دقیق او باشد به نحویکه تاریخ وصول اعتراض با تمام حروف در آن درج شده باشد را صادر و همراه با اصل اعتراض طی نامه ای جهت رسیدگی به دادگاه صالحه محل (در حال حاضر دادگاه حقوقی) ارسال و یک نسخه از قبض رسید را به معترض تسلیم یا به آدرس او ارسال میدارد و اظهارنامه ملک و پوشه پرونده را به مهر اعتراض دارد ممهور می نماید (مواد90 -91 -92 – آئین قانون ثبت) سپس نامه تهیه شده وسیله مسئول بایگانی پس از امضاء رئیس اداره همراه با اصل اعتراض و قبض رسید مربوطه پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دادگاه صالحه محل جهت رسیدگی ارسال می شود .
3- چنانچه اعتراض بعد ازانتشارآگهی نوبتی وانقضاء زمان واخواهی مقرردر قانون به اداره ثبت واصل شود رئیس ثبت دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور صادر و جهت رسیدگی به بایگانی ارجاع می نماید اعتراض پس از ثبت دردفتر اندیکاتور جهت اقدام به بایگانی ارسال می شود مسئول بایگانی پرونده مربوطه را استخراج وبا ملاحظه محتویات پرونده و تاریخ انتشاراولین آگهی درصورتیکه وصول اعتراض بعد از انقضاء مهلت مقرر در قانون تشخیس داده شود مراتب را به رئیس ثبت گزارش می نماید مسئول اداره با ملاحظه گزارش مسئول بایگانی و حصول اطمینان از صحت گزارش مبنی بر وصول اعتراض خارج از مهلت دستور رسیدگی به آن را در نشست اداری با حضور رئیس دادگاه محل صادرمی نماید.
سپس در اجرای قسمت اخیر ماده 16 قانون ثبت از رئیس دادگاه محل کتبا دعوت می شود تا در نشست اداری که در ثبت محل تشکیل می شود حضور یافته و به موضوع اعتراض رسیدگی نماید .
پس از تشکیل جلسه که با حضور رئیس ثبت دادگاه محل در وقت مقرر انجام می شود پرونده ثبتی مربوطه و اعتراض واصله مطرح و بررسی آنگاه رای مقتضی صادر و مراتب در پایان صورت جلسه و انشاء رای بعمل آمده و به امضاء اعضاء شرکت کننده در جلسه رسیده و سپس پرونده جهت ادامه عملیات ثبتی به بایگانی ارسال می شود رای صادره در این مورد قطعی است .
روش انتشار آگهی تحدید عمومی
بعد از انتشار اولین آگهی نوبتی املاکی که به عنوان مجهول المالک به شرح قبل از آنها قبول ثبت بعمل آمده انتشار آگهی تحدید حدود عمومی امکان پذیر می باشد ( ماده 66 آئین نامه قانون ثبت ) و در تهیه پیش نویس آگهی تحدید عمومی رعایت نکات زیر ضروری است :
پیش نویس آگهی تحدید حدود عمومی هر بخش به ترتیب شماره املاک تهیه و برای هر یک یا چند پلاک با توجه به موقعیت و مساحت آنها روز یا روزهایی برای تحدید حدود تعیین می شود بدین معنی که ممکن است برای یک پلاک با توجه به موقعیت آن چند روز جهت تحدید حدود منظور و یا برای چند پلاک یک روز برای تحدید اختصاص داده شود ( موضوع مواد 61 و 62 آئین نامه قانون ثبت ) و تاریخ روز تحدید و ساعت مقرر برای شروع عملیات تحدیدی باید ذیل شماده پلاکهای مربوطه قید شود .
در پیش نویس آگهی تحدید عمومی باید دقت شود که فاصله بین روز انتشار آگهی تحدیدی و روز تحدید حدود کمتر ا ز 20 روز و بیشتر از 60 روز نباشد (ماده 67 آئین نامه قانون ثبت ) و در ذیل آگهی تذکر داده میشود مجاوری که نسبت به حدود یا حقوق ارتفاعی ملک مورد تحدید حقی برای خود قائل است میتواند فقط ظرف 30 روزاز تاریخ تحدید بوسیله اداره ثبت به مرجع صلاحیت دارعرضال دهد ( ماده 20قانون ثبت ) .
مسئول بایگانی پس از تهیه پیش نویس آگهی تحدید حدود عمومی آن را نزد رئیس ثبت ارسال و او پس از بررسی و کنترل آن را امضاء می نماید پیش نویس آگهی تحدید حدود پس ازتایپ به امضاء مسئول اداره رسیده و همراه با نامه ای که آن نیزوسیله مسئول اداره امضاء می شود و پس از درج شماره بر آنها وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت چاپ در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال می گردد .
پس ازوصول روزنامه حاوی آگهی درج شده درآن مسئول بایگانی آن را با پیش نویس تطبیق ودر صورتیکه اشتباهی واقع نشده باشد مراتب صحت وسقم آن را گواهی می نماید .
سپس نسخهای از آگهی را برای ادارات ذیربط ارسال و نسخه دیگری ازآن را جهت مجلد نمودن با سایر آگهی های موجود منضور می نماید آنگاه بایگانی مربوطه متن عبارت آگهی و شماره و تاریخ ونام روزنامه ناشر را بر روی هر یک از اظهارنامه ها قید و صحت آن را گواهی می نماید و نیز تعدادی ازآگهی ها جهت الصاق در محل وقوع ملک و اماکن عمومی به مامورابلاغ تسلیم میشود که او نیز پس ازالصاق آنها در معابر ئ اماکن عمومی مراتب را به رئیس اداره گزارش و مسئول ثبت پس از حصول اطمینان از الصاق آگهی ها ضمن دستور ثبت گزارش مامور ابلاغ در دفتر اندیکاتور آنرا جهت ضبط در سابقه به بایگانی ارجاع می نماید. گزارش مامور پس از ثبت در دفتر اندیکاتور ببایگانی ارسال و در سابقه ضبط میشود .در خاتمه آگهی در دفتر ثبت آگهی های تحدیدی ثبت میشود.

روش تحدید حدود عمومی
هدف از تحدید حدود تشخیص و تعیین حد فاصل ملک مورد تحدید نسبت به املاکی است که با آن املاک همسایگی دارد عمل تحدید حدود به عهده نماینده و نقشه بردار است که با راهنمائی متقاضی ثبت و یا قائم مقام او با در نظر گرفتن حدودیکه در اظهارنامه ذکر شده و با توجه به میزان مورد تصرف وی صورت میگیرد و روش انجام آن بدین شرح است:
پس از انتشار آگهی تحدیدی و قبل از فرا رسیدن موعد تحدید رئیس اداره نماینده و نقشه بردار را جهت انجام عملیات تحدید حدود تعیین و دستو میدهید ابلاغ لازم برای آنها صادر شود.
امور اداری ابلاغ لازم را صادر وپس ازامضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن به ضمیمه یک نسخه از آگهی تحدید آنرا به نماینده و نقشه بردار تسلیم میدارد بدیهی است چنانچه قطعاتی ازاملاک مورد تحدید خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار و هزینه سفر آنها در تحدید عمومی به عهده ثبت محل میباشد که بایستی از اعتبار مربوطه پرداخت گردد.
نماینده قبل از شروع عملیات تحدید پرونده های مندرج در آگهی تحدیدی را از بایگانی تحویل گرفته و رسید آنهارا به بایگانی تسلیم می دارد.
با شروع زمان عملیات تحدید نماینده به اتفاق نقشه بردار همه روزه نسبت به تحدید املاک مندرج در آگهی به ترتیب تاریخ ضمن رعایت مواد 68 الی 75 و78 الی 81 آئین نامه قانون ثبت اقدام می نمایند ترتیب تحدید حدود بدین نحو است که ابتدا اندازه و متراژو تعریف حد شمال سپس حد شرق بعد حد جنوب و سپس حد غرب تعیین و مشخص میگردد.
صورت جلسه تحدید حدود املاک مورد تحدید همه روزه بایستی با خطی خوانا و بدون قلم خوردگی و صحیح تنظیم و به امضاء مالک و مجاورینی که حضور دارند برسد و نقشه بردار نیز خود آن را امضاء بنمایند.
نقشه بردار علاوه برترسیم نقشه ملک و تعیین مساحت آن موظف است کل ملک را برمبنای قیمت منطقهای ارزیابی و برگ ارزیابی را نیزتنظیم و به امضاء مالک رسانیده و خود نیزآنرا امضاء نموده تا همراه با نقشه و صورت تحدید ضمیمه پرونده گردد.
پس از انجام عملیات تحدید نماینده محدد موظف است مورد تحدید را با مجاورین تطبیق و پیش نویس سند مالکیت هر پلاک را بطور جداگانه تهیه و ضمیمه پرونده نماید .
در پیش نویس سند مالکیت که وسیله نماینده میشود علاوه بر قید مشخصات کامل مالک و شماره پلاک و محل وقوع ملک و حدود و مشخصات آن جریان کامل پرونده بایستی در قسمت مربوطه از ابتدا تا عملیات تحدید ذکر و نماینده نظر نهائی خود را در خصوص صدور سن مالکیت اعلام و آنرا امضاء نماید.
پیش ازاتمام تنظیم پیش نویس اسناد مالکیت نماینده گزارش ختم عملیات تحدید را به رئیس ثبت ارائه و او نیز دستور ثبت صورت جلسات تحدیدی را در دفتر اندیکاتور صادرمی نماید.
پس از ثبت صورت جلسات تحدیدی در دفتر اندیکاتور پرونده ها به ضمیمه صورت جلسه تحدید و برگ ارزیابی و نقشه ملک و پیش نویس سند مالکیت به بایگانی تحویل داده می شود.

روش تفکیک املاک
اصطلاح تفکیک در حقوق جدید ارین پدید آمده و به مفهوم افراز و تقسیم نزدیک است . لکن با آنها فرق دارد زیراهمان گونه که در مبحث قبل گفته شده درافراز باید حالت اشاعه وجود داشته باشد ولی درتفکیک وجود حالت اشاعه ضرورت ندارد به عبارت ساده تردرافراز تعداد مالکین مشاعی باید از2 نفربیشتر باشند
ولی در تفکیک حتی یک نفر هم که مالک شش دانگ ملکی باشد می تواند آن را به قطعات متعددی که قانونا مقدور باشد تفکیک نمایند که روش انجام عمل تفکیک به شرح زیر بیان می شود :
متقاضی باید با مراجعه به دفتر اسناد رسمی و اخذ تقاضای تفکیک آن را به ضمیمه نقشه تفکیک ملک که خود موظف به تهیه آن می باشد به ثبت محل تسلیم دارد .
تقاضا پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت ضمیمه شدن به پرونده و اقدام لازم به ترتیب به شعبه بایگانی و یکی از نمایندگان ارجاع میگردد .
نماینده پس ازملاحظه تقاضا و بررسی پرونده ثبتی نقشه ارائه شده وسیله متقاضی را طی نامه ای جهت تایید و موافقت با تفکیک به شهرداری محل ارسال می دارد .
نامه تهیه شده پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسیله دفتر اندیکاتور به ضمیمه نقشه به شهرداری ارسال و پرونده تا وصول پاسخ شهرداری به بایگانی جهت ضبط اعاده می گردد .
تذکر 1 – چنانچه ظرف دو ماه از تاریخ ارسال نقشه به شهرداری پاسخی از ناحیه آن مرجع واصل نشود حسب مراجعه و تقاضای اداره ثبت می تواند راسا" مبادرت به تفکیک نماید .
پس از وصول پاسخ شهرداری منضم به نقشه تایید شده و ثبت آن در دفتر اندیکاتور حسب دستور مسئول اداره تاریخ مراجعه بعدی متقاضی برای عزیمت به محل و انجام عملیات تفکیک تعیین و به او ابلاغ و پرونده جهت ضبط تا روز مذکور به بایگانی ارسال می شود .
در روز مقرر و با مراجعه متقاضی به بایگانی پرونده را نزد مسئول اداره ارسال و او نماینده و نقشه برداری را جهت عزیمت به محل و و انجام عمل تفکیک تعیین می نماید .
بدیهی است چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر بوده و به نماینده و نقشه بردار فوق العاده ماموریت و هزینه سفر تعلق گیرد متقاضی موظف است آن را به شرحی که در مباحث قبل توضیح داده شد در حساب سپرده نزد بانک ملی واریز نماید .
آنگاه نماینده و نقشه بردار در در معیت متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت و پس از استقرار در محل و معرفی ملک وسیله متقاضی حدود آن را با مجاورین و سوابق ثبتی تطبیق و در صورتیکه قطعات تفکیکی داخل در محدوده ملک باشند و اختلافی با مجاورین ملاحظه نگردد نقشه بردار نقشه تفکیکی را با توجه به نقشه تایید شده شهرداری ترسیم و قطعات تفکیکی را به نرخ منطقه ای ارزیابی و نماینده صورت جلسه تفکیکی را تهیه مراتب را طی گزارش باطلاع مسئول اداره می رسانند.
در صورت جلسه تفکیکی ابتدا بایستی جریان ملک و سپس حدود و مشخصات کل ملک آنگاه حدود و مشخصات قطعات تفکیکی با تعیین شماره و با ذکر طول ابعاد و مساحت بترتیب و مساحت بترتیب نوشته شود و نمایند و نقشه بردار ومتقاضی آن را امضاء نمایند.
مسئول اداره پس ا بررسی صورت جلسه تفکیکی و تطبیق قطعات شده با نقشه ترسیمی در صورتیکه اقدامات انجام شده را کافی تشخیص دهد صورت جلسه را جهت گواهی عدم بازداشت و اخذ هزینه تفکیک به ترتیب به دفتر بازداشتی و حسابداری ارجاع می نماید .
متصدی دفتر بازداشتی پس از انجام گواهی لازم مبنی بر عدم بازداشت پرونده را به حسابداری ارسال می دارد.
متصدی حسابداری هزینه تفکیک را بر مبنای بهای مندرج در برگ ارزیابی تنظیم شده به وسیله نقشه بردار محاسبه و قبض مربوطه را صادر و جهت واریز در بانک ملی به متقاضی تسلیم می دارد.
متقاضی پس از واریز هزینه تفکیک در بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است نسخ لازم را به ثبت اعده تا ضمیمه پرونده شود.
متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض مربوطه به واریز هزینه تفکیک به پرونده و گئاهی وصول آن آن را جهت اقدام بعدی نزد مسیول اداره ارسال می دارد.
مسئول اداره پس از کنترل و بررسی عملیات انجام شده صورت جلسه تفکیکی را امضا و هرا با پرونده به دفتر اندیکاتور می فرستد.
متصدی دفتر اندیکاتور پس از درج شماره بر صورت جلسه آن راعطف به سابقه به دفتر خانه در خواست کننده تفکیک ارسال و پرونده را جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی اعاده می دهد.

روش تفکیک املاک
الف-روش قطعی:
1- مراجعه متقاضی به دفتر خانه واخذ درخواست تفکیکی وارائه ان به ثبت محل به ضمیمه نقشه تفکیکی که خود تهیه نموده باشد.
2- دستور ثبت درخواست در دفتراندیکاتور وارجاع به نماینده جهت اقدام.
3- ارسال درخواست تفکیکی به بایگانی جهت پیوست پرونده وتسلیم آن به نماینده .
4- بررسی وتهیه نامه جهت ارسال نقشه به شهرداری برای تائید عنداللزوم.
5- امضاءنامه وسیله مسئول مربوطه وصدور آن .
6- برگشت پرونده به بایگانی وضبط آن تاوصول پاسخ شهرداری
7- مراجعه متقاضی به ثبت پس از گذشت دو ماه از تاریخ تسلیم نامه به شهرداری در صورت عدم وصول پاسخ از شهرداری جهت ادامه عملیات تفکیک. 8- وصول پاسخ از شهرداری منضم به نقشه تائید شده.
9- دستور ثبت نامه شهرداری در دفتر اندیکاتور وتعیین وقت مراجعه بعدی وسیله مسئول مربوطه واعلام آن به متقاضی.
10- ثبت نامه در دفتر اندیکاتور
11- ارسال سوابق به بایگانی جهت ضبط تا مراجعه متقاضی در روز تعیین شده .
12- مراجعه متقاضی در روز مقرر وارسال سوابق نزد مسئول مربوطه جهت تعیین نماینده ونقشه بردار.
13- تعیین نماینده ونقشه بردار وسیله مسئول مربوطه جهت عزیمت به محل.
14- تودیع فوق العاده ماموریت وهزینه سفر نماینده ونقشه بردار در صورت تعلق.
15-عزیمت نماینده ونقشه بردارکاداستربه محل همراه متقا ضی
16- معرفی ملک وسیله متقاضی وتشخیص حدودتوسط نماینده وبرداشت نقشه وارزیابی توسط نقشه بردار وتعیین وقت مراجعه بعدی متقاضی
17-ترسیم نقشه تفکیکی وتنظیم برگ ارزیابی وسیله نقشه برداروتهیه صورت جلسه تفکیکی وسیله نماینده وامضا آن وسیله نقشه بردار ونماینده ومتقاضی
18-ارائه گزارش نماینده ونقشه بردار به مسئول مربوط منضم به صورت جلسه ونقشه تفکیکی
19-گواهی دفتر بازداشتی مبنی بر عدم بازداشت
20- بررسی مسئول اداره وارجاع به حسابداری جهت اخذ هزینه تفکیکی
21-ارسال پرونده به حسابداری جهت محاسبه هزینه تفکیک
22-پرداخت هزینه تفکیک توسط متقاضی در بانک
23-پیوست قبض پرداخت هزینه تفکیک به پرونده وارسال آن نزد مسئول مربوطه جهت امضا
24-کنترل وامضا صورت مجلس تفکیکی وسیله مسئول مربوطه
25-ارسال صورت مجلس تفکیکی به دفتر اندیکاتورجهت صدور وارسال آن به دفتر خانه
26صدور صورت جلسه تفکیکی وارسال آن به دفتر خانه مربوطه
27-برگشت پرونده همراه با سوابق به بایگانی جهت ضبط د ر ردیف مربوطه
روش جدید
1- مراجعه متقاضی به دفتر خانه واخذ درخواست تفکیکی وارائه آن به ثبت محل به ضمیمه نقشه تفکیکی که خود تهیه نموده باشد.
2- دستور ثبت درخواست در دفتر اندیکاتور وارجاع به نماینده جهت اقدام.
3- ارسال درخواست تفکیکی به گروه فنی کاداستر جهت تهیه برگ نقشه کاداستر یک ملک ودرج در پرونده
3-1- تسلیم پرونده به نماینده .
4- بررسی وتهیه نامه جهت ارسال نقشه به شهرداری برای تائید عنداللزوم.
5- امضاءنامه وسیله مسئول مربوطه وصدور آن.
6- برگشت پرونده به بایگانی وضبط آن تاوصول پاسخ شهرداری.
7- مراجعه متقاضی به ثبت پس از گذشت دو ماه از تاریخ تسلیم نامه بهشهرداری در صورت عدم وصول پاسخ ازشهرداری جهت ادامه عملیات تفکیک.
8- وصول پاسخ از شهرداری منضم به نقشه تائید شده.
9- دستور ثبت نامه شهرداری در دفتر اندیکاتور وتعیین وقت مراجعه بعدی وسیله مسئول مربوطه واعلام ان به متقاضی.
10- ثبت نامه در دفتر اندیکاتور.
11- ارسال سوابق به بایگانی جهت ضبط تا مراجعه متقاضی در روز تعیین شده.
12- مراجعه متقاضی در روز مقرر وارسال سوابق نزد مسئول مربوطه جهت تعیین نماینده ونقشه بردار کاداستر .
13- تعیین نماینده ونقشه بردار وسیله مسئول مربوطه جهت عزیمت به محل .
14- تودیع فوق العاده ماموریت وهزینه سفر نماینده ونقشه بردار در صورت تعلق .
15-عزیمت نماینده ونقشه بردارکاداستربه محل همراه متقا ضی.
16- معرفی ملک وسیله متقاضی وتشخیص حدودتوسط نماینده وبرداشت نقشه وارزیابی توسط نقشه بردار وتعیین وقت مراجعه بعدی متقاضی .
17- ترسیم نقشه تفکیکی وتنظیم برگ ارزیابی وسیله نقشه برداروتهیه صورت جلسه تفکیکی وسیله نماینده وامضا آن وسیله نقشه بردار ونماینده ومتقاضی.
17-1- ارسال پرونده به گروه فنی کاداستر جهت انعکاس تفکیک به داخل رایانه واخذ برگ نقشه کاداستر یک ملک برای املاک ودرج در گزارش .
18-ارائه گزارش نماینده ونقشه بردار به مسئول مربوط منضم به صورت جلسه ونقشه تفکیکی .

روش افراز املاک

چنانچه دو یا چند نفر نسبت به ملکی به طور مشاع مالکیت داشته باشند هر یک از انها می توانند نسبت به افراز سهمی خود از سایر مالکین دیگر اقدام نماید این عمل در اصطلاح حقوقی وثبتی اراز گویند. درافراز حتما باید تعداد مالکین دو نفر یا بیشتر باشند یا به عبارت دیگر وجود حالت اشاعه در افراز ضروری است.
متقاضی یا متقاضیان بایستی تقاضای خود مبنی بر افراز را ضمن تعیین مشخصات کامل وادرس سایر مالکین مشاعی ملک به ثبت محل وقوع ملک تسلیم دارند. مسئول اداره دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور صادر وان را جهت ضمیمه شدن به پرونده ورسیدگی به ترتیب به بایگانی ویکی از نمایندگان ثبت ارجاع می نماید.

تقاضای متقاضی پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال ومتصدی بایگانی پرونده مربوطه را از ردیف خود خارج وهمراه با تقاضا نزد نماینده تعیین شده ارسال می دارد.
نماینده ثبت پرونده ووضعیت ثبتی ان را بررسی ومراتب را طی گزارشی مبنی بر چگونگی جریان ثبتی پرونده واینکه یا نسبت به ان سند مالکیت صادر شده یا خیر ضمن اظهار نظر صریح در خصوص امکان یا عدم امکان افراز به اطلاع مسئول اداره می رساند.
مسئول اداره پس از ملاحظه گزارش نماینده وبررسی پرونده تصمیم لازم مبنی بر قبول یا رد درخواست افراز اتخاذ و در صورت قبول درخواست افراز روز معاینه محل را نیز تعیین وبه متقاضی اعلام وپرونده را جهت تهیه اخطار لازم ودعوت از مالکین وشرکاء ملک به نقشه بردار ارجاع می نماید.
تذکر1:
در صورتیکه تصمیم مسئول اداره مبنی بر رد در خواست افراز اتخاذ شود مراتب بایستی به متقاضی یا متقاضیان ابلاغ گردد.
نقشه بردار روز معاینه محل را طی اخطاری به کلیه مالکین مشاعی ابلاغ واز انها دعوت می نماید که در روز وساعت تعیین شده در محل وقوع ملک حضور یابند و تاکید می نماید که عدم حضور سایر مالکین مانع از انجام عملیات افراز نخواهد بود.
اخطارهای تهیه شده پس از امضاء مسئول اداره ودرج شماره بر انها به وسیلهمتصدی دفتر اندیکاتورجهت ابلاغ به متقاضی وسایر مالکین مشاعی به مامور ابلاغ تسلیم می گردد بدیهی است چنانچه محل وقوع ملک واقامت مالکین مشاعی وشرکاء در حوزه استحفاظی زاندارمری باشد اخطارهای دعوت بایستی از طریق زاندارمری به انها ابلاغ شود.
مامور ابلاغ یا پاسگاه زاندارمری اخطارهارا بموقع به مالکین مشاعی ابلاغ وضمن گواهی به ثبت محل تحویل یا ارسال می دارند ومسئول اداره پس از ملاحظه انها وحصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور ضبط انها را در پرونده تا روز معاینه محل صادر می نمایند.
در روز معاینه محل نماینده ونقشه بردار مربوطه به اتفاق متقاضی جهت انجام عملیاتافراز به محل وقوع عزیمت می نمایند.
تذکر2:
چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتری باشد وفوق العاده ماموریت وهزینه سفر به نماینده ونقشه بردار تعلق گیرد متقاضی مکلف است بشرحیکه در مباحث قبل گفته شد انرا به حساب سپرده ثبت واریز نماید.
پس از حضور در محل ومعرفی ملک وسیله متقاضی نماینده حدئد انرا با مجاورین ومندرجات پرونده ثبتی تطبیق ونقشه بردار نقشه قطعات مورد افراز را با توجه به میزان مالکیت وتصرفات ورعایت حقوق مالکین برداشت وترسیم نموده وقطعات مفروز را به نرخ منطقه ای ارزیابی سپس مراتب را طی گزارشی همراه با نقشه به مسئول اداره گزارش می نماید.
در صورتیکه محل وقوع ملک داخل در محدوده خدمات شهری باشد افراز حسب دستور مسئول اداره عندالزوم جهت تا یید واظهار نظر به شهرداری ودر صورتیکه خارج از محدوده خدمات شهری باشد به مراجع ذیزبط ارسال می گرددوپرونده تا برگشت نقشه از شهرداری یا مراجع دیگر ضبط به بایگانی ارسال می گردد.
بعد از برگشت نقشه از مراجع یاد شده نماینده با توجه به نقشه ترسیمی وبنحویکه در تفکیک معمول است صورت جلسه افراز را تنظیم وهر یک از قطعات افراز شده را در سهم مالک مربوط قرارداده وپس از امضاء خود ونقشه بردار در صورت امکان بامضاء متقاضی وسایر شرکاء رسانیده وجهت اتخاذ تصمیم نزد مسئول اداره ارسال می دارد.
در صورت جلسه افراز بایستی ابتدا حدود کل ملک وسپس حدود قطعات افراز شده بترتیب وبا وباتعیین شماره وبا ذکر طول ابعاد ومساحت نوشته شده وهر قطعه در سهم فرد مورد نظر قرارداده شود.
انگاه مسئول اداره ضمن بررسی کامل وتطبیق حدود ومشخصات قطعات مفروز مندرج در صورت جلسه ونقشه افراز وسایر مکاتبات انجام شده در صورتیکه اقدامات معموله را کافی تشخیص دهد تصمیم خود مبنی بر افراز ملک را به نحویکه انجام شده ذیل صورت جلسه مرقوم می دارد.
سپس تصمیم اداره همراه با یک نسخه فتوکپی از نقشه وصورت جلسه افراز طی اخطاری به مالکین مشاعی ابلاغ می شود تا چنانچه به تصمیم مذکور ونحوه افراز اعتراضی دارند مراتب را ظرف ده روز از تاریخ رویت اخطار کتبا بدادگاه صالحه محل وقوع ملک تسلیم دارند.
اخطار مذکور پس از امضاءمسئول اداره ودرج شماره بران به وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به مالکین مشاعی به مامور ابلاغ یا حسب مورد زاندارمری تسلیم وارسال وپرونده تا برگشت اخطارهای ابلاغ شده جهت ضبط به بایگانی اعاده می شود.
پس از بازگشت اخطارها وانقضاء زمان اعتراض متقاضی یا متقاضیان می توانند با ارائه گواهی لازم از مراجع قضائی صالحه مبنی بر عدم تقدیم اعتراض در مهلت مقرر تقاضای صدور سند مالکیت سهمی خود بطور مفروز رااز اداره ثبت بنمایند.
مسئول اداره دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور را صادر وانرا جهت ضمیمه شدن به پرونده واقدام بترتیب به بایکانی ویکی از نمایندگان ثبت ارجاع می نماید.

بایگانی پرونده مربوطه را ضمیمه تقاضا نموده وجهت اقدام نزد نماینده ثبت ارسال می دارد.
سپس نماینده با توجه به صورت جلسه افراز پیش نویس سند مالکیت قطعه یا قطعات مفروز مورد نظر را تهیه وپرونده را جهت گواهی عدم بازداشت بدفتر بازداشتی می فرستد.متصدی دفتربازداشتی پس از گواهی عدم بازداشت انرا اعاده وسپس پرونده جهت وصول هزینه افراز وسایر حقوق دولتی متعلقه نسبت به سهم متقاضی یا متقاضیان وبهاءدفترچه سند مالکیت به حسابداری فرستاده می شود.
متصدی حسابداری هزینه افراز را با توجه به برگ ارزیابی تنظیم شده به وسیلهنقشه بردار ونیز سایر حقوق ثبتی متعلقه را محاسبه وبهاء دفترچه سند مالکیت را منظور وفیش لازم را صادر وجهت پرداخت به متقاضی تسلیم می دارد.
متقاضی پس از واریز وجوه مندرج در فیش تزد بانک ملی که حساب ثبت در ان مفتوح است نسخ لازم راجهت ضمیمه شدن به پرونده به حسابداری اعاده می دهد.
متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض مربوطه وگواهی وصول حقوق دولتی وهزینه افراز پرونده را جهت اقدامات بعدی بدفتر املاک ارسال می دارد.
متصدی دفتر املاک صورت جلسه افراز وپیش نویس سند مالکیت را ثبت دفتر املاک نموده وسند مالکیت اولیه متقاضی یا متقاضیان را ابطال وسند جدید را تحریر ومراتب ابطال اسناد مالکیت مشاعی را طی بخشنامهای به دفاتر اسناد رسمی تابعه ابلاغ می نماید.
مسئول اداره پس از بررسی اقدامات انجام شده ثبت دفتر املاک وسند مالکیت تحریر شده وبخشنامه تنظیمی را امضاء می نماید.
بخشنامه پس از درج شماره بران به وسیله دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد و پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی فرستاده می شود.
در بایگانی ابتدا سند نخ کشی وپلمپ سپس در دفتر تسلیم اسناد ثبت انگاه پس از احراز هویت متقاضی یا متقاضیان بنحویکه در مباحث قبل توضیح داده شد در قبال اخذ رسید به انان تسلیم وپرونده در ردیف خود ضبط می شود .

روش افراز ملک
روش فعلی
1. تسلیم در خواست افراز از طرف احد یا عده ای از شرکا به ثبت محل
2. قبول درخواست و در خواست ثبت در دفتر اندیکاتور و ارجاع به نماینده به وسیله مسئول اداره
3. ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور
4. ارسال تقاضا به بایگانی جهت پیوست نمودن برای تحویل به نماینده
5. برسی نماینده و اعلام نظر در خصوص امکان یا عدم امکان افراز از نظر پرونده ثبتی به مسئول اداره
6. بررسی و تصمیم رئیس ثبت مبنی بر قبول یا رد درخواست افراز و تعیین تاریخ روز معاینه محل بر فرض قبول
7. ابلاغ تصمیم رئیس ثبت به متقاضی یا متقاضیان و کلیه شرکاء در صورت عدم قبول در خواست افراز

8- ارجاع به نقشه بردارجهت تهیه اخطارروز معاینه محلی در صورت امکان ادامه افراز.
9- تهیه اخطار وتعیین روز معاینه محلی ودعوت از شرکاءوسیله نقشه بردار.
10- امضاءاخطارهای تهیه شده وسیله مسئول مربوطه.
11- صدور اخطارهای تهیه شده از دفتراندیکاتور وتسلیم آنها به مامور مربوطه.
14- عزیمت نماینده وقشه بردار به اتفاق متقاضی به محل جهت معرفی حدود وترسیم نقشه افراز.
15- معرفی ملک وسیله متقاضی وتشخیص وتطبیق حدود توسط نماینده وبرداشت نقشه وسیله نقشه بردار.
16- ترسیم نقشه وسیله نقشه بردار وامضاءنماینده وحاضرین .
17- ارسال نقشه به شهرداری در خصوص املاک شهری وسایر مراجع مقرر در قانون در مورد املاک خارج از محدوده جهت تائید عنداللزوم.
18- برگشت نقشه از شهرداری یا مراجع دیگر مقرر در قانون به اداره ثبت وارجاع آن به بایگانی جهت پیوست نمودن پرونده وارسال نزد نماینده ونقشه بردار.
19- پیوست نمودن پرونده وسیله بایگانی وارسال نزد نماینده ونقشه بردار.
20- تنظیم صورت مجلس افراز ونقشه افرازی وسوابق امر نزد رئیس ثبت جهت اتخاذ تصمیم .
21- ارسال صورت مجلس افراز ونقشه افرازی وسوابق امر نزد رئیس جهت اتخاذ تصمیم .
22- بررسی پرونده وسوابق وسیله رئیس ثبت واتخاذ تصمیم نسبت به صورتمجلس ونقشه ترسیمی افراز.
23- تهیه اخطار مربوطه به ابلاغ تصمیم ومسئول اداره همراه با فتوکپی صورتجلسه افراز ونقشه ترسیمی جهت ابلاغ به کلیه مالکین مشاعی .
24- تسلیم اخطار فوق الذکر وسوابق امر به مامور مربوطه جهت ابلاغ.
25- ابلاغ اخطار همراه با فتوکپی صورت جلسه افراز ونقشه افراز وتصمیم مسئول ثبت به کلیه مالکین مشاغی .
26- برگشت پرونده به بایگانی جهت ضبط تاو صول اخطارهای ابلاغ شده 27- 27- وصول اخطارهای ابلاغ شده وضبط آن در پرونده مربوطه تاانقضاءمهلت اعتراض .
28- قبول درخواست صدور سند مالکیت سهم افرازی از طرف متقاضی یا متقاضیان به ضمیمه گواهی لازم مبنی برعدم تقدیم اعتراض در مهلت مقرر از مراجع قضائی صالحه.
29- دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور توسط مسئول اداره.
30- ارجاع پرونده به نماینده جهت تهیه پیش نویس سند مالکیت قطعات مفروزی درصورت عدم وصول اعتراض.
31- بررسی وتهیه پیش نویس سند مالکیت قطعات مفروز شده وسیله نماینده .
32- گواهی دفتراملاک بازداشتنی مبنی بربازداشت یا عدم آن .
33- ارسال پرونده به دفتر املاک پس از وصول هزینه افراز وحقوق دولتی نسبت به سهم متقاضی یا متقاضیان وبهاءدفترچه سند مالکیت.
34- ارسال پرونده به دفتر املاک پس از وصول حقوق ثبتی وبهاءدفترچه سند مالکیت.
35- ثبت پیش نویس اسناد مالکیت در دفاتر املاک وابطال سند مالکیت اولیه متقاضی با متقضیان وتحریر سند مالکیت جدید وصدور بخشنامه مبنی بر اعلام ابطال سند یا اسناد مشاعی مربوطه اسناد رسمی تابعه.
36- بررسی وامضاءثبت دفاتر املاک وسند مالکیت وبخشنامه های تنظیمی وسیله مسئول مربوطه .
37- صدور بخشنامه مذکور ازدفتراندیکاتور جهت ارسال به دفاتر اسناد رسمی تابعه.
38- ارسال پرونده به بایگانی جهت ثبت سند در دفتر تسلیم سندوپلمپ آن وتسلیم به متقاضی در قبال اخذ رسید پس از احراز هویت.
39- ضبط پرونده در ردیف مربوطه توسط بایگانی .

روش جدید:
1- تسلیم درخواست افراز از طرف احد یاعده ای ازشرکاءبه ثبت محل.
2- قبول درخواست ودرخواست ثبت در دفتراندیکاتور وارجاع به نماینده وسیله مسئول اداره.
3- ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور.
3-1 ارسال تقاضا به گروه فنی کاداستر واخذ برگ نقشه کاداستر یک ملک.
4- ارسال تقاضا به بایگانی جهت پیوست نمودن برای تحویل به نماینده .
5- بررسی نماینده واعلام نظر درخصوص امکان یاعدم امکان افراز از لحاظ پرونده ثبتی به مسئول اداره .
6- بررسی وتصمیم رئیس ثبتمبتنی برقبول یا رددرخواست افراز وتعیین تاریخ روز معاینه محل برفرض
7- ابلاغ تصمیم رئیس ثبت به متقاضی یا متقاضیان وکلیه شرکاء درصورت عدم قبول درخواست افراز.
8- ارجاع به نقشه بردار کاداستر جهت تهیه اخطار روز معاینه محلی درصورت امکان ادامه افراز .
9- تهیه اخطار وتعیین روز معاینه محلی ودعوت از شرکاءوسیله نقشه بردار کاداستر.
10- امضاءاخطارهای تهیه شده وسیله مسئول مربوطه .
11- صدور اخطارهای تهیه شده ازدفتر اندیکاتور وتسلیم آنها به مامور مربوطه.
12- ابلاغ اخطار روز معاینه محلی وافراز به کلیه مالکین مشاعی .
13- برگشت اخطارهای ابلاغ شده به ثبت وضبط آن در پرونده مربوطه .
14- عزیمت نماینده ونقشه بردارکاداستر به اتفاق متقاضی به محل جهت معرفی حدود وترسیم نقشه افراز.
15- معرفی ملک وسیله متقاضی وتشخیص وتطبیق حدود توسط نماینده وبرداشت نقشه وسیله نقشه بردار کاداستر .
16- ترسیم نقشه وسیله نقشه بردار کاداستر وامضاءنماینده وحاضرین.
17 -ارسال نقشه به شهرداری درخصوص املاک شهری وسایر مراجع مقرر در قانون در مورد املاک خارج از محدوده جهت تائید عنداللزوم.
18- برگشت نقشه از شهرداری یا مراجع دیگر مقرر درقانون به اداره ثبت وارجاع آن به بایگانی جهت پیوست نمودن پرونده وارسال نزد نماینده ونقشه بردار کاداستر.
19- پیوست نمودن پرونده وسیله بایگانی وارسال نزد نماینده ونقشه بردار کاداستر.
20- تنظیم صورتمجلس افراز وامضاءآن وسیله نماینده ونقشه بردار کاداستر وحاضرین.
21- ارسال صورتمجلس افراز ونقشه افرازی وسوابق امر نزد رئیس ثبت جهت اتخاذ تصمیم .
22- بررسی پرونده وسوابق وسیله رئی ثبت واتخاذ تصمیم نسبت به صورت مجلس- ونقشه ترسیمی افراز
23- تهیه اخطار مربوطه به ابلاغ تصمیم مسئول اداره همراه با فتوکپی صورتجلسه افراز ونقشه ترسیمی جهت ابلاغ به کلیه مالکین مشاعی.
24- تسلیم اخطار فوق الذکر وسوابق امر به مامور مربوطه جهت ابلاغ.
25- ابلاغ اخطار همراه با فتوکپی صورت جلسه افراز ونقشه افراز وتصمیم مسئول ثبت به کلیه مالکین مشاعی .

26- برگشت پرونده مربوطه به بایگانی جهت ضبط تاوصول اخطارهای ابلاغ شده.
27- وصول اخطارهای ابلاغ شده وضبط تا وصول اخطارهای ابلاغ شده.
28- قبول درخواست صدور سند مالکیت سهم افرازی ازطرف متقاضی یا متقاضیان به ضمیمه گواهی لازم مبنی برعدم تقدیم اعتراض در مهلت مقرر از مراجع قضائی صالحه.
29- دستورثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور توسط مسئول اداره .
29-1-1- ارجاع پرونده به گروه فنی کاداستر جهت انعکاس اطلاعات به رایانه واخذ نقشه کاداستر ملک برایتک تک املاک افرازی در صورت عدم وصول اعتراض.
30- ارجاع پرونده به گروه فنی کاداستجهت انعکاس اطلاعات به رایانه واخذ نقشه کاداستر ملک برای تک تک املاک افرازی درصورت عدم وصول اعتراض.
31- بررسی وتهیه پیش نویس سند مالکیت قطعات مفروز شده وسیله نماینده.
32- گواهی دفتر املاک بازداشتنی مبنی بربازداشت یا عدم آن.
33- ارسال پرونده به دفتر املاک پس از وصول هزینه افراز وحقوق دولتی متعلقه نسبت به سهم متقاضی یا متقاضیان وبهاءدفترچه سند مالکیت.
34- ارسال پرونده به دفتر املاک پس از وصول حقوق ثبتی وبهاءدفترچه سند مالکیت.
35- ثبت پیش نویس اسناد مالکیت دردفاتر املاک وابطال سند مالکیت اولیه متقاضی یا متقاضیان وتحریر سند مالکیت جدید وصدور بخشنامه مبنی براعلام ابطال سند یا اسناد مشاعی مربوطه به دفاتر اسناد رسمی تابعه .درج شماره دفتر وشماره صفحه شیت هربلاک افرازی در دفتر املاک روی برگ کاداستر ملک نظیر.
– بررسی وامضاءثبت دفاتر املاک وسند مالکیت وبخشنامه های تنظیمی وسیله مسئول مربوطه .
37-صدور بخشنامه مذکور از دفتر اندیکاتور جهت ارسال به دفاتر اسناد رسمی تابعه.
37-1-ارسال پرونده به گروه فنی کاداسترجهت درج شماره دفتر وشماره صفحه ثبت ملک به رایانه ومهر نمودن برگ نقشه کاداستر ملک .
38- ارسال پرونده به بایگانی جهت ثبت سند در دفتر تسلیم سند وپلمپ آن وتسلیم به متقاضی در قبال اخذ رسیدپس از احراز هویت وپس از رویت برگ مهمور به مهر "نقشه کاداستریک ملک ".
39- ضبط پرونده در ردیف مربوطه توسط بایگانی .

روش صدورسند مالکیت املاک ونحوه ثبت ان دردفتر املاک

املاک جاری به املاکی اطلاق می شود که سابقه ثبت در دفتر املاک را نداشته باشد بدیهی است صدور سند مالکیت نسبت به املاک جاری وقتی امکان پذیر است که تحدیدحدود انها به عمل امده وزمان واخواهی نسبت به اصل وتحدید بلامعارض سپری شده باشد.
صدور سند مالکیت نسبت باملاک جاری تابع تشریفات خاصی است که مراحل رسیدگی ان ذیلا شرح داده می شود:
همانگونه که در مبحث تحدید حدود عمومی واختصاصی توضیح داده شد پس از انجام عملیات تحدید نماینده محدد پیش نویس سند مالکیت راتهیه وضبط پرونده می نماید وپس ازثبت صورت جلسه تحدید در دفتر اندیکاتور پرونده جهت انقضاء زمان واخواهی تحدید (30 روز از تاریخ تحدید) و مراجعه بعدی متقاضی به بایگانی ارسال می شود.
پس از انقضاء زمان واخواهی متقاضی بایستی تقاضای خود مبنی بر صدور سند مالکیت را کتبا به ثبت محل تسلیم دارد.
مسئول اداره ضمن دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور ان را جهت رسیدگی واقدام لازم به نماینده ارجاع می نماید.
تقاضا پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی فرستاده می شود تا به پرونده مربوطه ضمیمه ونزد نماینده ارسال گردد.
بایگانی پرونده را همراه با تقاضا نزد نماینده ثبت ارسال واو پرونده را بررسی و در صورتی که نقل وانتقالاتی نسبت به ان ملک انجام شده باشد مراتب را در ستون مربوطه در پیش نویس سند مالکیت قید سپس پرونده را جهت انجام گواهی های لازم به بایگانی ارسال می دارد.
مسئول بایگانی مربوطه موظف است ضمن قید عبارات اگهی های نوبتی وتحدیدی وشماره وتاریخ ونام روزنامه های ناشر در پیش نویس سند مالکیت صحت انتشار انها را گواهی ومراتب عدم وجود اوراق خارجی ضمیمه نشده وعدم وصول واخواهی نسبت به اصل وتحدید حدود را نیز گواهی نموده وپرونده را نزد نماینده مربوطه ارسا ل می دارد.
نماینده ثبت پس از ملاحظه اقدامات انجام شده پرونده را جهت گواهی عدم بازداشت و بند به دفتر بازداشتی ارسال ومتصدی دفتر مذکور ضمن بررسی پرونده در صورتیکه ملک در بازداشت یا وثیقه نباشد مراتب را در ستون مربوطه گواهی می نماید.
بعد از انجام تشریفات فوق پرونده جهت بررسی ورسیدگی نهائی نزد مسئول اداره ارسال می گردد.
مسئول اداره پرونده را به دقت واز هر جهت بررسی نموده وچنانچه اقدامات انجام شده را کافی تشخیص دهد دستور ثبت ملک در دفتر املاک را با توضیح بر وصول حقوق دولتی ضمن امضاء پیش نویس سند مالکیت صادر می نماید.
دراین مرحله پرونده جهت محاسبه حقوق دولتی متعلقه بر مبنای برگ ارزیابی موجود در پرونده ووصول بهاء دفترچه سند مالکیت به حسابداری ارسال می شود.
تذکر 1 :
اعتبار برگ ارزیابی یک سال از تاریخ تنظیم است لذا چنانچه در زمان محاسبه بقایای ثبتی مدت اعتبار برگ ارزیابی منقضی یا ملک قبلا ارزیابی نشده باشد حسب دستور مسئول اداره مجددا با یستی از ملک بازدید ونسبت بان ارزیابی بعمل اید.
متصدی حسابداری با بررسی پرونده واحتساب حقوق دولتی وصولی قبل میزان حقوق دولتی متعلقه به ملک را با توجه به برگ ارزیابی تایید وبهاء دفترچه سندمالکیت را نیز منظور وقبض لازم را صادر وجهت پرداخت به متقاضی تسلیم می دارد.
متقاضی وجه مندرج در قبض را در بانک ملی که حساب ثبت در ان مفتوح است واریز ونسخ مربوط به ثبت را به حسابداری اعاده می دهد.
انگاه متصدی حسابداری نسخه مخصوص پرونده را ضمیمه ویک جلد سند مالکیت به اختصاص ومراتب وصول حقوق دولتی وعدم بدهی ملک را در ستون مربوطه در پیش نویس سند مالکیت قید وگواهی پرونده را جهت اقدام بعدی بدفتر املاک ارسال می دارد.
در دفتر املاک پرونده به یکی از متصدیان ارجاع واو پیش نویس سند مالکیت را در ثبت وصفحه جاری دفاتر مرکز ومحل به طریقی که معمول است ثبت وسپس سند مالکیت انرا تحریر ومراتب ثبت وشماره ثبت وصفحه وشماره مسلسل سند مالکیت را در پیش نویس سند مالکیت قید می نماید.
تذکر 2:
ثبت دفتر املاک وتحریر پیش نویس سند مالکیت با خود نویس بایستی انجام شود.
انگاه دفاتر مرکزومحل وپرونده جهت امضاء نزد رئیس اداره ارسال می شود .مسئول اداره پس از بررسی پیش نویس سند مالکیت وثبت دفاتر املاک وسند مالکیت تحریر شده را امضاء نموده سپس دفاتر به دفتر املاک وپرونده جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می شود.
در وقت مراجعه متقاضی سند مالکیت نخ کشی وپلمپ شده وپس از ثبت در دفتر تسلسماسناد ضمن احراز هویت متقاضی که معمولا با ملاحظه شناسنامه او انجام
می شود در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند ومستخرجه بوی تسلیم می گردد.
انگاه پرونده در ردیف مربوط به خود ضبط می شود.

روش ثبت وصدور اسناد مالکیت املاک ثبت شده

املاک ثبت شده به املاکی اطلاق می شود که دارای سابقه ثبت در دفتر املاک هستند.
متقاضی باید تقاضای خود مبنی بر صدور سند مالکیت را همراه با مدارک مورد نیاز ومستندات لازم به ثبت محل تسلیم دارد .
تقاضای متقاضی حسب دستور مسئول اداره پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت ضمیمه شدن به پرونده به بایگانی وجهت اقدام بدفتر املاک ارسال می شود.
بایگانی پرونده را به ضمیمه تقاضا جهت اقدام بدفتر املاک ارسال ودر انجا وقت مراجعه بعدی جهت دریافت سند مالکیت با توجه به حجم کار تایید وبه متقاضی اعلام می گردد.
متصدی دفتر املاک پرونده را بررسی وپیش نویس سند مالکیت را تهیه وپس از اخذ گواهی از متصدی دفتر بازداشتی مبنی بر عدم بازداشت وپرونده را نزد مسئول مربوطه ارسال واوپرونده را بررسی وپس از امضاء پیش نویس مالکیت انرا برای اقدام بعدی بدفتر املاک ارسال می دارد.
متصدی دفتر املاک ثبت وسند مالکیت ان را تحریر وجهت امضاء نزد مسئول مربوطه ارسال واو پس از بررسی وکنترل ثبت دفاتر املاک وپیش نویس وسند مالکیت را امضاء ودفاتر را بدفتر املاک وپرونده را به بایگانی می فرستد.
پس از مراجعه متقاضی بایگانی پرونده را برای اخذ بهاء سند به حسابداری ارسال ومتصدی قبض مربوط به بهاء سند مالکیت را صادر وجهت پرداخت در بانک ملی به متقاضی تسلیم می دارد.متقاضی بهاء سند مالکیت را در بانک ملی که حساب ثبت در ان مفتوح است واریز ونسخ مربوط را به ثبت اعاده می دهد.
متصدی حسابداری نسخه مخصوص پرونده ثبتی را ضمیمه وعدم بدهی ملک را گواهی و پرونده را جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می دارد.در بایگانی ابتدا سند نخ کشی وپلمپ شده سپس در دفتر تسلیم اسناد ثبت وبا احراز هویت متقاضی که معمولا با ملاحظه شناسنامه اوتحقق می پذیرد در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند ومستخرجه بوی تسلیم می گردد.
وپرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود.

روش صدور سند مالکیتالمثنی

وقتیکه سند مالکیت از بین برود مثلا دچار حریق شود واثری از ان باقی نماند یا گم شود مالک می تواند از اداره ثبت محل وقوع ملک تقاضای صدور سند مالکیت المثنی نمایى در این صورت برطبق تبصره یک ماده120 ائین نامه قانون ثبت مصوب بهمن 53 بشرح ذیلعمل می شود:
مالک بایستی تقاضای خودرا همراه با دو برگ فرم استشهادیه تکمیل شده ای که نمونه ان را ازثبت محل دریافت می دارد ضمن اعلام طریق از بین رفتن سند به ثبت محل تسلیم دارد.
تذکر1:
فرم استشهاد حداقل باید به امضاء سه نفر گواه رسیده وهویت وامضاء انها را کلانتری یا اندارمری یا دفاتر اسناد رسمی گواهی نموده باشد مسئول اداره پس از دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور انرا جهت ضمیمه نمودن به پرونده واقدام بترتیب به بایگانی ودفتر املاک ارجاع می نماید.
تقاضای متقاضی به همراه ضمائم پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال ودر انجا پرونده مربوط از ردیف خود خارج و همراه با تقاضا جهت اقدام به دفتر املاک ارسال می شود.
متصدی دفتر املاک پرونده را بررسی وبخشنامه ای مبنی بر اعلام فقدان سند مالکیت خطاب به دفاتر اسنا رسمی تابعه تهیه می نماید در این بخشنامه ادعای متقاضی مبنی بر چگونگی فقدان سند مالکیت ومشخصات ملک ونام اخرین مالک بایستی قید شود.
بخشنامه پس از امضاء مسئول اداره ودرج شماره بر ان وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد.
در صورتیکه مالک ادعا کند بهاء ملک او کمتر از حد نصاب لازم برای انتشار اگهی است(در حال حاضر500000ریال )مسئول اداره دستور ارزیابی ملک را صاد مینماید.
بدیهی است چنانچه ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر بوده وفوق العاده ماموریت وهزینه سفر به نقشه بردارارزیاب تعلق گیرد متقاضی بایستی انرا پرداخت نماید که دراین صورت پرونده به حسابداری ارسال ومتصدی حسابداری فوق العاده نقشه بردار ارزیاب را وفق مقررات محاسبه وقبض سپرده را صادر وجهت تودیع در بانک به متقاضی تسلیم می دارد واو پس از تودیع در بانک نسخ مربوط را به ثبت اعاده تا ضمیمه پرونده شود.
سپس نقشه بردار ارزیاب همراه متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت وپس از بازدید از ملک انرا بر مبنای قیمت منطقه ای ارزیابی ودر پایان ماموریت گزارش ارزیابی به مسئول اداره ارائه می نماید.

گزارش ارزیابی حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر اتدیکاتور شده سپس در صورتیکه ارزش ملک بیش از 500000 ریال تعیین شده باشد پرونده جهت محاسبه واخذ حق الدرج اگهی ونیز پرداخت فوق العاده ماموریت نقشه بردار ارزیاب به حسابداری ارجاع می شود.
متصدی حسابداری هزینه اگهی را محاسبه وقبض لازم را صادر وجهت تودیع در بانک به متقاضی تسلیم واو هزینه حق الدرج را در بانک ملی که حساب سپرده ثبت در ان مفتوح است تودیع ونسخ لازم را به حسابداری اعاده می نماید تا ضمیمه پرونده شود ضمنا فوق العاده ماموریت نقشه بردار ارزیاب نیز حسب دستور مسئول اداره پرداخت می گردد.

سپس پرونده جهت تهیه اگهی فقدان سند مالکیت به دفتر املاک ارسال می گردد.
متصدی دفتر املاک با ملاحظه محتویات پرونده وثبت دفتر املاک اگهی فقدان سند مالکیت را تهیه می نماید در این اگهی بایستی مشخصات کامل شماره پلاک ومحل وقوع ملک ونحوه مفقود شدن سند مالکیت ومعاملاتی که در سند مالکیت ثبت شده قید گردد.
اگهی پس از امضاء مسئول اداره ودرج شماره بر ان وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت چاپدر یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال می شود.
تذکر2-
اگهی در دو نوبت بفاصله ای که کمتر از ده روز نباشد بایستی در روزنامه چاپ شود ودر ان قید گردد که پس از انتشار نوبت دوم ظرف ده روز چنانچه کسی اعتراض داشته باشد می تواند به ثبت محل اعلام دارد وباانقضاء مهلت وعدم وصول اعتراض سند مالکیت المثنی صادر خواهد شد.
پس از ارسال اگهی به اداره ارشاد اسلامی محل پرونده جهت ضبط به بایگانی ارسال وزمان مراجعه بعدی متقاضی تعیین وبه او اعلام می گردد.
بعد از وصول روزنامه حاوی اگهی چاپ شده در ان وتطبیق ان با پیش نویس به وسیله متصدی دفتر املاک در صورتیکه اشتباهی در چاپ ان واقع نشده باشد مراتب صحت انتشار اگهی گواهی و همراه با پرونده جهت ضبط تا انقضاء زمان اعتراض به بایگانی اعاده می شود.
پساز انقضاء زمان واخواهی و عدم وصول اعتراض ومراجعه متقاضی پرونده وسیله بایگانی به دفتر املاک ارسال می شود متصدی دفتر املاک پرونده را بررسی وپس از گواهی متصدی دفتر بازداشتی مبنی بر عدم بازداشت مسئول مربوطه دستور تحریر سند مالکیت المثنی را صادر می نماید.
انگاه پرونده جهت پرداخت بهاء دفترچه سند مالکیت به حسابداری ارسال ودر انجا متصدی حسابداری بهاء دفترچه سند را بشرحیکه در مباحث قبل بدان اشاره رفت دریافت وپرونده را همراه با نسخه قبض مبنی بر وصول بهاء سند مالکیت به دفتر املاک می فرستد.
سپس متصدی دفتر املاک سند مالکیت المثنی را تحریر وبخشنامه لازم مبنی بر صدور سند مالکیت المثنی را خطاب به دفاتر اسناد رسمی تابعه صادر ومراتب را در ستون ملاحظات دفتر املاک وپیش نویس سند مالکیت اوایه قید می نماید.
انگاه مسئول مربوطه سند مالکیت تحریر شده وبخشنامه ومراتب قید شده در دفتر املاک را امضاء می نماید و بخشنامه پس از درج شماره بران وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد.
در خاتمه پرونده جهت تسلیم سند به بایگانی ارسال ودر انجا ابتدا سند نخ کشی وپلمپ وپس از ثبت در دفتر تسلیم سند احراز هویت متقاضی که معمولا با ملاحظه شناسنامه او تحقق می پذیرد در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند وپیش نویس سند مالکیت اولیه به او تسلیم وپرونده در ردیف خود ضبط می شود.

روش صدور سند مالکیت بنام وراث
هرگاه فردیکه سند مالکیت ملکی بنام او صادر وتسلیم شده فوت نماید وراث او می توانند با ارائه مدارک زیر:
الف- تقاضای صدور سند مالکیت
ب-گواهی حصر وراثت
ج- فرم 19 مالیاتی
د- اصل سند مالکیت مورث
از اداره ثبت محل وقوع ملک درخواست صدورسند مالکیت نسبت به سهم الارث خود را بنمایند.
توضیح:
1- حصر وراثت حکمی است که بعد از فوت مورث حسب تقاضای احد یا تمامی ورثه بعد از طی تشریفات قانونی لازم ازطرف مرجع قضائی صالحه (دادگاه حقوقی)صادر می شودودرآن ضمن اشاره به فوت مورث وتاریخ ومحل آن تعداد ومشخصات کامل ورثه متوفی اعم از همسر وپسرو دختر وغیره درآن بوضوح قید ونیز میزان سهم الارث آنها برطبق قانون ارث تعیین می شود.
2- فرم19 مالیاتی گواهی است که ازطرف اداره امور اقتصادی ودارائی محل صادر می شود ودلالت بروصول مالیات برارث از ورثه وعدم بدهی مالیاتی آنان می نماید که در گواهی مذکور مشخصات ملکی که ورثه قصد در یافت سند آنرا بنام خود دارند باید قید شده باشد بعد از تحویل مدارک یادشده به ثبت محل مسئول اداره دستورثبت تقاضا رادردفتر اندیکاتور می دهد وسوابق ومدارک ابرازی را جهت بررسی واقدام به دفتر املاک ارجاع نموده وتاریخ مراجعه بعدی متقاضی یا متقاضیان را تعیین وبه آنها اعلام می نماید .تقاضا پس از ثبت در دفتر اندیکاتور همراه با ضمائم جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می شود ودر بایگانی پرونده از ردیف خود خارج وبه پیوست تقاضا وضمائم جهت اقدام به دفتر املاک ارسال می گردد.
متصدی دفتر املاک پس از بررسی سوابق واحراز انحصار وراثت وسمت ورثه نسبت به مورث خلاصه مفاد وشماره گواهی نامه حصروراثت رادر ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک ورثه نسبت به مورث خلاصه مفاد وشماره گواهی نامه حصروراثت را در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک مربوطه قید ودر زیر ثبت اولیه ملک بنام وراث نسبت به سهام آنها برطبق ماده 105 آئیننامه قانون ثبت،ثبت می نماید .
آنگاه برطبق ماده 121 ائیننامه قانون ثبت برای هر یک از ورثه یک پیش نویسی سند مالکیت تهیه وحدود کلیه ملک رادر یکی ازآنها قید ودر بقیه اشاره به پیش نویس مزبور می نماید وبه همین ترتیب در دفتر املاک ثبت املاک ثبت ودر زیر هرسهم اشاره به ثبت وصفحه ایکه حدود کلی درآن نوشته شده می کند وپس از گواهی دفتر بازداشتی رونده را جهت امضاء نزد مسئول مربوطه ارسال می دارد.
مسئول مربوطه بعدازبررسی وکنترل وملاحظه سوابق پیش نویس اسناد مالکیت ورثه را امضاءودستور تحریر اسناد مالکیت جدید مشاعی وابطال سند مالکیت اولیه را صادر می نماید.
متصدی دفتر املاک حسب دستور مسئول مربوطه اسناد مالکیت جدید مشاعی را تحریر وسند مالکیت مورث را باطل وضمیمه پرونده می نماید.
در وقت مراجعه متقاضی پرونده جهت پرداخت بهاءدفترچه اسناد مالکیت به حسابداری ارجاع می شود متقاضی یا متقاضیان بهاءدفترچه اسناد مالکیت رابه حساب درآمد ثبت طبق فیش صادره ازحسابداری نزد بانک ملی مربوطه واریز ونسخ لازم را به ثبت تسلیم می دارند .
آنگاه پرونده همراه با دفاتر املاک مربوطه جهت امضاء ثبت دفاتر املاک واسناد مالکیت تحریر شده نزد مسئول مربوطه ارسال می شود واو بعد از بررسی اجمالی آنها راامضاء می نماید.
سپس پرونده جهت تسلیم اسناد به ورثه به بایگانی ارسال ودرآنجا بشرحیکه قبلا توضیح داده شد اسناد بعداز نخ کشی وپلمپ وثبت دردفتر تسلیم سند در قبال اخذ رسید وپس از احراز هویت به ورثه تحویل می گردد وپرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود.