تحقیق سیستم های اطلاعات مدیریت MIS



چکیده

درمیان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی، سرمایه های مالی، ماشین آلات و تجهیزات، اطلاعات، باارزشترین آنهاست واین مساله به این دلیل است که تمام امکانات فیزیکی ومحیطی ازطریق اطلاعات توجیه می شونداطلاعات ممکن است بصورت استراتژیکی مورد استفاده قرارگیرد وامتیازات قابل رقابت برای سازمان کسب کند ،یا زمینه های رقابت را بین سازمانها تغییر دهد وامتیازات قابل توجهی برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها گسترش دهد یا صنایع رامتحول سازد وفرصتهای جدید بازرگانی برای آنها پدید آورد. یک سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد کند که قادرباشد نیازهای اطلاعاتی اکثریت رادردرون سازمان برآورد، سازد.

کلمات کلیدی: داده، اطلاعات، سیستم مدیریت اطلاعات

فهرست عناوین
صفحه

فصل 1 – مبانی و مفاهیم 1
1-1- مفهوم اطلاعات 2
1-2- تعریف سیستم 2
1-3- اجزاء اصلی سیستم 2
1-4- پردازش داده 3
1-5- مراحل پردازش داده ها 3
1-5-1- مجموعه 3
1-5-2- آماده سازی 3
1-5-3- ورودی 3
1-5-4- پردازش 4
1-5-5- خروجی 4
1-5-6- ذخیره سازی 4
1-6- تعریف سیستم های اطلاعاتی 4
1-7- اجزاء یک سیستم اطلاعاتی 4
1-8- تفاوت اطلاعات و داده 5
1-9- ویژگی های اطلاعات 5
1-10- منابع اطلاعاتی 6
1-11- ارزش اطلاعات 7
1-12- گزارش اطلاعات در سازمان ها 7
1-13- سیستم های اطلاعاتی و مدیریت بر اطلاعات 8
1-14- مدیریت دانش و تکنولوژی اطلاعات 9
1-15- افزونگی و آلودگی اطلاعات 10
1-16- پایگاه داده 10
1-17- داده کاوی 11
1-17-1- تفاوت داده کاوی با تحلیل آماری 13
1-17-2- مراحل داده کاوی 14
فصل 2 – سیستم های اطلاعاتی 16
2-1- تولید اطلاعات برای مدیریت، سر آغاز سیستم های اطلاعاتی 17
2-2- سیستم های اطلاعاتی 17
2-3- تفاوت سیستم های اطلاعاتی و مدریت اطلاعات 18
2-4- اجزای یک سیستم اطلاعاتی 18
2-5- ویژگی های سیستم های اطلاعاتی 18
2-6- علت استفاده از سیستم های اطلاعاتی 19
2-7- فواید سیستم های اطلاعاتی 19
2-8- متخصصان اطلاعاتی 19
2-8-1- تحلیلگر سیستمها 20
2-8-2- مدیر پایگاه داده 20
2-8-3- متخصص شبکه (مدیر شبکه) 21
2-8-4- برنامه نویس 21
2-8-5- اپراتور 21
2-9- کاربردهای سیستم های اطلاعاتی رایانه محور 21
2-10- سیستم اطلاعات حسابداری 22
2-11- تعریف سیستم اطلاعات حسابداری 23
2-12- اداره مجازی 24
2-13- مراحل تکامل سیستم های اطلاعاتی 25
2-14- انواع سیستم های اطلاعاتی 25
2-14-1- سیستم های عملیاتی TPC 25
2-14-2- سیستم اتوماسیون اداری OAS 26
2-14-3- سیستم مدیریت اطلاعات 27
2-14-4- سیستم گزارش مدیریت MRS 27
2-14-5- سیستم پشتیبانی از تصمیمات DDS 28
2-14-6- سیستم خبره یا هوشمند ES 29
2-14-7- سیستم پشتیبانی مدیران ارشد ESS 30
2-14-8- سیستم اطلاعات اجرایی EIS 30
2-14-9- سیستم کارکنان دانشی 30
2-15- ارزش گذاری سیستم های اطلاعاتی 30
2-15-1- شاخص های امکان پذیری 31
2-15-2- شاخص های راهبردی 31
2-15-3- شاخص های طراح 32
2-16- اثربخشی سیستم های اطلاعاتی 32
فصل 3 – سیستم های مدیریت اطلاعات 34
3-1- سیر تاریخی سیستم های مدیریت اطلاعات 35
3-2- سیستم‎های اطلاعات مدیریت 36
3-2-1- مودریک و مانسون 38
3-2-2- هنری سی لوکاس 38
3-2-3- وبر و واتسن 38
3-2-4- آواد 38
3-3- اهمیت و ضرورت ایجاد سیستم اطلاعات مدیریت 40
3-4- تاثیر تغییرات سیستم اطلاعات مدیریت 40
3-5- MIS و علوم کامپیوتری 41
3-6- متخصص MIS 42
3-7- وظایف و ویژگی‎های متخصص MIS 42
3-8- مدیران واحد MIS سازمان‎ها 43
3-9- طراحی سیستم مدیریت اطلاعات 44
3-9-1- گام اول، شناخت 44
3-9-2- گام دوم، آنالیز سیستم 44
3-9-3- گام سوم، اجرا 45
3-9-4- گام چهارم، آزمایش طرح جدید 46
3-9-5- گام پنجم، استقرار زرح جدید 46
3-10- ضعف سیستم‎های مدیرت اطلاعات 46
3-11- ویژگی‎های MIS 46
3-12- سطوح امنیت در MIS 47
3-13- علت نیاز به MIS 47
3-14- نقش عامل انسانی 48
3-15- وظایف MIS 50
3-16- اهداف بنیادی MIS 51
3-17- محدودیت MIS 51
3-18- فواید MIS 51
3-19- قابلیت های فنی MIS 52
3-20- ارزش های بنیادی MIS 53
3-21- موانع و مشکلات پیاده سازی MIS 53
3-22- مزایای MIS 53
3-23- معایب MIS 54
منابع 55

فصل 1 – مبانی و مفاهیم

1-1- مفهوم اطلاعات
اطلاعات در مفهوم عبارتست از جریان هایی که مجموعه ی دانایی ها را تغییر می دهد. این تغییر زمانی رخ می دهد که مطلبی به مجموعه ی دانایی ها افزوده شود، یا تجدید ساختاری در دانایی ها بوجود آید. اطلاعات از مهمترین منابع هر سازمان است. مدیران موظند منابع سازمان؛ یعنی نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، تجهیزات و اطلاعات را به گونه ای با هم ترکیب کنند که بهترین استفاده ممکن از آنها به عمل آید اگر نیروی انسانی مواد و سرمایه و تجهیزات را منابع فیزیکی بدانیم اطلاعات در زمره منابع مفهوم یک سازمان است. منابع فیزیکی به وسیله منابع مفهومی اداره می شود. اطلاعات نیز منوط به منابع فیزیکی از طریق سیستم مفهومی انعکاس می یابد و برای تلخی به منابع فیزیکی و منابع مفهومی می توان از تکنولوژی اطلاعات بهره گرفت.
باتوجه به اهمیت بروز بودن اطلاعات مالی بطور مثال اطلاع از وضعیت مالی امروز یا دیروز و عدم امکان دسترسی به گزارشات اینگونه در سیستم های حسابداری سنتی و وجود امکانات و فناوری اطلاعات و قبول این موضوع که دسترسی سریع و به موقع به اطلاعات نقش حیاتی در توسعه پایدار شرکتها و تصمیم گیری های اقتصادی دارد، نیاز به سیستم اطلاعاتی حسابداری به عنوان ابزاری قدرتمند که موجب بهبود بهره وری اثربخشی و ایجاد مزایای رقابتی می شود،باارزش ترین سرمایه گذاری برای شرکت هاست.
1-2- تعریف سیستم
یک سیستم گروهی از اجزای به هم پیوسته است که با گرفتن ورودی و خروجی دریک فرآیند تبدیل سازمان یافته ،درجهت رسیدن به هدفی مشترک باهم کار می کنند.
1-3- اجزاء اصلی سیستم
1. ورودی
2. پردازش
3. خروجی
1-4- پردازش داده
پردازش داده ها می توان به عنوان هر گونه تغییر در داده ها در نظر گرفت داده های خام برای گزارش گیری، تجزیه و تحلیل، هوش تجاری، یادگیری ماشین ها در حالت درست نیست، بنابراین باید جمع آوری، غنی سازی، تبدیل، فیلتر کردن و تمیز کردن آن ها صورت گیرد.
همچنین می تواند شامل جمع آوری، ضبط، سازماندهی، ساختار، ذخیره سازی، انطباق یا تغییر، بازیابی، مشاوره، استفاده، افشا توسط انتقال، انتشار و یا در غیر این صورت در دسترس، هم ترازی و یا ترکیب، محدودیت، پاک کردن و یا از بین بردن اطلاعات شخصی شود.
1-5- مراحل پردازش داده ها
چندین مرحله برای پردازش داده ها وجود دارد به منظور تبدیل داده های خام به اطلاعات معنی دار.
1-5-1- مجموعه
گام بسیار مهمی است زیرا کیفیت داده های جمع آوری شده بر خروجی اطلاعات تاثیر می گذارد. در این مرحله باید اطمینان حاصل شود که داده های جمع آوری شده تعریف و دقیق است. این مرحله همچنین پایه ای برای اصلاح بیشتر از هر داده خروجی است.
1-5-2- آماده سازی
این مرحله است که داده ها به چیزی بهتر و مناسب برای تجزیه و تحلیل و پردازش دستکاری می شود. در اینجا یک مجموعه داده از یک یا چند منبع داده برای پردازش بیشتر ایجاد می شود. اگر داده ها در این مرحله به درستی انتخاب نشوند، می تواند منجر به نتایج گمراه کننده شود.
1-5-3- ورودی
در اینجا، داده های تایید شده به یک فرمت قابل خواندن برای دستگاه تبدیل می شود که از طریق یک برنامه پردازش می شود. این می تواند وقت گیر باشد زیرا ورودی نیاز به دقت دارد و باید یک دستورالعمل رسمی و دقیق را برای کمک به منظور پردازش داده ها به صورت موثر تر دنبال کند.
1-5-4- پردازش
داده ها با استفاده از الگوریتم ها برای تولید اطلاعات قابل استفاده و معنی دار مورد استفاده قرار می گیرند.
1-5-5- خروجی
خروجی پردازش داده می تواند مورد استفاده یک کاربر در یک فرم قرار بگیرد که برایش قابل درک است، مانند: گزارش ها، نمودارها، ویدیو، صدا یا اسناد، نمایش داده می شود. سپس این اطلاعات معنی دار می تواند برای کمک به کاربر تصمیم گیری در آن داده ها مورد استفاده قرار گیرد.
1-5-6- ذخیره سازی
این آخرین مرحله است که داده ها و فراداده ها (داده ها در مورد داده ها) برای استفاده بیشتر ذخیره می شوند. ذخیره سازی باید برای دسترسی سریع و بازیابی اطلاعات به کاربران در صورت لزوم امکان پذیر باشد.
در حالیکه هر مرحله اجباری است، عنصر فرآیند به صورت چرخه ای است، به این معنی که مراحل خروجی می تواند به تکرار مراحل جمع آوری اطلاعات منجر شود، با شروع یک چرخه جدید پردازش داده ها.
1-6- تعریف سیستم های اطلاعاتی
انواع راه ها وروش های سازماندهی اطلاعات در دسترس ازجمع آوری داده ها تا بازیابی اطلاعات واستفاده ازآنها.
1-7- اجزاء یک سیستم اطلاعاتی
یک سیستم اطلاعاتی به منابعی از افراد (کاربران نهایی ومتخصصین ورسانه سیستم اطلاعات )، سخت افزارها (دستگاه ها و رسا نه ها)، نرم افزارها (برنامه ها و رویه ها)، داده ها (پایگاه های داده) و شبکه ها (رسانه های ارتباطی وشبکه های پشتیبانی) وابسته است تا فعالیت های درون داده، پردازش، برون داده، ذخیره سازی وکنترل را انجام دهد و منابع داده را به محصولات اطلاعاتی تبدیل کند.
1-8- تفاوت اطلاعات و داده
برخلاف باور عامیانه ، واژه اطلاعات با داده بسیار متفاوت است. برای فهم معنای حقیقی اطلاعات و عدم اختلاط آن با داده ها در آغاز تعریفی از این دو را ارائه می نماییم.
* داده هر چیزی است که بتواند یک پدیده را تعریف کند یا به ما بشناساند. داده ویژگی های یک پدیده یا رخداد را تعریف می کند و بعدی از آن پدیده را نمایان می سازد داده به خودی خود کاربردی ندارد و دارای مفهوم است.
* اطلاعات بر اساس یک ساختار به وجود می آید و به این صورت که از جمع آوری و پردازش داده ها حاصل می شود. در واقع می توان گفت اطلاعات تابعی از داده ها می باشد.
در کل می توان گفت داده ها شامل واقعیت ها و اشکالی هستند که برای کاربر بی معنی است. وقتی که این داده ها پردازش شدن تبدیل به اطلاعات می شود در حقیقت اطلاعات ، داده های پردازش شده یا داده های با معنی میباشند.
تبدیل داده ها و اطلاعات ، توسط یک پردازنده اطلاعات انجام میشود پردازنده اطلاعات یکی از عناصر کلیدی سیستم اطلاعاتی است. پردازنده اطلاعات می تواند شامل عناصر رایانه ای، عناصر غیر رایانه ای یا ترکیبی از آن دو باشد و پردازش اطلاعات دارای مراحلی چون ثبت ، مرتب سازی ، ترکیب، محاسبه ، جمع بندی، ذخیره سازی، بازیافت و تولید مجدد می باشد.

1-9- ویژگی های اطلاعات
اطلاعات در هر شرایط دارای ویژگی های خاصی است که به برخی از مهمترین آنها اشاره می کنیم:

* صحت اطلاعات: اطلاعات می تواند صحیح یا غلط باشد که در صورت غلط بودن تولید کننده اطلاع ضرر آور است.
* شکل اطلاعات: اطلاعات می تواند به صورت های مختلف اطلاعات عددی و متنی و مانند اینها باشد.
* تناوب یا تکرار: اطلاعات معمولا هر چند وقت یکبار تکرار می شود همچون ترازنامه های سالیانه ، حقوق و دستمزد ماهیانه و مانند اینها.
* مربوط بودن اطلاعات: اطلاعات وقتی مربوط محسوب می شود که برای وضعیت خاصی مورد نیاز باشد.
* کامل بودن اطلاعات: اطلاعات وقتی کامل است که تمام نیازهای مصرف کننده را برطرف کند.
* به هنگام بودن اطلاعات: اطلاعات باید به اقتضای زمانش باشد.
* وسعت اطلاعات: اطلاعات ممکن است حدود وسیع یا مقدار کمی از حوزه یک فعالیت را پوشش دهد.
* مبدا اطلاعات: اطلاعات می تواند از منایع داخلی یا خارجی سازمان باشد
* افق زمانی اطلاعات: اطلاعات ممکن است مربوط به حال، آینده یا گذشته باشد.
1-10- منابع اطلاعاتی
منابع اطلاعاتی در حالت کلی می تواند به دو دسته ی زیر تقسیم شود:
اولیه
* مشاهده
* تجربه
* بررسی پیمایشی
* براوردهای ذهنی
ثانویه
* اطلاعاتی که از منبع خارجی خریداری می شوند.
* تهیه اطلاعات از انتشارات، رسانه های مکتوب، ارگان ها و سازمان های دولتی
شایان ذکر است اطلاعات در سیستم های مختلط انسان و ماشین از سه منبع زیر تغذیه می شود:
1. محیط عملکرد مدیریت
2. ذخیره اطلاعات توسط عملکرد سیستم های عامل
3. روش های اخذ اطلاعات از نحوه ی ایجاد ارتباطها، ذخیره سازی و بازیابی
1-11- ارزش اطلاعات
اطلاعات دارای ارزش مخصوص به خود هستند حال آنکه ارزش اطلاعات بستگی به میزان کمکی است که در تصمیم گیری می کند و باعث ایجاد بهبود در رفتار مدیریت می شود. در کل ارزش اطلاعات به عوامل زیر بستگی دارد:
1. منابع اطلاعات: منابع اطلاعات که در دسترس شماست.
2. مکان اطلاعات: بهتر است اطلاعات در مکانی باشد که بتوان به طور مناسب واکنش نشان داد.
3. زمان اطلاعات: در زمان مناسب اطلاعات بدست بیاید و فرصت کافی برای نشان دادن واکنش مناسب وجود داشته باشد.
1-12- گزارش اطلاعات در سازمان ها
یکی از مهمترین راه های ارائه ی اطلاعات، تهیه گزارش اطلاعات است که در طبقه بندی زیر تهیه می شود:
1. گزارش اطلاعات ساده: حاوی اطلاعاتی است که مدیران را از اوضاع جاری یا دستاوردهای سازمان مطلع می کند. بطور مثال: میزان فروش روزانه
2. گزارش اطلاعات وضعیتی: مدیران را در جریان بسیاری ار مسادل جاری در بحران ها قرار می دهد و در عین حال از پیشرفت ها گزارش می دهد. بطور مثال: پیشرفت های رقبا
3. گزارش اطلاعات هشدار دهنده: مبین وضعیتی است که بصورت ظهور فرصت ها، پیش بینی مشکلات و مانند این ها اهر می شوند. بطور مثال: نوسانات چشمگیر قیمت مواد اولیه
4. گزارش اطلاعات برنامه ریزی: اطلاعات مربوط به برنامه ریزی، شامل پیشرفت های عمده و برنامه هایی است باید در آینده آغاز شوند. مانند: برنامه های یک شرکت برای بدست آوردن سهم بازار
5. گزارش اطلاعات عملیات داخلی: شامل شاخص های مهم و کلیدی در خصوص عملکرد سازمان است و از موقعیت های گزارش می دهد که نتایج سلامتی یا بیماری سازمان را نشان می دهد. مانند: نرخ برگشت سرمایه
6. اطلاعات هوشمند خارجی: اطلاعات و اظهار نظرها درباره فعالیت ها در محیط یک سازمان است که شامل دامنه وسیعی از زمینه های مختلف، نظیر تغییرات مربوط به صنعت و رقبا، نوسانات مالی، شایعات و مانند این ها می باشد.
7. گزارش اطلاعاتی که توزیع خارجی دارد: شامل اطلاعاتی است که مدیران آنها را قببل از توزیع میان سهام داران یا رسانه های خبری، مورد بررسی قرار دهند. مانند: گزارش ترازنامه
1-13- سیستم های اطلاعاتی و مدیریت بر اطلاعات
امروزه اطلاعات برگ برنده شرکت های یزرگ تجاری محسوب می شود. از آنجا که گرد آوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای شرکت های چند ملیتی بزرگ غیر ممکن است، آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پر کردن این خلا روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیم گیری ها است. امروزه پدیده ای چون انفجار و آلودگی اطلاعات مطرح است که به همین دلیل لازمه استفاده مفید از اطلاعات در این آشفته بازار، وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تنظیم و منظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات است.
مدیریت بر اطلاعات نیز به دو علت عمده پدید آمده است:
* پیچیدگی روز افزون فعالیت ها
* بهبود کارایی رایانه ها و تخصصی شدن به کارگیری آن
در شرایط موجود، مدیران به یکی از دو سبک متفاوت استفاده از اطلاعات، به عنوان راه هایی برای استفاده از اطلاعات برای مشکلشان روی می آورند:
* سبک سیستماتیک: در این سبک مدیر توجه خاصی به روش های از پیش توصیه شده برای حل مشکل ها، مانند روش سیستم ها
* سبک حسی: مدیر بدون توجه روش های قطعی روشی را متناسب با سلیقه خود و شرایط انتخاب می کند.
مدیران ابتدا باید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا موسسه را بیانند، سپس نسبت به جمع آوری اطلاعات اقدام کنند. مدیر آشنا به اطلاعات می داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تایید شود و درستی و دقت آنها کنترل شود و اطلاعات به صرف اینکه توسط رایانه چاپ شده است درست نیست.
اشنایی یک مدیر به اطلاعات و دانستن ارزش اطلاعات در حل مساله باعث تشویق مدیران در تقسیم اطلاعات با دیگران می شود. زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران است، این اطلاعات منتقل می شود و در نهایت منجر به استفاده از اطلاعات در حل مسئله می گردد. شایان ذکر است دانش اطلاعات، ماورای دانش رایانه ای و استفاده از اطلاعات ایجاد شده از طریق رایانه است.
1-14- مدیریت دانش و تکنولوژی اطلاعات
کانون اصلی توجه در تکنولوژی اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی، مدیریت دانش است. مدیریت دانش عبارتست از چالش کشف دانایی های فردی و تبدیل آن به یک موضوع اطلاعاتی به نحوی که بتوان آن را در پایگاه های اطلاعاتی ذخیره کرد، با دیگران مبادله نمود و در فرایندهای روزمره سازمان به کار گرفت.
پیچیدگی های موجود در محیطهای کاری، ناشی از تاثیر عوامل اقتصادی، رقابت جهانی، پیچیدگی تکنولوژی، فشردگی زمان و محدودیت های اجتماعی است و به علت افزایش روز افزون همین پیچیدگی کارها و فعالیت های سازمانها، مدیران در سالهای اخیر به تکنولوژی اطلاعات توجه زیادی نشان داده اند. سازمانها صرفنظر از وسعت و قلمروی فعالیتشان، تحت تاثیر عوامل اقتصادی قرار دارند. نمودهای پیچیدگی تکنولوژی از یک سو در ظواهر زندگی پدیدار می شوند و از سوی دیگر در نظام های کاری و تولیدی رخ می نمایند. زمان مفهوم دیگری یافته است. لحظه ها ارزشمند شده اند و کارها در محدوده های زمانی فشرده تری انجام می شوند. همچنین سازمانها باید به مسوولیت های اجتماعی خود نیز پاسخ دهند و با توجه به اشرافی که نسبت به ابعاد اجتماعی و میزان هزینه های احتمالی اجتماعی دارند تصمیم گیری کنند. آنها برای این مهم به اطلاعات مفیدی نیاز دارند تا بتوانند تصمیمات مناسب را اتخاذ نمایند. همگی این عوامل در پیچیدگی روز افزون کارها دخیل هستند. در این میان سازمانها نمی توانند با اکتفا کردن به وسایل و ساز و کارهای دیروز، به نیازهای امروز پاسخ گویند و لازم است که به ابزار روز مجهز شوند. ادامه حیات در دنیای پیچیده امروز مستلزم تغییرات اساسی در سازمانها است. تکنولوژی جدید اطلاعاتی می تواند از طریق ایجاد ساختارها و وظایف جدید به تحقق این هدف کمک کند.
1-15- افزونگی و آلودگی اطلاعات
مبحث "افزونگی اطلاعات" و "آلودگی اطلاعات" با هم متفاوت است. در ابتدا تعریفی از این دو مبحث را ارائه می دهیم:
* افزونگی اطلاعات به طور خیلی صریح، عبارست از اطلاعات اضافی که در مورد داده ها وجود دارد. با این حال افزونگی در فرایند ارتباطات مانعی در مقابل بروز خطا نیز به شمار می رود. یک نکته ی مهم طراحی سیستمهای اطلاعات مدیریت یا بهره وری، اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است. ارزیابی عنصر اطلاعات، کار مشکلی است اما طراحی سیستمها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصر اطلاعات در یک مجموعه است.
* وقتی منابع گسترده و نامشخص باشد، انبوهی از اطلاعات به مدیر می رسد و این آلودگی اطلاعات است. وقتی ما به یک سیستم برخورد می کنیم، باید نگرشی سیستمی داشته باشیم و نباید فقط به یک جز آن سیستم دقت کنیم.
قابل ذکر است برای جلوگیری از آلودگی اطلاعات در سازمانها دو کار باید انجام شود:
1. پالایش و تصفیه سازی اطلاعات
2. اختصار و فشرده سازی اطلاعات
1-16- پایگاه داده
پایگاه های اطلاعاتی معمولاً در قالبی که برای دستگاه ها و رایانه ها قابل خواندن و دسترسی باشد ذخیره می شوند. البته چنین شیوه ذخیره سازی اطلاعات تنها روش موجود نیست و از شیوه های دیگری مانند ذخیره سازی ساده در پرونده ها نیز استفاده می گردد. مسئله ای که ذخیره سازی داده ها در دادکان را موثر می سازد وجود یک ساختار مفهومی برای ذخیره سازی و روابط میان داده است.
در مجموع پایگاه داده مجموعه صنعت های ذخیره شده در رایانه با یک روش سیستماتیک مثل یک برنامه رایانه ای است که می تواند به سوالات کاربران پاسخ دهد.برای ذخیره و بازیابی بهتر ، در هر سند مهم به صورت مجموعه ای از اجزای داده یا رویدادها ، سازماندهی می شود. بخش های بازیابی شده در هر پرسش به اطلاعاتی در این می شود که برای اتخاذ یک تصمیم کاربرد دارد. برنامه رایانه ای که برای مدیریت و پرسش و پاسخ به این پایگاه های داده ای استفاده می شود را مدیریت سیستم پایگاه داده می نامیم. مفهوم اصلی پایگاه داده این است که پایگاه داده مجموعه ای از رکوردها یا تکه هایی از یک شناخت است در یک پایگاه داده توصیف ساخت یافته ای برای موجودیت های نگهداری شده در پایگاه داده وجود دارد این توزیع با یک الگوی مدل شناخته می شود که مدل توصیفی ، اشیا ، پایگاه های داده و ارتباط بین آنها را نشان می دهد.
روش های متفاوتی برای سازماندهی مدل ها وجود دارد که به نام مدل های پایگاه داده می گوییم پرکاربرد ترین مدل که امروزه نیز بسیار استفاده می شود مدل رابطه ای است که به نمایش تمام اطلاعاتی به فرم جداول مرتبط که هر یک از سطرها و ستونها تشکیل شده است می پردازد در این مدل وابستگی ها به کمک مقادیر مشترک در بیش از یک جدول نشان داده میشود.
1-17- داده کاوی
داده کاوی در پایگاه داده ها علم نسبتا تازه ای است. در میهن عزیزمان ایران هم با توجه به پیشرفت کشور در زمینه فناوری اطلاعات نگاه های ویژه ای به دولت الکترونیک، استفاده از سیستم های رایانه ای در صنعت و ایجاد بانک های اطلاعاتی بزرگ توسط ادارات دولتی ، بانک ها و بخش های خصوصی، نیاز به استفاده از این مهارت به طور عمیق احساس می شود.
برای اولین بار در سال ۱۹۵۰ از رایانه برای تحلیل و ذخیره پایگاه داده استفاده شد ولی حجم اطلاعات و میزان رشد آنها به قدری زیاد بوده است که هم اکنون کسی از میزان اطلاعات ذخیره شده در پایگاه های داده در سراسر دنیا به صورت دقیق اطلاعی ندارد ولی مطمئناً حجم اطلاعات و بخصوص سرعت رشد آنها به قدری زیاد شده است که آمارشناسان و تحلیل گران در بررسی و تحلیل پایگاه های داده در زمینه های مختلف ناتوانند.بعضی از پایگاه های داده به قدری بزرگ و پیچیده شده اند که تحلیل روابط و استخراج اطلاعات محیط پنهان شده در آنها واقعا از ظرفیت ذهنی بشر فراتر رفته است. از زمانی که رشد پایگاه های داده و حجم اطلاعات سرعت گرفت و میزان داده ها افزایش نیاز به تحلیل ماشینی داده ها و استخراج سریع و دقیق دانش نهفته در آنها احساس شد شاید بتوان لوول را اولین شخصی دانست که گزارشی در مورد داده کاوی تحت عنوان شبیه سازی فعالیت داده کاوی را ارائه نمود.
داده کاوی در پایگاه های داده کوچک نیز بسیار پرکاربرد است از نتایج و الگوهای تولید شده توسط آن در تصمیم گیری های استراتژیک تجاری شرکتهای کوچک نیز می توان بهره های فراوان برد. کاربرد داده کاوی را در یک جمله این گونه میتوان بیان کرد: "داده کاوی اطلاعاتی می دهد که شما برای تصمیم هوشمندانه ای در برابر مشکلات به آن نیاز دارید."
اغلب تجارت ها به تصمیم گیری های استراتژیک و یا اتخاذ خط مشی های جدید برای خدمت رسانی بهتر به مشتریان نیاز دارند نکته به فروشگاه ها و آرایش مغازه خود را برای ایجاد میل بیشتر به خرید توسط مشتریان مجددا طراحی می کنند برای انجام این کار به داده هایی در مورد رفتار مصرفی گذشته مشتریان برای تعیین الگوهای به وسیله داده کاوی نیاز است.
برای روشن تر شدن مسئله می توان مثالی را اینگونه بیان کرد که در یک شرکت داروسازی یک داروی خاص به دو صورت خوراکی و تزریقی تولید می شود. پس از داده کاوی مشخص میشود که استفاده کنندگان و متقاضیان این دارو بیشتر به نوع خوراکی آن تمایل دارد و واسطه ای پخش دارو بیشتر خواستار این نوع هستند مدیر شرکت می تواند دستوراتی صادر کند که براساس روندی حساب شده نسبت تولید نوع خوراکی دارو در تولید این دارو بیشتر از تزریق می شود. مطمئنا حتی پس از مدت کوتاهی ، حاصل از این بخش از فروش به طور چشمگیری ترقی خواهد کرد و در واقع ابزار داده کاوی داده را میگیرد و یک تصویر از واقعیت به شکل مدل می سازد این مدل روابط موجود در داده ها را شرح می دهد.
رابطه مشتری با زمان تغییر می کند و چنانچه تجارت و مشتری درباره یکدیگر بیشتر بدانند این رابطه تکامل و رشد می یابد. چرخه زندگی مشترک چارچوب خوبی برای به کارگیری داده کاوی در مدیریت ارتباط با مشتری را فراهم می کند در بخش ورودی داده کاوی چرخه زندگی مشتری می گوید چه اطلاعاتی در دسترس است و در بخش خروجی آن چرخه زندگی می گوید چه چیزی احتمالا جالب توجه است و تصمیماتی باید گرفته شود. داده کاوی می تواد سودآوری مشتری های بالقوه را که می تواند به مشتریان بالفعل تبدیل شوند و اینکه تا چه مدت به صورت مشتریان وفادار خواهند بود و احتمالا چگونه ما را ترک خواهند کرد پیش بینی کند. بعضی از مشتریان مرتب مراجعات شان را به شرکت ها برای کسب مزیت هایی که طی رقابت میان آنها به وجود می آید تغییر میدهند در این صورت شرکت ها می توانند هدفشان را روی مشتریانی متمرکز کنند که سودآوری بیشتری دارد بنابراین می توان از طریق داده کاوی ارزش مشتریان را تعیین، رفتار آینده آنها را پیش بینی و تصمیمات آگاهانه را در این رابطه اتخاذ نمود.
بعنوان نمونه از کاربردهای داده کاوی میتوان به موردهای زیر اشاره کرد:
1. بانکداری
* کشف پولشویی
* تشخیص مشتریان ثابت و همیشگی
* تعیین مشتریان استفاده کننده از یک سرویس
2. بیمه
* پیش بینی میزان استقبال از بیمه نامه های مختلف
* تشخیص کلاهبرداری ها و مشخص کردن رفتارهای نامتناسب اجتماعی
* تشخیص تخلفات پزشکی
3. شرکت داروسازی
* تشخیص داروهای حیاتی جامعه
* شناسایی متقاضیان یک داروی خاص
* تعیین داروهای فصلی
1-17-1- تفاوت داده کاوی با تحلیل آماری
داده کاوی شباهت زیادی به تحلیل های آماری دارد. ولی داده کاوی از جهات زیادی آن متفاوت است مزیت های زیادی نسبت به آمار دارد. جالب ترین تفاوت داده کاوی با تحلیل های آماری این است که در آمار ما فرضیهای میکنیم و با استفاده از تحلیل های آماری به اثبات یا رد فرضیه می پردازدیم، اما داده کاوی به فرضی احتیاجی ندارد در واقع ابزار داده کاوی فرض می کند که شما خود هم نمی دانید به دنبال چی میگردید. و این نکته ای است که باعث می شود کارآمدی داده کاوی در مواقع بروز مشکل نمایان شود. برای مثال ما در آمار فرض میکنیم که دو گروه فاصله ای، با هم ارتباط دارند سپس با استفاده از ضریب همبستگی مشخص میکنیم که ارتباط وجود دارد یا خیر. ولی داده کاوی بدون توجه به اینکه ما اینگونه فرضی داشته باشیم یا نه با کاهش میان داده ها اگر ارتباطی مخفی معنی داری وجود داشته باشد آن را به اطلاع ما می رساند. تفاوت بعدی آمار و داده کاوی در این است که آمار فقط می تواند از داده های عددی استفاده کند ولی داده کاوی از داده های غیر عددی هم استفاده می کند.
1-17-2- مراحل داده کاوی
عمل داده کاوی از یک پایگاه داده به چند مرحله مشخص تقسیم می شود که ما در این مقاله به معرفی و توضیح مختصر در مورد هر یک از این مراحل اکتفا می کنیم:
* مرحله اول: تشکیل انبار داده
این مرحله برای تشکیل محیطی پیوسته و یکپارچه جهت انجام مراحل بعدی و داده کاوی در آن انجام می گیرد و در حالت کلی انبار داده مجموعه به هم پیوسته و طبقه بندی شده ای است که دائماً در حال تغییر است و برای کاهش آماده می شود
* مرحله دوم: انتخاب داده ها
این مرحله برای کم کردن هزینه های عملیات داده کاوی داده هایی از پایگاه داده انتخاب می شوند که مورد مطالعه هستند و هدف داده کاوی دادن نتایجی در مورد آن است.

* مرحله سوم: تبدیل داده ها
مشخص است برای انجام عملیات داده کاوی لزوماً باید تبدیل های خاصی روی داده ها انجام گیرد. ممکن است این تبدیلها خیلی راحت و مختصر یا خیلی پیچیده و زمانبر و با هزینه های بالا باشد.
* مرحله چهارم: کاوش در داده ها
در این مرحله است که داده کاوی انجام می شود. در این مرحله با استفاده از تکنیک های داده کاوی الگوی داده ها مورد کاوش قرار گرفته و دانش نهفته از آنها استخراج می شود و الگوسازی صورت می گیرد.
* تفسیر نتیجه
در این مرحله نتایج و الگوهای ارائه شده توسط ابزار داده کاو مورد بررسی قرار می گیرد و نتایج مفید مشخص می شود. طرز کار ابزار داده کاو به اینگونه است که ابزاری به دنبال اثبات این است که وجود چیزی به معنای وجود چیز دیگری است و سعی می کند در درجه اول از توالی ارتباط ها برای کشف یک موضوع بهره بگیرد و در نهایت اطلاعات به دست آمده را دسته بندی کند تا به الگوی خاصی برسد که بتواند آن را بر اساس فاکتورهای داخلی به مخاطبش ارایه دهد.

فصل 2 – سیستم های اطلاعاتی
2-1-
تولید اطلاعات برای مدیریت، سر آغاز سیستم های اطلاعاتی
یکی از مهمترین مظاهر تکنولوژی اطلاعات، سیستم های اطلاعاتی هستند. تولیدکنندگان کامپیوتر در سال 1964 نسل جدیدی از کامپیوتر را تولید کردند و با استفاده از تراشه های سیلیکونی امکان داده پردازی را وسعت بخشیدند و مهمترین کاربرد آن را (تولید اطلاعات برای مدیریت)، معرفی کردند. و این آغازی برای به روی کار آمدن سیستم های اطلاعاتی بود.
واژه ی (تولید اطلاعات برای مدیریت)، خیلی زود مقبولیت عام یافت و جای خود را در متون مدیریت و سایر نظام های مرتبط باز کرد. به این ترتیب، تکنولوژی اطلاعات، زمینه و بستر مناسب را برای به کارگیری سیستم های اطلاعاتی فراهم کرد.
2-2- سیستم های اطلاعاتی
همانگونه که در فصل های گذشته ذکر شد، انبوه اطلاعاتی که در پایگاه های داده ی شرکت ها و سازمان ها ذخیره میشود آنقدر زیاد هستند که برای مدیران، بی معنی و غیر قابل استفاده می شوند. این هرج و مرج در حجم انبوه اطلاعات، نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی و تقسیم بندی اطلاعات را به وجود می آمورد . به علت این گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستم ها، مدیران و متخصصان اطلاعاتی به سیستم های اطلاعاتی روی آورده اند.
در کل به مجموعه ای از اجزا مرتبط به همُ که اطلاعات را جمع آوری، بازیابی، پردازش، ذخیره و توزیع می کنند و میتوانند به مدیران و کارکنان در تجزیه و تحلیل مشکلات و رهبری در مسائل پیچیده کمک کنند، سیستم های اطلاعاتی می گویند.
امروزه سیستم های اطلاعاتی از فناوری های هوش مصنوعی نیز کمک فراوانی می گیرند و برنامه ریزی می کنند (همچون ES که در ادامه به شرح آن می پردازیم) ولی هنوز به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند مستقل فکر کنند، برنامه ریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش نشان دهند. هنوز در سازمان ها چندین اتاق برای افراد متخصص که این سیستم ها را اداره میکنند، وجود دارد. باید توجه داشت، فقط بخش ک.چکی از این افراد عملا سیستم های رایانه ای یا سیستم های فن آوری اطلاعات را طراحی می کنند. تعداد زیادی از این افراد، کاربران نهایی هستند. همچون مدیران، کارکنان اداری و مانند این ها که از رایانه در زمینه های شغلی خود استفاده می کنند.
در حال حاضر استفاده از سیستم های اطلاعاتی (IS) در بیشتر شرکت های جهان رایج است. طبق آمارهای موجود بیش از 70 درصد شرکت های آمریکاییی و کره ای حداقل یک طرح سیستم اطلاعاتی دارند. این مورد در شرکت های مکزیکی بیش از نود درصد می باشد. همچنین بیش از 60 درصد شرکت های مکزیکی و بیش از 80 درصد شرکت های آمریکایی و کره ای شخصس به عنوان رییس کارکنان اطلاعاتی را دارا می باشند. (متاسفانه آماری در مورد شرکت های ایرانی، یافت نشد تا رائه شود.
2-3- تفاوت سیستم های اطلاعاتی و مدریت اطلاعات
سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات متفاوت است. به این گونه که سیستم های اطلاعاتی در خدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان (سیستمهای اطلاعات مدیریت) قرار گرفته است. سیستم های اطلاعاتی به معنای گردآوری، ذخیره، پردازش، اشاعه و استفاده از اطلاعات است. این مساله به نرم افزار یا سخت افزار محدود نمی شود. بلکه اهمیت انشان و هدف هایش در استفاده از فن آوری، ارزش ها و معیارهایی که در این انتخاب به کار می رود. را در بر می گیرد. اما هدف از مدیریت اطلاعات ارتقای کارآیی سازمان و برآورد نیازهای درونی و برونی آن در یک وضعیت فعال و پویا می باشد.
2-4- اجزای یک سیستم اطلاعاتی
یک سیست اطلاعاتی دارای اجزای ثابت و کلی است که به آن اشاره می کنیم:
1- اجزای رایانه ای شامل نرم افزار (سیستم عامل و نرم افزارهای کاربردی) و سخت افزار
2- ارتباطات
3- منابع انسانی (کاربر، نگهداران و طراحان سیستم)
4- مستندات، روش ها و رویه ها)
2-5- ویژگی های سیستم های اطلاعاتی
1- رایانه محوری
داشتن رابطه تنگاتنگ با تکنولوژی، امکان و سرعت پاسخگویی، انتقال سزیع اطلاعات، انعطاف پذیری و افزایش بهره وری
2- یکپارچگی
سیستم های اطلاعاتی از امکاناتی بهره مند هستند که می توانند پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی باشند و در نهایت از گروه های مختلف کاربران پشتیبانی نمایند.
3- کاربر آشنا
قابل دسترسی برای واحدهای مختلف هستند و اطلاعات حساس را در اختیار همگان قرار نمی دهند.
4- استفاده در شبکه
در هر مکان و موقعیتی می توان با سیستم ارتباط برقرار کرد.
2-6- علت استفاده از سیستم های اطلاعاتی
1- گردآوری اطلاعات به روش دستس و معمولی برای شرکت های بزرگ غیر ممکن است و برای این خلا به سیستم های اطلاعاتی روی آورده اند
2- محدودیت انسانی از نظر قدرت ذهنی، زمانی و سطح نگرش نیاز به سیستم های اطلاعاتی را به وجود آورد.
2-7- فواید سیستم های اطلاعاتی
1- کاهش فعالیت های تکرای در نگهداری پایگاه های اطلاعاتی
2- ارائه ی داده های دقیق تر (زیرا داده ها در یک محل نگه داری می شوند و فقط نیاز است که روزآمد شوند.)
3- ایجاد ارتباط بهتر در درون سازمان، به نحوی که هر فرد به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد.
برخورد هماهنگ با نیازهای اطلاعاتی داخل سازمان
2-8- متخصصان اطلاعاتی
متخصص اطلاعات می تواند کمک هایی را در هر مرحله از فرآیند حل مسئله انجام دهد. در طی 25 سال اول پیدایش اول رایانه تنها مسئولیت متخصصان اطلاعات، پیاده سازی سیستمها برای استفاده گران بود. متخصصان دانش فنی را ارئه می کردند که استفاده کنندگان فاقد آن بودند یا به دلایل گوناگون قادر به تامین آن نبودند. این نوع فعالیت هنوز به عنوان وقت گیرترین بخش کار متخصصان اطلاعات به شمار می رود.
متخصصان اطلاعاتی را که کار آن ها ارائه ی خدمات اطلاعاتیاست شامل واحدهایی چون: تحلیلگر سیستم ها، مدیران پایگاه داده، متخصصان شبکه، برنامه نویس ها و اپراتورها می باشند که به توضیح هرکدام به طور مختصر میپردازیم:
2-8-1- تحلیلگر سیستمها
شخصی که با کاربر کار می کند تحلیلگر سیستم ها است. تحلیل گر سیستم ها به کاربر در شناسایی و درک مساله کمک می کند و سپس راه های مختلفی حل مساله را مورد توجه قرار می دهد. هر راه حل ابتدا با استفاده از نمودارهای ترسیمی مستند و با روشی که بهترین حالت به نظر می رسد. پیشنهاد می گردد. سپس کاربر در مورد اجرای نطریه ی تحلیلگر سیستم ها تصمیم گیری می کند.
تحلیلگران سیستمها در تعریف مسائل و آماده کردن اسناد نوشته شده در مورد چگونگی کمک رایانه در حل مسائل مهارت دارند. البته باید در نظر داشت که کار تحلیلگر سیستم تحیلیل سیستم نیست زیرا که تحلیل سیستم، بررسی سیستم موجود برای بهبود آن یا طراحی یک سیستم جدید می باشد.
2-8-2- مدیر پایگاه داده
در اوایل دهه ی1970 توجه به پایگاه های اطلاعاتی آنقدر زیاد شد که شغل جدیدی به نام مدیر پایگاه داده به وجود آمد. مدیر پایگاه داده مسوول حفظ پایگاه اطلاعات است. در یک سازمان بزرگ چند شخص میتوانند این عنوان را داشته باشند.
در حقیقت کار با کاربران و تحلیلگران سیستمها در ایجاد پایگاه های داده ای که شامل داده های مورد نیاز برای تولید اطلاعات کاربران است جزو وظایف مدیران پایگاه داده می باشد.
به طور کلای یک متخصص اطلاعاتی که مسوولیت پایگاه داده را بر عهده داشته باشد مدیر پایگاه داده نامیده می شود. مدیر پایگاه داده مسوولیت چهار حوزه ی برنامه ریزی، اجرا، اعمال و امنیت پایگاه داده را بر عهده دارد.
2-8-3- متخصص شبکه (مدیر شبکه)
همه وسایل ارتباطی و رایانه ای متصل به هم یک شبکه نامیده می شود. یک شبکه ی سرور (خدمتگر) امکان انجام یک فعالیت را به صورت محلی و مرکزی می دهد. همه ی دستورات می توانند از سرور به مراجعان تغییر جهت دهند اما قسمتی از مدیریت داده ها همیشه در سرور باقی می ماند.
مدیر شبکه که مدیریت ساز و کار شبکه را بر عهده دارد، مدیر کارشناس در زمینه ی تخصصی ارتباطات و اطلاعات است. او شخصی است که باید سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز را پیشنهاد دهد. مهارت های متخصصان شبکه ترکیبی از زمینه های رایانه و ارتباط از راه دور می باشد.
2-8-4- برنامه نویس
برنامه نویس شخصی است که مستندات تحلیلگر سیستم ها را به عنوان یک راهنما به کار می گیرد و دستورات برنامه ای که باعث انجام عملیات لازم توسط رایانه می شود را تهیه می نماید.
در حقیقت وظیفه ی متخصصان برنامه نویسی طراحی سیستم های رایانه ای برای رفع نیازهای خاص شرکت می باشد. محصول تلاش های آنها یک کتابخانه نرم افزاری از برنامه های معمول در شرکت می باشد. در حقیقت برنامه نویس ها موظفند تا نرم افزار خاصی را برای رفع نیازهای خاص شرکت یا سازمان که ممکن است در دیگر نرم افزارهای از پیش نوشته شده لحاظ نشده باشد طراحی کنند. متاسفانه امروزه در کشورمان عموما استقبال از نرم افزارهای از پیش نوشته شده بیشتر ازطراحی نرم افزارهای خاص برای یک شرکت خاص می باشد که همین امر بعث بروز برخی از مشکلات میشود
2-8-5- اپراتور
اپراتور فردی است که تجهیزات رایانه ای چون رایانه های مین فریم و ریزرایانه ها را اداره می کند. اپراتورها تجهیزات را کنترل می کنند و یک سری کارهای معمول را انجام می دهند.
2-9- کاربردهای سیستم های اطلاعاتی رایانه محور
به طور کلی کاربرد سیستم های اطلاعاتی رایانه محور امروزه در پنج محیط می باشد:
1- پردازش داده های حسابداری
2- سیستم های اطلاعات مدیریت
3- سیستم های پشتیبانی تصمیم
4- اداره ی مجازی
5- سیستم های دانش محور
غیر از مبحث اداره ی مجازی بقیه موارد یا شرح داده شده اند یا در ادامه مقاله مورد بحث قرار خواهند گرفت. بنابراین در این مقطع فقط به توضیح اداره ی مجازی می پردازیم.
2-10- سیستم اطلاعات حسابداری
یک سیستم اطلاعاتی حسابداری خوب ضمن ارائه گزارشها و اطلاعات کارا و سودمند، به عنوان بازوی توانمند مدیریت می تواند مورد نظر قرار گیرد. منظور از سیستمهای اطلاعات حسابداری این است که استفاده کنندگان از اطلاعات می توانند وارد سیستم شوند و اطلاعات مورد نیاز خود را به هر شکلی که می خواهند، بدون هیچ محدودیتی (زمانی و مکانی) دریافت کنند.
همچنین با توجه به این که سیستمهای اطلاعات حسابداری نتواسته اند خود را با سرعت تغییرات فناوری اطلاعات سازگار کنند و سطح امنیتی قابل قبولی را پوشش دهند، به بررسی بعضی از مسائل امنیتی سیستم اطلاعات حسابداری، کاربرد آن در تصمیم گیریها و هدفهای مدیریت و ایجاد تغییرات لازم متناسب با تغییرات ایجادشده در دنیای تجارت می پردازیم. بسیاری از بانکها و موسسه ها در تلاشند که توان نفوذ اطلاعات و عملیات خود را از طریق ایجاد مرکز اطلاع رسانی اینترنتی قوی ارائه کنند و عرضه چنین اطلاعات و خدماتی را به کارکنان، مشتریان و تحلیلگران مالی افزایش دهند. سیستم یکپارچه اطلاعات حسابداری، محدودیتهای مکانی و زمانی را برای دسترسی به اطلاعات از بین می برد، هزینه و زمان دسترسی به اطلاعات را کاهش و سرعت گردش اطلاعات و عملیات را افزایش می دهد. مجموعه ای از شرایط، یعنی افزایش دستیابی افراد به اطلاعات و همچنین توان بیشتر گرفتن تصمیمهای صحیح از آن طریق، به بهبود شرایط سازمان و مشتریان می انجامد.
سیستم اطلاعات حسابداری مولفه و عنصری از شرکت است که به وسیله پردازش رویدادهای مالی، اطلاعات مالی و اطلاعات مبنای تصمیم گیری را در اختیار استفاده کنندگان قرار می دهد.
کاربرد اولیه اطلاعات حسابداری، کمک به تصمیم گیری ذینفعان واحد اقتصادی است و دو گروه استفاده کننده براساس اطلاعات فراهم شده به وسیله سیستم حسابداری، تصمیمهایی را می گیرند. این دو گروه عبارتند از:
* استفاده کنندگان داخلی
* استفاده کنندگان خارجی
2-11- تعریف سیستم اطلاعات حسابداری
سیستم اطلاعات حسابداری سیستمی است که عملیات جمع آوری و ذخیره سازی داده های مالی را طی فرایندهای حسابداری انجام می دهد و پس از پردازش این داده ها، اطلاعات مورد استفاده تصمیم گیرندگان سازمانی را (سرمایه گذاران، اعتباردهندگان، مدیران و …) تولید می کند. سیستم اطلاعات حسابداری در نهایت با ارائه گزارشهای هوشمندانه مالی می تواند تصمیم گیرندگان و مدیران سازمان را در برنامه های راهبردیشان کمک کند. هرچند یک سیستم اطلاعات حسابداری می تواند فقط شامل چند صفحه کاغذ و کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان سیستمی پیچیده مبتنی بر قابلیتهای فناوری اطلاعات و فرایندها و روشهای سنتی و پیشرفته حسابداری است.
سیستمهای اطلاعات حسابداری از اجزای اصلی زیر تشکیل شده است:
* کارکنان: کاربران سیستمهای اطلاعات حسابداری،
* روشها و دستورالعملها: فرایندهای جمع آوری، مدیریت و ذخیره سازی داده های مالی،
* داده ها: داده های مرتبط با سازمان و فرایندهای کسب وکار آن،
* نرم افزار: برنامه ای نرم افزاری جهت پردازش داده ها،
* زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستمها و شبکه های کامپیوتری که امکان می دهد تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار گیرد، و
* کنترلهای داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی درون سیستم جهت حفاظت از داده ها.
سیستمهای اطلاعات حسابداری را می توان محل تقاطع منطقی دو موضوع گسترده حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت دانست. آنچه در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت مشترک است، توجه محوری به اطلاعات است. حسابداری به خود اطلاعات مالی گرایش دارد، در حالی که سیستم اطلاعات مدیریت بیشتر به سیستمهایی پوشش می دهد که اطلاعات را تولید می کنند.
سیستم اطلاعات حسابداری دو هدف عمده دارد:
o ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی، و
o ارائه اطلاعات برای تصمیم گیری.
برای رسیدن به این هدفها دو فعالیت عمده وجود دارد که عبارتند از پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات.
مبادلات حسابداری به وسیله ثبتهای اساسی حسابداری پردازش می شوند. این مبادلات شامل فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و … هستند. پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعات حسابداری به وسیله زیرسیستمها انجام می شود. اگر سیستم پردازش مبادلات به طور صحیحی طراحی شده باشد، باعث می شود تا داده ها به خوبی و با دقت کنترل شوند و عمل پردازش کارامد و موثر باشد.
خروجی فرایند پردازش اطلاعات به قصد راهنمایی در امر برنامه ریزی و کنترل عملیات است و این فرایند اطلاعاتی را برای تصمیم گیری ارائه می دهد. سیستم طراحی شده برای پردازش اطلاعات یا سیستم اطلاعات حسابداری باید اطلاعاتی را ارائه دهد که مربوط، اتکاپذیر، به موقع و با اهمیت باشد.
2-12- اداره مجازی
اولین پدیده ای که بعد از ورود نگرش سیستم های اطلاعاتی به وجود آمد اتوماسیون بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی شد. اولین اتوماسیون اداری در فعالیت های دفتری و منشی گری به کار برده می شد. بعد ها نیازهای ارتباطی مدیران نیز به این پدیده احساس شد.
در سال های اخیر دامنه کار اداری از مکان های ثابت به موقعیت های از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادرات از طریق ارتباطات داده ها توسط سیستم های اطلاعاتی صورت می گیرد. موقعیت های از راه دور که شامل خانه ها، اتاق های متصل، خودروها و هرمکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است در آنجا باشند اداره ی مجازی نامیده میشود. هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی ان را به کار می برد. افزایش بهره وری می باشد.
اداره ی مجازی برای شرکت ها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه ی رسمس ارتباطی، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد. البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم وجود دارد. اشکالات عمدتا شامل کارکنان می شود. به طوری که آن ها احساس عدم تعلق به شرکت، ترش از دست رفتن شغل، وجدان کاری کمتر و تنش خانوتدگی خواهند داشت. که البته شرکت ها می توانند حلقه ی ارتباط خود را با کارکنان از طریق تماس های تلفنی مداوم، به کار بردن کنفرانس های تلفنی و ملاقات های منطم همیشگی حفط کنند و با این کار اشکالات را کاهش دهند.
2-13- مراحل تکامل سیستم های اطلاعاتی
– سیستم های دستی (فرم و گزارش)
– سیستم های عملیاتی رایانه ای مجزا
– سیستم های عملیاتی رایانه ای به هم مرتبط
– سیستم های عملیاتی یکپارچه
– سیستم های اطلاعات مدیریت
2-14- انواع سیستم های اطلاعاتی
سیستم های اطلاعاتی انواع متعددی دارند که به تدریج طی چهل، پنجاه سال اخیر با سرعت رشد خیره کننده ای به وجود آمده و گسترش یافته اند. برخی از متداول ترین این سیستم ها عبارتند از
2-14-1- سیستم های عملیاتی TPC
این سیستم در دهه ی 1950 به وجود آمد. TPC بر عملیات و رویدادهای روزانه توجه دارد و برای ایجاد کارایی بیشتر تنظیم شده است.
در قلب هر سازمان سیستم هایی وجود دارند که وظیفه ی اصلی آن ها ثبت اطلاعات روزانه ایجاد اطلاعات جدید بر اساس اطلاعات تراکنشی، ذخیره ی اطلاعات تراکنشی و اطلاعات نتیجه شده از آن و ارائه ی اطلاعات به کاربران مرود نظر است. سیستم های پردازش تعاملات نیز از همین نوع سیستم هستند. سیستم های مالی، انبارداری، حضور غیاب، منابع انسانی و مانند این ها مثال هایی از سیستم های پردازش تراکنش می باشند.
سیستم های پردازش تراکنش سیستم هایی هستند که عملیات روزمره ی درون سازمان را پردازش می کنند. یک سیستم تراکنش داری نقاط واسطی برای ورود داده است و همچنین دارای یک پایگاه داده می باشد که اطلاعات سازمانی در آن ثبت می شود. به طور کلی در هر سازمانی یک سرس رخداد وجود دارد که برای سازمان حیاتی است لذا باید از این اطلاعات به بهترین شکل استفاده شود. از نظر تنوع این نوع سیستم ها بیشترین تنوع را دارند.
TPSها سیستم های ساده ای هستند و پیچیدگی خاصی ندارند و ترکیب بیشتر آن ها در جمع آوری اطلاعات می باشد. سیستم های پردازش تعاملات معمولا در سازمان ها برای انجام کارهای ساده و تکراری و اموری که به صورت روزانه انجام می گیرند مورد استفاده قرار می گیرد. کار با این سیستم ها ساده و معمول است و این سیستم ها معمولا رخدادهای را ثبت می کنند که در آن ارتباط سازمان با بیرون از سازمان مطرح می باشد. به عنوان نمونه می توان به سیستم دریافت و پرداخت بانک ها نیر اشاره کرد.
TPSها کاملا ساخ یافته هستند و اهداف و منابع آن ها از قبل تعیین شده می باشد. از کار افتادن TPS گاهی مساوی با ورشکستگی سیتم است. به طور کلی TPS بستری را فراهم می کند که سایر سیستم ها بر آن بنا می شوند.
در کل بایید گفت عملیات روزانه سازمان ها به وسیله ی این سیستم ها انجام می پذیرد. از خصوصیات اصلی این سیستم ها داشتن ماهیت روتین، داده و اطلاعات حجیم و جزییات فراوان می باشد. همچنین در حین کار با این سیستم ها نیاز به تصمیم گیری های مدیریتی نمی باشد.
2-14-2- سیستم اتوماسیون اداری OAS
سیستم اتوماسیون اداری وظیفهی برقراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین ارتباط افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است. این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها کمک می کند.
در حقیقت OAS عبارت است از کاربرد دامنه IT به منظور تسهیل امور مربوط به دفاتر یا ادارات، به صورتی که امور سنتی دفاتر به شکل کاملا مدرن و با ستفاده از فناوری انجام گیرد که نتیجه ی آن تسریع تعاملات و امور مربوط به دفاتر است.
این سیستم که به سیستم روال عادی اداری نیز مشهور است یک ابزار ارتباط است که عناصر کلیدی آن عبارتند از سیستم داده پردازی برای نوشتن پیغام های مکتوب، سیستم پست الکترونیکی برای برقراری ارتباط مستقیم با سایر افراد، سیستم زمان بندی کارها برای تنظیم جلسات، سیستم فاکس، مجله الکترونیکی، کنفرانس کامپیوتری، ویدیو تکس، نشر کامپیوتری و مانند اینها.
به کمک سیستم اتوماسیون اداری، امکان کار از راه دور و کار در خانه فراهم میشود و در وقت و هزینه صرفه جویی به عمل می آید. این سیستم به ثبت و ضبط دانش تخصصی و اطلاعات کارشناسی می پردازد.
2-14-3- سیستم مدیریت اطلاعات
وقتی مدیر یک سازمان می خواهد تصمیم بگیرد داده های فراوانی که اغلب مفید نیستند در اختیارش قرار می گیرد. این داده ها باید پالایش و معنی دار شوند و به اطلاعات مفید تبدیل شوند.
دانش سیستم های اطلاعات مدیریت اطلاعات مربوط به زمان گذشته و حال را گرد آوری می کند امکان پیش بینی آینده را فراهم می آورد و اطلاعات مورد نیاز مدیران را در اختیار آن ها قرار می دهد تا بتوانند تصمیمات مقتضی را اتخاذ کنند.
2-14-4- سیستم گزارش مدیریت MRS
در سیستم گزارش دهی مدریت، برای سطوح گوناگون مسوولیت گزارش هایی متناسب با قلمروی مسوولیت تنطیم می شود. متداول ترین انواع این گزارش ها عبارتند از گزارش های تطبیقی، افقی، عمودی، متوازن، فرابینی، و نظارتی مغایرت ها و استثناها. به توضیح مختصر اسن گزارش ها میپردازیم:
– در گزارش های تطبیقی، پس از مقایسه ی دو یا چند مورد با یکدیگر، وجوه اشتراک و افتراق آن ها مشخص می شود. به این ترتیب استفاده کنندگان می توانند عوامل گوناگون را از جنبه های متفاوت مورد مقایسه قرار دهند.
– در گزارش های افقی مقادیر موجود در هر گزارش با مقادیر مربوط به دوره های قبلی در طول زمان مقایسه می شود و افزایش و کاهش هرکدام و درصدهای مربوط به آن ها در گزارش منعکس می گردد.
– در گزارش های عمودی روابط بین فعالیت های گوناگون مورد بررسی قرار می گیرد و نسبت هر جز با کل، مورد تجزیه و تحلیل واقع می شود.
– در گزارش های متوازن ابعاد گوناگون وضعیت با یکدیگر مقایسه می شوند.
– در گزارش های نظارتی گزارش به صورتی تنظیم می شود که درجه ی تغییر یا بحران ها را از برنامه یا هرمعیار دیگری همچون بودجه، سهمیه، طرح و مانند اینها مشخص کند.
– در گزارش مغایرت ها، عملکردها و نتایج کار با استانداردها مورد مقایسه قرار می گیرد.
– در گزارش استثناها حد مشخص برای جریان عملیات یا فعالیت ها تعیین میش ود و مواردی که در خارج قلمروی مشخص و از پیش تعیین شده قرار بگیرند مورد توجه خاص واقع میشود.
شایان ذکر است که گزارش های مربوط به مغایرت ها و استثناها مهمترین گزارش های فوق به شمار می روند و دارای اهمیت زیادی در MRS هستند.
2-14-5- سیستم پشتیبانی از تصمیمات DDS
سیستم پشتیبان تصمیم یا سیستم تصمیم یار ابزاری است که برای پیش بینی تبعات تصمیمات مدیران به کار می رود. به عبارت دیگر در پاسخ گویی به این پرسش که اگر تغییر خاصی به وسیله ی مدیر اعمال شود چه اتفاقی خواهد افتاد از این سیستم استفاده می شود.
شبیه سازی از ابزارهای پیچیده در سیستم پشتیبانی تصمیم است که از معادلات برای نشان دادن فرآیندهای دنیای واقعی استفاده می کند. مدیر یک رقم خاص را در یک وضعیت مشخص به سیستم وارد می کند و برنامه نتایج را محاسبه می کند. سیستم های پشتیبان تصمیم اطلاعات مربوط به فعالیتهای جاری را دریافت می کنند و به کمک شبیه سازی یا تغییر اصول تصمیم گیری نتایج را محاسبه کرده و مبنای تصمیم گیری قرار می دهند.
2-14-5-1- خصوصیت کلی DDSها
1- پیوند داده های اطلاعاتی و مدل ها
2- یاری دادن مدیران که با مسایل غیر ساخت یافته رو به رو هستند.
3- پشتیبانی قضاوت های مدیریتی به جای جایگزینی
4- هدف، بهبود اثر بخشی تصمیماتی می باشد و ملاک کار این نیست
5- اطلاعات مورد نیاز حتی پس از شناسایی توسط مدیر باید از طریق منابع خاص تفکیک شود.
6- از ابتدا مشخص نیست که بهترین اقدام در خصوص بهترین تصمیم چیست
7- برخی از داده های DDS از طریق TPS و برخی از طریق MIS تامین میشود و برخی هم به واسطه ی ESS به دست می آید.
8- از انعطاف پذیری بیشتری نسبت به MIS برخوردارند.
2-14-5-2- برخی از منافع DDSها
1- توانایی پشتیبانی و حل مسائل پیچیده
2- قابلیت ارایه پاسخ صحیح به شرایط غیر منتظره
3- توانایی آزمایش استراتژی های گوناگون تحت شرایط مختلف به صورت سریع و بی طرفانه
4- درک جدید و یادگیری کاربر می تواند به ترکیب مدل ها و تحلیل بهتر منجر شود.
5- ایجاد ارتباط آسان
6- کنترل و عملکرد بهتر مدیریت
7- صرفه جویی در منابع یا هزینه ها
8- تصمیمات بی طرفانه
9- افزایش بهبود و حمایت و پشتیبانی از گروه ها
2-14-6- سیستم خبره یا هوشمند ES
سیستم هایی هستند که با استفاده از دانش و تجربیات انسان خبره در یک زمینه خاص می توانند جایگزین انسان شوند و عمل تصمیم گیری به معنای انتخاب را انجام دهند. این سیستم ها سیستم های بسیار سطح بالایی هستند و فعلا در تجارت به علت هزینه بسیار بالای پیاده سازی کمتر رواج دارند.
سیستم های خبره همانند یک مشاور واقعی به مدیران مشورت می دهند و به کمک هوش مصنوعی مشکلات را تقریبا همانند انسان ها حل و فصل می کنند. سیستم های خبره برای امور کاملا تخصصی کاربری دارند. با تبدیل سیستم اطلاعاتی به یک سیستم خبره می توان برخی از تصمیم گیری ها را بر عهده کامپیوتر گذاشت.
در ES اطلاعات متخصصان در پایاه داده ذخیره می شود و سیستم پس از دریافت پرسش های مطرح شده پاسخ مناسب را می یابد و به کاربران ارایه می دهد. به عنوان مثال می توان از ثبت نمونه های مختلف از اثر انگشت و یا فرکانس صوت افراد و روش تشخیص و تمایز آن ها از یکدیگر نام برد که به کمک سیستم های خبره قابل انجام است. امروزه از سیستم های خبره برای اکتشاف نفت، تشخیص بیماریها، تنظیم برنامه های کاری و حتی ساخت برف نیز استفاده میشود.
2-14-7- سیستم پشتیبانی مدیران ارشد ESS
ESS سیستمی است که اطلاعات کلیدی مورد نیاز مدیران را از زاویه دید تمهیدات و فرصت ها بالقوه در اختیار آن ها قرار می دهد و از منظر استراتژیک به موضوع می نگرد. این سیتم بالاترین سطح را از نظر ترکیب داده دارد و نیازهای اطلاعاتی مدیران ارشد اجرایی را تامین می کند.
2-14-8- سیستم اطلاعات اجرایی EIS
سیستم EIS به مدیر ارشد سازمان کمک می کند تا یک تصویر کلی از سازمان را در اختیار داشته باشد. از آنجایی که مدیر ارشد باید با استفاده از کمترین وسایل و اطلاعات و داشتن معیارهایی برای ارزیابی کاملترین و جامع ترین برداشت را از وضعیت سازمان داشته باشد ریشه یابی مسایل ممکن است برای مدیر ارشد با اهمیت باشد این سیستم می تواند بهترین کمک را به او برساند.
توجه مدیر ارشد بیشتر به خارج سازمان می باشد از این رو باید بتواند فرصت ها و تهدید ها را شناسایی کند. سیستم های EIS به منظور کمک به دستیابی مدیران به عوامل کلیدی موفقیت طراحی شده است که با معرفی موقعیت ها و فرصت ها امکان تحلیل آن را فراهم می آورد.
2-14-9- سیستم کارکنان دانشی
کارکنان دانشی کارکنانی هستند که با داده و اطلاعات سر و کار دارند. این افراد از طریق جمع آوری داده و اطلاعات و به کارگیری دانش خود محصول یا خدماتی را به وجود می آورند که معمولا جنبه ذهنی دارند. سیستم کارکنان دانشی به منظور حمایت از کارکنان دانش طراحی و به کار گرفته می شوند. از آنجا که حیطه ی دانش بسیار متنوع است بنابراین سیستم های به خصوص برای هرگروه از کارکنان دانشی طراحی می شود. هرسک از سیستم هایی که ذکر شد در رده های خاصی از سازمان کاربرد بیشتری می یابند و در عین حال همه ی آن ها با یکدیگر مرتبط هستند و دامنه بردشان به سایر قلمروها تسری می یابد و ساختار اطلاعاتی سازمان را تشکیل می دهند.
2-15- ارزش گذاری سیستم های اطلاعاتی
برای ارزش گذاری سیستم های اطلاعاتی از سه دسته شاخص استفاده می شود:
1- شاخص های امکان پذیری
2- شاخص های راهبردی
3- شاخص های طراحی
به توضیح هرکدام می پردازیم:
2-15-1- شاخص های امکان پذیری
هدف از بررسی امکان پذیری، سنجش و ارزیابی نیازهای سیستم اطلاعاتی مورد نظر، ارایه ی توصیه هایی به منظور پیاده سازی آن و فراه آوری اطلاعات مورد نیاز برای مدیران است. زمانی که یک سیستم امکان پذیر است که به مسایل فنی، اقتصادی، عملیاتی و زمانی پاسخ دهد.
– آنچه در امکان پذیری فنی مورد بررسی قرار می گیرد این است که تا چه حد تکنولوژی موجود می تواند پاسخگوی نیازهای مربوط به ایجاد سیستم تازه باشد و آیا به تکنولوژی جدید نیاز هست یا خیر
– در امکان پذیری اقتصادی بررسی میشود که آیا بودجه ی مورد نیاز برای ایجاد و اجرای سیتم های جدید موجود هست یا خیر.
در امکان پذیری قانونی بررسی می شود که آیا سیستم های جدید از نظر قانونی و حقوقی برای موسسه مشکلی پدید نمی آورد و یا مانعی برای اجرای تعهدات سازمان ایجاد نمیکند. از نظر عملیاتی نیز بررسی میشود که آیا روش ها و رویه های موجود و مهارت های کنونی کارکنانُ برای اجرای سیستم جدید کفایت می کند یا این که نیاز به روش های جدید و آموزش کارکنان است و سرانجام در اماکن سنجی زمانی بررسی می شود که آیا سیستم جدید در یک چاچوب زمانی معقول جنبه عملی به خود خواهد گرفت یا خیر.
2-15-2- شاخص های راهبردی
هدف از توجه به معیارهای راهبردی حقظ وضعیت و موقعیت برتر سازمان در محیط است. برای تضمین موقعیت سازمان باید از وجود عواملی همچون بهره وری، معیار شاخص بودن یا مدیریت نسبی و معیار مدیریت اطمینان حاصل شود.
– در مورد بهره وری به تسهیلاتی توجه می شود که با به کار گیری دانش پیشرفته واستفاده از تجهیزات کنترل کننده خودکار موجب صرفه جویی در وقت و هزینه می شود.
– در مورد عامل شاخص بودن به کیفیت و تنوع خدمات ارایه شده توجه می شود.
– در مورد معیار مدیریت اطمینان بررسی می شود که آیا سیستم اطلاعاتی اطلاعات مورد نیاز مدیران را با سرعت و به شیوه ای قابل فهم برای مدیریت فراه می آورد یا خیر.
2-15-3- شاخص های طراح
عواملی که در شاخص طراحی مورد توجه قرار می گیرند عبارتند از قابلیت نگهداری، قابلیت کاربرد، قابلیت استفاده مجدد، قابلیت اطمینان و قابلیت تمدید.
– منظور از قابلیت نگهداری این است که شرایطی موجود باشد تا سیستم بتواند در همان سطحی که در ابتدا مورد نظر بوده است به فعالیت ادامه دهد.
– قابلیت کاربرد با عوامل انسانی مرتبط است. کاربران از سیستم انتظار دارند تا اطلاعات را با محتوا و شکل مناسب به گونه ای قابل فهم در اختیارشان قرار دهد
– توانایی استفاده مجدد از نرم افزار و سایر اجزای سیتم تا حد زیادی از هزینه های توسعه ی سیستم های آتی سازمان می کاهد.
– منظور از قابلیت اطمینان این است که سیستم تا چه حد می تواند وظایف خود را به طور مستقل انجام دهد.
– ویژگی قابل تمدیدبه انعطاف پذیری سیستم برای تطبیق با تغییرات و تحولات مربوط می شود.

2-16- اثربخشی سیستم های اطلاعاتی
اثربخشی سیستم های اطلاعاتی به جامعیت و یکپارچگی آن ها با سایر فعالیت های سازمانی بستگی دارد. یک سیستم اطلاعاتی زمانی اثربخش است که در عمل برای مدیران وسایر کارکنان مفید واقع شود. مدیران باید بتوانند در زمان مورد نیاز اطلاعات مناسب را در اختیار بگیرند و اطمینان حاصل کنند که آن اطلاعات به روز و به هنگام است.اطلاعات نیز همانند سایر منابع سازمانی باید قبل از آن که منسوخ شوند با منابع اطلاعاتی جدید جایگزین شوند. داده های خام باید به اطلاعات قابل استفاده تبدیل شوند تا افراد مربوط در زمان مناسب به شکل مناسب با توالی مناسب و به طور هماهنگ از آن اطلاعات استفاده کنند و اطلاعاتی که تاریخ مصرفشان به پایان رسیده است از فرآیند خارج شوند. سیستم باید برای کاربر آشنا باشد توان نظارت و کنترل در آن تعبیه شود و ایمنی آن تامین شود.
مهمترین عواملی که لازم است در سیستم های اطلاعاتی به منظور اثربخشی مطلوب لحاظ شوند عبارتند از:
– عملیات و فعالیت های سازمان
– نحوه پردازش
– تصمیمات مدیریت
– شیوه گزارش دهی
– نحوه طراحی
– پایگاه های اطلاعاتی
– تکنولوژی ارتباطات و اصول کنترل
سیستم اطلاعاتی باید در پرتوی کارهایی که در سازمان صورت می گیرد مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرد. بسیاری از ورودی های سیستم اطلاعاتی به وسیله ی واحدهای عملیاتی سازمان ایجاد میشوند و بسیاری از خروجی های سیتم های اطلاعاتی برای ادراه کردن این عملیات مورد استفاده قرار می گیرند. به این ترتیب برای اثربخشی سیستم های اطلاعاتی باید آن ها را در پرتوی اهداف، فعالیت ها و وطایف عملیات سازمان تنطیم نمود.
فعالیتهای سازمان دارای ابعاد مدیریتی، مالی و عملیاتی هستند و در سیستم های اطلاعاتی انعکاس می یابند. چگونگی و نحوه ی پردازش این فعالیت ها باید مشخص شود. اطلاعاتی که برای تصمیم گیری ها مورد استفاده قرار می گیرند لازم است با نوع تصمیمی که قرار است اتخاذ شود همخوانی و هماهنگی داشتع باشد. به علاوه زمانی اطلاعات مفیدتر خواهند بود که درآن ها با سبک ها و سلیقه های شخصی مدیریت نیز در نظر گرفته شود. برای مثال مدیر یک واحد علاقه ای به دریافت گزارشات متعدد و مفصل ندارد و گزارشات ماهانه و کلی را ترجیح می دهد. در حالی که مدیر دیگری چنین ترجیح می دهد که به طور مرتب گزارشات تفصیلی و مبسوط دریافت نماید.

فصل 3 – سیستم های مدیریت اطلاعات

3-1- سیر تاریخی سیستم های مدیریت اطلاعات
تجهیز مدیریت به یک سیستم اطلاعات مدیریت صحیح و مطمئن که توانایی مدیرینی را در اتخاذ تصمیم، بنامه‎ریزی و کنترل سازمان یاری دهد دارای یک روند تاریخی است. این سیر تاریخی در دهه‎ی شصت میلادی با "مفاهیم دفترداری دوبل" که توسط پروز لوکاپاکیلی ارائه شد، آغاز شد. بعد از استفاده نظامی آمریکایی‎ها وقتی که رایانه‎ها وارد تجارت شدند، اولین استفاده رسمی از سیستم‎های مدیریت اطلاعات در کارت‎های پانچ (Punched Card) بودند که با استفاده از آنها در ادارات، مدیران مقدار ساعات کارکرد کارکنان را که اطلاعات کاری آنها بود مدیریت می‎کردند.
بعد از آن، سیستم‎های اطلاعات مدیریت تا اوایل قرن بیستم با تانی به حرکت خود ادامه دادند که شاید علت آن عدم توانایی بشر در حفظ، نگهداری و بازیابی اطلاعات بود. با توسعه رایانه‎های با ظرفیت، سرعت و دقت بالا، تکامل و کاربرد مفاهیم سیستم‎های اطلاعات مدیریت با روندی دیگر و با سرعت بیشتری توسعه یافت که حاصل آن تغییرات در عملیات، فعالیت‎ها و وظایف سازمان‎های تجاری دنیا به شرح زیر است:
– مدیریت متمرکز و تکیه بر محورهای تمرکز اطلاعات و بهره‎گیری از فناوری‎های پیشرفته.
– طراحی اطلاعات و ارائه گزارشات موردنیاز برای اتخاذ تصیم مدیریت، برنامه‎ریزی و کنترل سازمان.
– طراحی سیستم اطلاعات مدیریت با تکیه بر کنترل و سیستم‎های مدیریت کنترل پروژهها.
و در نهایت نتایج حاصل از این مفاهیم، MIS یا سیستم‎های اطلاعات مدیریت نامیده شد.
موسساتی که به سیستم‎های مدیریت اطلاعات اولیه مبادرت نمودند، فرا گرفتند که در این دوره مانع عمده در استفاده از سیستم‎های اطلاعات مدیریت، خود مدیران هستند. مدیران به‎عنوان یک گروهی بودند که در مورد رایانه اطلاعات تخصصی نداشتند. آنها از کارهای خود اگاه بودند و می‎دانستند چگونه مسائل را حل کنند؛ اما به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تامل نکرده بودند. در نتیجه برای مدیران بیان اینکه دقیقاً از سیستم اطلاعات مدیریت چه می‎خواهند دشوار بود. این وضعیت برای متخصصان اطلاعات غیر قابل تحمل بود زیرا که دانسته‎های آنها از مدیریت کم بود. آنها نمی‎دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند.
با طی زمان مدیران درباره رایانه و در مورد فرآیندهای مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند و متخصصان اطلاعات نیز مبانی مدیریتی را فرا گرفتند. سیستم‎های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر با نیازهای مدیران اصلاح شده و توسعه یافتند. در نهایت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به‎عنوان یک زمینه عمده‎ استفاده از رایانه مستحکم شد.
3-2- سیستم‎های اطلاعات مدیریت
مدیران همواره به دنبال اطلاعات هستند و اتخاذ تصمیمات انها بر اساس داده‎های مرتبط و با موضوع تصمیم است. در گذشته منابع اطلاعاتی مدیران، اتفاقی و غیرمطمئن و به روش‎های گوناگون بود و اطلاعات آنها از طریق مقامات مافوق و سایر پرسنل سازمان تامین می‎شد که عدم اطمینان و اتکا به صحت اطلاعات را تشدید می‎کرد. زیرا افراد اطلاعات را با افزایش و کاهش به مقامات و مسئولان منتقل می‎کردند. لذا اطمینانی از درستی اطلاعات در دست نبود.
سیستمی که کنترل و بازسازی اطلاعات را از دنیای محیطی و عملیات بازرگانی داخل سازمان به عهده دارد و با سازماندهی و انتخاب داده‎ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصمیم، برنامه‎ریزی و کنترل برای مدیران اماده می‎سازد سیستم اطلاعات مدیریت یا MIS نامیده می‎شود. MIS در حقیقت سیستمی مبتنی بر رایانه است که اطلاعات را بر اساس خواسته‎های کاربران در اختیارشان قرار می‎دهد. MIS نه تنها مدیران را در امور استراتژیک حمایت می‎کند، بلکه در تصمیمات تکراری و روزمره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران تاکتیگی قرار می‎دهد و آنها را قادر می‎سازد تا به اطلاعاتی دست یابند که در تصمیم‎گیری‎ها کمک موثری برای آنها باشد.
سیستم‎های پردازش عملیات در هر یک از زمینه‎های خاص عملیات، طراحی و گزارشات مربوط به آن عملیات را ارائه می‎نمایند. ولی نیاز مدیران سطوح میانی به گزارشات ترکیبی از زمینه‎های عملیات مختلف، ضرورت طراحی سیستهای مدیریت اطلاعات را نشان می‎دهد. با پایگاه‎های داده و سیستم مدیریت پایگاه‎های داده، مدیران با گزارشات مورد نساز خود دست می‎یابند. MIS گزارشات لازم از TPS ها را به‎طور ترکیبی تهیه می‎کند و در اختیار مدیران قرار می‎دهد. MIS می‎تواند تصاویری از مغایرت‎ها و انحرافات از برنامه‎های تعیین شده را نیز آشکار می‎کند. چنین اطلاعاتی از طریق تهیه گزارشات مدیریت در قالب‎ها و تصاویر منطقی و قابل تفسیر و تجزیه و تحلیل در اختیار مدیریت قرار می‎دهد.
سیستم اطلاعات مدیریت به دو طریق عمده در حل مسئله برای پشتیبانی از فعالیت‎های مدیریت که در یک سازمان انجام می‎گیرد کمک می‎کند؛ منبع اطلاعات در سازمان را فراهم می‎نماید و به شناسایی و درک مسئله کمک می‎کند. هدف سیستم‎های اطلاعات مدیریت افزایش روند ارائه و اداره اطلاعات و کاهش حدس و گمانها در مشکلات سطوحهای مختلف سازمانی، از طریق سیستم‎های بازخورد، بازتاب و بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده3های جدید به سیستم است. همچنین سیستم اطلاعات مدیریت امکان استفاده کاربران متعدد را از یک پایگاه یا بانک اطلاعاتی مشتر فراهم می‎سازد.
با افزایش تعداد کاربران و حجم داده‎ها، به‎منظور مدیریت صحیح اطلاعات و استفاده بهینه از داده‎ها، سیستم اطلاعات مدیریت نیاز به یک DBMS (DataBase Management System) دارد که با ایجاد پایگاه‎های داده چند اتصاله (Distribute DataBase) تضاد اطلاعاتی در اثر تنوع سیستمی در یک سازمان حذف خواهد شد و این همان مفهوم جامع و یکپارچگی در سیستم اطلاعات مدیریت خواهد بود.
تعاریف متعددی از سیستم اطلاعات در رشته هایی مانند مدیریت، علوم کامپیوتر، مهندسی نرم افزار و علوم حسابداری بر اساس صاحب نظران ارائه شده است که به آن ها اشاره خواهد شد:
3-2-1- مودریک و مانسون
سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است که داده های محیطی را جمع آوری و داده های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت می کند و سپس آن ها را فیلتر، سازمان دهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می نماید و ابزاری برای مدیران فراهم می آورد که اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند.
3-2-2- هنری سی لوکاس
MIS یک سری شیوه های منظم میباشد که وقتی اجرا شوند اطلاعاتی را برای کمک به عمل تصمیم گیری فراهم می آورد.
3-2-3- وبر و واتسن
MIS را به عنوان گروه منظمی از فرایند ها نقل می کنند که اطلاعات را برای کمک به عمل تصمیم گیری و اجرا با یک سازمان دهی برای مدیران فراهم می کنند.
3-2-4- آواد
سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه، رایانه ای و کاربرـ ماشین است که اطلاعات لازم برای حمایت از عملیات و تصمیم گیری فراهم می کند. عناصر اصلی این سیستم عبارتند از:
* سیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر
* سیستمی رایانه ای که تعدادی نرم افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می کند
* رابط کاربر- ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می دهد
* ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی
* پشتیبانی از عملیات و تصمیم گیری
سیستم های اطلاعات مدیریت(Management Information systems) ، به مطالعه سیستم های اطلاعاتی در سازمان می پردازد. سیستم اطلاعاتی، سیستمی متشکل از شبکه ای از کانال های ارتباطی است که در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. اجزای سیستم اطلاعاتی، جمع آوری و دستکاری داده ها و اطلاعات را انجام می دهند. این اجزا شامل سخت افزار، نرم افزار، افراد، سیستم های مخابراتی و داده ها هستند. فعالیت هایی که در این زمینه صورت می گیرند، عبارتند از : ورود داده ها، پردازش داده ها، ذخیره سازی داده ها و اطلاعات و تولید خروجی هایی نظیر گزارشات مدیریتی.
حوزه مطالعات سیستم های اطلاعاتی مثل علوم کامپیوتر که تئوری یا مهندسی کامپیوتر که بیشتر به مباحث مهندسی توجه دارد نمی باشد. مطالعه سیستم های اطلاعاتی به طور معمول تابع اصول تجارت است و اغلب به توسعه نرم افزار توجه دارد.سیستم های اطلاعاتی در کسب و کار از فرایندها و عملیات، استراتژی های پشتیبان تصمیم گیری و پشتیبان رقابت، حمایت می کند. سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم گیری در سازمان است. این سیستم از نرم افزار و سخت افزار رایانه ای، راهنماها و دستورالعمل ها، مدل هایی برای تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می گیرد. پردازش اطلاعات که معمولا پردازش داده های مبتنی برتصمیم نامیده میشود، اطلاعات را به مدیرانی که باید دریک موقعیت خاص تصمیم بگیرند عرضه می کند. این سیستم، اطلاعات را برای حمایت از تصمیمات فراهم می سازد؛ البته در مواردی که اطلاعات مورد نیاز می تواند از پیش شناسایی جمع آوری و عرضه شود.
سیستم های اطلاعات مدیریت M.I.S همچنین سیستم های گزارش دهی مدیریت نیز نامیده می شوند. این سیستم بر پشتیبانی از تصمیم در مواردی که اطلاعات مورد نیاز به خوبی تعریف شده اند تمرکز دارد. به عبارت دیگر، بعداز تجزیه وتحلیلموقعیت اطلاعات را برا تصمیم گیری عرضه می کنند. علاوه براین، در برخی موقعیت های تکراری شرایط از پیش شناخته شده است. ازاین رو، گزارش های سیستم های اطلاعات مدیریت شامل اطلاعات اخذ شده ازموقعیت های تکراری می باشد و با ترکیب جزئیات حاصل از تفسیر رویدادهای جدید با اطلاعات گذشته، تصمیم گرفته شود. این اطلاعات برای آنکه در تصمیم گیری مفید واقع شوند باید به موقع ارائه شوند.
مثال های زیر نشان دهنده چندین جنبه مهم ازپردازش اطلاعات است. تصمیم گیرندگان ایده خوبی از متغیرهای موردنظر و اطلاعات موردنیازدارند. مدیران تولید در شرکت ها با تصمیماتی درباره تغییر اساسی یا جزئی قیمت ها مواجه می گردند. این تغییرات در بعضی صنایع یا شرکت ها ممکن است به صورت هفته ای یا ماهانه صورت پذیرد. مدیران گاهی به اطلاعاتی نیاز دارند که امکان نظارت برعملکرد و قیمت را فراهم می کند. بعضی ازاطلاعات موردنیاز را می توان از پردازش ثبت هایی ذخیره شده پیشین به دست آورد.
3-3- اهمیت و ضرورت ایجاد سیستم اطلاعات مدیریت
در گذشته‎ای نزدیک، مدیران اطلاعات را یک پدیده پرهزینه می‎دانستند. در صورتی که اکنون سیستم‎های مناسب اطلاعاتی را با ارائه اطلاعات به‎موقع و قابل اعتماد در شکل مناسب و منظم، آنها را در فرآیند اخذ تصمیم یاری می‎نمایند. بنابراین به این سیستم‎ها نه به‎عنوان یک پدیده هزینه‎بردار، بلکه به‎عنوان بخشی از سرمایه یک شرکت نگریست.
سیستم اطلاعات مدیریت و سازمان بر یکدیگر تاثیری متقابل دارند. سیستم مذکور اطلاعات مورد نیاز سازمان را فراهم می‎کند و با یک نظام اطلاعاتی جدید بر ساختار، فرهنگ و دیگر بخش‎های سازمان اثر می‎گذارد. نیازهای سازمان نیز در طراحی این سیستم موثر هستند تا سازمان بتواند از امتیازات نوین سیستم بهره‎مند شود. در واقع مدیران تصمیم می‎گیرند چه سیستمی برقرار شود و چگونه کار گذاشته شود تا آنچه را می‎خواهند با توجه به ساختار، سیاست‎ها، فرهنگ و محیط اطراف سازمان و تصمیم‎های مدیریتی بدست آورند.
بنابراین، آنچه که از دیدگاه مدیریت هزینه‎بر است اطلاعات بی ربط و بیهوده است که با تاثیرات جانبی آن ممکن است مدیران در تصمیم‎گیری نیز دچار انحراف شوند. آنچه که از دیدگاه مدیریت به‎عنوان بخشی از سرمایه شرکت است، اطلاعات مرتبط، دقیق و قابل اعتماد است که مدیران را در اخذ تصمیمات بهینه و موثر راهنمایی می‎کند و از آنجایی که اطلاعات خود عامل قدرت برای مدیریت است، بنابراین مدیر با قدرت و توانا کسی است که دارای اطلاعات صحیح و سریع از پدیده‎های محیطی باشد و از چنین ابزاری در جهت تحصیل اهداف سازمانی به‎صورت بهینه استفاده نماید.
3-4- تاثیر تغییرات سیستم اطلاعات مدیریت
از آنجا که سیستم اطلاعات مدیریت تحت تاثیر رایانه و اتوماسیون است، ممکن است ناخواسته برخی از تغییرات رفتاری در کارمندان بوجود آید که لزوم توجه به فاکتور انسانی را در موسسات می‎رساند. کارکنان شرکتهایی که برای اولین بار سیستم‎های پردازش دادهها را نصب کرده‎ بودند احساس ترس می‎کردند. کارکنان از این می‎ترسیدند که رایانه‎ها باعث بیکاری آنها شوند که عملاً در برخی از موارد هم این اتفاق افتاد. حتی در جاهایی که مدیران هم نمی‎خواستند از حجم نیروی انسانی خود به علت رایانهای شدن بکاهند، به علت اینکه سیستم اطلاعات مدیریت آنها را مخفیانه کنترل می‎کرد و به حریم شخصی آنها وارد می‎شد می‎ترسیدند.
ساده‎ترین راه ابراز ترس کارکنان از سیستم جدید اعلام این ترس به مدیر خواهد بود. البته باید این را در نظر داشت که اکثر کارکنان ترس خود را پنهان می‎کنند. در صورت اول، مشکل اینجا است که بعضی از خود مدیران هم ممکن است از سیستم جدید ترس داشته باشند. در چنین مواقعی چنین مدیری نمی‎خواهد اطلاعات را با دیگران تقسیم کند. دلیل این است که انها اطلاعات را جمع کرده‎اند و باید توانایی استفاده از آن را داشته باشند. باید برنامه‎ای برای کاهش یا زدودن این ترس از طرف مدیران اندیشیده شود. مدیریت شرکت می‎تواند با اجرای تدابیر زیر از ترس کارکنان خود بکاهد:
– استفاده از رایانه به‎عنوان یک وسیله ارتقای شغلی، با دادن کارهای تکراری و خسته کننده و کارهایی که تواناییهای انها را به چالش برمی‎انگیزد به رایانه.
– استفاده از ارتباطات رسمی برای حفظ آگاهی کارکنان از توجهات شرکت.
– ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان، متخصصان اطاعاتی و مدیریت.
– اهداف شرکت در راستای نیازهای کارکنان مشخص شود.
در نهایت قابل توجه است که امروزه وظایف MIS از مدیران فراتر رفته است و کلاً MIS با کاربرد رایانه در خدمت تجارت و شرکت‎ها در آمده است. امروزه در شرکت‎های بزرگ دنیا، بخش MIS یا معاونت MIS را می‎توان مشاهده کرد.
3-5- MIS و علوم کامپیوتری
علوم کامپیوتر و یا مهندسی نرم‎افزار تخصصی است که با هدف فهم و طراحی و پروسه‎های محاسباتی بوجود آمده است و بر روی پیدا کردن راه‎های بهتر نوشتن نرم‎افزارهای تکنیکی، همچون سیستم‎های عامل، واسطه‎های کاربری، برنامه‎های کاربردی و مانند این‎ها متمرکز شده است.
مدیریت سیستم‎های اطلاعاتی و مهندسی نرم‎افزار از آن جهت که دغدغه هردو استفاده از کامپیوتر در جهت حل مسائل است تا حدودی شبیه به هم هستند، اما متخصص MIS به سبب تعامل نزدیکی که با بحث مدیریتی دارد بخش قابل توجهی از دانش و تجربیاتش حول محور کار تیمی، رهبری، مدیریت پروژه، خدمات مشتریان و تئوریهای تجاری پایه است و این ویژگی‎ها است که یک مدیر حرفه‎ای سیستم اطلاعاتی را از یک متخصص علوم کامپیوتر متمایز می‎سازد.
3-6- متخصص MIS
متخصص MIS فردی است که توانایی مدیریت سیستم‎های اطلاعاتی را در خود دارد و قادر است تا نیازهای اطلاعاتی یک سازمان را تحلیل کند و اقدام به طراحی یک سیستم مدیریت امور مبتنی بر علوم کامپیوتری و مدیریتی نماید و با رهبری و نظارت خود این سیستم را پیاده‎سازی و عملیاتی کند. وظیفه یک متخصص MIS کمک به یک سازمان است، به‎گونه‎ای که آن سازمان بتواند از سرمایه‎گذاری در تجهیزات، نیروی انسانی و فرآیندهای تجاری حداکثر سود را کسب کند.
این فرآیندهای تجاری، ممکن است شامل طراحی و توسعه یک سیستم متفاوت و جدید باشد و یا به‎منظور اعمال روش‎های نوین، با هدف توانمند ساختن منابع سیستم‎های موجود و افزایش کاربری انها ایجاد شود. واضح است که متخصص MIS برای رسیدن به هدف خود باید اطلاعات کافی و جامعی را در اختیار داشته باشد تا بتواند تحلیل‎های لازم را انجام دهد . یک سیستم اطلاعاتی قوی که پاسخگوری نیاز کاربران باشد را برنامه‎ریزی کرده و توسعه دهد.

3-7- وظایف و ویژگی‎های متخصص MIS
وظایف و ویژگی‎هایی که یک متخصص MIS باید داشته باشد عبارتند از:
– باید همواره در زمینه تکنولوژی‎های اطلاعاتی بروز باشد.
– دارای توانمندی‎های پایه‎ای تکنیکی باشد.
– بتواند در انتخاب تکنولوژی مناسب برای پیاده‎سازی یک سیستم به بهترین شکل تصمیم بگیرد.
– از آخرین امکانات و ابزارهای تولید نرم‎افزار به‎عنوان ابزار پروتایپینگ در توسعه سیستم بهره بگیرد.
– قادر باشد یک برنامه کاربردی تجاری را در یک محیط برنامه‎نویسی شیء‎گرا ایجاد نماید. این عمل به چهار بخش طراحی واسط کاربری، به‎کارگیری کنترل‎ها، برنامه‎نویسی و عیب‎یابی تقسیم می‎شود.
– تکنیک‎های مدل‎سازی همچون Normalization (فرآیند سازماندهی داده‎ در پایگاه داده به‎طور کارآمد) و ER (مدل موجودیت-ارتباط Entity Relationship) و DFD (نمودار جریان داده Data Flow Diagram) که به‎عنوان یک ابزار کارآمد برای طراحی پایگاه داده بسیار موثر هستند و به طراحی، پیاده‎سازی، بهینه‎سازی و اشکال‎زدایی برنامه‎های پایگاه داده کمک بسیار خوبی می‎کنند را به‎کار گیرد.
– مدل ایجاد شده را در سیستم‎های مدیریت پایگاه داده، همچون SQL، Access، Oracle و مانند این‎ها، پیاده‎سازی نماید. این پیاده‎سازی شامل ایجاد جداول، برقراری روابط محدودکننده، یکپارچه‎سازی اطلاعات، ایجاد فرم‎ها، گزارش‎ها و مانند این‎ها است.
– فرآیندهای تست نرم‎افزار را به خوبی مدیریت کند و از عملکرد صحیح انها اطمینان حاصل کند.
– با ساختار سازمانی، اهداف تجاری، عملیات بازرگانی، قواعد کاری و مانند این‎ها آشنا باشد تا سیستم طراحی شده توسط او تمامی فعالیت‎های کاربر را تحت پوشش قرار دهد.
باید فرم‎های مشخصات، دیاگرام فعالیت‎ها و مانند این‎ها را تهیه کند تا به‎وسیله آن امور تجاری را پیگیری نماید و بتواند در جهت خطایابی و رفع مشکلات سیستم به‎طور کامل کارآمد عمل کند.
3-8- مدیران واحد MIS سازمان‎ها
به سبب مزایای MIS چون ارتباط نزدیکتر، کنترل دقیق‎تر، گردآوری داده‎ای مطمئن‎تر، پردازش سریع‎تر داده‎ها و تبدیل آنها به اطلاعات مدیران، از سیستم‎های اطلاعات مدیریت در برنامه‎ریزی، سازماندهی، رهبری، ایجاد انگیزه، گزارش‎دهی و کنترل استفاده می‎شود و MIS این اعمال مدیریتی را با نهایت دقت و کارآیی، در مدت‎زمان بسیار کمتری در سازمان انجام می‎دهد. حال برای انجام این کارها، مدیریت باید واسطی به نام مدیر سیستم اطلاعاتی را برای ارائه بهتر خدمات برای مدیریت ضروری بشمارد.
امروزه در شرکت‎ها و سازمان‎های بزرگ خدماتی و تولیدی یک واحد MIS به‎طور مجزا فعالیت می‎کند که دارای مدیری متخصص در مدیریت، سیستم، اطلاعات و ارتباطات است. عملاً کار مدیران سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روزآمد و اطلاعات مفید به مدیر شرکت یا موسسه برای برنامه‎ریزی‎های آینده و تصمیم‎گیری است. این مدیر برای گردآوری داده‎ها و پردازش آنها، نیاز به سیستم‎های اطلاعاتی و رایانه‎ای و حتی سیستم‎های خبره دارد. پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی و سیستمی را داشته باشد و هم از امکانات سیستم‎های اطلاعاتی و فن‎آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده، دانش و علم رایانه‎ای و اطلاعاتی است.
مدیران MIS باید از دنیای حقیقی و سیستم‎های موجود در سازمان مطلع باشند تا بتوانند نقش موثری را ایفا کنند و به همین دلیل باید اطلاعات دقیق و صحیح در اختیارشان قرار گیرد. یکی از نقش‎های مهم مدیر MIS، آگاهی و تفسیر عوامل محیطی و بیرونی سازمان است. عملاً مدیر MIS برای طراحی و کنترل شرکت، به معاون خدمات اجرایی یا معاون ارشد گزارش می‎دهد و در بسیاری از شرکت‎ها، شاخه معاونت نیز بوجود می‎آید که گکزارش خود را مستقیماً به مدیریت عالی تسلیم می‎کند.
با توجه به ویژگی‎های برتر سیستم‎های اطلاعات مدیریت، مدیران این سیستم‎ها هم از ارزش بسیار زیادی برخوردار هستند. طبق آمار، دامنه حقوق پرداختی به این مدیران در امریکا سالیانه بین صد تا چهارصد هزار دلار است.
3-9- طراحی سیستم مدیریت اطلاعات
برای طراحی سیستم مدیریت اطلاعات لازم است تا مراحل زیر اجرا شود.
3-9-1- گام اول، شناخت
در این مرحله هدف ما، در واقع نوشتن صورت مسئله است. صورت مسئله، طراحی یک سیستم مدیریت اطلاعات، که مدیریت اطلاعات را برای سازمان ساده‎تر می‎کند است. در این مرحله، حتی دقیق بودن صورت مسئله هم مهم نیست. البته دقیق بودن آن مهم نیست، نه صحیح بودن آن.
3-9-2- گام دوم، آنالیز سیستم
مهم‎ترین قسمت طراحی تمام سیستم‎های اطلاعاتی همین مرحله است. این مرحله انقدر مهم است که با ضعف آن، امکان ندارد سیستمی قوی داشته باشیم. بیشترین هزینه را هم برای طراحی یک سیستم اطلاعاتی به آنالیزور یا انالیست یک سیستم می‎دهند. آنالیز یک سیستم مدیریت اطلاعات هفت مرحله دارد که عبارتند از:
– مرحله اول، توضیح و تبیین مسئله؛
– مرحله دوم، فرضیه‎سازی و ایجاد فرضیه‎هایی در مورد مسئله و علت‎های آن؛
– مرحله سوم، انتخاب فرضیه؛
– مرحله چهارم، جمع‎آوری اطلاعات در مورد مسئله؛ برای این کار پنج راه توصیه می‎شود که شامل اسناد و مدارک و بایگانی‎ها، جداول و نمودارهای سازمانی، مشاهده نظرات، پرسشنامه و مصاحبه است؛
– مرحله پنجم، طبقه‎بندی اطلاعات؛
– مرحله ششم، تجزیه و تحلیل اطلاعات؛
مرحله هفتم، تهیه و تنظیم گزارش.
3-9-3- گام سوم، اجرا
پس از اینکه اطلاعات به‎طور کامل تهیه و تنظیم شد، تحت نظر آنالیست گزارشات به برنامه‎نویسان داده می‎شود تا به‎صورت برنامه‎های کامپیوتری مناسب در آید. در این بخش به‎منظور تفهیم بیشتر در شکل … ساختار MIS مشاهده می‎شود.
توضیحات مربوط به شکل:
– حل کنندگان مشکل سازمانی افرادی هستند که در حل مشکل سازمان دخیل هستند. این افراد شامل مدیران، آنالیست‎های سیستم و حتی اپراتورها هستند.
– مدلهای ریاضی قوانینی هستند که در مرحله چهارم گام دوم یعنی جمع‎آوری اطلاعات، راجع به سیستم به‎صورت مدل‎های ریاضی قابل فهم برای کامپیوتر در آمده‎اند.
– نرم‎افزارهای گزارش‎نویس نرم‎افزارهایی هستند که در مرحله اجرا، از اطلاعات مرحله آنالیز سیستم بوجود آمده‎اند و کار گزارش‎گیری و گزارش‎نویسی را بر عهده دارند.
– پایگاه داده یک دیتابیس از جداولی است که توسط مجریان طرح، بر مبنای اطلاعات بدست آمده توسط آنالیست درست شده‎اند.
کادر درونی در این ساختار نشان‎گر محیطی است که توسط گامهای تاکنون گفته شده ساخته‎ شده است. محیط بیرونی هم محیط فیزیکی سازمان است. سازمان محیط درونی را به‎صورت یک نرم‎افزار می‎بیند. اطلاعات و داده‎ها وارد پایگاه داده می‎شوند. داده‎ها توسط مدل‎های ریاضی پردازش شده، تحویل حل‎کنندگان مشکل سازمانی داده می‎شوند.
3-9-4- گام چهارم، آزمایش طرح جدید
پس از آنکه جلسات توجیهی برای کارکنان سازمان مبنی بر ناکارآمد بودن طرح قبلی و محاسن طرح جدید گذاشته شد، طرح جدید توسط مجریان طرح اجرا گردید و برنامه‎ها تهیه شدند، وقت آن است تا طرح جدید آزمایش شود تا در مرحله آزمایش مشخص شود که محدودیت‎های حین عمل چگونه در سیستم تاثیرگذار هستند و موانع این محدودیت‎ها برطرف شود.
3-9-5- گام پنجم، استقرار زرح جدید
بعد از آزمایش طرح، نوبت به استقرار طرح جدید است. برای این کار چهر روش توصیه می‎شود که عبارتند از:
– روش موازی یا هم‎زمان
– روش تدریجی یا مرحله‎ای
– روش یکباره
– روش آزمایشی
3-10- ضعف سیستم‎های مدیرت اطلاعات
عدم موفقیت اکثر سیستم‎های اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر به دلیل موارد فنی و تکنیکی نیست بلکه ریشه در عدم توانایی افراد در انتخاب و طراحی . استفاده مناسب از سیستم‎ها دارد. در کل اگر سازمان‎ها دارای بهترین تکنولوژی باشند و از بهترین امکانات بهره‎مند شوند، ولی از نیروی متخصص و کارآمد برخوردار نباشند یا توانایی استفاده درست و کارامد از نیروهای موجود را نداشته باشند، قادر نیستند بر محیط اثر بگذارند و در عرصه رقابت موفق باشند.
ولی با این حال می‏‎توان گفت که ضعف عمده سیستم مدیریت اطلاعات آن است که نمی‎تواند نیازهای خاص هر فرد را برطرف کند و اغلب اوقات سیستم مدیریت اطلاعات، اطلاعات دقیق موردنیاز را فراهم نمی‎کند. مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم (DSS) در پاسخ به چنین نیازی بوجود آمده است.
3-11- ویژگی‎های MIS
سیستم مدیریت کنترل دارای ویژگی‎هایی است که عبارتند از:
– مدیریت‎گرا
– مدیریت‎محور
– حفظ یکپارچگی
– جریان‎های کار یرایج
– برنامه‎ریزی دراز مدت
– مبتنی بر مفهوم زیرسیستم
– انعطاف‎پذیری و سهولت استفاده
– مبتنی بر نیاز
– مبتنی بر استثناء
– آینده‎گرا
3-12- سطوح امنیت در MIS
سطوح امنیت در سیستم مدیریت اطلاعات شامل موارد زیر است:
– امنیت در دسترسی به سیستم
– اعطای دسترسی به گروه کاری، پست سازمانی، شخص
– کنترل دسترسی به فرم‎های سیستم در حد مشاهده، درج، ویرایش، حذف و چاپ
– امنیت دسترسی به اطلاعات
– دسترسی به بانک اطلاعاتی برای افراد مجاز
– ثبت عملیات
– ثبت کلیه فعالیت‎های کاربران و امکان دسترسی به سوابق
– امنیت نگهداری و بازسازی اطلاعات
– امکان تهیه نسخه پشتیبانی از بانک اطلاعاتی و بازسازی آن
3-13- علت نیاز به MIS
علت‎های نیاز به سیستم‎های مدیریت اطلاعات را می‎توان به‎صورت زیر تقسیم‎بندی کرد:
– بهبود عملکرد
– بهب.د جریان اطلاعات
– بهبود وضعیت اقتصادی
– بهبود نظارت و کنترل
– بهبود و ارتقای بهره‎وری
– بهبود ارائه خدمات
3-14- نقش عامل انسانی
بدلیل اهمیتی که نیروی انسانی و تاثیر عملکرد آن در موفقیت و شکست سیستمها دارد این نقش به طور جداگانه بررسی می شود. جا دارد مدیران این تاثیر را کاملا جدی تلقی کرده و در اجرای طرحهای MIS درایت بیشتری این عامل را هدایت نمایند. سیستمها در همه حال از مرحله مقدماتی طرح تا بعد از اجرا و بهره برداری، با عامل انسانی ارتباط مستقیم دارند و ضمن تاثیرگذاری بر همه جوانب نیروی انسانی، از آنها نیز تاثیر می پذیرند. شاید اغراق نباشد اگر گفته شود که مهمترین عامل موفقیت یک سیستم همین عامل انسانی است. آموزش افراد برای آشنا نمودن ایشان با اهداف، طرز کار و اهمیت سیستمها در ارتقا کیفی سازمان و تربیت افراد متخصص برای مراحل مختلف اجرای سیستم از طریق توسعه و آموزش، می تواند مدیران را در دستیابی به موفقیت سیستم یاری نماید.
هر قدر سرمایه گذاری بیشتری در امر آموزش و توسعه دانش کاربردی سیستمهای اطلاعاتی مدیریت در سطوح مختلف سازمانی صورت گیرد، احتمال موفقیت طرح افزایش یافته و مشارکت بیشتر کارکنان را موجب می گردد. مدیران نه تنها از آموزش مبرا نیستند، بلکه لازم است برای هدایت واحدهای تحت سرپرستی خود، اطلاعات گسترده تری از سیستم داشته باشند. از اینرو، به آموزش های بیشتر و جامع تری نیاز دارند. اغلب کارکنان به آموزش در سطح کاربردی و عملیاتی نیاز خواهند داشت. شکست احتمالی طرح با توجه به هزینه های سنگین آن، به سادگی ضرورت این سرمایه گذاری آموزشی را توجیه می کند.
تاثیر عامل انسانی بر طرح سیستمها را می توان در دو مقوله موفقیت و شکست به شرح زیر بیان نمود:
1. عوامل انسانی شکست پروژه اجرایی
* عدم مشارکت و یا مداخله مدیران ارشد در اجرایی ساختن برنامه ها. این بدترین حالت می باشد. تدارک برنامه بدون مشارکت مدیر، پیشبرد پروژه را با مشکل مواجه می کند و در نتیجه کار موفق نخواهد بود.
* وجود ضعف مهارتی در بین کاربران آفت بزرگی است، افراد را باید با آموزش تربیت کرد و در جریان کار از وجود افراد توانا و کارامد سود جست. جایی که افراد ماهر و تکنیکی وجود ندارد، باید سعی شود با استفاده از پشتیبانی های برون سازمانی، موفقیت ادامه کار را تضمین نمود.
* مقاومت در برابر تغییر _ امتناع افراد از ملاحظه منافع حاصل یک سیستم جدید برای کل سازمان، به خاطر حفظ مصالح انفرادی.
* نداشتن نیروی انسانی از لحاظ تکنیکی و عملیاتی
* خصیصه ایجاد تغییرات تدریجی خارج از اهداف اولیه برنامه، به گونه ای که برنامه به شکلی غیر سیستماتیک تغییر یافته و کاربرد آن را مشکلتر کند.
* وجود کشمکش های فرافکنانه درون اداری در خصوص اینکه مثلا چه کسی مسئول چه چیزی است یا چه کسی صاحب چه اطلاعاتی است.
* کمال گرایی – خودداری از به کار بردن برنامه به بهانه عدم تطابق کامل با خواسته های افراد
2. عوامل انسانی موفقیت پروژه اجرایی
مهمترین عوامل انسانی موفقیت طرحها در چهار مورد زیر خلاصه می شود:
* اعتماد: مدیر باید به افراد تحت سرپرستی خود اعتماد نماید، چه قابلیت آموزش علمی به کار گیری تکنولوژی مورد نظر را داشته باشند یا نه.
* آموزش: هر قدر هم که شرایط کار پرسنل سازمان سنگین باشد باید فرصت و زمان کافی برای آموزش متمرکز ایشان اختصاص داده شود. همچنین هزینه کافی در اختیار ایشان قرار داده شود تا بتوانند در کنفرانس ها و یا سایر آموزشهای خارج از محیط کار شرکت نمایند.
* ارتباطات: بخش تکنولوژیکی سیستمهای اطلاعاتی مدیریت، نیروی انسانی موثر خود را باید در امر ارتباطات سازمانی ثابت نگاه دارد. دستورات از بالا ، غالبا سازنده نیستند. برای اینکه کار پیاده سازی سیستم راحت تر صورت گیرد باید از قبل، چارچوبی برای برنامه در حال اجرا، استراتژی و اهداف مطلوب تعیین شده باشد.
* توانا سازی: با نیل به اهداف بالا سازمان زمینه را برای توانا سازی کارکنان خود بمنظور پیاده سازی برنامه آماده می نماید. آنان خود را در سیستم شریک احساس نموده و مصمم خواهند بود آن را موفق نمایند. علاوه بر این اگر سازمان سیستمی را که حتی از نظر منابع و امکانات و تکنولوژی ضعیف تدارک دیده باشد ، می تواند با اعتقاد قلبی نفرات خود پروژه را به موفقیت برساند.
3-15- وظایف MIS
شرح وظایف کلی امور سیستم‎های اطلاعات مدیریت بهصورت زیر است:
– انجام خدمات کامپیوتری برای سازمان
– فراهم اوری تسهیلات مکانیزه موردنیاز جهت تهیه گزارشات آماری و اطلاعاتی
– همکاری با سازمان‎های دولتی در شورای انفورماتیک، جهت ایجاد شبکه‎های اطلاعاتی وسیع
– همکاری با مراکز کامپیوتری در صنایع
– ایجاد شبکه وسیع توزیع‎یافته برای صنعت، از مرحله امکان‎سنجی تا مرحله پیاد‎سازی
– فراهم اوری سیستم‎های مکانیزه و اطلاعاتی مناسب
– طراحی و طبقه‎بندی اطلاعاتی
– ایجاد گزارشات مدیریتی جهت تسهیل در تصمیمات مدیریتی
– ایجاد و مدیریت ارتباط بدون وقفه بین سایت‎های اینترنتی در صنعت
– انجام امور مربوط به ارتباطات ماهواره‎ای
– کنترل فعالیت‎های کامپیوتری و همسو سازی آن با اهداف سازمان
– ایجاد یا استفاده از استانداردهای مناسب توسعه‎یافته جهت جریان‎های اطلاعاتی
– هماهنگ‎سازی فعالیت‎های کلیه واحدهای خدمات کامپیوتری شرکت‎های تابع
– بررسی و تعیین نیازهای سخت‎افزاری، نرم‎افزاری و سیستم‎های عملیاتی و اطلاعاتی در سطح سازمان
– نظارت بر کلیه قراردادهای خرید تجهیزات و سرویس‎هایکامپیوتری
– امکان‎سنجی و بررسی‎های فنی و مالی
– درخواست‎های تجهیزات و سرویس‎های کامپیوتری مربوط به کلیه قسمت‎های سازمان
3-16- اهداف بنیادی MIS
از جمله اهداف سیستم‎های مدیریت اطلاعات می‎توان به موارد زیر اشاره کرد:
– کمک به ایجاد ارزش در کسب و کار
– به‎کارگیری تکنولوژی اطلاعات جهت تحقق اهداف عالی
– بهبود توانمندی از جنبه‎های تکنولوژی، سازمانی و منابع انسانی
– قابل دسترس نمودن اطلاعات لازم و مرتبط به نحو دقیق، کنترل‎شده و به‎موقع
تسهیل در یکپارچگی جریان‎های اطلاعاتی به‎منظور ایجاد و افزایش ارزش‎های کسب وکار
3-17- محدودیت MIS
• نمی تواند قضاوت های مدیریتی را در تصمیم گیری ها بکار ببرد
• کیفیت خروجی بطور مستقیم به کیفیت ورودی و فرایندها بستگی دارد.
• در محیطی پیچیده با تغییرات سریع، ممکن است انعطاف پذیری کافی برای اعمال تغییرات را نداشته باشد.
• در محاسبات تنها فاکتورهای کمی را دخیل می کند.
• در اخذ تصمیم ها بدون برنامه کمتر مفید است.
• در سازمانهایی که اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک نمی گذارند کمتر کاربرد دارد.
3-18- فواید MIS
* فراهم آوری بستر، ابزار و روشهای انتقال اطلاعات و ارتباطات به نحو کنترل شده، موثر و کارامد.
* تامین امنیت، اعتماد و قابلیت دسترسی برای جریان اطلاعات
* انجام خدمات سخت افزاری، نرم افزاری، شبکه و اینترنت برای سازمان و شرکتهای تابع
* انجام مشاوره و راهنمایی جهت رفع مشکلات
* کمک به اخذ تصمیمات مدیریتی در تمامی سطوح
* اطلاعات از طریق خودکارسازی عملیات توسعه می یابد.
* با استفاده از این تفکر نوین، مدیریت ابزار مناسب اجرایی را در اختیار دارد.
انجام پردازش مناسب روی داده ها و اطلاعات توسط سیستم های کاربردی، اطلاعاتی که منجر به ایجاد اطلاعاتی با ارزش جهت گزارشات و یا تسهیل در انجام امور گردد.
3-19- قابلیت های فنی MIS
برای اینکه سیستم اطلاعات مدیریت با موفقیت اجرایی شود چند عامل کلیدی باید در نظر گرفته شوند تا بتوان با خیالی آسوده سیستم را طراحی نمود:
1. یکپارچگی
* در سطح داده: هر داده ای فقط یکبار وارد می شود.
* در سطح رابط کاربر: کلیه فرمها و گزارش های از یک استاندارد پیروی می کنند.
* در سطح نرم افزار: کلیه سیستم ها از طریق سیستم گردش کار اجرا می شوند.
* در سطح امنیت: کلیه ماژولها از طریق مدیریت حق دسترسی واحد کنترل می شوند.
2. فراگیری در حوزه اداری و مالی سازمان
* کلیه فرایندهای حوزه اداری مالی سازمان را تحت پوشش قرار می دهد.
3. انعطاف پذیری
* طراحی سیستم به گونه ای است که برای تطبیق با فرایندهای های مختلف قابلیت تنظیم دارد.
4. استفاده از یک پایگاه داده
* کلیه داده ها در یک بانک اطلاعاتی ذخیره و بازیابی می شوند.
5. امنیت
* تامین امنیت سیستم در سطوح مختلف کاربری
3-20- ارزش های بنیادی MIS
• قابلیت اطمینان و امنیت برای جریان های اطلاعاتی
• خلاقیت و توانمندی کارکنان امور سیستم های اطلاعات مدیریت و کامپیوتر
• امانت داری و حفظ اصول اخلاقی در مدیریت جریان های اطلاعاتی و نیز جمع آوری اطلاعات از محیط و صنعت IT
• دسترسی به اطلاعات در داخل و خارج سازمان به نحو کنترل شده و به موقع
• مشتری گرایی
3-21- موانع و مشکلات پیاده سازی MIS
برای پیاده سازی سیستم اطلاعات مدیریت موانع و مشکلاتی همیشه پیشرو بوده که باعث اختلال در نحوه کار آن می شود که به بیان آن ها پرداخته خواهد شد:
• فقدان دانش کافی واحدهای سازمانی برای تعریف نیازمندی ها و توقعات آنها از سیستم
• عدم مهارت کافی کاربران برای کار با سیستم
• عدم تمایل برخی کاربران به تغییر سیستم و تغییر نگرش در محیط کار
• وجود داده های متناقض و بی کیفیت در سیستم های موجود در واحد های مختلف سازمان که بایستی به عنوان منابع داده MIS مورد استفاده قرار گیرند
• عدم حمایت برخی مدیران در استقرار سیستم
• نیاز به هماهنگی بین چند واحد سازمانی برای اجرای یک فرایند یکپارچه (مانند فرایند درخواست خرید کالا یا درخواست سرویس نقلیه)
3-22- مزایای MIS
ارتباطات نزدیکتر، کنترل دقیق تر و گردآوری داده های مطمئن تر و پردازش سریعتر داده ها و تبدیل آنها به اطلاعات مدیران ، از سیستم های اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی، رهبری و ایجاد انگیزه، گزارش دهی و کنترل استفاده کرده و این اعمال مدیریتی را با نهایت دقت و کارآیی، در مدت زمان بسیار کمتری در سازمان انجام می دهد. حال برای انجام این کارها مدیریت باید واسطی به نام مدیر سیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتر و خدمات برای مدیریت داشته باشد.موسسانی که به سیستم های اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند.چیزهای دیگری فرا گرفتند. دراین دوره مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سیستم های اطلاعات مدیریت مدیران هستند.
مدیران به عنوان یک گروه در مورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان از کارهای خود آگاه بوده و میدانستند چگونه مسائل رو حل کنند اما به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تامل نکرده بودند. در نتیجه برای مدیران بیان این که دقیقا از سیستم اطلاعات مدیریت چه میخواهند دشوار بود. این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیرقابل تحمل بود زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود،آنها نمیدانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند ، با طی زمان مدیران درباره رایانه و در مورد فرآیندهای مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند و متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت را فراگرفتند.سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر با نیازهای مدیران اصلاح و توسعه یافت.عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از رایانه مستحکم شد. سیستم اطلاعات مدیریت یک منبع اطلاعات در پهنه سازمان فراهم مینماید و نیز به شناسایی و درک مسئله کمک میکند.نور ساطع از سیستم اطلاعات مدیریت با این هدف است که برای مدیران علائم مسئله یا متحمل الوقوع بودن مسائل را دارد.
3-23- معایب MIS
ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن است که:
• نمی تواند نیازهای خاص هر فرد را برطرف کند.
• نمی تواند مسئله را برآورد سازد.
• اغلب اوقات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق مورد نیاز را فراهم نمی کند.

منابع
Allen, B., Heurtebise, A., & Turnbull, J. (2010). Improving Information Access. Business
Management US. Retrieved October 2, 2010 from
http://www.busmanagement.com/article/Improving-information-access/
Al-Zhrani, S. (2010). Management information systems role in decision-making during crises:
case study. Journal of Computer Science, 6(11), 1247-1251.
Chambers, R. J. (1964). The role of information systems in decision making. Management
Technology, 4 (1), 15-25.
Davenport, T. H., & Short, J. E. (1990). The new industrial engineering: Information technology
and business process redesign. MIT Sloan Management Review. Retrieved October 2,
2010 from http://sloanreview.mit.edu/the-magazine/articles/1990/summer/3141/the-newindustrial-
engineering-information-technology-and-business-process-redesign/2/
Demetrius, K. (1996). The role of expert systems in improving the management of processes in
total quality management organizations. SAM Advanced management Journal. Retrieved
October 2, 2010 from http://www.allbusiness.com/management/591381-1.html
Jahangir, K. (2005). Improving organizational best practice with information systems.
Knowledge Management Review. Retrieved October 2, 2010 from
http://findarticles.com/p/articles/mi_qa5362/is_200501/ai_n21371132/
Jarboe, K. P. (2005). Reporting intangibles: A hard look at improving business information in the
U.S. Athena Alliance. Retrieved October 2, 2010 from
http://www.athenaalliance.org/apapers/ReportingIntangibles.htm
Kumar, P. K. (2006). Information System-Decision Making. IndianMBA. Retrieved October 2,
2010 from http://www.indianmba.com/Faculty_Column/FC307/fc307.html
Jawadekar. (2006). Management information systems: Texts and cases. New York, NY:
McGraw Hill.
Kirk, J. (1999). Information in organisations: directions for information management.
Information Research, 4 (3). Retrieved October 2, 2010 from http://informationr.net/ir/4-
3/paper57.html
Lingham, L. (2006). Managing a business/ Management information system. All Experts.
Retrieved October 2, 2010 from http://en.allexperts.com/q/Managing-Business-
1088/management-information-system.htm
Rhodes, J. (2010). The Role of Management Information Systems in Decision Making. eHow.
Retrieved October 2, 2010 from http://www.ehow.com/facts_7147006_role-informationsystems-
decision-making.html
The Maniac. (n.d.). Management information system: The center of management decision
making. Helium. Retrieved October 2, 2010 from http://www.helium.com/items/242575-
management-information-system-the-center-of-management-decision-making

22

ج

فهرست عناوین

2