بررسی عملکرد سازمان ثبت اسناد سال 84



1- مقدمه
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بعنوان یکی از کهن ترین دستگاههای اداری از جمله نهادهای حاکمیتی است که اعتبار بخشی ، تثبیت و حمایت از حقوق مالکیت مشروع و قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی جامعه را بر عهده داشته و با مشارکت در تنظیم روابط و مناسبات اقتصادی و اجتماعی شهروندان در جهت استقرار و تقویت عدالت و امنیت اقتصادی و اجتماعی کشور نقش موثری را ایفا می نماید. از طرفی این سازمان به جهت مجموعه وظایف و ماموریتهای قانونی خود در ایجاد بسترهای لازم برای توسعه اقتصادی و اجتماعی کشور نقش بسزایی داشته و به نوعی می توان ثبت را زمینه ساز توسعه پایدار کشور در نظر گرفت. نظام و ساختار اولیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در نوع خود نسبتا" مترقی بوده و از ابتدای تاسیس بخشی از وظایف اجرایی آن بر عهده نهادهای تخصصی مدنی ( دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق ) گذشته شده است . این دفاتر دارای استقلال مالی بوده و بصورت خصوصی اداره می شوند . اما انتخاب و گزینش سر دفتران (مدیریت دفاتر) توسط سازمان انجام می گیرد و همه فعالیتهای آنها منطبق بر قوانین مربوطه و تحت نظارت و مطابق با چهارچوب و سیاستهای ابلاغی از سوی سازمان و واحدهای ثبتی انجام می شود.
مرور سریع برنامه چهارم توسعه کشور حاکی از آن است که در این برنامه تکالیف مهم و زیادی بر عهده سازمان سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گذاشته شده است ، که بیانگر نقش مهم سازمان در توسعه پایدار کشور و ایجاد امنیت اقتصادی و اجتماعی میباشد. صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی و بافت مسکونی روستایی ، طراحی نظام جامع حقوق مالکیت معنوی در سطح ملی و بین الملی ، تهیه پایگاه اطلاعات مکانی و مالکیتی و نوسازی و مکانیزاسیون ثبت به منظور ارتقاء اثربخشی آن از جمله تکالیف مربوط به سازمان ثبت در برنامه چهارم توسعه می باشد.
در برنامه دوم توسعه قضایی نیز به اهدافی از قبیل پیش گیری از وقوع جرم و ایجاد بهداشت قضایی ، احیای حقوق عامه ، افزایش دسترسی به عدالت ، بهره مندی از سرعت ، دقت و صحت به منظور ارائه بهتر خدمات و افزایش رضایتمندی مردم از طریق بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات و اصلاح ساختار اداری و قضایی و افزایش نهادهای مدنی تخصصی و بهره مندی از مشارکتهای مردمی توجه ویژه ای شده و سازمان های تابعه و از جمله سازمان ثبت موظف به اجرای آنها شده اند .
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در حال حاضر دارای 382 واحد ثبتی ( به طور متوسط به ازاء هر 000 180 نفر یک واحد ثبتی ) در سراسر کشور بوده و جمعا" 7714 نفر پرسنل در بخش های ستادی و اجرایی آن مشغول بکار هستند که با توجه به ساختار تشکیلاتی مصوب سازمان ، در حال حاضر قریب به 33 درصد از پستهای سازمانی خالی هستند . تحلیل آماری نشان می دهد به ازاء هر صد هزار نفر جمعیت کشور جمعا" 5/10 نفر کارمند ثبتی وجود دارد . همچنین در سراسر کشور 3198 دفتر ازدواج و طلاق و تعداد 3256 دفتر خانه اسناد رسمی دایر بوده و تحت نظارت سازمان ، خدمات مرتبط به امور ثبتی را به مردم ارائه می کنند .
بررسی آماری ساختار و ترکیب نیروی انسانی سازمان نشان می دهد که از مجموع 7714 نفر پرسنل موجود ، 3/65 درصد آنها بصورت استخدام رسمی ، 7/29 درصد پیمانی و 5 درصد نیز بصورت قراردادی با سازمان همکاری می کنند . همچنین از لحاظ شاخص تحصیلات 6/9 درصد پرسنل دارای مدرک تحصیلی زیر دیپلم ، 5/40 درصد دیپلم ، 6/9 درصد فوق دیپلم و 3/40 درصد دارای مدرک لیسانس و بالاتر هستند . در ضمن نسبت شاغلین زن به مرد در سازمان 1 به 4 می باشد . ترکیب سابقه خدمتی پرسنل سازمان نیز بیانگر معضلاتی در این بخش می باشد. بعبارت دیگر 5/46 درصد از پرسنل سازمان کمتر از 10 سال سابقه دارند ، 40 درصد بین 10 تا 20 سال ، 5/9 در صد 20 تا 30 سال و 4 درصد از شاغلین سازمان نیز دارای بیش از 30 سال سابقه هستند . همانطور که ملاحظه می گردد به سبب عدم جذب نیروی انسانی در فاصله سالهای دهه 60 تا اول دهه 70 خلاء جدی میان سنین خدمتی نزدیک به سن بازنشستگی و بالاتر از آن با سنین میانی و ابتدایی خدمت بروز کرده و این مسئله باعث شده است در ارتقاء طبیعی کارکنان در مسیر شغلی آنها خلل ایجاد شود .
علیرغم ثابت ماندن نسبی پستهای سازمانی و همچنین رشد محدود نیروی انسانی به نسبت سالهای قبل از انقلاب رشد فعالیتها و تقاضاهای خدمات ثبتی بسیار سریع و قابل توجه بوده است . هم اکنون قریب به 21 میلیون پرونده ثبتی ملکی در سراسر کشور از ابتدای فعالیت سازمان تشکیل گردیده که به جهت ماهیت پرونده های ثبتی هیچوقت مختومه نمی شوند . در ضمن نرخ رشد پرونده ها در سالهای اخیر نیز سالیانه بیش از 5 درصد( 1200000 پرونده در سال) بوده است . با توجه به شاخص های مثبت توسعه ای کشور از جمله افزایش فعالیتهای اقتصادی مردم ، رشد فرهنگ مالکیت گرایی و افزایش بورس بازی زمین و مستغلات ، رشد جمعیت و توسعه تقسیمات کشوری ، افزایش دفاتر اسناد رسمی (که باعث افزایش فعالیتهای نظارتی و هدایتی سازمان شده است) ، تشدید فعالیت و حضور در معاهدات بین المللی از جمله عضویت در WIPO و بسیاری عوامل دیگر ، باعث شده است در سالهای گذشته حجم فعالیتهای سازمان رشد قابل توجه ای داشته باشد .
به بیان آماری ضریب افزایش حجم فعالیتهای سازمان در پنج سال گذشته بطور متوسط سالانه بیش از 20 درصد رشد را نشان می دهد . بعنوان مثال در بخش صدور اسناد مالکیت که عمده ترین فعالیت سازمان محسوب می شود ، در سال 1379 بالغ بر 697477 فقره و در سال 1383 افزون بر 1301386 فقره سند مالکیت شهری در واحدهای ثبتی سراسر کشور صادر شده است ( حدودا" 20 درصد رشد بطور سالیانه) و این در حالیستکه علاوه بر رشد طبیعی فعالیتهای سازمان ، افزوده شدن تکالیف جدید برای سازمان از جمله تکالیف برنامه چهارم توسعه کشور شامل مواد 18و 133 در خصوص صدور اسناد مالکیت برای اراضی مسکونی و غیر مسکونی روستاها که خود به خود جمعیت متقاضی ثبتی را به دو برابر میزان فعلی افزایش می دهد ، شاهد افزایش تصاعدی تقاضاهای خدمات ثبتی خواهیم بود . بنابراین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در شرایط فعلی یکی از پر ارباب رجوع ترین دستگاههای اجرایی کشور محسوب می شود و این روند در آینده نیز با شدت بیشتری ادامه پیدا خواهد کرد و در صورت عدم چاره اندیشی درست و در غیاب حمایت و پشتیبانی دولت حتی شاهد بحران در این زمینه خواهیم بود .
مدیریت جدید سازمان که تقریبا" از اواسط سال 1383 مسوولیت اداره و راهبری سازمان را بر عهده گرفته است ، به منظور حل مشکلات و معضلات موجود ، پاسخگویی موثر به خواسته ها و نیازمندیهای مردم و پیشگیری از بحران فوق الذکر و با ملاحظه اهداف آرمانی مندرج در سند چشم انداز بیست ساله و مسوولیت ها و تکالیف در نظر گرفته شده در برنامه چهارم توسعه افتصادی , اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران و همچنین در نظر گرفتن اهداف ، برنامه ها و سیاستهای تعیین شده در برنامه پنج ساله دوم توسعه قضایی (که به چشم اندازهای سرعت، دقت و صحت در رسیدگی به پرونده ها تاکید داشته و استفاده از منابع انسانی مسوولیت پذیر، آگاه و کارآمد و جلب مشارکتهای مردمی و نهادهای شبه قضایی برای رسیدگی به پرونده ها با به کارگیری فن آوری اطلاعات و ارتباطات را توصیه می نماید ) ، چشم انداز و اولین برنامه راهبردی خود را تدوین و به تصویب ریاست محترم قوه قضاییه و سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور رسانده است. در ضمن به منظور اجرایی کردن برنامه راهبردی سازمان ، برنامه جامع عملیات مدیریت راهبردی سازمان نیز تهیه و به سازمان مدیریت و برنامه ریزی ارائه شده است .
محور برنامه راهبردی پنج ساله سازمان ، تحقق و استقرار ثبت نوین و الکترونیکی به منظور ارائه بهترین خدمات ثبتی به مردم است . به منظور فراهم سازی زمینه های لازم جهت اجرای موفقیت آمیز برنامه راهبردی سازمان و در قالب برنامه های کوتاه مدت ، مدیریت سازمان در طول سال اول مسوولیت خود در اداره سازمان ، اقدامات و فعالیتهای مهمی را انجام داده است که عناوین این برنامه ها و اقدامات اجرایی در انتهای این گزارش ( پیوست یک گزارش ) آورده شده است .
در ادامه این گزارش ، عملکرد سازمان در شش ماهه دوم سال 1384 که به گونه ای استمرار فعالیتهای توسعه ای و تحول گرایانه در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد به صورت خلاصه و اجمالی آورده خواهد شد. لازم به ذکر است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در سال 1385 ، توسعه و پیاده سازی "نظام ثبت رایانه ای" را مهمترین هدف سازمانی خود در نظر گرفته است. ثبت رایانه ای بعد از مرحله اولیه "بستر سازی و ایجاد آمادگی های لازم سازمانی و فرهنگی" ، دومین مرحله از فرآیند اصلاح سیستم ثبت اسناد و املاک کشور بوده و پیش نیاز اجرای "طرح ملی ایجاد نظام جامع ثبت نوین و الکترونیکی" خواهد بود .
در خاتمه ضمن تشکر و سپاسگزاری از توجه خاص حضرتعالی نسبت به توسعه و رشد و شکوفایی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، استدعا دارد این سازمان را مستظهر به حمایتها و پشتیبانی های حکیمانه خود در مسیر توسعه قضایی ، توسعه پایدار کشور و خدمت به مردم و نظام جمهوری اسلامی ایران بفرمایید .

1- اهداف راهبردی سازمان
مدیریت سازمان اهداف راهبردی خود را در دو حوزه به شرح زیر تقسیم بندی و سعی کرده است در راستای تحقق آنها فعالیتهای توسعه ای و برنامه ریزی شده ای را به مرحله اجرا بگذارد .
الف- اهداف استراتژیک محوری ( حوزه هایی برای توسعه سازمان )
این اهداف ناظر بر توسعه واقعی سازمان بوده و چشم انداز ترسیم شده برای سازمان در برنامه راهبردی را محقق می سازند . این اهداف تا پایان برنامه راهبردی مبنای برنامه ریزی و فعالیت واحدهای سازمانی خواهد بود . همچنین برای عملی ساختن این اهداف , بررسی ، تحقیق و شناسایی رهیافت ها , راه کارهای و برنامه های مناسب ، پیش نیاز تهیه طرح ها و پروژه های مربوطه خواهد بود .
ترفیع جایگاه سازمان در نزد حاکمیت و افکار عمومی
کاهش تصدی گری سازمان و جلب مشارکتهای مردمی و نهادهای تخصصی
بهبود مستمر سطح کیفی، سهولت و سرعت عمل در ارایه خدمات ثبتی

الکترونیکی کردن ثبت اسناد و املاک کشور
توسعه قلمرو فعالیتهای سازمان و گسترش خدمات ثبتی

اصلاح قوانین و مقررات ثبتی با تاکید بر پیشگیری از وقوع جرم و حمایت از حقوق مردم
کاهش میزان املاک و اراضی ثبت نشده

صیانت و حمایت از حقوق مالکیت ملی و آحاد جامعه در مجامع بین المللی

ب- اهداف کیفی وابسته به وظایف بخشها
منظور از اهداف کیفی وابسته به بخشها ، بهبود متناوب شاخص های عملکردی سازمان در بخش های ستادی ، پشتببانی و اجرایی است . هر کدام از این اهداف متناظر با یک یا چند واحد سازمانی ستادی یا اجرایی بوده و به وسیله طراحی و اجرای متناوب و مستمر طرحها و برنامه های مناسب محقق خواهند شد .
ارتقاء و توسعه کیفی نظام مدیریتی سازمان
ایجاد نظام بازرسی و نظارتی کارآمد و اثر بخش به منظور نظارت بر حسن جریان امور
توسعه و نگهداری منابع نیروی انسانی شامل امور برنامه ریزی ، جذب و سازماندهی نیروی انسانی ، نگهداری و امور رفاهی و غیره
بهسازی نیروی انسانی از طریق آموزش مفاهیم و مهارتهای مورد نیاز
توسعه و پیاده سازی نظام پشتیبانی اداری مطلوب و خودکار به منظور تهیه و نگهداری ابنیه و فضای اداری، تجهیز واحدها و تامین لوازم اداری، سیستمهای ارتباطی و الکترونیکی ، وسائط نقلیه و غیره
توسعه و بهبود مستمر تشکیلات سازمانی
توسعه و متناسب سازی مستمر تعداد دفاتر اسناد رسمی و سایر نهادهای مدنی همکار
بهبود و کارآمد سازی سیستم ها و فرآیندها اداری
توسعه و کارآمد سازی سیستم های حفاظتی و اطلاعاتی و صیانت از حریم سازمان
توسعه و پیاده سازی کاداستر جامع
توسعه کاربری فناوری اطلاعات و ارتباطات
توسعه و نهادینه سازی پژوهش و تحقیقات کاربردی
توسعه و استقرار نظام روابط عمومی ، ارتباطات بین الملل و اطلاع رسانی موثر و نوین
توسعه و استقرار نظام سیاستگذاری و برنامه ریزی ، پیاده سازی بودجه ریزی عملیاتی و ارائه خدمات مالی مطلوب
بهبود ارائه خدمات حقوقی و تدوین قانون و مقررات لازم
توسعه امور اجرایی و عملیات ثبتی سازمان شامل املاک ، ثبت شرکتها و مالکیت فکری ، اجرای اسناد رسمی ،امور اسناد و سر دفتران
لازم به ذکر است در انجام برنامه ریزیها و اجرای طرحهای مختلف و جهت تحقق اهداف فوق الذکر ، علاوه بر ملحوظ کردن سیاستهای کاری تعیین شده در برنامه راهبردی سازمان ، رسیدگی به استانهای محروم ، جلب مشارکت سازمانی ، ارتقاء انگیزش نیروی انسانی ، پیشگیری از وقوع جرم ، قضا زدایی ، کاهش مراجعات مردم به ثبت ، تکریم ارباب رجوع ، پاسخگو بودن سیستم و … مورد توجه و تاکید مدیریت سازمان بوده است .

2- اهم فعالیتهای اجرایی سازمان به زبان آماری
در این بخش از گزارش به صورت خیلی خلاصه و آماری به عملکرد واحدهای اجرایی سازمان شامل عملکرد واحدهای ثبتی استانها و همچنین آندسته از واحدهای ستادی که بطور مستقیم در زمینه سیاست گذاری ، هدایت و نظارت بر امور اجرایی و تخصصی نقش ایفا می نمایند در طی شش ماهه دوم سال 1384 ( عملکرد آماری استانها از مرداد لغایت پایان دی ماه سال 1384 محاسبه شده است )پرداخته می شود . لازم به ذکر است که آمار عملکرد واحدهای اجرایی استانها برای ماههای بهمن و اسفند پس از جمع آوری و جمعبندی متعاقبا" ارائه خواهد شد.

* در بخش صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی
بند ح ماده 18 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی واقع در خارج از محدوده قانونی شهرها و شهرستانها و روستاها را به نام مالکین قانونی آنها تا پایان برنامه چهارم بعهده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور محول نموده است که مطابق با آئین نامه اجرائی آن عملیات مربوطه در دست اقدام است.

* در بخش ثبت و صدور سند مالکیت برای واحدهای مسکونی روستاها
ماده 133 قانون برنامه چهارم توسعه صدور اسناد مالکیت املاک واقع در بافت مسکونی روستاهای دارای شورای اسلامی و مراکز دهستانها را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور محول نموده است که از مرداد ماه لغایت دی ماه سال جاری 103824 سند مالکیت در این بخش صادر شده است .

* در بخش صدور اسناد مالکیت شهری
جداول زیر عملکرد سازمان در بخش املاک را نشان می دهد.
تعداد تقاضاهای ثبت پذیرفته شده
تعداد املاک تحدید شده
تعداد اسناد مالکیت صادره
اسنادمالکیت تسلیم شده

در اجرای قاون مواد 147 و148 اصلاحی
در اجرای ماده 140 قانون برنامه سوم توسعه
در اجرای قانون اصلاحات اراضی
سایر
جمع

26296
50574
104747
103824
16540
416134
641245
585979

تعداد خلاصه معاملات
تعداد پلاکهایی که سند مالکیت جدید بنام دولت صادرشده
تعداد تفکیکهای انجام شده برحسب واحد
تعداد افرازهای انجام شده
پاسخ به استعلامات واعلام وضعیت
تعداد آراء هیئتها
وارده
ثبت شده در دفتر املاک

املاک ثبت شده
املاک جاری
ماده 147 اصلاحیی
ماده 148 اصلاحی
913177
1004003
5876
236466
4896
947564
141071
75909
5072

* در بخش ثبت وقایع ازدواج و طلاق

ازدواج دائم
ازدواج منقطع

طلاق خلعی
طلاق بائن
طلاق رجعی
بذل مدت
416812
317

27311
12282
2680
82

* در بخش اجراء اسناد رسمی
پرونده های تشکیلی اجراء
تعداد پروند ههای مختومه شده
میزان نیم عشروصولی
تعداد اجرائیه های چکهای بلامحل
سایر پرونده های اجراء

10358
30127
16400
710 774 891 73

همجنین علاوه بر مجموع عملکرد بخش اجرا واحدهای ثبتی ، اداره کل اجرای اسناد رسمی ستاد سازمان نیز دارای عملکردی به شرح زیر می باشد.
1- تعداد پرونده های تشکیلی 5326فقره
2- تعداد پرونده های مختومه 3401 فقره
3- بازداشت اموال 1830 فقره
4-ارزیابی اموال 335 فقره
4- ممنوع الخروجی 337 فقره
6- آگهی مزایده 113 فقره
7- پیش نویس سند انتقال اجرائی 70فقره
8- سایر مکاتبات 20762 فقره
9- صدور رای ماده 229 آئین نامه اجرا 70فقره
10 – میزان نیمعشر وصولی 074/274/155/9 ریال

* در بخش ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی
آمار عملکرد ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی در واحدهای ثبتی کشور به تفکیک استانها در گزارش ضمیمه این گزارش ارائه شده است ، در زیر به عملکرد واحد ستادی ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی سازمان از فروردین لغایت 9/12/84 و پنج ماهه دوم سال 1384به صورت آماری اشاره می گردد.

فروردین تا تاریخ 9/12/84
5 ماهه دوم سال 84

فروردین تا تاریخ 9/12/84
5 ماهه دوم سال 84
1
شرکتهای تجاری ثبت شده
22157
10423
تعیین نام شهرستان
116024
57461
2
شرکتهای تجای منحل شده
3315
1345
مکاتبات و پاسخ به استعلامات دفتر اداره کل
8485
2381
3
موسسات ثبت شده
1286
552
مکاتبات و پاسخ به استعلامات دفتر ثبت شرکتها
44815
23779
4
موسسات منحل شده
95
49
صدور اظهارنامه کارت بازرگانی
7124
3153
5
شعبه شرکت خارجی ثبت شده
74
32
صدور اظهارنامه تغییرات کارت بازرگانی
960
439
6
شعبه شرکت خارجی منحل شده
5
1
صدور اظهارنامه ابطال کارت بازرگانی
21348
176
7
نمایندگی شرکت خارجی ثبت شده
___
___
اظهارنامه واصله علائم ایرانی
21348
10692
8
نمایندگی شرکت خارجی منحل شده
2
___
اظهارنامه واصله علائم خارجی
1227
568
9
شرکت تعاونی ثبت شده
157
61
علائم ثبت شده ایرانی
9814
5157
10
شرکت تعاونی منحل شده
27
9
علائم ثبت شده خارجی
932
488
11
صورتجلسات تغییرات واصله
49417
21500
تغییرات در علائم
3391
2705
12
صورتجلسات تغییرات ثبت شده
43941
21505
اظهارنامه واصله اختراع ایرانی
4241
2221
13
پلمپ دفاتر روزنامه
64819
43961
اظهارنامه واصله اختراع خارجی
432
220
14
پلمپ دفاتر کل
64800
43943
اختراع ثبت شده ایرانی
2571
1344
15
گواهی پمپ دفاتر
8325
4230
اختراع ثبت شده خارجی
262
138
16
تعیین نام تهران
31236
14098
اظهارنامه ثبت بین المللی مادرید
5083
1820

* در بخش امور اسناد و سردفتران
شرح کلی عملکرد شش ماهه دوم بانضمام آمار واحدهای اداره کل اموراسناد وسردفتران به شرح ذیل ارائه می گردد:
الف-اداره امور اسناد
-تهیه وتدوین نمونه قراردادهای مشارکت در ساخت، مبایعه نامه املاک، مبایعه نامه خودرو، اجاره نامه، اجاره به شرط تملیک، پیش فروش ،انتقال سرقفلی.
-تهیه وتدوین شیوه نامه دستور العمل اجرائی نحوه صدور پروانه تخصصی برای مشاورین املاک وخودرو.
-بررسی وجرح وتعدیل قسمتی از مجلد مدارک ومستندات مورد لزوم در تنظیم اسناد.
-بررسی وجرح وتعدیل لایحه قانونی پیشنهادی پیش فروش ساختمان.
-ارائه پیشنهاد لازم در خصوص تغییر تعرفه حق الثبت موضوع مواد 123 و124 قانون ثبت وتصویب مجلس شورای اسلامی
-ارائه پیشنهاد لازم در خصوص تقسیم عادلانه اسناد موضوع مصوبه شماره 27737/1-1/12/56 هیات وزیران.
-ارائه پیشنهاد لازم در خصوص اعطای وام به سردفتران اعزامی به خارج از کشور.
-بررسی پیش نویس اصلاحی صندوق تعاون کانون سردفتران ودفتریاران.
-ارائه راهکار در خصوص نقل وانتقال سران دفاتر ازدواج وطلاق.
-بررسی جرح وتعدیل وتصویب آئینامه داخلی کانون سردفتران ودفتریاران.
-بررسی جرح وتعدیل وتصویب آئینامه صندوق کانون سردفتران ودفتریاران.
-بررسی ونمونه اعلامیه های پیوستی واطلاعات مورد نیاز سازمان ثبت احوال در اعلامیه های ازدواج وطلاق.
-بررسی تقاضای مربوط به صدور مجوز کارت ویزیت سران دفاتر اسناد رسمی.
-پیشنهاد تعیین سردفتر طلاق در مناطقی که انتخاب آن از بین سران دفاتر ازدواج به دلیل واجد شرایط نبودن از حیث سابقه شغلی مقدور نمی باشد.
-تعیین ضوابط ودستور العمل نحوه انتخاب سردفتر نمونه که در دست بررسی است.

ب-امور سردفتران ودفتریاران:
-رسیدگی به گزارشات تخلفات سردفتران ودفتریاران وتهیه گزارش ودر صورت احراز تخلف اعلام به دادسرای انتظامی.
-رسیدگی به درخواستهای متقاضیان سردفتری ودفتریاری اسنادرسمی وسردفتری ازدواج وطلاق وتشکیل پرونده.
-صدور ابلاغ انتصاب وانتقال ومرخصی واشتغال مجدد وبازنشستگی سران دفاتر ودفتریاران.
-تشکیل جلسات اختبار اسناد، دفتریاری، ازدواج وطلاق.
-تشکیل کمیسیون نقل وانتقال.
-تشکیل کمیسیون پزشکی.
عملکرد اداری اداره کل امور اسناد و سردفتران در شش ماهه دوم سال 1384
1-
تعداد ابلاغ انتصاب سردفتری اسناد رسمی
116
2-
تعداد ابلاغ انتصاب سردفتری ازدواج
50
3-
تعداد ابلاغ انتصاب سردفتری طلاق
2
4-
تعداد ابلاغ انتصاب دفتریاری
256
5-
تعداد ابلاغ بازنشستگی سردفتر اسناد رسمی
16
6-
تعداد ابلاغ بازنشستگی دفتریاری
7
7-
تعداد ابلاغ استعفاء سردفتر اسناد رسمی
6
8-
تعداد ابلاغ استعفاء سردفتر ازدواج
4
9-
تعداد ابلاغ استعفاء سردفتر ازدواج .طلاق
2
10-
تعداد ابلاغ استعفاء سردفتر طلاق
2
11-
تعداد ابلاغ استعفاء دفتریاری
13
12-
تعقیب انتظامی سردفتر اسناد رسمی
357
13-
تعقیب انتظامی سردفترازدواج
206
14-
تعقیب انتظامی سردفترطلاق
14
15-
تعقیب انتظامی دفتریاری
94
16-
تعداد اشتغال مجدد سردفتر اسناد رسمی
24
17-
تعداد اشتغال مجدد سردفتر ازدواج
7
18-
بازنشستگی سردفتر اسناد رسمی
16
19-
بازنشستگی دفتریاری
7
20-
ابلاغ سیاری سردفتر اسنادرسمی
11
21-
ابلاغ سیاری سردفتر ازدواج
7
22-
مرخصی سردفتر اسناد رسمی
121
23-
مرخصی سردفتر ازدواج
22
24-
مرخصی ازدواج وطلاق
10
25-
مرخصی دفتریار
47
26-
نامه های وارده
30717
27-
نامه های صادره
23980
28-
بخشنامه های صادره اسناد
188
29-
بخشنامه های صادره ممنوعیت ورفع ممنوعیت
59
30-
تعداد آرای شورای عالی ثبت قسمت اسناد
52
31-
تعداد جلسات کمیسیون پزشکی
1
32-
تعداد جلسات کمیسیون نقل وانتقال
4
33-
جلسات اختبار اسناد رسمی
27
34-
جلسات اختبار ازدواج
43
35-
جلسات اختبار دفتریاری
38

* در بخش امور املاک
علاوه بر عملکرد واحدهای اجرایی سازمان در بخش املاک ، اهم اداره کل امور املاک سازمان در طی شش ماهه گذشته بصورت زیر ارائه شده است:

1- رسیدگی به اعتراضات واصله اشخاص حقیقی و حقوقی نسبت به آرای غیر قطعی ( قابل تجدیدنظر ) هیات های نظارت ثبت استانها در ارتباط با بندهای 1 و 5 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت و تهیه گزارشهای لازم جهت طرح در شواریعالی ثبت
2- رسیدگی به اعتراضات واصله اشخاص مزبور نسبت بآرای قطعی هیات های نظارت ثبت استانها در ارتباط با بندهای 2و3و4و6 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت و عنداللزوم تهیه گزارش جهت طرح در شورایعالی ثبت
3- نظارت بر حسن جریان امور مربوط به مواد 147و148 اصلاحی قانون ثبت و ماده 133 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی در ادارات کل ثبت استانها و واحدهای ثبتی تابعه
4- رسیدگی به شکایات و درخواست ها ی اشخاص از نحوه عملکرد واحدهای ثبتی و ادارات کل ثبت استانها و اعلام پاسخ بآن ها در زمینه امور املاک
5- راهنمائی و ارشاد قانونی مراجعین در خصوص مشکلات ثبتی آنان بصورت کتبی و شفاهی
6- تداوم طرح تکریم ارباب رجوع
7- رسیدگی و اظهارنظر در مورد یپیش نویس لوایح قانونی و آئین نامه های ارجاعی از سایر وازرتخانه ها و سازمانهای دولتی مرتبط با مقررات سازمان ثبت
8- بررسی تقاضاهای مربوط به استملاک اتباع بیگانه
9- تهیه گزارشهای لازم در خصوص مشکلات پیش بینی نشده در مقررات جاری مرتبط با امور املاک و طرح در کمیسیون معاونین و مشاورین سازمان ثبت بمنظور ایجاد وحدت رویه
10- همکاری و تشریک مساعی و تهیه پاسخ نامه های وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی و نهادها اعم از جهاد کشاورزی و منابع طبیعی و بنیاد مسکن و اوقاف و غیره در ارتباط با مسائل و مشکلات ثبتی آنها و شرکت در جلسات مربوطه
11- معرفی تعدادی از کارکنان تحت سرپرستی ، بمرکز آموزش و پژوهش سازمان ثبت بمنظور ارتقاء سطح علمی آنان و تکمیل و تربیت کادر مدیران فردا و مدیران آینده بهتر ( مآب )
12- اصلاح مواد 36 و 37 و 38 آئین نامه اجرائی مواد 147 و 148 اصلاحی قانون ثبت و پیشنهاد آن به مقام محترم قوه قضائیه که منجر به تصویب و امضای اصلاحیه مزبور گردید. .
13-مشارکت در تهیه آئین نامه اجرائی صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی با همکاری وزارت جهاد کشاورزی
14-ارسال گزارش لازم جهت ( سایت اطلاع رسانی سازمان ثبت ) بمنظور آشنائی و آموزش مردم در مورد وظایف و اختیارات امور املاک
15-شرکت در جلسات نهاد محترم ریاست جمهوری در مورد مستند سازی و صدور اسناد مالکیت دولت
16- اعلام شمه ای از وظایف و اختیارات امور املاک در رابطه با راه اندازی سیستم ( تلفن گویای سازمان ثبت ) بمنظور ارائه خدمات مطلوبتر ثبتی بمراجعین
17-تهیه و صدور بخشنامه ها و دستور العملها مرتبط با امور املاک بمنظور ایجاد وحدت رویه
18-انجام سایر اموریکه در حیطه صلاحیت و وظایف این اداره کل می باشد .
19-تهیه آئین نامه اجرائی ماده 133 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی مصوب 7/2/84هیات محترم وزیران و دستور العمل اجرائی ماده 17 آئین نامه مذکور مصوب 23/11/84 هیات محترم وزیران

* در بخش فعالیتهای ستادی استانها
ادارات کل استانها در بخش امور ستادی و مدیریتی استانها فعالیتهای بسیار وسیع و گسترده ای انجام داده اند که بطور نمونه و کلی به تعداد ی از آنها در زیر اشاره شده و در ادامه می توانید به گزارش پیوست در این زمینه مراجعه نمایید.
-تهیه زمین وفعال نمودن پروژه های عمرانی جهت تامین فضای مناسب اداری
-تشکیل و فعال نمودن کمیته های مناسب برای حصول تحول در نظام اداری
-پیگیری در رفع کسریهای اعتباراتی از طریق تعامل لازم با مبادی ذی صلاح
-اجرای آموزشهای کوتاه مدت برای کارکنان
-پیگیری مکانیز اسیون فعالیتهای ثبتی
-بازرسی مستمر از دفاتر اسناد رسمی ورسیدگی به شکایات مطروحه
– تامین سخت افزار مناسب جهت استقرار شبکه رایانه ای سازمان
-اصلاح فرایندها درراستای اجرای مصوبه طرح تکریم
-استقرار نظام بهره وری در فرایندهای ثبتی
–استقرار نظام پیشنهادات
–پیگیری در خصوص دریافت گواهینامه ISO
– پیشنهادات برای انتصاب روسای واحدهای ثبتی ومعاونین انها

3- فعالیتهای ستادی و پشتیبانی سازمان
3-1. در بخش آموزش و توسعه پژوهش های کاربردی
مرکز آموزش و پژوهش سازمان طرح ها و برنامه های مختلفی را در طی شش ماهه گذشته انجام داده است که در زیر به تعدادی از مهمترین آنها اشاره می گردد:
* برگزاری آموزش تخصصی – مدیریتی آینده بهتر (مآب)
سازمان ثبت اسناد واملاک کشور در اجرای تکالیف مواد 141و143 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی ،اجتماعی ،فرهنگی جمهوری اسلامی ایران ودر راستای عملیاتی نمودن برنامه های سند راهبردی پنج ساله سازمان مبنی بر استقرار نظام شایسته گرایی وایجاد ثبات در خدمات مدیران از طریق تعیین شرایط تخصص لازم در انتخاب وانتصاب افراد به مشاغل مدیریتی حرفه ای با رویکرد اصلاح وبهبود مدیریت نیروی انسانی ، نسبت به برگزاری دوره آموزشی تخصصی – مدیریتی تحت عنوان مدیران فردا در شش ماهه اول سال جاری اقدام نموده که در این طرح نسبت به شناسائی ، کشف ،جذب ،وپرورش ونگهداشت نخبگان در هریک از بخشهای سازمان اقدام گردید که باتوجه به تخصصی بودن این سازمان ومیانگین بالای سنوات خدمتی مدیران فعلی ونیاز اجتناب ناپذیر به مسئولین وکارشناسان متخصص وبا استعانت از تجربیات به دست آمده از برگزاری دوره اول (مدیران فردا)،سازمان با برنامه ریزی لازم وبسیج امکانات نسبت به اجرای دوره دوم تحت عنوان مآب (مدیران آینده بهتر)در شش ماهه دوم سال به شرح ذیل اقدام نمود :
اهداف اجرای طرح
1-فراهم نمودن زمینه رشد وتعالی نیروهای سازمان و توانمند کردن آنها
2-تصدی مسئولیت های سازمانی از طریق نیروهای خبره و کارآمد
3-ایجاد تحول سازمانی از بعد منابع انسانی
4-تضمین آینده مدیریتی سازمان ثبت وپیشگیری از هرگونه شکاف و بحران نیروهای کارآمد
5-افزایش بهره وری و کارآمدی سازمان
6-اجرای نظام مدیریتی نوین و پرهیز از اعمال مدیریتهای سنتی
7-اجرای اصل نظام شایسته سالاری
8-ایجاد انگیزه بین نیروهای سازمان وتشویق آنها برای احراز فرصتهای بالاتر
9-تلاش در به روز کردن سازمان
10-ارتقا. دانش شغلی ومهارتی وبهبود مدیریتی
چگونگی و شرایط انتخاب فراگیران
1-تهیه لیست کارکنان 8 تا 25 سال خدمت با مدرک تجصیلی کارشناسی از طریق کمیته فرعی استانها و واحدهای ستادی
2-تکمیل پرسشنامه تشریحی
3-بررسی پاسخنامه ها از طریق گروه کارشناسی و انتخاب پنج برابر سهمیه
4-برگزاری امتحان تستی تخصصی سازمان از برگزیده گان اولیه
5-انجام مصاحبه تخصصی – مدیریتی
6-استعلام از مراجع ذیصلاح سازمان
7-جمعبندی نتایج و تعیین لیست اولویتها
8-دعوت از منتخبین جهت شرکت در دوره آموزشی مآب
توسعه پژوهش های کاربردی در سازمان
امروزه نقش و جایگاه پژوهش برای تعالی و بالندگی سازمانها کاملاً بارز و مشهود می باشد و جایگاه آن برای سازمان ثبت اسناد واملاک نیز با توجه به گستردگی و پیچیدگی وظایف و تنوع رسالتها و ماموریتها محوله بمنظور نیل به اهداف آرمانی مندرج در سند راهبردی برنامه پنج ساله سازمان و همگامی و همراهی با پیشرفتهای تکنولوژی روز از اهمیت خاصی برخوردار بوده که جهت عملیاتی نمودن این مهم بدوا نسبت به تبیین و استقرار سامان یافته یک نظام پژوهشی متناسب با نیازمندی های سازمان و منطبق با ضوابط و مقررات مربوطه اقدام گردید که از اهم این نظام میتوان به عنواین ذیل اشاره نمود :
-تدوین نظامنامه شورای علمی
-تدوین شرح وظایف کمیته راهبری و تلفیق و فعال نمودن آن
– تعیین سازوکار مناسب برای ارزیابی پیش طرح های تحقیقاتی
-تعیین ساز و کار مناسب برای توزیع بهینه پروژه های تحقیقاتی در حوزه های ستادی سازمان و استانها
-تعیین ساز و کار مناسب برای نظارت بر طرح های تحقیقاتی

تشکیل شورای پژوهشی سازمان
به منظور مدیریت کارآمدتر امور پژوهشی ، سیاست گذاری و تعیین نیازمندیها و اولویتهای پژوهشی مطابق با برنامه راهبردی و برنامه های سالیانه سازمان ، تصویب طرح های پژوهشی پیشنهادی ، فراهم سازی شرایط و زمینه لازم جهت اجرای طرح های پژوهشی ، کنترل و اعمال نظارت کیفی بر روند انجام و نتایج و محصولات پروژه ها و انجام سایر امور اجرایی مقوله پژوهش در سازمان شورای پژوهشی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تشکیل شده است . ارکان این شورا عبارتند از :
الف) هسته مرکزی
ب ) کمیته راهبری و تلفیق

ج ) دبیرخانه شورا
د) تشکیلات مرتبط در استانها

ساختار شورای علمی ـ پژوهشی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

* لازم به ذکر است کمیته راهبری و تلفیق بعنوان بازوی کارشناسی شورای پژوهشی علاوه بر وظایف محوله از سوی شورا مسوولیت انجام امور زیر را نیز بر عهده دارد :
1. انجام امور کارشناسی با بهره گیری از کارگروهای تخصصی به منظور تعیین نیازهای تحقیقاتی سازمان و طبقه بندی عناوین و توزیع آنها و ارائه گزارش مربوطه به شورا
2. بررسی مقدماتی پیشنهادات تحقیقاتی واصله و طرح آنها توسط رییس کمیته در شورا
3. نظارت بر عملکرد دبیرخانه و کارگروه های تخصصی و ایجاد ارتباط موثر بین آنها با شورا
4. پیشنهاد ناظرین و ساز و کارهای نظارتی طرح های تحقیقاتی و پیگیری و کنترل آنها
در این ساختار مدیریت امور پژوهشی در استانها و برقراری ارتباط موثر بین شورای پژوهشی سازمان با واحدهای ثبتی و کارکنان سازمان بعهده شورای تحول اداری هر استان می باشد .
دبیرخانه شورا هم به منظور برنامه ریزی و تنظیم جلسات شورای ، ابلاغ و ارسال تصمیمات و مصوبات شورا، ثبت و ضبط مکاتبات ، گزارشات و نتایج پروژه ها و انجام سایر امور اجرایی در مرکز آموزش و پژوهش تشکیل خواهد شد. مسوولیت دبیرخانه بر عهده رییس مرکز می باشد . همچنین دبیرخانه شورا موظف به راه اندازی مرکز اسناد و مدارک علمی مربوطه بوده تا بتواند دستاوردهای حاصله را به بهترین شکل را به مبادی ذیربط منعکس نماید.
در حال حاضر پروژه های پژوهشی سازمان که تصویب شده و در حال انجام هستند و یا مراحل تصویب نهایی خود را در شورای پژوهشی می گذرانند عبارتند از :

لیست پروژه های پژوهشی سازمان در سال 1384 ( در مراحل تصویب یا اجرا )
ردیف
شرح پروژه
ملاحظات
1
تهیه وانتشار سالنامه آماری سازمان ثبت اسناد واملاک کشور

2
ساماندهی بانک اطلاعات(برنامه ریزی -بودجه ریزی)

3
تهیه شناسنامه ادارات کل و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

4
بررسی و ارزیابی عملکرد ادارات کل سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

5
بررسی و تعیین قیمت تمام شده خدمات ثبتی و تهیه بودجه عملیاتی(موضوع ماده 144 قانون برنامه چهارم)

6
تهیه ضوابط ساخت و ساز وتهیه استانداردهای فضاهای اداری

7
طرح مکانیزه نمودن بایگانی املاک

8
مطالعه وا صلاح نظام آماری

9
مستندسازی و ایجاد بانک اطلاعات از مجموعه قوانین و مقررات وآئیننامه های ثبتی

10
تهیه-تنظیم وچاپ ترمینولوژی ثبت

11
کاداسترو عدالت اجتماعی

12
طراحی واستقرار روشهای اعمال نظارت و بازرسی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق

13
طرح اجرائی ایجاد مراکز مشاوره حقوقی ثبتی

14
تدوین استانداردهای تجهیزاتی واحدهای اداری

15
انتشار ماهنامه ثبت

16
کمک به رساله های دانشجویان فوق لیسانس ودکتری مرتبط با خدمات ثبتی

17
مطالعه تطبیقی"در خصوص سازمان ثبت اسناد واملاک کشور"

18
بهبود ثبت دارایی های کوچک (طرح همکاری با undp)

19
ارزیابی طرح کاداستر کشور وتهیه برنامه های آتی

20
عملکرد پروژه های سالهای قبل

21
برگزاری سمینار وهمایش پژوهشی

22
تاثیر الحاق به سازمان تجارت جهانی برعملکرد اداره کل ثبت شرکتها ومالکیت

23
برنامه جامع مدیریت راهبردی سازمان ثبت

24
بازنگری وتدوین تشکیلات ادارات کل کلان شهرها

25
مستندسازی وتهیه شناسنامه فرایندهای خدمات ثبتی

26
بررسی نقش بودجه وبرنامه ریزی در بهره وری

27
تهیه وتدوین رژیم جامع حقوقی سازمان ثبت اسناد واملاک کشور

28
بررسی عملکرد مالی هزینه ها ودرآمدهای سازمان ثبت اسناد واملاک کشور

29
طرح تهیه و تدوین عناوین دروس آموزشی

30
بررسی قیمت تمام شده خدمات ثبتی دفاتر اسناد رسمی

31
بررسی چگونگی استقرار چرخه بهره وری در فعالیت منتخب ثبتی و احصاء راهکارهای قابل اجرای آن

32
بررسی عوامل موثر بر بهره وری نیروی انسانی در سازمان ثبت

33
طرح نظام آموزش ضمن خدمت کارکنان سازمان ثبت

34
بررسی اثرات اجرایی قانون رسیدگی به تخلفات اداری سازمان ثبت

35
بررسی آراء هیئت نظارت ومحشای آن (فاز اول)

36
ثبت در آئینه فقه و سایر آموزه های دینی

37
احصاءومستندسازی فرآیندهای دفتر حقوقی و امور بین الملل و بررسی نقش یه کارگیری فن آوری اطلاعات در اجرای بهینه آنها

38
تهیه طرح جامع فرهنگ سازی فناوری اطلاعات و ارتباطات برای سازمان ثبت

39
طرح تهیه و تدوین و توسعه بانک اطلاعاتی قوانین و مقررات مرتبط با امور ثبتی

40
استاندارد توسعه سیستمهای نرم افزاری با استفاده از روشهای شی گراو متدولوژی RUP بر مبنای بومی سازی

41
طراحی لوح فشرده منابع آموزشی تخصصی – مدیریتی و پایان نامه های فراگیران با رویکرد آموزش مجازی

42
بررسی چگونگی نهادی کردن تجربیات اطلاعاتی – اداری پرسنل (شاغل و بازنشسته ) ( تدوین تجارب)

3-2. گزارش اهم اقدامات سازمان در حوزه بودجه ریزی
این بخش بطور عمده به فعالیت هائی اشاره دارد که از آنها بعنوان فعالیت های ستادی نامبرده می شود و در چارچوب وظایف عمده و اساسی سازمان در حوزه بودجه و برنامه ریزی شکل می گیرد.
از آن جا که تغیر شکل بودجه از روش متداول قبلی به روش عملیاتی مساله اساسی سال 85 می باشد لیکن سازمان در سال 84 این امر را دنبال و زمینه های لازم را برای تحقق بودجه عملیاتی فراهم نمود.بنابراین، گزارش زیر با تمرکز روی فعالیت های اساسی تصویری از عملکرد را ارائه میدهد.
محورهای عمده عبارتند از:
الف: بودجه و اعتبارات (سال 1384 و مقایسه با 1383):
1/الف-در بحث فعالیت های برنامه اساسی ستاد(برنامه ثبت اسناد واملاک) که اعتبار آن از 3/49 میلیارد ریال در سال 1383 به 6/94 میلیارد ریال در سال 84(92% رشد) افزایش یافته است موضوع صدور 340000 سند مالکیت اراضی کشاورزی (بند چ تبصره 18 قانون بودجه سال 84 و بند ب ماده 133 قانون برنامه) بعنوان فعالیتی اساسی مطرح گردیده است.قابل ذکر آنکه 11% از اعتبار برنامه به این فعالیت اختصاص یافته است.
2/الف: بمنظور ارتقاء سطح فعالیت ها مبتنی بر تحقیق و پژوهش انجام پروژه های مطالعاتی که در سال 83 برای آنها زمینه موثری فراهم نموده بود تا حدود زیادی بمرحله اجرا در آمد. اقدامات بعمل آمده عبارتند از:
1-تهیه و انتشار سالنامه آماری سازمان ثبت با هدف در اختیار داشتن اطلاعات و آمار بهنگام برای استفاده در
زمینه های برنامه ریزی، پژوهش و بودجه ریزی.
2- تهیه شناسنامه ادارات کل و سازمان ثبت تا از این طریق با حصول شناخت مبتنی بر فعالیت های کارشناسی و بررسی های میدانی، تصمیم گیری و سیاست گذاری نسبت به مسائل واحدهای تحت پوشش تسهیل گردد.
3- موضوع بررسی قیمت تمام شده خدمات ثبتی و تهیه بودجه عملیاتی که با پشتوانه ماده 144 قانون برنامه چهارم در دست اقدام قرار گرفته است. مطالعات اولیه این دفتر به امکان برآورد منابع مورد نیاز برنامه چهارم توسعه سازمان و کلیه فعالیت های شاخص، منجر گردید. این امر اگر چه مقدماتی است و لیکن نتایج آن در برآورد میانگین زمان انجام واحد کار، قیمت تمام شده محصول کار(سند) می تواند در سال 1385 در معرض آزمون و ارزیابی قرار بگیرد.
4- استاندارد سازی ضوابط ساخت و ساز فضاهای اداری به عنوان یک فعالیت و پروژه مفید دردست اقدام قرار گرفت به ثمر رسیدن این اقدام درک صحیحی از موقعیت فضاهای اداری و تاثیرآن بر انجام کار و روش های اداری،تخصیص بهینه منابع و جلوگیری از ساخت و سازهای غیر استاندارد را دراختیار قرار میدهد. بدیهی است "واقعی شدن هزینه ها" نیز در این زمینه محقق خواهد شد.
5- بطور کلی در قالب موافقتنامه سال 84،برنامه های پژوهش با ماهیت کاربردی بالغ بر 31 مورد احصاء می شود. رشد اعتبار سال 84 نسبت به سال83(که درآن پروژه موثری اجرا نگردید – به لحاظ فقدان برآورد اعتبار و صرفاً به تعهدات سال های قبل بسنده شد)، 470% است.
این رشد مبین اهتمام ستاد سازمان در توجه به فعالیت های پژوهشی کاربردی است که تحقق آن ها توسط دفتر بودجه و سایر دفاترذیربط در ارتقاء سطح آگاهی، افزایش روند توسعه فعالیت های کارشناسی، بسط دیدگاه علمی در کنار ذخایر تجربی بستر لازم را برای تقویت جایگاه سازمان ثبت نه تنها به عنوان یک سازمان اجرائی بلکه بعنوان یک سازمان اجرائی دانائی محور فراهم آورد.
3/الف-ستاد سازمان در اجرای دستورالعمل شواریعالی اداری و ارتقاء سطح دانش کارکنان در زمینه آموزش نیز برنامه های موثری را در سال 84 مطمح نظر قرار داد.که درسال 83 ضمن موافقتنامه مبادله شده توجه چندانی به آن نشده بود. رشد اعتبار سال 84 نسبت به سال 83(رشد حدود600 درصدی) مبین حرکت روبه جلوی در خصوص توسعه برنامه های آموزشی سازمان است.
در این راستا بیشترین توجه به آموزش عمومی کارکنان گردیده است(از مجموعه کل حجم فعالیت 86% به این امر اختصاص داده شده است.)
4/الف: ارائه خدمات رفاهی در قالب مفاد موافقتنامه به شکلی که جوابگوی فعالیت های ستاد سازمان باشد در مدیریت تنظیم موافقتنامه (دفتر بودجه و برنامه ریزی) به شکل مناسب مورد توجه قرار گرفته است.اعمال مقررات ماده 40 قانون الحاق موادی به قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت، توجه به پرداخت های مربوط به بازنشستگان، پرداخت های انگیزشی و کمک به نهادهای سازمانی که خدمات رفاهی را به کارکنان ارائه میدهد(صندوق تعاون و….) در سال 84 مسیر مثبتی را طی نموده است. دراین زمینه رایزنیهای بعمل آمده با مقامات عالی سازمان موثر بوده و عملکرد رضایت بخشی را در دسترس قرار میدهد.
5/الف: توجه به وضعیت استانها در قالب امکانات پیش بینی شده درموافقتنامه از جمله اقدامات موثری برای پیشبرد وظایف و جلوگیری از وقفه و تاخیر در امور اجرائی استانها بدستاویز عدم کفایت منابع مالی نیز قابل اشاره است. اختصاص 2/103 میلیارد ریال به استانها (82% اعتبار مصوب پیش بینی شده برای استانها) از جمله مثبت ترین اقدامات سال جاری ستاد سازمان است که نقش دفتربودجه در آن کاملاً موثر بوده است ازجمله اعتبار واگذار شده به استانها حدود 75% در بخش خدمات رفاهی لحاظ گردیده تا کارکنان این واحدها به علت کمبود اعتبار انگیزه کاری خود را از دست ندهند.
ب: بودجه سال 1385
علیرغم محدودیت های موضوع بخشنامه بودجه سال 1385 کل کشور، اعتبار سال مذکور در لایحه با رشد 1/51% و بالغ بر 389 میلیارد ریال درکمیسیون های مجلس مطرح گردید.این اعتبار امکان میدهد که مفاد مادیتین 131و133 قانون برنامه چهارم زمینه اجرائی پیدا کنند. مضافاً آن بخش ازمفاد تبصره 18 قانون بودجه سال 84 ناظر به صدور اسناد مالکیت کشاورزی نیز در حدود بررسی های بعمل آمده و امکانات سال 85 (مبتنی بر تخصیص) قابلیت پیگیری پیدا کنند.
مقایسه برنامه های اعتبارات هزینه ای سالهای 83 و 84 ولایحه سال85
ستاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

ارقام به میلیون ریال
سال 83
سال 84
پیشنهاد سال 85
عنوان برنامه
اعتبار مصوب
عنوان برنامه
اعتبار مصوب
عنوان برنامه
اعتبارمندرج در لایحه
ثبت اسناد و املاک
49358
ثبت اسناد و املاک
94620
ثبت املاک
262300
تحول نظام اداری
195
پژوهشهای کاربردی
5700
ثبت شرکتها ومالکیت صنعتی
41400
خدمات رفاهی
28312
سیاستگذاری مدیریت و نظارت بر فعالیتها
43670
ثبت اسناد
64000
خدمات اداری
52085
آموزش کوتاه مدت کارکنان دولت
5750
هزینه بازنشستگان
21300
بیمه های اجتماعی کارمندان
3000
تامین بازنشستگان
8200
–
–
نظام محیط زیست و مدیریت سبز
195
بیمه اجتماعی کارکنان دولت
3500
–
–
آموزش غیر رسمی کارکنان دولت
820
خدمات رفاهی کارکنان دولت
63647
–
–
تحقیق و بررسی امور اجتماعی
1000
توسعه وکاربری فناوری ارتباطات واطلاعات
32300
–
–
توسعه وکاربری فناوری ارتباطات واطلاعات
20100
–
–
–
–
جمع کل
155065
جمع کل
257387
جمع کل
389000

درصد رشد اعتبارات سال 84 نسبت به 83
66
درصد رشد اعتبارات مندرج درلایحه بودجه 85 نسبت به84
51.2

ج: سایر اقدامات

1/ج- اقدامات در حوزه توزیع سهمیه استخدامی
به لحاظ ضرورت توزیع بهینه نیروهای جدید الاستخدام و نیز متناسب نمودن هدایت
سهمیه های استخدامی به استانها براساس روش کارشناسی و بدور از اعمال روش های تجربی که تا سال 1383 مرسوم بوده است دفتر نسبت به بررسی سهمیه و نحوه توزیع آن اقدام و با اعمال مفاد آئین نامه اجرائی بندهای " و" و "ی" ماده 145 قانون برنامه چهارم و تبصره یک ماده 3 همین آئین نامه جدول توزیع سهمیه استخدامی را تهیه و پس از طرح موضوع در مبادی مدیریت های ذیربط نقش تاثیرگذاری را در این زمینه ایفا نمود.
طبعاً این روش به عنوان الگوئی می تواند برای سالهای بعد با انسجام و هماهنگی بیشتری رعایت و سهمیه های استخدامی متناسب با نیاز و تسهیلات دولت و امکانات و اعتبارات توزیع گردد. لازم به توضیح است که هدف ازانجام این اقدام ارائه نظر دفتر برای ادخال شیوه های کارشناسی در توزیع سهمیه ها بوده است که نتیجه آن مفید ارزیابی می شود.
2/ج: در سال 84، فعالیت مهم "تعیین اهداف کمی سازمان در طول سالهای برنامه چهارم توسعه
" مورد پی گیری قرار گرفت و گزارش آن به سازمان مدیریت ارائه گردید.ضمن آن که این فعالیت
در اجرای مفاد بندهای "هـ" و " و" ماده 155قانون برنامه چهارم عملیاتی شد. بر مبنای
این گزارش " میزان اعتبارمورد نیاز در اجرای مفاد تبصره های قانون بودجه و تکالیف برنامه چهارم " برآورد گردید.
د: در حوزه نظارتی به لحاظ ارتباط ویژه ای که با استان ها براساس مفاد موافقتنامه
فعالیت هزینه ای برای دفتر تعیین گردیده است. موضوع نظارت بر عملکرد ها بعنوان یک
اقدام جدی مورد توجه واقع شد.این نظارت که عمدهً حول بررسی به نحوه فعالیت های ادارات کل
استانی و عملکرد اعتباری آن ها و دستیابی به طرفی که موضوع عدم تمرکز را به نحو بارزتری نمایان سازد، عملی گردید با بازدید های کارشناسان و تنظیم گزارشات بعنوان مبنائی برای برنامه ریزی سال 85 در ارتباط با استانها تاثیر گذار و مورد استناد قرار خواهد گرفت.
قابل ذکر آن که اقدامات فوق اهم فعالیت های سال 84 سازمان در حوزه بودجه و برنامه به شمار می روند منبعث از دیدگاه های مطروحه در برنامه راهبردی سازمان می باشد.
3-3. در بخش نیروی انسانی
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در حال حاضر دارای 382 واحد ثبتی ( به طور متوسط به ازاء هر 000 180 نفر یک واحد ثبتی ) در سراسر کشور بوده و جمعا" 7714 نفر پرسنل در بخش های ستادی و اجرایی آن مشغول بکار هستند که با توجه به ساختار تشکیلاتی مصوب سازمان ، در حال حاضر قریب به 33 درصد از پستهای سازمانی خالی هستند . تحلیل آماری نشان می دهد به ازاء هر صد هزار نفر جمعیت کشور جمعا" 5/10 نفر کارمند ثبتی وجود دارد . همچنین در سراسر کشور 3198 دفتر ازدواج و طلاق و تعداد 3256 دفتر خانه اسناد رسمی دایر بوده و تحت نظارت سازمان خدمات مرتبط به امور ثبتی را به مردم ارائه می کنند .
بررسی آماری ساختار و ترکیب نیروی انسانی سازمان نشان می دهد که از مجموع 7714 نفر پرسنل موجود ، 3/65 درصد آنها بصورت استخدام رسمی ، 7/29 درصد پیمانی و 5 درصد نیز بصورت قراردادی با سازمان همکاری می کنند . همچنین از لحاظ شاخص تحصیلات 6/9 درصد پرسنل دارای مدرک تحصیلی زیر دیپلم ، 5/40 درصد دیپلم ، 6/9 درصد فوق دیپلم و 3/40 درصد دارای مدرک لیسانس و بالاتر هستند . در ضمن نسبت شاغلین زن به مرد در سازمان 1 به 4 می باشد . ترکیب سابقه خدمتی پرسنل سازمان نیز بیانگر معضلاتی در این بخش می باشد. بعبارت دیگر 5/41 درصد از پرسنل سازمان کمتر از 10 سال سابقه دارند ، 40 درصد بین 10 تا 20 سال ، 5/9 در صد 20 تا 30 سال و 9 درصد از شاغلین سازمان نیز دارای بیش از 30 سال سابقه هستند . همانطور که ملاحظه می گردد به سبب عدم جذب نیروی انسانی در فاصله سالهای دهه 60 تا اول دهه 70 خلاء جدی میان سنین خدمتی نزدیک به سن بازنشستگی و بالاتر از آن با سنین میانی و ابتدایی خدمت بروز کرده و این مسئله باعث شده است در ارتقاء طبیعی کارکنان در مسیر شغلی آنها خلل ایجاد شود . آمار نیروی انسانی سازمان در گزارش سالنامه آماری که به پیوست ارائه شده درج شده است .
از جمله فعالیتهای مهم سازمان در حوزه مدیریت منابع انسانی ، مطالعه و تعیین دقیق سهمیه استخدامی استانها و رشته های تحصیلی مورد نیاز و همچنین برنامه ریزی برای جذب نیروی انسانی در سال جاری می باشد.
لازم به ذکر است که در بخش نیروی انسانی و امور مرتبط اقدامات مناسبی انجام شده است که فعال سازی واحد رفاهی از آن جمله است .
* فعالسازی و ساماندهی امور رفاهی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
در گذشته امور رفاهی سازمان متولی خاصی نداشته و امور رفاهی پرسنل سازمان از سامان مناسبی برخوردار نبودند. لذا به منظور ساماندهی امورات بیمه ، مهمانسرا ها ، امور تعاونی مصرف و مسکن ، صندق وام ، امور ورزش و سایر خدمات رسانی های رفاهی واحد رفاه سازمان فعالیت برنامه ریزی شده خود را آغاز کرده است.
* بازنشسته کردن بخشی از پرسنل با سابقه خدمت بیش از 30 سال
مدیریت سازمان به منظور اصلاح ترکیب سابقه خدمتی پرسنل سازمان طی یک اقدام برنامه ریزی شده و جسورانه و در طول یک سال گذشته اقدام به بازنشسته کردن بخشی از نیروی انسانی با بیش از 30 سال خدمت کرده است و این روند مطابق با سیاستها و برنامه ریزی های انجام شده ادامه پیدا خواهد داشت :
آمار افراد بازنشسته شده در طول مدیریت جدید سازمان

ردیف
نام اســـتان
تعداد افراد بازنشسته
1
سمنان
9 نفر
2
سیستان و بلوچستان
7 نفر
3
زنجان
8 نفر
4
کهکیلویه و بویر احمد
____
5
خوزستان
16 نفر
6
چهارمحال و بختیاری
5 نفر
7
ایلام
2 نفر
8
اردبیل
7+4 نفر
9
آذربایجانشرقی
42 نفر
10
آذربایجانغربی
16نفر
11
بوشهر
5نفر
12
یزد
11نفر
13
همدان
6 نفر
14
هرمزگان
4نفر
15
مرکزی
12نفر
16
مازندران
41نفر
17
لرستان
12نفر
18
گلستان
6نفر
19
کردستان
9نفر
20
کرمانشاه
14نفر
21
کرمان
18 نفر
22
قزوین
10 نفر
23
قم
4+9 نفر
24
گیلان
12 نفر
25
اصفهان
15+46 نفر
26
فارس
41نفر
27
خراسان( رضوی – جنوبی – شمالی )
21 نفر
28
تهران
154 نفر
29
ستاد

جمع نفــرات
566=154+412

3-4. در بخش توسعه تشکیلات و اصلاح و بهبود سیستمها و روشها

اهم فعالیتهای دفتر تشکیلات در قالب عناوین و محورهای زیر قابل طبقه بندی می باشد:
الف)فعالیتهای جاری
ب)فعالیتهای آموزشی کارکنان
ج)فعالیتهای پروژه ای

الف)فعالیتهای جاری
1-تبدیل پستهای سازمانی از ثابت به موقت
2-تبدیل پستهای سازمانی از موقت به ثابت
3-ایجاد و حذف پستهای سازمانی
4-تغییرعنوان پستهای سازمانی
5-ایجاد واحد ثبتی
6-انتزاع و الحاق
7-افتتاح و راه اندازی واحد ثبتی
8-اصلاح تشکیلات اسمی براساس احکام صادره اداره کل امور نیروی انسانی و استانها
9-اصلاح پستهای سازمانی در مجموعه سه جلدی تشکیلات تفصیلی سازمان و رایانه
10-تهیه آخرین آمار و اطلاعات از تعداد پستها و واحدها و درجه بندی واحدها و تعداد واحدهای دایر و وغیر دایر
11-شرح وظایف پستهای سازمانی و واحدها
12-مطالعه و بررسی در خصوص تشکیلات کلان سازمان و تشکیلات واحدهای ستادی و ادارات کل ثبت استانها
13-تجدید نظر و تائید فرمهای مورد عمل سازمان ثبت
14-تجدید نظر و تائید اوراق بهادار مورد عمل سازمان ثبت
15-تهیه گزارش عملکرد شش ماهه اول سال 84 به کلیه معاونتها، دفاتر، ادارات کل ستادی و استانی
16-بررسی و اقدام در خصوص صورتجلسات ارتقاء گروه
17- بررسی و اقدام در خصوص صورتجلسات ارتقاء گروههای تشویقی
18-احتساب گروههای ارفاقی
19-احتساب سوابق ایثارگری
20-احتساب مدرک تحصیلی
21-احتساب سوابق خدمتی سایر دستگاهها یا شرکتهای خصوصی
22- بررسی و اقدام در خصوص صورتجلسات ارتقاء گروه تطبیق وضع پیمانی ها
23- بررسی و اقدام در خصوص صورتجلسات ارتقاء گروه برگ تعیین مشخصات شغل و شاغل
24- بررسی و اقدام در خصوص صورتجلسات ارتقاء گروه اصلاحیه عناوین فوق الذکر و تطبیق وضع
25- بررسی و اقدام در خصوص صورتجلسات ارتقاء گروههای امتیازی 12 به بالا در خصوص مشاغل تخصصی تحقیقی
26- بررسی و اقدام در خصوص صورتجلسات ارتقاء گروههای مدیران
موضوعات مذکور در قالب فرم های پیوست تشریح شده است.

ب)فعالیتهای آموزشی کارکنان
برگزاری کلاسهای آموزشی برای ارتقاء بهره وری کارکنان دفتر تشکیلات از دیگر فعالیتهای آن دفتر است،که بر حسب نیاز و در مقاطع زمانی از طریق مرکز آموزش و پژوهش صورت می پذیرد. بدیهی است این دفتر در پاره ای از موارد اقدام به برگزاری دوره های مورد نیاز همکاران توسط این جانب و کارشناسان محترم دفتر می نماید.

ج)فعالیتهای پروژه ای
1. شناسایی و احصاء فرایندها در بخش املاک
با توجه به سیاستها و خط مشی های کلی سازمان دایر بر لزوم ایجاد تحول در نظام اجرایی و در راستای تحقق خدمت رسانی شایسته به آحاد جامعه و اینکه خدمت رسانی مناسب ملازمت تام با اصلاح سیستم ها وروشها دارد و در اجرای مصوبه شماره 253/14-6/9/78 شورایعالی اداری مبنی بر اصلاح سیستم ها و روشهای انجام کار در دستگاههای اجرایی با جهت گیری افزایش کارایی و ارائه خدمات به موقع و موثر به مردم و تسهیل و تسریع در انجام کارها، کاهش هزینه های عمومی و افزایش رضایت ارباب رجوع و با عنایت به بخشنامه شماره 464/14-25/12/78 ستاد
برنامه ریزی تحول اداری دایر بر تعیین ترکیب اعضاء و وظایف کمیته تخصصی اصلاح سیستم ها و روش های دستگاههای اجرایی، پس از تشکیل کمیته تخصصی اصلاح سیستم ها و روشهای سازمان پروژه احصاء، مستندسازی و اصلاح و ارتقاء فرایندهای مورد عمل در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را در چهار بخش املاک، اسناد ، ثبت شرکتها واجرای اسناد رسمی در دستور کار خود قرارداده و از میان چهار بخش فوق در مرحله اول فرآیندهای بخش املاک در چهار فاز:1-فاز اول:احصاء(شناسایی فرایندها)2-فاز دوم:مستند سازی فرآیندها3-فاز سوم: تجزیه وتحلیل 4-فاز چهارم: طراحی،ارائه راهکارهای پیشنهادی اصلاحی و تهیه مصوبات لازم، فعالیت خود را آغاز نموده است .پروژه مذکور اینک در مرحله فاز اول می باشد و گزارش فاز اول پروژه نیز تهیه و باستحضار معاونت برنامه ریزی و مدیریت منابع سازمان رسیده است.
2. بازنگری و تدوین شرح وظایف پستهای مصوب سازمان ثبت اسناد واملاک کشور
در این پروژه بدنبال تحقق اهداف زیر هستیم:
1 -تکمیل فرایند طراحی تشکیلات تفضیلی دستگاه از طریق تعیین شرح وظایف پستهای سازمانی.
2 -آگاه نمودن هر چه بیشتر شاغلین با وظایف و مسئولیتهای شغل مورد تصدی در جهت ایجاد حس مسئولیت پذیری و انجام وظیفه در حدود و قلمرو آن.
3 -تفکیک و تقسیم صحیح وظایف و عدم تداخل ،تعارض یا تکرار وظایف و انجام امور در حداقل زمان ممکن در نتیجه تکریم ارباب رجوع.
4-تدوین وتعیین ماموریتهای سازمان در مفاد آن.
3. بازنگری و تدوین شرح وظایف واحدهای مصوب سازمان
هدف بررسی، ارزیابی،اصلاح و بهبود شرح وظایف واحدهای مصوب سازمان مطابق با ماموریتهای فعلی و آتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد.
4. طراحی و تدوین تشکیلات تفصیلی ادارات کل و مناطق ثبتی کلان شهرها
بلحاظ گستردگی حوزه ثبتی کلان شهرها(سطحی و فضایی) ناشی از رشد وتوسعه فعالیتهای عمرانی و ساختمانی و ازدحام روز افزون مراجعین که در نهایت کندی انجام امور موجب نارضایتی مردم و مسئولین را داشته و لزوم توسعه تشکیلات کلان شهرها مانند سایر دستگاههای اجرایی و با توجه به مجوز سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور در خصوص افزایش مناطق ثبتی کلان شهرها متناسب با واحدهای قضایی پروژه مزبور پیش بینی شده است.
5. استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات
وظایف: اجرای مصوبه شماره 430/13 .ط -15/12/79 شورایعالی در خصوص استقرار نظام پذیرش وبررسی پیشنهادهاوتهیه آئین نامه استقرار نظام مذکور در سازمان ثبت اسناد واملاک کشور.
اهداف: استقرار نظام مدیریت مشارکتی که موجب افزایش اثربخشی و ارتقاء توان سازمان در دستیابی به اهداف خود گردیده و بطور خاص موجب ایجاد شرایط مناسب برای کار و فعالیت، مشارکت کارکنان وکارشناسان ،ایجاد فرهنگ اعتماد به نفس و مشارکت در کارهای گروهی
-ایجاد محیط مناسب برای برانگیختن حس مسئولیت پپذیری
-افزایش بهره وری وصرفه جویی در هزینه ها
-استفاده بهینه از نیروی انسانی موجود وتقویت وتشویق نیروها
-ایجاد امنیت شغلی وشناسایی استعدادهای ناشناخته کارکنان و کارشناسان فراهم آوردن رضایت مندی بیشتر مردم
-ایجاد احساس نیاز در همکاران و تغییر مستمر در جهت بهبود امور
-تقویت احساس مسئولیت شغلی در کارکنان و ایجاد انگیزه معنوی و مادی در آنان
-برقراری روابط مناسب همراه با احترام متقابل میان کارکنان در جهت موثر کردن آثار مطلوب خدمات سازمان.
6.بررسی و ارزیابی نحوه اجرای بهینه طرح تکریم مردم و جلب رضایت ارباب رجوع در ستاد و استانها
وظایف:اجرای مصوبه شماره18540/13.ط-10/2/81 شورایعالی اداری مبنی بر ابلاغ طرح تکریم مردم و جلب رضایت ارباب رجوع در پیاده سازی طرح مذکور در ساختمانهای ادارات ستادی و نظارت بر اجرای طرح در ادارات کل ثبت استانها و واحدهای تابعه
اهداف:
– نهادینه شدن موضوع رضایت مندی ارباب رجوع
-برخورد مناسب کارکنان با مراجعین افزایش میزان رضایت مندی ارباب رجوع از خدمات ارائه شده
-شفاف سازی ومستندسازی نحوه ارائه خدمات به مراجعین
-اطلاع رسانی از نحوه ارائه خدمات به مردم
-بهبود واصلاح روشهای انجام کار
7.استاندارد نمودن فرم های مورد عمل سازمان(طراحی و استقرار نظام کنترل فرم)
فرمها و اوراق مورد عمل سازمان حدوداً 280 فرم اختصاصی می باشد و هدف از این پروژه در فاز اول گردآوری وضع موجود فرمها و مستند سازی آنها می باشد که در فاز دوم اصلاح و استاندارد سازی و بازنگری آنها مورد نظر خواهد بود.
8.تهیه و تدوین استاندارد ملزومات اداری
هدف از تهیه وتدوین استاندارد ملزومات اداری،کاهش هزینه های ناشی از خرید لوازم غیر ضروری و جدید و استاندارد کردن ملزومات اداری با توجه به هر پست سازمانی جهت خرید لوازم مورد نیاز پست مربوطه میباشد.
9.مستندسازی فرایندهای اختصاصی در بخش املاک
پس از شناسایی واحصاء فرایندها در بخش املاک، با استفاده از ابزارها و روشهای نوین مستندسازی، فرایندهای شناسایی شده در قالب فرمت مشخص و یکسان درآمده و مستند می شوند. با انجام مستندسازی فرایندها سازمان ثبت اسناد و املاک کشور قادر خواهد بود تا بصورت گسترده به اصلاح،بهبود و ارتقاء روشهای مورد عمل اقدام نماید. بدیهی است که این مستندات پپس از اصلاح می تواند بصورت منبعی غنی حاوی اطلاعات ،گردش کار و… فرایندهای بخش املاک سازمان مورد استفاده سازمان قرار گیرد.
10.احصاء و مستندسازی فرایندهای عمومی(مالی-انسانی-کارپردازی)
شناسایی،احصاء و پس از آن مستندسازی فرایندهای مورد عمل یکی از قدمهای زیربنایی،اساسی و ضروری در اصلاح و بهبود روشها و فرایندهای مورد عمل است. در این پروژه بدنبال تحقق این مهم هستیم.
11.سنجش میزان رضایتمندی ارباب رجوع
فلسفه وجودی سازمان، همانا ارائه خدمات درخور و شایسته به عموم مردم است.در جهت نیل به این مهم، شناسایی نیازهای مردم از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و میزان رضایت مردم از خدمات ارائه شده توسط سازمان به آنها از طریق این پروژه محقق شده و سازمان قادر خواهد بود شکاف بین وضع موجود خدمات رسانی به مردم را با وضع مطلوب با ایجاد و بکار بردن طرح گذار مناسب کم تر کند.

12.بازنگری و اصلاح ساختار سازمانی
پس از شناسایی ساختار فعلی سازمانی که سازمان ثبت اسناد و املاک ماموریتها واستراتژیها و اهداف خود را درقالب آن به انجام می رساند.در این پروژه پالایش ساختار سازمانی مطابق ماموریتها،استراتژیها واهداف آتی سازمان مورد نظر است.
13.سنجش مستمر رضایتمندی کارکنان(سالیانه)
برنامه ریزی ،ارتقاء رضایتمندی کارکنان بدون سنجش فعلی میزان رضایت آنها امکان پذیر نیست.در این پروژه با جمع آوری اطلاعات و انجام تحلیل های مختلف آماری بروی آنها در جهت برنامه ریزی ارتقاء رضایتمندی کارکنان می توان حرکت کرد.
14.بررسی و اصلاح فرایند پلمپ دفاتر
هدف از انجام پروژه فوق تسهیل وتسریع گردش کار یکی از فرایندهای گلوگاهی اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی، کاهش مراجعات ارباب رجوع، افزایش رضایتمندی ارباب رجوع وکارکنان، شفاف سازی مراحل انجام کار ، شناسایی شرکتها، موسسات فعال، کمک به وصول مالیات توسط سازمان امور مالیاتی کشور در نهایت افزایش بهر ه وری عمومی، از طریق برآورده شدن این اهداف می باشد.
15.دستور العمل ضوابط انتخاب، انتصاب وتغییرمدیران
وظایف: اجرای مصوبه شماره 1426/1901-11/1/82 شورایعالی اداری در خصوص انتخاب ، انتصاب و تغییر مدیران و تهیه دستور العمل انتخاب، انتصاب وتغییر مدیران در سازمان ثبت اسناد واملاک کشور.
اهداف: ارتقاء بهره وری و کارایی نیروی انسانی و مدیریت، برقراری نظام مطلوب انتخاب و انتصاب مدیران متعهد و متخصص، ایجاد ثبات نسبی در مدیریت ها، افزایش انگیزه تلاش در کارکنان برای ارتقاء شغل، زمینه سازی برای مشارکت جویی و مشارکت پذیری، ایجاد سازوکارهای انگیزشی لازم برای استمرار فعالیت های مدیریتی و با کیفیت قابل قبول ،نهادینه کردن عدالت ونظام شایسته سالاری.
16.تهیه وتدوین شاخص های عمومی واختصاصی سازمان ثبت اسناد واملاک کشور
ارزیابی عملکرد یکی از مهمترین فرایندهای راهبردی است که ضمن ارتقاء پاسخگویی، میزان تحقق اهداف و برنامه های هر سازمان را مشخص می کند .با ارزش گذاری نمودن عملکرد واقعی در ارتباط با شاخص ها می توان بر مبنای مدلی خاص،مبنای قضاوت، امتیاز بندی و رتبه بندی دستگاههای مختلف را نیز مهیا نمود و در نهایت، ضروری است نتایج ارزیابی و نقاط قوت و ضعف و راهکارهای مناسب را به اطلاع ارزیابی شونده رساند، تا عملکرد خود را بهبود بخشد.
هدف از تهیه وتدوین این دستور العمل ایجاد و هماهنگی و وحدت رویه ،افزایش دقت و شفاف سازی حوزه فعالیت ها و نهادینه سازی نظام ارزیابی عملکرد در دستگاههای اجرایی کشور است.
17.تهیه و تدوین شناسنامه ساختمانها و فضاهای اداری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
(طرح جا و مکان)
در راستای اجرای بند "ب" ماده 89 قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت و همچنین تبصره 1 بند 2 مصوبه 431/13 ط مورخ 15/12/79 شورایعالی اداری مبنی بر ساماندهی فضاهای ساختمانهای اداری هدف از ایجاد بانک اطلاعاتی، تدوین طراحی فضاهای اداری،استفاده بهینه از فضاهای اداری در دستگاههای دولتی و کاهش هزینه ناشی از توسعه ساختمانهای مذکور میباشد.
18. برنامه ای جامع عملیات مدیریت راهبردی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
در راستای اهداف سند چشم انداز جمهوری اسلامی ایران در برنامه توسعه قضایی کشور و در اجرای مصوبات شورایعالی اداری،سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از دی ماه 1383 مطالعات گسترده ای را به منظور تدوین سند راهبردی سازمان وبرنامه های عملیاتی مرتبط آغاز نمود.
سازمان ثبت اسناد واملاک کشور با تدوین برنامه مذکور در صدد آن است که بتواند خود را در مواجهه با تغییرات محیطی و تکنولوژیک همواره و در انطباق قرارداده و نظام مدیریت استراتژیک را در سطح سازمان مستقر نماید.همچنین این سازمان امیدوار است برنامه تدوین شده به عنوان یک الگوی عملیاتی برای سایر دستگاههای اجرایی در سطح قوه قضائیه مطرح و از این طریق امکان حصول به اهداف تحول و استقرار مدیریت راهبردی در سطح تمامی قوه فراهم شود.
19. شناخت و ارتقاء شان و منزلت کارکنان
اهداف و وظایف سازمان ارائه خدمات با کیفیت به مراجعین و جامعه می باشد که این امر بدون توجه اساسی به نیروی انسانی محقق نخواهد شد زیرا رضایت کارکنان در نهایت منجر به رضایت ارباب رجوع و در نتیجه خدمات بهتر خواهد گردید.هر سازمانی موظف است که حداقل توجه را به شان و منزلت (چه مادی ومعنوی در داخل و خارج از سازمان به) کارکنانش مبذول دارد که با این عمل در حقیقت در تعالی خود و کارکنانش نقش موثری ایفاء نموده است.
20.تهیه شناسنامه ساختمانهای ستادی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
در این پروژه بدنبال تحقق اهداف زیر هستیم:
1- حداکثر استفاده از جا و مکان در تسریع جریان امور و ایجاد محیط مناسب برای کارکنان بر اساس استاندارد نمودن فضای اداری
2- کاهش زمان انجام کار و تسریع در ارائه خدمات به ارباب رجوع براساس چیدمان ادارات بر اصل ارتباط کاری

21. تعیین قیمت تمام شده خدمات ثبتی در بخش املاک
دستور العمل اجرایی ماده 144 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی با عنوان قیمت تمام شده فعالیت ها و خدمات جهت هدفمند نمودن تخصیص منابع و بعبارتی تغییر نظام بودجه ریزی و هزینه و استقرار نظام نتیجه و محصول به جای کنترل مراحل انجام کار و افزایش کارایی و بهره وری و کیفیت خدمات مورد تاکید قرار میگیرد و نظام مدیریتی کشور با رویکرد جدیدی کنترل میشود.
22-انتزاع اداره کل اجرای اسناد رسمی از حوزه ستادی مرکزی به اداره کل ثبت استان تهران
پرداختن سازمان متبوع (ستاد مرکزی ) به وظایف و ماموریتهای "اجرای اسناد رسمی " که از نظر ماهوی در زمره وظایف و ماموریتهای اجرائی قرار می گیرد ، نقض جامعیت و تمامیت وظایف ستادی محسوب شده و مباینت با اصل همبستگی ، ترتیب و پیوستگی وظایف و همگنی و سنخیت آنها دارد .
این یک اصل است که در یک سازمان نمیتوان بدون دلیل موجه وظایف هم بسته و پیوسته و مرتبط را از یکدیگر مجزا ساخته و یا آنها را با وظایف و ماموریتهای غیر همگن تلفیق نمود.باید همبستگی تام و تمام جمیع وظایف و تکالیف تامین شود . مضافاً اینکه تجمیع وظایف اجرائی و ستادی مغایر با اصل تقسیم کار و تخصیص صحیح و منطقی وظایف بین واحدهای سازمانی می باشد .
با عنایت به اصول و موازین فوق الذکر تفکیک وظایف اجرائی از حوره مرکزی سازمان و انتقال آن به واحد استانی (تهران ) علاوه بر اعمال راهبردها و مبانی علمی – عملی در طراحی ساختار تشکیلاتی گام اساسی در راستای سیاست تمرکز زدائی از امور و تفکیک وظایف اجرائی و سیاستگذاری در سازمان می باشد .
در این مبحث می توان از تطور و پیشینه تشکیلاتی اجرای اسناد رسمی در راستای تفکیک مزبور استفاده نمود .توضیح اینکه در تشکیلات مورد تایید سازمان ثبت اسناد املاک کشور در طی سالهای 1347و 1353 وظایف و ماموریتهای اجرای اسناد رسمی به ترتیب تحت عنوان "اجرای ثبت تهران " در "12 دایره " و "اداره اجرای ثبت تهران در "12 دایره " سازماندهی شد ه اند و این امر تاییدی است بر اصل تفکیک وظایف اجرائی از حوزه مرکزی سازمان و انتقال آن به واحد
استانی (تهران )

23-اجرای طرح تکریم ارباب رجوع (پایلوت ثبت قزوین وپایلوت ثبت شمیران)
طرح تکریم مردم و جلب رضایت ارباب رجوع به جهت تاثیر قابل توجه در دیدگاه جامعه نسبت به خدمات سازمان بعنوان روشی کارآمد از سوی اداره کل ثبت اسناد واملاک استان قزوین و بعنوان پایلوت در اداره ثبت شهرستان قزوین انتخاب شده و در راستای نهادینه سازی فرهنگ کیفیت و انتخاب استراتژی تحول از سوی مسئولین سازمان وبا بهره گیری از خدمات مشاور در قالب تدوین، آموزش و اجرای برنامه جامع عملیاتی ، هدایت ، راهبری، فرهنگ سازی و نظارت شده است.
این پروژه ها در قلب فعالیتهای عمده ای به شرح ذیل تحقق یافته است:
* آموزش مدیران، روسای واحدها و کارکنان در اداره پایلوت با تکیه بر مفاهیم عمومی و اختصاصی و نیز مولفه های موثر بر رضایت مندی و مراحل اجرایی طرح تکریم بصورت حضوری و ارائه جزوات متعدد آموزشی به زبان ساده
* شناخت وضعیت موجود فرایندهای ارائه خدمات از نظر:
1-میزان رضایت مندی ، علل ایجاد کننده نارضایتی و سهم هریک از فرایندها و واحدها در ایجاد آن
2-زمان برای اطلاع رسانی سازمان درخصوص خدمات
3-کفایت اطلاع رسانی سازمان در خصوص خدمات
4-و تطبیق با الزامات طرح تکریم مردم و جلب رضایت ارباب رجوع
* تدوین برنامه جامع عملیاتی و زمان بندی اجرای پروژه و ترسیم فعالیتهای ستادی و تقسیم کار
* اجرا مطابق با نظرات دفتر تشکیلات وبهبود سیستمها وروشها و مشاور به همراه مداخله های اثر بخشی گروه کارشناسان پروژه برای تغییرات مورد نیاز
* ارزیابی اثربخشی اقدامات و ارائه گزارش دوره ای و بازنگری های مستمر
* مجموعه اقدامات انجام شده در راستای نهادینه سازی طرح تکریم مردم در اداره کل ثبت اسناد و املاک استان قزوین عبارتند از :
* تشکیل کمیته راهبری و ترسیم جریان کار تحقق مراحل اجرایی طرح تکریم مردم
* تبیین و طراحی روشها و ابزارهای نوین ارتباط با ارباب رجوع

24- پکیج طرح تکریم ارباب رجوع
در اجرای طرح تکریم ارباب رجوع پکیج عمومی و کامل جهت یکسان سازی و متحدالشکل نمودن نحوه اجرای طرح تکریم و رعایت نمودن تمامی موارد مذکور در پکیج توسط واحدهای ثبتی و استانها و همچنین تسریع در پیاده سازی طرح تکریم به منظور ارائه خدمات با کیفیت (ثبتی)و اصلاح فرایندهای مربوطه و اطلاع رسانی مطلوبتر به ارباب رجوع تهیه وارائه گردیده است.

3-5. در بخش تامین و نگهداری ابنیه
اهم اقدامات دفتر سازمان در حوزه تامین و نگهداری ابنیه در شش ماهه دوم سال 84 به شرح ذیل است:
1- بررسی وتدوین برنامه توسعه اقتصادی چهارم در خصوص نیازمندیهای ساختمانی سازمان ثبت در سطح کشور توسط کارشناسان این دفتر انجام پذیرفته است .
2- تهیه آمار کلی مربوط به ساختمانهای موجود سازمان ثبت اسناد و املاک در سطح کشور
3- تهیه آمار کلی در خصوص وضعیت زمینهای تملکی سازمان ثبت در سطح کشور
4- بازدید مستمر از پروژه های عمرانی ( ملی / استانی ) و کنترل کمی و کیفی پروژه ها بهمراه تهیه گزارش بازدید جهت استحضار مسئولین محترم سازمان
5- بازدید و بررسی مشخصات ساختمانهای معرفی شده توسط استانها جهت خرید و استقرار واحدهای ثبتی
6- بازدید از زمینهای معرفی شده جهت خرید و بررسی آنها ، بجهت امکان طراحی و احداث ساختمانهای مناسب اداری توسط کارشناسان این دفتر
7- بررسی صلاحیت و انتخاب مشاورین جهت طراحی ساختمانهای اداری در سطح کشور
8- بررسی و کنترل قراردادهای منعقده مربوط به امور عمرانی در سطح کشور و کمک به ادارات کل استانها در تنظیم قراردادهای عمرانی
9- کمک و مشاور فنی به ادارات کل استانها در خصوص برگزاری تشریفات مناقصه پروژه های عمرانی
10- کمک و مشاور فنی به ادارات کل استانها در خصوص بررسی وضعیتهای مربوط به پروژه های عمرانی
11- کنترل کیفی عملیات بازسازی در ساختمانهای مرکزی 1 و 2 مربوط به قسمتهایی که ازدفتر فنی ساختمان بعنوان ناظر دعوت گردیده است .
12- بررسی مشخصات فنی ساختمانهای معرفی شده جهت خرید برای استقرار سازمان مرکزی در آن
13- همکاری با مشاور معاونت محترم برنامه ریزی در امور کنترل پروژه ها .

3-6. در بخش در توسعه کاربری فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان
جهان امروز عرصه تحولات چشمگیر در فناوری اطلاعات و ارتباطات است که به همراه خود اقتصاد, فرهنگ, سیاست و سایر ابعاد زندگی فردی و اجتماعی بشر را دگرگون ساخته است. رایانه‏ها و ارتباطات ماهواره‏ای که در زمانی نه چندان دور تنها ابزار کار دانشمندان و فن‏سالاران محسوب می‏شد ، هم‏اکنون ازابزار ضروری در زندگی روزمره به شمار می‏آید. از سوی دیگر صرفاً استفاده از ابزارهای توسعه فناوری اطلاعات ـ نظیر رایانه ـ به تنهایی نمی‏تواند پاسخگوی توقعات روزافزون جامعه اطلاعاتی در زمان کنونی باشد. بنابراین به نظر می‏رسد لازم است مدیران, با تفکر بازسازی فرآیندها و بازپروری ساختارهای سازمانی, نسبت به استفاده از ابزارهای موجود اهتمام ورزند تا با حرکت به سوی جامعه دانش محور بتوان هر چه سریعتر و بهتر نسبت به ارائه خدمات در سطح جامعه, پاسخگوی توقعات کاربران بود.
از سوی دیگر توسعه زندگی بشری و گستردگی و تنوع در تراکنش‏های فی مابین افراد جامعه و هم چنین حذف مرزهای جغرافیایی , بشر امروزی را ناچار به استفاده از وسایل و امکاناتی نموده است که بتواند ضمن رعایت حقوق شهروندان با کمترین خطا و اشتباه در جهت تحقق عدالت اجتماعی, شفاف سازی اطلاعات و حذف رانت اطلاعاتی با اطلاع رسانی دقیق را شامل گردیده و در کنار آن حفظ و حراست اطلاعات فردی و طبقه بندی شده را مطمح نظر قرار دهد.
بر اساس شرح وظایف محوله و ضرورت بهره مندی از فناوریهای نوین ارتباطات و اطلاعات در سازمان متبوع فعالیتهای مختلف ذیل صورت پذیرفته که به اختصار عناوین آن اشاره می گردد:
* فرهنگ سازی و آموزش مهارت های دیجیتالی
* اتوماسیون ادارای سازمان
الف – سیستم اداری
ب – سیستم مالی
پ – مکانیزاسیون ادارات مختلف اداره کل اجرای اسناد رسمی
ت- ایجاد پایگاه اطلاع رسانی سازمان
ث – تهیه نرم افزار ، استخراج و داده آمایی اطلاعات اعضای هیئت مدیره، بازرسان و سهامداران شرکتها و موسسات قانونی مختلف کشور
ج- مکانیزاسیون املاک
چ – طراحی و ایجاد شبکه های محلی (Lan) و گسترده (Wan)
ح – سایر عملیات مکانیــزاسیون
مکانیزاسیون اطلاعات شرکتهای تجاری، سردفتران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج وطلاق و واحد های مشاورین املاک و خودرو و همچنین طرح سیستم آزمون سردفتران از دیگر فعالیتهای این اداره کل می باشد که با هدف ساماندهی اطلاعات درون سازمانی و ایجاد فضای مناسب برای نظارت بر عملکرد دفاتر مختلف اسناد و املاک و واحدهای تجاری مشاورین املاک و خودرو نیازسنجی و برنامه ریزی گردیده که در حال حاضر فاز اول طراحی و تهیه در حال انجام می باشد.

3-7. در بخش اجرای طرح کاداستر ( در نه ماهه سال 1384 )
طرح کاداستر کشور در حال حاضر در 18 استان فعال می باشد ودر نه ماهه سالجاری (1384) فعالیتهای مرتبط با اجرای طرح در این استانها در حال انجام بوده است بطوریکه نقشه یکپارچه سازی شده کاداستر برای مساحت حدود 43.000 هکتار از مناطق شهری انجام گردیده است ودر این مدت در شهرهائی که عملیات یکپارچه سازی نقشه کاداستر آنها به اتمام رسیده است ضمن انجام بروز رسانی اطلاعات ، ازاین نقشه ها در واحدهای ثبتی بهره برداری شده است ودر سایر شهرهای فعال نیز عملیات مربوط به تکمیل کاداستر در حال انجام می باشد وپیش بینی می گردد که تا پایان سالجاری در تعداددیگری از شهرها عملیات یکپارچه سازی به اتمام برسد عملکرد نه ماهه سال 1384 در طرح کاداستر کشور با اتکاء به عکسهای هوائی موجود و تلاش اکیپهای زمینی در زمینه تهیه نقشه وضع موجود املاک در استانهای فعال انجام گردیده است و به تبع آن انجام سایر پروسه های تهیه نقشه کاداستر صورت پذیرفته است

کل عملیات انجام شده کاداستر در سطح کشور در نه ماهه عبارتند از:

شبکه بندی اصلی و فرعی : 1248 ایستگاه
تهیه و اندازه گیری نقاط کنترل زمینی : 8000 هکتار
تبدیل عکس به نقشه طبق دستورالعمل کاداستر (ستاد) 32350 هکتار
عملیات نقشه برداری و تکمیل زمینی : 3117 هکتار
استخراج و ورود اطلاعات حدود اربعه : 1308271 پلاک
پلاک گذاری ثبتی : 41759 هکتار
ایجاد لایه عرصه (ستاد) 58194 هکتار
یکپارچه سازی نقشه کاداستر : (ستاد) 43174 هکتار

در نه ماهه سالجاری بدلیل عدم انجام پرواز از طرف سازمانهای ذیربط آماری برای عکسبرداری هوائی وجود ندارد. این در حالی است که عملیات عکسبرداری هوائی از ضروریات اجرای کاداستر محسوب می گردد.
همچنین در شهرهای ذیل که عملیات اجرائی یکپارچه سازی نقشه کاداستر در آنها در نه ماهه سال به اتمام رسیده است، کلیه امور نقشه برداری در ارتباط با تحدید حدود، تفکیک، افراز، تجمیع حدود، اجرای ماده 45 آئین نامه قانون ثبت و بطور کلی آنچه موجب تهیه نقشه املاک یا تغییر در حدود و طول ابعاد و مساحت آن در محدوده شهری می گردد، پس از پیاده سازی در شهرهای مذکور بر اساس نقشه های کاداستر عمل خواهد شد .

استان
شهرستان
لرستان
خرم آباد، درود، الیگودرز
قزوین
کوهین
مازندران
تنکابن
کرمان
بم
اصفهان
امیرآباد، یزدانشهر، طالخونچه، آران و بیدگل
مرکزی
نراق
سمنان
سرخه
تهران
ناحیه ثبت جنوب، ناحیه ثبت شرق
فارس
شیراز
خوزستان
هندیجان

3-8. سایر طرح ها و برنامه های مهم
> برنامه ریزی برای اجرای طرح پایلوت کاداستر در یکی از شهرها
در این طرح سامانه کاداستر بهینه شده به صورت عملیاتی در یکی از شهرها به اجرا گذاشته شده و در روند عملیات ثبتی و سیستم املاک بصورت ادغام شده مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
> اجرایی شدن طرح ساماندهی آژانس های املاک و خودرو
توسعه قضایی و انجام اصلاحات یکی از اهداف راهبردی قوه قضاییه می باشد . در راستای اهداف عالیه ریاست محترم قوه قضاییه و به منظور حل معضل اطاله دادرسی و کم کردن آمار پرونده های ارجاعی به دادگستری ، لزوم انجام کار سیستمی و اجرای طرح های مناسب توسط هر کدام از دستگاههای تابعه که منجر به کاهش پروندهای دادگستری گردد، به شدت احساس می گردد . لذا سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز به منظور ایفای نقش خود در این زمینه ، فعالیتهای پژوهشی زیادی انجام داده و به نتایج مهمی نیز رسیده است که اصلاح قوانین و سیستم ها و فرآیندها از جمله آنها می باشد . در این زمینه ، ساماندهی آژانس های املاک و خودرو می تواند بسیار موثر و در حمایت از حقوق ثبتی و اقتصادی مردم و نهایتا" کاهش دعاوی حقوقی مردم بسیار کارساز باشد .
طرح ساماندهی آژانس های املاک و خودرو با همکاری وزارت بازرگانی و تنفیذ ریاست محترم قوه قضاییه تهیه و به تایید رسیه است . در این طرح ، آژانس ها ی املاک و خودرو می بایستی از متخصصین فن( در بخش املاک یک حقوقدان و در بخش خودرو یک کاردان یا کارشناس فنی ) استفاده نمایند. بحث دوم استفاده از فرمت های استاندارد شده در این بنگاه هاست ، به این ترتیب که فرمت های مختلف اجاره ، اجاره به شرط تملیک ، فروش اقساطی ، پیش فروش و کلیه قراردادهایی را که در این بنگاه ها منعقد می گردد کارشناسی و تهیه و از طریق وزارت بازرگانی در اختیار صنف ایشان قرار گرفته تا مورد عمل قرار گیرد. درجه بندی آژانس ها بر اساس سطح سواد ، میزان اطلاعات حقوقی ، آشنایی با قوانین و مقررات ، فضای دفتر ، پرسنل و غیره نیز از جمله اهداف این طرح می باشد. همچنین یکی از مهمترین ویژگیهای که در این طرح مد نظر قرار گرفته است بحث داوری است . در حال حاضر اگر مشکلی ، دعوایی و برداشت نادرستی از مفاد قرارداد ایجاد شود بلافاصله طرفین ، یعنی متعاملین در مراجع انتظامی و مراجع قضایی طرح دعوا می کنند که این خود باعث افزایش پرونده در محاکم قضایی و انتظامی می شود. لذا در این طرح متعاملین موظف شده اند به یک داور مراجعه کنند .
لازم به ذکر است این طرح در چندین مرحله اجرا خواهد شد . در مراحل بعدی آژانس ها ی املاک و خودرو موظف خواهند بود علاوه بر پروانه صنفی که از وزارت بازرگانی اخذ می کنند از سازمان ثبت نیز پروانه فنی و تخصصی بگیرند. این موضوع می تواند در راستای حمایت از حقوق اقتصادی خریداران و فروشندگان موثر واقع گردد.
> تشکیل "اتاق فکر" سازمان در حوزه معاونت برنامه ریزی و مدیریت منابع
> اجرای طرح پایلوت ثبت تهران
گزارش کامل این طرح در گزارش پیوست آمده است.
> تهیه طرح جامع ایجاد نظام صیانت از مالکیت معنوی – صنعتی در فضای تبادل اطلاعات کشور
بر اساس وظایف محول شده به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، به عنوان دستگاه های موضوع ((سند راهبردی امنیت فضای تبادل اطلاعات کشور)) مصوب هیات وزیران به تاریخ 8/4/84، طرحها و پیشنهادهای سازمان در خصوص نظام صیانت از مالکیت معنوی – صنعتی در فضای تبادل اطلاعات کشور باید حداکثر تا پایان دی ماه 1384 به سازمان مدیریت و برنامه ریزی ارسال گردد تا نسبت به تصویب وتخصیص بودجه و اجرای آنها اقدام مقتضی به عمل آید.
در این خصوص مهمترین سرفصل اقدامات دستگاه های تعیین شده در این سند بر حسب مستندات به شرح زیر می باشد:
1- کلیه دستگاههای مجری با همکاری دبیرخانه شورای عالی امنیت فضای تبادل اطلاعات کشور، وظیفه انجام مطالعات اولیه، تهیه پیشنهاد پروژه هر اقدام و تمهید مقدمات لازم برای استقرار نظامها را بر عهده دارند.
2- دستگاههای مجری موظفند پیش نویس قوانین و مقررات مورد نیاز برای اقدامات مربوطه را تهیه و با هماهنگی دبیرخانه شورای عالی نسبت به ارائه آن به مراجع ذیصلاح جهت تصویب اقدام نمایند.
3- کلیه دستگاههایی که به عنوان همکار معرفی شده اند، مسئولیت همکاری کامل با دستگاههای مجری در راستای تهیه طرحها، برنامه ها و اجرای اقدامات را بر عهده دارند.
اهمیت و ضرورت ایجاد نظام صیانت از مالکیت معنوی – صنعتی
به موجب این سند راهبردی یکی از موضوعات اصلی در حوزه محتوایی فضای تبادل اطلاعات، حمایت از مالکیت معنوی – صنعتی است. انتشار و گردش سریع و همچنین امکان دریافت و تکثیر سازمان دهی شده اطلاعات در حجم های وسیع، از ویژگیهای این فضا است که میتواند خطراتی را متوجه حقوق مالکیت صنعتی نماید. استقرار نظام صیانت از مالکیت معنوی – صنعتی در فضای تبادل اطلاعات و ارائه راه کارهای قانونی جهت اثبات مالکیت های معنوی – صنعتی و اثبات حقوق ناشی از آن کمک میکند که افراد و گروهها نسبت به محتوای تولیدی خود اطمینان داشته و از سوء استفاده در امان بمانند.
وظایف سازمان ثبت اسناد و املاک در سند راهبردی امنیت فضای تبادل اطلاعات کشور
با توجه به مسئولیت سازمان ثبت به عنوان متولی نظام حقوق مالکیت معنوی – صنعتی کشور ، این سازمان طبق سند راهبردی مذکور موظف است نظام صیانت از مالکیت معنوی صنعتی را در فضای تبادل اطلاعات کشور تهیه کند که برای انجام چنین مقصودی سازمان مدیریت و برنامه ریزی، وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و وزارت علوم ، تحقیقات و فناوری به عنوان دستگاه همکار تعیین شده اند. با عنایت به سرفصلهای اشاره شده در مورد اقدامات دستگاه مجری ، سازمان ثبت چهار وظیفه زیر را به عهده خواهد داشت که در ایفای آنها از همکاری دبیرخانه شورای عالی امنیت فضای تبادل اطلاعات کشور برخوردار خواهد بود:
1- انجام مطالعات اولیه
2- تهیه طرح ها و برنامه ها و پیشنهاد پروژه
3- اجرای پروژه های مورد نظر
4- تمهید مقدمات لازم برای استقرار نظام

در این راستا سازمان ثبت به موجب سند راهبردی مکلف است پیش نویس قوانین و مقررات
مورد نیاز در زمینه صیانت از مالکیت معنوی – صنعتی در فضای تبادل اطلاعات کشور را تهیه و با هماهنگی دبیرخانه شورای عالی آنها را جهت تصویب به مراجع ذیصلاح ارائه نماید.
پروژه های پیشنهادی سازمان ثبت در انجام وظایف محوله
به منظور انجام وظایف محوله فوق و متعاقب انجام مطالعات اولیه انجام سه طرح تحقیقاتی در راستای استقرار نظام حمایت از مالکیت صنعتی در فضای تبادل اطلاعات کشور پیشنهاد میگردد. این طرحها مستقل از یکدیگر بوده و در عین حال مکمل هم می باشند که برآیند آنها تامین کننده مقصود فوق خواهد بود. عناوین طرحهای تحقیقاتی پیشنهادی به شرح زیر هستند:
پروژه اول : بررسی و تجزیه و تحلیل وضعیت موجود کشور در رابطه با کم و کیف حمایت از مالکیت معنوی – صنعتی در فضای تبادل اطلاعات از بعد قوانین ، مقررات ، ساختارها ، چگونگی و غیره
پروژه دوم : بررسی قوانین ، مقررات و نظامهای ثبت و صیانت از حقوق مالکیت معنوی – صنعتی در فضای تبادل اطلاعات سایر کشور ها
پروژه سوم : طراحی نظام مناسب برای صیانت از حقوق مالکیت معنوی – صنعتی در فضای تبادل اطلاعات کشور و تهیه پیش نویس قوانین و مقررات مورد نیاز
این پروژه ها پس از تصویب و واگذاری اعتبارات مورد نیاز از سوی سازمان مدیریت و برنامه ریزی شروع خواهند شد .

> فراهم سازی مقدمات راه اندازی "وایپو نت" برای اطلاع رسانی در زمینه مالکیت معنوی
با راه اندازی "وایپونت" (WIPO NET) اطلاعات ارزشمندی در زمینه مالکیت معنوی و فکری در اختیار علاقمندان این موضوع در داخل کشور قرار خواهد گرفت. راه اندازی این سیستم یکی ار برنامه مهم سازمان می باشد . لذا سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تلاش می کند با همکاری سازمان جهانی مالکیت معنوی ، یک مرکز اطلاعات در کشور راه اندازی نماید تا تمام مخترعین ، صاحبان علائم تجاری ، شرکتها و غیره که به نوعی با امر مالکیت معنوی در ارتباط هستند بتوانند از این اطلاعات استفاده نمایند.
> ایجاد واحدهای ارشاد و هدایت مراجعین
ایجاد واحدهای ارشاد در واحدهای ثبتی از جمله طرح هایی است که در راستای تکریم ارباب رجوع و حمایت از حقوق ثبتی مراجعین تدوین و دستورالعمل اجرایی و نحوه استقرار آن در واحدهای ثبتی سراسر کشور به آنها ابلاغ شده است.
> طرح اصلاح و سازماندهی نظام بایگانی واحدهای ثبتی
اصولا" نظام ثبت اسناد و املاک وابستگی اطلاعاتی بسیار زیادی به بایگانی پرونده ها و سایر دفاتر و اسناد مربوطه دارد. با عنایت به عمر بسیار بالای بایگانی ها ، مشکلات فیزیکی ، امنیتی، نگهداری و غیره ، لزوم اصلاح نظام بایگانی بسیار ضروری است ، لذا در این راستا طرح ساماندهی نظام بایگانی ها در دست اقدام می باشد.
> کاهش تعرفه ثبت اسناد رسمی
به منظور تشویق مردم به ثبت اسناد معاملاتی خود در دفاتر اسناد رسمی و در راستای کاهش مراجعات مردم به سیستم دادگستری با پیشنهاد سازمان و تصویب مجلس شورای اسلامی تعرفه ثبت اسناد رسمی به نیم درصد کاهش یافت.
> الحاق جمهوری اسلامی ایران به موافقتنامه لیسبون
در طی سال جاری سند الحاق رسمی جمهوری اسلامی ایران به موافقتنامه لیسبون توسط ریاست سازمان تسلیم مدیر کل سازمان جهانی مالکیت معنوی " وایپو" شد .بر اساس مقررات ، این موافقتنامه مهم بین المللی سه ماه پس از تسلیم به "وایپو" لازم الاجرا می شود . الحاق ایران به این موافقتنامه با تولیت سامان ثبت اسناد و املاک کشور و با عنایت به تصویب مجلس شورای اسلامی و تایید شورای نگهبان و پس از امضاء سند آن توسط ریاست جمهوری اسلامی انجام گرفت .
موافقتنامه لیسبون در سال 1958 میلادی منعقد و در سه نوبت تجدید نظر گردیده است . این موافقتنامه سیستم را جهت ثبت و حمایت از نام های مبداء جغرافیایی ایجاد نموده است و نظامی را تحت لوای سازمان جهانی مالکیت معنوی ( وایپو) جهت ثبت بین المللی نام های مبدایی که در کشورهای خود حمایت می شوند ، پیش بینی کرده است. بدین ترتیب با ثبت بیت المللی نام های مبدا جغرافیایی کالاها ، زمینه تقلید و جعل این نام ها و نقض حقوق تولید کنندگان بومی داخلی از بین می رود ، ضمن اینکه مادامی که نام مبدا در کشور اصلی حمایت می شود طبق این سیستم در کشورهای دیگر به صورت "نام ژنریک" تبدیل نمی شود.
حمایت از نشانه های جغرافیایی کالاها یکی از مهمترین ابزارهای حمایت از کیفیت و اعتبار کالاهای تولید شده در مناطق جغرافیایی معین و در نتیجه حفظ و حمایت از منافع تولید کنندگان بومی است . این امر به خصوص برای کشورهایی مثل ایران که تولیدات سنتی و بومی زیادی دارند، بسیار حائز اهمیت است.

3-9. سایر پروژه های در دست اقدام واحدهای ستادی و برنامه ریز سازمان

مرکز آموزش و پژوهش

نام پروژه / فعالیت
وضعیت اجرا
طراحی و اجرای دوره های آموزشی تخصصی – ستادی و صفی (فاز اول)
در حال انجام
اصلاح ساختار تشکیلاتی مرکز آموزش و پژوهش
در حال انجام
ایجاد وب سایت مرکز آموزش و پژوهش
در دست بررسی
طراحی و اجرای همایش ثبت نوین و نمایشگاه ثبت
در دست بررسی
طراحی و تشکیل شورای علمی نشریه ثبت
در حال انجام
انتشار نشریه علمی _ تخصصی ثبت با عنوان ثبت
پایان
طراحی و اجرای دوره های آموزشی تخصصی – ستادی و صفی (فاز اول)
در حال انجام
تشکیل شورای علمی _ پژوهشی
پایان
برگزاری دوره آموزشی تربیت مدرس و محقق
در حال انجام
برگزاری مرحله دوم طرح مدیران فردا با عنوان مآب (فاز اول)
پایان
تهیه طرح تدوین تجارب
در حال انجام
تهیه و اجرای شناسنامه آموزشی
در حال انجام
تهیه نظام مدیریت پروژه
در دست بررسی
راهنمای برنامه اتوماسیون اداری اطلاعات جامع فراگیران طرح مدیران فردا
پایان
امکان سنجی آموزشی استانها ، به منظور تعیین قطب های آموزشی
پایان
ارائه طرح تدوین متون و منابع آموزشی (فاز اول)
در حال انجام
راه اندازی دانشکده علوم ثبتی
در حال انجام
طراحی نظام آموزش ضمن خدمت کارکنان سازمان (فاز اول)
در دست بررسی
طراحی نظام ارزیابی علمی و تخصصی پایان نامه های مدیران فردا
در دست بررسی

لیست و وضعیت پروژه های دفتر بودجه و برنامه ریزی

نام پروژه / فعالیت
وضعیت اجرا
تهیه سالنامه آماری استانها*
پایان یافته
تهیه نرم افزار بانک اطلاعاتی مربوط به تجهیزات اداری مرکزو ادارات کل*
در حال انجام
شناسنامه واحدهای استانی*
در حال انجام
استاندارد سازی ضوابط ساخت و ساز*
در حال انجام
تهیه ارزیابی عملکرد برنامه سال 84*
در حال انجام
همکاری در تدوین برنامه سالانه واحدهای سازمان
در دست بررسی
بررسی مسائل و مشکلات اعتبارات عمرانی سازمان*
در دست بررسی
بررسی و برآورد اعتبار مورد نیاز در اجرای مفاد تبصره های قانون بودجه و تکالیف برنامه چهارم توسعه
پایان یافته
بررسی و تعیین اهداف کمی سازمان در طول سالهای برنامه چهارم توسعه
پایان یافته
بررسی تطبیقی عملیات ثبتی درایران و کشورهای منطقه*
در حال انجام
پیشنهاد روشی برای تعیین قیمت تمام شده فعالیتها
پایان یافته
تجزیه و تحلیل مصوبات شورای عالی اداری درمباحث نیروی انسانی و بررسی میزان تطبیق آن با موازین سازمان ثبت در دو سال اول برنامه
پایان یافته
بررسی چگونگی وضعیت نیروی انسانی شاغل در استانها
پایان یافته
تهیه بودجه عملیاتی سازمان
در حال انجام
تهیه برنامه اجرائی سال 85 دفتر برنامه ریزی و بودجه*
در حال انجام

گزارش وضعیت اجمالی پروژه های واحد دبیرخانه و حوزه ریاست

نام پروژه / فعالیت
وضعیت اجرا
پیاده سازی نظام مدیریتی 5S
پایان یافته
تمرکز زدایی و اصلاح شرح وظایف حوزه
پایان یافته
مدیریت هزینه
پایان یافته
ایجاد دبیرخانه محرمانه
پایان یافته
مکانیزه کردن بایگانی حوزه ریاست
پایان یافته
اجرای نظام مدیریتی گردش شغلی (JOB ROTATE)
پایان یافته
تهیه طرح اختصاص دبیرخانه اختصاصی برای هر واحد
پایان یافته
تهیه طرح اختصاص دبیرخانه اختصاصی برای هر واحد
پایان یافته
تهیه طرح اختصاص دبیرخانه اختصاصی برای هر واحد
پایان یافته
مکانیزه کردن فعالیت های مربوط به ملاقات های عمومی ریاست محترم سازمان
پایان یافته
طراحی فرآیندهای انجام کلیه مراحل اداری مراجعین ملاقات های عمومی در مکان برگزاری
پایان یافته
اجرای طرح استاندارد سازی و بهداشت محیط کاری (ERGONOMY)
پایان یافته
طراحی قالبهای گزارش گیری و گزارش دهی و گزارشات آماری
پایان یافته
افزایش سطح آگاهی و دانش کارکنان با برگزاری دوره های آموزشی
پایان یافته
تهیه طرح جدا کردن دبیرخانه حوزه ریاست از دبیرخانه مرکزی
در دست بررسی
طراحی شرایط واحد مشاوره جهت راهنمایی ارباب رجوع و پیشنهاد آن
پایان یافته
تهیه دستورالعمل و فرم های امحاء اوراق و اجرای آن
در حال انجام
تهیه طرح اختصاص دبیرخانه اختصاصی برای هر واحد
پایان یافته

پروژه های دفتر حقوقی

نام پروژه / فعالیت
وضعیت اجرا
تدوین مجموعه مربوط به جایگاه ثبت در قانون مدنی
پایان یافته
تهیه و تدوین جایگاه ثبت در آیین دادرسی مدنی
در حال انجام
تهیه و تدوین مجموعه جایگاه ثبت در قانون مجازات
شروع نشده
جایگاه ثبت در قانون آیین دادرسی کیفری
شروع نشده
جایگاه ثبت در تدوین قانون شهرداری
در حال انجام
جمع آوری آرای شورای عالی ثبت تاسال 1384
در حال انجام
طرح تدوین مجموعه محشای آرای شورای عالی ثبت
پایان یافته
طرح تدوین قانون ثبت نوین
پایان یافته
جمع آوری آرای کانون سردفتران و دفتر یاران
در حال انجام
تدوین مجموعه بخشنامه های ثبتی
پایان یافته
ثبت در قانون زمین شهری
در دست بررسی
ثبت در قانون امور نسبی
در دست بررسی
ثبت در قانون نوسازی و عمران شهری
در دست بررسی
جمع آوری قوانین ثبت از ابتدا تا کنون
پایان یافته

لیست پروژه های واحد خدمات و کارپردازی

نام پروژه / فعالیت
وضعیت اجرا
اجاره ساختمان اجرا و تجهیز آن
متوقف
انجام عملیات تعمیراتی آسانسور
در حال انجام
تجهیز لوازم اداری اداره کل ثبت شرکتها
در حال انجام
تجهیز ساختمان مرکز آموزش و پژوهش
در دست بررسی
اصلاح و ساماندهی انبارها
در حال انجام
خرید اتومبیل
متوقف
اتمام عملیات ساختمان شمار1
در حال انجام
اتمام عملیات ساختمان شمار2
درحال انجام
تجهیز و تعمیر مجتمع رویال ونک
در حال انجام
آماده سازی مجتمع رویال ونک جهت بهره برداری
پایان یافته

امور واحد نیروی انسانی

نام پروژه / فعالیت
وضعیت اجرا
استخدام تعداد 1220نفر نیروی انسانی بر اساس برنامه چهارم توسعه
در دست بررسی
جذب 300 نفر نیروی انسانی از محل باقیمانده مجوزهای سنوات گذشته
در حال انجام
استخدام ما بقی قبول شدگان آزمون استخدامی مورخ 83/6/27
متوقف
ساماندهی هیاتهای بدوی رسیدگی تخلفات اداری و رسیدگی به شکایات
در دست بررسی
ارزشیابی کارکنان
در حال انجام
قدردانی از منتخبین هشتمین جشنواره شهید رجائی
متوقف
برنامه ریزی نیروی انسانی و پیش بینی نیازها
در دست بررسی
اصلاح شرایط احراز در طبقه بندی مشاغل
در دست بررسی
تعیین تکلیف نیروهای قراردادی
در دست بررسی

لیست پروژه های دفتر روابط عمومی

نام پروژه / فعالیت
وضعیت اجرا
انتشار نشریه خبری-آموزشی-فرهنگی(ماهنامه)
در حال انجام
انتشار فصل نامه تخصصی -علمی-آموزشی
در حال انجام
انتشار بریده جراید
در حال انجام
انتشار بروشور-اطلاعیه-بیانیه
در حال انجام
انتشار مجموعه عملکرد سالانه سازمان
در حال انجام
راه اندازی واحد سمعی و بصری
در حال انجام
تهیه گزارش ادواری از عملکرد استان ها
در حال انجام
فعالیت ارتباطات رسانه ای
در حال انجام
فعال سازی سایت الکترونیکی سازمان
در حال انجام
تشکیل بانک اطلاعات سازمان
در حال انجام
ایجاد واحد مطالعات-تحقیقات و نظر سنجی
در حال انجام
راه اندازی واحد سمعی و بصری
در حال انجام
گسترش وتجهیز کتابخانه سازمان
در حال انجام
راه اندازی تلفن گویا
در حال انجام
اقدام در خصوص تسریع در کار ارباب رجوع
در حال انجام
تاسیس موزه ثبت
در حال انجام
ایجاد و فعال سازی واحد تشریفات
در حال انجام
اجرای طرح مکانیزاسیون اداره امورآگهی
در حال انجام
برگزاری جلسات ملاقات مردمی ریاست سازمان
در حال انجام
تشکیل آرشیو عکس
در حال انجام

لیست پروژه های واحد رفاه

نام پروژه / فعالیت
وضعیت اجرا
تشکیل و تجهیز دفتر رفاه
پایان یافته
ساماندهی منازل سازمانی
پایان یافته
انعقاد قرارداد با موسسات کارتهای اعتباری جهت پرسنل
در حال انجام
ایجاد مرکز خدمات دهی به پرسنل در طول ساعات اداری
متوقف
ایجاد مرکز هماهنگی خدمات به همکاران دچار مصیبت
متوقف
ساماندهی مهمانسرا
پایان یافته
تشکیل کمیته های ورزشی و زیرمجموعه ها
متوقف
عقد قرار داد با شرکتهای سیاحتی و زیارتی
متوقف
پیگیری اخذ سهمیه حج و عتبات عالیات
متوقف
پیگیری اخذ سهمیه تلفن همراه جهت همکاران
پایان یافته
ساماندهی صندوق تعاون ( وام ضروری )
پایان یافته
ایجاد بانک اطلاعات پزشکی ( خدمات درمانی )
متوقف
ساماندهی تعاونی مصرف
در حال بررسی
ساماندهی صندوق تامین مسکن کارکنان
در حال بررسی
عقد قرارداد جهت تخصیص سهمیه خودرو اقساطی
پایان یافته
ایجاد بانک اطلاعاتی مرکز تفریحی کشور
در حال بررسی
طرح سلامت کارکنان
در حال انجام
طرح پرداخت کمک هزینه درمانی و بیمه تکمیلی
پایان یافته
فعالسازی مجتمع رویال ونک
در حال بررسی
ایجاد مرکز خدمات دهی ( مشاوره کارکنان )
در حال بررسی
ثبت نام آپارتمانهای مهرشهر
پایان یافته
اخذ کارت ملی جهت پرسنل
پایان یافته
اعلام واگذاری زمین به پرسنل در شهرک اندیشه
پایان یافته
پیگیری وام های مختلف
در حال انجام
بررسی امکانات رفاهی مهمانسرای قم
پایان یافته
انتخاب سیستم اتوماسیون غذای روزانه پرسنل
پایان یافته
انعقاد قرارداد با پزشک معتمد مقیم
در حال انجام
ارائه جوایز دانش آموزان ممتاز
در حال انجام

لیست پروژه های واحد تشکیلات و بهبود سیستمها و روشها

نام پروژه / فعالیت
وضعیت اجرا
شناسایی و احصاء فرایندها در بخش املاک
در حال انجام
بازنگری و تدوین شرح وظایف پستهای مصوب سازمان
پایان
بازنگری و تدوین شرح وظایف واحدهای مصوب سازمان
پایان
طراحی و تدوین تشکیلات تفصیلی ادارات کل و مناطق ثبتی کلان شهرها
در حال انجام
استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات
پایان
بررسی و ارزیابی نحوه اجرای بهینه طرح تکریم ارباب رجوع در استانها
در حال انجام
درجه بندی واحدها و مناطق ثبتی
در حال انجام
بازنگری و تدوین فهرست تخصیص پستهای سازمانی
در حال انجام
مستند نمودن فرم های مورد عمل سازمان
در حال انجام
تهیه و تدوین استاندارد ملزومات اداری
در حال انجام
مستندسازی فرایندهای اختصاصی در بخش املاک
در حال انجام
احصاء و تهیه و تدوین ضوابط مربوط فرایندهای عمومی (مالی-انسانی-کارپردازی-نقلیه-تشکیلات)
در حال انجام
تهیه طرح سنجش میزان رضایتمندی ارباب رجوع
متوقف
بازنگری و اصلاح ساختار سازمانی
در حال انجام
تهیه طرح بازنگری در محتوا و شکل سند مالکیت
شروع نشده
سنجش مستمر رضایتمندی کارکنان (سالیانه)
در حال انجام
تهیه و تدوین دستورالعمل ضوابط انتخابات و انتصابات و تغییر مدیران
پایان
تهیه شناسنامه های ساختمانهای ستادی سازمان ثبت
در حال انجام
تهیه نرم افزار سه گانه مدیریت جا و مکان نیروی انسانی و تجهیزات و ملزومات اداری
در حال انجام
اصلاح و اجرای فرآیند پلمپ دفاتر تجاری (فاز اول اجرای آزمایش طرح در سال 84)
در حال انجام
طراحی و تدوین برنامه جامع مدیریت راهبردی
پایان
اجرای طرح تکریم ارباب رجوع (پایلوت قزوین)
پایان
اجرای طرح تکریم ارباب رجوع (پایلوت ثبت شمیران)
در حال انجام
انتزاع اداره کل اجرای اسناد رسمی از حوزه ستاد مرکزی به اداره کل استان تهران
پایان
تهیه پکیج طرح تکریم ارباب رجوع سازمان ثبت اسناد و املاک
در حال انجام
تهیه طرح بررسی و احصاء فعالیتهای قابل واگذاری معاونت برنامه ریزی به واحدهای زیر مجموعه
در حال انجام
تهیه طرح بررسی و احصاء فعالیتهای قابل واگذاری ستاد سازمان به واحدهای استانی
در حال انجام
تهیه و تدوین شناسنامه فضاها و ساختمانهای اداری سازمان
در حال انجام
بررسی قیمت تمام شده 10 فرآیند مرتبط با حوزه املاک
در حال انجام

پیوست یک :
مروری بر اقدامات توسعه ای و طرح ها و برنامه های اجرا شده توسط مدیریت جدید سازمان در شش ماهه دوم سال 1383 و شش ماهه اول
سال 1384 ( سال اول فعالیت مدیریت جدید سازمان)

سازمان ثبت یکی از نهادهای مهم حاکمیتی است که مطابق با قانون وظایفی همچون صدور اسناد مالکیت ، ثبت شرکتها ، اختراعات و علائم و نامهای تجاری ، اجرای اسناد رسمی و … را بر عهده دارد . گزارش عملکرد 12 ماهه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در شرایطی پیش روی شماست که بسیاری از اقدامات به منظور بسترسازی مناسب و همچنین عملیاتی نمودن طرح ها و برنامه های مصوب شده اقدام گردیده که برخی از اهم عناوین آن به شرح ذیل اعلام می گردد.

محورهای اصلاح و تحول نظام اداری در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
1- برنامه ریزی و اصلاح ساختار و توسعه سازمان
2- اصلاح ساختار و توسعه نیروی انسانی
3- اصلاح قوانین و مقررات
4- مکانیزه نمودن عملیات و خدمات ثبتی
5- بازنگری و اصلاح طرح کاداستر به منظور کارآمدتر کردن و تسریع در اجرای آن

فصل اول : استقرار نظام برنامه ریزی و اصلاح ساختار توسعه نظام های سازمانی
1-1- استقرار نظام برنامه ریزی

* تدوین چشم انداز بیست ساله برنامه راهبردی پنج ساله

* تدوین برنامه اجرایی پنج ساله
برای تکمیل نظام برنامه ریزی لازم بود تا برنامه راهبردی در فرآیندی تعریف شده و در قالب پروژه های خاص کاملاً اجرایی گردد از این رو توسط گروه کار تخصصی و تحت نظامی معین اهداف و سیاست های کلان با توجه به امکانات و منابع موجود و قابل اکتساب به پروژه ها و طرح های اجرایی شکسته شد و طرح ها در ارتباط با یکدیگر زمان بندی و نهایتاً منابع مورد نیاز اعم از اعتباری ، نیروی انسانی تجهیزات و تاسیسات مورد نیاز تقدیم گردید که سند توسعه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از آن حاصل گردید.

* تدوین برنامه عملیاتی سال 84
* الگوی طرح ریزی استراتژیک
2-1- اصلاح ساختار سازمانی

* ساختار کلان سازمان
از آن جا که سازمان مصر بود تا ساختار مطلوب و کارآمدی را مبتنی بر برنامه ها و اهداف بلند مدت و میان مدت خود ترسیم نماید لذا در کنار فرآیند برنامه ریزی راهبردی و عملیاتی خود به بررسی عمیق و کارشناسی ساختار و تشکیلات موجود پرداخت و با شناسایی نقاط قوت و ضعف آن طرح اولیه ای درخصوص اصلاح ساختار توسط تیم کارشناسی مرکب از همکاران داخل و صاحب نظران خارج از سازمان در دی ماه سال 83 تهیه و ارائه شد.

* تشکیلان کلان شهرها
به موجب بند " ر " تبصره 11 قانون بودجه سال 83 و همچنین تبصره ای مشابه در سال قبل از آن به سازمان اجازه داده شد بود تا تشکیلات واحدهای ثبتی مستقر در کلان شهرهای کشور را ارتقاء و توسعه دهد. علی رغم مشکلات جدی و عدیده ای که در این رابطه با آن مواجه بود لیکن متاسفانه طی دو سال هیچ اقدامی صورت نگرفته بود . لذا در دی ماه سال 83 تیمی مشترک از همکاران سازمان و کارشناسان سازمان مدیریت و برنامه ریزی تشکیل و تهیه طرح لازم در دستور کار آن قرار گرفت که با تلاش بسیار موفق گردید گزارش نهایی را در تاریخ 20/12/83 به سازمان مدیریت ارسال که آن سازمان نیز در آخرین روزهای سال گذشته مصوبه ای را به سازمان ابلاغ نمود که اهم نکات طرح شده در آن عبارت بود از :
1- توسعه واحدها و تشکیلات کلان شهرها ( 10 شهر بزرگ با جمعیت بالای یک میلیون نفر ) متناسب با واحدها و تشکیلات قضایی
2- ارتقاء سطح واحد ثبتی کرج به مدیریت و با سر واحد ثبتی
3- ایجاد معاونت برنامه ریزی و پشتیبانی ستاد ادارات کل مربوط

3-1- اطلاع رسانی و ارتباطات سازمانی

* حضور فعال در رسانه ها

* انجام ملاقات های عمومی

* چاپ نشریه

* فعال سازی روابط داخلی و بین المللی
o چندین مورد سفر به ژنو
o سفر به شهرستان بم
4-1- ایجاد هماهنگی

* شورای های هماهنگ سازی

* تفویض اختیار به مدیران استانی
5-1- فعال نمودن پژوهش
6-1- بهبود بودجه و تامین نیازمندی های اساسی

* بودجه

* پیگیری نیازهای اصلی سازمان ( جلسه با آقای رییس جمهور و معاون اول)

7-1- بهبود نظام نظارت
فصل دوم : اصلاح ساختار و توسعه سرمایه انسانی
1-2- اصلاح ساختار و توسعه سرمایه انسانی و بازنشستگی نیروهای با سابقه بالا
2-2- اصلاح و بهبود نظام و برنامه های آموزشی
3-2- طرح مدیران فردا
1-3-2- طراحی و پیاده سازی شد همکاری با قوه قضائیه در جهت تاسیس دانشکده ثبت بعنوان زیر مجموعه دانشگاه قوه قضائیه و تعریف رشته های حقوقی و تخصصی ثبت در کلیه سطوح کاردانی، کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکترا با گرایش های فنون تخصصی ثبت و تعریف واحدهای درسی هر یک از رشته های تحصیلی فوق و تعیین سر فصلها و منابع درسی آن
4-2- نشریه تخصصی ثبت
5-2- ظرفیت سازی و پروژه U.N.D.P

فصل سوم : اصلاح قوانین و مقررات
* عمده برنامه ها و فعالیتهای حقوقی
* طرح توسعه صلاحیتهای دفاتر اسناد رسمی
* تهیه لایحه قضایی برای رفع مشکلات مبتلابه اتباع ایرانی در خارج از کشور
* پیش نویس آیین نامه قانون تجارت الکترونیکی
* طرح قضا زدایی و کاستن از ورودی پرونده های دادگستری
* تصویب کنوانسیون لیسبون در مجلس
* طرح مبدا جغرافیایی کالا
* تصویب معاهده همکاری ثبت اختراع در هیات دولت
* طرح قضا زدایی با استفاده از ظرفیتهای و قابلیتهای ادارات اجرای احکام

1- توسعه کاربری فناوری اطلاعات و ارتباطات
– اصلاح ومکانیزه کردن نظام آماری
– طرحها وپروژه انجام یافته ودردست اجرا مربوط به مکانیزاسیون امور زیر:
o برنامه جامع فناوری اطلاعات وارتباطات
o سیستم ثبت شرکتها وموسسات تجاری
o جمع آوری اطلاعات سیستم اجرا وسردفتران
o ایجاد بانک اطلاعاتی سیستم املاک
o سیسمتهای اداری ومالی وپشتیبانی
o جمع آوری (داده آمایی واسکن ) حجم زیادی از دفاتر املاک ادارات استان تهران
o اجرای طرح تکریم ارباب رجوع در قالب طرح پایلوت قزوین
o توسعه شبکه LAN و WAN سازمان
– توسعه مرحله اول سیستم پورتال سازمان
– احصاء ومستند سازی فرآیندهای بخشهای املاک ، اسناد ، اجرا وثبت شرکتها

2- اجرای موفق طرح پایلوت ثبت نیمه مکانیزه
مهمترین رویکرد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اصلاح امور و توسعه و تحول فراگیر مطابق با اهداف و سیاستهای برنامه دوم توسعه قضایی و برنامه چهارم توسعه افتصادی , اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران ، بهره گیری مناسب و موثر از فناوری اطلاعات و ارتباطات در مکانیزه کردن امور ، سیستمها و فرآیندهای سازمانی است . به این جهت الکترونیکی کردن ثبت بعنوان یکی از اهداف استراتژیک و محوری در اولین برنامه پنج ساله سازمان در نظر گرفته شده است . دستیابی به این هدف استراتژیک و یه عبارتی الکترونیکی کردن درست نظام ثبت اسناد و املاک کشور مستلزم هدف گذاری صحیح ، انتخاب راه کار و ابزارهای علمی و مهندسی مناسب ، انجام برنامه ریزی های درست و دقیق ، بسیج امکانات و استفاده بهینه از منابع مختلف سازمانی و … می باشد.
آغاز حرکت به منظور توسعه ، طراحی ، پیاده سازی و استقرار ثبت اسناد و املاک نوین و الکترونیکی در کشور که با برنامه راهبردی ، سیاستها و خط مشی های سازمانی همخوانی داشته ، منطبق بر اصول و موازین مهندسی سیستمهای اطلاعاتی بوده ، با مختصات و استانداردهای تبیین شده توسط نهادهای متولی سیاستگذاری امور کاربری فناورب اطلاعات و ارتباطات در کشور سازگاری داشته و نهایتا" پاسخگوی همه نیازمندیهای اطلاعاتی و سیستمی درون سازمانی و برون سازمانی باشد ، نیازمند تحقق بخش های زیر است ::
1. شناخت و ارزیابی دقیق و درست وضعیت فعلی و اقدامات انجام شده در گذشته در بخش بکارگیری سیستمهای رایانه ای در امور سازمانی و تعیین نقاط ضعف و قوت آنها
2. انجام برنامه ریزی برای استفاده بهینه و موثر از امکانات و تجهیزات موجود و برنامه های رایانه ای فعلی در کلیه واحد های سازمانی برای کوتاه مدت . سستم های نرافزاری که هدف طرح پایلوت بوده و با پیاده سازی آن در سایر استانها عملا" شاهد ثبت نیمه مکانیزه خواهیم بود عبارتند :

حوزه بهبود سیستم ها و روشها
طراحی ، به تصویب رساندن و پیاده سازی ساختار سازمانی بخش ستادی ادرات کل جدید ثبت استانهای خراسان جنوبی و شمالی و سازماندهی نیروی انسانی آنها در رابطه تقسیمات استان خراسان
 مطالعه و استاندارد سازی فضای اداری
 بررسی، مطالعه و انجام اقدامات مربوط به استخراج ، تهیه و تدوین شاخص های ارزیابی عمومی و اختصاصی سازمان منطبق با معیار های اعلامی از سوی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور
– تهیه و تدوین دستورالعمل ضوابط انتخاب، انتصاب و تغییر مدیران سازمان ثبت
– بررسی، مطالعه و تهیه نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات در سازمان و تهیه آیین نامه آن
– تهیه و تدوین برنامه جامع اجرایی راهبردی پنج ساله سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
– مطالعه ، احصاء و مستند سازی فرآیندهای انجام کار در بخش امور املاک ، امور اسناد ، ثبت شرکتها و اجرا
– اجرای پروژه طرح تکریم ارباب رجوع در اداره کل استان قزوین در قالب طرح پایلوت و انجام مطالعات لازم جهت بستر سازی و مستمر سازی این طرح
– تهیه و تصویب منشور اخلاق سازمان
– اجرای پروژه استاندارد سازی تجهیزات اداری سازمان
– بررسی ، احصاء و مستند سازی فرآیندهای انجام کار در امور مالی سازمان
– تهیه و بازنگری در شرح وظایف پستهای سازمانی
– بازنگری فرم ها و اوراق بهادار سازمان
– توسعه و ایجاد سیستم پایش کلی اجرای امور ثبتی و اجرای پروژه مربوط به تهیه و تدوین شاخص های رضایتمندی ارباب رجوع
– سازماندهی و بهینه سازی شوراها، کمیته ها و هیئت های متشکله در سازمان
– انتخاب و تعریف اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران بعنوان محل پایلوت بهسازی و بهینه سازی فرآیندهای انجام کار

2