بررسی شیوه ها و مبانی نظری کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی
چکیده
مقاله حاضر, مقاله تهیه شده از طرح پژوهشی بررسی مبانی نظری و شیوه های کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم فی ما بین معاونت توسعه مدیریت, منابع و امور مجلس وزارت بهداشت, درمان و آموزش پزشکی و گروه کارشناسان ایران (به عنوان مجری طرح) می باشد.
این طرح در چهار مرحله به شرح زیر به اجرا درآمده است:
مرحله اول ـ بررسی مبانی نظری
مرحله دوم ـ بررسی وضعیت موجود
مرحله سوم- طراحی الگوی مفهومی
مرحله چهارم- ارائه الگوی اجرایی
روش پژوهش مطالعه حاضر عمدتاً از طریق (1) مطالعات کتابخانه ای و بررسی مستندات مکتوب و الکترونیکی در کتابخانه های مهم دانشگاهی و سازمان های ذیربط (نظیر سازمان مدیریت و برنامه ریزی و مرکز آموزش مدیریت دولتی) و نیز شبکه اطلاع رسانی بین المللی (اینترنت)، و (2) انجام مطالعه میدانی به شیوه پرسشنامه، مصاحبه و مشاهده انجام شده است.
براساس یافته های حاصل از بررسی وضعیت موجود، تجارب کشورهای خارجی، بررسی مبانی نظری، تجربیات مجری طرح و همچنین نقطه نظرهای کارسناسی گروه طرح، که مشروح آنها در گزارش طرح ارائه شده است، دو الگوی اصلی برای کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی (الگوی مفهومی، الگوی اجرایی) طراحی شد. همچنین مکانیزم های کنترلی و بهسازی کاهش تصدی گری (شامل هفت مکانیزم اصلی)، و طرحی برای گذار از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب در زمینه کاهش تصدی گری (با ذکر فعالیت های اصلی، پیش نیازها، مسیرهای اصلی، وضعیت پایلوت ها، و وضعیت تیپ های دانشگاهی در ارتباط با طرح حاضر) تدوین گردید در نهایت کلیه الگوهای فوق بعد از طراحی اولیه از طریق تکنیک دلفی مورد آزمون قرار گرفت و پس از انجام اطلاح های لازم، الگوهای نهایی تدوین و ارائه گردید.
مقدمه
تشریح مرزهای سازمان یکی از ابعاد اصلی نظریه اقتصادی سازمان از هنگام مطرح شدن نظریه سازمان توسط "کاوز"1 در سال (1937) بوده است. در حالی که اکثر تحقیقات موجود، بر یکپارچگی عمودی تمرکز یافته اند، گام معکوس، یعنی تفکیک عمودی2 یا برون سپاری، پدیده ای فراگیر در دنیای صنعتی در سال های اخیر بوده است (بولر و هاکاپ، 2003 ، ص 2).
موضوع کاهش تصدی گری یکی از زمینه های نسبتاً جدید اصلاح و بهسازی در مقوله کوچک کردن حجم دولت و وزارتخانه ها در سطح کلان، و مقوله تجدید ساختار و بهبود فرایندها در سطح خرد موسسه ها و سازمان ها می باشد.
بیان مسئله
طرح کاهش تصدی گری و کوچک سازی سازمانی و بویژه خدمات پشتیبانی دانشگاه ها در ایران چندان مسبوق به سابقه نیست. ولی انجام تغییرات عمده در سازمان ها از جمله کوچک سازی ، مهندسی مجدد و اصلاح ساختار امروزه امری عادی تلقی می شود و بدین لحاظ مدیریت تحول یکی از مهارت های راهبری برای همه مدیران در دنیای امروز به شمار می رود .
اقتصاد رقابتی مراقبت های بهداشتی درمانی و نیز پیچیدگی و ضرورت ارائه خدمات کیفی در واحدهای خدماتی سازمان های بهداشتی درمانی و دانشگاه های علوم پزشکی، این واحدها را ناچار به استفاده از رویکردها و ابزارهای نوین مدیریتی و سازمانی کرده است که از آن جمله می توان به مواردی نظیر ISO 9000 TQM , ، مهندسی مجدد، و …. اشاره کرد.
در این میان یکی از موثرترین این ابزارها که می تواند به عنوان استراتژی بهسازی در دانشگاه ها مدنظر قرار گیرد ، مقوله تجدید ساختار و سازمان و به ویژه کوچک سازی و کاهش تصدی گری است.
این طرح پژوهشی نیز در راستای بررسی عمیق تر و دقیق تر موضوع کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی و امکان اجرای آن در سطح کشور ارائه شده است و امید می رود با انجام آن و در گام بعد اجرای عملی طرح، بتوان پاسخ مناسبی به مشکلات مرتبط با موضوع پروژه داده شود. در واقع یکی مهمترین دلایل انجام مطالعه شاید این حقیقت باشد که اجرای پروژه های کوچک سازی و واگذاری خدمات به بیرون، در سازمان ها به دلایل مختلف نظیر عدم تحلیل وضعیت، فقدان الگو و برنامه های مناسب اجرایی و …. با مشکل مواجه می شود ، و لذا سعی گردید با تمهیداتی که در این طرح در نظر گرفته شده بتوان درصد موفقیت این گونه اقدام ها را در آینده در کشور بالا برد و بدین ترتیب به آنچه که هدف اصلی از اجرای چنین اقداماتی است، دست یافت .
اهداف
1- هدف کلی
هدف کلی از این طرح عبارت است از بررسی شیوه ها و مبانی نظری کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی
2- اهداف ویژه
(1) بررسی مبانی نظری و سابقه تاریخی کاهش تصدی گری با تاکید بر خدمات پشتیبانی دانشگاهی
(2) تحلیل وضعیت تصدی گری خدمات پشتیبانی در چند دانشگاه منتخب علوم پزشکی کشور
(3) مقایسه پروژه ها ، اقدام ها و نتایج کاهش تصدی گری در چند کشور منتخب در جهان
(4) ارائه الگوی کلان مفهومی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی
(5) ارائه الگوی اجرایی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی
(6) انجام طرح ریزی لازم به منظور رسیدن از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب از نظر کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی
(7) تعیین مکانیزم های کنترلی لازم برای برقراری و حفظ استانداردهای مورد نیاز در زمینه خدمات پشتیبانی واگذار شده در دانشگاه های علوم پزشکی
سئوالات/ فرضیات
1- سئوالات پژوهش
(1) ضرورت کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی چیست؟
(2) شاخص های عملکردی کاهش تصدی گری کدامند؟
(3) الگوی کلان مفهومی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی چه می تواند باشد ؟
(4) الگوی اجرایی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی چگونه باید باشد ؟
(5) برای رسیدن از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب در مقوله کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی چه طرحی لازم است ؟
(6) مکانیزم های کنترلی لازم برای برقراری و حفظ استانداردهای مربوطه در زمینه خدمات پشتیبانی واگذار شده در دانشگاه های علوم پزشکی چه می باشد ؟
2- فرضیات پژوهش
(1) کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی موجب بهبود کیفیت این خدمات و افزایش رضایت خدمت گیرندگان می گردد.
(2) کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی منجر به افزایش کارایی این خدمات و کاهش هزینه ها می شود.
(3) کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی امکان استانداردسازی این خدمات و در نتیجه کنترل بهتر را فراهم می آورد.
روش پژوهش
1- نوع پژوهش
پژوهش حاضر از نوع تطبیقی ـ توصیفی, مقطعی و کاربردی است.
2- محیط پژوهش
محیط انجام این پژوهش معاونت های پشتیبانی حوزه ستادی دانشگاه های علوم پزشکی کشور ایران است. در مورد کشورهای خارجی منتخب نیز محیط پژوهش براساس ساختار سازمانی در دسترس دانشگاه های انتخاب شده در سطح ستادی تعیین شده است.
3- جامعه پژوهش
جامعه پژوهش شامل کلیه خدمات پشتیبانی در چارچوب شرح وظایف مصوب در حوزه های ستادی معاونت پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی منتخب کشور ایران است.
جامعه پژوهش در دانشگاه های منتخب کشورهای خارجی نیز شامل خدمات پشتیبانی حوزه های ستادی این کشورها است که اطلاعات آنان قابل دسترسی باشد.
4- نمونه پژوهش
در پژوهش حاضر به منظور به منظور دستیابی به اطلاعات کامل در دو مرحله نمونه گیری انجام گرفت. در مرحله اول کلیه دانشگاه های علوم پزشکی کشور به عنوان نمونه پژوهش بررسی و اطلاعات لازم درباره موضوع طرح از طریق مکاتبه کسب شد. از مجموع بیش از چهل دانشگاه و دانشکده علوم پزشکی کشور، در کل (26) دانشگاه علوم پزشکی با ارسال پاسخ به پرسشنامه ها، در طرح حاضر شرکت کردند.
در مرحله دوم (مطالعات میدانی), با توجه به محدودیت منابع مالی و زمان اجرای طرح و نیز تنوع خدمات پشتیبانی و ستادی در دانشگاه های مختلف کشور ایران, نمونه گیری از نوع طبقه بندی انتخاب شده و طبقات متناسب با تقسیم بندی دانشگاه ها در تیپ یک، دو، سه و مستقل می باشد. مبنای این طبقات, تقسیم بندی وزارت بهداشت, درمان و آموزش پزشکی است. در نتیجه در این قسمت چهار دانشگاه علوم پزشکی انتخاب گردیدند.
از بین کشورهای خارجی نیز کشور امریکا و انگلیس در زمره کشورهای توسعه یافته که سابقه انجام فعالیت های واگذاری را داشته اند و از بین کشورهای در حال توسعه، کشورهای سنگاپور و مالزی انتخاب شدند. همچنین از هر یک از کشورهای مذکور تعداد حداقل چهار دانشگاه به عنوان نمونه پژوهش مورد بررسی قرار گرفتند.
5- روش و ابزار گردآوری داده ها
جمع آوری داده های این پژوهش از طریق انجام مطالعات کتابخانه ای و میدانی بود. در مطالعات کتابخانه ای, اطلاعات لازم از مواردی از قبیل کتاب ها, مجلات, مقاله ها و پایگاه های اطلاعاتی از جمله اینترنت گردآوری شد. به منظور انجام مطالعات میدانی نیز در دو مرحله پرسشنامه تدوین شد. پرسشنامه مرحله اول حاوی سئوالات کلی تر بوده و از طریق مکاتبه با دانشگاه های علوم پزشکی کشور, اطلاعات جمع آوری گردید. به منظور افزایش ضریب اطمینان صحت اطلاعات و نیز کسب اطلاعات بیشتر و انجام مطالعه عمیق تر، بازدید میدانی از چهار دانشگاه علوم پزشکی منتخب صورت گرفت.
همچنین براساس مطالعات تطبیقی انجام یافته در کشورهای منتخب, مبانی نظری پژوهش و نظرات کارشناسی تیم پروژه و کارفرمای محترم, الگوی پیشنهادی طراحی و از طریق تکنیک دلفی در سه مرحله مورد آزمون قرار گرفت.
6- روش تجزیه و تحلیل داده ها
داده های جمع آوری شده با استفاده از نرم افزارهای آماری SPSS و Excel و نرم افزارهای گرافیکی کامپیوتری و نیز بهره گیری از آمارهای توصیفی به شکل نمودارها و جداول توزیع درصد فراوانی تحلیل شد.
تعریف واژه ها
* واگذاری خدمات به بیرون (واگذاری)/ برون سپاری/ کاهش تصدی گری3
– تعریف نظری:
(1) برون سپاری از ترکیب دو واژه "Outside" و "Resourcing" تشکیل شده و به طور کلی به کالاها و خدمات ارائه شده توسط سازمان های بیرونی اشاره دارد (منگن، 2001، ص 2).
(2) ترتیباتی که در آن یک واحد دولتی با یک ارائه دهنده بیرونی خدمت برای یک دوره مستمر، برای ارائه خدمات مشخصی که هزینه آن توسط واحد پرداخت می شود، قرارداد می بندد." (واحد کارایی دولت هنگ کنگ، 2003، ص 51)
– تعریف عملی:
واگذاری اداره خدمات یا بخشی از خدمات پشتیبانی یک موسسه دولتی به پیمانکار بخش خصوصی با اعمال کنترل های مناسب ساختاری و اداری توسط سازمان واگذار کننده
خلاصه تحلیل یافته ها
درباره وضعیت واگذاری و کاهش تصدی گری در دانشگاه های علوم پزشکی مورد بررسی، موارد زیر حائز اهمیت می باشد:
(1) وضعیت عمومی دانشگاه ها از دیدگاه کاهش تصدی گری
در این ارتباط باید گفت که دانشگاه های علوم پزشکی که عمدتا پس از تصویب قانون تشکیل وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی و با ادغام سازمان های بهداشت و درمان منطقه ای و تفکیک بخش آموزش پزشکی از وزارت علوم شکل گرفتند با چهار مسئولیت عمده ارائه آموزش، انجام پژوهش، خدمات و اعمال حاکمیت دولت، وظایف اجرایی و تصدی گری را هم تحت پوشش قرار داده است که در زمان خود و به دلیل شرایط خاص کشور در سه دهه اخیر نظیر جنگ، بازسازی، فقدان زیربناهای کافی و … شاید توجیه پذیر و منطقی جلوه می کرد.
با تغییر شرایط داخلی و خارجی کشور از حالت مذکور به وضعی متفاوت از گذشته، افزایش انتظارات توده های مردم، محدودیت منابع دولتی، بهره وری پایین بخش عمومی و …در سال های اخیر به تدریج تاثیرات خود را بر کشور نشان داد و سیاست گذاران و مسئولان ارشد را واداشت در جهت بهبود وضعیت موجود کشور به ویژه در بخش دولتی به اندیشه نشسته و سیاست ها و اقدام هایی را در ابعاد مختلف درنظر گیرند. از جمله این سیاست ها و برنامه ها، زمینه افزایش مشارکت مردمی در انجام امور کشور و اعتقاد به این باور بوده است که دولت هیچ گاه در هیچ کشوری نتوانسته بنگاه دار خوبی باشد. اثرات این سیاست ها و رویکردها در بخش های مختلف اقتصادی – اجتماعی کشور پدیدار شد و بخش بهداشت و درمان و آموزش پزشکی نیز در این وادی گام برداشت. در این زمینه با بررسی های انجام شده در سطح دانشگاه های علوم پزشکی باید گفت که خوشبختانه رویکرد پایین، افزایش هزینه ها، افت کیفیت و … مواجه بوده اند، مثبت می باشد. این دیدگاه مثبت به ویژه در بین مدیران ارشد دانشگاه ها را می تواند پشتوانه اولیه خوبی برای بهبود وضعیت واگذاری ها دانست.
(2) وضعیت کلی و اهداف واگذاری خدمات
مجموع بررسی های انجام شده حاکی از آن است که واگذاری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی نسبت به خدمات اصلی آنها نظیر خدمات بهداشتی درمانی بیشتر صورت گرفته و از قدمت بیشتری برخوردار بوده است. دلیل این موضوع نیز عمدتا وجود ضوابط قانونی جدی تر و قدیمی تر برای واگذاری خدمات پشتیبانی در دستگاه های اجرایی از یک طرف، و نیاز شدید دانشگاه های علوم پزشکی در این خصوص بوده است. بررسی زمینه های واگذاری خدمات نیز ضمن تایید مطلب فوق، حکایت از واگذاری بیشتر به ترتیب خدمات پشتیبان عمومی، خدمات تخصصی پشتیبانی و خدمات تخصصی سایر معاونت ها دارد. دلایل این موضوع علاوه بر موارد مذکور، اولا – ناشی از سادگی نسبی خدمات عمومی (نظیر نقلیه، نظافت ، نگهداری از فضای سبز)، در مقایسه با خدمات تخصصی پشتیبانی (نظیر حسابداری و خدمات بهداشتی درمانی) و ثانیا – وجود پیمانکارانی است که قادرند اینگونه خدمات را ارائه دهند. واگذاری خدمات، بیشتر در سطح اجرایی در مقایسه با سطح استراتژیک آن، عمدتا به دلیل حفظ جنبه های کلان و حاکمیتی خدمت بوده است. در این زمینه لازم است، امکان سنجی واگذاری کل خدمت نیز به ویژه برای خدمات پشتیبانی توسط دانشگاه ها انجام شود تا در صورت مساعد بودن شرایط درونی و محیطی، مدیریت کل یک خدمت(نظیر مدیریت IT) نیز بتواند واگذار شود. مطالعات انجام شده حاکی از منافع بالقوه واگذاری کل یک خدمت در مقایسه با واگذاری جنبه هایی خاص از آن است. در زمینه دلایل واگذاری خدمات در دانشگاه های علوم پزشکی باید گفت به جز الزامات قانونی، که اصولا یک عامل بیرونی محسوب می شود، سه عامل کاهش هزینه ها، بهبود کیفیت و جبران کمبود منابع انسانی مهمترین دلایل گرایش دانشگاه ها به استفاده از خدمات پیمانکاری است. به نظر می رسد که محدودیت های بودجه ای و استخدامی و همچنین وضعیت نامناسب خدمات از بعد کیفی دانشگاه ها را در مسیر واگذاری ها قرار داده باشد. البته در این زمینه نباید فراموش کرد که کاهش تصدی گری و واگذاری ، فقط یکی از استراتژی ها، بهسازی در سازمان است که در صورت استفاده صحیح و در جای خود می تواند منافع خود را آشکار سازد.
(3) وضعیت کلی پیمانکاران
بررسی وضعیت پیمانکاران دانشگاه های علوم پزشکی در پژوهش حاضر، نشان دهنده ضرورت تغییر نگرش اساسی نسبت به این گروه ذی نفع در امر واگذاری ها است. جایگاه پیمانکار در رویکرد جدید بسیار فراتر از دیدگاه سنتی بوده و وی را به عنوان همکار و شریک دانشگاه علوم پزشکی مطرح می سازد. این دیدگاه مستلزم ایجاد منافع مشترک و درازمدت بین پیمانکاران و دانشگاه ها می باشدکه متاسفانه در شرایط موجود و در اکثر موارد شاهد بروز تضادها و برخوردهایی در این زمینه هستیم. بررسی گروه محققین نشان می دهد که علیرغم عملکرد نامناسب پیمانکاران در برخی زمینه ها، عملکرد آنها در موارد متعددی نیز با موفقیت همراه بوده است. در این زمینه باید به استفاده بیشتر از همه ظرفیت های موجود و بستر سازی اقدام نمود و آنگاه با تمرکز بر انتخاب پیمانکاران واجد شرایط با شیوه های علمی و کارآمد، زمینه بار برای بهره گیری از خدمات کیفی آنها فراهم نمود. شرایط محیطی اقتصادی – اجتماعی و منطقه ای بر وضعیت پیمانکاران و عملکرد آنها تاثیر چشمگیری دارد. در این زمینه گروه محققین طرح به تفاوت های آشکاری برخورد که لازم است در ارائه طرح های بهبود وضعیت پیمانکاران مدنظر قرار گیرد. از طرف دیگر به نظر می رسد نحوه تشکیل شرکت های پیمانکاری ضمن آنکه دارای گزینه های مختلفی در وضعیت موجود است، با چالش هایی نیز به ویژه از طرف کارکنان دانشگاه ها و حتی پیمانکاران روبرو می باشد. از یک طرف کارکنان تمایل چندانی به قطع رابطه استخدامی و تعهد امور خود با دانشگاه ندارند و از طرف دیگر در مواردی که به دلیل احساس عدم امنیت شغلی شرکت های پیمانکاری از کارکنان بازنشسته یا بازخرید دانشگاه ایجاد شده، شاهد بروز تعارضات آنها با سایر پیمانکاران در پاره ای موارد هستیم. اصلاح این وضعیت نیاز به بنیانگذاری اصولی نظیر ایجاد رقابت آزاد، شفاف سازی و گردش آزاد اطلاعات در واگذاری ها دارد که قطعا بدون مشارکت فعال دانشگاه ها، تغییر نگرش ها و زمینه سازی های فرهنگی و قانونی تحقق آن میسر نمی باشد.
(4) برنامه ریزی واگذاری
گروه محققین طرح در قریب به اتفاق موارد به شواهد و مدارکی که دال بر هدف گذاری، تعیین خط مشی و برنامه ریزی کلان دانشگاه ها در زمینه واگذاری خدمات خود باشد، برخورد ننمود. باید دانست که مقوله واگذاری جزء موضوع های استراتژیک هر سازمانی بوده و نباید آن را صرف عقد قرارداد با چند پیمانکار برای ارائه خدمت آن هم در کوتاه مدت تلقی کرد. در این زمینه شاید مهمترین دلیل، عدم کلان نگری دانشگاه ها، فقدان برنامه ریزی های روزمره باشد. نقش مدیریت ارشد دانشگاه در این خصوص می تواند بسیار حساس و راهگشا باشد.
(5) سازماندهی واگذاری و روش های اجرایی
در مجموع باید گفت، سازماندهی واگذاری و روش های اجرایی واگذاری کار به پیمانکاران نیازمند بازنگری است. ضرورت این بازنگری به دلیل وجود مشکلاتی است که عملا واگذاری ها را به ویژه برای واگذاری خدمات جدید دچار اختلال کرده است. اصولا روش های اجرایی واگذاری یا وجود ندارد و یا در غالب موارد به صورت تعریف شده موجود نیستند، یا بسیار پدیده زمان بر و هزینه زا هستند. مسئولیت واحدهای مختلف در زمینه واگذاری به طور شفاف و دقیق مشخص نیست و در پاره ای موارد دوباره کاری و تداخل مشاهده می شود. مهمترین دلیل این امر فقدان یکپارچگی در دانشگاه در زمینه واگذاری، سلیقگی عمل کردن آنها و عدم بهره گیری از ابزارهای نوین سازمانی نظیر فن آوری اطلاعات می باشد.
(6) شیوه های کنترلی
فقدان برنامه ریزی های کلان و سازماندهی اجرایی نامناسب واگذاری ها موجب گردید تا کنترل کار نیز عملا بسیار دشوار و پیچیده گردد. ابزارهای کنترلی واگذاری اصولا یا وجود ندارد و یا در اکثر موارد به صورت سنتی (نظیر بازرسی، بررسی موردی، بازدید صرف و …) تعریف شده اند که در شرایط موجود به هیچ وجه پاسخگوی نیازها و انتظارات نمی باشد.
البته نباید فراموش کرد که این امر شاید به این دلیل باشد که اصولا مقوله کنترل های داخلی به نحو کارا و اثر بخش در سازمان های دانشگاه های علوم پزشکی دارای ساختار نامناسبی است و همین امر لاجرم اثر خود را بر واگذاری ها نیز خواهد داشت. طراحی و اجرای ساز و کارهای کنترلی نامناسب برای واگذاری ها از عوامل حیاتی موفقیت این امر محسوب می شود.
(7) نتایج واگذاری
بررسی نتایج واگذاری خدمات در دانشگاه های علوم پزشکی در مجموع حاکی از تاثیر مثبت و زیاد واگذاری در زمینه های بهبود کیفیت، کاهش هزینه ها و استاندارد سازی خدمات است. متاسفانه در این زمینه به دلیل فقدان ساز و کارهای اندازه گیری عینی نتایج واگذاری تنها ملاک را می توان بر قضاوت های انجام شده از طرف دانشگاه ها قرار داد. با این حال باید گفت که واگذاری های انجام شده، علیرغم همه مشکلاتی که شرح مبسوط آنها رفت و در پاره ای موارد نتایج ناخوشایندی که به ویژه از دیدگاه کارکنان و بر آنها داشته است، مسلما نتایج مثبتی را به ارمغان آورده است که می تواند به عنوان نقطه شروعی برای ایجاد بهبود وضعیت موجود تلقی گردد.
(8) برنامه های آتی و سایر برنامه ها
بر اساس بررسی های انجام شده، روند کلی و جهت گیری آتی دانشگاه های علوم پزشکی به سمت واگذاری بیشتر فعالیت های خود به بیرون می باشد. این امر تقویت کننده رویکرد کلی دولت در سطح کلان در زمینه کوچک سازی و کاهش تصدی گری است که باید آن را امری مثبت و فرصتی مغتنم برای بهره برداری مطلوب از طرح حاضر تلقی نمود. سیاست های کلان دولت و الزامات قانونی، کمبودها و محدودیت های موجود و جمع بندی مثبت وضعیت موجود خدمات پیمانکاری در اکثر موارد، شاید به عنوان مهمترین دلایل این سوگیری باشد.
از نظر نوع خدمات واگذاری باید گفت، حرکت ها عمدتا از سمت خدمات عمومی پشتیبانی به سوی خدمات تخصصی پشتیبانی و خدمات تخصصی سایر معاونت ها و واحدها است. مهمترین دلایل این روند را می توان سهولت نسبی واگذار، خدمات عمومی تر، قابلیت پیمانکاران موجود، شرایط محیطی و منطقه ای و پشتوانه های قانونی و حقوقی محکم تر در این زمینه می باشد. توجه به موارد مذکور در واگذاری خدمات جدید باید مدنظر قرار گیرد.
در زمینه بهره گیری از سایر برنامه های بهبود و عملکرد نیز باید گفت که اتخاذ شیوه های نوین مدیریتی همگام با کاهش تصدی گری ضرورت دارند. این برنامه ها در اکثر موارد فاقد کفایت و جامعیت لازم است و از طرف دیگر، اجرای آنها می تواند منافع حاصل از کاهش تصدی گری را مضاعف سازد.
به عنوان نمونه نتایج حاصل از مهندسی مجدد فرایندها می تواند حاکی از آن باشد که فرایند های در دانشگاه وجود دارند که توسط پیمانکار بسیار کارامدتر به انجام می رسند یا تحقق آنها با منابع موجود داخلی میسر نمی باشند. مثال دیگر در این زمینه استفاده از برنامه ریزی استراتژیک در دانشگاه ها است که ضمن آن رسالت، اهداف جایگاه و وظایف اصلی یک دانشگاه به طور شفاف مشخص می شود و در آن مثلا می توان ضمن تحلیل وضعیتی مشخص نمود که دانشگاه باید ضمن تمرکز بر شایستگی های اصلی خود، خدمات فرعی و غیر کلیدی خود را واگذار نماید.
بحث و نتیجه گیری
با توجه به کلیه موارد فوق الذکر، سیاست ها، قوانین و برنامه های دولت، همچنین یافته های ارائه شده در قسمت های مبانی نظری و مطالعات طرح حاضر، توجه به موارد زیر در زمینه کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی ضروری به نظر می رسد:
(1) کاهش تصدی گری در دانشگاه های علوم پزشکی کشور تجربه ای نسبتاً جدید محسوب می شود، هر چند که در این زمینه تفاوت های آشکاری در بین دانشگاه ها مشاهده می گردد.
(2) ضرورت در نظر گرفتن این موارد، همچنین تفاوت در ساختار سازمانی و میزان پیشرفته بودن دانشگاه های علوم پزشکی از نظر بهره گیری از سیستم های مدیریتی و سازمانی و به طور کلی میزان آمادگی های درونی و محیطی در نحوه اجرای الگوی کاهش تصدی گری باید مد نظر قرار گیرد.
(3) جهت گیری کلی در کاهش تصدی گری حرکت از سمت واگذاری خدمات غیر اصلی و پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی به سمت خدمات اصلی باید باشد.
(4) لزوم وجود ساز و کارهای رسمی، قانونی و مدیریتی جهت اجرای صحیح کاهش تصدی گری با کمک ساختارهای نیمه رسمی در مراحل اولیه ضرورت دارد. این ساختارها، پرکننده شکاف های موجود ساختار رسمی دانشگاه ها در زمینه کاهش تصدی گری است که مشکلاتی را به وجود آورده است.
(5) بهره گیری از معیارهای خاص برای واگذاری یا عدم واگذاری خدمات در اعمال تصمیم گیری ها با استفاده از تحلیل وضعیت موجود باید مورد توجه قرار گیرد. در حال حاضر این معیارها اکثرا به صورت ذهنی، سلیقه ای، غیر شفاف، غیر علمی و نامستند هستند.
(6) وجود ناهماهنگی، انجام دوباره کاری، نداشتن چهارچوب های کاری اعم از سطح کلان و اجرایی در شرایط موجود واگذاری در دانشگاه ها حاکی از آن است که سیاست ها و برنامه های کلان و اجرایی کاهش تصدی گری در سطح وزارت بهداشت و دانشگاه های علوم پزشکی باید یکپارچه شده و هماهنگ گردند.
(7) قراردادهای واگذاری نقش بسیار مهمی در ساماندهی کاهش تصدی گری در دانشگاه های علوم پزشکی دارند. بررسی ها حاکی از وجود نواقص جدی در این زمینه اعم از طراحی، اجرا و بازنگری قراردادها می باشد.
(8) توجه به مقوله انتخاب پیمانکاران، ارزیابی و بهبود آنها و به طور کلی مدیریت پیمانکاران با توجه به مشکلات موجود در این زمینه باید مد نظر قرار گیرد. اقدام های قابل توجه در این زمینه نه تنها شامل شناسایی و ساماندهی پیمانکاران موجود در قالب شبکه های تخصصی، انتخاب پیمانکاران واجد شرایط و ارزیابی و نظارت بر عملکرد آنها است، بلکه در رویکردی نوین به این مقوله، پیمانکاران در جایگاه شرکا و همکاران دانشگاه علوم پزشکی قرار گرفته و بهبود مداوم عملکرد آنها مدنظر قرار می گیرد.
(9) استفاده از ساز و کارهای مناسب انگیزشی در سطح وزارت، دانشگاه های علوم پزشکی، در سطح کارکنان، در سطح پیمانکاران به عنوان یکی از مکانیزم های مهم اجرایی در مقوله کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی ضروری می باشد. عدم انگیزش کافی واحدها می تواند یکی از دلایل مهم عدم رغبت دانشگاه به کاهش تصدی گری در وضعیت موجود باشد.
(10) طراحی مکانیزم های کنترلی به منظور انطباق با استانداردها و الزامات و بهبود وضعیت موجود خدمات واگذار شده باید مورد توجه قرار گیرد. فقدان مکانیزم های کنترلی کافی و عدم تناسب آنها، عدم شفافیت کافی معیارها، مشخص نبودن مسئولیت ها، در نظر نگرفتن ارتباط بین مکانیزم ها، و نامستند بودن روش های کنترلی در اکثر موارد باعث گردیده کاهش تصدی گری در شرایط موجود از اهداف مورد نظر دولت، وزارت و دانشگاه های علوم پزشکی فاصله گیرد.
(11) مدیریت کارکنان در هنگام واگذاری ها نقشی تعیین کننده در موفقیت کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی دارد. بروز مقاومت سازمانی، احساس عدم امنیت شغلی، ایجاد نارضایتی و حتی بروز برخی درگیری های شغلی در خدمات واگذار شده از جانب کارکنان دانشگاه های علوم پزشکی بررسی شده حاکی از لزوم توجه خاص در این زمینه می باشد.
(12) برقراری ارتباطات و اطلاع رسانی، انتقال تجربیات، استاندارد سازی، تهیه بانک های اطلاعاتی لازم و بهره گیری از فن آوری اطلاعات در امر واگذاری بسیار حائز اهمیت می باشد. متاسفانه در شرایط موجود این فعالیت ها کمتر مد نظر قرار گرفته است، حال آنکه با انجام مناسب آنها، می توان کارآیی و اثربخشی کاهش تصدی گری را به نحو چشمگیری بهبود بخشید.
الگوی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی
براساس یافته های حاصل از بررسی وضعیت موجود، تجارب کشورهای خارجی، بررسی مبانی نظری، تجربیات مجری طرح و همچنین نقطه نظرهای کارسناسی گروه طرح، دو الگوی اصلی برای کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی (الگوی مفهومی، الگوی اجرایی) طراحی شد. همچنین مکانیزم های کنترلی و بهسازی کاهش تصدی گری (شامل هفت مکانیزم اصلی)، و طرحی برای گذار از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب در زمینه کاهش تصدی گری (با ذکر فعالیت های اصلی، پیش نیازها، مسیرهای اصلی، وضعیت پایلوت ها، و وضعیت تیپ های دانشگاهی در ارتباط با طرح حاضر) تدوین گردید. در اینجا به طور خلاصه به اجزای اصلی هر یک از الگوها و موارد مهم در هر قسمت اشاره می شود.
1- الگوی مفهومی
اجزای اصلی طراحی شده در الگوی مفهومی عبارت بود از:
* ویژگی ها و اصول کلی حاکم بر الگو
* الگوی کلی و اجزای آن
* جایگاه، نقش و کارکردهای اصلی هر یک از اجزا
* فرایندهای کلیدی کلان
* نهادهای سازمانی مورد نیاز
* ارتباطات درونی و بیرونی اجزای الگو
(1) الگوی کلی
الگوی کلان مفهومی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی دارای چهار جزء به هم پیوسته، یکپارچه و قابل تشخیص به شرح زیر می باشد:
– بازنگری و تحلیل وضعیت موجود
– مدیریت کاهش تصدی گری
– مدیریت قرارداد
– مدیریت پیمانکاران
هر یک از اجزای فوق با اهداف، رویکردها، فرآیندها، سازماندهی و منابع خاصی طراحی شده اند تا در نهایت بتوانند نیازمندی های برنامه کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی را در درون سازمان دانشگاه علوم پزشکی به طرق مختلف پوشش دهند.
اجزای اصلی الگوی مذکور در شکل (1) نشان داده شده است.
(2) جایگاه و نقش هر یک از اجزا
اگر کل مجموعه وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی را بتوان به سه سطح مدیریتی: ارشد و راهبردی، میانی سازمانی و اجرایی عملیاتی تقسیم نمود، جایگاه اجزای الگوی مفهومی کاهش تصدی گری را در آن می توان در قالب شکل (2) بیان کرد.
شکل (2): جایگاه اجزای اصلی الگوی کلان مفهومی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی
در سطوح مختلف وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی*
* ارتباطات در این شکل کامل نمی باشد و فقط ارتباطات اصلی نشان داده شده است.
** در صورتی که کاهش تصدی گری در حوزه ستادی دانشگاه علوم پزشکی نیز انجام شود، مباحث اجرایی الگوی مفهومی در این سطح نیز کاربرد خواهد داشت.
(3) فرایندهای کلیدی کلان
فرایندهای کلیدی کلان کاهش تصدی گری براساس اجزای طراحی شده شامل چهار فرایند می باشد:
– فرایند کلان بازنگری و تحلیل وضعیت موجود
– فرایند کلان مدیریت کاهش تصدی گری
– فرایند کلان مدیریت قرارداد کاهش تصدی گری
– فرایند کلان مدیریت پیمانکاران
1-
2- (4) نهادهای سازمانی مورد نیاز
نهادهای سازمانی مورد نیاز برای طراحی و اجرای برنامه های کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی کشور در قالب چهار نهاد زیر قابل تفکیک می باشد:
* نهادهای سیاستگذار و برنامه ریز : شامل نهادهای در سطح دانشگاه علوم پزشکی و نهادهای فراتر از دانشگاه علوم پزشکی
* نهادهای اجرایی : شامل واحدهای اجرایی/ ستادی، همچنین پیمانکاران
* نهادهای نظارتی : شامل نهادهای در سطح واحدهای اجرایی/ ستادی، دانشگاه علوم پزشکی و نهادهای فراتر از دانشگاه علوم پزشکی
* نهادهای ارزیابی و مشاوره : شامل نهادهای عمدتاً مستقل از سازمان دانشگاه علوم پزشکی
2- الگوی اجرایی
اجزای اصلی طراحی شده در الگوی اجرایی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی به تفکیک چهار تیپ دانشگاه علوم پزشکی عبارت بود از:
* اهداف اجرایی
* فرآیندهای اصلی و پشتیبانی
* ساختارهای سازمانی مورد نیاز و اهم مسئولیت ها
* ارتباطات اجرایی الگو
* راهنمای کارت امتیازی واگذاری
* جنبه های حقوقی واگذاری و سایر نکات
* مکانیزم های کنترلی و بهسازی
* طرح گذار
(1) اهداف اجرایی
* برآوردن الزامات قانونی
* تمرکز بیشتر بر امور حاکمیتی (سیاستگذاری، برنامه ریزی کلان، نظارت)
* تمرکز بر فعالیت های اصلی در دانشگاه (آموزش، پژوهش)
* ایجاد فضای رقابتی در محیط دانشگاه
* توانمند سازی بخش غیر دولتی در انجام امور کشور
* افزایش اثربخشی خدمات پشتیبانی
* افزایش رضایت صاحبان منافع
* بهبود کارآیی و کاهش هزینه ها
* ایجاد انعطاف پذیری در سازمان دانشگاه علوم پزشکی: جبران کمبود منابع، تخصص ها و سرمایه گذاری ها
* کنترل مدیریتی بهتر
(2) فرایندها
فرآیند کلان کاهش تصدی گری در این تیپ دانشگاهی در سه مرحله کلی انجام می شود:
* آماده سازی : هدف از این مرحله، ایجاد آمادگی های لازم در سطوح مختلف برای انجام کاهش تصدی گری است. تحلیل وضعیت موجود، اختصاصی سازی طرح حاضر، برگزاری آموزش های لازم، اطلاع رسانی و تدوین برنامه های کلان و اجرای کاهش تصدی گری از عمده ترین اقدام های این مرحله است.
* اجرا : شامل تدوین شرایط مناقصه، دریافت درخواست ها، ارزیابی و انتخاب پیشنهادها، تدوین شرایط قرارداد و عقد قرارداد کاهش تصدی گری می باشد.
* بازنگری و تحلیل وضعیت موجود : در این مرحله کمیته راهبری و ساختار رسمی به طور مشترک طرحی را برای بازنگری کاهش تصدی گری تهیه می کنند و در قالب فعالیت هایی به بازنگری آن می پردازند (درصورت لزوم با تشکیل تیم بازنگری) .
اجرای فرآیند کاهش تصدی گری بدون حمایت فرآیندهای پشتیبانی، بسیار پر نقص و کم اثر خواهد بود. در این راستا مهمترین فرآیندهای پشتیبانی عبارتند از:
(1) فرآیند بازنگری و تحلیل وضعیت موجود کاهش تصدی گری
(2) فرآیند ارزیابی طرح های کاهش تصدی گری
(3) فرآیند پیگیری طرح های کاهش تصدی گری
(4) فرآیند مدیریت ارتباطات
(5) فرآیندهای کنترلی
(3) ساختارهای سازمانی مورد نیاز
(الف) ساختار سازمانی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در سطح وزارت بهداشت:
شامل کمیته مرکزی راهبری و سیاستگذاری کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی می باشد و مسئولیت سیاستگذاری، برنامه ریزی استراتژیک، بسترسازی و پایش کلان امور مربوط به کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی را بر عهده خواهد داشت. اعضای این کمیته مرکب از مدیران ستادی وزارت بهداشت می باشد و دبیرخانه آن در معاونت توسعه مدیریت و منابع و امور مجلس تشکیل می شود. کمیته مرکزی ماهیت تصمیم گیری و دبیرخانه تخصصی آن ماهیت تصمیم سازی و کارشناسی دارد. این دبیرخانه حداقل دارای سه گروه اصلی می باشد:
* گروه IT و اطلاع رسانی
* گروه کارشناسان، مشاوران و ارزیابان
* گروه ساماندهی شرکت های پیمانکاری
در ارتباط و به موازات این کمیته و دبیرخانه مربوط به آن، انجمن کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی به صورت مستقل و غیرانتفاعی و با اهداف چهارگانه اطلاع رسانی، آموزش، انتقال تجارب و اعطای جوایز در امور مربوط به کاهش تصدی گری شکل می گیرد.
(ب) ساختار سازمانی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در سطح دانشگاه علوم پزشکی:
ساختار کاهش تصدی گری در این سطح مرکب از ساختار نیمه رسمی (شامل تیم های اجرایی کاهش تصدی گری و کمیته راهبری کاهش تصدی گری) و ساختار رسمی (معاونت پشتیبانی، دفتر امور حقوقی) می باشد.
3- مکانیزم های کنترلی و بهسازی
مکانیزم های کنترلی و بهسازی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی به هفت گروه اصلی تقسیم می شود:
الف) انتخاب و ارزیابی پیمانکاران
ب) مدیریت ریسک
پ) تحلیل هزینه – منفعت
ت) استانداردسازی و انتقال تجارب
ث) مکانیزم های تشویقی
ج) ممیزی
چ) مکانیزم نظارت بر مبنای خودارزیابی
در ابن قسمت بعد از ذکر اهداف هر مکانیزم کنترلی، فرایند و نحوه اجرای آن مکانیزم نیز طراحی شد و همچنین نمونه معیارهای کنترلی و بهسازی تشریح گردید.
4- طرح گذار
اجزای طرح گذار عبارت بود از:
* فعالیت ها
* اولویت ها
* پیش نیازها
* مسیرها
(1) فعالیت ها
فعالیت های اصلی کلان برای اجرای الگوی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دو سطح ستاد وزارت بهداشت و سطح دانشگاه علوم پزشکی به انجام می رسد. این فعالیت ها در هر سطح در قالب سه مرحله کلی به انجام می رسد:
* مرحله زمینه سازی: در این مرحله انجام اقدام های مقدماتی توسط کمیته استقرار (که هسته اولیه کمیته مرکزی در سطح وزارت و کمیته راهبری در سطح دانشگاه علوم پزشکی است) به منظور ایجاد آمادگی و زیرساخت های لازم برای اجرای طرح در واحدهای اجرایی و ستادی آزمایشی انجام می گیرد. بسیاری از فعالیت های ذکر شده در این مرحله اعم از تشکیل کمیته ها و تیم ها و یا مهیا کردن زیرساخت های حقوقی و قانونی برای اولین بار در واحدهای آزمایشی انتخاب شده صورت می گیرد و انجام آنها به نحو مطلوب ضامن سلامت و صحت عملکرد الگو در مراحل بعدی می باشد.
* مرحله اجرای آزمایشی: با توجه به گستردگی مجموعه دانشگاه های علوم پزشکی، همچنین ویژگی های طرح حاضر و تکیه آن بر مباحث نوین علمی، قطعا" استقرار طرح به یکباره در تمام دانشگاه های علوم پزشکی میسر نخواهد بود. از این رو ضروری است تا مناسب ترین واحدها به منظور اجرای آزمایشی طرح انتخاب شوند تا امکان بررسی فعالیت ها و اطمینان از عملکرد الگوهای طراحی شده حاصل گردد. وضعیت برنامه های اجرایی آزمایشی در بخش دیگری از همین گزارش تشریح شده است. فعالیت های قید شده در مرحله اجرای آزمایشی در این مرحله در مرحله اجرا و توسعه به واحدها و دانشگاه های دیگر تعمیم می یابد.
* مرحله اجرای کامل و توسعه: در این مرحله بعد از انجام بازنگری و حصول اطمینان از صحت عملکرد الگو، مبانی و الگوهای طراحی و تایید شده در واحدهای نمونه به سایر واحدها تعمیم می یابد.
لازم به ذکر است که اجرای طرح کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در مجموعه وزارت و دانشگاه های علوم پزشکی تا حد زیادی وابسته به عملکرد نظام راهبری این مجموعه است، زیرا پیاده سازی و اجرای یک طرح جدید نیازمند ساز و کارهای مناسب برنامه ریزی و سیاست گذاری است.
(2) اولویت های عمده اجرایی
در اجرای طرح کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی، اولویت های زیر مدنظر قرار خواهد گرفت:
(الف) اولویت از نظر اجرای طرح در سطوح مختلف
تشکیل ساز و کارهای اجرایی طرح کاهش تصدی گری در سطح ستادی وزارت بهداشت (معاونت توسعه مدیریت و منابع و امور مجلس) نسبت به دانشگاه های علوم پزشکی در اولویت قرار دارد.
)ب) اولویت از نظر اجرای طرح در دانشگاه های مختلف
اجرای طرح در دانشگاه های مختلف علوم پزشکی براساس میزان آمادگی های دانشگاه خواهد بود. بر این اساس دانشگاه های علوم پزشکی با توجه به معیارهای نمونه ارائه شده در طرح، دانشگاه ها در سه دسته دارای آمادگی زیاد، دارای آمادگی متوسط، دارای آمادگی کم جای خواهند گرفت. در مرحله اجرای آزمایشی انتخاب حداقل یک نمونه دانشگاه از دسته های مذکور توصیه می شود. در اجرای کامل طرح در مراحل بعدی هر دانشگاه می تواند با توجه به شرایط خود نسبت به ایجاد ساز و کارهای اجرایی لازم اقدام نماید. در این مرحله از لحاظ اولویت اجرا بین دانشگاه های مختلف تفاوتی بین دانشگاه ها وجود نخواهد داشت.
)پ) اولویت از نظر اجرای طرح در واحدهای مختلف یک دانشگاه علوم پزشکی
در اجرای طرح در واحدهای مختلف یک دانشگاه، اولویت با واحدهای داوطلب است. پس از اعلام داوطلبی واحد، شرایط واحد از ابعادی نظیر میزان آمادگی مدیریت و کارکنان، اهمیت استراتژیک واحد، میزان وجود فعالیت های غیر اصلی و پشتیبانی در آن و … در گروه کارشناسی کاهش تصدی گری بررسی شده و با تصویب کمیته راهبری دانشگاه به صورت نهایی انتخاب می شود. شرایط و ضوابط دقیق تر از طریق دبیرخانه تخصصی وزارت به دانشگاه های مجری ابلاغ می گردد.
)ت) اولویت از نظر خدمات قابل واگذاری
به طور کلی در واگذاری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی، موارد زیر به ترتیب در اولویت قرار دارند.
* خدمات پشتیبانی عمومی: نظیر نظافت، نقلیه، تایپ، برگزاری همایش و …
* خدمات پشتیبانی تخصصی: نظیر حسابداری، برنامه ریزی و …
* خدمات پشتیبانی سایر معاونت ها: نظیر اداره مراکز درمانی، ارزشیابی و …
هر یک از واحدهای ستادی یا اجرایی متقاضی واگذاری، باید نسبت به انجام تحلیل هزینه/ منفعت/ ریسک انجام خدمت مورد نظر در داخل واحد (در چهارچوب ضوابط اعلامی از طرف ستاد وزارت) و ارائه از طریق پیمانکار اقدام کرده و طرح های پیشنهادی خود را به گروه کارشناسی ارسال نماید. گروه کارشناسی ضمن بررسی و اصلاح موارد لازم، طرح های مذکور را برای تصویب نهایی به کمیته راهبری ارائه می دهد.
(3) پیش نیازهای لازم
(الف) بسترها
* بسترهای قانونی- حقوقی
* شرایط فرهنگی سازمان دانشگاه و ویژگی های کارکنان آن
* شرایط اقتصادی- اجتماعی منطقه
(ب) منابع
اجرای اثربخش و کارآمد طرح کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی مستلزم بهره گیری بهینه از منابع لازم می باشد. پیش بینی حجم و ابعاد منابع مورد نیاز می تواند در نحوه تخصیص و بکارگیری بهینه آنها موثر باشد. مجموعه این منابع را می توان به صورت زیر دسته بندی کرد:
* منابع انسانی
* منابع مالی
* تسهیلات/ تجهیزات
* منابع اطلاعاتی
* پیمانکاران
(پ) آموزش ها
اجرای الگوی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه های علوم پزشکی نیازمند دوره های آموزشی خاصی در زمینه های مختلف می شود. آنچه که در طرح تحت عنوان برنامه ها و دوره های آموزشی پیش بینی شده است، عمدتا" حداقل نیازهای آموزشی لازم برای سطوح مختلف درگیر می باشد. مجریان، مسئولان و سایر دست اندرکاران طرح می توانند با توجه به ویژگی ها و نیازهای آموزشی خود، ساعات و یا محتوای آموزشی متفاوتی داشته باشند.
کل برنامه آموزشی به چهار برنامه تقسیم می شود:
* برنامه آموزشی گروه G (آموزش عمومی): شامل دوره های آموزشی که با بیانی ساده برای عموم افراد سازمان برگزار می شود و هدف از آن، ایجاد زمینه ها و آمادگی لازم در سطوح مختلف، افزایش آگاهی عمومی و کاهش مقاومت سازمانی می باشد.
* برنامه آموزشی گروه O (آموزش کاهش تصدی گری): شامل دوره های آموزشی که اجزای کاهش تصدی گری را در ابعاد مختلف تشریح می کنند. شرکت در این دوره ها توانایی انجام کاهش تصدی گری و یا نظارت و برنامه ریزی آن را تقویت می نمایند. مجریان، برنامه ریزان و مسئولین مرتبط با مقوله کاهش تصدی گری و همچنین پیمانکاران موظف به شرکت در دوره های مذکور هستند.
* برنامه آموزشی گروه S (آموزش اختصاصی): شامل دوره های آموزشی خاص در هر یک از زمینه ها یا خدمات قابل واگذاری است و هدف از آن، کسب توانایی به منظور اجرا، و یا نظارت، برنامه ریزی و ارزیابی فنی و تخصصی در آن زمینه خدمتی خاص و در صورت لزوم، بهبود آنها می باشد.
* برنامه آموزشی گروه A (آموزش ممیزی و ارزیابی): ویژه مجریان و مسئولان ممیزی و ارزیابی کاهش تصدی گری است و هدف از آن، ایجاد و توانایی انجام ممیزی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در سطوح مختلف است.
(4) مسیرهای اصلی اجرای الگو
براساس مطالعات نظری انجام شده طرح، پرسشنامه های ارسالی و بازدیدهای میدانی و همچنین دیدگاه های کارشناسی مجری طرح، سه مسیر اصلی زیر برای استقرار و اجرای الگوی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی توصیه می شود:
الف) مسیر کوتاه مدت: با حداقل منابع و بسترسازی ها در دانشگاه ها با آمادگی بالا (12-6 ماه)
ب) مسیر میان مدت: با منابع و بسترسازی های متوسط در دانشگاه ها با آمادگی متوسط (24-12 ماه)
پ) مسیر بلند مدت: با منابع و بسترسازی های زیاد در دانشگاه ها با آمادگی کم (36-18 ماه)
با توجه به مسیرهای طراحی شده برای دانشگاه های دارای آمادگی های مختلف برای اجرای طرح حاضر و از طرف دیگر تیپ های مختلف دانشگاهی، مدت اجرای طرح در آنها را می توان به صورت زیر تخمین زد :
تیپ (1) الف : 12- 8 ماه
تیپ (1) ب : 18- 12 ماه
تیپ (2) الف : 24- 18 ماه
تیپ (2) ب : 36- 24 ماه
تیپ (3) الف : 24- 18 ماه
دانشگاه های مستقل : 24- 18 ماه
بدیهی است تعیین زمان دقیق اجرای طرح در هر یک از دانشگاه های علوم پزشکی علاوه بر موارد مذکور و متغیرهای مطرح شده در قسمت های بعدی طرح مستلزم انجام بررسی های مستقل آتی و ایجاد توافق با دانشگاه می باشد. توصیه می شود کمیته راهبری کاهش تصدی گری هر دانشگاه علوم پزشکی پس از بررسی های کارشناسی نسبت به انتخاب یکی از مسیرهای سه گانه مذکور برای اجرای طرح کاهش تصدی گری اقدام نماید. در این زمینه ماتریس ارائه شده در قسمت انتهایی این مقاله می تواند به عنوان نمونه راهنما مورد استفاده قرار گیرد.
(5) وضعیت برنامه های اجرایی آزمایشی (پایلوت ها)
برای دستیابی به اهداف کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی، با توجه به تنوع ساختار، عملکرد، شرایط محیطی و آمادگی های دانشگاه های علوم پزشکی، بهترین راه عملیاتی کردن طرح کاهش تصدی گری، اجرای آزمایشی آن در چند دانشگاه منتخب است. طراحی و پیاده سازی الگو در چنین واحدهایی از یک سو، تجربه مناسبی در جهت شناخت و رفع مسائل و مشکلات موجود بر سر راه اجرای طرح فراهم می آورد و از سوی دیگر، نمونه ای را از طرح پیشنهادی اجرا شده در اختیار سایر دانشگاه ها قرار می دهد تا با مشاهده دستاوردهای حاصل از عملکرد چنین طرحی، برنامه ریزی لازم برای حرکت به سمت بهره گیری از آن را انجام دهند.
(6) ماتریس تعیین وضعیت
با توجه به کلیه موارد بررسی و مطرح شده در گزارش طرح و همچنین مراحل قبلی طرح حاضر، در این قسمت راه کاری ارائه می شود تا هر دانشگاه بتواند نسبت به تعیین وضعیت خود در ارتباط با طرح کاهش تصدی گری تصمیم مناسب را اتخاذ نماید.
(الف) عوامل تاثیرگذار
در یک دسته بندی کلی باید گفت چهار عامل زیر در وضعیت دانشگاه ها در ارتباط با این طرح نقش دارد :
(1) بزرگی
(2) پیشرفتگی سازمانی
(3) وضعیت موجود کاهش تصدی گری
(4) شرایط محیطی
(ب) تشکیل ماتریس اولیه
دانشگاه های علوم پزشکی براساس عوامل چهارگانه مذکور، دارای وضعیت های مختلف می باشند. در این قسمت به وضعیت های مختلف دانشگاه ها براساس عوامل مذکور و همچنین تاثیر حالت های مختلف آنها در اجرای کاهش تصدی گری، یک مقدار عددی تعلق می گیرد. این امتیازها در جدول (1) به تصویر در آمده است.
جدول (1) : ماتریس وزن دهی به وضعیت های مختلف عوامل موثر بر کاهش تصدی گری
در دانشگاه های علوم پزشکی
وزن
وضعیت
عامل
3
کوچک
بزرگی
2
متوسط
1
بزرگ
5
بسیار پیشرفته
پیشرفتگی سازمانی
4
پیشرفته
3
متوسط
2
ضعیف
1
بسیار ضعیف
3
خوب
وضعیت کاهش
تصدی گری
2
متوسط
1
ضعیف
3
برخوردار
شرایط محیطی
2
نیمه برخوردار
1
محروم
(پ) تعیین وضعیت- ماتریس نهایی نمونه
در این قسمت هر دانشگاه علوم پزشکی می تواند براساس ماتریس های مذکور نسبت به تعیین وضعیت خود و انتخاب یکی از مسیرهای سه گانه اجرای طرح براساس مجموع نمرات کسب شده به شرح زیر اقدام کند :
(1) 14-12 امتیاز : در صورتی که مجموع امتیازهای دانشگاهی در این سطح ارزیابی شود (به این وضع که به عنوان دارای اندازه کوچک، پیشرفتگی بالا، وضعیت خوب کاهش تصدی گری و شرایط محیطی برخوردار باشد)، حداقل زمان، منابع و بسترهای لازم را برای اجرای طرح نیاز دارد و در این حالت مسیر کوتاه مدت (12-6 ماه) برای آن بیشتر مناسب است.
(2) 12-8 امتیاز : در این حالت دانشگاه از وضعیت متعادلی براساس عوامل چهارگانه فوق برخوردار است. لذا توصیه می شود از مسیر میان مدت (24-12 ماه) برای اجرای طرح کاهش تصدی گری استفاده نماید.
(3) 8-4 امتیاز : طولانی ترین مسیر برای اجرای طرح (36-18 ماه) با صرف منابع و زمان زیاد می باشد. در این وضعیت دانشگاه باید منابع زیادی را صرف ایجاد آمادگی های لازم در خود برای انجام کاهش تصدی گری نماید.
ماتریس نهایی نمونه تعیین وضعیت در جدول (2) به نمایش در آمده است.
جدول (2) : ماتریس نهایی نمونه تعیین وضعیت دانشگاه های علوم پزشکی
در ارتباط با طرح کاهش تصدی گری
مسیر اجرا
مجموع امتیاز عوامل
عوامل و امتیاز مربوط به هر یک
دانشگاه نمونه
شرایط محیطی
وضعیت تصدی گری
پیشرفتگی
بزرگی
کوتاه مدت
(12-6 ماه)
12
برخوردار
خوب برخوردار
متوسط
کوچک
دانشگاه A
3
3
3
3
میان مدت
(24-12 ماه)
9
نیمه برخوردار
متوسط
متوسط
متوسط
دانشگاه B
2
2
3
2
بلند مدت
(36-18 ماه)
5
محروم
نامناسب
ضعیف
بزرگ
دانشگاه C
1
1
2
1
5- موانع و مشکلات اجرای طرح کاهش تصدی گری در تیپ های مختلف دانشگاه های علوم پزشکی
عمده مشکلات مذکور عبارتند از:
* مدیریت تغییر
با توجه به ویژگی های تیپ های مختلف دانشگاهی، مدیریت تغییر و حرکت از وضع موجود به وضع مطلوب نیازمند عزمی جدی، تلاشی فراگیر و بهره گیری از نظام ها و ابزارهای خاص تحول و بهبود سازمانی است.
* ابعاد دانشگاه، پیچیدگی ساختار، بوروکراسی اداری و به طور کلی شرایط دانشگاه
بزرگی نسبی برخی از تیپ های دانشگاهی و تعدد لایه ها و واحدهای ستادی و اجرایی مانع از اجرای سریع طرح کاهش تصدی گری می باشد که در این زمینه می بایستی ضمن تخصیص منابع لازم، فعالیت های مرتبط با طرح در چند واحد به طور همزمان آغاز گردد و ضمناً با تغییراتی در روند فعالیت های اداری مربوطه، امکان تسریع در اجرای طرح فراهم شود. همچنین اهداف، سیاست ها و برنامه های کلان و اجرایی واحدهای مختلف دانشگاهی در این زمینه می بایستی بازنگری و هماهنگ شود.
از طرف دیگر، ویژگی های خاص درونی و بیرونی برخی دانشگاه ها (نظیر دانشگاه های تیپ سوم یا مستقل) از جمله محرومیت، کوچکی، کمبود منابع و نیروی انسانی، فرهنگ عمومی غیر همسو با طرح و … چالش های دشواری را در راه اجرای طرح ایجاد می کند. در این خصوص می بایستی نسبت به برنامه ریزی و انجام اقدام های مرتبط همراستا با طرح حاضر اقدام نمود.
* وضعیت کارکنان و جو سازمانی
مهمترین مانع در این خصوص، احساس عدم امنیت شغلی و آینده مبهم کاری برای کارکنان دانشگاه است. در این زمینه با اجرای برنامه های پشتیبانی کارکنان نظیر تعیین تکلیف کارکنان مازاد با قرار دادن حق انتخاب برای آنها، انتقال، اطلاع رسانی و بسترسازی فرهنگی نسبت به تسهیل اجرای طرح اقدام نمود. کمبود کارکنان واجد شرایط برای اجرای طرح نیز از دیگر عوامل تاثیر گذار در اجرای طرح است که می تواند با توان با تعمیق بخشیدن به آموزش های مرتبط و همچنین بهره گیری از مشاوران ذیصلاح تا حدی در رفع آن کوشید.
* عوامل محیطی
محیط بیرونی برخی دانشگاه ها (به عنوان نمونه در تیپ دوم) نیز از شرایط مناسب برای اجرای طرح کاهش تصدی گری برخوردار نمی باشد، چرا که به عنوان نمونه در برخی نقاط پیمانکاران واجد شرایط به حد کافی وجود ندارد که در این خصوص می بایستی به صورت تدریجی به ایجاد بسترهای لازم و همسوسازی عوامل محیطی اقدام نمود.
پیشنهادها
– ارسال نتایج و دستاوردهای طرح به دانشگاه های علوم پزشکی
– تشکیل سازوکارهای اجرایی طرح در سطح وزارت بهداشت و در سطح دانشگاه های علوم پزشکی و به عنوان نخستین گام، تشکیل کمیته و دبیرخانه اجرایی
– اجرای آزمایشی الگوهای ارائه شده در طرح حاضر در دانشگاه های علوم پزشکی منتخب
– تدوین راهنماهای کاربردی، قالب های اطلاعاتی، فرم ها و دستورالعمل های لازم برای کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی و ارسال آنها به دانشگاه های علوم پزشکی
– برگزاری همایش تخصصی برای اطلاع رسانی طرح، اخذ نقطه نظرها و اعلام آمادگی برای اجرای آزمایشی طرح کاهش تصدی گری
– درخواست از دانشگاه های علوم پزشکی برای ارسال منظم اطلاعات حاصل از اجرای طرح های کاهش تصدی گری به سطح وزارت بهداشت
– تدوین سیاست های کلان کاهش تصدی گری در سطح وزارت بهداشت و در دانشگاه های علوم پزشکی کشور
– استفاده از مشاوران ذی صلاح برای اجرای طرح های کاهش تصدی گری
– تشکیل انجمن کاهش تصدی گری به منظور اطلاع رسانی و انتقال تجربیات
– نظارت مستمر و اندازه گیری نتایج طرح های کاهش تصدی گری در سطح وزارت و دانشگاه
– اصلاح فرایندها و طراحی و اجرای سایر نظام های مدیریتی و سازمانی همزمان با اجرای طرح های کاهش تصدی گری در دانشگاه های علوم پزشکی
فهرست منابع
– دبیرخانه تحقیقات کاربردی معاونت توسعه مدیریت و منابع وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی. گزارش های طرح پژوهشی بررسی شیوه ها و مبانی نظری کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه های علوم پزشکی، مجری: گروه کارشناسان ایران، 83-1382.
– Buehler, Stefan and Haucap, Justus. (July 2003). Strategic Outsourcing Revisited, Socioeconomic Institute, University of Zurich,Working Paper No. 0305.
– Hong Kong Government Efficiency Unit. (October 2003). Serving the Community By Using the Private Sector: A general guide to outsourcing, Second Edition.
– Mengen, Markus. (2001). Information Systems Outsourcing and ASP in the Health Care Industry, Bayreuth Hospital University, Retrieved 13 Aug. 2003.
1. Coase
2. Vertical Disintegration
3. Outsourcing
—————
————————————————————
—————
————————————————————
49