بررسی روشهای برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت

بررسی روشهای برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت
: در سالهای اخیر در سراسر دنیا هزینه های فناوری اطلاعات (IT) در سازمانها، اعم از کوچک یا بزرگ ، خدماتی یاتولیدی ، انتفاعی یا غیر انتفاعی ، افزایش یافته است . هزینه های خودکارـ سازی دفتری و خودکارـ سازی تولید که شامل کامپیوترها، بسته های کاربردی ، توسعه نرم افزارهای مطابق با نیاز، ارتباطات ، شبکه های کامپیوتری و اینترنت است سرمایه گذاری محسوب می شود و معمولا به منظور توسعه اثربخشی ، افزایش بازدهی ، نگهداری و ارتقای جایگاه رقابتی سازمان صورت می گیرند.
متاسفانه همه سرمایه گذاریها و فناوری اطلاعات نتایج مورد انتظار را به بار نمی آورند. این واقعیت به همراه گامهای سریع تغییر در منسوخ شدن فناوری اطلاعات در ابعاد سخت افزار و سکوهای نرم افزاری ، مدیران سازمانها را وامی دارد که برنامه ریزی بلند مدت در سرمایه گذاری فناوری اطلاعات را مورد توجه قرار دهند.
این مقاله یک مدل ورودی ـ خروجی را برای توسعه برنامه اصلی سیستمهای اطلاعات مدیریت ارائه می دهد و در آن چندین روش برنامه ریزی از جمله روشهای برنامه ریزی سیستمهای کسب و کار (BSP) و رویکرد مهندسی اطلاعات برای تولید چنین برنامه ای مورد مقایسه قرار می گیرد.
علاوه بر این ، در این مقاله یک روش جدید برای برنامه ریزی فناوری اطلاعات که در آن سعی شده است ضمن برطرف کردن نقاط ضعف روشهای موجود، بر نقاط قوت آنها تاکید شود ارائه شده است . در پایان مجموعه ای از عوامل ارزیابی روشهای برنامه ریزی فناوری اطلاعات ارائه شده که اهمیت نسبی هر یک از آنها از طریق مصاحبه روش مند بامتخصصان ایرانی گزارش شده است .
کلید واژه ها: فناوری اطلاعات ، برنامه ریزی راهبردی ، معیار گزینش ، ضرورت برنامه ریزی ، مدل ورودی ـ خروجی ، اولویت سیستمها، سیستمهای اطلاعات مدیریت ، فرایند کسب و کار، عوامل حیاتی موفقیت
چکیده:
مقدمه
مدیران ، شرکتها و سازمانها، اعم از خصوصی ودولتی ، هر ساله هزینه های بسیار زیادی را در زمینه فناوری اطلاعات (نرم افزار، سخت افزار، شبکه ،آموزش ، استخدام نیروی انسانی ، تحول در سازمان و …) صرف می کنند. متاسفانه در بسیاری مواردبازدهی و اثربخشی فناوریهای به کار گرفته شده نسبت به هزینه های مصرف شده پایین است که قابل تامل و بررسی است .
بقا و رشد سازمانها در گرو تغییر نگرش به اطلاعات به عنوان یکی از منابع اصلی هر سازمان است و بر این اساس ، ضرورت برخورد مناسب ،منسجم و برنامه ریزی شده مدیران با این منبع اولویت بسیار بالایی پیدا خواهد کرد. اهداف وره آوردهای مقاله متعدد هستند و در ادامه به آنهااشاره می رود، اما هدف اصلی تحقیق انجام شده این است که یک مدیر چگونه روی فناوری اطلاعات سرمایه گذاری کند.
مفهوم سرمایه گذاری در سیستمهای اطلاعات مدیریت ، که در این گزارش از آن بسیاراستفاده خواهد شد شامل تمامی سرمایه گذاریهایی است که در زمینه سیستمهای پردازش تراکنش ، سیستمهای گزارش مدیریت ،سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری ، سیستمهای پشتیبانی مدیریت ارشد، سیستمهای مدیریت دانش و خودکارـ سازی اداری و مجموعه نیازمندیهای آنها اعم از سخت افزار، نرم افزار وشبکه خواهد بود.
برای آنکه موضوع از همین ابتدا روشن شود سوالهایی را که سعی شده است در این مقاله به آنها پاسخ داده شود در اینجا مطرح می کنیم .
1. چرا برنامه راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت برای بنگاه ضروری است ؟
2. ویژگیها و محتوی یک برنامه راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت چیست ؟
3. آیا می توان فرایند برنامه ریزی را در قالب یک مدل تدوین و ارائه کرد؟
4. نقاط قوت و ضعف روشهای فراگیر کدام اند؟ وآیا می توان روشی را معرفی کرد که نقاط ضعف کمتری داشته باشد؟
5. یک روش برنامه ریزی مناسب چگونه انتخاب می شود؟
6. معیارهای گزینش روش مناسب کدام اند؟

ضرورت برنامه ریزی
تحولات انجام شده در چند دهه اخیر جای هیچگونه شک و تردیدی را نسبت به ضرورت برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت باقی نمی گذارد، زیرا:
– اقتصاد جهانی و بر اثر آن رقابت نیز بسیارفشرده تر شده است و عملیات هر بنگاه باید به شکل جهانی انجام شود.
– اقتصاد در صنایع مختلف تغییر پیدا کرده و بردانش و اطلاعات بنیان گذاری شده است .
– ساختارهای سازمانی و خطمشهای مدیریتی کاملا متحول شده اند.
– فناوری اطلاعات کاملا دگرگون شده است و به لحاظ کمی (توسعه در کل جهان ) و کیفی (تنوع و سرعت اطلاعات ) با قبل قابل مقایسه نیست .
– از اطلاعات به عنوان منبع راهبردی نامبرده می شود.
آنچه از دیدگاه مدیریت هر بنگاه پراهمیت به نظرمی رسد نحوه سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات است ، زیرا:
– اجرای برنامه مستلزم سرمایه گذاری بسیارسسنگین است .
-نتایج حاصل از اجرای برنامه باید پاسخگوی نیازهای واقعی سازمان باشد.
– اجرای برنامه نیاز به ایجاد فرهنگ جدید دارد.
– اجرای برنامه مستلزم جذب و تربیت نیروی انسانی است .
– اجرای برنامه تاثیر بسیار گسترده و عمیقی درسازمان ایجاد می کند.
– طبیعت اجرای برنامه بلند مدت است .
– و نهایتا با توجه به تغییرات سریع در فناوری اطلاعات انتخاب روند مناسب باعث خواهدشد که از سرمایه گذاری مجدد جلوگیری به عمل آید.
محتوی برنامه راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت
روشهای مختلفی وجود دارد که مدعی هستندمی توانند برنامه فناوری اطلاعات را برای سازمانهاو بنگاهها ایجاد کنند و بر ادعای خود نیز اصراردارند، اما سوالهای اصلی که در انتخاب روش نقش موثری دارند عبارت اند از.
محتوی برنامه فناوری اطلاعات چیست ؟
چگونه می توان به روش مناسب دست یافت ؟
پارکر و ترینر بر مدلهای جاری و آینده فرایندهای کسب و کار در سطح کلی و جزئی وطراحی معماری داده ها با هدف یکپارچه و برنامه راهنما از سیستمها و اطلاعات جاری برای ساخت معماری هدف تاکید دارند [8].
آقا و خانم لادن برنامه را شامل عباراتی ازاهداف بنگاه می دانند که چگونه پشتیبانی ودستیابی به آن اهداف را توسط فناوری اطلاعات بیان می کند و بر سازمان بنگاه و طراحی فرایندهاتاکید دارند [1].
آلتر برنامه فناوری اطلاعات را جزئی ازبرنامه کسب و کار می داند که باید برنامه کسب وکار را پشتیبانی کند [2].
وی سوکی دمیشل برنامه ریزی سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه و برنامه راهبردی بنگاه وواحدهای کسب و کار را که با همکاری مدیران ذیربط و مدیران سیستمهای اطلاعاتی به وجودآمده است به عنوان مبنای برنامه ریزی سیستمهای اطلاعاتی مدیریت قرار می دهد [7].
در سابقه این موضوع دو ابهام عمده دیده می شود که یکی از آنها نوع ارتباط بین فرایندهای برنامه ریزی راهبردی کسب و کار، و برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت است ودیگر اینکه علی رغم سطح مشترکی که بین محتوی برنامه های راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت وجود دارد اما چارچوب شفافی را از برنامه ومحتوای آن مطرح نمی کند و به همین دلیل سعی شده است که محتوی شفافی از یک برنامه فناوری اطلاعات به شرح زیر ارائه شود. این محتوی فارغ و مستقل از روشهای مختلف برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت ارائه شده است .
برنامه فناوری اطلاعات
اهداف ، راهبردها و سیاستهای برنامه راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت
محیط عملیاتی
ابزارهای توسعه نرم افزار
نحوه توسعه نرم افزار و به کارگیری آن
سیاستهای اداری و سازمانی
مجموعه سیستمها
فرایندها
سیستمهای اطلاعاتی
رابطه فرایندها و سیستمهای اطلاعاتی
نیازهای اطلاعاتی سازمان
موجودیتها
رابطه موجودیتها و سیستمها
درجه بندی و اولویت سیستمها
برنامه چند ساله اجرایی
وی سوکی دمیشل رابطه بین فرایندهای دوبرنامه ریزی راهبردی کسب و کار و برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات را در چهار شکل مستقل ، انفعالی ، مرتبط و یکپارچه مطرح می کند.از طرف دیگر ساز و کارهای دیگری ارائه شده است که به موضوع چگونگی دستیابی به همراستایی دو برنامه ریزی اشاره دارند و هدف آنهااین است که بین دو فرایند یکپارچگی ایجاد کنند.این نوع ساز و کارهای مستقل از روشها به عواملی پرداخته اند که نحوه به کارگیری روشها را در سازمان تحت تاثیر قرار می دهند و در ماهیت روش موثرنیستند.
روشهای مختلف برنامه ریزی که برنامه فناوری اطلاعات محصول فرایند برنامه ریزی آنهاست ، علاوه بر اطلاعاتی که در طول فرایند به آنها دستیابی پیدا می کنند، نیازمند اطلاعات وورودیهای خاصی هستند.
همان طور که دیده می شود این روشها ازیک طرف متناسب با نوع رابطه ای که با فرایندبرنامه ریزی راهبردی کسب و کار دارند از برنامه راهبردی کسب و کار اطلاعات لازم را دریافت می کنند و از طرف دیگر از آنجا که اثر بخشی اجرای برنامه در تایید، پشتیبانی و هم افزایی تحقق برنامه راهبردی بنگاه دیده می شود، یکپارچگی بین دو فرایند برنامه ریزی امری اجتناب ناپذیراست .
مدل ورودی -خروجی برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت
در این مرحله به طرح مدلی شفاف و جامع به نام مدل ورودی -خروجی پرداخته می شود که به عنوان مبنا و معیاری جهت ارزیابی روشهای مختلف برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت می تواند مورد استفاده واقع شود. کلیات مدل در شکل 1 و مدل تفصیلی درشکل 2 آمده است .
اثر ورودیها بر خروجیها در جدول 1 آمده است .
بررسی روشهای موجود برنامه ریزی
روشهایی که در این مقاله مورد بررسی قرارگرفته اند عبارت اند از:
1. تبدیل مجموعه راهبرد (KING)
2. برنامه ریزی سیستم کسب و کار (IBM)
3. عوامل حیاتی موفقیت (ROCKART)
4. تحلیل اطلاعات کسب و کار و تکنیکهای یکپارچه سازی
(BURNSTINE)5. تحلیـل محصـــــول -مناســــبات (DICSON & WETHERBE)
6. بازگشت سرمایه
7. اعلام هزینه
8. بودجه بر مبنای صفر (PYHER)
9. برنامه ریزی راهبردی اطلاعات (MARTIN)
این روشها با مدل ورودی ـ خروجی مورد ارزیابی واقع شدند و این ارزیابی در سه محور به شرح زیرانجام پذیرفته است .
الف ) آیا ورودیهایی که روش برنامه ریزی از آن استفاده می کند، زیرمجموعه ای از ورودیهایی مدل هستند؟
ب ) آیا خروجیهایی که روش برنامه ریزی تولید می کند (برنامه ) زیرمجموعه ای ازخروجیهای مدل هستند؟
ج ) آیا روش به کل ورودیهای مدل نیاز دارد وتمامی خروجیهای مدل را تامین می کند؟
پاسخ هر یک از روشها به سوالهای فوق در جدول 2 آمده است .
ورودیها و خروجیهای روشهای برنامه ریزی که در این مقاله مورد بررسی قرار گرفته است از دیدگاه مدل ورودی و خروجی به دو گروه قابل تفکیک هستند.روشهایی که ورودی یاخروجیهایشان جزئی از ورودیها و خروجیهای مدل محسوب می شود و روشهایی که تمامی ورودیها و خروجیهای مدل را تامین می کنند. با این رویکرد مدل ورودی خروجی روشها را به دودسته فراگیر به معنای پوشش دهنده به تمامی
ورودیها و خروجیهای مدل و غیرفراگیر به معنای عدم پوشش کامل ورودیها یا خروجیها تقسیم می کند. محصول این ارزیابی این است که روشهای برنامه ریزی سیستمهای کسب وکار از شرکت IBMو برنامه ریزی راهبردی اطلاعات از جیمزمارتین روشهای فراگیر هستند.
روش جدید برنامه ریزی به لحاظ پوشش کامل ورودیها و خروجیهای مدل نیز فراگیر است .
این دو روش دارای ویژگیهای مشترک ونقاط قوت و ضعف متفاوت اند که در ادامه به توصیف این ویژگیها پرداخته می شود.
الف ) ویژگیهای مشترک
هر دو روش بسیار مفصل اند و به جزئیات زیادی در طول فرایند برنامه ریزی می پردازند. این ویژگی باعث می شود که اولا فرایند برنامه ریزی بسیارطولانی شود و ثانیا هزینه بسیار زیادی را برای سازمان ایجاد کند.
هر دو روش بسیار نظام مند عمل می کنندو از پشتوانه نظری و تجربی بسیار زیادی برخوردارند و به شکل جامع تمامی ابعاد سازمان را پوشش می دهند. هر دو روش ، روش برنامه ریزی از بالا به پایین و اجرا از پایین به بالا رادنبال می کنند.
ب ) ویژگیهای غیرمشترک
روش برنامه ریزی سیستمهای کسب و کار، تمرکزبسیار زیادی بر فرایندهای موجود کسب و کار داردو لذا تاکید دارد که سیستمهای اطلاعاتی باید ازوضعیت جاری جریان اطلاعاتی سازمان پشتیبانی کنند. به همین جهت این روش کمتر در موردبازسازی فرایندها ارائه طریق می کند و برعکس ،مجموعه سیستمهای کاربردی را به اندازه کافی مفصل ارائه می دهد.
روش برنامه ریزی راهبردی اطلاعات ، برعوامل حیاتی موفقیت تمرکز بیشتری دارد و به اندازه کافی به فرایندهای کسب و کار نمی پردازد ولذا مجموعه سیستمهای کاربردی را به اندازه کافی معرفی نمی کند.
روش برنامه ریزی سیستمهای کسب و کارنسبت به روش برنامه ریزی راهبردی اطلاعات به لحاظ اخذ توافقات مدیریتی در مورد اولویتهای اجرایی موفقتر عمل می کند.
جدول 3 خلاصه ای از مقایسه روشها رانشان می دهد.
چون این دو روش با توجه به قدمت آنهاهنوز برای برنامه ریزی فناوری اطلاعات درسازمانهای مختلف به کار می روند و مجریان آنها برصحت ونقاط قوت آنها تاکید بسیار می ورزند،نقاط قوت غیرمشترک آنها یعنی تاکید روش برنامه ریزی سیستمهای کسب و کار بر تحلیل فرایندهای هر بنگاه و تایید روش برنامه ریزی راهبرد اطلاعات بر تحلیل عوامل حیاتی موفقیت ،به عنوان دو عامل اساسی در فرایند برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت باید موردتوجه قرار گیرند.
اما دلایل تاکید بر این دو عامل این است که تحلیل فرایندها رویکردی مستقل از وضعیت موجود به لحاظ ساختار سازمانی دارد وفرایندهای بنگاه را به شکل ذاتی ناشی ازماموریتهای بنگاه مورد بررسی وتحلیل قرارمی دهد. از طرف دیگر تحلیل عوامل حیاتی موفقیت مدیریت ارشد هر بنگاه را برای تشخیص و روش اندازه گیری عوامل فوق در روندبرنامه ریزی فعال می سازد.
جمع بندی تحلیل بالا این است که با توجه به روند سریع تحولات در عرصه های بین المللی ،ملی و صنعت ، فشرده تر شدن رقابت ، تغییرات فناوری ، ضروری است که برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت ، کوتاهتر و کم هزینه تر انجام پذیرد وسازمان و مدیریت سازمان را سریعتر به نتایج مورد انتظار برساند. از طرف دیگر ضروری است که روشها بر فرایندهای سازمان و عوامل حیاتی موفقیت ، به شکل یکسان ، تاکید کنند وحداکثر توافق مدیریت را درمورد اولویتهای برنامه به دست آورند.
روش جدید برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت
روش جدید پیشنهادی که شرح مراحل فرایندبرنامه ریزی آن را در ادامه ملاحظه خواهید کرد،طرح نظری آن برای اولین بار است که به طوررسمی انتشار می یابد و از گزارشهای مربوط به اجرای این روش در سازمان تربیت بدنی ایران درسالهای 1995 و 1996 اتخاذ و ارائه می شود[13].
این روش 5 مرحله کلی را شامل می شود واساس آن بر تحلیل فرایندهای بنگاه با رویکردمهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار و تحلیل عوامل حیاتی موفقیت است و با تلفیق دو روش فوق از نقاط قوت آنها کاملا بهره مند شده است .
مبنای این روش بر تحلیل فرایندهای بنیادین سازمان قرار دارد. فرایندهای بنیادین فرایندهایی هستند که یا ماموریت سازمان راتشکیل می دهند یا در رابطه مستقیم با آنها هستند.
فرایندهای بنیادین به فرایندهای جزئیتر، تجزیه می شوند و فرصتهای کاربرد فناوری اطلاعات درآنها مورد بررسی قرار می گیرد.
مراحل اجرایی
مراحل مختلف این روش به طور کلی در شکل 3آمده است که در ادامه به توصیف هر مرحله پرداخته خواهد شد.
مرحله اول . تحلیل فرایند کسب و کار و عوامل حیاتی موفقیت
این مرحله خود از زیر مرحله های متفاوتی تشکیل شده است که آنها نیز عبارت خواهند بود از:
1. تعریف و ایجاد توافق مدیریتی بر نمودار فرایندکسب و کار بنیادین برای سازمان
در این مرحله فرایندهای بنیادین کسب و کار که ماهیت سازمان را ترسیم می کنند معین و ارتباطآنها با یکدیگر و دیگر مدعیان سازمان مشخص می شود.
2. شناخت مشتریان ، اهداف ، ورودیها و نمونه خروجیهای هر فرایند بنیادین
3. شناخت و کسب توافق مدیریت بر عوامل حیاتی موفقیت برای هر فرایند بنیادین همراه باروش اندازه گیری و هدف متداول فعلی
4. تجزیه هر فرایند بنیادین به زیرفرایندها به شکل تفصیلی
5. شناخت فرصتهای فناوری اطلاعات ، همراه باوضعیت فعلی به کارگیری آنها در سازمان ، برای هر فرایند بنیادین
مرحله دوم . سیاستها، اهداف و راهبردهای سیستمهای اطلاعات مدیریت
در این مرحله ، خطرهای ایجاد سیستمهای اطلاعاتی مورد بررسی و تحلیل قرار می گیرد ودلیل یا دلایل خطرپذیری مطرح و برای هر یک ازآنها راهبرد یا راهبردهایی جهت به حداقل رساندن خطرپذیری پیشنهاد می شود. مجموعه راهبردهادسته بندی و راه حل اجرایی متناسب هر یک ، درقالب راهنماییهای مشخص ، به مدیریت پیشنهاد وبراساس آنها توافق مدیریت به منظور اجرا حاصل می شود.
مرحله سوم . زیرساخت یکپارچه سازی داده ها
در این مرحله که هدف آن ایجاد معماری ویکپارچه اطلاعات است سه زیر مرحله وجود داردکه عبارت اند از:
1. ثبت فرایندها
در این مرحله فرایندهایی که در طی تجزیه فرایندهای بنیادین به دست آمده است ، به عنوان یک فرایند کلی و مستقل نگریسته و ثبت می شود.
2. ایجاد نمودار ارتباط موجودیتها برای فرایندهای کلی فوق
در این مرحله نمودارهای ارتباط موجودیتهابرای هر یک از فرایندهای فوق رسم می شود.
3. ترکیب نمودارها در یک نمودار مفهومی در سطح بنگاه
در این مرحله از ترکیب نمودارهای فوق وحذف موجودیتهای تکراری و پوشش موجودیتهای فراموش شده یک نمودارمفهومی در سطح بنگاه ایجاد می شود.
مرحله چهارم . مجموعه سیستمهای کاربردی ودرجه بندی پروژه ها
در این مرحله سیستمهای کاربردی با هدف شناخت اثر آنها بر دستیابی به عوامل حیاتی موفقیت فرایندهای بنیادین ، مورد ارزیابی قرارمی گیرد تا در نهایت بتوان اهمیت هر یک راشناخت و اولویت هر یک را در برنامه ریزی اجرایی تعیین کرد.
این مرحله دارای دو زیر مرحله است :
1. ثبت سیستمهای کاربردی
در این مرحله ، سیستمهای کاربردی که در تجزیه فرایندهای بنیادین به دست می آیند ثبت می شوند.
2. تحلیل اثر هر سیستم
در این مرحله اثر هر سیستم کاربردی روی فرایندهای بنیادین تحلیل و توافق مدیریت برای آنها اخذ می شود.
هر سیستم می تواند یکی از اثرهای زیر راروی فرایندها داشته باشد.
– تاثیر زیاد (3): بدین معنی که سرمایه گذاری درسیستم کاربردی ، نتیجه قابل توجهی در دستیابی به عوامل حیاتی موفقیت فرایند کسب و کار مربوطخواهد داشت .
– تاثیر متوسط (2)
– تاثیر کم (1): بدین معنی که سرمایه گذاری درسیستم کاربردی مناسب پشتیبانی فرایند کسب وکار ذیربط است .
– غیر قابل به کارگیری (0): سیستم کاربردی به اکثریت فرایند کسب و کار نمی پردازد.
مرحله پنجم . اجرا
در این مرحله به تدوین برنامه چند ساله سازمان پرداخته می شود. مبنای این برنامه ریزی ، نتایج مرحله چهارم است . سیستمهای کاربردی اولویت بندی شده ، مبنای فعالیتهای چند ساله ،بودجه و محاسبات برنامه توسعه قرار می گیرد.
هر فعالیت پیاده سازی سیستم به تحلیل نیازهای اطلاعاتی به شکل تفصیلی آن نیاز دارد.نتایج حاصل از تحلیل فوق اطلاعات لازم را برای تکامل نمودار مفهومی بنگاه فراهم می آورد.
نمونه اجرایی روش جدید
سازمان تربیت بدنی ایران سازمانی است که برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت در آن ، با استفاده از این روش ، انجام شده است . طرح جزئیات اطلاعات مربوط به سازمان تربیت بدنی هدف این مقاله نیست ، از این رو آنچه را که در این مبحث بدان پرداخته خواهد شد،توضیحات در باره مفاهیم تازه ای است که تا این مرحله ، در این پایان نامه ، مطرح نشده است .
مرحله اول . تحلیل فرایند کسب و کار و عوامل حیاتی موفقیت
1. تعریف و ایجاد توافق مدیریتی بر نمودار فرایندکسب و کار بنیادین برای سازمان
فرایندهای بنیادین عمدتا از ماموریتها، فلسفه مدیریت ، چشم انداز و راهبرد سازمان ناشی می شوند. نتیجه این مرحله در سازمان تربیت بدنی در شکل 4 آمده است .
همان طور که در شکل 4 مشاهده شد فرایندهای بنیادین سازمان تربیت بدنی شامل فرایندهای زیراست .
فرموله کردن سیاستگذاری و توسعه راهبرد
توسعه امکانات و ظرفیتها
همگانی کردن تربیت بدنی
پرورش قهرمانانی بین المللی
ارتباط با سهامداران (مدعیان )
فرموله کردن سیاستگذاری و توسعه راهبرد
2. شناخت مشتریان ، اهداف ، ورودیها و نمونه خروجیهای هر فرایند بنیادین
نتیجه زیر مرحله 2-1 (ص 69) را در مورددو فرایند از فرایندهای بنیادین سازمان تربیت بدنی در جدولهای زیر مشاهده می کنید.
3. شناخت و کسب توافق مدیریت بر عاملهای حیاتی موفقیت برای هر فرایند بنیادین همراه باروش اندازه گیری و هدف متداول فعلی .
عوامل حیاتی موفقیت برای فرایند بنیادین بالا همراه با روش اندازه گیری و هدف متداول فعلی آنها در جدول 5 آمده است .
4. تجزیه هر فرایند بنیادین به زیر فرایندها به شکل تفصیلی ،
نتیجه تجزیه فرایند بنیادین فرموله کردن سیاستگذاری و توسعه راهبرد به زیر فرایندها به شکل تفصیلی در شکل 5 دیده می شود.
5. فهرست نمونه فرصتهای فناوری اطلاعات ،همراه با وضعیت فعلی به کارگیری آنها در سازمان ،برای هر فرایند فرموله کردن سیاستگذاری وتوسعه راهبرد در جدول 6 دیده می شود.
توسعه امکانات و ظرفیتها
2. شناخت مشتریان ، اهداف ، ورودیها و نمونه خروجیهای هر فرایند بنیادین ; مشتریان ، اهداف ،ورودیها و نمونه خروجیهای فرایند بنیادین بالا درجدول 7 آمده است .
3. شناخت و کسب توافق مدیریت بر عوامل حیاتی موفقیت برای هر فرایند بنیادین همراه باروش اندازه گیری و هدف متداول فعلی .
عوامل حیاتی موفقیت برای فرایند بنیادین توسعه امکانات و ظرفیتها همراه با روش اندازه گیری و هدف متداول فعلی آنها در جدول 8آمده است .
4. تجزیه هر فرایند بنیادین به زیر فرایندها به شکل تفصیلی .
نتیجه : تجزیه فرایند بنیادین توسعه امکانات وظرفیتها به زیر فرایندها به شکل تفصیلی ، در شکل 6 دیده می شود.
5. فهرست نمونه فرصتهای فناوری اطلاعات ،همراه با وضعیت فعلی به کارگیری آنها در سازمان ،برای فرایند توسعه امکانات و ظرفیتها در جدول 9آمده است .
مرحله 2. سیاستها، اهداف و راهبردهای سیستمهای اطلاعات مدیریت
به عنوان نمونه به برخی از خطرها، دلایل آنها وراهبرد مقابله با آنها و نهایتا رهنمودهای اجرایی درسازمان تربیت بدنی اشاره شود (جدول 10)
برخی از رهنمودهایی که مبنای ایجادچارچوبی برای حداقل سازی خطرها و پیشرفت عوامل حیاتی موفقیت ، خواهد بود به شرح زیراست .
گزینش ترکیب مناسب مدیریت منابع اطلاعاتی
کنترل و بازرسی فعالیتهای جمع آوری ، پردازش و گزارشها
طراحی وظیفه مدیریت داخلی داده ها
سکوی سخت افزار و نرم افزار
مرحله 3. زیرساخت یکپارچه سازی داده ها
در این مرحله برنامه های کاربردی مربوط به هر یک از فرایندهای جزئی حاصل از فرایندهای بنیادین ،فهرست و نمودارهای ارتباط موجودیتها برای هریک از فرایندهای فوق رسم می شود و از ترکیب نمودارهای فوق و حذف موجودیتهای تکراری وپوشش موجودیتهای فراموش شده یک نمودارمفهومی در سطح بنگاه تشکیل می شود.
از آنجا که برای نتایج این بخش قبلانمونه های لازم مطرح شده است ، از تکرار آنهاخودداری می کنیم .
مرحله 4. مجموعه سیستمهای کاربردی ودرجه بندی پروژه ها
برای این مرحله برنامه های کاربردی در سازمان تربیت بدنی مورد بررسی قرار می گیرد. همان طورکه قبلا دیده شد، فرایندهای بنیادین سازمان به شرح زیر است .
الف ) فورموله کردن سیاستگذاری وتوسعه راهبرد
ب ) توسعه ظرفیتها و امکانات
ج ) ارتباطات با سهامداران
د) همگانی کردن تربیت بدنی
ه') پرورش قهرمانان بین المللی
اثر هر یک از برنامه های کاربردی بردستیابی به عوامل حیاتی موفقیت هر فرایندبنیادین مورد ارزیابی قرار گرفته و نتایج آن درجدول 11 آمده است .
فرایندهای الف ، ب و ج ، فرایندهای ستادی سازمان ، در مرکز هستند و بقیه فرایندها دربخشهای اجرایی سازمان توزیع شده اند و از آنجاکه برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت برای ستاد سازمان صورت می گیرد،مجموعه برنامه های کاربردی در قالب جدیدی برای سه فرایند بنیادین الف ، ب و ج مطرح می شود. نتایج ارزیابی جدید در جدول 12 آمده است .
هر یک از روشهای برنامه ریزی از طرف ابداع کنندگان ، مروجان یا شرکتهای مشاور در امربرنامه ریزی سیستمهای اطلاعاتی سازمانها،به عنوان راه حل مطلوب ، منسجم ، کارآمد واثربخش معرفی شود.
در واقع ، مدیران بنگاهها در این مرحله ازتصمیم گیری باید پاسخ سوالهای اساسی زیر را به نوعی بدانند.
الف ) آیا یک روش در هر سازمانی قابل به کارگیری است ؟
ب ) عواملی چون محیط سازمان ، موقعیت
سازمان ، چه نقشی در روش برنامه ریزی دارند؟
ج ) یکپارچگی بین راهبرد کسب و کار با روش برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعاتی سازمان چگونه احراز می شود؟
د) معیارها و ضوابط اصلی انتخاب یک روش مناسب کدام اند؟
ه) با چه مدلی ، معیارهای بالا را برای انتخاب یک روش باید به کار گرفت ؟
و) آیا معیارهای بالا برای انتخاب روش کافی هستند یا خیر؟
در پاسخ به سوال (الف ) باید گفت که روشی چون برنامه ریزی سیستمهای کسب و کار ازشرکت آی .بی .ام ، دارای عمری طولانی است . این روش در سازمانهای مختلفی در طول عمر خود به خدمت گرفته شده و آثار مثبت رویکرد خود را دراکثر آنها نشان داده است .
روش بالا با اینکه از بدو تولد به مرورتکامل و تغییر پیدا کرده است ولی هنوز یکی ازروشهای مطرح در موضوع برنامه ریزی سیستمهای اطلاعاتی است و به همین دلایل یک روش می تواند در انواع سازمانها به کار گرفته شوداما ممکن است که این روش در برخی موسسات ،نتایج مطلوبی در بر نداشته باشد. به نظر می رسدبرای ارائه تحلیل مناسب ضروری است که تحقیقات لازم در این موضوع صورت پذیرد که آیاعدم موفقیت به کارگیری این روش ناشی از عوامل درونی این روش بوده یا عوامل دیگری بر نتایج حاصل موثر بوده اند؟
پاسخ سوالات (ب و ج ) را در یکی ازکاملترین مقالات تحت عنوان "یکپارچگی بافت وفرایند برنامه ریزی راهبردیهای سیستمهای اطلاعات مدیریت با راهبرد رقابتی " [12] می توان یافت .
نویسندگان مقاله ابتدا به طرح ابعادبرنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت ، در دو حوزه بافت و فرایند پرداخته اند.
نویسندگان در ادامه به بیان سه نوع راهبردکسب و کار پرداخته و بر اساس اتخاذ هر یک ازراهبردها (دفاعی -تحلیلی -تهاجمی ) توسط بنگاه میزان تاکید بر هر یک از ابعاد (بافت و فرایند)برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت را به منظور دستیابی به یکپارچگی بین دو راهبرد برشمرده اند.
در مقاله بالا به هیچ یک از روشهای برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت اشاره نشده است . نویسندگان مقاله برای دستیابی به یکپارچگی برنامه های راهبردی کسب و کار و سیستمهای اطلاعات مدیریت به بررسی عواملی پرداخته اند که نحوه به کارگیری روشها درسازمان را تحت تاثیر قرار می دهند و در ماهیت روش موثر نیستند.
هر سازمان یا بنگاهی در شرایط خاص ازمحیط بین المللی ، ملی و صنعت و محصور در بین رقبا و دیگر مدعیان بنگاه یا سازمان به سر می بردو متناسب با شرایط بالا اهداف راهبردی وراهبردهای خود را تنظیم می کند. این تصمیمات راهبردی بر نحوه استخدام روش برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت در محیطسازمان موثر خواهد بود.
اهداف ، راهبردها و سیاستهای برنامه راهبردی سیستمهای اطلاعاتی به عنوان یکی ازخروجیهای فرایند برنامه ریزی شامل تمامی مواردو ابعادی است که در مقاله بالا مورد بررسی وارزیابی قرار گرفته و متناسب با نوع راهبرد بر آنهاتاکید شده است .
با این نتیجه گیری به سوال اصلی که قراراست بدان پاسخ داده شود می رسیم و آن این است که مستقل از شرایطی که یک سازمان یا یک بنگاه در آن قرار دارد، کدام یک از روشهای برنامه ریزی ،باید مورد توجه مدیریت قرار گیرد و انتخاب شود؟ و معیارها و ضوابط این انتخاب کدام اند؟(سوال د)
معیارها و ضوابط انتخاب روش برنامه ریزی
در این بخش به عوامل درونی و ماهیتی روشهاخواهیم پرداخت تا روشها را بتوان مستقل ازشرایط و راهبرد سازمان یا بنگاه مورد ارزیابی قرارداد. این عوامل به شرح زیر هستند.
1- تاثیر بر اهداف ، سیاستها و راهبردهای کسب وکار
2- تاثیر از اهداف ، سیاستها و راهبردهای کسب وکار
3- تمرکز بر فرایندهای کسب و کار
4- مستندسازی
5- روش مندی و قاعده مندی
6- جامعیت (در بر گیرنده تمامی ابعاد و سطوح بنگاه )
7- زمان اجرا
8- هزینه اجرا
9- نیاز به نیروی انسانی متخصص
10- پرداختن به عوامل حیاتی موفقیت
11- مستند سازی عوامل حیاتی موفقیت
12- پرداختن به فرصتهای فناوری اطلاعات جدید
13- پرداختن به فرصتهای مهندسی مجددفرایندها
14- پرداختن به سیاستها، اهداف و راهبردهای سیستمهای اطلاعات مدیریت
15- برنامه ریزی بالا به پایین و اجرای پایین به بالا
16- مشارکت مدیران ارشد
17- مشارکت مدیران میانی
18- مشارکت مدیران عملیاتی
19- معرفی نیازمندیهای سیستمهای پردازش تراکنشی
20- معرفی نیازمندیهای سیستمهای مدیریت گزارش
21- معرفی نیازمندیهای سیستمهای پشتیبانی تصمیم سازی
22- کامل بودن مشخصات مجموعه های کاربردی
23- توسعه پایگاه داده های مفهومی
24- توسعه پایگاه داده های موضوعی
25- توسعه پایگاه داده های تفصیلی
26- ابزارهای نرم افزاری برای پشتیبانی برنامه ریزی
27- ایجاد توافقات مدیریتی برای اولویتهای اجرایی
مدل ارزیابی روشها
در پاسخ به سوال (ه) مدل زیر مطرح می شود.
همان طور که قبلا مشاهده شد، سه روش به عنوان روشهای فراگیر مطرح شد، که نام آنها درزیر آمده است .
روش 1. برنامه ریزی سیستمهای کسب و کار
روش 2. برنامه ریزی راهبرد اطلاعات
روش 3. روش پیشنهادی برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت
هر کدام از عوامل ارزیابی ، در مورد هر یک از سه روش بالا دارای مزیت خاصی خواهد بود.مجموعه عوامل و روشها در جدول شماره 13آمده است . مزیت هر عامل در مورد هر روش دراین جدول بیان شده است .
شاید اغراق نکرده باشند کسانی که گفته اند قرن 21 ، قرن مدیریت است . مدیریتی بر اساس ابزار تکنولوژیک بسیار پیشرفته و مغز های آهنین ساخته ی دست انسان ، مدیریتی که در آن کاردانی علمی ، قدرت تشخیص و تصمیم گیری قاطع ، توام با تسلط روان شناختی بر کارکنان ، مشتریان بازار و ازهمه مهم تر تسلط بر عامل زمان از عوامل لازم و ضروری آن بشمار می رود .
امام علی ( ع ) : مَن تَعَدَ عَد جَنیه اقامه الشداد . هرکه چاره اندیشی برنامه ریزی را رها کرد . با مشکل مواجه شد .
برنامه ریزی به معنای تنظیم وقت است . ما برای برنامه ریزی نیازمند به تخصیص زمان به صورت خاصی هستیم تا بتوانیم باقی مانده وقتمان را به امور دیگر ، اختصاص دهیم . باتفکر در مورد فعالیت ها از نظر اولویت بندی و مقدار زمانی که خواهند گرفت می توانیم یادداشت ها و برنامه های موثری تهیه و از ین که وقتمان تا حد امکان با بهره وری بیشتر صرف می شود .
مطمئن باشیم وظیفه ی یک مدیر سازمان دهی و برنامه ریزی در سازمان است یک مدیر باید طوری نسبت به اعمال و وظایفش چاره اندیشی کند که درخودش عدم آرامش ایجاد نشود و خود را گرفتار در آن موضوع نداند .
هر رئیس و مدیر موفقی استفاده بهینه از زمان را می داند . هدف گذاری و برنامه ریزی نسبت به وظایف فقط در صورتی مفید است که در آن عامل زمان به عنوان یکی از مهم ترین عامل در نظر گرفته شده باشد .
نهج البلاغه : واذکر فی الیوم غداً . در امروز به یاد فردا باش .آشنایی نسبت به اهداف کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت ، سازمان شناخ راه ها و روش ها و فعالیت هایی که مدیر را به نسبت آن اهداف راهنمایی می کند در برنامه ریزی بهتر کمک خواهد کرد . میان کسانی که به برنامه ریزی اعتقاد دارند و کسانی که اعتقاد ندارند تفاوت اساسی وجود دارد . برنامه ریزی کردن یا نکردن حتی در میان حیوانات نیز موضوعی ذاتی بوده است .
برخی افراد آگاهانه از برنامه ریزی امتناع می ورزند آنها ترجیح می دهند بگذراند رویداد ها اتفاق بیفتد . با این وجود این ضد برنامه ها نمی توانند از تاثیری که برنامه ریزی دیگران بر آنها دارد اجتناب کند و اینان اغلب به جای سود بردن از برنامه ها آزار می بینند .
مفهوم برنامه ریزی مطرح شده در این حا در مقایسه با مفهوم های رایج و متداول بهتر می توان شناخت . تفاوت ضروری میان این مفاهیم ، از گرایش زمانی آنها ناشی می شود .
گرایش مسلط بعضی برنامه ریزان به گذشه است که به آن ارتجاعی گفته می شود . گروهی به زمان حال گرایش دارند . غیر فعال و برخی به آینده متمایل اند فعال می گویند .
چهارمین گرایش تعاملی است که گذشته ، حال ، آینده را به عنوان بخش هایی مجزا لیکن جنبه های غیر قابل تفکیک یک آشفتگی که باید برای آن برنامه ریزی کرد می شناسد .
این نگرش به طور ساده ای به همه ی آنها می پردازد . چهار گرایش اصلی برنامه ریزی مثل مثل رنگهای اصلیند ، به ندرت به صورت خالص ظاهر می شوند . بیشتر برنامه ها مثل رنگ ترمیبی اند . با این وجود معمولا در آنها یکی از رنگ های اصلی غالب است .
در بیشتر شرکتهای سهامینمونه هایی ازهمه دین گرایش ها وجود دارد . بعلاوه گرایش ها در طول زمان ، از فرد به فرد دیگر و در پرتو موقعیت های متفاوت تغییر می کنند .
برنامه ریزی ، نخستین و مهمترین مرحله ی کار مدیریت به شمار می آید . دیدگاه " رویکرد فرآیندی در مدیریت " که یک رویکرد مهم تئوری دیریت کلاسیک ( سنتی ) است . رویداد مدیریت را با برنامه ریزی آغاز کرده است . این دیدگاه تا به امروز ارزش ود را حفظ کرده است .
بعلاوه امروز به ویژه تحولاتی مانند افزایش روابط بین المللی ، پنداشت جهانی شدن و بین المللی شدن کسب وکار ها ، برنامه ریی در ماهیت استراتژیکی را در اولویت قرار داده است . توسعه و تحولات نوین در ساختارهای سازمان نیز (مانند شرکتهای استراتژیکی ) اهمیت تفکر استراتژیکی را در برنامه ریزی افزایش داده است .
برنامه ریزی و ویژگی های آن
بر نامه و برنامه ریزی : برنامه ریزی چیست ؟ برای پاسخ می توان گفت برنامه یک تصمیم است یا مجموع تصمیمات است . ویژگی این تصمیم یا تصمیمات ، باید به نقطه یا وضعیت های مشخصی اشاره داشته باشد که رسیدن به آن یا تحقق بخشیدن آن در داخل مقاطع زمانی آینده خواسته می شود . در نتیجه در تعریفی کلی می توان گفت : از امروز قرار گذاشتن اینکه در آینده رسیدن به کجا و تحقق بخشیدن چه چیزهایی خواسته می شود . یک چنین تصمیمی برنامه است .
اما برنامه ریزی ، تلاش های صرف شده برای پدید آوردن برنامه و یک فرآیند را بیان می کند . برنامه یک غایت است و برنامه ریزی یک فرآیند . آنچه از نظر مدیر اهمیت دارد . مشغول بودن همیشه ذهن او با موضوعات مربوط به فرآینده نزدیک یادو راست . از نظر مدیر مفهوم و اهمیت موضوع این است : آنهایی که نقش مدیر را بازی می کنند . امنتداری هستند که بر اساس تحقق بخشیدن اهدافی معین منابع مادی و نیروی انسانی به خودشان محول شده است .
مدیر با خوب استفاده کردن از این منابع اهداف محوله را تحقق خواهد بخشید . بدین ترتیب برنامه ریزی یک ابزار مهم برای این امر است . اگر برنامه نباشد ، همانطور که تعیین کردن برای چه و چطور مورد استفاده قرار دادن این منابع دشوار خواهد بود ، همچنین مشخص کردن این که مدیر آنها را خوب استفاده می کند یا نه نیز امکان پذیر نخواهد بود زیرا به دلیل مشخص نبودن مسیری که طی خواهد شد تمامی راه ها مقبول خواهد بود . درحالیکه اصل اساسی اقتصاد کلاسیک نایاب بودن منابع است .
پ مدیر فردی است که منابع محدود را مورد استفاده قرار می دهد . در آن حال ضرورت دارد این منابع به شکل خیلی خوب مورد استفاده قرار بگیرد . در نتیجه فردی که وظیفه مدیریت را بر عهده می گیرد . در زندگی شخصی اش نگرش ها در رفتارهایش هرچه می خواهد باشد مجبور است برنامه ریزی کند .
ویژگی های برنامه ریزی :
دو ویژگی اساسی برنامه ریزی ، سریع و آنی به چشم می خورد .
1 ) اول اینکه کار برنامه ریزی باید به تفکر ، ارزیابی ، تحقیق و بررسی معطوف به آینده باشد . برنامه ریزی نگاه به آینده را بیان می کند . برنامه ریزی به علت اینکه حصول به نقطه مورد خواست یا مشخص کردن وضعیت ها ودر آینده است .
هنگام حرکت کردن به سوی این نقطه یا وضعیت ، فهمیدن اینکه شرایط داخلی و خارجی کسب و کار چگونه توسعه پیدا خواهد کرد امکان پذیر نیست . آشکارو معلوم نبودن شرایط در آینده ، برنامه ریزی را به صورت یک نوع کار پیش بینی آینده در بی آمورد .
بنا به گفته ی بعضی ها این وضعیت ، برنامه ریزی را به صورت نوعی فال بینی در می آورد . پیش بینی از نزدیک با برنامه ریزی مرتبط است . اما همانند آن نیست . پیش بینی ، احتمالی ترین شکلی که رویداد ها در آینده به خود خواهد گرفت و یافتن شقوق است و حدسو گمانه زنی رویدادها مرتبط است .
اما برنامه ریزی در مقابل این شکل یا جهت توسعه رویداد ها و چگونگی انجام کار مشخص شده است . پیش بینی در رابطه با شرایط محیطی معین به پرسش درآینده به پرسش در آینده احتمالا خواهد شد پاسخ می دهد . اما برنامه ریزی در مقابل احتمال رویداد در آینده به پرسش " چه انجام داد خواهد شد پاسخ می دهد .
2 ) اما دومین ویژگی ای که به چشم می خورد ، روابط بین برنامه ریی با ریسک یا مخاطره ، هدف و مفروضات است . در اصل در تصمیم و اجراهای یک مدیر ، هدف ، ریسک و مفروضات همیشه وجود دارد .
تمامی این موارد راحتی اگر مدیر به طور واضح و صاف فکر نکرده و ارزیابی نکند تصمیماتی که می گیرد و اجراهایی را که انجام می دهد به اهداف معینی را نماده خواهد کرد . بدین ترتیب در اصل برنامه ریزی ، فعالیت های به میان گذاشتن واضح و صاف این روابط ، بحث شدن آن ، انجام دادن ارزیابی ، روش های علمی تا د امکان و در نهایت انجام دادن انتخاب منطقی را پیش بینی می کند .
اول بحث انواع برنامه ریزی :
فرآیند برنامه ریزی و برنامه هایی که در نتیجه این فرآیند پدید می آید . می تواند از جهات مختلف طبقه بندی شود ، نخستین طبقه بندی در رابطه با برنامه ها ، طبقه بندی بر اساس مدت زمان است و برنامه ها را به صورت کوتاه ، میان وبلند مدت در بر می گیرد .
برنامه های بلند مدت بیش از 5 سال ، برنامه ها میان مدت بین 1 تا 5 سال و برنامه های کوتاه مدت هم تا یکسال مدت زمان را در بر می گیرد . مدت زمانی را که برنامه ها مد نظر قرار می دهند . افق برنامه ریزی نامیده می شود . برنامه هایی را که افق آنها تنگ است . برنامه های کوتاه مدت است .
یک طبقه بندی دیگر در رابطه با برنامه ها ، برنامه ریزی است که با تکیه بر افق برنامه ریزی ، در سطوح سازمانی انجام می گیرد .
بنابراین در سطوح پایین و میانی سازمان بیشتر برنامه ریزی های کوتاه و میان مدت و در سطوح بالا ( عالی ) هم برنامه ریزی های میان و بلند مدت انجام می گیرد .
یک طبقه بندی دیگر در رابطه با برنامه ریزی ، تفکیک براساس نوع برنامه است . اگر از این زاویه نگریسته شود طرح ها ، بودجه ها ، دستور العمل ها و روش ها ؛ آیین نامه ها و مقررات ، نمودارهای جریان کار ، کتابچه های سازمانی و خط مشی ها نیز به عنوان یک نوع برنامه می تواند مورد بررسی قرار گیرد .
از موارد ذکر شده طرح ها نشانیدن برنامه ها را به ابعاد زمانی و زمان بندی کردن آن بودجه ها انجام دادن ابعاد عالی برنامه ها را بیان می کند . خط مشی ها ، راهنما یا اصولی را نشان می دهد که اتخاذ تصمیمات را در موارد مختلف آسان می سازد .
خط مشی ، هماهنگی در کسب و کار را تامین می کند . اگر خط مشی ها صاف و روشن باشد ، هرکس در کسب و کار در مقابل مسئله یا مشکلی یکسان تصمیم مشابهی را اتخاذ میکند .
مفهوم برنامه ریزی از نظر مدیر :
قبل از اینکه فنون ساده یا پیچیده ، و کیفی و کمّی برنامه ریزی شناخته شده و مورد استفاده قرار گیرد برنامه ریزی یک رویکرد ذهنی و یک شیوه ی زندگی است . ویژگی اصلی این امر آن است که از هم اکنون با پیش بینی رویداد های آینده و آنچه انجام داده خواهد شد قرار گذاشته ( تصمیم گیری ) می شوند .

مدیرا ، بنا به اعتبار خواه ، خودشان وخواه ، کارکنانش ر موقعیت بازتاب دادن تفکر برنامه ریزی شده به زندگی قرار دارند . آسانترین راه این امر ، خوکردن به مقایسه همیشگی هر قدم و رویداد فعلی با رقم و رویداد هدف است .
بدون برنامه ریزی ، ارزیابی یک اجرای مدیریتی یا موفقیت مدیر نیز دشوار است . عدف تعیین شده توسط فرآیند برنامه ریزی ، استانداردها و نقاط مرجعی را بیان می کند که نتایج فعلی بدست آمده از اجرا با آنها قیاس خواهند شد معنی دادن به نتایج فعلی تنها اگر نقاط مرجع وجود داشته باشد .
امکان پذیر است . اگر هدف " استاندارد ، نقطه مرجع " ویژه و مشخص نباشد . نتایج فعلی فقط با نتایج فعلی یک دور گذشته میتواند مورد مقایسه قرار گیرد که این وضعیت ارزیابی امروز با نگریستن به گذشته بیان می شود .
بدون شک یک چنین ارزیابی نیز معنی دارد . اما یک مدیریت و اداره اثر بخش ، اجرایی است که نقطه مرجع ( استاندارد ، هدف ) معطوف به آینده را تعیین کند و ارزیابی را با مقایسه کردن نتایج فعلی با آن نقطه مرجع انجام دهد .
این مورد آخر موضوع وظیفه ی کنترل است که به عنوان وظیفه ی نهایی مدیریت به آن پرداخته می شود .
نهایت برنامه ها اندیشه ، تعلیمات و دستورهایی هستند که نشان می دهند کسب وک ار ه بازی را چطور بازی خواهند کرد . این برنامه ها هر چقدر ویژه و به طور مشارکتی انجام گیرد . تحقق بخشیدن فعالیت تیمی هم به همان میزان آسان خواهد بود .
برنامه ریزی ، هنجاری مستلزم انتخاب صریح وسیله ها ، هدف ها کوتاه مدت ، هدف های بلند مدت و ایده آل هاست . این برنامه ریزی به طور نامحدودی ادامه می یابد و افق مشخصی ندارد .
چهار نوع برنامه ریزی – عملیاتی ، تاکتیکی ، استراتژیک و هنجاری آشکارا به طور روزافزونی رواج می یابند . برنامه ریزی عملیاتی نه تنها موتاه مدت ترین است بلکه به سیستم های فرعی کوچک سازمان نظر دارد و جداگانه به آنها می پردازد .
برنامه ریزی تاکتیکی دارای چشم اندازی میان مدت است و با تعامل میان سیستم های فرعی و متقابل آنها با سازمان سر و کار دارد .
برنامه ریزی استراتژیک بلند مدت تر است و نه تنها روابط درونی ، بلکه روابط میان سازمان و محیطی که با آن در ارتباط مستقیم است و بر آن مقداری تاثیر می گذارد را در بر می گیرد . برنامه ریی هنجاری بطور نامحدودی ادامه می یابد و با همه روابط درونی و بیرونی از جمله روابط میان سازمان و محیط زمینه ی آن که هیچ تاثیری بر آن ندارد ولی از آن تاثیر می پذیرد سرو کار دارد .
فایده برنامه ریزی :
برنامه ریزی نباید کوششی برای احیای گذشته یا آماده شدن برای آینده پیش بینی شده ای باشد . آینده هر سازان بیش از گذشته به آنچه که سازمان بین اکنون و آینده انجام دهد بستگی دارد . بنابراین برنامه ریزی باید طرح آینده دلخواه و پیدا کردن راه های پدید آوردن آن را در برگیرد . فایده اصلی ( ولی نه تنها فایده )
حاصل از این برنامه ریزی از طریق مشارکت در آن بدست می آید . هر شرکت کننده فرصت می یابد تا به درک خود نسبت به این که رفتارش چگونه بر عملکرد کل اثر می گذارد و در نتیجه عملکرد را بهبود می بخشد بیفزاید .
بعلاوه شرکت کنندگان نمی توانند آرمان ها و رحجانهای خود را از طریق برنامه ریزی در سازمان بگنجانند و زندگی کاری خود را بهبود بخشد .
بنابراین فرآیند برنامه ریزی و همچنین محصول آن ، به بهبود سازمان بطور کلی و به بهبود بخش های آن کمک نماید .
انواع برنامه ریزی :
انواع برنامه ریزی عبارتند از : عملیاتی ، تاکتیکی ، استراتژیک ، هنجاری .
برنامه ریزی عملیاتی عبارت است از انتخاب وسیله ها برای رسیدن به هدفهای کوتاه مدت که یا از پیش تعیین شده اند و یا توسط مقام بالاتر تحصیل شده یا به طور قرار دادی پذیرفته شده است .
مثلا برنامه ریزی تولید تعداد مشخصی محصول که توسط مقام بالاتر مشخص شده است این برنامه ریزی کوتاه مدت است .
برنامه ریزی تاکتیکی عبارت است از انتخاب وسیله ها و هدف های کوتاه مدت برای رسیدن به هدف های میان مدتی که یا از پیش تعیین شده اند یا توسط مقام بالاتر تحصیل می شوند یا به طور قرار دادی پذیرفته شده اند .
مثلا هدف میان مدت شرکت برای دستیابی به رهبری بازار در ده سال آینده ممکن است به اواراه ی بازیابی آن تحمیل شود . این اداره سپس می تواند تصمیم بگیرد که فاصله بین شرکت و رهبر فعلی بازار را به میزان معینی ( هدف کوتاه مدت ) در مدت برنامه 5 ساله خود کاهش دهد .
سپس از آن وسیله های انجام این کار را انتخاب می کند . چنین برنامه ای را میان مدت می گویند .
برنامه ریزی استراتژیک عبارت است از انتخاب وسیله ها ، هدف های کوتاه مدت و هدف های میان مدت ، اما در این جا ایده آل ها از پیش تعیین شده اند یا توسط مقام بالا تحمیل می شوند یا به طور قرار دادی پذیرفته شده اند .
یا آن چنان که اغلب مشاهده می شود اصلا تدوین نشده اند . این برنامه ریزی بلند مدت است .
فرآیند برنامه ریزی :
بعد از توضیحات ذکر شده ، هنگامی که به برنامه ریزیبه عنوان یک وظیفه مدیریتی پرداخه می شود مشاهده می گردد که آن از یک سری زیر فعالیت هایی که یکدیگر را تعقیب می کنند بوجود می آید . در نتیجه برنامه ریزی نیز می تواند به عنوان یک فرآیند مورد بررسی قرار گیرد .

سرآغاز فرآیند برنامه ریزی
سرآغز فرآیند برنامه ریزی چیست ؟ پاسخ دادن به این پرسش با اظهار " برنامه ریزی کردن یعنی فهمیده شدن ضرورت نگریستن به آینده امکان پذیر است .
یعنی فرآیند برنامه ریزی ، مدیر یا به طور کلی مشخص را وا می دارد به این بیندیشید که در محیط خود یک سری فرصت هایی می توانند وجود داشته باشد که بتواند استفاده کند .
یا یکسری رویدادهایی می تواند پیش بیاید که او دچار دشواری و سختی بسازد . اگر یک چنین تفکر ، پنداشت یا باور وجود نداشته باشد شخص به آینده نخواهد نگریست .
در زندگی روزمره هرچه پیش رویش قرار بگیرد به آن اکتفا خواهد نمود یا سعی خواهد کرد از آن عبور کند . به این صورت زندگی روزمره کردن و شیوه ی مدیریت و کارکردن به شکل جستجوی راه حل برای مسائل و مشکلات مواجه شده فعلی ، مدیریت واکنشی نامیده می شود .
درحالیکه عکس این شیوه مدیریت پیش کنشی است که اقدام پیش گیرانه قبل از پدید آمدن مسئله یا مشکل را بیان می کند . برنامه ریی یک ابزار اساسی رفتار پیش کنشی است . بویژه در برنامه ریزی در ماهیت دراز مدت و استراتژیک برای اینکه بتوان به چنین پنداشتی رسید .
مدیران مجبورند که نخست ، اندیشه و پنداشت های خودشان را در مورد دلیل هستی کسبو کار و اینکه چگونه کسب و کاری صاف و خالص سازند . یک کسب کار چرا تاسیسمی شود یا دلیل هستی کسب و کار چیست . مفهوم دیگری که با رویداد برنامه ریی از نزدیک مرتبط است مفهوم دیدگاه یا بینش است .
دیدگاه به عنوان یک مفهوم مدیریتی یا پیوند دادن واقعیت های موود و شرایط مورد انتظار در آینده یک تصویر ذهنی آتی برای کسب و کار می آفریند .
مفهوم دیدگاه ، در ذهن مدیر خیال و تصور ر رابطه با جایگاه و صورت ظاهری در آینده واحدی را که وی در راس آن قرار دارد بیان می کند .
در این معنا دیدگاه همزمان می تواند به عنوان یک مفهوم رهبری نیز مورد بررسی قرار بگیرد . انتظار می رود که رهبران دارای دیدگاه باشند .
بدین شکل مدیران در یک کسب و کار که ماموریت دیدگاه را تعریف کرده و توضیح داده اند . در چار چوب این ماموریت نیز به تعیین یک برنامه بازی را احساس نمود و در نتیجه روشن است که برنامه ریزی را فعالیتی می دانند که صرف نظر کردن از آن امکان پذیر نیست .
لذا مفهوم دیدگاه ژنرال آیزین ها که گفته بود " برنامه هیچ چیزی نیست اما برنامه ریزی همه پیز است " پدیدار گشته است و برنامه ای که مدیران آماده میکنند زیاد مفهومی ندارد زیرا از زمانیکه برنامه را آماده میکنند بعدا شرایط ممکن است تغییر بیابد . در نتیجه برنامه ای را که آمدا کرده اند .
اعتبارش باقی نخواهد ماند بنابراین مهم آن است که با نگرش به آینده به شکلی مداوم و سیستمی ، مرور و اصلاح کردن برنامه ها یا ضرورت آمده کردن برنامه های نوین را بیندیشند .
یک چنین تفکریو چشم اندازی ، چشم انداز " برنامه ریزی " است و انچه اهمیت دارد نیز همین است .
پیش بینی در برنامه ریزی :
پیش بینی در برنامه ریی دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد کمانی که بتوانند بهترین راه و عملی ترین شیوه رسیدن به اهداف پیش بینی نمایند و با تیزهوشی مشکلات فراوری برنامه را حدس بزنند و برنامه را به گونه ای طراحی کنند که با چالش ها ، مشکلات کمتری مواجه شود.
از این مدیرا ن موفق محسوب می شود .
در پیش بینی ها چیزی که باید به آن توجه داشت وجود خطاهاست . به هر میزا ن پیش بینی ها دقیق تر باشد درصد خطاها کمتر است .
به عبارت دیگر منظور ما از پیش بینی آن است که مدیر تصویر کاملی از اجرای تمامیت برنامه مورد نظر را در طول فرآیند آن در نظر می گیرد و به ابعاد مختلف آن توجه کنند .
امام علی ( ع ) : دانا ترین مردم کسی است که آینده را بهتر ببیند.
از دو بخش برنامه ریزی یعنی پیش بینی و آمادگی ، پیش بینی اهمیت بیشتری دارد . سازمان های فعال براین باورند که پیش بینی دقیق ، شکل تراز آمادگی موثر برای آینده ی به دقت پیش بینی شده است . آمادگی کامل برای آینده ای که به دقت پیش بینی نشده است .
ارزشی ندارد . نظر به این که برنامه ریزی به طور جدی به دقت پیش بینی ه بستگی دارد . شناخت شرایط لازم برای پیش بین دقیق اهمیت فراوان می یابد . این شرایط 3 دسته اند .
نخست ، اگر یک نظام و محیط آن قابل تغییر نباشد و تغییر نکرده باشد . و وضعیت آن در هر لحظه برما روشن بوده باشد وضعیت آن در هر لحظه در آینده بر ما روشن خواهد بود .
مسلما چنین شرایطی وجود ندارد .
اما اگر هم وجود داشت ممکن نمی شد . زیرا آمادگی به تغییر نیازمند است .
دوم ، پیش بینی های کاملا دقیق در صورتی امکان پذیر است که سیستم ، محیط آن یک سیستم پبرگرایانه یا بخشی از آن باشد که از قانون علت و معلول تبعیت می کندو وضعیت آن قوانین مربوط به آن در هر لحظه در زمان کاملا شناخته شده باشد .
سوم ، در صورتی می توان آینده را کاملا پیش بینی کرد که کاملا تحت کنترل باشد . یعنی ما قادر مطلق باشیم اگر چنین بود پیش بینی بی معنا می شد زیرا ما می توانستیم هر آینده دلخواهی را پدید آوریم .
مدیریت زمان
الگوهایی برای تنظیم دقت مدیریت به همراه توصیه های کاربردی مدیریت ، ترجمه و

منابع و مراجع :
1. دانشنامه آزاد رشد
2.دانشنامه آزاد وکی پدیا
4. شرکت آی .بی .ام راهنمای برنامه ریزی سیستمهای اطلاعاتی بر اساس متدولوژی "BSP" /IBM شرکت داده پردازی 1377 مترجم نرگس مینا.
5. گزارش برنامه راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت سازمان تربیت بدنی 1995 و 1996.
تالیف
دکترمحمود علی حقیقی – محمد مهدی علی مردانی
برنامه ریزی راه بردی برای سازمانهای غیر انتفاهی . هدف مایلک آسیون
برنمه ریزی تعاملی اثر روسل ایکاف
رویگرد های سازمان و مدیریت و رفتار سازمانی " چشم انداز سپرت مدرن " و دکتر علیرضا امیر کبیری " جزوه ی صانبی مدیریت اسلامی "

برنامه ریزی راهبردی………………………………………………………………………………….  26