چگونه یک پیشنهادنامه تجاری بنویسیم؟ How to Write Business Proposals?
محتوا
مقدمه
مولفه های یک پیشنهادنامه
نکاتی در رابطه با نوشتن پیشنهادنامه
نتیجه گیری: ایده ها و پیشنهادنامه
مقدمه
یک پیشنهادنامه برای پیشنهاد یک محصول یا سرویس تهیه می شود.
هدف اصلی آن قانع کردن خواننده برای جذب سرمایه او در پروژه می باشد.
خرید یک محصول یا سرویس
سرمایه گذاری در یک پروژه
دریافت حمایت مالی (grant) برای اجرای پروژه
پس از ارزیابی توسط سرمایه گذار، یک پیشنهادنامه ممکن است مورد قبول واقع شود و یا رد شود.
مهارت های نوشتن پیشنهادنامه می تواند آموزش داده شود و به تدریج نیز پیشرفت کند.
مقدمه (2)
Proposals
Evaluation
Ranking and selection
Consultation
Contracts
100%
40%
20%
60%
Not ranked
20%
Not recommended
RFP
(Request For Proposal)
مولفه های پیشنهادنامه
1. Front
Cover/Title page*
Table of contents
Executive summary*
2. Body
Company history
Business profile
Business strategy *
Description and justification of the product/service*
Marketing strategy*
Competitive analysis*
CVs of officers and owners
Plan of operation*
Financial data
Risk assessment
Implementation timetable *
3. Appendices *
Data
Bibliography and references
صفحه جلد/عنوان Cover/Title Page
عنوان پروژه
نام و آرم سازمان مجری
نام و آرم سازمان سرمایه گذار
تاریخ ارسال
خلاصه اجرایی (مقدمه اجرایی) Executive Summary
حداکثر یک یا دو صفحه
شرح مسئله و مشکل احتمالی به طور خلاصه
راه حل پیشنهادی
اشاره به اهداف پروژه و خروجی های آن
در پایان کار نوشته شود
خلاصه اجرایی (مقدمه اجرایی) Executive Summary
یک صفحه
شرح مسئله و مشکل احتمالی
راه حل پیشنهادی
اشاره به اهداف پروژه و خروجی های آن
Business Strategy, Description of the product/service, Marketing Strategy, Competitive Analysis
قسمت مرکزی و پر حجم پیشنهاد نامه
توضیح جزئیات راه حل و استفاده از عکس
توجیه کردن تجارت و استراتژی کار خود به عنوان منطقی ترین، موثر ترین، اقتصادی ترین و قابل بازبینی ترین راه حل
پرهیز از هرگونه ابهام و نارسایی در متن
دقت در صحت کلیه جملات و متن
Plan of operation Implementation timetable
زمان بندی وظایف باید نشان دهد که هر وظیفه کی آغاز شده و کی به پایان می رسد
استفاده از ابزارهای بصری
حداقل به ازای هر فاز پیاده سازی کار یک وظیفه
بیان روشن تاریخ به نتیجه رسیدن نهایی
یکی از عوامل در تصمیم گیری سرمایه گذار
مبنایی برای تشخیص معقول بودن یا عدم معقول بودن یک پیشنهاد نامه
پیوست ها (Appendices)
در بسیاری از موارد گیرنده پیشنهاد نامه مشخص می کند که به چه پیوست هایی نیاز دارد
پیوست هایی که به طور عمومی استفاده می شوند
شرح حال کاری (رزومه ) سازمان مجری
شرح حال کاری (رزومه ) افراد کلیدی در اجرای پروژه
بروشور محصولات قبلی
در بعضی موارد برای توجیه کردن، جداول یا آمارهایی پیوست می شود
نکاتی در رابطه با نوشتن پیشنهادنامه
پیشنهاد نامه یک نوع نوشتن برای قانع کردن است
نکات کلیدی که برای قانع کردن سرمایه گذار مطرح شده است باید توسط آمارها، اشکال و حقایق ضمنی غنی شود
یک پیشنهاد نامه خوب در یک مرحله نوشته نمی شود بلکه به تدریج کامل می شود
برخی از مواردی که باید در ذهن خواننده قرار گیرد
اهداف این پروژه به موقعیت برد برای دو طرف می انجامد
سازمان مجری، قابلیت اجرای این پروژه را به راحتی دارد
در حال حاضر در سازمان مجری تحقیقات اولیه راجع به مطلب انجام شده است و سازمان از نظر فنی در سطح بالایی قرار دارد
تخمین هزینه و زمان برای پروژه معقول و در حد پروژه است (نه کمتر و نه بیشتر)
مراحل کار
قبل از نوشتن: مشخص کردن موضوع و صورت مسئله در بین تیم پیشنهاد نامه
نوشتن اولیه: قرار دادن ایده ها برروی کاغذ
نحوه اجرای کار
شناخت مخاطب (تا چه اندازه فنی؟)
نحوه قانع کردن مشتری در مسائل فنی
نحوه قانع کردن مشتری در مسائل مدیریتی
….
بررسی نوشته ها و نوشتن پیشنهاد نامه: مطالعه ایده ها و نظر دادن در مورد آنها و تصمیم گیری و نوشتن تدریجی پیشنهاد نامه
ویرایش: ویرایش توسط افراد فنی و غیر فنی خارج از تیم از جهت صحت، گویایی و قانع کننده بودن متن
ارسال پیشنهاد نامه
نکات روانشناسی
قرار گرفتن در سمت مشتری (سرمایه گذار)
از نقطه نظر خواننده متن را بنویسید (چنان که در حال نوشتن متنی در ارتباط با مشکلات سازمان خودتان هستید)
آگاهی دقیق خود از صورت مسئله و فهمیدن کامل مشکلات سازمان سرمایه گذار را در متن منعکس کنید
کاملا بی طرفانه و با خونسردی راجع به راه حل ها صحبت کنید و بسیار ظریف به دفاع از راه حل خود بپردازید
مشتری را به سمت خودتان سوق دهید
متن را به شکل منصفانه در بیاورید
کلیه راه حل های ممکن برای حل مشکل را بیان کنید
در متن به مشتری این بهانه را بدهید که راه حل شما را رد کند (خود دلیلی بر رد آن مطرح کنید)
نظر مورد ترجیح خود را در پایان سایر نظرها مطرح کنید
ارزیاب های پیشنهاد نامه
پیشنهاد نامه ها معمولا توسط کمیته های مخصوص، ارزیابی می شوند
کمیته ها متشکل از افراد است
کمیته ها سعی می کنند که منصف باشند و مسایل فنی را ارزیابی کنند
در عمل شما باید به این نکته توجه کنید که
پیشنهادنامه توسط افراد تصمیم گیری خوانده می شود که دیدی از زمینه تحقیقی و فنی کار شما ندارند
افرادی که به این زمینه تحقیقاتی توجهی ندارند
افرادی که وقت کافی برای مطالعه پیشنهاد نامه ندارند
در بسیاری موارد به دنبال دلیل کوچکی برای رد پیشنهاد نامه می گردند
نتیجه گیری
پیشنهاد نامه باید سرمایه گذاران را تحت تاثیر قرار دهد لذا باید در عین توجه به مسایل فنی، مخاطب مدیریتی را نیز قانع کند
برای تهیه یک پیشنهاد نامه موثر باید کار نسبتا بلند مدت انجام شود
باید کاملا اجرایی باشد و خواننده حس کند که بحث اجرایی است نه نظری و خیالی