بسمه تعالی
نقش سیستمهای اطلاعاتی و تکنولوژی در مدیریت زنجیره تامین
چکیده
رویکرد جدیدی که در سالهای اخیر بر مدیریت عملیات حاکم شده، رویکرد مدیریت زنجیره تامین (SCM) است. زنجیره تامین شبکه ای از تسهیلات و مراکز توزیع است که وظایف تهیه و تدارک مواد خام، تبدیل آن به محصولات نهایی و واسطه ای و توزیع این محصولات نهایی به مشتریان را انجام می دهد. امروزه شرکتها نیازمندند تا یکپارچگی منظمی را در تمام فرایندهای تولیدی- از ماده خام تا مصرف کننده نهایی – ایجاد کنند. مدیریت زنجیره تامین به عنوان یک رویکرد یکپارچه برای مدیریت مناسب جریان مواد و کالا، اطلاعات و جریان پولی، توانایی پاسخگویی به این را داراست. و جایگاه اطلاعات و تکنولوژی برای موثر و کاراشدن فرآیندها در مدیریت زنجیره تامین امری بدیهی می باشد. در این مقاله سعی شده است نقش سیستمهای اطلاعاتی در مدیرت زنجیره تامین تشریح گردد.
واژه های کلیدی
مدیریت زنجیره تامین – سیستمهای اطلاعاتی – سیستمهای اطلاعاتی بین سازمانی – تجهیزات اطلاعات و تکنولوژی
مقدمه
سرعت جهانی شدن اقتصاد و همبستگی فعالیتهای اقتصادی در دهه های پایانی قرن بیستم، مرزهای جغرافیایی را به سرعت بی رنگ نموده و ظهور شرکتهای بین المللی شاهدی بر این مدعاست.ظهور این شرکتها به همراه خود روشهای بسیار پیچیده ای را در جستجو و خلق بازارها، روشهای نوین مدیریت در تولید و توزیع و کلیه عملیات بازرگانی، ایجاد نموده است. عرصه رقابت چنان پیچیده شده که شرکتهای بزرگ از ملتهای متقاوت با یکدیگر ادغام شده و برای دست یابی به مزیت های ویژه در سطح بین المللی در کلیه بخشهای تولیدی و خدمات، روشهای نوین را به کار گرفته اند.
در این مسیر بکارگیری تکنولوژیهای برتر در زمینه های اطلاعات و ارتباطات نیز در افزایش سرعت این تحولات سهم بسیار عمده ای را داشته است شبکه جهانی اینترنت باعث شده که در دوردست ترین نقاط بتوان به اطلاعات گسترده ای در زمینه های مختلف دسترسی یافته و فرضیه دهکده جهانی، پایه های خود را محکم کند. در چنین شرایطی به عنوان یک نتیجه گیری از تغییرات مذکور، سازمانها دریافتند باید در مدیریت شکبه همه کارخانجات و شرکتهایی که ورودی سازمان آنها را – بطور مستقیم و غیر مستقیم – تامین می کردند و همچنین شبکه شرکتهای مرتبط با تحویل و خدمات بعد از فروش محصول به مشتری، درگیر شوند.
با چنین نگرشی رویکردهای "زنجیره تامین" و مدیریت زنجیره تامین پا به عرصه وجود نهادند.
برطبق این نظریه زنجیره تامین در یک تعریف ساده، شامل تمام فعالیتهای مورد نیاز برای ارائه یک محصول به مشتری نهایی بوده و مدیریت زنجیره تامین در واقع، مدیریت این فعالیت ها در زنجیره تامین است.
مفاهیم مدیریت زنجیره و تحلیل آن: ] 4[
یک زنجیره تامین شامل همه تسهیلات (امکانات)، وظایف و کارها و فعالیتهایی می شود که در تولید و تحول یک کالا یا خدمت از تامین کنندگان (و تامین کنندگان آنها) تا مشتریان (مشتریان آنها) درگیر هستند و شامل برنامه ریزی و مدیریت عرضه وتقاضا، تهیه مواد، تولید و برنامه زمانبندی محصول یا خدمت، انبار کردن، کنترل موجودی و توزیع، تحویل و خدمت به مشتری می شود مدیریت زنجیره تامین همه این فعالیتها را طوری هماهنگ می کند که مشتریان بتوانند محصولاتی با کیفیت بالا و خدمات قابل اطمینان در حداقل هزینه به دست آوردند، مدیریت زنجیره تامین می تواند برای شرکت مزیتی رقابتی ایجاد کند. بنابراین مدیریت زنجیره تامین دارای سه مولفه کلی به صوت زیر است:
1- مدیریت اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی در شبکه تامین
2- مدیریت عملیات و موجودی و جریان مواد در شبکه تامین (مدیریت لجستیک)
3- مدیریت روابط در داخل و بین اعضای شبکه
این سه مولفه در حقیقت سه مشخصه استراتژیک یک شبکه به شمار می رود و در صورتیکه براساس شرایط مورد نیاز شبکه طراحی نشوند و یا بعد از طراحی آنچنان که شایسته است مورد توجه، بازبینی و کنترل قرار نگیرند کارایی کل شبکه را تحت تاثیر قرار می دهند. نکته اساسی و بسیار مهم وجود یک نظام و سیستم پویا برای تحلیل و بهبود این سه رکن شبکه است زیر شرایط محیطی می تواند بشدت متغیر بوده و همین تغییرات شدید برروی کارایی و حتی حذف یک شبکه موثر باشد. در نتیجه به مجموع سه مدیریت ذکر شده در فوق، بایستی مورد چهارمی اضافه کرد که عبارتست از : مدیریت استراتژیک شبکه تامین
بنابراین می توان یک مدل مفهومی برای مدیریت شکبه تامین (scm) به صورت عام طرح کرد.
اهمیت اطلاعات در محیط مدیریت زنجیره عرضه هماهنگ
تا قبل از دهه 1980 بسیاری از اطلاعاتی که بین نواحی وظیفه ای در داخل یک ارگان و یا ارگان های عضو زنجیره عرضه جریان داشتند بر روی کاغذ ثبت می شدند: در بسیاری از موارد این نوع معاملات و ارتباطات کند، غیر معتبر، و نزدیک به خطا بود. این نوع تجارت هزینه زیادی در برداشت زیرا باعث کاهش اثربخشی موسسات بازرگانی در قابلیت طراحی پیشرفت، تهیه، تولید، توزیع این محصولات می شد. همچنین این شیوه مانع از ریسک کردن در سرمایه گذاری بین سازمانی می شود که امکان پیشرفت و سود در آنها زیاد است. در طول این دوران، اطلاعات به صورت عامل رقابتی – انتقادی کم ارزشی درآمده بودند زیرا قابلیت آن توسط اعضاء زنجیره عرضه به خوبی قابل درک نبود. اگرچه در این زمان شرکت هایی که مبادرت به استفاده ازمدیریت زنجیره عرضه می کنند متوجه اهمیت حیاتی این اطلاعات و همینطور تکنولوژیهای می شوند که این اطلاعات را قابل دسترسی می نمایند. ] 6[
امروزه ممکن است زیر ساختارهای بنیادین تکنولوژی اطلاعات پیچیده و جامع باشد. این زیرساختارها پشتیبان شبکه های ارتباطی موسسات بازرگانی به بانک داده ها و سیستمهای عامل هستند. در حقیقت قابلیتهای زیرساختارهای تکنولوژی اطلاعات موقعیتی را برای رقابت در زمینه نوآوریهای تجارت به وجود می آورد مانند کاهش زمان سیکل، اجرای فرایندهای دوباره طراحی شده بین بخشی 1، به کار بردن موقعیت های هماهنگ کننده فروشی2، و هدایت خریداران. این زیر ساختارها همچنین محافظ پشرفته مدیریت و نگهداری زنجیره های عرضه درون سازمانی هستند.
در یک معنا سیستمهای اطلاعات و تکنولوژیهایی که در این سیستمها بکاررفته اند نشان دهنده عنصری بنیادین اند که سازمان های زنجیره عرضه را به سیستمی متعهد و هماهنگ متصل می کنند. در جو رقابتی حاضر، در اهمیت اطلاعات و تکنولوژی اطلاعات تا موفقیت نهایی و شاید حتی در بقای اعتبار مدیریت زنجیره عرضه تردید و جود ندارد. تعدادی از موسسات بازگانی معتبر که در قالب ارتباطات زنجیره عرضه باهم همکاری می کنند. بیشتر موفقیت خود را مدیون اطلاعات و سیستمهایی می دانند که برای تقسیم اطلاعات بکار می برند. در این زمینه می توان شرکتهای P & G 3 و Wal – Mart را نام برد. شرکت P & G در میان توافقهایی که با خریداران مهم و خرده فروشی انجام داده متعهد شده است تا برای توسعه این خریداران تیمی را مامور کرده تا صورتحسابهای اصلی را کنترل کنند. یکی از اهداف اصلی این گروهها تسهیل اطلاعات بین موسسات بازرگانی است. و همچنین تعیین محدوده مشخص برای لجستیک، مدیریت مالی، حسابداری، MIS ، و مسایل مربوط به عرضه می باشد.
براساس گفته های بوئرساکس و کلاس (1996)، اطلاعات به هنگا و دقیق حالا بیشتر از هرزمان دیگری، در تاریخ تجارت آمریکا مهم و حیاتی است. 3 عامل تاثیر بیمار زیادی بر روی این تغییرات داشته آند: اول خشنود کردن خریداران که یکی از دغدغه های فکری مشترک در بین همه است. خدمات رسانی به بهترین، شایسته ترین و موثرترین وجه ممکن مسئله ای بسیار با اهمیت است. از بین کل تجارب خدمات رسانی به مشتریان این اطلاعات ضروری ترین می باشند: ترتیب سفارشات – دسترسی به محصولات، جدول زمانی تحویل نامه ها و بسته های پستی و فاکتورها.
دوم، اطلاعات یک فاکتور قاطع در توانایی مدیران جهت کاهش موجودی و نیازمندی های منابع انسانی با یک سطح رقابتی می باشد. و در اخر جریانات اطلاعات نقش بسیار مهمی را در برنامه ریزی استراتژیک و خردکردن4 امکانات و منابع بازی می کند.]3[
سیستمهای اطلاعاتی بین سازمانی5 (IOIS)
بسیاری از سازمانهایی که از اهمیت حیاتی اطلاعات در محیط یک زنجیره عرضه ها هماهنگ مطلع هستند از نوعی سیستم اطلاعاتی بین سازمانی استفاده می کنند. IOIS سیستمهایی هستند برپایه تکنولوژی اطلاعات، که از مرزهای سازمانی فراتر می روند. در حقیقت، درسطح نهایی ادغام تمامی اعضای زنجیره عرضه مرتبا با اطلاعات بلادرنگ، پیشتیبانی می شوند. مبنای توانایی تقسیم اطلاعات استفاده موثر از تکنولوژی اطلاعات در درون زنجیره عرضه است. استفاده صحیح از این تکنولوژیها به تصمیم گیرندگان کمک می کند تا با دسترسی زمانی به تمام اطلاعات مورد نیاز از هرجایی درون زنجیره عرضه آشنا می شوند.
Barret توضیح می دهد که IOIS به صورت سیستم پردازش داده / ارتباط داده یکپارچه توسط 2 یا چندارکان بکار برده می شود. این سازمانها ممکن است ارتباط تجاری قبلی با یکدیگر داشته باشند. (خریدار – عرضه کننده) و یا خیر (اتاق معاملات اعتباری پایاپای) چیزی که باید وجود داشته باشد اتصال الکترونیکی کامپیوتری بین دو سازمان است که باعث ماشینی شدن تعدادی از عناصر کارمی شود، مانند: پردازش سفارشات، کنترل مراحل سفارشی، بازنگری سطح موجودی،اطلاعات مسیر حمل ونقل، انتقال معاملات که قبلا دستی یا به وسیله نامه انجام می شد.
توسعهIOIS دارای 3 مزیت جداگانه در زنجیره تامین است: کاهش هزینه – بهبود بهره وری و استراتژی محصول / بازار.
هنگامی که سازمانها IOIS ها را در زمینه پشتیبانی از تواناییهای مدیریت زنجیره تامین توسعه می دهند. ممکن است با مخالفتهایی روبرو شوند. بدون شک یکی از مشکلات، گسترش یک زبان مشترک در زمینه طراحی فرمت و الویت موسسات گوناگونی است که در اطراف آن هستند. نیازمندیهای تقسیم اطلاعات خیلی بالاتر از آن چیز است که یک تولید کننده و توزیع کننده مربوطه اش جهت پردازش سفارشات به یک روش ثابت نیاز دارند. تمام اطلاعات مربوطه بایستی در نهایت، اطراف و درون تمام سازمانها از نقطه شروع تا نقطه معرف جمع گردد. مانند سفارشات (سفارشی اجزاء تشکیل دهنده ، خدمات ، محصولات نهایی) حمل و نقل داخلی6 ، تولید، انبارکردن مدیریت موجودی، حمل و نقل خارجی7، فروش، بازاریابی، پیش بینی و اطلاعات مربوط به خدمات به مشتریان. اگرچه سازمانها از اهمیت IOIS برای داشتن مدیریت زنجیره عرضه موثر آگاهند ولی هیچ روش استانداردی در زمینه تکنولوژی و یا اطلاعات بکار نمی برند:
اطلاعات خاص که برای زنجیره عرضه IOIS وجود دارد از 10 طبقه اولیه تشکیل می شود این طبقه ها و مثالهایی از اطلاعات مندرج در آنها در جدول 1 مشخص شده اند.]6[
جدول 1: طبقه بندی اطلاعات سیستم IOIS در زنجیره تامین
طبقه بندی اطلاعات
مثالهایی از اطلاعات موجود در طبقه
1- اطلاعات محصول
2- اطلاعات مشتری
3- اطلاعات تامین کننده
4- اطلاعات فرایند تولید
5- اطلاعات حمل و نقل
6- اطلاعات موجودی
7- اطلاعات مشترک زنجیره تامین
8- اطلاعات رقابتی
9- اطلاعات فروش و بازاریابی
10-اطلاعات فرایند زنجیره عرضه و اطلاعات عملکردی
مشخصات محصول، قیمت/ هزینه، تاریخچه فروش محصول
پیش بینی های مشتری، تاریخچه فروش مشتری، تیم مدیریت
خط تولید، Leadtime، شرایط فروش
ظرفیت ها، تعهدات، طرحهای تولید
حمل کننده ها، lead time ها، هزینه ما
سطوح موجودی، هزینه های حمل موجودی، محل های موجودی
تماسهای اصلی هرسازمان، نقش و مسولیت هرسازمان، زمان بندی جلسات
اطلاعات الگوسازی8، پیشنهاد محصول رقابتی، اطلاعات مربوط به
اطلاعات نقطه فروش9 ، طرحهای تبلیغاتی
ویژگیهای فرایند، معیارهای عملکرد – هزینه – کیفیت، تحول، زمان ارضای مشتری و غیره
تجهیزات اطلاعاتی و تکنولوژی در مدیریت زنجیره تامین:
روشهای متنوع تکنولوژی گرا هرروزه پدیدار می شوند. بسیاری از این نوآوریها jIT، عکس العمل سریع10 (QR)، عکس العمل موثر مصرف کننده11 (ECR)، ذخیره مستمر جهت کاربرد در مدیریت زنجیره عرضه بیمار نامناسب می باشند. تمام روشهای تکنولوژی گرا در تجارت های مختلف در مدیریت فعالیتهای خارج از مرزهای شرکت یکپارچه و هماهنگ عمل می کنند. بنابراین تمام این روشها در ابعاد اطلاعات متکی بر پیشرفتهای تکنولوژی اخیر می باشند. اهمیت اطلاعات و پشتیبانی تکنولوژی برای مدیریت زنجیره عرضه بدیعی و واضح است اما تعیین اینکه کدام سیستم ها و تکنولوژی های می توانند بیشترین بهره وری را در یک زنجیره عرضه خاص فراهم کند جای بررسی فراوان دارد. Venlatrasman (1997) پیشنهاد می دهد که "چگونگی انتخاب بهترین منابع تکنولوژی اطلاعات عمده ترین مسئله ای است که مدیران It و صنایع با آن مواجه هستند. بخصوص وقتی آنها به دنبال کسب مزیت رقابتی در سیستم های اطلاعاتی استراتژیک و به دنبال فوایدی بیشتر از مهندسی مجدد فرایند هستند". این امر برای سازمانهایی که در اجرای زنجیره عرضه با شرکای چندگانه تلاش می کنند، بسیار پیچیده تر می باشد.
در توسعه و نگهداری سیستمهای اطلاعاتی زنجیره های تامین هم جنبه سخت افزار و هم جنبه نرم افزار باید مورد توجه قرار گیرد. سخت افزار شامل کامپیوترها، ورودی و خروجی داده و سخت افزارهای ذخیره اطلاعات و نرم افزار شامل تمام برنامه های سیستم و کاربردی مورد استفاده در اداره فرایندها، کنترل مدیریت زنجیره تامین امروزه شامل دامه وسیعی از فعالیت می شود که رشد مستمر در آینده را نیز به دنبال خواهد داشت. بسیاری از این پیشرفتهای اخیر نرم افزاری در مدیریت زنجیره تامین عبارتند از:
1. Baserate , Carrierselect & Motchpay (version 2.0)
به وسیله این نرم افزار کاربران می توانند فعالیت های محاسبه هزینه های حمل و نقل مقایسه نرخ های روش های مختلف حمل، آنالیز هزینه و آنالیز اثربخشی حمل کننده ها و کنترل پرداخت صورتحسابهای حمل و نقل را انجام دهند.
2- نرم افزارSapply chain Planning که یک مجموعه یکپارچه از ابزارهای برنامه ریزی محدودیت گرا می باشد که تمهیداتی جهت تقاضا، ذخیره سازی مجدد و تولید در برنامه ریزی دقیق و زمان بندی این فعالیت ها فراهم می سازد. این نرم افزار یک راه حل برنامه زیری منابع انسانی end- to-end است که دربرگیرنده پیشرفته ترین قابلیت های برنامه ریزی موجود در مدیریت زنجیره تامین می باشد را ارائه می دهد.
3- نرم افزاری به نام TrahsPortion network optimization که امکان ارائه اطلاعات پیش آنالیز حمل کنندگاه پیشنهادی را به تصمیم گیرندگان می دهد.
4- نرم افزار logility planning solution . اخیراً جهت فراهم آوردن قابلیت مدیریت کل زنجیره تامین از تقاضا تا عرضه به وسیله مطابقت تقاضای مشتریان با محدودیت های عرضه از دیدگاه ارتباطات اینترنت درباره پیش بینی، موجودی و ذخیره سازی مجدد برای تمام اعضای زنجیره طراحی شده است.
اینها تنها مثالهای اندکی از هزاران نرم افزار های طراحی شده در زمینه مدیریت زنجیره تامین می باشد.
نتیجه گیری:
اطلاعات خمیر مایه بقای روابط در زنجیره تامین می باشد. با وجود یک جریان سریع اطلاعات میان سازمانهای عضو زنجیره می توان لجستیک کارآمد و در نتیجه پاسخگویی مطلوب به مفاد توافق شده را انتظار داشت این گونه است که شرایط توافق شده از طرف سازمانها به نحو شایسته ای برآورده شده و طرفیت از عملکرد یکدیگر خشنود به نظر می رسند. بدین ترتیب مقدمات همکاری های آتی در جریان همکاری های فعلی فراهم شده و شرایط روابط پایدار موثر خواهد شد.
منابع
1- دکتر مهدی غضنفری، افشین ریاضی، مسعود کاضمی؛ مدیریت زنجیره تامین، مجله تدبیر شماره 117 آبان 1380
2- جواد فیض آبادی؛ مقدمه ای بر مدیریت زنجیره تامین، مجله تدبیر شماره 131 – فروردین 1382
3- دکتر مهدی عضنفری، افشین ریاضی، مسعود کاظمی؛ نقش نوین خریدار مدیریت زنجیره تامین – مجله مدیریت، شماره 55 و 56 – آذرودی ماه 1380
4- عزت الله عظیمی – ارزیابی عملکرد مدیریت زنجیره تامین – پایان نامه کارشناسی ارشد مهندسی صنایع (مدیریت سیستم و بهره وری)، دانشگاه تربیت مدرس – پائیز 1382
5- جواد فیض آبادی، مدیریت زنجیره تامین – پایان نامه کارشناسی ارشد مدیریت صنعتی – دانشگاه علامه طباطبائی – پائیر 1382
6- هومن مستحسن، مدیریت زنجیره عرضه و چاشهای قرن 21 – پاین نامه کارشناسی ارشد مهندسی صنایع (مهندسی سیستم و بهره وری) – دانشگاه تربیت مدرس – بهمن 1379
1- Cross – Functional
2 – Cross selling
3- Procter & Gamble
4 – deployment
5 – interorganizational in for mation system.
6 – in bound Tran sportation
7- Out bound Tran's portation
8 – Bench Marking
9 – Point to sell
10- Quick response
11 – Efectiv consmer respine
—————
————————————————————
—————
————————————————————
21