یک مدل تصادفی مربوط به تصمیمات استراتژیک

"یک مدل تصادفی مربوط به تصمیمات استراتژیک"
مقدمه:
دراین فصل مطالب ارائه شده در فصول گذشته را برای ارائه و تهیه مدل تصادفی مورد تحلیل قرار می دهیم. در این رابطه متغیرهای تاثیرگذار و مهم را در مدل بررسی کرده و می توان میزان خطرپذیری را با توجه به متغیرهای اطلاعاتی و نحوه بر هم کنش و اثر متقابل آنها تحلیل می کنیم.
ـ مدل تصادفی: تصمیمات استراتژیک
ما تلاش می کنیم عوامل تاثیرگذار در تصمیم گیری را برحسب متغیرها تهیه کرده و ارتباطات بین آنها را تعیین کنیم. تلاش ها در جهت ارائه و تکمیل مدل یکپارچه و پیشرفته است. این امر با درنظر گرفتن متغیرهای مهم و تاثیرگذار در چهار فهرست قابل ارائه است که این موارد دارای ویژگیهای مشترکی هستند. این موارد بشرح زیر هستند.
ـ ویژگیها و خصوصیات محیطی: این متغیرها مربوط به ماهیت ساختار هستند و بر چهارچوب سازمانی آن می توانند تاثیر داشته باشند.
ویژگیهای واحد "بخش" تصمیم گیری: متغیرهای زیادی در ارتباط با این موضوع وجود دارند که می توانند در فرآیند تصمیم گیری تاثیرگذار باشند.
ـ ویژگیهای اطلاعاتی: این متغیرها با ابعاد و مقادیر کمی ارتباط دارند که در این رابطه اطلاعات و سیستم اطلاعاتی مرتبط با آنان به گونه ای طراحی شده اند که بتوانند از فرآیند تصمیم گیری استراتژیک حمایت و پشتیبانی کنند.
90101 ویژگیهای محیط کاری "کاربردی":
فرآیند انجام هر تصمیم گیری نمی تواند بدون وجود فضای کاربردی قابل پیاده سازی نیست. این فرآیند به منظور تحقق علاوه بر محیط پیاده سازی به عواملی نیز نیازمند است. مهمترین این موارد بشرح زیر هستند.
ـ محیط و فضای خارجی: تقاضا و درخواستها برای دریافت هر نوع خدمات می تواند سبب اعمال فشار و تنش بر محیط شود و بدنبال آن فضای بازار و شرایط حاکم برآن و میزان تقاضای مشتری تاثیر می پذیرند. در این رابطه برخی آژانسها و نمایندگی ها می توانند سبب تشویق و ترغیب فعالیتهای سازمانی و تحولات درون آن شوند.
ـ محیط سازمانی: درحین فرآیند سازمان دهی، چهارچوب کاری از جمله عوامل مهم و کلیدی در این رابطه هستند. میزان ارتباطات و بر هم کنشهای داخلی می توانند عملکرد حفاظتی و پشتیبانی از فعالیتهای مدیریتی را انجام دهد. اهداف و سیاستها برپایه محیط کاربردی و عملیاتی تعیین می شوند.
90102 ویژگیها و خصوصیات یک تصمیم ویژه
هر فرآیند تصمیم گیری استراتژیک برحسب ویژگیهای سازمانی تعیین می شود. این خصوصیت واحد و منحصر بفرد را می توان بصورت زیر طبقه بندی کرد:
1ـ ماهیت مشکل استراتژیک، این امر دارای 2 بخش است،
ـ مقیاس و وسعت مساله بستگی به تصمیمات استراتژیک و ابعاد سازمانی دارد. این امر را می توان معمولاً برحسب میزان تاثیرگذاری منابع تعیین کرد. در این رابطه متغیر زمان و میزان در دسترس آن در تصمیم گیری از جایگاه ویژه ای برخوردار است.
ـ میزان پیچیدگی و تفاوتهای برپایه تعریفی که از یک مساله استراتژیک ویژه صورت می گیرد تعیین می شود. در این رابطه خصوصیات و ویژگیهای محیط و شرایط کاری می توانند سریعاً ماهیت و محتوای تصمیم را تغییر دهند. نظر و عقیده مرتبط با آن می تواند از یک هفته تا هفته دیگر دچار تغییر شود. بازار می تواند در عرصه رقابت بین ارائه کنندگان محصولات می تواند در نرخ سرعت تغییرات اثرات قابل توجهی داشته باشند.
2ـ عوامل مربوط به تصمیم گیری می توانند در رابطه با هر نوع تصمیم استراتژیک تغییر کنند، باتوجه به تعداد متغیرها حالات و روشهای گوناگون قابل استفاده هستند و می توان در رابطه با هر موضوع چندین راه حل را ارائه داد. مثالهایی از این عوامل مهم بشرح زیر هستند.
ـ کیفیت تصمیم گیری در رابطه با سازمان.
ـ میزان قابلیت انحراف و اشتباه در هر بار تصمیم گیری
ـ گسترش و توسعه واحد تصمیم گیری از نظر تعداد اعضاء که می تواند نتایج قابل توجهی بدنبال داشته باشد.
ـ زمان و منابع مربوط که در یک فرآیند برای حل کردن یک مساله بکار گرفته می شوند.
90103 ویژگیهای واحد تصمیم گیری:
ویژگیهای متنوع و گوناگونی در رابطه با واحد تصمیم گیری وجود دارند. این عوامل می توانند در سطوح مدیریتی گوناگون تاثیرگذار باشند، ورودی و خروجی فرآیند بشرح زیر است:
ـ مهارتها و کارآیی می تواند در مرحله اول انتخاب و فرآیند تصمیم گیری، تاثیرگذار باشند.
ـ مهارتهای فردی می تواند سبب شود که بهره برداری از امکانات بصورت بهینه انجام شود این منابع و امکانات می توانند در روش شناسی های بکار گرفته شده بصورت مناسب بکار گرفته شوند.
ـ مسیر ثبت اطلاعات مربوط به موفقیتهای قبلی و آسیب مربوط به آن می تواند در ارائه راه حل موثر و کارآمد واقع شوند.
ـ دو گروه مهم مربوط به این عوامل بشرح زیر است:
1ـ گروه یا فرد: تصمیمات استراتژیک شباهت زیادی به تلاش گروهی دارد، در این تصمیمات هدف نهایی بر نائل شدن به موفقیت در سازمانهای خاصی است. در این موارد فرآیند تصمیم گیری و قاعده مند کردن اطلاعات از ارزش قابل توجهی برخوردار است.
2ـ ویژگیها و خصوصیات فردی: دانش، مهارتها، تجربه و توانمندی ها می توانند در تصمیم گیری نقش تعیین کننده ای داشته باشند. این متغیرها بسیار ت؟اثیرگذار هستند. در بسیاری از حالات ویژگیها و حالات می توان گروهی از حالات را در نظر گرفت. به این شیوه می توان اثرگذاری ویژگیها بصورت مطلوب شکل داد.
ـ ویژگیهای اطلاعاتی:
اطلاعات می توانند ارتباط معقول و منطقی بین عوامل مختلف برقرار کنند و در واحد تصمیم گیری نقش مهمی داشته باشند. برخی از ویژگیهای مهم و تاثیرگذار بشرح زیر هستند.
ـ انواع و کیفیت اطلاعات مربوط به اطلاعات و نتایج موجود.
ـ کیفیت این اطلاعات.
ـ هزینه های افزایشی که می توانند سبب بهبود کیفیت و کمیت اطلاعات شوند.
اطلاعات می توانند در اطمینان به تصمیمات و نتایج آنها از نظر تفکرات داخلی و خارجی مهم و ارزشمند باشند. این عوامل در سیستم های اطلاعاتی از جایگاه ویژه ای برخوردارند و می توان به کمک آنها مکانیسم های مربوط به ابزار و امکانات را تعدیل کرد.
ـ اثر متقابل ویژگیها و خصوصیات
چهار عنصر مهم و اصلی در رابطه با پیشرفت و تکامل چهارچوب کاری در مورد تصمیمات استراتژیک وجود دارد، باید بر اهمیت این عوامل تاکید کرد و بیان کرد آنها نباید بصورت مستقل بکار گرفته شوند بدین ترتیب با بهبود فرآیند، اقدامات مرتبط با آن دچار پیچیدگی بیشتری می شوند. در زمان تصمیم گیری باید بر اثر این عوامل در چهارچوب کاری و محیط تصمیم گیری توجه ویژه ای داشت. متغیرهای بسیار متنوعی وجود دارند که متاسفانه امکان دخالت آنها بصورت تمام و کمال وجود ندارد. همین طور برخی از آنها بدلیل پیچیدگی هایی که به همراه دارند برخی اوقات نادیده گرفته می شوند. در فرآیند تصمیم گیری، علاوه بر وضعیت فعلی باید وضعیت آینده و بعدی در نظر گرفته شود. این امر می تواند در مسیر پیشرفت و تکامل طرح و تغییرات بعدی بسیاری کارآمد ظاهر شود. در این زمینه انطباق و هماهنگی این متغیرها از جایگاه ویژه ای برخوردار است. نکته نهایی و مهم در این مدل مربوط به جهت گیری یکسان همه متغیرها و عوامل است. بکارگیری این دیدگاه می تواند توسط فرد تصمیم گیرنده، سبب کارآمدی تصمیم و تغییرات اعمال شده شود. استراتژی سازمانی که در همه موارد نقش کلیدی دارد، بوسیله برخی عوامل همواره محدود می شود. این امر سبب می شود تا تغییرات با روند و سرعت کمتری اعمال وند. تمایل در ایجاد تغییرات در جهت همگرایی عوامل موثر و افزایش ارتباطات بین آنها می باشد. مهمترین تاثیری که این عوامل می تواند بدنبال داشته باشند مربوط به دستیابی به کنترل کارآمد سیستم است. با اعمال اثر این متغیرها کارآمد می توان تاثیر تصمیمات اخذ شده را در محیط کاری خارجی بیشتر کرد.
ـ ارتباطات خطرپذیری با مدل
تعریف و توضیح خطرپذیری بصورت عمومی در یک مدل سبب بهبود مدل در همه ابعاد کاربردی آن می شود. مراحل نهایی مربوط به فرآیند تصمیم گیری و میزان تاثیر آن بر فرآیند مربوط در شکل 2ـ9 نشان داده شده است. در مواجه شدن با محیط کاری و سازمانی و در حالت تصمیم گیری، عدم قطعیت و خطرپذیری نقش تعیین کننده ای دارد. برخی از نتایج حاصله می توانند ناشی از تغییرات در شرایط محیطی باشند. بعنوان مثال تغییرات بعدی از نقطه نظر برخورد با مشتری و مصرف کننده و میزان استقبال او، به سختی قابل پیش بینی است. ویژگیهای یک تصمیم ویژه نظیر میزان پیچیدگی آن می تواند بر خطرپذیری طرح و تصمیم صورت گرفته اثرگذار باشد. ورودیها می توانند بصورت گروهی در فرآیند و نتایج حاصل تز آن اثر داشته باشند. سیستم های اطلاعاتی در فراهم کردن سطح آگاهی و اطلاع قابل قبول برای تصمیم گیرنده از جایگاه ویژه ای برخوردارند. میزان اثر بخشی و کارآمدی هر فرایند تصمیم گیری با توجه به میزان خطر طرح ارائه شده تعیین می شوند. سه نتیجه نهایی را می توان در این حالت بدست آورد.
خطر واقعی
=
خطر در نظر گرفته شده
خطر واقعی
‹
خطر در نظر گرفته شده
خطر واقعی
›
خطر در نظر گرفته شده
پیچیدگی بیشتر مربوط به ماهیت گذاری خطرات است، این خطرات از میزان اثرگذاری در همه مقاطع زمانی دارای اثرگذاری یکسان نیستند. بنابراین در حالت پیشرفت و توسعه می بایست وارد گوناگون را در نظر گرفت. در محیط های سازمانی میزان خطرپذیری در بالاترین سطح درنظر گرفته نمی شوند.
نظریه و عقیده کلیدی و مهم در رابطه با استراتژی های سازمانی این است که دیدگاه و عملکرد همراه باید در راستای بهینه کردن فرآیند صورت بگیرند. ویژگی مهمی که در شناسائی قاعده و اصول فرضیات مرتبط با خطرپذیری وجود دارد، این است که برهم کنش و اثر متقابل عوامل مهم و تاثیرگذار باید بدقت درنظر گرفته شود و تصمیم گیرنده باید آنها را همواره مدنظر قرار دهد. برخی خطرات و عوامل ایجاد کننده اشتباه همواره و در همه حال وجود دارند و غیرقابل اجتناب هستند.
ـ مدل فضای محدود ـ تصمیمات استراتژیک
نقش اینگونه مدلها را در فصل 8 توضیح دادیم. در این فصل با تمرکز بر مدل Contingency می توان درصد خطر را تعیین کرد. این مدل سیستمی در شکل 3ـ9 نشان داده شده است. ما در ادامه قصد داریم تا به روابط و ارتباطات بین اجزای مختلف تاکید کنیم. سیستم های اطلاعاتی در این رابطه می توانند اثر کاهش دهنده خطر را داشته باشند. این سیستم ها در حالات مختلف می توانند عملکردهای متفاوتی نشان دهند.
ـ تفکیک خطر و جستجوی اطلاعات: مدل خارجی
این مدل می تواند در مراحل مختلف میزان خطرات را نشان دهد. این امر در شکل 4ـ9 نشان داده شده است. اطلاعات می توانند نقش تعیین کننده ای در حفاظت سیستم در برابر خطرات داشته باشند. این امر می تواند حتی در سطح استراتژیک می توانند از عناصر کلیدی تصمیم گیرنده محسوب شوند. با استفاده از تفکیک خطر می توان عوامل ایجادکننده خطر را کاهش داد و تصمیم بهتری را اتخاذ کرد. برای دستیابی به تصمیمی مطلوب و موثر باید شرایط زیر فراهم شود:
ـ آگاهی و شناخت از پیامدهای ممکن.
ـ درک و شناخت توانمندی ها و توالی عملیاتی آنها از نظر اهمیت و کارآیی
ـ احتمالات در رابطه با هر خروجی باید در نظر گرفته شود.
ـ باید از مکانیسم های زیربنایی و بنیادین آگاهی و شناخت کامل وجود داشته باشد و بتوان احتمال رخداد هر یک را در شرایط مختلف تعیین کرد.
میزان کارآیی هر تصمیم با توجه به شناخت از میزان اثربخشی و تاثیرگذاری آن تعیین می شود هر چه دانش و آگاهی بیشتر و بهتری نسبت به عوامل و متغیرها وجود داشته باشد می توان بیشتر به درستی تصمیم اطمینان داشت.
در تفکیک خطر نامناسب دو مورد باید بدقت لحاظ شود،
1ـ شناسائی و جستجوی اطلاعات تصمیم گیرنده باید همواره برای بدست آوردن اطلاعات دقیق و مناسب در حال جستجو و تحقیق و بررسی باشد چرا که وجود اطلاعات صحیح می تواند تضمیم کننده کسب تصمیمی صحیح باشد. در این رابطه نیز فرد تصمیم گیرنده باز هم با خطر اشتباه مواجه است. تصمیم گیری در این سطح دارای 2 ویژگی مهم است.
ـ گسترش و توسعه طرح برای حصول به اطلاعات بیشتر و جامع با توجه به فرآیند تصمیم گیری که در آن درگیر است.
ـ هزینه کل مجموعه و تحلیل که می تواند در نهایت سبب بهبود خطا و اشتباه شود.
چنانکه در فصول قبل ذکر شد، ملاکهای تصمیم گیری تنها با در اختیار داشتن اطلاعات صحیح معنا و مفهوم پیدا می کند.
2ـ انتخاب استراتژی. نتیجه ویژه ای که در این بخش بدست می آید در 3 وضعیت قابل طرح است.
ـ میزان نفوذ و تاثیر زمان و هزینه و سرمایه. این حالت در بسیاری از موارد تصمیم گیری بصورت مشترک درنظر گرفته می شود. در تصمیمات عملی درنظر گرفتن زمان و میزان هزینه بکار رفته از اهمیت ویژه ای برخوردار است. تصمیم گیرنده باید کلیه عوامل را با یکدیگر مقایسه کرده و حتی میزان حداکثر خطر و آسیب را در تصمیم خود لحاظ کند. این خطرات شامل موارد زیر هستند:
ـ خطر رای بودن فرد تصمیم گیرنده. این حالت سبب می شود تا فرد با وجود عدم دارابودن اطلاعات مناسب و کافی برنظر و عقیده خود اصرار کرده و سعی می کند بمنظور ایجاد تحول آن را عملی کند.
ـ نادیده گرفتن "حذف کردن" فرد تصمیم گیرنده: این حالت اکثراً بدلیل عدم شناخت کافی از جایگاه این فرد صورت می گیرد و سبب خواهد شد میزان خطرات در رابطه با تصمیم گیریها بشدت افزایش یابد.
در هر دو حالت فرد تصمیم گیرنده باید در رابطه با اتخاذ تصمیمات استراتژیک دقت ویژه ای اعمال کند. با تفکیک مطلوب و موثر عوامل ایجاد کننده خطر و دقت در نقش آنها می توان از وقوع رخدادهای ناخواسته و نامطلوب جلوگیری کرد.
ـ تفکیک و دقت مناسب در رابطه با میزان
فرد تصمیم گیرنده باید جمع بندی موثر و مفیدی از خطرات مربوط به هر وضعیت داشته باشد تا بتواند در برخورد با حالات گوناگون بهترین تصمیم را بگیرد. دو عملکرد مهم در این رابطه بشرح زیر هستند:
1ـ انتخاب استراتژی: این امر مهمترین عامل در رابطه با ارزیابی و سنجش میزان خطر است. تصمیم گیرنده می تواند با درنظر گرفتن حالت تصمیم گیری و شرایط موجود و حاکم بر محیط می تواند میزان خطر را تا حد مطلوبی کاهش دهد. در این رابطه تحلیل و ارزیابی مطلوب برای فرد امر ساده و آسانی نیست. در این مرحله باید با انتخاب استراتژی مناسب بتوان معیار و ملاک ارزشمند و قابل قبولی را ارائه داد. خطرات اصلی که می توانند یک امر تصمیم گیری را تمدید کنند مربوط به شناسائی درست و صحیح استراتژی ها و بکارگیری مناسب انهاست. نحوه قضاوت فرد درباره اهمیت استراتژی ها و اولویت بکارگیری آنها کیفیت و دقت تصمیم او را تعیین می کند.
2ـ تاخیر در انتخاب استراتژی: نتیجه نهایی مربوط به بررسی عوامل مهم و حیاتی در یک تصمیم، به اتخاذ یک تصمیم موثر و کارآمد منتهی می شود. تصمیم گیرنده باید در رابطه با خطرات واقعی و جدی که می تواند طرح را در اثر اعمال این تصمیم تهدید کند، با جدیت و دقت مضاعف برخورد کند. ترتیبها و اولویتها در تصمیم گیری نقش تعیین کننده دارند. ایجاد تاخیر در فرآیند تصمیم گیری می تواند عواقبی را بدنبال داشته باشد. دلایل ممکن برای ایجاد تاخیر در تصمیم گیری بشرح زیر هستند:
ـ برخی تغییرات داخل و خارجی که در محیط و فضای کاری رخ می دهند و می توانند شروع عملیات تصمیم گیری را تحت تاثیر قرار دهند.
ـ بدنه مربوط به یک تفکر و عقیده می تواند سبب اصلاح و بهبود استراتژی شود، در این رابطه زمانبندی طرح از اهمیت زیادی برخوردار است.
ـ فرآیند موردنیاز و ضروری گاهی از نظر حمایت در برابر رخدادها دچار اشکال می شود و سازماندهی دچار تحولات جدی می شود.
هر فرد تلاش می کند تا از مسئولیت پذیری و پذیرفتن مسئولیت خود را رها کرده و اجتناب کند این امر سبب ایجاد تاخیر در فرآیند تصمیم گیری می شود.
Corbin در این رابطه دیدگاهی را مطرح کرده است که مرتبط با پیامدهای حاصل از وضعیتهای تصمیم گیری می باشد، این امر با ارائه دو گروه از دلایل مهم در ایجاد خطا بشرح زیر هستند:
ـ هیچ تفکری در رابطه با آنچه در ازای تصمیم رخ خواهد داد، نداشته باشیم.
ـ امتناع و سرپیچی از تصمیم گیری
Corbon دلایل دیگری را بصورت پیشنهاد مطرح کرد که می توانند سبب ایجاد تاخیر در تصمیم گیری شوند، این موارد بشرح زیر هستند:
ـ دخالت دادن منابع و موضوعات اضافی
ـ بکارگیری منابع موجود اطلاعاتی بصورت ضربه ای و لحظه ای
ـ اراده در جهت بررسی کل فرآیند
ـ انتظار برای دستیابی به هدف نهایی با استفاده از امکانات موجود
Barnard در تحقیق خود برخی از نتایج و پیامدهای مربوط به بکارگیری مهارت مدیریتی عنوان کرده است.
هنر و عملکرد مطلوب در تصمیمات این است که تا حد امکان از ایجاد مشکلات و موانع و سئوالات مرتبط بصورت مشکل جلوگیری شود.