آموزش کامل نرم افزار ورد Word

پیشگفتار
نامه و نامه نگاری
ویژگی های اصلی ورد در فصول جداگانه این کتاب، که اولین جلد از مجموعه کتاب های راهنمایی بنیادی ورد است، راه اندازی برنامه، شناخت پنجره و نوارهای ابزار، وارد کردن متن، و تغییر ظاهر آن در این کتاب بررسی می شود. همچنین این کتاب نشان می دهد چگونه اسناد خود را ذخیره کرده و آنها را در پوشه ها سازماندهی و چاپ کنید، با استفاده از ابزارهای ورد نظیر الگوها (Template) و ویزاردها، بهینه کنید و از الحاق پستی (Mail Marge) استفاده نماید.

فصل اول
ورد مایکروسافت

ورود مایکروسافت حدود یک دهه است که وجود دارد، و با هر نگارش جدید بر قابلیت های به عنوان یک برنامه واژه پرداز پیشرو افزوده می شود.
ورد چه کاری می تواند انجام دهد؟
ویژگی های موجود در ورد، آن را به یکی از انعطاف پذیرترین واژه پردازها تبدیل کرده است. می توان برای نوشتن هر چیزی، از یک لیست خرید تا نوشتن یک کتاب بزرگ از ورد استفاده کرد، علاوه بر متن و اشکال و گرافیک ها، چارت ها، جداول و نمودارها، عنوان ها، سرصفحه و پاصفحه، مراجع متقاطع، پانوشت ها، سمبل ها، و لغت نامه ها نیز می توان استفاده کرد که همگی به سهولت در ورد انجام می شود. ورد می تواند هجا و دستور زبان، خوانا بودن متن، جستجو و تعویض کلمات، ورد داده ها، و محاسبات را انجام داده و برای بسیاری از اسناد، از یادداشت تا صفحات وب الگوهایی فراهم آورد. قابلیت ها، سهولت طراحی و قالب بندی، ورد را به یک نرم افزار نشر رومیزی تقریباً کامل تبدیل کرده است، خلاصه این که، کمتر کاری است که ورد نتواند انجام دهد .
یک سند ورد چیست؟
در ساده ترین شکل، یک سند ورد، ترتیبی از کاراکترهای موجود در حافظه کامپیوتر است. با استفاده از ورد، می توان یک سند را ویرایش نمود، بر مطالب آن افزود و به اشکال مختلف آن را صفحه بندی کرد. به محض ایجاد سند، می توان کارهای مختلفی نظیر ذخیره کردن، چاپ و ارسال آن از طریق ایمیل را انجام داد.
راه اندازی ورد
ورد مانند سایر برنامه های تحت ویندوز راه اندازی می شود. می توان ورد را به تنهایی یا همراه با نرم افزارهای دیگر اجرا کرد تا بتوان داده ها را با سایر برنامه ها مبادله نمود.

1- اجرا از طریق منوی Start
ماوس را روی دکمه Start ببرید و روی دکمه چپ موس کلیک کنید.
ماوس را از منوی باز شده به قسمت Programs ببرید، منوی دیگری در سمت راست ظاهر می شود.
ماوس را در منوی دوم پایین بیاورید و روی عبارت Microsoft Word قرار دهید. (اگر این عبارت وجود نداشته باشد ممکن است تحت عنوان Microsoft Office آن را بیابید) سپس روی کلید چپ ماوس کلیک کنید.
پنجره ورد ماکروسافت باز می شود.
2- راه اندازی از طریق میانبر
ممکن است میانبر ورد را در دسک تاپ خود داشته باشید در این صورت روی این میانبر دو بار کلید چپ ماوس را بزنید.
پنجره ورد مایکروسافت باز می شود.
پنجره ورد
ابتدا ممکن است پنجره ورد مانند صفحه نمایش کامپیوتر یک شاتل فضایی به نظر برسد. در هر صورت، به زودی در می یابید که فرمان های مشابه خیلی ساده گروه بندی شده اند. این ترکیب "نظیر – به- نظیر" کمک می کند تا به سرعت فرمان دلخواه خود را بیابید. در هنگام مطالعه این کتاب، دستورات را اجرا کنید.
1- نوار عنوان
2- نوار منو، حاوی منوهای اصلی
3- نوار ابزار استاندارد، حاوی دکمه هایی برای فرمان های رایج است.
4- نوار ابزار اصلی قالب بندی (گزینه های اصلی صفحه بندی)
5- انتخاب کننده تب ها
6- دکمه های تورفتگی از چپ
7- خط کش
8 دکمه تورفتگی از راست
9- مکان نما
10- صفحه اصلی ورد متن
11- تقسیم کننده پنجره
12- پیکان پیمایش به سمت بالا
13- دکمه پیمایش
14- نوار پیمایش عمودی
15- پیکان پیمایش به سمت پایین
16- دکمه پیمایش یک صفحه ای به سمت بالا
17- انتخاب شی برای جستجو
18- پیمایش یک صفحه ای به سمت پایین
19- نمای Normal
20- نمای وب
21- نمای صفحه ای Page Layout
22- نمای آوت لاین
23- پیکان پیمایش به سمت چپ
24- دکمه پیمایش افقی
25- نوار پیمایش افقی
26- پیکان پیمایش به سمت راست
27- زبان
ترکیب نوار ابزار
اگر نوار ابزار formatting در زیر نوار ابراز استاندارد نشان داده نشده است. نشانگر ماوس ر ا روی دستگیره نوار ابزار formatting قرار دهید تا به فلش چهار سر تبدیل شود. دکمه چپ ماوس را نگه داشته، نوار ابزار را به محل دیگری بکشید.
نوار ابزارهای ورد
بسیاری از فرمان های ورد، بر روی نوار ابزارهای متعدد قرار گرفته اند. دو نوار ابزار اصلی شامل نوار ابزار استاندارد و نوار ابزار قالب بندی است. که ویژگی های پر استفاده ورد را در بر دارند. همچنین بیش از 20 نوار ابزار دیگر نیز در ورد وجود دارد. در نوار منو روی Tools کلیک کنید، و گزینه Customize را انتخاب نمایید. کادر محاوره ای Customize (سفارشی کردن) ظاهر می شود روی برگه Toolbars کلیک کنید تا انواع نوار ابزارها را ببینید.

نوار ابزار استاندارد Standard

1- سند جدید
2- باز کردن پوشه یا فایل
3- ذخیره
4- ایمیل
5- چاپ
6- پیش نمایش چاپ
7- غلط یاب املایی و گرامری
8- برش متن
9- کپی کردن متن
10- درج متن انتخاب شده
11- اعمال قالب بندی
12- برگردان تغییرات
13- انجام مجدد تغییرات
14- قرار دادن لینک
15- جداول و کادرها
16- قرار دادن جدول
17- قرار دادن برگه اکسل
18- ستون ها
19- نوار ابزار ترسیم
20- پیش نمایش سند
21- نمایش/ پنهان کردن علایم قالب بندی
23- کمک از ورد مایکروسافت

سفارشی کردن یک نوار ابزار
مثلاً برای افزودن دکمه Close به یک نوار ابزار، روی برگه Customize کلیک کنید.
نشانگر را روی علامت Close برده، دکمه ماوس را پایین نگهدارید و علامت را به یکی از نوارهای ابزار بکشید. سپس دکمه ماوس را رها کنید.

نوار ابزار قالب بندی Formatting

24- انتخاب شیوه ها
25- انتخاب قلم
27- سیاه، پررنگ
28- کج، مورب
29- زیر خط
30- تراز از چپ
31- تراز مرکز
32- تزار از راست
33- تراز از هر دو طرف
34- لیست شماره دار
35- لیست گلوله دار
36- کاهش تورفتگی
37- افزایش تورفتگی
38- کادرها و خطوط
39- رنگ ماژیکی
40- رنگ قلم
41- جمع کردن پنجره ورد
42- حداکثر کردن پنجره ورد
43-بستن برنامه
44- بستن سند

ابزار نما
برای استفاده از این دکمه ها لازم نیست همه آنها را به خاطر بسپارید. نشانگر ماوس را روی یکی از دکمه برده و کمی نگه دارید، یک ابزار نما ظاهر می شود که کارکرد دکمه را به شما می گوید.

فصل دوم
اولین نامه شما

ورد مایکروسافت کار نوشتن نامه و چاپ آن را از هر زمانی راحت تر کرده است، این فصل مراحل ساده ایجاد اولین نامه شما را آموزش می دهد.
تایپ کردن نامه
پس از اجرای ورد، اولین تصویری که می بینید یک صفحه خالی و نشانگری است که در آن چشمک می زند، این ناحیه توسط دکمه ها و علایمی احاطه شده که معنایی برایتان ندارد، غصه نخورید. برای شروع، اولین کاری که باید بر روی آن تمرکز کنید، نوشتن نامه در ناحیه خالی است.
1- شروع تایپ
در اولین خط آدرس خود را تایپ کنید. در جریان تایپ، مکان نما با متن شما حرکت می کند، غصه تایپ اشتباه را نخورید. اشتباهات به سادگی اصلاح می شوند.
2- شروع یک خط جدید
کلید Enter را بزنید
حالا مکان نما را به ابتدای خط جدید می رود.
مکان نما
مکان نما یک خط عمودی چشمک زن است که با تایپ کردن به جلو حرکت می کند. این نقطه در هر جا که باشد. حروف تایپ شده شما در آن محل ظاهر می شود.
3- کامل کردن آدرس
تایپ آدرس را خاتمه دهید، و در پایان هر خط کلید Enter را بزنید.
در پایان خط کلید Enter را دو بار بزنید تا یک خط خالی ایجاد شود.
4- شروع نامه
تاریخ را تایپ کرده و یک خط خالی دیگر ایجاد کنید، سپس آدرس گیرنده را تایپ کنید.
با سه باز زدن کلید Enter دو خط خالی ایجاد کنید، و عنوان نامه را تایپ کنید.
5- ایجاد پاراگراف ها
یک خط خالی دیگر ایجاد کرده و اولین پاراگراف را شروع کنید. هنگام تایپ یک پاراگراف (بند) در ورد، تا پایان پاراگراف به تایپ کردن ادامه دهید و فقط در پایان پاراگراف کلید Enter را بزنید. در پایان هر خط مکان نما به صورت خودکار به خط بعدی می رود.
برای شروع یک پاراگراف جدید، پاراگراف اول را با زدن کلید Enter خاتمه دهید. حالا برای شروع پاراگراف جدید آماده اید.
6- پایان تایپ نامه
اگر نامه شما بزرگ باشد و در صفحه نمایش جا نگیرد، ورد متن را به سمت بالا جابه جا می کند. اگر می خواهید به قسمت های قبل نگاه کنید کلید را نگهدارید. مکان نما به سمت بالا حرکت کرده تا به قسمت بالای نامه برسد.
پس از آخرین پاراگراف، نام خود را بنویسید و کلید Enter را دو بار بزنید تا جایی برای امضاء ایجاد شود.
حالا اولین نامه خود را با ورد تایپ کرده اید.
اصلاح غلط های تایپی در جریان تایپ کردن
1- رفع خطا
در جریان تایپ، یک کلمه را غلط تایپ کرده اید.
برای حذف کلمه نادرست، ابتدا کلید Bksp را بزنید و با هر بار فشار دادن این کلید یک حرف را پاک می کند.
به این کار ادامه دهید تا کلمه نادرست حذف شود. (تصویر 13)
2- جایگزینی خطا
دوباره کلمه را تای کنید. فراموش نکنید که قبل از هر کلمه یک فاصله قرار دهید. دکمه Bksp فاصله ای را که قبل از مکان نما قرار گرفته باشد، پاک می کند.
اکنون اشتباه را اصلاح کرده اید و می توانید به تایپ نامه تان ادامه دهید.
علایم قالب بندی
ورد از نشانه های نامریی (که نشانه های قالب بندی نامیده می شوند) در داخل متن استفاده می کند تا فاصله ها را نشان دهد. ابتدا و در هنگام چاپ این علایم ظاهر نمی شوند و متن همانی است که در چاپ ظاهر خواهد شد، اما ممکن است بخواهید این علایم را مشاهده کنید. برای دیدن این علایم بر روی نشانه آن در میانه نوار ابزار استاندارد کلیک کنید. علایم قالب بندی ظاهر می شود کلیک مجدد این دکمه، علایم را پنهان می کند.
اصلاح خطاهای قبلی در متن
وجود اشتباه در جریان تایپ اجتناب ناپذیر است، مثلاً اشتباه در حروف یا تکرار آن ها اتفاق می افتد. اگر در تایپ خود به خطایی برخوردید ، می توانید مکان نما را به محل خطا برده و به آسانی آن را اصلاح کنید.
1- حرکت به محل خطا
اگر محل خطا در مکانی بالاتر از مکان نما باشد، و در صورتی که با روش استفاده از صفحه کلید آشنا نیستید، می توانید با ماوس در محل اشتباه تایپی کلیک کنید، مکان نما به آن محل منتقل می شود.
با استفاده از کلید مکان نما را به خط حاوی اشتباه تایپی ببرید.
با استفاده از کلیدهای و مکان نما را به آخر کلمه نادرست انتقال دهید.
2- اصلاح خطا
کلمه نادرست را حذف و کلمه صحیح را تایپ کنید. حالا خطا اصلاح شده است.
پس از اصلاح خطا با کلید به محل درج قبلی برگردید. حالا می توانید به تایپ کردن ادامه دهید.

اضافه کردن کلمات در میانه متن
با استفاده از ورد، تغییر دادن متن در هر زمان دلخواه آسان است. اگر تصمیم گرفتید که چیزی به نامه اضافه کنید، یا ناگهان به یاد آورید که مطالب مهمی را فراموش کرده اید، می توانید با استفاده از مکان نما آن را اضافه کنید.
1- قرار دادن مکان نما در محل دلخواه
مکان نما را به محلی که قصد دارید کلماتی اضافه کنید، منتقل نمایید، باز هم با صفحه کلید تمرین کنید. به خاطر داشته باشید که فقط به محلی که متن دارد می توانید بروید.
2- افزودن کلمات
متن جدید را تایپ کنید. اگر مکان نما در وسط یک پاراگراف باشد، می بینید که ورد کلمات بعد از مکان نما را به جلو می راند تا برای کلمات وارد شده جا باز کند.
با استفاده از کلیدهای جهت دار به محل تایپ بقیه متن برگردید.
دستکاری پاراگراف
پاراگراف ها متن شما را سازماندهی می کنند و به سند شکل زیبا داده و بر خوانایی آن می افزایند. با استفاده از ورد، ایجاد پاراگراف آسان است، حتی می توانید دو پاراگراف را با هم ترکیب کنید.
1- تقسیم یک پاراگراف
بر ای تبدیل یک پاراگراف به دو پاراگراف مکن نما را به ابتدای جمله ای که می خواهید در شروع پاراگراف بعدی باشد ببرید. سپس Enter را بزنید. حالا دو پاراگراف دارید.
2- ترکیب پاراگراف ها
اگر می خواهید دو پاراگراف را تبدیل به یک پاراگراف کنید، مکان نما را در محل شروع پاراگراف دوم قرار داده و کلید Bksp را فشار دهید. اکنون پاراگراف های شما به یک پاراگراف تبدیل شده اند.
3- نشانه های پاراگراف
با فشار دادن دکمه Enter یک پاراگراف ر ا خاتمه داده و یک نشانه پاراگراف ایجاد می کنید. می توانید با فعال کردن ، این نشانه ها را مشاهده کنید. حذف خط خالی بین پاراگراف، ها چیزی جز حذف این نشانه ها نیست.
استفاده از ورد برای ایجاد یک صفحه جدید
اگر می خواهید قبل از رسیدن متن به پایین یک صفحه، صفحه جدید ایجاد کنید، می توانید صفحه را به دو بخش تقسیم کنید. مکان نما را به محل شروع صفحه جدید ببرید. کلید ctrl را نگهدارید و Enter را بزنید. ورد یک گسست صفحه (Page Break) "دستی" ایجاد می کند. می توانید برای حذف این صفحه، مکان نما را در گوشه بالا و چپ صفحه جدید قرار داده و کلید Bksp را بزنید.
ذخیره کردن نامه
حالا که نامه ایجاد و اصلاح شده است، باید آن را در هار دیسک کامپیوترتان ذخیره کنید، تا بعداً بتوانید آن را یافته، اصلاح و چاپ کنید.
1- ذخیره کرده فایل
نشانگر ماوس را در نوار منو روی File قرار دهید. روی این منو کیک کنید تا منوی به صورت کشویی باز شود. نشانگر ماوس را پایین بیاورید و روی Save کلیک کنید.
در کادر محاوره ای Save As که ر وسط صفحه نمایش باز می شود، می توانید نامی باری نامه خود وارد کنید و محلی را برای ذخیره کردن آن تعیین نمایید.
2- نام نگاری و ذخیره
نامی بر ای فایل خود انتخاب کرده و آن را در قاب قسمت File Name وارد کنید.
در جعبه Save in پوشه ای برای ذخیره نامه انتخاب و بر روی دکمه Save کیک کنید. کادر محاوره ای بسته شده و فایل شما بر روی هاردیسک ذخیره می گردد.
چاپ کردن نامه
1- چاپ فایل
روی منوی File کلید کنید تا به صورت کشویی باز شود.
این بار از منوی باز شده، print را کلیک کنید.
2- چاپ نامه
کادر محاوره ای ‍Print ظاهر می شود. فعلاً به گزینه های موجود در این کادر کاری نداشته باشید. فقط اطمینان حاصل کنید که چاپگر به کامپیوتر متصل شده و روشن است.
روی دکمه Ok در پایین کادر محاوره ای کیک کنید. چاپ نامه آغاز می شود.
تا اینجا، با ورد یک نامه را تایپ ، اصلاح، ذخیره، و چاپ کرده اید. این مراحل ساده، نحوه ایجاد یک نامه به وسیله ورد مایکروسافت را به شما نشان داده است. حالا به جزئیات بیشتر می پردازیم و هر مرحله را به طور مفصل شرح می دهیم.

فصل سوم
کار با متن

این فصل به روش های کار با متن، حرکت در متن، انتقال متن به محل دیگر، حذف و کپی کردن متن می پردازد.
حرکت کردن د ر میان متن
برای حرکت در متن و دیدن مکان های مختلف آن، راه های مختلفی وجود دارد، اینجا برخی تکنیک های حرکت در متن به وسیله ماوس یا صفحه کلید شرح داده می شود.
1- رفتن به شروع نامه
مکان نما در جایی میان و نامه یا در انتهای آن است.
کلید Ctrl را نگه دارید و کلید Home را فشار دهید.
حالا قسمت بالای نامه مشاهده می شود. مکان نما در ابتدای اولین خط نامه قرار گرفته است.
2- رفتن به انتهای متن
کلید Ctrl را نگهدارید و کلید End را بزنید.
حالا صفحه انتهای متن را نشان می دهد. مکان نما در انتهایی ترین قسمت متن است.
3- پیمایش متن
اگر نمی توانید بخش هایی از نامه تان را ببینید، نشانگر ماوس را روی جعبه لغزنده در نوار پیمایش قرار دهید. کلید چپ را نگهدارید و جعبه را به بالا و پایین حرکت دهید تا در میان متن پیمایش کند.
به طریق دیگر، می توانید از پیکان های بالا و پایین نوار پیمایش استفاده کنید، و بر روی آن ها کلیک کرده تا متن به بالا و پایین حرکت نماید.
به محض رسیدن به متن مورد نظر، دیگر کاری نکنید.

حرکت در میان متن بدون ماوس
اگر می خواهید بدون ماوس سریعاً در متن حرکت کنید، می توانید از دکمه های PgUp و PgDn در صفحه کلید استفاده کنید. این روش مکان نما را به طور مستقیم جا به جا می کند. می توانید از کلیدهای جهت دار برای قرار دادن دقیق مکان نما در محل دلخواه استفاده کنید.
4- کلیک کردن روی متن
نشانگر ماوس را به نقطه دقیقی در متن ببرید.
یک بار دکمه چپ را بزنید. مکان نما در محل کلیک ماوس ظاهر می شود.
انتخاب کردن متن
قبل از این که ورد تغییرات مورد نظر شما را اعمال کند، باید به ورد بگویید کدام قسمت از متن را می خواهید تغییر دهید. این عمل، به وسیله انتخاب متن، که یکی از پرکاربردترین عملیات در ورد است، انجام می شود.
1- استفاده از صفحه کلید
مکان نما را به ابتدای محلی که می خواهید انتخاب کنید، منتقل نمایید.
کلید Shift را نگهدارید و کلید را فشار دهید. در هر بار فشار دادن این کلیدها یک حرف از متن به صورت بلوک انتخاب شده در می آید.
اگر متنی را که می خواهید انتخاب کنید در بیش از یک خط قرار گرفته است، کلید shift را نگه داشته و از کلید برای انتخاب هر بار یک خط و سپس از کلیدهای و برای انتخاب پایان بلوک استفاده کنید. تا زمانی که قطعه متن مورد نظر انتخاب نشده کلید Shift را رها نکنید.

گم شدن مکان نما
حتما توجه کرده اید که هنگام بلوک کردن یک تکه از متن، مکان نما در پنجره ورد مشاهده نمی شود، آنچه که اتفاق افتاده این است که بلوک انتخاب شده خود به یک مکان نمای بزرگ تبدیل می شود. در این حالت باید بسیار محتاط باشید زیرا فشار دادن یک کلید کاراکتری، مه متن انتخاب شده را با آن کاراکتر جایگزین می کند.
2- استفاده از ماوس
نشانگر ماوس را به محل دقیق انتخاب متن ببرید. دکمه چپ ماوس را پایین نگهداشته و نشانگر را به محلی که قرار است انتهای بلوک باشد، بکشید.
دکمه ماوس را رها کنید. حالا بلوک متن انتخاب شده است.
اگر خطایی کردید، در خارج از بلوک کلیک کنید و کار را از سر بگیرید.
3- انتخاب همه متن
در نوار منو روی Edit کلیک کنید. منو باز می شود.
در نوار نو روی select All کلیک کنید.
همه متن نامه انتخاب می شود.
روش دیگر، این است که می توانید نشانگر ماوس را در سمت چپ متن قرار دهید. در این حالت به پیکانی تبدیل می شود که به سمت راست اشاره می کند. کلید Ctrl را نگهدارید و دکه چ ماوس را بزنید. حالا همه متن شما انتخاب شده است.
4- انتخاب هر بار یک خط
انتخاب کردن بلوک متنی از طریق خطا ها در زمان صرفه جویی می کند. نشانگر ماوس را به اولین خط از متنی که می خواهید ببرید و در سمت چپ آن قرار دهید، دکمه چپ ماوس را پایین نگه دارید و نشانگر را ت آخرین خط بلوک متن بکشید. دکمه ماوس را رها کنید اکنون بلوک متنی انتخاب شده است.
جا به جا کردن، بریدن و چسباندن متن
می توانید بلوک های متنی را در یک سند یا بین دو سند جابه جا کنید.
ساده ترین روش برش دادن (Cut) بلوک انتخاب شده متن، و چسباندن (Paste) آن به درون بخش دیگر است.
1- برش متن
یک بلوک متنی را انتخاب کنید.
در نوار منو روی Edit کلیک کرده تا منوی آن باز شود.
در منوی باز شده، روی Cut کلیک کنید. بلوک متنی ناپدید می شود، اما از دست نمی رود. مابقی متن حرکت کرده و جای آن را پر می کند.
2- چسباندن (Paste) متن
مکان نما را در محلی که می خواهید متن دوباره ظاهر شود، قرار دهید.
در نوار منو روی Edit و سپس Paste کلیک کنید.
درست در محلی که می خواهید، متن چسبانده می شود.
کپی کردن متن
ممکن است بخواهید یک بلوک متن را به محل جدید کپی کنید، و بلوک اصلی هم در محل قبلی خود بماند. پس از انتخاب بلوک متن به جای انتخاب Cut، فرمان Copy را انتخاب کنید. بلوک متن در جای خود باقی می ماند، اما اکنون می توانید یک کپی از آن را در جای دیگری قرار دهید. (رونوشت گیری)
جا به کردن ، کشیدن و انداختن متن
سریع ترین روش برای انتقال متن این است که فقط از ماوس استفاده کنید. همین که بخشی از متن را به ورد معرفی کردید، می توانید آن را به محل دلخواه کشیده و در آن قرار دهید.
1- انتخاب متن
2- جابه جا کردن متن
نشانگر ماوس را روی بلوک متنی انتخاب شده قرار دهید. دکمه چپ ماوس را پایین نگهدارید، و آن را به محلی که می خواهید متن در آنجا ظاهر شود ببرید. تا هنگامی که به محل دلخواه نرسیده اید دکمه ماوس را رها نکنید.
حالا دکمه ماوس را رها کرده تا متن در محل جدید ظاهر شود.

فصل چهارم
تغییر قالب بندی

در این بخش به نحو چیده شدن متن در صفحه می پردازیم. رایج ترین تغییرات نحوه چیده شدن، تراز کردن یا ایجاد تورفتگی در متن است.
ایجاد تورفتگی در آدرس
1- انتخاب آدرس
با استفاده از ماوس یا صفحه کلید، خطوطی که متن و یا آدرس را در آنها تایپ کرده اید، انتخاب کنید.
2- تغییر تورفتگی
درست در قسمت بالای متن، یک خط شماره گذاری شده است که خط کش نام دارد.
نشانگر ماوس را روی دکمه کوچکی که نشانگر تورفتگی از راست نامیده می شود. ببرید.
روی دکمه ای که در انتهای نشانگر تورفتگی راست قرار دارد کلیک کنید و دکمه ماوس را پایین نگهدارید.
نشانگر تورفتگی را در خط کش به سمت راست بکشید و به این وسیله میزان تورفتگی را تعیین کنید.
حالا دکمه چپ ماوس را رها کنید. آدرس در صفحه جابجا می شود.
ایجاد تورفتگی در پاراگراف
ممکن است بخواهید شروع پاراگراف ها کمی بیشتر به داخل برود (تورفتگی خط اول). یا ممکن است بدنه پاراگراف غیر از خط اول، به داخل جابه جا شود (تورفتگی آویزان یا پاراگراف آویزان). مراحل زیر روش این کار را به شما آموزش می دهد.
1- پاراگراف را انتخاب کنید.
فقط پاراگرف های از نامه را انتخاب کنید که حاوی آدرس، تعارفات، و امضاء نباشند.
2- تورفتگی خط اول
نشانگر ماوس را روی دکمه تورفتگی راست در خط کش ببرید.
هنگامی که ماوس روی دکمه قرار گرفت، دکمه چپ ماوس را پایین نگهدارید.
نشانگر را به محلی بکشید که می خواهید محل شروع خط اول پاراگراف باشد.
دکمه ماوس را رها کنید. حالا اولین خط هر پاراگراف تورفتگی پیدا می کند.
3- تورفتگی آویزان (پاراگراف آویزان)
برای این کار مانند مرحله 1 (صفحه قبل) متن را انتخاب کنید.
حالا نشانگر ماوس را روی دکمه تورفتگی راست قرار دهید.
نشانگر ماوس را روی بخش میانی دکمه تورفتگی راست قرار داده (از دو قسمت دیگر استفاده نکنید).
دکمه چپ ماوس را پایین نگه داشته و آن را به سمت چپ و به محل دلخواه بکشید.
دکمه ماوس را رها کنید. حالا پاراگراف شما به صورت آویزان تورفتگی پیدا می کند.
ترازبندی
در حال حاضر، غیر از آدرس همه متن شما در سمت راست تراز شده است. حروف سمت راست در یک خط قرار دارند، در حالی که حروف سمت چپ حالتی دندانه ای، مانند متن تایپ شده توسط ماشین تحریر، دارد. ورد می تواند حروف سمت چپ را نیز در یک خط قرار دهید، مانند پاراگراف های این کتاب که متن تراز شده (justified Text) نامیده می شود. سایر امکانات شامل تراز از راست و تراز از وسط است.
1- متن تراز شده متنی را که میخواهید تراز شود، انتخاب کنید. منوی Format را کلیک کنید تا باز شود.
در منوی باز شده روی گزینه Paragraph کلیک کنید.
در کادر محاوره ای که نمایش داده می شود، روی منوی کشویی کنار Alignment کلیک کنید تا باز شود.
از این منوی باز شده، روی justified کلیک کنید.
روی دکمه Ok کلیک کنید تا کادر محاوره ای بسته شود.
حالا متن از سمت چپ و راست تراز می شود.
2- متن تراز شده از راست
مرحله 1 (صفحه قبل) را تا جایی که به منوی کشویی Alignment برسید، تکرار کنید.
این بار از منوی باز شده Right را انتخاب کرده و روی Ok کلیک کنید. (تصویر 64)
3- تراز در وسط
مرحله 1 را تکرار کنید تا منوی کشویی Algnment باز شود.
این بار روی Center کلیک کرده و Ok را نیز کلیک کنید.
متن شما در مرکز قرار می گیرد.
راه سریع تراز کر دن متن
همچنین می توانید برای تراز کر دن سریع از دکمه های تراز بندی نوار ابزار استفاده کنید. ابتدا متن را انتخاب کرده. سپس روی دکمه دلخواه کلیک کنید تا متن انتخاب شده تراز شود. دکمه ها را چپ به راست عبارتند از:
تراز چپ، تر از وسط، تراز از راست، تراز از هر دو طرف.

فصل پنجم
نمای ظاهری

متن شما بهتر از قبل شده است. در هر صورت، ویژگی های دیگری در ورد وجود دارد که می توانند متن را تغییر شکل دهد، به نحوی که به صورت دلخواه درآید.
قلم و اندازه قلم
قلم (Font) نوع حروفی است که ورد برای نشان دادن متن به کار می برد می توانید از قلم مختلف برای انواع نامه ها استفاده کنید. همچنین می توانید اندازه قلم را افزایش یا کاهش دهید.
1- کادر محاوره ای Font
مه متن نامه را انتخاب کنید.
منوی Format را کلیک کنید تا باز شود.
از منوی باز شده ، Font را انتخاب کنید. کادر محاوره ای Font باز می شود.
راه سریع قالب بندی قلم ها
حتما توجه کرده اید که در نوار ابزار Formatting دکمه هایی برای B I U پر رنگ، کج، یا زیر خط دار کردن وجود دارد (درست بالای خط کش) . برای قالب بندی قلم ها بدون استفاده از کادر محاوره ای Font، می توانید از این دکمه ها برای قالب بندی متن استفاده کنید. Font و Font Size منوهای کشویی هستند. کشویی هستند. دکمه های شیوه قلم، که در کنار این منوها قرار گرفته اند می توانند به قلم حالت پررنگ، مورب، یا زیرخط دار بدهند.
2- تغییر قلم (Font)
در کادر محاوره ای Font ، پنجره ای به نام Font وجود دارد که حاوی مشخصات قلم است. با نوارهای پیمایش لیست Font می توانید قلم مناسب را انتخاب کنید. احتمالاً در حال حاضر قلم شما Times New Roman یا Arial است.
با کلیک بر روی نوع دیگر قلم، ظاهر متن در پنجره Preview نمایش داده می شود.
به جستجو لیست ادامه دهید تا اینکه قلم دلخواه خود را بیابید.
3- اندازه قلم (Font Size)
حالا به منوی Size در سمت بالا و راست کادر محاوره ای Font نگاه کنید.
احتمالاً اندازه قلم در مقدار 10 تنظیم شده که خیلی کوچک است. سعی کنید روی 12 یا هر مقداری که می خواهید، کلیک کنید. اغلب برای متن های ساده از انداز های 10 تا 12 استفاده می شود.
پنجره پیش نمایش (Prview) قلم جدید را با اندازه جدید آن نمایش می دهد.
4- اعمال تغییرات ایجاد شده
هنگامی که از انتخاب قلم و اندازه آن راضی شدید، روی دکمه Ok کلیک کنید.
کادر محاوره ای Font بسته می شود. حالا متن شما با قلم و اندازه جدید قالب بندی می شود.
شیوه قلم
علاوه بر قلم معمولی، سه شیوه دیگر قلم، پررنگ (Bold) ، مورب (Italic) ، و زیرخط دار، وجود دارند که برای تاکید بر کلمات عبارات، یا یک بلوک از متن مورد استفاده قرار می گیرد. همچنین می توان از این شیوه ها به صورت ترکیبی استفاده کرد تا جلوه خاصی به متن بدهد.
1- متن تیره (پررنگ یا Bold )
متنی را که می خواهید تیره شود. انتخاب نمایید.
کادر محاوره ای Font را از منوی Format باز کنید.
در منوی Font Style ، گزینه Bold را انتخاب کنید.
روی Ok کلیک کنید تا کادر محاوره ای Font بسته شود.
حالا متن شما به صورت تیره در می آید.
2- متن مورب
مرحله 1 را انجام دهید، اما این بار از منوی Font Style ، گزینه italic را انتخاب کنید.
روی Ok کلید کنید تا کادر محاوره ای Font بسته شود.
متن انتخابی شما به صورت مورب نمایش داده می شود.
3- متن زیرخط دار
متن را انتخاب کنید و کادر محاوره ای font را باز کنید.
منوی Underline را باز کنید.
گزینه های زیر خط ممتد وجود دارند، اما مفیدترین آنها Single یک خط در زیر متن انتخاب شده است. یک حالت دیگر Words only است که فقط زیر کلمات خط می کشد، اما زیر فضای خال خط کشیده نمی شود. گزینه دلخواه خود را کلیک کنید.
روی Ok کلیک کرده و کادر محاوره ای Font را ببندید.
حالا متن انتخاب شده به صورت زیر خط دارد نمایش داده می شود.
فاصله گذاری خط ها (Line Spacing)
ممکن است بخواهید فاصله بین سطرها را زیاد کنید تا بهتر خوانده شود. مثلاً اندازه double فاصله ای به اندازه یک خط بین دو خط متن ایجاد می کند.
گزینه های دیگری نیز وجود دارد.
1- همه نامه را در حالت انتخاب قرار دهید.
منوی format را کلیک کنید تا باز شود.
روی گزینه paragraph کلیک کنید تا کادر محاوره ای Paragraph باز شود.
2- انتخاب فاصله سطرها
پیکان کوچک سمت راست منوی Line Spacing را کلیک کنید تا منو باز شود.
گزینه Double را کلیک کنید.
روی دکمه Ok کلیک کنید. حالا متن شما با فاصله جدید که برای سطرها انتخاب کرده اید. ظاهر می شود.
3- چند سطر فاصله گذاشتن
شما فقط به انداز ه های 1.5 , Single و Double محدود نیستند.
بخشی از متن را انتخاب کرده و روی منوی Line Spacing کلیک کنید تا باز شود.
گزینه Multiple را از لیست انتخاب کنید.
در قاب At: عدد 3 ظاهر می شود. فاصله گذاری سه خطی انتخاب پیش فرض برای فاصله دهی Multiple است. اگر فاصله دیگری می خواهید، عدد 3 را انتخاب کرده و عدد دیگری را تایپ و روی Ok کلیک کنید..
سطرهای انتخاب شده با فاصله ای که تعیین کرده اید، از هم جدا می شوند.

فصل ششم
ذخیره کردن نامه ها

ذخیره کردن نامه ها در دیسک سخت امری حیاتی است، زیرا می توانید در زمان دیگری به آن دست یابید. این بخش مروری بر چگونگی ذخیره و بازیابی متن است.
کار با فایل ها
فایل، قطع ای اطلاعات است که بر روی دیسک سخت کامپیوتر ذخیره شده است. فایل می توانید یک صفحه گسترده، یک برنامه، یا نامه ای باشد که به وسیله ورد ایجاد کرده اید. لازم است در جریان کار، به ویژه کارهای طولانی، به طور مرتب و هر چند دقیقه یک بار حاصل کار خود را ذخیره کنید. اگر ناگهان برق برود یا کامپیوتر خاموش شود. در صورتی که کار خود را ذخیره کره باشید، چیزی از دست نداده اید.
1- ایجاد یک فایل جدید
پس از اجرای ورد، به طور خودکار یک فایل جدید ایجاد می شود که می توانید مطلب خود را در آن تایپ کنید.
ممکن است بعدا بخواهید یک فایل جدید ایجاد کنید. منوی File و سپس New را کلیک کنید.
روی Blank Document کلیک کرده تا انتخاب شود. سپس روی Ok کلیک کنید.
2- ذخیره کردن یک فایل
منوی File را کلیک کرده تا باز شود. روی Save کلیک کنید.
اگر فایل قبلا ذخیره شده باشد، فرمان Save نسخه جدید را ذخیره کرده و می توانید به تایپ کردن ادامه دهید. اگر برای اوین بار فایل را ذخیره می کنید، کادر محاوره ای Save As ظاهر می شود. می توانید نامی به فایل بدهید و محلی برای ذخیره کردن آن تعیین کنید.
3- باز کردن یک فایل
منوی File را باز کرده و روی Open کلیک کنید. کادر محاوره ای Open باز می شود.
در کار محاوره ای Open، فایل هایی که قبلا ذخیره شده اند، مشاهده می شود فایلی را که می خواهید باز شود، کلیک کرده سرانجام روی دکه Open کلیک کنید.
4- بستن یک فایل
معمولا پس از پایان کار بر روی یک فایل، آن را می بندید. منوی File را باز کرده و روی Close کلیک کنید.
اگر فایل را ذخیره نکرده باشید یا اگر پس از آخرین ذخیره سازی تغییری در آن ایجاد کرده باشید. از شما سوال می شود آیا می خواهید فایل ذخیره شود؟
اگر ذخیره کر دن را فراموش کرده اید، روی Yes کلیک کنید. در غیر این صورت روی No کلیک کنید.
اگر تردید دارید، روی Cancel کلیک کرد که و به سند برگردید.
5- ذخیره کرده فایل بر روی فلاپی
در منوی File روی Save As کلیک کنید تا باز شود.
روی (A:) Floppy کیک کنید.
روی دکمه Save کلیک کنید تا فایل در فلاپی ذخیره شود.
کار با پوشه ها
همچنانکه که فایل های بیشتری ایجاد می کندی، دیسک سخت شلوغ تر می شود. ممکن است هنگام باز کردن، فایل، نتوانید آن را پیدا کنید. راه حل این مشکل استفاده از پوشه (Folder) است. مثلاً پوشه Personal و finance و غیره، به نحوی که بدانید نامه ها را کجا ذخیره کنید یا آنها را بیابید.
1- ایجاد یک پوشه جدید
هنگامی که می خواهید یک فایل را در پوشه جدیدی ذخیره کنید، روی file و سپس Save As کلیک کنید. کادر محاوره ای Save As باز می شود. روی شمایلی که یک پوشه جرقه دار را نشان می دهد کلیک کنید این دکمه new Folder نامیده می شود.
کادر محاوره ای New Folder باز می شود. نامی برای پوشه جدید وارد کرده و روی ok کلیک کنید.
کادر محاوره ای New Folder بسته می شود و مجددا کادر محاوره ای Save As باز می شود که این بار یک پوشه خالی را نشان می دهد.
2- ذخیره کردن در داخل پوشه خودتان
در قسمت File Name نامی برای فایل وارد کرده و روی دکه Save کلیک کنید.
کادر محاوره ای بسته شده و فایل در پوشه جدید ذخیره می شود.
3- حرکت در داخل پوشه ها
برای باز کردن پوشه حاوی پوشه جاری، روی شمایلی که یک پیکان عمومی دارد کیک کنید، این شمایل در کادر محاوره ای Open نیز دیده می شود.
این همه پوشه . . . .
در یک پوشه، می توانید به تعداد دلخواه پوشه ایجاد کنید. بهتر است پوشه ها را مطابق نیازتان ایجاد کنید. می توانید یک پوشه کاری ایجاد کرده و در داخل آن دو پوشه custome (مصرف کننده) و Supplier (عرضه کننده) ایجاد کنید تا نامه های هر یک از از دو گروه را در پوشه های خودشان قرار دهید و یک پوشه، به نام پوشه شخصی (Personal) ایجاد کنید که حاوی پوشه هایی با نام های Friends (دوستان)، Family (خانواده ) و در غیره در داخل آن باشد. البته می توانید تقسیمات بیشتری در پوشه ها ایجاد کنید. یک نکته مفید این است که هنگامی یک پوشه ایجاد کنید که مفید واقع شود.

فصل هفتم
چاپ

به چاپ نامه ها نیاز پیدا می کنید. ورد دارای ویژگی هایی است که اجازه می دهد پی نمایش چاپ نامه را مشاهده کرده، آنها را بهبود بخشیده، و چاپ کنید.
پیش نمایش چاپ (Print Preview)
پیش نمایش چاپ اجازه می دهد چگونگی چاپ نامه را مشاهده کنید. این نمایش شکل فشرده چاپ نامه روی ورق کاغذ (احتمالا 5/8 × 11) است. تغییری که می توانید در پیش نمایش چاپ ایجاد کنید، تنظیم حاشیه ها اما ویرایش متن ممکن نیست. می توانید هر بار یک صفحه یا تعدادی از صفحات را مشاهده کنید. دیدن بیش از یک صفحه کمک می کند تا اثر تغییرات ایجاد شده را ببینید.
1- پیش نمایش متن را ببینید.
فایلی را که می خواهید چاپ شود، باز کنید.
به بالای متن در محل درج بروید.
روی منوی File کلیک کنید تا باز شود.
سپس گزینه Print Preview را انتخاب کنید.
حالا صفحه نمایش پیش نمایش چاپ نامه شما را نمایش می دهد.
2- نشان دادن صفحات متعدد
اگر نامه شما بیش از یک صفحه دارد می توانید همه صفحات را در یک صفحه مشاهده کنید. به نوار ابزار Print Preview نگاه کنید که تنها نوار ابزار موجود است. یک مربع می بینید که حاوی چهار مستطیل کوچک است.
این شمایل Multiple Pages (صفحات متعدد) است.
روی این شمایل کیک کنید، منوی صفحات باز می شود.
نشانگر ماوس را روی منو برده، تعداد دلخواه صفحات را انتخاب کنید. در مثال نشان داده شده 1*2 Pages (صفحات 1*2) انتخاب شده است، عدد اول نشانه ردیف و عدد دوم ستون صفحات است. حداکثر 3*8 صفحه می تواند انتخاب شود، که به وسیله کشیدن موس روی آنها تعیین می شود.
دکمه ماوس را رها کنید.
حالا می توانند نحوه چاپ صفحات نامه خود را مشاهده کنید.
3- تنظیم صفحه Page Setup
ممکن است بخواهید ظاهر نامه تان را بهبود بخشید. شاید بین متن و کناره های نامه فضای کافی وجود نداشته باشد. یا ممکن است تعدادی از صفحات به صفحه دیگری بروند که می شود آنها را در صفحه قبلی گنجاند. هر دو مشکل با تغییر حاشیه ها، قابل حل است.
منوی File را باز کنید و بر روی Page Setup کلید کنید.
کادر محاوره ای Page Setup باز می شود.
4- تغییر حاشیه ها
چهار کنترل برای تعیین حاشیه های بالا، پایین، چپ و راست در کادر محاوره ای Page Setup وجود دارد.
می توانید به مقدار 10/1 اینچ حاشیه ها را کاهش یا افزایش دهید. یا مقداری را به صورت مستقیم در کنترل ها وارد کنید.
پس از تنظیم حاشیه ها، رو Ok کلیک کنید.
اگر از تغییرات راضی بودید، در پیش نمایش چاپ روی Close کلیک کنید تا به حالت عادی نامه برگردید.

چاپ کردن نامه
روند حقیقی چاپ نامه، آسان است. با وجود پیش نمایش چاپ نیازی به چاپ های مکرر آزمایشی نداید. آنچه باقی می ماند این است که فرمان print را انتخاب کنید تا یک کپی واقعی از نامه خود ایجاد کنید.
1- کادر محاوره ای Print
منوی File را باز کرده و بر روی print کلیک کنید تا کادر محاوره ای Print باز شود.
اگر بخواهید، می توانید شماره صفحه ای را در کادر page وارد کنید تا فقط آن صفحه چاپ شود یا محدوده ای را در Page Range تعیین کنید.
می توانید در قسمت number of copies تعداد کپی های چاپی لازم را وارد کنید کنترل کنید که چاپگرتان به کامپیوتر متصل، و روشن باشد.
روی Ok کلیک کنید تا چاپ نامه آغاز شود.
چاپ کردن سریع
در بسیاری از موارد نیاز دارید که چاپ را سفارشی بهینه کنید، زیرا به یک کپی از نامه نیاز دارید. روی شمایل چاپگر در نوار ابزار کلیک کنید. نامه شما بدون ظاهر شدن کادر محاوره ای Print، به چاپ می رسد.

فصل هشتم
کمک گرفتن از ورد

ورد دارای ویژگی هایی مانند کنترل هجاها، کنترل دستور زبان، یک فرهنگ لغت، الگوهایی برای انتخاب سند، و ویزاردهایی برای ایجاد اسناد "سفارشی" است.
کنترل کننده هجی Spelling Checker هر چند نامه شما بر روی کاغذ زیبا چیده شده باشد، اما وجود غلط املایی از ارزش آن می کاهد. حتی اگر املای کلمات را بدانید، بروز خطای تایپ اجتناب ناپذیر است. ورد می تواند در جریان تایپ اجتناب ناپذیر است. ورد می تواند در جریان تایپ غلط ها را کنترل کند، یا می توانید پس از پایان کار از ورد بخواهید که املاء کلمات سند را کنترل کند. (این ویژگی ورد مخصوص زمانی است که کاربر متن را به زبان انگلیسی می نویسد. فارسی نیستند . به هر حال کاربرانی که بخواهند از ورد در متون انگلیسی استفاده کنند. این ویژگی ورد را بسیار مفید خواهند یافت.)
1- کنترل در جریان تایپ
یک خطای قرمز موجدار زیر واژه غلط کشیده می شود.
بر روی کلمه غلط راست کلیک کنید، یک منو ظاهر می شود.
ورد کلمات جایگزین ر ا لیست می کند، بر روی کلمه صحیح کلیک کنید.
کلمه خطا با کلمه صحیح جایگزین، و منو نیز بسته می شود.
2- افزودن کلمات
حالا یک کلمه صحیح تایپ کنید که ناشناخته است و کنترل کننده هجا آن را نمی شناسد، ملاً یک اسم غیرعادی یا یک کلمه بیگانه
اگر چه این کلمه خطا نیست، اما خط قرمزی زیر آن کشیده می شود.
روی کلمه راست کلیک کنید، منوی جهنده ظاهر می شود.
روی Add کلیک کنید. کنترل کننده هجی کلمه را به فرهنگ لغات اضافه می کند، و دیگر آن را به عنوان "خطا" نمی شناسد.
با این عمل خط قرمز موجدار ناپدید می شود، زیرا حالا کنترل کننده هجی این کلمه را صحیح می شناسد.
کنترل کننده دستور زبان Grammar checker کنترل کننده گرامری خودکار ورد شبیه به کنترل کننده هجی عمل می کند تفاوت آشکار آن، این است که ورد هر جا تصور کند خطای گرامری رخ داده، با یک خط سبز موجدار آن را مشخص می کند. کنترل کننده گرامری، به علت پیچیدگی زبان انگلیسی نمی تواند توصیه مفیدی بکند، بنابراین پیشنهادات آن را با احتیاط بپذیرید. (این ویژگی ورد نیز برای متون فارسی کاربرد ندارد. اما اگر نامه ای برای یک انگلیسی زبان تهیه می کنید، حتماً قبل از ارسال آن را با این ویژگی ورد بازبینی و اصلاح کنید.)
اصلاح گرامر (دستور زبان)
ورد یک جمله نادرست گرامری را یافته است.
روی جمله راست کلیک کنید تا منو باز شود.
پیشنهاد را بپذیرید یا روی About this sentence کلیک کنید تا مسئله شرح داده شود.
دستیار آفیس ظاهر می شود و خطا را از نظر ورد توضیح می دهد. دستیار آفیس از طریق منوی Help فعال می شود.
در محلی دور از توصیه ورد کلیک کنید تا پنجره Help بسته شود.
روی جمله راست کلیک کنید تا منو ظاهر شود، سپس روی پیشنهاد ورد کلیک کنید تا خطا اصلاح شود.

فرهنگ لغات (Thesaurus)
ممکن است بخواهید کلمات هم معنی برای کلمه خود پیدا کنید. ویژگی Thesaurus در ورد مانند یک فرهنگ لغت معمولی عمل می کند، با این تفاوت که به طور مستقیم کلمات هم معنی برای کلمه شما می یابد. این ویژگی ورد هم برای متون انگلیسی کاربرد دارد.
کلمان هم معنی (مترادف)
مکان نما را در کلمه ای قرار دهید که می خواهید معادلی باری آن بیابید. (تصویر 109)
روی منوی Tools کلیک کنید تا باز شود. سپس روی Language کلیک کنید.
از زیر منوی باز شده، روی Thesaurus کلیک کنید. (تصویر 110)
کادر محاوره ای Thesaurus ظاهر می شود. مترادف های کلمه در لیست سمت راست مشاهده می شود.
روی یک مترادف کلیک کنید. این کلمه در کادر Replace with Synonym ظاهر می گردد. روی دکمه Replace کلیک کنید.
کلمه شما با مترادف آن جایگزین می شود.
کنترل پس از اتمام تایپ کردن
برخی معتقدند که کنترل و هجی کردن و گرامر در جریان تایپ موجب اخلال در تمرکز حواس می شود. اگر مایلید می توانید این کنترل کننده ها را در جریان تایپ خاموش کنید.
1- خاموش کردن کنترل
برای خامش کردن کنترل هجی در جریان تایپ، منوی Tools را باز کنید.
روی Options کلیک کنید تا کادر محاوره ای Options باز شود.
این کادر برگه های زیادی دارد که جنبه های مختلف ورد را کنترل می کنند. روی برگه Spelling Grammar کلیک کنید تا گزینه های موجود برای هجی و گرامر نمایان شوند.
یک بار روی کنترل انتخابی Check spelling as you type کلیک کنید تا علامت آن برداشته شود.
روی Ok کلیک کنید. دیگر ورد هجی کلمات شما را کنترل نمی کند. در هر صورت، هنوز می توانید یک باره املاء کلمات را کنترل کنید.
اگر می خواهید ورد گرامر را هم کنترل نکنید، یکبار روی Check Grammar as you type کلیک کنید تا علامت آن برداشته شده، و کنترل گرامر خاموش شود.
2- کنترل سند
از نوار منو، منوی Tools را باز کنید.
در این منو، روی spelling and Grammar کلیک کنید. ورد به وسیله کادر محاوره ای spelling and Grammar بر روی سندتان کار می کند، و اگر خطایی بیابد به شما اطلاع می دهد.
اگر می خواهید یک هجی را بپذیرید، روی شکل صحیح کلمه پیشنهاد شده و سپس روی دکمه Change کلیک کنید.
اگر می خواهید خودتان خطا را اصلاح کنید، داخل پنجره Not in Dictionary کلیک کرده و مکان نما را روی خطا قرار دهید. خودتان کلمه را اصلاح کرد که و روی Change کلیک کنید.
اگر اطمینان دارید که خطایی رخ نداده، روی دکمه Ignoe کلیک کنید.
ورد سراغ خطایی بعدی می ورد، و اگر خطایی نیابد، با پیامی به شما می گوید که کنترل خاتمه یافته است. روی Ok کلیک کنید.

الگوها Templates
معمولاً هنگام ایجاد یک فایل جدید، یا از فایل خالی که ورد ایجاد کرده استفاده می کنید، یا با انتخاب Blank Document از کادر محاوره ای New یک فایل ایجاد می نمایید. این بار می توانید با استفاده از قالب های آماده در وقت خود صرفه جویی کنید. به عنوان مثال، مراحل زیر را انجام دهید تا نامه ای را با استفاده از الگوی Elegant Letter ایجاد کنید.
1- ایجاد یک فایل جدید
منوی File را باز کرده و روی New کلیک کنید.
در کادر محاوره ای New روی برگه Letters Faxes کلیک کنید و سپس روی Elegant Letter کلیک نمایید.
روی دکمه Ok کلیک کنید.
2- پر کردن مکان های خالی
اکنون فایل جدید شما باز است.
روی جعبه بالای نامه که در آن نوشته شده Click Here and type in company Name کلیک کنید. این جعبه چاپ نمی شود بلکه فقط محدوده ای را نشان می دهد که می توانید در آن تایپ کنید.
روی قسمتی که نوشته شده Click Here and type Recipient Address کلیک کنید حالا می توانید در این قسمت آدرس گیرنده را وارد کنید. با شروع تایپ نوشته قبلی ناپدید می شود.
با استفاده از مکان نما با ماوس، متن پاراگراف را از قبل انتخاب و شروع به تایپ کنید. متن قبلی ناپدید مشده و متنی که تایپ می کنید. جایگزین آن می شود. (تصویر 122)
نام و عنوان شغلی خود را در انتهای نامه قرار دهید. فقط در این خط کلیک کرده تا انتخاب شود، و شروع به تایپ کنید.
آدرس شما در پایین نامه قرار می گیرد. صفحه ر ا به طرف پایین پیمایش کنید و آدرس خود را در کادر آدرس وارد کنید.
حالا، با استفاده از الگوی Elegant Letter یک نامه ایجاد کرده اید.
ویزاردها Wizards
ویزاردها، طریقه ای آسان برای ایجاد سریع نامه های قالب بندی شده هستند. نیازی به تایپ مستقیم نام و آدرس در نامه نیست. ورد کادرهای محاوره ای در اختیارتان می گذارد تا اطلاعاتی را فراهم کرده و آنها را به نامه اضافه کنید. طریقه ایجاد ویزارد شبیه استفاده از الگوهاست.
1- راه اندازی ویزارد
منوی File را باز کرده، و روی New کلیک کنید.
روی برگه Letters & Faxes و سپس شمایل Letter Wizard کلیک کنید. (تصویر 125) دکمه Ok را کلیک کنید.
یک کادر محاوره ای کوچک همراه دستیار آفیس ظاهر می شود.
روی Send One Letter کلیک کنید.
2- قالب بندی نامه
کادر محاوره ای Letter wizard باز می شود. این ویزارد چهار مرحله دارد که مرحله اول آن letter Format است.
منوی choose Page design را باز کنید و نوع دلخواه را انتخاب کنید. توجه دارید Elegant Letter که قبلاً از آن استفاده کردیم. یکی از این قالب های آماده است. منوی Choose a Letter Style را باز کنید. و از انواع Full Block (بدون تورفتگی) Modified Block (تا حدی با تورفتگی)، یا Semi Block ( کامل، اما با کمی تورفتگی خط اول)، یکی از آنها را انتخاب کنید.
روی دکمه Next کلیک کنید تا به بخش بعدی بروید.
3- اطلاعات گیرنده نامه
حالا کادر محاوره ای Letter wizard مرحله مربوط به گیرنده (Recipient info) را نشان می دهد.
نام و آدرس گیرنده را در مکان های مربوط به آن وارد کنید.
از منوی کشویی Salutation، عنوانی را انتخاب کنید، یا عنوانی را وارد کنید.
روی دکمه Next کلیک کنید.
4- سایر عناصر نامه حالا ویزارد نامه مرحله سایر عناصر (Other Elements) را نمایش می دهد.
اگر می خواهید یک خط مرجع را وارد کرده، روی کنترل انتخابی سمت چپ Reference Line کلیک کرده تا علامت دار شود. حالا می توانید منوی کشویی Reference Line را باز کرده و یکی از گزینه های موجود را انتخاب کنید.
برای وارد کردن سایر عناصر به همین ترتیب عمل کنید. موضوع (Subject)، توجه (Attentiopn)، و . . . .
اگر مایلید یک کپی از نامه ر ا به شخص دیگری بفرستید، اطلاعات لازم را در پنجره پایینی وارد کنید.
روی دکمه Next کلیک کنید.
5- اطلاعات فرستنده نامه
آخرین مرحله ویزارد نامه، مرحله وارد کردن اطلاعات مربوط به فرستنده است.
نام خود را در کارد Sender's Name وارد کنید.
در کادر Retum Address، آدرس خود را تایپ کنید.
اختتامیه نامه را از منوی کشویی Complimentaty انتخاب، یا متنی به دلخواه خود وارد کنید.
روی Finish کلیک کنید تا ویزارد نامه شما را ایجاد کند.
6- شروع تایپ
ویزارد نامه ناپدید می شود. دستیار آفیس ظاهر شده و از شما می خواهد اگر مایلید چیزی به نامه اضافه کنید.
یکی از گزینه ها را انتخاب، یا روی Cancel کلیک کنید.
نامه شما آماده است، به جز متن اصلی، همه چیز در جای خود قرار دارد.
در نامه آماده شده، شروع به تایپ کنید.

فصل نهم
ادغام پستی

ادغام پستی راهی برای ارسال نامه های شخصی به تعدادی از افراد است. هر چند از این ویژگی در تجارت استفاده می شود، اما ادغام پستی راهی مفید برای بیان رویدادهای مهم زندگی شماست.
اسناد اصلی و منابع داده ها
تا اینجا بر روی ارسال نامه برای گیرنده های منفرد کار کردیم، ممکن است یک نامه را برای عده زیادی ارسال کنید مثلاً نقل مکان خود را به اطلاع همه دوستان خود برسانید. نامه ای ایجاد می کنید. که به یک نفر ارسال می شود، آن را چاپ می کنید. و برای ارسال آن به شخص دیگر، آدرس و نام گیرنده را تغییر می دهید، و به همین ترتیب ادامه می دهید. این راهی خسته کننده و زمان بر است. برای رفع این مشکل ورد دارای یک ویژگی به نام Mail Marge (ادغام پستی) است.
با این ویژگی می توانید یک نامه استاندارد و لیستی از نامه ها و آدرس ها ایجاد کنید. سپس نامه ها و لیست ادغام می شوند تا برای هر یک از افراد، یک نامه ایجاد شود. نامه استاندارد سند اصلی (Main Document) و لیست نامه ها منبع داده ها (Data source) نامیده می شوند، بیایید از ایجاد یک سند اصلی شروع کنیم.
1- ایجاد سند اصلی
منوی Tools را باز کنید و روی Mail Marge کلیک نمایید.
کادر محاوره ای Mail Marge Helper باز می شود.
زیر عنوان Main Document، روی دکمه Create کلیک کنید.
یک منو باز می شود. در بالای منو، روی Form Letters کلیک کنید.
یک کادر محاوره ای باز می شود. روی New Main Document کلیک کنید.
زیر کادر محاوره ای Mail Merge Helper یک سند خالی ایجاد می شود. این سند اصلی شماست.
2- ایجاد منبع داده ها
قبل از شروع کار بر روی سند اصلی جدید، باید برای داده ها ساختاری ایجاد کنید. برای این کار به یک منبع داده ها نیاز دارید.
روی دکمه Get Data زیر عنوان Data Source در کادر محاوره ای Mail Merge Helper کلیک کنید.
در منو، روی Create Data Source کلیک کنید.
کادر Create Data Source ظاهر می شود.
لیست حاوی فیلدهایی است که منبع داده ای را تشکیل می دهند.
همه فیلدها ضروری نیستند. می توانید با استفاده از دکمه Remove Field Name، فیلدهای اضافی را حذف کنید. و با وارد کردن نامی در قاب Field Name، یک فیلد اضافه کرده و سپس روی Add field Name کلیک کنید.
همه فیلدها به جز City, Address 2, Address و Postal Code را حذف کنید.
حالا Name را در کادر Field Name وارد کرده روی دکمه Add field Name کلیک کنید. اکنون فیلدی با نام Name ایجاد کرده اید.
نام فیلدها باید مانند شکل روبرو باشد.
حالا روی Ok کلیک کنید.
کادر محاوره ای Save As ظاهر می شود، در قسمت List, File Name را وارد کنید و روی دکمه Save کلیک نمایید.
حالا، یک منبع داده ای ایجاد کرده اید.
یک کادر محاوره ای ظاهر شده است، که باید در این کادر محاوره ای روی Edit Data Source کلیک کنید.
3- وارد کردن رکوردها
کادر محاوره ای Data From ظاهر می شود و می توانید به ویرایش منبع داده ای بپردازید.
نام و آدرس اولین گیرنده نامه را در محل های خود وارد کنید.
هنگامی که اطلاعات اولین گیرنده وارد شد، به وسیله کلیک روی دکمه Add New به رکود تازه ای بروید. فیلدها خالی هستند. و می توانید هر چند رکورد که مایلید وارد کنید.
به کمک دکمه هایی پایین این کادر محاوره ای می توانید بین رکوردها حرکت کنید.
هنگامی که وارد کردن همه رکوردها را به پایان رساندید، روی دکمه Ok کلیک کنید.
4- درج فیلدهای الحاقی
کادر محاوره ای Data From بسته می شود. حالا سند اصلی را می بینید.
آدرس خود و تاریخ را وارد کنید.
به عوض کردن تایپ کردن آدرس گیرنده، روی Insert Merge Field کلیک کنید. این دکمه در نوار ابزار Mail Marge قرار دارد.
از منویی که باز می شود، روی <<Address 1>> کلیک کنید.
در سند اصلی این فیلد به صورت <<Address 1>> ظاهر می شود، نگران نباشید، ب این شکل چاپ نمی شود. بلکه ورد به این صورت به شما نشان میدهد که سند شما قبل از ادغام با منبع داده ای چگونه است.
مابقی آدرس ها را، هر کدام در یک فیلد وارد کنید.
تایپ کنید Dear سپس یک خط خالی ایجاد کنید و توسط دکمه Insert Marge Field، فیلد نام را اضافه کنید.
نامه خود را به شیوه عادی به پایان برسانید.
5- آماده برای الحاق
سند اصلی را کلیک کنید. باید چیزی مانند باشد.
برای اطمینان از اینکه برای چاپ ادغام پستی آماده شده اید، روی دکمه View Merged Data در نوار ابزار Mail Merge کلیک کنید.
این عمل نامه شما را ، به همان صورتی که به دست هر یک از گیرندگان خواهد رسد، نشان می دهد. دکمه های پیکان دار نوار ابزار Mail Merge اجازه می دهند که میان رکوردها حرکت کنید.
6- کنترل الحاق پستی خودتان
در حال که دکه View Merged Data پایین است (تا زمانی که مجددا آن را کلیک نکنید، همچنان پایین می ماند)، می توانید انواع مختلف نامه را که برای اشخاص مختلف ارسال می شود، مشاهده کنید.
هر نامه حاوی همان متن اصلی است اما جزییات مربوط به شخص گیرنده، متفاوت است.
هنگامی که مشاهده نامه ها پایان یافت، مجدداً روی دکمه view Merged Data کیک کنید تا به نمایش معمولی سند اصلی برگردید.
7- چاپ الحاقی
حالا آماده اید که الحاق پستی خود را چاپ کنید.
منو.ی Tools را باز کنید و روی Mail Merge کلیک نمایید تا کادر محاوره ای Mail Merge Helper نمایش داده شود.
در این کادر محاوره ای روی دکمه Merge کلیک کنید. کادر محاوره ای Merge باز می شود.
منوی Merge To را باز کنید.
روی Printer کلیک کنید.
حالا جعبه Merge To حاوی کلمه Printer (چاپگر) است.
روی Merge کلیک کنید. کادر محاوره ای Print باز می شود.
روی Ok کلیک کنید.
همه کپی های نامه، که هر یک برای یک دریافت کننده تهیه شده، چاپ می شود.
8- ذخیره کردن فایل ها
پس از پایان کار ادغام پستی، به طریق معمولی فایل را ببندید (روی Close در منوی File ) کلیک کنید. یک کادر محاوره ای پرسش می کند که آیا مایلید منبع داده ای را ذخیره کنید. روی Yes کلیک کنید تا داده های جاری ذخیره شوند. سپس، اگر در سند اصلی تغییری ایجاد کرده اید، از شما می پرسد آیا تغییرات را ذخیره می کنید، اگر مایل به حفظ تغییرات هستید، روی Yes کلیک کنید.

انتقال و کپی کردن
در Word میکروسافت ویرایش اسناد ساده است. اگر می خواهید سندی را ویرایش کنید اما سند اولیه را بدون تغییرنگه دارید می توانیدسند را باز کرده وآن را بانام جدیدی ذخیره نمایید..یعنی در حالی که تغییراتی در سند جدید اعمال می کنید سند اولیه را بدون تغییر نگه دارید .به وسیله انتقال وکپی کردن متن ،می توانید از کاری که قبلا"انجام داده اید،سود جویید برا ی مثال می توانید متن را کپی کرده،آن را به محل دیگری انتقال داده و ویرایش کنید.برای اینکه ایده بهتری از شمای ظاهری سندتان به دست آورید،وبه سادگی آن را ویرایش کنیدمی توانید در حالت نمایشی صفحه آرایی کارکنید.در این درس با کشیدن موس روی متن ورها کردن آن در محل جدید وبا استفاده ار کلیپ بورد،متن را در سند انتقال داده وکپی خواهید کرد.
باز کردن سند
اگر هنوز Wordمیکروسافت را باز نکرده اید یا فایل های تمرینWord SBSرا آماده سازی نکرده اید،به قسمت ((نصب واستفاده ازفایل های تمرین))این کتاب مراجعه نمایید.
وقتیWordمیکروسافت را بازمی کنید یک پنجره جدید، خالی باز می شودعلاوه بر این می توانید سند موجود را درست مانند سند جدید، بازکرده وتغییر دهید.
بازکردنWordو فایل های تمرین
در این درس فایل تمرینی بنام o2Lessonراباز خواهید کرد و سپس فایل را به نام program Highlightso2 ذخیره خواهید نمود.این فرآیند نسخه ای از فایل ایجاد می کند که می توانیددر حبن درس روی آن کار کرده وآن را تغییر دهید. فایل اولیهo2Lesson،بدون تغییر می ماند بنابراین می توانید هر چند بار که بخواهید روی درس تمرین کنید .این روش استفاده از فایل های تمرین در سراسر این کتاب دنبال می شود.
1- دکمه Start خط وظیفه را به وسیلهء ماوس انتخاب کنید .
2- به Programs اشاره کرده ،و سپس Microsft Word را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
3- دکمه Openجعبه ابزارStandard را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
کادر مکالمه Open باز می شود .در کادر مکالمه Open پوشه و سندی را که می خواهید باز کنید انتخاب نمایید .کادرLook In پوشه ای را که در حال حاضر انتخاب شده است نشان می دهد.
بسته به نوع پیکر بندی سیستم تان ، شمای ظاهری کادر مکالمه Open تان ممکن است با این شکل متفاوت باشد.
4-در جعبه ابزار کادر مکالمه Open ،بررسی کنید که دکمه List انتخاب شده باشد.
نامهای تمامی پوشه ها وفایلهای پوشه انتخاب شده در فهرست فایل ظاهر می گردد.
5-مطمئن شوید که پوشه Favorites در کادرLook In باشد.
اگر نام پوشه ای بجز Favorites یاWinword SBS Practice در کادرLook In ظاهر گردد،Favorites Look In جعبه ابزار را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
6-درفهرست فایل،پوشهWinword SBS Practice را دوبار به وسیله ماوس انتخاب کنید.
7-دکمهPreview جعهبه ابزار کادر مکالمه Open را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
تصویر کوچکی از سند در کادر مکالمه ظاهر می گردد بنابر این سند را پیش از باز کردن آن مشاهده نمایید.
8-در فهرست فایل ،فایل O2Lesson را دوباره به وسیله ماوس انتخاب کنید.
کادر مکالمه Open بسته می شود،وفایل O2Lesson در پنجره سند باز می شود.
نکته: وقتی Start خط وظیفه را به وسیله ماوس انتخاب کرده وبه منوی Documents اشاره می کنید ،می توانید نام فایل های 15 سند آخری راکه باز کرده ایدمشاهده کنید.وقتی سندی را از منویDocumentبه وسیله ماوس انتخاب می کنید،برنامه مناسب باز شده وسند را نمایش می دهد.در پایین منویWord File،می توانید فهرستی ازنام فایل های چهار سند آخری را که بازکرده اید ،مشاهده نمایید.
جستجوی اسناد با استفاده از کادر مکالمهOpen
در کادر مکالمه Open،حتی اگر نمی توانید نام کامل سند رابه خاطر آورید، می توانید سندی را جستجو کنید .می توانید بخشی ازنام فایل را در کادرFile Name وارد کنید ؛Word محل تمامی اسنادی را که نام فایل آنها شامل کاراکترهای تایپ شده است مشخص می کند.علاوه بر این، می توانید محل سند را بر اساس عوامل دیگر،از جمله کلمه یا عبارتی درسند یا زمان آخرین تغییر سند ،مشخص کنید.
1-دکمه Open جعبه ابزار Standard را به وسیله ماوس انتخاب کنید .
2-در کادرFile Name ،بخشی ازنام فایل را تایپ کنید.
برای مشخص کردن محل فایل هایی که با متنی که تایپ می کنید شروع می شوند،ستاره()را بعد از نام فایل تایپ کنید .
برای مشخص کردن محل فایل هاییکه با متنی که تایپ می کنیدخاتمه می یابند ، ستاره ()را پیش از نام فایل تایپ کنید .
برای مشخص کردن محل فایل ها بر اساس کلمه یا عبارت ذحیره شده در سند ،متن را در کادر Property Text or تایپ کنید .
برای مشخص کردن محل فایل ها بر اساس زمان آخرین تغییر سند ،فاصله زمانی را در کادر Modified Last انتخاب کنید .
3-Find Now رابه وسیله ماوس انتخاب کنید .
نامهای فایل هایی که با متنی که تایپ می کنید (یا مشخصات دیگری که وارد می کنید) مطابقت دارند .در ناحیه Nameکادر مکالمه Open ظاهر می گردند.
4-سندی را که می خواهید باز کنید دوبار به وسیله ماوس انتخاب کنید .
ذخیره کردن سند تمرین با نام جدید
وقتی فایلی را ذخیره می کنید ،نام و محل ذخیره شدن آن را مشخص می کنید .نام سند حداکثر می تواند 255 کاراکتر ،شامل فاصله ها واعداد ،باشد . معمولا" هر فایلی را که در این کتاب از آن استفاده می کنید ، با نام جدید در پوشه SBS Word ذخیره می کنید؛ بنابراین فایل های تمرین اولیه بدون تغییر باقی می مانند ،و هر زمان که بخواهید می توانید تمرینات را به دفعات مورد نظرتان تکرار کنید .در این تمرین ، پوشه SBS Word را ایجاد خواهید کرد وسپس سند را در آن پوشه ذخیره خواهید نمود.
1-Save As منوی File را به وسیله ماوس انتخاب کنید .
کادر مکالمه Save As باز می شود .
2-دکمه Look In Favorites کادر مکالمه Save As را به وسیله ماوس انتخاب کنید .
3-دکمه Create New Folder را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
4- SBS Word را در کادر مکالمه New Folder تایپ کنید.
5- برای ایجاد یک پوشه جدید،OK را به وسیله ماوس انتخاب کنید
پوشه SBS Word.در پوشه جاری ،Favorites ایجاد می شود.
6-SBS Word را دوباره به وسیله ماوس انتخاب کنید تا پوشه جاری جدید کادر Save As شود.
7-اگر متن انتخاب نشده باشد ، ماوس را روی متن کشیده تا تمامی متن کادر Name File انتخاب شود و سپس HighlightsO2 Program را تایپ کنید.
8- در کادر مکالمه Save As ،برای بستن کادر مکالمه وذخیره کردن فایل ، Save را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
می توانید ENTER را نیز فشار دهید.
فایلتان با نام program HighlightsO2 در پوشه SBS Word ذخیره می شود. وقتی کادر مکالمه بسته می شود ، سند اولیه دیگر باز نیست ؛ سند جدید باز است ،و نام جدید سند در خط عنوان ظاهر می گردد.
باز کردن اسناد با استفاده از Outlook میکروسافت
اگر Outlook میکروسافت را دارید ، به سادگی می توانید اسنادتان را مستقیما" از میز کار پیدا کرده و مدیریت نمایید.وقتی Outlook باز است ، می توانید از آن برای به سرعت باز کردن اسناد استفاده کنید.برای باز کردن اسناد با استفاده ازOutlook میکروسافت .
1-در خط وظیفه ،دکمه Start را به وسیله ماوس انتخاب کرده ،به Programs اشاره کرده و Outlook میکروسافت را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
2- درOutlook Bar ،خط میان بر Other را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
3- پوشه هایی را که می خواهید دوبار به وسیله ماوس انتخاب کنید .
4- سندی را که می خواهید باز کنید دوبار به وسیله ماوس انتخاب کنید.
انتخاب بهترین حالت نمایشی برای بررسی سند
در پنجره سند ،برای بررسی سند چندین گزینه نمایش ،معروف به حالت های نمایشی وجود دارند .در هر حالت نمایشی،می توانید بر روی بخشهای مختلف فرآیند ویرایش تمرکز داشته باشید .برای مثال ،احتملا"اغلب اوقات از حالت نمایشی معمولی پیش فرض استفاده می کنید.در حالت نمایشی معمولی می توانید متن اصلی وقالب پاراگراف را مشاهده کنید این حالت نمایشی برای تمرکز روی متنو تغییر سند ایده آل است .از طرف دیگر ، وقتی می خواهید در حین ویرایش متن آرایش متن وتصاویر گرافیکی را در صحنه مشاهده کنید ،حالت نمایشی صفحه آرایی بهترین حالت نمایشی است .برای مثال ،در حالت نمایشی صفحه آرایی می توانید متن قالب بندی شده در ستون را مشاهده نمایید ، در حالیکه در حالت نمایشی معمولی انجام این کار ممکن نیست . حالت نمایشی رئوس مطالب برای سازمان دهی ایده ها و ایجاد ساختاری برای سند فوق العاده است ،دلیل این امر آن است که به سادگی ساختار وسازمان عناوین سند را مشاهده کنبد .با استفاده از دکمه های View موجود در سمت چپ خط پیمایش افقی ، می توانید به سرعت بین این سه حالتهای نمایشی سویچ کنید . علاوه بر این میتوانید از حالت نمایشی Online Layout استفاده کنید . این حالت نمایشی برای خواندن اسناد در اینترنت ایده آل است . حالت نمایشی دیگری ، بنام Document Map ،روش راحتی برای حرکت یک سند طولانی است .
سویچ کردن به حالت نمایشی صفحه آرایی
برای اینکه ایده بهتری از قالب بندی به کار رفته در سند Program Highlight به دست آورید ، تصمیم می گیرید سند رادر حالت نمایشی صفحه آرایی نمایش دهید .
1-مطمئن شوید که در حالت نمایشی صفحه آرایی باشید .در غیر این صورت ،دکمه Page Layout View را به وسیله ماوس انتخاب کنید .
2-برای مشاهده محتویات صفحه اول ،فلش پیمایش رو به پایین در پایین خط پیمایش عمودی را به وسیله ماوس انتخاب کنید .
اینک می توانید قالبهای بخصوص اعمال شده به اولین کاراکتر بعضی از پاراگراف ها
را مشاهده کنید.
3-دکمه پیمایش Next Page پایین خط پیمایش عمودی را آنقدر به وسیله ماوس انتخاب کنید تا اینکه صفحه سوم در پنجره سند قرار گیرد.
اینک با استفاده از فلش پیمایش رو به پایین ،می توانید بخش هایی از سند را که در چندین ستون قالب بندی شده اند مشاهده نمایید . می توانید محل ظاهر شدن تصاویر گرافیکی را نسبت به متن صفحه نیز مشاهده کنید .
وقتی در بخش بعدی این درس متن را انتقال می دهید یا کپی می کنید درحالت نمایشی صفحه آرایی بمانید .

تنظیم بزرگنمایی
وقتی می خواهید متنی را کپی کنید یا انتقال دهید ، در صورتی که می توانید محلی را که می خواهید اطلا عات را منتقل کنید مشاهده نماید ،تکنیک کشیدن کارآمدترین روش برای اعمال تغییرات است .بسته به اندازه و رزولوشن نمایشگرتان ممکن است بدون اینکه ابتدا به سمت راست پیمایش کنید قادر به مشاهده تمتمی متن یک خط نباشید .در اینصورت ،می توانید بزرگنمایی را تغییر دهید . بزرگنمایی اندازه نمایشگر را طوری تنظیم می کند که تمامی متن در پنجره جا شود .
فلش رو به پایین Zoom جعبه ابزار Srandard را به وسیله ماوس انتخاب نموده ،و سپس Page Width را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
کپی کردن و انتقال دادن متن با استفاده از دکمه ها
برای کپی کردن و انتقال دادن متن که در صفحه نمایش قابل مشاهده نیست می توانید از دکمه های Copy و Paste استفاده کنید . وقتی متن را کپی می کنید (یا برش می دهید )، Word میکروسافت نسخه را در کلیپ بورد ذخیره می کند . کلیپ بورد ناحیه ذخیره موقتی است که نمی توانید آن را در صفحه نمایش مشاهده کنید . متن در کلیپ بورد می ماند . بنابراین می توانید همان متن را چندین بار درج کنید . تا زمانی که متن دیگری را برش نداده یا کپی نکنید یا تا زمانی که کامپیوتر را خاموش نکنید ، محتویات کلیپ بورد حفظ می شود.
علاوه بر این می توانید متن را انتخاب کنید ،از دکمه سمت راست ماوس برای انتخاب متن انتخاب شده است ،وCopy یا Cut را به وسیله ماوس انتخاب کنید .

کپی کردن متن در مسافت طولانی
وقتی متن را با استفاده از کلیپ بورد کپی کنید ،متن اولیه در محل اولیه باقی می ماند ؛محتویات کلیپ بورد را به محلهای جدید سند کپی می کنید . برای انتقال سریع به بخشهای مختلف سند بدون پیمایش ، می توانید به حالت نمایشی Document Map سویچ کنید . در این حالت نمایشی ،عناوین اصلی سند را در سمت چپ پنجره و کل سند را در سمت راست پنچره مشاهده می کنید . با انتخاب عنوانی در سمت چپ می توانید به سرعت نقطه درج را به عنوان در سند سمت راست پنچره منتقل کنید با انتخاب کردن علامت بعلاوه ویا منها می توانید عنوان را باز کنید یا ببندید تا زیر عنواینش نماایش داده شوند یا پنهان گردند.
سوئیچ کردن به Document Map
دکمه Document Map جعبه ابزار STANDARD را به وسیله موس انتخاب کنید .
کپی کردن عنوان
اگر عنوان Series 1: day one را کپی کرده و متن را در محل جدید درج کنید ،برای ایجاد عنوان جدید ، Series 1 : day two تنها لازم است یک کلمه را تغییر دهید . غالب عنوان جدید با غالب عنوان اولیه یکسان است .
1-در سمت چپ پنجره عنوان Series 1:Day One-Aspen Room را به وسیله ماوس انتخاب کنید .
2-متن عنوان را انتخاب کنید و مطمئن شوید که علامت پراگراف، اما نه شکستگی بخش ،در انتخاب شما قرار داشته باشد .
3- دکمه Copy جعبه ابزار Standard را به وسیله ماوس انتخاب کنید .
هیچ تغییری در سند مشاهده نخواهید کرد ،اما یک نسخه از متن انتخاب شده در کلیپ بورد قراردارده می شود.
4-به پایین صفحه 3 پیمایش کنید ،و نقطه درج را در مقابل خط Section Break(Continous) قرار دهید .
5-دکمه Paste جعبه ابزار Standard را به وسیله ماوس انتخاب می کنید.
نسخه از عنوان درج می شود .
ویرایش متن جدید
در عنوان جدید One را دوبار به وسیله انتخاب کنید ،و سپس Two را تایپ کنید . کلمه Two جایگزین کلمه One می شود .
نکته :اگر کلمه Two جایگزین کلمه One نشود ،اما در عوض در کنار One ظاهر گردد،مطمئن شوید که کادر انتخ typing replaces selectionتب Edit در مکالمه Options منوی Tools انتخاب شده باشد . برای کسب اطلاعات بیشتر ،به قسمت ((ویرایش گزینه ها)) در ضمیمه ((ب))، ((مطابقت دادن تمرینات))، رجوع کنید.
انتقال متن در مسافت طولانی
انتقال متن در مسافت طولانی درون سند مشابه با کپی کردن متن در مسافت طولانی است . جعبه ابزار Standard انتقال متن را ساده می کند . اختلاف این دو عمل در این است که در انتقال متن به جای کپی کردن متن ، آن را از محل اولیه اش در سند برش داده و در کلیپ بورد ذخیره می کنید . سپس به محلی که می خواهید متن را درج کنید پیمایش کرده و متن را در سند می چسبانید .
انتقل متن از انتهای سند به وسط آن
به این نتیجه رسیدید که افرادی که در روز اول کنفرانس شرکت می کنند ممکن است سه پاراگراف آخر بعد از برنامه روز دوم را ببینند . تصمیم می گیرید که فرم اطلاعات زمان بندی را تغییر دهید . در این تمرین ، سه پاراگراف آخر را طوری انتقال می دهید که در انتهای برنامه روز اول در صفحه 3، ظاهر گردند.
1-در سمت چپ پنجره ، عنوان Personal Effectiveness Hospitality Room را به وسیله ماوس انتخاب کنید .
نقطه درج به این عنوان در سمت راست پنجره منتقل میگردد.
2-عنوان دو خطی وپاراگراف بعد از آن را انتخاب کنید . علامت پاراگراف آخر سند را انتخاب نکنید .
3-دکمه Cut جعبه ابزار Standard را به وسیله ماوس انتخاب کنید .متن از سند پاک شده ودر کلیپ بورد ذخیره میگردد.
4-برای انتقال سریع به صفحه قبلی ، دکمه پیمایش Previous Page پایین خط پیمایش عمودی را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
5- در صورت لزوم به طرف پایین پیمایش کرده و نقطه درج را در ابتدای عنوان Series 1: day ) )Tow-Aspen Room قرار دهید .
6- برای درج متن از کلیپ بورد ،دکمه paste جعبه ابزارStandard را به وسیله ماوس انتخاب کنید .
بستن Document Map
دکمه Dacument Map جعبه ابزارStandard را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
ذخیره کردن سند
دکمه Save جعبه ابزار Standard را به وسیله ماوس انتخاب کنید .
Word میکروسافت تغییراتی را که سند اعمال کرده اید ، ذخیره می کند.
نکته : اگر مایلید مهارتهایی را دراین درس آموخته اید بکار برید، می توانید قسمت ((یک مرحله جلوتر)) را انجام دهید در غیر این صورت ، به قسمت (به پایان رساندن درس) بروید.
تغییر شمای ظاهری متن
در این درس مطالب زیر را فرا می گیرید :
اعمال غالب ها
تغییر بزرگنمایی پنجره سند
تنظیم تورفتگی پاراگراف
ایجاد فهرستهای شماره گذاری شده و نشاندار
تراز متن درستونها با تب ها
افزودن کادری اطراف پاراگراف
تغییر فاصله بین خطوط در وبین پاراگراف ها.
تغییر شمای ظاهری متن امکان بهبود شمای ظاهری سندتان را می دهد. علاوه بر جنبه زیبایی ، شمای ظاهری سند می تواند خواندن اطلاعات را ساده تر کند و به خواننده کمک کند تا به سرعت محل ایده های مهم را پیدا کند . در این درس ، برای تاکید و ترازبندی متن نحوه استفاده از دکمه های جعبه ابزار Formatting را خواهید آموخت . علاوه بر این پاراگرافها را تو رفته خواهید کرد ،کادری اطراف پاراگراف اضافه خواهید کرد . فاصله بین خطوط درون یک پاراگراف وبین پاراگراف ها را افزایش خواهید داد و برای اینکه همزمان قسمتهای بیشتری از صفحه را مشاهده کنید تنظیم بزرگنمایی پنجره سند را خواهید آموخت.
شروع کردن درس
برای باز کردن فایل تمرین O3Lesson مراحل زیر را دنبال کنید ،و سپس فایل را با نام جدید Speaker LetterO3 ذخیره کنید .
1-دکمه Open جعبه ابزار Standard را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
2- مطمئن شوید که پوشه Windowrd SBS Practice در کادر Look In باشد.
برای نمایش پوشه Windowrd SBS Practice می توانید دکمه Look In Favorites را به وسیله ماوس انتخاب کرده ، و سپس پوشه Windowrd SBS Practice را دوباربه وسیله ماوس انتخاب کنید.
3-در فهرست فایل ،برای باز کردن فایل 03Lesson آن را دوبار به وسیله ماوس انتخاب کنید تا باز شود .
این فایل پیش نویس نامه ای است که اطلاعات دیگری در مورد کنفرانس در اختیار سخنران با انگیزه ای که برای ایراد کردن نکات مقدماتی استخدام شده است ، می گذارد .
4- Save As منوی File را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
کادر مکالمه Save As باز می شود .
5- دکمه Look In Favorites را به وسیله ماوس انتخاب کرده ، وسپس پوشه SBS Word را دوبار به وسیله ماوس انتخاب کنید .
6- مطمئن شوید کهWord Document در کادر Save As Type باشد . تمامی متن کادر File Name را انتخاب و حذف کرده و سپس Speaker Letter03 را تایپ کنید .
7- Save را به وسیله ماوس انتخاب کرده یا ENTER را فشار دهید .
اگر کامپیوتر تان را به اشتراک می گذارید ،ممکن است صفحه نمایشتان از زمان آخرین درس تغییر کرده باشد . اگر درحین کار دراین درس، صفحه نمایش تان شبیه ((مطابقت دادن تمرینات)) رجوع کنید.
نمایش همزمان قسمت های بیشتری از سند
وقتی کارتان در سند عمدتا‍‍‎‏" روی قالب بندی پاراگراف متمرکز است ، اغلب مشاهده همزمان قسمت بیشتری از سند مفید است . با مشاهدهء همزمان چندین پاراگراف (یا حتی کل سند ) ، می توانید تراز بندی ، تو رفتگی ، فاصله بین پاراگرافها را تنظیم کرده و تغییرات دیگر را مطابق نیازتان اعمال کنید . در فهرست Zoom ،مشخصه های زوم از پیش تعریف شده ای وجود دارند که می توانید از آنها برای بزرگ یا کوچک کردن سند در پنجره سند استفاده کنید . علاوه بر این برای تغییر مشخصه های بزرگنمایی به مشخصه مورد نظرتان می توانید مقداری را نیز تایپ کنید .
تغییر بزرگنمایی
برای بدست آوردن دید کلی از پهنای صفحه می توانید بزرگنمایی را تنظیم کنید .
1- فلش رو به پایین Zoom را به وسیله ماوس انتخاب کرده ،و سپس Page Width را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
2- دکمهPage Layout View سمت چپ خط پیمایش افقی را به وسیله ماوس انتخاب کنید .
سندتان باید شبیه به صفحه بعد باشد .اندازه واقعی فونت تغییر نمی کند؛ تنها شمای ظاهری کاراکتر ها در صفحه نمایش تغییر می کند.
افزودن لبه ها به پاراگراف
برای ایجاد خطی بالا ،پایین ،اطراف ، یا هر طرف پاراگراف می توانید از دکمه Outside Border استفاده کنید . با استفاده از دکمه Outside Border می توانید بخشهایی از پاراگراف را که می خواهید لبه ای را به آنها اضافه کنید ، انتخاب نمایید.
افزودن کادر بیرونی به پاراگراف
برای جلب توجه بیشتر روی متن "Note" ، می توانید کادری به اطراف پاراگراف اضافه کنید.
در حالی که نقطه درج در پاراکراف "Note" قرار دارد ،دکمهOutside Border را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
نکته : دیگر گزینه های لبه(مانند سبک خط و وزن) در جعبه ابزار Tables And Borders موجود هستندبا دکمه Tables And Borders جعبه ابزار Standard به وسیله ماوس می توانید این جعبه ابزار را نمایش دهید. برای اعمال انواع گزینه ها از پیش مشخص شده لبه ها می توانید ازفرمان Borders And S hading منوی Format استفاده کنید .در کادر مکالمه Borders and Shading گزینه هایی نیز برای نمایش جعبه ابزارTables and Borders دارید.
تغییر فاصله بین پاراگراف ها
اغلب اگر فاصله اضافی بین خطوط و بین پاراگرافها وجود داشته باشد ، خواندن سند راحت تر است . با استفاده از فرمان Paragraph می توانید فاصله بین خطوط پاراگراف و فاصله بین پاراگرافها را، مانند دیگر گزینه های قالب بندی پاراگراف تغییر دهید.
به جای فشار دادن ENTER برای اضافه کردن خطوط خالی قبل و بعد از متن ، می توانید فاصله دقیق بین پاراگراف ها را مشخص کنید . این روش انعطاف پذیری و دقت بیشتری را در اختیارتان می گذارد ، دلیل این امر آن است که می توانید فاصله را به صورت کسری از خط -مانند به اندازه 5/0یا 75/1 خط – به جای خطوط کامل افزایش دهید .
افزودن فاصله بعد از پاراگراف
برای جدا کردن پاراگراف دوم ، متن از فهرست نشاندار ، می توانید فاصله بعد از پاراگراف را افزایش دهید.
1- نقطه درج را در پاراگراف دوم ،متن قرار دهید.
2- Paragraph منوی Format رابه وسیله ماوس انتخاب کنید.
3- در ناحیه Spacing ، فلش رو به بالای After را به وسیله ماوس انتخاب کنید تا اینکه 12pt ظاهر گردد.
درکادرPreview می توانید قالب را پیش از اعمال آن مشاهده کنید.
4- ok رابه وسیله ماوس انتخاب کنید.
5-نقطه درج را درپاراگراف آخر بدنه متن که با "I hope " شروع می شود قرار دهید.
6-برای تکرار آخرین عمل ویرایش، Repeat paragraph Formatting منویEdit را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
افزودن فاصله قبل وبعد از پاراگراف
می توانید فاصله قبل وبعد از پاراگراف های فهرست نشاندار را افزایش دهید تا هر فلم بهتر مشخص گردد.
1-چهار قلم نشاندار را مشخص کرده وپاراگراف" Note "را انتخاب کنید .
2- Paragraph منوی Format را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
3- فلش رو به بالای Before را یک بار بوسیله ماوس انتخاب کرده به طوری که 6pt ظاهر گردد.
4- این مشخصه ها به اندازه3 نقطه فاصله قبل وبه اندازه 3 نقطه فاصله بعد از پاراگراف های انتخاب شده قرار می دهند.
5- ok را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
تغییر فاصله بین خطوط در پاراگراف
به طور پیش فرض، Word میکروسافت خطوطی را با یک فاصله بین خطوط ایجاد می کند . اگر می خواهید فاصله بیشتری بین خطوط ایجاد کنید (برای ساده تر خواندن یا نگه داشتن فضا برای یاداشتهای نوشته شده )، می توانید فاصله بین خطوط را تغییر دهید.
1-نقطه درج را در جایی در اولین پاراگراف بدنه متن قرار داده ، سپس Paragraph منویFormat را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
2- فلش رو به پایین Line Spacing را به وسیله ماوس انتخاب کنید تا گزینه فاصله گذاری را نمایش دهد.
3-1.5 Lines را انتخاب کنید.
4-ok را به وسیله ماوس انتخاب کنید.
5-مراحل 1 تا4 را برای تمامی پاراگرافهای متن به جزء اقلام نشاندار و پاراگراف های "Note" تکرار کنید.
6-دکمه Save جعبه ابزارStandard را به وسیله ماوس انتخاب کنید
توجه:اگر مایلید مهارتهایی را که در این درس آموختید بکار ببرید، می توانید قسمت"یک مرحله جلوتر" را انجام دهید .در غیر این صورت به قسمت"به پایان رساندن درس" بروید
استفاده از سبک ها
وقتی سندی را ویرایش وقالب بندی می کنید ، ممکن است تصمیم بگیرید که تمامی اسامی محصولات پررنگ وایتالیک باشند یا اینکه آن پاراگراف ها فهرستی فاصله بین خطوط مشخص داشته باشند و از طرف راست تو رفتگی داشته باشد. به جای اینکه هر نام محصول یا پاراگرافی فهرست را به طور جداگانه قالب بندی کنید ، می توانیدبا استفاده از سبک ها در زمان صرفه جویی کرده و احتمال خطاها را کاهش دهید. با استفاده از سبک ها می توانید به سرعت مجموعه ای از مشخصه های قالب را اعمال کنید . با اعمال سبک ها ، قالب بندی سریع وسازگار متن وپاراگرافها در کل سند تان تضمین می گردد. و زمانی که سبکی را تغییر می دهید به دلیل اینکه تمامی متنی که آن سبک را دارد به طور خودکار مجدداً قالب بندی می گردد. در زمان صرفه جویی می کنید. در این درس ،نحوه ایجاد وتغییر سبک های کاراکتری را برای قالب بندی کاراکترها خواهید آموخت ، و برای قالب بندی کل پاراگراف ها سبک های پاراگرافها را ایجاد و تغییر خواهید داد . نحوه استفاده از AutoFormat وstyle Gallery را نیز اعمال مجموعه ای از گروههای سازگار سبک ها به سندتان خواهید آموخت.
شروع کردن درس
برای باز کردن فایل تمرین07Lesson مراحل زیر را دنبال کنید ،وسپس آن را به نام Program Highlights07 ذخیره کنید.

1

73