تحقیقی در مورد نرم افزار ACCESSکار با ان

نرم افزار ACCESSکار با ان
ACCess یک برنامه منحصر به فرد از سوی برنامه های کاربردی آمنین است که استفاده قطعاتی از برنامه به معنی توانایی استفاده از آن برای رفع نیازمندیهای خود نیست از نظر تئوری هر شخص می تواند در جدولها( Tables) فرم ها (Form) پرس و جوها(gueries)، گزارش ها (reporTs) و برنامه نویسی ACCess منجر شود ولی همچنان قادر به استفاده دلخواه از برنامه نباشد علت این است که ACCess براساس یک تئوری ساختاری مشترک برای تمامی بانک های اطلاعاتی رابطه ای بنا شده است چنانچه مایل باشید بیشترین بهره از ACCess بگیرید بایستی ماهیت و ذات این تئوری را درک و به کار گرفتن آن برای داه هایتان به اندازه کافی نتیجه داشته باشید ACCess یک بانک اطلاعاتی رابطه ای است بعضی از افراد سختگیر مدعی هستند فقط تعداد کمی از بانک های اطلاعاتی امروزی رابطه ای هستند زیرا بسیاری از آنها یک یا چند معیار نظری را برآورده نمی سازد.
مدل رابطه ای وکسس:
بنیانگذار مدل رابطه ای E d garF . codd است من در ابتدا می پذیرم که اکس به طول کامل تمام قوانینی که codd برای مدل رابطه ای وضع کرده را شامل نمی شود. اما ایده ای از آن مدل رابطه ای دارد.
* تمام داده ها در جدول یا شبکه های دور جدی ذخیره شدند و برای دیدن مثالی از این چنین شبکه ای به ستونهای شبکه فیلد (Fild) و سطرهای آن رکورد
( record) نامیده می شوند.
* هر رکورد در جدول یک کلید اصلی برای شناخته شدن دارد این کلید اصلی (primary key) برای هر رکورد جدول مقداری منحصر به فرد است
* داده های داخلی یک بانک اطلاعاتی به قسمت های کوچک ولی از نظر منطقی سازگار، تفکیک می شوند. هر یک از این قسمت ها جدول مربوط به خود را دارد.
این تقسیم داده ها، نرمال سازی نامیده می شود.
به عنوان مثال بانک اطلاعاتی برای ثبت نام دانشجویان (برای یک دانشکده شامل جدولی خواهد بود که حاوی اطلاعات شخصی دانشجویان است. جدول دیگر داده های مربوط به کلاس های دانشجویان را شامل می شود و جدول دیگری حاوی داده های مربوط به کلاس مانند زمان و محل آن است.
هر جدول از نظر منطقی محتویات سازگاری دارد. برای مثال هیچ یک از جدول ها شامل داده های مربوط به آموزشیار کلاس و کمک هزینه های دانشجویی نخواهد بود زیرا این مجموعه داده ها از نظر منطقی به هم مربوط نمی شوند.
* داده ها را می توان از اتصال دادن جدول ها به وسیله فیلرهایی که داده های یکسانی دارند، جمع آوری کرد بعنوان مثال جدول شخصی دانشجو حاوی شماره دانشجویی بعنوان کلید اصلی خواهد بود زیرا مقدار آن برای هر دانشجو منحصر به فرد است. جدولی که کلاس های دانشجویان را شامل می شود. در هر رکورد حاوی این شماره دانشجویی خواهد بود. این امر موتور بانک اطلاعاتی (DaTa base engine) را قادر می سازد دانشجویان را بدون خطا به کلاس هایش متصل کند.
اهداف شما از سازماندهی داده های به طور خلاصه:
* برای انتخاب و بازیابی اطلاعات یک مجموعه داده بهینه سازی شده ایجاد می کنید
* ورودی های داده را ساده و اقتصادی می سازید. به این معنی از تکرار نشدن داده ها در بانک اطلاعاتی اطمینان حاصل می کنید.
* برای مثال اگر آدرس دانشجویی را در یک جدول دارید در هیچ جای دیگری نباید از آن آدرس را داشته باشید. اما در عوض در جاهایی که به آن نیاز دارید پیوندهایی به آن داده از طریق فیلرهای مشترک خواهید داشت.
* داده ها را به یک شکل منطقی سازماندهی می کنید به گونه ای که ساختار فعلی بانک اطلاعاتی را تشریع کند این کار ایجاد تغییرات در بانک اطلاعاتی یا داده ها را به سادگی امکان پذیر می سازد.
اکسس یک تولید کننده کلید اصلی داخلی به نام فیلو نوع AuTo Number دارد. این تولید کننده اعداد ترکیبی یا تصادفی منحصر به فرد برای استفاده بعنوان کلید اصلی تولید و در محل تصاویر یند داده ای به جدول اضافه می کند.
در هنگام سازماندهی داده ها، انواع مختلف را بطه های ممکن بین جداول را در نظر داشته باشید رابطه ها عبارتند از:
* یک به چند (one To Many) بیماران به روال ها. یک بیمار می تواند روال های زیادی در حین اقامت خود در بیمارستان داشته باشند.
* چند به چند (many To many) بیماران به پزشک هر پزشک می تواند بیماران متعددی داشته باشد همچنانکه یک بیمار داشته باشد.
* یک به یک (one To Many) بیماران به تخت . هر بیمار فقط می تواند یک تخت داشته باشد و هر تخت فقط یک بیمار داشته باشد.
ایجاد یک بانک:
روش کار بانک جدید در بالای کادر وظیفه گزینه New -File کلیک می کنیم.
گزینه های کادر New -File به شرح زیر می باشد:
* open file- بانک اطلاعاتی و پروژه های اکسس موجود را باز می کند و همچنین می توانید پروژه ها و بانک اطلاعاتی موجود بر روی کامپیوتر و خود را جستجو کنید.
* Blanx DaTa Base – New یک بانک اطلاعاتی خالی و جدید ایجاد می کند که برای قرار دادن اشیا ء بانک اطلاعاتی آماده است.
* New -Blank Data Access page- فرآیند ایجاد یک فرم HTML را شروع می کند برای پردازش داده ها در یک برنامه کاربردی اینترنت مناسب است.
* New -projeaT (ExisTing DaTa) – یک پروژه اکسس ایجاد میکند که به یک بانک اطلاعاتی Sal server موجود متصل می شود. این برنامه های کاربردی، سرویس دهنده / سرویس گیرنده (Client/ server) جدید و یک پروژه اکسس ایجاد می کند.
* New Form exisTing file- یکی جدید از یک بانک اطلاعاتی اکسس ایجاد می کندی.
* New form TemplaTe – General TemplaTe- کادر کشگر Tem plaTes را باز می کند تا یکی از الگوهای نصب شد را انتخاب کنید. اگر یک برنامه بانک اطلاعاتی نمونه می باشد که توسط مایکرو سافت تهیه و با داده های نمونه پرشده است.
برای یک بانک اطلاعاتی جدید و خالی باز می کنیم روی گزینه Blank DaTa Base کلیک می کنیم پنجره ای به نام File New DaTa Base باز می شود در قسمت پایین پنجره در قسمت File Name نام بانک اطلاعاتی جدید را وارد می کنیم.
روی کلید creaTe کلیک می کنیم پنجره اصلی بانک باز می شود
در قسمت چپ این بانک 7 جزء objecT به نام From Guery , Table Madale . MacRo , page ReporT وجود دارد.
1- جدول ها (Tables) به کار جدول نگهداری اطلاعات به ستون های جدول فیلر به سطرهای جدول رکورد یک رکورد شامل فیلرهای جدول میباشد
چند نکته: 1- اولین جزئی که می بایست در یک بانک ایجاد شود جدول می باشد
2-در یک پایگاه تنها می توان یک جدول تعریف کرد یا شامل تعداد زیادی جدول باشد
پایگاه داده ساده: این پایگاه تنها شامل یک جدول می باشد.
پایگاه داده رابطه ای: این پایگاه شامل چند جدول می باشد که می توان جداول را به یکدیگر ارتباط داد.
2- پرس وجوها(query)- جهت استخراج اطلاعات از جدول اصلی استفاده می شود.
نکته: معیار همان جدول های کوچکی هستند که از جدول یا جداول بانک ایجاد میشود یک معیار همانند سوالاتی است که از یک جدول پرسیده می شود می توانید داده های خود را انتخاب، مرمت، فیلتر، اصلاح و به شکل دیگری دسته بندی کنید.
3-فرم ها (Froms)- ورود اطلاعات به داخل جداول بانک می باشد.
یک فرم از روی جدول query ایجاد می شود
4- گزارش ها ( reporTs) جهت گزارش گیری از اطلاعات بانک و همچنین چاب آنها استفاده می شود و یک گزارش از روی جدول query ایجاد می شود.
5- صفحه ها(page) می توان اطلاعات پایگاه داده را از طریق page شبکه داخلی یا اینترنت به اشتراک گذاشت و از آن نقاط می توان اطلاعات را وارد بانک کرد و یا ویرایش کرد.
6- ماکروها (Macros)- با استفاده از ماکرو می توان داخل فرمها یا گزارش ها دکمه های فرمان یا منو ایجاد کرد.
7- ماژدل ها(Madules) می توان برای افزودن قابلیت و امکانات بیشتر پایگاه از کد یا برنامه استفاده کرد که زبان برنامه نویسی داخل Axxess ویتروال بیسیک (vigual Bask) می باشد.

انواع روش های ایجاد جدول
1- روش wizard 2-روش Design
ایجاد جدول به روش Wizard:
در قسمت objecTs Table را انتخاب می کنیم و روی گزینه CreaTe Table by using WiZadal دابل کلیک کرده پنجره Table wizard باز می شود دکمه های گزینش واقع در قسمت چپ کادر گفتگو نشان داده شده است
Business تجاری، personal -شخصی یکی را انتخاب می کنیم
Personal را انتخاب می کنیم در همان قسمت Sample Table یکی از نمونه های نام جدول را انتخاب و در قسمت Sample Field- فیلدهای جدول انتخابی را (بوسیله دگمه های > یا " اضافه می کنیم یا دکمه های < یا " حذف می کنیم) در اینجا می توانید با انتخاب یک فیلد از لیست Fieldes in My Table و سپس کلیک کردن دکمه Rename نام فیلدها را تغییر دهید.
NexT را کلیک می کنیم در این مرحله می توانید نام دلخواهی برای جدول انتخاب کنید نام پیش فرض، نام جدولی است که انتخاب کرده اید. سپس دکمه Next را کلیک می کنیم.
در این مرحله سوالی از شما پرسیده می شود؟
Do you wanT he wizard To seTa primary keFrome?
Yes, seT a primary key Frome
No, Ill seT The primary key
Yes- با انتخاب این گزینه برنامه به طور اتوماتیک اولین فیلد جدول را به عنوان کلید اصلی تعریف می کند.
No- با انتخاب این گزینه برنامه به طور اتوماتیک با استفاده خود شخص کاربر 1 کلید اصلی تعریف می کند.
بعد از انتخاب گزینه Next کلیک می کنیم.
در وحله بعدی فیلدی که می خواهیم در کلید اصلی باشد را انتخاب می کنیم در قسمت پایین صفحه 3 گزینه مشاهده می کنید.
گزینه اول: برای اولین رکورد از عدد 1 تشریح می کند ( به ترتیب).
گزینه دوم : از یک عدد دلخواه خودمان شروع می کند (روش دستی)
گزینه سوم: امکان دارد ترکیبی باشد ( شماهر و حروف)
گزینه دوم به روش دستی را انتخاب می کنیم و NexT را کلیک می کنیم و سپس در مرحله بعدی 3 گزینه وجود دارد.
گزینه اول: تغییر ساختار جدول (به روش Design)
گزینه دوم: ورود اطلاعات به روش مستقیم به داخل جدول (DaTa Base)
گزینه سوم: اطلاعات از طریق فرم در داخل جدول (From) در اینجا گزینه دوم را انتخاب می کنیم. Finish سپس از آن یک جدول خام بدون اطلاعات باز می شود
نکته: در موقع ورود اطلاعات اگر بخواهیم راست و چپ آن را تغییر دهیم. در قسمت Format در نمای DaTa sheeTe گزینه FlaT روی سربرگ DirecTion RiT To یا برعکس آن را انتخاب و ok کلیک می کنیم.
قبل از وورد اطلاعات در جدول باید، تعیین نوع داده هر فیلو (DaTa Type) جهت سالم بودن اطلاعات هر فیلر جدول را مشخص کنیم ( برای تغییر نوع داده هر فیلد از نمای Design) استفاده می کنیم.)
انواع نما در جدول (Table):
از DaTa sheeT- ورود اطلاعات یعنی با دابل کلیک روی نام جدول DaTa sheeT باز می شود؟ Design- تغییر ساختار جدول
برای وارد شدن در هر دو نما روی کلید View در نوار ابزار هرنما بعد از کلیک کردن نمایش می دهد. انواع مختلف داده و کاربر (DaTa Type) آنها به قرار زیر است
Text- داده حرفی – عددی ( Alphanumeric) تا 255 کاراکتر، چون اکسس از حافظه پویا (doynamic) استفاده می کند، تعریف یک فیلد کمتر از 255 کاراکتر فضای حافظه مورد نیاز را تحت تاثیر قرار نمی دهد. اما می تواند بر فرمهای تولید شده توسط wizard تاثیر داشته باشد. Wizard سعی می کند اندازه فیلد را به همان مقداری که برای آن تنظیم کرده اید درآورد
* Memo- متن برای ورودهای طولانی تر از 255 کاراکتر توسط نوع داده TaxT مجاز شمرده می شود. برای یادداشت ها و یا توضیحات استفاده می شود.فیلد های نوع داده Memo را نمی توان جستجو کرد یا به صورت شاخص در آورد.
* Number را فقط برای فیلدهایی استفاده کنید که به عملیات محاسباتی نیاز دارند، در غیر این صورت از TaxT استفاده کنید نوع داده Number فیلد یا تغییر خاصیت Field size تعیین می شود.
* DaTa / Time در حقیقت یک نوع داده Number است بنابراین اکسس تاریخ ها را بصورت اعداد ترکیبی ذخیره می کند از این نوع داده برای ذخیره تاریخ هاورفل ها استفاده کنید.
* Currency – متغییر (varianT) دیگری از نوع داده Number است که برای محاسبات مالی بهینه شده است (خیلی دقیق است) و قالب بندی آن از یک علامت پول استفاده می کند
* Number AuTo- فیلدی که بدون ورودی کاربر به طور متوالی یا تصادفی عددی را به هر رکورد تخصیص می دهد
* Yes/No – یک نوع داده خیلی فشرده که یا روشن است یا خاموش- برای فیلدهای از نوع جعبه چک ( check box) مناسب است
* olE objecT – یک شیء olE پیوندی یا تعبیه شده از هر نوع معمولاً برای افزودن آیتم هایی مانند موسیقی، صوت، یا تصویر، یک جدول استفاده می شود.
* Hyper link- یک URL مانند آدرس یک وب سایت یا یک آدرس پست الکترونیکی
* Lookup wizard- در حقیقت یک نوع داده لیست اما روشی برای اتصال یک منبع به یک فیلد در جدول است.
* Lookup wizard- برای فیلدهای قتل Modrok و یا resh Tah Tahsili در این قسمت با انتخاب DaTa Type- Look up wizardپنجره ای باز شود که شامل 2 گزینه می باشد. گزینه اول با انتخاب این گزینه می توان از داده های فیلد داخل جدول آماده شده بعنوان گزینه های داخل لیست Combo Box استفاده کرد.
* گزینه دوم: ایجاد یک لیست دلخواه کاربر در همین لحظه NexT را کلیک کنید در پنجره لیست Madrak col1 یا reshToo را وارد می کنیم NexT را کلیک کنید سپس Finish سپس آن را ذخیره کنید و به محیط DaTa sheeT برگردید. می توانیم لیست مان را محدود کنیم که اگر آیتمی خارج از لیست تایپ شد بانک از ما قبول نکند بطوریکه هیچ آیتمی غیر از آیتم های موجود در داخل لیست اضافه نشود.
در نمای Design پایین صفحه سربرگ kup100- اگر lisT No LimiT To را انتخاب کنید لیست را محدود نمی کنید باید yes را انتخاب کنید تا لیست را محدود کنید.
طراحی جدول از روش Design:
از نمای بانک اطلاعاتی New را کلیک از کادر گفتگو باز شده Design view را انتخاب و سپس ok را کلیک کنید در نخستین سطر از ستون Field Name نام فیلد را وارد کنید.
برای رفتن به فیلد DaTa Type کلید ok را فشار دهید. یا با ماوس در آن کلیک نکنید و نوع داده ای برای این فیلد وارد کنید. اکسس با استفاده از نخستین حرف نوع داده را جستجو می کند همچنین می توانید نوع داده را از جعبه ترکیبی انتخاب کنید در صورت نیاز بخشی Field propertices شبکه طراحی جدول را به طور مناسب تغییر دهید
خصوصیات فیلد (صفات فیلد)
می توان با تنظیم صفات یا خصوصیات هر فیلد اطلاعاتی را که وارد آن فیلد می شود محدود کرد. تا اطلاعات بانک سازمان یافته تر و همچنین اطلاعات هر رکورد به طور یکسان وارد شده باشد.
در Table در نمای DaTa shet سربرگ qeneral
* Field sice- این صفت تنها بر روی فیلدهای با نوع داده Text و Number اعمال کرد و می توان ماکزیمم تعداد کاراکترهای تایپ شده فیلد متنی را در این قسمت تعیین کرد.
* Input mask- پوشش ورودی با این صفت می توان قالب ورود اطلاعات داخلی هر فیلد را مشخص نمود.
(9-0) 0- کاراکتر عدد اجباری
(9-0) 9 کاراکرت عدد اختیاری
(A-Z) A کاراکتر حروفی و عددی
a کاراکتر حرفی و عددی اختیاری
(Z- ) A l کاراکتر حرفی اجباری
( A-Z) ؟- کاراکتر حرفی اختیاری
<- تمام حروف بعد از این کاراکتر بصورت حروف کوچک تایپ می شوند.
>- تمام حروف بعد از این کاراکتر بصورت بزرگ تایپ می شوند.
* CapTion- در این قسمت برچسب فارسی فیلد تایپ می شود و بطوریکه در هنگام نمایش جدول در نمای DaTa sheeT به جای نمای فیلد برچسب آن نمایش داده می شود.
* DefaulT value- واحد پیش فرض- می توان مقدار پیش فرض یک فیلد را در این صفت تعیین کرد بطوریکه با ایجاد هر رکورد جدید مقدار آن فیلد بطور اتوماتیک با مقدار پیش فرض تعیین شده تایپ شده می باشد.
* No -Require تهی ، yes پر
با تنظیم این صفت بر روی گزینه yes از تهی بودن یا خالی نگه داشتن اطلاعات هر رکورد یک فیلد جلوگیری می کنیم.
* NalidaTion Rule : برای اعمال یک شرط بر روی فیلد
* TexT NalidaTion : مکمل صفت بالایی- در صورت برقرار نبودن شرط پیغام خطایی ظاهر شود
* index- جهت مرتب سازی اطلاعات هر فیلد می توان این صفت را تنظیم نمود. No- اطلاعات مرتب نشده
* yes DuplicaTe ok- جهت مرتب سازی می تواند فیلد تکراری باشد
* (yes (No DuplicaTe- اطلاعات مرتب می کند ولی تکراری موجود نیست
نکته : برای تنظیم صفات فیلد از نمای Design استفاده می شود. برای تاریخ که بصورت 2 رقم ماه، 4 رقم سال بطور اتوماتیک در فیلد باشد باید در نمای Design قسمت input Mask 00/00/0000 به این صورت تایپ کنید.
فعال : پوشش ورودی بر روی فیلد Name را طوری تنظیم کنید که حرف اول نام بزرگ و سایر حرف کوچک و فرض کنید بزرگترین نام 10 حرف باشد فیلد Field size – 10 و در قسمت inpyt Mask تایپ کنید ؟ >L<
به فرض در جدول دانشجو بطوریکه شماره دانشجویی کمتر از 1000 از کاربر قبول نکند و در صورت ورود یک شماره کمتر از 1000 یک پیغام خطا برای کاربر ظاهر شود.
ValidaTion Rule- 1000= > و TexT ValidaTion – شماره دانشجویی نباید کمتر از 1000 باشد و اگر شماره دانشجویی بین 1000 تا 5000 باشد قبل از اجرا دستور بالا باید Mask inpuT را غیر فعال کرد سپس Rule ValidaTion 500 and 1000 beTween و یا بصورت 500=< and 1000=> تایپ کنید.
اگر برای شماره دانشجویی محدودیت باشد به فرض 5 رقمی باشد و با عدد 85 شروع شود و در غیر این صورت پیغام خطایی نمایش دهد. TaxT ValidaTion شماره دانشجویی باید از 85 شروع شود.
Rule ValidaTion – "* 83"
InpuT Mask – 00000 و آن را اجرا می کنیم.
مرتب کردن و فیلتر کردن در جدول ها:
مرتب کردن: برای مرتب کردن یک جدول یا سایر برگه های داده در بانک اطلاعاتی از یک روش معین استفاده کنید. مرتب سازی رکوردها براساس حروف الفبا در زبان ویژه بانک اطلاعاتی مرتب سازی الفبایی نامیده میشود.
در واقع مرتب کردن یک جدول در نمای برگه داده، تغییر دادن شکل به جدول است نه تغییر شاخص های آن
فیلتر کردن- به معنای عبور دادن داده های منطبق بر معیار یا معیار هاست اکسس این کار را به همان سادگی مرتب کردن انجام می دهد.
برای حذف فیلتر دکمه (Remove FilTer) که در سمت راست دکمه FilTer by selecTion و دو تا بعد از آن قرار دارد را کلیک کنید. برای به کار گرفتن دوباره فیلتر همان دکمه را کلیک کنید.
دکمه Apply FilTer (دکمه ای با آیکنی به شکل قیف) را کلیک کنید با این روش می توانید چیز فیلر را فیلتر کنید.
فیلتر معکوس (مسدود کننده) – عکس فیلتر انتخابی می باشد بطوریکه جزء کلمه انتخابی مابقی نمایش داده می شود.
راست کلیک- FilTer Gxcluding seleTion می توان به این صورت فیلرها را فیلتر کرد. فیلتر بوسیله Form – برای اعمال بستن از یک شرط بر روی رکوردها از یک نوع فیلتر استفاده می شود.
AND: رکوردهای از جدول نمایش داده می شوند که تمام شرط ها را با هم داشته باشند
OR: رکوردهایی نمایش داده می شود که حداقل یکی از شرایط را دارا باشد. مثال: رکوردهایی از جدول دانشجو را نمایش دهید که مدرک تحصیلی آنها لیسانس و محل تولد آنها یزد باشد؟
Table مدرک تحصیلی – FilTer by Form یزد- Apply FilTer یک فرم خام برای، ظاهر می شد که شرطهای FilTer by Form در نوار ابزار دکمه لازم را در این فرم اعمال می کنیم. بعد در نوار ابزار دکمه ای به نام Apply FilTer را فعال کنید تا شرط اعمال شود و لیست فیلتر شده را نشان دهد.
مثال: رکوردهایی از جدول دانشجو را نمایش دهید که مدرک تحصیلی آنها لیسانس یا محل تولد آنها یزد باشد؟
نکته: برای حذف فیلتر اعمال شده دکمه Remove FilTer یک فرم خالی برای ما باز می شود.
و یک شرط- FilTer by Form را وارد می کنید و شرط دوم را وارد کنید و برای اعمال شدن هر دو شرط دکمه Apply FilTer را فعال کنید.
ایجاد index : فهرست ارجاع
کار index- مرتب سازی اطلاعات فیلرها- در نمای Design نوار ابزار index به شکل رعد و برق می باشد. اگر داخل جدول کلید اصلی داشته باشید اطلاعات فیلتری که بعنوان کلید اصلی می باشد بطور اتوماتیک مرتب یا Sort می شود.
مثال: بر روی فیلد Name یک index ایجاد کنید بطوریکه محتویات آن فیلد بصورت صعودی مرتب شود؟
در نمای Design روی کلید index کلیک کنید پنجره ای باز می شود در قسمت Name index – نام آن را تایپ کنید.
[Name] در Name آن فیلدی که می خواهیم اطلاعاتش index شود را انتخاب می کنیم.
ایجاد index مرکب:
مثل روش index قبلی فقط در ستون Field Name علاوه بر Name . ( Name و نام خانوادگی ) را اضافه کنید.
حذف index: کادر index را باز کنید مورد اعمال شده را انتخاب و DeleT کنید.
روش ارتباط دو جدول:
با کلیک بر روی دکمه RelaTion ship ( به شکل 3 کامپیوتر در کنار هم) پنجره ای به نام Table show باز می شود و سپس دو جدول یا جداول مورد نظر انتخاب و روی Add کلیک کنید.
در دو جدول فیلدهای که به هم ارتباط دارند مانند دو جدول عضویت و امانات در کتابخانه سپس روی خطی که ارتباط برقرار شده – دابل کلیک کنید پنجره ای به نام RelaTion ship EdiT باز می شود.
Enforce RefrenTial inTeyriTy – با فعال کردن گزینه از خطای کار بر هنگام ورود اطلاعات در جدول دوم جلوگیری می کند
Cascade updaTe RelaTed Filed- با فعال کردن این گزینه هرگونه اصلاح در جدول اول صورت گیرد به طور اتوماتیک تمام رکودهایی که با آن رکورد اصلاحی در ارتباط باشد اصلاح می شوند.
Cascade DeleTe RelaTed Records- هر گونه حذف بطور اتوماتیک تمام رکودهایی که با آن رکورد حذفی در ارتباط باشد اصلاح می شود.
بعد از ایجاد ارتباط علامتهای 1+، قبل از رکوردهایی ایجاد می شود که کلید برروی این علامتها کتابهای که آن فرو گرفته است مشاهده کنید.
برای حذف ارتباط- روی خطی که ارتباط برقرار شده کلیک می کنیم تا کل خط ضخیم شود (پررنگ) بعد Delet صفحه کلید را فشار دهید و یا روی خط راست کلیک کنید و Delet کنید.
یافتن داده ها:
فیلد مورد نظر را کلیک کنید و دکمه یافتن ( Find) بر روی نوار ابزار کلیک کنید. دکمه Fild آیکونی به شکل یک دوربین دو چشمی دارد.
درجعبه متن Find whaT- حروف ( که مشابه زیاد دارد ) به مثال Li را دارد کنید جعبه ترکیبی MaTch را باز کنید و گزینه sarT of Ficld را انتخاب کنید دکمه Find NexT را کلیک کنید اکسس نخستین ورودی در فیلری مورد نظر که با دو حروف "Li" شروع می شود را پیدا می کند.
نکته: به جای یافتن (Find) می توانید از تسهیل یافتن و جایگزین کردن (Find and Replace) نیز استفاده کنید. این امکانات تقریباً مشابه همان تسهیل در وردود (word) می باشد.
احتیاط های لازم در کادر با Find
* یافتن در کل یک جدول ( در مقایسه با یک فیلد واحد) می تواند زمان زیادی را تلف کند.
* جستجو برای یافتن یک فیلوث خص شده نسبت به یک فیلدث خص نشده بیشتر طول خواهد کشید اگر طراحی شما به گونه ای است که مرتباً فیلد را جستجو می کنید، آن را در نمای طراحی جدول شاخص کنید.
* یافتن (جایگزین کردن می تواند بسیار خطرناک باشد برای مثال اگر بفهمید که LoNo به اشتباه LiNo وارد شده است و بخواهد Li را بیابید، با Li جایگزین کنید چنانچه Replace All را انتخاب کرده باشید LiNo را با LoNo جایگزین می کنید مگر اینکه معیارهای جستجو را خیلی دقیق معین کرده باشید و از این تسهیل با دقت استفاده کنید.
پروس و جرها ( Query)
روش ویزارد پرس و جو- در نوار Query – objecT را انتخاب کنید بر روی گزینه by using Query objecT creaT دابل کلیک کنید.
از داخل کادر Query – جدول مورد نظر را انتخاب کنید و با استفاده از کلید > نام فیلرهای مورد نظر را انتخاب می کنید NexT را کلیک کنید در پنجره باز شده فیلمهای که انتخاب کرده اید می توانید DeTail – رکوردها را نمایش می دهد و گلچین نمی کند.
Sum Mavy- یک شرط یا گزارش می گیرد NexT را انتخاب و نام Query را پنجره بعدی تایپ کنید.
Open The Query To view in For maTion – معیار یا رکوردها و فیلدها نمایش داده می شود.
ModiFy The Query design- برای تغییر ساختار Query ( کم یا زیاد کردن فیلدها)
نکته: هر گاه در جدول Query یک رکورد جدید وارد می کنید. به جدول اصلی این رکورد اضافه می شود یعنی Query با جدول اصلی در ارتباط است.
روش Design پرس و جو:
در نوار creaT Query in Design view – Query , objecT انتخاب جدول مورد نظر و Add را کلیک می کنید در جدول باز شده روی فیلدهای مورد نظر دابل کلیک کنید اطلاعات را Save کنید و برای Query یک اسم می گذارید با استفاده از دکمه pun به شکل علامت تعجب در نوار ابزار محتویات Query را مشاهده می کنید.
شاید مکرر ترین کاربرد پرس وجوها استفاده از معیارهای پرس وجو برای انتخاب رکوردهای مشخص است. این امکان بسیار شبیه فیلتر کردن در نمای Design است. در حقیقت بین اکثر پرس و جوها فقط تفاوت کوچکی وجود دارد.
Access را اجرا کنید و بانک اطلاعاتی که ساخته اید را باز کنید ( به فرض در Table جداولی به نام امانات و عضویت و کارمند ایجاد کرده اید.
یک معیار از جداول کارمند ایجاد کنید بطوریکه رکوردهای را نمایش دهد که مدرک تحصیلی آنها لیسانس باشد.
Query in Design view – Query creaT – show Table- جدول کارمند را انتخاب. Add را کلیک کنید برای بستن جداول پرس و جو close را کلیک کنید سپس روی عنوان ( جدول کارمند) کلیک کنید- فیلدهای مورد نظر را با عمل درگ به پایین انتقال دهید.
در زیر فیلد مدرک ردیف criTeria – لیسانس را تایپ کنید و save کنید Run را اجرا کنید یک جدولی باز می شود که همه کارمند هایی که مدرک لیسانس دارند شما می توانید مشاهده کنید.
نکته: بعد از ایجاد تغییرات بر روی معیار موجود اگر خواسته باشید معیار را با نام دیگری ذخیره کنید بطوریکه معیار قبلی از بین نرود از منوی فایل ( File) گزینه save as را انتخاب و نام جدید را وارد کنید و ok را انتخاب کنید.
کاراکترهای عمومی و کلمات کلیدی BeTween , Like
کلمه کلیدی Like ترکیب شده با کاراکتر عمومی ستاره و دقیقاً رکوردهای منطبق را بر می گرداند. کلمه کلیدی Like به تنهایی رکوردهایی را بر می گرداند که به گمان موتور Access به مثال شما ترکیب می باشند.
برای مثال: یک معیار از جدول کارمند ایجاد کنید به طوری که با اجرای آن دو کادر پشت سرهم اجرا شده کادر اول مقادیر از سابقه خدمت را پوشیده و در کادر دوم مقادیر تا سابقه خدمت را گرفته و سپس اطلاعات را نمایش دهید.
مثل مراحل قل اجرا می کنیم در قسمت creTeria] تا سابقه خدمت[ and ( تا سابقه خدمت) and ( از سابقه خدمت) BeTween را تایپ کنید. برای اضافه کردن رکوردهای یک جدول داخل بانک به جدول دیگر داخل همان بانک یا بانک دیگر ماند معیار پایین انجام می شود.
UpdaT Query: جهت اصلاح و ویرایش محتویات فیلدها استفاده می شود.
Append Query: معیارهای مورد نظر را انتخاب کنید. Query Append Query در Table Name نام جدول را دارا کنید.
CurrenT DaTa Base o- جدول داخل همین بانک وارد می کنید.
Another DaTa Basecd: به جدول دیگری بانک وارد می کند.
File Name: آدرس بانک دوم را وارد کنید برای مثال Mdib و نام بانک F./
نکته: اگر آدرس نداشتید در قسمت Brows آدرس را پیدا کنید.
عبارات معیارهای پرس و جو
BeTween #12/1/98 and #2/3/99#
تمام تاریخها از 98/1/12 تا 99/3/2
In(Mary , Lovise , Annie)
رکوردهای حاوی Lovise , Mary یا Annie
(علامت های نقل قل با یک فاصله آنها 1)
رکوردهای حاوی یک جای خالی
Is Null
رکوردهای بدون ورودی (فیلد خالی)
"cas , Te" Like
رکوردهای حاوی cas سپس یک کاراکتر در ادامه c2
"*s" Like
به s خاتمه می یابد ( به بزرگ و کوچکی حروف حساس نیستند)
1000
کمتر از 1000
1000
برابر با 1000
"r*" Like
با V شروع می شوند ( به بزرگ و کوچکی حروف حساس نیستند)
عبارت
مقدار برگشتی
"[A-C]??"Like
بایتی از حروفA تا شروع می شود و 3 کاراکتر دارد

هر چهار کاراکتری
Len([surname])=val(14)
هر نام خانوادگی 4 کاراکتری

فرم ها: (Forms):
روش های ایجاد Form : 1- AuTo Form 2- wizard 3-design
objecT Forms در پنجره Form کلید New ( نوار ابزار) Autororm: columnar در هر لحظه یک رکورد دیده می شود
Auto Form: Tabalar: در یک لحظه چند رکورد به طور همزمان مشاهده می شود.
DaTa sheeT: Auto Form: دقیقاً مانند یک جدول در نمای DaTa sheeT نمایش داده می شود.
ایجاد Form به روش wiZard:
یک فرم از جدول کارمند ایجاد کنید بطوریکه حاوی فیلر های شما پرسنیلی: نام ، نام خانوادگی، سابقه خدت باشد(wizard)
Forms CreaT Form by using wizard Table / Queries karmand NexT صفحه ای باز می شود ( مدل فرم را انتخاب طرح فرم را انتخاب NexT whaT Field you want your Form? Finish را کلیک کنید.
Sub Form : ایجاد زیر فرم: نیاز داریم فرم اصلی در فرمهای دیگر قرار بگیرد ابتدا از فرم اصلی یک کپی بر می داریم. سپس از آن چیزهای اضافی را حذف می کنیم و آن به شکل دلخواه طراحی می کنید.
سپس از طریق Tool box کلید Sub Form را انتخاب و نام فرم اصلی را انتخاب کرده و رکوردی که در فرمهای دیگر مشابه است را انتخاب کنید و ok را کلیک کنید.
ایجاد Form به روش Design
New Design view karmand انتخاب فیلد های لیست بوسیله عمل دراگ Save Form ok
تغییر ساختار فرم
ورود اطلاعات Form تغییر ساختار دوم Design
تغییر ساختار فرم یک سری تغییرات مانند یک تغییر مکان فیلدها به سلیقه کاربر
2-اعمال رنگ زمینه یا یک تصویر به فرم
3-قرار دادن دکمه های فرمان بر روی فرم می باشد.
اجزاء فرم
1- Form Header 2-DeTail 3- Form FooTer
اگر Header /FooTer نبود در قسمت نوار منو View Form Header… کلید متون ثابتی که می خواهیم در کلیه رکوردهای فرم ظاهر شود در قسمت Form Header می نویسیم.
در قسمت DeTail کلیه فیلدهای فرم قرار دارد
کلیه متون ثابتی را که می خواهیم در پایین صفحات فرم تکرار شود در Form FooTer می نویسیم.
FooTer از یک جعبه ابزار به نام Tool box استفاده می شود
در نوار ابزار
Lable Aa: با عمل دراگ در قسمت Header قرار می دهیم و درون آن تایپ می کنیم.
دکمه Texbox as: از جعبه Tool box در داخل Footer ایجاد می کنیم و برچسب آن را جذف می کنیم و روی دکمه Tool box ایجاد شده کلیک راست و propertic در سربرگ DaTa گزینه ConTNol soerc تایپ می کنیم =counT ([ persond ID]) نمایش ساعت و تاریخ جاری در فرم
ab یک Tex box در ناحیه FooTer ایجاد می کنیم و بر حسب را حذف می کنیم. روی سربرگ کلیک راست و properTic در سربرگ Data گزینه conTol Sourc تایپ می کنیم () Now= مساحت و تاریخ جاری
=Time ( ) ساعت جاری ( ) DaTa= تاریخ جاری
در قسمت FooTer در نوار ابزار Tool box را باز می کنیم و Command BuTlons را از Tool box انتخاب و در قسمت FooTer رها می کنیم پنجره ای به نام wizard
Command BuTlons باز می شود و Form opTions را از قسمت caTe gories انتخاب و در قسمت AcTions گزینه close Form را انتخاب و Next در مرحله بعد اگر خواسته باشیم دکمه متنی باشد TexT را انتخاب می کنیم داخل کادر تایپ می کنیم
NexT Finish
حذف دکمه Close:
در نمای Design در مربع سمت چپ خط کش دابل کلیک می کنیم پنجره ای به نام Form باز می شود در سربرگ Format گزینه Close BuTon را No تنظیم می کنیم.
ساخت دکمه ذخیره رکورد مانند مرحله قبل
CaTe gories / Record opTion/ AcTion / save Record/ NexT/ Finish/ ذخیره رکورد NexT / TexT
ساخت دکمه رکورد جدید:
CaTe gories / Record opTion/ Add New / Record/ NexT/ Finish/ رکورد جدید NexT / TexT
چاپ فرم
PvinT Rang/ : نام پرینتر را انتخاب File print / Name از صفحات انتخابی چاپ کند. : opages Forms رکوردها oAll
برای پرینت گرفتن چند رکورد خاص OselecTed Record
ایجاد Query از روی فرم ایجاد شده:
ok/ انتخاب فرم ذخیره شده / Form /New / AyTo Form columnur
طراحی صفحه معرفی بانک:
objecT / Form / creaT Form in Designs
بعد از باز کردن فرم عدسی را بر روی زمینه Form اعمال کرده به کمک دکمه as Lable متن را در زمینه Form تایپ می کنیم و سپس Save کرده و نام inpuT را اعمال می کنیم.
جهت تنظیم فرم ورودی بصورتی که در هنگام باز شدن بانک بطور اتوماتیک باز شود به روش زیر عمل می کنیم. پنجره ای باز می شود در قسمت sTarTup /Tools page / Displag Form فرمی که می خواهیم بطور اتوماتیک باز شود را انتخاب می کنیم.
جهت تنظیم اندازه فرم ورودی بصورت Max:
فرم ورودی را در نمای Design باز کرده و مربع کنار خطکش را دابل کلیک کرده و در سربرگ EvernT را کلیک کرده پنجره ای باز می شود که: coud Builder را انتخاب می کنیم. در این صورت محیط ویژه دال بیسیک باز می شود. در نیمبره باز شده در خط دوم زمان Docund با گذاشتن. (نقطه) لیست فرمان ها باز می شود از این کادر Max را انتخاب می کنیم و Save می کنیم در این صورت با باز کردن Access فرم ورودی بصورت Max باز می شود.
زمان دادن بر فرمها: ( بسته شدن خود به خود فرم و باز شدن فرم در حال)
روی مربع کنار خط کش کلیک ورودی تب code Builder/ ok / onclose /EvenT محیط برنامه نویسی باز شود و بین دو خط فرمان تایپ می کنیم
* do cmd . open Form ?? ??
داخل نام فرمی که می خواهیم باز شود را تایپ می کنیم.
بسته شدن فرم: روی مربع کنار خط کش دابل کلیک در بت /EvenT code Builder در محیط برنامه نویسی تایپ می کنیم.
Do cmd . close
برای تایپ کردن زمان:
در محیط برنامه نویسی تایپ می کنیم
do cmd . Timer InTerval
زمان را تایپ می کنیم مثلاً برای 7 ثانیه باید تایپ کنیم 700 چون زمان به میلی ثانیه است.
محقی کردن نوارهای ابزار و همچننی گزینه های نوارمند:
‏tools / sTarT up…/ Display DaTa Base window
اگر تیک را برداریم پنجره اصلی بانک مخفی می شود ( 7 جزء)
Display StaTus Bar
اگر تیک را برداریم نوار وضعیت حذف می شود.
نوار ابزار پنجره حذف می شودAllow BuiTl in Tool Bars
Allow Tool Bar / Menu changs
دکمه نوار ابزار که داخل منوها می باشد غیر فعال می شود.
Allow Fooll Menus
اگر تیک را برداریم در نوار منو آیتم های مهم را حذف می کند.
Allow DeFuTl shurT cuT Menus
میانبرهای صفحه کلیدی منو را حذف می کند
use Access specid key
طراحی صفحه مصرفی بانک:
objecT / Form / creaT Form in Desigs
باز کردن فرم عکسی را روی زمینه Form اعمال کرده و به کمک دکمه as lable متن را در زمینه فرم Form تایپ می کنیم و سپس save کرده به نام inpuT را اعمال می کنیم. جهت تنظیم فرم ورودی بصورتی که در هنگام باز شدن بانک بطور اتوماتیک باز شود به روش زیر عمل می کنیم.
Tools / sTooT up
پنجره ای باز میشود در قسمت بالا Page …. / Display form
(ورودی) فرمی که می خواهیم به طور اتوماتیک باز می شود را انتخاب می کنیم.
حذف نوار پیمایش رکورد
در سمت چپ خط کش افقی مربعی هست که روی آن دابل کلیک می کنیم پنجره ای به نام فرم باز می شود در سربرگ format
Navigation Butions / No/
(No) باید تنظیم شود. باعث حذف نوار پیمایش افقی می شود.