کارآموزی بانک اطلاعاتی

پیشگفتار
این گزارش در طی دوره کارآموزی تهیه شده است و در سه فصل آورده شده است ابتدا مقدمه ای ذکر شده است که در مورد اینکه تعریف بانک اطلاعاتی چه می باشد و یا اینکه چه زمانی بحث آن فراگیر شد و … بحث می کند.
در فصل اول به موارد زیر اشاره شده است:
تعاریف عمده و مورد نیاز یک بانک اطلاعاتی، تعریف بانک اطلاعاتی و اینکه چرا بانکهای اطلاعاتی بوجود آمدند.
در فصل دوم به موارد زیر اشاره شده است:
ساختار رابطه ای چیست و اجزاء آن چه می باشد و این ساختار دارای چه خصوصیاتی است.
در فصل سوم به موارد زیر اشاره شده است:
ایجاد بانک اطلاعاتی جدید، طریقه ساخت جدول، خواط فیلدها، نشان دادن ارتباطات، طریقه ساخت پرس و جو، طریقه ساخت ماکرو و فرم و گزارش.

مقدمه:
چندی است که اصلاحاتی همچون سیستم مدیریت بانک های اطلاعاتی و بانکهای اطلاعاتی و پایگاه داده ها و نظایر آن نقل محافل علمی-فنی و علمی است.
اینک حتی وضع چنان است که به خاطر ریزپردازنده ها و انواع آن نرم افزارهای سهل الاستفاده روی کامپیوتر های شخصی، هرکسی می تواند بانک اطلاعاتی شخصی خود را داشته بلشد.
مبالغه نیست ، اگر گفته شود که دیگر لزومی نیست کسی در رشته کامپیوترتحصیل و یا در محیط های کامپیوتری کار کند تا بتواند از کامپیوتر استفاده کند و مخصوصا داده های عملیاتی مورد نیاز خود را که به طور روزانه با آنها سر و کار دارند به صورت اتوماتیزه ذخیره، بازیابی و پردازش کنند.
تعداد زیادی از بانکهای اطلاعاتی بسیار بزرگ در جهان وجود دارند که در سیستمهای اطلاع رسانی جهانی از آنها به گستردگی استفاده می شود.
تامین این پوشش گسترده اطلاعاتی با استفاده از تکنولوژی بانکهای اطلاعاتی ریز پردازنده ها، ابرکامپیوترها و شبکه های کامپیوتری امکان پذیر شده است.
نگاهی حتی گذرا به تاریخ تمدن بشر نشان می دهد که انسان همیشه به اطلاعات نیاز داشته است. انسان داده ها را جمع آوری و بر اساس آنها داده های جدید یا اطلاعاتی دیگر تولید و از آنها استفاده می کند.
به تدریج حجم اطلاعات فزونی یافت دیگر صرف ذخیره سازی آنها بر رسانه ها و بازیابی آنها کافی نبوده بلکه می بایست بر اساس یک سیستم مشخص اسناد و مدارک خود را نگهداری می کرد تا هم بازیابی آنها سریعتر ممکن شود و هم اصلاح و تغییر و به طور کلی پردازش آنها و احیانا تولید اطلاعات جدیدتر امکان پذیر شود.
نرم افزار های گوناگونی برای ایجاد بانک های اطلاعاتی به کار می رود و هر کدام قدرت منحصر به فردی در ایجاد بانک های اطلاعاتی دارند یکی از سیستم هایی که در این مورد استفاده می شود اکسس می باشد که یکی از محصولات مایکروسافت بوده که نسخه های گوناگونی از آن به بازار آمده است.
سهولت طراحی حرفه ای ترین سیستم های کاربردی بدون نیاز به برنامه نویسی، اکسس را به یک برنامه مناسب جهت طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یعنی MIS تبدیل شده است.
با اینکه تمام ابعاد طراحی یک سیستم حرفه ای بدون آشنایی با برنامه نویسی در اکسس امکان پذیر شده است. با این وجود یک محیط برنامه نویسی بسیار قوی با اکسس ارایه شده که در سطح و کیفیت برنامه پاسکال و امکانات برنامه نویسی تحت ویندوز است.
در کنار پیچیده ترین امکانات و ابزار کار برای طراحی سیستم های کاربردی، مدیران، متخصصین و کارشناسان و کاربران نیز می تواند خود طراح نیاز های خود باشند.
در برنامه اکسس بر خلاف سایر برنامه های بانک اطلاعاتی تمام ساختار بانک اطلاعاتی در یک پرونده به نام بانک اطلاعاتی جمع شده است.
هر پرونده اکسس می تواند تا 1 گیگا حجم و 34769 عنصر اطلاعاتی مانند جدول اطلاعاتی، ایندکس، فرم، سوال، فرم چاپ، ماکرو و برنامه را در خود نگهداری کند.
ارتباط جدولهای اطلاعاتی
ارتباط جدولها در اکسس از نظر کیفی کامل و پیشرفته است. هر نوع تغییر در ارتباط یا ایجاد ارتباط جدید به سادگی و با استفاده از یک محیط گرافیکی انجام می شود.
پس از برقراری ارتباط بین جدولهای اطلاعاتی ورود داده های جدید در هر یک از جدولهای مذکور از نظر درستی ارتباط، به طور اتوماتیک کنترل می شود.
سوال
در اکسس بالغ بر 8 نوع سوال با روشهای مختلف قابل طراحی است.
حداکثر تا 32 جدول را می توان در طراحی یک سوال وارد کرد. تعداد سوالهای مرتبط می تواند تا 50 سطح باشد.
این ابعاد در نوع خود بی نظیر و جدید است.
پاسخ سوال قابل ویرایش است. در این صورت تغییرات جدید در جدول یا جدولهای اصلی منعکس می شود. از سوال علاوه بر نمایش استفاده های دیگری نیز می شود:
* ایجاد جدول جدید
* حذف رکورد ها از جدولها
* اضافه کردن رکورد های جدید به جدولها
* تغییرات اتوماتیک در جدولها
در اکسس تصویر، صدا و حتی ویدیو در کنار داده های معمول در بانکهای وارد شده و ضبط می شود.
علاوه بر مدیریت بانک اطلاعاتی در زمینه های دیگر مانند تهیه بروشور، صورت حسابهای تبلیغاتی و امثال آن از اکسس استفاده می شود.
از ماکروها به صورت دکمه روی فم می توان برای انجام یک سری کارهای تعیین شده و گاها پیچیده و طولانی استفاده کرد.
حداکثر تا 32 جدول را می توان در طراحی یک سوال وارد کرد: تعداد سوالهای مرتبط می تواند تا 50 سطح باشد.
صفحات چاپی در اکسس تا 6 صفحه، یعنی گسترده ترین گزارش ممکن است.

فصل اول-بانک اطلاعاتی
1-1) چند تعریف مورد نیاز
تعریف داده:
از نظر ساختاری داده عبارت است از مقادیر صفات خاصه انواع موجودیت ها.
نوع موجودیت:
مفهوم کلی موجودیت ،شیء یا فردی که در مورد آن می خواهیم اطلاع حاصل کنیم.
صفت خاصه:
ویژگی جداساز یک نوع موجودیت از نوع دیگر.
تعیین مجموعه موجودیت های یک محیط و نیز مجموعه صفات خاصه هرنوع موجودیت بستهبع وضع و نوع سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی می تواند به طور پویا و یا به صورت ایستا صورت گیرد.
تعریف اطلاع:
اطلاع از داده حاصل می شود و در حل مسایل به کابه کار می رود و داده نمایش اطلاعات است.
موجودیت های هر محیط عملیاتی با یکدیگر ارتباطی دارند. این ارتباطات از نقش عملکردی که هر موجودیت در محیط عملیاتی ایفا می کند،با توجه به نسبتی که با سایرموجودیت ها دارد، مشخص می شود. بازشناسی ارتباطات اساسی و پاسخگوی نیاز های اطلاعاتی کاربران از وظایف طراح بانک است.
بانک اطلاعاتی:
مجموعه ای است از داده های ذخیره شده به صورت مجتمع و مبتنی بر یک ساختار تعریف شده به طور صوری، با حداقل افزونگی، تحت کنترل متمرکز، مورد استفاده یک یا چند کاربر،به طور اشتراکی و همزمان.
برای ایجاد سیستم اتوماتیزه ذخیره و بازیابی، به طور کلی دو روش وجود دارد:
1-مشی بانکی
2-مشی غیر بانکی (مشی کلاسیک یا مشی فایلینگ).
در مشی بانکی، هرکاربری دید خاص خود را نسبت به داده های ذخیره شده در بانک دارد. به عبارت دیگر از یک سود وحدت ذخیره سازی و از سوی دیگر تعدد کاربران را داریم. اشتراکی شدن داده ها،یکی دیگر از خصوصیات بانک اطلاعاتی است. کاربران مختلف می توانند به طور همزمان با بانک کار کنند، هر کاربری این احساس را داردکه دارای بانک خاص خود می باشد. منظور از همزمانی در اینجا همزمانی از دید کاربر است. یعنی هر کاربری، بدون ایجاد محدودیت و ممنوعیت برای کاربر دیگر در هر لحظه که بخواهد می تواند از بانک استفاده کند.
همزمانی عملیات از جنبه دیگری نیز مطرح است و آن همزمانی از نظر سیستم است. یعنی فرآیندهای درون سیستمی بتوانند با همزمانی، در محیط سیستم جریان داشته باشند. اینکه تا چه حد همزمانی فرآیند ها در درون سیستم امکان پذیر است، بستگی به نحوه طراحی سیستم مدیریت بانک و الگوریتم های عملیاتی آن از یکسو و تعریف ساختار ذخیره سازی.
1-2) چرا بانکهای اطلاعاتی ؟

هر سازمانی که بتواند به اطلاعات جامع تر، صحیح تر ،کامل تر، دقیقتر، با صرف هزینه کمتر و در اسرع وقت دستیابی داشته باشد به عبارت دیگر ازاطلاعات بهتر و بیشتر استفاده کند، در اهدافش موفق تر خواهد بود.
ذخیره سازی داده ها در بانک بصورت مجتمع بدین معنی است که کل داده های عملیاتی محیط مورد نظر کابران مختلف، در کادر یک ساختار مشخص، بصورت یک جا ذخیره شده باشند.
در یک محیط عملیاتی کاربران مختلفی وجود دارند که هر یک نیازهای اطلاعاتی مشخصی
دارند که لزوما با نیازهای اطلاعاتی دیگر کاربران همسانی ندارند. این نیازهای اطلاعاتی ناظرند برتعدادی نوع موجودیت ازمحیط عملیاتی .
ممکن است داده های مربوط به یک نوع موجودیت مورد نیاز چند کاربر باشند .اگر هر کاربری آن گونه که در محیطهای غیر بانکی رایج است، داده های خود را، در فایلهای خاص خود. ذخیره کند، یک فقره اطلاع،در مورد یک نوع موجودیت از محیط عملیاتی ممکن است چندین بار
تکرار شده و حجم بالایی از افزونگی پدید آید.
در محیط بانکی به دلیل تجمع داده ها در کادر در یک ساختار مشخص و وجود وحدت ذخیره سازی داده های مربوط به موجودیت های محیط ،پدیده افزونگی وجود نخواهد داشت.
نیز نحوه ی عملکرد سیستم عاملی که خود سیستم مدیریت بانک در محیط آن، به مثابه یک برنامه کاربردی ، اجرا می شودو نیز به معماری کامپیوتر و قابلیتهای آن.
از عناصر اصلی محیط بانکی نرم افزار سیتمی خاص بانک است که نرم افزاری موسوم به سیستم مدیریت بانک اطلاعات (DBMS)DATA BASE MANAGMENT SYSTEM.
نرم افزاری است که مدیریت بانک اطلاعاتی را عهده دار است. مثل هر سیتم دیگر، مجموعه ایست از تعدادی واحد وهر واحد وظیفه یا وظایف مشخص در کل سیتم دارد. هر واحد بصورت یک یا چند برنامه، پیاده سازی می شود. می توان گفت DBMS یک مجموعه برنامه است، نرم افزار پیچیده ای که واسط است بین کاربران امکانات سیستم کامپیوتری، سیستمی که به کاربران امکان می دهد عملیات مورد نظرشان را انجام دهند، یعنی تعریف داده ها، بازیابی داده ها و ذخیره سازی آنها وبرای این منظور به امکان می دهد تا به بانک دستیابی داشته باشند.
اینکه سیستم مدیرت بانک چگونه درخواستهای کاربران را عملی می سازد، بستگی به نوع آن دارد. هر سیستمی روند عملیاتی درونی خاص خود را دارد. به طور خلاصه نحوه عمل به صورت زیر است:
– دریافت درخواست کاربر
– بررسی و تحلیل دریافت.
– بررسی شمای خارجی کاربر، نحوه تبدیل دید خارجی به ادراکی، شمای ادراکی، نحوه تبدیل دید ادراکی به داخلی، وحدت ذخیره سازی و عدم افزونگی از یکسو و به کارگیری استراژی بهینه دستیابی به داده از سوی دیگر، امکان می دهند تا ضمن کاهش مصرف حافظه، عملیات مورد نظر کاربران با کارایی بالایی، توسط سیستم مدیریت بانک انجام پذیرد.
ساختارهای داده ای رایج برای ایجاد سیستم بانک اطلاعاتی عبارتند از:
– مدل رابطه ای

– مدل سلسله مراتبی

– مدل شبکه ای

اکسس تا حدود زیادی تلاش می کند مدل رابطه ای را پیاده سازی کند. اکسس یک سیستم مدیریت بانک (DBMS) هست ولی سیستم مدیریت بانک رابطه ای (RDBMS) کامل و جامع نیست. چون برای تعداد زیادی رکورد مثلا میلیونها رکورد مشکل پیدا می کند ولی سیستم
اکسس بیشتر برای مقاصد آموزشی و مدلسازی طراحی شده است.
از جمله سیستمهای مدیریت بانک رابطه ای می توان به Oracel و SQL/server اشاره کرد.
هر چند تکنولوژی بانک اطلاعاتی، در حال حاضر به عنوان تکنولوژی نوین، کاربرد فرآیند دارد ولی آخرین مرحله پیشرفت در مسیر تحول تکنولوژی ذخیره و بازیابی نیست. ایجاد تکنولوژی بانک اطلاعاتی از یکسو و توسعه دانش بشر در زمینه هایی مثل سیستمهای خبره و هوش مصنوعی و منطق صوری امکان ایجاد تکنولوژی جدیدتری به نام بانک شناختها را فراهم کرده است.
فصل دوم- بانک اطلاعاتی رابطه ای

2-1) ساختار رابطها
در این ساختار از مفهوم ریاضی رابطه، برای نمایش داده ها و ارتباطات بین آنها استفاده می شود. از دید کاربر بانک رابطه ای، از تعدادی جدول تشکیل شده است.
جدول ساختاری است نامدار و تشکیل شده از تعدادی ستون، که هر ستون دارای نام مشخصی است. روشن است که جدول در هر لحظه تعدادی سطر دارد. هر ستون نمایشگر یک صفت خاصه از یک نوع موجودیت است و هر سطر نشان دهنده یک نمونه از یک نوع موجودیت است.
در مدل رابطه ای از ساختار جدول، هم برای نمایش موجودیت ها و هم برای نمایش ارتباط بین آنها استفاده می شود. از نظر دستیابی به داده ها در سطوح انتزاعی، هر جدول مستقلا قابل پیمایش و غواصی است. برای بازیابی در این مدل به عملگر سطریاب نیاز داریم.
در این مدل نیازی نیست که سیستم برای پاسخگویی به پرس و جوهای قرینه رویه های جداگانه ای آماده کند بلکه منطق کلی غواصی یکسان است.
تئوریسین مدل رابطه ای در سال 1981 دو شرط را برای اتلاق شبه رابطه ای به سیستمهایی که بانکهای جدولی ایجاد می کنند بر نهاده است:
1- دید جدولی را برای کاربر تامین کنند و به عبارت دیگر، در سطح ادراکی، دارای ساختار داده ای جدولی باشند.
2- دارای عملگرهای جبر رابطه ای از قبیل Select , Project , join باشند بدون اینکه برای استفاده از آنها، نیازی به تعریف مسیرهای دستیابی در محیط فیزیکی بانک باشد.
2-2) خصوصیات مدل رابطه ای:
به طور خلاصه مدل رابطه ای دارای خصوصیات زیر است:
1- از دید کاربر، دارای وضوح است و محیط انتزاعی آن، محیطی است مسطح.
2- داده و ارتباطات بین آنها با مکانیسم واحدی نشان داده می شود.
3- عملگر بازیابی (منطق کلی غواصی) نسبتا ساده است.
4- برای پرس وجوهای قرینه دارای پاسخگویی واحد است.
5- در عملیات ذخیره سازی دشواری ندارد و باعث بروز وضعیت نامطلوب نمی شود.
6- از مبانی تئوریک ریاضی برخوردار است.
7- غواصی در هر یک از رابطه ها می تواند مستقل از سایر روابط انجام پذیرد.
8- بانک رابطه ای بر اساس مدل داده ای رابطه ای یا ساختار رابطه ای طراحی می شود.
ساختار رابطهای نخستین بار توسط کاد مطرح شد. در حال حاضر تولیدات سیستمی مبتنی بر مفاهیم بانک رابطهای، بیش از هر سیستم بانک اطلاعاتی دیگری عرضه می شوند. برخی از آنها رابطه ای و برخی شبه رابطه ای می باشند.
از جمله مراکز تحقیقاتی که در زمینه سیستم بانک رابطه ای فعالیت می کنند، موسسات R.I و
C&DCG است که توسط کاد و دیت ایجاد شده اند.
R.I:Relational Institue

C&DCG:Code And Date Consulting Groop

تقریبا همه سیستمهای مدیریت بانک اطلاعاتی مدرن، اطلاعات ذخیره شده را با استفاده از مدل مدیریت بانک اطلاعاتی رابطه ای اداره می کنند. در یک سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی رابطه ای که گاه RDBMS نامیده می شود همه داده در جداولی مدیریت می شوند. جداول اطلاعاتی که یک موضوع را در خود ذخیره می کنند و دارای ستونهایی هستند که انواع مختلفی از اطلاعات مربوط به موضوعی را در خود نگهداری می کنند و دارای سطرهایی هستند که نام و ساختار یک موضوع واحد را شرح می دهند. حتی وقتی در یک بانک اطلاعاتی پرس و جو می کنید نتایج معمولا به صورت جدول دیگری نمایش داده می شوند.
رابطه: اطلاعاتی درباره یک موضوع واحد مثلا مشتریان یا دانشجویان. یک رابطه معمولا یک جدول ذخیره شده در سییستم مدیریت بانک اطلاعاتی رابطه ای است.
ویژگی: اطلاعات معینی است درباره یک موضوع از قبیل آدرس یک مشتری. یک ویژگی به طور معمول یک ستون داده یا فیلد را در جدول ذخیره می کند.
ارتباط: راهی است که اطلاعات در یک رابطه را به اطلاعات دیگری در رابطه دیگر مربوط می کند. به عنوان مثال مشتریان یک ارتباط یک به چند به سفارشات دارند.
پیوند: فرآیند پیوند جداول یا پرس و جوها از راه جداولی که مقادیر داده هایشان به هم مربوط شده اند مثلا مشتریان ممکن است به وسیله انطباق یک شماره شناسایی به سفارشاتشان پیوند داده شوند.
فصل سوم گذری بر اکسس

3-1) ایجاد یک بانک اطلاعاتی جدید:

وقتی ابتدا اکسس را اجرا می کنید پنجرهMicrosoft access نشان داده می شود که می توان یک بانک اطلاعاتی جدید را فورا با انتخاب گزینهBlank Data Base ساخت و یا با استفاده از Database Wizard یک بانک اطلاعاتی را با استفاده از بیش از 20 نوع الگوی برنامه های بانک اطلاعاتی ساخت و یا یک بانک اطلاعاتی موجود که فایلی با پسوند mdb است را باز نمود.
استفاده از Database Wizard:
اگر اکسس را قبلا اجرا کرده اید می توانید با انتخاب New Database از منوی File پنجره New را برای ساخت یک بانک اطلاعاتی جدید داده باشید.
برای ساخت Database Wizard وقتی اکسس را اجرا می کنید می توانید گزینه مربوط به نام Database Wizard را انتخاب کنید. لیست الگو های قابل دسترس در پنجره New نمایش داده می شود. با انتخاب الگوی مورد نظر و کلیک روی Ok یا با دو بار کلیک کردن روی الگوی مورد نظر پنجره محاوره ای File New Data base باز می شود. و اکسس یک اسم برای فایل جدید پیشنهاد می کند. نام را می توانید اصلاح و سپس روی Create به منظور اختصاص یافتن فضایی به بانک اطلاعاتی جدید که یک فایل است کلیک نمایید. پنجره هایی باز می شوند که می توان خصوصیات را به نحوه مورد نظر تنظیم نمود و هر پنجره به وسیله کلیک کردن به پنجره بعدی منتهی می شود و در نهایت به کار ساختن بانک اطلاعاتی خاتمه می دهد. از Cancel برای متوقف نمودن کار و پاک شدن فایل بانک اطلاعاتی استفاده می شود.
ساخت یک بانک اطلاعاتی جدید خالی:
برای ساخت یک بانک اطلاعاتی جدید خالی Blank Database از پنجره Microsoft Access را انتخاب کنید. همچنین می توان با انتخاب New Database از منوی File و سپس دو بار کلیک کردن روی Blank Database در جعبه محاوره ای New این کار را انجام دادکه پنجره File New Database نشان داده می شود. سپس در قسمت File name نام بانک اطلاعاتی جدید را تایپ کنید و روی Create کلیک نمایید، اکسس یک پسوند mdb به نام فایلها ملحق می کند. که از این فایلها برای ذخیره همه اشیاء بانک اطلاعاتی شامل جداول، پرس و جوها، فرمها، گزارشات و… استفاده می کند.
نکته: دکمه New Database اولین دکمه در انتهای سمت چپ نوار ابزار بعد از ساخته شدن بانک اطلاعاتی پنجره Database باز می شود که شامل قسمتهای form , report , macro module , table , query است و هر کدام از آنها دارای حالت های open , design , new می باشند.
3-2) طریقه ساخت جدول (Table)
ساخت اولین جدول:
گزینه table از پنجره Database را انتخاب ورودی New کلیک کنید. پنجره New Table باز می شود. که شامل گزینه های Datasheet View , Design View , Table Wizard می باشد.
برای شروع Datasheet View را انتخاب و Ok را کلیک کنید. آنچه که شما خواهید دید صفحه داده ای کاملا شبیه به یک صفحه گسترده است. می توانید نوع داده ای که می خواهید را وارد کنید. اما بر خلاف صفحه گسترده نمی توانید عبارات محاسباتی را وارد کنید.
کلید Tab را برای حرکت از یک ستون به ستون دیگر استفاده کنید. وقتی به سطر دیگری حرکت می کنید اکسس آنچه را تایپ کرده اید ذخیره می کند. اگر در سطر یا ستونی اشتباه کرده اید روی آن کلیک نموده و تغییرات مورد نظر را انجام دهید. اگر ستون داده ای که ساخته اید را نمی خواهید در هر جای آن کلیک کرده و از منوی Edit گزینه Delete را انتخاب نمایید. اگر می خواهید ستونی را بین دو ستون که شامل داده هایی هستند درج کنید در هر جای ستونی که سمت راست ستون مورد نظر برای درج کردن است کلیک و از منوی Insert گزینه Column form را انتخاب کنید. برای انتقال یک ستون به موقعیت جدید روی نام فیلد در بالاترین قسمت ستون به منظور لایت کردن کل ستون کلیک کرده و سپس یکبار دیگر کلیک کرده و آن را به محل مورد نظر بکشید.
بعد از وارد نمودن چندین سطر داده بهنر است جدول را ذخیره کنید. این عمل را با کلیک کردن روی دکمه Save بر روی نوار ابزار یا به وسیله انتخاب Save layout از منوی File می توانید انجام دهید. در پنجره Save as نام جدول را تایپ و Ok را کلیک کنید. اکسس پیغامی می دهد مبنی بر اینکه کلید اصلی Primary key برای جدول انتخاب نشده با انتخاب Yes خود اکسس می تواند کلید اصلی برای جدول بسازد که یک فیلد Id با نوع داده ای Autonumber اضافه کرده و آن را به عنوان کلید اصلی در نظر می گیرد. با انتخاب No خودتان باید کلید اصلی را معرفی کنید. که دکمه کلید اصلی از میله ابزار را انتخاب و روی فیلد مورد نظر کلیک کنید. اکسس یک علامت کلید کنار این فیلد قرار می دهد.
استفاده از Table wizard:
اکسس با استفاده از Table wizard در ساخت بسیاری از جداول معمولی به شما کمک میکند. بعد از انتخاب گزینه Table wizard از پنجره New table پنجره Table wizard نمایش داده می شود. در سمت چپ و پایین پنجره دو دکمه انتخابی وجود دارد Business برای انتخاب جداول در نظر گرفته شده برای کار و Personal برای انتخاب جداول شخصی در قسمت Sample table جدول مورد نظر را انخاب کنید که فیلد های آن در قسمت sample field نشان داده می شوند. فیلد های لازم در جدول مورد نظر را انتخاب کنید. این فیلد ها به قسمت مربوطه با نام field in my new table منتقل می شوند. برای هر فیلد می توان با کلیک کردن روی Rename field نام جدید انتخاب نمود.
سپس روی Next کلیک کنید تا پنجره بعدی باز شود. در این پنجره نام جدول را تایپ نموده و همچنین می توانید از Wizard بخواهید که کلید اصلی را برایتان تنظیم کند و یا اینکه خودتان آن را تعریف کنید. Table wizard در مورد نحوه ارتباط جداولتان نیز سوال می کند. اگر Wizard یک فیلد کلیدی در جدول دیگری با همان نام و همان نوع داده ای به عنوان فیلدی در جدول جدیدتان پیدا کند فرض خواهد کرد که جداول با هم مرتبط شده اند. اگر فکر می کنید که اشتباه می کند می توانید بگویید هیچ ارتباطی بین جدول جدید و جداول موجود ایجاد نکند.
ساخت یک جدول در Design view:
گزینه Design view از پنجره New table را برای ساخت جداولی که Table wizard نمی تواند آنها را مدیریت کند استفاده کنید. بعد از آن پنجره Table خالی در Design view نمایش داده می شود.
تعریف فیلدها:
در ستونهای پنجره میتوانید با نام فیلد ها وارد کنید و نوع داده ای را برای آن انتخاب نمایید اکسس امکان تنظیم خواص فیلد را در قسمت File property فراهم میکند که برای انواع
داده ای مختلف این خواص هم تغییر خواهند کرد.
توجه: هر چند می توانید از فضای خالی در بین نامها در اکسس استفاده کنید ولی سعی کنید نام فیلدها و جداول را بدون فضای خالی بین حروف ایجاد کنید. بیشتر بانکهای اطلاعاتی SQL که اکسس می تواند به آنها متصل شود، فضای خالی بین نامها را پشتیبانی نمی کنند.
در ستون name Field نام فیلد و در ستون Data type نوع آن و در Description یک عبارت توضیحی وارد می شود. اکسس این توضیح را هنگامی که فیلد مزبور را در یک پرس و جو در حالت Datasheet view یا یک فرم را در Form view یا Datasheet view انتخاب کرده اید در نوار وضعیت نمایش می دهد
.انواع داده فیلد:

نوع داده
مورد استفاده
اندازه
Text
داده حرفی- عددی
حداکثر 255 بایت
Memo
داده حرفی – عددی (جملات و پارا گرافها)
حداکثر 64000 بایت
Number
داده عددی
1،2،4،8 بایت و 16 بایت برای Replication ID
Date/Time
تاریخها و زمانها
8 بایت
Currency
داده های پولی ذخیره شده با چهار رقم اعشار
8 بایت
Autonumber
ارزش تولید شده منحصر به فرد برای هر رکورد جدید
4 بایت و 16 بایت برای Replication ID
Yes/No
داده بدلی
1 بیت
Ole Dbgect
تصاویر، گرافها یا دیگر اشیاء
حداکثر حدودا یک گیگا بایت
Hyperlink
یک آدرس پیوندی به یک مستند یا فابل روی وب
حداکثر 2048 کاراکتر

خواص فیلد ها:
می توانید هر فیلد را با خواص را با خواص معینی که بر اساس نوع داده ای فیلد متغیر هستند تنظیم کنید.
خواص روی دکمه General:
Field size: شما می توانید طولی را برای انواع داده Text , Number تعریف کنید. طول Text می تواند از 0 تا 255 کاراکتر است. برای Number اندازه ها به این قرار است:
Byte: یک بایت تنها برای عدد صحیح شامل مقادیر 0 تا 255
Integer: 2بایت عدد صحیح شامل مقادیری از32768- تا 32767+
Long integer: 4 بایت عدد صحیح شامل مقادیر از 2147483648- تا 2147483647+
Single: 4 بلیت اعداد ممیز شناور
Double: 8 بایت اعداد ممیز شناور
Replicatin Id: 16 بایت شناسه منحصر به فرد سراسری
(GUID) Globaly Unique Identifier
Format: شما می توانید چگونگی نمایش یا چاپ داده یتان را کنترل کنید. بنابراین فرمت با نوع داده تغییر می کند.
برای انواع داده ای Memo , Text می توانید یکی قالب سفارشی تعیین کنید تا کنترل کنید اکسس چگونه داده را نمایش می دهد. برای جزئیات قالب های سفارشی به قسمت مربوط به نام text and memo datatypes format property در Help اکسس مراجعه کنید.
برای Autonumber , Currency , Number استاندارد گزینه ها به شرح زیر است:
General number: پیش فرض ( بدون علامت کاما یا علامت پول، ارقام اعشار وابسته به دقت داده هستند) – Currency: سمبلهای پول و دو رقم اعشار
Fixed: حداقل یک عدد و دو رقم اعشار
Standard: دو رقم اعشار و جدا کننده های کاما
Percent: درصد گرفتن
Scientific: نماد علمی
برای نوع داده Date/Time الگوی اختیاری از مثالهای زبر پیروی می کنند.
General Date پیش فرض
04/15/95 05.30:10 pm(Us)

15/04/95 17.30:10 (Uk)

Long Date

Satorday , April , 15 , 1995 (Us)

15 April 1995 (Uk)

:Medium Date

15-Apr-95
:Short Date

4/15/95
:Long Time

5:30:10 Pm

:Short Time

17:30

:Medium Time

5:30 Pm

برای نوع داده Yes/no اختیارات به قار زیر هستند:

Yes/no پیش فرض

True/False

On/Off

Decimal Places: برای انواع داده Currency و Number می توانید تعداد ارقام اعشاری که اکسس باید نمایش دهد را تعیین کنید. پیش فرض تعیین شده Auto می باشد. که سبب می شود اکسس دو رقم اعشار برای قالب های Percent , Standard , Fixed , Currency نمایش دهد و تعداد ارقام اعشار برای نمایش دقت اعداد، قالب General Number می باشد. همچنین می توانید یک تقاضا برای نمایش ثابت 0 تا 15 رقم اعشار را بنمایید.
Input Mask: برای انواع داده ای Currency , Date/Time , Number , Text می توانید یک الگوی ویرایشی را که کاربر در هنگام ورود داده در فیلد باید آن را ببیند تعریف کنید. مثلا می توانید محدودیتی در فیلد تاریخی به صورت (–/–/—-) داشته باشید. یا می توانید یک قالب شماره تلفن به فرم آمریکا یعنی 000-000(###) داشته باشید.
Caption: شما می توانید یک نام فیلد تشریحی کامل را برای نمایش دادن برچسبها، فرمها و بیشتر گزارشات وارد کنید ( توجه: اگر نام فیلدی که ایجاد کرده اید هیچ فاصله درون کاراکتری ندارد می توان با استفاده از خاصیت Caption یک نام جدید که شامل فضای خالی بین کاراکتری باشد را برای استفاده کردن آن اسامی به وسیله اکسس در برچسبها و بیشتر پرس و جوها و گزارشات وابسته به این فیلد استفاده کنید).
Default Value: شما می توانید یک مقدار پیش فرض را برای همه انواع داده به جز Ole object , Auto number تعریف کنید. برای اعداد، مقدار پیش فرض 0 است. اکسس مقدار پیش فرض Null را برای انواع داده ها Text , Memo تهیه کرده است.
Validation Rule: شما می توانید یک عبارت که می بایست هنگام ورود یا تغییر داده در یک فیلد، ارزش درست داشته باشد را تهیه نمایید. مثلا <100 برای اینکه اعداد بایدکوچکتر از 100 باشند تعریف می شود. همچنین می توانید کاری کنید که اکسس یک مقدار خاص را چک کند. مثلا در یک لیست، شهرهای معتبر را Chicago یا New york یا San Francisco را تعریف کنید. علاوه بر آن می توانید یک عبارت پیچیده شامل چندین تابع ساخته شده در اکسس تعریف کنید.
Validation Text: شما می توانید یک متن را اگر داده وارد شده از قوانین ارزیابی عبور نکند نمایش دهید.
Required: اگر اجازه داشتن ارزش Null را در این فیلد نمی دهید، این خاصیت را روی Yes تنظیم کنید.
Allow zero: برای فیلد های Memo و Text می توانید فیلد را مساوی یک رشته با طول صفر تعیین کنید
Indexed: شما می توانید درخواست کنید که یک ایندکس برای انواع داده ای Text , Number Currency , Date/Time , Auto Number برای دسترسی سریعتر ساخته شود. همچنین شما می توانید درخواست کنید که مقادیر ایندکس شده در فیلدها برای کل جدول منحصر به فرد باشند.
خواص روی دکمه Look Up:
Display control: پیش فرض نوع کنترل برای نمایش این فیلد در صفحات داده، فرمها و گزارشات است. برای بیشتر فیلدها Text Box را انتخاب کنید. اگر فیلد، یک کلید خارجی، اشاره شده به یک جدول دیگر باشد می توانید List box یا Combo box را برای نمایش معنی دار مقادیر از جداول وابسته شده
به هم انتخاب کنید. همچنین اگر این فیلد می بایت شامل یک لیست از مقادیر معین باشد، می توانید List box یا Combo box را انتخاب کنید.
:Row source type وقتی List box یا Combo box را برای Display Control انتخاب می کنید این خاصیت را برای نمایش اینکه آیا لیست مقادیر معتبر از یک جدول یا پرس و جو می آیند یا از یک Value list که شما وارد می کنید، یا از نامهای Field list که از فیلدهای جدول دیگری آمده اند، تنظیم کنید.
Row source: اگر Row source type در Table/Quary یا Field list هست تهیه مقادیر پرس و جو و یا جدول را برای لیست تعیین کنید اگرRow source type در Value list است مقادیر به طور مجزا شده به وسیله سمی کلن وارد کنید.
Bound column: ستونی که در یک لیست چند ستونی مقدار تنظیمی این فیلد را مهیا می کند، تعیین می کند اگر Row source یک ستون تنها است، 1 وارد کنید.
Column count: تعداد ستونهای اطلاعاتی تهیه شده به وسیله Row source را وارد کنید.
Column heads: اگر Yes باشد Caption را برای هر ستون از Row source نمایش می دهد.
Column widths: عرض نمایش برای ستونهایی که بوسیله سمی کولن جدا شده اند را دارد کنید، اگر نمی خواهید یک ستون را نمایش دهید، عرض آن را صفر وارد کنید. مثلا اگر فیلد یک مقدار کد است، ممکن است مایل نباشید که مقدار نمایش داده شود، اما باید تشریح کدهای موجود تهیه شده به وسیله جدول یا لیست دیگر نمایش دهید. اگر Display control، Combo box باشد اکسس وقتی لیست بسته شده است، مقدار را از اولین ستون با عرض غیر متغیر صفر،نمایش می دهد
List row: وقتی Display control، Combo box است، تعداد سطرها به منظور نمایش دادن در لیست های جعبه Combo را تعیین می کند.
List width: وقتی Display control، Combo box است عرض لیست های جعبه Combo را تعیین می کند. مقدار پیش فرضAuto یک لیست به همان اندازه عرض جعبه Combo ، باز می کند.
اگر عرض جعبه Combo برای نمایش دادن همه مقادیر در لیست، کافی نیست اینجا یک مقدار معین به منظور مطمئن شدن از نمایش همه ستونهای لیست باز شده، وارد کنید.
Limit to list: برای جعبه های Combo، اگر فیلد مزبور بتواند شامل همه مقادیر تهیه شده به وسیله لیست باشد، Yes را وارد کنید. اگر شما می توانید مقادیری که شامل لیست نیست را وارد کنید، No را تایپ کنید.
توجه:
اگر مقدار کران ستون را به عنوان اولین ستون نمایش دهید، جعبه Combo به طور پیش فرض فکر می کند که شماYes را برای Limit to list تعیین کرده اید.
رشته های با طول صفر وNul lها:
بانکهای اطلاعاتی رابطه ای یک مقدار مخصوص را پشتیبانی می کنند که Null نامیده می شود و یک مقدار نامشخص را نمایش می دهد. Nullها خواص ویژه ای دارند. یک مقدار Null نمی تواند مساوی هر مقدار دیگر حتی یک Null دیگر باشد. این بدین معنی است که شما دو جدول را نمی توانید روی مقدار Null به هم ملحق کنید. همچنین بررسی A=B وقتیA یا B یا هر دو یک مقدار Null هستند، نمی تواند یک مقدار مناسب را بر گرداند و بالاخره مقادیر Null نمی توانند در محاسبات متحد شده ای همچون توابع Sum یا Ave شرکت کنند. شما می توانید بررسی کنید که یک مقدار Null است یا خیر. بدین صورت که آن را با یک کلمه کلیدی Null مقایسه کنید یا از توابع Is Null استفاده کنید. در مقابل، شما می توانید فیلد های Memo یا Text را روی یک رشته به طول صفر برای نمایش اینکه ارزش یک فیلد مشخص است ولی فیلد خالی است، تنظیم کنید. شما می توانید جداول را روی رشته هایی به طول صفر به هم ملحق کنید و دو مقدار رشته ای با طول صفر می توانند مقایسه شوند و یا با هم مساوی باشند.
به هر حال برای فیلدهای Text , Memo می تواند خاصیتAllow zero length را روی Yes تنظیم کنید تا به کاربر اجازه وارد کردن رشته هایی با طول صفر را بدهید. در غیر این صورت اکسس همه رشته های خالی را قبل از ذخیره به Null تبدیل خواهد کرد همچنین اگر خاصیتRequired را برای فیلد متن را
روی Yes تنظیم کنید، اکسس ورودی کاربر به صورت خالی در فیلد را با رشته هایی به طول صفر ذخیره می کند.
مهمترین اختلاف بین Null ها و رشته های با طول صفر چیست؟
فرض کنید که یک بانک اطلاعاتی نتایج بازرسی اتومبیلها را ذخیره می کند. برای پرسشنامه هایی که جوابی برای سوال رنگ دلخواه وجود ندارد، بهتر است مقدار Null را ذخیره کنید. شما نمی خواهید که آن را بر مبنای جوابهای "بی اطلاع" قرار دهید و یا نمی خواهید در محاسبه مجموع سطرها یا میانگینها در نظر بگیرید. از سوی دیگر ممکن است بعضی از اشخاص، جواب "فکر نکرذه ام" را برای یک رنگ دلخواه داده باشند. در این حالت شما یک جواب "هیچ" دارید و خوب است آنرا رشته ای به طول صفر تعیین کنید. می توانید آنرا در مجموعه جوابهایی بر مبنای "فکر نکرده ام" قرار دهید و یا در مجموعه ها و میانگین ها شامل کنید. مثال دیگر اینکه در یک بانک اطلاعاتی ممکن است شماره های فکس مشتریان باشد. اگر شما یک مقدارNull را ذخیره کنید یعنی نمی دانید که آیا مشتری فکس دارد یا خیر. اگر شما یک رشته به طول صفر ذخیره کنید بدین معنی است که می دانید مشتری شماره فکس ندارد. اکسس به شما انعطاف می دهد که با هر دو حات به صورت مقادیر "خالی" برخورد کنید.
تعریف قوانین ساده ارزیابی فیلدکه به منظور انجام یک آزمایش ساده بر روی مقادیری که در یک فیلد مجاز هستید وارد کنید یک عبارت را در قسمت Validation Rule برای فیلد وارد کنید. اکسس به شما اجازه ورود مقداری در فیلد که این قانون را نقض کند نمی دهد. اکسس این ارزیابی را برای داده های وارد شده در پنجره Table در Datasheet یا در یک پرس و جوی قابل بروزرسانی، یا در یک فرم انجام می دهد.
شما می توانید یک قانون ارزیابی محدود کننده ای را روی یک فرم تعریف کنید. اما نمی توانید قانون یک جدول را به وسیله تعریف قانون دیگری در یک فرم لغو کنید.
IN: بررسی تساوی با عنصری از یک لیست، مقدار مقایسه باید در یک محدود شد بین دو پرانتز باشد.
Between: برای بررسی یک محدود مقادیر، مقدار مقایسه باید دو مقداری ( یک مقدار پایین و یک مقدار بالا) جدا شده به وسیله عملگر And باشد.
Like: بررسی یک فیلد Text یا Memo به منظور تطبیق یک الگوی رشته ای
تعریف الگوهای ورودی:
برای کمک در ورود قالبهای داده، اکسس امکان تعریف یک الگوی ورودی برای هر نوع داده ها فیلد به جز انواعYes/No , Hyperlink , Ole object , Memo , Autonumber را میدهد.
یک الگوی ورودی می تواتد چیزهایی مثل وارد کردن حروف به صورت بزرگ، اضافه کردن پرانتز ها و خط فاصله بین شماره تلفن ها باشد. الگوی ورودی را می توان با استفاده از کاراکترهای مخصوص ایجاد کرد.
شاید بهترین راه آموختن طرز آموختن طرز استفاده از الگوهای ورودی، استفادهInput mask wizard باشد.
روی فیلد مورد نظر در بالای پنجره Table در Design view کلیک نموده و سپس در قسمت پایینی به نام Field property روی ویژگی Input mask کلیک کنید. دکمه … در سمت راست آن ظاهر می شود که به آن دکمه Build گفته می شود. روی آن به منظور شروع شدنmask edit Input کلیک نمایید. اولین پنجره wizard تعدادی گزینه برای الگوهای ورودی استاندارد که می تواند تولید شود را می دهد. برای رفتن به پنجره بعدی دکمه Next را انتخاب کنید. در پنجره های باز شده به ترتیب خواص مختلف را برای Input mask مورد نظر تنظیم کنید. در نهایت برای خاتمه یافتن کارFinish را کلیک کنید.
تعریف کلید اصلی:
هر جدول در یک بانک اطلاعاتی رابطه ای باید کلید اصلی داشته باشد. چگونگی تعریف کردن کلید اصلی در اکسس کاملا ساده است. فیلد مورد نظر را در حالت Design view از جدول انتخاب کنید. برای داشتن کلید مرکب Ctrl را پایین نگه داشته و روی فیلدهای مورد نظر کلیک کنید. سپس روی دکمه مربوط به نام Primary key در نوار ابزار کلیک یا گزینه Primary key از منود Edit را انتخاب کنید. اکسس یک علامت کلید در سمت چپ فیلدهای انتخابی شما قرار می دهد.
تعریف قانون ارزیابی جدول:
اکسس قانون ارزیابی را برای هر سطر جدول که ذخیره کرده اید بررسی می کند. گرچه قوانین ارزیابی فیلدها همزمان با ورود مقدار جدیدی بررسی می شود ولی قوانین ارزیابی جدول فقط هنگام ذخیره یا اضافه کردن یک سطر جدید بررسی می شوتد. برای تعریف یک قانون
ارزیابی جدول، آن را در حالت Design view باز کنید و سپس روی دکمه Properties در نوار ابزار کلیک کنید. یا گزینه Properties از منویView را انتخاب کنید، پنجرهTable properties باز می شود. در این پنجره می توانید توضیحی برای جدول در اولین در اولین خط وارد کنید. که این خط عنوان Description را دارد. در خط Validation rule می توانید هرعبارت مقایسه ای را وارد کنید.
برای اشاره کردن به نام فیلد آن را بین علامت براکت قرار دهید. این تکنیک در هر جا برای اشاره به نام یک شیء استفاده می شود. علاوه بر خواص جدول می توانید Filter order by را هم اضافه کنید. Filter به شما یم پیش تعریف قاعده ای برای محدود ساختن داده های نمایش داده شده در Datasheet view را می دهد. می توانید Order by را برای تعریف کردن یک یا چند فیلد که ترتیب نمایش پیش فرض سطرهای جدول را در Datasheet view می باشند را استفاده کنید.
3-4) نشان دادن ارتباطات(Show table)
تعریف ارتباطات:
باید برای اکسس مشخص کنید که جداول مختلف در یک بانک اطلاعاتی چگونه به هم مربوط شده اند اگر این کار را انجام دهید اکسس قادر خواهد بود که بعدا هر وقت در فرم ها، پرس و جوها یا گزارشات نیاز به پیوند دادن بین جداولتان باشد، آن را انجام دهد.
برای تعریف ارتباطات بین جداول در پنجره Database گزینه Relatin ship از منویTools را انتخاب کنید. اگر اولین باری باشد که می خواهید ارتباطات را برای بانک اطلاعاتی خود تعریف کنید پنجره خالی Relatin ship و جعبه محاوره ای Show table نمایش داده می شود. هر جدولی که می خواهید را از پنجره Show table انتخاب و دکمه Add را فشار دهید. یا بر روی نام جدول دو بار کلیک کنید. جدول انتخاب شده به پنجره Relatin ship منتقل می شود. فیلدی از یک جدول انتخاب و آن را mouse گرفته و به فیلدی از جدول دیگر که می خواهید ارتباط جداول بر اساس آن باشد وصل کنید. وقتی mouse را رها می کنیدپنجره Relatin ship نمایش داده می شود که در آن دو ستون Table/Quary وQuary Related table وجود دارد. گزینه زیر را کلیک کنید قوانین جامعیت بر پایگاه داده مورد نظر حاکم شوند:

Eforce Referential Integrity

بعد از کلیک نمودن گزینه فوق دو عبارت دیگر قابل دسترس می شوند:
اگر گزینه Cascade delete related records را انتخاب کنید در صورتی که شما یک سطر از دول پدر را پاک کنید اکسس تمام سطرهای مرتبط با آنرا از جدول فرزند پاک می کند. با انتخاب گزینه Cascade Update Related Fields در صورتی که شما در جدول پدر مقدار کلید اصلی را تغییر دهید اکسس همه مقادیر کلیدهای خارجی را در جداول فرزند بروز رسانی می کند.
در جعبه محاوره ای Show table گزینه ای برای پرس و جوها مثل جداول وجود دارد. گاهی می خواهید ارتباطی را بین جداول و پرس وجوها یا بین پرس و جوها ایجاد کنید که اکسس بداند آنها را چگونه به درستی پیوند دهد.
همچنین گاه می توانید یک پیوند غیر اشتراکی را با کلیک کردن روی دکمه Join در پنجره محاوره ای Relationship و انتخاب یک گزینه در پنجره محاوره ای Join properties تعریف کنید. بعد از اینکه روی دکمه Create به منظور تمام کردن تعریف ارتباطاتتان کلیک کردید اکسس یک خط بین دو جدولی که با هم ارتباط دارند را رسم می کند تا به این وسیله ارتباط را به صورت گرافیکی نشان دهد. که یک عدد 1 در انتهای خط ارتباطی نزدیک جدول "یک" و یک علامت بی نهایت نزدیک جدول "چند" نمایش می دهد.
برای حذف نمودن یک ارتباط، روی آن کلیک کرده و کلید Del را فشار دهید. اگر می خواهید ارتباطی را تغییر داده یا اصلاح کنید روی خط دو بار کلیک نموده تا جعبه محاوره ای Relationship باز شود یا بر روی ارتباط مورد نظر کلیک راست نموده و گزینه Relationship از منوی Edit را برای باز شدن پنجره Relationship انتخاب کنید.
برای پاک کردن یکTable یا Quary از پنجره Relationship بر روی آن کلیک نموده و کلید Del را فشار دهید.
3-5) طریقه ساخت پرس و جو
انتخاب داده از یک جدول واحد:
یکی از محسنات استفاده از پرس و جوها این است که به شما اجازه پیدا کردن داده ها به راحتی در چندین جدول مرتبط با هم را می دهد همچنین پرس و جوها برای جدا کردن داده ها از یک جدول مفید هستند همه تکنیکهایی که برای کار با یک جدول واحد به کار می بریم معادل پرس و جوها در جداول متعدد است.
راحت ترین راه برای ساخت یک پرس و جو روی یک جدول، باز کردن پنجره Database است جدولی که می خواهیم را انتخاب می کنیم و از لیستDrop-drown که نوار ابزار New object گزینه New quary را انتخاب کنید اگر گزینه Simple Quary Wizard را انتخاب کرده و روی Ok کلیک کنید فیلد های مورد نظر را انتخاب کرده و در مرحله بعد اسم Quary را نوشته و گزینه Modify the quary design را انتخاب کرده و روی Finish کلیک کرده در این حالت خودشQuary را می سازد.
در حالت Design view دو قسمت اصلی دارد. در قسمت بالا لیست فیلد های جدول یا Quary که شما برای این پرس وجو انتخاب کردید می باشد زیر قسمت پنجره پایین یک طرح جدول وجود دارد اگر پرس و جوی شما بر مبنای بیش از یک جدول است بهتر است که گزینه Show table name روی دکمه Table/Quary جعبه محاوره Option را انتخاب کنید گزینه Option را از منوی Tools انتخاب کنید).
از آنجا که ممکن است شما نام فیلدی را در بیش از یک جدول داشته باشید لذا نمایش نام جداول در طرح جدول به شما کمک می کند تا مطمئن شوید به همان فیلدی که می خواهید اشاره کنید.
در سطر Show از جعبه کنترلی، به منظور نشان دادن فیلدهایی که شامل مجموعه رکورد خواهند شد استفاده کنید به طور پیش فرض اکسس همه فیلدهای انتخاب شد در طرح جدول را در نظر خواهد گرفت. گاهی ممکن است یک فیلد را در پرس و جو برای انتخاب رکوردهایی که نیاز دارید شرکت دهید اما احتیاج ندارید که این فیلد در مجموعه رکورد ظاهر شود می توانید آن فیلد را به طرح جداول اضافه کنید و لذا معماری را تعریف نمایید اما باید جعبه کنترلی Show در زیر فیلد مزبور را برای حذف آن از مجموعه رکورد، لغو انتخاب کنید.
همچنین می توانند سطرCriteria و سطر Or را برای وارد کردن معیار فیلترها استفاده کنید اگر فقط یکبار چگونگی انجام آن را بیاموزید متوجه خواهید شد که تعیین فیلترها و رکورد هایی که می خواهید ساده است.
تنظیم ویژگیهای فیلد:
به طور کلی فیلدهایی که خروج یک پرس و جو هستند ویژگیهای تعریف شده برای فیلدهای جدول به ارث می برند شما می توانید یک ویژگی Description متفاوت ( وقتی که آن فیلد را
در پنجره Quary در Datasheet انتخاب می کنید آن اطلاعات روی نوار وضعیت نمایش داده می شود) ویژگی Format (چگونگی نمایش داده) ویژگی Decimal Place (برای داده عددی) ویژگی Input mask و ویژگی Caption (عنوان ستون) را تعریف کنید وقتی بعدا تعریف فیلدهای محاسبه شده را در این فصل می آموزید خواهید دید که بهتر است ویژگیهایی برای این فیلدها تعریف شود برای تنظیم ویژگیهایی برای فیلد، در هر جای سطر برای ستون فیلد مزبور در طرح جدول کلیک کرده و سپس روی دکمه Property در نوار ابزار کلیک کنید یا به منویView گزینه Properties رابرای نمایش جعبه محاوره ای Filed properties انتخاب کنید هر چند که فیلدها در پرس و جو خواصشان را از بطن جدول به ارث می برند ولی شما آن خواص را نخواهید دید. شما می توانید این ویژگیهای تنظیمی را برای سفارشی کردن چگونگی به نمایش در آمدن فیلدها در زمان نممایش این پرس و جو استفاده کنید.
ورود معیار انتخاب:
قدم بعدی پالایش مقادیر در فیلدهای مورد نظر است. ورود معیار انتخاب در یک پرس و جو شبیه ورود قانون ارزیابی فیلد می باشد برای جستجو کردن یک مقدار تنها، به راحتی آن را در سطر Criteria تایپ کنید تا جستجو شود اگر فیلدی که در حال جستجو هستسد یک فیلد Text است یا یک فضای خالی در آن وجود دارد، باید مقدار مورد نظرتان را در کوتیشن محصور کنید توجه کنید که اکسس خودش در اطراف مقادیر Text علامت کوتیشن را اضافه می کند.
اگر چندین مقدار را می خواهید قسمت کنید مقادیر را در سطر Criteria وارد کنید و آنها را با کلمه Or از هم جدا کنید همچنین می توانید تست چندین مقدار را به وسیله ورود هر مقدار در سطر Criteria مجزا یا در سطر Or برای فیلدی که می خواهید انجام دهید.
Like , In , Between:
علاوه بر عملگرهای مقایسه ای، اکسس سه عبارت کوتاه که در تعریف داده های مجموعه رکورد مفید هستند را ارائه کرده است.
Between: برای تعریف دامنه مقادیر به کار می رود عبارت 10 And 20 Between مثل تعریف (>=10AND<=20) است.
In: برای مطابقت هر کدام از مقادیر موجود در لیست با فیلد مورد جستجو مفید است.
Like: برای الگوهایی در فیلد Text به کار می رود شما می توانید محدودیتها و کاراکترهای مخصوصی را در Like برای الگوی کاراکتری که مورد نظرتان است استفاده کنید. علامت ؟ را برای نمایش یک کاراکتر واحد در همان موقعیت استفاده کنید. از* برای نمایش صفر یا چند کاراکتر در آن موقعیت استفاده کنید. علامت # یک عدد تنها در آن موقعیت را تعیین می کند.
یک محدوده محصور شده در [] برای تست کردن یک محدوده خاص کاراکتری در آن محدوده
است و یک علامت تعجب (!) برای نشان دادن نقیض است محدوده [0-9] اعداد را تست می کند [a-z] حروف را تست می کند[0-9] برای هر کاراکتر به جز 0 تا 9 به کار می رود. مثلا عبارتLike?[a-k]d[0-9]* هر مقدار کاراکتری تکی در اولین موقعیت ~ هر کاراکتر از a تا k در دومین موقعیت حروف در سومین موقعیت و هر کاراکتر از 0 تا 9 در چهارمین موقعیت و هر عدد یا کاراکتری بعد از آن را تست می کند.
روش کلی برای ساختنQuary:
ابتدا روی Quary و بعد روی New کلیک می کنیم می توان آن را به صورت Wizard ساخت یا در حالت Design view که خودمان آن را طراحی می کنیم .
ابتدا Show table را نشان می دهد که هر جدولی که می خواهیم Quary روی آن ساخته شود را انتخاب کرده برای بیش از یک جدول Relation های از پیش تعریف شده را به صورت اتوماتیک در می آورد در حالت معمولی Inner join است که رکودهایی که فیلد Null دارند شرکت داده ها نمی شوند.
Left join: مثلا درS left join sp آن رکوردهایی از S که درSp نیستند هم نشان داده می شوند.
Right join: مثلا در x Right join y رکوردهایی از Y که فیلد Null داشته باشند شرکت داده می شوند برای مشخص کردن آنها روی خط ارتباطی کلیک سمت راست کرده Property join را انتخاب نموده و حالت مورد نظر را انتخاب نموده و حالت مورد نظر را انتخاب می کنیم منوی Quary شامل موارد زیر می باشد.
Select quary: در این حالت می توان quary های Select را نوشت که فیلدهایی که می خواهیم در quary نشان داده شوند را انتخاب کرده و می توان برای آنهاSort در نظر گرفت درCriteria می توان شرط گذاشت که شرطهای ستونهای مختلف که در سطر گذاشته می شوند با هم And می شوند ولی شرطهایی که در ردیف Criteriaو Orبا هم Or می شوند اگر بخواهیم از طریقQuary داده ها به Table وارد کنیم باید کلید اصلی را داشته باشیم مثلا اگرQuary جداول Seg-Depend , Person باشد باید فیلدهای زیر را در Quary داشته باشیم تا اجازهInsert کردن درQuary را داشته باشیم
Seg – Depend Personal – No , Date

Person – Personal – No

Update Quary: در صورتی که از این Quary استفاده می شود که بخواهیم داده های موجود در جدولی را تغییر دهیم که فیلدهای مورد نظر را انتخاب نموده و در ردیف Update to مقداری که می خواهیم فیلد به آن تغییر کند را وارد کرده (فیلدی که می خواهیم مقدار آن را Update کنیم حتما باید از قبل در جدول مقدار داشته باشد ).
Append Quary:
در اینQuary جدولی که حاصل Quary است را می توان به جدول دیگری ملحق کرد که در صورت انتخاب این Quary سوال می شود که به چه جدولی رکوردهای Quary ملحق کند.
Macro:
3-6) طریقه ساخت ماکرو
در پنجره Db ماکرو را انتخاب و New را انتخاب می کنیم پنجره ماکرو باز می شود که شامل دو ستون Action وComment میباشد در قسمتAction عملی که می خواهیم انجام شود را از لیست Combobox انتخاب می کنیم و در قسمت Comment توضیحات لازم را می نویسیم.
همچنین می توانیم در یک ماکرو اعمال مختلفی را تعریف کنیم که به ترتیب در هنگامRun شدن ماکرو اجرا می شود برای هر عمل یک قسمتAction argument باز می شود که گزینه های مختلفی بنا بر نیاز آن آورده می شود.
عملهای مختلفی که می توانیم در ماکرو انجام دهیم :
1)Add menu: به واسطه این عمل می توانیم یک meno بسازیم که آن نام آن را درMenu name می نویسیم.
2)Object time :Close نوع شیء که می خواهیم ببندیم مشخص می کنیمObject name نام آن جدول یا فرم یا … را می نویسیم .
3) Open form: فرم موردرا باز می کند که نام آن را در Form name می نویسیم و برای اینکه یک ماکرو فرم حالت Data entry در همین حالت Data entry باز کند باید در Dat mode حالت Add را انتخاب کنیم که فیلدهای فرم باز شده این صورت خالی است و داده های قبلی را نشان می دهد ولی در حالتEdit فیلدهای فرم باز شده داده ها قبلی را می آورد و در ضمن در این حالت ورود اطلاعات را هم می توانیم داشته باشیم ولی در حالتRead only تنها می توان داده ها را دید سایر عملیات Macro را بر حسب نیاز به همین صورت استفاده می کنیم.
3-7) طریقه ساخت فرم:
فرم راهی جذاب برای نمایش دادن، ویرایش کردن و وارد کردن داده ها است. در واقع راه درست وارد کردن اطلاعات به جدولها، استفاده از فرمها، و نه برگه داده ها، Data Sheet است.
پنجره فرم حاوی چند کنترل است که در اکسس از آن برای دیدن، ویرایش کردن و وارد نمودن داده ها، استفاده می شود. اما به دو دلیل به کار بردن فرمها ارجحیت دارد:
1- فرمها عملیات ویرایش، دیدن، اضافه کردن داده ها را آسانتر می کند.
2- توانایی ها و قابلیتهای فرمها به خصوص در هنگام اضافه کردن یا ویرایش کردن و یا دیدن داده ها بسیار بیشتر از برگه داده ها است.
در روزگار سخت ما قبل از اکسس ساختن فرمهای بانک اطلاعاتی، دشوار بود.
گفته می شود که در مقایسه با بسیاری سیستمهای بانک اطلاعاتی اکسس نیاز به کامپیوتر قدرتمندی دارد. این گفته درست که اکسس، نسبت به محصولات ضعیف تر، با استفاده از توان کامپیوتر، کارهای بسیار بیشتری را انجام می دهد. طراحی فرم، یکی از نقاط قوت اکسس است. بخشی از این قوت به خاطر طراحی عالی اکسس است و بخش دیگر آن به خاطر این است که اکسس یک برنامه اصیل ویندوز است.
ساخت فرم جدید:
ابتدا از پنجره Database گزینهForms را انتخاب کلیک کنید. پنجره New form باز می شود که گزینه های مختلفی دارد مثل:
Design View-Form Wizard-Auto Form,..

Design View

در پنجره Newform گزینه Design View را انتخاب و در قسمت پایین این پنجره مشخص کنید که فرم جدید مقادیر فیلدهایش را از چه جدول و یا پرس و جویی می گیرید یعنی اینکه معین شود فرم روی چه جدول یا پرس و جویی ساخته شده است. سپس Ok را کلیک کنید تا فرم خالی ساخته شود.
میله ابزار دکمه ای به نام List fields دارد که لیست فیلدهای جدول یا پرس و جویی که فرم روی آن ساخته شده را دارد. از این طریق می توان فیلدهای مورد نظر را گرفته و به فرم اضافه کنید. رنگها، فونتها و طرح نمایش فرم را می توان با توجهProperty های آن تنظیم کرد.
Form Wizard:
حتی بیشتر طراحان متخصص، از بسیاری از ویژگیهایWizard اکسس برای طراحی سریعتر
فرمشان استفاده می کنند.
برای ساخت یک فرم با استفاده از حالت Wizard در پنجره New form عبارتForm Wizard را انتخاب ورودی Ok کلیک کنید. اکسس پنجره Form Wizard را نمایش می دهد.
شما می توانید هر فیلدی را در لیست Avalable fields انتخاب و سپس روی دکمه فلش تنهای سمت راست، برای کپی شدن آن فیلد به لیست Selected fields را کلیک کنید. همچنین می توانید روی دکمه فلش مضاعف سمت راست برای کپی شدن همه فیلدهای قابل دسترس به لیست Selected fields را کلیک کنید. اگر فیلدی را اشتباه کپی کردید می توانید آن را در لیست Selected fields انتخاب کنید و دکمه تنهای سمت چپ را پاک کنید. با Next به مرحله بعد رفته و در اینجا مدل فرم را انتخاب کنید که به صورت Tabuler یا Columner باشد. در مرحله بعد طرح زمینه فرم را انتخاب کنید. در مرحله نهایی نام فرم را مشخص کرده و با Finish به ساخت فرم پایان دهید. در این مرحله می توانید انتخاب کنید که فرم بعدا قابل تغییر باشد. پیش فرض اکسس چنین است که فرم ساخته شده به صورت Wizard دیگر قابل تغیر نیست.
Auto form:
برای ساخت سریع یک فرم گزینه Auto form را از پنجره Newform انتخاب و مشخص نموده که فرم روی چه جدول یا پرس و جویی ساخته شود سپس Ok را کلیک کنید.
ساخت فرم در Auto form شامل حالتهایColumnar و Tabular و Datasheet است. که هر کدام به ترتیب فرم را به صورت ستونی، جدولی و برگه داده ها می سازد.
در این حالت فرم به صورت اتوماتیک ساخته شده و تنظیمات ساخته شده و تنظیمات صفحه و محل قرار گرفتن فیلدها و اندازه Box ها را خود انجام می دهد.
اکسس دارای سه دسته کنترل است که کنترلهای وابسته، ناوابسته و محاسبه شده نام دارند.
کنترل وابسته: کنترلی است که مقدار آن وابسته به شیء دیگری باشد. در اکسس آن شیء دیگر، معمولا جزئی از یک جدول پرس و جو است.
کنترل نا وابسته: کنترلی است که به چیز دیگری بستگی ندارد. از این نوع کنترل معمولا برای نمایش اطلاعات کلی و زیباسازی فرمها و گزارشها استفاده می شود.
کنترل محاسبه شده: منبع داده های کنترلهای محاسبه شده، یک فرمول یا عبارت است. اکسس فرمول یا عبارت را محاسبه کرده و نتیجه آن را توسط این کنترلها نمایش می دهد.
مانند اجزاء جدول هر کدام از کنترلهای فرم دارای خواصی هستند. اگر چه خصوصیات هر یک از انواع این کنترلها با دیگران متفاوت است ولی همه کنترلها دارای چندین خصوصیت مشترک می باشند.
در حالتDesign هر فرم با کلیک راست و انتخاب گزینه Property می توان به خصوصیات فرم دسترسی یافت. در جعبه Form property قسمتهای مختلفی وجود دارد.
در قسمت Format خواص زیر وجود دارد:
Caption: عنوانی که می خواهید به صورت تیتر در بالای فرم داشته باشید را در این قسمت تایپ کنید.
Default view: وقتی این مشخصه به صورت Cotionous form باشد. فرم در هنگام باز شدن چندین رکورد را دارد. ولی وقتیSingle form باشد با باز شدن فرم فقط یک رکورد را در هر فرم داریم و به وسیله جابهجاییهای روی صفحه می توان به رکودهای دیگر دسترسی پیدا نمود.
View allowed: این مشخصه دارای سه حالت متفاوت است:
1- Form: فرم را فقط به صورت فرمی باز می کند.
2- Datasheet: فرم را در حالت برگه داده باز می کند.
3- Both: فرم را می توان به دو صورت داشت.
Scrollbars: جابجاییهای روی صفحه Neither امکان جابجایی در فرم را ندارید.Horizontal only فقط امکان جابجایی افقی روی صفحه وجود دارد.Vertical only فقط امکان جابجایی عمودی روی صفحه فرم باز شده وجود دارد.Both هم می توانید به صورت افقی و هم به صورت عمودی صفحه را پیمایش کنید.
Recorder selector: به وسیله این مشخصه می توان سمبلهای مختلف کنار رکوردها را داشت.
رکورد جدید:
Navigation button: این مشخصه نوار Navigator را برای پیمایش بین رکوردها و خواصی در آنها ایجاد می کند. که شمارنده ای هم برای شمارش رکوردها دارد. Yes این نوار را ایجاد و No آن را حذف می کند.
Daviding lines با Yes می توانید بین قسمتهای مختلف Form footer وDetail و Form header از فرم خط بکشید. No خطوط را حذف می کند.
Auto center: Yes فرم حتما وسط صفحه مانیتور باز می شود.No فرم ممکن است در جایی غیر از وسط صفحه مانیتور باز شود.
Border style: به وسیله این امکان می توانید تنظیم کنید که فرم باز شده دکمه های Close و Minimize و… را داشته باشد و یا نداشته باشد و می توان به نحوی تنظیم کرد که بعضی از این دکمه ها را نداشته باشند و بعضی نباشند.
Control box: با Yes دکمه های Close و Minimize عنوان بالای فرم را داریم و باNo هیچ کدام از اینها را نداریم و فقط عنوان بالای صفحه وجود دارد.
Close button: No باعث می شود که دکمهClose غیر فعال شود وYes باعث فعال شدن این دکمه می شود.
Orientation: رگر این مشخصه به صورت Right to left تنظیم شود. متن هایی که داخل Box های فرم نوشته می شود از راست به چپ نوشته می شود ولی Left to right متن ها را از چپ به راست می نویسد. این امکان برای نوشته های فارسی و انگلیسی مفید است.
در قسمت Data خواص زیر وجود دارد:
Record source: جدول یا پرس و جویی که رکوردهای فرم مقادیرشان را از آن می گیرند در این قسمت مشخص می شود.
Order by: به وسیله این مشخصه می توان رکوردهای فرم را مرتب کرد که ابتدا نام فیلدی که می خواهید مرتب سازید بر اساس آن صورت گیرد نوشته و سپس مثلا Desc را نوشته تا مرتب سازی نزولی صورت گیرد.
Record lock: فیلدهای فرم قفل شده و نمی توان برای آنها مقدار وارد نمود.
Data entry: Yes فرم را به صورت خالی باز کرده و برای ورود اطلاعات آماده است و داده های قبلی نمایش داده نمی شود No داده های قبلی نمایش داده می شود و ورود اطلاعات را هم می توان انجام داد.
در قسمتOther خواص زیر وجود دارد:
Menu bar: بدین وسیله می توان منوی اختصاصی برای فرم داشت. که Menu bar تعریف شده برای فرم در هنگام باز شدن آن در بالای فرم نمایش داده می شود.
Shortcut Menu bar: به وسیله این ویژگی می توان Shortcut Menu bar به خصوص برای فرم تعریف کرد که با کلیک راست نمایش داده ها شود و با انتخاب گزینه های آن کارهای مورد نظر انجام شود.
پس از ساخته شدن فرم می توانید روی آن کار کرده و به صورت مورد نظر تنظیم کنید. هر فرم دارای یک جعبه ابزار است که شاملIcon های مختلفی از قبیل Text box , Lable و… می باشد.
بر حسب نیاز اشیاء مختلف را انتخاب نموده و به فرم اضافه کنید و سپس مشخصات آن را به گونه دلخواه تنظیم نمایید.
جعبه ابزاز شامل دکمه های زیر می باشد:
Control wizard: این کلید تبدیل را برای فعال کردن حالت Wizard کلیک کنید. وقتی این کلید فشار داده شود به نظر می رسد یک Control wizard به شما در وارد کردن ویژگیهای کنترلی یک گروه جدید، جعبه Combo، جعبه List یا دکمه دستوری که می سازید، کمک می کند.
Lable: این وسیله را برای ساختن بر چسب کنترلی با متنی ثابت استفاده کنید. به طور پیش فرض، بیشتر کنترلها یک بر چسب کنترلی متصل شده دارند. شما می توانید این وسیله را برای ساختن برچسبهایی مستقل برای تیترها و دستورالعملهای فرمتان استفاده کنید.
Text box: این وسیله را برای ساختن کنترلهای جعبه متن، برای نمایش فیلدهای متن، عددی، تاریخی، ساعت، Memo در یک فرم استفاده کنید. شما می توانید یک Text box را به یکی از فیلدهای در بطن جدول یا پرس وجویتان بچسبانید اگر Text box را به یک فیلد محدود کرده اید، می توانید مقدار فیلد جدول یا پرس و جو را با ورود یک مقدار جدید در جعبه متن تغییر دهید. همچنین شما می توانید یک Text box را برای محاسبه کردن مقدار استفاده از عبارات استفاده کنید.
وسیله انتخاب گروه: این وسیله را برای ساختن کنترلهای انتخاب گروه که شامل یک یا چند دکمه تبدیل، دکمه های انتخابی، یا جعبه کنترلی است استفاده کنید. شما می توانید یک مقدار عددی مجزا را برای هر دکمه یا جعبه کنترلی که در گروه در نظر گرفتهاید، معرفی کنید. اگر بیش از یک دکمه یا جعبه کنترلی در گروه داریدمی توانید فقط یک دکمه یا جعبه کنترلی را در یک لحظه انتخاب کنید مقدار معرفی شده برای آن مقدار آن گروه انتخابی خواهد شد. شما می توانید یکی از دکمه ها یا جعبه کنترلی را به طور پیش فرض به عنوان مقدار گروه انتخاب کنید. وقتی یک گروه انتخابی را به فیلدی در جدول یا پرس و جو می چسبانید می توانید یک مقدار جدید را در فیلد، با اتخاب دکمه یا جعبه کنترل در گروه، تنظیم کنید.
دکمه تبدیل: این وسیله را برای ساختن یک دکمه تبدیل که شامل مقدارTrue/False On/Off یا Yes/No است، استفاده کنید. اگر روی یک دکمه تبدیل کلیک کنید مقدارش 1- می شود.
وسیله دکمه انتخاب: این وسیله را برای ایجاد کنترل دکمه انتخاب استفاده کنید. ( گاهی یک دکمه کنترل رادیویی خوانده می شود) که یک مقدارYes/No , True/False On/Off را نگه می دارد. وقتی روی یک دکمه انتخاب کلیک می کنید مقدارش 1- می شود (برای نمایش Yes True , On) و یک دایره توپر در مرکز دکمه ظاهر می شود. کلیک مجدد روی آن مقدارش را 0 کرده (برای نمایش False , Off یا No). شما می توانید یک دکمه انتخاب را در یک گروه انتخابی در نظر بگیرید و برای دکمه یک مقدار عددی منحصر به فرد معرفی کنید. وقتی یک دکمه با کنترلهای متعدد ایجاد می کنید، انتخاب یک دکمه انتخاب باعث لغو هر دکمه تبدیل، دکمه انتخاب یا جعبه کنترلی از قبل انتخاب شده، خواهد شد. وقتی دکمه انتخابی را به فیلدی در جدول یا پرس و جو می چسبانید با کلیک کردن روی دکمه انتخاب مقدار فیلد را تبدیل می کنید.
وسیله جعبه کنترلی: این وسیله برای ایجاد یک کنترل روی یک جعبه کنترلی که مقادیرTrue/False , On/Off یا Yes/No را نگه می دارد، استفاده می شود. وقتی روی یک جعبه کنترلی کلیک می کنید مقدار آن 1- می شود (برای نمایش True , On یا Yes) و علامتCheck mark در جعبه ظاهر می شود.
کلیک کردن مجدد روی جعبه کنترلی مقدار آن را صفر می کند (برای نمایش False , Off یا No) و علامت از جعبه پاک می شود.
وسیله جعبه: این وسیله را برای ایجاد یک کنترل جعبه Combo که شامل لیستی از مقادیر کنترلی و یک جعبه متن قابل ویرایش است، استفاده کنید. برای ایجاد یک لیست می توانید مقادیر را در ویژگی Row source جعبه Combo وارد کنید. همچنین شما می توانید یک جدول یا پرس و جو را به عنوان منبع مقادیر لیست تعیین نمایید. اکسس مقدار انتخاب شده فعلی را در جعبه متن نمایش می دهد. وقتی شما روی جهت نمای پایین در سمت راست جعبه Combo کلیک می کنید، اکسس را نمایش می دهد و شما می توانید مقدار جدید را از لیست انتخاب کنید. اگر جعبه Combo ، محدود به فیلدی در جدول یا پرس و جو است، می توانید مقدار موجود در فیلد را با انتخاب یک مقدار در لیست، تغییر دهید. شما می توانید ستونهای متعددی را به لیست بچسبانید و می توانید بعضی از آنها را با تنظیم عرض ستون به صفر مخفی کنید. شما می توانید مقدار فعلی کنترل را به یک ستون منحنی بچسبانید. در یک لیست چند ستونی، اکسس مقدار اولین ستونی که عرضش از صفر بزرگتر است را (وقتی که لیست بسته شده) نمایش می دهد
وسیله حعبه لیست: این وسیله را برای ایجاد یک کنترل جعبه لیست که حاوی لیستی از مقادیر کنترل است، به کار برید. برای ساختن یک لیست، شما می توانید مقادیر را در ویژگی Row source جعبه لیست وارد کنید. همچنین می توانید یک جدول یا پرس و جو را به عنوان منبع مقادیر لیست انتخاب نمایید. جعبه های لیست اغلب باز هستند و اکسس مقدار فعلی انتخاب شده در جعبه لیست را های لایت می کند.
یک مقدار جدید در لیست را برای تنظیم مجدد مقذاری درر کنترل انتخاب کنید. اگر جعبه لیست محدود به یک فیلد در جدول یا پرس و جو باشد، می توانید مفدار فیلد را با انتخاب یک مقدار جدید در لیست تغییر دهید. شما می توانید ستونهای متعددی را به لیست بچسبانید و می توانید یک یا چند ستون را با تنظیم عرض به صفر منحنی کنید می توانید مقدار فعلی در کنترل را به ستون مخفی بچسبانید. اکسس همه ستونهای با عرض صفر که با عرض غیر صفر که با عرض تعریف شده برای کنترل سازگار هستند را نمایش می دهد.
وسیله دکمه دستوری: این وسیله را برای ایجاد کنترل یک دکمه دستوری که می تواند یک ماکرو یا روالVBA را فعال کند، استفاده کنید.
وسیله تصویر: این وسیله را برای ذخیره کردن یک تصویر ثابت روی فرمان استفاده کنید. شما نمی توانید تصویر را روی فرم ویرایش کنید، اما اکسس آن را در قالبی ذخیره می کند که با توجه به سرعت و اندازه برنامه شما کاملا مناسب باشد. اگر می خواهید تصویری را به عنوان زمینه فرمتان ذخیره کنید، با ویژگی Picture آن را تنظیم کنید.
وسیله قاب شیئی نامحدود: این وسیله را برای اضافه کردن یک شیء از برنامه دیگری که OLE را پشتیبانی می کند، استفاده کنید. شیء بخشی از فرم شما خواهد شد، نه بخشی از داده ها در جدول یا پرس و جویتان. می توانید به منظور بالا بردن کیفیت فرمتان، تصاویر، صداها، نمودارها یا اسلایدهایی را به آن اضافه منید.
وسیله قاب شیئی محدود: این وسیله را برای قابل دسترس کردن یک شیء OLE از بطن جدول، روی فرمتان استفاده کنید. اکسس می تواند بیشتر تصاویر و نمودارها را مستقیما روی یک فرم نمایش دهد. برای اشیاء دیگر، اکسس شمایل برنامه ای که آن شیء را ساخته نمایش می دهد. مثلا اگر شیء شما یک صداست و درSoun recorder ساخته شده است، یک شمایل بلندگو را روی فرمتان خواهید دید.
وسیله قطع صفحه: این وسیله را برای اضافه کردن یک قطع صفحه بین صفحات متعددیک یک فرم استفاده کنید.
ابزار کنترل صفحه: این ابزار را برای ایجاد کردن یک سری صفحات روی فرمتان استفاده کنید. هر صفحه می تواند شامل یک عدد برای کنترلهای دیگر به منظور نمایش اطلاعات باشد. Tab controlشبیه پنجرهDatabase در اکسس کار می کند. وقتی یک کاربر روی دکمه دیگری کلیک می کند اکسس کنترلهای شامل شده در ان صفحه را نمایش می دهد.
وسیله زیر فرم / زیر گزارش: برای تعبیه کردن فرم دیگری در فرم فعلی از این وسیله استفاده کنید. شما یک زیر فرم را برای نمایش داده هایی از یک جدول یا پرس و جو که وابسته به داده های فرم اصلی است، استفاده می کنید. اکسس پیوند بین دو فرم را برای شما نگهداری می کند.
وسیله خط: این وسیله را برای افزودن خطوطی به فرمتان، جهت بالا بردن وضوح آن استفاده کنید.
وسیله مستطیل: این وسیله برای افزودن مستطیلهای توپر یا تو خالی به منظور بالا بردن وضوح فرمتان استفاده کنید.
دکمه کنترلهای بیشتر: روی این دکمه برای باز شدن یک پنجره محاوره ای که همه کنترلهای Active x نصب شده روی سیستم شما را نمایش می دهد، کلیک کنید. همه کنترلهای Active x شاید با اکسس کار نکنند.
نحوه استفاده ازCombo box و ساخت آن:
Combo box را می توانید به صورت Wizard بسازید. که در این حالت باید دکمه Wizard از Tool box فعال باشد با انتخاب دکمه Combo box و قراردادن آن در محل مورد نظر از فرم، پنجره ای باز می شود که حالتهای مختلفی دارد مثلا اینکه: می خواهم Combo box ای برای اشاره به مقادیری از یک جدول پرس و جو داشته باشم و … که بر حسب نیاز یکی از این گزینه ها را انتخاب و با Next به مرحله بعدی بروید. در مرحله بعد جدول یا پرس و جویی که Combo box مقادیر خود را از آن می گیرد انتخاب نموده و در مرحله بعد فیلدهایی از جدول یا پرس و جوی اتخاب شده در مرحله پیشین را که می خواهید Combo box شامل آنها باشد را انتخاب کنید سپس برای Combo box نام تعیین کرده و با Finish به ساخت آن پایان دهید.
برای ساخت Combo box ای که مقادیر خود را از یک پرس و جو می گیرد بهتر است آن را به صورت غیر Wizard بسازید برای این کار دکمه Wizard ازTool box را غیر فعال کرده و Combo box را در محل مورد نظر قرار دهید . سپس در قسمتFormat از Property آن ویژگیهای Column count و Column widths را تنظیم نمایید.
Column Count: برابر با تعداد ستونهایی از پرس و جو که پشت Column box هستند قرار دهید.
Column widths: عرض ستونهای Combo box است که به ترتیب قرار گرفتن فیلدها در پرس و جو است.
در قسمت Data از Property های Combo box باید خواص Control source و Bound column را تنظیم کنید.
Control source: شماره فیلدی که مقادیر آن در لیست Combo box نمایش داده می شود.
Bound column: شماره فیلدی است که مقدار متناظر با فیلد انتخاب شده از لیست Combo box به Data base می شود.
ساخت Subform: اگر بخواهید یک Subform به فرم اصلی ضمیمه کنید آن را ازTool box انتخاب و در فرم اصلی قرار دهید.
سپس Property های آن را تنظیم نمایید. البته باید باید فرمی ساخته شود تا پشت Subform قرار گیرد و Subform مقادیر فیلدهای خود را از آن بگیرد.
در قسمت Data ویژگیهای زیر را داریم:
Name: نام زیر فرم
Source object: منبعی زیر فرم مقادیر فیلدهایش را از آن می گیرد که همان فرمی است که پشت زیر فرم قرار گرفته است.
Link child form: فیلد ارتباطی زیر فرم.
Link master field: فیلد ارتباطی فرم اصلی.
در قسمتFormat خواص زیر را داریم:
Border style: نحوه نمایش کادر دور زیر فرم.
Border width: ضخامت خطوط دور کادر را به وسیله این ویژگی می توان تنظیم کرد.
Display when: این خاصیت دارای حالتهای مختلفی است
1- Always: زیر فرم همیشه نشان داده می شود.
2- Print only: زیر فرم فقط در موقع چاپ گرفتن نمایش داده می شود.
3- Screen only زیر فرم فقط بر روی صفحه نمایش داده می شود.
به وسیله ویژگیهایHeight , Width , Top , Left می توانید اندازه کادر زیر فرم را تنظیم نمایید.
Lable ها و Text box ها یک سریProperty دارند به صورت زیر:
در قسمت Format ویژگیهای زیر را داریم:
Back color: رنگ زمینه Box را مشخص می کند.
Bolder color: خط دور Box تنظیم می شود.
Fore color: رنگ خط من نوشته شده در Box مشخص می شود.
Caption: در این قسمت متنی که می خواهیم در Box نوشته شود را تایپ کنید.
Visible: Yes باعث می شود که Box در موقع باز شدن فرم نمایش داده شود وNo آن را نمایش نمی دهد.
Height , Width , Top , Left محل قرار گرفتنBox را تنظیم می کنند
Font name: به وسیله این ویژگی نوع خطی که متن نوشته شده در Box با آن نمایش داده می شود مشخص می شود.
Font size: به وسیله این خصوصیت سایر خطی که متن ها را با آن نوشته ایم مشخص می شود.
در قسمت Data ازProperty های Text box در فیلد Control source می توانید متنی را به صورت عنوان در Form header داشته باشید که فیلد Control source را به صورت زیر تنظیم کنید:
] فیلد بعدی[ ]& " "&اولین فیلدی که می خواهید در عنوان نوشته شود[ با Default view می توانید مقدر پیش فرض برای Text box وارد کنید.
در قسمت Other فیلدی به نام Enter key behavior وجود دارد که شامل حالت های مختلفی است:
1- Default : که با زدن Enter به فیلد بعدی می رود.
2- New line in field: که با زدن Enter خط جدیدی در متن ایجاد می شود.
3-8) طریقه ساختن گزارش (Report)
موارد استفاده گزارشها:
گزارشات دو خاصیت اصلی برتر نسبت به دیگر طرق چاپ داده ها دارند:
– گزارشات می توانند مجموعه بزرگی از ذاده هایتان را مقایسه، خلاصه بندی و جوع بندی کنند.
– گزارشات می توانند برای تولید فاکتورهای جذاب، سفارشات خرید، برچسبهای پستی، نمایش مواد و دیگر خروجیهایی که ممکن است به منظور اداره کردن یک کار تجاری لازم باشد، ساخته شده باشند.
– گزارشات می توانند برای گروه بندی داده ها، نمایش هر گروه به طور مجزا و انجام محاسباتی، ساخته شده باشند آنها کارهایی مانند موارد زیر را انجام می دهند:
1. شما می توانید تا 10 معیار گروه بندی را به طور مجزا برای جزئیات سطوح تعریف کنید.
2. شما می توانید برای هر گروه تیتر و پاورقی جداگانه ای تعریف کنید.
3. شما نه تنها می توانید محاسبات پیچیده ای را در یک گروه یا مجموعه ای از سطرها انجام دهید بلکه می توانید میان گروهها هم این کار را انجام دهید.
4. علاوه بر تعریف پاورقها و تیترها برای هر صفحه، می توانید یک تیتر و پاورقی برای کل گزارش هم تعریف کنید همان طور که تا فرمها هم می توانستید با تصاویر و نمودارها کار کنید به همان طریق در گزارش هم می توانید این کار را انجام دهید به علاوه می توانید زیر گزارشات و یا زیر فرمهایی را در بخشهای یک گزارش تعبیه کنید.
(بالای اولین صفحه) تیتر اول گزارش Report Header
(پایین آخرین صفحه) تیتر آخر گزارشReport footer
بالای هر صفحهPage header
پایین هر صفحهPage footer
عنوان هایی که می خواهیم تنها یک بار در گزارش نوشته شودHeader
داده هایی که می خواهیم تکرار شوند در این قسمت نوشته شودFooter
در گزارشات عبارت وابسته به معنای وابسته به معنای آن است که گزارش داده های خود را از جدولها یا گزارشهای مرتبط به دست می آورد و عبارت ناوابسته به معنای آن است که گزارش دارای هیچ جدول یا پرسش مرتبطی که داده های آن را تامین کنند نیست.
گزارشها بسیار شبیه به فرمها هستند مهمترین تفاوت آنها این است که گزارشها عمدتا برای نمایش اطلاعات و به خصوص برای چاپ داده ها بر روی چاپگر به کار می روند همچنین در اکسس 97 برای نمایش اطلاعات بر روی وب جهانی نیز از گزارشها استفاده می شوند و طبقه اصلی فرمها ورود و ویرایش داده ها است در حالیکه مهمترین وظیفه گزارشها، نمایش و چاپ داده ها است. مانند فرمها، گزارشها نیز وابسته به جدولها یا پرسشها هستند البته کارهای زیادی را نیز می توان با استفاده از گزارشهای ناوابسته انجام داد.
بیشتر موقع یک گزارش را برای نمایش یک تصویر بزرگ استفاده خواهید کرد بنابراین اغلب پرس و جویی طراحی می کنید که داده ها را از چندین جدول وابسته جمع آوری کند و پایه ای برای گزارش شود.
ساخت پرس و جوی گزارش:
برای بنا کردن پرس و جویی در بطن یک گزارش نیاز به فیلدهایی داریم که این فیلدها را از جدول مورد نظر انتخاب کنیم.
در Quary مربوط به گزارش خاص ما اگر نیاز بود که شرطی گذاشته شود یا اینکه پارامتری را از ما بگیرد در قسمت Criteria در فیلد مورد نظر آدرس پارامتر را می دهیم و به این صورت که می نویسیم مثلا گزارش نام و نام خانوادگی [Text] ! ]پارامتر نام و نام خانوادگی[ ! ] [forms
به صورت یک فرم کوچک نام و نام خانوادگی را از ما می پرسد. نام فیلد [texte] که باید مقدار برای Quary بفرستید.
اگر هم بخواهیم به صورت پارامتری باشد در قسمت Criteria می نویسیم ( نام مورد نظر را وارد
کنید).
طراحی گزارش:
حالا آماده طراحی گزارش می باشیم در پنجرهDatabase را انتخاب کرده و در قسمت New وارد می شویم.
در New Report در قسمت بالا نوع گزارش را انتخاب می شود که انواع ساخت گزارش به شرح زیر است در این قسمت شش گزینه ارائه می دهد:
1- Design view: گزارشی است که خودمان آن را طراحی می کنیم.
2- Report wizard: در این می توانیم فیلدهایی مه می خواهیم را در نظر می گیریم و گزینه های قالب بندی و گزینه های گروه بندی و گزینه های خلاصه بندی را انتخاب می کنیم.
3- Auto Report columnar: استفاده از این Report wizard مشابه انتخابAuto Report از لیست نوار ابزار New object , Drop-Down است این گزینه یک گزارش ستونی خیلی ساده ایحاد کند که فیلدها را از یک جدول یا یک جدول یا یک پرس و جو در یک ستون تنها پایین صفحه لیست می کند.
4- Auto Report tabular: این wizard Report داده ها را از فیلدهای یک پرس و جو یا یک جدول در یک تک سطر در گزارش نمایش می دهد اگر Wizard یک ارتباط یک به چند در یک پرس و جو پیدا کند آن به طور اتوماتیک گروه داده ها را از طرف " یک" آن ارتباط می سازد اما هیچ مجموعی را تولید نمی کند آن یک گزارش با استفاده از آخرین حالت انتخاب شده شما در Wizard یا از طریق Auto format در پنجرهReport در Design view تولید می کند.
5- Chart Wizard: این Report Wizard شما را در ساختن یک شیء نامحدود Ole شامل یک شیء برنامه Microsoft graph برای رسم نمودار داده ها از بانک اطلاعاتیتان کمک می رساند.
6- Lable Wizard: این Report Wizard به شما اجازه انتخاب نام و ادرس فیلدها و قالب بندی آنها برای چاپ کردن برچسبهای پستی را می دهد شما می توانید تعدادی از انواع معمول برچسب را انتخاب کنیدTable lable Wizard برچسبها را به درستی به اندازه در می اورد.
تعیین گزینه ها Wizard: ( طریقه ساختن یک گزارش)
در اولین پنجره Wizard فیلدهایی که می خواهید در گزارش شما باشند را انتخاب کنید شما میتوانید همه فیلدهای قابل دسترس را با ترتیبی که در بطن پرس و جو یا گزارش ظاهر شده اند با کلیک کردن روی دکمه فلش مضاعف سمت راست<< انتخاب کنید .
اگر می خواهید فقط تعدادی از فیلد ها را انتخاب کنید و یا اگر می خواهید ترتیبی را تعریف کنید که در گزارش ظاهر شود در هر لحظه در جعبه لیست سمت چپ یک فیلد را انتخاب ورودی دکمه فلش سمت راست تنها (<) کلیک کرده تا فیلد به جعبه لیست سمت راست و سپس روی دکمه فلش سمت چپ تنها (>) برای انتقال فیلد به جعبه لیست سمت چپ کلیک کنید روی فلش مضاعف سمت چپ (>>) برای حذف همه فیلدهای انتخاب شده از جعبه لیست سمت راست شروع مجدد کلیک کنید به علاوه می توانیم فیلدها را از یک جدول یا Quary انتخاب کرده و سپس جدول یا پرس و جوی انتخابی در جعبه Lables/Quary combo تغییر دهید اگر Wizard نتواند بین داده هایی که شما انتخاب می کنید پیوندی تعریف کند به شما هشدار دهد و اجازه ارائه کار تا موقعی که داده ها را فقط از جداول مرتبط در نظر گیرید نمی دهد در پنجره بعدی از ما می پرسد که چگونه می خواهیم گروه بندی کنیم و سطوح گروه بندی مشخص می شود و در پنجره بعد به ترتیبی که می خواهیم Sort می کند در پنجره بعد نحوه طرح بندی صفحه گزارش مشخص می شود و در پنجره بعد مدل صفحه گزارش مشخص می کنیم و در پنجره آخر نام گزارش را می نویسیم و اگر گزینهModify the report design را انتخاب کنیم می توانیم طراحی گزارش را تغییر دهیم.
نکته:برای اینکه در Reportشماره ردیف داشته باشیم در قسمت Detailیک Text boxگرفته ودرآن عبارت 1= را نوشته ودر Property آن در قسمت data فیلد Running sumقسمت های No وOver group را انتخاب می کنیم.
فهرست مطالب

پیشگفتار………………………………………………………………………………………………………………………….
مقدمه………………………………………………………………………………………………………………………………
فصل اول – بانک اطلاعاتی……………………………………………………………………………………………..
چند تعریف مورد نیاز………………………………………………………………………………………………………….
چرا بانکهای اطلاعاتی………………………………………………………………………………………………………..
فصل دوم – بانک اطلاعاتی رابطه ای…………………………………………………………………………….
2-1) ساختار رابطه ای ………………………………………………………………………………………………………
2-2) خصوصیات مدل رابطه ای…………………………………………………………………………………………..
فصل سوم – گذری بر اکسس………………………………………………………………………………………..
3-1) ایجاد یک بانک اطلاعاتی جدید…………………………………………………………………………………..
3-2) طریقه ساخت جدول ………………………………………………………………………………………………….
3-3) خواص فیلدها………………………………………………………………………………………………………………
3-4) نشان دادن ارتباطات……………………………………………………………………………………………………
3-5) طریقه ساخت پرس و جو (Query)……………………………………………………………………………..
3-6) طریقه ساخت ماکرو (Macro)…………………………………………………………………………………….
3-7) طریقه ساخت فرم (Form)………………………………………………………………………………………….
3-8) طریقه ساخت گزارش (Report)…………………………………………………………………………………..