محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای و واقعی پروژه ها با رویکردی بر خطوط انتقال
مدیریت و کنترل پروژه
توجه به دو عنصر ”برنامه ریزی” و“ کنترل“ در مدیریت علمی به عنوان ارکان اساسی وظایف مدیریت شناخته میشود. توجه به این دو عامل باعث صرفه جویی در زمان و هزینه انجام پروژه ها خواهد شد.
عناصر پنج گانه مدیریت پروژه عباتند از:
برنامه ریزی، سازماندهی، مدیریت منابع انسانی،راهبری، کنترل
سازمانهای صنعتی،شرکت های پیمانکاری، مهندسین مشاور و سایر سازمانهایی که به نحوی در امور طراحی، نظارت و یا اجرای طرح های صنعتی، عمرانی یا پژوهشی سر وکار دارند، مسلماً میبایست به این دانش مسلح باشند.
تعریف برنامه ریزی و کنترل پروژه
تعریف برنامه ریزی:
فرآیند برنامه ریزی ، تعیین توالی و توازی فعالیتهای لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است . تعریف کنترل پروژه:
کنترل پروژه فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه ، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه ، که از ابزار و تکنیک های خاص خود در انجام این مهم کمک می گیرد . در واقع کنترل ، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده برای پروژه است ، بگونه ای که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی ترین فعالیتها ، پروژه را به نزدیک ترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند .
تفاوت برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه
برنامه ریزی، بر روی تعیین اهداف و جهت ها متمرکز است و کنترل، کارها را به سمت آن هدف و جهت ها هدایت میکند.
برنامه ریزی، منابع را به فعالیتها تخصیص میدهد و کنترل، برای استفاده موثر و مناسب از منابع کوشش میکند.
برنامه ریزی، عواملی مثل نوع فعالیت، حجم و اندازه فعالیت، مدت زمان اجرا، منابع مصرفی و… را برای فعالیتها پیش بینی میکند و کنترل پروژه در عمل آنها را تدقیق میکند.
برنامه ریزی، انگیزه لازم را به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده در کارکنان ایجاد میکند و کنترل، در صورت نیل به اهداف، برای تشویق آنها مورد استفاده قرار میگیرد.
7
تفاوت مانیتورینگ وکنترلینگ
آنچه امروزه ما بنام کنترل پروژه می نامیم در واقع همان مانیتورینگ پروژه می باشد. مانیتورینگ بمعنای مشاهده تفاوت میان آنچه برنامه ریزی شدهBase line plan ) & Plans ( و آنچه در عمل (Actual) حاصل شده می باشد. پر واضح است که انواع گزارشات پروژه ای درحقیقت خروجی های بخش مانیتورینگ می باشند ونه کنترل پروژه.
آنچه کنترلینگ نامیده می شود در واقع نتایج (Action Plan) حاصل از آنالیز خروجی های بخش مانیتورینگ پروژه جهت رفع تاخیرات و سایر مشکلات بوجود آمده در حین اجرا می باشد.
تفاوت پروژه و طرح و برنامه
در زبانهای گوناگون و حتی در سازمانهای مختلف هر کشور در مورد واژه های برنامه ، طرح یا پروژه ، اختلافات لغوی ، معنایی و قانونی وجود دارد ؛ از این رو چهارچوب آنان روشن و آشکار نیست و گاه به جای یکدیگر نیز استفاده می شوند .
آرمانها و اهداف تعیین شده حکومت در سطح برنامه ریزی بلندمدت یا استراتژیک ، برنامه (Plan)نامیده می شود که این برنامه ها دارای اهداف کیفی می باشند . مانند برنامه توسعه صنایع گاز یا پتروشیمی ، برنامه توسعه شبکه راه های کشوری ؛ دستیابی به این اهداف و آرمانها در یک فاصله زمانی بلندمدت که معمولا بین ده تا بیست وپنج سال است ، امکانپذیر می باشد .
پس از اینکه برنامه ها در سطح برنامه ریزی بلندمدت مشخص گردیدند ، هر برنامه در سطح برنامه ریزی میان مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت طراز اول یا سیستم اجرایی کشور به مجموعه ای از طرحها (Program) یا برنامه های اجرایی تفکیک می شود که شامل مجموعه ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند که ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج موردنظر برسند .
هر طرح در سطح برنامه ریزی کوتاه مدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی کشور به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه (Project) می نامند ، تبدیل و تقسیم می شود .
مدیریت پورتفولیو:
مجموعه ای از پروژه ها یا طرحها که برای کمک به مدیریت موثر آن کار با یکدیگر گروهبندی شده اند تا اهداف استراتژیک تجاری را دنبال کنند.
مثل منطقه ویژه انرژی پارس جنوبی که پورتفولیویی از پروژه های نفت و گاز و پتروشیمی و فرودگاه و..
محدودیتهای پروژه
تعریف پروژه
مجموعه تلاش های موقتی برای تحقق یک تعهد در ایجاد یک محصول یا ارائه خدمات مشخص میباشد.
مجموعه ای از فعالیتها برای دستیابی به منظور خاص یا هدف خاص انجام میگیرد.
مجموعه اقدامات و عملیات خاص که دارای روابط منطقی با یکدیگر است بوده و برای نیل به هدف یا اهداف معینی انجام میشود.
ویژگی های پروژه
موقتی بودن
دارای هدف یا اهداف تعیین شده می باشد.
همواره محدودیتهایی به پروژه اعمال می شوند.
دارای چرخه حیات می باشد.
هر پروژه پدیده ای یکتا است.
همواره با عدم قطعیت همراه است.
انواع پروژه
1- پروژه اجرایی:
همانند احداث پالایشگاه، خطوط لوله گاز و نفت، احداث سد ، احداث ساختمان و …
2- پروژه مطالعاتی و تحقیقاتی:
همانند مطالعه توجیه اقتصادی یک پروژه، مطالعات اجتماعی و فردی یک منطقه یا شهر و …
3- پروژه خدماتی :
همانند زیبا سازی شهر، بهبود ترافیک ، دفع زباله و …
اهم دلایل تاخیر و شکست پروژه ها :
1- کمبود اعتبارات مالی
2- مشکلات و تزاحم های قانونی
3- استراتژی ناصحیح اجرای پروژه
4- فقدان پیمانکاران و نیروهای کارآمد و متخصص
5- فقدان سیستم مدیریت صحیح علمی
دلایل موفقیت پروژه :
1- برنامه ریزی تفصیلی و به هنگام سازی پیوسته آن با توجه به برنامه مبنای پروژه
2- تفکیک پروژه به WBS و فازها
3- تعیین دستاوردها یا موارد قابل تحویل (Deliverables)
4- قابل اندازه گیری کردن پیشرفت پروژه از طریق تعیین مایلستونها (سنگ نشانه ها)
5- کنترل پروژه به طور پیوسته با توجه به برنامه، WBS، دستاوردها و مایلستونها
6- تعهد انجام کار در کنار تعهد و تقید به سودآوری
7- درگیر شدن و دخالت دادن تیم پروژه در برنامه ریزی داخلی
8- بررسی ها و بازرسی های منظم و دوره ای
دلایل موفقیت پروژه (ادامه) :
9- ایجاد روحیه مسوولیت پذیری در اعضای تیم پروژه
10- ایجاد جذابیت کاری در مشاغل و محیط کار
11- برقراری ارتباطات موثر با تمامی هموندان اصلی
12- راهبری و مدیریت علمی
13- به حداقل رساندن تهدیدات (کاهش ریسکهای پروژه)
14- طرح ریزی و اجرای سیستم ارزیابی عملکرد و پاداش پرسنل
15- اطمینان از حضور موثر و حمایت موثر مدیریت ارشد
16- توجه و تقویت انگیزه های فردی اعضای تیم پروژه
چرخه حیات پروژه
زمـــان
شروع آهسته
رشد
اوج
آغاز زوال – نزدیک به اختتام
اختتام و پایان کار
میزان کوشش (منابع)
هزینه
پیشرفت
مرحله نظری
زمــــان
چارت زمانی مراحل اجرا پروژه
مرحله کنترل
مرحله اجرا
مرحله طرح و برنامه ریزی
مرحله پایانی
گروه فرآیندها (Process Groups) بر اساس استاندارد PMBOK
ساختار شکست فعالیتها WBS
Work Break down Structure یا WBS در واقع یک ساختار سلسله مراتبی از فعالیتهای پروژه است که برای برنامه ریزی و سازماندهی صحیح فعالیتهای پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. برای نشان دادن جایگاه هر فعالیت در ساختار سلسله مراتبی از کدهایی با عنوان کد WBS استفاده می شود.
ساختار شکست فعالیتها WBS
ساختار شکست فعالیتها WBS
Work Break down Structure یا WBS در واقع یک ساختار سلسله مراتبی از فعالیتهای پروژه است که برای برنامه ریزی و سازماندهی صحیح فعالیتهای پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. برای نشان دادن جایگاه هر فعالیت در ساختار سلسله مراتبی از کدهایی با عنوان کد WBS استفاده می شود.
انواع :WBS
برای تهیه WBS می توان از معیارهای مختلفی با توجه به محدوده ها و شرایط پروژه استفاده کرد. از جمله این معیارها:
بر اساس اجزای مختلف محصول نهایی پروژه
بر اساس ساختار سازمانی
بر اساس نوع عملیات
بر اساس فازهای پروژه
بر اساس استفاده کنندگان و مشتریان
بر اساس مکان انجام پروژه
تجزیه عناصر پایین ترین سطح به یک سطح دیگر
سازمان محور :
نام واحدهای سازمانی در سطح اول می آید
8
3- محصول محور :
بر اساس اجزای تشکیل دهنده محصول
7
بر اساس فازهای پروژه
5
انواع تکنیک های برنامه ریزی پروژه
28
انواع تکنیک های برنامه ریزی پروژه
در اینجا لازم است پس از معرفی مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه به بررسی انواع تکنیکهای برنامه ریزی و کنترل پروژه بپردازیم ، زیرا در ادامه پروژه بعضا با برخی از این مفاهیم سرو کار خواهیم داشت:
1.تکنیک مسیر بحرانی (Critical Path Method )
(فعالیتها و زمانها قطعی است)
2.تکنیک پرت / هزینه (Pert Method)
(فعالیتها قطعی و زمانها غیرقطعی است)
3.تکنیک گرت(Gert Method)
(فعالیتها غیرقطعی و زمانها قطعی است)
محاسبه درصد پیشرفت پروژه و رسم نمودار S
فرآیند کنترل پروژه
Project Control Process
کنترل پیشرفت پروژه
کنترل زمانی پروژه فرآیندی است که در هنگام اجرای پروژه بررسی می کند آیا حجم کار انجام شده
در پروژه (تا مقطع بررسی)با برنامه زمانبندی هماهنگی دارد یاخیر؟ درصد پیشرفت بعنوان شاخص
اصلی کنترل این مقوله استفاده می شود؟
مقدمه انجام کنترل پیشرفت کار، وزن دهی (Weight Factor) به فعالیتها می باشد.
درصد پیشرفت پروژه
درصد پیشرفت برنامه ای
فیزیکی
ریالی
درصد پیشرفت واقعی
فیزیکی
ریالی
در فاز برنامه ریزی محاسبه می شود و هنوز پروژه شروع نشده
در فاز اجرامحاسبه می شود و پروژه شروع بکار نموده است
نحوه محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای
با استفاده از نرم افزار (MSP) Mirosoft Project
با استفاده از اکسل و رسم نمودار گانت چارت
مراحل محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای :
1) محاسبه درصد وزنی هر فعالیت
2) تقسیم درصد وزنی هر فعالیت بر زمان فعالیت ( به روز)
3) قرار دادن حاصل تقسیم فوق بر روی گانت چارت
4) جمع عمودی اعداد روی گانت چارت برای هر ماه ( درصد پیشرفت برنامه ای پروژه در هر ماه را می دهد)
5) محاسبه مجموع تجمعی اعداد بند 4 ( درصد پیشرفت برنامه ای پروژه تا پایان هر ماه ). این عدد برای آخرین ماه باید 100% شود
فرآیند کنترل پروژه
Project Control Process
مبنای وزن دهی به فعالیت
هزینه فعالیت
مدت زمان فعالیت
حجم کاری فعالیت
استفاده از منابع(نفر-روز)
نظر کارشناسی
ترکیبی از موارد فوق
فرمول محاسبه
درصد وزنی
برای فعالیت i ام
درصد وزنی
فیزیکی =
درصد وزنی
ریالی =
مجموع زمان تمام فعالیتهای پروژه
زمان فعالیت i ام
مجموع هزینه تمام فعالیتهای پروژه
(مبلغ قرارداد)
هزینه فعالیت i ام
درصد وزنی
ترکیبی =
درصد وزنی هزینه ای فعالیت i ام
* 0.7
+
درصد وزنی فیزیکی فعالیت i ام
* 0.3
محاسبه درصد پیشرفت واقعی پروژه
(ارزش وزنی فیزیکی فعا لیت)* (درصد پیشرفت فعا لیتi ام) ∑ = درصدپیشرفت
فیزیکی پروژه
همه
فعا لیت ها
(ارزش وزنی ریالی فعا لیت)* (درصد پیشرفت فعا لیت i ام) ∑= درصدپیشرفت
ریالی پروژه
حجم کل فعالیت i ام طبق قرارداد
حجم انجام شده فعالیت i ام
همه
فعا لیت ها
با تشکر از توجه شما سروران گرامی