بسم الله الرحمن الرحیم
مدیریت فرایندمدار
درمدرسه
ز یرنظر:
1.کیفیت
quality
در صنعت ،کیفیت چیزی است که موجب می شود
مشتری محصول یا خدمات شمارا دوست بدارد. ممکن است با گفتن دروغ های کوچک در باره ی محصول یا خدمت، کاهش قیمت و افزودن چیزهای کوچک زیرکانه بتوان تمایل موقتی ایجاد کرد اما این تمایل زودگذراست.
«کیفیت وفاداری را تثبیت می کند . عشق ناپایدار است.»
در آموزش و پرورش کیفیت چیزی است که باعث می شود یادگیری رضایت بخش و لذت بخش باشد. ممکن است برخی از عملکردهای دانش آموز با ترساندن ، رقابت برای نمره و جایزه افزایش یابد اما علاقه به یادگیری دراو از بین خواهد رفت .
« کیفیت خلق یک دانش آموز مستقل است.» برای علافه مند کردن دانش آموز به یادگیری باید به طور مداوم او را مشارکت داد.
نکته ی کلیدی دیگر در تعریف کیفیت « بهبودمستمر»است.
در مدیریت سنتی اصل این است که :
قایق را تکان نده / ایستایی و اگر قایق نشکسته آن راتعمیرنکن .
د رمدیریت نوین اصل این است که :
اگر نشکست عوضش نکن، اما گر تا به حال نشکست حالا وقت آن است که بشکنی و عوضش کنی این گونه است که یک قدم به جلو بر می داری !
2.هرگز کیفیت مشکل ما نیست ، بلکه بهبود کیفیت،پاسخ به مشکل ماست. مشکل هر چه که می خواهد باشد.
بنا براین قبل از حل مشکل باید بپرسیم:
سعی داریم چه کاری انجام دهیم؟
مشتری کاری که انجام می شود ، کیست؟
تعریف او از کیفیت چیست؟
3.تفاوت مفهوم کیفیت(Quality)
با
مزیت (feature)
در صنعت _مزیت ها آن چیزهایی هستند که به محصول یا خدمات افزوده می شود تا خواسته های بخش معینی از بازار برآورده شود .
اما کیفیت به معنای بی عیب و نقص بودن مزیت های تعبیه شده است.
به طور کلی افزایش کیفیت ، هزینه را کاهش می دهد.
در آموزش و پرورش – مزیت ها در یک تجربه آموزشی چیزهایی هستند مانند کامپیوتر در کلاس، آزمایشگاه های فیزیک وشیمی مدرن ، وسایل مجهز برای موسیقی ، هنر
و تئاتر ، ورزش و امکانات عالی دیگر .
اما کیفیت باید با روشی که از طریق آن فرایند یادگیری انجام می شود ، مرتبط باشد.
کیفیت هر فرایندی توسط مشتریان آن فرایند تعریف می شود. درمدیریت کیفیت مشتری به صورت فرد بعدی در خط تولید تعریف می شود.
در کلاس دانش آموزان مشتری های معلم هستند.
آنگاه که دانش آموزان از طریق گفتگو بفهمند و بپذیرندمنظوراز انجام کار کیفی چیست؟ راه زیادی را پیموده اید.
مدیران و معلمان باید دانش آموزان را در بحث درباره ی سوال های زیر در گیر کنند:
چرا شما اینجا هستید ؟
سعی می کنید چه کاری انجام دهید؟
منظور شما از خوب انجام دادن آن چیست؟
ما باید چه کاری انجام دهیم تا شما بتوانید آن کار را خوب انجام دهید؟
چگونه بفهمیم که داریم به اتفاق همدیگر آن را خوب انجام می دهیم؟
هنگامی که هدف مشخص شد ، پیگیری مدیر و معلم برای تحقق آن ضروری است .
7.یک تعریف جامع ازکیفیت:
کیفیت درجه ای از برآورده سازی الزامات
(خواسته ها و نیازها) توسط مجموعه ای
ازویژگی های ذاتی آن می باشد
4. فرایند چیست؟
فرایند مسیر و جریانی است که طی می شود تا ورودی ها به خروجی ها تبدیل شوند . در این مسیر ؛عملیات و فعالیت هایی اتفاق می افتد تا بر ورودی ها اثر گذاشته و آنها را معطوف و مرتبط به هدف و نتیجه که همانا خروجی یا برونداد سیستم است، می رساند. هر آنچه که در این مسیر اتفاق می افتد تا بهترین محصول نصیب سازمان، شرکت یا موسسه شود، فرایند نام دارد .
محیط مدرسه
ورودی
دانش آموزان
معلمان
منابع
مقررات
دانش نظری،
علمی و پژوهشی
فرایند
تدریس
مدیریت
ارزشیابی
چگونگی محتوا
روش ها
خروجی
دانش آموختگان
فارغ التحصیلان
……
محیط مدرسه
5. فرایند مقدم بر محصول است .
اگر می خواهید محصول را بهسازی کنید، به فرایند تولید محصول توجه کنید نه خود محصول یا نتیجه .
به عنوان مثال :
تنها هدف قانونی امتحان ایجاد فرصت مناسب برای معلم و فراگیر است تا به اتفاق هم درباره ی چگونگی بهبود فرایند های تحصیلی دانش آموز و کارهایی که باید در آینده انجام دهند، تصمیم گیری کنند نه تشخیص گذشته دانش آموز .
6. مدیریت فرایند مدار چیست ؟
بهبود مستمر کیفیت و رضایت دانش آموزان از طریق بهبود فرایند است. یعنی این که بدانیم
و باور کنیم که نتیجه از فرایند حاصل می شود . سپس برای حصول نتیجه ی مطلوب ، فرایند مناسب را ایجاد کنیم و بالاخره فرایند ایجاد شده را طوری به اجرا درآوریم که بعدا بتوانیم نشان دهیم که چرا و چگونه نتیجه حاصل شده است.
مدیریت فرایند مدار یک رو یکرد سازمانی است که با هدف ارتقای مستمر کیفیت جامع، بهسازی روش ها و استفاده ی مطلوب ازامکانات محدود وبهره گیری
از راهبردهای فرایند عملکرد مدرسه
را بهبود می بخشد.
8. آموزش و پرورش بر مبنای نتیجه یا اهداف و موضوعات
آموزش و پرورش بر مبنای اهداف و موضوعات خوب است. اما فقط استفاده
از نتایج به عنوان بیان قضاوت، پاداش و مواخذه بد و مضر است .
9. مدیریت فرایند مدار به مثابه مدیریت حل مساله و مدیریت تغییر
گسترش آگاهی و درک روشن در کارکنان نسبت به مساله و اهمیت و ضرورت آن
ایجاد اعتماد و باور عمیق در آنان نسبت به حل مساله
بررسی و تجزیه و تحلیل وضعیت موجود مرتبط بامساله و مشکل
ترسیم وضعیت مورد انتظار و مطلوب نسبت به آینده (پس از حل مساله )
تجزیه و تحلیل و تشخیص مساله
خلق استراتژی های مناسب
برنامه ریزی، اجرا ، ارزشیابی و اقدام
10.نقشه راه در مدیریت فرایند:
مسیر و جریانی است که اگر به درستی طی شود منجر به بهبود وضعیت سازمانی می شود . (سازمان کیفی جامع )
ترسیم وضعیت مطلوب
تجزیه و تحلیل و تشخیص مساله
شناسایی، انتخاب و تحلیل
فرایند ها برای بهبود
تعیین استراتژی های بهبود
مدرسه
برنامه ریزی
اجرا
ارزشیابی
اقدام به برنامه ریزی مجدد
بهبود برنامه مدرسه
بررسی وضعیت موجود
برنامه اجرایی بهبود مدرسه
آغازمرحله ی
جدید
شروع
11.چرا مدیریت فرایند مدار؟
در فرایند آموزش و پرورش به هیچ عنوان نمی توان منتظر ماند تا نتایج به دست آید و آنگاه محصول معیوب را جد اکرده یا کنار گذاشت. به عبارتی دیگر پس از تکرار تجارب خطا ، اقدام به اصلاح امور ،بسیار دیر است. آنچه باید مورد توجه دقیق قرار گیرد، «اصلاح مستمر جریان آموزش و پرورش» در مدارس است . بنا براین مدیریت فرایند مدار اهمیت خویش راباز می یابد. «مدیریتی که به تضمین و اطمینان کیفیت در همه ی مراحل فرایند وفادار و متعهد است»
“رویکرد نوین فرایند مدار” در مقابل با “رویکرد سنتی درونداد مدار” است .
به این معنی که بدانیم و باور کنیم که نتیجه از فرایند حاصل می شود.
بنا براین برای حصول نتیجه ی مطلوب فرایندهای مناسب را ایجادکنیم .
12.دستاوردهای مدیریت فرایند مدار:
افزایش رضایت دانش آموزان ، معلمان و والدین
حفظ و اطمینان رضایت دانش آموزان
جذب توجهات ، منابع و امکانات برون مدرسه ای
افزایش کارآیی بویژه اثربخشی مدرسه
کاهش هزینه های اضافی ، حذف ضایعات و دوباره کاری در مدرسه
ایجاد تضمین کیفیت درمدرسه
ارتقای مستمر کیفیت
توسعه مشارکت در داخل و خارج ازمدرسه
پیشی گرفتن از سایر مدارس (مدرسه پیش رونده)
13.ارتقای فرایند به روش PDCA – FOCUS:
برگزاری یک جلسه در مدرسه ، تایپ یک نامه ، ثبت نام یک دانش آموز ، برگزاری و اعلام نتایج امتحانات، تدریس معلم ، بهداشت و نظافت مدرسه ، امور دفتری و…. هر کدام یک فرایند می باشد. مدرسه به عنوان نظامی از فرایند هایی است که وابستگی داخلی به یکدیگر دارند. مجموعه ای مجزا از هم نمی باشد.
هر فرایند باید درست وبه موقع تغذیه و تدارک شده، فعالیت های آن به طور صحیح انجام گرفته و نتایج آن پاسخگوی نیازها و انتظارات دانش آموزان باشد
«کاستن از تغییرات یا نوسانات عملکرد فرایند ها ،یابه عبارت دیگر بهبود عملکرد فرایند ها را بهبود و ارتقای کیفیت می نامند. ارتقای مستمر کیفیت مدرسه همان بهسازی فرایند حل مساله است.»
ارتقای فرایند به روش
FOCUS- PDCA
فرایند را برای ارتقا پیدا کنید. Find
تیمی که فرایند رامی شناسند، سازماندهی کنید. organize
مشخص کنید فرایند چگونه عمل می کند.
Clarify
4. علل تغییرات عملکرد فرایند (علل عام و خاص) رادرک کنید. Underestand
5.قسمتی از فرایند که نیاز به ارتقا دارد را انتخاب کنید. Select
6.برنامه ریزی کنید Plan
7.اجرا کنید Do
8.ارزیابی کنید Check
10.اقدام کنید Act
الف
فعالیت
فعالیت
انتهای فرایند
الف
ابتدای فرایند
فعالیت
تصمیم گیری
فعالیت
فعالیت
پیش نویس نامه توسط
کارشناس تهیه می شود
بیش نویس نامه تایپ می شود
بیش نویس نامه به دفتر رئیس یامعاون ارسال می شود
آیا پیش نویس
نامه امضا
می شود؟
نامه به دبیرخانه ارسال می شود
نامه تحویل ماشین نویس می شود
نامه تایپ می شود
نامه جهت پاراف به واحد مربوطه ارسال می شود
آیا پیش نویس
نامه امضا
می شود؟
نامه توسط واحدمربوطه پاراف می شود
به دفتررئیس یا معاون ارسال می شود
الف
الف
بلی
خیر
خیر
بلی
نامه توسط رئیس یامعاون اوامضامی شود
نامه به دبیرخانه ارسال می شود
مهر وامضاوتاریخ زده می شود
به تعداد مورد نیاز کپی تهیه می شود
اصل ورونوشت تفکیک می شود
نامه تحویل نامه رسان می شود
نامه تحویل پست یاواحد می شود
A
انتخاب استراتژی ها وراهکارهای
مناسب بهبودانگیزه معلمان مدرسه
اجرا
برنامه ریزی
اقدام
ارزشیابی
استمراربهبود
فرم جمع آوری داده های مربوط به فرایند ثبت نام
افزایش زمان
ثبت نام
روش ها
کارکنان
تجهیزات
فضای فیزیکی
کوچک بودن محل ثبت نام
گرم بودن هوای اتاق
کمبود قفسه ها ومیز و فایل
مکانیزه نبودن ثبت نام
نامناسب بودن روش ثبت نام
مشکلات آیین نامه ثبت نام
کم سوادی برخی والدین
کمبود کادر ثبت نام
درک علل
تغییرات
عملکرد
فرایند
نمودار
علت ومعلول
نمودار حیطه ی نیرو
برنامه ریزی برای ارتقا (برنامه ی اجرایی )
برنامه ی اجرایی آن می تواند به شرح جدول زیر تنظیم گردد.
فضای فیزیکی
کوچک بودن محل ثبت نام
آلودگی صوتی اطراف محل ثبت نام
گرم بودن هوای اتاق
قرار گرفتن محل ثبت نام در مکان نامناسب
کارکنان
ضعف آموزش و مهارت متصدی ثبت ام
کمبود کادر ثبت نام
خوانا نبودن فرم درخواست ثبت نام
بی سوادی یا کم سوادی برخی از والدین
عدم رعایت مقررات
نمودار همگرایی
پیداکردن یک مورد ارتقا نام فرایند: ثبت نام
تعداد(+) نشانگر میزان مطابقت موارد ارتقا با معیارهای انتخاب شده می باشد.
14.استراتژی های ارتقای فرایند:
می خواهیم چه کاری را انجام دهیم ؟
چه کسی می داند که تیم ارتقای فرایند چگونه سازماندهی می شود؟
چه کسی می داند که فرایند چگونه عمل می کند؟
چه عواملی موجب می شوند فرایند به گونه ای که باید عمل کند؟
5.برای ارتقای فرایند چه کاری می توانیم انجام دهیم و باید از کجا شروع کنیم ؟
6.برنامه شما چیست ؟
7. چگونه برنامه ی ارتقا را اجرا کردید؟
8.آیا برنامه موجب ارتقا شد؟
9.بر اساس آنچه که می دانید چه اقداماتی باید انجام گیرد ؟
15.تابلوی ارتقای فرایند در یک نگاه
موفق و پیروز باشید