حسابداری منطقی


فصل اول

آشنایی با مفاهیم اساسی حسابداری

هدف حسابداری چیست؟

در زمان تمدن های قدیمی که تاریخچه آن ها به هزاران سال پیش از میلاد مسیح بر می گردد، فعالیت های اقتصادی بسیار ساده و در جهت امرار معاش بوده،تا به امروزکه روابط تجاری بسیارگسترده شده اند،کنترل حسابها و دخل و خرج و نوعی ثبت و نگهداری دفاتر وجود داشته است در ضمن عصرحاضر به عنوان عصر اطلاعات نامیده شده است،بنابر این کسانی در این عصر موفق هستند که به اطلاعات بیشتری دسترسی داشته باشند،امروز برای تصمیم گیری درهر امری و ازجمله اموراقتصادی نیازبه اطلاعات داریم وبدون داشتن اطلاعات کامل درمورد موضوع موردنظرتصمیم گیری صحیح بسیارمشکل خواهد بود.یکی ازاطلاعات موردنیازبرای فرایند تصمیم گیری های اقتصادی،اطلاعات مالی می باشدکه وظیفه تهیه آن برعهده سیستم حسابداری است.وجود اطلاعات مالی قابل اتکاء،لازمه بقای جامعه امروزین است،فرد سرمایه گذاری که تصمیم به خرید یا فروش سهام می گیرد، بانکداری که درمورد تایید یا رد تقاضای وام یک شرکت تصمیم می گیرد و دولت برای وصول مالیات بردرآمد نیاز به اطلاعات مالی دارندکه این اطلاعات توسط سیستم حسابداری تهیه می شود.بنابراین می توان مهمترین هدف حسابداری را تهیه و تامین اطلاعات مورد نیاز سرمایه گذاران وبستانکاران وسایراستفاده کنندگان ازاطلاعات مالی دانست،بطوری که این اطلاعات برای آنان مفید واقع شود و آنها بتوانند از این اطلاعات درتصمیم گیریهای اقتصادی خود استفاده کنند.همچنین ازاهداف دیگرحسابداری می توان به برقراری یک انضباط مالی در سازمانها اشاره کرد،چون بدون وجود یک سیستم حسابداری منسجم ممکن است در سازمان سوء استفاده از منابع مالی و ریخت و پاشهایی صورت بگیرد که برقراری یک سیستم حسابداری قوی احتمال روی دادن چنین مسائلی کم می شود.بنابراین ارائه اطلاعات حسابداری وگزارشگری مالی اگرخوب باشد، به جامعه کمک می کند تا منابع اقتصادی خود را به کارآمدترین شکل تخصیص دهد و از این منابع بهترین استفاده بعمل آید.

تعریف حسابداری
امروزه حسابداری به عنوان یک سیستم اطلاعاتی مطرح است که رویدادهای مالی یک سازمان را شناسایی و ثبت می کند،
و به آگاهی استفاده کنندگان از اطلاعات مالی می رساند.یا می توان حسابداری به صورت زیرتعریف کرد.
حسابداری عبارتست از دانش و فرایند تشخیص، جمع آوری ،تجزیه و تحلیل اندازه گیری ثبت. طبقه ی وتلخیص اطلاعات مربوط به فعالیتها و رویدادهای دارای اثرمالی یک سازمان و گزارش آنها در قالب صورتهای مالی به افراد ذینفع.
بنابراین براساس تعریف بالا، سیستم حسابداری ابتدا باید انواع رویدادهای مالی که در یک سازمان،بسته به نوع فعالیت آن می تواند اتفاق بیافتد را شناسایی و تشخیص دهد. بعد باید اسناد و مدارک اولیه را درمورد رویدادهای اتفاق افتاده جمع آوری کند،
به عنوان مثال درمورد مبادلاتی مانندخرید و فروش کالا فاکتورهای خرید و فروش به عنوان اسناد و مدارک اولیه تلقی می شوند، در مورد تمامی رویدادهای مالی اسناد و مدارک اولیه وجود دارد که باید جمع آوری شوند، و بدون وجود اسناد و مدارک اولیه ثبت رویدادهای مالی امکان پذیر نخواهد بود و یا این که فاقد قابلیت تایید خواهد بود.
بعدازجمع آوری اسناد و مدارک اولیه،این اسناد و مدارک باید تجزیه و تحلیل شوند،در این تجزیه و تحلیل مشخص می شود که این رویداد مالی که در مورد آن اسناد و مدارک اولیه جمع آوری شده است بر روی چه حسابهایی تاثیر می گذارد.
در مرحله بعدی بعد از مشخص شدن حسابهایی که تحت تاثیر این رویداد مالی قرار می گیرند باید میزان تاثیر این رویداد بر حسابهای مشخص شده از نظر پولی اندازه گیری شود. در حسابداری فقط یک واحد و معیارسنجش وجود دارد، آن هم واحد پول رایج کشور(ریال)می باشد، و اگر رویدادی قابلیت سنجش به پول را نداشته باشد، شناسایی و ثبت و نخواهد شد. بعد از اندازه گیری میزان تاثیر یک رویداد از نظر پولی، به مرحله ثبت این رویداد مالی در دفاتر روزنامه کل می رسیم، تمامی رویدادهای مالی باید بطور روزانه در دفتر روزنامه که یکی از دفاتر رسمی حسابداری است ثبت شوند و رویدادهای ثبت شده در دفتر روزنامه ، حداکثر هفته ای یکبار و در پایان هفته از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل می شوند. اطلاعات مالی باید طبقه بندی و خلاصه شوند (تلخیص)
رویدادهای مالی که در دفاتر حسابداری ثبت شده اند، اگر اطلاعات حاصل شده طبقه بندی و خلاصه نشوند، از نظر استفاده کنندگان از اطلاعات حسابداری قابلیت استفاده چندانی نخواهند داشت، به عنوان مثال اگر شما رویدادهای مالی یک شرکت بزرگ مانند شرکت مایکروسافت، نوکیا، ایران خودرو یا شرکت نفتی بزرگی مانند شل را در نظر بگیرید، سالانه بیشتر از چندین هزار صفحه خواهد بود، این اطلاعات اگر در یک مجموعه به نام حساب طبقه بندی نشوند، قابلیت استفاده نخواهند داشت، ولی با انتقال و ثبت رویدادهای مشابه و هم نام در یک حساب واحد، از حجم آنها کاسته شده و بر سودمندی و قابلیت استفاده آنها افزوده می شود.
به عنوان تمامی فروش های یک شرکت به حساب فروش و تمامی خریدها به حساب خرید منتقل شده و جمع زده می شود و به صورت یک عدد یا مبلغ در صورت های مالی شرکت گزارش می شوند، که این باعث طبقه بندی اطلاعات مالی می شود، موضوع دیگر این است که اطلاعات مالی باید خلاصه شود و به طور خلاصه در اختیار استفاده کنندگان قرار بگیرد. فرض کنید اگر اطلاعات مالی خلاصه نمی شوند شما باید برای پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز خود، چنیدین هزار صفحه رویداد های مالی ثبت شده یک شرکت را جستجو می کردید، تا بتوانید اطلاعات مالی مورد نیاز خود را پیدا کنید که این بسیار مشکل و حتی غیر ممکن بود، ولی با طبقه بندی و خلاصه کردن اطلاعات و ارائه آنها فقط در چهار یا پنج صفحه بنام گزارشات حسابداری (صورتهای مالی) شما به راحتی میتوانید اطلاعات مورد نیاز خود را در عرض چند دقیقه پیدا کنید و این کار تنها با وجود یک سیستم حسابداری قوی امکان پذیر است و این تنها سیستم حسابداری است که انبوه اطلاعات مالی شرکت ها را در چند صفحه خلاصه و گزارش میکند و این نشان دهنده اهمیت سیتم حسابداری است. به صورت گذرا، می توان فرایند حسابداری را به صورت نمودار زیر مشاهده کرد.
تشخیص

جمع آوری

تجزیه وتحلیل

اندازه گیری

ثبت

طبقه بندی و تلخیص

گزارش دهی

رویداد های مالی

اسناد و مدارک اولیه

شناسایی حسابهای تاثیر پذیر

اندازه گیری میزان تاثیر از نظر پولی

ثبت در دفاتر روزنامه
و کل

طبقه بندی رویداد های مشابه خلاصه کردن در چند صفحه

در قالب صورت های مالی و ارائه آنها به افراد ذینفع

تاریخچه حسابداری
برای تعیین مکان وزمان پیدایش سیستم حسابداری نوین (سیستم ثبت دوطرفه) تلاشهای گوناگونی انجام گرفته است. بر پایه بیشتر این سناریوها به این واقعیت توجه شده است که در بیشتر تمد ن های قدیمی که تاریخچه آنها به هزاران سال پیش از میلاد مسیح می رسد، نوعی ثبت و نگهداری دفاتر وجود داشته است، از جمله این تمدنها می توان به تمدنهای کلدانی، بابلی،آسوری و سومری که تشکیل دهنده نخستین دولت های سازمان یافته با قدیمی ترین زبان مکتوب و کهن ترین ثبت های تجاری بودند. تمدن های مصری، سرزمینی که درآن زبان نوشتاری و اصلی به وجود آمد وکل دستگاه خزانه داری و سایر وزارتخانه ها حول محور آن می چرخید، تمدن چینی که در دوره سلطنت سلسله چائو(256 -1125 قبل از میلاد مسیح) حسابداری دولتی نقش کلیدی و بسیار پیشرفته ای ایفاء می کرد، تمدن یونان،که در آن زنون مباشر بخش بزرگی از آپولونیوس در256 قبل از میلاد مسیح سیستمی ابتکاری ازحسابداری سنجش مسئولیت را ارائه کرد و تمدن روم با داشتن قوانینی، پرداخت کنندگان مالیات را ملزم به تهیه صورت های وضع مالی می کرد ودر این تمدن حقوق مدنی به میزان مالکیت اعلان شده تعین می شد. پیدایش چنین شکل هایی از دفتر داری در دنیای باستان به چندین عامل نسبت داده می شود، که از آن جمله می توان به پیدایش خط ، پیدایش اعداد عربی و سیستم اعشاری ، رواج جبر، ابزار نوشتاری ارزان قیمت ، بالا رفتن میزان سواد و وجود نوعی معیار استاندارد برای داد وستد اشاره کرد . با این حال توسعه فن دفتر داری دو طرفه که تا به امروز نیز ادامه دارد ، مرهون انتشار کتاب لو کا پا چیولی بنام کلیات حساب ، هندسه و اصلول نبیت می باشد .
این کتاب شامل دو فصل ،حساب وشرح می شود و شیوه دفترداری ثبت دوطرفه را شرح می دهد.کتاب وی نشان دهنده روش های حسابداری در ونیز آن زمان است ،که این روشها را روش ونیزی یا روش ایتالیایی می نامند. از این رو،او دفترداری ثبت دوطرفه را اختراع نکرد، بلکه او اولین کسی است که شیوه های رایج حسابداری آن زمان را بصورت مدون گرد آوری وشرح داد، به همین خاطر ایشان به عنوان پدر علم حسابداری نامیده شده است. برپایه آرای پاچیولی هدف اصلی دفترداری ارائه اطلاعات به موقع درباره دارایی ها و بدهی های بنگاه بازرگانی می باشد.وی برای داده ها از بدهکار و بستانکاراستفاده می کرد تا ثبت دوطرفه انجام شود.او معتقد بود که وارده ها باید بصورت دوطرفه ثبت شوند،یعنی اگر یک نفر بستانکار می شود،باید فرد دیگر بدهکار شود.سه دفتر مورد استفاده قرار می گرفت،که شامل دفاتر یادداشت،دفتر روزنامه و دفتر کل می شد.در سده های شانزدهم و هفدهم، کتاب پاچیولی به خاطر سادگی روشهای ارائه شده و قابلیت کاربرد آنها درعمل به چندین زبان دراروپا ترجمه شد و در سراسر اروپا رواج یافت، و به صورتی که ما امروز آن را به عنوان الگوی ثبت دوطرفه می شناسیم درآمد.
پیشینه حسابداری درایران به نخستین تمدن هایی برمی گردد که دراین سرزمین پا گرفت . مدارک به دست آمده از ایران باستان حکایت از این دارد که درعصر هخامنشی نظام مالی منسجمی برقرار بوده و حساب درآمد ومخارج حکومت به ریز وبه دقت ثبت ونگهداری می شده است.لوح های سفالین کشف شده درشوش، که قدمت آنها به 3300 سال قبل ازمیلاد می رسد، نشان دهنده وجود نوعی ثبت های حسابداری در تمدن های نخستین ایرانی می باشد ، این لوح ها در حال حا ضر در موزه لووور(Louvre) فرانسه نگهداری می شود.
با این حال حسابداری نوین (دوطرفه) همانند بسیاری از دانش های کاربردی دیگر به همراه ورود محصولات صنعتی و شرکت های خارجی به ایران راه یافت و با تلاش پیشگامان گذشته حسابداری و بازگشت استادانی چون، اسمعیل عرفانی، حسن سجادی نژاد، دکتر فضل الله اکبری و دکتر عزیز نبوی که در طول دوران تحصیل خود در خارج از کشور با شیوه و طرز کار محققان حسابداری آشنا شده بودند گسترش یافت . تدریس رشته حسابداری در مدرسـه دارالفنون دردهه 1290 شمسی به همت زنده یاد علی اکبر دهخدا شروع و توسط پیشگامان همچون زنده یاد اسماعیل عرفانی و زنده یاد حسن سجادی نژاد در دهه 1320 تداوم یافت. تـاسیس آموزشگاه عالی حسابداری شرکت ملی نفت ایران به وسیله مرحوم اسماعیل عرفانی و مرحوم حسن سجادی نژاد ، دانشکده علوم اداری دانشگاه تهران به وسیله دکتر فضل الله اکبری و موسسه عالی حسابداری به عنوان اولین دانشکده خصوصی به وسیله مرحوم دکترعزیز نبوی و انتشار کتاب های متنوع و متعدد حسابداری به وسیله مولفان و مترجمان مختلف به ویژه در سالهای اخیر موجب گسترش این علم شد . اما عقب ماندگی عمومی اقتصاد ، فقر علمی ، ناهماهنگی قوانین و مقررات با نیازهای جامعه ، ضعف نهاد های حرفه ای و عدم ارتباط حسابداری نوین با حسابداری سنتی ایران از جمله موانع عمده ای بوده که اشاعه و پیشرفت حسابداری را در کشور محدود و کاربرد آن را در جهت رفع تنگناها و مشکلات اداره موسسات کاهش داده.
انواع طبقه بندی حسابداری سه نوع طبقه بندی در اینجا مورد بررسی قرار میگیرد .
1 – طبقه بندی بر حسب موضوع
2 – طبقه بندی بر حسب قصد انتفاع یا غیر انتفاع
3 – طبقه بندی بر حسب انواع استفاده کنندگان از اطلاعات مالی
1- طبقه بندی بر حسب موضوع : اگر بخواهیم حسابداری را بر حسب موضوعات مختلف طبقه بندی کنیم ، به انواع زیر تقسیم می شود . حسابداری مالی ، حسابداری بازرگانی ، حسابداری دولتی ، حسابداری صنعتی ، حسابداری برای موسات بیمه ، حسابداری برای بانگها ، حسابداری برای واحدهای کشاورزی حسابداری برای باشگاهها ،
2 – طبقه بندی حسابداری بر حسب قصد انتفاع یا غیر انتفاع شرح زیر است: حسابداری برای واحدهای انتفاعی و حسابداری برای واحدهای غیرانتفاعی منظور از واحدهای انتفاعی ، واحدهایی هستنند که هدف آنها کسب سود است مانند واحدهای تجاری و تولیدی و منظور از واحدهای غیر انتفاعی ، واحدهایی هستنند که هدف از تشکیل آنها در درجه اول کسب سود نیست ، بلکه ارائه خدمات به جامعه می باشد ، مانند وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی ، شهرداریها ، موسسات آموزشی و دانشگاهی ، موسسات بهداشتی و بیمارستانی ، انجمن های خیریه و بنیادها و سایرنهادهای عمومی.
3 – طبقه بندی حسابداری بر حسب انواع استفاده کننده گان از اطلاعات مالی
1- حسابداری مالی
2- حسابداری مدیریت حسابداری مالی:وظیفه اصلی حسابداری مالی، تهیه و تامین اطلاعات مالی مورد نیاز اشخاص خارج از موسسه می باشد. امروزه مشخصه اقتصاد کشورهای صنعتی، شرکتهای بزرگی است که سرمایه خود را از میلیونها نفر سهامدار گردآوری کرده اند و منابع اقتصادی را در یک کشور یا حتی سطح بین المللی ، کنترل می کنند. افزایش شمار شرکت های سهامی از یک سو به رواج معاملات سهام، انتشار و معامله انواع دیگر از اوراق بهادار نظیر اوراق قرضه شرکتها و رونق معاملات اعتباری انجامید و از سوی دیگر، بانکها و موسسات اعتباری در تامین تسهیلات و سرمایه گذاری در شرکتها ، نقش بزرگتری یافتند و در ادامه آن، بازارهای سازمان یافته سرمایه نظیر بورس های اوراق بهادار ایجاد شدند.از طرف دیگر با برقراری مالیات بر درآمد برای شرکتها باعث شد که شرکتها ملزم به نگهداری حسابها و دفاتر منظم و تهیه صورتها و گزارشهای مالی برای محاسبه و نشان دادن میزان سود خود شدند. همه این تحولات موجب شد که این گروهها یعنی سهامداران ، دولتها ، بانکها و موسسات تامین سرمایه برای تصمیم گیریهای خود نیازمند اطلاعات مالی شرکتها شوند. در جهت رفع این نیاز شاخه ای در حسابداری به نام حسابداری مالی ایجاد شد که وظیفه اصلی آن تهیه و تامین اطلاعات مورد نیاز استفاده کنندگان برون سازمانی نظیر سهامداران ، دولت، اعتبار دهندگان می باشد ، که حسابداری مالی این وظیفه را از طریق تهیه و ارائه صورتهای مالی به استفاده کنندگان برون سازمانی از اطلاعات مالی به انجام می رساند.
حسابداری مدیریت:آن بخش از حسابداری است که وظیفه اصلی آن تامین نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان درون سازمانی(داخلی) است.منظور از استفاده کنندگان داخلی سطوح مختلف مدیریت و کلیه قسمت ها و افرادی هستند که در تصمیم گیریهای داخل شرکت دخالت دارند . امروزه با توجه به توسعه و پیشرفت صنایع و رقابتی شدن محیط تجاری ، مدیران از انواع روشهای علمی استفاده می کنند تا بتوانند در رقابت با سایر رقبا موفق ترشوند. امروزه حسابداری مدیریت به منظور انطباق با شرایط زمان و نیازهای برنامه ریزی و کنترل عملیات به سرعت بهبود و توسعه یافته و اموری چون تجزیه و تحلیل تولید و بهای تمام شده ، روشهای برنامه ریزی عملیات، تهیه بودجه عملیات ، تهیه بودجه های نقدی و سرمایه ای، مدیریت موجودیها و مدلهای قیمت ·استفاده کنندگان از اطلاعات حسابداری
استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری را می توان به دو گروه استفاده کنندگان درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم کرد. استفاده کنندگان درون سازمانی اشخاصی هستند که در داخل خود شرکت قرار دا رند (مانند مدیران قسمت های مختلف شرکت) که تصمیمات آنها بر عملیات داخلی واحد تجاری اثر مستقیم دارد. استفاده کنندگان برون سازمانی کسانی هستند که در خارج از شرکت قرار دارند و تصمیماتی درباره رابطه خود با واحد تجاری اتخاذ می کنند.
مهمترین گروههای استفاده کنندگان به شرح زیر است: 1- استفاده کنندگان درون سازمانی
· . هیئت مدیره
. سایرمدیران(میدیران تولید، فروش، بازاریابی و…)
. کارکنان(استفاده برای انجام وظایف)
2- استفاده کنندگان برون سازمانی
. سهامداران(بالفعل و بالقوه)
. بستانکاران بلند مدت اعطاءکنندگان اعتبار و تسهیلات مالی(بالفعل و بالقوه)
. بستانکاران کوتاه مدت(بالفعل و بالقوه)
. تحلیل گران مالی و مشاورانی که به گروههای بالا خدماتی را ارائه می کنند(بالفعل)
. کارکنان
.مشتریان
. عرضه کنندگان مواد اولیه
.گروههای صنعت
. اتحادیه های کارگری
. دولت و مقامات مالیاتی
. جامعه
. سازمانهای قانون گذار
. سایر شرکت ها، داخلی و خارجی
. تدوین کنندگان استانداردهای حسابداری
. پژوهشگران دانشگاه
. بورس اوراق بهادار
استفاده کنندگان درون سازمانی برای برنامه ریزی و کنترل عملیات واحد تجاری و اداره منابع آن به اطلاعات نیاز دارند. سیستم حسابداری باید اطلاعات مورد نیاز برای کنترل عملیات روزمره و همچنین اتخاذ تصمیمات مهم مانند تصمیم گیری درباره تولید یک محصول جدید،ساخت یک کارخانه جدید یا توسعه کارخانه فعلی را به موقع در اختیار استفاده کنندگان قرار دهد.حسابداری مدیریت اساساً با گزارش اطلاعات مورد نیاز برای استفاده کنندگان درون سازمانی سر و کار دارد. استفاده کننده گان درون سازمانی ، به ویژه مدیریت ، برسیستم حسابد اری کنترل دارند و می توانند دقیقاً اطلاعات مورد نیاز خود را از حسابداری مدیریت دریافت کنند. استفاده کنندگان برون سازمانی نیز هر کدام به نوعی با واحد تجاری در ارتباط هستند و تصمیماتی را درباره واحد تجاری اتخاذ می کنند، به عنوان مثال سهامداران برای تصمیم گیری درباره اینکه در سهام کدام شرکت سرمایه گذاری کنند تا بتوانند بازده و سود مناسبی را بدست آورند و سهام چه شرکت هایی را بخرند و سهام کدام شرکت ها را بفروشند ، با تجزیه و تحلیل اطلاعات حسابداری به ارزیابی عملکرد شرکتها و پیش بینی سود آوری آنها می پردازند. در زیربه برخی از موارد استفاده از اطلاعات حسابداری اشاره می شود، استفاده از اطلاعات حسابداری جهت:
. ارزیابی عملکرد شرکت ها . ارزیابی کیفیت مدیریت شرکت ها . برآورد چشم اندازهای آینده شرکت ها . ارزیابی ثبات و توان مالی شرکت ها . ارزیابی توان باز پرداخت بدهی ها . ارزیابی قدرت نقدینگی .ارزیابی ریسک و عدم اطمینان . کمک کرد در راه تخصیص منابع . مقایسه عملکرد و سودآوری شرکتها با یکدیگر . تعیین ارزش شرکت ها . تعیین سازگار بودن با قوانین و مقررات . ارزیابی کمک به جامعه . تعیین مالیات بر درآمد شرکت ها . برنامه ریزی و هدایت اقتصاد کشور . انجام کارهای پژوهشی و تحقیقاتی مفروضات بنیادی، اصول و مفاهیم حسابداری
مفروضات بنیادی حسابداری: 1- فرض تفکیک شخصیت منظور از این فرض قائل شدن هویت و شخصیت مستقل برای واحد تجاری ، جدا از مالک یا مالکان آن می باشد. بر اساس این فرض ، هر واحد اقتصادی یک شخصیت حسابداری متمایز و جدا از مالکان خود و سایر واحدهای اقتصادی دارد، و رویدادهای مالی یک شرکت و رویدادهای شخصی حساب شرکت را نباید با هم ترکیب کرد بلکه آنها را باید بطور جداگانه و در دفاتر جداگانه ثبت نمود. همانطور که یک شخص حقیقی می تواند برای خود دارائی و بدهی داشته باشد، یک واحد اقتصادی نیز به عنوان یک شخصیت مستقل می تواند برای خود دارائی وبدهی داشته باشد،بنابراین مطابق این فرض مطالبات و بدهیهای شخصی صاحب شرکت بدهیهای شرکت محسوب نمی شود و مطالبات و بدهیها ی شرکت نیز مطالبات و بدهیهای صاحبان شرکت نمی باشد.به عنوان مثال فرض کنید آقای سروش صاحب دو شرکت به نامهای شرکت سهند و شرکت سبلان می باشد، از نظر حسابداری در اینجا ما با سه شخصیت مستقل از هم بشرح زیر روبرو هستیم.

شخصیت مستقل آقای سروش

شخصیت مستقل شرکت سهند

شخصیت مستقل شرکت سبلان

با اینکه هر دوی این شرکت ها متعلق به آقای سروش می باشد، ولی مطابق این فرض رویدادهای مالی هر کدام از این شخصیت ها باید بطور جداگانه و در دفاتر جداگانه ثبت و گزارش شود. تعامل و ارتباط بین واحدهای تجاری و صاحبان آنها در حسابهای حقوق صاحبان سرمایه (حساب سرمایه) نشان داده می شود. 2- فرض واحد اندازه گیری برحسب پول
براساس این فرض در حسابداری تمامی اطلاعات مالی باید بر مبنای واحد پول رایج کشور گزارش شوند و پول به عنوان تنها مقیاس مشترک اندازه گیری و سنجش رویدادهای مالی می باشد. برای اینکه بتوان مبادلات یک واحد اقتصادی را به صورت متحدالشکل محاسبه و گزارش نمود، لازم است که تنها یک مقیاس اندازه گیری وجود داشته باشد و همه مبادلات و رویدادها با این مقیاس مشترک اندازه گیری (واحد پول) شوند و در واقع همه به زبان پولی ارائه شوند.
به عنوان مثال اگر شرکتی صاحب 1000 مترمربع زمین ، 2 باب ساختمان ، 2000 کیلو مواد اولیه و 1000 عدد موجودی کالا باشد ، بجای اینکه ترازنامه خود را به شکل زیر تهیه کند،
شرکت….
ترازنامه
بتاریخ….

دارایی ها:
موجودی کالا 1000 عدد
زمین 1000 متر مربع
ساختمان 2 باب
مواد اولیه 2000 کیلو
موجودی نقد10میلیون ریال
بدهیها:

سرمایه:

باید همه دارائهای خود را به زبان پولی ارائه کند ، چون در حسابداری فقط یک واحد سنجش وجود دارد و آن هم واحد پولی می باشد ، که باعث می شود بجای اینکه برای تهیه ترازنامه از چندین مقیاس اندازه گیری مانند عدد ، متر مربع ، باب ، کیلو و ریال استفاده شود تنها از یک مقیاس مشترک استفاده می شود و آن هم واحد پولی یعنی ریال است، با انجام این کار قابلیت درک و سودمندی و قابلیت مقایسه صورتهای مالی بسیار افزایش پیدا می کند. یعنی ترازنامه بالا باید به شرح زیر تهیه شود.
شرکت….
ترازنامه
بتاریخ….
داراییها:
موجودی کالا ***ریال
زمین ***ریال
ساختمان ***ریال
مواد اولیه ***ریال
موجودی نقدی ***ریال
بدهیها:

سرمایه:

3- فرض تداوم فعالیت
بر اساس فرض تداوم فعالیت ، باید تصور شود که یک واحد اقتصادی ، در آینده قابل پیش بینی (دوره زمانی نامحدود) خواهد توانست به فعالیت خود ادامه دهد، بصورتی که خواهد توانست از کلیه دارائیهای خریداری شده خود در جهت اهداف مورد نظر استفاده کند و بتواند به کلیه تعهدات خود عمل کند و برنامه های خود را تحقق بخشد و بر اساس این فرض انتظار نمی رود که یک واحد اقتصادی در آینده قابل پیش بینی منحل شود ، این فرض در گزارشگری مالی بسیار مهم است ، زیرا حسابداری تعهدی ، گزارشگری سالانه، اندازه گیری براساس بهای تمام شده و طبقه بندی دارائیها به جاری و غیرجاری به خاطر قبول این فرض مورد استفاده قرار می گیرند.
4- فرض دوره مالی
با وجود اینکه تداوم فعالیت ، به عنوان یک فرض مسلم ، براین اساس قرار دارد که واحد اقتصادی برای یک دوره نا محدود به فعالیت خود ادامه خواهد داد، ولی قبلاً گفتیم که اصلی ترین هدف حسابداری تهیه و تامین اطلاعات مورد نیاز استفاده کنندگان است ، و چون استفاده کنندگان از صورت های مالی برای تصمیم گیریهای کوتاه مدت ، نیاز به اطلاعاتی در مورد وضعیت مالی و سود آوری واحدهای اقتصادی دارند، در پاسخ به این نیاز فرض دوره مالی پذیرفته شده است که مطابق این فرض ، عمر نا محدود واحد اقتصادی به دوره های سالانه تقسیم می شود و در آخر هر سال مالی اطلاعات مالی مربوط به واحدهای اقتصادی جهت استفاده افراد ذینفع منتشر می شود.
5- فرض تعهدی
بر اساس فرض تعهدی ، کلیه معاملات و مبادلات واحد اقتصادی باید به محض وقوع در حسابها ثبت شود حتی اگر مبالغ مربوط به این معاملات و مبادلات هنوز دریافت یا پرداخت نشده باشد. مطابق این فرض درآمدها به محض تحقق و هزینه ها به محض تحمل (یعنی در زمان وقوع) بدون در نظر گرفتن زمان دریافت یا پرداخت وجوه مربوطه، باید شناسایی و در حسابها ثبت و در صورتهای مالی دوره مربوطه منعکس شود. واحدهای اقتصادی ، معاملات و مبادلات متنوعی را در طول زمان انجام می دهند. در بسیاری از موارد، قیمت اجناس یا خدمات مورد معامله، در زمان وقوع معامله پرداخت یا دریافت نمی شود و به زمان آینده موکول می شود و به اصطلاح معامله نسیه می شود. مثلاً در فروش نسیه کالا، فروشنده موافقت می کند که قیمت کالای فروخته شده را چند ماه پس از تحویل کالا دریافت کند و یا شما به عنوان تعمیرکار اتومبیل، اتومبیل یکی از مشتریان تعمیرگاه را تعمیر می کنید ولی موافقت میکنید که حق الزحمه آن را چند ماه دیگر دریافت کنید، بدین ترتیب بین زمان وقوع مبادله (رویداد مالی ) و دریافت و پرداخت فاصله می افتد. امروزه بر اساس فرض تعدی ، آثار معاملات و عملیات مالی در زمان وقوع ، بدون توجه به دریافت یا عدم دریافت یا پرداخت و عدم پرداخت وجه رویداد مالی مربوطه در حسابها ثبت و در گزارشهای همان دوره منعکس می شود که اتفاق افتاده است (به وقوع پیوسته). پذیرش فرض دوره مالی به خاطر تامین نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان از اطلاعات مالی و لزوم گزارش وضعیت مالی و نتایج عملیات واحد اقتصادی در پایان هر دوره مالی (معمولاً سالانه) این پرسش را مطرح می کند که معاملات و مبادلات و انواع دریافتها و پرداختهای یک موسسه (معاملات نقد و نسیه) چگونه و در زمانی باید ثبت شوند و در صورتهای مالی کدام دوره مالی و چگونه باید گزارش شوند. آیا باید در دوره ای که به وقوع پیوسته اند باید در حسابها ثبت شوند و رویدادهای همان دوره محسوب شوند یا باید در دوره ای که وجوه مربوطه دریافت یا پرداخت می شود ثبت شوند و رویدادهای آن دوره محسوب شوند. فرض تعهدی پاسخ به این پرسش ها را می دهد و به ما می گوید که رویدادها و معاملات باید در تاریخ وقوع ( دوره وقوع) باید در حسابها ثبت و در صورتهای مالی همان دوره انعکاس یابد.
اصول پذیرفته شده حسابداری
اصول پذیرفته شده حسابداری ، رویکرد کلی حسابداری را برای شناسایی و اندازه گیری رویدادهایی که بر وضعیت مالی و نتایج عملیات واحد اقتصادی موثرند، مشخص می کنند ، به طور کلی این اصول به ما نشان می دهند که در مواجهه با انواع رویدادهای مالی برای اندازه گیری ، ثبت و گزارش آنها به جه نحوی باید عمل کنیم ، بنابراین اصول حسابداری بیشتر جنبه کاربردی دارند. اصول پذیرفته شده حسابداری عبارتند از:
1- اصل بهای تمام شده تاریخی
طبق اصل بهای تمام شده ، تمامی مبادلات باید بر مبنای قیمت های تحقق یافته ثبت و گزارش شوند ، منظور از قیمت های تحقق یافته برابر است با قیمت تمام شده کالا ها و خدمات که در اثر رویدادهای گذشته به وقوع پیوسته اند. بهای تمام شده برابر است با مبلغ پرداخت شده برای بدست آوردن دارائی در تاریخ خرید آن می باشد ، که اصطلاحاً به آن بهای تمام شده تاریخی گفته می شود که یک بار در حسابها ثبت می شود و دیگری تغییری در آن داده نمی شود.
باید به این نکته توجه شود که در زمان خرید یک دارائی قیمت بازار و بهای تمام شده با هم برابر هستند چون برای خرید یک دارائی در یک تاریخ مشخص ، خریدار باید این دارائی را به قیمت بازار بخرد و بدون پرداختن قیمت بازار نمی تواند دارائی مذبور را بخرد. بطور مثال شما در تاریخ 1/1/85 یک ساختمان را به قیمت بازار آن یعنی 000/000/500ریال می خرید، در این تاریخ بهای تمام شده همان بهای بازار است که شما پرداخت می کنید و ساختمان به مبلغ 000/000/500ریال در دفاتر شما ثبت می گردد ، ولی در سالهای آینده بهای این ساختمان در بازار افزایش پیدا خواهد کرد ، بطور مثال فرض کنید که قیمت همان ساختمان در تاریخ 5/5/87 در بازار افزایش یابد و به مبلغ 000/000/ 900ریال برسد ، مطابق اصل بهای تمام شده افزایش ارزش دارایئها در بازار بعد از تاریخهای خرید (آینده) در دفاتر شناسایی و ثبت نخواهد شد و این افزایش تاثیری بر ثبت اولیه این دارائی در تاریخ خرید ندارد و ساختمان باید در دفاتر شما به همان مبلغ 000/000/500ریال باقی بماند.
2-اصل تحقق درآمد
درآمد در حسابداری از دیدگاههای مختلف تعریف شده است و اصولاً افزایش درآمد فروش را می توان موجب افزایش سود دانست. مثلاً تعریف ارائه شده توسط انجمن حسابداران آمریکا ، در مورد درآمد بشرح زیر است :
درآمد بیان پولی تمامی محصولات یا خدمات انتقال یافته توسط واحد انتفاعی به مشتریان آن طی یک دوره مالی است.
هیات استانداردهای حسابداری مالی (FASB )، درآمد را بشرح زیر تعریف می کند.
درآمد ، عبارتست از ورود دارایی به یک واحد انتفاعی یا افزایش دارایئهای موجود آن و یا تسویه یا کاهش بدهیهای آن یا ترکیبی از آنها که از تحویل یا تولید کالا، ارائه خدمات یا سایر فعالیتهایی که جزء عملیات اصلی واحد انتفاعی است ناشی شده باشد.
بنابراین درآمد معمولاً از فعالیتهای زیر ناشی می شود:
الف- فروش محصولات و کالاها
ب- ارائه خدمات به مشتریان و دادن اجازه استفاده از منابع واحد تجاری به دیگران ، که به شکل درآمد اجاره ، سود تضمین شده و حق الامتیاز و امثالهم برای واحد تجاری ایجاد درآمد می کند
ج- فروش سایر منابع غیر از محصولات ، نظیر فروش اموال و ماشین آلات ، تجهیزات ، سرمایه گذاریها.
اکنون با درک ماهیت درآمد ، باید ببینیم که طبق اصل تحقق درآمد ، درآمد را باید در چه زمانی شناسایی و در دفاتر ثبت کنیم . بر اساس اصل تحقق درامد ، درآمد به محض تحقق شناسایی و ثبت شود ف و درآمد زمانی تحقق می یابد که کار مورد نظر انجام شده باشد و موقعی که کار مورد نظر انجام شده درآمد تحقق یافته تلقی می شود و باید شناسایی و ثبت شود.
بنابراین در مورد کارهای خدماتی ، درآمد به محض انجام خدمات مورد نظر تحقق می یابد و باید شناسایی شود و درآمد حاصل از فروش کالاها و محصولات در زمان فروش که عموماً به معنی زمان تحویل کالاها و محصولات فروخته شده به مشتریان است ، شناسایی و ثبت می گردد. به طور مثال فرض کنید شما به یک کار خدماتی مانند نقاشی ساختمان مشغول هستید ، در تاریخ 12/2/83 با یک شرکت قرارداد می بندید که ساختمانهای این شرکت را رنگ آمیزی کنید که مبلغ این قرارداد 000/000/100 ریال است ، شما کار را در تاریخ 20/2/83 شروع می کنید و در تاریخ 25/5/ 83 کار نقاشی ساختمانهای این شرکت را تمام می کنید و وجه قرارداد را در تاریخ 28/1/84 دریافت می کنید ، طبق اصل تحقق درآمد ، درآمد این کار باید در تاریخ انجام کار یعنی 25/5/83 شناسایی شود ، که در نمودار زیر نشان داده می شود.

قبل از انجام کار ، شما طبق اصول حسابداری نمی توانید درآمد این کار را شناسایی کنید ، چون هنوز هیچ کاری انجام نداده اید و به همین خاطر نمی توانید هیجگونه وجهی را مطالبه کنید ، و یا حتی شرکت صاحب کار می تواند قرارداد را فسخ کند و شما صاحب هیچگونه درآمدی نشوید ، ولی بعد از انجام کار درآمد تحقق یافته تلقی می شود و باید شناسایی شود حتی اگر وجه آن نیز تا ابد دریافت نشود و بعد از انجام کار شرکت مورد نظر حتماً باید وجه قرارداد را به شما بپردازد . بنابراین طبق اصل تحقق درآمد دریافت یا پرداخت وجه اصلاً مهم نیست بلکه ملاک شناسایی درآمد انجام کار مورد نظر است.
3-اصل مقابله هزینه ها با درآمدها (اصل تطابق)
طبق این اصل برای محاسبه سود هر دوره ، باید کلیه درآمدهای تحقق یافته آن دوره شناسایی و محاسبه و با هم جمع گردد و همینطور کلیه هزینه های تحمل شده که به منظور تحصیل درآمدهای آن دوره تحمل شده اند باید شناسایی و محاسبه و جمع گردند و در مقابل درآمدهای آن دوره قرار بگبرند تا سود خالص دوره مشخص گردد. همچنین طبق این اصل درآمدهای تحقق یافته سالهای قبل نباید در سال جاری شناسایی شوند و همچنین از درآمدها و هزینه های تحقق یافته سال جاری نباید رقمی به سال آینده انتقال یابد.
4- اصل افشاء کامل
اصل افشاء به این مفهوم است که در صورتهای مالی یک شرکت باید اطلاعات کافی جهت استفاده کنندگان از اطلاعات حسابداری افشاء شود ، چون قبلاً گفتیم که حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است که هدف اصلی آن تهیه و تامین اطلاعات مورد نیاز افراد ذینفع است. به موجب این اصل کلیه فعالیتهای با اهمیت مربوط به رویدادها وفعالیتهای مالی واحدهای تجاری باید به شکل مناسب و کامل گزارش شود. براساس این اصل ، صورتهای مالی اساسی با حاوی تمامی اطلاعات با اهمیت ، مربوط ، و به موقع بوده و این اطلاعات به گونه ای قابل فهم و حتی الامکان کامل ارائه شود تا امکان اتخاذ تصمیمات آگاهانه را برای استفاده کنندگان فراهم کند.
اصول محدود کننده
اصول محدود کننده محدودیتهایی را بر صورتهای مالی تحمیل می کند و یا کنترلهایی را بر آن اعمال می نماید.
اصول محدود کننده ، محدودیتهایی هستند که برای تعدیل بکارگیری اصول پذیرفته شده حسابداری به طور گسترده مورد قبول قرار گرفته اند. به عنوان مثال طبق اصل اهمیت ، حسابداری می تواند اطلاعات بیش از حد بی اهمیت را که تاثیری بر روی تصمیم گیری استفاده کنندگان ندارد، افشاء نکند، که این یک نمونه از محدودیتهایی است که بکارگیری اصل افشاء کامل را تعدیل می کند . اصول محدود کننده عبارتند از اصل محافظه کاری ، اصل اهمیت ، فزونی منافع بر مخارج و خصوصیات صنعت
1- محافظه کاری :
معمولا ًمدیران واحد تجاری اغلب دوست دارند که وضعیت شرکت خود را بهتر نشان دهند و آنها نسبت به مسائل شرکت و آینده آن خوشبین هستند و اگر از آنها سوال شودکه وضعیت شرکت شما چطور است ، آنها در پاسخ می گویند که شرکت در بهترین وضعیت خود قرار دارد برای اینکه این خوشبینی باعث نشود که مدیران دارایئها و سود شرکت را بیشتر از مقدار واقعی آن نشان ندهند ، یک اصل محدود کننده توسط مجامع حرفه ای حسابداری برقرار شده است که جلوی این خوشبینی بیش از واقع را بگیرد، که به آن اصل محافظه کاری می گویند. بر طبق مفهوم محافظه کاری زیان باید در زودترین زمان ممکن و سود در دیرترین زمان ممکن شناسایی و ثبت شود .
از دیدگاه تهیه کنندگان صورتهای مالی ، محافظه کاری به عنوان کوششی برای انتخاب روشی از روشهای پذیرفته شده حسابداری می باشد که
در وضعیتهایی که چندین روش جایگزین حسابداری برای اعمال در مورد یک رویداد یا وضعیت معین وجود دارد، محافظه کاری به عنوان کوششی برای انتخاب روشی از روشهای پذیرفته شده حسلبداری محسوب می شود که به یکی از موارد زیر منتج می شود.

1- شناخت دیرتر (کندتر) درآمد قروش
2- شناخت سریعتر هزینه و زیان
3- ارزشیابی کمتر دارایئها
4- ارزشیابی بیشتر بدهیها
به عنوان مثال، بکارگیری قاعده اقل بهای تمام شده یا قیمت بازار یک مثال کلاسیک برای بکارگیری اصل محافظه کاری می باشد. طبق این قاعده موجودی کالا به بهای تمام شده یا قیمت بازار هر کدام که کمتر است، گزارش می شود ، که این کار باعث ارزشیابی کمتر از واقع دارایئها (موجودی کالا) می شود و از ارائه بیشتر از واقع آنها جلوگیری می کند و بدین وسیله زیان احتمالی حاصل از فروش آنها در زودترین زمان ممکن شناسایی می شود.
2- اصل اهمیت :
مفهوم اهمیت ، محدودیتی را برآن چه که باید افشاء شود اعمال میکند ، این مفهوم ، اهمیت یک قلم یا گروهی از اقلام را از لحاظ مربوط بودن به تصمیم گیریهای استفاده کنندگان از اطلاعات مالی مورد توجه قرار می دهد. بنابراین ، می توان اهمیت را روی دیگر سکه افشاء تلقی کرد زیرا ، آنچه که افشاء می شود لزوماً باید حایز اهمیت باشد و بنواند تاثیری بر روی تصمیمات استفاده کنندگان از اطلاعات مالی داشته باشد ، چون اگر تمامی اطلاعات شامل انبوهی از اطلاعات با جزئیات تفضیلی و بدون توجه به اهمیت آنها گزارش شود، ممکن است استفاده کنندگان را گمراه سازد و یا باعث اتلاف وقت آنها گردد. به عنوان مثال ، زمانی که یک شرکت چند عدد سطل آشغال می خرد، از نظر اصول حسابداری چون اینها دارائی محسوب می شوند ، باید به عنوان دارائی در دفاتر ثبت شوند و حسابداری آنها باید مانند سایر دارایئها باشد و تا زمانی که از آنها استفاده می شود از ترازنامه سال جاری به ترازنامه سال بعد منتقل شوند، ولی چون چنین اقلامی از نظر ریالی ، مبلغ آنها در مقایسه با سایر دارایئهای شرکت بسیار پایین است، و اطلاع استفاده کنندگان از مبلغ و مقدار آنها تاثیری بر روی تصمیم گیریهای آنها ندارد ، اصل اهمیت به ما اجازه می دهد که اینگونه اقلام را به جای دارائی در همان تاریخ خرید به عنوان هزینه ثبت کنیم.
3- فزونی منافع بر مخارج :
همانطور که قبلاً گفته شد، یکی از اهداف اصلی حسلبداری، تهیه و ارائه اطلاعات بصورتی که استفاده کنندگان را در تصمیم گیریها یاری کند. محدودیتی که در این میان وجود دارد اینست که منافع حاصل از تهیه و بکار گیری اطلاعات باید بیشتر از مخارج تهیه آنها باشد ، به عبارت دیگر تهیه اطلاعات حسابداری باید مقرون بصرفه باشد.
5- خصوصیات صنعت :
با توجه به اینکه خصوصیات و روش های عملکرد صنایع مختلف با هم متفاوت است ، بنابراین با توچه به خصوصیات صنایع مختلف می توان استثناعات خاصی را در مورد بکارگیری اصول و رویه های حسابداری قائل شد. به عنوان مثال در شرکت های پیمانکاری ، بانکداری و بیمه می توان روش های خاص حسابداری که جهت ارائه اطلاعات سودمند در مورد این صنایع مناسب است را بکار گرفت واصول پذیرفته شده حسابداری را نسبت به آن عملیات خاص تعدیل کرد. آینده حسابداری
از 500 سال قبل که پاچیولی کتاب خود را نوشت، تقریبا حسابداری تغییر عمده ای نکرده است. پاچیولی نسبت به سیستم حسابداری امروزه احتمالا رضایت کامل داشته باشد. ابزارهای مختلف مالی به وجود آمده است ، که بدون تردید موجب گیجی وی خواهد شد، ولی پس از توضیح آنها و بیان اینکه اینها چیزی جز شکل های جدیدی از بستانکار نیستند که باید در طرف چپ ترازنامه نوشته شوند، شاید مشکل زیادی وجود نداشته باشد. در این میان دنیا دستخوش انقلاب اطلاعاتی شده است که باید آثار شدیدی بر حسابداری گذاشته باشد ولی رویداد هایی مانند انقلاب صنعتی موجب شد که بین اختراع و کاربرد آن وقفه ای به وجود آید. نویسندگان کتاب های درسی هنوز هم در این باره توضیح میدهند که چرا اقلام بدهکار را در طرف راست و اقلام بستانکار را در طرف چپ می نویسند و به دانشجویان می آموزند که چگونه مقادیر را از یکدیگر کم کنند، روشی که 300 سال پیش منسوخ گردید. برنامه نویسان در نهایت صداقت می کوشند در این دیدگاه های متعلق به سده های میانی را بر روی صفحه های نمایش رایانه های پیشرفته به نمایش بگذارند. حسابداری هنوز هم باید در صدد دستیابی به راه های نوین باشد، به امید آن که بتواند گزارشات مالی را متحول سازد. در آینده به جای دفتر کل پایگاه های داده ها به وجود خواهد آمد و داده های مالی بخشی از پایگاه ها را تشکیل خواهند داد مدیران میتوانند در هر لحظه به این پایگاه ها دست یابند و با توجه به سیستم های پیشرفته، از طریق تلفن، اینترنت یا شبکه های خاص تلویزیونی به اطلاع استفاده کنندگان رسانده می شود تا آنها بتوانند لوح های فشرده خود را که با سیستم لیزر کار میکنند تغییر دهند و این لوح های فشرده در بر گیرنده اطلاعات زیادی هستند، که تجزیه و تحلیل آنها می تواند استفاده کنندگان را قادر سازد هر نوع صورت های مالی را خواستار آنها هستند، تهیه کنند. شرکتها ناگذیر نیستند برای شناسایی درآمد تنها از یک راه بروند. بلکه می توانند به روش های گوناگون اطلاعات را برای سهامداران خود تجزیه و تحلیل کنند.انواع مختلف نمودارها در دسترس خواهد بود و استفاده کنندگان از این سیستم ها می توانند مسیر رشد شرکت را بر روی صفحه نمایش رایانه مشاهده نمایند. متون درسی پیشرفته ای تهیه خواهد شد و خوانندگان می توانند با غوطه ور شدن در دریای اطلاعات هر نوع تجزیه و تحلیلی را که بخواهند انجام دهند. همه این اطلاعات با یک اشاره انگشت در اختیار سرمایه گذاران قرار می گیرد.
موقعیت حرفه حسابداری و مالی و رشته های مرتبط در مقایسه با سایر حرفه ها بهبود خواهد یافت و افراد شاغل در این حرفه نسبت به بقیه حرفه ها درآمد بهتری کسب خواهند کرد و در واقع در حسابداری انقلابی رخ خواهد داد، تنها لازم است که از فناوری موجود استفاده نمود و از همه این موهبت ها بهره مند گردید.

سوالات چهار گزینه ای:
1-کدامیک از موارد زیر جزو مفروضات حسابداری محسوب نمی شود.
الف-دوره مالی ب-افشاء ج-واحد اندازه گیری د-تفکیک شخصیت
2-فرضی که بین واحدتجاری و صاحبان آن تمایز قایل می شود چه نام دارد.
الف- تطابق ب- دوره مالی ج- محافظه کاری د- تفکیک شخصیت
3- کدامیک از استفاده کنندگان برون سازمانی نمی باشند.
الف- سهامداران ب- مدیریت تولید ج- دولت د- بانک ها

سوالات:
1 – حسابداری را تعریف و هدف آن را تشریح کنید.
2- فرایند مراحل حسابداری را بصورت نمودار نشان دهید.
3- تاریخچه حسابداری را بطور مختصر بنویسید.
4- انواع طبقه بندی های حسابداری را بنویسید.
5- حسابداری مالی و حسابداری مدیریت را توضیح دهید.
6- انواع استفاده کننده گان از اطلاعات حسابداری نام برده و توضیح دهید.
7- مفروضات بنیادی حسابداری را نام برده و شرح دهید.
8- اصول پذیرفته شده حسابداری را نام برده و توضیح دهید.
9- آینده حسابداری را چگونه ارزیابی می کنید.

فصل دوم
(صورت های مالی
در موسسات خدماتی)

.داراییها، بدهی ها و ترازنامه
.ترازنامه شخصی
.ترازنامه شرکت
.شکل ترازنامه – ترازنامه به شکل نمودار
.روش های تنظیم ترازنامه
.ترازنامه شرکت X
.مفاهیم اساسی حسابداری
.خلاصه
قبلا گفتیم که سیستم حسابداری اطلاعات مالی یک شرکت را بطور خلاصه در قالب صورت های مالی (گزارشات حسابداری) در اختیار افراد ذینفع قرار می دهد، تا مبنای تصمیم گیری آنها قرار بگیرد. در واقع صورت های مالی محصول سیستم حسابداری هستند، ما قبل از بیان نحوه تجزیه تحلیل و ثبت مبادلات یک شرکت در دفاتر مستقیما به سراغ معرفی صورت های مالی به عنوان محصول و نتیجه این تجزیه تحلیل ها و ثبت های حسابداری میرویم، چون اعتقاد داریم اگر شما ماهیت و نحوه تهیه این صورت های مالی را درک کنید، بعد از آن تجزیه تحلیل و ثبت رویدادهای مالی شرکت برای رسیدن به این صورت های مالی را زودتر فرا خواهید گرفت، چون در آخر این ثبت ها به صورت های مالی منتهی خواهند شد.
انواع صورت های مالی که در اصول حسابداری (1) با آن آشنا خواهیم شد عبارتند از ترازنامه، صورت حساب سرمایه و صورت سود و زیان.
قبل از بیان نحوه تهیه صورت های مالی به تشریح انواع طبقات حساب ها پرداخته می شود.
انواع طبقات حساب ها عبارتند از :
1- دارایی ها
2- بدهی ها
3- حقوق صاحبان سرمایه (سرمایه)
4- درآمدها
5- هزینه ها
ترازنامه، جدولی است شامل لیستی از داراییها و بدهی ها و سرمایه ( خالص دارایی ها) یک شخص یا یک شرکت در یک تاریخ مشخص.
در توضیح اینکه داراییها و بدهی ها چیستند، ابتدا باید کاری انجام دهیم که ممکن است کم اهمیت به نظر برسد، اما برای اینکه سوء تفاهمی پیش نیاید بسیار مهم است، بعدا توضیح خواهیم داد که ترازنامه چیست و نشان خواهیم داد که شما چطور می توانید ترازنامه شخصی خود تان را بدست آورید، سپس ما این ترازنامه را به ترازنامه شرکت ها ارتباط خواهیم داد. سپس منظورم را از طریق اصول اساسی حسابداری توضیح خواهم داد و ترازنامه را به صورت یک معادله نشان خواهم داد. سپس نشان خواهم داد که شما چطور می توانید ترازنامه را به صورت یک نمودار ارائه کنید، و فکر می کنیم که شما به راحتی چیزهای زیادی را در مورد نحوه برخورد با تمام ارقامی که در این نمودارها وجود دارند خواهید فهمید.
به طور معمول اشخاص و شرکت ها هر دو می توانند دارایی ها و بدهی هایی داشته باشند.
دارایی می تواند یکی از این موارد باشد که عبارتند از:
*هر چیزی که متعلق به شماست، به عنوان مثال، پول نقد، مطالبات، زمین، ساختمان، کالاها، اتومبیل، دوچرخه، لباس، جواهرات، علامت تجاری و سهام سایر شرکت ها و غیره یا
*هر چیزی که توسط اشخاص دیگر در مالکیت شما قرار گرفته است، یا هر چیزی که متعلق به شماست، اما فعلا در اختیار اشخاص دیگر قرار دارد، یا وجوهی که شما قرض داده اید و یا هر چیز دیگری می تواند یک دارایی باشد. اگر بخواهیم یک تعریف کامل از دارایی ارائه دهیم می توانیم آن را بصورت زیر تعریف کنیم.
کلیه اموال، مطالبات و سایر منابع اقتصادی متعلق به یک شخص یا موسسه که در نتیجه معاملات، رویدادهای مالی و یا سایر رویدادها، در گذشته به مالکیت شخص یا شرکت درآمده اند و بهای تمام شده آنها در زمان تحصیل قابل اندازه گیری به پول بوده و دارای منافع آتی می باشد.
تمامی دارایی ها دارای یک ویژگی مشترک هستند و هر چیزی که این ویژگی را داشته باشد دارایی محسوب می شود و آن عبارتست از داشتن منافع آتی، منظور از داشتن منافع آتی به عنوان ویژگی مشترک تمامی داراییها یکی از موارد زیر می باشد.
الف: داراییِ مورد نظر قابل تبدیل به پول نقد می باشد.
ب: یا دارایی مورد نظر قابل فروش یا قابل معاوضه با یک دارایی دیگر باشد.
ج: یا دارایی مورد نظر در آینده قابل استفاده باشد.
هر چیزی که یکی از ویژگی های سه گانه بالا را داشته باشد دارایی محسوب می شود. به عنوان مثال ساختمان را در نظر بگیرید، چون دارای منافع آتی است بنابر این دارایی محسوب می شود، که منافع آتی می تواند از طریق فروش آن و تبدیل آن به وجه نقد یا از طریق استفاده در سالهای آتی، عاید موسسه گردد، یا زمین، کالا ها، اتومبیل، جواهرات که همه دارای منافع آتی هستند و منافع آتی آنها می تواند از طریق فروش یا استفاده از آنها عاید شرکت گردد.
بدهی:
هر چیزی که شما از اشخاص دیگر قرض کرده اید و انتظار می رود در تاریخ سر رسید باز پرداخت شوند، بدهی ها اغلب پولی هستند، اما می توانند هر چیز دیگری باشند، بنابر این می توان گفت بدهی عبارتست از تعهدات یک شرکت در مقابل دیگران مبنی بر انتقال منافع اقتصادی توسط شرکت به سایرین که در نتیجه معاملات و رویدادهای گذشته به وجود آمده اند، تمامی بدهی ها دارای یک ویژگی مشترک هستند و آن عبارتست از کاهش منافع آتی،یعنی بدهی ها منافع آتی ما را کاهش خواهند داد،چون برای بازپرداخت آنها،شرکت مقداری از دارایی های خود را از دست می دهد(مانند وجه نقد)که این به معنی کاهش منافع آتی می باشد،بنابراین بدهی ها رابطه معکوسی با دارایی ها دارند،برخی از بدهی ها عبارتند از حساب های پرداختی یا بستانکاران،اسناد پرداختی،وام پرداختی،هزینه های پرداختی.
حقوق صاحبان سرمایه(سرمایه)
به خالص داراییهای یک شخص یا یک شرکت، حقوق صاحبان سرمایه یا سرمایه گفته می شود. منظور از کلمه خالص دارایی ها چیست، شاید شما هرگز ندانسته باشید که منظور مردم، موقع صحبت کردن از به کار بردن کلمه خالص چیست؟
خالص، فقط به معنی ارزش باقی مانده یک چیز پس از کسر نمودن ارزش یک چیز دیگر از آن است. یک دلیل برای اینکه، شما نمی دانید منظور مردم از کلمه خالص چیست؟ این است، که آنها توضیح نمی دهند، که چه چیزی را از آن کم می کنند، در واقع می توان گفت اگر از جمع کل دارایی های یک شخص(دارایی های ناخالص) بدهی های همان شخص را کسر کنیم، باقی مانده همان دارایی های خالص ایشان است که به آن سرمایه گفته می شود.
دارایی های خالص شما، دارایی هایی هستند که اگر شما همه دارایی های خود را بفروشید و از محل وجوه حاصل از فروش آنها تمامی بدهی های خود را پرداخت کنید برای خود شما باقی می ماند، به عبارت دیگر دارایی های خالص شما آنهایی هستند که برای شما ارزش دارند و متعلق به خود شما هستند، که به آنها سرمایه شما گفته می شود. بعد از آشنا شدن با معنی و مفهوم دارایی ها، بدهی ها و سرمایه اکنون ترازنامه شخصی یک فرد فرضی را نشان می دهیم .
تراز نامه شخصی احمد
دارایی ها:
وجوه نقد 30000
خانه و محتویات آن 000/50
اتومبیل 000/20
سرمایه گذاری در سهام 000/30
وام به برادر (قرض به برادر) 10000
جمع دارایی ها 000/113

بدهی ها:
وام پرداختی به بانک (00/40)
اسناد پرداختی (000/10)
قبوض پرداخت نشده آب، برق، تلفن (000/10)
جمع بدهی ها (000/60)
خالص دارایی ها (سرمایه) 000/53
"پرانتزها برای نشان دادن ارقام منفی می باشد"
داراییها:
وجوه نقد 30000
خانه و محتویات آن 50000
اتومبیل 20000
سرمایه گذاری در سهام 3000
اعطای وام به برادر 10000

مجموع داراییها 113000
بدهیها:
وام پرداختنی به بانک 40000
اسناد پرداختنی 10000
قبوض پرداخت نشده آب، 10000
برق، تلفن (هزینه های پرداختنی)
سرمایه(خالص دارایی ها)
سرمایه 53000

مجموع بدهیها و سرمایه 113000

بنابراین ما هم می توانیم تمامی دارایی ها و بدهی ها را لیست کنیم و نشان دهیم که ارزش خالص آنها چقدر است. اما منظور از دارایی های خالص چیست، به عنوان مثال ترازنامه بالا دارایی خالص احمد را به مبلغ 000/53 نشان می دهد، که این برابر است با مبلغ اولیه ای که احمد زندگی خود را با آن شروع کرده به علاوه کلیه پس اندازهای ایشان تا به امروز.
شما می توانید مقداری از سود های بدست آمده خود را، از زمانی که برای اولین بار شروع به کار کرده اید پس انداز کنید. منظور ما از پس انداز، به صورت پس انداز در حساب بانکی یا زیر رخت خواب تان نیست. بلکه شامل پس اندازهایی بصورت هر نوع دارایی که شما می توانید آن را بفروشید و به وجه نقد تبدیل کنید. مانند خانه، اتومبیل، جواهرات و غیره، به عبارت دیگر، پس انداز شما برابر است با تمامی وجوه کسب شده توسط شما که آن را صرف چیز هایی مانند غذا، نوشیدنی ها و تعطیلات نکرده اید که برای همیشه از دست رفته باشد.
در مرد آقای احمد فرض کنید ایشان کار خود را با 000/20 که توسط پدرش به ایشان بخشیده شده است آغاز کرد و امروز دارای 000/53 دارایی خالص می باشد که این برابر است با آنچه که در ابتدای شروع به کار توسط پدرش به ایشان بخشیده است، به اضافه آنچه که تا به امروز پس انداز کرده است (000/33) که جمع این دو برابر خالص دارایی های ایشان می باشد، تاکید بر این نکته جالب توجه است که ترازنامه احمد پس انداز ایشان را به صورت وجه نقد نشان نمی دهد، بلکه پس انداز ایشان به شکل دارایی های مختلف می باشد.
بطور معمول آنچه که به شما بخشیده است به اضافه آنچه که شما تا به امروز پس انداز کرده اید برابر است با ثروت خالص شما در امروز، یعنی آن باید برابر خالص دارایی های شما باشد. این چیزی است که ما آن را معادله ترازنامه می نامیم:
خالص دارایی ها (سرمایه) = دارایی های نا خالص – بدهی ها
تمامی اینها ساده و جالب به نظر می رسد، این کار را برای حساب های یک شرکت چطور باید انجام دهیم؟
ترازنامه یک شرکت کاملا شبیه همین است.
تراز نامه یک شرکت
اجازه بدهید که برای درک منظورم، ترازنامه شرکت سهند را بطور خلاصه برایتان نشان دهیم.
همان طور که در فصل قبل گفته شد یک شرکت می تواند صاحب همه نوع دارایی و بدهی باشد که ما این دارایی ها را در چند طبقه بسیار ساده گروه بندی خواهیم کرد.
می خواهیم در این طبقات گشتی بزنیم که شما بفهمید آنها چیستند.

*دارایی ها:
.دارایی های جاری، دارایی هایی هستند که انتظار می رود در طول یک سال آینده ،فروخته شده،مصرف شده و یا به وجه نقد تبدیل شوند مانند وجوه نقد، موجودی ها،ملزومات و یا بدهکاران.
.دارایی های ثابت، دارایی هایی هستند که شرکت از آنها برای مدت طولانی استفاده می کند و دارای عمر مفید بیشتر از یکسال هستند، و شرایط لازم برای انعکاس به عنوان دارایی جاری را ندارد و انتظار نمی رود که در طول یک سال آینده فروخته شده،مصرف شده یا به وجه نقد تبدیل شوند مانند،ساختمان،ماشین آلات، وسائط نقلیه،کامپیوترها،زمین. اثاث، ابزار و وسایل کارو تجهیزات.
.دارایی های نامشهود، این گروه از دارایی ها جزو دارایی های بلند مدت هستند که موجودیت عینی ندارند (به چشم دیده نمی شوند)، اما چون دارای منافع آتی هستند جزو دارایی های شرکت به حساب می آیند مانند سرقفلی، حق اختراع، حق امتیاز، نام تجاری، علایم تجاری. دارایی نامشهود دارایی است که ارزش آن خارج از دارایی است.
.سایر دارایی ها، دارایی هایی که در عملیات واحد تجاری کاربرد ندارد، یا انتظار می رود طی مدت زمان معقول به کار گرفته نشود تحت عنوان سایر دارایی ها در ترازنامه طبقه بندی می شوند، این ها دارایی هایی هستند که شرایط لازم را برای طبقه بندی به عنوان دارایی جاری، دارایی ثابت، دارایی نامشهود ندارند. مانند: وجوه مسدود شده بانکی یا زمینی که در عملیات واحد تجاری به طور موثر مورد استفاده قرار نمی گیرد و هدف از خرید آن نگهداری و فروش آن در زمان مناسب برای کسب سود است.
*بدهی ها:
بدهی ها نیز به دو گروه تقسیم می شوند که شامل:
.بدهی های جاری، بدهی هایی هستند که انتظار می رود در طول یک سال آینده (دوره مالی آینده) پرداخت شوند، مانند: بستانکاران، اسناد پرداختنی، پیش دریافت درآمد و ……جاری بدهی های بلند مدت.

.بدهی های بلند مدت، بدهی هایی هستند که انتظار نمی رود در طول سال مالی آینده پرداخت شوند و سررسید آنها بیشتر از یک سال کمی باشد، مانند وام های بلند مدت، اوراق قرضه پرداختنی بلند مدت و اسناد پرداختنی بلند مدت.
همان طور که ما برای شما ترازنامه شخصی تان را نشان داده، میتوانیم به همین صورت ترازنامه شرکت سهند را نیز تهیه کنیم. در ترازنامه شرکت سهند همه دارایی ها را با هم جمع کرده و از آن جمع بدهی ها را برای رسیدن به خالص دارایی های شرکت کم می کنیم.
اکنون به بخشی که حقوق صاحبان سرمایه نام گرفته توجه کنید؛
این دقیقا شبیه همان بخشی است که در ترازنامه شخصی شما به عنوان ارزش خالص دارایی ها نامیده شده بود، این یک اصطلاح دیگر برای ارزش خالص است. همانند ترازنامه شخصی شما، نشان می دهد که چطور دارایی های خالص شرکت به این نقطه رسیده اند.
وجوه سرمایه گذاری شده، وجوهی هستند که توسط مالکان شرکت (سهامداران) به شرکت آورده شده است. به عبارت دیگر، اینها مبالغی هستند که شرکت فعالیت و کار خود را با آن شروع کرده است. آن برابر است با وجوهی که توسط پدر شما به شما بخشیده شده است(ارث)، اگر چه من گفتم این همان مبالغی هست که شرکت کارش را با آن شروع کرده است، اما منظور من تنها سرمایه گذاری پولی(وجوه سرمایه گذاری شده) موقعی که شرکت برای اولین بار شروع به فعالیت می کند نیست، بلکه فرض من شامل وجوه سرمایه گذاری شده توسط مالکان در هر زمانی است، به همان ترتیب که شما هم ممکن است در هر نقطه ای از زندگی تان به ارث دست پیدا کنید، نکته این است که اینها وجوهی هستند که خود شرکت در نتیجه فعالیت های خودش آنها را کسب نکرده است بلکه از طریق مالکان شرکت در اختیار شرکت قرار داده شده است اکنون بعد از ارائه توضیحات فوق تراز شرکت ایکس را نشان می دهیم.

شرکت خدمات مالی و مشاوره مدیریت ایکس
ترازنامه
در تاریخ 29/12/84

قبلا گفته بودیم که طرف راست ترازنامه نشان دهنده کل دارایی های (منابع اقتصادی) یک شرکت می باشد و طرف چپ ترازنامه نشان دهنده ادعاهای گروه های مختلف (سهم گروه های مختلف) بر روی دارایی های شرکت می باشد، در ترازنامه فوق جمع بدهی ها نشان دهنده سهم طلبکاران از دارایی های شرکت می باشد و حقوق صاحبان سرمایه (سرمایه) نشان حقوق (سهم) مالکان شرکت از دارایی های شرکت می باشد، یعنی اگر فرض کنیم که کل دارایی های شرکت به مبلغ 000/9700 ریال فروخته شوند، ابتدا باید سهم طلبکاران به مبلغ 000/5500 ریال پرداخت شود، و باقی مانده یعنی 000/4200 ریال متعلق به صاحبان سرمایه شرکت (مالکان)می باشد.
دلیل اینکه در طرف چپ ترازنامه ابتدا بدهی ها نوشته می شوند و بعد از آن حقوق صاحبان سهام نوشته می شود اینست که طلبکاران پرداخت شود و اگر بعد از پرداخت طلب آنها چیزی باقی ماند به صاحبان سرمایه شرکت (مالکان) تعلق دارد.

سازماندهی دوباره معادله ترازنامه:
بنابراین اگر منظور مرا بطور کامل درک کرده باشید، خالص دارایی ها که پس از اینکه تمام دارایی ها فروخته شوند و از مخل وجوه حاصله تمام بدهی ها پرداخت شوند، باقی می ماند، که این مقدار به صاحبان سرمایه (مالکان) شرکت تعلق دارد، بنابر این اصطلاح حقوق صاحبان سرمایه تنها یک اصطلاح دیگری است برای خالص دارایی ها. آیا این صحیح است؟ بله.
بنابر این می توان گفت در پایان عمر شرکت، اگر تمام دارایی ها فروخته شوند و تمام بدهی ها پرداخت شوند، باقی مانده به صاحبان سرمایه شرکت داده خواهد شد، پس می توان گفت که شرکت تنها یک چار چوب قانونی است بزای گروهی از سرمایه گذاران برای سازماندهی سرمایه آنها و در پایان عمر شرکت، مالکان صاحب خالص دارایی های شرکت می شوند نه خود شرکت ها. معادله ترازنامه شرکت را می توان با اندکی تفاوت به این صورت نوشت:
دارایی ها = بدهی ها + سرمایه

چیزی که این معادله به ما می گوید این است که جمع کل دارایی های شرکت باید برابر باشد با مجموع بدهی ها به اضافه حقوق صاحبان سرمایه (سرمایه).
ما می توانیم حتی معادله ترازنامه را از این نیز ساده تر و خلاصه تر کنیم، اگر بخواهیم همانطور که قبلا گفتیم، تمامی دارایی های شرکت متعلق به گروه هایی مانند سرمایه گذاران شرکت (مالکان)، بستانکاران، عرضه کنندگان ، بانک ها می باشد، که هر کدام از این گرو ه ها بر روی دارایی های شرکت ادعا هایی دارند، و به عبارتی کل دارایی ها متعلق به این گروه هاست، بنابر این می توان گفت که کل دارایی ها باید برابر باشد با مجموع ادعا های موجود بر روی آن دارایی ها. یعنی:

دارایی ها = ادعا ها بر روی همان دارایی ها
این معادله، معادله اساسی حسابداری نامیده می شود و از طرفی چون نشاندهنده ترازنامه یک شرکت است (طرف راست معادله مانند ترازنامه دارایی های شرکت را نشان می دهد و طرف چپ آن بدهی ها و سرمایه را)به آن معادله ترازنامه نیز گفته می شود و در هر لحظه از زمان (همیشه) کل دارایی ها یک شرکت باید برابر باشد با ادعا ها بر روی این دارایی ها.
ترازنامه نموداری:
برای اینکه فهم نکاتی که برای تهیه یک ترازنامه واقعی می گوییم آسان شود، می خواهیم ترازنامه را به صورت بسیار ساده یعنی نموداری نشان دهیم. ترازنامه نموداری متشکل از دو ستون است که هر کدام از آنها شامل تعدادی جعبه است این جعبه ها باید به صورت زیر تفسیر شود:
.ارتفاع هر جعبه، ارزش دارایی یا بدهی مربوطه است.
.ستون دارایی ها (ستون سمت راست) تمام دارایی های شرکت را در بر می گیرد، که جعبه های مربوطه بر روی یکدیگر چیده شده است. (دارایی های ناخالص) اگر شما این نمودار را با تراز نامه خلاصه شده شرکت ایکس مقایسه کنید در صفحه 35، خواهید دید که ما در ستون دارایی ها یک جعبه برای بانک به بلندی 000/200 ریال یک جعبه برای بدهکاران به بلندی 000/800 ریال، یک جعبه برای ملزومات به بلندی 000/200 ریال، یک جعبه برای ساختمان به بلندی 000/200 ریال، یک جعبه برای وسائط نقلیه به بلندی 000/300 ریال و یک جعبه برای زمین به بلندی 000/300 ریال، که جمع اینها برابر است با ارزش مجموع دارایی های شرکت ایکس.
ستون ادعاها (ستون سمت چپ) نشان دهنده کلیه ادعا ها بر روی دارایی های شرکت است. اگر این ستون را با سمت چپ ترازنامه شرکت ایکس مقایسه کنیم در صفحه 35، خواهیم دید که چطور ارتفاع (مقدار) ستون مجموع بدهی ها و حقوق صاحبان سرمایه برابر است با کل بدهی ها و حقوق صاحبان سرمایه در ترازنامه شرکت ایکس.

شرکت خدمات مالی و مشاوره مدیریت ایکس
تراز نامه نموداری

تراز نامه نموداری شرکت ایکس

مهمترین نکته در مورد این نمودار این است که هر دو ستون ارتفاع مشابهی دارند. که این با تعریف و مفهوم معادله ترازنامه یکی می باشد.
زمانی که یک شرکت مشغول تجارت و فعالیت می شود، تمامی اقلام مختلف که ساختار ترازنامه هستند بطور مداوم تغییر خواهند کرد. در ترازنامه نموداری، این بدین مفهوم است که ارتفاع هر دو ستون و ارتفاع جعبه ها تغییر خواهند کرد. زمانی که مبادله و رویدادی اتفاق می افتد، بعد از تاثیر گذاشتن این رویداد بر روی دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سرمایه دوباره ارتفاع ستون دارایی ها برابر خواهد بود با ارتفاع ستون ادعا ها (بدهی ها و سرمایه) و این موازنه دو ستون همیشه برقرار خواهد بود.
الان با ارائه این توضیحات، شما می بینید که تهیه ترازنامه بسیار ساده است و شما می توانید بروید و ترازنامه یک شرکت براحتی تهیه کنید و شما متحیر خواهید شد که این کار چقدر ساده است.

نحوه تهیه ترازنامه
اکنون شما باید بدانید که ترازنامه چیست و ما یک ترازنامه واقعی را تهیه خواهیم کرد و شما باید بدانید که چطور به یک ترازنامه گرافیکی نگاه کنید و آن را تجزیه و تحلیل کنید، برای این کار ابتدا ما بطور خلاصه روش های تهیه و تنظیم ترازنامه را توضیح خواهیم داد و سپس ترازنامه شرکت ایکس را مرحله به مرحله تنظیم خواهیم کرد.
روش های تنظیم ترازنامه
ما ترازنامه را در یک تاریخ مشخص، بوسیله ثبت کردن تمامی معاملات و روی داده هایی که یک شرکت تا آن تاریخ انجام داده است تهیه می کنیم.
.یک مبادله، رویدادی است که یک شرکت انجام می دهد، بطوری که این مبادله بر وضعیت مالی شرکت اثر می گذارد، مانند دریافت وجوه نقد از سرمایه گذاران شرکت (مالکان) ، دریافت وجوه نقد از بانک، خرید دارایی ها یا مواد اولیه، پرداخت بدهی ها یا حقوق کارگران، فروش محصولات یا خدمات و غیره.
به طور کلی شرکتهای بزرگ هزاران هزار مبادله را در طول سال انجام می دهند، این شرکت ها دارای کامپیوتر و واحد های حسابداری بزرگی هستند که آنها را قادر می سازد این همه مبادلات را به راحتی ثبت و طبقه بندی و گزارش های مالی را تهیه کنند، ولی اصول حسابداری بدون توجه به وسعت عملیات شرکت کاملا مشابه است و در تمامی شرکت ها چه کوچک و چه بزرگ برای ثبت مبادلات از اصول یکسانی استفاده می شود. به خاطر داشته باشید که ترازنامه تنها یک عکس فوری است از وضعیت مالی شرکت در یک لحظه خاص از زمان که بعد از چند دقیقه، ممکن است این وضعیت با انجام مبادله جدیدی تغییر کند، حتی اگر این مبادله جدید نا چیز باشد.

تراز نامه شرکت ایکس
شرکت ایکس در طول سال، هزاران مبادله را انجام می دهد، که ما بطور خلاصه به آنها اشاره می کنیم، و بعد از انجام هر مبادله ترازنامه این شرکت را تهیه می کنیم.
مبادله 1 – پرداخت مبلغ 000/100 ریال وجه نقد به حساب بانکی شرکت ایکس به عنوان سرمایه اولیه توسط آقای سعیدی.
قبل از این مبادله شرکت ایکس هیچ نوع دارایی نداشت، بنابر این هیچ نوع ادعایی نیز بر روی آن دارایی ها وجود نداشت، در اولین مبادله شرکت آقای سعیدی 000/100 ریال از وجوه نقد خودش را به حساب بانکی ایکس واریز کرده است، بنابر این شرکت می تواند با این پول به عملیات تجاری بپردازد و از طرف دیگر آقای سعیدی مالک 000/100 ریال سرمایه شرکت ایکس می باشد و شرکت او را به عنوان صاحب سرمایه میشناسد و ایشان دارای ادعایی برابر با این مبلغ بر روی دارایی های شرکت است. تا این جا شرکت هنوز صاحب دارایی و بدهی دیگری نشده است و تمام 000/100 ریال حقوق صاحبان سرمایه (آقای سعیدی) را نشان می دهد، اگر ترازنامه شرکت بلافاصله بعد از این رویداد تهیه شود به صورت زیر خواهد بود.

شرکت ایکس
ترازنامه
در تاریخ 1/1/81

مبادله 2- شرکت ایکس نیاز به نقدینگی بیشتری دارد که می تواند آن را از طریق دریافت یک وام بانکی تامین کند، بنابر این آقای مبلغ 000/200 ریال وام برای شرکت از یکی از بانکهای تجاری دریافت می کند. در نتیجه این مبادله، شرکت در حساب بانکی خود صاحب وجوه نقد بیشتری شده است و وجوه نقد شرکت در این حساب به مبلغ 000/200 ریال افزایش یافته و در نتیجه این مبادله یک بدهی بر عهده شرکت ایجاد شده است به نام وام پرداختی که شرکت باید در آینده این بدهی را به بانک پرداخت کند، اکنون ترازنامه شرکت ایکس را بعد از انجام دومین مبادله تهیه می کنیم.

شرکت ایکس
ترازنامه
در تاریخ 10/1/ 81

به دو نکته توجه کنید:
.دو طرف ترازنامه دوباره باهم برابر هستند و در موازنه باقی میمانند.
.آقای سعیدی در اثر این مبادله ثروتمند تر یا فقیر تر نشده است، او فقط دارای یک ادعا به مبلغ 000/100 ریال بر روی دارایی های شرکت است.
مبادله 3- خرید یک دارایی ثابت به نام اتومبیل به مبلغ 000/900 ریال که وجه آن از طریق صدور چک از حساب بانکی شرکت پرداخت می شود.
قبل از اینکه شرکت فعالیت خود را آغاز کند، نیاز به یک اتومبیل دارد که مشتریان احتمالی را ببیند اقلام خریداری شده را حمل کند که بهای تمام شده آن000/900 ریال است.
تا اینجا شرکت برای خرید اتومبیل مبلغ000/900 ریال از وجوه نقد موجود در حساب بانکی خود را پرداخته است.که این باعث کاهش حساب بانکی شرکت به همان مبلغ می شود، از طرف دیگر شرکت یک دارایی جدید به نام اتومبیل(وسائط نقلیه) به دست آورده است بنابراین مجموع دارایی های شرکت تغییری نمی کند و در همان مبلغ 000/300 ریال باقی می ماند و در طرف چپ ترازنامه هیچ ادعای جدیدی بر روی دارایی ها ایجاد نشده است. بنابراین مجموع بدهی ها و سرمایه درست برابر جمع دارایی هاست و مثل همیشه ترازنامه در موازنه باقی می ماند اگر بعد از انجام این مبادله ترازنامه شرکت ایکس را تهیه کنیم به این صورت خواهد بود.

شرکت ایکس
ترازنامه
در تاریخ 20/1/81

.در حسابداری پرداخت به وسیله چک به این معنی است که وجوه نقد در همان لحظه از حساب بانکی شرکت پریده است(کم شده) بنابراین ما آن را تحت عنوان پرداخت نقدی در نظر می گیریم.
مبادله 4- خرید ملزومات به مبلغ 000/200 ریال و پرداخت وجه آن از طریق صدور چک.
این مبادله نیز مانند مبادله قبلی است که در نتیجه آن حساب بانکی شرکت که یکی از دارایی هاست کاهش پیدا می کند و در عوض شرکت صاحب یک دارایی جدید به نام ملزومات شده است.
توجه کنید که ما در ترازنامه برای ثبت هر مبادله دو حساب را تغییر می دهیم واضح است که اگر ما یکی از حساب ها را تغییر دهیم برای اینکه دو طرف ترازنامه در موازنه باقی بماند باید یک حساب دیگر را نیز تغییر دهیم، این همان چیزی است که به آن دفترداری دوطرفه(ثبت دوطرفه) می گویند و همان چیزی است که ما برای ثبت مبادلات انجام می دهیم و همان طور که می بینید چیز بسیار مشکلی نیست. ثبت دوطرفه مبادلات در ترازنامه روشی است که ما به عنوان یک اصل اساسی بکار می بریم که مفهوم آن این است که دارایی ها همیشه باید برابر با مجموع بدهی ها و سرمایه (ادعاها) باشند.
حال ترازنامه شرکت ایکس را بعد از انجام چهارمین مبادله تهیه می کنیم:

شرکت ایکس
ترازنامه
در تاریخ 1/2/81

مبادله 5-خرید یک باب ساختمان برای شرکت به مبلغ 000/800 ریال بطور نسیه:در نتیجه انجام این مبادله شرکت ایکس یک دارایی جدید به نام ساختمان بدست می آورد که بهای تمام شده آن 000/800 ریال است که به لیست دارایی های شرکت در طرف راست ترازنامه اضافه می شود، در مقابل چون این خرید بطور نسیه بود، یک بدهی جدید بر عهده شرکت ایجاد می شود و در سمت چپ ترازنامه تحت عنوان بستانکار به مبلغ 000/800 ریال درج می شود که این باعث می شود دوباره دو طرف ترازنامه در موازنه باقی بمانند، ترازنامه شرکت ایکس بعد از انجام این مبادله به شرح زیر می باشد.

شرکت ایکس
ترازنامه
در تاریخ25/2/81

توجه کنید که با وجود مبادلات فوق، هنوز چیزی انجام نشده است که سرمایه آقای سعیدی را به عنوان تنها صاحب سرمایه شرکت تغییر دهد و ادعای او بر روی دارایی های شرکت هنوز هم برابر همان مبلغی است که او برای ایجاد شرکت سرمایه گذاری کرده است یعنی 000/100 ریال در فصول بعدی به رویدادهایی که موجب تغییر حقوق صاحبان سرمایه می شود اشاره خواهد شد.
مبادله 6- پرداخت نصف بدهی ایجاد شده در نتیجه خرید ساختمان از طریق صدور چک.
در نتیجه این رویداد 000/400 ریال از بدهی های شرکت که در حساب بستانکاران ثبت شده است کم می شود و از طرف دیگر حساب بانکی شرکت نیز به همان اندازه کاهش پیدا می کند و چون دو طرف ترازنامه به یک اندازه کاهش یافته، دوباره ترازنامه در موازنه باقی می ماند. اگر بعد از ثبت این رویداد ترازنامه شرکت ایکس را تهیه کنیم بصورت زیر خواهد بود.

شرکت ایکس
ترازنامه
در تاریخ30/2/85

داراییها :
بدهیها :
بانک 000/1500
بستانکاران 000/400
ملزومات 000/200
وام پرداختنی 000/200
وسائل نقلیه 000/900
حقوق صاحبان سرمایه :
ساختمان 000/800
سرمایه آقای سعیدی 000/100

جمع داراییها 3400000

مجموع بدهیها وسرمایه 3400000

همانطور که از ترازنامه بالا پیداست ،داراییها در طرف راست ترازنامه و بدهیها وسرمایه در طرف چپ ترازنامه نوشته می شوند و دو طرف ترازنامه باید همیشه با هم برابر باشند به همین خاطر ترازنامه به معادله حسابداری شباهت کامل دارد ( یعنی باید داراییها برابر باشند با مجموع بدهیها و سرمایه ) برای اینکه یک ترازنامه طبق قواعد حسابدار تهیه گردد ، لازم است نکات زیر در تهیه آن رعایت گردد :

الف ) عنوان ترازنامه
عنوان یا سرفصل ترازنامه شامل سه نظر می باشد که به ترتیب زیر نوشته می شود :
1- سطر اول : نام شرکت
2- سطر دوم : نام شرکت
3- سطر سوم : تاریخ صورت مالی

صورت حساب سود وزیان :
صورت حساب سود و زیان نشان دهنده ی نتیجه عملیات یک شرکت در طول یک دوره ی مالی است ، در این صورت حساب کلیه درآمدها و هزینه های شرکت در طول دوره ی مالی درج می شود و نتیجه این صورت حساب نشان می دهد که فعالیت موسسه در طول یک دوره ی مالی منجر به سود شده است یا زیان . بنابراین برای محاسبه سود یا زیان موسسه باید صورتحساب سود وزیان را تهیه کرد که شکل آن در موسسات خدماتی به شرح زیر می باشد :
موسسه ……….
صورت حساب سود و زیان
برای دوره ی مالی منتهی به 29 اسفند ماه ..x13
درآمد
***
کسر می شود. هزینه ها :

هزینه حقوق **

هزینه ی اجاره **

هزینه ی سوخت **

هزینه ی ملزومات **

هزینه ی آب و برق **

جمع هزینه ها
(** )
سود(زیان ) خالص
**

عنوان صورت حساب سود و زیان نیز شامل سه جزء است که عبارتند از نام موسسه ، عنوان صورتحساب و تاریخ که نشاندهنده ی دوره ای است که صورتحساب سود و زیان برای آن دوره تهیه می شود . نکته مورد توجه اینکه در متن صورتحساب سود و زیان فقط درامد ها و هزینه ها نوشته می شود که هر کدام به صورت خلاصه توضیح داده می شود .
درآمد (Revenue) :
درآمد عبارتست از کلیه وجوهی که در مقابل فروش کالا یا ارائه خدمات به مشتریان دریافت می شود یا درآینده دریافت خواهد شد .اگر بخواهیم درآمد را از دیدگاه استانداردهای حسابداری تعریف کنیم درآمد عبارتست از افزایش ناخالص در داراییها یا کاهش ناخالص در بدهیها که طبق اصول پذیرفته شده ی حسابداری شناسایی واندازه گیری می شود و ناشی از آن گروه از فعالیتهای انتفاعی واحد های تجاری است که می تواند به تغییر در سرمایه منتهی شود .
در این تعریف درآمد براساس دیدگاه دارایی و بدهی تعریف شده است ،براساس این دیدگاه درآمد براساس افزایش در داراییها یا کاهش در بدهیها تعریف می شود برای توضیح بیشتر فرض کنید اگر ما در آمدها را بصورت وجه نقد از مشتریان وصول کنیم این وجه نقد به صندوق یا بانک واریز می شود و موجب افزایش در داراییها می شود و یا اگر در مقابل ارائه خدمات به جای وجه آن (درآمد) داراییهای غیر نقدی مانند اثاثه- ساختمان -ملزومان ، تجهیزات و … از مشتریان بگیریم با هم داراییهای ما افزایش یافته است بنابراین درآمد محسوب می شود ، درست مانند این است که ما درآمدها را به صورت وجه نقد دریافت کنیم و بعد با استفاده از همان پول ها دارایی دیگری مانند اثاثه یا ملزومان بخریم یا فرض کنید ما برای تسویه بدهی خود به یک شخص دیگر خدماتی را به ایشان ارائه کنیم و درآمد این خدمات را از ایشان دریافت نکنیم ،بلکه آن را به حساب واریز بدهی مان بگذاریم که موجب کاهش بدهیها می شود که خود نوعی درامد است درست مانند این است که ما وجه درآمد را وصول کنیم و بعد با همان پول بدهی خود را پرداخت کنیم . توجه داشته باشید که تنها افزایش در داراییها یا کاهش در بدهیهایی درآمد محسوب می شوند که ناشی از فعالیتهای انتفاعی واحدهای تجاری باشند و فعالیتهایی مانند سرمایه گذاری مجدد یا خرید داراییها بطور نسیه یا از طریق استقراض با اینکه موجب افزایش داراییها هستند ولی به دلیل اینکه جزء فعالیتهای انتفاعی محسوب نمی شوند ، درآمد محسوب می شود .
نکته :درآمد موجب افزایش سرمایه می شود
درآمد معمولاً از فعالیتهای زیر ناشی می شود :
الف – فروش محصولات و کالاها
ب – ارائه خدمات به دیگران یا دادن اجازه ی استفاده از منابع واحد تجاری به دیگران مانند اجاره دادن ساختمانهای اضافی ودریافت اجاره که به آن درآمد اجاره گفته می شود برای واحدهای تجاری ایجاد درآمد می کند .
ج – فروش سایر منابع غیر از محصولات ،مانند فروش ماشین آلات و تجهیرات و سرمایه گذاریها (داراییهای ثابت )

هزینه (Expense) :
هزینه ها مخارجی هستند که برای کسب درآمد پرداخت یا واقع شده اند و تعهد می شوند که در آینده پرداخت شوند ، هزینه برعکس درآمد ها موحب کاهش سرمایه می شوند . انواع مختلفی از هزینه ها در موسسات خدماتی وجود دارند که برخی از آنها عبارتند از : هزینه حقوق ودستمزد هزینه اجاره ، هزینه ی آب و برق ،هزینه آگهی و تبلیغات ، هزینه سوخت ، هزینه ملزومات ، هزینه ی تعمیرات وسائط نقلیه ، هزینه ی بهره و هزینه استهلاک و غیره … هزینه ها از طریق بهای تمام شده داراییها و یا خدماتی که در یک دوره ی مالی به مصرف می رسد و یا مورد استفاده قرار می گیرد اندازه گیری و در مدارک حسابداری ثبت می شود .
نکته : هزینه ها باعث کاهش سرمایه می شوند.

صورت حساب سرمایه :
صورت حساب سرمایه ،تغییرات در حساب سرمایه واحد تجاری را در طول یک دوره خاص مثلاً یک ماه ، یا یک سال را نشان می دهدکه این صورت حساب با سرمایه ابتدای دوره شروع می شود و بعد مراحل تغییر دهنده سرمایه در این صورت حساب درج می شود و در پایان به سرمایه درآخر دوره می رسیم در این بخش به عوامل موثر برسرمایه یعنی عواملی که سرمایه یک موسسه را تغییر می دهند اشاره می شود . به طور کلی عملیات و عواملی که باعث تغییر در سرمایه می گردند به سه دسته تقسیم می شوند .
الف – سرمایه گذاری مجدد:
سرمایه گذاری مجدد طی سال که باعث افزایش سرمایه می شود، ممکن است در طول سال شرکت نیاز به سرمایه بیشتر و نقدینگی بیشتر داشته باشد که یکی از روشهای تامین سرمایه و نقدینگی سرمایه گذاری مجدد توسط صاحب شرکت است در این صورت صاحب شرکت جهت افزایش سرمایه یک نوع دارایی ( اعم از نقدی یا غیر نقدی ) وارد شرکت می کند که این دارایی جزء داراییهای شرکت محسوب می شود که در طرف راست ترازنامه ثبت می گردد از طرف دیگر حقوق آورنده دارایی به همان اندازه برروی داراییهای شرکت افزایش می یابد که حقوق و ادعاهای صاحب شرکت در حساب سرمایه نشان داده می شود لذا سرمایه گذاری مجدد در سمت چپ ترازنامه در حساب سرمایه صاحب شرکت منعکس می گردد .

ب- برداشت صاحب شرکت :
برداشت داراییهای شرکت توسط صاحب شرکت ، باعث کاهش سرمایه وی می شود . در طی دوره مالی صاحب موسسه برای انجام مخارج شخصی ممکن است وجوه نقد یا سایر داراییهای مورد نیاز خود را از محل داراییهای موسسه تامین کند و آن را به مصرف شخصی خود برساند ، به عنوان مثال ممکن است صاحب شرکت با استفاده از وجوه نقد شرکت یک تلویزیون برای منزل خود بخرد یا ممکن است یکی از کامپیوترهای شرکت را جهت استفاده پسرش به منزل انتقال دهد و یا ممکن است تلفن ،آب ،برق منزل شخصی صاحب شرکت توسط صندوق شرکت از وجوه شرکت پرداخت شود که چنین برداشتهایی در حسابی تحت عنوان حساب برداشت ثبت می شود و به طور کلی برداشت باعث کاهش حساب سرمایه می شود چون قبلاً گفتیم که حساب سرمایه نشان دهنده ی ادعا و سهم صاحب شرکت از داراییهای شرکت است و وقتی که صاحب شرکت مقداری از داراییهای شرکت را جهت مصارف شخصی برداشت می کند که همان اندازه سهم او از داراییهای شرکت کاهش می یابد چون قسمتی از سهم خود را برداشت کرده است و حساب سرمایه که سهم ایشان را نشان می دهد باید کاهش یابد .
اگر چه در موقع برداشت می توان مستقیماً حساب سرمایه را کاهش داد ولی همانطور که قبلاً گفته شد حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است و برای اینکه اطلاعات بیشتری جهت استفاده مدیریت تهیه کند ، مبالغ برداشت شده در یک حساب جداگانه به نام برداشت ثبت می شود تا در آخر دوره ی مالی میزان کل برداشتها توسط این حساب نشان داده شود و در آخر دوره ی مالی و هنگام بستن حسابها برداشت به حساب سرمایه بسته می شود و حساب سرمایه به اندازه حساب برداشت کاهش می یابد .با اینکه برداشت نیز مانند هزینه باعث کاهش سرمایه می شود ولی برداشت یک نوع هزینه نیست زیرا هزینه به قصد تحصیل سود در جهت فعالیتهای شرکت پرداخت می شود در صورتی که برداشت بدین منظور انجام نمی شود .

ج- سود یا زیان خالص شرکت : هدف از ایجاد یک شرکت فقط کسب سود است بنابراین وقتی که شخص شروع به راه اندازی یک شرکت یا موسسه مینماید هدفش کسب سود است و اگر بداند که ایجاد این موسسه سودی عاید وی نخواهد کرد ،مبادرت به ایجاد این شرکت یا موسسه نمی نماید بنابراین می توان نتیجه گرفت که در پایان سال مالی سود خالص کسب شده توسط شرکت به صاحب شرکت تعلق دارد و باید به حساب سرمایه وی اضافه شود همانگونه که سود خالص شرکت به صاحب شرکت تعلق دارد . اگر شرکت متحمل زیان خالص شود این زیان نیز به صاحب شرکت تعلق دارد و باز به حساب سرمایه صاحب شرکت منظور می شود و باعث کاهش سرمایه می شود بنابراین می توان نتیجه گرفت که سود باعث افزایش سرمایه و زیان باعث کاهش سرمایه می شود سود ( زیان ) خالص از طریق معادله ی زیر بدست می آید :
هزینه ها – درآمد ها = سود ( زیان ) خالص

اگر درآمدها بیشتر باشند شرکت سود خالص بدست آورده است .
اگر هزینه ها بیشتر از درآمدها باشند شرکت متحمل زیان خالص شده است .
مثال : اگر درآمدهای یک موسسه در طول سال 84 مبلغ 000/000/20 ریال و هزینه های آن معادل 000/15000 ریال باشد ، سود ( زیان ) خالص موسسه را بدست آورید.

هزینه ها – درآمد ها = سود ( زیان ) خالص
000/15000 – 000/000/0 2= سود ( زیان ) خالص
000/5000 = سود خالص

بنابراین این موسسه در طول سال 84 با عملیاتی که انجام داده توانسته است مبلغ 000/5000 ریال سود خالص بدست آورد شکل کلی صورت حساب سرمایه :
شکل کلی صورت حساب سرمایه به شرح زیر است :

موسسه سهند
صورت حساب سرمایه
برای سال مالی منتهی به 29 اسفند 1384
سرمایه در ابتدای دوره xxx
سرمایه گذاری مجدد طی دوره xx
جمع سرمایه در طی دوره xx
اضافه (کسر ) شود سود ( زیان ) خالص xx
کسر شود برداشت (x)
افزایش ( کاهش ) خالص در سرمایه xx
سرمایه در پایان دوره xx

با توجه به صورت حساب بالا می توان نتیجه گرفت که :
1- سرمایه گذاری مجدد باعث افزایش سرمایه می شود
2- سود خالص باعث افزایش سرمایه می شود
3- زیان خالص باعث کاهش سرمایه می شود
4- برداشت صاحب موسسه باعث کاهش سرمایه می شود.

مثال : فرض کنید سرمایه آقای اکبری در ابتدای سال 1385 مبلغ 000/000/50 ریال بوده است ، همچنین آقای اکبری در طول سال 85 مبلغ 000/000/10 ریال سرمایه گذاری مجدد نموده است وسود خالص موسسه وی نیز در این سال 000/000/15 ریال و برداشت شخصی وی نیز 000/000/5 ریال بوده است مطلوبست با توجه به اطلاعات بالا صورتحساب سرمایه موسسه اکبری را تهیه کنید .

موسسه اکبری
صورت حساب سرمایه
برای سال مالی منتهی به 29 اسفند 1385
سرمایه آقای اکبری در ابتدای سال 85 000/000/50
سرمایه گذاری مجدد طی دوره 000/000/10
جمع سرمایه در طی دوره 000/000/60
اضافه شود: سود خالص 000/000/15
کسر شود برداشت (000/000/5)
افزایش خالص 000/000/10
سرمایه در پایان دوره 000/000/70

ارتباط بین صورتحساب سرمایه و ترازنامه :
دومین گزارشی که در موسسات انفرادی تهیه می شود ، صورتحساب سرمایه است ،قبل از تهیه این صورتحساب باید صورتحساب سود و زیان تهیه شود تا میزان سود ( زیان ) خالص ،جهت بکارگیری آن برای تهیه صورتحساب سرمایه بدست آید . هدف از تهیه صورتحساب سرمایه ، بدست آوردن سرمایه در پایان دوره ی مالی است که سرمایه در پایان دوره ی مالی در ترازنامه منعکس خواهد شد .
بنابراین صورتحساب سرمایه تغییرات حساب سرمایه صاحب موسسه را در طول دوره مالی نشان می دهد .

سوالات :
1- ترازنامه را تعریف کنید
2- صورتحساب سود زیان را تعریف کنید
3- صورتحساب سرمایه را تعریف کنید .
4- منظور از سرمایه کذاری مجدد توسط صاحب موسسه چیست ؟
5- آیا برداشت سرمایه را افزایش می دهد یا کاهش ، چرا ؟
6- دارایی را تعریف کرده وویژگیهای داراییها را بنویسید .
7- بدهی را تعریف کرده و ویژگیهای بدهیها را بنویسید .
8- سرمایه را تعریف کنید .
9- هدف از تهیه صورتحساب سود و زیان و صورتحساب سرمایه چیست ؟
10- درآمد هزینه را تعریف کنید .
11- معادله سود( زیان ) خالص را بنویسید و سود یا زیان چه تاثیری برروی سرمایه می گذارند .

معادله اساسی حسابداری ( معادله ترازنامه) :
معادله زیر معادله اساسی حسابداری نامیده می شود که شالوده سیستم حسابداری است چون این معادله نشان دهنده ی ترازنامه واحد تجاری است به آن معادله ترازنامه نیزگفته می شود چون همانند ترازنامه داراییها در طرف راست آن و بدهیها و سرمایه در طرف چپ آن نشان داده می شود و دو طرف آن مانند ترازنامه باید همیشه در موازنه باشند .
داراییها = بدهیها + سرمایه
* همانطور که در فصل دوم تشریح شد ، هر موسسه مانند یک شخص حقیقی می تواند برای خود دارایی و بدهی داشته باشد ، کلیه اموال ، مطالبات ومنابع مالی یک موسسه داراییهای آن موسسه نامیده می شوند .
* کلیه داراییهای یک موسسه از دو روش تامین شده اند که عبارتند از : یا اینکه با استفاده از منابع مالی صاحب سرمایه موسسه خریداری و تامین شده اند که در این صورت این داراییها از یکطرف در طرف راست ترازنامه جزء داراییهای شرکت محسوب شده و در طرف چپ ترازنامه در حساب سرمایه صاحب موسسه درج شده اند و طریقه دوم خرید داراییها بطور نسیه و یا در مقابل اخذ وام است که در این حالت هم این دارای در طرف راست ترازنامه جزء داراییها ودر طرف چپ ترازنامه جزء بدهیها ( بستانکاران ، وام پرداختنی )درج شده اند. بنابراین اگر خوب دقت کنیم می بینیم که داراییهای موسسه متعلق به این دو گروه یعنی صاحب سرمایه شرکت و طلبکاران ( بستانکاران از موسسه ) می باشد و همیشه باید مجموع داراییها درست برابر با مجموع بدهیها وسرمایه باشد یعنی دو طرف معادله حسابداری باید همیشه با هم برابر باشد . این معادله نشان می دهد که در مقابل هر یک ریال دارایی یک موسسه یک ریال ادعا برروی این داراییها از طرف طلبکاران موسسه و صاحب سرمایه موسسه وجود دارد .در ضمن ادعای طلبکاران ( مانند بستانکاران ) برادعای صاحبان سرمایه مقدم می باشد یعنی اگر یک روز شرکت ورشکست یا منحل شود ابتدا باید بدهیهای موسسه به طلبکاران پرداخت شود و اگر بعد از پرداخت بدهیها چیزی باقی بماند به صاحبان سرمایه شرکت تعلیق می گیرد و در ضمن ادعای طلبکاران برروی کلیه داراییهای موسسه می باشد و به یک دارایی خاص مربوط نمی شود بنابراین اگر بخواهیم معادله حسابداری را براساس مفهوم بالا بنویسیم به صورت زیر خواهد بود .

داراییها = بدهیها + سرمایه

کل داراییها =

ادعا(سهم)طلبکاران نسبت به کل داراییهای یک موسسه

ادعا (سهم ) صاحبان سرمایه شرکت نسبت به کل داراییهای موسسه

کل ادعاها برروی این داراییها

معادله حسابداری شالوده سیستم حسابداری دوطرفه است و ارتباط و تساوی داراییهای یک موسسه را بدهیها وسرمایه آن در هر زمان نشان می دهد . براساس این معادله می توان هر یک از معاملات و عملیات مالی و رویدادهای دارای اثر مالی بریک موسسه را تجزیه و تحلیل کرده و آثار آن را برهر یک از عناصر حسابداری ( دارایی ، بدهی و سرمایه ) مشخص کرد . معادله حسابداری ، همچنین مبنای طبقه بندی عمومی حسابها تعیین وضعیت مالی و تهیه ترازنامه موسسات است که درادامه ی این فصل به تجزیه تحلیل آثار معاملات و عملیات مالی موسسات برروی معادله حسابداری و تهیه ترازنامه از روی معادله حسابداری پرداخته می شود .
* یادآوری : قبلاً معادله سود را به صورت زیر توضیح دادیم :
هزینه ها – درامدها = سود ( زیان ) خالص
و گفتیم که هدف از تشکیل یک شرکت کسب سود است و سود خالص موسسه در پایان سال متعلق که صاحب سرمایه موسسه است و این سود به حساب سرمایه وی اضافه می شود بنابراین هر چه قدر موسسه سود بیشتری کسب کند به همان اندازه مبلغ بیشتری به حساب سرمایه صاحب موسسه اضافه می شود بنابراین میتوان نتیجه گیری کرد که افزایش سود موجب افزایش سرمایه می شود که خود افزایش سود از طریق افزایش درآمدها بدست می آید بنابراین هر چقدر میزان درآمدها افزایش یابد با فرض ثابت بودن هزینه ها به همان اندازه سود وسرمایه نیز بالا می روند بنابراین افزایش درآمد موجب افزایش سرمایه می شود .از طرف دیگر هر چهقدر هزینه های موسسه بالا بروند به همان اندازه موجب کاهش سود خواهند شد و اگر سود کاهش یابد سرمایه نیز کاهش خواهد یافت ،چون مبلغ کمتری به عنوان سود به حساب اضــافه می شود بنابراین میتوان گفت که افزایش هزینه ها از طریق کاهش سود موجب کاهش سرمایه می شود بنابراین

اگر درآمد افزایش یابد سود افزایش سرمایه افزایش
اگر درآمد کاهش یابد سود کاهش سرمایه کاهش
اگر هزینه افزایش یابد سود کاهش سرمایه کاهش
اگر هزینه کاهش یابد سود افزایش سرمایه افزایش

مثال : فرض کنید سرمایه در اول دوره شرکت البرز 000/100 ریال است . درآمد سال مالی برابر با 000/50 ریال و هزینه ها برابر 000/30 ریال و برداشت شخصی صاحب موسسه 000/10 ریال است .
مطلوبست : محاسبه سود ( زیان ) خالص و تهیه صورتحساب سرمایه :
هزینه – درآمد = سود ( زیان ) خالص
سود خالص 000/20 = 000/30-000/50= سود ( زیان ) خالص

شرکت البرز
صورتحساب سرمایه
منتهی به تاریخ 29 اسفند xx13
سرمایه در اول دوره ی مالی 000/100
سود خالص 000/20
برداشت (000/10)
افزایش خالص 000/10
سرمایه در پایان دوره 000/110

مثال 2: فرض کنید تمامی اطلاعات مثال بالا به قوت خود باقی هستند فقط شرکت البرز به جای 000/50 درآمد مبلغ 000/100 ریال درآمد کسب کرده وبقیه اطلاعات تغییر نکرده اند .مطلوبست : محاسبه سود خالص و تهیه صورت حساب سرمایه
سود خالص 000/70 = 000/30 -000/100 = سود خالص

همانطور که می بینید افزایش درآمدها به اندازه 000/50 ریال به همان مقدار سود را افزایش داده است .

شرکت البرز
صورتحساب سرمایه
منتهی به تاریخ 29 اسفند xx13
سرمایه اول دوره 000/100
سود خالص 000/70
برداشت (000/10)
افزایش خالص 000/60
سرمایه در پایان دوره 000/160

همانطور که می بینید افزایش درآمدها به میزان 000/50 ریال باعث افزایش سرمایه در پایان دوره به همان اندازه شده است که این اثبات میکند افزایش درآمد باعث افزایش سرمایه می شود .
مثال 3: اطلاعات مثال 1 را در نظر بگیرید و فرض کنید که میزان هزینه های شرکت به جای مبلغ 000/30 ریال مبلغ 000/70 ریال باشد و بقیه اطلاعات مثال یک را بدون تغییر در نظر بگیرید .مطلوبست : محاسبه سود و زیان خالص و تهیه صورتحساب سرمایه :
زیان خالص 000/20- = 000/70- 000/50 = سود ( زیان ) خالص
در این مثال چون میزان هزینه ها 000/40 ریال افزایش یافته و به بالاتر از درآمدها رسیده ، سود خالص نیز از مبلغ 000/20 ریال در مثال یک به مبلغ 000/20 ریال زیان خالص تبدیل شده یعنی کلاً 000/40 ریال کاهش یافته است .
شرکت البرز
صورتحساب سرمایه
منتهی به تاریخ 29 اسفند xx13
سرمایه در اول دوره 000/100
کسر شود زیان خالص ( 000/20)
کسر شود .برداشت (000/10)
کاهش خالص (000/30)
سرمایه در پایان دوره 000/70

همانطور که می بینید افزایش هزینه ها به همان اندازه از طریق کاهش سودموجب کاهش سرمایه شده است بنابراین افزایش هزینه موجب کاهش سرمایه می شود .
تجزیه و تحلیل آثار معاملات وعملیات مالی برروی معادله حسابداری :
آشنایی با مفاهیم حسابها ( دارایی ، بدهی ، سرمایه ، درآمد و هزینه ) ومعادله حسابداری به ما امکان می دهد رویدادهای مالی موسسات را تجزیه و تحلیل کنیم و آثار هر کدام از رویدادهای مالی را برروی معادله حسابداری مشخص کنیم ، در مثال زیر کلیه مبادلات موسسه ماهان در طول اسفند ماه 85 ارائه شده است که هر کدام از مبادلات راتجزیه وتحلیل وآثارآن رابرروی معادله حسابداری مشخص می کنیم.
در تاریخ 1/12/85 ، آقای مهنام در اول اسفند ماه 85 تصمیم گرفت که موسسه خدمات حسابرسی ماهان را تاسیس کند برای این کار یک حساب جاری جداگانه ای به شماره 520 نزد بانک اقتصاد نوین برای موسسه افتتاح ومبلغ 000/000/20 ریال به عنوان سرمایه گذاری اولیه جهت تاسیس موسسه ماهان را به حساب مزبور واریز کرد .
5/12/85 آقای مهنام برای شروع کار یک باب ساختمان به مبلغ 000/000/10 ریال خریداری کرد و وجه آن را از طریق صدور چک شماره 200 به مبلغ 000/000/10 ریال به فروشنده ساختمان پرداخت کرد .
9/12/85 آقای مهنام با صدور چکی به مبلغ 000/200 ریال ملزومات اداری خریداری کرد .
12/12/85 آقای مهنام مبلغ 000/000/2 ریال وام از بانک تجارت دریافت کرد که باید در سال 87 آن را بازپرداخت کند .
15/12/85 آقای مهنام مقداری اثاثه شامل میز ،صندلی و کمد به مبلغ 000/800 ریال به طور نسیه خریداری کرد.
18/12/85 آقای مهنام مقدار 000/200 ریال از اثاثه ی خریداری شده را که مازاد برنیاز بود بطور نسیه به موسسه آسمان فروخت .
20/12/85 آقای مهنام مبلغ 000/300 ریال ملزومات اداری به طور نسیه خریداری کرد .
21/12/85 آقای مهنام یک دستگاه اتومبیل به مبلغ 000/500 ریال را بطور نسیه خریداری کرد .
22/12/85 آقای مهنام بدهی ایجاد شده ناشی از خرید اثاثه اداری در مورخه 15/11/85 را صدور چکی به شماره 300 پرداخت کرد .
23/12/85 آقای مهنام مبلغ 000/100 ریال از بدهکاران ( موسسه آسمان ) بابت قسمتی از طلب موسسه دریافت نموده و به حساب بانکی موسسه واریز نمود .
24/12/85 آقای مهنام برداشت مبلغ 000/000/1 ریال از وجوه نقد موسسه در حساب بانکی جهت مصارف شخصی توسط آقای مهنام
26/12/85 دریافت مبلغ 000/000/4 ریال از شرکت آینده نگر بابت خدمات حسابرسی ارائه شده به این شرکت و واریز آن به حساب بانکی موسسه .
27/12/85 ارسال صورتحسابی به مبلغ 000/200 ریال به موسسه شایان بابت خدمات حسابرسی ارائه شده به این شرکت .
28/12/85 پرداخت هزینه های آب ، برق و تلفن موسسه به مبلغ 000/000/1 ریال از طریق صدور چک
29/12/85 پرداخت مبلغ 000/500 ریال بابت هزینه سوخت اتومبیل موسسه از طریق صدور چک .
مطلوبست : رویدادهای اسفند ماه موسسه ماهان را تجزیه و تحلیل کنید و آثار هر کدام را بروی معادله حسابداری نشان دهید .

داراییها = بدهیها + سرمایه
تاثیر
وسائط نقلیه
بدهکاران
اثاثه
ملزومات
ساختمان
بانک
000/000/2+
=

وام پرداختنی
بستانکاران
سرمایه
000/000/2+
مانده

000/000/2
=

000/000/.2
تاثیر

000/000/10+
000/000/10-
=

0
مانده

000/000/10+
000/000/10-
=

000/000/20
تاثیر

000/200+
0
000/200-
=

0
مانده

000/200
000/000/10
000/9800
=

000/000/20
تاثیر

0
0
000/200+
=
000/200+

0
مانده

000/200
000/000/10
000/800/11
=
000/2000

000/000/20
تاثیر

000/800+
0
0
0
=
0
000/800+
0
مانده

000/800
000/200
000/000/10
000/800/11
=
000/000/2
000/800
000/000/20
تاثیر

000/200+
000/200-
0
0
0
=
0
0
0
مانده

000/200
000/600
000/200
000/000/10
000/800/11
=
000/000/2
000/800
000/000/20
تاثیر

0
0
000/300+
0
0
=
0
000/300+
0
مانده

000/200
000/600
000/500
000/000/10
000/800/11
=
000/000/2
000/100/1
000/000/20
تاثیر

0
0
000/300+
0
0
=
0
000/300+
0
مانده

000/200
000/600
000/500
000/000/10
000/800/11
=
000/000/2
000/100/1
000/000/20
تاثیر
000/500+
0
0
0
0
0
=
0
000/500+
0
مانده
000/500
000/200
000/600
000/500
000/000/10
000/800/11
=
000/200
000/6100
000/000/20
تاثیر
0
0
0
0
0
000/800-
=
0
000/800-
0
مانده
000/500
000/200
000/600
000/500
000/000/10
000/100/1
=
000/200
5300000
000/000/20
تاثیر
0
000/100-
0
0
0
000/100+
=
0
0
0
مانده
000/500
000/100
000/600
000/500
000/000/10
000/100/11
=
000/200
000/300/5
000/000/20
تاثیر
0
0
0
0
0
000/100-
=
0
0
000/100-
مانده
000/500
000/100
000/600
000/500
000/000/10
000/100/10
=
000/200
000/300/5
000/900/1
تاثیر
0
0
0
0
0
000/400+
=
0
0
000/400+
مانده
000/500
000/100
000/600
000/500
000/000/10
000/100/14
=
000/200
000/300/5
000/000/23
تاثیر
0
000/200+
0
0
0
0
=
0
0
000/200+
مانده
000/500
000/100/2
000/600
000/500
000/000/10
000/100/14
=
000/000/2
000/300/5
000/000/25
تاثیر
0
0
0
0
0
000/100-
=
0
0
000/100-
مانده
000/500
000/100/2
000/600
000/500
000/000/10
000/100/13
=
000/200
000/300/5
24000000
تاثیر
0
0
0
0
0
000/500-
=
0
0
000/500-
مانده
000/500
000/100/2
000/600
000/500
000/000/10
000/600/12
=
000/200
5300000
000/500/23

000/800/30
=
000/800/30

همانطور که در جدول فوق مشاهده می کنید بعد از ثبت تاثیر هر کدام از رویدادهای فوق برروی معادله حسابداری در طرف معادله در قسمت مانده با هم برابر هستند و موازنه دو طرف مانند ترازنامه همیشه برقرار است اکنون میتوان از روی آخرین مانده جدول تراز نامه موسسه ماهان را در تاریخ 29 اسفند 85 به شرح زیر تهیه کرد .

موسسه ماهان
ترازنامه
در تاریخ 29/12/85
داراییها :
بدهیها :
بانک 000/600/12
ملزومات 000/500
بدهکاران 000/100/2
اثاثه 000/600
وسائط نقلیه 000/500
ساختمان 000/000/10
جمع داراییها 000/800/30
بستانکاران 000/300/5
وام پرداختنی 000/2000
حقوق صاحبان سرمایه :

سرمایه 000/500/23
مجموع بدهیها وسرمایه 000/800/30

در فصول قبل با نحوه تجزیه و تحلیل و ثبت اثر رویدادهای مالی در معادله حسابداری و تهیه ی ترازنامه آشنا شدیم و این نکته را فهمیدیم که تمامی رویدادهای مالی برمعادله حسابداری اثر می گذارند و توازن معادله حسابداری پس از ثبت هر رویداد مالی برقرار می ماند .
موسسات همه روزه معادلات ومبادلات متعددی را انجام می دهند برای اینکه اطلاعات مربوط به این معاملات به صورت مفیدی در دست قرار گیرد ، حسابداران برای جمع آوری اطلاعات مالی مربوط به این معاملات از روش دیگری استفاده می کنند ، در این روش حسابداران ازاطلاعات مربوط به هر کدام از انواع داراییها ، بدهیها و سرمایه را در یک مدرک جداگانه به نام حساب ثبت می کنند ، برای مثال برای ثبت تمامی افزایشها و کاهشهای یک دارایی مانند اثاثه یک حساب جداگانه برای اثاثه نگهداری می کنند و تمامی تغییرات اثاثه را در این حساب ثبت می کنندو به این طریق اطلاعات مالی طبقه بندی شده مفیدتر و قابل استفاده تر می شوند .
تعریف حساب : حساب مدرکی است که اطلاعات مربوط به هر یک از انواع داراییها ، بدهیها و سرمایه یک موسسه برحسب پول در آن ثبت می شود .

حساب به شکل T
گفتیم که ثبت کردن آثار رویدادهای مالی به طور جداگانه در حسابها یک شیوه ی موثر برای جمع آوری اطلاعات مالی شرکت هاست .در اینجاست یک نوع ساده ای از حساب که اغلب در آموزش و حل مسائل حسابداری در سطوح مبتدی مورد استفاده قرار می گیرد معرفی می گردد که به آب حساب به شکل T (حساب به شکل تی ) میگویند ، این نوع حساب چون شبیه حرف T انگلیسی است به آن حساب به شکل T گفته می شود و افزایش حساب در یک سمت و کاهش آن در سمت دیگر ثبت می شود و به این صورت کگلیه افزایش های یک حساب در یک طرف حساب وکلیه کاهشهای آن در طرف دیگر حساب ثبت می شود و افزایشها و کاهشها از یکدیگر تفکیک می شود .

حساب T دارای چهار بخش است که عبارتند از :
(1) نام حساب
(2) سمت راست ( یا بدهکار )

(4) مانده بدهکار
(3) سمت چپ ( یا بستانکار )

یا مانده بستانکار
1- نام حساب
2- سمت راست که به آن سمت بدهکار می گویند.
3- سمت چپ که به آن سمت بستانکار می گویند.
4- مانده حساب ( که ممکن است بدهکار یا بستانکار باشد )

* نام حساب : نام حساب در بالای خط افقی نوشته می شود . مانند ، بانک ، صندوق ، ساختمان و…
* سمت بدهکار : به سمت راست حساب T همیشه سمت بدهکار می گویند . هنگامی که مبلغی توسط حسابدار در طرف راست حسابی ثبت می شود در اصطلاح به آن بدهکار کردن حساب گفته می شود .
* سمت بستانکار : به سمت چپ حساب T همیشه سمت بستانکار گفته می شود هنگامی که مبلغی توسط حسابدار در طرف چپ حساب T ثبت می شود در اصطلاح به آن بستانکار کردن حساب گفته می شود .
* همانطور که می بینید هر حسابی دو طرف دارد که در طرف راست طرف بدهکار و به طرف چپ طرف بستانکار گفته می شود ، به اختلاف و تفاضل بین دو طرفه حساب مانده حساب با نتیجه حساب گفته می شود .برای بدست آوردن مانده حساب ابتدا طرف بدهکار و بستانکار حساب را به طور جداگانه جمع می زنیم و از جمع بزرگتر جمع کوچکتر را کم می کنیم باقی مانده ای که بدست می آید مانده حساب است بطور مثال حساب باند ،ک را در نظر بگیرید .

بانک
000 /10
5000
5000
3000
8000
5000

23000
13000
10000

1- جمع طرف راست ( طرف بدهکار ) برابر است با 23000 ریال
2- جمع طرف چپ برابر است با 13000 ریال
3- برای بدست آوردن مانده این حساب از جمع بزرگتر ( یعنی 23000)

جمع کوچکتر ( یعنی 13000) را کم می کنیم باقی مانده ( یعنی 10000) مانده این حساب است چون جمع طرف بدهکاراین حساب بیشتر از جمع طرف بستانکار آن است این حساب مانده بدهکار دارد.
انواع طبقات حسابها :
قبل تشریح نحوه ثبت معاملات در حسابها انواع طبقات حسابها که در اصول حسابداری (1) با آنها آشنا می شوید را معرفی می کنیم قبلاً گفتیم برای هر کدام از داراییها ، بدهیها ، سرمایه ، درآمد و هزینه یک حساب جداگانه بکار می بریم . بنابراین در اینجا حسابها را به 5 طبقه به شرح زیر طبقه بندی می کنیم :
1- حسابهای طبقه داراییها ( مانند صندوق ،بانک،اثاثه،ساختمان ،ملزومات، بدهکاران)
2- حسابهای طبقه بدهیها ( مانند بستانکاران ، اسناد پرداختنی ، وام پرداختنی )
3- حسابهای طبقه سرمایه
4- حسابهای درآمد
5- حسابهای هزینه

قواعد بدهکار و بستانکار شدن حسابها و درک ماهیت حسابها :
کلید فراگیری حسابداری ، درک ماهیت و قواعد ، بدهکارو بستانکار شدن حسابهاست ، تا زمانی که دانشجو نتواند ماهیت حسابها را درک کند تجزیه و تحلیل و ثبت معاملات و رویدادهای مالی در دفاتر حسابداری برای وی بسیار مشکل خواهد بود ولی زمانی که توانست ماهیت حسابها را درک کند دیگری هیچ مشکلی در یادگیری اصول حسابداری (1) نخواهد داشت ودروس بعدی را نیز به راحتی فراخواهد گرفت .
در ماهیت حسابها ما توضیح خواهیم داد که یک حساب چه موقع افزایش می یابد وچه موقع کاهش می یابد یا به عبارت دیگر برای افزایش دادن یک حساب باید آن حساب را بدهکار کرد یا بستانکار ( یعنی مبلغ مورد نظر را در طرف بدهکار حساب ثبت کنیم یا در طرف بستانکار آن ) جدول زیر ماهیت و نحوه افزایش و کاهش هر حساب را نشان می دهد .
ماهیت حسابها :

نوع حساب
افزایش
کاهش
مانده معمولی
ماهیت حساب
دارایی
بدهکار
بستانکار
بدهکار
بدهکار
بدهی
بستانکار
بدهکار
بستانکار
بستانکار
سرمایه
بستانکار
بدهکار
بستانکار
بستانکار
درآمد
بستانکار
بدهکار
بستانکار
بستانکار
هزینه
بدهکار
بستانکار
بدهکار
بدهکار

همانطور که در جدول فوق مشاهده می شود افزایش حسابهای دارایی در طرف راست یا همان طرف بدهکار حساب ثبت می شود و حسابهای دارایی به طور معمول همیشه دارای مانده بدهکار هستند و ماهیت این حسابها بدهکار است .
نتیجه : افزایش داراییها بدهکار می شود یعنی زمانی که یکی از داراییهای ما افزایش می یابد باید حساب دارایی مورد نظر را بدهکار کنیم .
اثبات :
برخی از دانشجویان در درک این نکته که چرا حسابهای دارایی دارای ماهیت بدهکار هستند دچار مشکل می شوند واین چنین عنوان می کنند که چطورممکن است که هم داراییهای ما افزایش یابد و هم ما بدهکار بشویم ، برای اثبات اینکه داراییها ماهیت بدهکار دارند از یک مثال ساده استفاده می کنیم :
فرض کنید آقای افشار برای تاسیس یک شرکت خدماتی مبلغ 000/000/50 ریال سرمایه گذاری نقدی خود را به حساب صندوق این شرکت واریز می کند . اگر بعد از این رویداد تراز نامه این شرکت را تهیه کنیم به صورت زیر می باشد .

موسسه خدماتی
ترازنامه
در تاریخ …….
داراییها :
صندوق 000/000/50

جمع داراییها 000/000/50

بدهیها :

سرمایه :
سرمایه آقای افشار 000/000/50
مجموع بدهیهاوسرمایه000/000/50

ترازنامه فوق نشان می دهد که این شرکت صاحب 000/000/50 ریال وجه نقد ( دارایی ) شده است که در طرف راست ترازنامه ( طرف بدهکار ) ثبت شده است ، نکته اینجاست که شرکت در مقابل دریافت این دارایی به صاحب شرکت یعنی آقای افشار به همان مبلغ بدهکار می شود چون قبلاً گفته بودیم که کل داراییهای شرکت متعلق به دو گروه طلبکاران و صاحبان سرمایه شرکت می باشد ، که طرف چپ ترازنامه در واقع بدهیهای شرکت به این دو گروه را نشان می دهد بنابراین می توان نتیجه گیری کرد موقعی که شرکت صاحب یک دارایی جدید می شود که همان اندازه به تامین کننده آن دارایی بدهکار می شود و حساب آن دارایی را برای افزایش دادن بدهکار می کند . تمامی دارایی ها از این قاعده پیشروی می کنند .

نکته : افزایش یک حساب هر چه باشد ( مثلاً بدهکار باشد ) مانده معمولی و ماهیت حساب نیز همان خواهد بود ، مانند کلیه داراییها .
* چون بدهیها و سرمایه در طرف چپ ( طرف بستانکار ) ترازنامه قرار می گیرند بنابراین دارای ماهیت بستانکار هستند ،بنابراین افزایش در بدهی و سرمایه در طرف چپ یا همان طرف بستانکار ثبت می شود ، در مقابل کاهش آنها در طرف بدهکار آنها ثبت می شود .از همان مثال ساده قبلی می توان فهمید که وقتی آقای افشار مبلغ 000/000/50 ریال وجه نقد به عنوان سرمایه در اختیار شرکت قرار می دهد به همان اندازه از شرکت بستانکار می شود و این اثبات می کند که بدهیها و سرمایه هر دو دارای ماهیت بستانکار هستند .
نکته : ماهیت داراییها با ماهیت بدهیها و سرمایه رابطه معکوس دارد ، چون داراییها در طرف راست ترازنامه هستند و بدهیها در طرف چپ آن و مانند این است که در دو طرف یک دیوار قرار دارند . بنابراین برای اینکه موازنه ترازنامه همیشه برقرار باشد ، رابطه آنها معکوس است .
* در مورد درآمدها ، چون قبلاً گفتیم که افزایش درآمد از طریق افزایش سود خالص سرمایه را افزایش می دهد بنابراین ماهیت آن درست شبیه ماهیت سرمایه است چون سرمایه زمانی افزایش می یابد که بستانکار شود . بنابراین درآمد دارای ماهیت بستانکار است .
* در مورد هزینه ، قبلاً گفتیم که هزینه کاهش دهنده ی سرمایه می باشد و سرمایه زمانی کاهش می یابد که بدهکار شود ،بنابراین هزینه ها دارای ماهیت بدهکار هستند یعنی افزایش و مانده ی معمولی آنها بدهکار است .
ارتباط بین قواعد بدهکار و بستانکار شدن حسابها با معادله حسابداری و ترازنامه در زیر نشان داده می شود .
+ سرمایه
کاهش
بدهکار
افزایش
بستانکار

نحوه ی ثبت معاملات در حسابها :
سیستم حسابداری که امروزه در جهان بکار می رود سیستم ثبت دو طرفه ( دوبل ) نامیده می شود ، چون هر معامله حداقل یک حساب ، بدهکار و حسابی دیگر بستانکار می شود ، یعنی برهر دو طرف بدهکار و بستانکار حسابها تاثیر می گذارد و برای اینکه حسابها در موازنه باقی بمانند باید جمع اقلام ثبت شده در طرف بدهکار حسابها درست برابر با جمع اقلام ثبت شده در طرف بستانکار حسابها باشد اکنون با ارائه یک مثال ساده نحوه تجزیه و تحلیل و ثبت معاملات در حسابهای T را نشان می دهیم .

مثال :
1- آقای پایدار موسسه خدمات فنی صبا را تاسیس و با افتتاح حساب جاری شماره 822 نزد بانک پاسارگاد مبلغ 000/200 ریال سرمایه گذاری اولیه خود را به این حساب واریز کرده .
نکته : برای ثبت رویداد های مالی در حسابهای مربوطه باید رویداد مورد نظر را تجزیه و تحلیل کنیم و آثار آن را برروی معادله اساسی حسابداری در نظر بگیریم ، به عبارت دیگر باید تعیین کنیم که در اثر وقوع این رویداد در معادله حسابداری ،چه تغییری در دارایی ، بدهی وسرمایه رخ داده است و حسابهایی که تحت تاثیر این رویداد قرار گرفته اند را مشخص کنیم .
* اگررویداد فوق را تجزیه و تحلیل کنیم می بینیم که در اثر این رویداد یکی از داراییهای موسسه صبا یعنی وجه نقد موجود در حساب بانکی افزایش یافته است که برای نشان دادن این افزایش باید حساب بانک بدهکار کنیم چون قبلاً گفتیم که افزایش داراییها بدهکار می شود .
* از طرف دیگر در اثر این رویداد مالی حساب سرمایه که نشان دهنده حقوق و سهم صاحب سرمایه شرکت از داراییهای شرکت است افزایش یافته است که باید حساب سرمایه را بستانکار کنیم چون قبلاً گفتیم که افزایش سرمایه برعکس داراییها می باشد و بستانکار می شود .
بنابراین نحوه ثبت رویداد فوق در حسابها به شرح زیر می باشد :

همانطور که می بینید جمع ارقامی که به طرف حسابها اضافه شده برابر است با جمع ارقامی که به طرف بستانکار حسابها اضافه می شود که این باعث برقراری موازنه در دو طرف ترازنامه و معادله حسابداری می شود.
2- خرید اثاثه اداری به مبلغ 000/30 ریال از شرکت البرز به صورت نقدی از طریق صدور چک .
* در اثر وقوع این رویداد موسسه صبا صاحب یک دارایی جدید به نام اثاثه شده است بنابراین داراییهای شرکت یعنی اثاثه که افزایش می یابد و افزایش داراییها بدهکار می شود .
* از طرف دیگر در اثر این رویداد موجودی بانک شرکت که یک نوع دارایی می باشد کاهش می یابد و کاهش داراییها بستانکار می شود . بنابراین اگر این رویداد را در حسابهای مربوطه ثبت کنیم به صورت زیر خواهد بود .

نکته : همانطور که می بینید در اثر وقوع این رویداد طرف بدهکار حسابها مبلغ 000/30 ریال افزایش می یابد حال برای اینکه موازنه دو طرف معادله حسابداری برقرار بماند یا باید مبلغ 000/30 ریال به طرف بستانکار حسابها اضافه شود و یا اینکه به همان اندازه از طرف بدهکار حسابها کم شود تا جمع اقلام بدهکار برابر جمع اقلام بستانکار باشد که در این مثال از طرف بدهکار حسابها به همان اندازه ای که افزایش یافته بود کم شده است .
3- خرید یک دستگاه اتومبیل از شرکت سینا به طور نسیه به مبلغ 000/50 ریال
* در اثر این رویداد مالی شرکت صبا صاحب یک دارایی جدید به نام وسائط نقلیه شده بنابراین داراییهای شرکت افزایش می یابد و افزایش داراییها بدهکار می شود .
* از طرف دیگر چون این دارایی نسیه خریداری شده یک بدهی برعهده شرکت صبا ایجاد شده ، بنابراین بدهیهای شرکت نیز افزایش پیدا کرده است و افزایش بدهیها بستانکار می شود رویداد فوق را به شرح زیر در حسابها ثبت می کنیم .

4- مبلغ 000/10 ریال از اثاثه خریداری شده به شرکت البرز برگشت داده شد و پول آن دریافت و به حساب بانکی موسسه واریز شده .
* در اثر وقوع این رویداد مالی حساب بانک موسسه مبلغ 000/10 دریافت می کند و افزایش می یابد که افزایش داراییها بدهکار می شود.
* از طرف دیگر یکی دیگر از داراییهای موسسه یعنی اثاثه کاهش می یابد و کاهش داراییها بستانکار می شود .

5- خرید نقدی ملزومات اداری به مبلغ 000/20 ریال از طریق صدور چک .
* در اثر وقوع این رویداد داراییهای شرکت یعنی ملزومات اداری افزایش می یابد و افزایش داراییها بدهکار می شود .
* از طرف دیگر موجودی بانک موسسه کاهش می یابد و کاهش داراییها ( بانک ) بستانکار می شود .

6- فروش نسیه به مبلغ 5000 ریال از ملزومات اداری خریداری شده به شرکت تارا.
* در نتیجه ی این رویداد مطالبات موسسه صبا از شرکت تارا افزایش می یابد که مطالبات موسسه از دیگران را با حساب بدهکاران نشان می دهند که یکی از انواع داراییها می باشد بنابراین داراییهای شرکت یعنی بدهکاران افزایش یافته است و افزایش داراییها بدهکار می شود .
* از طرف دیگر در اثر وقوع این رویداد یکی دیگر از داراییهای موسسه یعنی ملزومات اداری کاهش می یابد و کاهش داراییها بستانکار می شود .

7- پرداخت 000/40 ریال از بدهیهای ایجاد شده در اثر خرید اتومبیل از شرکت سینا از طریق صدور چک .
* در نتیجه این رویداد مبلغ 000/40 ریال از بدهیهای موسسه صبا کاهش می یابد و کاهش بدهیها بدهکار می شود .
* از طرف دیگر به همان اندازه از داراییهای موسسه ( بانک ) کم می شود و کاهش داراییها بستانکار می شود .

حال تمامی حسابهای موسسه صبا را به صورت یکجا نشان می دهیم و تراز نامه موسسه را بعد از مانده گیری حسابها از روی مانده حسابها بدست می آوریم .

داراییها = بدهیها + سرمایه

موسسه فنی صبا
ترازنامه
در تاریخ …………………
داراییها :
بدهیها :
بانک 000/120
ملزومات 000/15
بدهکاران 000/5
اثاثه 000/20
وسائط نقلیه 000/50
جمع داراییها 210000
بستانکاران 000/10

حقوق صاحبان سرمایه:

سرمایه 000/200
مجموع بدهیها وسرمایه 000/210

در این فصل ابتدا به نحوه ثبت رویدادهای مالی به ترتیب مراحل حسابداری اشاره می شود و بعد هر مرحله توضیح داده خواهد شد.
مراحل حسابداری به ترتیب عبارتند از :
1- جمع آوری اطلاعات مالی
2- تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی
3- ثبت رویدادهای مالی در دفاتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل
4- تهیه تراز آزمایش اصلاح شده از روی مانده های دفتر کل
5- انجام ثبت های اصلاحی ( اصلاح و تعدیل حسابها ) در دفاتر روزنامه و کل
6- تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
7- تهیه صورتهای مالی شامل صورت سود وزیان – صورت حساب سرمایه و ترازنامه
8- بستن حسابهای موقت در دفاتر روزنامه و کل
9- تهیه تراز آزمایش اختتامی
10- بستن حسابهای دائمی در دفاتر روزنامه و کل در پایان سال و افتتاح آنها در ابتدای سال جدید

مرحله اول جمع آوری اطلاعات مالی :
اول مرحله در سلسله مراحل حسابداری مرحله جمع آوری اطلاعات می باشد ،در این مرحله اطلاعات لازم در مورد انواع معاملات و مبادلات انجام شده ، باید از روی اسناد و مدارک اولیه مربوط به معاملات و مبادلات جمع آوری گردد .بدون وجود اسناد ومدارک اولیه ( اسناد و مدارک ثبت ) ثبت رویدادهای مالی بسیار مشکل خواهد بود ،تمامی رویدادهایی که در طول سال اتفاق می افتند ، هر کدام دارای اسناد و مدارک اولیه می باشند ، به عنوان مثال فاکتور خرید در مورد خریدها – فاکتور فروش در مورد فروشها ، قبوض آب و برق و تلفن در مورد هزینه های آب و برق و تلفن ،جزو اسناد ومدارک اولیه می باشند .اگر گزارشهای مالی از روی اطلاعاتی تهیه شوند که فاقد اسناد و مدارک اولیه هستند ارزش چندانی نخواهد داشت .

مرحله دوم – تجزیه وتحلیل رویدادهای مالی :
این مرحله که با استفاده از اطلاعات جمع آوری شده در مرحله اول انجام می شود در این مرحله قبل ثبت معاملات در دفاتر مالی باید این رویدادها تجزیه و تحلیل شوند به صورتی که مشخص شود براثر این رویدادمالی چه حسابهایی افزایش و چه حسابهایی کاهش یافته تا در حسابهای مشخص شده ثبت شوند .

مرحله سوم : بعد از اینکه در مرحله دوم مشخص شد که چه حسابهایی تحت تاثیر رویداد مورد نظر قرار گرفته اند رویدادمورد نظر ابتدا در دفتر روزنامه ثبت و سپس به دفتر کل منتقل می شود که در اینجا به نحوه ثبت معاملات در دفاتر روزنامه و کل اشاره میشود .
تمامی مطالبی که در فصل های گذشته در مورد نحوه ثبت آثار معاملات در معادله حسابداری وحسابهای T گفته شد به این خاطر بود که دانشجو با مفهوم و ماهیت ونحوه تجزیه تحلیل رویدادهای مالی آشنا شود و بتواند آنها را در دفتر روزنامه ثبت کند ، اگر مطالب مزبور توسط دانشجو بخوبی درک شده باشد .دانشجو دیگر هیچ مشکلی در ثبت معاملات در دفاتر روزنامه و کل نخواهد داشت .
اولین مدرک رسمی که شرکتها باید نگهداری کنند دفتر روزنامه می باشد و طبق قوانین اداره ی دارایی کلیه شرکتها باید دارای دفتر روزنامه باشند و تمامی معاملات و مبادلات خود را در این دفتر ثبت کنند و در ابتدای سال و قبل ثبت رویدادهای سال جدید این دفتر باید توسط اداره ی دارای بررسی و پلمپ شود . حتی با وجود اینکه سیستمهای کامپیوتری بسیار پیشرفت کرده اند و شرکت ها فعالیتهای مالی خود را به راحتی با استفاده از نرم افزارهای حسابداری در کامپیوتر ثبت می کنند ولی با این وجود نگهداری دفتر روزنامه طبق قانون اجباری است .

تعریف دفتر روزنامه :
دفتر روزنامه ، دفتری است که کلیه فعالیت های مالی شرکت ، پس از تجزیه و تحلیل و به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می شود .
دلایل استفاده از دفتر روزنامه جهت ثبت رویدادهای مالی :
1- کلیه اطلاعات مربوط به یک رویداد و معامله مالی به طور یکجا همراه با شرح و توضیحات لازم و اسامی حسابهایی که در نتیجه آن معامله بدهکار یا بستانکار شده اند در این دفتر ثبت نشان داده می شود و در هر زمان می توان جهت بررسی معامله مزبور به این دفتر مراجعه نمود .
2- چون در دفتر روزنامه کلیه فعالیتهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می شود میتوان برای بررسی رویدادهای مالی هر تاریخی به راحتی به این دفتر مراجعه کرد .
3- استفاده از دفتر روزنامه در جلوگیری از وقوع اشتباهات به ما کمک می کند اشتباهاتی مانند از قلم افتادن ثبت مبلغ بدهکار یا بستانکار یک رویداد ، یا دو بار ثبت کرد مبلغ بدهکار یا بستانکار یا اشتباه در انتقال مبالغ از دفتر روزنامه به دفتر کل ، در این دفتر کمتر اتفاق می افتد و اگر اتفاق بیافتد به راحتی می توان آن را پیدا و اصلاح کرد .

شکل دفتر روزنامه ، دفتر روزنامه را می توان به شکلهای مختلف طراحی کرد که یکی از رایج ترین شکلهای آن به شرح زیر می باشد .
دفتر روزنامه شماره صفحه ……
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار

دفتر روزنامه از بخشهای زیر تشکیل شده است :
1- عنوان دفتر روزنامه که در بالای صفحه ( وسط سطر) ودر کلیه صفحات دفتر روزنامه نوشته می شود
2- شماره صفحه : در سمت چپ بالای کلیه صفحات ، شماره صفحه که به ترتیب از یک الی آخر شماره گذاری شده آورده می شود
3- ستون تاریخ : در این ستون تاریخ انجام معامله نوشته می شود برای نوشتن تاریخ در نخستین معامله که در دفتر روزنامه ثبت می شود روز ، ماه و سال انجام معامله درج می شود و در معاملات بعدی فقط نوشتن روز انجام معامله کافی است و موقع تغییر ماه ها ف ماه جدید نیز باید نوشته شود .
4- ستون شرح : در این ستون ابتدا نام حسابی که بدهکار شده برروی همان سطری که تاریخ معامله درج شده و از سمت راست این ستون نوشته می شود وسپس در سطر بعدی و با کمی فاصله از نام حسابی که بدهکار شده ، نام حساب بستانکار نوشته می شود و در سطر بعدی شرح مختصری که گویای معامله باشد نوشته می شود .
5- ستون عطف : در ستون شماره صفحه دفتر کل که این معامله به آن صفحه منتقل شده است درج می گردد ،که این کار پیگیری حسابها را بسیار راحت می کند .
6- ستون بدهکار : در این ستون درست برروی خطی که روی آن نام حساب بدهکار نوشته شده مبلغ آن درج می گردد .
7- ستون بستانکار: در این ستون درست برروی خطی که نام حساب بستانکار نوشته شده مبلغ آن درج می گردد .
* یک شرح مختصر نیز در مورد رویداد صورت گرفته در زیر خط بستانکار نوشته می شود .

مثال : ثبت معاملات در دفتر روز درست همانند ثبت معاملات در حسابهای T می باشد ، یعنی بعد از تجزیه و تحلیل رویداد مورد نظر و تشخیص حسابهایی که تحت تاثیر این رویداد قرار گرفته اند این بار به جای ثبت در حسابهای T ، نام حسابهایی که در نتیجه این رویداد بدهکار و بستانکار می شوند در ستون شرح دفتر روزنامه نوشته شده ومبالغ مربوطه نیز در ستونهای بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه درج می گردند.
برای کمک به درک نحوه ثبت معاملات در دفتر روزنامه ،عملیات مالی اسفند ماه موسسه خدمات فنی نگین را در دفتر روزنامه این شرکت ثبت می کنیم :

1 اسفند : سرمایه گذاری نقدی آقای کوشا به مبلغ 000/000/8 ریال جهت تامین موسسه نگین که این مبلغ به حساب صندوق موسسه واریز شد .
15 اسفند: خرید نقدی یک باب ساختمان به مبلغ 000/5000 ریال
10 اسفند : خرید نقدی ملزومات اداری به مبلغ 000/500 ریال
14 اسفند : خرید نسیه 000/600 ریال اثاثه اداری از فروشگاه پارس
18 اسفند : دریافت مبلغ 000/000/3 ریال حق الزحمه در مقابل خدمات ارائه شده به مشتریان .
20 اسفند: پرداخت مبلغ 000/000/1 ریال بابت حقوق اسفند ماه کارکنان موسسه
22 اسفند : برداشت مبلغ 000/400 ریال بابت مصارف شخصی توسط آقای کوشا
23 اسفند : پرداخت مبلغ 000/600 ریال بابت هزینه های آب و برق ، اسفندماه موسسه
24 اسفند: پرداخت ، نصف بدهی ایجاد شده به فروشگاه پارس در رابطه با معامله 14 اسفند ماه
25 اسفند : آقای کوشا مبلغ 000/200 ریال به عنوان سرمایه گذاری مجدد به صندوق موسسه واریز نمود .
26 اسفند : آقای کوشا مبلغ 000/200 ریال بابت درج آگهی در روزنامه همشهری به این روزنامه پرداخت نمود .
27 اسفند : آقای کوشا 000/300 ریال از ملزومات خریداری شده را به خاطر اینکه مازاد برنیاز بود به طور نسیه به موسسه فروخت .
28 اسفند : آقای کوشا مبلغ 000/300 ریال وام از بانک تجارت دریافت نمود .
29 اسفند:آقای کوشا اقدام به خرید مبلغ 000/400 ریال اثاثه اداری نمود که مبلغ 000/200 ریال آن را نقداً پرداخت کرد و برای بقیه یک برگ سفته دو ماهه صادر و تسلیم فروشنده کرد .

تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار

1

1385
اسفند
صندوق
سرمایه
سرمایه گذاری نقدی جهت تاسیس موسسه نگین
1

20
000/000/8

000/000/8

5
اسفند
ساختمان
صندوق
بابت خرید نقدی ساختمان
3

1
000/000/5

000/000/5
10
اسفند
ملزومات
صندوق
بابت خرید نقدی ملزومات اداری
0

1
000/500

000/500
14
اسفند
اثاثه
بستانکاران
بابت خرید نسیه اثاثه اداری
5

6
000/600

000/600
18
اسفند
صندوق
درآمد
دریافت از بابت درآمد حق الزحمه خدمات ارائه شده
1

21
000/000/3

000/000/3
20
اسفند
هزینه حقوق
صندوق
پرداخت بابت حقوق اسفند ماه کارکنان
22

1
000/000/1

000/000/1
22
اسفند
برداشت
صندوق
برداشت بابت مصارف شخصی
7

1
000/400

000/400
23
اسفند
هزینه آب و برق
صندوق
8

1
000/600

000/600
24
اسفند
بستانکاران
صندوق
پرداخت به بستانکاران ( فروشگاه پارس)
6

1
000/300

000/300
25
اسفند
صندوق
سرمایه
بابت سرمایه گذاری مجدد
1

20
000/000/2

000/000/2
26
اسفند
هزینه آگهی
صندوق
پرداخت بابت هزینه درج آگهی
9

1
000/200

000/200
27
اسفند
بدهکاران
ملزومات
فروش مقداری از ملزومات به طور نسیه
3

4
000/300

000/300
28
اسفند
صندوق
وام پرداختنی
دریافت وام بانکی
1

16
000/300

000/300
29
اسفند
اثاثه
صندوق
اسناد پرداختنی
بابت خرید اثاثه به طور نقد ونسیه
5
000/400

000/200
000/200

* توضیح : 1 اسفند ، در نتیجه این رویداد حساب صندوق موسسه با دریافت مبلغ 000/800 ریال افزایش می یابد و افزایش داراییها بدهکار می شود.و حساب سرمایه صاحب موسسه نیز به همان اندازه افزایش می یابد و افزایش سرمایه بستانکار می شود همانطور که در اولین ثبت دفتر روزنامه می بینید حساب صندوق بدهکار شده و حساب سرمایه بستانکار شده است .
* 5 اسفند ، در نتیجه این رویداد موسسه نگین صاحب یک دارایی جدید به نام ساختمان شده ، بنابراین داراییهای شرکت ( ساختمان )افزایش یافته است و افزایش داراییها بدهکار می شود . و از طرف دیگر چون بهای خرید ساختمان از صندوق موسسه پرداخت شده به همان اندازه صندوق موسسه کاهش یافته ، کاهش داراییها بستانکار می شود .
* 10 اسفند، در نتیجه این رویداد موسسه صاحب یک دارای جدید به نام ملزومات می شود بنابراین داراییهای موسسه ( ملزومات ) افزایش می یابد و افزایش داراییها بدهکار می شود .از طرف دیگر در نتیجه این رویداد از صندوق موسسه به همان میزان پول خارج می شود ، بنابراین داراییهای شرکت ( صندوق ) کاهش می یابد و کاهش داراییها بستانکار می شود .
* 14 اسفند ، در نتیجه این رویداد ، موسسه صاحب یک دارایی جدید بنام اثاثه می شود بنابراین داراییهای شرکت ( اثاثه ) افزایش می یابد و افزایش داراییها بدهکار می شود . از طرف دیگر چون این اثاثه نسیه خریداری شده است به همان اندازه بربدهیهای شرکت افزوده می شود و افزایش بدهیها ( بستانکاران) بستانکار می شود .
* 18 اسفند ، کلیه وجوهی که موسسه در مقابل ارائه خدمات به مشتریان دریافت می کند درآمدهای موسسه را تشکیل می دهد که این درآمدها وصول به صندوق موسسه واریز می شوند در نتیجه داراییهای شرکت ( صندوق ) افزایش می یابد وافزایش داراییها بدهکار می شود . از طرف دیگر ، قبلاً گفتیم درآمد حسابی است با ماهیت بستانکار ،وقتی موسسه درآمدی کسب می کند این حساب افزایش می یابد و افزایش درآمد بستانکار می شود .
* 20 اسفند ، قبلاً گفتیم که هزینه حسابی است با ماهیت بدهکار وقتی موسسه هزینه هایی را متحمل می شود یعنی هزینه افزایش می یابد که افزایش هزینه بدهکار می شود .از طرف دیگر در نتیجه این رویداد چون این هزینه از صندوق پرداخت می شود بنابرداراییهای موسسه یعنی صندوق کاهش می یابد و کاهش داراییها بستانکار می شود .
* 22 اسفند ، همانطور که در تهیه صورت حساب سرمایه مشاهده کردید ، برداشت کاهنده سرمایه است بنابرایناینجا میتوانستیم مستقیماً حساب سرمایه را بدهکار کنیم تا کاهش یابد ، ولی برای اینکه اطلاعات بیشتری در دسترس افراد ذینفع قرار بگیرد ، برداشت ها به طور جداگانه در یک حسابی با همان عنوان برداشت که دارایی ماهیت بدهکار است ثبت می شود ودر پایان سال موقع بستن حسابها به حساب سرمایه بسته شده و آن را کاهش می دهد در اثر این رویداد حساب برداشت افزایش یافته و افزایش برداشت بدهکار می شود .
* 23 اسفند ، توضیح این مورد همانند 20 اسفند می باشد
* 24 اسفند ، در نتیجه این رویداد چون موسسه مقداری از بدهیهای خود را پرداخت کرده ، بنابراین بدهیهای موسسه ( بستانکاران ) کاهش می یابد وکاهش بدهیها بدهکار می شود .
* 25 اسفند ، این مورد همانند سرمایه گذاری نقدی اولیه می باشد ،چون یک نوع سرمایه گذاری در موسسه می باشد .
* 26 اسفند – همانند 12 اسفند ماه می باشد چون یک نوع هزینه است
* 27 اسفند – در نتیجه این رویداد یکی از داراییهای موسسه ( یعنی بدهکاران ) افزایش یافته است این حساب مطالبات موسسه از دیگران را نشان می دهد و افزایش داراییها( بدهکاران ) بدهکار می شود .از طرف دیگر در نتیجه این رویداد یکی دیگر از داراییهای موسسه ( ملزومات ) کاهش می یابد چون فروخته شده است و کاهش داراییها ( ملزومات ) بستانکار می شود .
* 28 اسفند ، در نتیجه این رویداد موسسه وجوه نقد جدیدی بدست آورده بنابراین داراییهای شرکت یعنی صندوق افزایش یافته و افزایش داراییها بدهکار می شود . از طرف دیگر یک بدهی جدید به بدهیهای موسسه اضافه می شود بنام وام پرداختنی و افزایش بدهیها بستانکار می شود.
* 29 اسفند ، در نتیجه این رویداد موسسه ، صاحب اثاثه جدیدی شده بنابراین داراییهای موسسه ( اثاثه ) افزایش می یابد و افزایش داراییها بدهکار می شود. از طرف دیگر چون نصف مبلغ این رویداد از صندوق پرداخت شده بنابراین صندوق کاهش می یابد و کاهش داراییها بستانکار می شود در مقابل نصف دیگر یک برگ سفته به فروشنده داده شده که سفته جزء اسناد پرداختنی ( بدهیها ) می باشد و افزایش بدهیها بستانکار می شود .

انتقال معاملات از دفتر روزنامه به دفتر کل :
دفتر کل دفتر است که در آن برای تمامی حسابهای موسسه ( داراییها ، بدهیها ،سرمایه ،درآمد وهزینه ) صفحاتی اختصاص می یابد در این دفتر کار طبقه بندی حسابها صورت می گیرد به صورتی که تمامی حسابهای هم نام در یک جا ثبت می شود این کار حسابها را طبقه بندی واستفاده از آنها را جهت مقاصد تصمیم گیری آسان می کند به عنوان مثال یک حسبا برای صندوق در دفتر کل باز می شود وتمامی مبالغ مربوط به حساب صندوق در دفتر روزنامه از صفحات مختلف این دفتر به حساب مربوطه در دفتر کل منتقل و در یک جا متمرکز می شوند به صورتی که در هر لحظه مانده حساب صندوق در دفتر کل نشان دهنده موجودی وجوه نقد موسسه در صندوق می باشد در حالی که نمی توان موجودی واقعی صندوق را از دفتر روزنامه پیدا کرد، چون در این دفتر حساب صندوق در یک جا متمزکز نیست ودر صفحات مختلف درج شده است کلیه ی ثبتهای دفتر روزنامه باید به طور روزانه یا حداقل هفته ای یکبار به حسابهای مربوطه در دفتر کل منتقل شوند .
ارقامی که از دفتر روزنامه به دفتر کل و به حساب مخصوص خود ، انتقال پیدا می کند باید در مقابل آن و در قسمت ستون عطف دفتر روزنامه با گذراندن شماره صفحه دفتر کل مشخص میگردد که این رقم به حساب مخصوص خود منتقل شده است حسابداران بایستی توجه داشته باشند که هیچ گاه نباید قبل از انتقال اقلام به دفتر کل ، شماره صفحه آن را در دفتر روزنامه ثبت نمایند چون امکان از قلم افتادن آن ( عدم انتقال آن به دفتر کل) ثبت ( آرتیکل) زیاد است وهمین امر باعث عدم تطبیق دفتر روزنامه دفتر کل در زمان استخراج تراز آزمایش می شود .
نکته : هیچ قلمی به دفتر کل منتقل نمی شود مگر اینکه ابتدا در دفتر روزنامه ثبت شده باشد وهر قلمی که در دفتر روزنامه ثبت می شود حتماً باید به دفتر کل منتقل شود.
شکل دفتر کل : رایج ترین شکل دفتر کل به صورت زیر می باشد :

نام حساب ……………….. صفحه ……
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده

بخشهای تشکیل دهنده دفتر کل به شرح ذیل می باشد :
1- نام حساب : در این قسمت نام حساب نوشته میشود ، مانند حساب اثاثه
2- صفحه : در این قسمت شماره که به ترتیب از یک الی آخر شماره گذاری می گردد
3- ستون تاریخ : در این ستون تاریخ ثبت شده در دفتر روزنامه که معمولاً همان تاریخ وقوع معامله است ثبت می گردد .
4- ستون شرح : در این قسمت برای راحتی کار جمله به شرح دفتر روزنامه نوشته می شود .
5- ستون عطف : در این ستون شماره صفحه دفتر روزنامه که معامله مربوط در آن صفحه ثبت شده درج می گردد.
6- ستون بدهکار : در این ستون مبلغ بدهکار مندرج در ستون بدهکار دفتر روزنامه در ستون بدهکار حساب مربوطه درج می گردد .
7- ستون بستانکار : در این ستون مبلغ بستانکار مندرج در ستون بستانکار دفتر روزنامه در ستون بستانکار حساب مربوطه درج می گردد .
8- ستون مانده : در این ستون مانده حساب مربوطه نوشته می شود .
9- ستون تشخیص : برای مشخص کردن نوع مانده حساب بکار می رود اگر مانده حساب بدهکار باشد کلمه بد و اگر مانده حساب بستانکار باشد کلمه بس در این ستون نوشته می شود .
مثال :
دفتر روزنامه موسسه فنی نگین را در نظر بگیرید ، که این ثبتها را از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل می کنیم .

نحوه انتقال از دفتر روزنامه به دفتر کل :
برای این کار ابتدا برای هر کدام از داراییها، بدهیها ، سرمایه ، درآمد و هزینه ها یک حساب در دفتر کل باز می کنیم ، بعد از اولین ثبت دفتر روزنامه شروع می کنیم به انتقال به دفتر کل ، چنانچه یک حساب در دفتر روزنامه بدهکار شده باشد باید به ستون بدهکار حساب مربوطه در دفتر کل منتقل شود و چنانچه حسابی در دفتر روزنامه بستانکار شده باشد مبلغ بستانکار به ستون بستانکار حساب مربوطه در دفتر کل منتقل می گردد .
به طور مثال به اولین ثبت دفتر روزنامه موسسه نگین توجه کنید ، در این ثبت حساب صندوق مبلغ 000/000/8 ریال بدهکار شده که این مبلغ به ستون بدهکار حساب صندوق در دفتر کل منتقل می شود و حساب سرمایه به مبلغ 000/800 ریال بستانکار شده که به ستون بستانکار حساب مربوطه در دفتر کل منتقل می شود بعد از اینکه این ثبت به دفتر کل منتقل شده شماره صفحه دفتر کل در ستون عطف دفتر روزنامه درج می گردد بعد نوبت به انتقال ثبت دوم و سوم و الی آخر می رسد .
دفتر کل موسسه فنی نگین :
حساب صندوق
حساب صندوق صفحه1
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
1
اسفند 85
بابت سرمایه گذاری نقدی
1
000/000/8

بد
000/000/8
5
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
1

000/500
بد
000/300
10
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
1

000/500
بد
000/500/2
18
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
1
000/000/3

بد
000/500/5
20
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
1

000/000/1
بد
000/500/4
22
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
1

000/400
بد
000/100/4
23
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
1

000/600
بد
000/500/3
24
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
2

000/300
بد
000/200/3
25
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
2
000/000/2

بد
000/200/5
26
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
2

000/200
بد
000/5000
28
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
2

29
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
2

حساب ساختمان
حساب ساختمان صفحه3
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
5
اسفند
شرح دفتر روزنامه

000/500

000/500

حساب ملزومات
حساب ملزومات صفحه4
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
10
اسفند
شرح دفتر روزنامه

1

000/500

بد
000/500

27
اسفند
شرح دفتر روزنامه
2

000/300

000/200

حساب سرمایه
حساب سرمایه صفحه 20
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
1
اسفند 85
بابت سرمایه گذاری نقدی اولیه
1

000/800
بس
000/800
25
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
2

000/200
بس
000/000/10
حساب درآمد
حساب درآمد صفحه 21
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
18
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه

000/000/3
بس
000/000/3

حساب هزینه حقوق
حساب هزینه حقوق صفحه 22
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
20
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه

000/000/1

بد
000/000/1

حساب هزینه آب وبرق
حساب هزینه آب و برق صفحه 8
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
23
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه

1
000/600

بد
000/600

حساب هزینه آگهی
حساب هزینه آگهی صفحه 2
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
26
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه

2
000/200

بد
000/200
حساب بدهکاران
حساب بدهکاران صفحه 10
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
27
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
2
000/300

بد
000/300

حساب اثاثه
حساب اثاثه صفحه 5
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
14
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
1
000/600

بد
000/600
29
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
2
000/400

بد
000/100

حساب بستانکاران
حساب بستانکاران صفحه 6
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
14
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
1

000/600
بس
000/600
24
اسفند85
شرح دفتر روزنامه
2
000/300

بس
000/300

حساب برداشت
حساب برداشت صفحه 7
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
22
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه
1
000/400

بد
000/400

حساب وام پرداختنی
حساب وام پرداختنی صفحه 16
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
28
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه

000/300
بس
000/300

حساب اسناد پرداختنی
حساب اسناد پرداختنی صفحه 17
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
29
اسفند 85
شرح دفتر روزنامه

2

000/200
بس
000/200

نکته : از این به بعد به جای اینکه دفتـــر کل را به
صورت بالا و ستون بندی شده نشان دهیـــم آن را
به صورت حساب T نشان خواهیم داد، به طور مثال
اگر حساب صندوق را در دفتر کل به صـــورت T
نشان دهیم به صورت زیر خواهد بود در این حالـت
هر کجا که حساب صندوق در دفتر روزنامه بدهکار
شده ، رقم مربوطه به طرف بدهـــکار حســاب T
مربوطه انتقال می یابد و هر کجا که حساب صندوق
بستانکار شده به طرف بستانکار حســاب Tمربوطه
انتقال داده می شود و در پایان حســاب مـــربوطه
مانده گیری می شود .

مرحله چهارم از سلسله مراحل حسابداری :
همانطور که در صفحه82 گفته شده مرحله چهارم در سلسله مراحل حسابداری تهیه که از آزمایش از روی مانده های دفتر می باشد .
تراز آزمایش جدولی است شامل فهرستی از عنوان و مانده حسابهای دفتر کل که معمولاً در پایان هر ماه تهیه می شود و حسابداران را از تساوی و موازنه اقلام نقل شده به دفتر کل و مانده گیری صحیح حسابها مطمئن می سازد تراز آزمایش جیز و مدارک رسمی حسابداری نیست و برای اینکه اشتباهات صورت گرفته را به سادگی تصحیح کرد ، می توان آن را بامداد نوشت تراز آزمایشی را می توان به اشکال مختلف تهیه وستون بندی کرد که متداول ترین تراز آزمایشی به قرار زیر است .

ملزومات
000/500
000/300
000/500
000/300
000/200

هزینه حقوق
000/000/1

000/000/1

درآمد

000/300

000/300

تراز آزمایشی دوستونی :
منظور از تراز آزمایشی دوستونی ، یعنی اینکه این تراز آزمایشی دارای دو ستون برای مبلغ می باشد ( مانده بدهکار ، مانده بستانکار ) که شکل آن به صورت زیر می باشد که در آن فقط مانده حسابها نوشته می شود .
موسسه ………………………
تراز آزمایشی
29 اسفند xx 13
عنوان حساب
مانده بدهکار
مانده بستانکار

در تراز آزمایشی مانده های بدهکار در یک ستون و مانده های بستانکار در ستون دیگر درج میگردد و در جمع دو ستون بدهکار و بستانکار حتماً باید با هم برابر باشند .
تهیه تراز آزمایشی موسسه فنی نگین از روی مانده های دفتر کل این موسسه .
موسسه فنی نگین
تراز آزمایشی
29 اسفند xx 13
عنوان حساب
مانده بدهکار
مانده بستانکار
صندوق
ملزومات
بدهکاران
اثاثه
ساختمان
بستانکاران
وام پرداختنی
اسناد پرداختنی
سرمایه
برداشت
درآمد
هزینه حقوق
هزینه آب و برق
هزینه آگهی
000/800/7

000/200

000/300

000/100

000/500

000/300

000/300

000/200

000/000/10

000/400

000/300

000/100

000/600

000/200

جمع
000/500/16
000/500/16

تراز آزمایشی چهار ستونی :
منظور از تراز آزمایشی چهار ستونی ، این است که در این تراز آزمایشی چهار ستون ، برای مبلغ وجود دارد ، یعنی علاوه بردو ستون مانده بدهکار و مانده بستانکار دارای دو ستون بدهکار و بستانکار می باشد که به آنها گردش حساب گفته می شود در این دو ستون ، جمع طرف بدهکار و طرف بستانکار یک حساب نوشته می شود و از تفاضل آنها مانده حساب بدست آمده و در ستون مانده درج می گردد.
تهیه تراز آزمایشی چهار ستونی برای موسسه فنی نگین ، از روی حسابهای دفتر کل این موسسه .
موسسه فنی نگین
تراز آزمایشی
در تاریخ29 اسفند xx 13
عنوان حساب
گردش حساب
مانده حساب

بدهکار
بستانکار
بدهکار
بستانکار
صندوق
ملزومات
بدهکاران
اثاثه
ساختمان
بستانکاران
وام پرداختنی
اسناد پرداختنی
سرمایه
برداشت
درآمد
هزینه حقوق
هزینه آب و برق
هزینه آگهی
جمع
000/600/1
000/200/8
000/800/7

000/500
000/300
000/200

000/300

000/300

000/100

000/100

000/500

000/500

000/300
000/600

000/300

000/200

000/200

000/300

000/300

000/000/10

000/000/10

000/400

000/400

000/300

000/300

000/000/1

000/000/1

000/600

000/600

000/200

000/200

000/300/25
000/300/25
000/500/16
000/500/16

تهیه صورتهای مالی از روی تراز آزمایشی :
یکی از مزایای تهیه تراز آزمایشی این است که کار تهیه صورتهای مالی را آسان می کند چون تمامی حسابها ، همراه با مانده های مربوطه در داخل آن یکجا گردآمده است. فرض کنید که حسابهای موسسه نگین نیازی به اصلاحات ندارد بنابراین با استفاده از مانده حسابها در تراز آزمایش چهار ستون صورتهای مالی این موسسه را تهیه می کنیم.

همانطور که در فصل اول گفته شد ، ثبت رویدادهای مالی در حسابها با فرض تعهدی انجام می شود به همین خاطر در پایان دوره ی مالی برای اینکه فرض تطابق هزینه های یک دوره از درآمد های همان دوره و فرض دوره ی مالی رعایت گردد و باید مانده برخی از حسابها را اصلاح کرد چون برخی از رویدادهای که در یک دوره ی مالی انجام می شوند بردوره های مالی دیگر نیز اثر دارند به همین خاطر در پایان دوره ی مالی برای اینکه حسابها به مانده واقعی خود برسند و آثار آنها بردوره های دیگر نیز لحاظ شود مانده چنین حسابهایی باید اطلاح گردد برخی از حسابهایی که نیاز به اصلاح دارند عبارتند از :
1- حساب پیش پرداخت هزینه ها
2- حساب پیش دریافت درآمدها
3- اصلاح حساب ملزومات
4- هزینه های ثبت نشده
5- درآمدهای ثبت نشده
6- ثبت هزینه مطالبات مشکوک الوصول
7- ثبت هزینه استهلاک داراییهای ثابت
که در اینجا نحوه حسابداری و اصلاح حسابهای فوق به ترتیب توضیح داده می شود:

1- نحوه حسابداری پیش پرداختها واصلاح آن در پایان دوره ی مالی
منظور از پیش پرداخت وجوهی است که موسسه پرداخت می کند تا در مقابل آن در آینده کالاها یا خدماتی را از موسسات دیگر دریافت کند بنابراین در تاریخی که پیش پرداخت انجام می شود هیچ کالا یا خدماتی توسط پرداخت کننده دریافت نشده است .
مثلاً شما مبلغ 000/200 ریال به یک فروشگاه پرداخت می کنید تا در آینده .( مثلاً دو ماه دیگر )یک نوع سرخ کن مخصوص ، برای شما از تهران خریداری کنند ، در اینجا شما قبل از دریافت کالای مورد نظر پول آن را از پیش پرداخت کرده اید ، پیش پرداخت یکی از داراییها محسوب می شود و در سمت راست ترازنامه در قسمت داراییها نوشته می شود چون مهمترین ویژگی داراییها یعنی داشتن منافع آتی را دارد به عنوان مثال 000/200 ریالی که شما پرداخت کرده اید دارای منافع آتی است و منافع آتی آن همان سرخ کنی است که شما در آینده دریافت خواهید کرد مثال دیگربرای پیش پرداخت پیش پرداخت اجاره یا پیش پرداخت بیمه می باشد ، مثلاً شما یک ساختمان را اجاره می کنید و کل اجاره یکساله آن را بطور یکجا در تاریخ عقد قرارداد اجاره پرداخت می کنید در اینجا چون شما فعلاً هیچ گونه خدماتی دریافت نکرده اید ( از ساختمان استفاده نکرده اید ) از پول پیش پرداخت محسوب می شود یا در مورد پیش پرداخت بیمه ، شما با مراجعه به یک شرکت بیمه اتومبیل را برای مدت یکسال بیمه می کنید حق بیمه ای که در تاریخ شروع قرارداد بیمه پرداخت می کنید پیش پرداخت بیمه ( دارایی ) محسوب می شود ، چون فعلاً از خدمات بیمه استفاده نشده است ، منافع آتی پیش پرداخت بیمه منافعی است که شما در صورت تصادف کردن می توانید از شرکت بیمه دریافت کنید .
پیش پرداختها نوعی دارایی می باشند ، با انجام شدن کار مورد نظر در قرار داد یعنی دریافت کالاها یا خدمات مورد نظر وسپری شدن مدت قرارداد منافع آتی خود را از دست می دهند و تبدیل به هزینه می شوند .

مثال :
فرض کنید که شرکت حمل ونقل ایمن بار میانه در تاریخ 30/8/85 با عقد قرارداد اجاره یکساله یک انبار کالا اجاره می کند و کل اجاره یکساله قرارداد به مبلغ 000/400/2 ریال در همان تاریخ عقد قرارداد و به طور یکجا به اجاره دهنده پرداخت می شود .
حل :طبق فرض تعهدی گفته شد که تمامی رویدادها باید به محض وقوع در دفاتر شوند ، در این مثال در تاریخ عقد قرارداد چون هنوز از خدمات این انبار استفاده نشده است ، بنابراین وجوه پرداخت شده یک نوع پیش پرداخت می باشد و ثبت آن در این تاریخ به شرح زیر است

پیش پرداخت اجاره با 000/400/3
صندوق 000/400/2
بابت اجاره یکساله انبار

بعد از اینکه به آخر سال 85 رسیدیم و می خواهیم صورتهای مالی را تهیه کنیم برای اینکه فرض مقابله هزینه های یکدوره از درآمد های همان دوره و فرض دوره مالی رعایت گردد باید حساب پیش پرداخت اجاره اصلاح شود ، چون 4 ماه از مدت این قرارداد سپری شده و به همان اندازه از منافع آتی این دارایی کاسته شده و به هزینه تبدیل شده است .

همانطور که نمودار فوق نشان می دهد 4 ماه از مدت قرارداد سپری شده ، قبلاً گفته بودیم که پیش پرداختها با

سپری شدن مدت قرارداد به هزینه تبدیل میشوند .

اجاره یک ماه 000/200 =

هزینه تحقق یافته از حمل پیش پرداخت 000/800= 4*000/200

همان طور که می بینید با انجام ثبت فوق هم هزینه ما اصلاح می شوند و به مانده واقعی خود می رسند و هم پیش پرداخت اجاره اصلاح شد و به مانده واقعی خود می رسند اگر ثبت فوق انجام نمی شد هزینه ها 000/800 ریال کمتر از مقدار واقعی نشان داده می شوند و داراییها 000/800 ریال بیشتر از مقدار واقعی نشان داده می شدند ، ولی اگر حساب T پیش پرداخت اجاره نگاه کنید

این حساب اصلاح می شود و به مانده واقعی خود یعنی 000/600/1 ریال می رسد ( به اندازه ای که دارای منافع آتی است یعنی 8 ماه ) .

2- اصلاح حساب پیش دریافت درآمد :
پیش دریافتها برعکس پیش پرداختها وجوهی هستند که ماقبل از انجام کار مورد نظر یا قبل از تحویل کالاهای مورد نظر از دیگران دریافت می کنیم و در مقابل دریافت این وجوه باید در آینده کالاها یا خدماتی را برای دیگران ارائه دهیم بنابراین پیش دریافتها یک نوعی بدهی محسوب می شوند ودر قسمت سمت چپ ترازنامه در قسمت بدهیها نوشته می شوتد برای تسویه این بدهیها ، باید کالاها یا خدمات مورد نظر را برای مشتریان تحویل یا ارائه کنیم پیش دریافت درآمد زمانی به درآمد تبدیل می شود که کار مورد نظر انجام شود یعنی کالاها یا خدمات مورد نظر تحویل مشتریان گردد .
مثال : فرض کنید آقای امیدی صاحب تعمیر گاه اطمینان ، در تاریخ 2/10/85 مبلغ 000/500 ریال از یکی از مشتریان تعمیرگاه دریافت می کند تا 5دستگاه از اتومبیلهای ایشان را تعمیر کند چون در تاریخ دریافت هنوز کار مورد نظر توسط آقای امیدی انجام نشده است ، بنابراین این مبلغ ، پیش دریافت محسوب می شود و به صورت زیر در دفتر روزنامه ثبت می شود .

فرض کنید تا پایان سال 85 سه دستگاه از اتومبیل ها توسط آقای امیدی تعمیر شده باشد ، بنابراین به اندازه کاری که انجام شده ، پیش دریافت درامد ، تبدیل به درآمد شده است و این درآمد باید شناسایی وثبت شود ، بنابراین ثبت اصلاح حساب پیش دریافت درآمد در اخر سال 85 بشرح زیر می باشد .

پیش دریافت به ازای هر اتومبیل 000/100=

درآمد تحقق یافته از محل پیش دریافت 000/300= 3*000/100

با انجام این ثبت، حساب بدهیها ( پیش دریافت درآمد ) اصلاح و به مانده واقعی خود در پایان سال می رسد و از طرف دیگر درآمدهای تحقق یافته سال 85 نیز شناسایی و به مانده واقعی خود در پایان سال می رسند ، در صورت عدم ثبت بالا ، درآمد ها به میزان 000/300 ریال کمتر از مقدار واقعی و بدهیها به همان میزان بیشتر از میزان واقعی نشان داده می شوند .

اصلاح حساب ملزومات :
ملزومات لوازمی هستند که به طور روزمره مورد استفاده قرار می گیرند و از نظر مبلغی ارزش کمتری در مقایسه با سایر داراییها دارند ، مثلاً لوازم التحریر مانند گچ ، پاک ، مدادتراش ، مداد در مدرسه یک نوع ملزومات به حساب می آید ملزومات در تاریخ خود در یک حساب دارایی یعنی حساب ملزومات ثبت می شوند ،چون دارایی منافع آتی هستند و دارایی محسوب می شون ملزومات با مصرف شدن تبدیل به هزینه می شوند بنابراین در پایان سال باید ملزومات شمارش شوند ، تا مشخص شود که چه مقدار از ملزومات مصرف شده و برابر با مقدار مصرف شده به حساب هزینه ملزومات برده می شود .
مثال : فرض کنید شرکت پیشکار در تاریخ 5/9/85 مقدار 000/500/3 ریال ملزومات خریداری می کند که در تاریخ خرید ثبت آن به شرح زیر می باشد .

حالا فرض کنید ، پایان سال است و طبق شمارش عینی ملزومات مشخص می شود که موجودی ملزومات در پایان سال معادل 000/200 ریال است بنابراین نتیجه گرفته می شود که بقیه ملزومات به مصرف رسیده اند یعنی
ملزومات مصرف شده 000/500/1 = 000/200 – 000/500/3

بنابراین باید آن مقدرا از ملزومات که مصرف شده به حساب هزینه ملزومات برده شود که ثبت آن به صورت زیر است .

ملزومات مصرف نشده یعنی 000/200 ریال هنوز جزء داراییها محسوب می شود بنابراین در حساب ملزومات باقی می ماند اگر حساب T ملزومات را نگاه کنیم می بینیم که مانده آن برابر با مبلغ 000/200 است .

با انجام این ثبت اصلاحی در پایان سال ، حساب ملزومات اصلاح شده و به مانده واقعی که در پایان سال موجود است ( یعنی 000/2000) ریال می رسد و از طرف دیگر هزینه ملزومات نیز شناسایی وحساب هزینه ها نیز اصلاح و به مانده واقعی می رسند .

4-هزینه های ثبت نشده :
هزینه های ثبت نشده ، هزینه هایی هستند که طی دوره ی مالی به وقوع پیوسته اند اما هنوز در حسابهای ثبت نشده اند بنابراین برای اینکه اصل تطابق هزینه های یکدوره از درآمد های همان دوره به طور دقیق رعایت گردد ، لازم است اینگونه هزینه ها در پایان دوره ی مالی محاسبه و در حسابها ثبت گردند.
مثال : فرض کنید که در تعمیرگاه اطمینان دستمزد اسفند ماه کارگران به مبلغ 000/600 ریال تا آخر اسفند ماه پرداخت نشده و در حسابها نیز منظور نشده است . این هزینه ای است که اتفاق افتاده ولی در حسابها ثبت نشده و با انجام اصلاحی زیر در حسابها منعکس می شود .

با انجام ثبت اصلاحی بالا حساب هزینه ها و بدهیها ( دستمزد پرداختنی ) معادل مبلغ فوق افزایش می یابند و مانده آنها اصلاح می شود .
اگر این انجام نمی شد ، حساب هزینه ها معادل مبلغ فوق کمتر از واقع نشان داده می شد ومنجر به بیشتر از واقع نشان دادنن سود خالص معادل همان مبلغ می شد از طرف دیگر ، عدم ثبت اطلاحی فوق باعث می شد که بدهیها نیز ( دستمزد پرداختنی ) معادل مبلغ فوق کمتر نشان داده شود .

5- درآمدهای ثبت نشده :
این گونه درامدها ، درامدهایی هستند که در طول دوره ی مالی تحقق یافته اند ولی تاکنون در حسابها ثبت نشده اند بنابراین چون این درآمدها مربوط به دوره ی جاری هستند باید با انجام ثبتهای اصلاحی مناسب در حسابها ثبت شوند تا حسابهای مربوطه به مانده واقعی خود در پایان سال برسند و از انتقال درآمدهای مربوط به سال جاری به سال آینده جلوگیر شود .
مثال :
فرش کنید آقای امیدی در تاریخ 28 اسفند 85 ، اتومبیل یکی از مشتریان را تعمیر کرد . ولی حق الزحمه آن را که مبلغ 000/300 ریال می باشد هنوز دریافت نکرده است .
چون این درآمدی است که تحقق یافته ولی وصول نشده ، برای اینکه کلیه درآمدهای سال 85 شناسایی شوند و اصل تطابق رعایت گردد باید در حسابهای سال 85 ثبت گردد که ثبت آن به شرح زیرخواهد بود .

با انجام این ثبت حساب درآمد معادل مبلغ فوق افزایش می یابد و درآمدهای ثبت نشده شناسایی و ثبت می شود و این مبلغ جزء مطالبات تعمیرگاه ازمشتریان می باشد که در حساب بدهکاران ثبت می شود و باعث می شود که داراییها نیز معادل مبلغ فوق افزایش یابند .
اگر این ثبت انجام نمی شد درآمدها و داراییها ، معادل مبلغ فوق کمتر از واقع گزارش می گردید .

6- ثبت هزینه مطالبات مشکوک الوصول :
هدف از انجام ثبت های اصلاحی این است که مانده حسابها اصلاح و واقعی شوند و به نحوی که صورتهای مالی وضعیت مالی پایان دوره را به نحوه مطلوبی نشان دهند یکی از حسابهایی که باید مانده آن در پایان سال اصلاح شود حساب بدهکاران می باشد مجموعه ی مطالبات موسسه از دیگران که بابت آنها سفته یا برات دریافت نشده باشد ، بدهکاران گفته می شود که همان افراد وموسسات بدهکار به موسسه می باشند چون افراد و موسسات در مسیر خطرات مختلف مانند ورشکستگی ، فوت و… قرار دارند لذا احتمال از بین رفتن و وصول نشدن مطالبات وجود دارد ، لذا شایسته است همه ساله در پایان سال مانده حساب بدهکاران تحت بررسی قرار گیرد و میزان مطالبات غیر قابل وصول ( یا مشکوک الوصول ) برآورد گردد و ذخیره کافی جهت جبران این مطالبات مشکوک الوصول در حسابها منظور گردد تا در صورت از بین رفتن بخشی از مطالبات در سال بعد ، هزینه آن از محل ذخیره پیش بینی شده جبران گردد و بنابراصل وضع هزینه یک دوره از درآمد همان دوره آثار هزینه به وجود آمده که مربوط به سال قبل است به همان سال برگردد .برای براورد و محاسبه میزان مطالبات مشکوک الوصول در پایان دوره روشهای مختلفی وجود دارد که در اینجا به روش درصدی از بدهکاران اشاره می شود در این روش با توجه به تجربیات سالهای گذشته و میزان مطالبات گرفته شده در سالهای قبل ، شرکت درصدی از بدهکاران به عنوان مطالبات مشکوک الوصول در نظر می گیرد و ذخیره لازم را در حسابها منظور می کند .
مثال : فرض کنید که مانده حساب بدهکاران در پایان سال 85 در دفاتر شرکت درخشان برابر با مبلغ 000/500/9 ریال می باشد ، براساس تجربیات گذشته این شرکت در پایان هر سال 5% بدهکاران را به عنوان مطالبات مشکوک الوصول در نظر می گیرد ثبت اصلاحی لازم را در دفتر روزنامه انجام دهید .

حساب هزینه مطالبات مشکوک الوصول ، مانند بقیه هزینه ها در صورت حساب سود و زیان منعکس می شود و یک حساب موقت بوده و در پایان سال بسته می شود . حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول یکی از حسابهای دائمی محسوب می شود و در تراز نامه منعکس شده و از دارائی مربوطه کسر می شود زیرا حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول یک حساب کاهنده داراییها می باشد و به آن حساب دارایی کاه نیز گفته می شود .
در دوره ی مالی بعد ، هرگاه قسمتی از مطالبات مربوط به دوره مالی جاری لاوصول وسوخت شده معادل مبلغ سوخت شده از حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول جبران می گردد وثبت زیر در حسابها صورت می گیرد .

همانطور که می بینید حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول به اندازه ی مطالبات سوخته شده بدهکار شده و کم می شود و حساب بدهکاران به اندازه مطالبات سوخته شده بستانکار شده و کاهش می یابد .
نکته :حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول دارای ماهیت و مانده بستانکار بوده و افزایش آن نیز بستانکار می باشد .
7- ثبت هزینه استهلاک داراییهای ثابت :
چون داراییهای ثابت موسسه مانند ، اثاثه و تجهیزات ، ساختمان ها ، ماشین آلات و غیره …به مرور زمان و استفاده از آنها در فرآیند عملیات واحد تجاری ،کهنه شده و از ارزش آنها کاسته می شود و از طرف دیگر موسسه با استفاده از این داراییها کسب درآمد می کند واینها در تولید درآمد نقش مهمی دارند بنابراین باید هزینه استفاده از این داراییها شناسایی و ثبت شود و در جهت اجرای دقیق اصل مقابله هزینه های یک دوره از درامدهای همان دوره در مقابل درامدهای همان دوره قرار بگیرند تا بدینوسیله سود موسسه به نحو دقیق تری محاسبه گردد که هزینه استفاده از این داراییها ، از طریق فرآیند استهلاک شناسایی و ثبت می شود .

استهلاک را می توان به صورت زیر تعریف کرد :
استهلاک عبارتست از ، سرشکن کردن و تخصیص دادن بهای تمام شده داراییهای ثابت بعد از کسر ارزش اسقاط آنها بردوره های استفاده از آن داراییها .
آن مقدار از بهای تمام شده دارایی ثابت که در نتیجه استفاده از آنها در عملیات موسسه کاهش ارزش پیدا کرده و منافع آتی آن کاهش پیدا کرده محاسبه شده و به حساب هزینه های دوره تحت عنوان هزینه استهلاک بدهکار و به حساب استهلاک انباشته دارایی مربوطه بستانکار می شود بنابراین ثبت هزینه استهلاک به صورت زیر می باشد .

شرکتها برای تمامی داراییهای ثابت ( اموال ، ماشین آلات و تجهیزات ) خود به جززمین هزینه استهلاک محاسبه می کنند . داراییهای ثابت داراییهای هستند که دارای موجودیت عینی بوده ( به چشم دیده می شوند ) و برای فروش مجدد و کسب سود خریداری نشده اند بلکه جهت استفاده مستمر در عملیات واحد تجاری خریداری شده اند ودارای عمر مفید بیشتر از یکسال می باشند مانند ساختمان ، ماشین آلات ، زمین ، اثاثه و تجهیزات .
نکته : چون زمین با گذشت زمان و استفاده از آن کهنه نمی شود لذا نیازی به محاسبه استهلاک ندارد .
برای محاسبه هزینه استهلاک ،روشهای مختلفی وجود دارد که در اینجا به یکی از آنها اشاره میشود .
* روش خط مستقیم برای محاسبه هزینه استهلاک :
در این روش همه ساله مبلغی مساوی از بهای تمام شده دارایی ثابت در طول عمر مفید دارایی به عنوان هزینه استهلاک در نظر گرفته می شود . به عبارت دیگر روش خط مستقیم مبتنی براین فرض است که دارایی قابل استهلاک با نرخ ثابتی طی عمر مفید مستهلک می شود ، اسهلاک در روش خط مستقیم تابعی از گذشت زمان است و ارتباطی با کارکرد یا میزان استفاده از دارایی ندارد که به خاطر سهولت بکارگیری ، کاربرد زیادی در عمل دارد که فرمول آن به شرح زیر است :

مثال :فرض کنید در تاریخ اول فروردین 85 شرکت تندر ، ساختمانی را به بهای تمام شده 000/000/20 ریال خریداری کرد . این ساختمان دارای عمر مفید 20 سال بوده و ارزش اسقاط آن نیز صفر می باشد . هزینه استهلاک این ساختمان را برای سال 85 محاسبه و ثبت کنید .

هزینه استهلاک سالانه ساختمان برابر است با:
0-000/000/20
000/000/1 = = هزینه استهلاک ساختمان
20

ثبت بالا به مدت 20 بار یعنی هر ساله در طول عمر مفید دارایی تکرار خواهد شد .
حساب هزینه استهلاک مانند هزینه مطالبات مشکوک الوصول و بقیه هزینه ها ،در صورت حساب سود وزیان منعکس شده و جزو حسابهای موقت محسوب می شود و در پایان سال بسته خواهد شد ،ولی حساب استهلاک انباشته مانند حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول یک حساب دائمی بوده و مانده آن به سال بعد منتقل می شود این حساب نیز یک حساب دارایی کاه ( دارایی منفی ) بوده و در تراز نامه از دارایی مربوطه کسر می شود اگر از یک دارایی استهلاک انباشته آن را کسر کنیم به باقیمانده ارزش دفتری دارایی گفته می شود.

نحوه انعکاس ساختمان در ترازنامه پایان سال 85 شرکت تندر به شرح زیر می باشد :

همانطور که می بینید حساب استهلاک انباشته دارای اثر منفی بوده و در ترازنامه از دارایی مربوطه کسر می گردد . این حساب دارای ماهیت بستانکار بوده و مانده و افزایش آن بستانکار می شود .
مثالی برای مرور فصل و ارزیابی آموخته ها :
فرض کنید آقای پارسا در تاریخ اول دی ماه 85 اقدام به تاسیس تعمیرگاه اتومبیل پرشیا نموده به همین منظور ایشان مبلغ 000/000/30 ریال به عنوان سرمایه گذاری اولیه به حساب بانکی تعمیرگاه واریز نمود .
در مثال زیر ، چنین فرض شده است که عملیات مربوط به یک تعمیرگاه نسبتاً بزرگ اتومبیل است که در اول اسفند ماه 85 تاسیس و آغاز به کار کرده است .توجه کنید که اولاً موسسه مالک انفرادی دارد و ثانیاً نوع عملیات موسسه خدماتی می باشد معاملات و رویدادهای مالی تعمیرگاه اتومبیل پرشیا در اسفند ماه به شرح زیر است .
1 اسفند – سپردن مبلغ 000/000/30 ریال به بانک به عنوان سرمایه گذاری نقدی اولیه
اسفند – عقد قرارداد یک ساله اجاره ساختمانی جهت شروع به کار تعمیرگاه که کل اجاره یکساله ساختمان به مبلغ 000/400/2 ریال به طور یکجا با صدور چک پرداخت شد .
3 اسفند – خرید یکدستگاه وانت به مبلغ 000/000/4 ریال بوسیله صدورچک عمر مفید این وانت ده سال و ارزش اسقاط آن 000/200 ریال می باشد .
4 اسفند – آقای پارسا با صدور چکی به مبلغ 000/500 ریال از موجودی بانکی تعمیرگاه را جهت انجام پرداختهای جزئی به حساب صندوق تعمیرگاه انتقال داد .
4 اسفند – خرید وسایل و تجهیزات تعمیر اتومبیل به مبلغ 000/000/10 ریال که 000/000/7 ریال آن از طریق صدور چک نقداً پرداخت شد و بقیه بعد از 3 ماه پرداخت خواهد شد .عمر مفید این تجهیزات 10 سال و بدون ارزش اسقاط می باشند.
4 اسفند ماه – آقای پارسا با مراجعه به بیمه دانا تعمیرگاه خود را در مقابل آتش سوزی برای مدت یکسال بیمه می کنند و کل حق بیمه یکساله را یکجا به مبلغ 000/200/1 ریال از طریق صدور چک پرداخت می کنند .
4 اسفند – امضاء یک قرارداد با آزانس همسفر مبنی برانجام کارهای تعمیراتی اتومبیلهای این آژانس برای چهار ماه ( اسفند سال جاری تا پایان خرداد سال بعد ) به نرخ 000/500 ریال در هر ماه که مبلغ 000/000/1 ریال در همان تاریخ قرارداد به عنوان پیش دریافت وصول شد و به حساب صندوق تعمیرگاه واریز شد .
7 اسفند – خرید ملزومات و لوازم یدکی به طور نسیه به مبلغ 000/200/1 ریال .
8 اسفند – انجام خدمات ( تعمیر اتومبیل ) جهت مشتریان و دریافت مبلغ 000/400 ریال بابت آن در هفته اول اسفند و واریز آن به حساب صندوق موسسه .
9 اسفند- انجام خدمات جهت عده ای از مشتریان ( نسیه ) و ارسال صورت حساب جهت ایشان به مبلغ 000/600/4 ریال .
10 اسفند – پرداخت دستمزد کارگران تعمیرگاه برای دو هفته اول اسفند به مبلغ 000/400/1 ریال از صندوق تعمیرگاه
12 اسفند – پرداخت 000/500 ریال بابت هزینه آگهی و تبلیغات از صندوق تعمیرگاه
13 اسفند – دریافت مبلغ 000/200/1 ریال از مشتریان مذکور در معامله 9 اسفند ماه بابت بدهی ایشان به تعمیرگاه و واریز آن به حساب صندوق موسسه
15 اسفند – انجام خدمت جهت مشتریان در هفته سوم اسفند ماه و دریافت مبلغ 000/400/2 ریال وواریز آن به حساب بانک موسسه .
16 اسفند – ارسال صورت حساب جهت مشتریان مختلف به مبلغ 000/800 ریال برای خدمات انجام شده .
17 اسفند – پرداخت دستمزد هفته دوم اسفند ماه به مبلغ 000/500/1 ریال از طریق صدور چک .
18 اسفند – برداشت شخصی صاحب موسسه به مبلغ 000/500 ریال از صندوق موسسه
22 اسفند – پرداخت هزینه های آب و برق اسفندماه تعمیرگاه به مبلغ 000/800 ریال از طریق صدور چک .
24 اسفند – پرداخت صورت حساب تلفن تعمیرگاه به مبلغ 000/200/1 ریال از طریق صدور چک .
26 اسفند ماه – خرید مقداری اثاثه به مبلغ 000/500/1 به طور نسیه که در مقابل آن یک برگ سفته دو ماهه صادر و تسلیم فروشنده گردید عمر مفید اثاثه 10 سال می باشد .
27 اسفند – پرداخت مبلغ 000/200 ریال به بستانکاران بابت بدهیهای تعمیرگاه از صندوق .
اینک با توجه به این مثال مراحل مختلف حسابداری را مرور می کنیم .

مراحل اول و دوم یعنی ، جمع آوری اطلاعات مالی و تجزیه و تحلیل آنها :
در این مراحل حسابداری با مطالعه یک یک اسناد فوق الذکر ، اولاً نوع معامله را تشخیص می دهد و ثانیاً حسابهایی را که باید بدهکار و بستانکار شود را معین می کند . به عنوان مثال در معامله 12 اسفند ماه اولاً نوع معامله را بنحوی که در شرح معامله ذکر شده یک هزینه تشخیص می دهد ثانیاً معین می کند که از این بابت باید هزینه آگهی را بدهکار و حساب صندوق را بستانکار کند .

مرحله سوم : ثبت معاملات در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل :
دفتر روزنامه ، دفتر ثبت اولیه (Book Of Original Entry) است که عملیات و معاملات سازمان به ترتیب تاریخ و براساس تجزیه و تحلیلی که از بدهکار و بستانکار هر یک انجام شده است در آن ثبت می شود بعضی از سازمانها به خصوص سازمانهای کوچک فقط از یک دفتر روزنامه که معمولاً دفترروزنامه عمومی (General Journal) خوانده می شود استفاده می کنند و برخی دیگر به خصوص سازمانهایی که عملیات و فعالیت های آنها گسترده است از یک دفتر روزنامه عمومی و چند دفتر روزنامه اختصاصی (Journal Special) که برروی هم یک گروه واحد دفتر روزنامه را تشکیل می دهند استفاده می نمایند .

ثبت های دفتر روز فوایدی مانند زیر دارد :
اول آنکه عملیات هر روز را به طور یکجا و منظم نشان می دهد و هرگاه لازم باشد نسبت به معاملات وعملیات تاریخ خاصی بررسی و مطالعه ای انجام دهیم ، کافی است که به عملیات روز مورد نظر در دفتر روزنامه که به شکل یکجا موجود است مراجعه کنیم .
دوم آنکه ، در دفتر روزنامه در مقابل هر قلم بدهکار ، بستانکار مربوط به آن موجود است و بالعکس و در نتیجه با مراجعه به دفتر روزنامه به سادگی می توان به طرف مقابل پی برد .
مثلاً تشخیص داد ملزوماتی که در 7 اسفند خریداری شد اگر به صورت نقد بود که در این صورت در مقابل بدهکار ملزومات ، بستانکار صندوق یا بانک را خواهیم داشت و یا اگر به صورت نسیه خریداری شده که در این صورت در مقابل بدهکار ملزومات بستانکاران یا اسناد پرداختنی را خواهیم یافت انجام عملیات ثبت روزنامه مراحل زیر را دربردارد :
1- در مقابل هر معامله تاریخ آن را ذکر کنید ، معمولاً سال و ماه را فقط یکبار می نویسند و هر گاه سال یا ماه عوض شود آن را مجدداً باید نوشت مثلاً اگر50 معامله در ماه اسفند اتفاق بیفتد ، در مقابل اولین معامله علاوه برذکر روز وقوع معامله ف ماه اسفند را هم می نویسیم و تا پایان اسفند ماه فقط به ذکر روزهای مربوطه در مقابل معاملات می پردازیم و از ذکر ماه خودداری می کنیم .
همچنین سال فقط یکبار در ابتدای سال نوشته شده وبرای هر معامله تکرار نمی شود .
2-ابتدا نام حسابی که بدهکار می شود در ستون شرح می نویسیم ، نام این حساب درست از کنار خط ، دست راست ستون شروع می شود.
3- مبلغ بدهکار را در مقابل نام حساب بدهکار در ستون بدهکار می نویسیم .
4- نام حسابی که بستانکار می شود در ستون شرح در زیر عنوان حساب بدهکار وبا کمی فاصله از خط دست راست نوشته می شود .
5- مبلغ بستانکار که باید مساوی با مبلغ بدهکار باشد در ستون بستانکار در مقابل عنوان حساب بستانکار نوشته می شود .
6- شرحی مختصری که گویای معامله باشد در زیر عنوان حسابهای بدهکار وبستانکار در ستون شرح نوشته می شود ، این شرح باید در عین گویایی ،کوتاه ، مختصر و مفید باشد .
7- بین هر دو ثبت یک خط سفید باقی می گذاریم ( یا خط می کشیم ) تا ثبت معاملات از هم جدا باشد ( در هر حال تا آخر دفتر باید یکسان عمل شود یا خط فاصله گذاشته شده و یا خط بکشیم ) هر ثبت به ترتیب مذکور در بالا شامل تاریخ ، نام و مبلغ حساب بدهکار ، نام و مبلغ حساب بستانکار است یک آرتیکل (Entry) نامیده می شود .
هرگاه معامله ای شامل بیشتر از یک حساب بدهکار و یا یک حساب بستانکار باشد آن را آرتیکل مرکب (Compund Journal Entry) گویند . صرفنظر از تعداد حسابها در آرتیکل مرکب همواره باید جمع اقلام بدهکار با جمع اقلام بستانکار برابر باشد .

رفع اشتباهات در دفتر روزنامه :
اگر اشتباهی در ثثبت های دفتر روزنامه ملاحظه شود نباید اشتباه را پاک کنیم یا لاک بگیریم بلکه باید اگر اشتباه مذکور به دفتر کل منتقل نشده است ف روی عنوان یا مبلغ خط یک خطر قرمز بکشیم ومبلغ یا عنوان حساب صحیح را درست در بالای همان خط بنویسیم و اگر این اشتباه به دفتر کل نقل شده باشد این عمل امکان ندارد و طرز اصلاح آن بعداً گفته خواهد شد .

تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
1
اسفند 85
بانک
سرمایه
بابت سرمایه گذاری نقدی اولیه
1
6
000/000/30

000/000/30
1
اسفند 85
پیش پرداخت اجاره
بانک
بابت پیش پرداخت اجاره یک ساله
7
1
000/400/2

000/400/2
3
اسفند85
وسائط نقلیه
بانک
بابت خرید یک دشتگاه وانت
8
1
000/400

000/400
4
اسفند85
صندوق
بانک
بابت واریز به حساب صندوق تعمیرگاه
3
1
000/500

000/500
4
اسفند85
وسایل و تجهیزات
بانک
بستانکاران
بابت خرید تجهیزات به طور نقد و نسیه
9
1
10
000/000/10

000/700
000/300
4
اسفند85
پیش پرداخت بیمه
بانک
بابت پیش پرداخت بیمه یکساله
11
1
000/200/1

000/200/1
4
اسفند85
صندوق
پیش دریافت درآمد
بابت پیش دریافت درآمد
3
4
000/000/1

000/000/1
7
اسفند85
ملزومات
بستانکاران
بابت خرید ملزومات به طور نسیه
5
10
000/200/1

000/200/1
8
اسفند85
صندوق
درآمد خدمات
دریافت بابت خدمات ارائه شده
3
15
000/400

000/400
9
اسفند85
بدهکاران
درآمد خدمات
ارسال صورت حساب بابت خدمات ارائه شده
16
15
000/600/4

000/600/4
10
اسفند85
هزینه حقوق و دستمزد
صندوق
بابت دستمزد در هفته اول کارگران
12
3
000/400/1

000/400/1
12
اسفند85
هزینه آگهی
صندوق
بابت هزینه آگهی در روزنامه
13
3
000/500

000/500
13
اسفند85
صندوق
بدهکاران
دریافت از بدهکاران تعمیرگاه
3
16
000/200/1

000/200/1
15
اسفند85
بانک
درامد خدمات
بابت دریافت از مشتریان در مقابل خدمات
1
15
000/400/2

000/400/2
16
اسفند 85
بدهکاران
درآمد خدمات
بابت ارسال صورت حساب به مشتریان
16
15
000/800

000/800
17
اسفند 85
هزینه حقوق و دستمزد
بانک
بابت دستمزد هفته دوم کارگران
12
1
000/500/1

000/500/1
18
اسفند 85
برداشت
صندوق
بابت برداشت شخصی صاحب موسسه
17
3
000/500

000/500
22
اسفند 85
هزینه آب و برق
بانک
بابت هزینه های آب و برق تعمیرگاه
14
1
000/800

000/800
24
اسفند 85
هزینه تلفن
بانک
بابت هزینه های تلفن تعمیرگاه
18
1
000/200/1

000/200/1
26
اسفند 85
اثاثه
اسناد پرداختنی
بابت خرید اثاثه به طور نسیه وصدور سفته
20
19
000/500/1

000/500/1

مرحله چهارم : تهیه تراز آزمایشی اصلاح نشده از روی مانده های دفتر کل :
پس از تکمیل انتقال ثبت های دفتر روزنامه به دفتر کل ، حسابداری میتواند جمع ستونهای بدهکار و بستانکار هر حساب دفتر کل را بدست آورد ، و با محاسبه تفاضل آنها مانده حساب را محاسبه نماید حال حسابدار می تواند برای اطمینان از توازن دفتر کل و تسهیل تهیه صورتهای مالی تراز آزمایشی مانده های دفتر کل را تهیه نماید اکنون با استفاده از مانده های دفتر کل تعمیرگاه پرشیا تراز آزمایشی چهار ستونی را تهیه می کنیم .

تعمیرگاه اتومبیل پرشیا
تراز آزمایشی چهارستونی اصلاح نشده
منتهی به 29 اسفند 85
عنوان حساب
شماره حساب
گردش حسابها
مانده

بدهکار
بستانکار
بدهکار
بستانکار
صندوق

000/200/11
000/400/4
000/800/6

بانک

000/400/32
000/100/23
000/300/9

ملزومات

000/200/1

000/200/1

پیش پرداخت اجاره

000/400/2

000/400/2

پیش پرداخت بیمه

000/200/1

000/200/1

بدهکاران

000/400/5
000/200/1
000/200/4

وسایل و تجهیزات

000/000/10

000/000/10

وسائط نقلیه

000/400

000/400

اثاثه

000/500/1

000/500/1

بستانکاران

000/200
000/200/4

000/200/2
اسناد پرداختنی

000/500/1

000/500/1
پیش دریافت درآمد

000/100

000/100
سرمایه

000/000/30

000/000/30
برداشت

000/500

000/500

درآمد

000/800/11

000/800/11
هزینه حقوق ودستمزد

000/900/2

000/900/2

هزینه آگهی

000/500

000/500

هزینه آب و برق

000/800

000/800

هزینه تلفن

000/200/1

000/200/1

جمع

000/200/77
000/200/77
000/500/46
000/500/46

مرحله پنجم : انجام ثبتهای( اصلاح و تعدیل حسابها) در دفتر روزنامه و کل :
یکی از اصول اساسی حسابداری وضع هزینه های هر دوره از درآمدهای همان دوره و یا همان اصل " تطبیق درآمد و هزینه " است . در پایان دوره ی مالی که حسابدار تصمیم می گیرد صورت حسابهای مالی شرکت را تهیه و تنظیم نماید . بعضی از درآمدهای ایجاد شده ( وصول و ثبت نشده ) وبرخی از هزینه های واقع شده و ثبت نشده مربوط به دوره وجود دارد که باید هر دو دسته را در دفتر روزنامه ثبت و به حسابهای مربوط به خود در دفتر انتقال داد این جریان همزمان و هماهنگ نمودن درآمد و هزینه دوره را که معمولاً قبل از بقیه صورت حسابها انجام می گردد اصلاحات می نامند همچنین بسیاری از معاملات که درمراحل قبلی حسابداری در دفاتر ثبت و وارد می شود برسود خالص بیشتر از یک دوره ی مالی اثر می گذارد .
بنابراین برای تطبیق دادن هزینه ها با درآمدها باید در پایان دوره حسابهایی را که به بیشتر از یک دوره مربوط می شود اصلاح کرد ( مانند پیش پرداختها وپیش دریافتها ) این کار را اصلاح حسابها یا اصلاحات (Adjustments ) می گویند و این مرحله بعد از تکمیل انتقال اطلاعات به دفتر کل و قبل از تهیه صورت حسابها انجام می گیرد . برخی از حسابداران جهت سهولت انجام اصلاحات و تهیه صورت های مالی قبل از ثبت و نقل اقلام اصلاحی از یادداشتی بنام کاربرگ استفاده می کنند ولی باید توجه داشت که این عمل آنها را از ثبت و نقل اصلاحات در دفاتر روزنامه و کل بی نیاز نمی کند ، زیرا کاربرگ یک صورتحساب نیست و جزء مدارک رسمی حسابداری محسوب نمی شود بلکه تنها یادداشت مفصلی است که به حسابداری کمک می کند تا تراز آزمایشی و اصلاحات را یکجا جمع کرده و پس از افزایش اصلاحات به تراز آزمایشی تراز آزمایشی اصلاح شده را تهیه و با استفاده از آن اقلام سود و زیان وتراز نامه را از یکدیگر تفکیک نماید و آنگاه با اقلام تفکیک شده صورت سود و زیان و ترازنامه را تهیه کند . لازم به ذکر است که استفاده از کاربرگ جهت حسابدارانی که از مهارت چندانی برخوردار نیستند مفید بوده و کار تهیه صورت حسابها را سهل وآسان می کند لکن تهیه آن اجباری نیست .
اکنون اطلاعات لازم برای اصلاح حسابهای تعمیرگاه پرشیا ارائه می شود و با در نظر گرفتن حسابهای این تعمیرگاه ثبتهای لازم را جهت اصلاح حسابها و تکمیل مراحل بعدی حسابداری انجام می دهیم .

اطلاعات لازم برای اصلاح حسابها :
1- پیش پرداخت اجاره و بیمه مربوط به یکسال می باشند و د رتاریخ اول اسفند ماه پرداخت شده اند
2- موجودی ملزومات طبق شمارش آخر سال 000/900 ریال می باشد
3- استهلاک داراییهای ثابت را بروش خط مستقیم محاسبه وثبت کنید .
4- پیش دریافت درآمد مربوط به 4 ماه بود که یک ماه از مدت قرارداد سپری شده است .
5- حقوق و دستمزد یکی از کارگران به مبلغ 000/300 ریال تا آخر اسفند ماه هنوز پرداخت و ثبت نشده است .
6- خدماتی به مبلغ 000/600 ریال به یکی از مشتریان ارائه شده ولی تا آخر اسفند ماه هنوز صورت حسابآن ارسال نشده و در دفاتر نیز ثبت نشده است .

ثبت های مربوط به اصلاح حسابهای تعمیرگاه پرشیا در تاریخ 29/12/85 :

1- پیش پرداخت اجاره مربوط به یکسال می باشد ، که در تاریخ اول اسفند 85 پرداخت دشه است تا این تاریخ یکماه از تاریخ بیمه نامه گذشته است بنابراین باید هزینه بیمه یکماهه اسفند را محاسبه و ثبت کنیم .
000/400/2
حق بیمه ماهانه 000/200 =
12

هزینه بیمه تحقق یافته 000/200 = 000/200*1

هزینه بیمه 000/200
پیش پرداخت بیمه 000/200
بابت ثبت هزینه بیمه اسفند ماه

* پیش پرداخت بیمه مربوط به یکسال است که در تاریخ اول اسفند ماه پرداخت شده است تا این تاریخ یک ماه از مدت قرارداد بیمه سپری شده است ، بنابراین هزینه بیمه باید یک ماه محاسبه و ثبت شود .
000/200/1
حق بیمه ماهانه 000/100= 12
هزینه بیمه تحقق یافته 000/100 = 000/100 * 1
هزینه بیمه 000/100
پیش پرداخت بیمه 000/100
بایت ثبت هزینه بیمه اسفند ماه
2- محاسبه و ثبت هزینه ملزومات

ملزومات مصرف شده 000/300 = 000/900 – 000/200/1
هزینه ملزومات 000/300
ملزومات 000/300
بایت ثبت هزینه ملزومات مصرف شده

2- محاسبه هزینه استهلاک وسایل و تجهیزات

0-000/000/10
هزینه استهلاک سالانه وسایل تجهیزات 000/000/1 = 10

چون این تجهیزات در 4 اسفند ماه خریداری شده بنابراین تقریباً یک ماه از آن ها استفاده است بنابراین هزینه استهلاک این تجهیزات را برای مدت مورد استفاده ( یکماه) ثبت کنیم .
هزینه استهلاک یک ماه 000/83 = * 000/000/ 1
هزینه استهلام وسایل و تجهیزات 000/83
استهلاک انباشته وسایل و تجهیزات 000/83
بابت ثبت هزینه استهلاک یک ماهه وسایل و تجهیزات

محاسبه و ثبت هزینه ی استهلاک وسائط نقلیه :
000/200-000/400
هزینه استهلاک سالانه وسائط نقلیه 000/380 =
10
هزینه استهلاک یک ماهه هر وسائط نقلیه 000/31 = * 000/ 380
هزینه استهلاک وسائط نقلیه 000/31
استهلاک انباشته وسائط نقلیه 000/31
بابت ثبت هزینه استهلاک وسائط نقلیه

محاسبه وثبت هزینه استهلاک اثاثه :
0-000/500/1
هزینه استهلاک سالانه اثاثه 000/150 =
10
هزینه استهلاک یک ماهه اثاثه 500/12 = *000/1
هزینه استهلاک اثاثه 12500
استهلاک انباشته اثاثه 12500
بابت ثبت هزینه استهلاک اثاثه

4-
000/1000
پیش دریافت درامد به ازای یک ماه 000/250 = 4
درآمد تحقق یافته از حمل پیش دریافت درآمد 000/250 = 000/250 * 1
پیش دریافت درآمد 250000
درآمد 250000
چون فقط یکماه از مدت این قرارداد گذشته و خدمات مورد نظر به اندازه یک ماه ارائه شده به همین خاطر به اندازه یک ماه از پیش دریافت مزبور به درآمد تبدیل شده است.
5-
هزینه حقوق 000/300
حقوق پرداختنی 000/300
بابت هزینه حقوق پرداخت نشده یکی از کارگران
6-
بدهکاران 000/600
درآمد 000/600
بابت ثبت درآمدهای تحقق یافته ثبت نشده

انتقال اصلاحات از دفتر روزنامه به دفتر کل :

تعمیرگاه اتومبیل پرشیا
تراز آزمایشی اصلاح شده
منتهی به 29 اسفند 85
مانده بستانکار
مانده بدهکار
شماره حساب
عنوان حساب

000/800/6

صندوق

000/300/9

بانک

000/900

ملزومات

000/200/2

پیش پرداخت اجاره

000/100/1

پیش پرداخت بیمه

000/800/4

بدهکاران

000/000/10

وسایل و تجهیزات

000/400

وسائط نقلیه

000/500/1

اثاثه
000/200/2

بستانکاران
000/200/2

اسناد پرداختنی
000/300

حقوق پرداختنی
83000

استهلاک انباشته وسایل و تجهیزات
31000

استهلاک انباشته وسائط نقلیه
150000

استهلاک انباشته اثاثه
000/750

پیش دریافت درآمد
000/000/30

سرمایه

000/500

برداشت
000/650/12

درآمد

000/200/3

هزینه حقوق

000/500

هزینه آگهی

000/800

هزینه آب و برق

000/200/1

هزینه تلفن

000/200

هزینه اجاره

000/100

هزینه بیمه

000/300

هزینه ملزومات

83000

هزینه استهلاک وسائل و تجهیزات

31000

هزینه استهلاک وسائط نقلیه

000/150

هزینه استهلاک اثاثه
000/664/47
000/664/47

جمع

مرحله ششم : تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده :
بعد از انجام اصلاحات و تعدیل مانده حسابها ، نوبت به تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده می رسد در این تراز آزمایشی حسابهایی که مانده آنها در مرحله اصلاحات تغییر نکرد همان مانده قبلی آنها درج می شود وحسابهایی که مانده آنها با انجام ثبتهای اصلاحی تغییر کرده است مانده اصلاح شده آنها در این تراز آزمایشی درج می شود .

مرحله هفتم : تهیه صورتهای مالی:
قبلاً گفتیم تراز آزمایشی ، کار تهیه صورتهای مالی را بسیار راحت می کند ،چون تمامی حسابهای همراه با مانده های مربوط در آن درج شده اند تهیه صورتهای مالی یکی از مهمترین مراحل حسابداری است چون نتایج کار حسابداران و سیستم حسابداری در این صورتها نشان داده می شود و اطلاعات حسابداری از طریق صورتهای مالی در اختیار استفاده کنندگان از اطلاعات مالی قرار داده می شود اکنون با استفاده از تراز آزمایشی اصلاح شده تعمیرگاه پرشیا ،صورتهای مالی این موسسه را تهیه می کنیم .
1-صورت حساب سود و زیان : این صورت حساب نتایج عملیات تعمیرگاه پرشیا را در طول اسفندماه نشان می دهد .
تعمیرگاه پرشیا
صورت سود و زیان
برای یک ماه منتهی 29 اسفند 85

درآمد خدمات 000/650/12
کسر شود هزینه ها :
هزینه حقوق و دستمزد 000/200/3
هزینه آگهی 00/500
هزینه آب و برق 000/800
هزینه تلفن 000/200/1
هزینه اجاره 000/200
هزینه بیمه 000/100
هزینه ملزومات 000/300
هزینه استهلاک وسایل و تجهیزات 83000
هزینه استهلاک وسائط نقلیه 31000
هزینه استهلاک اثاثه 000/150
جمع هزینه ها (000/564/6 )
سود خالص 000/086/6
2- تهیه صورت حساب سرمایه :
این صورت حساب تغییرات حساب سرمایه صاحب یا صاحبان موسسه را در طول سال مالی نشان می دهد . مبلغ سرمایه نشان دهنده سهم صاحبان موسسه از داراییهای موسسه در تاریخ ترازنامه می باشد .

تعمیرگاه اتومبیل پرشیا
صورت حساب سرمایه
برای یک ماهه منتهی به 29 اسفند 85

سرمایه در 1/12/85 000/000/30
اضافه شود : سود خالص 000/086/6
کسرشود : برداشت (000/500)
افزایش خالص در سرمایه 000/586/5
سرمایه در پایان دوره 000/586/35

3- تهیه ترازنامه :
قبلاً گفتیم که تراز نامه مانند یک عکس فوری از وضعیت مالی یک موسسه می باشد یعنی وضعیت مالی یک موسسه را در یک تاریخ مشخص نشان می دهد در این صورت مالی داراییها ، بدهیها و حقوق صاحبان سرمایه نشان داده می شود اکنون ترازنامه تعمیرگاه پررشیا را در تاریخ 29 اسفند 85 تهیه می کنیم .

مرحله هشتم : بستن حسابهای موقت :
حسابهای موجود در دفتر کل به دودسته تقسیم می شوند :
الف – حسابهای موقت
ب- حسابهای دائمی
حسابهای موقت : حسابهایی هستند که باید در پایان دوره مالی بسته شوند ( صفر شوند)و مانده آنها نباید به دوره ی مالی بعد انتقال یابد همانطور که از عنوان این حسابها (موقت ) پیداست ، آنها موقتاً ایجاد شده اند تا میزان درآمدها و هزینه های سال جاری را نشان دهند وطبق اصل مقابله هزینه های هر دوره از درآمدهای همان دوره مانده آنها به دوره ی بعد منتقل گردد ، چون در صورت انتقال با درامدها و هزینه های دوره ی بعد مخلوط شده و جمع درآمد و هزینه های آن دوره برای ما مشخص نمی شود . حسابهایی که در صورت سود و زیان درج می شوند ( یعنی درآمدها و هزینه ها ) حسابهای موقت می باشند ، منظور از بستن حسابها ، یعنی به صفر رساندن مانده حساببرای بستن حسابهای درآمد و هزینه ، باید مانده آنها را معکوس کنیم یعنی به عنوان مثال تمامی هزینه ها که دارای مانده بدهکار هستند بستانکار می شوند حساب خلاصه سود و زیان بدهکار می شود . برای بستن حساب درآمد چون این حساب دارای مانده بستانکار است به اندازه مانده ای که دارد بدهکار می گردد وطرف بستانکار این ثبت همان حساب خلاصه سود و زیان می باشد .
با انجام این دو ثبت تمامی حسابهای هزینه درآمد بسته می شوند .
نکته : برای بستن حسابهای موقت از یک حساب واسطه ای به نام خلاصه حساب سود و زیان کمک گرفته می شود .
اکنون با توجه به مانده حسابهای موقت ( درآمد و هزینه ها ) تعمیرگاه پرشیا در تراز آزمایشی اصلاح شد منتهی به تاریخ 29 اسفند 85 ثبت های مربوط به بستن حسابهای موقت این موسسه به شرح زیر خواهد بود .

انتقال به حسابهای دفتر کل
همانطور که مشاهده می کنید با انتقال ثبتهای فوق به دفتر کل تمامی حسابهای هزینه و درآمد بسته شده و مانده آنها صفر میشود خود حساب خلاصه سود و زیان نیز باید بسته شود و چون یک حساب موقت می باشد وموقتاً برای بستن حسابهای درآمد و هزینه ایجاد شده مانده این حساب نشان دهنده سود ( زیان ) خالص موسسه می باشد و این سود یا زیان باید درست برابر با سود یا زیان محاسبه شده در صورتحساب سود و زیان باشد ، چون سود ( زیان ) خالص موسسه متعلق به صاحب سرمایه ( مالک ) موسسه می باشد . بنابراین این سود ( زیان ) باید به حساب سرمایه صاحب موسسه انتقال یابد برای بستن این حساب ، معادل مانده ای که دارد بدهکار و در مقابل حساب سرمایه بستانکار می شود همانطور که می بینید سود خالص باعث افزایش سرمایه می گردد .

حساب خلاصه سود و زیان 000/086/6
سرمایه 000/086/6
بستن حساب خلاصه سود و زیان

نکته : برداشت نیز جزء حسابهای موقت بوده و باید بسته شود چون این حساب موقتاً برای ثبت ونشان دادن برداشتهای سال جاری در دفاتر ایجاد شده است و چون کاهنده سرمایه می باشد مستقیماً به حساب سرمایه بسته می شود.که نسبت آن به صورت زیر می باشد :

بعد از اینکه حسابهای موقت بسته شوند ( ماندهآنها در دفتر کل صفر شد ) تنها حسابهای دائمی ( دارائیها ، بدهیها و سرمایه ) دارای مانده هستند که با استفاده از مانده حسابهای دائمی ، تراز آزمایشی افتتاحی تهیه می گردد .
مرحله نهم از مراحل حسابداری :
تهیه تراز آزمایشی اختتامی :
تراز آزمایشی افتتاحی بعد از بستن حسابهای موقت تهیه می شود بنابراین فقط مانده حسابهای دائمی ( دارائیها ، بدهیها و سرمایه ) درآن درج می شود چون مانده حسابهای موقت صفر بسته وصفر شده اند و هدف از تهیه آن ، اطمینان از تساوی جمع در طرف بدهکاروبستانکار حسابهای دائمی بعد از بستن حسابهای موقت می باشد در اینجا تراز آزمایشی افتتاحی تعمیرگاه پرشیا در پایان اسفند ماه 85 ارائه می شود .
تعمیرگاه اتومبیل پرشیا
تراز آزمایشی اختتامی
29 اسفند 1385
مانده بستانکار
مانده بدهکار
شماره حساب
عنوان حساب

000/800/6

صندوق

000/300/9

بانک

000/900

ملزومات

000/200/2

پیش پرداخت اجاره

000/100/1

پیش پرداخت بیمه

000/800/4

بدهکاران

000/000/10

وسایل و تجهیزات

000/400

وسائط نقلیه

000/500/1

اثاثه
83000

استهلاک انباشته وسایل و تجهیزات
31000

استهلاک انباشته وسائط نقلیه
150000

استهلاک انباشته اثاثه
000/200/2

بستانکاران
000/500/1

اسناد پرداختنی
000/300

حقوق پرداختنی
000/750

پیش دریافت درآمد
000/586/35

سرمایه
000/600/40
000/600/40

جمع

مرحله دهم : بستن حسابهای دائمی :
بستن حسابهای دائمی آخرین مرحله از مراحل حسابداری می باشد با بستن حسابهای دائمی در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل ، مانده تمامی حسابهای سال جاری صفر شده و بسته می شوند و به عبارت دیگر یک دوره مالی به اتمام می رسد .
مانده حسابهای دائمی ( داراییها ، بدهیها و سرمایه ) در تراز آزمایشی اختتامی موجود است مانده این حسابها پس از بسته شدن در دوره ی مالی جاری در ابتدای دوره ی مالی بعد دوباره افتتاح می شوند در حالی که مانده حسابهای موقت بعد از بسته شدن افتتاح نمی شوند علت بستن حسابهای دائمی اینن است که چون سال مالی به پایان رسیده است طبق قوانین و مقررات اداره ی دارایی شرکتها باید دفاتر سال مالی به اتمام رسید را کنار بگذارند و برای سال جدید دفاتر جدیدی را تهیه و بعد از تایید اداره دارایی مورد استفاده قرار دهند و استفاده از دفاتر ناتمام سال های قبلی ممنوع می باشد لذا چون مانده حسابهای دائمی باید به سال بعدا منتقل شوند بسته شده و در ابتدای سال مالی جدید دوباره افتتاح می شوند .برای بستن مانده حسابهای دائمی از یک حساب واسطه ی به نام تراز اختتامیه استفاده می شود استفاده می شود برای انجام این کار الف کلیه حسابهای دائمی که در تراز آزمایشی اختتامی دارای مانده بدهکار می باشند ، بستانکار شده و حساب تراز اختتامیه معادل جمع حسابهای فوق الذکر بدهکار می شود .
ب – کلیه حسابهای دائمی که دارای مانده بستانکار می باشند بدهکار شده وحساب تراز اختتامیه معادل جمع این حسابها بستانکار می شود . با انجام این ثبت و انتقال آنها به دفتر کل مانده کلیه حسابهای دائمی بسته می شوند ( صفر می شود ) وحساب تراز اختتامیه به دلیل برابر بودن طرف بدهکار و بستانکار آن ، خود به خود بسته شده و مانده ای نخواهد داشت چون این حساب در آخرین روز سال مالی برای بستن حسابهای دائمی ایجاد و در همان روز نیز بسته می شود اینک عملیات مربوط به بستن حسابهای دائمی تعمیرگاه پرشیا در زیر ارائه می گردد .

تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
29
اسفند 85
تراز اختتامیه

000/600/40

صندوق

000/800/6

بانک

000/300/9

ملزومات

000/900

پیش پرداخت اجاره

000/200/2

پیش پرداخت بیمه

000/100/1

بدهکاران

000/800/4

وسایل و تجهیزات

000/000/10

وسائط نقلیه

000/400

اثاثه

000/500/1

بابت بستن حسابهای دائمی

29
اسفند 85
استهلاک انباشته وسایل و تجهیزات

83000

استهلاک انباشته وسایل و تجهیزات

31000

استهلاک انباشته اثاثه

000/150

بستانکاران

000/200/2

اسناد پرداختنی

000/500/1

حقوق پرداختنی

000/300

پیش دریافت درآمد

000/750

سرمایه

000/586/35

تراز اختتامیه

000/600/40

افتتاح مانده حسابهای دائمی در دفاتر سال جدید :
همانطور که قبلاً اشاره شد ، مانده حسابهای دائمی ( داراییها ، بدهیها و سرمایه ) باید در ابتدای سال جدید افتتاح شوند برای اینکار از یک حساب واسطه ای بنام تراز افتتاحیه استفاده می شود که نحوه افتتاح آنها بشرح زیر می باشد.
الف- حسابهایی را که در تراز آزمایشی اختتامی دارای مانده بدهکار هستند ( داراییها ) بدهکار نموده و معادل جمع آنها حساب تراز افتتاحیه را بستانکار می کنیم .
ب- حسابهایی را که در تراز آزمایشی اختتامی دارای مانده بستانکار هستند ( استهلاکات انباشته ، بدهیها و سرمایه ) بستانکار نموده ومعادل جمع آنها حساب تراز افتتاحیه بدهکار می شود.
اکنون ثبت روزنامه مربوط به افتتاح حسابهای دائمی تعمیرگاه اتومبیل پرشیا در ابتدای سال 1375 به شرح زیر ارائه می گردد .

تاریخ
عطف
شرح
بدهکار
بستانکار
1
فروردین 85

صندوق
000/800/6

بانک
000/300/9

ملزومات
000/900

پیش پرداخت اجاره
000/200/2

پیش پرداخت بیمه
000/100/1

بدهکاران
000/800/4

وسایل و تجهیزات
000/000/10

وسائط نقلیه
000/400

اثاثه
000/500/1

تراز اختتامیه

000/600/40

بابت افتتاح مانده حسابهای دائمی سال قبل

تراز اختتامیه

استهلاک انباشته وسایل و تجهیزات

83000

استهلاک انباشته وسائط نقلیه

31000

استهلاک انباشته اثاثه

000/150

بستانکاران

000/200/2

اسناد پرداختنی

000/500/1

حقوق پرداختنی

000/750

پیش دریافت درآمد

000/750

سرمایه

000/586/35

بابت افتتاح مانده حسابهای استهلاک

انباشته بدهیها و سرمایه ماه قبل

با انتقال اقلام فوق از دفتر روزنامه به دفتر کل ، حسابهای دائمی سال قبل به حسابهای مربوط در دفاتر سال جدید منتقل می شوند و حساب تراز افتتاحیه به دلیل برابر بودن دوطرف آن بسته می شود .
نکته : مراحل ده گانه حسابداری در هر دوره مالی تکرار می شود و هدف این مراحل تهیه صورت های مالی می باشد .
معمولاً حسابداران برای تکمیل چرخه حسابداری از فرمی به نام کاربرگ استفاده می کنند ، کاربرگ جدولی است با ستونهای متعدد که در پایان دوره مالی بعد از تهیه تراز آزمایشی اصلاح نشده ، تهیه ودر آن اطلاعات لازم برای انجام اصلاحات تهیه صورتهای مالی و بستن حسابها در یکجا گردآورده می شود.
اگرحسابداران تصویر خلاصه ای از اطلاعات مالی را در کاربرگ به طور یکجا در اختیار داشته باشند ،کار تهیه صورتهای مالی برای آنها بسیار آسان خواهد بود .کاربرگ جزء مدارک رسمی حسابداری نمی باشد و تهیه آن اجباری نیست و صرفاً وسیله ای است جهت آسودگی و تسهیل کار حسابداران جهت تهیه صورتهای مالی .
کاربرگ دارای ستونهای متعددی می باشد میتواند ده ستونی ، دوازده ستونی یا چهارده ستونی باشد ولی رایج ترین آن کاربرگ ده ستونی است.
یعنی دارای ده ستون مبلغ می باشدکه فرم کاربرگ ده ستونی به صورت زیرمی باشد :
موسسه …………
کاربرگ
برای سال منتهی به 29 اسفند 1385
شماره حساب

نام حساب
تراز آزمایشی اصلاح نشده
اصلاحات
تراز آزمایشی اصلاح شده
صورت سود وزیان
ترازنامه

بدهکار
بستانکار
بدهکار
بستانکار
بدهکار
بستانکار
بدهکار
بستانکار
بدهکار
بستانکار

همانطور که می بینید از ده ستون بدهکار و بستانکار مبلغ به پنج بخش دو ستونی زیر تقسیم میشود :
1- بخش تراز آزمایشی اصلاح نشده ، که می توان تراز آزمایشی اصلاح نشده را مستقیماً در این بخش تهیه کرد .
2- بخش اصلاحات ،که در این بخش عملیاتی که در ثبتهای مرحله اصلاح و تعدیل حسابها انجام می شد درج می گردد .
3- بخش تراز آزمایشی اصلاح شده ، که در اینجا تراز آزمایشی اصلاح شده با توجه به تراز اصلاح نشده و بخش اصلاحات تهیه می گردد .
4- بخش صورت سود و زیان ، که در این بخش حسابهایی که در تهیه صورت سود و زیان مورد استفاده قرار می گیرند درج می گردد .
5- بخش ترازنامه که در این بخش حسابهایی که برای تهیه ترازنامه مورد نیاز هستند یعنی داراییها ، بدهیها و سرمایه درج می گردند ، برداشت نیز چون جزئی از حساب سرمایه می باشد در این بخش و در کنار سرمایه آورده می شود .
با توجه به اینکه تمامی اطلاعات مالی شرکت به طور یکجا و در یک صفحه بنام کاربرگ گردآوری شده و در اختیار حسابدار می باشد ،اکنون حسابدار می تواند براحتی از روی این صفحه ( کاربرگ ) با توجه به بخش صورت سود و زیان صورت حساب سود و زیان با توجه به بخش ترازنامه ، ترازنامه موسسه را تهیه کند و ثبتهای مربوط به اصلاح حسابها و بستن حسابهای موقت را در دفاتر حسابداری انجام دهد بنابراین کاربرگ باعث تسهیل و کاهش زمان انجام کارها توسط حسابدار می شود .
اکنون برای جلوگیری بهتر نحوه تهیه وتکمیل کاربرگ یک مثال ارائه می گردد .

مثال :
با توجه به تراز آزمایشی اصلاح نشده زیر کاربرگ موسسه کیهان را تهیه می کنیم .
موسسه کیهان
ترازآزمایشی اصلاح نشده
29 اسفند 1386
نام حساب
شماره حساب
بدهکار
بستانکار
صندوق

000/800

بانک

000/200/2

بدهکاران

000/800/1

ملزومات

000/800

پیش پرداخت اجاره

000/200/1

ساختمان

000/200/1

استهلاک انباشته ساختمان

000/600
بستانکاران

000/200
اسناد پرداختنی

000/400/1
سرمایه

000/400/1
برداشت

000/800

درآمد

000/300
هزینه حقوق

000/1200

هزینه های متفرقه

000/200

جمع

000/000/21
000/000/21

مراحل تکمیل کاربرگ ده ستونی به شرح زیر می باشد :
1- تراز آزمایشی اصلاح نشده را از روی مانده های دفتر کل در دوستون اول کاربرگ در قسمت مربوطه وارد می کنیم .
2- اصلاحات و تعدیلات مربوطه را در بخش اصلاحات درج می کنیم .
3- با توجه به بخش تراز آزمایشی اصلاح نشده و بخش اصلاحات ، بخش سوم یعنی تراز آزمایشی اصلاح شده را بدست می آوریم .
4- ارقام مربوط به صورت سود و زیان ( یعنی درآمد و هزینه ها ) را در بخش سود و زیان درج و ارقام مربوط به ترازنامه را در بخش ترازنامه درج می کنیم.
5- با استفاده از دو ستون بخش سود و زیان سود ( زیان ) خالص را محاسبه و جهت برقراری توازن ستونهای مربوطه اگر سود باشد در ستون هزینه ها و اگر زیان باشد در ستون درآمدها درج می کنیم .
اکنون با توجه به تراز آزمایشی اصلاح نشده ،موسسه کیهان ، کاربرگ این موسسه را مرحله به مرحله تهیه می کنیم .
مرحله اول – برای تکمیل بخش ترازآزمایشی اصلاح نشده ( در ستون ) کاربرگ ، ارقام ترازآزمایشی اصلاح نشده را که در ابتدای مثال داده شده را وارد دو ستون اول کاربرگ می کنیم.
عنوان حساب
تراز ازمایشی اصلاح نشده
اصلاحات
تراز آزمایشی اصلاح شده
سودو زیان
تراز نامه
صندوق
800000

بانک
2200000

بدهکاران
1800000

ملزومات
800000

پیش پرداخت اجاره
1200000

ساختمان
1200000

استهلاک انباشته

60000

بستانکاران

2000000

اسناد پرداختنی

1400000

سرمایه

14000000

برداشت
800000

درآمد

3000000

هزینه حقوق
1200000

هزینه مقفرقه
200000

جمع
21000000
21000000

مرحله 2- با توجه به اطلاعات مربوط به اصلاح حسابها ، اقلام مربوط به ستون اصلاحات را وارد ستون مربوطه می کنیم . فرض کنید که اطلاعات به اصلاح حسابها به قرار زیر می باشد :
الف – پیش پرداخت اجاره مربوطه یکسال می باشد که 3 ماه از مدت قرار داد سپری شده ( قرار داد در تاریخ 1/10/186 منعقد شده است )
ب- موجودی ملزومات در پایان سال 86 معادل 000/600 ریال می باشد .
ج- ساختمان شرکت دارای عمر مفید 20 سال و با بکارگیری روش خط مستقیم و ارزش اسقاط صفر مستهلک می گردد .
د-حقوق یکی از کارکنان به مبلغ 000/300 ریال در پایان سال 86 هنوز پرداخت و ثبت نشده است .
توضیحات : در قیمت الف باید با توجه مدت سپری شده از تاریخ عقد قرارداد هزینه اجاره را محاسبه و ثبت کنیم .
حق یکماه 000/100 =
هزینه اجاره تحقق یافته 000/300= 000/100*3

که ثبت آن در دفتر روزنامه به شرح زیر می باشد :
هزینه اجاره 000/300
پیش پرداخت اجاره 000/300
بابت ثبت هزینه اجاره تحقق یافته

ب- با توجه به میزان ملزومات مصرف شده هزینه ملزومات را محاسبه وثبت می کنیم چون قبلاً گفتیم که ملزومات با مصرف شدن تبدیل به هزینه می شوند.
( هزینه شده ) ملزومات مصرف شده 000/200= 000/600 – 000/800
که ثبت آن در دفتر روزنامه به شرح زیر است :
هزینه ملزومات 000/200
ملزومات 000/200
بابت ثبت هزینه ملزومات

ج-
هزینه استهلاک سالانه 000/600 =
هزینه استهلاک ساختمان 000/600
استهلاک انباشته ساختمان 000/600

د- هزینه حقوق 000/300
حقوق پرداختنی 000/300
اکنون اطلاعات مربوط به اصلاح حسابها یکی یکی وارد ستون اصلاحات می کنیم در ثبت اول ( قسمت الف) هزینه اجاره بدهکار شده و پیش پرداخت اجاره بستانکار شده که اقلام مربوطه را عیناً در بخش اصلاحات در ستون بدهکار وبستانکار درست روبروی حسابهای مربوطه درج می کنیم .
نکته :چون برخی از حسابهای ایجاد شده در قسمت اصلاحات مانند هزینه اجاره ، هزینه ملزومات ، هزینه استهلاک ، هزینه حقوق و حقوق پرداختنی ، در کاربرگ مربوطه وجود ندارد اینها حسابها را در انتهای کاربرگ باز می کنیم.

عنوان حساب
تراز ازمایشی اصلاح نشده
اصلاحات
تراز آزمایشی اصلاح شده
سود و زیان
تراز نامه
صندوق
800000

بانک
2200000

بدهکاران
1800000

ملزومات
800000

200000

پیش پرداخت اجاره
1200000

300000

ساختمان
1200000

استهلاک انباشته

60000

60000

بستانکاران

2000000

اسناد پرداختنی

1400000

سرمایه

14000000

برداشت
800000

درآمد

3000000

هزینه حقوق
1200000

300000

هزینه مقفرقه
200000

جمع
21000000
21000000

هزینه اجاره

300000

هزینه ملزومات

200000

هزینه استهلاک

600000

حقوق پرداختنی

300000

جمع

860000
8600000

مرحله سوم: بخش تراز آزمایشی اصلاح شده را تکمیل میکنیم . این بخش حاصل جمع بخشهای تراز اصلاح نشده و بخش اصلاحات می باشد که باید با در نظر گرفتن ارقام بدهکار و بستانکار در بخشهای مربوطه با هم جمع شده یا از هر کسر شوند و حاصل در ستون تراز آزمایشی اصلاح شده درج گردد .
به عنوان مثال : حساب صندوق در تراز اسلاح نشده دارای مانده بدهکار 000/800 ریال می باشد ولی در ستون اصلاحات هیچ رقمی به آن اضافه یا کسر نشده ( بدهکار یا بستانکار نشده ) بنابراین همان 000/800 ریال به ستون تراز اصلاح شده منتقل می گردد .
ولی حساب ملزومات در تراز اصلاح نشده 000/800 ریال بدهکار می باشد و در ستون اصلاحات 000/200 ریال از آن کم شده ( چون بستانکار شده ) بنابراین حاصل جمع اینها یعنی 000/600 ریال ( چون یکی بدهکار و یکی بستانکار می باشد ) به ستون تراز اصلاح شده منتقل می گردد .کربرگ موسسه کیهان پس از تکمیل این بخش به صورت زیر است.
عنوان حساب
تراز ازمایشی اصلاح نشده
اصلاحات
تراز آزمایشی اصلاح شده
سود و زیان
تراز نامه
صندوق
800000

800000

بانک
2200000

2200000

بدهکاران
1800000

1800000

ملزومات
800000

200000
600000

پیش پرداخت اجاره
1200000

300000
900000

ساختمان
1200000

1200000

استهلاک انباشته

60000

60000

660000

بستانکاران

2000000

2000000

اسناد پرداختنی

1400000

1400000

سرمایه

14000000

14000000

برداشت
800000

800000

درآمد

3000000

3000000

هزینه حقوق
1200000

300000

1500000

هزینه مقفرقه
200000

200000

جمع
21000000
21000000

هزینه اجاره

300000

300000

هزینه ملزومات

200000

200000

هزینه استهلاک

60000

60000

حقوق پرداختنی

300000

300000

جمع

860000
8600000
21360000
21360000

مرحله چهارم : از روی تراز آزمایشی اصلاح شده ارقام درآمد و هزینه را جهت تکمیل بخش سود وزیان وارد ستونهای این بخش و ارقام مربوط به داراییها ، بدهیها و سرمایه جهت تکمیل بخش ترازنامه وارد ستونهای ترازنامه می کنیم .
عنوان حساب
تراز ازمایشی اصلاح نشده
اصلاحات
تراز آزمایشی اصلاح شده
سود و زیان
تراز نامه
صندوق
800000

800000

بانک
2200000

2200000

بدهکاران
1800000

1800000

ملزومات
800000

200000
600000

پ.پ اجاره
1200000

300000
900000

ساختمان
1200000

1200000

استهلاک انباشته

60000

60000

660000

بستانکاران

2000000

2000000

اسناد پرداختنی

1400000

1400000

سرمایه

14000000

14000000

برداشت
800000

800000

درآمد

3000000

3000000

3000000

هزینه حقوق
1200000

300000

1500000

1500000

هزینه مقفرقه
200000

200000

200000

جمع
21000000
21000000

هزینه اجاره

300000

300000

300000

هزینه ملزومات

200000

200000

200000

هزینه استهلاک

60000

60000

60000

حقوق پرداختنی

300000

300000

جمع
سود خالص

860000
8600000
21360000
21360000
2260000
740000
3000000

3000000
3000000

مرحله پنجم ، ستونهای بدهکار و بستانکار بخش یود و زیان و ترازنامه را جمع می زنیم و تفاوت بین ستون بدهکار و بستانکار بخش سود و زیان نشانگر سود ( زیان ) خالص موسسه می باشد برای اینکه دو ستون بدهکار و بستانکار بخش سود و زیان به موازنه برسند سود ( زیان ) محاسبه شده را در طرف ستون کمتر درج می کنیم تا دو ستون با هم برابر شوند به عنوان مثال در کاربرگ موسسه کیهان در بخش سود وزیان ، ستون بدهکار ( هزینه ها ) مبلغ 000/200 ریال ( همان سود خالص) از ستون بستانکار ( درآمد) کمتر است ، بنابراین این مبلغ را در ستون بدهکار درج می کنیم تا دو طرف به عدد 000/300 ریال رسید و با هم برابر شوند از آنجا که سود خالص باعث افزایش سرمایه می شود ، بنابراین آن را در ستون بستانکار بخش ترازنامه ( ستونی که سرمایه درآن قرار دارد ) وارد می کنیم تا دوستون ترازنامه با هم برابر شوندو به عدد 000/100/19 برسند ، اکنون کاربرگ ما کامل شده وحسابدار براحتی می تواند با استفاده از این کاربرگ صورتهای مالی را تهیه کند .کاربرگ موسسه کیهان پس از تکمیل این بخش بصورت زیر خواهد بود.

عنوان حساب
تراز ازمایشی اصلاح نشده
اصلاحات
تراز آزمایشی اصلاح شده
سود و زیان
تراز نامه
صندوق
800000

800000

800000

بانک
2200000

2200000

2200000

بدهکاران
1800000

1800000

1800000

ملزومات
800000

200000
600000

600000

پ.پ اجاره
1200000

300000
900000

900000

ساختمان
1200000

1200000

1200000

استهلاک انباشته

60000

60000

660000

660000
بستانکاران

2000000

2000000

2000000
اسناد پرداختنی

1400000

1400000

1400000
سرمایه

14000000

14000000

14000000
برداشت
800000

800000

800000

درآمد

3000000

3000000

3000000

هزینه حقوق
1200000

300000

1500000

1500000

هزینه مقفرقه
200000

200000

200000

جمع
21000000
21000000

هزینه اجاره

300000

300000

300000

هزینه ملزومات

200000

200000

200000

هزینه استهلاک

60000

60000

60000

حقوق پرداختنی

300000

300000

300000
جمع
سود خالص

860000
8600000
21360000
21360000
2260000
740000
3000000

3000000
3000000

تهیه صورتهای مالی از روی کاربرگ :
چون تمامی اطلاعات مالی در یک برگ بنام کاربرگ براحتی در دسترس است بنابراین میتوان در کوتاهترین زمان صورتهای مالی را به آسانی از روی اطلاعات کاربرگ تهیه کرد .
اکنون صورتهای مالی موسسه کیهان را از روی کاربرگ تهیه می کنیم.
الف – صورت حساب سود و زیان

موسسه کیهان
تراز نامه
در تاریخ 29 اسفند 1386
داراییها:
داراییهای جاری
صندوق 800000
بانک 2200000
بدهکاران 1800000
ملزومات 600000
پیش پرداخت اجاره 900000
داراییهای ثابت:
ساختمان 1200000
کسر شود استهلاک انباشته (660000)
ساختمان
خالص ارزش دفتری 540000
جمع داراییها 6840000

بدهیها و سرمایه:
بدهیهای جاری:
بستانکاران 2000000
اسناد پرداختنی 1400000
حقوق پرداختنی 300000
بدهیهای بلند مدت:
حقوق صاحبان سرمایه:
سرمایه در آخر دوره 13940000

مجموع بدهیها و سرمایه 6840000

در فصل های قبل نحوه انجام مراحل حسابداری بیان شد ، موسسات خدماتی موسساتی بودند که درآمد آنها از طریق ارائه خدمات ( فروش خدمات ) کسب می شد در این فصل نحوه حسابداری موسسات بازرگانی بیان خواهد شد ، موسسات بازرگانی ،موسساتی هستند که انواع مواد خام ، محصولات کشاورزی و کالاهای ساخته شده را از تولید کنندگان یا توزیع کنندگان عمده خریداری نموده و بدون هیچ گونه تغییری و با افزایش قیمت ، جهت کسب سود به فروش می رسانند . باید توجه نمود که اصول حسابداری در موسسات بازرگانی همانند موسسات خدماتی است یعنی ابتدا اسناد و مدارک اولیه مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته ، سپس در دفتر روزنامه ثبت و به حسابهای مربوطه در دفتر کل منتقل گردیده ودر پایان پس از تهیه خلاصه معاملات وثبت اقلام اصلاحی ، صورت حسابهای مالی ( ترازنامه ، صورت سود و زیان …) تهیه و تنظیم می گردد چون نوع کار موسسات بازرگانی با موسسات خدماتی فرق می کند و اینها به کار خرید و فروش کالا اشتغال دارند به همین خاطر در حسابداری این موسسات با توجه به تغییر نوع کار و عملیات با حسابهای جدیدی ( مانند حساب خرید یا فروش ) آشنا خواهیم شد. قبل از ارائه عملیات حسابداری موسسات بازرگانی ابتدا چند تعاریف ارائه می گردد .
1- تعریف کالا : منظور از کالا ، اجناسی است که موسسات به قصد فروش و کسب سود آنها را خریداری می کنند بنابراین کالا در موسسات مختلف مفاهیم گوناگونی پیدا می کند مثلاً در یک تجارتخانه فرض ، قالی کالا محسوب می شود در حالیکه این جنس در یک فروشگاه آهن از اقلام اثاثه می باشد در این فروشگاه آهن کالا محسوب می شود بنابراین می توان گفت :در موسسه ، بسته به این که کار اصلی موسسه ، خرید و فروش کدام جنس است آن جنس کالا محسوب می شود و اقلامی که خرید یا فروش آنها جزو کار اصلی موسسه نمی باشد ، کالا محسوب نمی شوند ، به طور مثال در موسسات فروشنده لوازم خانگی یخچال ، تلویزیون ، رادیو ، مبل و… از اقلام کالا محسوب می شوند ولی ساختمان کالا محسوب نمی شود .
2- تعریف سیاه یا فاکتور : معمولاً فروشگاه ها ، هنگاممفروش کالا صورتی طی چند نسخه تنظیم نموده و یک نسخه آن را همراه با عین کالا به خریدار تحویل می دهند این صورت که فاکتور خوانده می شود شامل : شماره مسلسل ، نام موسسه ، تاریخ ، شرح ، تعداد ، فی و مبلغ می باشد .
3- تعریف صورت حساب : در موسسات بازرگانی مرسوم است که همه ماهه خلاصه ای از حساب مشتری خود را از روی دفتر معینی تهیه و روی فرمی تنظیم کرده و تسلیم بدهکاران می نمایند که صورتحساب خوانده می شود منظور از ارسال آن اولاً – تائید صحت ثبت حساب مشتری در دفاتر ، ثانیاً – یادآوری بدهی شخص مذکور به طور محرمانه می باشد .
در صورتحساب از یکطرف به کالاهای تحویل شده با شرح شماره فاکتور ها و از سوی دیگر مبالغ دریافت شده از مشتری اشاره می گردد که تفاوت جمع دریافتیها وپرداختی های مشتری ، معرف بدهی او بوده و ابیستی با مانده حسابش در دفاتر معین برابر باشد.
4- رسید کالا یا قبض انبار : تجارتخانه ها ، فروشگاها بویژه شرکت های تولیدی در مقابل کالاهای دریافتی از فروشندگان رسیدی مبنی برشرح کالا ، تعداد ، مقادیر معیوب و تعداد سالم آن طی چند نسخه که همه دارای شماره مسلسل یکسان است مادر و یک نسخه آن را به تحویل دهنده کالا تسلیم می دارند تا در مراحل بعدی فروشنده یا تحویل دهنده جهت دریافت بهای کالای تحویلی به عنوان مدرک مستند از آن استفاده شود .
5- برگ سفارشی کالا : موسسات بازرگانی و به ویژه شرکت های تولیدی جهت خرید کالاها و ملزومات مورد نیاز خود از فرمی بنام برگ سفارش کالا استفاده می نمایند که شامل : شماره ، تاریخ ، شرایط معامله ( نقد یا نسیه بودن آن ) محل تحویل ، نوع کالا ، تعداد و احیاناً فی می باشد . این فرم طی چند نسخه صادر شده ، یک نسخه آن به منظور تقاضای ارسال جنس به فروشندگان تسلیم می گردد ونسخه دیگر در محل موسسه بایگانی می شود تا هنگام تحویل کالا و پرداخت بهای آن برای کنترل رسید کالا و فاکتور دریافت شده از برگ سفارشی استفاده می شود .
با توجه به اینکه موسسات بازرگانی به کار خرید و فروش کالا اشتغال دارند ودر آن اینها از طریق فروش کالا به دست می آید در اینجا به طور جداگانه حسابداری فروش کالا و حسابداری خرید کالا صدوربحث قرار می گیرد .
1- حسابداری فروش کالا :
در موسسات بازرگانی برای عملیات فروش کالا و محاسبه فروش خالص حسابها ، از حسابهای زیر استفاده می گردد :
1- حساب فروش
2- حساب برگشت از فروش و تخفیفات
3- حساب تخفیفات نقدی فروش
در زیر هر کدام از حسابهای فوق به صورت جداگانه شرح داده می شود :
1- حساب فروش :
قبلاً گفتیم که درآمد موسسات بازرگانی از طریق فروش کالا بدست میآید، در واقع در حسابداری موسسات بازرگانی حساب فروش به جای حساب درآمد نشسته است ، بنابراین ماهیت حساب فروش ، همانند ماهیت حساب درآمد بستانکار می باشد یعنی

بنابراین افزایش این حساب در طرف بسناکار آن ثبت می گردد
وموقعی که موسسه کالاهایی را می فروشد ( فروش افزایش می یابد )
این حساب بستانکار خواهد شد ، در نتیجه کلیه فروشهای موسسه اعم
از نقد و نسیه به این حساب بستانکار خواهد شد .
مثال : فرض کنید بازرگانی سیمرغ در تاریخ 5/10/86 تعداد 10 عدد یخچال را از قرار هر عدد 000/500 ریال به صورت نقد به فروش می رساند ثبت این معامله در دفتر روزنامه به شرح زیر خواهد بود .

دفتر روزنامه شماره صفحه ……
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار

5
86
دی
صندوق
فروش
بابت فروش نقدی ده عدد یخجال

5000000

5000000

مثال 2: بازرگانی سیمرغ در تاریخ 10/11/86 یک عدد تلویزیون را به مبلغ 000/800 ریال به طور نسیه به آقای محمدی فروخت ، ثبت آن در دفتر روزنامه به شرح زیر می باشد .

دفتر روزنامه شماره صفحه ……
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار

10
86
دی
بدهکاران
فروش
بابت فروش نسیه یک عدد تلویزیون

8000000

8000000

نکته : تمامی فروشهای نقد و نسیه به حساب فروش بستانکار می شوند و این حساب همیشه دارای مانده بستانکار است .

2- حساب برگشت از فروش و تخفیفات :
در موسساتی که به کار خرید و فروش کالا اشتغال دارند ، گاهی ممکن است که قسمتی از کالاهای فروخته شده ، توسط مشتریان برگشت داده شوند دلایلی که باعث برگشت کالاهای فروخته شده توسط مشتریان می شود عبارتند از آسیب دیدگی کالاها ، عیب ونقص کالا ، عدم مطابقت مشخصات کالای فروخته شده با کالای سفارش داده شده توسط مشتری و … و یا در مواردی که عیب و نقص کالا یا اختلاف نسبت آن جزئی باشد ، فروشنده برای منصرف کردن خریدار از برگشت دادن کالای فروخته شده ، تخفیفاتی را به مشتریان می دهد بنابراین حساب برگشت از فروش و تخفیفات حسابی است که کالاهای برگشتی ( برگشت از فروشها ) و یا تخفیفات اعطائی به مشتریان جهت منصرف کردن آنها از برگشت دادن کالا در این حساب ثبت می شود این حساب کاهنده فروش می باشد چون هر مقدار که از فروشهای ما برگشت بخورد مانند این است که به همان اندازه فروش ما کمتر بوده است بنابراین ماهیت این حساب بدهکار است .چون حساب فروش زمانی کاهش می یابد که بدهکار شود .

مثال : فرض کنید در تاریخ 10/12/86 یکی از مشتریان بازرگانی سیمرغ یک عدد از یخچالهای خریداری شده را به علت عیب و نقص برگشت داده وبهای آن را به مبلغ 000/500 ریال نقداً پس گرفت این رویداد به شرح زیر در دفتر روزنامه بازرگانی سیمرغ ثبت می شود .

دفتر روزنامه شماره صفحه ……
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار

10
86
اسفند
برگشت از فروش و تخفیفات
صندوق
بابت برگشت یک عدد از یخجالهای فروخته شده

500000

500000

مثال : فرض کنید در تاریخ 12/12/86 یکی از مشتریان بازرگانی سیمرغ یک عدد از تلویزیون های خریداری شده را به علت عدم مطابقت با نمونه برداشت بدهد این تلویزیون بطور نسیه توسط بازرگانی سیمرغ فروخته شده بود. ثبت این رویداد در دفتر روزنامه بازرگانی سیمرغ به صورت زیر ثبت می شود ( قیمت فروش این تلویزیون 000/600 ریال بوده است )

دفتر روزنامه شماره صفحه ……
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار

12
86
بهمن
برگشت از فروش و تخفیفات
بدهکاران
بابت برگشت یک عدد از تلویزیون های فروخته شده

600000

600000

چون این تلویزیون قبلاً بطور نسیه فروخته شده بود موقع برگشت بهای آن از حساب بدهکاران به موسسه کسر می گردد ( مطالبات شرکت از این مشتری کاهش می یابد )
مثال : فرض کالایی در تاریخ هفتم دی ماه بطور نسیه فروخته شده بود ودر تاریخ پانزده اسفند ماه به علت معیوب بودن خریدار قصد داشت که آن را برگشت دهد ولی فروشنده برای منصرف کردن ایشان مبلغ 000/120 ریال به مشتری تخفیف میدهد این تخفیف در دفتر روزنامه فروشنده به صورت زیر ثبت می شود .

دفتر روزنامه شماره صفحه ……
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار

15
86
اسفند
برگشت از فروش و تخفیفات
بدهکاران
بابت تخفیف اعطایی به علت معیوب بودن کالای فروخته شده در 7/10/86

120000

120000

نکته : مانده حساب برگشت از فروش و تخفیفات همیشه بدهکار است .
3- حساب تخفیفات نقدی فروش :
در دنیای رقابتی ، شرکتها سعی می کنند برای حفظ وگسترش بازار فروش محصولات خود از روشهای مختلفی مانند نسیه ، فروش اقساطی ، فروش ا و … استفاده کنند .در فروش نسیه ،فروشنده معمولاًبه خریداران اجازه می دهد که در ظرف مدت معینی پس از تاریخ فروش مثلاً 30روز ، 60 روز یا 90 روز بهای کالاهای خریداری شده را بپردازند در این صورت گفته می شود که شرط فروش ن/30 یا ن/60 یا ن/90 ( یعنی نسیه 30 روزه ، نسیه 60 روزه یا نسیه 90 روزه ) می باشد ممکن است فروشندگان برای تشویق خریداران به پرداخت بهای کالای خریداری شده رد مدتی کوتاهتر از زمان تعیین شده برای آنان نوع خاصی تخفیف به عنوان جایزه قائل شوند که این تخفیف را معمولاً " تخفیفات نقدی " می نامند . مثلاً ممکن است شرط فروش به صورت ن/30-1/10 باشد ، منظور از این شرط این است که فروشنده کالا را به صورت نسیه 30 روزه می فروشد ولی چنانچه خریدار بهای آن را تا مدت 10 روز اول از تاریخ خرید بپردازد 1% به او تخفیف می دهد . همچنین ممکن است شرط فروش ن/60-2/10 ( نسیه 60 روزه با 2% تخفیف برای پرداخت نقدی در ده روز اول ) ن/90-3/10 ( نسیه 90 روزه با 3% تخفیف برای پرداخت نقدی در ده روز اول ) ونظایر آن باشد .تخفیفات نقدی فروش همانند حساب برگشت از فروش و تخفیفات حسابی است با ماهیت بدهکار ،چون کاهنده فروش است یعنی افزایش این حساب در طرف بدهکار حساب ثبت می شود.

برای مثال فرض کنید بازرگانی سیمرغ در تاریخ 5/10/86 یک عدد یخچال را به مبلغ 000/600 ریال و با شرط(ن/60-2/10 ) به فروشگاه سامان می فروشد ثبت زیر در تاریخ فروش در دفتر روزنامه شرکت سیمرغ به عمل می آید .
دفتر روزنامه شماره صفحه ……
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار

5
86
دی
بدهکاران
فروش
بابت فروشنسیه شرط (ن/60-2/10)

600000

600000

همانطور که می بینید در تاریخ فروش این معامله نسیه به اندازه کل مبلغ فروش به ثبت می رسد حال چنانچه فروشگاه سامان در طی ده روز اول خرید دوره تخفیف وجه این معامله را پرداخت کند ، 2% تخفیف خواهد گرفت .

حال فرض کنید ، فروشگاه سامان در تاریخ 13/10/86 بدهی خود را به بازرگانی سیمرغ پرداخت کند در این صورت چون پرداخت در طی دوره ی تخفیف صورت گرفته ، بازرگانی سیمرغ موطف است 2% به فروشگاه سامان تخفیف بدهد و ثبت این رویداد در دفتر روزنامه بازرگانی سیمرغ به شرح زیرخواهد بود .
میزان تخفیف 000/120 = %2 * 000/600
مبلغ دریافتی فروشنده 000/880/5 = 000/120 – 000/600

دفتر روزنامه شماره صفحه ……
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار

13
86
دی
صندوق
تخفیفات نقدی فروش
بدهکاران
بابت تسویه حساب با سامان دردوره ی تخفیف

5580000
120000

6000000

ولی چنانچه ، فروشگاه سامان ، بدهی خود را بعد از اتمام دوره ی تخفیف ، مثلاً در تاریخ 18/10/86 پرداخت کند ثبت زیر در دفتر روزنامه انجام خواهد شد .
بستانکاران
بدهکاران
شرح
تاریخ

6000000

6000000
صندوق
بدهکاران
بابت تسویه حساب با فروشگاه سامان
86
دی
18

همانطور که می بینید در هر دو حالت حساب بدهکاران به اندازه کل مبلغ بدهی بستانکار شده و از بین می رود ولی در حالت اول حساب صندوق به اندازه تخفیف ارائه شده کمتر دریافت می کند و این تخفیف محاسبه وبه عنوان یک رویداد مالی ثبت می شود .
نکته : حسابهای برگشت از فروش و تخفیفات و تخفیفات نقدی فروش برعکس حساب فروش همیشه دارای مانده بدهکار هستند چون کاهنده فروش هستند .

ب- حسابداری خرید کالا :
موسسات برای اینکه به اطلاعات کاملی در مورد خریدهای خود دسترسی داشته باشند از حسابهای زیر برای ثبت عملیات خرید کالا استفاده می کنند که در زیر یکی یکی به تشریح آنها خواهیم پرداخت .
1- حساب خرید
2- حساب برگشت از خرید و تخفیفات
3- حساب تخفیفات نقدی خرید
4- حساب هزینه حمل کالای خریداری شده

1- حساب خرید : موسسات بازرگانی ، کلیه کالاهایی را که به طور نقد ، یا نسیه ،جهت فروش خریداری میکنند را رد حساب خرید ثبت می کنند ماهیت این حساب ،مانند حساب هزینه هاست در واقع این حساب هزینه ی کالاهای خریداری شده را نشان می دهد بنابراین مانند بقیه هزینه ها دارای ماهیت بدهکار می باشد .

فرض کنید ، بازرگانی سیمرغ در تاریخ 7/11/86 تعداد 10 عدد یخچال به مبلغ هر کدام 000/4000 ریال به طور نقدی خریداری کند ، ثبت این معامله در دفتر روزنامه بازرگانی سیمرغ به شرح زیر است :
کل مبلغ خرید 000/400 = 000/40 * 10

بستانکار
بدهکار
شرح
تاریخ

40000000
40000000
خرید
صندوق
بابت خرید نقدی 10 عدد یخچال
86
بهمن

7

فرض کنید ، بازرگانی سیمرغ در تاریخ 10/12/86 تعداد 5 عدد تلویزیون به مبلغ هر کدام 000/300 ریال به طور نسیه خریداری کند ثبت آن در دفتر روزنامه این موسسه به شرح زیر است .
کل مبلغ خرید 000/500/1 = 000/300 *5

بستانکار
بدهکار
شرح
تاریخ

15000000
15000000
خرید
بستانکاران
بابت خرید نسیه 5 عدد تلویزیون
86
اسفند

1

2- حساب برگشت از خرید و تخفیفات :
هرگاه بنابه دلایلی موسسه تصمیم بگیرد مقداری از کالاهای خریداری شده را به فروشنده برگشت دهد ، کالاهای برگشتی در این حساب ثبت خواهند شد برخی از دلایلی که باعث برگشت دادن کالاهای خریداری شده می شوند عبارتند از ،آسیب دیدگی کالاها ، عیب و نقص کالاها ، عدم مطابقت مشخصات کالای خریداری شده با مشخصات کالای سفارش داده شده توسط خریدار و… و یا در مواردی که عیب و نقص کالا یا اختلاف نسبت به آن جزئی باشد خریدار با گرفتن مقداری تخفیف از برگشت دادن این کالای خریداری شده منصرف میشود چنین تخفیفاتی نیز در حساب برگشت از خرید و تخفیفات ثبت می شود این حساب کاهنده خرید می باشد حتی می توان این برگشت ها را مستقیماً در حساب خرید بستانکار کرد حساب خرید را کاهش داد ولی برای اینکه اطلاعات کاملی از میزان ومبلغ کالاهای برگشتی جهت تصمیم گیری مدیریت در دسترس باشد ، این برگشت ها در یک حساب جداگانه به نام برگشت از خرید وتخفیفات ثبت میشوند این حساب برعکس خرید دارای ماهیت بستانکار است چون کاهنده خرید است وخرید هنگامی کاهش می یابد که بستانکار شود .

فرض کنید در تاریخ 18/11/86 بازرگانی سیمرغ یکی از یخچالهایی را که قبلاً به صورت نقدخریداری کرده بود را به علت عیب و نقص به فروشنده برگست می دهد و وجه آن را براساس قیمت خرید به مبلغ 000/400 نقداً دریافت و به حساب صندوق واریز می کند ثبت این رویداد :
بستانکار
بدهکار
بدهکار
تاریخ

4000000
4000000
صندوق
برگشت از خرید و تخفیفات
بابت برگشت دادن یک عدد از یخچالهای خریداری شده
86
بهمن

8

3- حساب تخفیفات نقدی خرید :
در خرید نسیه کالا ، فروشنده برای تشویق خریداران جهت پرداخت بدهی خود ، در صورتی که خریدار در مدت زمان معینی بدهی خود را پرداخت کند درصدی از مبلغ فاکتور را تخفیف میگیرد که به آن تخفیفات نقدی خرید می گویند این تخفیفات برای فروشنده ، تخفیفات نقدی فروش و برای خریدار تخفیفات نقدی خرید محسوب می شود به طور مثال اگرخریدار مقداری کالا را با شرط ن/30-3/10 خریداری کند یعنی اینکه خرید به صورت نسیه بوده وخریدار 30 روز مهلت دارد که بدهی خود را پرداخت کند ولی اگر در طول 10 روز اول خرید بدهی خود را پرداخت کند میتواند از 3% تخفیف نقدی استفاده کند حساب تخفیفات نقدی خرید نیز ، حسابی با ماهیت بستانکار است چون این حساب نیز کاهنده خرید می باشد .
نکته : حساب برگشت از خرید و تخفیفات و حساب تخفیفات نقدی خرید در هنگام محاسبه خرید خالص از حساب خرید کسر می گردند ، چون این در حساب کاهنده خرید هستند در واقع ماهیت آنها معکوس خرید می باشد .

فرض کنید بازرگانی سیمرغ در تاریخ 20/11/85 معادل میلغ 000/500/2 ریال کالا به شرط ن/60-2/10 خریداری کند به شرح زیر در دفتر روزنامه نسبت می شود .

بستانکار
بدهکار
بدهکار
تاریخ

2500000

2500000
خرید
بستانکاران
بابت خرید نسیه به شرط (ن/60-2/10)
86
بهمن

2

حال اگر این بازرگانی در تاریخ 29/11/85 بدهی خود را از بابت خرید فوق ( در دوره ی تخفیف ) پرداخت نماید ، از تخفیف مزبور استفاده خواهد نمود و پرداخت این بدهی به شرح زیر در دفاتر ثبت خواهد شد .
میزان تخفیف 000/50 = 20% – 000/500/2
مبلغ پرداختنی 000/450/2 = 000/50 – 000/500/2

بستانکار
بدهکار
بدهکار
تاریخ

2450000
50000
2500000
بستانکاران
صندوق
تخفیفات نقدی خرید
بابت پرداخت بهای خرید نسیه 29 بهمن
86بهمن

29
4- هزینه حمل کالای خریداری شده :
در این حساب کلیه هزینه های حمل و نقل پرداخت شده توسط خریدار ، جهت انتقال کالاهای خریداری شده به حمل انبار یا فروشگاه خریدار ثبت می گردد .

این حساب نیز مانند سایر هزینه ها دارای ماهیت بدهکار می باشد و افزایش آن در طرف بدهکار ثبت می گردد .طبق اصل بهای تمام شده ، کلیه هزینه هایی که جهت تحصیل کالاها پرداخت می شود باعث افزایش قیمت تمام شده کالاهای خریداری شده می گردد . بنابراین مانده حساب هزینه حمل کالای خریداری شده در زمان تهیه صورت حساب سود وزیان باید جهت محاسبه بهای تمام شده کالای خریداری شده به حساب خرید خالص اضافه گردد .
فرض کنید بازرگانی سیمرغ در تاریخ 5/10/85 جهت انتقال کالاهای خریداری شده از تهران به محل فروشگاه خود در تبریز ، مبلغ 000/2000 ریال هزینه حمل و نقل پرداخت کند که ثبت آن بقرار زیر است .
بستانکار
بدهکار
بدهکار
تاریخ

2000000
2000000
هزینه حمل کالای خریداری شده
صندوق
بابت پرداخت هزینه حمل کالای خریداری شده
85
دی

5

مهمترین روشهای حسابداری خرید وفروش کالا :
در موسسات بازرگانی بنابه نوع و حجم کار موسسه از روشهای گوناگونی جهت نگهداری حساب موجودی کالا استفاده می شود که مهمترین آنها عبارتند از :
الف – روش ثبت دائمی موجودی کالا ( محاسبه دائمی موجودی کالا )
این روش بیشتر برای موسساتی مناسب است که تنوع و تعدد کالاهایشان کم است یا به عبارت دیگر انواع کالاهائیکه به فروش می رسانند کم ولی سود حاصل از فروش آنها زیاد می شود مانند موسسات خرید و فروش اتومبیل یا فرش در این روش با استفاده از کارت حسابداری انبار میتوان در هر زمان از میزان موجودیهای کالا اصلاح حاصل نمود . اینگونه موسسات برای خرید و فروش کالا ( توجه داشته باشید برای هر دو عمل خرید و فروش ) حساب واحدی بنام حساب موجودی کالا در دفاتر افتتاح می نمایند که کلیه کالاهای خریداری شده به قیمت تمام شده در بدهکار آن و کلیه کالاهای فروخته شده به قیمت تمام شده در بستانکار آن ثبت می گردد .
ب- روش ثبت ادواری موجودی کالا (نگهداری حسابهای جداگانه برای خرید کالا و فروش کالا ):
در این روش برای خرید کالا و فروش کالا حسابهای جداگانه نگهداری می شود بدین ترتیب که برای خرید کالا حساب خرید و برای فروش کالا ، حساب فروش مورد استفاده قرار می گیرد در این روش موجودی کالای فروش نرفته در پایان دوره ی مالی از طریق شمارش و قیمت گذاری تعیین و همانند سایر داراییها در بدهکار حساب موجودی کالا ثبت میگردد .
در این روش در ابتدای دوره ی مالی کالاهای موجود از سال قبل ( کالاهای باقی مانده و فروش نرفته ) مانند سایر داراییها به بدهکار حساب موجودی کالا انتقال می یابد وحساب موجودی کالا در طول دوره و قبل از اصلاحات پایان دوره ی ثابت باقی می ماند و نمایانگر موجودی کالای اول دوره می باشد این فصل در حسابداری موسسات بازرگانی از روش ادواری استفاده شده است .
توالی مراحل حسابداری در موسسات بازرگانی همانند موسسات خدماتی است در اینجا با ارائه مثالی نحوه انجام مراحل حسابداری در موسسات بازرگانی تشریح می شود .
مثال : فرض کنید معاملات و مبادلات موسسه بازرگانی پیشتاز در سال مالی 86 در دفاتر روز نامه و کل ثبت شده وتراز آزمایشی اصلاح نشده آن بشرح زیر تهیه شده است.

بازرگانی پیشتاز
تراز آزمایشی اصلاح نشده
منتهی به 29 اسفند 1386
مانده بستانکار
مانده بدهکار
عنوان حساب

000/200
صندوق

000/800/1
بدهکاران

000/300
موجودی کالا

000/500
ملزومات

000/600
پیش پرداخت اجاره

000/000/10
ساختمان
3000000

بستانکاران
2000000

وام پرداختنی
8000000

سرمایه

000/600
برداشت
4500000

فروش

000/100
برگشت از فروش و تخفیفات

000/80
تخفیفات نقدی فروش

000/580/1
خرید
350000

برگشت از خرید و تخفیفات
110000

تخفیفات نقدی خرید

000/100
هزینه حمل کالای خریداری شده

000/200
هزینه حقوق

000/100
هزینه آگهی
17960000
000/960/17
جمع

اکنون مراحل حسابداری بعد زا تهیه تراز آزمایشی اصلاح نشده که شامل مراحل زیر می باشد در مورد موسسات بازرگانی تشریح می شود :
* تهیه کاربرگ
* تهیه صورت های مالی
* اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل
* بستن حسابهای موقت
* تهیه تراز آزمایش اختتامی

تهیه کاربرگ : کاربرگ موسسات بازرگانی ، همانند کاربرگ موسسات خدماتی می باشد تنها تفاوت آن این است که به خاطر تفاوت نوع کار دو موسسه ، در کاربرگ موسسات بازرگانی حسابهای جدیدی مانند ،خرید ، فروش یا برگشت از خرید و فروش و… ایجاد شده است همانطور که می بینید این کاربرگ نیز همانند کاربرگ موسسات خدماتی دارای 5 بخش می باشد که نحوه تکمیل آنها در قالب این مثال آورده می شود.

تکمیل بخش اول کاربرگ : برای تکمیل بخش اول کاربرگ ( تراز آزمایشی اصلاح نشده ) اقلام موجود در تراز آزمایشی اصلاح نشده عیناً به بخش اول کاربرگ منتقل میگردد.

عنوان حساب
تراز ازمایشی اصلاح نشده
اصلاحات
تراز آزمایشی اصلاح شده
سود و زیان
تراز نامه
صندوق
20000

بدهکاران
180000

موجودی کالا
3000

ملزومات
5000

پ.پ اجاره
6000

ساختمان
100000

بستانکاران

30000

وام پرداختنی

20000

سرمایه

80000

برداشت
6000

فروش

45000

برگشتاز فروش و تخفیفات
1000

تخفیفات نقدی فروش
800

خرید
15800

برگشت از خرید و تخفیفات

3500

تخفیفات نقدی خرید

1100

هزینه حمل کالای خریداری شده
1000

هزینه حقوق
2000

هزینه اگهی
1000

جمع

تکمیل بخش دوم: برای تکمیل بخش دوم باید دید که چه حسابهایی نیاز به اصلاح دارند تا به مانده ی واقعی خود در پایان سال 86 برسند فرض کنید حسابهای زیر نیاز به اصلاح دارند :
1- موجودی کالا با توجه به اینکه موجودی کالا طبق شمارش 29 اسفند 86 معادل مبلغ 000/500 ریال می باشد .
2- موجودی ملزومات طبق شمارش پایان سال 000/300 ریال می باشد .
3- پیش پرداخت اجاره برای مدت یکسال می باشد که تاریخ عقد قرارداد اجاره اول آبان ماه می باشد .
4- محاسبه هزینه استهلاک ساختمان با توجه به اینکه ساختمان در اول فروردین 86 خریداری شده وعمر مفید آن 20 سال و بدون ارزش اسقاط می باشد که با روش خط مستقیم مستهلک می شود .
5- حقوق اسفند ماه یکی از کارکنان به مبلغ 000/200 ریال هنوز پرداخت و ثبت نشده است .

1- اصلاح حساب موجودی کالا : قبلاً گفتیم که در روش ادواری ، در پایان سال موجودی کالای فروش نرفته از طریق شمارش تعیین می شود و مانند سایر داراییها ثبت و به دوره ی بعدی منتقل می گردد ودر طول سال هیچ ثبتی در حساب موجودی کالا انجام نمی شود تا زمانی که دوباره به آخر سال برسیم و موجودی آخر سال را شمارش وثبت کنیم بنابراین موجودی کالا قبل از اصلاحات در کاربرگ نشان دهنده ی موجودی کالای ابتدای دوره ( پایان دوره ی قبل ) می باشد بعد از اینکه موجودی آخر دوره از طریق شمارش به مبلغ 000/500 ریال تعیین گردید . اصلاحات زیر در بخش اصلاحات کاربرگ نوشته می شود.
الف – موجودی واقعی در پایان سال 000/500 ریال تعیین شد ، بنابراین باید موجودی کالای قبلی ( اول دوره ) 000/300 ریال را حذف کنیم و موجودی کالایی را به مبلغ 000/500 ریال برسانیم برای اینکار از حساب خلاصه سود و زیان استفاده می کنیم یعنی موجودی کالای اول دوره که مانده آن 000/300ریال بدهکار است را بستانکار می کنیم تا حذف شود و حساب خلاصه سود و زیان را بدهکار معادل آن بدهکار می کنیم یعنی
خلاصه سود و زیان 000/300
موجودی کالا ( اول دوره ) 000/300
بستن موجودی کالای اول دوره به حساب خلاصه سود و زیان

ب- موجودی کالای پایان دوره را به حساب موجودی کالا بدهکار و به حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می کنیم یعنی

موجودی کالا ( پایان دوره )000/500
حساب خلاصه سود و زیان 000/500

موجودی کالای پایان دوره ، بخشی از دارائیهای بازرگانی پیشتاز است ( چون دارای منافع آتی است ) بنابراین باید در بخش ترازنامه کاربرگ نوشته شود و مانند تعبیر حسابهای دائمی به سال بعد منتقل گردد . اکنون ثبتهای بالا را عیناً در بخش اصلاحات کاربرگ می نویسیم چون حسابی با نام خلاصه سود و زیان قبلاً در کاربرگ افتتاح نشده بنابراین این حساب را در انتهای کاربرگ باز می کنیم.

2- اصلاح حساب موجودی ملزومات : موجودی ملزومات در پایان سال ، طبق شمارش 000/300 ریال ارزیابی شده ، بنابراین نتیجه می گیریم که بقیه آن مصرف شده و به هزینه تبدیل شده است و برابر مقداری که مصرف شده حساب ملزومات را کاهش و به حساب هزینه می بریم یعنی مصرف شده
000/200 = 000/300 -000/500
هزینه ملزومات 000/200
حساب ملزومات 000/200
بابت اصلاح حساب ملزومات

3- اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره :
اجاره ماهانه 000/50 =

هزینه اجاره تحقق یافته از محل پیش پرداخت اجاره 000/250 = 000/50*5

چون 5 ماه از مدت قرارداد اجاره سپری شده بنابراین به اندازه 5 ماه به هزینه تبدیل شده و ثبت زیر باید در بخش اصلاحات کاربرگ نوشته شود.
هزینه اجاره 000/250
پیش پرداخت اجاره 000/250
بابت اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره

4- محاسبه هزینه استهلاک ساختمان :
ارزش اسقاط – بهای تمام شده
عمر مفید = هزینه استهلاک ساختمان

استهلاک سالانه 000/500 = = هزینه استهلاک ساختمان

هزینه استهلاک ساختمان 000/500
استهلاک انباشته ساختمان 000/500

5- ثبت هزینه حقوق، ثبت و پرداخت نشده :
هزینه حقوق 000/200
حقوق پرداختنی 000/200

اکنون کاربرگ بازرگانی پیشتاز را بعد از تکمیل بخش اصلاحات مشاهده می کنید .
عنوان حساب
تراز ازمایشی اصلاح نشده
اصلاحات
تراز آزمایشی اصلاح شده
سود و زیان
تراز نامه
صندوق
20000

بدهکاران
180000

موجودی کالا
3000

500000
3000

ملزومات
5000

2000

پ.پ اجاره
6000

2500

ساختمان
100000

بستانکاران

30000

وام پرداختنی

20000

سرمایه

80000

برداشت
6000

فروش

45000

برگشتاز فروش و تخفیفات
1000

تخفیفات نقدی فروش
800

خرید
15800

برگشت از خرید و تخفیفات

3500

تخفیفات نقدی خرید

1100

هزینه حمل کالای خریداری شده
1000

هزینه حقوق
2000

2000

هزینه اگهی
1000

جمع

خلاصه سود و زیان

3000
5000

هزینه ملزومات

2000

هزینه ملزومات

2500

هزینه استهلاک ساختمان

5000

استهلاک انباشته ساختمان

5000

حقوق پرداختنی

2000

* تکمیل بخش تراز آزمایشی اصلاح شده : این بخش از ترکیب بخش تراز آزمایشی اصلاح نشده و بخش اصلاحات بدست می آید توجه کنید که طرف بدهکار وبستانکار حساب خلاصه سود و زیان که در انتهای کاربرگ ایجاد شده عیناً به تراز آزمایشی اصلاح شده منتقل می گردد زیر طرف بدهکار این حساب نشان دهنده موجودی کالای اول دوره و طرف بستانکار آن نشان دهنده موجودی کالای آخر دوره می باشد که هر دوی اینها برای تهیه صورت سود و زیان مورد نیازند وهردو عیناً به بخش سود وزیان منتقل خواهند شد . اکنون کاربرگ بازرگانی پیشتاز را بعد از تکمیل این بخش مشاهده می کنید

عنوان حساب
تراز ازمایشی اصلاح نشده
اصلاحات
تراز آزمایشی اصلاح شده
سود و زیان
تراز نامه
صندوق
20000

2000

بدهکاران
18000

18000

موجودی کالا
3000

500000
3000
5000

ملزومات
5000

2000
3000

پ.پ اجاره
6000

2500
3500

ساختمان
100000

100000

بستانکاران

30000

30000

وام پرداختنی

20000

20000

سرمایه

80000

80000

برداشت
6000

6000

فروش

45000

45000

برگشتاز فروش و تخفیفات
1000

1000

تخفیفات نقدی فروش
800

800

خرید
15800

15800

برگشت از خرید و تخفیفات

3500

3500

تخفیفات نقدی خرید

1100

1100

هزینه حمل کالای خریداری شده
1000

1000

هزینه حقوق
2000

2000

4000

هزینه اگهی
1000

1000

جمع

خلاصه سود و زیان

3000
5000
3000
5000

هزینه ملزومات

2000

2000

هزینه ملزومات

2500

2500

هزینه استهلاک ساختمان

5000

5000

استهلاک انباشته ساختمان

5000

5000

حقوق پرداختنی

2000

2000

* تکمیل بخش سود وزیان : اطلاعات لازم برای تکمیل این بخش از بخش ترازآزمایشی اصلاح شده بدست می آید یعنی کلیه حسابهایی که در صورت سود وزیان درج می شوند یعنی حسابهای خرید وفروش و هزینه ها از بخش تراز اصلاح شده به بخش سود و زیان منتقل میشوند . دو رقم مربوط به خلاصه سود و زیان نیز عیناً به ستونهای مربوطه در بخش سود وزیان مستقل می گردد.
اکنون کاربرگ بازرگانی پیشتاز را بعد از تکمیل این بخش مشاهده می کنید

عنوان حساب
تراز ازمایشی اصلاح نشده
اصلاحات
تراز آزمایشی اصلاح شده
سود و زیان
تراز نامه
صندوق
20000

2000

بدهکاران
18000

18000

موجودی کالا
3000

500000
3000
5000

ملزومات
5000

2000
3000

پ.پ اجاره
6000

2500
3500

ساختمان
100000

100000

بستانکاران

30000

30000

وام پرداختنی

20000

20000

سرمایه

80000

80000

برداشت
6000

6000

فروش

45000

45000

45000

برگشتاز فروش و تخفیفات
1000

1000

1000

تخفیفات نقدی فروش
800

800

800

خرید
15800

15800

15800

برگشت از خرید و تخفیفات

3500

3500

3500

تخفیفات نقدی خرید

1100

1100

1100

هزینه حمل کالای خریداری شده
1000

1000

1000

هزینه حقوق
2000

2000

4000

4000

هزینه اگهی
1000

1000

1000

جمع

خلاصه سود و زیان

3000
5000
3000
5000
3000
5000

هزینه ملزومات

2000

2000

2000

هزینه اجاره

2500

2500

2500

هزینه استهلاک ساختمان

5000

5000

5000

استهلاک انباشته ساختمان

5000

5000

حقوق پرداختنی

2000

2000

تکمیل بخش ترازنامه : اطلاعات لازم برای تکمیل این بخش نیز از بخش ترازآزمایشی اصلاح شده بدست می آید بدین ترتیب که حسابهایی که به بخش سود و زیان منتقل نشده اند ( داراییها – بدهیها ، سرمایه و برداشت ) به بخش ترازنامه منتقل می شود با درج سود خالص محاسبه شده در ستون بستانکار ترازنامه ، باید دو ستون ترازنامه با هم موازنه داشته باشند عدم توازن دو ستون ترازنامه نشان دهنده اشتباه در تکمیل آن است . اکنون کاربرگ بازرگانی پیشتاز را بعد از تکمیل این بخش مشاهده می کنید

عنوان حساب
تراز ازمایشی اصلاح نشده
اصلاحات
تراز آزمایشی اصلاح شده
سود و زیان
تراز نامه
صندوق
20000

2000

20000

بدهکاران
18000

18000

18000

موجودی کالا
3000

500000
3000
5000

5000

ملزومات
5000

2000
3000

3000

پ.پ اجاره
6000

2500
3500

3500

ساختمان
100000

100000

100000

بستانکاران

30000

30000

30000
وام پرداختنی

20000

20000

20000
سرمایه

80000

80000

80000
برداشت
6000

6000

6000

فروش

45000

45000

45000

برگشتاز فروش و تخفیفات
1000

1000

1000

تخفیفات نقدی فروش
800

800

800

خرید
15800

15800

15800

برگشت از خرید و تخفیفات

3500

3500

3500

تخفیفات نقدی خرید

1100

1100

1100

هزینه حمل کالای خریداری شده
1000

1000

1000

هزینه حقوق
2000

2000

4000

4000

هزینه اگهی
1000

1000

1000

جمع

خلاصه سود و زیان

3000
5000
3000
5000
3000
5000

هزینه ملزومات

2000

2000

2000

هزینه اجاره

2500

2500

2500

هزینه استهلاک ساختمان

5000

5000

5000

استهلاک انباشته ساختمان

5000

5000

5000
حقوق پرداختنی

2000

2000

2000

* تهیه صورتهای مالی : بعد از تکمیل کاربرگ چون تمامی اطلاعات لازم جهت تهیه صورت های مالی به طور یکجا و براحتی در کاربرگ قابل دسترس می باشد ، کار تهیه صورت های مالی به راحتی با استفاده از کاربرگ قابل تهیه می باشند .
* تهیه صورت سود و زیان بازرگانی پیشتاز از روی کاربرگ .

قبلاً گفتیم که صورت سود و زیان ، صورتی است که درآن درآمد ها و هزینه های یک موسسه در یک دوره ی زمانی معینی ، خلاصه و درج شده و با یکدیگر مقابله می شوند که از مقابله آنها سود یا زیان خالص دوره بدست می آید صورت سود و زیان موسسات بازرگانی مشابه موسسات و خدماتی می باشد با این تفاوت که چون کار موسسه بازرگانی خرید وفروش کالا می باشد یک هزینه جدید به هزینه های قبلی اضافه می شود که به آن بهای تمام شده کالای فروش رفته می گویند که همانن هزینه خرید کالاهای فروش رفته می باشد در این موسسات همانطور که قبلاً گفتیم حساب فروش جایگزین حساب درآمد شده ،چون درآمد این موسسات از طریق فروش کالا بدست می آید بنابراین اگر از فروش خالص ( درآمد خالص که برابر است با فروش منهای برگشت از فروش و تخفیفات و تخفیفات نقدی فروش ) بهای تمام شده کالای فروش رفته ( که عمده ترین هزینه موسسات بازرگانی می باشد ) کسر شود سود ناخالص بدست می آید که اگر از سود ناخالص بقیه هزینه های موسسه ( که به آنها هزینه های عملیاتی گفته می شود ) کسر گردد ، سود خالص موسسه بدست خواهد آمد در واقع اگرصورت سود و زیان موسسات بازرگانی را به صورت کوتاه نشان دهیم به صورت زیر خواهد بود .

موسسه …………..
صورتهای سود و زیان
منتهی به 29 اسفند 1386
فروش خالص xxx
کسر شود : بهای تمام شده کالای فروش رفته (xx)

سود ناخالص xx

کسر شود هزینه های عملیاتی :
هزینه حقوق x x
هزینه اجاره x x
هزینه استهلاک x x
..
..
..
جمع هزینه های عملیاتی (xx)
سود خالص x x

اکنون نحوه ی محاسبه فروش خالص و بهای تمام شده کالای فروش رفته در زیر ارائه می گردد .
* فروش خالص : حساب فروش نشان دهنده فروش ناخالص موسسه می باشد چون برخی از فروشها برگشت داده شده یا تخفیفاتی به مشتریان ارائه شده است که در حسابهای جداگانه ای ثبت شده اند بنابراین اگر از حساب فروش دو حساب برگشت از فروش و تخفیفات و تخفیفات نقدی فروش را کسر کنیم ، فروش خالص بدست می آید .

فروش
xxx
کسر شود :
برگشت از فروش و تخفیفات xx
تخفیفات نقدی فروش xx
جمع (xx)
فروش خالص xx

* محاسبه ی بهای تمام شده کالای فروش رفته :
قبلاً گفتیم که عمده ترین هزینه موسسات بازرگانی با بهای تمام شده کالای فروش رفته ( هزینه کالاهای خریداری شده که به فروش رسیده اند ) می باشد که برای بدست آوردن آن باید خرید خالص بهای تمام شده کالای خریداری شده با بهای تمام شده کالای آماده برای فروش را محاسبه کنیم یعنی :
خرید xxx
کسر شود :
برگشت از خرید و تخفیفات xx
تخفیفات نقدی خرید xx
جمع (xx)
خرید خالص xx

چون حساب خرید ، کل خرید ها ( خرید ناخالص ) را نشان می دهد در حالی که برخی از کالاهای خریداری شده بنابه دلایلی مانند عیب ونقص برگشت داده شده اند که در حسابهای جداگانه ای ثبت شده اند بنابراین اگرحسابهای کاهنده خرید را یعنی برگشت از خرید و تخفیفات و تخفیفات نقدی خرید را از حساب خرید کسر کنیم خرید خالص به شرح بالا بدست خواهد آ"د .
* محاسبه بهای تمام شده کالای خریداری شده : بهای تمام شده کالای خریداری شده نشان دهنده کل مبالغی است که برای تحصیل کالاهای خریداری شده پرداخت کرده ایم یعنی اگر سایر هزینه ها مانند هزینه حمل کالای خریداری شده را به خرید خالص اضافه کنیم بهای تمام شده کالای خریداری شده بدست می آید .
خر ید خالص xxx
اضافه شود :
هزینه حمل کالای خریداری شده xx

بهای تمام شده کالای خریداری شده xxx

به این ترتیب بهای تمام شده کلیه کالاهای خریداری شده در طول سال بدست می آید علاوه برکالاهای خریداری شده در طول سال (محاسبه شده به شرح بالا ) موسسه در ابتدای سال نیز مقداری موجودی کالا دارد که همان موجودی کالای فروخته نشده سال قبل (موجودی کالای پایان دوره سال قبل ) می باشد بنابراین اگربهای تمام شده کالای خریداری شده را با موجودی ابتدای دوره جمع کنیم بهای تمام شده کالای آماده برای فروش بدست می آید یعنی کالاهایی که می توانیم آنها را بفروشیم ( کلیه کالاهایی که در طول سال به فروش می رسند یا از محل موجودیهای اول دوره یا از محل کالاهای خریداری شده در طی دوره به فروش رسیده اند )
موجودی کالا در ابتدای دوره
xx
اضافه شود : بهای تمام شده کالای خریداری شده
xx
بهای تمام شده کالای آماده برای فروش
xx
اکنون بعد از محاسبه اقلام فوق براحتی می توانیم بهای تمام شده کالای فروش نرفته را محاسبه کنیم چون کل بهای تمام شده کالاهای آماده برای فروش به شرح بالا محاسبه شدند از طرف دیگر گفتیم که در روش ادواری موجودی کالای فروش رفته در پایان سال (موجودی آخر دوره ) از طریق شمارش تعیین می شود بنابراین اگرموجودی آخر دوره را از بهای تمام شده کالای آماده برای فروش کسر کنیم نتیجه می گیریم که بقیه کالاها به فروش رسیده اند بدین ترتیب بهای تمام شده کالای فروش رفته که عمده ترین هزینه موسسات بازرگانی می باشد محاسبه می شود.
بهای تمام شده کالای آماده برای فروش
xxx

کسرشود : موجودی کالای آخر دوره
(xx)
بهای تمام شده کالای فروش رفته
xx

* محاسبه سود ناخالص : اکنون اگر این رقم را ( بهای تمام شده کالای فروش رفته ) از فروش خالص کسرکنیم سود ناخالص بدست می آید .
فروش ناخالص
xxx
کسرشود : بهای تمام شده کالای فروش نرفته
(xx)
سود ناخالص
xx

هزینه های عملیاتی : هزینه هایی هستند که در جریان عادی عملیات موسسات رخ می دهند و برای پیشبرد عملیات موسسه ضروری هستند این هزینه ها معمولاً به دو قسمت یعنی هزینه های عمومی و اداری و هزینه های توزیع و فروش تقسیم می شوند مانند هزینه حقوق ، هزینه اجاره ، هزینه ملزومات ، هزینه استهلاک ، هزینه آگهی ، هزینه مطالبات مشکوک الوصول ، هزینه حمل کالای فروش رفته ، هزینه های عمومی و اداری به قسمتهای اداری موسسه مربوط می شوند مانند هزینه حقوق کارکنان قسمت اداری و هزینه های توزیع و فروش به قسمتهای توزیع و فروش موسسه مربوط هستند مانند هزینه آگهی ، هزینه حمل کالای فروش رفته .
* برای محاسبه سود خالص ، مانند صورت سود و زیان موسسات خدماتی ، کافی است که از سود ناخالص ، بقیه هزینه ها ، یعنی هزینه های عملیاتی را کسر کنیم تا سود خالص بدست آید .

سود ناخالص
Xxx
کسر شود هزینه های عملیاتی:

هزینه های حقوق x

هزینه اجاره x

هزینه ملزومات x

هزینه استهلاک x

جمع هزینه های عملیاتی
(x x)
سود خالص
x x

*
صورت حساب سرمایه : نحوه تهیه صورت حساب سرمایه ، همانند موسسات خدماتی می باشد .اکنون می توانیم بعد از توضیحات فوق صورت سود و زیان بازرگانی پیشتاز را به شرح زیر تهیه کنیم :

موسسه بازرگانی پیشتاز
صوزت سود و زیان
منتهی به 29 اسفند 1386
فروش

000/5000/4
کسر شود : برگشت از فروش و تخفیفات
تخفیفات نقدی فروش
000/100

000/80

فروش خالص

(000/180)
000/320/4
کسر شود بهای تمام شده کالای فروش رفته :

موجودی کالا در اول دوره

000/300

خرید
000/580/1

کسر شود برگشت از خرید
و تخفیفات 000/350

تخفیفات نقدی خرید 000/110

خرید خالص
(000/460)
000/120/1

اضافه شود هزینه حمل کالای خریداری شده
000/100

بهای تمام شده کالای خریداری شده

000/220/1

بهای تمام شده کالای آماده برای فروش

000/520/1

کسر شود : موجودی کالا در آخر دوره

(000/500)

بهای تمام شده کالای فروش رفته

(000/020/1)
سود ناخالص

000/300/3
کسر شود : هزینه های عملیاتی :

هزینه حقوق
000/400

هزینه ملزومات
000/200

هزینه اجاره
000/250

هزینه استهلاک ساختمان
000/500

هزینه آگهی
000/100

جمع هزینه های عملیاتی

(000/450/1)
سود خالص

000/850/1

* تهیه صورت حساب سرمایه : تهیه صورت حساب سرمایه در موسسات بازرگانی همانند موسسات خدماتی می باشد به طور مثال صورت حساب سرمایه موسسه بازرگانی پیشتاز به شرح زیر با استفاده از اطلاعات موجود در بخش ترازنامه کاربرگ تهیه می شود .

بازرگانی پیشتاز
صورت حساب سرمایه
منتهی به 29 اسفند 86
سرمایه در ابتدای دوره

000/000/8
اضافه شود : سود خالص
000/850/1

کسر شود :برداشت
(000/600)

افزایش خالص

000/250/1
سرمایه در پایان دوره

000/250/9
* تزارنامه :
بازرگانی پیشتاز
ترازنامه
در تاریخ 29 اسفند 1386
داراییها:

بدهیها وسرمایه :

داراییهای جاری :

بدهیهای جاری :

صندوق
000/200
بستانکاران
000/300
بدهکاران
000/800/1
حقوق پرداختنی
000/200
ملزومات
000/300
بدهیهای بلند مدت :

موجودی کالا
000/500
وام پرداختنی
000/200
پیش پرداخت اجاره
000/350
حقوق صاحبان سرمایه :

داراییهای بلند مدت:

سرمایه درآخر دوره
000/250/9
ساختمان
000/000/10
مجموع بدهیها وسرمایه
000/450/14
کسر شود استهلاک انباشته ساختمان (000/500)
000/500/9

جمع داراییها
000/450/14

بستن حسابهای موقت :
حسابهای موقت ، حسابهای هستند که موقتاً برای ثبت رویدادهای سال جاری افتتاح شده و در پایان دوره ی مالی باید بسته شوند این حسابها بخشی از حساب سرمایه محسوب شده و باید نتیجه کلی آنها به حساب سرمایه منتقل شود کلیه حسابهای درآمد هزینه وبرداشت جزء حسابهای موقت محسوب می شوند و باید در پایان سال بسته شوند خالص این حسابها با انتقال به حساب سرمایه تبدیل به یک حساب دائمی می شوند .
اکنون حسابهای موقت مربوط به بازرگانی پیشتاز به شرح زیر بسته می شوند :
تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
29
اسفند 86
خلاصه سود وزیان

000/310/3

000/100
000/80
000/580/1
000/100
000/400
000/250
000/200
000/100
000/500

برگشت از فروش و تخفیفات

تخفیفات نقدی فروش

خرید

هزینه حمل کالای خریداری شده

هزینه حقوق

هزینه اجاره

هزینه ملزومات

هزینه آگهی

هزینه استهلاک ساختمان

بابت بستن حسابهای بدهکار موقت

تاریخ
شرح
عطف
بدهکار
بستانکار
29
اسفند 86
فروش
برگشت از خرید و تخفیفات
تخفیفات نقدی خرید
حساب خلاصه سود و زیان
بابت بستن حسابهای موقت بستانکار

000/500/4
000/350
000/110

000/960/4

همانطور که می بینید، حسابهای موقتی که در ستون بدهکار بخش سود و زیان کاربرگ می باشند به جز حساب خلاصه سود و زیان، تماما بستانکار شده اند و حساب خلاصه سود و زیان معادل جمع آنها بدهکار شده است، و حساب های موقتی که در ستون بستانکار بخش سود و زیان کاربرگ (فروش، برگشت از خرید و تخفیفات و تخفیفات نقدی خرید) می باشند، بدهکار شده و حساب خلاصه سود و زیان معادل جمع آنها، بستانکار شده است. با انتقال ثبتهای فوق به حساب های دفتر کل، موقت مربوط به سود و زیان به جز خلاصه سود و زیان بسته شده و صفر می شوند و خود حساب خلاصه سود و زیان نیز، یک حساب موقت می باشد که موقتا جهت بستن حساب های فوق ایجاد شده است، که با انتقال و بستن حساب های موقت به این حساب، مانده آن نشانگر سود(زیان) خالص موسسه است، که باید به حساب سرمایه بسته شود، بنابراین مانده این حساب ، باید به حساب سرمایه منتقل (بسته ) شود که ثبت آن به شرح زیر است :

بستن حساب برداشت : برداشت جزئی از حساب سرمایه است و مستقیماً به حساب سرمایه بسته می شود .

تهیه تراز آزمایشی اختتامی :
تراز آزمایشی اختتامی ، بعد از بستن حسابهای موقت تهیه می شود بنابراین فقط شامل مانده حسابهای دائمی ( دارائیها، بدهیها وسرمایه ) می باشد تراز آزمایشی اختتامی بازرگانی پیشتاز در پایان اسفند ماه سال 86 به شرح زیر تهیه می شود .

بازرگانی پیشتاز
ترازآزمایش اختتامی
29 اسفند ماه 1386
عنوان حساب
شماره حساب
مانده بدهکار
مانده بستانکار
صندوق

000/200

بدهکاران

000/800/1

موجودی کالا

000/500

ملزومات

000/300

پیش پرداخت اجاره

000/350

ساختمان

000/000/10

استهلاک انباشته ساختمان

000/500
بستانکاران

000/300
وام پرداختنی

000/200
حقوق پرداختنی

000/200
سرمایه

000/250/9
جمع

000/950/14
000/950/14

بستن حسابهای دائمی : چون با پایان یافتن دوره ی مالی ، دفاتر سال مورد نظر باید بسته و کنار گذاشته شوند ، به همین خاطر حسابهای دائمی در آخرین مرحله بسته خواهند شد ، مانده این حسابها در تراز آزمایشی اختتامی ، منعکس می باشند که برای بستن آنها از یک حسابی با نام تراز اختتامی ف کمک گرفته می شود برای این منظور ، حسابهایی دارایی که در تراز آزمایش اختتامی ، دارای مانده بدهکار می باشند را بستانکار کرده و معادل جمع آنها حساب تراز اختتامیه ، بدهکار می شود وحسابهایی که دارای مانده بستانکار می باشند ( بدهیها ، سرمایه ف استهلاک انباشته ) را بدهکار کرده و معادل جمع آنها حساب تراز اختتامیه را بستانکار می کنیم با انجام دو ثبت فوق تمامی حسابهای دائمی بسته می شوند و می توان دفاتر سال مزبور را کنار گذاشت.

افتتاح حسابهای دائمی در ابتدای سال جدید :
مانده حسابهای دائمی باید در ابتدای سال جدید در دفاتر افتتاح شوند برای افتتاح این حسابها از یک حساب واسطه به نام تراز افتتاحیه ، استفاده می کنیم بدین منظور تمامی حسابهای دارایی را بدهکار کرد و معادل جمع آنها حساب تراز اختتامیه را بستانکار می کنیم و تمامی حسابهای بدهی ، سرمایه و استهلاک انباشته را بستانکار کرد و معادل جمع آنها حساب تراز افتتاحیه را بدهکار می کنیم.( در واقع ثبت بستن حسابهای دائمی را معکوس می کنیم .)