تکنیک FOCUS-PDCA
FOCUS-PDCA چیست؟
یک استراتژی برای بهبود مستمر فرآیندها
`
Find : انتخاب فرآیند مناسب و تعیین اهداف بهبود
تعیین فرایند منتخب به صورت شفاف وروشن
تعیین و تعریف اهداف بهبود فرآیند
مستند نمودن اهداف بهبود فرآیند
مشخص کردن نقاط شروع و پایان فرآیند
ازمشتریان شروع کنید .
از حوزه ها و موضوعات کوچک شروع کنید .
فرآیندی را انتخاب کنید که در کنترل باشد .
برای هر فرآیند تنها یک تیم بهبود سازماندهی کنید .
باید حد و مرزهای فرآیند تعیین شود .
فرآیندهایی که تحت تاثیر عوامل خارجی می باشند، گزینه های خوبی نیستند.
ملاحظاتی در انتخاب فرآیند
نام فرآیند:
مسایل یا انتظارات اعلام یا مشخص شده را بنویسید:
الف)
ب)
پ)
ت)
در کنار جملاتی که در مورد این فرآیند مصداق دارد علامت بگذارید:
فرآیند قابل تعریف است.
مسئله ای مرتباً در فرآیند روی می دهد.
حوزه مسئله به خوبی شناخته شده است و هنگام اجرا کاملا قابل رویت است.
بهبود این فرآیند برای کل سازمان مهم است.
اگر فرآیند بهبود داده شود باعث رضایت کلیه ذینفعان می گردد.
موقعیت خوبی برای موفقیت در بهبود فرآیند وجود دارد.
هیچ کس دیگری در حال حاضر در خصوص بهبود روی این فرآیند کار نمی کند.
تغییرات مورد نیاز بدون کمک بیرونی یا با کمک بیرونی محدودی قابل اجرا هستند.
این فعالیت ها واقعا تلاشی برای بهبود فرآیند است، نه صرفاً کوشش ی برای یافتن راه حل یک مسئله از سر تفنن
قبلا برای بهبود این فرآیند تلاشی صورت نگرفته است.
چک لیست انتخاب فرایند
تعریف عملیاتی و مستند اهداف بهبود فرایند
می خواهیم چه بهبودی در فرآیند (از طریق بهبود مستمر)حاصل گردد؟
توجه به مشکلات اساسی فرآیند در تعیین اهداف بهبود فرآیند
ملاحظاتی در تعیین اهداف بهبود فرایند
تعریف عملیاتی برای: تحویل دارو به مشتری در سریع ترین زمان ممکن
معیار: داروی آماده شده، کمتر از 10 دقیقه بعد از ورود نسخه دارو به داروخانه، به مشتری تحویل شود.
آزمون پذیری : اندازه گیری زمان تهیه و تحویل داروهای یک نسخه ازطریق زمان سنجی.
تصمیم گیر ی : اگر آماده سازی و تحویل داروی نسخه ها کمتر از10 دقیقه بعد از دریافت نسخه انجام گیرد، خدمات داروخانه درسریع ترین زمان ممکن ارائه شده است.
سندی است برای بیان آغاز نمودن بهبودفرآیند
بطور رسمی
بیانیه فرصت چیست؟
بیانیه فرصت بهبود فرآیند
فرصتی برای بهبود فرآیند . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . فراهم آمدهاست.
نقاط شروع و ختم این فرآیند به قرار زیر است :
نقطه شروع فرآیند: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
نقطه ختم فرآیند : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
وضعیت (یا مشکلات ) کنونی این فرآیند به صورت زیر است :
الف) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
ب) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
پ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
با بهبود این فرآیند نتایج زیر انتظار می رود :
الف) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
ب) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
پ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
نتایج فوق به نفع . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . خواهد بود .
نام و امضای تهیه کننده : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . تاریخ: / /
سند بیانیه فرصت
Organize :سازمان دهی تیمی برای بهبود فرایند
تهیه فهرستی از تمامی افراد درگیر اجرای فرآیند
تعیین اعضای تیم، طوری که تخصص و مهارتهای مورد نیاز تمام مراحل فر ایند پوشش یابد
انتخاب رهبر تیم
منصوب نمودن اعضای تیم
تشکیل تیم و آشناسازی اعضاء با فرآیند
آموزش مفاهیم و ابزارهای بهبود فرآیند به اعضای تیم
رهبر تیم(زمانبندی وبرپا کردن جلسات،رهبری جلسات در جهت رسیدن به اهداف،کسب اطمینان از اجرایی شدن تصمیمات تیم،هماهنگی برای تا مین منابع،ارائه گزاشات لازم)
اعضای تیم(مشکلات فرآیند تیم رالیست کنید.بیانیه فرصت فرآیند را تکمیل کنید.نمودار قالبی
فرآیند را رسم کنید( ))
تسهیلگر تیم(هدایت کلی تیم ها،رفع اشکالات در نبود مشاور،نظارت بر عملکرد تیم ها)
اعضای تیم
تا فرآیند موجود را به خوبی نشناخته ایدهیچ تغییری در آن ندهید
در این مرحله نمودار جریان را همانگونه که وجود دارد ترسیم کنیدنه آنطور که دوست دارید یا باید باشد
Clarify :شفاف سازی فرآیند :
قدم 3الف- شفاف سازی فرایند : ترسیم نمودار جریان فرآیند
در این مرحله تیم باید صحت نمودار جریان را تایید کند،اگر تایید نشد مراحل و نحوه انجام فرایند را مشاهده و اصلاح می نمایند.
نمودار جریان فرآیند چیست؟
نموداری که از نشانه های تصویری
برای بیان طبیعت و جریان قدم های
یک فرآیند استفاده می کند.
نمادهای نمودار جریان فرآیند
نقطه شروع /پایان فرایند
فعالیت
تصمیم گیری
نشانگر ادامه نمودار
AP
MPS
RCCP
Y/N
MRP
CRP
Y/N
Production & Assemble
I/O Control
Amend
Amend
Amend
Amend
Y
N
y
N
فواید استفاده از نمودار جریان فرآیند
ارتقاء شناخت نسبت به فرآیند
فراهم آوردن ابزاری برای آموزش
تشخیص حوزه های مسئله دار و فرصت های بهبود
تشریح روابط مشتری-تامین کننده
قدم 3ب – شفاف سازی فرایند : ساده سازی فرآیند و انجام تغییرات
مرور کردن تمام فرآیند به صورت قدم به قدم و تعیین قدم های زاید و غیر ضروری
آیا با حذف
این قدم سطح عملکرد
کاهش می یابد؟
آیا قدم ضروری است؟
حذف قدم
حفظ قدم
آیا قدم دیگری
برای بررسی وجود دارد؟
A
قدم 3الف
بلی
بلی
خیر
خیر
بلی
خیر
ترسیم نمودار جریان ساده سازی شده
بررسی صحت فرایند بر اساس قوانین موجود
کسب مجوزهای لازم
آیا تیم اختیار لازم رابرای اعمال تغییرات را دارد؟
اعمال تغییرات در فرآیند
قدم 3ج
A
بلی
خیر
قدم 3ب : ساده سازی فرآیند و انجام تغییرات
قدم 3ج – شفاف سازی فرایند : طراحی فرم ها و پرسشنامه های جمع آوری داده های فرایند
قدم 3ب
طراحی فرم ها و پرسشنامه های جمع آوری داده های فرایند
(باید تمام افراد جمع آوری کننده داده ها بدانند چه داده هایی را(what)،چرا(why)،چگونه(how)،در چه جایی(where) و چه موقع(when) جمع آوری کنند)
جمع آوری و پردازش داده ها
تعیین شاخص های ارزیابی فرایند با در نظر داشتن اهداف بهبود فرآیندومشخص کردن محل شکل گیری آنها در نمودار جریان فرایند
قدم 4
قدم 3
Understand:شناخت علل ناکارآمدی فرآیند
انجام طوفان فکری یا استفاده از سایر ابزارهای مناسب برای شناسایی علل بروز
مشکلات فرایند
قدم 5
ابزارهای تصمیم گیری گروهی
رای گیری چندباره
کوتاه کردن فهرست های بلند نظرات
تشخیص عناصر مهم
• روش گروه اسمی
خلق نظرات
اولویت بندی عناصر
روش گروه اسمی: خلق نظرات
مطرح کردن و شفاف سازی موضوع
خلق نظرات
جمع آوری نظرات
شفاف سازی نظرات
ترکیب نظرات
کد گذاری نظرات یا گزینه ها
وزن دهی به صورت مستقل
اعلام و ثبت نتایج وزن دهی
جمع بندی امتیازات و رتبه بندی نظرات یا گزینه ها
بازنویسی و بازنگری نظرات یا گزینه ها
روش گروه اسمی: اولویت بندی
روش گروه اسمی: اولویت بندی
روش تصمیم گیری چندباره
کدگذاری عناصر فهرست گزینه ها
شمارش آراء و اصلاح فهرست
آیا فهرست
اصلاح شده قابل
مدیریت کردن
است
پایان
تشریح یا مرور فهرست گزینه های موجود در رابطه با علل ناکارآمدی فرآیند
رای گیری در مورد عناصر فهرست
خیر
بلی
select : تعیین(انتخاب) علل ریشه ای بروز مشکلات
بهره گیری از نظرات سایر افرادی که به بهبود فرآیند می توانند کمک کنند
انتخاب یک علت ریشه ای برای بهبود فرآیند
استفاده از ابزارهای تصمیم گیری گروهی
قدم 6
ترسیم نمودار علت و معلولی
آیا علل توسط داده های جمع آوری شده تایید می شود؟
ترسیم داده ها در نمودار پارتو
قدم 4
بلی
خیر
Plan :ایجاد طرحی برای بهبود علت ریشه ای
طرح ریزی تغییری در فرآیند که اثر علل ریشه ای شناسایی شده درقدم 5 را کاهش یا حذف نماید
اصلاح نمودار جریان فرایند بر اساس تغییر صورت گرفته
اطلاع رسانی به تمام کسانی که تحت تاثیر تغییرات اعمال شده درفرآیند قرار دارند
در صورت نیاز بازنگری در فرم ها و پرسشنامه های جمع آوری داده های فرایند جهت بررسی اثربخشی تغییرات ایجاد شده در فرایند
تغییر فرآیند
کسب مجوزهای لازم
آیا تیم اختیاراعمال تغییردر فرآیند را دارد؟
قدم 5
قدم 7
بلی
خیر
Do :اجرای طرح بهبود بطور محدود
ارائه آموزش به کلیه افراد در گیر در بررسی اثربخشی فرایند
طرح ریزی بررسی اثربخشی فرآیند جدید
استاندارد سازی فرآیند در میان تمامی کارکنان درگیر اجرای فرایند
توزیع فرم ها و پرسشنامه های جمع آوری داده های فرایند
اجرای آزمایشی فرآیند و جمع آوری داده های فرایند
قدم 6
قدم 8
Check :ارزیابی نتایج اجرای محدود طرح بهبود
بررسی داده های فرآیند پس از تغییر آزمایشی
ارزیابی اثربخشی فرایند با توجه به اهداف تعیین شده
قدم 7
قدم 9
چک لیست بررسی نتایج اجرای آزمایشی تغییرات در فرآیند
نمودار حرکت
مثالی جهت بررسی تاثیر تغییر اعمال شده بر مصرف کاغذ
قلمرو زمانی اعمال تغییرات جدید در فرایند
علامتی برای علل خاص جهت تغییرات :
هقت مورد و یا بیشتر نقاط پی در پی دارای سیر صعودی یا نزولی
Act : اقدام بر اساس ارزیابی نتایج اجرای محدود طرح بهبود
قدم 8
قدم 6
آیا با اعمال تغییرات
فرآیند بهبود یافته است؟
آیا بهبود دیگری
در این فرآیند امکان
پذیر است؟
حذف تغییرات
مستندسازی تجارب بدست آمده و انتشار آنها
کاهش سطح جمع آوری داده های فرایند
استاندارد سازی فرایند
بلی
بلی
خیر
خیر
`
امروزه سازمان ها
باید
بدوند
یا
هرگزحرکت نکنند !