مقدمه :
این شرکت ، شرکت توسعه اندیشه آریا می باشد که تعمیر خودرو در آن انجام می شود بدین صورت است که دراین شرکت خودرو وارد تعمیرگاه شده و افراد معایب خود را به اپراتور مربوطه اعلام می کند و اپراتور نیز آنها را در کامپیوتر ثبت نموده و یک شماره پذیرش به دارنده خودرو می دهد. حال اپراتور براساس معایب درج شده خود را به یکی از سالن های تعمیراتی می فرستد تا تعمیرات در آن سالن روی خودرو انجام شود. حین تعمیرات روی خودرو، تعمیرکار قطعات و لوازم یدکی مورد نیاز جهت تعمیر را از انبار درخواست نموده ودریافت می نماید. بعد از اتمام تعمیرات خودرو به قسمت حسابداری فرستاده می شود و در آنجا با محاسبه قیمت تعمیرات انجام شده روی خودرو فاکتور صادر شده و در آنجا با محاسبه قیمت تعمیرات انجام شده روی خودرو فاکتور صادر شده و مبلغ مورد نظر از مشتری دریافت می گردد و بعد از دریافت مبلغ، برگه خروج خودرو از تعمیرگاه صادر می شود.
که ما در این شرکت بیشتر کارمان ساخت جداول به کمک ACCESS و ایجاد بانک اطلاعاتی برای ثبت اطلاعات موجود در شرکت می باشد.
مفهوم بانک اطلاعاتی
تعریف بانک اطلاعاتی
از بانک اطلاعاتی تعاریف ارائه شده است که تعریف زیر را از همه جامع ترین به نظر می رسد: بانک اطلاعاتی مجموعه ای سازمان یافته از اطلاعات و داده های مرتبط به هم است. داده عبارتند از حقایق و ارقام یک موضوع خاص و اطلاعات عبارتند از نتایجی که از ترکیب داده ها حاصل می گردند.موسسات و سازمان ها معمولاً سیستم های اطلاعاتی، خود را به دو صورت تشکیل داده از آن ها استفاده می کنند.
استفاده از سیستم های اطلاعاتی ساده: در این روش داده های در فایل های جداگانه قررا می گیرند و برای استفاده از داده های موجود در آن فایل، سیستم های جداگانه طراحی می شوند. به این نوع سیستم های اطلاعاتی، سیستم پردازش فایل ها می گویند.
استفاده از بانک های اطلاعاتی: در این روش موجود، به صورت مجتمع یا بانک مورد استفاده قرار می گیرند. در چنین سیستمی کاربر می تواند بدون سردگمی وبا صرف وقتی اندک، اطلاعات مورد نیاز خود را از داده های موجود در مجتمع اخذ کند. امروزه اکثر موسسات و سازمان ها سعی می کنند از این سیستم اطلاعاتی استفاده کنند.
برای پی بردن به تفاوت دو روش ذکر شده به مثال زیر دقت شود.
مثال: موسسه ای داده های مربوط به حقوق کارمندان، بیمه، تنبیه و تشویق را در چهار فایل جداگانه قرار داده برای اخذ خروجی های مورد نیاز، سیستم های جداگانه برای آن ها نوشته است. کار سیستم حقوق، محاسبه دستمزد کارکنان با استفاده از داده های موجود در فایل حقوق، کار سیستم بیمه پردازش داده های موجود در فایل بیمه و کار سیستم های تنبیه و تشویق، پردازش داده های موجود در فایل های تنبیه و شویق می باشد. هر یک از این سیستم ها می توانند خروجی مناسبی را تولید کنند. اما اگر بخواهیم اطلاعات جدیدی مانند آنچه که در زیر آمده است اخذ کنیم، با مشکل مواجه خواهیم شد.
1. کارمندانی که دارای حقوق مشخص بوده به تعداد دفعات مشخصی تنبیه یا تشویق شده اند.
2. کارمندانی که در تاریخ معینی استخدام شده مبلغ خاصی برای بیمه پرداخت کرده اند.
3. کارمندانی که تعداد دفعات تنبیه آن ها بیشتر از تعداد دفعات تشویق باشد و برعکس.
در همه موارد بالا و مواردی مشابه مجبوریم از داده های موجود در دو یا چند فایل استفاده کنیم که کار ساده ای نیست، زیرا ممکن است داده های موجود در فایل ها دارای فرمت یکسانی نباشند. در حالی که اگر این موسسه سیستم اطلاهاتی خود را به صورت بانک اطلاعاتی تشکیل دهد با چنین مشکلی مواجه نخواهد شد.
در سیستم جدید تمامی داده های موجود در فایل های طراحی شده در روش اول، در یک 40فایل بزرگ تر به نام بانک اطلاعاتی قرار گرفته اند که در نتیجه پردازش داده ها و اخذ گزارش های جدید آسان تر خواهد بود.
مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی
مزایای استفاده از سیستم بانک اطلاعاتی به جای سیستم پردازش فایل ها را به صورت زیر می توان برشمرد:
1. جلوگیری از اتلاف حافظه در ذخیره کردن داده ها.
2. ایجاد اطمینان نسبت به گزارش های بدست آمده.
3. اخذ گزارش های جدید ساده است.
4. سرعت پردازش داده ها بالا است.
5. داده ها از سیستم های کاربردی مستقل هستند.
6. تمرکز در مدیریت داده ها به نحود خوبی امکان پذیر است.
معایب استفاده از سیستم بانک اطلاعاتی
بانک اطلاعاتی با همه مزایایش، معایبی نیز دارد که این معایب در مقابل مزایای فوق ناچیزند. از جمله:
1. چون طراحی بانک های اطلاعاتی ساده نیست. متخصصان ماهری جهت ایجاد لازم است.
2. به دلیل متمرکز بودن سیستم اطلاعاتی، امکان آسیب پذیری سیستم زیاد است. یعنی اگر یک قسمت از سیستم از کار بیفتد ممکن است کار بقیه سیستم ها مختل شود.
اجزای تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی
1. کاربران
2. سیستم بانک های اطلاعاتی
3. داده ها موجود در بانک های اطلاعاتی
کاربران، کسانی هستند که به نحوی با بانک های اطلاعاتی سر و کار دارند. بر اساس نوع کاری که کاربران با بانک اطلاعاتی دارند می توان آن ها را به سه دسته تقسیم کرد:
1. مدیر یا مسئول بانک اطلاعاتی
2. برنامه نویسان کابردی یا طراح بانک های اطلاعاتی
3. کاربران نهایی
کاربران نهایی کسانی هستند که حق هیچ گونه تغییر و تبدیل را در بانک اطلاعاتی ندارند بلکه فقط از امکانات آن می توانند استفاده کنند. طراحان بانک اطلاعاتی کسانی هستند که بانک اطلاعاتی را ایجاد نموده اند.
مسئول بانک اطلاعاتی کسی است که حق هر گونه تبدیل وتغییر را در بانک اطلاعاتی دارد. به عنوان مثال اضافه کردن داده های جدید و حذف یا اصلاح داده ها به عهده مسئول بانک اطلاعاتی است. سیسم بانک اطلاعاتی مجموعه ای از برنامه هایی است که نیازهای کاربران را برآورده می کند.
انواع بانک اطلاعاتی
برای سازمان داده ها بین آنها راه های گوناگونی وجود دارد. سه الگوی اصلی، تشکیل سه نوع بانک اطلاعاتی را می دهند.
بانک اطلاعاتی هرمی
در این الگو، اطلاعات به صورت درختی در اختیار کاربران قررا می گیرند. داده ها در بخش هایی به نام قطعه ذخیره می شوند. قطعه بالای ریشه نام دارد. ریشه به صورت رابطه پدر و فرزندی زیرین وصل می شود. قطعه پدر می تواند چندین فرزند داشته باشد، ولی هر فرزند فقط یک پدر دارد.
بانک اطلاعاتی شبکه ای
این شکل، حالت تغییر یافته الگوی هرمی است. این دو الگو به آسانی به یکدیگر قابل تبدیل هستند. در الگوی هرمی می توان یک عامل رابه چند پیوند داد، ولی در الگوی شبکه ای می تواند چندین عامل را به چندین عامل پیوند دارد.
بانک اطلاعاتی رابطه ای
همان طور که می دانید بانک اطلاعاتی مجموعه ای از اطلاعات مربط به هم است که برای هدف خاصی به کار گرفته می شود، مثل نگهداری سیستم کتابخانه و موجودی کالای انبار. دقت داشته باشید که بین واژه های "داده" و "اطلاعات" تفاوت است. داده ها با هم ترکیب می شوند و اطلاعات را به وجود می آورند. وقتی از سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی کامپیوتر، مثل اکسس استفاده می کنید، از بانک اطلاعاتی رابطه ای بهره می برید. در بانک اطلاعاتی رابطه ای، اطلاعات به دسته های مختلفی از داده ها مرتبط به هم تقسیم می شوند که هر کدام در جدول جداگانه در فایل ذخیرده می شوند. جدول ها، اشیای مهمی در قلب بانک اطلاعاتی رابطه ای هستند. اطلاعات در این ذخیره و بازیابی می شوند.
وقتی داده ها در جدول های گوناگونی ذخیره میشوند، می توانید آن ها را به راحتی تغییر دهید. داده هایی را اضافه، حذف یا مشاهده کنید، داده هایی را جست و جو نمایید و آن ها را به صورت خاصی چاپ کنید.
در واقع، مفهوم بانک اطلاعاتی در اکسس، مجموعه ای از اشیا هستند که داده ها را ذخیره دستکاری و بازیابی می کنند. این اشیا شامل جدول ها، تقاضا ها، فرم ها، گزارش ها، ضخامت ، ماکروها ماژول است.
نرمال سازی چیست؟
نرمال سازی، فرایند تنظیم ساختار داده ها است. هدف نهایی نرمال سازی این است که داده های موجود در بانک اطلاعاتی به ساده ترین ساختار آن تبدیل شود، داده های زاید به حداقل برسند، و به طور کلی، فیلدهای داده طوری سازمان دهی شوند که داده ها بطور موثر و قابل انعطاف ذخیره گردند.
نرمال سازی یک و منشا ریاضی پیچیده دارد که شامل مراحل خاصی به نام شکل های نرمال است. هر شکل نرمال، مانعی است که بانک اطلاعاتی باید بر آن غلبه کند تا به مرحله بعدی سرایت نکند. پنج شکل نرمال وجود دارد: شکل نرمال اول، شکل نرمال دوم، شکل نرمال سوم، شکل نرمال چهارم، شکل نرمال پنجم. هر چه شکل نرمال بالاتر باشد. محدودیت تست بیشتر است. شکل نرمال سوم برای بانک اطلاعاتی کافی است.
شکل نرمال اول داده های تکراری را حذف می کند.
در شکل نرمال دوم لازم است تمام داده های موجود در جدول، به موضوع جدول اعمال شود که معمولاً به صورت کلید اصلی نمایش داده می شود. به عنوان مثال، نام مشریان، مستقیماً به فلید کلید اصلی Woerker Number در جدول سفارش کار اعمال نمی شود. لذا این داده باید حذف شود و فلید کوچکی به جای آن قرار گیرد تا رکورد جدول سفارش کار را با رکورد جدول مشتریان پیوند دهد.
شکل نرمال سوم فیلدهایی را حذف می کند که می تواند توسط فیلدها به دست آید. به عنوان مثال، اگر جدول سفارش کار حاوی فیلد Total Cost است که مجموع فیلدهای Labor Cost و Material است. این فیلد باید حذف شود تا شکل نرمال سوم به دست آید.
اجزای بانک اطلاعاتی در اکسس
تعریف رکورد و فیلد
به اطلاعات مربوط یک کارمند دانشگاه، کالای موجود در انبار و دانشجو، یک رکورد گفته می شود. به عنوان مثال، اطلاعات زیر را یک رکورد داشنجو گویند:
نام دانشجو شماره دانشجویی رشته تحصیلی تعداد واحد پاس شده
احمد رضایی 814352 عمران 40
همانطور که می بینید، این رکورد 4 قلم اطلاعات نام داشنجو، شماره داشجویی، رشته تحصیلی و تعداد واحد پاس شده است. به هر یک از اقلام، یک فیلد گفته می شود. بنابراین، رکورد دانشجوی فوق، از چهار فیلد نتکیل شده است. هر فیلد، اطلاعاتی از دانشجو را ذخیره می کند.
مشخصات فیلدها
همانطور که دیدید، فیلد بخشی زا رکورد است که اطلاعات را ذخیره می کند. هر فیلد دارای چهار مشخصه به شرح زیر است:
1. نام فیلد 2 . نوع فیلد 3. توصیف 4. خواص فیلد
برای نام گذاری فیلدها از ترکیبی از حروف الفبا و ارقام استفاده می شود که باید با حروف شروع شوند. مثل FirstName و LastName حداکثر می تواند 64 کارکتر باشد.
نوع فیلد مشخص می کند چه نوع داده ای باید در فیلد ذخیره شود. در اکسس ده نوع فیلد وجود دارد که عبارت انداز:
TEXT(متنی) این نوع داده، از همه متداول تر است و تا 255 کارکتر یا عدد را می پذیرد. این فیلد برای ذخیره داده های ترکیب از اعداد و کاراکتر می رود، مثل آدرس و توضیحاتی در مورد موضوع. اگر فیلدهایی دارید که فقط از اعداد تشکیل شده اند، ولی بر روی آنها محاسباتی صورت نمی گیرد، بهتر است از این نوع انتخاب کنید. به عنوان مثال کدپستی از ارقام تشکیل شده است و معمولاً محاسباتی بر روی آن انجام نمی شود. اندازه پیش فرض آن 50 کارکتر است ولی می توان آن را از 1 تا 255 کارکتر انتخاب کرد. اگر بخواهید بیش از 255 کارکتر را ذخیره کنید از نوع فیلد memo استفاده کنید که در ادامه آمده است. پیش فرض نوع فیلد، TEXT است.
MEMO (توصیف) از این فیلد برای ذخیره متن های طولانی استفاده می شود. به عنوان مثال در رکوردهای مربوط به کارکنان، می توانید توضیحاتی راجع به سابقه کار، اثر بخشی و مهارت های آنان را در فیلد MEMO ذخیره کنید. اندازه این فیلد می تواند از 1 تا 535،65 کارکتر باشد.
NUMBER (عددی) اگر بخواهید بر روی فیلدهایی محاسبات انجام دهید، باید آن ها را به صورت عددی تعریف کنید، مثل فیلدهای مربوط به نمرات، واحد درسی یا معدل دانشجویان. فیلد عددی بر چند نوع است که اندازه آن نیز بر اساس این نوع انتخاب می شود:
* نوع بایت (Byte)، اندازه آن 1 بایت است.
* نوع صحیح (Integer)، اندازه آن 2 بایت است.
* نوع صحیح بزرگ (Long Integer)، اندازه آن 4 بایت است.
* اعشاری (Single)، اندازه آن 8 بایت است.
* اعشاری دقت مضاعف (Double)، اندازه آن 16 بایت است.
* دهدهی (Decimal)، اندازه آن به دقت بستگی دارد.
CURRENCY (پولی) برای دخیره کردن مقادیر پولی، این نوع فیلد را انتخاب کنید، مثل قیمت و هزینه ارائه خدمات، از این فیلد می توان همانند فیلدهای عددی و محاسباتی استفاده کرد. روش نمایش فیلدهای پولی را می توان تعیین کرد. به عنوان مثال، می توان مشخص کرد که اعداد منفی به چه صورتی نمایش فیلدهای پولی را می توان تا 15 رقم در سمت چپ نقطه اعشار و تا 4 رقم در سمت راست نقطه اعشار است. استفاده از نوع پولی به جای نوع عددی، از عدم دقت درگردن کردن ها جلوگیری به عمل می آورد.
AUTONUMBER(عدد خودکار) وفتی این فیلد را انتخاب کنید، اکسس تضمین می کند که محتویات این فیلد در هر رکودر در جدول منحصر به فرد است و می تواند به عنوان کلید مواد اولیه مورد استفاده قرار گیرد. هر وقت رکورد جدیدی وارد می شود، یک مقدار منحصر به فرد برای این تعیین می گردد. دو انتخاب برای این فیلد وجود دارد:
Long Integer و Replication ID . اگر Iong Integer انتخاب شود، باید چگونگی تولید مقادیر رامشخص کنید/ مقادیر به دو صورت ایجاد می شوند. تصادفی (Random) یا افزایشی (Increment).
DATE/ TIME (تاریخ یا زمان) اگر بخواهید رکوردها را از نظر زمانی مرتب ساز کنید، این نوع فیلد مفید واقع می شود. برای محاسبه زمان تلف شده، می توانید از این فیلدها استفاده کنید. فرمت نمایش تاریخ و زمان را نیز می توان تعیین کرد.
YES/ NO(بلی/ خیر) برای فیلدها که دو وضعیت بلی و خیر (درستی و نادرستی) داشته باشند. از این نوع استفاده کنید. معمولاً به جای کادرهای کنترلی ( ) به کار می روند.
OLE OBJECT (شی OLE) وقتی می خواهید شئی را وارد کنید یا به شیئ دیگر اشاره نمایید، از این منبع دیگر اشاره نمایید. از این نوع فیلد استفاده کنید. با استفاده از این فیلد می توانید داده ها را از اشیایی مثل صفحه گسترده اکسل، سند WORD، گرافیک، صوت یا سایر داده های دودویی به دست آورید.
HYPERLINK (ابر پیوند) وقتی می خواهید فیلد به جای دیگری پرش کند یا به اینترنت یا اینترنت وصل شود. آدرس ابرپیوند را در این فیلد ذخیره کنید. این فیلد می تواند شامل چهار پخش باشد که با علامت # از هم جدا می شوند:
* متن نمایشی متنی اختیاری است که با جای آدرس کامل ابرپیوند قرار می گیرد.
* آدرس مسیر URI یا UNC (قوانین نام گذاری بین الملل).
* آدرس فرعی صفحه ای در داخل آدرس وب یا محلی فایل.
* توضیح متنی است که وقتی مکان نما به ابرپیوند می رود، نماش داده می شود و معمولاً راجع به آن پیوند توضیح می دهد.
همه بخش ها، به جز آدرس الزامی اند. ممکن است نیاز به لاآدرس فرعی به شیئی در بانک اطلاعاتی اکسس اشاره کند. هر یک از بخش های ابرپیوند می توانند تا 048و2 کاراکتر باشند و تعداد کل کارکترها می تواند 144و6 باشد. نوع داده ابرپیوند در اکسس 97 اضافه شده است.
LOOKUP WIZARD فیلدی را ایجاد می کند که محدود به لیستی از مقادیر معتبر است. وقتی از این نوع داده را انتخاب می کنید. وایزارد و در ایجاد این لیست به شما کمک می کند و آن را در جدول وصل می نماید. می توانید مقادیر مورد نظرتان را تایپ کنید و یا به وایزارد بگویید که مقادیر را از جدول دیگری بگیرد. از این پس، وقتی مقادیر را وارد جدول ها می کنید، هنگام وارد کردن این فیلد آن مقادیر ظاهر می شوند که از بین آن ها می توانید انتخاب کنید.
توصیف متنی که در این فیلد می نویسید، هدف فیلد را تشریح می کند. وقتی این فیلد را در فرمی انتخاب می کنید، محتویات این فیلد در نوار وضعیت اکسس نمایش داده می شود.
خواص فیلد مشخص می کند که مقادیر چگونه در فیلدها ذخیره و نمایش داده شوند. هر نوع فیلد، مجموعه خاصی را دارا است. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید مقادیر پولی با دو رقم اعشار نمایش داده شوند، و به ازای هر سه رقم علامت کاما (,) ظاهرا شود، علاوه بر این ممکن است بخواهید مقدار پولی گرد شود.
تعیین اندازه فیلدها
متداول ترین فیلدها که در جدول های بانک اطلاعاتی قرار می گیرند. فیلدها متنی و عددی اند. وقتی نوع فیلدی را متنی انتخاب می کنید، اکسس اندازه آن را 50 در نظر می گیرد. برای تغییر اندازه آن، باید عدد 50 را تغییر دهید. روش تعیین اندازه فیلد عددی متفاوت از تعیین اندازه فیلد متنی است. در تعیین اندازه فیلد عددی، باید نام عدد را انتخاب کرد. یعنی وقتی نوع فیلدی عدددی انتخاب می شود، یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید تا اندازه فیلد عددی مشخص شود:
* Byte برای ذخیره کردن اعداد مثبت بین 1 تا 255 به کار می رود.
* Integer برای ذخیره کردن اعداد منفی و مثبت صحیح به کار می رود. بازه این اعداد از 768و 32- تا 768و32 است.
* Long Integer اندازه پیش فرض است که اعدادی بین 2- بیلیون تا 2 بیلیون را نمایش می دهد.
* Single اعدادی ممیز شناور با دقت معمولی را با فرمت IEEE ذخیره می کند.
* Double اعداد ممیز شناور با دقت مضاعف را با فرمت IEEE ذخیره می کند.
* Relication ID برای ذخیره شناسه منحصر به فرد سراسری (GUID) به کار می رود.
* Decimal خوص دقت و مقیاس را برای کنترل اعداد ورودی فراهم می کند.
فیلدهای Auto Number (عدد خودکار) فقط می توانند Iong Integer و Relication ID را بپذیرند.
تغییر اندازه فیلد عددی فقط شیوه ذخیره شدن آن را مشخص می کند، نه نمایش آن را. برای تغییر شیوه نماش عدد، باید فرمت آن را تغییر دهید.
جدول
همانطور که دیدید، یکی از اجزای بانک اطلاعاتی رکورد است و رکورد از فیلدهای مختلفی تشکیل شده است. هر فیلد دارای نوع داده است و در اکسس حداکثر 10 نوع داده وجود دارد.
اما، رکوردها در کجا ذخیره می شوند؟ رکوردهای مرتبط به هم در یک جدول قرار می گیرند. به عبارت دیگر، جدول مجموعه ای از رکوردهای مرتبط به هم است. مثل رکورهای مربوط به اساتید یک دانشکده. هر یک از این مجموعه ها را می توان به صورت یک جدول تنظیم کرد. به عنوان مثال، جدول به رکوردهای دانشجویان در جدول آمده است.
جدول مربوط به دانشجویان
نام دانشجو
شماره دانشجویی
رشته تحصیلی
جنسیت
واحد پاس شده
احمد راستا
زهرا پارسایی
علی علوی
رضا علی زاده
80453266
81463495
80324651
80342192
عمران
کامپیوتر
برق
الکترونیک
مرد
زن
مرد
مرد
40
20
35
30
دقت داشته باشید که هر بانک اطلاعاتی می تواند دارای یک یا چند جدول باشد. معمولاً هر بانک اطلاعاتی از چند جدول تشکیل می شود. هر چه جدول بهتر طراحی شود، عیب یابی بانک اطلاعاتی ودستیابی به اطلاعات سریع تر انجام می گیرد و بازیابی داده ها به خوبی انجام می شود.
عملگر ها در اکسس
عملگردها نمدهایی هستند که عمل خاصی را انجام می دهند. به عنوان مثال، نماد + عمل جمع را بر روی دو فیلد زا داده های عددی انجام می دهد. عملگردها در اکسس برای اهداف مختلفی به کار گرفته می شوند. محاسبات بر روی فیلدها، اعمال قوانین معتبر سازی، تعیین مقادیر پیش فرض، و تهیه معیارهایی برای فیلترها و تقاضاها.
عملگرها برای ایجاد عبارت نیز به کار می روند. هر عبارت ترکیبی از شناسه نام فیلد، توابع، لیترال ها، ثوابت و عملگرها است.
عملگرها در اکسس به سه دسته تقسیم می شوند که عبارت اند از محاسباتی، رابطه ای (مقایسه ای) و منطقی.
عملگرهای محاسباتی این عملگرها برای انجام محاسبات بر روی داده ها مورد استفاده قرار می گیرند از بین عملگرهای محاسباتی، با همه آن ها آشنایی دارید، ولی یادآوری می شود که عملگر Mod متغیر اول را بر متغیر دوم تقسیم می کند و باقیمانده تقسیم را برمی گرداند. تقسیم به صورت صحیح (نه اعشاری) انجام می شود.
عملگرهای رابطه ای: این عملگرها رابطه بین مقادیر را مشخص می کند. به عبارت دیگر، مقادیر را با هم مقایسه می کند.
عملگرهای منطقی این عملگرها، نتیجه دو عبارت منطقی را بررسی می کنند. عبارت منطقی دارای ارزش درستی یا نادرستی یا تهی هستند. عملگرهای منطقی می توانند داده های عددی را به صورت بیتی با هم مقایسه کنند.
پنجره اکسس
به هر طریقی که اکسس را راه اندازی کنید، اجزای تشکیل دهنده این پنجره عبارت انداز:
1. دکمه بستن همانند هر پنجره ویندوز برای بستن پنجره مورد استفاده قرار می گیرد.
2. دکمه کمینه این دکمه اندازه پنجره را به حداقل اندازه ممکن تبدیل می نماید.
3. دکمه بیشینه این دکمه اندازه پنجره را به بزرگترن اندازه ممکن تغییر می دهد.
4. نوار عنوان نام Microsoft Access و دکمه ها بستن، کمینه و پیشینه در این نوار قرار می گیرد
5. نوار منو حاوی منوهایی است که هر کدام گزینه های مختلفی دارند و درجای مناسبی به شرح آن ها خواهیم پرداخت.
6. نوار ابزار حاوی ابزارهایی است که برای کارکردن با بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرند.
طراحی بانک اطلاعاتی
اطلاعات در سیستم بانک اطلاعاتی رابطه ای بین چند جدول توزیع می شود تا ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات بهینه شود. جدول ها به فیلدهای مشترکی ارتباط داده می شوند. به طوری که اطلاعات می توانند به شیوه های موثری استخراج و نمایش داده شوند. اگر بانک اطلاعاتی خوب طراحی شده باشد می تواند ابزار مهمی برای مدیریت بر اطلاعات شخصی یا تجاری باشد، ولی اگر طراحی آن به خوبی انجام نشود، ارزشی نخواهد داشت. هر چه وقت بیشتری در طراحی و تحلیل داده ها صورت گیرد، نتیجه بهتری به دست می آید. وقتی طراحی کامل و مرور شد، به راحتی می توان بانک اطلاعاتی را ایجاد کرد.
فرایند طراحی، با تحلیل کارهایی شروع می شود که برای بانک اطلاعاتی مورد نیاز است. اول باید مشخص کنید که سیستم چه کاری را باید انجام دهد. با کاربران مصاحبه کنید تا به خواسته های آن ها پی ببرید. توجه داشته باشید که فرآیند طراحی یک فرایند تکراری است. وقتی کاربران می خواهند از سیستم جدید استفاده کنند، راجع به ویژگی های آن فکر می کنند، مثل فرم ورود داده ها، تقاضای ویژه، و فیلدهای محاسباتی.
از طرفی دیگر، طراحی باید جایی خاتمه یابد و توسعه بانک اطلاعاتی شروع شود. در این صورت خواسته های دیگر سیستم را می توانید در نسخ بعدی سیستم منظور کنید. فرایند طراحی بانک اطلاعاتی را می توان در هشت مرحله انجام داد که هر مرحله هدف خاصی را دنبال می کند:
1. تعیین کنید که کاربران چه انتظاری از بانک اطلاعاتی دارند و چه داده هایی باید در خروجی ظاهر شوند.
2. توزیع داده ها را برنامه ریزی کنید (چه داده هایی در چه جدول هایی قرار می گیرند).
3. فیلدهای هر رکورد را در هر جدول مشخص کنید.
4. برای هر جدول یک فیلد منحصر به فرد را تعیین کنید تا تضمین شود که هیچ دو رکوردی یکسان نیستند.
5. تعیین کنید که جدولها چگونه با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند.
6. طراحی را با کاربران مرور کنید.
7. جدول ها را ایجاد کرده داده ها را وارد کنید.
8. کارایی بانک اطلاعاتی را تحلیل و بهینه سازی کنید.
ایجاد و تغییر در جدول
در بانک اطلاعاتی رابطه ای، جدول ها نقش مهمی دارند. جدول برای دسته بندی اطلاعات به کار می رود، به طوری که اطلاعات مرتبط در یک جدول قرار می گیرند. در این فصل می خواهیم شیوه ایجاد ساختار جدول و انجام تغییرات در ان بررسی کنیم. بهترین روش برای نیل به این اهداف ارائه یک مثال عینی باشد.
ایجاد جدول
در این بخش به چگونگی ایجاد جدول در اکسس می پردازیم. به نظر می رسد بهترین روش برای آشنایی با شیوه ایجاد جدول ها در اکسس، ارائه یک مثال مناسب باشد.
مثال می خواهیم یک بانک اطلاعاتی از اطلاعات مربوط به دانشجویان، اساتید و دروس گروه های آموزشی یک دانشکده ایجاد کنیم. برای طراح این بانک اطلاعاتی، مراحل زیر را دنبال می کینم.
1. تعیین اهداف بانک اطلاعاتی در این مرحله باید نیازهای کاربران برای تعیین گردد، نمودارها و گزارش های مورد نیاز کاربران مشخص شود. همچنین باید فرم های جمع آوری داده ها تهیه شود. به عنوان مثال، نمونه ای از این فرم ها در شکل آمده است.
2. توزیع داده ها این مرحله، مهمترین مرحله ایجاد بانک اطلاعاتی است که باید جدول های بانک اطلاعاتی مشخص گردند. برای مثال جدول های زیر را در نظر بگیرید:
* جدول Student این جدول اطلاعات عمومی دانشجویان را نگهداری می کند.
* جدول Course این جدول اطلاعات درس ها را نگهداری می کند.
* جدول Group این جدول اطلاعات گروه ها را نگهداری می کند.
* جدول Teacher این جدول، اطلاعات اساتید را نگهداری می کند.
* جدول Type این جدول اطلاعات نوع درس ها را نگهداری می کند.
نمونه ای از فرم جمع آوری داده ها
3. تعیین فیلد جدول ها در این مرحله باید فیلدهای هر جدول تعیین گردد. چون این بانک اطلاعاتی به عنوان بانک اطلاعاتی نمونه می باشد، سعی شد که ساختار آن ساده تر در نظر گرفته شود. هر جدول چند فیلد دارد.
4.تعیین فیلدهای کلید اصلی کلید اصلی برای هر جدول فیلدی است که تضمین می کند که هیچ دو رکوردی یکسان نباشند (در بانک اطلاعاتی هیچ دو رکوردی نمی توانند کلید اصلی یکسان داشته باشند). در جدول Student، فیلد Stno فیلد اصلی است، زیرا هیچگاه دو دانشجو در دانشکده ای یک شماره دانشجوی ندارند، در جدول Course، فیلد CourseNo، فیلد کلید اصلی است، زیرا هیچ دو درسی یک شماره ندارند. در جدول Croup، فیلد CroupCode، فیلد کلید اصلی است ( هیچگاه دو گروه یک شماره گروه را نمی پذیرند).
در جدول Teacher، فیلد Teacher Code، کلید اصلی است ( هیچگاه دو استادی یک کد ندارند) و در جدول Type، فیلد Type ، فیلد کلید اصلی می باشد.
5. تعیین ارتباط جداول جدول Student فیلدی بنام StNo دارد که فیلد کلید اصلی است و جدول Grade فیلدی بنام StNo دارد. پس جدول Grade با جدول Student می تواند ارتباط چند به یک داشته باشد. زیرا، هر دانشجو می تواند چند درس را انتخاب کند. جدول Student، فیلدی به نام Group Code دارد که همین فیلد در جدول Group نیز وجود دارد (کلید اصلی این جدول است). بنابراین جدول Student می تواند با جدول Group ارتباط یک به یک داشته باشد (هر دانشجو متعلق به یک گروه است). جدول Course، فیلدی به نام Teacher Code دارد که همین فیلد در جدول Teacher از نوع کلید اصلی وجود دارد. پس جدول Course با جدول Teacher ارتباط چند به یک دارد (زیرا، یک استاد می تواند استاد چند دانشجو و درس باشد). جدول Course، فیلدی بنام Type دارد که همین فیلد، از نوع کلید اصلی در جدول Type وجود دارد. لذا، جدول Course و جدول Type می توانند ارتباط داشته باشند و ارتباط آن ها چند به یک است (زیرا، چند درس می توانند دارای یک Type باشند) ارتباط جدول برای این مثال، در شکل آمده است.
برای ایجاد جداول مراحل زیر را انجام دهید:
1. گزینه (Ctr1 + N)File/New را اجرا کنید یا دکمه را کلیک کنید. اکنون کادر محاوره New File ظاهر می گردد. در این کادر، گزینه Blank Database را کیلیک کنید تا کادر محاوره File New Databse ظاهر گردد. در بخش File Name این کادر، نام بانک اطلاعاتی را تایپ کنید و دکمه Create را کلیک کنید. با انجام این کار، کادر محاوره Create Databse ظاهر می گردد.
2. دکمه Tables را کلیک کنید. سپس گزینه Table in Design View Create را کلیک مضاعف کنید. به جای این کار، می توانید از دکمه Design استفاده کنید یا کلیک راست نمایید واز منویی که ظاهر می شود Design View را کلیک کنید. در هر صورت کادر ایجاد ساختار جدول ظاهر می گردد این شکل از دو پنجره تشکیل شده است:
* پنجره کوچک بالایی در این پنجره می توان مشخصات مورد نیاز فیلد از قبیل نام قبلد (در بخش Fild Name)، نوع فیلد (در بخش Data Type) و توضیحات اختیاری (در بخش Description) وارد کرد. علاوه بر این ، فیلد کلید اصلی را نیز می توان تعیین کنید.
* پنجره کوچک پایینی در این پنجره می توان خواص هر فیلد را از قبیل انداره، کپشن، فرمت و غیره تعیین کرد.
کادر محاوره New Databse .
در شکل صفحه بعد می توانید ساختار جدول را وارد کنید . به عنوان مثال، مراحل ایجاد ساختار فرم Student که در جدول جمع آوری داده ها آمده است، به صورت زیر است:
1. فیلد StNo را اضافه کنید. برای این منظور، اعمال زیر را انجام دهید.
* StNo را در بخش Field Name تایپ کنید.
* گزینهText را در بخش Field Field انتخاب کنید، زیرا نوع فیلد متنی است.
* عبارت شماره دانشجویی را در بخش Description تایپ کنید.
* مکان نما را به نوار فیلد StNo منتقل کنید و کلیلک راست نمایید و از منویی که ظاهر می شود، فرمان Primary Key را اجرا کنید. با انجام این کار، این فیلد به عنوان فیلد کلید اصلی انتخاب خواهد شد.
* خاصیت Fild Field را به 8 تغییر دهید و در خاصیت کپشن آن عبارت شماره دانشجویی را تایپ کنید. زیرامی خواهیم در عنوان فیلد عبارت شماره دانشجویی قرار گیرد.
* فیلد Fname را به جدول اضافه کنید. برای این منظور، ردیف بعدی جدول را انتخاب کنید و اعمال زیر را انجام دهید:
* Fname را در بخش Field Name تایپ کنید.
* گزینه Text را در بخش Field Type انتخاب کنید. زیرا، نوع فیلد متنی است.
* عبارت نام را در بخش Description تایپ کنید.
* خاصیت Field Size را به 20 تغییر دهید و در خاصیت Capion آن نام را تایپ کنید.
* فیلد Lname را اضافه کنید. برای انجام این کار، مکان نما را به ردیف بعدی جداول انتقال دهید و اعمال زیر را انجام دهید:
* Lname را در بخش Field Name تایپ کنید. گزینه Text را دربخش Field Type انتخاب کنید و عبارت نام خانوادگی را در بخش Description تایپ کنید.
* خواص Field Size و Caption را به ترتیب به مقادیر 20 و نام خانوادگی تعییر دهید.
4. فیلد Id را به جدول اضافه کنید. برای این منظور، مکان نما را به دریف بعدی جدول انتقال داده اعمال زیر را انجام دهید:
* Id را در بخش Field Name تایپ کنید، گزینه Text را در بخش Field Type انتخاب کنید و عبارت شماره شناسنامه را دربخش Description تایپ نمایید.
* خواص Field Size و Caption را به ترتیب به مقادیر 10 و شماره شناسنامه تعییر دهید.
5. فیلد Birth Date را به جدول اضافه کنید. برای این منظور، مکان نما را به دریف بعدی منتقل کنیدو کارهای زیر را انجام دهید:
* Birth Date را در بخش Field Name تایپ کنید، گزینه Date/ Time را در بخش Field Type انتخاب کنید. به جای این کار می توانید حرف D را در بخش Field Type فشار دهید. در هر صورت نوع فیلد Date/ Time انتخاب خواهد شد و عبارت تاریخ تولد را در بخش Description تایپ کنید.
* خاصیت Caption فیلد را به تاریخ تولد تغییر دهید.
6. فیلد Sex را به جدول اضافه کنید. برای این منظور، مکان نما را به دریف بعدی منتقل کرده و کارهای زیر را انجام دهید:
* Sex را در بخش Field Name تایپ کنید، گزینه Yes/ No را در بخش Field Type انتخاب نمایید و در بخش Description تایپ کنید.
* خاصیت Caption فیلد را به عبارت جنسیت تغییر دهید.
7. فیلد Group Code را به جدول اضافه کنید. برای این منظور، مکان نما را به دریف بعدی منتقل کرده و کارهای زیر را انجام دهید:
* Group Code را در بخش Field Name تایپ کنید، گزینه Text را در بخش Field Type انتخاب کنید و در بخش Description عبارت کد گروه را تایپ کنید.
* خواص Field Sield و Caption را به ترتیب به مقادیر 3 و کد گروه تغییر دهید.
8. فیلد Age را به جدول اضافه کنید. برای این منظور در دریف بعد مراحل انجام دهید:
* Age را در بخش Field Name تایپ کنید، گزینه Number را در بخش Field Type انتخاب کنید و در بخش Description عبارت سن را تایپ کنید.
* خواص Field Size و Caption را به ترتیب به مقادیر Integer و سن تغییر دهید.
9. فیلد Address را به جدول اضافه کنید. برای این منظور در دریف بعدی مراحل زیر را انجام دهید:
* Address را در بخش Field Name تایپ کنید، گزینه Text را در بخش Field Type انتخاب نمایید و در بخش Description ، آدرس تایپ کنید.
* خواص Field Size و Caption را به ترتیب به مقادیر 225 و آدرس تغییر دهید.
10. فیلد Tel را به جدول اضافه نمایید. برای این منظور در دریف بعدی مراحل زیر را انجام دهید:
* Tel را در بخش Field Name تایپ کنید، گزینه Text را در بخش Field Type انتخاب نمایید و در بخش Description ، عبارت تلفن تماس را تایپ کنید.
* خواص Field Size و Caption را به ترتیب به مقادیر 11 و تلفن تماس تغییر دهید.
11. فیلد Notes را به جدول اضافه نمایید. برای این منظور در دریف بعدی جدول، اعمال زیر را انجام دهید:
* Notes را در بخش Field Name تایپ کنید، گزینه Memo را در بخش Field Type انتخاب کنید به جای این کار می توانید کلید M را در بخش Field Type فشار دهید. در هر صورت، نوع فیلد، Memo انتخاب می گردد. (فیلدهایی که بیش از 255 کارکتر اشتغال می کنند از نوع Memo انتخاب می شوند). در بخش Description عبارت توضیحات را تایپ کنید.
* خواصیت Caption را به عبارت توضیحات تغییر دهید.
12. فیلد Picture را به جدول اضافه کنید. برای این منظور، مکان نما را به سطر بعدی جدول منتقل کرده اعمال زیر را انجام دهید:
* Picture را در بخش Field Name تایپ کنید، گزینه OLE Objects را در بخش Field Type انتخاب کنید و در بخش Description عبارت عکس دانشجو را تایپ نمایید.
* خواصیت Caption را به عبارت عکس دانشجو تغییر دهید.
ذخیره کردن ساختار جدول
پس از ایجاد جدول باید بتوان ساختار آن را ذخیرده کرد. برای این منظور باید گزینه (Ctr1 + S)File/Save را اجرا کرد. به جای این کار می توان دکمه Save را کلیلک نمود. در هر صورت، چنانچه برای اولین بار جدول را ذخیره می کنید. کادر محاوره Save as ظاهر می گردد. در این نام جدول را تایپ کنید. به عنوان مثال، برای ذخیره جدول ایجاد شده، Student را تایپ کنید و دکمه OK را کلیک کنید.
چنانچه تغییراتی در ساختار جدول داده باشید و بخواهید از آن صرف نظر کنید، دکمه بستن را در کادر محاوره ای ایجاد ساختار جدول کلیک کنید. با انجام این کار شکل ظاهر می گردد، در این شکل ، دکمه NO را کلیک کنید تا کادر محاوره ایجاد ساختار جدول، بدون ثبت تغییرات ساختار جدول بسته شود.
برای تمرین بیشتر جدول Course را ایجاد می کنیم. سپس ذخیره نمی نماییم. برای این منظور در کادر محاوره Database ، دکمه Table را کلیک کنید و مکان نما را به گزینه Create Table Design View انتقال داده دکمه Design را کلیک کنید تا کادر محاوره ایجاد ساختار جدول ظاهر گردد. ساختار جدول Course را ایجاد کنید. این ساختار فرم جمع آوری داده آمده است. برای این منظور، مراحل زیر را انجام دهید:
1. فیلد Course NO را به جدول اضافه کنید. برای این منظور در بخش Field Name، عبارت Course NO را تایپ کنید. در بخش Field Type ، گزینه Text را انتخاب کنید، عبارت شماره درس را در بخش Description تایپ کنید و خواص Field Size و Caption را به مقادیر 6 و شماره درس تغییر دهید. در پایان مکان نما را به نوار این فیلد منتقل کنید و گزینه Edit/Primary Key را اجرا نمایید تا این فیلد، به عنوان فیلد کلید انتخاب گردد.
2. فیلد Name را به جدول اضافه کنید. برای این منظور در بخش Field Name، عبارت Name را تایپ کنید. گزینه Text را در بخش Field Type ، انتخاب کنید، در بخش Description، عبارت نام درس را تایپ نمایید و خواص Field Size و Caption آن را به ترتیب به مقادیر 30 و نام درس تغییر دهید.
3. فیلد Unit را به جدول اضافه نمایید. برای انجام این کار، عبارت Unit را در بخش Field Name تایپ نمایید، در بخش Field Type ، گزینه Number (فیلد عددی) را انتخاب کنید، در بخش Description، تعداد واحد را تایپ کنید. خواص Field Size و Caption را به ترتیب به مقادیر Byte ( تعداد واحد هر درس نمی تواند زیاد باشد) وتعداد واحد تغییر دهید.
4. فیلد Type را به جدول اضافه نمایید. برای انجام این عمل عبارت Type را در بخش Field Name تایپ کنید. گزینه Text را در بخش Field Type ، انتخاب نماییدعبارت نوع درس را در بخش Description تایپ کنید و خواص Field Size و Caption را به ترتیب به مقادیر 2 و کد نوع درس تغییر دهید.
5. جدول را ذخیره نمایید. برای انجام این عمل، مراحل زیر را انجام دهید:
* گزینه (Ctr1 + S)File/Save را کلیک کنید تا کادر محاوره Save as ظاهر گردد
* در کادر محاوره Save as، نام جدول را تایپ کنید و دکمه OK راکلیک کنید تا جدول ذخیره شود.
اکنون که توانستید دو جدول Studet و Course را ایجاد کنید، به همین ترتیب می توانید جداولType, Teacher, Group و Grade را انتخاب نمایید. ساختار این جداول ها در شکل فرم جمع آوری داده ها آمده است. با ایجاد ساختار این جداول، بانک اطالاعاتی کامل می شود .
دقت داشته باشید که هنگام ایجاد جدول Group فیلد Group Code را به عنوان فیلد کلید انتخاب کنید. هنگام ایجاد جدول Teacher فیلد Teacher Code را به عنوان فیلد کلید انتخاب کنید و هنگام ایجاد جدول Type فیلد Type را به عنوان فیلد کلید انتخاب نمایید. جدول Group فاقد کلید است.
تغییر ساختار جدول ایجاد شده
گاهی نیاز است که خواص فیلد جدول، نوع فیلد و نام آن را تغییر دهید یا فیلدی را از جدول حذف نمایید یا فیلد جدیدی را به جدول اضافه کنید. برای این منظور باید ساختار جدول را تغییر دهید. برای تغییر ساختار جدول، بانک اطلاعاتی مورد نظرتان را باز کنید
و سپس مراحل زیر را انجام دهید:
1. در کادر محاوره ایاد Description، مکان نما را به جدول مورد نظر مثل جدول Student منتقل کنید و کلیک کنید.
2. دکمه Design را کلیک کنید تا ساختار جدول ظاهر گردد. حال می توانید تغییرات مورد نظر را در ساختار جدول ایجاد کنید. به عنوان مثال، انداره فیلد Fname را به 15 تغییر دهید. برای این منظور، مکان نما را به آن منتقل کرده خاصیت Field Size آن را به 15 تغییر دهید.
3. ساختار جدول تغیییر یافته را ذخیره کنید. برای انجام این کار، دکمه Save را کلیک کنید.
4. جدول را ببندید.
قبل از تغییر هر جدول باید از آن پشتیبان تهیه کرد تا اگر اشتباهی رخ داده باشد، بتوان از کپی قبلی آن استفاده کرد به عنوان مثال، فرض کنید ساختار جدولی را تغییر می دهید که حاوی اطلاعات است و اندازه فیلد آدرس را از 255 به 60 تغییر داده اید. ممکن است قسمتی از آدرس بعضی از رکوردها حذف گردد. برای جلوگیری از این مشکل باید اطلاعات قبل از تغییرات را داشته باشیم. بنابراین باید کپی از آن تهیه نماییم. برای این منظور مراحل زیر را انجام دهید:
1. جدولی را انتخاب کنید که باید از آن کپی شود (برای انتخاب جدول مکان نما را به آن منتقل کنید و کلیک نمایید).
2. گزینه (Ctr1 + C)Edit/Copy را اجرا کنید تا جدول در حافظه موقت کپی شود.
3. گزینه (Ctr1 + V)Edit/Paste را اجرا کنید تا کادر محاوره Paste Table As ظاهر گردد.
4. در بخش Table Name این کادر، نام جدید جدول را تایپ کنید و در پخش Paste Options، گزینه Structure and Data را انتخاب کنید. سپس دکمه OK را کیلیک کنید. با انجام این عمل، ساختار جدول مورد نظر همراه با اطلاعات آن در جدول دیگری کپی می گردد.
ایجاد فیلد کلید در جدول
فیلد کلید، فیلدی است که در هیچ دو رکوردی از جدول یکسان نباشد. فیلد کلید نمی تواند تهی (NULL) باشد. هنگامی که جداول Student وcourse را در ابتدای این فصل ایجاد کردید، فیلدهای StNo و Course No را به ترتیب در هر یک از دو جدول به عنوان فیلدهای کلید انتخاب کردید . اگر هنگام ایجاد فیلدی را به عنوان فیلد کلید انتخاب نکردید. می توانید این کار پس از ایجاد جدول نیز انجام دهید.
1. بانک اطلاعاتی را باز کرده جدولی را انتخاب کنید که می خواهید فیلد کلیدی را در آن انتخاب نمایید. پس از انتخاب جدول دکمه Design را کلیلک کنید.
2. فیلدی را انتخاب کنید که باید به عنوان کلید عمل کند. به عنوان مثال، فیلد StNo را در جدول Student انتخاب کنید.
3. گزینه Edit/Primary را انتخاب کنید. به جای این کار می توانید در سطری که باید فیلد آن به عنوان کلید اصلی انتخاب شود، کلیک راست نمایید و از منویی که ظاهر می شود، گزینه Prmary را اجرا کنید یا دکمه کلید را کلیلک کنید. در هر صورت، فیلدی را که انتخاب کرده اید، به عنوان فیلد کلید اصلی تعریف می شود و جلوی آن علامت کلید قرار می گیرد.
شاخص فیلد را می توان از جدول حذف نمود. برای این منظور، مکان نما را به جدول مورد نظر منتقل کنید و دکمه Disign را کلیلک کنید تا ساختار جدول نمایش داده شود. سپس مکان نما را به فیلد کلید اصلی منتقل کنید و دکمه کلید را کلیک کنید. با انجام این کار، شاخص فیلد کلیدی حذف خواهد شد.
توجه داشته باشید که چند فیلد را می توان به عنوان فیلد کلید انتخاب کرد. برای این منظور باید تمام آن فیلدها را انتخاب کنید. برای انتخاب فیلدهایی که در کنار یکدیگر قرار دارند، مکان نما را به اولین فیلدی منتقل کنید که باید انتخاب گردد. کلید Shift را پایین نگه دارید. مکان نما را به آخرین فیلد منتقل کنید و کلید Shift را رها نمایید.
ولی اگر بخواهید چند فیلد را انتتخاب کنید که در کنار یکدیگر قرار ندارندو، کلید Ctrl را نگه دارید و فیلدها را یکی پس از دیگری کلیک کنید تا انتخاب شوند.
برای جدول هایی که اطلاعات در آن ها وجود دارد، می توان فیلدی را به عنوان کلید تعریف کرد. برای این منظور ، جدول باید دو شرط زیر را داشته باشد:
1. در جدول، مقادیر تکراری برای فیلد کلید نباشد. زیرا، فیلد تضمین می کند که رکوردهای تکراری وارد نشوند.
2. مقدار فیلد کلید هیچ رکوردی از جدول NULL نباشد.
چنانچه جدول دارای این شرایط نباشد، اکسس نمی تواند برای آن فیلد کلید تعریف کند.
ایجاد فیلد کلید اصلی با نوع AutoNumber
همانطور که آموختیم ، اکسس نوعی داده به نام AutoNumber دارد که می تواند به عنوان کلید تعریف گردد و از تکرار رکوردهای جدول جلوگیری می کند. اگر در جدولی هیچ فیلد کلیدی انتخاب نکردید، می توانید از این نوع فیلد به عنوان کلید استفاده کنید. می توان این فیلد را به صورت افزایشی، یا تصادفی مقدار داد.
چنانچه کاربر ساختار جدول را ایجاد نماید و برای آن فیلد کلید انتخاب نکند، در هنگام ذخیره ساختار جدول پیامی می گردد. از کاربر سوال می کند که آیا کسی فیلد کلیدی به جداول اضافه نماید یا خیر. چنانچه کاربر دکمه Yes را کلیک کند. فیلد کلید اضافه خواهد شد، وگرنه فیلد کلید اضافه نمی شود.
ایجاد جدول با استفاده از Table Wizard
Table Wizard عضوی از خانواده وایزردهای اکسس است که برای صرفه جویی در زمان ایجاد جدول به کار می رود. برای ایجاد ساختار جدول مراحل زیر را انجام دهید:
1. دکمه Tables را در کادر محاوره Database کلیک کنید. سپس گزینه Cerate Table by Using Wizard را انتخاب کنید.
2. دکمه Design را کلیک کنید تا کادر محاوره Table Wizard ظاهر گردد.
3. در کادر محاوره Table Wizard یکی از گزینه های Bussiness یا Personal را انتخاب کنید. این انتخاب ها گروه جداول را تعیین می کند. گروه Bussiness را انتخاب کنید.
4. در بخش Sample Tables ، جدول مورد نظر را انتخاب کنید. به عنوان مثال، جدول Customers را انتخاب نمایید.
5. در بخش Sample Fields فیلدهای مورد نظر را انتخاب کنید و بخش Fields in My New Table اضافه کنید دکمه > برای اضافه کردن فیلدی که مکان نما در آن قرار دارد، دکمه >> برای اضافه کردن کل فیلدها دکمه < برای حذف فیلدی از بخش Fields in My New Table و دکمه<< برای جذف کلیه فیلدها از این بخش به کار می رود. کل فیلدها را از بخش Sample Fields به بخش Fields in My New Table منتقل کنید (دکمه >> را کلیک کنید). سپس با دکمه < فیلدهای Email Address , FaxNumber و Extension را از بخش Fields in My New Table حذف کنید.
6. دکمه Next را در کادرمحاوره Table Wizard کلیک نموده تا دومین گام ایجاد جدول به روش Table Wizard ظاهر گردد.
7. نام جدول را دربخش Wehat do you want to … وارد کنید. اگر بخواهید فیلد کلید اصلی تعریف کنید. گزینه Yes, See Aprimar … را انتخاب کنید و گرنه گزینه
No, I'll set the … را انتخاب کیند و دکمه Next را کلیک کنید. با انجام این کار، سومین گام ایجاد جدول به روش Table Wizard ظاهر می گردد.
سومین گام ایجاد جدول به روش Table Wizard.
8. در سومین گام ایجاد جدول می توان رابطه ها را تعریف کرد. فعلاً بدون ایجاد ارتباط، دکمهNext را کلیک کنید تا چهارمین گام ایجاد جدول ظاهر گردد. این کادر از گزینه های زیر تشکیل شده است:
گزینه Modify the table design اگر این گزینه انتخاب گردد، کادر محاوره تغییر ساختار جدول ظاهر می گردد که می توان ساختار جدول را تغییر داد.
گزینه Enter data directly into table اگر این گزینه انتخاب شود (گزینه پیش فرض) می توان داده ها را در جدول وارد کرد.
چهارمین گام ایجاد جدول به روش Table Wizard.
گزینه Enter data into the table using… اگر این گزینه انتخاب شود، فرمی برای ورود داده های جدول ایجاد می کند.
گزینه Display help working… اگر این گزینه انتخاب شود، در هنگام کار با جدول، راهنمای آن نمایش داده می شود.
9. در چهارمین گام از ایجاد جدول، دکمه Finish را کلیک کنید. با انجام این کار، فرم ورود داده ها جدول ظاهر می شود.
10. در این فرم داده ها را وارد کنید و دکمه Save را کیلک کنید. سپس این فرم را ببندید.
گزارش کارآموزی
واحد تهران(سما)
مکان کارآموزی:
شرکت مهندسی توسعه اندیشه آریا
موضوع کارآموزی:
ACCESS
نام استاد:
تهیه کننده :
سال تحصیلی : 84-83
با تشکر
استاد گرانقدر مهندس میرفردوس که اگر کمک ها و یاری ایشان نبود این امر تحقق پیدا نمی کرد.
تقدیم به
پدر و مادر و همسر عزیزم که در این امر با صبر و فداکاری من را یاری کردند.
فهرست مطالب
عنوان صفحه
مقدمه 1
مفهوم بانک اطلاعاتی
– تعریف بانک اطلاعاتی 2
– مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی 4
– معایب استفاده از بانک اطلاعاتی 4
انواع بانک های اطلاعاتی
– بانک اطلاعات هرمی 6
– بانک اطلاعاتی شبکه ای 6
– بانک اطلاعاتی رابطه ای 6
نرمال سازی چیست؟ 7
اجزای بانک اطلاعاتی در اکسس
– تعریف رکورد و فیلد 8
– مشخصات فیلدها 9
– تعیین اندازه فیلدها 13
– جدول 14
– عملگرها در اکسس 15
– پنجره اکسس 17
– طراحی بانک اطلاعاتی 17
ایجاد و تغییر در جدول
ایجاد جدول 19
– ذخیره کردن ساختار جدول 28
– تغییر ساختار جدول ایجاد شده 31
– ایجاد فیلد کلید در جدول 33
– ایجاد فیلد کلید اصلی با نوع Autonumber 35
– ایجاد جدول با استفاده از Table wizard 36
1