چکیده مطالب
رشد روز افزون مبادلات بازرگانی و گسترش فعالیت های تولیدی سبب پیدایش ظهور موسسات و سازمان های بزرگتر گردیده که این نیز ضمن تغییر شکل روابط اقتصادی – تغییرات اساسی در جهت تجزیه و تفکیک مشاغل موجود در موسسات گردید که اگر چه بظاهر اختصاصاً هر یک وظایف خاصی را برعهده دارند اما در مجموع هدف موسسه سازمان را با هماهنگی برآورده می سازند.
می توان گفت سازمان ها و موسسات از هر نوع که باشند هدفی را تعقیب و جستجو می نمایند که خود به خود به وجود نیامده و محصول کار دسته جمعی و تولید مشترک کسانی است که در آن موسسه یا سازمان کار می کنند .
درهواپیمایی جمهوری اسلامی ایران انبارهای فنی به عنوان بخش مهمی از شرکت هستند که وظایفی را به عهده دارند که دسترسی سریع به قطعات را برای پرسنل و مهندسین فنی فراهم می آورد این انبارها با خرید قطعات فنی و فرستادن قطعات به خارج از کشور جهت تعمیر وظیفه خود را انجام می دهند که اینجانب به شرح وظایف و امور حسابداری که این انبارها انجام می دهند پرداخته ام .
فهرست مطالب
عنوان صفحه
مقدمه 1
درخواست اقلام انباری – اقلام تعمیری 2
مراحل تحویل و تحول قطعه تعمیری 6
عملیات انبار قطعات تعمیری در ارسال قطعه 8
عملیات واحد برنامه ریزی کارگاه ها 10
اقدامات انبار قطعات تعمیری در زمان دریافت قطعه تعمیر شده 11
بازگشت قطعات تعمیر نشده به انبار 12
اقدامات واحدها در رابطه با ارسال قطعات تعمیری به خارج 12
دریافت قطعه از تعمیر 16
اقدامات پس از تحویل قطعه به انبار 21
پیدایش قطعه مفقودی 22
نحوه درخواست اقلام مصرفی از انبار 24
نحوه تحویل اقلام مصرفی از انبار 25
سفارش اقلام انباری و خارج کردن اقلام مصرف شده از حسابهای دارائی هما 26
چگونگی تامین قطعات مورد نیاز قسمت مهندسی و تعمیرات که در انبار موجود نمی باشد 28
دستور العمل استفاده از فرم scrap memo 33
شرح فرم scrap 38
شرح نمودار گردش فرم scrap memo 41
اقدامات واحد قطعات تعمیری در رابطه با تعمیری کلی هواپیما 42
اشکالات در ارسال قطعات و اقدامات انبار تعمیری 43
خروج قطعه از انبار برای فروش و یا امانت 46
ارسال قطعات مصرفی برای تعمیر 48
فعالیت واحد امور ایستگاه ها 50
اقدامات واحد پیگیری قطعات تحت تعمیر 54
اقدامات واحد حسابداری انبارها 56
منابع و ماخ
مقدمه
شرکت هواپیمایی جمهوری اسلامی ایران " هما " در پنجم اسفند ماه سال 1340 هجری شمسی به منظور حمل و نقل مسافر و بار و مرسولات پستی در داخل وخارج کشور و انجام امور مربوط به هواپیمایی بازرگانی تاسیس گردید . این شرکت دارای قانون تاسیس و اساسنامه مستقل است که شمول قانون بر آن مستلزم ذکر نام است.
سهام شرکت هواپیمایی جمهوری اسلامی ایران متعلق به دولت با نام و غیر قابل انتقال می باشد . در آخرین ساختار که در سالهای بعد از انقلاب اسلامی برای هما تصویب شد مجمع عمومی هما متشکل از وزیر راه و ترابری / وزیر اقتصاد ودارایی و رئیس سازمان برنامه و بودجه مشخص گردید که در راس مجمع عمومی وزیر راه و ترابری قرار دارد . در کلیه کشورهای جهان بهره برداری هوائی بازرگانی توسط موسسات حمل و نقل هوائی انجام می گیرد . شرکتهای هواپیمایی به منظور ایجاد هماهنگی های نزدیک با یکدیگر در سال 1919 میلادی انجمن یاتا را در شهر لاهه هلند تشکیل دادند . اعضاء ایکائو دولتها هستند . در هواپیمایی جمهوری اسلامی ایران قسمتهای خرید / دریافت / انبار / از قسمتهای حیاتی شرکت محسوب می شوند که اینجانب در طرح ارائه شده اقدامات واحد حسابداری انبارهای فنی و فعالیت انبارهای فنی را شرح داده ام .
موضوع : درخواست اقلام انباری – اقلام تعمیری
الف – مقدمه
دسترسی سریع به قطعات فنی از جمله مهمترین نیازهای قسمت مهندسی و تعمیرات در آماده نگاهداشتن و تعمیر ناوگان " هما " می باشد برای انجام این مهم قسمت پشتیبانی کننده ( تدارکات ) با توجه به برنامه ریزی های قسمت مهندسی و تعمیرات اقدام به خرید و نگاهداری قطعات مورد نیاز می نماید .
عمر مفید قسمتی از این قطعات با درخواست از انبار و نصب بر روی قطعه بزرگتر و یا هواپیما آغاز و پس از باز شدن قطعه از روی قطعه مادر و یا هواپیما ( بعلت آسیب دیدگی و از کار افتادگی ) خاتمه می یابد . در هواپیمائی جمهوری اسلامی ایران از این قطعات بعنوان قطعات مصرفی یاد شده و پس از صدور از انبار ارزش متوسط قطعه خارج شده از ارزش دارائیهای انبار کسر و به حساب هزینه تعمیرات منظور می گردد.
قطعات مصرفی از نقطه نظر سیستم پشتیبانی " هما " دارای شماره سریال خاص برای هر قطعه نمی باشند و اگر چه کمپانی سازنده اقدام به ثبت شماره سریال بر روی هر قطعه نماید ، این شماره سریال ملاک شناسائی و وجه افتراق بین قطعات نظیر نمی باشد . عامل شناسائی این قطعات در هنگام سفارش خرید شماره فنی کارخانه سازنده هواپیما و یا شماره های فنی ارائه شده از سوی سازندگان اصلی قطعات و یا تولید کنندگانی که مجوز ساخت قطعه را از سازندگان اصلی دریافت نموده اند می باشد در سیستم پشتیبانی " هما " ملاک شناسائی قطعات مصرفی شماره فنی قطعه بهمراه شماره فنی داخلی ** می باشد و کارتهای کنترل موجودی در مقابل شماره های فنی داخلی کلیه شماره های فنی قطعات جایگزین را که در انبارهای " هما " وجود دارند معرفی می نماید .
گروهی دیگر از قطعات دارای عمر تعریف شده و زمان مصرف و بعبارت دیگر دارای زمان و رکود می باشند که طی لیستی بنام TBO مشخص شده اند این لیست توسط واحد پشتیبانی مهندسی ( واحد ضریب اطمینان هواپیما ) تهیه و در اختیار واحد کنترل تولید ( واحد برنامه ریزی قطعات ) گذاشته می شود . در این لیست که بترتیب برای هر نوع هواپیما تهیه شده است ، شماره فنی ، نام قطعه ، زمان کارکرد مجاز قطعه ، تعداد قطعه روی هر هواپیما ، کارهائی که پس از باز کردن برنامه ای قطعه از روی هواپیما باید بر روی انجام شود و بالاخره زمان نگهداری قطعه در انبار درج شده است . این لیست ماخذ اصلی کار در واحد برنامه ریزی قطعات می باشد و کارتهای واحد برنامه ریزی با توجه به این لیست تهیه می شود . عمر قطعات در این لیستها به چهار صورت تعیین شده است :
– قطعاتی که دارای عمر ساعتی مشخص ( مثلاً 4 هزار ساعت ) می باشند و این عمر بصورت عددی در لیست ثبت می شود.
– قطعاتی که دارای عمر ساعتی مشخص نمی باشند و تا زمانیکه اشکالی در مورد آنها گزارش نشود از روی هواپیما باز نمی شوند.( CM)
– قطعاتی که دارای عمر ساعتی مشخص نمی باشند ولی می بایست بطور مرتب روی هواپیما بازدید شوند .( OC)
– قطعاتی که دارای عمر قانونی نگهداری در انبار ** * می بشند و انباردار می بایست در فواصل زمانی این قطعات را مورد بررسی قرار داده و در صورت خاتمه عمر قانونی نگهداری آنها در انبار با صدور دستور کار **** آنها را جهت بازبینی و تعمیر ارسال نماید .
مبنای محاسبه این عمر تعداد خرابی و باز شدن قطعه و ساعت کار آن می باشد.
هر یک از این چرخه های حیاتی ( سیکل عمر ) با درخواست قطعه از انبار ونصب بر روی هواپیما ، ارسال جهت تعمیر ، بازگشت قطعه از تعمیر و جایگزین شدن مجدد قطعه در انبار پایان می یابد. هر یک از این قطعات تا زمانیکه چرخه های حیاتی ادامه دارد بعنوان یک قطعه انباری مورد استفاده قرار می گیرد . چنانچه بنابر محدودیتهای تعریف شده توسط کمپانی سازنده و یا بنابر تشخیص منبع تعمیر کننده داخلی یا خارجی غیر قابل تعمیر و اسقاط اعلام شود قطعه از انبار خارج خواهد شد . قطعات تعمیری نسبت به قطعات مصرفی دارای ارزش بیشتری بوده و با وجود اینکه از نظر تعداد در مقایسه با قطعات مصرفی درصد عمده ای را تشکیل نمی دهند ( 6000 هزار قطعه تعمیری در مقابل 000/110 قطعه مصرفی ) از نظر ارزش قسمت عمده ای از دارائیهای انباری " هما " را شامل می شوند . ( ارزش اقلام تعمیری 70% ارزش کل موجودیهای انبارهای " هما " می باشد ) از نظر عملکرد الی شرکت در زمانیکه قطعه جهت نصب بر روی هواپیما از انبار خارج می شوند هیچگونه عملیات حسابدرای انجام نمی شود . ( هیچ حسابی بدهکار و یا بستانکار نمی گردد) و تنها در زمانیکه قطعه قابلیت تعمیر و مصرف خود را از دست بدهد( اسقاط اعلام شود ) قسمت قطعه به حساب هزینه منظور و از حساب دارائیهای انبار کسر می گردد در مسیر گردش قطعه و در زمانیکه قطعه جهت تعمیر ارسال می گردد هزینه های متعلقه به حساب هزینه های تعمیرات ثبت می گردد.
از نظر سیستم پشتیبانی " هما " هر قطعه تعمیری گذشته از شماره فنی که همانند قطعات مصرفی توسط کمپانی سازنده هواپیما و یا تولید کننده اصلی برای آن مشخص شده ودر بین تمامی قطعات تعمیر مشابه مشترک است ، دارای یک شماره سریال می باشد که این شماره بهمره شماره فنی به منزله شماره شناسائی قطعه تعمیری است و واحد برنامه ریزی قطعات * وظیفه بروز نگاهداشتن اطلاعات مربوط به هر شماره سریال و ثبت نقل و انتقالات قطعه ونصب آن بر روی هواپیماهای مختلف را از اولین نصب تا زمانیکه قطعه غیر قابل مصرف ( اسقاط یا مفقود ) اعلام شود عهده دار می باشد لازم بتوضیح است که شناسنامه و سابقه قطعات تعمیری نصب شده بر روی هواپیماهائی که به ناوگان " هما " افزوده می شوند در زمان تحویل دادن هواپیما توسط فروشنده به " هما " تحویل می شود .
نحوه درخواست قطعات مصرفی و چگونگی گردش اسناد مربوط به آنها در " هما " طی گزارش شماره 92/ گ / 592 مورخ 6/6/67 طرح وتشکیلات ارائه و مورد تائید نمایندگان قسمتهای مختلف قرار گرفت **.
چگونگی درخواست قطعات تعمیری و نحوه ارسال و یا دریافت آنها جهت تعمیر طی این گزارش مورد بررسی قرار می گیرد و سایر اقداماتیکه توسط قسمت قسمت تدارکات در رابطه با اقلام تعمیری و تعمیر اقلام مصرفی انجام می گیرد طی پیوستهای ردیف 10-1 الی 1-1 ارائه شده است .
ب- مراحل تحویل و تحول قطعه تعمیری
پس از اینکه به هر علتی قطعه تعمیری از هواپیما پیاده شد ، مکانیک بعنوان نخستین اقدام کارت مخصوص * قطعه تعمیری را تکمیل و پس از تائید بازرس به قطعه الصاق می نماید . توضیح اینکه کارت قطعه تعمیری دارای سه قسمت C,B,A می باشد که این قسمتها با پرفراژ از یکدیگر جدا شده اند مکانیک پس از پیاده کردن قطعه ، اطلاعات مربوط به قسمت A را به شرح زیر تکمیل می نماید :
– نام هواپیما ( شماره ثبتی )
– موقعیت نصب موتور – POSITION ( در مورد موتور و قطعات موتور )
– نام مکانیک
– ایستگاهی که قطعه در آن پیاده شده است
– تاریخ باز شدن قطعه
– شماره فنی و شماره سریال قطعه
– شرح ونام قطعه
– علت باز شدن قطعه
– تائید سرشیفت فنی
پس از انجام عملیات فوق مکانیک به انبار تعمیری مراجعه و با ارائه قطعه معیوب ، قطعه قابل استفاده را از انبار تحویل گرفته و مشخصات کامل قطعه جدید را در فرم WORK SHEET ( پیوست شماره 2-2) ثبت می نماید .
چنانچه در زمان مراجعه مکانیک قطعه مورد درخواست در انبار موجود نباشد بنابر روشهائی که در پیوست شماره 2-1 ذکر شده است نسبت به تامین قطعه اقدام می گردد.
در صورتیکه مکانیک قطعه معیوب را برای دریافت قطعه جدید تحویل دهد مشخصات کامل قطعه معیوب در سطر OFF فرم WORK SHEET درج می گردد.
اگر در هنگام مراجعه مکانیک قطعه جدید را بدون ارائه قطعه معیوب درخواست نماید تنها سطر ON فرم WORK SHEET توسط مکانیک تکمیل می شود و انبار قطعات تعمیری تا دریافت قطعه معیوب و ثبت مشخصات آن در سطر OFF فرم مذکور مسئله دریافت قطعه ر با شیفت دریافت کننده قطعه پیگیری می نماید .
پ- عملیات انبار قطعات تعمیری در ارسال قطعه
انبار قطعات تعمیری پس از دریافت قطعه معیوب اقدامات زیر را انجام می دهد :
– در صورتیکه مکانیک از معیوب بودن قطعه مطمئن نبوده و در روی کارت قطعه تعمیری (COMPONENT TAG) کلمه HOLD و یا TROUBLE SHOOTING را درج نموده باشد قطعه موقتاً در محل خصی در نبار نگهداری و مسئله با همان شیفت کاری که قطعه را به انبار آورده پیگیری می گردد .
در صورتیکه مکانیک قطعه را مجدداً درخواست و پس از آزمایش در محل و یا روی هواپیما قابل استفاده * تشخیص دهد قسمت OK کارت قطعه تعمیری را تکمیل و پس از ممهور نمودن به مهر بازرس فنی جهت استقرار در انبار بعنوان یک قطعه سالم ارسال می نماید. اگر در آزمایش مشخص شود که قطعه اشکال دارد ، ایراد قطعه در محل علت باز شدن ( REASON FOR REMOVAL) ذکر و قطعه جهت تعمیر تحویل انبار می گردد.
با مراجعه به لیست قطعات قابل تعمیر در " هما " * * مشخص می شود که قطعه در کارگاههای داخلی قابل تعمیر است و یا می بایست جهت تعمیر به خارج ارسال گردد . چنانچه قطعه قابل تعمیر در داخل باشد مراحل عمل با صدور فرم دستور کار داخلی *** به شرح صفحه بعد آغاز می شود :
– ثبت نام کارگاه تعمیر کننده در محل WORK REQUIRED
– امضاء انباردار در حل ISSUED BY STORE SIG.
– درج شماره ثبتی هواپیمائی که قطعه از آن پیاده شده است در محل AC REG
– شرح ( نام ) قطعه معیوب درمحل DESCRIPTION
– ثبت شماره سریال قطعه معیوب در محل S/N RMVD
– ثبت شماره موتور ( محل موتور ) در محل POSITION
– ثبت علت باز شدن قطعه در محل REASON FOR REMOVAL
( اطلاعات فوق از روی کارت قطعه تعمیری که توسط مکانیک درج شده است در روی دستور کار نوشته می شود .)
– ثبت شماره فنی قطعه تحویلی به مکانیک در محل : P/N INSTALED
– ثبت شماره سریال قطعه تحویلی به مکانیک در محل : S/N INSTALED
– ثبت تاریخ صدور دستور کار در محل : DATE ISSUED
– بایگانی نسخه دوم ( زرد رنگ SUPPLY COPY NO 1) بعنوان سند ارسال به مهندسی و تعمیرات و ثبت مشخصات قطعه و دستور کار صادره در کارت موجودی انبار
– ارسال قطعه ، کارت تعمیر و چهار نسخه دستور کار به واحد برنامه ریزی کارگاهها* .
به این ترتیب عملیات انبار قطعات تعمیری در ارسال قطعه جهت تعمیر در کارگاههای داخلی پایان می پذیرد و انبار در انتظار دریافت قطعه تعمیر شده از قسمت مهندس و تعمیرات می باشد.
ت- عملیات واحد برنامه ریزی کارگاهها
در واحد برنامه ریزی کارگاهها ابتدا قطعه ، دستور کار و کارت تعمیر را با یکدیگر مقابله و چنانچه مغایرتی در اطلاعات درج شده بر روی دستور کار ، قطعه و کارت تعمیر ( بخصوص اشکالات ناشی از آسیب دیدگی وشکستگی قطعه در حمل و نقل بین انبار و واحد برنامه ریزی کارگاهها ) مشاهده شود و یا عیوبی در قطعه وجود داشته باشد که در دستور کار نوشته نشده باشد ، قطعه و مدارک همراه جهت تکمیل اطلاعات به انبار عودت داده می شود . ولی اگر مغایرتی مشاهده نشود قطعه وکارت تعمیر در محل نگاهداری و دستور کار جهت درج ساعات کارکرد به واحد برنامه ریزی ساعت کار قطعات ارسال می گردد.
واحد برنامه ریزی ساعت کار قطعات با مراجعه به کارت کارکرد * ساعات کار قطعه را بر روی دستور کار ثبت و کارت کارکرد را تکمیل می نماید سپس برگ اول ( سفید رنگ ) دستر کار را در سوابق بایگانی 3 نسخه باقیمانده را به واحد برنامه ریزی کارگاهها عودت می دهد . در واحد برنامه ریزی کارگاهها با توجه به تعداد قطعه قابل استفاده موجود در انبار ( SERVICEABLE BALANCE) اولویت تعمیر قطعه مشخص و روی دستور کار ثبت و کلیه مشخصات در کارت کنترل تعمیر قطعات ** ثبت می گردد . در این مرحله کارت سابقه *** از فایل خارج و ضمیمه دستور کار می گردد .پس از انجام اقدامات فوق نسخه مقوائی دستور کار در واحد برنامه ریزی کارگاهها نگاهداری و قطعه تعمیری بهمراه سه قسمت کارت تعمیر و کارت سابقه و نسخ 3و4و5 ( صورتی ، سبز و زرد ) دستور کار به کارگاه مربوطه ارسال می گردد.
در کارگاه پس از تعمیر قطعه کارت سابقه و قسمتهای B,A کارت تعمیر توسط مکانیک تکمیل و پس از تائید بازرس مربوطه با مهر INSPECTED ممهور می گردد و قطعه تعمیر شده همراه سوابق به واحد برنامه ریزی کارگاهها ارسال می شود .(نسخه زرد فرم دستور کار در کارگاه بایگانی می شود ) .
در واحد برنامه ریزی کارگاهها مجدداً قطعه ، کارت تعمیر و کارت سابقه با یکدیگر مقابله و پس از تائید نسخه صورتی دستور کار جایگزین نسخه مقوائی شده و نسخه مقوائی معدوم می گردد. کارت سابقه در فایل مربوطه و دو قسمت اول کارت تعمیر به ترتیب زمانی بایگانی می گردد تا چنانچه در آینده بر این ین قطعه حادثه ای پیش بیاید با مراجعه به آن تعمیر کنترل شود .
سپس قطعه تعمیر شده همراه نسخه سبز دستور کار و قسمت OK کارت تعمیر به انبار ارسال می گردد.
ث- اقدامات انبار قطعات تعمیری در زمان دریافت قطعه تعمیر شده
در انبار قطعات تعمیری ابتدا نسخه زرد دستور کار از فایل خارج و پس از تطبیق با نسخه سبز این فرم که همراه قطعه آمده است مشخصات قطعه در کارت انبار ثبت و قطعه در محل مربوطه قرار داده می شود .
ج- بازگشت قطعات تعمیر نشده به انبار
چنانچه در کارگاه قطعه قابل تعمیر تشخیص داده نشود کارگاه دو وضعیت جهت قطعه مشخص می نماید .
1- قطعه اسقاط شده و قابل تعمیر نمی باشد .
2- قطعه در شرایط موجودی در کارگاههای داخلی قابل تعمیر نیست .
درحالت اول قطعه جهت تهیه گزارش اسقاط به انبار عودت داده می شود . انبار قطعات تعمیری با استناد به گزارش کارگاه فرم اسقاط * را تهیه و بنابر دستور العمل شماره 00-13-29 مورخ 14/2/73 عمل می نماید .
اما درحالت دوم یعنی زمانیکه کارگاه با وجود اینکه بنابر لیست قطعات قابل تعمیر می بایست قطعه را تعمیر نماید ولی بنابه عللی قادر به تعمیر قطعه نمی باشد .در اینصورت دستور کار را با مهر SEND OUT ممهور و به انبار عودت می دهد . در این حالت اقدامات انبار تعمیری در مورد این قطعه همانند قطعاتی است که هنوز صلاحیت تعمیر آنها در کارگاههای داخلی تائید نشده است .
چ- اقدامات واحدها در رابطه با ارسال قطعات تعمیری به خارج
1- انبار تعمیری :
چنانچه بنابر لیست قطعات قابل تعمیر و یا تشخیص کارگاه امکان تعمیر قطعه در کارگاههای داخلی موجود نباشد . ابتدا همانند مرحله قبل فرم دستور کار * تهیه و با مراجعه به کارت رکود انبار شماره سفارشهای تعمیر و تعداد قطعات تحت تعمیر در منابع خارجی مشخص و در روی دستور کار ثبت می گردد. با مقایسه تعداد اقلام قابل استفاده در انبار ، روند مصرف قطعه و وضعیت برگشت قطعات تحت تعمیر در منابع خارجی وضعیت نیاز به قطعه مشخص می گردد چنانچه با توجه به موجودی قطعات وضعیت قطعه بحرانی باشد برای دریافت سریعتر قطعه از تعمیر اقدام می شود .
دستور کار پس از صدور برای درج ساعت کارکرد به واحد برنامه ریزی قطعات ارسال می گردد . با توجه به این امر که قطعات نو و قطعاتی که از تعمیر باز می گردند تا مدتی تحت تضمین کمپانی فروشنده و یا تعمیر کننده می باشند در زمان صدور دستور کار برای قطعه ابتدا به کارت قطعه در انبار مراجعه و تاریخ آخرین ورود قطعه به انبار بررسی می شود . هدف این بررسی مشخص نمودن این امر است که آی قطعه هنوز در ضمانت کمپانی فروشنده یا تعمیر کننده قبلی می باشد و یا خیر چنانچه قطعه ضمانت تعمیر کننده و یا فروشنده قبلی نباشد در محل WORK REQUIRED دستور کار محل تعمیر * ثبت می گردد سپس فرم دستور تعمیر ** با درج اطلاعات زیر تهیه می شود .
تعداد ، شماره فنی " هما " شماره فنی کمپانی سازنده اصلی قطعه ، شماره فنی کارخانه ( بوئینگ یا ایرباس ) شماره سریال قطعه ، زمان کارکرد قطعه از تعمیر کلی قبلی ( TSO) ، شرح قطعه ، نوع تعمیرات ( در محل INSTRUCTIONS) ، در قسمت INSTRUCTIONS پنج مورد پیش بینی شده است . چنانچه منظور از ارسال قطعه موردی غیر از سه مورد :
تعمیرات مورد نیاز ، تعمیر کلی و یا تغییر باشد در سطر چهارم ( OTHER) عمل مورد درخواست " هما " ( مثلاً انجام آزمایش ) ذکر می گردد. در آخرین سطر این قسمت ( NOTE) مطالبی جهت راهنمائی کمپانی تعمیر کننده درج می شود ( مثل قطعه بزرگتری که این قطعه از آن پیاده شده است)
تاریخ تقریبی که قطعه مورد نیاز می باشد . در محل قیمت تقریبی ( ESTIMATED COST) جمله : TO BE ADVISED ( در مورد لاستیکها قیمت قطعی ذکر می گردد) درج و در محل هاشورزده شماره ثبتی هواپیما و شماره دستور کار مربوطه قید می گردد.
در صورتیکه قطعه خرید جدید بوده و یا بعنوان قطعه آماده به کار از انبار دریافت و هنوز در ضمانت فروشنده باشد ابتدا فرم ضمانت *** در سه نسخه جهت قطعه صادر و در محل ST.COST فرم دستور تعمیر کلمه " WARRANTY" و شماره REF ST NO. درج می گردد . نسخه اول این فرم همراه سایر مدارک جهت کمپانی تعمیر کننده ، نسخه دوم همراه نسخه پیگیری فرم دستور تعمیر ونسخه سوم در بایگانی نامه های صادره واحد انبار قطعات تعمیری بایگانی می گردد. در مواردی که قطعه بعلت خرابی قبل از موعد ودر زمانی که هنوز ضمانت کمپانی تعمیر کننده معتبر می باشد از هواپیما باز می شود نیز هزینه تعمیر بعهده کمپانی تعمیر کننده قبلی می باشد در اینحالت انبار قطعات اقدام به صدور فرم بدون هزینه * در سه نسخه نموده و در روی دستور تعمیر کلمه NO CHARGE را قید می نماید سپس همانند فرم ضمانت ، اسناد توزیع می شود .
پس از انجام اقدامات فوق و در پایان روز از قطعات آماده جهت ارسال به خارج صورت برداری می شود ، که در این فهرست شماره ردیف ، شماره فنی قطعات ،شماره سریال قطعات ، شرح قطعات شماره دستور تعمیر ، نام منبع تعمیر کننده و تاریخ تهیه فهرست ذکر می گردد( پیوست شماره 11-2 لیست اقلام ارسالی ) سپس قطعات آماده برای ارسال بهمراه نسخ 6 و 7و8 دستور تعمیر ( نسخه مقوائی دستور تعمیر به قطعه الصاق شده است) همراه لیست به واحد دریافت و توزیع ارسال و در روی لیست رسید گرفته می شود . واحد دریافت و توزیع پس از تهیه بارنامه ** و SHIPPING MEMO *** یک نسخه از بارنامه و دو نسخه از SM. را به انبار تعمیری تحویل می دهد . انبار تعمیری پس از دریافت مدارک فوق اقدام به تفکیک و ارسال مدارک به شرح زیر می نماید :
نسخه اول و چهارم دستور تعمیر بهمراه نسخه زرد . SM، بارنامه ( و در صورت صدور فرمهای ضمانت و یا بدون هزینه فرمهای صادره ) جهت کمپانی تعمیر کننده قطعه.( در پاره ای از موارد نسخه چهارم دستور تعمیر به کارت مقوائی مربوطه الصاق وهمراه قطعه ارسال می گردد) .
نسخه دوم دستور تعمیر ( صورتی ) در فایل پیگیری کمپانی تعمیر کننده ، نسخه سوم ( سبز رنگ) فرم دستور تعمیر جهت ثبت بر روی کارتهای انبار این اسناد پس از ثبت درکارت انبار جهت بایگانی به دفتر انبارها ارسال می گردد.
نسخه پنجم فرم دستور تعمیر ( زرد رنگ ) به قسمت مالی واحد رسیدگی و کنترل مالی . با این اقدام عملیات انبار قطعات تعمیری در رابطه با ارسال قطعه به خارج خاتمه می پذیرد و انبار در انتظار دریافت قطعه و یا پاسخ کمپانی تعمیر کننده ( این پاسخ با کامل کردن و ارسال نسخه ACKNOWLEDGMENT و یا تلکس کمپانی تعمیر کننده تکمیل می شود ) می باشد . پس از دریافت جواب کمپانی تعمیر کننده پاسخ کمپانی در فایل زمان بندی جوابهای ماهیانه (TICKLER PILE) به تاریخ روز دریافت ( زمان تقریبی اعلام شده از سوی کمپانی تعمیر کننده ) بایگانی می شود.
ح- دریافت قطعه از تعمیر
چنانچه تعمیر بصورت عادی انجام و قطعه پس از تعمیر به انبار قطعات تعمیری تحویل شود این واحد در رابطه با پیگیری تعمیر اقدامی نخواهد نمود .
در صورتیکه 30 روز پس از ارسال قطعه جوابی از کمپانی تعمیر کننده دریافت نشود با اعلام مشخصات دستور تعمیر وبارنامه طی تلکس از کمپانی تعمیر کننده کسب اطلاع و جواب کمپانی تعمیر کننده همراه تلکس انبار در فایل زمان بندی جوابهای ماهیانه بایگانی می گردد.
عملیات واحد قطعات تعمیری در مورد قطعه با توجه به جواب کمپانی بشرح زیر می باشد:
1- در صورتیکه کمپانی انجام تعمیر و ارسال قطعه را اعلام نماید ، شماره بارنامه ، تاریخ و شماره پروازی که بنابراعلام کمپانی قطعه بر روی آن به تهران ارسال شده است بر روی نسخه صورتی دستور تعمیر ثبت و مراتب جهت پیگیری و ترخیص قطعه از گمرک به واحد دریافت و توزیع اطلاع داده می شود .
2- در صورتیکه پاسخ کمپانی دال بر غیر قابل تعمیر بودن قطعه و یا غیر اقتصادی بودن * تعمیر باشد ، در مورد قطعات کوچک که هزینه ارسال آنها به تهران در مقابل ارزش اسقاط قطعه قابل توجیه باشد طی تلکس به کمپانی اعلام می شود که قطعه را در محل اسقاط نماید . در مورد قطعاتی که ارزش اسقاط آنه ا بیش از هزینه ارسال به تهران باشد و یا اینکه قطعه اسقاط شده در تهران کاربرد آموزشی داشته باشد طی تلکس از کمپانی تعمیر کننده درخواست می شود که قطعه را به تهران ارسال نماید . در هر دو حالت پس از دریافت تلکس کمپانی که اسقاط قطعه را اعلام می نماید مانند حالتی که قطعه توسط منابع داخلی غیر قابل تعمیر اعلام شود برابر دستور العمل شماره 00-13-29 مورخ 14/2/73 فرم اعلام اسقاط تهیه و جهت واحدهای ذیربط ارسال می گردد.
3- چنانچه کمپانی در پاسخ انبار عدم دریافت قطعه را اعلام نماید اطلاعات مربوط به بارنامه و لیست بسته بندی ( PACKING LIST) از واحد دریافت و توزیع اخذ و مسیر قطعه از مرکز تا کمپانی تعمیر کننده با واحد صادرات خارجی بار پیگیری می شود چنانچه اقدامات در پیدا کردن قطعه به نتیجه مثبتی برسد مراتب به کمپانی تعمیر کننده منعکس و اقدامات بعدی در رابطه با تعمیر انجام خواهد شد . در صورتیکه با انجام اقدامات فوق قطعه پیدا نشود گزارش مفقودی با امضاء سرپرستی انبارها تهیه و همراه مدارک زیر برای دریافت خسارت به واحد بیمه ارسال می گردد:
– مشخصات کامل قطعه مفقودی
– کپی مکاتبات انجام شده با کمپانی و نتیجه پیگیری ها
– کپی دستور تعمیر قطعه
– کپی لیست بسته بندی
– کپی بارنامه
– کپی مانیفست بار
– کپی صورتحساب خرید قطعه ( یا استعلام قیمت از طریق تلکس ) نامه مفقودی جهت اقدام به واحدهای زیر رونوشت می شود :
– واحد کنترل موجودی جهت خارج کردن قطعه از کارت کاردکس و صدور سفارش خرید مجدد در صورت لزوم
– واحد حسابداری انبارها ( کنترل اسناد )
– واحد برنامه ریزی قطعات جهت خارج نمودن کارت قطعه مفقودی
– انبار تعمیری جهت ثبت در کارت انبار
لازم بتوضیح است که چنانچه قطعه در مسیر بین انبار قطعات تعمیری و کارگاه تعمیر کننده داخلی نیز مفقود شود نامه مفقودی همانند روش فوق جهت دریافت خسارت از بیمه تهیه می شود که این نامه یک کپی اضافه جهت انعکاس موضوع به واحد نظارت و بازرسی خواهد داشت .
4- چنانچه پس از اعلام مشخصات و زمان حمل از طرف کمپانی تعمیر کننده قطعه به انبار نرسد و بعبارت دیگر قطعه در مسیر بازگشت مفقود شود . مسیرحرکت قطعه از کمپانی تعمیر کننده تا انبار با واحد واردات خارجی بارپیگیری می شود و در صورت پیدا شدن قطعه مراتب به کمپانی اعلام می شود . اما در صورتیکه با انجام پیگیریها قطعه پیدا نشود همانند مرحله قبل گزارش بیمه تهیه و مانند مرحله قبل موضوع تا دریافت خسارت از بیمه پیگیری می شود گیرندگان رونوشت نامه ها و اقدامات آنها نیز همانند مرحله قبل می باشد .
5- چنانچه کمپانی تعمیر کننده پس از دریافت قطعه اعلام نماید که علاوه بر اشکالاتی که توسط انبار اعلام شده است قطعه در مسیر حمل از تهران به مرکز تعمیراتی صدمه دیده است پس از دریافت قطعه تعمیر شده هزینه اضافه ای که هما می بایست بابت تعمیر صدمه حمل بپردازد همراه با مدارکی که در قسمت قبل ذکر شد و صورتحساب کمپانی برای تعمیر اضافی جهت دریافت خسارت به واحد بیمه ارسال می گردد.
6- چنانچه پس از رسیدن قطعه به " هما " بررسیهای واحد دریافت و توزیع و یا بازرسان مهندسی و تعمیرات بیانگر این امر باشد که قطعه در مسیر بازگشت ( پس از تعمیر ) آسیب دیده است . با تائید بازرس گزارش مرجوعی (REJECTION REPORT) تهیه و این گزارش همراه با مدارکی که قبلاً درمورد ادعای خسارت به آنها اشاره شد به بیمه اطلاع داده می شود .
در نامه ایکه به این منظور جهت افتتاح پرونده به بیمه ارسال می گردد شماره دستور تعمیر جدیدی که جهت قطعه آسیب دیده صادر می شود ونام کمپانی تعمیر کننده به شرکت بیمه اطلاع داده شده واعلام می گردد که هزینه تعمیر پس از اطلاع از کمپانی تعمیر کننده به بیمه منعکس خواهد شد .
7- چنانچه همانطور که در ابتدای این بحث گذشت تعمیر قطعه بصورت عادی انجام و قطعه سالم به واحد دریافت و توزیع " هما " برسد ، پس از کسب اطلاع از واحد دریافت خارجی انبار دار برای دریافت قطعه به واحد دریافت خارجی مراجعه و قطعه را که قسمت C کارت قطعه تعمیری (OK TAG) به آن متصل است ( منبع تعمیراتی تگ قابل خدمت بودن قطعه را تهیه و همراه گواهی قابل استفاده بودن * آن ارسال می نماید انباردار در هنگام دریافت قطعه پس از بررسی گواهی فوق یک نسخه از آنرا به همراه قطعه دریافت می نماید . در صورتیکه کمپانی تعمیر کننده تنها گواهی فوق را ارسال نموده باشد و تگ قابل خدمت بودن صادر نشده باشد اطلاعات مربوطه از روی گواهی فوق الذکر توسط بازرس فنی بر روی تگ قابل خدمت درج و پس از مهر نمودن تگ ، قطعه به انبار ارسال می گردد و کارت مقوائی دستور تعمیر که با مهربازرس ممهور شده است تحویل گرفته و پس از مقایسه قطعه و کارتهای همراه روی نسخ دستور تعمیر در محل RECEIVED رسید داده و پس از ثبت مشخصات قطعات تعمیری در فرم تحویل ** به انبار مراجعه می نماید .
خ- اقدامات پس از تحویل قطعه به انبار
بموجب دستورالعملهای مهندسی و تعمیرات برخی از قطعات می بایست پس از برگشت از تعمیر در کارگاههای داخلی آزمایش ( TEST) شوند اینگونه قطعات قبل از جایگزینی در قفسه مربوطه با صدور دستور کار به کارگاه مربوطه ارسال می شوند و پس از تائید کارگاه بعنوان یک قطعه قابل خدمت (SERVICEABLE PART) بحساب خواهند آمد .
قطعات قابل خدمت همراه با یک نسخه از فرم تحویل به مسئول مربوطه تحویل می گردد و نسخه دوم فرم تحویل جهت انجام مراحل زیر به واحد پیگیری انبار ارائه می شود :
1- بررسی نوع تعمیر انجام شده با تعمیر درخواست شده و کشف مغایرتهای احتمالی
2- اعلام مغایرتهای احتمالی طی تلکس به کمپانی تعمیر کننده در این مرحله چنانچه مغایرت مشاهده شده سبب شود که قطعه بلا استفاده شود مکاتبات لازم برای انجام تعمر درخواست شده با کمپانی تعمیر کننده انجام و قطعه با صدور دستور تعمیر جدید و فرم NO. CHARGE مجدداً باطی مراحل که ذکر شد برای تعمیر ارسال می گیرد .
3- پس از انجام مراحل فوق نسخه دوم فرم تعمیر تا رسیدن نسخ دریافت و توزیع برای انجام عملیات حسابداری در انبار نگاهداری می شود .
د- پیدا شدن قطعه مفقودی
در صورتیکه قطعه ایکه قبلاً مفقودی اعلام شده است پس از انجام اقدامات " هما " و دریافت خسارت از بیمه پیدا شود اقدامات بند " خ" درمورد آن انجام و با صدور فرم SUP12 این قطعه به موجودیهای انبار اضافه می شود از نظر عملکرد مالی ارزش قطعه پیدا شده در بدهکار حساب انبار و بستانکار حساب 006359556 " هما " ثبت می گردد.
ذ- نتیجه و ارزیابی
این گزارش بر مبنای گزارش شماره 149/ گ/ 592 مورخ 25/8/67 با هدف به روز درآوردن اطلاعات گزارش فوق الذکر با همکاری سرپرستی قطعات تعمیری قسمت تدارکات تهیه شده است .
بدنبال تصمیم گیریهای انجام شده در جلسات بررسی سیستم پشتیبانی " هما " و انتخاب انبار قطعات تعمیری بعنوان نقطه شروع بررسی جدید طی این گزارش و ضمائم آن سعی شده است روال موجود در گردش قطعات تعمیری و اقداماتی که قسمتهای مختلف در انجام این مهم عهده دار هستند به تفصیل مشخص شده و با بررسی نمایندگان تام الاختیار قسمتهای تدارکات ، خدمات مدیریت ، مالی و مهندسی و تعمیرات اشکالات و نواقص سیستم موجود مرتفع گشته و این وضعیت بعنوان مدل تبدیل سیستم دستی به سیستم مکانیزه مورد استفاده قرار گیرد .
در تهیه این گزارش صرفنظر از هزینه های مصروفه جهت تهیه گزارش 149/ گ / 592 که بعنوان گزارش منبع مورد استفاده قرار گرفته حدود 200 ساعت وقت بررسی و کارشناسی و یکصد و پنجاه ساعت زمان جهت اقدامات پشتیبانی ( تهیه فرمهای پیوست ، ماشین نویسی اصلاح نمونه ها ، تکثیر و …) آن صرف شده است .
موضوع :
نحوه درخواست قطعات مصرفی و چگونگی گردش اسناد مربوط به آنها در " هما "
1- نحوه درخواست اقلام مصرفی از انبار
بنابر سیاست جاری شرکت هواپیمائی جمهوری اسلامی ایران کلیه اقلامیکه دارای مصرف متوالی می باشند در چهارده انبار موجود نگهداری می شوند مصرف کنندگان اینگونه اقلام در زمان نیاز اقدام به صدور فرم درخواست از انبار * را می نمایند.
اطلاعاتی که مصرف کننده در زمان تهیه درخواست بر روی فرم درج می نماید ، عبارتست از:
الف – اطلاعات کلی در مورد درخواست کننده و علت درخواست شامل :
– نوع هواپیما و شماره ثبتی هواپیما ( در مورد اقلام مربوط به هواپیما)
– کد محل ( واحد )
– مرکز هزینه
– نوع هزینه
– آدرس تحویل گیرنده
– شماره دستور کار
ب- اطلاعات مربوط به اقلام درخواستی شامل :
– تعداد درخواستی
– واحد مصرف جنس
– شماره فنی قطعه ( جنس )
– کلاس تعیین شده برای قطعه ( جنس)
– شرح جنس قطعه
پس از درج اطلاعات فوق درخواست کننده فرم را امضاء و جهت تائید سرپرست قسمت و یا مقام تائید شده از سوی سرپرست قسمت ارائه می نماید پس از کسب تائید درخواست کننده بسته به مورد یا به انبار مورد نظر مراجعه می نماید و یا اینکه نسخه درخواست را با پست شرکت COMAIL جهت انبار ارسال می نماید .
2- نحوه تحویل اقلام مصرفی از انبار
انباردار با مراجعه به کارت انبار در صورتیکه نیاز به اصلاح اطلاعت روی درخواست باشد آنرا اصلاح و ستون تحویلی را تکمیل می نماید .
پس از اخذ رسید از تحویل گیرنده در ذیل فرم نسخه زرد ، اقلام درخواستی را به درخواست کننده تحول می دهد و اقلام صادره را در کارت انبار مربوطه ثبت می نماید.
انباردار پس از ثبت شماره ردیف انبار * موجودی باقیمانده هر قلم جنس را ( جهت کنترلهای بعدی واحد کنترل موجودی ) در حاشیه سفید کنار هر سطر ثبت می نماید .
در پایان روز از SUP 2 های دریافتی روز لیست برداری شده و کلیه نسخ SUP 2 همراه لیست مربوطه به واحد کنترل موجودی ارائه و روی لیست از واحد کنترل موجودی رسید گرفته می شود . نسخه سبز SUP 2 بعنوان رسید انبار براساس شماره نبار و فرمهای رسید براساس تاریخ روز بایگانی می گردد .
3- سفارش اقلام انباری و خارج کردن اقلام مصرف شده از حسابهای دارائی " هما "
واحد برنامه ریزی و کنترل موجودی مستقر در قسمتهای مصرف کننده وظیفه نگهداری حساب موجودی اقلام در انبارهای " هما " صدور درخواست مجدد خرید جهت اقلامیکه موجودی آنها به نقطه سفارش می رسد و تهیه اطلاعات اولیه جهت قسمت مالی بمنظور تعیین هزینه اقلام انباری " هما " را عهد ه دار می باشد .
در شرایط موجود روش کار واحد کنترل موجودی در رابطه با درخواست و مصرف قطعات انباری بشرح زیر می باشد .
واحد کنترل موجودی در زمان صدور سفارش خرید برای هر قطعه انباری در اولین خرید دو کارت اطلاعاتی ** تهیه می نماید.
1- کارت اطلاعات مربوط به تعداد موجودی ، روند جابجائی ( ورود و خروج اقلام به انبار ) و میانگین قیمت قطعه موجود ( به ریال )
2- کارت اطلاعات مادر راجع به مشخصات قطعه وتاریخچه حداقل پنج بار خریدهای قبلی با قیمت ارزی مربوطه و روند مصرف طی سال گذشته و سال جاری .
در زمان دریافت فرمهای SUP 2 از روی شماره فنی اقلام درج شده در UP 2 قیمت متوسط از روی کارت کاردکس استخراج و در روی فرم درخواست ثبت می گردد .سپس تعداد اقلام تحویل شده بوسیله انباردار ، در روی کارت کاردکس ثبت ومانده جدید محاسبه می گردد چنانچه مانده درج شده توسط انباردار با مانده محاسبه شده توسط کنترل موجودی مغایرتی داشته باشد موضوع با انبار مورد پیگیری قرار می گیرد . ( پیوست شماره 15-2 کاردکس کنترل موجودی) چنانچه پس از کسر اقلام تحویل شده از موجودی ، تعداد اقلام باقیمانده به نقطه سفارش رسیده باشد پیش نویس فرم درخواست خرید مجدد صادر می گردد ( روش صدور درخواست مجدد طی گزارش جداگانه ای ارائه خواهد شد .)
پس از درج قیمت متوسط هر قلم کالا بر روی فرم SUP 2 مربوطه و محاسبه ارزش کل اقلام تحول شده به متقاضی نسخ اول فرم درخواست به تفکیک هر انبار جهت انجام عملیات مالی به واحد کنترل اسناد انبار ارائه می گردد . واحد کنترل اسناد انبار پس از کنترل نسخ برای مجموع اقلام صادر شده از هر انبار طی یکماه اقدام به صدور سند غیر نقدی می نماید و طی این سند حساب هزینه مربوطه را به میزان مجموع ارزش کالاهای صادره از انبار بدهکار و در مقابل حساب انبار مورد نظر را بستانکار می نماید .
در مورد اقلام صادره از انبارهائی که تحت پوشش طرح مکانیزه قرار گرفته اند گزارشات کامپیوتری که از سیستم گرفته می شود مشخص کننده تعداد اقلام صادره از هر انبار و ارزش آنها می باشد ، بنابراین واحد کنترل موجودی در شرایط موجود تنها این اطلاعات را با کارتهای کاردکس تطبیق و اطلاعات اقلام خروجی را در کارت کاردکس ثبت می نماید سپس گزارشات کامپیوتری صدور کالا از انبار ( ISSUE REPORT) را همراه نسخ سفید فرم درخواست کالا جهت واحد کنترل حساب انبارها ارسال می نماید . واحد کنترل اسناد انبار گزارش مربوطه را اینتری زده و حساب انبار را به میزان جمع هزینه گزارش کامپیوتری بستانکار و حساب هزینه مربوطه را بدهکار می نماید .پس از انجام عملیات فوق اسناد هزینه از طریق واحد هزینه جهت واحد تمرکز حسابها ارسال می گردد. ادره تمرکز اقدام به تهیه گروه سند ( و چر) نموده و پس از ثبت اقلام در حسابهای مربوطه اسناد و مدارک را بایگانی می نماید .
چگونگی تامین قطعات مورد نیاز قسمت مهندسی و تعمیرات که درانبار موجود نمی باشند .
اگر پس از مراجعه مکانیک برای دریافت قطعه تعمیری قطعه مورد نظر درانبار موجود نباشد فرم NIS* به ترتیب زیر صادر و توزیع می گردد.
اطلاعات NIS توسط مکانیک درج می گردد.
پس از امضای انباردار ، مکانیک و سرپرست شیفت مربوطه ، نسخه چهارم را مکانیک می برد .
مشخصات NIS بر روی فرم (DAILY NIS REPORT **) که شامل PRIORITY , A/C REG , DES,P/N, NIS NO , ITEM ستون تعداد ، تعداد تحت تعمیر و یا وضعیت قطعه اختلاف PN با PN درخواستی مکانیک وهمچنین تعداد موجود در ایستگاهها و یا کیتهای موجود در انبار توسط انباردار در آن درج می گردد.
فرم به قسمت پیگیری ارسال می گردد و اطلاعات فرم در کامپیوتر (PC) واحد پیگیری وارد می شود .
هر چهار نسخه باقیمانده فرم NIS به واحد کنترل موجودی ارسال می گردد پس ازدرج نظرات واحد کنترل موجودی نسخه زرد به انبار ارسال می گردد.
اطلاعات واحد کنترل موجودی با فرم گزارش NIS روزانه کنترل می شود .
نسخه سوم ( زرد رنگ ) جهت پیگیری امر در اختیار واحد پیگیری انبار تعمیری قرار می گیرد .
چنانچه نبودن قطعه سبب زمینگیر A.O.G شدن هواپیما شود ب مراجعه به کار کارتهای انبار اقدامات زیر بعمل می آید.
1- اگر قطعه مورد نظر در انبار یکی از ایستگاهها موجود باشد باتلکس درخواست می شود که قطعه با اولین پرواز به مرکز یامحل زمینگیر شدن هواپیما ارسال می شود.
2- در صورتیکه قطعه در ایستگاه ها موجود نباشد با مراجعه به بایگانی انبارها وضعیت قطعات تعمیری مشابه در مراکز تعمیراتی بررسی و طی تلکس درخواست تسریع در ارسال قطعه می گردد. در اینگونه موارد کمپانی تعمیر کننده در صورت امکان قطعه را آماده وشماره پرواز و شماره بارنامه قطعه را به " هما " اعلام می نماید واحد قطعات تعمیری این اطلاعات را در روی نسخه صورتی دستور تعمیر درج و مراتب را جهت تسریع در امر ترخیص کالا در اختیار واحد دریافت و توزیع قرار می دهد ، قطعه پس از ترخیص در اختیار قسمت مهندسی و تعمیرات گذارده خواهد شد .
3- در صورتیکه منابع تعمیراتی قادر به تعمیر قطعات و ارسال سریع آنها نباشند و کمبود قطعه منجر به زمینگیر ( GROUND) شدن هواپیما شود قطعه به یکی از طرق زیر موقتاً تامین می گردد.
1-3- چنانچه قطعه از قطعات قرضی (LOAN ITEMS) باشد طی تلکس از منابع تعمیراتی و یا سایر خطوط هوائی درخواست قطعه به صورت امانی می گردد تا پس از رسیدن قطعه از تعمیر قطعه امانی از هواپیما پیاده و با ذکر ساعات کارکرد به صاحب اصلی مسترد گردد . پس از ارسال تلکس جهت امانت گرفتن قطعه با دریافت اولین پاسخ مثبت هماهنگی های لازم با واحد دریافت و توزیع جهت ترخیص بموقع قطعه بعمل خواهد آمد . لازم به توضیح است که در مواردی که کمبود قطعه منجر به زمینگیر شدن هواپیما می گردد کلیه تلکس ها با کد QU ( خیلی فوری ) رد و بدل می شود .
2-3- در صورتیکه امکان تامین قطعه بصورت LOAN فراهم نگردد با موافقت تدارکات و منابع تعمیراتی قطعه بصورت تعویض ( EXCHANGE) فراهم می گردد به این ترتیب که ابتدا وضعیت قطعه پیشنهادی منبع تعمیراتی از لحاظ TOT, TSN ,T.S.O از کمپانی استعلام و با وضعیت قطعه متعلق به " هما " مقایسه می گردد در صورت قابل توجیه بودن وضعیت قطعه پیشنهادی کمپانی تعمیراتی قطعه معیوب به کمپانی تعمیراتی واگذار و یک قطعه آماده خدمت در قبال آن دریافت وهزینه های مربوطه از طرف " هما " پرداخت می گردد .پس از دریافت قطعه مراتب جهت ثبت اطلاعات مربوط به قطعه تعویض شده به واحد کنترل تولید اعلام و در کارت انبار ثبت می گردد .
3-3- در صورتیکه تامین قطعه از این طریق هم امکان نداشته باشد و قطعه مورد نیاز قطعه ای از یک قطعه تعمیری بزرگتر باشد و یا اینکه قطعه در روی هواپیمائی که بخاطر انجام تعمیرات دوره ای در آشیانه متوقف می باشد وجود داشته باشد به نظر قسمت مهندسی و تعمیرات اقدام به جدا کردن قطعه (CANABLIZE) از هواپیمای متوقف در آشیانه و یا قطعه ( NEXT HIGHER ASSEMBLY) که در انبار وجود دارد می گردد.
اقداماتی که جهت اینکار انجام می شود به شرح زیر است :
1- گرفتن فرم NIS که اولویت ذکر شده در آن AOG می باشد.
2- پر کردن فرم (CANABLIZATION) * به شرح زیر :
– مشخصات کامل قطعه مادر و هواپیمائی که قطعه از آن پیاده می شود .
– نام قطعه
– نوع هواپیما و موتور
– شماره سریال قطعه
– شماره فنی قطعه
– شماره فرم NIS صادره
– شماره ثبتی هواپیمائی که بعلت نبودن قطعه زمینگیر شده است
– علت جدا کردن (CANABLIZATION)
– نام مسئولی که اجازه جدا کردن قطعه را صادر می نماید ( و تاریخ صدور )
– نام مسئولی که قطعه را از قطعه مادر پیاده می کند ( و تاریخ صدور )
مکانیک با دریافت فرم CANABLIZATION تائید شده اقدام به باز کردن قطعه نموده و نسخه سوم ( مقوائی ) فرم را به محلیکه قطعه باز شده است . متصل می نماید نسخه اول ( سفید ) فرم جهت واحد کنترل تولید و نسخه دوم به درخواست کننده ارائه می شود .
مشخصات فرم
**********
قطع کاغذ : (CM 17 در CM28)
نوع کاغذ :NCR
تعداد نسخ : 6
رنگ نسخ : 1- سفید 2- صورتی 3- زرد
4- سبز 5- زرد پررنگ 6- آبی
واحد صادر کننده : انبار قطعات تعمیری
شرح فرم : پیوست شماره 2
نحوه صدور و تکمیل فرم
چنانچه قطعه ای بنابر تشخیص یکی از کارگاههای " هما " و یا موسسات تعمیر کننده خارج از " هما " اسقاط اعلام شد انبادار فرم را در 6 نسخه صادر می نماید . پس از تائید مسئول انبار قطعات تعمیری و مدیر انبارها نسخ فرم به شرحی که در گردش فرم ارائه گردیده است توزیع می گردد .
در ردیف اول فرم به ترتیب نوع و REGISTER هواپیما ( کد سه حرفی ) ، مرکز هزینه و شماره سریال انبار درج می گردد.
* در صورتی که قطعه اسقاط اعلام شده در بیش از یک نوع هواپیما مورد استفاده قرار گیرد ، در قسمت A/C TYPE کلمه ALL ثبت می شود ودر قسمت REMARKS، انواع آنها درج می گردد .
* شماره سریال انبار به ترتیب از سمت چپ شامل کد یک حرفی (S) به منزله SCRAP و کد دو حرفی شماره انبار ( انبار تعمیری شماره 14) و کد دو حرفی ماه از ( 01 الی 12) و کد چهار حرفی شماره ( 0001 الی 9999) می باشد .
در ردیف دوم ، واحد شمارش قطعه ( معمولاً EACH می باشد ) ، شماره شرکت سازنده ، شماره سریال ، نام مخفف قطعه ، نام کامل قطعه ، کد ارز ، قیمت قطعه به ارز و قیمت قطعه به ریال درج می شود.
در ردیف سوم شماره قطعه براساس شماره ای که شرکت بوئینگ به آن قطعه داده است ، و علت اسقاط قطعه و محل ارسال قطعه جهت تعمیر درج می گردد.
* در صورتی که محل ارسال قطعه خارج از " هما " (REPAIR AGENCY) باشد نام کامل شرکت تعمیر کننده و در صورتی که یکی از کارگاههای " هما " باشد نام کارگاه بطور کامل درج می شود .
در ردیف چهارم شماره قطعه براساس شماره ای که واحد برنامه ریزی و کنترل موجودی هواپیمائی جمهوری اسلامی ایران به آن قطعه داده است ، وضعیت فیزیکی قطعه ، شماره و تاریخ تلکسی که بوسیله آن قطعه اسقاط اعلام شده است قید می گردد.
در ردیف پنجم و ششم در صورتی که قطعه بوسیله کارگاههای " هما " اسقاط اعلام شده باشد شماره WORK ORDER و در صورتی که قطعه بوسیله کمپانیهای خارجی اسقاط اعلام شده باشد شماره REPAIR ORDER قید می گردد . در صورتی که قطعه بعد از اسقاط شدن به واحد فروش تدارکات جهت فروش به شرکت ، کارخانه و یا دانشگاهی ارسال گردد ، در محل SHIP TO نام موسسه دریافت کننده قطعه درج می گردد .
امضاها مجاز جهت بجریان افتادن فرم عبارتند از :
1- امضاء اقدام کننده ( صادر کننده فرم SCRAP) در محل ISSUED BY
2- امضاء مسئول انبار در محل APPROVED BY
3- امضاء مدیر انبارها در محل DIRCETOR STORES
4- امضاء مسئول برنامه ریزی و کنترل موجودی در هنگام خارج کردن قطعه از کارت کاردکس در محل I.P.C.
گردش فرم و توزیع نسخ
در صورتی که مرکز تعمیر کننده قطعه ( کارگاههای " هما " و یا موسسات تعمیر کننده خارج از " هما " ) قطعه ای را اسقاط و غیر قابل تعمیر اعلام نماید ، انباردار فرم SCRAP را در 6 نسخه صادر نموده و مشخصات قطعه و دلیل SCRAP را در فرم مربوطه درج می نماید. پس از امضاء فرم توسط صادر کننده ، مسئول انبار ، فرم را امضاء و مطالب مندرج در آن را تائید می نماید سپس هر 6 نسخه فرم توسط مدیر انبارها امضاء می گردد نسخه ششم فرم به انبار مربوطه جهت تکمیل و کم کردن کارت کالای موردنظر ارسال می گردد و نسخه پنجم نیز در دفتر انبارها براساس شماره سریال انبار قید شده در فرم ، بایگانی می گردد.
در صورتی که قطعه ای که جهت تعمیر به خارج از " هما " ارسال شده است توسط کمپانی تعمیر کننده اسقاط اعلام شود و همچنین برگرداندن آن به ایران مقرون به صرفه نباشد و در محل اسقاط گردد، نسخه چهارم فرم جهت اطلاع واحد دریافت و توزیع و تکمیل REPAIR ORDER به واحد دریافت خارجی ارسال می گردد .
در صورتی که قطعه اسقاط اعلام شده ( چه توسط کارگاههای " هما " و چه توسط موسسات تعمیری خارج از " هما " ) TIME & LIFE داشته باشد نسخه سوم جهت اطلاع به واحد برنامه ریزی و کنترل تولید ارسال می گردد .
نسخ اول و دوم فرم SCRAP به همراه ضمائم ( WORK ORDER یا REPAIR ORDER ، تلکس یا نامه کمپانی تعمیر کننده و یا نامه کارگاه " هما " مبنی بر اینکه قطعه مورد نظر اسقاط و غیر قابل تعمیر می باشد ) ، به واحد برنامه ریزی و کنترل موجودی ارسال می گردد . در این واحد پس از تعیین قیمت ودرج نوع ارز نسخه دوم درواحد بایگانی شده ونسخه اول به همراه مدارک ضمیمه به واحد کامپیوتری کنترل موجودی ارسال می گردد .پس از وارد کردن اطلاعات مربوط به قطعه اسقاط شده در کامپیوتر جهت کم کردن از کارت کالای مربوطه ، در پایان هر ماه لیستی از قطعات اسقاط شده همراه معادل ارزش ریالی کالا ، ضمیمه نسخ اصلی فرمهای SCRAP شده و به واحد کنترل اسناد انبار جهت ثبت درحسابها ارسال می گردد .
وظائف واحدها در رابطه با فرم SCRAP
انبار تعمیری
واحد انبار تعمیری مسئول پیگیری اقلام تعمیری ، صدور و بجریان انداختن فرم اعلام اسقاط می باشد این واحد با توجه به اطلاعات دریافتی از کارگاههای " هما " و یا شرکت تعمیر کننده قطعه ، فرم را صادر می نماید.
در مورد اقلامیکه عمر قانونی آنها به پایان رسیده است و یا در انبار صدمه دیده اند ، انبار قطعات تعمیری با صدور WORK ORDER قطعه را جهت یکی از کارگاههای " هما " ارسال و پس از کسب تائید ، اقدام به صدور فرم اعلام اسقاط می نماید.
* فرم SCRAP فقط در مورد اعلام اسقاط قطعه صادر می شود و در صورت مفقود شدن قطعه در انبار ، از فرم مذکور جهت اعلام مفقودی قطعه نمی توان استفاده نمود.
برنامه ریزی و کنترل موجودی
واحد برنامه ریزی و کنترل موجودی پس از دریافت فرم اعلام اسقاط وتعیین ودرج ارزش ارزی قطعه ، قطعه را از کارت کاردکس خارج نموده و در صورت لزوم اقدام به سفارش قطعه جایگزین می نماید .
کنترل اسناد انبارها
واحد کنترل اسناد انبارها پس از دریافت فرم SCRAP و مدارک ضمیمه به همراه گزارش کامپیوتری قطعات اسقاط شده ، ضمن کنترل مدارک ضمیمه امضاهای مجاز را کنترل نموده و برای هر نوع هواپیما یک اینتری مجزا صادر نموده و پس از اخذ امضاهای لازم فرم را جهت ثبت در حسابها به اداره هزینه ارسال می نماید .
شرح فرم
********
فرم SCRAP در 6 نسخه به شرح ذیل به قسمتهای ذیربط ارسال می گردد.
1- نسخه سفید واحد کنترل اسناد انبارها
2- نسخه صورتی واحد برنامه ریزی و کنترل موجودی
3- نسخه زرد واحد برنامه ریزی و کنترل تولید
4- نسخه سبز واحد دریافت خارجی
5- نسخه زرد پررنگ دفتر انبارها
6- نسخه آبی انبار قطعات تعمیری
کلماتی که بصورت مختصر در فرم بکار رفته اند عبارتند از :
A/C TYPE :AIRCRAFT TYPE
A/C REGISTER :AIRCRAFT REGISTER
C.CENTER :COST CENTER
STORE Sr.NO :STORE SERIAL NUMBER
UN :UNIT
IR P/N: :IRAN AIR PART NUMBER
SERIAL NO :SERIAL NUMBER
CUR. :CURRENCY
U.PRICE :UNIT PRICE
TL.RLS. :TOTAL RIALS
MANUFACTURER'S P/N : MANUFACTURER'S PART NUMBER
نمودار گردش فرم SCRAP MEMO
واحد کنترل اسناد انبارها
واحدکامپیوتری کنترل موجودی
واحدبرنامه ریزی کنترل موجودی
انبار تعمیری
شرح نمودار گردش فرم SCRAP MEMO
***********************
1- در صورتی که قطعه ای جهت تعمیر به یکی از کارگاههای " هما " و یا موسسات تعمیر کننده ارسال گردد و مرکز تعمیر قطعه را اسقاط و غیر قابل تعمیر تشخیص دهد طی تلکس یا نامه اسقاط بودن کالا را اعلام می نماید .
2- انبار دار پس از دریافت تلکس ، فرم SCRAP MEMO را در 6نسخه صادر می نماید .
3- پس از امضاء فرم و کسب امضاء مسئول انبار و مدیر انبارها ، نسخه ششم در انبار تعمیری بایگانی شده و نسخه پنجم به دفتر انبارها ارسال می گردد .
4- در صورتی که قطعه ای که جهت تعمیر به خارج از " هما " ارسال شده ، اسقاط اعلام گردد نسخه چهارم فرم جهت اطلاع به واحد دریافت و توزیع ارسال می گردد .
5- در صورتی که قطعه اسقاط اعلام شده ، TIME & LIFE داشته باشد نسخه سوم فرم جهت اطلاع به واحد برنامه ریزی و کنترل تولید ارسال می گردد .
6- نسخه اول و دوم به همراه نامه یا تلکس کمپانی تعمیر کننده جهت تکمیل فرم SCRAP MEMO به واحد برنامه ریزی و کنترل موجودی ارسال می گردد .
7- پس از تکمیل ، نسخه دوم فرم در واحد بایگانی و نسخه اول به همراه ضمائم به واحد کامپیوتری کنترل موجودی ارسال می گردد .
8- واحد کامپیوتری کنترل موجودی با توجه به اطلاعات فرم ، گزارش کامپیوتری که ارزش ریالی قطعات اسقاط شده می باشد را تهیه می نماید .
9- نسخه اصلی فرم SCRAP MEMO به همراه ضمائم ( نامه یا تلکس کمپانی تعمیر کننده و گزارش کامپیوتری ) به واحد کنترل اسناد انبارها جهت کنترل مدارک و صدور اینتری ارسال می گردد .
10- واحد کنترل اسناد و انبارها پس از کنترل و صدور اینتری اسناد را جهت ثبت در حسابها به اداره هزینه ارسال می نماید .
موضوع :
اقدامات واحد قطعات تعمیری در رابطه با تعمیرات کلی هواپیما
الف – ارسال عادی قطعات
– واحد کنترل تولید قبل از اعزام هواپیما جهت تعمیرات اساسی لیست اقلام و قطعاتی * را که می بایست در روی هواپیما بررسی و یا تعویض شود با کدهای مخصوص مشخص نموده و به قسمت تدارکات اعلام می نماید .
انبار قطعات تعمیری ، قطعات و لوام مورد نیازی را که با کد " U" مشخص شده اند آماده و پس از بسته بندی و صورت برداری جهت کمپانی تعمیر کننده ارسال نماید .
– چنانچه در زمان انجام تعمیر اساسی کمپانی تعمیر کننده نیاز به قطعاتی داشته باشد که از مرکز به همراه هواپیما ارسال نشده اند مراتب طی تلکس به واحد تعمیری اطلاع داده می شود اینگونه قطعات مجدداً توسط انبار آماده و پس از بسته بندی جهت کمپانی تعمیر کننده ارسال می گردد .
– پس از انجام تعمیرات اساسی کمپانی تعمیر کننده وضعیت کلیه اقلام تعویض شده بر روی هواپیما را طی گزارش لیست نهائی تعویض قطعات ** برای انبار ارسال می نماید .
– واحد قطعات تعمیری ضمن مقایسه لیست ارسالی از کمپانی تعمیر کننده با لیست اقلام ارسالی از تهران مغایرتهای احتمالی را مشخص ومراتب را جهت دریافت قطعات با کمپانی تعمیر کننده پیگیری می نماید .
– انبار قطعات تعمیری با توجه به سوابق در خصوص قطعاتی که در کمپانی تعمیر کننده هواپیما تعمیر می شوند دستور کار و دستور تعمیر صادر و دستور تعمیر را جهت کمپانی تعمیر کننده هواپیما ارسال می نماید . سایر قطعات با هواپیما به تهران ارسال می گردد انبار تعمیری این قطعات را همانند قطعات تعمیری که توسط مکانیک به انبار تحویل می گردد جهت تعمیر به منابع تعمیر کننده داخلی و خارجی ارسال می نماید .
ب- اشکالات در ارسال قطعات و اقدامات انبار تعمیری
– چنانچه در زمان دریافت لیست از واحد کنترل تولید قطعه ای در انبار " هما" موجود نباشد به کمپانی تعمیر کننده اعلام می گردد که در زمان نیاز به قطعه در مراحل تعمیر اساسی مراتب را به " هما " اعلام نماید تا چنانچه قطعه از منابع تعمیراتی دیگر دریافت شد جهت کمپانی تعمیر کننده هواپیما ارسال گردد .
– در صورتیکه در طی مراحل تعمیر کمپانی تعمیر کننده نیاز به قطعه ای را که توسط " هما " ارسال نشده است ، اعلام نماید و قطعه در انبار موجود نباشد با مراجعه به سوابق انبار چنانچه قطعه مشابه در کمپانی انجام دهنده تعمیر اساسی تحت تعمیر باشد شماره دستور تعمیر به کمپانی تعمیر کننده اطلاع داده می شود تا همان قطعه را سریعتر تعمیر کرده و مورد استفاده قرار دهد .
چنانچه بعداً مشخص شود که کمپانی تعمیر کننده این اقدام را انجام داده است مشخصات قطعه تعمیری از طریق انبار به اطلاع کلیه واحدهائی که در انتظار دریافت اطلاعات مربوط به قطعه تعمیری هستند می رسد .
واحد دریافت وتوزیع پس از دریافت این اطلاعات نسبت به تکمیل فرم دستور تعمیر مربوطه اقدام نموده ونسخ مربوط به انبار تعمیری را ارسال می نماید .
– در صورتیکه در حین انجام تعمیر اساسی نیاز به قطعه ایکه هواپیما را زمین گیر خواهد نمود و یا موجبات تاخیر در انجام تعمیر اساسی را فراهم می آورد پیش آید به ترتیب اجازه انجام اعمال زیر به کمپانی تعمیر کننده داده خواهد شد .
الف – قطعه معیوب روی هواپیما را تعمیر کرده و مجدداً مورد استفاده قرار دهد .
در صورت انجام تعمیر و نصب مجدد قطعه ، کمپانی تعمیر کننده مدارک مربوط به تعمیر قطعه را به واحد کنترل تولید ( جهت اصلاح کارت سابقه ) ارسال می نماید .
پس از دریافت گزارش تعمیراتی این نوع قطعات واحد انبارها لیست کامپیوتری قطعات را برای اعمال کنترکهای بعدی تهیه و یک نسخه از آنرا جهت انبار تعمیری ارسال می نماید . مراتب در انبار تعمیری در کارت هر یک از قطعات ثبت می گردد . این عمل صرفاً به منظور کنترل زمان گارانتی قطعات انجام می پذیرد .
ب- قطعه معیوب روی هواپیما با یک قطعه آماده کار ( SERVICEABLE) کمپانی تعمیر کننده تعویض و هزینه مربوطه صورتحساب گردد .
در صورت انجام تعویض ، اطلاعات قطعه تعویض شده ( جهت خارج کردن از کارتهای سابقه ) و قطعه نصب شده بر روی هواپیما ( جهت تهیه کارت سابقه ) بموجب لیست نهائی کمپانی در رابطه با تعویض به واحد کنترل تولید منعکس می گردد . برای اینگونه قطعات دستور تعمیر صادر می گردد و اطلاعات عیناً درکاردکس * انبار تعمیری ثبت می گردد .
ج- یک قطعه قابل خدمت بطور امانی ( LOAN) از کمپانی تعمیر کننده دریافت می گردد . در اینصورت برای واحد کنترل تولید درخواست صادر می شود تا پس از دریافت قطعه سالم ( بعد از بازگشت هواپیما) قطعه امانی را از روی هواپیما باز کرده وپس از درج اطلاعات و تکمیل تگ مربوطه (LOAN TAG) قطعه را جهت ارسال به کمپانی تعمیر کننده در اختیار انبار تعمیری قرار دهد .
د- یک قطعه قابل خدمت از کمپانی تعمیر کننده خریداری و جایگزین قطعه معیوب می گردد . واحد کنترل تولیدی بر مبنای اطلاعات مندرج در لیست نهائی تعویض قطعات اقدام به صدورکارت سابقه برای قطعه جدید می نماید .
موضوع :
خروج قطعه از انبار برای فروش و یا امانت
الف – فروش
در برخی از مواقع خروج قطعه از انبار به منظور فروش قطعه به سایر خطوط هواپیمائی ( داخلی و خارجی ) و سازمانها و ارگانهای دولتی صورت می گیرد . ( تنها اقلامی که امکان واگذاری آنها توسط واحد کنترل موجودی تائید شده است ) در اینصورت واحد حسابداری انبارها با صدور فرم درخواست از انبار * و ممهور نمودن کلیه نسخ آن به مهر فروش ، قطعه را از انبار دریافت می نماید . نسخ فرم درخواست به واحد حسابداری انبارها ارسال می گردد . در واحد حسابداری انبارها فرم دستور کار مالی ** صادر و با ثبت شماره فرم درخواست بر روی آن تکمیل می شود .
فرم دستور کار مالی پس از تهیه به امضاء مدیر انبارها رسیده و جهت صدور صورتحساب به ذیحسابی خدمات فرودگاهی ارسال می شود.
صورتحساب شرکت درخواست کننده از طرف قسمت مالی تهیه وپس از ارسال جهت شرکت مربوطه یک نسخه از آن به انبار ارسال و ضمیمه سوابق قطعه می گردد.
در مورد فروشهای نقدی ، پس از مشخص شدن قیمت پایه اقلام توسط واحد کنترل موجودی مهندسی و تعمیرات واحد انبارها قیمت روز را مشخص و با در نظر گرفتن هزینه های بالاسری قیمت قطعی جنس را تعیین و طی نامه به دریافت کننده قطعه و قسمت مالی اعلام می نماید .
درخواست کننده قطعه با مراجعه به قسمت مالی قبض رسیید صندوق ( ارزی و یا ریالی ) دریافت و پس از واریز وجه به حساب " هما " به انبار مراجعه و با ارائه قبض صندوق اقلام مورد نیاز را تحویل می گیرد در این مرحله فرم دستور کار مالی صادر وتوضیح داده می شود که اقلام بصورت فروش نقدی بوده است .
دستورکار بهمراه یک نسخه از رسید صندوق به واحد ذیحسابی خدمات فرودگاهی تحویل می گردد تا از طریق قسمت مالی در بستانکار حساب انبار ثبت گردد .
ب- خروج قطعه از انبار بعنوان امانت
در صورتیکه خط هوایی ( خارجی و یاداخلی ) و یا سازمان و ارگان متقاضی درخواست قطعه نماید . با صدور فرم امانت قطعه * یک نسخه فرم همراه قطعه با متقاضی تحویل و از او در ذیل آن رسید گرفته می شود . دو نسخه دیگر تا زمان بازگشت قطعه به انبار در واحد امور ایستگاههای انبار تعمیری نگهداری می شود .
– پس از دریافت قطعه با توجه به اطلاعات درج شده توسط خط هوائی امانت گیرنده بر روی تگ امانت قطعه ** فرم امانت با درج تاریخ دقیق دریافت قطعه تکمیل و جهت تهیه صورتحساب به واحد حسابداری انبار ارسال می گردد .
– انبار کارت کنترل قطعه را تکمیل و رسید آنرا ثبت می نماید .
– جهت حصول اطمینان از سالم بودن قطعه ، قطعه توسط بازرسین کارگاههای داخلی تست شده و ی توسط بازرس فنی با استناد به مدارک کمپانی قرض گیرنده بررسی و تگ یک قسمتی قطعه فنی آماده به خدمت *** با توجه به اطلاعات مندرج در تگ امانت قطعه توسط بازرس تهیه ومهر می شود سپس قطعه بعنوان یک قطعه آماده بکار در انبار قرار می گیرد .
– در زمان استفاده از قطعاتی که قبلاً امانت داده شده اند تگ قطعه آماده بخدمت بهمراه تگ امانت قطعه ( که هر دو بر روی آن نصب می باشند ) از روی قطعه جدا و جهت ثبت سابقه به واحد کنترل تولید ارسال می گردد.
موضوع :
ارسال قطعات مصرفی برای تعمیر
با وجود اینکه بنابر تعریف اقلام مصرفی قطعاتی هستند که پس از دریافت از انبار و نصب بر روی هواپیما قابلیت تعمیر مجدد نداشته ودر صورت بروز اشکال می بایست اسقاط شوند در مورد پاره ای از قطعات مصرفی که دارای ارزش زیادی هستند و یا در شرایطی که امکان تامین قطعات مصرفی وجود ندارد قطعات در داخل و یا خارج از شرکت تعمیر شده و با صدور فرم SUP 12 * به انبار مصرفی ارسال می گردند .
نحوه عمل به این ترتیب است که :
الف – دریافت قطعه توسط انبار
انبار قطعات مصرفی غیر قابل استفاده را به یکی از طرق زیر دریافت می نماید :
– پیاده شدن قطعه از هواپیما بعنوان قطعه غیر قابل استفاده
– پیاده شدن قطعه از قطعه بزرگتری که اسقاط شده است
– قطعات مصرفی برگشتی از تعمیرات کلی هواپیما
ب- ارسال جهت تعمیر
پس از اینکه لزوم ارسال قطعه مصرفی برای تعمیر مسجل گردید بسته به اینکه قطعه در منابع داخلی ( کارگاههای " هما " و یا خارجی ( خارج از شرکت و یا خارج از کشور ) تعمیر گردد برای آن دستور کار ودستور تعمیر صادر و سپس قطعه همانند یک قطعه تعمیری مسیری را که در خصوص قطعه تعمیری توضیح داده شد طی می کند پس از دریافت قطعه تعمیر شده توسط نبار فرم SUP12 جهت آن صادر و از طریق واحد کنترل موجودی جهت ثبت در حسابهای مالی به واحد حسابداری انبارها ارسال می گردد .
توضیح اینکه ، در مورد قطعات مصرفی تعمیری واحد کنترل تولید هیچگونه دخالتی نداشته و هیچ فرمی را دریافت نمی نماید .
جهت صرفه جوئی و جلوگیری از ارسال سفارش خرید ، مجدد انبار یک کپی از لیست اقلام مصرفی که جهت تعمیر ارسال شده است * به واحد کنترل موجودی ارسال می نماید .
موضوع :
فعالیتهای واحد امور ایستگاهها
واحد امور ایستگاههای تدارکات تامین و پشتیبانی تدارکاتی کلیه ایستگاههای داخل و خارج را عهده دار بوده و اقلام موردنیاز آنها اعم از تعمیری ، مصرفی و بازرگانی را فراهم و ارسال می نماید.
در زمان شروع کار هر ایستگاه و یا زمان شروع پرواز از نوع خاصی از هواپیما از یک ایستگاه ، لیست اقلامی که می بایست جهت پشتیبانی فنی وجود داشته باشد توسط واحد امور ایستگاههای قسمت مهندسی و تعمیرات تهیه و جهت انبار ارسال می گردد .
اقلامی که متناوباً در ایستگاهها مصرف می شود و یا موجودی آنها به سطح سفارش می رسد توسط این واحد تهیه و با صدور فرم مجوز ارسال * و چنانچه قطعات و اقلام ارسالی بنابر مقررات یاتا در ردیف کالاهای خطرناک ( کالاهائی که ارسال آنها دارای محدودیت و یا نیازمند به انجام اقدامات خاصی می باشد ) قرار داشته باشد این واحد اظهارنامه فرستنده برای حمل کالای خطرناک ** را تهیه و همراه مدارک دیگر به واحد دریافت وتوزیع ارسال می نماید .
واحد دریافت و توزیع پس از صدور بارنامه و SHIPPING MEMO *** و ثبت شماره بارنامه و تاریخ صدور آن بر روی مجوز ارسال بار نسخه اصل مجوز را نگاهداری و نسخه آبی را جهت واحد امور ایستگاههای انبار ارسال می نماید .
واحد امور ایستگاهها ضمن تماس با واحد خدمات بار شماره پرواز وتاریخ ارسال محموله را دریافت و طی تلکس به ایستگاه مربوطه اطلاع می دهد .
اقدامات دیگر واحد امور ایستگاهها پیگیری قطعات امانی به شرح زیر است :
– در مورد قطعاتی که از " هما " به امانت گرفته می شود این واحد تا زمان برگشتن قطعه مراتب را با ارگان و یا خط هوائی امانت گیرنده قطعه پیگیری می نماید .
– در مورد قطعاتی که " هما " در ایستگاهها به امانت گرفته است نماینده فنی در محل و یا شرکت طرف قرارداد "هما " و یا منبع تامین کننده قطعه امانی طی تلکسی که حاوی نام قطعه ، شماره فنی ، شماره سریال ، محل نصب و شماره ثبتی هواپیمائی که قطعه بر روی آن نصب شده است ، مراتب را به تدارکات " هما " اطلاع می دهد واحد امور ایستگاههای انبار با دریافت تلکس مراتب را با انبار قطعات تعمیری هماهنگ کرده و در صورتیکه مشابه قطعه نصب شده بر روی هواپیما در انبار موجود باشد فرم درخواست تعویض قطعه امانی * را در دو نسخه تکمیل و یک نسخه از آنرا به واحد کنترل تولید ارسال می نماید .
واحد کنترل تولید تگ قطعه امانی ** را صادر و همراه درخواست تعویض قطعه به قسمت تعمیرات هواپیما ارسال می نماید .
– پس از پیاده شدن قطعه از هواپیما ، بازرس فنی قطعه را بررسی و تگ قطعه امانی را تکمیل ومهر می نماید .
– قطعه همراه تگ مربوط به انبار تعمیری ارسال می گردد.
– واحد امور ایستگاهها ضمن تماس با واحد کنترل تولید زمان کارکرد قطعه امانی را از آنها گرفته و در تگ قطعه امانی ثبت می نماید .
– واحد امور ایستگاهها پس از صدور مجوز ارسال ، قطعه را بهمراه مجوز حمل و تگ قطعه تعمیری ( جهت ارسال به کمپانی مربوطه ) به واحد دریافت و توزیع تحویل می دهد .
– واحد امور ایستگاهها اطلاعات قطعات امانی را در فرم رکورد اقلام * بطور کامل ثبت و پس از تکمیل شدن ، فرم را جهت کنترل صورتحسابهای دریافتی به واحد حسابداری انبار تعمیری ارسال می نماید .
اقلام POOL
بنابر قررادادهای دو و یا چند جانبه ای که بین خطوط هواپیمائی به امضاء می رسد هر شرکت در ایستگاههای خود اقلام خاصی را تهیه و جهت استفاده طرفین قرار داد در قسمت خاصی از انبار خط پرواز نگاهداری می نماید . شرکتهای طرف قرارداد در صورت نیاز می توانند از این قطعات استفاده نمایند . مراحل عمل همانند مراحل استفاده از قطعات امانی است و تنها نحوه محاسبه هزینه ها با نحوه محاسبه هزینه قطعات امانی متفاوت است .
در صورتیکه خطوط هوائی نوع هواپیمای خود را در یک ایستگاه تغییر دهند " هما " با توجه به کتاب راهنمای تهیه شده از طرف شرکت طرف قرارداد نسبت به اصلاح موجودی قطعات POOL اقدام خواهد نمود .
اقلام SALES
چنانچه در ایستگاههای خارج اقلام مصرفی بر روی هواپیماهای " هما " نصب گردد این اقلام بصورت فروش بوده و نماینده فنی مراتب را به قسمت تدارکات و واحد امور ایستگاههای فنی اطلاع می دهد . کلیه اطلاعات طی لیستی به واحد حسابداری انبارها ارسال گردد. اطلاعات مربوط جهت جایگزینی در سوابق و کنترل پرداخت هزینه به واحد امور ایستگاههای فنی و واحد امور ایستگاههای انبار منعکس می گردد.
موضوع :
اقدامات واحد پیگیری قطعات تحت تعمیر
در زمان ارسال قطعه یک نسخه از دستور تعمیر صادره ( نسخه صورتی ) در واحد پیگیری بایگانی می گردد . واحد پیگیری کلیه اقداماتی را که در رابطه با قطعه ارسالی انجام می شود در روی این نسخه ثبت می نماید .
قسمتی از عملیات واحد پیگیری در بند ( ح ) گزارش ذکر شده است سایر اقداماتیکه این واحد در رابطه با قطعات تعمیری انجام می دهد به شرح زیر می باشد :
– درج شماره پرونده وتلکسهای مخابره شده در روی نسخه پیگیری فرم دستور تغییر به تفکیک شرکت تعمیر کننده و شماره دستور تعمیر ، این نسخه تا زمان دریافت قطعه در TICKLER PILE باقیمانده ودریافت قطعه پیگیری می شود .پس از دریافت قطعه ، نسخه پیگیری از فایل خارج و در فایل دیگری به انتظار دریافت نسخه دریافت و توزیع قطعه بایگانی می گردد .
– پس از دریافت نسخه دریافت و توزیع ( که در حقیقت قبض انبار قطعه تعمیری است) نسخه پیگیری و قبض انبار به یکدیگر الصاق و در فایل تکمیل شده شرکت تعمیر کننده قرار می گیرد .
– با رسیدن قطعه به انبار تعمیری و ارائه فرم تحویل * نسخه پیگیری از فایل خارج و اقدامات انجام شده بر روی آن درج می گردد برای اطمینان لیست با تعمیر درخواستی مقایسه شده و در صورتی که مغایرتی بین آنها وجود داشته باشد مکاتبات لازم با کمپانی تعمیر کننده بعمل می آید .
– با ثبت تاریخ دریافت قطعه در کامپیوتر و روی نسخه صورتی توسط این واحد پرونده سفارش بسته شده و بایگانی می گردد.
– در صورتیکه جنس بصورت غیر قابل استفاده ** برگشت داده شود بررسیهای لازم درخصوص اینکه آیا قطعه می بایست به منابع تعمیراتی دیگری ارسال گردد ویا اینکه اسقاط شود توسط این واحد انجام خواهد شد .
– در صورتیکه گزارش تعمیر * و یا گزارش بررسیهای منبع تعمیر کننده قطعه ** مستقیماً جهت واحد پشتیبانی آمار قسمت قسمت مهندسی و تعمیرات ارسال شده باشد گزارشات مذکور جهت تکمیل به واحد پیگیری انبار ارسال می گردد پس از ثبت اطلاعات لازم بر روی فرم های فوق از روی پرونده های موجود گزارشات به واحد پشتیبانی آمار ارائه می گردد .
– کلیه مکاتبات کمپانی تعمیر کننده قطعه در خصوص انجام اصلاحات *** و یا هر نوع تعمیرات غیر از کارهای درخواست شده به موجب دستور تعمیر یا این واحد انجام می شود . واحد پیگیری پس از دریافت نظرات شرکت تعمیر کننده مراتب را با واحد مهندسی مطرح و نقطه نظرات واحد مهندسی را به کمپانی تعمیر کننده منعکس می نماید.
– در صورتیکه بنابر ضرورت قطعات تعمیری توسط شرکت تعمیر کننده آنها با یک قطعه قابل استفاده تعویض **** گردد مکاتبات مربوطه جهت اصلاح اطلاعات و تکمیل دستور تعمیر توسط این واحد بعمل می آید .
موضوع :
اقدامات واحد حسابداری انبارها
واحد حسابداری انبارها دو گروه وظیفه مجزا را در ارتباط با قطعات تعمیری انجام می دهد .
الف – امور مربوط به هزینه های مختلف قطعات تعمیری و یا قطعات مصرفی تعمیر شده .
ب – امور مربوط به درآمدهای مختلف حاصل از قطعات تعمیری .
الف – هزینه ها
هزینه های تعمیر شامل : هزینه تعمیر قطعات ، هزینه تعمیر موتورها ، هزینه تعمیرات اساسی هواپیماها ، هزینه قطعات قراردادی بصورت (POOL) و یا امانی ( (LOAN هزینه قطعت واگذاری فروخته شده به " هما " و یا تعویض شده در مقابل قطعات تعمیری " هما " .
نحوه پرداخت هزینه ها
هزینه های فوق الذکر به دو طریق توسط " هما " پرداخت می گردد:
1-1- پرداخت از طریق اطاق تهاتر یاتا*
2-1- پرداخت نقدی یا مستقیم
1-1- پرداخت از طریق یاتا
صورتحسابهای کمپانی تعمیر کننده همراه فرم هزینه دریافت می گردد با مراجعه به سوابق و قراردادهای منعقده بین " هما " و منابع تعمیراتی صورتحسابها کنترل و در صورت تائید برگ صورتی دستور تعمیر به مهر مخصوص پرداخت ممهور و اطلاعات مورد نیاز شامل شماره صورتحساب ، تاریخ آن ، مبلغ و تاریخ تسویه حساب در ردیفهای مربوطه درج می گردد . و این اطلاعات جهت حفظ در سوابق به کامپیوتر موجود در واحد داده می شود . برگ تائید هزینه جهت قسمت مالی ( هزینه ) ارسال و سایر مدارک بر حسب نام شرکت تعمیر کننده بایگانی می گردد .
چنانچه از نظر میزان هزینه در مقایسه با قراردادهای منعقده اختلافی مشاهده گردد مراتب طی تلکس و یا نامه به کمپانی مربوطه منعکس ( مسئله توسط واحد حسابداری انبارها در صورت لزوم در رابطه با مسائل فنی و تعمیراتی قطعه با واحد مهندسی مورد بررسی قرار می گیرد ) و موضوع تا اعلام تائید و یا عدم تائید هزینه پیگیری می گردد .
در مورد قطعاتی که می بایست بطور رایگان تعمیر شود ( تعمیرات ضمانتی و یا بدون هزینه * ) پس از ارسال قطعه و فرم مربوط کمپانی تعمیر کننده قبل از شروع تعمیر نظرات خود را به " هما " اعلام می نماید . چنانچه تعمیر رایگان مورد قبول کمپانی تعمیر کننده قرار گرفته باشد کمپانی صورتحساب بدون هزینه ارسال خواهد نمود اما در صورتیکه کمپانی تعمیر بدون هزینه را قبول نکند و دلائل توجیهی خود را ارائه نماید ، مطالب عنوان شده از سوی کمپانی تعمیر کننده با واحدهای ذیربط مهندسی و یا با مراجعه به سوابق موجود در انبار کنترل شده و مراتب تا حصول نتیجه نهائی با کمپانی تعمیر کننده قطعه پیگیری می گردد.
در خصوص هزینه تعمیرات اساسی هواپیما و هزینه تعمیر موتورهای هواپیما نیز پس از دریافت مدارک ، واحد حسابداری با توجه به سوابق موجود را بررسی و هزینه های تائید شده و تائید نشده را جهت پرداخت صورتحساب کمپانی مشخص می نماید.
در مورد اقلام امانی و یا خریداری شده همانطور که در پیوست شماره 2-1 بحث گردید واحد حسابداری انبار نست به کنترل و تسویه صورتحسابها اقدام می نماید .
2-1- پرداخت نقدی
در مورد پرداختهائی که از طرق یاتا پرداخت نمی شود دو وضعیت متفاوت پیش می آید :
1-2-1- پرداخت نقدی از مرکز
2-2-1 – پرداخت نقدی در شعب
1-2-1- پرداخت نقدی از مرکز
دراین نوع پرداخت پس از دریافت اصل صورتحساب کلیه اعمال کنترلی لازم همانند مرحله قبل انجام می گردد با این تفاوت که بجای تائید هزینه فرم دستور پرداخت * صادر و همراه سایر اسناد تکمیل شده به قسمت مالی ارسال می گردد در قسمت مالی پس از صدور چک شماره آن و تاریخ پرداخت روی دستور پرداخت درج می گردد یک نسخه از دستور پرداخت جهت تکمیل پرونده تعمیر به واحد حسابداری انبارها ارسال و در فایل جداگانه ای نگاری می گردد .
2-2-1- پرداخت نقدی در شعب
نمایندگان تدارکاتی شعب دریافت صورتحساب منابع تعمیراتی را که مبلغ قطعی آنها مشخص شده است طی تلکس به قطعی آنها مشخص شده است طی تلکس به حسابداری انبارها اعلام می نمایند . این واحد بررسیهای لازم را انجام و مجوز پرداخت ( یا دستور عدم پرداخت ) را به شعبه اعلام می نماید . نمایندگان تدارکات پس از پرداخت صورتحساب یک نسخه از صورتحساب پرداخت شده را به حسابداری انبارها ارسال می نمایند اطلاعات پرداخت از روی صورتحساب در برگ صورتی ( نسخه پیگیری ) دستور تعمیر و سوابق کامپیوتر واحد قطعات تعمیری منعکس می گردد.
در خصوص انجام این معاملات باید توجه داشت که سقف پرداخت هر شعبه مشخص است و شعبه تنها در سقف هزینه تعیین شده مجاز به انجام پرداخت نقدی می باشد بعلاوه در مورد سایر پرداختها با توجه به آئین نامه معاملات شرکت در صورتیکه سقف هزینه بیش از یکصد میلیون ریال باشد لازم است مجوز پرداخت هزینه از هیات مدیره شرکت اخذ و جهت انجام پرداخت ضمیمه اسناد ارسالی به قسمت مالی می گردد .
ب- درآمدها
1- محاسبه ارزش اقلام امانی و یا فروخته شده * و صدور صورتحساب برابر آنچه در پیوست شماره 5-1 بیان گردید .
2- استرداد مبالغ هزینه شده به " هما " که طی اسناد بستانکار ** می بایست به " هما " برگشت داده شود به این ترتیب که چنانچه پس از ارائه دلائل توسط " هما " این دلایل مورد تائید کمپانی تعمیر کننده قرار گرفت کمپانی تعمیر کننده نسبت به هزینه هائی که تقبل نموده است سند بستانکار صادر و به " هما " ارائه می نماید واحد حسابداری انبارها اطلاعات سند بستانکار را در روی نسخه پیگیری دستور تعمیر درج و به کامپیوتر منتقل می نماید .
3- استرداد هزینه تعمیر اقلام تعمیری موتورهای " هما " تعمیرات موتورهای " هما " در حال حاضر توسط شرکت هواپیمائی لوفت هانزا انجام و برای موتورهائی که تعمیرات آنها تحت گارانتی می باشد شرکت تعمیر کننده ( من باب مثال RRRAT & WHITNEY) فرم درخواست تخصیص اعتبار * را جهت شرکت لوفت هانزا و " هما " ارسال می نماید. کمپانی لوفت هانزا فرم تضمین بستانکاری ** را جهت شرکت تعمیر کننده موتور و " هما " ارسال و هزینه را تعهد می نماید با دریافت فرم فوق الذکر کمپانی تعمیر کننده موتور اعلامیه بستانکاری *** را در وجه " هما " صادر نموده و یک نسخه از آنرا به واحد حسابداری انبارها ارسال می نماید . واحد حسابداری انبارها فرمهای دریافتی را بایگان و با دریافت صورت وضعیت **** ماهیانه فرمها و صورت وضعیت را بهمراه نامه جهت بررسی نهائی و تسویه حساب به قسمت مالی اعلام می نماید .
موضوع :
فعالیتهای انبار خط پرواز
این انبار تهیه و تدارک نیازهای آنی قسمت مهندسی و تعمیرات در خط پرواز را عهده دار بوده و علاوه بر اقلام تعمیری ، اقلام مصرفی مورد نیاز ، اقلام قراردادی و اقلام جایگزین در کیتهای هواپیما را در اختیار دارد .
قطعات تعمیری جهت جایگزین شدن در خط پرواز با صدور فرم * دو نسخه ای از انبار تعمیری تحویل گرفته شده و در انبار خط پرواز نگهداری می گردد .
به منظور حفظ سلامت پروازها و مراقبت صحیح از قطعات کلیه قطعات موجود در خط پرواز هر شش ماه یکبار از لحاظ عمرقانونی ** مورد بررسی قرار می گیرد.
هواپیماهای 737 ، 727 و باری " هما " دارای کیت پروازی * می باشند و واحد امور ایستگاههای مهندسی و تعمیرات لیست اقلام تعمیری و مصرفی را که می بایست در کیتهای مربوطه جایگزین گردد تهیه و به انبار خط پرواز ارائه می نماید انبار خط پرواز با توجه به این لیست اقلام مزبور را تهیه و اطلاعات مربوط به قطعات تعمیری موجود در کیتهای هواپیما را در کاردکس های جداگانه ای درج می نماید.
اقلام کیتهای پروازی هواپیما در فرمی پنج ستونی شامل : ردیف ، شرح جنس ، شماره فنی ، شماره سریال و تعداد قطعه در چهار نسخه و به شرح زیر توزیع می گردد :
1- مهندس پرواز 2- درکیت مربوطه 3- نماینده حراست 4- انبار خط پرواز
در زمان تحویل قطعات تعمیری به واحد فنی ، این واحد نیز همانند انبار تعمیری فرم کار ** دو نسخه ای تنظیم و پس از تکمیل هر صفحه یک نسخه آنرا جهت اصلاح سوابق به انبار تعمیری ارسال می نماید .
– قطعات تعمیر تحویل گرفته شده ازمکانیک پس از الصاق دستور کار *** که تنها مشخصات قطعه در آن تکمیل شده است به انبار تعمیری ارسال می گردد تا توسط انبار تعمیری جهت طی مراحل تعمیر در داخل یا خارج فرستاده شوند .
جهت به روز بودن سوابق آمار کلیه قطعات استقرار یافته در انبارهای خط پرواز در کارتهای انبار تعمیری ثبت می گردد تا در زمان نیاز چنانچه قطعه ای در انبار تعمیری وجود نداشته باشد از انبار خط پرواز تحویل و به قسمت مهندسی و تعمیرات ارسال گردد در عین حال کلیه نقل و انتقالات قطعات در کارت کاردکس خط پرواز ثبت می گردد .
چنانچه قطعه ای در انبار موجود نبوده و ارجحیت درخواست **** بصورت A.O.G و یا CRITICAL باشد انبار خط پرواز با دریافت NIS قطعه مورد نظر را از کیت خارج نموده و به قسمت مهندسی و تعمیرات تحویل می دهد سپس مراتب را در تابلوی مخصوصی ثبت و بطور روزانه با انبار تعمیری تماس می گیرد تا چنانچه قطعه مورد نظر به انبار رسیده باشد با تحویل گرفتن قطعه نسبت به جایگزین نمودن آن در کیت مربوطه اقدام نماید .
چنانچه هواپیما به ایستگاهی که دارای پرواز برنامه ای نمی باشد اعزام گردد و یا اینکه قطعات یدکی هواپیما در ایستگاه مقصد استقرار نیافته باشد واحد برنامه ریزی و کنترل تولید ( مهندسی و تعمیرات ) لیست اقلام و قطعات مورد نیاز را مشخص و در پائین فرم برنامه پرواز روزانه * مشخص می نماید انبار خط پرواز کیت های پروازی ** مربوطه را مهیا نموده و پس از صدور لیست چهار نسخه ای *** به پرواز تحویل می دهد .
در بازگشت هواپیما کیت ها از پرواز تحویل گرفته شده و در انبار استقرار می یابد . در صورتیکه هر یک از اقلام و قطعات کیت های فوق الذکر در ایستگاههای داخلی و خارجی مصرف شود نماینده فنی ( و یا مکانیک تعویض کننده قطعه ) مراتب را طی تلکس به انبار خط پرواز اطلاع می دهد و انبار خط پرواز پس از بازرسی کیت اقلام مصرف شده را مجدداً جایگزین نموده و کارت رکورد انبار را تصحیح می نماید .
کیت های پروازی در تعمیرات دوره ای هواپیما (B. CHECK) تخلیه وکلیه قطعات آنها از نظر اتمام عمر قانونی و یا کمبود مورد بررسی قرار می گیرد .
منابع و ماخذ:
مدیریت انبارهای فنی هواپیمائی جمهوری اسلامی ایران (هما)
1