گزارش کارآموزی دفترخانه اسناد رسمی

فصل اول: 4
مقدمه: 4
معرفی محل کارآموزی، امکانات و تجهیزات آن: 4
امکانات و تجهیزات دفترخانه اسناد رسمی: 5
خلاصه ا ی از این گزارش کارتکمیلی: 5
فصل دوم: 6
هدف از تاسیس دفترخانه و معرفی تشکیلات آن: 6
ثبت سند، راه رهایی از کلاهبرداری: 6
بنگاه های معاملاتی و معاملات آنها: 9
چگونگی انجام معاملات در بنگاه های مشاورین املاک: 9
نحوه فعالیت بنگاه های مشاور املاک: 9
الف) نحوه فعالیت بنگاه های مشاور املاک متناسب با نوع عملکرد فروشنده: 9
ب) نحوه فعالیت بنگاه های مشاور املاک متناسب با شرایط خریداران دسته اول از خریداران 10
دفترخانه ها باید دارای دفاتر ذیل باشند: 11
وظایف مسئولین دفاتر : 12
مقررات مربوط به دفترخانه و وظایف سردفتران و دفتریاران : 12
مسوولان دفتر نسبت به سردفتران و دفتریاران و سردفتران ازدواج و طلاق موارد زیر را باید رعایت کنند: 14
شهادت اشخاص ذیل پذیرفته نمی شود: 14
شرایط و اصول مترجمین رسمی: 15
ترجمه اسنادذیل بایدازطرف مترجمین رسمی یامامورین سیاسی وکنسولی تصدیق شده باشد: 15
به متقاضیان با احراز شرایط ذیل پروانه مترجمی رسمی اعطا می گردد: 15
در صورت ارتکاب هریک از تخلفات ذیل مرتکب برای بار اول به مدت یک سال و بار دوم به مدت دو سال و در صورت تکرار برای همیشه ازمترجمی رسمی محروم می شود 16
در صورت ارتکاب هریک از تخلفات ذیل مرتکب به توبیخ کتبی با درج در پرونده و در صورت تکرار تا یک سال از مترجمی محروم می شود 16
اشخاص زیر را به سردفتری دفترخانه اسناد رسمی می توان انتخاب نمود: 17
امور مالی دفترخانه استاد رسمی: 18
وجوهی که برای تنظیم و ثبت سند در دفاتر اسناد رسمی وصول می شود به شرح زیر است : 18
درآمد حاصل از حق ثبت ، صاحبان دفتر و دفتریارها به ترتیب زیر سهم خواهند برد: 19
تشکیل صندق تعاون جهت بیمه وبازنشستگی و ارز کار افتادگی: 19
از تاریخ تصویب (قانون توزیع حق التحریر دفاتر اسناد رسمی- موضوع ماده 54 مصوب 25 4 54-مصوب 28 2 1373) درآمد حاصل از حق التحریر دفاتر اسناد رسمی موضوع ماده 54 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 4 1354 به شرح زیر پرداخت خواهد شد: 20
تعرفه حق التحریر دفاتر اسناد رسمی در سال 1385: 20
تعرفه جدید حق التحریر دفاتر اسناد رسمی در سال 1390 : 20
تعقیب و مجازات انتظامی سردفتران و دفتریاران : 24
الف ـ دادگاه بدوی : 24
ب ـ دادگاه تجدیدنظر: 24
مجازاتهای انتظامی به قرار ذیل است : 25
فصل سوم: 26
تشریح روند کار و ارایه خدمات: 26
گواهی امضاء 26
گواهی امضاء اتباع و ذیل متون خارجی: 32
حق التحریر و حق الثبت در گواهی امضاء : 34
همه چیز درباره گواهی امضاء الکترونیک: 35
امضای دیجیتال چیست: 35
صدور اجرایه: 36
تنظیم اسناد انتقال اجرائی 39
روش صدور سند مالکیت المثنی: 40
روش صدور سند مالکیت بنام وراث 41
روش قبول درخواست ثبت املاک: 42
روش بازداشت سرقفلی و منافع ملک 43
روش تهیه پاسخ استعلام املاک ثبت شده به دفاتر اسناد رسمی: 44
فک رهن جزء مشاع از وثیقه 45
ثبت معاملات خودرو؛ چرا در دفترخانه؟ 46
صلح نامه حسب مواد 47 و 48 قانون ثبت ، می بایستی دردفتراسنادرسمی ثبت شودتاآثارقانونی برآن بارگردد 47
نحوه تنظیم و نوشتن استشهادیه محلی 49
تسهیل نمودن تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی: 50
روش تنظیم اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده 52
فصل چهارم: 53
جمع بندی و نتیجه گیری و ارایه پیشنهادات: 53
یک پیشنهاد: 57
استفاده از نرم افزار سیستم سند نویسی د ر تمامی دفترخانه ها و انضمام این طرح به عنوان استفاده اجباری این سیستم ، به عنوان یک بخش نامه ثبتی: 57
بخشی از فرم های که مستقیم و یا غیره مسقیم به دفترخانه ها مربوط می شوند + برخی فرم های متفرقه: 59
منابع: 70
فهرست: 73
فصل اول:
مقدمه:
معرفی محل کارآموزی، امکانات و تجهیزات آن:
خداوند قادر متعال را سپاس می گزاریم از باب نعمت ها و توانایی هایی که در درون مان قرار داده است.
این گزارش کار و گزارش تکمیلی اینجانب ………… است که خدمت استاد ارجمندم آقای …………………………… ارایه خواهم نمود.
محل کارآموزی من واقع در فولادشهر ، محله…………………………. با نام دفتر اسناد رسمی …….. می باشد.
تاریخچه
برگی از تاریخ ثبت اسناد در ایران
با نگاهی به دفتر اسناد شیخ فضلالله نوری
پیش از تصویب قانون ثبت اسناد، یعنی در زمان پیش از مشروطه، شناسایی و تعیین حدود املاک هر کس فقط بر اساس اسناد عادی و مبایعهنامهها معلوم میشد و از این رو همیشه رایجترین دعاوی بین افراد یا حتی بین کسان عادی و دولتها، اختلاف بر سر مالکیت بود. ثبت اسناد به طریق رسمی و قانونی همراه با سایر دانشهای جدید و از جمله حقوق از اواسط دوران قاجاریه رواج و به تدریج رسمیت پیدا کرد.
در ابتدا چند آییننامه و دستورالعمل برای ثبت صادر شد، اما همانند همه پدیدههای جدید با مخالفتهایی مواجه شد، به گونهای که چون میرزاعلی خان امینالدوله صدراعظم تجدّدخواه آییننامهای به منظور قانونی کردن ثبت اسناد در دفاتر خاص صادر کرد موج مخالفتها به ویژه از سوی پارهای علما و صاحبان محاضر شرعی از گوشه و کنار برخاست. اینان رواج و رسمیت قانون ثبت را باعث کساد کار خود و بسته شدن محاضر و دفاتر شرعی میدانستند. به نظر این گروه با الزامی شدن ثبت، مردم دیگر به محضر شرعی مراجعه نکرده و دعاوی خود را از طریق محاکم عرفی حل وفصل میکردند.
دفاتری که علما در آن به انجام امور حقوقی از قبیل تنظیم اسناد و رسیدگی به دعاوی میپرداختند "دفتر شرعیات" نام داشت و در آن دفترها خلاصه هر سند درج میشد تا در صورت نیاز بعدها به آن مراجعه شود. در این گفتار نخست به دفاتر شرعیات و عملکرد آن اشاره میشود و در بخش دوّم یکی از دفاتر ثبت قدیم را که اخیراً پیدا شده و به شیخ فضلالله نوری عالم برجسته عصر مشروطه تعلق دارد معرفی میکنیم.
تنظیم و تشکیل دفتری به نام دفتر ثبت اسناد یا دفتر شرعیات بین علمای عصر قاجار و شاید پیش از آن معمول بود. بیشتر متصدیان این دفاتر که همه در زمره علمای برجسته عهد خود بودند در محضر خود به تنظیم اسناد معاملات و نگارش مبایعهنامه و سایر اسناد رایج آن عهد پرداخته و سپس خلاصه آن را در دفاتر ویژهای ثبت میکردند که بعضاً آنها را دفتر شرعیات یا دفتر رسائل نامیدهاند.
البته همه علمای مشهور در این قبیل امور وارد نمیشدند. طبعاً اشتغال به این کارها تا حدّی زبان مردم عادی را به انتقاد از اینان باز میکرد.
در کتاب نوادرالامیر ـ که مجموعهای از داستانهای رایج در باب خدمات و کارهای میرزاتقی خان امیرکبیر به سبک داستانسرایی است ـ حکایتی راجع به امام جمعه وقت تهران نقل شده است که بر اساس آن یکی از تجّار سرشناس تهران خود را ورشکسته اعلام و امام جمعه حکم آن را تایید و تنفیذ کرد و به این ترتیب گروهی از طلبکاران او از دریافت طلب خود محروم مانده و شکایت به امیر بردند. امیر دفاتر و اسناد تاجر موصوف را وارسی و شخصاً ثابت کرد که تقلّبی صورت گرفته و حکم ورشکستگی بازرگان غیر مستند است و او با تدلیس سرمایه هنگفتی از طلبکاران خود را تملک کرده است. امیرکبیر سپس تاجر را خواسته و اموال مردم را از او باز گرفت و امام جمعه را که در یک دعوای مهم بدون تحقیق رای داده بود با قدرت تام از داشتن محضر شرعی بر حذر داشت و دفتر او را تعطیل کرد. خبر دیگری از دوران صدارت حاج میرزا آقاسی در دست است: گفتهاند ملکی را در محضری چهار بار به عنوان وقف، بیع، صلح، و هبه معادله کرده بودند. همین که صدراعظم در اثر شکایت اصحاب دعوی از محضر مذکور بازخواست کرد، جواب این بود که ما لوح محفوظ نیستیم، ممکن است اشتباه شده باشد. وانگهی خط و مهر هر عالمی را در همه جا نمیشناختند و جز آن و از همه مهمتر آنکه مهر علمای بزرگ را بعد از فوت آنان، دیگران نابجا مورد استفاده قرار میدادند.
در میان علمای شهرستان و ولایات هم تنظیم دفتر شرعیات و دفتر خلاصه احکام گاه معمول بود. اینان نیز به فواید داشتن چنین دفتری پی برده بودند تا هنگام گم شدن اصل اسناد به توان برای جلوگیری از دعاوی به آن مراجعه کرد. نگارنده سالیان پیش نمونه این دفاتر را که یکی از علمای لنگرود در خصوص اسناد شهر خود تنظیم کرده بوددر سازمان اسناد ملی ایران ملاحظه و به اجمال آن را بررسی کرده است. هم چنین استاد ایرج افشار رییس پیشین کتابخانه مرکزی دانشگاه تهران به راقم این سطور فرمود حدود ۷ الی ۸ دفتر از نوع دفاتر شرعیات را که متعلق به امام جمعه خویی بوده چند دهه پیش برای کتابخانه مرکزی دانشگاه خریداری کرده است. در این دفترها به جز اسناد عادی گاه خلاصه عقدنامهها که اصل آن هنرمندانه تزیین شده درج گردیده است، لیکن از آوردن متن کامل خودداری کردهاند.
نخستین دستورالعمل ثبت را میرزاحسینخان سپهسالار صدراعظم متجدد و ترقیخواه ناصرالدین شاه صادر کرد. بر اساس این آییننامه معاملات میبایست بر برگههای مخصوص نوشته شده و روی آن تمبر زده شود. اما عموم مردم از این قوانین استقبال نمیکردند.
اولین قانون مدون ثبت را پس از انقلاب مشروطه در ۱۲ جمادیالاول ۱۳۲۹ ق، مجلس دوم به تصویب رساند. این قانون ۱۳۹ ماده داشت و در آن موضوع تشکیل ادارات ثبت تحت نظر وزارت عدلیه پیشبینی شده بود. معهذا این قانون هم عمومیت پیدا نکرد و کمتر کسی داوطلبانه اوراق خود را به ثبت میرساند. این قانون در دوره مجلس چهارم نسخ و قانون دیگری در ۱۲۹ ماده در سال ۱۳۰۲ ش به جای آن تصویب شد. لیکن در قانون مزبور هم تصریح شده بود که ثبت املاک اختیاری است. این وضع چند سال ادامه یافت تا آنکه داور وزیر عدلیه در ۲۱ بهمن ۱۳۰۶ ش قانونی در ۹ ماده به تصویب رساند که بر طبق آن ثبت کلیه اموال غیر منقول الزامی گردید. و دفاتر اسناد رسمی به وجود آمد. بعدها در دوره وزارت دکتر احمد متین دفتری (۱۳۱۵تا۱۳۱۷ش) اصلاحات مهمی در قانون ثبت و دفاتر اسناد رسمی انجام گردید.
به نظر میرسد شیوه تنظیم اسناد و خلاصهبرداری از اصل مدارک و درج آن در دفاتر خاص را، مجتهدان دوره قاجار از شیوه بایگانی اسناد در کاخ سلطنتی و وزارت خارجه دوره ناصرالدین شاه اقتباس کردهاند. در این زمان برای نخستین بار مرسوم شد از کلیه اسناد و اوراق و فرامین و احکام پس از صدور، خلاصهای تهیه شده و در دفاتر خاص ثبت شود. این دفاتر با دقت زیاد تنظیم میشدند و مشخصات کامل سند و تاریخ آن در دفترها ثبت میگردید. با این تفاوت که اصل اسناد وارده را نیز در دفاتر بزرگ دیگری که "آلبوم" نام داشت گرد میآوردند. اکنون تعداد زیادی از این گونه آلبومها و دفاتر در کتابخانه و بایگانی کاخ گلستان و سازمان اسناد ملی ایران نگهداری میشود. بررسی دقیق آنها برای نگارش تاریخ اجتماعی ایران و تاریخ حقوق در ایران بسیار مفید و ضروری است. ای کاش کسی از دانشجویان فوقلیسانس یا دکتری حقوق به راهنمایی یکی از اساتید علاقمند بدین مهم میپرداخت.
اما در اروپا، سابقه ثبت اسناد به شیوه فعلی به قرن ۱۶ میلادی برمی گردد. آنگاه در ادوار بعد پس از رواج و گسترش این شیوه، از طریق عثمانی به ایران رسید و به تدریج پس از انقلاب مشروطه نخست به صورتی غیر رسمی و سپس با وضع قوانین جدید، و ظیفه علما در این مقوله رسماً به سر دفتران واگذار شد. نخستین بار قانون تشکیل دفاتر اسناد رسمی در ۱۳ بهمن ۱۳۰۷ ش در ۲۰ ماده به تصویب مجلس رسید. افراد مکلّف شدند که برای رسمیت معاملات به دفاتر اسناد مراجعه کنند.
در ایران رواج علوم جدید همانند همه کشورهای مشرق زمینی با تنشها و درگیریها و مقاومتها روبرو بود. چنان که هنگامی که ناصرالدین شاه در رمضان سال ۱۳۰۳ ق آییننامهای در خصوص ثبت اسناد صادر و اجرای آن را از سوی عموم طبقات الزامی کرد، موج نارضایتی برخاست. به موجب فصل ششم این آییننامه، برخی اسناد لزوماً باید در دفتر اسناد رسمی ثبت شود تا اعتبار آن محقّق گردد. متن این فصل چنین است: "مستندات مشروحه ذیل باید در دفتر رسمی معتبر شده و به موجب فصل پنجم حقوق دولتی را ادا نماید: سند میراث، قباله املاک، سند رهن و بیع شرط، تقسیمنامه، قرارنامه بنّایی و غیره، کلیه قرارهایی که متعلق به وجوه باشد، اسناد شراکت، مقاطعهنامه، سند اجاره".
اما انتشار نخستین قانون دفترخانه، غائله آفرید. علما در تهران و تبریز علم مخالفت برافراشتند به گمان این که از اختیارات آنان کاسته خواهد شد. اتفاقاً درست هم بود. در تهران امینالدوله دستور داد قانون فوق را مسکوت گذارند. سر و صداها خوابید، اما در تبریز گفتگوها و شورش ادامه داشت. دولت ناچار عقبنشینی کرد و قانون فوق را به فراموشی سپرد.
با عدم اقبال عمومی از قوانین مصوب ثبت و دفترخانهها در پیش از انقلاب مشروطه، بیشتر دعاوی مطروحه در محاضر شرع و دیوان خانه عدلیه، اختلاف بر سر مالکیت بود که دعوای آن سالها به طول میانجامید. گاه بود که یک نفر ملک خود را با مبایعهنامه عادی در محضر علمای متعدد به چند نفر میفروخت و اگر یک تن از اینان در هنگام طرح دعوی فوت میکرد تمام ورثه او نیز وارد دعوی میشدند، در نتیجه حل و فصل یک دعوای آن سالها طول میکشید و وقت عده زیادی گرفته میشد. با تصویب قانون ثبت و به ویژه با ایجاد دفاتر اسناد رسمی و رسمیت آنها و ثبت مشخصات ملک و معاملات آن در دفتری به نام "دفتر املاک" ریشه بسیاری از این دعاوی خشکیده و به ویژه رسیدگی به اسناد معارض به روشی قانونمند صورت میگیرد. اینک پس از این مقدمه به معرفی یکی از دفاتر شرعیات که متعلق به قرن پیش است میپردازیم:
* * *
چندی پیش نسخه خطی مفصل دفتری مشتمل بر خلاصه معاملات و اسناد تنظیم شده در نزدیکی از علمای بزرگ عصر قاجار را که نزد خانم دکتر منصوره اتحادیه استاد تاریخ دانشگاه تهران موجود بود و تازه به تملک ایشان در آمده بود ملاحظه کردم و با تاملّی اندک دریافتم که این دفتر متعلق به روحانی نامدار عصر مشروطه شیخ فضلالله نوری و یکی از دفاتری است که خلاصه اسنادی را که در مدت چند سال نوشته و تایید و امضاء کرده در این دفتر گردآوری کرده است. چند مهر و امضای شیخ فضلالله در ذیل بیشتر این خلاصهها دیده نمیشود اما با دلایل و قراین متعدد میتوان یقین داشت که دفتر مذکور متعلق به شیخ است. از جمله آنکه در ذیل چند سند خلاصه مهر و امضای او دیده میشود و وانگهی قسمت بیشتر اسناد به شخصیتهای مازندرانی به خصوص نور و کجور تعلق دارد. بنابراین در صحّت انتساب آن به شیخ فضلالله نوری کمترین تردیدی نمیتوان روا داشت.
کتابچه مذکور حاوی ۳۷۴ صفحه است و از توضیح مندرج در حاشیه نخستین صفحه آن برمیآید که تحریر این اثر را شیخ فضلالله از ربیعالثانی سال ۱۳۰۳ ق آغاز کرده و خلاصه فعالیتهای خود را تا اواسط سال ۱۳۰۶ ق در آن مندرج ساخته است. لیکن از تاریخ برخی اسناد چنین برمیآید که کسانی اسناد سابق خود را نیز به رویت و تایید شیخ رسانده و او با مهر و امضای خود آنها را استحکام بخشیده و در حقیقت تنفیذ کرده است. از جمله در صفحه ۳۴ وقفنامهای درج شده که مربوط به سال ۱۲۹۱ ق است و خلاصه تسجیل شده آن را در صفحه آورده است.
این دفتر موسوم به "دفتر اول" و در ۲۵ صفحه ابتدای آن خلاصه معاملات ربیعالثانی سال ۱۳۰۳ تا پایان همین سال درج شده و پس از آن به درج خلاصه اسناد سال ۱۳۰۴ پرداخته است. شیخ فضلالله در یادداشتی بر حاشیه نخستین صفحه این دفتر ذکر میکند که در ربیعالثانی سال ۱۳۰۳ ق تقریباً چهل روز از ورود وی به طهران گذشته است.
اما منشی و محرّر و کسی که تقریباً سراسر کتاب به خط و لابد انشای اوست، میرزا عبدالکریم منشی است که در ص ۲۷ کتاب از خود با نام "میرزاعبدالکریم منشی رسایل حاضر پسر مرحوم حاجی میرزاعبدالله منشی تبریزی طهران مسکن" یاد میکند. از ممیزّات خاص این دفتر یکی آن است که فسخنامه برخی معاملات را نیز در ذیل اصل سند درج کرده است، تا کسانی بعدها نتوانند از آن سوءاستفاده(از جمله در ص ۱۰) کنند.
اسناد مندرج در این دفتر انواع گوناگون دارد. نمونه بیشتر معاملات حقوقی رایج در آن دیده میشود. اما بیشترین سندها از انواع زیر است: ۱ ـ معاملات (انواع بیع چون بیع قطعی و شرطی) ۲ ـ وکالت ۳ ـ وصیّت ۴ ـ ازدواج ۵ ـ طلاق ۶ ـ پرداخت وجه ۷ ـ تعیین وصی و وکیل ۸ ـ اجاره ۹ ـ صلح ۱۰ ـ معاملات با شرط فسخ ۱۱ ـ معاملات اقساطی (از جمله ص ۴۲) ۱۲ ـ معاملات شرطی ۱۳ ـ معاوضه ۱۴ ـ بخشش مهریه (از جمله ص ۳۷) ۱۵ ـ اقرارنامه ۱۶ ـ توافقنامه ۱۷ ـ شرط برای محلّل.
بررسی وغور در فحوای این اسناد فواید زیاد اجتماعی و اقتصادی و تاریخی و جغرافیایی دارد. ذکرالقاب هر یک از طبقات اجتماعی آن زمان از جمله فوایدی است که به جز نکات و اطلاعات حقوقی میتوان در تشریح و تبیین تاریخ اجتماعی عصر قاجار از آنها بهره برد. کلاً اسناد این دفتر را میتوان از جهات مختلف تقسیمبندی کرد:
از حیث طبقات اجتماعی، گروههای برجسته و فرادست اجتماعی به خوبی از طبقات فرودست و تهیدست تفکیک شدهاند.
از جهت انتساب به مناطق مختلف جغرافیایی و اطلاعاتی که درباره روستاها و شهرهای گوناگون کشور در آن ذکر شده است. چنان که بیشتر مراجعان به شیخ را ساکنان مناطق شمالی کشور یا مازندرانیهای مقیم تهران تشکیل میدهند.
از نظر اجتماعی و تاریخی نام بسیاری از رجال و محل سکونت و مدارج علمی آنان در این دفتر مندرج است و از این طریق میتوان نفوذ اجتماعی و حیثیت و شوون آنان را معین کرد. از رجال و افراد ناموری که نامی از آنان در این دفتر به میان آمده است میتوان از اشخاص ذیل نام برد: میرزا نصرالله خان نوری (ص ۴۷)، میرزا محمدحسین مستوفی نوری (ص ۵۸)، علیقلی بیک جلودار کجوری الاصل (ص ۵۸)، ملاباقر کجوری (ص ۶۳)، محمد کجوری (ص ۹۸)، زینالعابدین نوری (ص ۹۸)، میرزا آقاخان نوری (لابد صدراعظم معروف ناصرالدین شاه ص ۹۹)، حاج میرزا احمد نوری (ص ۶۵)، کربلایی غلامعلی مازندرانی (ص ۶۶)، نصرالله خان نوری (۷۱)، میرزا رضاقلی نوری (ص ۱۰۴)، سید عبدالله بهبهانی (پیشوای برجسته انقلاب مشروطه ص ۱۰۹)، میرزا علیاکبر مداح سقطفروش (ص ۱۴۹)، محمدرضا خان تفنگدار گرگانی الاصل (ص ۱۵۰)، میرزا علینقی منشیباشی (ص ۱۵۳)، میرزا رضای لشکرنویس (ص ۲۶۷)، امینالسلطنه و وقفنامه او (ص ۳۰۳)، احتشامالسلطنه (ص ۳۲۵، بعدها رییس مجلس شد)، اشرفالسلطنه (ص ۳۵۰، همسر محمدحسن خان اعتمادالسلطنه)، فروغالدوله دختر ناصرالدین شاه و همسر ظهیرالدوله.
از نظر اقتصادی به خصوص از حیث ذکر قیمتها و بهای دکاکین و املاک و خانهها و اماکن مختلف حایز اهمیت فراوان است. وقوف بر برخی اصطلاحات اجتماعی، حقوقی و اعلام جغرافیایی، القاب و عناوین رسمی دولتی از جمله فواید دیگری است که از مطالعه این دفتر حاصل میشود.
در اینجا پارهای از اسناد شاخص این مجموعه را به اختصار معرفی میکند: ۱ ـ وقفنامه تنظیم شده در سال ۱۲۹۱ ق، پس از چند سال شیخ فضلالله آن را تایید و تنفیذ کرده و در دفتر خود وارد ساخته است. ۲ ـ صورت اجاره املاک قریه سلیمانیه کرج. بررسی این سند، به محققان اطلاعات جالبی در خصوص یکی از روستاهای پیرامون طهران عرضه میدارد. ۳ ـ نمونه عقدنامه بسیار خواندنی (ص ۳۷). ۴ ـ بذر افشان آبی، واحد سنجش و اندازهگیری املاک که در برخی اسناد از آن نام میبرد (از جمله ص ۶۰). ۵ ـ اسناد قراء چم خرمآباد، چماقآباد و چندین روستای دیگر در اطراف تهران و مازندران. هم چنین در این دفتر به پارهای مشاغل دیوانی و اجتماعی چون: شبیه خوانی، قسطفروشی تفنگدارباشی، تاجرباشی، فراش خلوت و منشیباشی و امثال آن اشاره میشود.
از جمله اسناد حقوقی خواندنی این دفتر، طرح دعوی در وزارت عدلیه (ص ۱۸۱)، حکم صادره در یک دعوی (ص ۲۰۴)، سند قیمومت (ص ۲۱۰)، شرط برای محلّل در ازدواج مجدّد (ص ۱۹۷) و چندین سند دیگر است. از جمله باید به سند تنظیم شده بین محمدناصر خان ظهیرالدوله بنیادگذار خانقاه ظهیرالدوله و داماد ناصرالدین شاه با حاجی محمدحسن امینالضرب رییس ضرابخانه دولتی اشاره کرد (ص ۲۶۵).
شرح معاملات انجام شده در سال ۱۳۰۳ ق در صفحه ۱۰۳ کتاب پایان میگیرد. از صفحه ۱۰۴، درج اسناد مربوط به اول محرم ۱۳۰۵ ق آغاز شده و اسناد در این سال در ص ۲۵۸ پایان گرفته است. از صفحه ۲۵۹ اسناد سال ۱۳۰۶ ق شروع شده است و کتاب بیآنکه اشارهای شود با درج اسناد شوال سال مذکور خاتمه مییابد.
آخرین سند این دفتر، خواندنی و قابل توجه است. موضوع مربوط به اجرت کتابت در یک صد سال پیش است. با آنکه در آن روزگار فن چاپ رونقی یافته و چندین چاپخانه در تهران و مراکز استانها، آثاری منتشر میکردند، هنوز آثار منتشره چاپی، تکافوی نیاز جامعه را نمیکرد و گروهی کاتب خوشنویس از این طریق امرارمعاش میکردند. در باب این سند در جای دیگر مقالهای خواهیم نوشت که اهمیت آن بسیار بیشتر است.
در پایان به عنوان نمونه چند سند را برگزیده و همراه با تصویر برخی اسناد دیگر ارائه میشوند تا خوانندگان به اهمیت این اثر مخصوصاً از حیث تاریخ حقوق در ایران واقف گردند.

نمونه اسناد
سند شماره (۱) درباره تشکیل شرکت مدنی
به تاریخ ۲۵ شهر شوال سنه ۱۳۰۳ (ق) اقرار و اعتراف کردهاند: عالیحضرتان حاجی محمد پسر مرحوم آقاکوچک طهرانی و آقامیرزا علیاصغر ولد آقامیرزا عباس سمسار، طهران المقر به این که مشارکت صحیحه شرعیه واقع شده فیمابین این دو نفر در کسب و عمل سمساری به سرمایه مشخص معلوم مبلغ دویست و شصت تومان وجه فضی رایج، که هر یک مبلغ یک صد و سی تومان وجه موصوف خود را حاضر کرده، مخلوط و ممزوج نمودهاند. و آقامیرزا علیاصغر مذکور تمام مبلغ یک صد و سی تومان خود را از حاجی محمد مشارالیه اقراض نموده و یک طغری تمسک علی حدّه به حاجی سپرده است.
و در ضمن عقد خارج لازم شروط عدیده بینهما شده است: اوّلاً این که چیزی از دکان برداشت ننمایند، الّا بعد از حصول منفعت که بالسویه تقسیم نمایند، و اگر ضرری وارد شده بالسویه متحمل شوند فوراً هر یک روی سرمایه بگذارند. دیگر آنکه کرایه دکان را طرفین بالسویه بدهند. و سایر مخارج جزیی از قبیل اجناس و جاروبکشی و غیره در عهده میرزا علیاصغر است. دیگر آنکه نه مال کس را وارد دکان نمایند و نه از مال الشراکت به غیر بدهند. و دیگر آنکه ملاحظه داشته باشند که در همه وقت از سرمایه در دکان موجود باشد. دیگر آنکه اگر بخواهند تفریق نمایند و آقامیرزا علیاصغر بخواهد به ادای طلب حاجی محمدحسین، جنس بدهد، اگر اجناس است که روز اوّل وارد دکان کردهاند به همان قیمت باید حاجی محمد قبول نماید و اگر جنس دیگر باشد باید به قیمت عادله یومالادا قبول نماید، و دکّهای که ساکنند، آب و گل او حقّ حاجی محمد است. این شراکت نامچه دو طغری است مهر شده، سجل نوشته است.
سند شماره (۲) در باب شروط محلّل
در ۲۳ رجب (۱۳۰۵ ق) اقرار نمود: میرزا نصرالله خلف مرحوم آقا محمد صالح شیرازی که در ضمن عقد خارج ملتزم شرعی شدهام که: هرگاه زوجه مطلّقه من که مسمّاه است به "حسن جهان خانم" اختیار محلّل نماید، و محلّل او را طلاق نگوید یا طلاق بگوید و مخارج ایّام عدّه را محلّل یا خودش ندهد یا حمل بردارد از محلّل و نگاهداری و تکفّل آن طفل ننماید. و بعد از طلاق محلّل مشارالیها را به عقد دوام خود در نیاورد، به مهر پنجاه تومان….ریال در هر یک از فقرات مسطوره تخلف نماید مجاناً و بلاعوض مبلغ یک صد تومان به مشارالیها دادنی باشد.
و ایضاً اقرار کرد که بعد از محلّل که به عقد خود در آورد، اگر بخواهد بر مشارالیها صدمه و خیانتی وارد بیاورد، علاوه بر دیه، مبلغ بیست تومان مجاناً به مشارالیها دادنی باشد. این اقرار ثبت تنها است، نه مهر دارد و نه سجل. محض یادداشت نوشته شد.
سند شماره (۳) در باب تقسیم اموال
این سند به امضای کسانی چون حاج ملاعلی کنی مجتهد نامدار عصر ناصرالدین شاه و آقا سید اسماعیل بهبهانی عالم مشهور و پدر عبدالله بهبهانی مجتهد برجسته مشروطهخواه رسیده است:
"در سلخ محرم (۱۳۰۵ ق) از روی نوشته که اموال و اجناس مشترکی جنابان حاجی معصوم و حاجی میرحبیبالله و آقا میرتقی پسران مرحوم حاجی میرزینالعابدین تاجر تبریزی تقسیم شده است که دو بابت از آن شرح صورت تقسیم شده است، و یک بابت مشتمل بر جزو مطالبات و املاک تقسیم نشده است که در متن و حاشیه مشروح است، که مشتمل است بر شش مهر و سجل.
که یک سجل و مهر از جناب حجهالاسلام آقای حاجی ملاعلی کنی است و در ظهر آن نوشته مرحوم مبرور آقا سید اسماعیل بهبهانی اعلیالله مقامه تقابل و تفاسخ تقسیم را نوشتهاند. که سه مهر از خود ایشان دارد، و طرف یسار خط مرحوم را جناب آقا سید عبدالله نجل شریف آن مرحوم نوشتهاند که خط و… والد من است. از روی آن نوشته دو سواد برداشته شد. بعد از مقابله هر دو سواد مهر شده، سواد مطابق اصل سجل است. در تاریخ سلخ محرم ۱۳۰۵ ق".
سند شماره (۴) تنفیذ وصیتنامه
در ۲۷ شهر شوال از روی وصیتنامچه مرحوم عبدالله خان امینالدوله که ممهور به مهر جمعی از علما و به خط و مهر شریف خلد مقام شیخ صاحب جواهر قدس سرّه میباشد، یک فقره از فقرات آن وصیتنامه را سواد گرفتهاند که مضمونش این است که بعضی از عمارات دارالخلافه که از روی نوشته جداگانه، موصی مذکور مصالحه کرده است به برادر خود حیدرعلی خان، ملک خاص اوست، و کسی را حقّی در آن نیست.
آن سواد مهر شده سجل دارد، در پای صفحه. علاوه بر این لغایت املاک ثلث آن مرحوم در هر سالی شصت تومان به حیدرعلی خان داده شود.
سند شماره (۵) تقسیم ماترک
به تاریخ ۲ شوالالمکرم ۱۳۰۳ (ق) محضری شد در باب محاسبات فیمابین جناب آخوند ملا محمدحسین یوشی و آقا میرزا جعفر پسر مرحوم محمد امینالسلطان و همشیرهزادهاش علویه دختر مرحوم آقا سید ابراهیم و در آن مجلس امر فیمابین آنها تمام شده، و پنج ورقه نوشتهجات فیمابین برای اتمام این کار داده شده و احقر آنها را به خط خود سجل نوشته و مهر کردم.
و اجمالی از تفضیل آن، این که در مدت هفت سالی که از موت مرحوم آقا سید گذشته بود، آنچه که از حقوق حاجیه خانم صبیهاش به دست جناب آخوند آمد، از مستمریات و منافع املاک و مخلفّات ولایتی آن را تسلیم آقا میرزا جعفر کرد. و حاجیه خانم اعتراف کرد به قبول همه اینها، و من بابالاحتیاط صلح هم واقع شد که ذمّه جناب مستطاب آخوند بری بوده باشد، از هر بابت. و اموالی که در طهران از حاجیه خانم بود و جناب آخوند من باب الولابه میرزا جعفر سپرده بود تمام آن فیالمجلس تسلیم حاجیه خانم گردید.
و حقوق فیمابین میرزاجعفر و همشیرهزادهاش نیز صلح شد به ده تومان، به علاوه شصت تومان که نقداً طلب داشت. و مجموع این دو فقره هفتاد تومان و یک طغرا تمسّک به میرزا جعفر داد که این مبلغ بر ذمّهاش هست، عندالمطالبه کارسازی نماید.
و فیمابین جناب آخوند و میرزا جعفر نیز مصالحه واقع شد من جمیعالجهات… بعد از بابت این هفت سال گذشته حرفی و یا حقّی هیچ یک از این سه نفر را بر دیگری نیست، مگر آنکه مبلغ هفتاد تومان حاجیه خانم از دایی خود طلبکار است. و علایم سجلات از این قرار است….

امکانات و تجهیزات دفترخانه اسناد رسمی:
دفترخانه اسناد رسمی ، واحد وابسته به دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می شود.سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است.
اداره امور دفترخانه اسناد رسمی ، به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون ، بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظرکانون مشورتی سردفتران به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب و سردفتر نامیده می شود.
هر دفترخانه علاوه بریک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می باشد و دفتریار اول نامیده می شود ، می تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. محل دفترخانه در هر شهر یا بخش به معرفی سردفتر و موافقت اداره ثبت محل ، تعیین خواهد شد و در صورت ضرورت انتقال محل دفترخانه به محل دیگر در همان شهر یا بخش با تصویب ثبت محل امکان پذیر است.
تجهیزات متفرقه دیگر که در دفترخانه استفاده می شود عبارتند از:
دفتر ثبت سردفتر ، کامپیوتر ( کاربردی ترین نرم افزارهای آن آفیس می باشد که شامل ورد و اکسل است ) دستگاه کپی و غیره هست.
یک انتقاد: متاسفانه با وجود نرم افزار های قوی در زمینه حقوق قضایی مانند نرم افزار حقوق یار و … هنوز هیچ نرم افزاری در جهت بهینه سازی و ایجاد سهولت کار های ثبتی دفترخانه ها طراحی نشده است .امید است که هر چه زودتر یک برنامه نویس اقدام به ساخت نرم افزاری مناسب بنماید.

خلاصه ا ی از این گزارش کارتکمیلی:
در این گزارش کار ، به بررسی امکانات و تجهیزات انسانی و جسمی دفترخانه و مکان و نیز شرح وظایف آنها و نوع همکاری متعاملین با یکدیگر ( سر دفتر و دفتریار و متعاملین و اصحاب دیگر و مترجمین ) و همچنین تخلفات و جرایم احتمالی آنها و نهاد های تقریبا" مشابه ( البته این شباهت را باید در سطح بسیار پایینی قرار داد ) ، و همچنین بررسی دفاتر دفترخانه ها و انواع آنها ، شرح برخی معاملات ( منقول یا غیر منقول ) گواهی های امضاء و ثبت آنها و حق التحریر و حق الثبت ها و مقررات حاکم بر دفترخانه ها پرداخته شده و به شرح در آمده است.و خلاصه ای کلی از مباحث در بخش نتیجه گیری و در آخر نمونه ای از فرم های مربوطه قرار داده شده است

فصل دوم:
هدف از تاسیس دفترخانه و معرفی تشکیلات آن:
ثبت سند، راه رهایی از کلاهبرداری:
یکی از اهداف تشکیل دفترخانه ها رهایی از کلاهبرداری هاست.
چالش میان بنگاه های املاک و دفترخانه ها همچنان باقی است. قانون می گوید این بنگاه ها دلال هستند و نباید مسائل حقوقی مربوط به نقل و انتقال املاک در دست آنها باشد، اما در طول سالیان متمادی مردم به وجود این بنگاه ها در معاملاتشان عادت کرده اند. از سوی دیگر آنچه که وجاهت قانونی دارد، سند رسمی است که در دفترخانه ها ثبت می شود. شما با حذف بنگاه ها موافقید یا راهکاری بهتر را پیشنهاد می کنید؟
حذف بنگاه ها کار درستی نیست، چون در تمام کشورهای دنیا مراکزی شبیه بنگاه های ما وجود دارد، ولی متاسفانه بعضی مسوولیت ها در این بنگاه ها قاطی شده است. طبق قانون سال 1317 بنگاه ها وظیفه دلالی دارند، یعنی فقط باید مشتری اعم از خریدار و فروشنده را پیدا کنند پس این که هم اکنون اینها قولنامه، مبایعه نامه و چیزهایی شبیه به این می نویسند خارج از وظیفه قانونی شان است. طبق آماری که مسوولان دستگاه قضایی در سالیان گذشته داده اند حدود یک سوم پرونده هایی که در محاکم دادگستری مطرح شده به مبایعه نامه های عادی که در بنگاه ها نوشته شده مربوط بوده است. بنابراین اگر ما مسوولیت هایی که قانون به عهده بنگاه ها و دفاتر اسناد رسمی گذاشته است را درست تفکیک کنیم و انجام دهیم هیچ کدام از این مشکلات پیش نخواهد آمد و ما نیز به عنوان کانون سردفتران هیچ انتظار فراتر از قانون برای دفترخانه ها نداریم. ما اگر می خواهیم به فعالیت بنگاه ها سروسامان دهیم باید شاخص کارمان قانون باشد که متاسفانه در بعضی جاها رعایت نمی شود.
فرم های چاپی که هم اکنون در دست مشاوران املاک است سال ها پیش با بعضی استدلالات در اختیار آنها قرار گرفت، اما گذشت زمان تبعات حقوقی این کار را مشخص کرد. چرا حالاکه پیامدهای حقوقی این مساله بر دستگاه قضایی روشن است هنوز هم این فرم های چاپی در اختیار مشاوران املاک قرار دارد؟
بتازگی رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور دستوری دادند تا ما بتوانیم این امور را سروسامان دهیم و درست تعریف کنیم. در حال حاضر ما روی موارد کارشناسی کار می کنیم و قطعا وزارت بازرگانی هم برای بنگاه های املاک برنامه هایی دارد. هم اکنون سازمان ثبت اسناد و املاک این فرم های چاپی را تایید نمی کند، چرا که به زعم این سازمان اگر این بنگاه ها بخواهند مبایعه نامه و قولنامه بنویسند حتما باید زیرنظر یک کارشناس حقوقی این کار را انجام دهند. اگر شما به بنگاه ها مراجعه کنید خواهید دید که بسیاری از فعالان در این صنف شاید تحصیلاتشان بیشتر از ابتدایی نباشد و کسی که تحصیلکرده رشته حقوق باشد در این شغل پیدا نمی شود. در حالی که نوشتن مبایعه نامه یک کار حقوقی و تخصصی است. امروز وقتی که یک نفر تمام ماحصل زندگی اش را جمع می کند تا یک سرپناه بخرد، ممکن است به خاطر نوشتن یک مبایعه نامه توسط یک فرد غیرکارشناس تمام دارایی اش را از دست بدهد. بنگاه های املاک تشخیص نمی دهند که آیا یک سند معارض دارد یا خیر برای همین است که بارها دیده ایم واحدهای یک مجتمع به چندین نفر فروخته شده است. پس باید جلوی بروز این اتفاقات را گرفت. راهش هم این است که معاملات ملک به مکان تخصصی خودش برگردد. قانونگذار تمام امور مربوط به ملک را به سازمان ثبت اسناد و املاک واگذار کرده و برای این که مشکلات کنونی در آینده نیز رخ ندهد باید این اوضاع را مدیریت کنیم.
قانونی که می گوید اطلاعات ملک فقط باید در سازمان ثبت جمع آوری شود باید پیاده شود، چون سازمان ثبت خبر دارد که این ملک به نام کیست و آخرین مالک آن چه کسی است
سازوکار سازمان ثبت برای مدیریت وضع فعلی دقیقا چیست؟ آیا سازمان بنا دارد مثلادر هر بنگاه یک کارشناس حقوقی قرار دهد؟
فعلادارند روی سازوکارها کار می کنند. من اصلانمی گویم که بنگاه ها باید زیرنظر سازمان ثبت قرار بگیرند یا نگیرند، بلکه می گویم قانونی که می گوید اطلاعات ملک فقط باید در سازمان ثبت جمع آوری شود باید پیاده شود، چون سازمان ثبت خبر دارد که این ملک به نام کیست و آخرین مالک آن چه کسی است. ماده 22 قانون ثبت می گوید همین که در دفتر املاک نام کسی ثبت شد، قانونگذار او را مالک ملک می داند و این اطلاعات هم فقط در اختیار سازمان ثبت است و نه نهادی دیگر. برای همین است که بنگاه ها نمی توانند تشخیص دهند که آیا سند ملک جعلی است یا نه.
شما به موضوع استعلامات اشاره می کنید در حالی که به گفته دفترخانه داران استعلامات ملک هنوز به روز نیست یا فهرست افراد ممنوع المعامله همیشه دقیق و درست نیست.
بله، برای همین است که می گویم در این مسیر باید ساز و کارهای مختلفی دیده شود. طبق قانون برنامه پنجم توسعه، دولت سازمان ثبت را مکلف کرد که تا پایان 1391 ثبت آنی انجام دهد، پس فناوری اطلاعات و ساز و کارهای IT سازمان کانون سردفتران و دفترخانه ها و ادارات ثبت و تمام کسانی که به این امور مرتبط هستند باید به روز شوند. در سازمان ثبت حرکت بسیار خوب و شتابانی انجام شده که من فکر می کنم این مساله زودتر از موعد هم به ثمر برسد. ما نیز در کانون سردفتران کارهایی را شروع کرده ایم که اگر بودجه مورد نیازمان به موقع تامین شود زودتر از برنامه به نتیجه برسیم. البته اینک عده ای می گویند استعلامات ما به روز نیست، به این معنی نیست که کار در دفترخانه به مشکل می خورد چون ما کارشناسانی داریم که همان لحظه اول می توانند با دیدن و کنترل سند تشخیص دهند که آیا این سند جعلی است یا خیر.
شاید یکی از علت هایی که مردم هنگام نقل و انتقالات ملک به سمت دفترخانه ها نمی روند ناآگاهی شان نسبت به عواقب بی توجهی به ثبت رسمی باشد، توضیح می دهید که عواقب نوشتن قولنامه و مبایعه نامه در بنگاه های املاک چه خواهد بود؟
قانونگذار در ماده 1287 قانون مدنی و در قانون ثبت، سند رسمی را تعریف کرده است. سند رسمی قابل انکار نیست و در محاکم قابل پذیرش است. همچنین سند رسمی لازم الاجراست یعنی بدون این که به محکمه ای مراجعه کنید خود سند لازم الاجراست در حالی که مبایعه نامه هایی که نوشته می شود لازم الاجرا نیست و احتمال انکار و نوشتن سند معارض در آنها وجود دارد. من باید این را اقرار کنم که ما در مورد ثبت سند رسمی در آن حدی که باید کار می شده فعالیت انجام نشده است. ما در سالیان قبل پیشنهاد کرده ایم که طی این همه سال لااقل یکی از روزهای سال به نام سند رسمی نامگذاری شود تا مردم متوجه شوند که مزایای ثبت سند رسمی و معایب سند عادی چیست. عمده مشکلاتی که ما در کشور در بخش املاک داریم از همین ناحیه ناشی می شود، در حالی که قانونگذار دفاتر اسناد رسمی را پیش بینی کرده تا مشکلاتی که هم اکنون در جامعه داریم به وجود نیاید. الان در تمام کشورهای دنیا اعتقاد بر این است که تنها راه نجات مردم در نقل و انتقالات ملک ثبت سند رسمی است.
علاوه بر این موضوعات مساله ای که ذهن برخی از دفترخانه داران را به خودش مشغول کرده بحث رعایت نشدن حدود صنفی و رشد قارچ گونه دفترخانه ها در یک برهه از زمان است. به اعتقاد فعالان این صنف تعداد زیاد از حد استاندارد دفترخانه ها باعث کم شدن مشتری، پایین آمدن درآمد و در نتیجه بروز برخی تخلفات شده است. برای رفع این مشکل برنامه ای دارید؟
البته من قبول ندارم که کم شدن مشتری باعث افزایش تخلف در دفترخانه ها شده است چون در بازرسی ها و پرونده هایی که در دادسرای انتظامی داریم چنین چیزی تایید نشده است. من به جرات می توانم بگویم چون دفاتر اسناد رسمی ازسوی 4 مرجع رسمی سالانه بازرسی می شوند (سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، سازمان بازرسی کل کشور، ادارات کل ثبت استان ها، کانون سردفتران و دفتریاران) نمی توانند تخلف داشته باشند؛ همچنین سازمان مالیاتی کشور هم سالانه دفاتر دفترخانه ها را بررسی می کنند. شاید شما بگویید ما این حرف ها را می زنیم، چون خودمان هم جزو بازرسان هستیم و دفترخانه ها نیز زیرمجموعه ادارات ثبت هستند، اما شما می توانید به وزارت دارایی یا سازمان بازرسی کل کشور مراجعه کرده و موضوع را از آن طریق پیگیری کنید. دفاتر اسناد رسمی یک قرن سابقه دارند. قانونگذار در سال 1316 قانونی را تصویب کرده که چگونگی تشکیل دفاتر اسناد رسمی، چگونگی نوشتن سند و استقرار دفاتر را مشخص کرده پس دفاتر وجاهت قانونی دارند و با وجود نظارت ها و بازرسی هایی که اعمال می شود تخلفات آنها نسبت به سایر نهادها و دستگاه های دولتی بسیار ناچیز است. البته باید به این نکته هم اشاره کنم که در سال 86 اتفاق ناخوشایندی رخ داد. ماده 5 قانون دفاتر اسناد رسمی می گوید در شهرها به ازای بین 15 تا 20 هزار نفر باید یک دفترخانه اسناد رسمی وجود داشته باشد و چون قانونگذار حکم است حتما با درایت این اعداد و ارقام را تعیین کرده است و می دانسته که اگر بیشتر از این تعداد دفترخانه وجود داشته باشد حتما مشکلاتی رخ خواهد داد، اما متاسفانه در سال 86 علی رغم تمام تلاش های ما به یکباره دفاتر اسناد رسمی از حدود 4 هزار دفتر به 8 هزار دفتر افزایش پیدا کردند. هم اکنون ما در تهران بیش از 1700 دفترخانه داریم که اگر جمعیت تهران را در نظر بگیریم مشخص می شود که تناسبی بین جمعیت و تعداد دفاتر وجود ندارد. اما الان با توجه به این که این دفاتر تاسیس شده نمی توان آنها را حذف کرد ولی به لطف خدا با وضع موجود هم مر قانون در دفاتر در حال اجراست و اگر مشکلی پیش بیاید حتما زیر ذره بین ناظران و بارزسان قرار خواهد گرفت.
به نظر شما مهم ترین دغدغه دفترخانه های اسناد رسمی در حال حاضر چیست؟
من نمی توانم به عنوان رئیس اولین بخش خصوصی کشور این را بگویم که ظرفیت هایی در دفاتر اسناد رسمی وجود دارد که متاسفانه مغفول مانده است. به جرات می توانم بگویم که هم اکنون از یک دهم ظرفیت های دفاتر استفاده می شود و این ظرفیت ها خالی مانده است. دفاتر اسناد رسمی یک ریال بار مالی برای دولت ندارند. بیمه، درمان، بازنشستگی، بازرسی و آموزش نمونه بارز اصل 44 قانون اساسی هستند. ثبت سند رسمی کار بسیار حساس و مهم برای هر کشوری است که دفترخانه ها این کار را به بهترین شکل انجام می دهند و کار عظیم چرخش املاک و اسناد در کشور را مدیریت می کنند.
من از مسوولان در تمام سطوح مختلف می خواهم تا به ظرفیت های دفاتر اسناد رسمی توجه کنند و به کار ما اعتماد کنند همان طور که قوه قضاییه و سازمان ثبت این اعتماد را دارند. دغدغه ما این است که چرا ظرفیت های این دفاتر تا به حال معطل مانده است؟ من فکر می کنم اگر بخواهیم طبق سند چشم انداز 20 ساله در سال 1404 کشور سرآمد منطقه باشیم باید به واگذاری تصدیگری ها به مردم ازجمله دفاتر اسناد رسمی بها بدهیم درست مثل بحث امضا و گواهی الکترونیک که با مساعدت وزارت بازرگانی به این دفاتر واگذار شد.

بنگاه های معاملاتی و معاملات آنها:
این بنگاه ها ، در اهداف شان تا حدودی با دفاتر اسناد رسمی وحدت رای و سازگاری دارد ، به گونه ای که در حذف این بنگاه های معاملاتی همچنان تردید وجود دارد. من نیز به شرحی از این بنگاه ها می پردازم.
چگونگی انجام معاملات در بنگاه های مشاورین املاک:
یکی از اساسی ترین نیازها و در واقع مهم ترین دغدغه امروز شهروندان، تهیه مسکن اعم از خرید یا اجاره و رهن است و چون این مهم نوعا از طریق مراجعه به آژانس های مسکن (بنگاه معاملات املاک) میسر می شود، بنابراین آگاهی از مسایل اولیه و مقدماتی در رابطه با خرید و فروش املاک و مستغلات و نحوه فعالیت این آژانس ها ضروری به نظر می رسد. از این رو بنا داریم تا به بررسی نحوه فعالیت آن ها در رابطه با خرید و فروش املاک بپردازیم.
نحوه فعالیت بنگاه های مشاور املاک:
نحوه فعالیت این صنف در رابطه با فروشنده و خریدار، طیف گسترده ای دارد که جداگانه بررسی می شود:
الف) نحوه فعالیت بنگاه های مشاور املاک متناسب با نوع عملکرد فروشنده:
روال کار در بنگاه های املاک عمدتا بدین نحو است که افرادی که در صدد فروش املاک خود هستند:
-یا مستقیما به آژانس املاک مراجعه کرده و با اعلام مشخصات ملک خود شرایط فروش ملک خود را به آن ها بیان می کنند.
-یا از طریق آگهی های روزنامه این کار را انجام می دهند.
در خصوص دسته اول، فروشنده به مشاورین املاک مراجعه کرده و اعلام فروش می کند. برای تعیین قیمت نیز یا شخصا اعلام نظر می کند یا نظر مشاورین املاک را ملاک عمل قرار می دهد. بنابراین نقش آن ها در تعیین قیمت کارشناسی در این مرحله حایز اهمیت است.
در مورد دسته دوم، اصولا شرکت هایی وجود دارند که با مراجعه به آگهی های موجود در روزنامه، با فروشنده تماس گرفته و مشخصات آن ملک را وارد فایل های چاپی کرده و هر ماه آن فایل ها را به مشاورین املاک داده، بابت این کار حق الزحمه ای به صورت ماهیانه دریافت می کنند.
ب) نحوه فعالیت بنگاه های مشاور املاک متناسب با شرایط خریداران دسته اول از خریداران
***دسته اول از خریداران: شهروندانی هستند که برای تهیه مسکن یا زمین یا … به آژانس ها مراجعه می کنند و در ابتدا با خود مشاورین آژانس ها وارد گفت وگو می شوند. اگر این دسته از خریداران برای خرید ملک یا آپارتمان به صورت نقدی قصد معامله داشته باشند، مشاورین آن ها را به بساز و بفروش هایی که ممکن است خودشان نیز شریک آن ها باشند معرفی می کنند.
اما اگر همین شهروندان قصد خرید اقساطی و … داشته باشند، فایل های فوق را به آن ها می دهند. در نهایت نیز در صورت توافق با یکدیگر، ملک مورد نظر را رویت کرده و برای انعقاد قرارداد فروشنده را به دفتر خود دعوت می کنند. در این صورت طرفین با ملاحظه اسناد مالکیت و مدارک یکدیگر، مقدمات انعقاد قرارداد را فراهم می کنند. در این مرحله اتحادیه املاک وارد عمل شده و بیع نامه های چاپی ای را (که به نظر می رسید در تنظیم آن ها از افرادی آشنای به مسایل حقوقی استفاده شده و دارای شماره های مخصوصی است)، به آژانس های املاک ارایه می کند. در مرحله آخر کافی است مشاور املاک اسامی خریدار، فروشنده و مشخصات ملک مورد معامله و سایر ضوابط و شرایط معامله را در جاهای خالی پر کند.
*** دسته دوم از خریداران: ممکن است بساز و بفروش ها باشند که عمدتا خانه های کلنگی و زمین ها را از طریق مشاورین از فروشنده خریداری می کنند. باید دانست که فعالیت عمده و گسترده مشاورین در این مرحله و جایی که خود به عنوان خریدار وارد عمل می شوند، متمرکز است.
بعضی از مشاورین املاک دراین مرحله شیوه های متعددی را برای پایین آوردن بهای املاک انجام می دهند. بدین نحو که از فروشنده دعوت می شود که برای مذاکره در مورد قیمت و … به دفتر آن ها مراجعه کند اما بدون آنکه از قبل خریداری وجود داشته باشد یا در صورت وجود خریدار با او در این مورد هماهنگ کرده باشند، بعد از اینکه عملیات فوق را چند بار تکرار کردند و فروشنده به این باور رسید که ملک او خریداری ندارد، با بساز و بفروش ها تماس گرفته و آن ها را به همراه فروشنده دعوت می کنند. سپس وارد مذاکره می شوند و ملک را به بهای اندک و گاه ثمن بخس خریداری می کنند.
***دسته سوم از خریداران: همان مشاوران املاک هستند که با تفاوت جزیی عملیات فوق را انجام می دهند.همان طور که گفته شد، قرارداد در فرم های چاپی خاصی تنظیم می شود.
یک سوم کل قیمت در دفتر املاک داده شده، یک سوم بهای معامله نیز هنگام تحویل ملک و تادیه مابقی، به هنگام تنظیم سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی موکول می شود.
نکاتی چند در خصوص مشکلات موجود در معاملات در آژانس های املاک
مشاورین آژانس املاک فقط در مرحله مذاکرات اولیه طرفین برای معامله و تنظیم قرارداد از سند مالکیت برای تکمیل قرارداد چاپی استفاده می کنند و سپس سند مالکیت را به فروشنده بر می گردانند. حال ممکن است فروشنده مذکور بدون علم و اطلاع، در آژانس املاک دیگری حاضر شده و ملک خود را به شخص دیگری منتقل کند و این عمل را حتی چند بار نیز تکرار کند. در این صورت خریداران با فروشنده ای مواجه می شوند که با انجام معاملات معارض، مشکلات متعددی را برای آن خریداران ایجاد می کند. برای رفع این مشکل کافی است که سند مالکیت در اختیار اولین آژانس املاک قرار گیرد تا از بروز معاملات معارض توسط فروشنده متقلب و کلاهبردار جلوگیری شود. البته به منظور مراقبت از مفقود شدن اسناد مالکیتی که به عنوان امانت در اختیار آژانس املاک قرار گرفته است، موضوع خیانت در امانت آنان با حساسیت بیشتری مورد توجه قانونگذار قرار گرفته است که در جای خود عامل مهمی در جهت جلوگیری از معاملات متعارض به حساب می آید.
مساله دیگر در این مورد آن است که آیا بیع نامه تنظیمی در آژانس املاک در مقابل سند رسمی مالکیت فروشنده قابلیت استناد دارد یا خیر؟
به عبارت دیگر آیا بر اساس بیع نامه عادی می توانیم الزام فروشنده را به تنظیم سند رسمی از مراجع قضایی بخواهیم؟در پاسخ باید گفت: اصولا قراردادهای خصوصی که بین اشخاص منعقد می شوند، شده تا زمانی که مورد مخالفت و منع قانونگذار قرار نگیرند، بین آنان معتبر و لازم الاجراست و در این بحث فرقی بین قرارداد خصوصی ثبت در قالب سند رسمی و اسناد عادی نیست. بر این اساس، بیع نامه تنظیمی در آژانس املاک نیز از این قاعده مستثنی نیست. نهایت اینکه خریدار در مقام استفاده از مزایای قانونی اسناد رسمی، قصد ثبت رسمی معامله منعقده و تنظیم سند رسمی را دارد.
در صورتی که فروشنده دارای سند مالیکت رسمی از انتقال رسمی معامله و انجام تشریفات ثبتی خودداری کند، خریدار می تواند از طریق محاکم قضایی وی را به تنظیم سند رسمی ملزم کند. به عنوان ضمانت اجرای قوی ( برای جلوگیری از امتناع فروشنده از حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسمی)، می توان در بیع نامه تنظیمی شرط کرد در موعد مقرر در دفترخانه حاضر نشده و نسبت به تنظیم سند رسمی معامله اقدام نکند، اگرچه این عمل به ارکان معامله خللی وارد نمی کند و در هر صورت معامله معتبر است، اما خریدار می تواند با مراجعه به مقامات صالحه قضایی، الزام طرف مستنکف را ضمن مطالبه خسارت وارده به حضور در دفترخانه مورد نظر و تنظیم سند رسمی انتقال مورد معامله، مطالبه کند. چنانچه خریدار در این ادعا و مطالبه موفق شود، می تواند معامله واقع شده را ثبت رسمی کند. برای استحکام قرارداد تنظیمی در فرم اتحادیه مشاوران املاک، در ذیل بیع نامه ها محلی را برای امضای شهود قرار داده اند که توصیه می شود حتما این قسمت توسط شهود قابل اعتماد امضا شود اکنون نمونه ای از مبایعه نامه اموال غیر منقول و نیز با توجه به نقش اجاره واحدهای مسکونی در زندگی روزمره، یک نمونه از اجاره نامه نیز ارایه می شود.
…فرم شماره 1 و 2 ………. ( برای دیدن فرم ها رجوع شود به ص59 و 60 در آخر این گزارش کار تکمیلی) ………
بخشی از امکانات را در فصل اول معرفی نمودیم. هر دفترخانه علاوه بردفترسردفترکه یک نسخه است دارای دفاتر دیگر که نوع و عنوان و تعداد و نحوه تنظیم و نگهداری آن طبق آیین نامه معین می شود خواهد بود.
کلیه اسناد در دفترخانه های اسناد رسمی و در اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اختیار دفترخانه قرار داده می شود تنظیم و فقط در یک دفترکه به نام دفتر سردفتر نامیده می شود ثبت می گردد و ثبت سند به امضای اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار خواهد رسید مگر آن که دفترخانه فاقد دفتریار باشد.
دفترخانه ها باید دارای دفاتر ذیل باشند:
1 ـ دفتر گواهی امضا.
2 ـ دفتر ابواب جمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار.
3 ـ دفتر درآمد که به منظور ثبت کلیه وجوهی است که به منظور ثبت سند مقرر است و شماره قبض هزینه های مزبور در آن قید میشود. این دفتر ازطرف سازمان ثبت پلمپ خواهد شد.
4 ـ دفتر راهنما که متضمن اسامی متعاملین و نوع سند و شماره و تاریخ سند خواهد بود.
5 ـ دفتر ثبت مکاتبات و تقاضانامه اجرایی و خلاصه معاملات .
6 ـ یک نسخه دفتر ثبت اسناد که پلمپ شده و اسناد در آن ثبت میشود.
دفاتر گواهی امضا مکلفند رونوشت یا فتوکپی سند گواهی شده را به هزینه متقاضی دریافت و نگاهداری نمایند.
دفتر گواهی امضا دفتری است که منحصرا مخصوص تصدیق امضای ذیل نوشته های عادی است و نوشته تصدیق امضا شده با توجه به ماده آیین دادرسی مدنی مسلم الصدور شناخته می شود. دفاتر، مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته های مالی نیستند ، مقصود از نوشته های مالی نوشته هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاکننده تعهد و یا ضمانت شده باشد و یا آن که موضوع گواهی امضا شده عین یا منفعت مال غیرمنقول و یا سهام شرکتهای ثبت شده باشد.
وظایف مسئولین دفاتر :
1 ـ ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون .
2 ـ دادن سواد مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند.
3 ـ تصدیق صحت امضا.
4 ـ قبول و حفظ اسنادی که امانت می گذارند.

مقررات مربوط به دفترخانه و وظایف سردفتران و دفتریاران :
اصول اسناد رسمی در صورت تقاضای متعاملین به تعداد آنها تهیه می شودوبه هرحال یک نسخه اضافی تنظیم میشودکه نسخه اخیر باید در دفترخانه نگهداری شود. متعاملین می توانند از اصول اسناد رونوشت یا فتوکپی اخذ نمایند.درمواردی که نسبت به سند ادعای جعل ویاادعای عدم مطابقت فتوکپی یارونوشت بااصل سندشده باشد دفاتراسنادرسمی مکلفند به درخواست مراجع صالح قضایی اصل سند را لاک و مهرشده موقتابه مرجع قضایی مذکور ارسال دارند وهرگاه مراجع مذکور ملاحظه دفتر را لازم بدانند می توانند آن را در محل دفترخانه ملاحظه کنند.
سردفتران و دفتریارانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی بشوند در مقابل متعاملین و اشخاص ذی نفع مسوول خواهند بود.هرگاه سندی دراثرتقصیریاتخلف آنهاازقوانین ومقررات مربوط بعضایاکلاازاعتبارافتدودرنتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود.علاوه برمجازاتهای مقرربایدازعهده خسارت واردبرایند.دعاوی مربوط به خسارات ناشی ازتخلفات سردفتران ودفتریاران تابع قوانین و مقررات عمومی است.
سردفتر مسوول کلیه امور دفترخانه است و دفتریار اول مسوول اموری است که به موجب مقررات به عهده او محول شده و یا از طرف سردفتر در حدود مقررات انجام آن امور به او ارجاع می شود. در مورد اخیرسردفترودفتریارمسوولیت مشترک خواهند داشت .درهرموردکه براساس مقررات این قانون دفتریاربه جای سردفترانجام وظیفه می کندمسوولیت دفتریارهمان مسوولیت سردفتر است و همین حکم در مورد سردفتری که کفالت دفترخانه دیگری را به عهده دارد نسبت به امور کفالت جاری خواهد بود.
سردفتران و دفتریاران می توانند از مرخصی و معذوریت استفاده نمایند. نحوه استفاده از مرخصی و معذوریت و مدت آن به موجب آیین نامه ای خواهدبودکه ازطرف سازمان ثبت اسنادواملاک کشوروکانون سردفتران تهران تهیه وبه تصویب وزارت دادگستری خواهد رسید.
در موارد مرخصی ـ بیماری ـ تعلیق ـ انفصال موقت و معذوریت دفتریار و نیز در مواردی که دفتریار کفالت دفترخانه را طبق قانون دفاتر استاد رسمی عهده دارشود، در صورتی که دفترخانه دارای دفتریار دوم باشدامورمربوط به دفتریاربه عهده دفتریار مزبور خواهد بود و هرگاه دفتریار دوم نباشد، تا دو ماه وظایف دفتریار را خود سردفتر انجام می دهد و اگر مدتهای بالا زاید بر دو ماه باشد کفالت امور دفتریار موقتا به عهده دفتریار دفترخانه دیگری گذارده خواهد شد. نحوه کفالت وانتخاب دفتریار کفیل به موجب آیین نامه مندرج در ماده 24 تعیین می شود.
در مواردی که سردفتر یا دفتریار کفیل دفترخانه طبق حکم دادگاه انتظامی به انفصال دایم یا سلب صلاحیت محکوم ویامستعفی یا بازنشسته میشود. وبالنتیجه دفترخانه تعطیل می گردد،مسوول دفترخانه بایدبلافاصله اقدام به تحویل کلیه دفاتر و اسناد واوراق مربوط به دفترخانه بنمایدونیزکلیه وجوه واوراق بهادارکه به هرعنوان به اوسپرده شده طبق دستورثبت محل به دفتریار،18دفتر خانه یابه دفترخانه ای که تعیین می شودحسب موردتحویل دهد،درصورت امتناع به6ماه الی یکسال حبس جنحه ای محکوم خواهدشدوهمین حکم درموردسردفتریادفتریاری که به علت بیماری یاحادثه قدرت لازم رابرای انجام وظیفه به تشخیص پزشک و تایید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از دست داده باشد درصورت امتناع نیز جاری است .
در صورتی که سردفتر و دفتریار از تحویل دفاتر و اوراق و سوابق مربوط خودداری نمایند علاوه بر تعقیب آنها به شرح ، رییس ثبت محل یا نماینده او باید با حضور نماینده دادستان شهرستان دفاتر و اوراق و سوابق را در هر محل که باشد ولو در غیاب سردفتر و دفتریار با تنظیم صورت مجلس به جانشین آنها تحویل دهند و یا به اداره ثبت منتقل نمایند.
در صورت فوت سردفتر یا دفتریار کفیل دفترخانه ،رییس ثبت محل یانماینده اوباحضورنماینده دادستان ودرنقاطی که دادسرا نباشد با حضور دادرس دادگاه بخش یا نماینده او دفاتر و اوراق مربوط به دفترخانه را با تنظیم صورت مجلس به سردفتر کفیل و یا به مسوول تعیین شده از طرف رییس ثبت موقتاتحویل خواهنددادودرموردفوت دفتریارنیزبه ترتیب بالااسنادواوراق به دفتریار جانشین و یاموقتابه سردفترتحویل خواهدشد.درهرموردکه طبق مقررات این قانون دفتریاربایدبه جای سردفترانجام وظیفه کند، اگر دفتریار واجد شرایط در محل وجود نداشته باشد دفترخانه موقتا تعطیل و به شرح این ماده عمل خواهد شد. ترتیب انجام امورمربوط به دفترخانه در زمان تعطیل به موجب آیین نامه تعیین می شود.
سردفتران و دفتریاران مکلفند علاوه بر رعایت تکالیف قانونی از نظاماتی که وزارت دادگستری برای آنها مقرر می دارد متابعت نمایند.
سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر آن که مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که دراین صورت بایدعلت امتناع راکتبابه تقاضاکننده اعلام نمایند.
سردفتران و دفتریاران نباید اسنادی را که مربوط به خود یا کسانی که تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت آنها هستند و یا با آنها قرابت نسبی یاسببی تادرجه چهارم ازطبقه سوم دارندیادرخدمت آنهاهستندثبت نمایندودرصورتی که درمحل دفترخانه دیگری نباشدسندباحضوردادستان شهرستان محلی که دفترخانه درحوزه آن واقع است ،یارییس دادگاه بخش یانماینده آنهاباتوضیح مراتب در ذیل آن در همان دفترخانه تنظیم و ثبت خواهدشد.

مسوولان دفتر نسبت به سردفتران و دفتریاران و سردفتران ازدواج و طلاق موارد زیر را باید رعایت کنند:
هرگاه مسئول دفتر در هویت متعاملین یا طرفی که تعهد می کند تردید داشته باشد باید دو نفر از اشخاص معروف و معتمد حضورا هویت آنان را تصدیق نموده و مسئول دفتر مراتب را در دفتر ثبت و به امضای شهود رسانیده و این نکته را در خود اسناد قید نماید.در این مورد شاهدی که یک طرف از اصحاب معامله را معرفی می نماید ، نمی تواند معرف طرف دیگر باشد.وقتی که مسئول دفتر نتواند به وسیله شهود معروف و معتمد هویت اشخاص را معین کند باید از ثبت نمودن سند امتناع نماید.
مسئول دفتر نمی تواند اسنادی را که به منفعت خود یا کسانی که در تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت او واقعند یا با او قرابت نسبی تا درجه چهارم یا سببی تا درجه سوم دارند و یا در خدمت او هستند ، ثبت نماید.در مواقعی که مسئول دفتر به واسطه مرض و امثال آن از انجام وظیفه معذور است عمل ثبت به عهده مسئول دفتر دیگری که در آن حوزه ماموریت دارد واگذار خواهد شد. اگر مسئول دفتر منحصر به فرد باشد مشارالیه با حضور امین صلح و مدعی العموم محل یا نماینده او سند را ثبت خواهد کرد. مسئول دفتر باید نمره و تاریخ ثبت را با تعیین دفتری که سند در آن ثبت شده ، در روی هر سندی که ثبت می شود قید کرده و به امضای خود ممضی و به مهر دایره ثبت برساند.
اسناد باید حرف به حرف از اول تا آخر متن و حاشیه سجل و ظهر ثبت شود.
مسئول دفتر نباید معاملات اشخاصی را که مجنون یا غیررشید یا به نحوی دیگر از انحای قانونی ممنوع از تصرف هستند ثبت نماید مگر این که معامله به وسیله قائم مقام قانونی اشخاص مزبور واقع شود. شهود باید موثق باشند ، علاوه بر این ورقه هویت (سجل احوال ) خود را ارایه دهند.
شهادت اشخاص ذیل پذیرفته نمی شود:
1 ـ غیررشید یا محجور.
2 ـ کور یا گنگ .
3 ـ اشخاص ذینفع در معامله .
4 ـ خدمه مسئول دفتر.
5 ـ خدمه اصحاب معامله .
مسئول دفتر ثبت نباید اسناد راجع به معاملاتی را که مدلول آن مخالفت صریح با قوانین موضوعه مملکتی داشته باشد ثبت نماید.
شرایط و اصول مترجمین رسمی:
هرگاه طرفین معامله یا شهود ، زبان فارسی را ندانند و مسئول دفتر نیز زبان آنها را نداند اظهارات آنها به وسیله مترجم رسمی ترجمه خواهدشد. ترتیب تعیین مترجمین رسمی و میزان حقی که برای ترجمه و تصدیق ترجمه و سوادبرداری از نقشه و تصدیق صحت سواد نقشه اخذ می شود به موجب نظامنامه از طرف وزارت عدلیه معین می شود.هرگاه یکی از طرفین دعوی یا شهود و اهل خبره در محاکم و ادارات وطرفین معامله یاشهوددردفاتراسنادرسمی زبان فارسی را ندانند اظهارات آنها توسط مترجم رسمی ترجمه می شود.در نقاطی که از طرف وزارت عدلیه مترجمین رسمی برای هر یک از زبانهای غیرفارسی تعیین نشده باشد محاکم و ادارات ثبت ، دفاتر اسناد رسمی مترجمین که طرف اعتماد باشد برای ترجمه تعیین می نماید.
ترجمه اسنادذیل بایدازطرف مترجمین رسمی یامامورین سیاسی وکنسولی تصدیق شده باشد:
الف – اسنادی که در یکی از کشورهای بیگانه یا در ایران به یکی از زبانهای غیرفارسی تنظیم شده و در یکی از محاکم و ادارات ایران مورد استفاده باشد.
ب ـ اسنادی که در ایران تنظیم شده و ترجمه آن به منظور استفاده در یکی از کشورهای بیگانه مورد حاجت باشد.

به متقاضیان بااحرازشرایط ذیل پروانه مترجمی رسمی اعطا می گردد:
الف ـ داشتن حداقل 25 سال سن .
ب ـ موفقیت در آزمون و اختبار علمی و کتبی .
ج ـ نداشتن پیشینه موثر کیفری .
د ـ عدم اشتهار به فساد اخلاقی عقیدتی .
ه ـ عدم اعتیاد به مواد مخدر.
و ـ عدم محکومیت به انفصال از خدمات دولتی .
ز ـ مورد وثوق و اعتماد باشد.
اعتبارپروانه مترجمی سه سال است وتمدیدآن منوط به درخواست متقاضی وپرداخت هزینه مطابق تعرفه قانونی می باشد. چنانچه متقاضی تمدیدفاقدیکی ازشرایط مقررقانونی تشخیص داده شود.مراتب باذکردلایل آن به مرجع انتظامی مترجمان اعلام و درخواست رسیدگی می شود.مرجع انتظامی پس از رسیدگی نسبت به تمدید یا عدم تمدید پروانه مترجمی رای مقتضی صادر می نماید.تا زمان رسیدگی مرجع انتظامی اعتبار پروانه به قوت خود باقی است .مرجع رسیدگی به تخلفات انتظامی مترجمین رسمی هیاتی مرکب ازیک نفرقاضی ودونفرازمترجمین رسمی به انتخاب رییس قوه قضاییه می باشد که انشا رای با قاضی هیات خواهد بود.
در صورت ارتکاب هریک از تخلفات ذیل مرتکب برای بار اول به مدت یک سال و بار دوم به مدت دو سال و در صورت تکرار برای همیشه ازمترجمی رسمی محروم می شود
الف ـ ترجمه و تطبیق با پروانه ای که مدت آن منقضی شده است .
ب ـ امتناع از قبول امور ارجاعی متقاضیان ترجمه بدون عذر موجه .
ج ـ امتناع از حضور در مراجع قضایی بدون عذر موجه .
د ـ نداشتن دفاتر و اسناد و لوازم مربوط به امور ترجمه طبق مقررات قانونی .
ه ـ عدم رعایت تعرفه حق الزحمه مترجمی .
و ـ ترجمه و تطبیق و تصدیق خلاف واقع . این مجازات ها علاوه بر مجازات مندرج در سایر قوانین می باشد.
در صورت ارتکاب هریک از تخلفات ذیل مرتکب به توبیخ کتبی با درج در پرونده و در صورت تکرار تا یک سال از مترجمی محروم می شود
الف ـ امتناع از حضور در مراجع قانونی غیرقضایی بدون عذر موجه .
ب ـ تاخیر در انجام امور ترجمه بدون عذر موجه .
ج ـ عدم رعایت ضوابط ترجمه .
د ـ عدم ارایه دفاتر، اسناد و لوازم مربوط به ترجمه در موارد بازرسی .
تشکیل دفتریا موسسه و ترجمه اسنادواظهارات افرادبدون رعایت مقررات این قانون ممنوع است و مرتکب به مجازات کلاهبرداری محکوم می گردد.تشکیلات ونحوه اداره دفتر،ضوابط ترجمه ،تعرفه حق الزحمه مترجم ومرجع تشخیص شرایط مذکوردراین قانون به موجب آیین نامه ای می باشد که توسط وزارت دادگستری تهیه و به تصویب رییس قوه قضاییه خواهد رسید. تراشیدن و پاک کردن و الحاق کردن به هر نحوی از انحاء در دفاتر ثبت اسناد و املاک ممنوع است . کلیه الحاقات و آنچه که به جای کلمات تراشیده و یا در محل پاک شده نوشته می شود از درجه اعتبار ساقط خواهد بود. طرفین معامله یا وکلای آنها باید ثبت سند را ملاحظه نموده و مطابقت آن ثبت با اصل سند به توسط مشارالیهم و مسئول دفتر ثبت تصدیق گردد. در مورد اسنادی که فقط برای یک طرف ایجاد تعهد می نماید تصدیق و امضای طرف متعهد کافی خواهد بود.
در صورتی که طرفین معامله و یا یکی از آنها کور یا کر و گنگ و بی سواد باشند علاوه بر معرفین هر یک از اشخاص مزبوره باید به معیت خود یک نفر از معتمدین خود را حاضر نمایند که در موقع قرائت ثبت و امضای آن حضور به هم رسانند مگر این که بین خود معرفین کسی باشد که طرف اعتماد آنهاست . معتمد مزبور در مورد اشخاص کر و گنگ باید از جمله اشخاصی باشد که بتواند به آنها به اشاره مطلب را بفهماند. در مورد این ماده ، مراتب در سندی که ثبت می شود و در ستون ملاحظات دفتر باید قید گردد. امضای ثبت سند پس از قرائت آن به توسط طرفین معامله یا وکلای آنها ، دلیل رضایت آنها خواهد بود.
در موقعی که معامله راجع به اشخاص بی سواد است علاوه بر معرفین ، حضور یک نفر مطلع با سواد نیز که طرف اعتماد شخص بی سواد باشد لازم است مگر در صورتی که بین خود معرفین شخص باسوادی باشد که طرف اعتماد شخص بی سواد است . ثبت سند باید برای شخص بی سواد قرائت شده و این قرائت و همچنین رضایت مشارالیه باید در دفتر ثبت قید و از طرف معتمد امضا گردد. معامله کننده بی سواد نیز باید علامت انگشت خود را ذیل ثبت سند بگذارد.
هرگاه سندی به واسطه تقصیر یا غفلت مسئول دفتر از اعتبار افتاده باشد مسئول مذکور باید علاوه بر مجازاتهای مقرر از عهده کلیه خسارات وارده نیز برآید. هرگاه برطبق شرایط مقرر بین طرفین و با اطلاع مراجع ثبت احد متعاملین ، معامله را فسخ و یا متعهدی تعهد خود را انجام دهد و طرف مقابل حاضر نبوده یا نشود ، مراجع مزبور پس از ملاحظه قبض صندوق اداره ثبت حاکی از ودیعه گذاردن مورد معامله ، در صورتی که عبارت از وجه نقد یا مال منقول دیگر باشد و پس از تامین حقوق طرف مقابل در غیر این صورت مراتب را در دفتر قید و به طرف اخطار می نماید که حق خود را اخذ و برای باطل نمودن ثبت حاضر گردد.
اشخاص زیر را به سردفتری دفترخانه اسناد رسمی می توان انتخاب نمود:
1 ـ اشخاصی که دارای لیسانس حقوق در رشته قضایی یا منقول از دانشکده الهیات یا دانشکده سابق معقول و منقول باشند.
2 ـ کسانی که دارای دو سال سابقه خدمات قضایی یا وکالت پایه یک دادگستری باشند.
3 ـ سایر لیسانسیه ها به شرط داشتن سه سال سابقه دفتریاری .
4 ـ اشخاصی که از مراجع مسلم دارای تصدیق اجتهاد طبق آیین نامه ای که به تصویب وزارت دادگستری می رسد باشند.
5 ـ دفتریارانی که دارای گواهی قبولی امتحان مخصوص سردفتری و دفتریاری موضوع شق سوم ماده 10 قانون دفتر اسناد رسمی مصوب 1316باشند به شرط داشتن پنج سال سابقه دفتریاری .
6 ـ دفتریارانی که دارای دیپلم کامل متوسطه باشند به شرط داشتن هفت سال سابقه دفتریاری اول .
7 ـ دفتریاران اول که در تاریخ تصویب ( قانون دفاتر اسناد رسمی ) شاغل بوده و 15 سال سابقه دفتریاری اعم از متناوب و مستمر داشته باشند.
متصدیان دفاتر اسناد رسمی که تا تاریخ اجرای این قانون با رعایت مقررات قانون دفتر اسناد رسمی مصوب 1316 درجه بندی شده اند کماکان صلاحیتشان برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی محدود به حدودی است که در آخرین اجازه نامه آنها ابلاغ شده است . سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نسبت به تطبیق وضع سردفتران که براساس قانون دفتر اسناد رسمی مصوب منحصرا در حد قانونی درجات دوم و سوم انجام وظیفه می کنند با مقررات ( قانون دفاتر اسناد رسمی ) طبق آیین نامه ای که به تصویب وزارت دادگستری می رسد اقدام خواهند کرد.
به منظور تربیت کادر علمی و فنی برای سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و دفتر اسناد رسمی وزارت علوم و آموزش عالی با جلب نظر وزارت دادگستری با توجه به آیین نامه ای که طبق مقررات این قانون تدوین وبه تصویب وزارت علوم وآموزش عالی و وزارت دادگستری خواهدرسیدازطریق تشکیل کلاسهای مخصوص یاتاسیس رشته ای خاص دردانشکده هایامنظورنمودن فنون مزبور در برنامه های تحصیلی آموزشگاه های عالی اقدام خواهد کرد.فارغ التحصیلان رشته مزبوربرسایرداوطلبان سردفتری و دفتریاری حق تقدم خواهند داشت .دارندگان دانشنامه لیسانس رابدون کارآموزی ودارندگان دیپلم کامل متوسطه رابه شرط یکسال کارآموزی می توان به دفتریاری دفاتر اسناد رسمی انتخاب نمود. دفتریارانی که در تاریخ تصویب این قانون به دفتریاری اشتغال دارند کماکان دفتریار شناخته می شوند.کفیل دفترخانه باید واجد همان شرایط باشد که برای سردفتر مقرر است . به وزارت دادگستری اجازه داده می شود از تاریخ تصویب ( قانون دفاتراسنادرسمی) تا ده سال در صورتی که برای تصدی دفتر اسناد رسمی و دفتریاری در خارج از مراکز استان داوطلب واجد شرایط موضوع مواد 6 و 7 ( قانوندفاتراسنادرسمی) موجود نباشدازمیان اشخاص واجدشرایط طبق قانون سابق انتخاب کند.سازمان ثبت اسناد و املاک کشورفقط درصورتی باتقاضای انتقال این افراد به محل دیگر موافقت می نماید که در محل جدید نیز داوطلب واجد شرایط وجود نداشته باشد.
سن سردفتران در بدو اشتغال نباید کمتر از بیست و چهار سال و بیشتر از پنجاه سال و سن دفتریاران نباید کمتر از بیست سال و بیشتر از پنجاه سال باشد. پس از تصویب این قانون هریک از سردفتران و دفتریاران اول که دارای سی سال سابقه خدمت اعم از متوالی یا متناوب ( اعم از سردفتری و دفتریاری اول ) باشد می تواند تقاضای بازنشستگی کند. نحوه استفاده این اشخاص از مزایای بازنشستگی به موجب آیین نامه موضوع ماده 68 قانون دفاتر اسناد رسمی تعیین می شود.سردفتران و دفتریاران اول پس از رسیدن به سن 65 سال تمام براساس مقررات این قانون بازنشسته خواهند شد. ملاک تشخیص سن ، شناسنامه ای است که در بدو اشتغال به کار ارایه شده است .
سردفتران و دفتریاران اول که در تاریخ تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی به کار اشتغال دارند می توانند تا سن 70 سال تمام به کار ادامه دهند.

امور مالی دفترخانه استاد رسمی:
وجوهی که برای تنظیم و ثبت سند در دفاتر اسناد رسمی وصول می شود به شرح زیر است :
1 ـ حق تحریر طبق تعرفه مقرر وزارت دادگستری .
2 ـ حق ثبت به ماخذ ماده 123 قانون اصلاحی قانون ثبت .
متن ماده 123 اصلاحی قانون ثبت:
ماده 123 ـ تعرفه ثبت کلیه اسناد در دفاتر اسناد رسمی به میزان نیم درصد مبلغ مندرج در سند و در موارد اسنادی که موضوع آنها انتقال منافع می باشد هرگاه منافع به طور عمومی انتقال داده شود حق الثبت از منافع ده ساله اخذ خواهد شد.
تبصره 1 ـ مبنای وصول حق الثبت اسناد و در مورد املاک به شرح بند (ع ) ماده یک قانون نحوه وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن درموارد معین مصوب 1373 و در مورد انواع خودروهای سبک و سنگین اعم از سواری و غیر سواری و ماشین آلات راهسازی و کشاورزی و موتورسیکلت اعم از تولید داخل یا وارداتی حسب مورد ، ماخذ محاسبه مالیات نقل و انتقال و یا ارزش اعلام شده توسط وزارت اقتصادی و دارایی می باشد.
تبصره 2 ـ حق الثبت اسناد وکالت برای فروش وسایط نقلیه موتوری و ماشین آلات راهسازی و معدنی و کشاورزی و موتور سیکلت و نظایر آنها مطابق حق الثبت سند قطعی آنها می باشد.

3 ـ مالیات و حق تمبر برابر مقررات قوانین مالیاتی .
4 ـ سایر و جوهی که طبق قوانین وصول آن به عهده دفترخانه محول است .
نسبت به اجور و بهره منجز قید شده در سند هم حق ثبت تعلق خواهد گرفت .
برای ثبت اسنادی که تعیین قیمت موضوع آنها ممکن نباشد حق ثبت به ماخذ پنجاه هزارریال وصول خواهد شد. حق ثبت فسخ یا اقاله معاملات یا اقرار به وصول قسمتی از وجه معامله دویست ریال است .نسبت به وجه التزام ووجه الضمان خواه راساموضوع سندباشدیادرضمن معامله وعقددیگری شرط شده باشدوبرای تامین آن هم مالی به وثیقه گرفته نشده باشد حق ثبت وصول نخواهدشد.همچنین هرنوع انتقال بلاعوض ووقف وحبس ووصیت که به نفع موسسات مذهبی و خیریه و سازمانهای فرهنگی و بهداشتی مصرح درموادمربوط به معافیت قانون مالیاتهای مستقیم صورت گیرد از پرداخت حق ثبت معاف خواهدبود.همچنین معافیتهایی که به موجب قوانین ومقررات خاص مقررگردیده است کماکان به قوت خودباقی است ونیزموقوفات خاندان علوی (بنیاد علوی) از پرداخت کلیه هزینه های ثبتی معاف اند .
برای ایصال وجوه عمومی که به هرعنوان وصول آن طبق مقررات قانونی درعهده دفاتراسنادرسمی است دفاترموظفندحقوق متعلق را دربرگ مخصوصی که از طرف سازمان ذینفع تهیه و در اختیار دفاتر قرار خواهد گرفت با مشخصات لازم قید کنند و حداکثرپنج روزبعدازامضای سندبه حساب یاحسابهایی که معین خواهدشدواریزنمایند.آیین نامه اجرایی این ماده راوزارت دادگستری و وزارت امور اقتصادی و دارایی تصویب خواهندکرد.
درآمد حاصل از حق ثبت ، صاحبان دفتر و دفتریارها به ترتیب زیر سهم خواهند برد:
تا ششصدریال در ماه نصف ، از ششصد و یک ریال تاچهارهزار ریال نسبت به مازاد ششصدریال یک پنجم ، از چهارهزار و یک ریال تا ده هزار ریال نسبت به مازاد از چهارهزار ریال یکدهم و از ده هزار و یک ریال تا پنجاه هزار ریال نسبت به مازاد ازده هزارریال یک بیستم ازمبالغ فوق به سردفترودفتریاروکمک اعاشه کارکنان دفاتربرابرآیین نامه وزارت دادگستری سهمی اختصاص خواهد یافت . میزان حق تحریر طبق تعرفه تعیین شده وزارت دادگستری خواهد بود که باید هر چهارسال یکبار مورد بررسی مجدد قرار گیرد و در صورت اقتضا در آن تجدیدنظر شود.
تشکیل صندق تعاون جهت بیمه وبازنشستگی و ارز کار افتادگی:
کانون سردفتران تهران مکلف است موجودی حساب حق بیمه سردفتران و دفتریاران را طبق آیین نامه مربوط به مصرف خرید اوراق قرضه یااسناد خزانه رسانده و یا در بانک ملی به حساب سپرده ثابت بگذارد و از سودآن اقدام به تشکیل صندوق تعاون کند. نحوه خرید و نگهداری اوراق قرضه و اسناد خزانه طبق آیین نامه خواهد بود. آیین نامه اجرایی این ماده راوزارت دادگستری و وزارت امور اقتصادی و دارایی تصویب خواهند کرد.به منظورکمکهای ضروری یادادن وام به سردفتران و دفتریاران و کارکنان دفاتراسناد رسمی صندوقی به نام صندوق تعاون سردفتران و دفتریاران تحت نظر کانون سردفتران مرکز تشکیل می گردد.
از تاریخ تصویب (قانون توزیع حق التحریر دفاتر اسناد رسمی- موضوع ماده 54 مصوب 25 4 54-مصوب 28 2 1373) درآمد حاصل از حق التحریر دفاتر اسناد رسمی موضوع ماده 54 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 4 1354 به شرح زیر پرداخت خواهد شد:
1 ـ به منظور تامین وجوه لازم جهت اجرای مواد 10، 11، 57، 68 قانون دفاتر اسناد رسمی ، دفاتر اسناد رسمی مکلفند همه ماهه ده درصد ازحق التحریر دریافتی را به حساب مربوط به بیمه و بازنشستگی و از کارافتادگی و امور رفاهی و درمانی سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی و عائله تحت تکفل آنان پرداخت نمایند. نحوه پرداخت و بیمه و بازنشستگی وحساب مربوط به موجب آیین نامه ای خواهدبودکه ازطرف سازمان ثبت اسنادواملاک کل کشورتهیه وبه تصویب رئیس قوه قضاییه خواهد رسید.
2 ـ پانزده درصد از حق التحریر مصوب توسط سردفتر به دفتریار اول در مقابل اخذ رسید پرداخت خواهد شد.
3 ـ قانون اصلاح پاره ای از مواد قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 3 3 1371 به قوت خود باقی است .
4 ـ کلیه قوانین و مقررات مغایر با این قانون لغو می شود.
تعرفه جدید حق التحریر دفاتر اسناد رسمی در سال 1390 :
نظر به اینکه مطابق ماده 54 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354 تعرفه حق التحریر دفاتر اسناد رسمی پس از بررسی به شرح زیر تعیین گردیده است ، لذا از تاریخ 15/5/90 در کلیه دفاتر اسناد رسمی لازم الاجرا خواهد بود . مقتضی است مراتب جهت اجرای دقیق تعرفه های تعیین شده به دفاتر اسناد رسمی ابلاغ گردد . بدیهی است معاون محترم امور اسناد ، مدیران محترم کل استانها ، مدیر کل محترم امور اسناد و سردفتران ، مدیر کل دفتر بازرسی و پاسخگویی به شکایات و کلیه روسای محترم واحدهای ثبتی ، وظیفه نظارت برحسن اجرای این بخشنامه را بر عهده خواهند داشت .

الف – اسناد مالی ( موضوع ماده 123 اصلاحی قانون ثبت )
یک : اسناد رهنی ، با حق استرداد و ذمه :
ردیف عنوان تعرفه
1-1 تا مبلغ ده میلیون ریال مقطوعاً 000/450 ریال
2-1 تا مبلغ دویست میلیون ریال نسبت به مازاد ده میلیون ریال 4 در هزار
3-1 تا مبلغ یک میلیارد ریال نسبت به مازاد دویست میلیون ریال 2 در هزار
4-1 بیش ازمبلغ یک میلیارد ریال نسبت به مازاد یک میلیارد ریال 5/0در هزار
دو : اسناد اموال منقول :
ردیف عنوان تعرفه
1-2 تا مبلغ دو میلیون ریال مقطوعاً 000/170 ریال
2-2 تا مبلغ ده میلیون ریال نسبت به مازاد دو میلیون ریال 23 در هزار
3-2 تا مبلغ دویست میلیون ریال نسبت به مازاد ده میلیون ریال 3درهزار
4-2 تا مبلغ یک میلیارد ریال نسبت به مازاد دویست میلیون ریال 2 در هزار
5-2 بیش از مبلغ یک میلیارد ریال نسبت به مازاد یک میلیارد ریال 5/0 در هزار

سه : اسناد غیر منقول طبق ارزش معاملاتی و سایر اسناد مالی :
ردیف عنوان تعرفه
1-3 تا مبلغ دو میلیون ریال مقطوعاً 000/250 ریال
2-3 تا مبلغ ده میلیون ریال نسبت به مازاد دو میلیون ریال 40 در هزار
3-3 تا مبلغ دویست میلیون ریال نسبت به مازاد ده میلیون ریال 4 در هزار
4-3 تا مبلغ یک میلیارد ریال نسبت به مازاد دویست میلیون ریال 3 در هزار
5-3 بیش از مبلغ یک میلیارد ریال نسبت به مازاد یک میلیارد ریال 1 در هزار

ب : اسناد غیر مالی : ( موضوع ماده 124 اصلاحی قانون ثبت )
ردیف عنوان تعرفه
1 وکالتنامه های مختصر که برای فروش ملک و یا صلح سرقفلی نباشد 000/250 ریال
2 وکالتنامه های مفصل که برای فروش ملک و یا صلح سرقفلی نباشد 000/350 ریال
3 وکالتنامه های مختصر که برای فروش ملک و یا صلح سرقفلی باشد 000/400 ریال
4 وکالتنامه های مفصل که برای فروش ملک و یا صلح سرقفلی باشد 000/500 ریال
5 تنفیذ نامه ، رضایت نامه ، اقرارنامه ، تعهد نامه ، متمم قرارداد و اقاله مقطوعا 000/300 ریال
6 تقسیم نامه برای هر واحد تقسیم مال منقول نظیر خودرو و غیر منقول مانند زمین، آب و قطعه تفکیکی 000/200 ریال
7 تعهدنامه دانشجویی که به نفع مراکز آموزش عالی یا آموزش و پرورش و صندوق های مربوط به آن ها تنظیم می شود . 000/80 ریال
8 وقف نامه و وصیت نامه مختصر 000/500 ریال
9 وقف نامه و وصیت نامه مفصل 000/800 ریال
10 صلح دعاوی و قراردادهای غیرمالی 000/300 ریال
11 تعویض یا ضم وثیقه 000/400 ریال
12 سایر اسناد غیرمالی 000/100 ریال

ج: سایر خدمات ثبتی
ردیف عنوان تعرفه
1 فک رهن یا فسخ سند – 000/100 ریال
2 صدور اجرائیه هربرگ A4 000/40 ریال
3 صدور اجرائیه هر برگ A3 000/60 ریال
4 صدور اخطاریه هر نفر 000/50 ریال
5 امور مربوط به قبوض سپرده هر برگ 000/60 ریال
6 تهیه رونوشت از ثبت دفتر هر برگ 000/80 ریال
7 تهیه و تصدیق فتوکپی از اسناد و مدارک دفترخانه هر برگ 000/30 ریال
8 تهیه و تصدیق فتوکپی مدارک( موضوع ماده 57 قانون آئین دادرسی مدنی ) هر برگ 000/5 ریال
9 تهیه و تصدیق فتوکپی اسناد مالکیت (موضوع بند 299 مجموعه بخشنامه های ثبتی) در صورتی که توسط ذینفع دریافت گردد هر برگ 000/5 ریال
10 صدور گواهی علت عدم ثبت سند ( موضوع بند 89 مجموعه بخشنامه های ثبتی)000/100 ریال
11 عزل یا استعفای وکیل در حاشیه سند وملاحظات ثبت دفتر – 000/100 ریال
12 گواهی امضاء هر امضاء 000/100 ریال
13 صدور گواهی الکترونیکی هر گواهی مطابق با مصوبه هیات وزیران
14 تهیه استعلام برای سازمان ثبت و یا سایر ادارات هر نسخه 000/50 ریال

تبصره 1- پرداخت حق التحریر ، قیمت اوراق ، قبوض اقساطی و هزینه پست، بالمناصفه به عهده طرفین است مگر اینکه قبلاً توافق دیگری در این خصوص به عمل آمده باشد یا یک طرف تمام آن را بپردازد.
تبصره 2- در صورتی که متعهد سند بیش از 4 نفر باشند به ازای هر نفر اضافه 000/100 ریال اخذ می شود .
تبصره 3- چنانچه سند در بیش از یک برگ تنظیم شود به ازای هر برگ اضافی 000/80 ریال و به ازای هر نیم برگ اضافی 000/50 ریال دریافت می شود .
تبصره 4 – حق التحریر وکالت برای فروش وسائط نقلیه مطابق حق التحریر سند قطعی آن می باشد .
تبصره 5- منظور از سند مختصر سندی است که حداکثر به اندازه 17 سطر اوراق نیم برگی باشد و منظور از سند مفصل سندی است که بیش از آن باشد .
تبصره 6- اسناداشخاص بی بضاعت با تایید کانون سردفتران و دفتریاران بدون دریافت حق التحریر، تنظیم و ثبت می گردد . نحوه تقسیم اسناد مزبور و چگونگی نظارت بر اجرای آن به موجب دستورالعملی است که به تصویب هیات مدیره کانون سردفتران و دفتریاران مرکز خواهد رسید.
تبصره 7- دفاتر اسناد رسمی کلیه مبالغ موضوع این تعرفه را از طریق شبکه بانکی و به وسیله سامانه پرداخت الکترونیکی (مستقر در دفترخانه) دریافت می نمایند .
احمد تویسرکانی معاون رئیس قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

تعقیب و مجازات انتظامی سردفتران و دفتریاران :
رسیدگی مقدماتی به شکایات و گزارشهای مربوط به تخلفات سردفتران و دفتریاران در اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انجام خواهد شد و اداره مزبور پس از رسیدگی ، موضوع را با اظهار نظر خود به دادسرای انتظامی سردفتران احاله می نماید.اعضای دادگاه بدوی و تجدیدنظر باید حداقل پانزده سال و دادستان و دادیاران حداقل ده سال سابقه قضایی یا اداری یا سردفتری داشته باشندو سردفتر محکومیت انتظامی از درجه 4 به بالا نیز نداشته باشد.
دادسرای انتظامی سردفتران از دادستان و در صورت ضرورت به تعداد لازم دادیار و کارمند دفتری تشکیل می شود. دادستان ودادیاران واعضای علیالبدل ازبین قضات وزارت دادگستری یاکارمندان مطلع ثبت انتخاب می شوند.
برای محاکمه انتظامی سردفتران و دفتریاران و سردفتران ازدواج و طلاق هر استان یک دادگاه بدوی در اداره ثبت استان و برای تجدیدنظر احکام غیرقطعی دادگاههای بدوی ، یک دادگاه تجدیدنظردرسازمان ثبت اسناد و املاک کشور تشکیل می شود. ترتیب رسیدگی مقدماتی و صدور کیفرخواست و تشکیل دادگاه بدوی و تجدیدنظر و محاکمه و نحوه ابلاغ و اجرای احکام صادر به موجب آیین نامه وزارت دادگستری خواهد بود. میزان پاداش ومزایای اعضای دادگاههای مزبور طبق مقررات مربوط تعیین و پرداخت می شود.
دادگاه بدوی و تجدیدنظر سردفتران و دفتریاران هریک دارای سه عضو اصلی و یک عضو علیالبدل است که به شرح زیر انتخاب می شوند:
الف ـ دادگاه بدوی :
1 ـ یکی از روسای شعب مدنی دادگاه استان به انتخاب وزیر دادگستری .
2 ـ یکی از کارمندان مطلع ثبت استان به انتخاب رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
3 ـ یکی از سردفتران مرکز استان به انتخاب کانون محل و در صورت عدم تشکیل کانون در محل به انتخاب رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.

ب ـ دادگاه تجدیدنظر:
1 ـ یکی از روسای شعب یا مستشاران دیوان عالی کشور به انتخاب وزیر دادگستری .
2 ـ معاون سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در قسمت امور اسناد.
3 ـ یکی از اعضای اصلی کانون سردفتران تهران به انتخاب کانون .

مجازاتهای انتظامی به قرار ذیل است :
1 ـ توبیخ با درج در پرونده . 2 ـ جریمه نقدی از پانصد ریال الی بیست هزار ریال . 3 ـ انفصال موقت از اشتغال به سردفتری یا دفتریاری از سه ماه الی ششماه . 4 ـ انفصال موقت از ششماه تا دو سال . 5 ـ انفصال دایم .
وجوه حاصل از جریمه نقدی از پانصد ریال الی بیست هزار ریال به حساب درآمد عمومی (نزد خزانه داری کل ) واریزمی گردد و معادل صد در صد (100%) آن تا سقف سیصد میلیون (000/000/300) ریال در اختیار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت اعمال نظارت بر دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق قرار می گیرد.هرسردفتریا دفتریاری که دومرتبه سابقه محکومیت ازدرجه 3به بالاداشته باشددرصورتی که ظرف سه سال پس ازقطعیت حکم سابق مرتکب تخلف دیگری بشود دادگاه می تواند مجازات اخیر او را تا یک درجه بالاتر تشدید نماید.درهرموردکه وزیردادگستری ازسوشهرت یاعدم امانت یانداشتن صلاحیت علمی یاعملی سردفتریادفتریاری اطلاع حاصل کند،می تواند از دادگاه انتظامی رسیدگی به صلاحیت او را بخواهد.هرگاه درنتیجه رسیدگی عدم صلاحیت سردفتریادفتریاربه یکی ازجهات مذکورمحرز گردد ، دادگاه رای به سلب صلاحیت صادر خواهد کرد، این حکم از تاریخ ابلاغ ظرف ده روز قابل اعتراض در دادگاه تجدیدنظر خواهد بود و در صورتی که سردفتر یا دفتریار دارای مدرک علمی رسمی باشد رسیدگی به صلاحیت علمی او جایز نیست .
هرگاه وزیردادگستری رفتارواخلاق سردفتریادفتریاری رامخالف بانظم وحسن جریان اموردفترخانه تشخیص دهدبدون مراجعه به محکمه انتظامی می تواند تا ششماه دستور انفصال صادر نماید.پس ازشروع تعقیب هرگاه به تشخیص وزارت دادگستری تصدی سردفتریادفتریارمنافی باشوون سردفتری یادفتریاری ویامخالف باحسن جریان امور دفترخانه باشد وزیردادگستری می تواندتعلیق آنان راازدادگاه تجدیدنظرانتظامی بخواهد. دادگاه باید به این تقاضارسیدگی کندوبادرنظرگرفتن علل وسوابق امردرصورت اقتضاحکم تعلیق متخلف راتاخاتمه رسیدگی قطعی تخلف صادر نماید و این حکم غیرقابل شکایت است .درصورتی که پس ازرسیدگی انتظامی ،دادگاه متخلف رابه انفصال موقت محکوم کند مدت انفصال باایام تعلیق احتساب میشود. در صورتی که سردفتر یا دفتریار مشتکی عنه پاسخ کیفرخواست و یا توضیحات مورد نظر دادگاه را در موعد مقرر ندهد و همچنین در موردی که حضور او برای ادای توضیحات و رسیدگی لازم باشد و پس از اخطار دفتردادگاه حاضرنشود،دادگاه با توجه به مدارک موجود در پرونده و تحقیقاتی که لازم بداند به موضوع رسیدگی و رای مقتضی صادر خواهد نمود.جلب رضایت شاکی ویااستعفای مشتکی عنه مانع ازتعقیب انتظامی نیست ولی جلب رضایت شاکی موجب تخفیف مجازات می شود. درصورت استعفای سردفترپس ازشروع تعقیب تضمین اوتااجرای حکم به اعتبارخودباقی است.مرورزمان نسبت به تعقیب انتظامی وتخلفات سردفتران ودفتریاران دوسال ازتاریخ وقوع امرمستوجب تعقیب ویاازآخرین تعقیب انتظامی خواهد بود.
درموردتعلیق یاانفصال موقت سردفترکه دفترخانه به کفالت اداره می شوددرآمددفترخانه پس ازوضع هزینه بین کفیل و سردفتر معلق یا منفصل بالسویه تقسیم خواهد شد.مجازاتهای انتظامی درجه 1 و 2 قطعی و از درجه 3 به بالا ظرف ده روز پس از ابلاغ حکم قابل تجدیدنظراست .وزارت دادگستری صدورابلاغ اجازه اشتغال مجددسردفتریادفتریارمنفصل رابه تصفیه محاسبات بدهیهای مسلم ناشی از شغل او موکول می کند

فصل سوم:
تشریح روند کار و ارایه خدمات:
گواهی امضاء
گواهی یا تصدیق امضاء را می توان تایید صحت درج امضاء از سوی صاحب آن تعریف نمود که مطابق قانون مرجع صلاحیت دار برای این امر دفاتر اسناد رسمی تعیین شده اند. در ماده 49 قانون ثبت در تعیین وظایف مسوولین دفاتر اسناد رسمی در بند 3 تصدیق صحت امضاء را یکی از وظایف دفاتر اسناد رسمی بر شمرده است.
گواهی امضاء نیاز به ابلاغ جدا گانه ندارد: نظر به تصریح ماده 49 قانون ثبت شخصی که ابلاغ سردفتری می گیرد صلاحیت تصدیق امضاء نیز دارد بنابراین برای گواهی امضاء نیاز به ابلاغ جداگانه ندارد. تا سال 1383 سازمان و ادارات ثبت ابلاغ جداگانه برای گواهی امضاء صادر می کردند و صدور آن منوط به این بود که مدت دوماه از شروع به کار سردفتر منقضی شده باشد که مستند آن برای بنده نامعلوم است .نهایت اینکه مطابق طبق بخشنامه شماره6710/34 مورخ 10/3/1383 رئیس سازمان ثبت که اشعار می دارد:(( با عنایت به تصریح ماده 49 قانون ثبت گواهی امضاء نیازی به ابلاغ جداگانه نداشته و سران دفاتر اسناد رسمی مکلفند با اشتغال به شغل سر دفتری نسبت به تصدیق صحت امضاء مراجعین در حدود مقررات اقدام نمیاند.)) این بدعت کنار گذاشته شد.
دفتر گواهی امضاء: مطابق مواد 1 قانون ثبت و 19 و 20 قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده 11 آئین نامه اصلاحی قانون ثبت یکی از دفاتری که هر دفتر خانه باید داشته باشد دفتر گواهی امضاء است .دفتر گواهی امضاء در حال حاضر دفتری است در ابعاد 20 در 34 سانتیمتر که به صورت پلمپ شده از اداره ثبت محل توسط دفاتر خریداری می شود که هر صفحه آن دارای خطوط افقی و شش ستون میباشد که به ترتیب عبارتند از: الف :ستون شماره ترتیب. ب:ستون تاریخ ج : ستون نوع نوشته ای که امضاء ذیل آن گواهی می شود ( مثلا تعهد ، وکالت ، استشهادیه و غیره ) د: ستون مربوط به شرح و معرفی و محل امضای معرفین . هـ : ستون مربوط به عین گواهی که در سند نوشته شده ( که غالبا این عبارت نوشته می شود : فقط صحت یا امضاء/ اثر انگشت آقا/خانم …… فرزند …. به شماره شناسنامه …… و کد ملی ….. صادره از ….. متولد …..که با علامت + یا × مشخص یا نمودار است گواهی می شود . سردفتر ……… امضاءسردفتر)
تذکر: گرچه در گواهی امضا ثبت یا سند برابر نوشته نمیشود ولی عقلائی است که متن گواهی امضا روی سند با متن در دفتر یکسان باشد و ستون مربوط به نمونه امضاء صاحب سند که در این ستون امضاء یا اثر انگشت درخواست کننده اخذ می شود.
نکته : مطابق ماده 2 قانون ثبت و ماده 1 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی دفتر گواهی امضاء ،همچون سایر دفاتر، باید مجلد بوده و پس از دریافت از اداره ثبت تمام صفحات آن از صفحه یک الی آخر شماره گذاری شده و به دادستانی محل ارسال گردد تا شماره صفحات آن توسط دادستان یا نماینده او کنترل شده و ممهور به مهر دادستانی شود سپس دادستان یا نماینده او باید تعداد صفحات هر دفتر را در ابتدا و انتهای آن با ذکر تاریخ قید ، مهر و امضاء نماید.
امضاء ذیل چه نوشته هایی را می توان گواهی کرد: مطابق ماده 20 قانون دفاتر اسناد رسمی(( دفتر گواهی امضاء دفتری است که منحصرا مخصوص تصدیق امضاء ذیل نوشته های عادی است و نوشته تصدیق امضاء شده با توجه به ماده 375 آئین دادرسی مدنی مسلم الصدور شناخته می شود .)) لذا ذیل هر نوع نوشته عادی( بنا به نظری هر نوع سندی که ثبت آن طبق قانون اجبار نشده باشد) را می توان تصدیق امضاء نمود مگر اینکه در قانون استثناء شده باشد.
سه استثناء :
الف : نوشته های مالی موضوع بند 2 از ماده 12 آیین نامه اصلاحی قانون دفاتر اسناد رسمی .
ب : گواهی امضاء نوشته هایی که مراجعین ضمن انجام امور خود در دفتر خانه درخواست می کنند.
ج: اسناد عادی یا قولنامه های اتومبیلها.
استثناء اول ـ نوشته های مالی: بند 2 از ماده 12 آیین نامه اصلاحی قانون دفاتر اسناد رسمی می گوید:(( دفاتر ، مجاز به تصدیق صحت امضاء نوشته های مالی نیستند ، نوشته های مالی نوشته هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده تعهد یا ضمانت شده باشد و یا آنکه موضوع گواهی امضاء شده ، عین یا منفعت مال غیر منقول و یا سهام شرکتهای ثبت شده باشد.))
لذا نوشته های مالی: الف:(( نوشته هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده تعهد یا ضمانت شده باشد.)) که در این شق دو نکته موجود است اولا" موضوع گواهی تعهد یا التزام امضاء کننده به پرداخت وجه نقد باشد یعنی التزام به پرداخت یا تحویل کالا یا خدمات و اموری که وجه نقد محسوب نمی شوند می توان گواهی کرد. ثانیا پرداخت وجه نقد باید منجز باشد (ولو اینکه موجل به اجلی باشد)پس: هر نوشته ای که اعم از معامله ، تعهد، صلح ، اقرار ، اوراق تجاری، چک ، سفته، قبوض بازرگانی و … که طبق آن شخص متعهد و ملزم به پرداخت وجه نقد گردد (به طور منجز بدون اینکه معلق به امر محتمل الوقوعی باشد) اعم از اینکه پرداخت آن حال یا موجل باشد قابلیت گواهی امضاء در ذیل (یا ظهر اوراق تجاری) را ندارد.
بر همین اساس ردیف 14 آراء وحدت رویه کمیسیون وحدت رویه کانون سر دفتران و دفتریاران به شماره بخشنامه 15000_10/5/79 می گوید:تعهد نامه هایی که جملاتی از قبیل : ((در صورت تخلف از انجام تعهد،جبران خسارت وارده را خواهم نمود )) قید شده باشد نوشته مالی محسوب نمی گردد و گواهی امضاء این قبیل تعهد نامه ها بلامانع است.
ونیز ردیف 32 آراء وحدت رویه کمیسیون وحدت رویه کانون سر دفتران و دفتریاران به شماره 37098/9_25/11/79 می گوید:(( با توجه به بند 2 از ماده 12 آیین نامه اصلاحی قانون ثبت مصوب 1354 گواهی امضاءهر گونه نوشته که جنبه مالی دارد ممنوع است لذا گواهی امضاء ظهر قبض انبار وجاهت قانونی ندارد.)).
ب: نوشته های مالی نوشته هایی است که موضوع آنها عین یا منفعت مال غیر منقول باشد : از اطلاق این بند بر می آید مقصود هر نوع نوشته ای در مورد عین یا منافع غیر منقول است اعم از اینکه موجب انتقال عین یا منافع اموال غیر منقول گردد(ولو به صورت مجانی) از قبیل قولنامه ها و اجاره های عادی یا اقرار به انتقال عین یا منافع غیر منقول یا اقرار به اخذ ثمن یا اجاره بها یا اجرت یا بذل آنها و نیز اقرار به عدم پرداخت آنها یا اقرار به عدم وجود حق در غیر منقول و هبه و وصیت و …
بر این اساس هر نوع نوشته موجد یا سالب و نافی و مثبت یا ناقل حق در خصوص عین یا منافع اموال منقول می تواند گواهی امضاء شود منوط بر اینکه در آن منجزا پرداخت وجه نقدی تعهد یا ضمانت نشده باشد. مثلا می توان صلح بلاعوض یا معاوضه اموال منقول یا امتیازات و حقوق راجع به منقولات را می توان گواهی امضاء نمود.
ج: نوشته های مالی نوشته هایی است که موضوع آن سهام شرکتهای ثبت شده باشد و به طور اطلاق شامل تمام نوشته هایی می شود که راجع به ایجاد یا سلب حق یا اثبات یا نفی حق در خصوص سهام شرکتهای ثبت شده باشد.
استثناء دوم ـ اسناد غیر رسمی ارباب رجوع : استثناء دیگری که در مورد گواهی امضاء می توان نام برد موضوع ماده 6 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 می باشد که بر اساس آن(( مسوولین دفاتر اسناد رسمی نمی توانند در ضمن انجام امور ارباب رجوع اسناد غیر رسمی اصحاب معامله را هم به طور رسمی تسجیل کنند و همچنین است در مورد امضاء هایی که ذیل اوراق عادی بوده و برای تصدیق به آنان مراجعه می شود.))
قسمت اول ماده ظاهرا راجع است به تایید نوشته ها و رسیدها و قولنامه های و سایر شروط و دست نوشته های عادی مراجعین که ضمن تنظیم سند رسمی از دفترخاانه درخواست تایید و تسجیل آنها را دارند که در مقاله ای دیگر جای بحث دارد و مربوط به موضوع این نوشتار نیست لکن قسمت دوم ماده در ظاهر گواهی امضاء هر نوع نوشته عادی را نهی می کند ولی این امر منافات با تصریحات قانونی و صلاحیت دفاتر دارد پس به نظر می رسد این قسمت ماده راجع است به قسمت اول ماده یعنی دفاتر اسناد رسمی حق گواهی امضاء نوشته های عادی مراجعین ( اعم از رسیدها ، قولنامه ها ، نوشته ها و شروط عادی ارباب رجوع ) خارج از آنچه در سند تنظیمی آمده را ندارند.
البته ماده فوق الاشاره در کل ابهاماتی برای نگارنده دارد که امید است ضمن تبادل نظر دوستان رفع گردد شاید هم به قول اساتید ثبتی از مواد متروک قانون دفاتر باشد!!.
توضیحا: طبق نظر همکاران مجرب و اساتید محترم(پس از تحلیل این موضوع) ماده 6 آیین نامه قانون دفاتر مصوب 1317 طبق ماده 20 قانون دفاتر مصوب 1354 و ماده 12 آیین نامه مربوطه منسوخ گردیده است بر این اساس اسثناء دوم منتفی می باشد.
استثناء سوم ـ گواهی امضاء اسناد عادی مربوط به اتومبیل ولو مالی نباشند:
از آنچه فوقا در خصوص اسناد مالی گفته شد به نظر می رسد قولنامه ای مربوط به اموال منقول از جمله اتومبیل که در آن منجزا پرداخت وجه نقدی تعهد یا ضمانت نشده باشد بتوان گواهی امضاکرد . همچون قولنامه های عادی معاوضه اتومبیل یا هبه یا صلح بلا عوض و غیره، لکن مطابق آیین نامه گواهی امضا مصوب مهر ماه 1354 تصدیق صحت امضاء متقاضیان ذیل اسناد مربوط به اتومبیل ممنوع گردیده است.

با توجه به موارد فوق به نظر می رسد در سایر موارد گواهی امضاء بلامانع باشد از جمله :
گواهی امضاء اقارب و خدمه : ماده 31 قانون دفاتر اسناد رسمی می گوید ((سردفتران و دفتریاران نباید اسنادی را که مربوط به خود یا کسانی تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت آنها هستند و یا با آنها قرابت نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم دارند یا در خدمت آنها هستند ثبت نمایند .)) و ماده 53 قانون ثبت نیز که از نظر تاریخی مقدم بر ماد فوق است فقط به اسناد اشاره کرده است لذا این ممنوعیتها منحصر به ثبت اسناد بوده و شامل گواهی امضاء نمی شود لذا می توان امضاء اقارب سردفتر، دفتر یار ، و خدمه آنان، و کارمندان همان دفترخانه و دفتر یار دفترخانه آنها را گواهی نمود. کد 698 مجموعه بخشنامه های ثبتی به شماره بخشنامه 8273/34 _ 25/5/83 اداره کل امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت در پاسخ به سوالی در این خصوص می گوید:((موارد منع تصدیق صحت امضاء در بند 2 اصلاحی ماده 12 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی تصریح شده است و ممنوعیت مندرج در ماده 31 قانون دفاتر اسناد رسمی در خصوص تنظیم اسناد قابل اعمال است.))
گواهی امضاء صغیر: در خصوص گواهی امضاء افراد صغیر نیز به نظر می رسد در صورتی که مورد گواهی امضاء انتقال حقی نباشد و امری غیر مالی باشد مانعی در قوانین موجود وجود نداشته باشد. البته بدیهی است مقصود صغیر بالغ است که بعضا پیش می اید که نیاز به گواهی امضاء داشته باشند و در غیر بالغ مبتلا به نیست .
احراز هویت در گواهی امضاء : اگر چه گواهی امضاء فقط ذیل اسناد عادی صورت می گیرد و بر اوراق گواهی امضاء شده احکام اسناد رسمی از قبیل لازم الاجرا بودن و غیره بار نمی شود لکن چون به هر حال نوشته هایی هستند که ممکن است ایجاد حق و تعهد نمیاند و متعهد له یا صاحب حق می تواند از طریق مجاری قانونی و مقررات حاکم به اسناد عادی و مراجع قضایی مطالبه حق نماید و از طرفی مطابق ماده 20 قانون دفاتر اسناد رسمی مسلم الصدور شناخته می شوند و امضاء گواهی شده قابل انکار و تردید نیست و می تواند ملاک احراز صحت امضاءهای دیگر فرد قرار گیرد لذا اهمیت احراز هویت در گواهی امضاء کمتر از اهمیت آن در اسناد و معاملات نیست و این وظیفه خطیر از مهمترین تکالیف شخص سر دفتر می باشد.
شناسنامه: مطابق ماده 8 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی در موقع مراجعه اشخاص برای انجام معامله به دفاتر اسناد رسمی باید از مراجعه کننده ورقه شناسنامه مطالبه نمود . اگر چه این ماده صرفا راجع به انجام معامله می باشد ولی از آنجا که شناسنامه کاملترین سند معرف هویت افراد است در گواهی امضاء نیز قبل از لزوم ارائه کارت ملی از سوی افراد شناسنامه تنها مدرک احراز هویت بود از این رو در ایجاد وحت رویه کمیسیون وحدت رویه کانون سر دفتران و دفتریاران در پاسخ این سوال که (آیا در گواهی امضاء با کارت شناسایی می توان انجام گواهی امضاء نمود و اخذ شناسنامه الزامی است ؟) اعلام می دارد ((با توجه به ماده 86 قانون ثبت اسناد و ماده 46 قانون ثبت احوال ، فقط شناسنامه های جدید جمهوری اسلامی ایران ملاک احراز هویت می باشد.))
البته به نظر می رسد این رای مربوط به قبل از کار بردی شدن کارت ملی و الزامی شدن استفاده از آن باشد و شامل کارتهای شناسایی غیر از کارت ملی می گردد.

کارت شناسایی ملی: در حال حاضر علاوه بر شناسنامه مطابق ماده 3 قانون الزام اختصاص شماره ملی و کدپستی برای کلیه اتباع ایرانی(مصوب 1376)که اشعار می دارد :(( کارت یاد شده در ماده فوق به عنوان سند شناسایی اتباع ایرانی و مشمومل کلیه احکام حقوقی و کیفری مربوط است و باید همیشه همراه صاحب آن باشد.)) کارت ملی نیز از مدارک احراز هویت محسوب شده و عملا در احراز هویت به جهت ویژگیهای خاص آن از قبیل به روز بودن و موارد امنیتی خود مفید تر از شناسنامه واقع می شود.
مطابق ماده 6 و ماده 11 آیین نامه اجرایی قانون الزام اختصاص شماره ملی و کدپستی برای کلیه اتباع ایرانی (1378.12.01 هیات وزیران ): ارایه خدماتی که نیاز به کسب اطلاعات فردی دارد موکول به اخذ شماره ملی و کد پستی از متقاضیان است و نیز ادارات ثبت اسناد و املاک کشور، دفتر خانه های اسناد رسمی، دفاتر ازدواج و طلاق، بنگاههای معاملاتی و کلیه واحدهای ذی ربط موظفند درهنگام تنظیم اسناد، نسبت به درج شماره ملی و کد پستی ده رقمی افراد، متعاملین و مورد معامله در اسناد مربوط اقدام نمایند.
ماده 1 و 2 آیین نامه کاربردی شدن کارت شناسایی ملی( 15/2/87 هیات وزیران) چنین اشعار می دارد:
ماده1ـ کلیه دستگاههای موضوع ماده (2) قانون الزام اختصاص شماره ملی و کدپستی برای کلیه اتباع ایرانی مکلفند از تاریخ 1/4/1387 کارت شناسایی ملی را مبنای احراز هویت، شناسایی و ارایه خدمات به افراد بالای شانزده سال قرار دهند.
ماده2ـ دستگاههای مذکور در ماده (1) این آیین نامه موظفند از تاریخ 1/4/1387 ارائه خدمات به متقاضیان را در مواردی که احراز هویت لازم است موکول به ارائه شماره ملی مندرج در کارت شناسایی ملی نموده و در کلیه مواردی که شناسنامه ملاک احراز هویت و تابعیت تقاضاکننده خدمات می باشد، کارت شناسایی ملی را به عنوان جایگزین شناسنامه مبنای عمل قرار دهند.
با این وجود نه تنها در احراز هویت با کارت ملی تردیدی باقی نمی ماند بلکه به نظر می رسد مطابق مواد فوق جایگزین شناسنامه نیز گردیده و دفاتر ملزم به اخذ آن از ارباب رجوع جهت احراز هویت وثبت مشخصات مندرج در آن می باشند.
نکته ، تردید در احراز هویت : اگر چه ماده 50 قانون ثبت در خصوص تردید در احراز هویت راجع به اسناد و تعهدات تکلیف را روشن کرده لکن نظر به اهمیت گواهی امضاء که فوقا گفته شد و تکلیف سر دفتر در احراز هویت به نظر می رسد عقلا این حکم برای موارد تردید در احراز هویت در گواهی امضاء نیز قابل تسری باشد. طبق ماده 50 قانون ثبت :((هر گاه مسوول دفتر در هویت متعاملین یا طرفی که تعهد می کند تردید داشته باشد باید دو نفر از اشخاص معروف و معتمد حضورا هویت آنان را تصدیق نموده و مسوول دفتر مراتب را در دفتر ثبت و به امضاء شهود رسانیده و این نکته را در خود اسناد قید نمیایند.))
گواهی اثر انگشت(افراد بی سواد): وفق بند 3 از ماده 12 آیین نامه اصلاحی قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده 66 قانون ثبت گواهی اثر انگشت افراد بی سواد با رعایت شرایط قانونی بلامانع می باشد. قسمت ج از بند 88_ مجموعه بخشنامه های ثبتی می گوید: ((گواهی اثر انگشت افراد بی سواد بمنزله گواهی امضاء است .))
گواهی اثر انگشت منحصر به افراد بی سواد است و مجوزی برای گواهی اثر انگشت افراد با سواد وجود ندارد. مطابق بند 5 بخشنامه شماره 37100/11 مورخ 25/11/79 کانون سردفتران و دفتریارن تهران ردیف 43 از آراء وحدت رویه کانون (( ایجاد هر تکلیفی نیاز به قانون دارد و با توجه به ماده 67 قانون ثبت اثر انگشت مخصوص اشخاص بی سواد است و برای گرفتنم اثر انگشت از اشخاص با سواد مجوزی به نظر نمی رسد))
در گواهی اثر انگشت افراد بی سواد رعایت مواد 64 و 66 و 67 قانون ثبت که راجع به اسناد می باشد الزامی است یعنی هر گاه فرد بی سوادی درخواست گواهی اثر انگشت نماید باید (طبق ماده 66قانون ثبت)دو نفر معرف معروف دفتر وجود داشته باشند که هویت اورا تایید کنند و نیز یک نفر باسواد معتمد و مطلع (که می تواند یکی از معرفین نیز باشد) باید متن در خواست و نوشته موضوع گواهی امضاء را برای او خوانده و او را توجیه کند و این مطلب باید در ذیل متن گواهی امضاء شده و دفتر گواهی امضاء نیز درج شود و به امضاء معتمد برسد.
نکته: سوالی که در اینجا مطرح است این است که اگر سردفتر در احراز هویت فرد بی سواد تردید نداشته باشد باز هم باید معرف بگیرد؟ ماده 66 در ظاهر به طور مطلق برای فرد بی سواد معرف را الزامی دانست و شاید بنا را براین داشته که سردفتر را مکلف به رعایت این امر ولو به صورت تشریفاتی نماید . لکن به نظر می رسد معرف مذکور در این ماده و نیز ماده 64 قانون ثبت متفاوت با معرف موضوع ماده 50 قانون ثبت باشد و منظور از معرف در مواد 64 و 66 شاهد( موضوع ماده 58 و 59 قانون ثبت) می باشد. زیرا قانونگذار نظر به اهمیت اسناد و تعهدات افراد بیسواد از این جهت که بیشتر در معرض تردید و انکار قرار دارند و جهت تحکیم چنین اسنادی خواسته دو نفر شاهد نیز برای آنها گرفته شود و ممکن است علاوه بر شهود در صورت تردید در احراز هویت آنها دو نفر معرف معروف دفتر موضوع ماده ماد 50 نیز خواسته شود که البته در صورتی که معرفین، معروف دفتر باشند می توانند هم معرف و هم شاهد قرار گیرند.
نحوه گرفتن اثر انگشت از افراد بی سواد: شرایط و نحوه گرفتن اثر انگش از افراد بی سواد در بخشنامه اصلاحی شماره 6105/10_3/9/61 سازمان ثبت (بند 87 مجموعه بخشنامه های ثبتی) بدین شرح ذکر گردیده است.1_ انگشت کاملا تمیز باشد.2_انگشت به قدری به جوهر استامپ آغشته گردد که پس از انگشت زدن خطوط بند اول انگشت آن به طور واضح روی اسناد منعکس شود.3_ از بکار بردن جوهر خود نویس و یا جوهر خودکار و غیره که باعث محو شدن اثر انگشت می کردد اکیدا خود داری شود.4_ از اشخاص مزبور خواسته شود هنگام انگشت زدن انگشت خود را به طور ملایم از راست به چپ بچرخانند به نحوی که خطوط تمامی سطح سر انگشت آنها روی برگ منعکس شود.5_ محلی که روی بند باید انگشت زده شود فاقد هر گونه نوشته و علامت گذاری و غیره باشد که بعدا با خطوط اثر انگشت تداخل ننماید.
افراد فاقد اثر انگشت : در مواردی که درج اثر انگشت لازم است مطابق مواد 66 و 67 قانون ثبت صرفا درج اثر انگشت ذکر گردیده است و اشاره به انگشت خاص نشده است لکن مطابق عرف و رایج (شاید تصریحا در قوانین مربوط به پلیس و تشخیص هویت مقرراتی وجود داشته باشد) اثر انگشت سبابه دست راست به عنوان اثر انگشت فرد اخذ و شناخته می شود مگر اینکه خلاف آن تصریح شود. در افرادی کا فاقد اثر انگشت دست یا پا هستند مقررات یا موادی نیافتم لکن مطابق بخشنامه شماره 455/34_ 16/3/83 اداره کل امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که در پاسخ به سوالی در این خصوص صادر شده بود بدین شرح اظهار نظر گردیده است که (( تنظیم سند برای شخص فاقد هر دو دست و هر دو پا با استفاده از مهر مشارالیه با حضور و امضاء دو نفر معتمد که گواه امر باشند اشکالی ندارد)) اگر چه دراین بخشنامه تکلیف فاقدین یک دست یا هر دو دست و دارای پا را معین نگردیده است ولی از مفهوم مخالف آن بر می آید که تا وقتی که فرد دارای دست و پا می باشد محلی برای استفاده از مهر نیست . چیزی که به نظر می رسد این است که مطابق عرف و نظر شفاهی تعدادی از همکاران صاحب نظر در صورتی که فرد فاقد انگشت سبابه دست راست باشد اثر انگشت سبابه دست چپ او باید گرفته شود و به همین ترتیب تا وقتی که فرد دارای انگشتان دست می باشد از آثار انگشتان دست استفاده می شود.و در صورتی که فرد فاقد هر دو دست باشد نوبت به آثار انگشتان پا می رسد و در مورد که برای شخص اینجانب پیش آمد و فرد فاقد هر دو دست بود چون در قوانین موضوعه چیزی نیافتم مطابق نظر سردفتران با سابقه و مجرب قم و تهران اقدام به اخذ انگشت پاگردید ( البته گرفتن اثر انگشت شصت پا در صورت موجود بودن سهل تر و به ذهن متبادرتر از سایر انگشتان است بر خلاف انگشت سبابه در دست.)
گواهی اثر انگشت و امضاء افراد کور یا کر و گنگ بی سواد : مطابق بند 3 از ماده 12 آئین نامه اصلاحی قانون دفاتر اسناد رسمی رعایت مواد64 و 66 و 67 قانون ثبت اسناد و املاک(در مورد گواهی امضاء افراد فوق الذکر) لازم الرعایه است .
الف ـ افراد کور: اصولا فرد کو اگر با سواد هم باشد امکان خواندن و اطمینان از مفاد سند و برابری ثبت با سند یا خواندن متن موضوع گواهی امضاء برای او مقدور نیست و بر این اساس امضاء او نیز نمی تواند بیانگر و مثبت چیزی باشد از این رو مطابق ماده 64 قانون ثبت باید دو فرد شاهد(معرف) در کنار اور حضور داشته باشند و متن سند یا گواهی امضاء در حضور شهود و به توسط یک معتمد برای او خوانده شده و مراتب شهادت شهود (معرفین) و تفهیم متن سند یا گواهی امضاء توسط معتمد برای فرد کور در ذیل ثبت و سند درج و به امضاء آنان برسد و شخص کور نیز اثر انگشت خود را پای ثبت و سند درج نماید.
ب ـافراد کر: افراد کر ممکن با سواد یا بی سواد باشند اگر فرد کر باسواد باشد می تواند با نوشتن سردفتر را مجاب کند که از مفاد سند آگاه است و به آن رضایت دارد( ثبت با سند برابر است) و در صورتی که بی سواد باشد مشمول حکم این ماده و حکم مربوط به افراد بی سواد در ماده 66 قرار گیرد با این وصف به نظر می رسد بی سواد صرفا وصف گنگ نبوده و صفت کر نیز می باشد و حذف به قرینه لفظی شده است و عطف به آن نیز می باشد. پس کر بی سواد باید علاوه بر شهود یک نفر معتمد نیز همراه خود داشته باشد و متعمد بتواند مراتب سند یا موضوع گواهی امضاء را به او تفهیم نماید.
ج ـ افراد گنگ بی سواد: گنگ یعنی لال و کسی که قادر به سخن گفتن نیست در این مورد نیز قانون گذار بین گنگ با سواد و بی سواد تفاوت گذارده است و گنگ با سواد مشمول حکم افراد با سواد بوده ولی گنگ بی سواد مشمول حکم این ماده می باشد و باید علاوه بر معتمد (که بتواند مفاد سند یا گواهی را برای او تفهیم کند) دو نفر شاهد نیز باید داشته باشد.
گواهی امضاء اتباع و ذیل متون خارجی:
درخصوص گواهی امضاء اتباع خارجی صریحا در مقررات و قوانین تکلیفی تعیین نشده است و مواد موجود راجع به اسناد می باشد لکن منعی در این خصوص نیز وجود ندارد و نظر به اطلاق صلاحیت دفاتر در گواهی امضاء می توان گواهی اتباع خارجی را نیز گواهی کرد . در این خصوص سه مساله مطرح است.
الف _ احراز هویت .
ب _ عدم آشنایی به زبان فارسی.
ج _ گواهی امضاء ذیل متون خارجی :
الف – احراز هویت اتباع خارجی: برای احراز هویت اتباع خارجی به نظر می رسد گذرنامه مناسب ترین مدرک برای این امر باشد مگر اینکه سر دفتر به مفاد ماده 50 قانون ثبت عمل نموده و با استفاده از معرفین احراز هویت نماید.
ب – اتباع خارجی( وایرانی) که زبان فارسی نمی دانند : در این خصوص نیز باید به حکم موجود در خصوص اسناد عمل نمود. ماده 61 قانون ثبت : ((هر گاه طرفین معامله یا شهود زبان فارسی ندانند و مسوول دفتر نیز زبان آنها را نداند اظهارات آنها به وسیله مترجم رسمی ترجمه خواهد شد.))
ج : گواهی امضاء ذیل متون خارجی : مطابق اصل پانزدهم از قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران (( زبان و خط رسمی و مشترک مردم ایران فارسی است . اسناد و مکاتبات و متون رسمی و کتب درسی باید با این زبان و خط باشد …)) و بند 88 از مجموعه بخشنامه ی ثبتی اشعار می دارد(( الف _ سردفتران باید از گواهی امضاء اوراقی که متن آن به زبان خارجی است قبل از ترجمه رسمی و حصول اطلاع از مدلول آن خود داری و درصورت اخذ ترجمه رسمی عنوان آنرا از قبیل ( وکالت نامه _ افراز نامه _ دعوت نامه و غیره ) در عبارات گواهی قید و در هر مورد که گواهی امکان پذیر باشد موضوع را در دفتر مربوطه ثبت و کلیه تشریفات را انجام و پس از امضاء متقاضی آنرا گواهی نمایند….))
لذا در گواهی امضاء ذیل متون خارجی سردفتر باید با رویت ترجمه رسمی آن کلیه مقررات راجع به گواهی امضاء متون فارسی ( از قبیل اینکه مالی نباشد یا مربوط به انتقال عین یا منافع مال غیر منقول نباشد یا خلاف قوانین مملکتی نباشد و ..) را در آن رعایت نماید.
تسلسل در ترتیب شماره گواهی امضاء:
مطابق ماده 7 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی (( شماره ثبت معاملات دفاتر اسناد رسمی باید مسلسل بوده و در آخر سال تجدید نشود )) نظر به این ماده و جهت رعایت نظم و جلوگیری از اشتباه و تکرار خوب است شماره ثبت گواهی امضاء مسلسل باشد لکن به نظر می رسد در صورت سهو و اشتباه در رعایت تسلسل در شماره ثبت گواهی امضاء نمی توان گفت سردفتر مرتکب تخلف شده است زیرا ماده فوق الذکر منحصر به معاملات است .
امضاء دفتر گواهی امضاء توسط سر دفتر :
پس از تکمیل مراحل گواهی امضاء و درج تصدیق صحت امضاد در دفتر گواهی امضاء به امضاء سر دفتر می رسد که کمیسیون وحدت رویه کانون سر دفتران و دفتریارن در پاسخ سوالی در این خصوص می گوید(( با توجه به این که امضاء سر دفتر در ذیل ورقه که مورد گواهی قرار می گیرد الزامی می باشد به دلیل لزوم مطابقت اواراق با دفتر گواهی امضاء و مستفاد از ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 دفتر نیز نیاز به امضاء سردفتر دارد.))( به نقل از بند 127 از آراء و نظریات کمیسیون وحدت رویه کانون سردفتران و دفتریاران از آغاز تا فروردین 1387).

اخذ کپی یا رونوشت از امضاء گواهی شده:
امضائی که صحت آن مورد تصدیق و گواهی سردفتر قرار می گیرد باید پس از امضاء سردفتر یک کپی از آن اخذ و در دفتر خانه نگهداری شود . ماده 11 آیین ناما اصلاحی قانون دفاتر اسناد رسمی اشعار می دارد :(( دفاتر گواهی امضاء مکلفند رونشوت یا فتوکپی سند گواهی شده را به هزینه متقاضی دریافت و نگهداری نمایند .)) لذا اخذ کپی باید بعد از امضاء سردفتر صورت گیرد . ردیف 134 از مجموعه بخشنامه های ثبتی در این خصوص اشعار می دارد: (( از گواهی امضاء باید بعد از تکمیل و مهر و امضاء سردفتر کپی اخذ شود.))
حق التحریر و حق الثبت در گواهی امضاء :
مطابق آخرین مصوبه حق التحریر و تعرفه دفاتر اسناد رسمی حق التصدیق امضاء حداقل 10000 ریال و حد اکثر 30000 ریال تعیین گردیده است و مطابق ماده 124 از قانون الحاق موادی به قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت مصوب 27/11/1380 حق الثبت گواهی امضاء 5000 ریال تعیین گردیده است .
نکته : در خصوص وصول حق الثبت گواهی امضاء و نیز اسنادغیر مالی رویه بر این است که سر دفتر آنها را به حساب شخصی خود واریز نموده و پایان هر ماه یا طی چهار مرحله درطول ماه و یکجا به حسابهای مربوطه واریز می کنند در حالی که مطابق ماده 52 قانون دفار اسناد رسمی و کد 624 از مجموعه بخشنامه های ثبتی حد اکثر ظرف پنج روز از امضاء سند به حساب یا حسابهای تعیین شده واریز نمایند.
لذا استناد واریز مبالغ مذکور طی چهار مرحله در ماه یا در پایان ماه به حسابهای عمومی فعلا برا اینجانب مکشوف نسیت از همکاران گرامی خواهشمندم در صورتی که استناد آن اطلاع دارند راهنمایی فرمایند.
تعلق 15 درصد از حق التصدیق امضاء به دفتریار و 10 درصد به عنوان حق بیمه درمانی و بازنشستگی سردفتر و دفتریاز:
مطابق ماده واحده قانون توزیع حق التحریرا اسناد رسمی (مصوب 28/2/1373) (( از تاریخ تصویب این قانون در آمد حاصل از حق التحریر دفاتر اسناد رسمی موضوع ماده 54 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 25/4/54 به شرح زیر پرداخت خواهد شد: 1_ به منظور تامین وجوه لازم جهت اجرای مواد 57،11،10 و 68 قانون دفاتر اسناد رسمی ،دفاتر اسناد رسمی مکلفند همه ماهه ده درصد از حق التحریر دریافتی را به حساب مربوطه به بیمه و بازنشستگی و از کار افتادگی و امور رفاهی و درمانی سردفتران و دفتر یاران دفاتر اسناد رسمی و عائله تحت تکفل آنان پرداخت نماید…)) پانزده درصد از حق التحریر مصوب توسط سردفتر به دفتریار اول در مقابل اخذ رسید پرداخت خواهد شد.
اگر چه در ماده فوق درصدها ی مذکور صرفا شامل حق التحریر می شود و ذکری از حق التصدیق یا حق الزحمه گواهی امضاء نشده است لکن مطابق رای شماره 211_ 2/6/13هیات عموی دیوان عدالت اداری مبالغ حق الزحمه دریافتی از بابت انجام تصدیق امضا نیز حق التحریر محسوب می شود ،لذا در صدهای مذکور شامل حق التصدیق گواهی امضا نیز می شود.

همه چیز درباره گواهی امضاء الکترونیک:
امضای دیجیتال؛ شاه کلید ورود به دولت الکترونیک نظام های اداری موثر و کارآمد از آن دولت هائی است که در آنها امضای دیجیتال به عنوان یکی از الزامات جدا نشدنی تحقق دولت الکترونیک پذیرفته شده است. مکاتبات، خدمات، تجارت، شهر و در نهایت دولت الکترونیک بدون امضای دیجیتال و احراز هویت در محیط های آنلاین میسر نخواهد شد.
تعداد افرادی که به دنیای اینترنت ملحق می شوند هر روز در حال افزایش است که به همان میزان، انواع اطلاعات گوناگون از جمله تبادلات مالی و تجاری در این محیط مجازی نسبت به گذشته بسیار رشد یافته است.
علیرغم مزایای متعدد نوع تجارت و تبادلات پولی و مالی از طریق اینترنت، برخی کاربران به دلیل عدم احساس امنیت در سیستم های تحت وب علاقه چندانی به تجارت های الکترونیکی و اینترنتی ندارند.
در چنین شرایطی یکی از فناوری هایی که موجب سندیت بخشی به اسناد و اطلاعات الکترونیکی و در نتیجه افزایش میزان اعتماد کاربران به تجارت های الکترونیکی می شود، امضای دیجیتال است. امضای دیجیتال، تکنیکی مبتنی بر رمزنگاری است که محیطی امن برای مبادلات تجاری اینترنتی فراهم می کند.
خلاء ناشی از فقدان امضای دیجیتال در مبادلات الکترونیکی بر لزوم کاربردی شدن این امضا به منظور تحقق اهداف دولت الکترونیک در کشور صحه می گذارد.
امضای دیجیتال چیست:
امضای دیجیتال گاهی با برداشت عام این نام و با آنچه در سیستم های اتوماسیون اداری جریان دارد اشتباه گرفته می شود. آنچه به عنوان امضای دیجیتال در سیستم های اتوماسیون اداری از آن یاد می شود عکس گرفتن از امضا و کپی کردن آن پای نامه ها و اسناد است.
امضای دیجیتال یک مجموعه کد، یا به بیان واضح تر یک کلید اختصاصی و یک کلید عمومی است که به نام یک فرد مشخص ثبت شده است.
کلید عمومی شامل نام کاربری(USER NAME) و کلمه عبور(PASSWORD) است که برای ورود به سیستم استفاده می شود و کلید خصوصی کلیدی است که در سخت افزار امضای دیجیتال موجود است و فقط صاحب امضا به این دو کلید دسترسی دارد.
به هنگام استفاده از امضای دیجیتال، کاربر ابتدا USER NAME و PASSWORD کلید عمومی را وارد می کند و سپس سیستم نرم افزاری برای احراز هویت صاحب امضا به سخت افزار امضا مراجعه می کند. اگر کلید خصوصی در سخت افزار موجود بود هویت کاربر و صاحب امضا تایید می شود. به این ترتیب فقط فردی که نام کاربری و کلمه عبور کلید عمومی و کلید خصوصی را در اختیار داشته باشد به عنوان صاحب امضا شناخته می شود.

سخت افزار امضای دیجیتال:
بنابراین گزارش، سخت افزار مورد نیاز امضای دیجیتال یک مدیا(MEDIA) است و "توکن " نام دارد. این مدیا می تواند یک توکن شبیه فلش مموری (flash memory) یا یک small cart کارت کوچک که از نظر ظاهر مشابه کارت های عابر بانک است باشد که امضا به این سخت افزار منتقل می شود.
مزایای امضای دیجیتال:
یک کارشناس فناوری اطلاعات با اشاره به مزایای استفاده از امضای دیجیتال گفت: در دنیای اینترنت امکان هک شدن و تغییر در اطلاعات حتی در حین ارسال نیز وجود دارد. یکی از مزایای امضای دیجیتال امکان رمزگذاری اطلاعات (Hashing) است. با استفاده از این امضا اطلاعات در حین ارسال و دریافت به صورت رمز به سرور مربوطه منتقل می شود که برای سرور قابل تشخیص است.
وی خاطر نشان کرد: در چنین مواقعی حتی اگر فایل مربوطه در مسیر انتقال از مبداء به مقصد دستکاری و هک شده باشد سرور با تشخیص خطا به مخدوش شدن اطلاعات ارسالی پی می برد.
طبق قوانین و استانداردهای بین المللی در هر کشور یک یا چند مرکز به نام CA برای صدور امضای دیجیتال وجود دارد.

صدور اجرایه:
برای آنکه بتوان نسبت به سندی اجرائیه صادر کرد و مفاد سند بدون احتیاج حکمی از محاکم دادگستری لازم الاجراء باشد باید سند رسمی تنظیم شده از قدرت لازم اجرائی برخوردار باشد به عبارتی وجود سند رسمی لازم الاجراء رکن اصلی صدور اجرائیه می باشد.
سردفتر پس از وصول تقاضا نامه صدور اجرائیه با احراز هویت تقاضا کننده و صلاحیت او برای درخواست اجرا در صورتی که برای صدور اجرائیه با مشکل مواجه باشد موضوع را به ثبت اسناد منعکس و چنانچه بامشکل مواجه نباشد اجرائیه را که شامل رونوشت سند مورد اجراء روی اوراق مخصوص می باشد ظرف مدت 24 ساعت تهیه و موضوع لازم الاجراء را هم ذیل آن درج و امضاء و ممهمور به مهر اجرا شود نموده و همراه مدارکی که بعداً بیان خواهد شد ظرف مدت 48 ساعت به اداره ثبت اسناد فرستاده ورسید دریافت می نماید ولی وظیفه اجرای اسناد رسمی چه در مواردی که اداره ثبت خود راساً مرجع صدور اجرائیه باشد و چه در مواردی که اجرائیه توسط دفاتر اسناد رسمی صادر شده باشد در تهران به عهده اداره کل اجرای اسناد رسمی و در شهرستانها به عهده واحدهای اجرای ثبت می باشد.
مراجع صدور اجرائیه دفاتر اسناد رسمی- دفاتر ثبت ازدواج و طلاق و ادارات ثبت اسناد و املاک حسب مورد مراجع صدور اجرائیه می باشند. مطابق ماده 50 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1317 و تبصره 2 ماده 4 آئین نامه اجرائی مفاد اسناد رسمی (ورقه اجرائیه را فقط نسبت به موضوعاتی می توان صادر کرد که در سند منجزاً قید شده باشد) و از آنجا که اکثر نقل و انتقالات نسبت به املاک و اسناد رهنی و با حق استرداد و تعهدات و دیون در دفاتر اسناد رسمی ثبت می گردد مرجع صدور اجرائیه نیز دفترخانه ای است که سند را ثبت نموده. در صورتیکه دفترخانه نسبت به صدور اجرائیه صلاحیت نداشته باشد اجرائیه صادره از اعتبار قانونی برخوردار نبوده و ذینفع میتواند به استناد ماده یک قانون اصلاح بعضی از مواد قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1322 به دادگاه مراجعه و از دستور اجراء شکایت نماید
صدور اجرائیه با درخواست ذینفع مطابق نمونه ای که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برای این منظور تهیه نموده شروع می گردد.
مندرجات برگ درخواست شامل نکات زیر است:
1- نام ونام خانوادگی و شماره شناسنامه و محل صدور آن و محل اقامت درخواست کننده اجرائیه یا نماینده قانونی او شماره دفترخانه ای که سند در آن ثبت شده و یا قبوض اقساطی صادر کرده است.
2- نام ومحل اقامت متعهد و در صورت فوت متعهد نام مشخصات ورثه او با تعیین اقامتگاه هر یک از آنان و هرگاه بین ورثه محجور یا غایب وجود داشته باشد باید نام و مشخصات نماینده قانونی محجور و یا غایب معین شود.
3- موضوعی که اجرای آن تقاضا شده است اگر راجع به چگونگی اجرا ی مورد درخواست توضیحی دارد باید قید کند.
4- تصریح به مطالبه خسارت تاخیر تادیه و اگر نخواسته باشد باید آنرا نیز ذکر کند.
5- شماره و تاریخ و مستند درخواست صدور اجرائیه
6- میزان اصل طلب
7- میزان اجور عقب افتاده( اگر قبوض اقساطی دارد باید رونوشت و یا فتوکپی گواهی شده آنرا پیوست کند).
8- میزان خسارت تاخیر تادیه تا روز درخواست اجرائیه
هرکس دستور اجرای اسناد رسمی را مخالف با مفاد سند یا مخالف قانون دانسته یا از جهت دیگری شکایت از دستور اجرای سند رسمی داشته باشد میتواند به ترتیب مقرر در آئین نامه دادرسی مدنی اقامه دعوی نماید.
1- دفتر اسناد رسمی:
در مورد اسناد رسمی لازم الاجراء نسبت به دیون و اموال منقول واملاک ثبت شده و نیز املاک مورد وثیقه و اجاره (مشمول قانون روابط مالک و مستاجر) اعم از اینکه ملک مورد وثیقه و اجاره ثبت شده باشد یا ثبت نشده- اجرائیه از دفترخانه ای که سند را ثبت کرده است صادر می شود و همچنین نسبت به اموال غیرمنقولی که مهریه قرار گرفته و در مواردی که موجر با درخواست وصول وجه قبوض اقساطی فسخ و تخلیه مورد اجاره را بخواهد. اجرائیه از دفتر اسناد رسمی مربوطه صادر می شود .
2- دفتر ازدواج و طلاق :
صدور اجرائیه در مورد مهریه و تعهداتی که ضمن ثبت واقعه ازدواج و طلاق و رجوع ثبت شده است از دفتری که سند را تنظیم کرده به عمل می آید. وبطور خلاصه میتوان گفت دفاتر اسناد رسمی وازدواج وطلاق میتوانند با توجه به مواد92و93 قانون ثبت وماده 15 نظامنامه دفتر ثبت ازدواج وطلاق وماده 2 نظامنامه قانون ازدواج بندهای 3و4آئین نامه متحد الشکل شدن ازدواج وطلاق ومادتین 1و245 آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجراء نسبت به موارد ذیل مبادرت به صدور اجرائیه نمایند :.
1- اسناد رسمی نسبت به دیون و اموال منقول
2- اسناد رسمی نسبت به املاک ثبت شده
3-اسناد رسمی نسبت به مورد وثیقه واجاره اعم از ثبت شده یا نشده
4- قبوض اقساطی
5- مهریه مذکور در قباله نکاحیه رسمی
6-تعهداتی که ضمن ثبت ازدواج و طلاق ورجوع شده است
و بطور اخص دفاتر اسناد رسمی میتوانند نسبت به اسناد دارای وثیقه واسناد شرطی وبیع شرط واسناد اجاره واسناد قطعی مشتمل بر تعهد به تخلیه وتحویل وقبوض اقساطی واسناد ذمه ای و تعهدات محضری ومهریه وتعهدات نسبت به مال غیرمنقول ثبت شده در دفتر املاک مبادرت به صدور اجرائیه نمایند

3- اداره ثبت:
در مورد وجه یا مال موضوع قبوض اقساطی درخواست اجرائیه در شهرستانها از ثبت محل و در تهران از اداره کل اجرا بعمل می آید و همچنین نسبت به اسنادی که طبق قانون در حکم سند رسمی است مانند چک و اظهارنامه ابلاغ شده در مورد هزینه های مشترک آپارتمان موضوع ماده ده مکرر اصلاحی قانون تملک آپارتمانها اصلاحی سال 1358 و همچنین در خصوص سایر اسنادی که طبق قانون در حکم اسناد رسمی هستند نیز بنحو فوق عمل خواهد شد.
4- اجرای سند توسط دادگاه برابر ماده 93 قانون ثبت:
کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلاً و بدون مراجعه به محاکم لازم الاجراء است و مستفاد از بند الف ماده یک آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجراء نسبت به املاک مورد وثیقه و اجاره که مشمول قانون روابط مالک و مستاجر نباشد و همچنین سایر اسناد راجع به املاکی که در دفتر املاک ثبت نشده است ذینفع برای اجرای مفاد اسناد باید به دادگاه صالحه مراجعه کند.
و همچنین بموجب ماده 50 قانون دریائی مصوب 29/6/1343 (چنانچه فسخ نشده باشد) تنها محاکم قضائی صلاحیت صدور حکم بر فروش کشتی مورد رهن و وثیقه در اسناد تنظیمی دفاتر اسناد رسمی را داشته و دفاتر راساً حق صدور اجرائیه را ندارند .
تنظیم اسناد انتقال اجرائی
از آنجا که احکام صادره از طرف دادگاههای صالحه مبنی بر الزام مالک به تنظیم سند وهمچنین صورتمجالس مزایده وحتی پیش نویس سند انتقالی اجرائی تنظیمی از طرف اجرای ثبت نمیتواند مثبت مالکیت ذینفع نسبت به مال مورد نظر باشد واز طرفی بر اساس ماده 213 آئین نامه اجراء در خصوص اموال غیر منقول، هنگامی عملیات اجرائی خاتمه یافته تلقی میگردد که سند انتقال بنام ذینفع منتقل گردد، لذا مراحل انتقال اموال واملاک موضوع آراء صادره از دادگاهها ویا اموال مورد مزایده و مورد وثیقه باید در دفاتر اسناد رسمی صورت گیرد بهمین منظور اجرای احکام دادگستری واجرای ثبت پس از پایان مهلتهای مقرر قانونی وانجام تشریفات وعملیات اجرائی ذینفع را به دفاتر اسناد رسمی معرفی تا مطابق مقررات نسبت به تنظیم سند رسمی انتقال بنام وی اقدام گردد از این جهت اسناد انتقال اجرائی به دو دسته تقسیم میگردند:
1- اسناد انتقال اجرائی ناشی از اجرای احکام مدنی دادگاهها
2- اسناد انتقال ناشی از معاملات با حق استرداد اعم از رهنی و وثیقه ای و شرطی وذمه ای که توسط اجرای ثبت انجام میگیرد که تنظیم اسناد آن در هر دو مورد با دفاتر اسناد رسمی بوده و دفاتر باید علاوه بر رعایت مقررات عمومی مربوطه به تنظیم سند از قبیل اخذ مفاصا حسابهای مربوطه ، با توجه به اینکه سند بدون حضور مالک تنظیم میگردد موارد ذیل را نیز رعایت نماید
1 – احراز هویت ذینفع یا قائم مقام قانونی وی جهت پیگیری امور مقدماتی تا امضاء سند
2- استعلام از ثبت اسناد در خصوص املاک واستعلام از راهنمائی ورانندگی محل شماره گذاری در خصوص تنظیم اسناد اتومبیل ومطابقت دقیق آنها با مندرجات اجرائیه وپیش نویس سند انتقال اجرائی از جهت مشخصات مالک وملک واتومبیل مورد انتقال
3- صدور گواهی عدم حضور در صورت عدم مراجعه مدیون یا محکوم علیه به مرجع صادر کننده اجرائیه
4- بررسی دفتر ممنوع المعامله ها بعنوان محکوم علیه یا متعهد
5-تقاضای معرفی نماینده جهت امضاء سند بقائم مقامی مالک پس ازآماده شدن مقدمات تنظیم سند
6- انتقال سند منحصرا" بنام ذینفع
7-نگارش سند انتقال اجرائی صادره از اجرای ثبت بشرح پیش نویس سند انتقال ارسالی از ثبت ونگارش اسناد ارجاعی از سوی اجرای احکام دادگاهها طبق عرف معمول با این تفاوت که چنانچه ملک مورد معامله در تصرف خریدار نبود حق صدور تخلیه را نخواهند داشت واز آنجا که ثمن معامله تسلیم مالک نمیگردد اقرار به رسید ثمن معامله نیز صحیح نمیباشد ولی بنظر میرسد جهت جلوگیری از تزلزل اسناد تنظیم درج عبارت ((اسقاط کافه خیارات بعمل آمد)) خالی از اشکال باشد
8- ارسال خلاصه سند به اداره ثبت اسناد و اعلام نتیجه به واحد اجرای ثبت

روش صدور سند مالکیت المثنی:
گزارش ارزیابی حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر اندیکاتور شده سپس درصورتیکه ارزش ملک بیش از 000‚500 ریال تعیین شده باشد پرونده جهت محاسبه و اخذ حق الدرج آگهی و نیز پرداخت فوق العاده ماموریت نقشه بردار ارزیاب به حسابداری ارجاع می شود.
متصدی حسابداری هزینه حق الدرج آگهی را محاسبه و قبض لازم را صادر و جهت تودیع در بانک به متقاضی تسلیم و او هزینه حق الدرج را در بانک ملی که حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است تودیع و نسخ لازم را به حسابداری اعاده می نماید تا ضمیمه پرونده شود، ضمنا فوق العاده ماموریت نقشه بردار ارزیاب نیز حسب دستور مسئول اداره پرداخت می گردد.
سپس پرونده جهت تهیه آگهی فقدان سند مالکیت به دفتر املا ک ارسال می گردد.
متصدی دفتر املاک با ملاحظه محتویات پرونده و ثبت دفتر املاک آگهی فقدان سند مالکیت را تهیه می نماید در این آگهی بایستی مشخصات کامل مالک شماره پلاک و محل وقوع ملک و نحوه مفقود شدن سند مالکیت و معاملاتی که در سند مالکیت ثبت شده قید گردد.
آگهی پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت چاپ در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال می شود.
تذکر 2- آگهی در دو نوبت به فاصله ای که کمتر از ده روز نباشد بایستی در روزنامه چاپ شود و در آن قید گردد که پس از انتشار نوبت دوم ظرف ده روز چنانچه کسی اعتراضی داشته باشد می تواند به ثبت محل اعلام دارد و با انقضاء مهلت و عدم وصول اعتراض سند مالکیت المثنی صادر خواهدشد.
پس از ارسال آگهی به اداره ارشاد اسلامی محل پرونده جهت ضبط به بایگانی ارسال و زمان مراجعه بعدی متقاضی تعیین و به او اعلام می گردد.
بعد از وصول روزنامه حاوی آگهی چاپ شده در آن و تطبیق آن با پیش نویس وسیله متصدی دفتر املاک درصورتیکه اشتباهی در چاپ آن واقع نشده باشد مراتب صحت انتشار آگهی گواهی و همراه با پرونده جهت ضبط تا انقضاء زمان اعتراض به بایگانی اعاده می شود.
پس از انقضاء زمان واخواهی و عدم وصول اعتراض و مراجعه متقاضی پرونده وسیله بایگانی به دفتر املاک ارسال می شود متصدی دفتر املاک پرونده را بررسی و پس از گواهی متصدی دفتر بازداشتی مبنی بر عدم بازداشت مسئول مربوطه دستور تحریر سند مالکیت المثنی را صادر می نماید.
آنگاه پرونده جهت پرداخت بهاء دفترچه سند مالکیت به حسابداری ارسال و در آنجا متصدی حسابداری بهاء دفترچه سند را به شرحی که در مباحث قبل بدان اشاره رفت دریافت و پرونده را همراه با نسخه قبض مبنی بر وصول بهاء سند مالکیت به دفتر املاک می فرستد.
سپس متصدی دفتر املاک سند مالکیت المثنی را تحریر و بخشنامه لازم مبنی بر صدور سند مالکیت المثنی را خطاب به دفاتر اسناد رسمی تابعه صادر و مراتب را در ستون ملاحظات دفتر املاک و پیش نویس سند مالکیت اولیه قید می نماید.
آنگاه مسئول مربوطه سند مالکیت تحریر شده و بخشنامه و مراتب قید شده در دفتر املاک را امضاء می نماید و بخشنامه پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد.
در خاتمه پرونده جهت تسلیم سند به بایگانی ارسال و در آنجا ابتدا سند نخ کشی و پلمپ و پس از ثبت در دفتر تسلیم سند ضمن احراز هویت متقاضی که معمولا با ملاحظه شناسنامه او تحقق می پذیرد در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و پیش نویس سند مالکیت اولیه، به او تسلیم و پرونده در ردیف خود ضبط می شود.

روش صدور سند مالکیت بنام وراث
متصدی دفتر املاک پس از بررسی سوابق و احراز انحصار وراثت و سمت ورثه نسبت به مورث خلاصه مفاد و شماره گواهی نامه حصر وراثت را در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک مربوطه قید و در زیر ثبت اولیه ملک بنام وراث نسبت به سهام آنها برطبق ماده 105 آئین نامه قانون ثبت، ثبت می نماید. آنگاه برطبق ماده 121 آئین نامه قانون ثبت برای هر یک از ورثه یک پیش نویس سند مالکیت تهیه وحدود کلیه ملک را در یکی از آنها قید و در بقیه اشاره به پیش نویس مزبور می نماید و به همین ترتیب در دفتر املاک ثبت و در زیر هر سهم اشاره به ثبت و صفحه ای حدود کلی در آن نوشته شده می کند و پس از گواهی دفتر بازداشتی پرونده را جهت امضاء نزد مسئول مربوطه ارسال می دارد. مسئول مربوطه بعد از بررسی و کنترل و ملاحظه سوابق پیش نویس اسناد مالکیت ورثه را امضاء و دستور تحریر اسناد مالکیت جدیدمشاعی و ابطال سند مالکیت اولیه را صادر می نماید. متصدی دفتر املاک حسب دستور مسئول مربوطه اسناد مالکیت جدید مشاعی را تحریر و سند مالکیت مورث را باطل و ضمیمه پرونده می نماید. در وقت مراجعه متقاضی پرونده جهت پرداخت بهاء دفترچه اسناد مالکیت به حسابداری ارجاع می شود متقاضی یا متقاضیان بهاء دفترچه اسناد مالکیت را به حساب درآمد ثبت طبق فیش صادره از حسابداری نزد بانک ملی مربوطه واریز و نسخ لازم را به ثبت تسلیم می دارند. آنگاه پرونده همراه با دفاتر املاک مربوطه جهت امضاء ثبت دفاتر املاک و اسناد مالکیت تحریر شده نزد مسئول مربوطه ارسال می شود و او بعد از بررسی اجمالی آنها را امضاء می نماید. سپس پرونده جهت تسلیم اسناد به ورثه به بایگانی ارسال و در آنجا به شرحی که قبلا توضیح داده شد اسناد بعد از نخ کشی و پلمپ و ثبت در دفتر تسلیم سند در قبال اخذ رسید و پس از احراز هویت به ورثه تحویل می گردد و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود.
تذکرات:
1- در صورتیکه تاریخ فوت مورث قبل از سال 1346 باشد نیازی به مطالبه فرم 19 مالیاتی نیست.
2- چنانچه وراث گواهی معتبر مبنی بر پرداخت سهم الارث زوج-ه متوفی را ارائه نمایند سند مالکیت بدون استثناء سهم الارث زوجه بنام کلیه ورثه با توجه به گواهی حصر وراثت و یا توافق نامه رسمی مستند به حصر وراثت صادر می شود درغیراینصورت با اقرار ورثه مبنی برعدم توانائ-ی پرداخت سهم الارث زوج-ه نسبت به سهم زوجه سند صادر و تسلیم خواهدشد.
هرگاه بعضی از ورثه با تسلیم رونوشت گواهی حصر وراثت و سایر مدارک ضروری تقاضای صدور سند مالکیت سهمی خود از ماترک مورث را بنمایند و اعلام دارند که سند مالکیت مورث نزد احدی از ورثه یا شخص دیگری است که از ابراز و تسلیم به وراث یا اداره ثبت امتناع می نماید اداره ثبت مکلف است به شخص یادشده اخطار نماید که ظرف ده روز از تاریخ رویت اخطار سند را به ثبت محل تحویل دهد در صورت ارائه طبق روش ذکر شده سند مالکیت بنام ورثه صادر می شود و درغیر این صورت مراتب یکبار در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار آگهی می گردد تا دارنده سند آن را به اداره ثبت تحویل دهد و چنانچه ظرف مهلت مقرر در آگهی سند را ارائه ننمود سند مالکیت جدید بنام ورثه با رعایت سایر مقررات صادر و مراتب ابطال سند مالکیت اولیه مورث به دفاتر اسناد رسمی بخشنامه و در آن تصریح می شود که هر موقع سند مورث به دفترخانه ارائه شد آن را اخذ و برای اقدام به اداره ثبت ارسال دارند. (تبصره 3 ذیل اصلاح تبصره یک ماده 120 آئیننامه قانون ثبت املاک).
…فرم شماره 4 …… ( برای دیدن فرم حصر وراثت رجوع شود به ص 63 در آخر این گزارش کار تکمیلی) …
روش قبول درخواست ثبت املاک:
سپس نماینده با توجه به مجموع تحقیقات بعمل آمده صورتجلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه را تنظیم و نقشه بردار نیز کروکی ملک را ترسیم و پس از امضاء خود و نقشه بردار و متقاضی و شهود و مجاورین در صورتیکه ثبت ملک را خالی از اشکال دید اظهارنامه ثبت ملک را نیز تنظیم و پس از امضاء وسیله خود و مالک یا نماینده قانونی او مراتب را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه می نماید.
در صورتجلسه که تحت عنوان صورتجلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه تنظیم می شود نماینده بایستی ضمن اشاره به دستور رئیس ثبت مبنی بر عزیمت به محل تاریخ حضور خود و نقشه بردار را در محل و نیز روز معاینه محلی را قید سپس مشاهدات خود و نحوه مالکیت متقاضی را با تعیین ایادی مربوطه بنحوی که ارتباط متقاضی را با کسیکه ملک در دفتر توزیع اظهارنامه به نام او معرفی شده مشخص نماید همچنین حدود و مشخصات و طول ابعاد و مساحت ملک را که وسیله نقشه بردار تعیین می شود در صورت جلسه قید نموده و نظر نهائی خود را درخصوص بلااشکال بودن ثبت ملک بطور صریح مرقوم دارد.
هم چنین در هنگام تعیین شماره برای ملک مورد تقاضا در صورتیکه مجاورین آن فاقد شماره باشند برای آنها نیز بایستی شماره تعیین و در تعریف حدود و مشخصات ملک مورد تقاضا شمارات مجاورین نیز بایستی مشخص شده باشد.
در اظهارنامه ثبت ملک که نماینده آنرا همراه با صورتجلسه معاینه محل و احراز تصرف مالکانه تنظیم می نماید بایستی مشخصات کامل مالک یا مالکین براساس مندرجات شناسنامه آنها قید شود و از استناد به مشخصات مندرج در سایر اوراق و مدارک متقاضی ازقبیل گواهینامه رانندگی و امثالهم جدا اجتناب شود.
هم چنین سایر ستون های اظهارنامه بایستی بطور دقیق و با خط خوانا تکمیل و پس از امضاء نماینده و متقاضی همراه با صورتجلسه احراز تصرف طی گزارشی به رئیس ثبت ارائه گردد.
لازم به ذکر است که کل قیمت ملک مورد تقاضا براساس قیمت منطقه ای وسیله نقشه بردار تعیین و در ستون مربوط در اظهارنامه قید می شود.
رئیس ثبت پس از ملاحظه گزارش نماینده و نقشه بردار و بررسی صورتجلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه و تطبیق مندرجات آن با مدارک ابرازی متقاضی درصورتیکه تحقیقات انجام شده و صورتجلسه تنظیمی را کافی تشخیص دهد پس از کنترل مندرجات اظهارنامه با صورتجلسه معاینه محلی آن را امضاء سپس اظهارنامه را در دفتر کد 304 (دفتر ثبت اظهارنامه) ثبت و شماره ردیف دفتر را روی اظهارنامه قید و سوابق را جهت ثبت اظهارنامه در دفتر اندیکاتور و اخذ حقوق دولتی متعلقه و پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار بترتیب به دفتر و حسابداری ارجاع می نماید.
پس از ثبت اظهارنامه در دفتر اندیکاتور پرونده جهت محاسبه حق الثبت و مقدماتی متعلقه به حسابداری ارسال می شود و در آنجا متصدی حسابداری پس از محاسبه حقوق دولتی متعلقه برمبنای بهای کل ملک به نرخ منطقه ای قبض لازم را صادر و جهت واریز به حساب مربوطه نزد بانک ملی به متقاضی تسلیم و نیز فوق العاده نماینده و نقشه بردار را حسب دستور مسئول اداره پرداخت می نماید.
متقاضی پس از واریز حقوق دولتی متعلقه در بانک نسخ لازم را به ثبت اعاده تا ضمیمه پرونده گردد.
متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض پرداخت حقوق دولتی به پرونده شماره قبض و میزان حق الثبت و مقدماتی را به تفکیک در اظهارنامه قید و پرونده را جهت اقدامات بعدی به بایگانی ارسال می دارد.
متصدی بایگانی مراتب ثبت ملک را در مقابل شماره ملک مورد ثبت در دفتر توزیع اظهارنامه قید و پس از ثبت در دفتر آمار پرونده را در ردیف سایر پرونده هائی که بایستی آگهی نوبتی نسبت به آنها تهیه و منتشر شود قرار داده و وقت مراجعه بعدی متقاضی را که معمولا پایان انقضاء زمان واخواهی آگهی نوبتی ملک است به متقاضی اعلام می دارد.
تذکر 2: در انجام هر یک از مراحل قبول ثبت چنانچه قانونا نیاز به استعلام از مراجع ذیصلاح ملاحظه شد بایستی انجام شود بدیهی است که استعلام های بی مورد و بدون مجوز که موجب ایجاد وقفه در انجام کار متقاضی شود خلاف مقررات بوده و بایستی از آن اجتناب شود.

روش بازداشت سرقفلی و منافع ملک
سرقفلی یا منافع ملک عبارت از حقوقی هستند که ممکن است متعلق به مالک ملک باشد یا دیگری و این قبیل منافع که مالک آنها را بموجب سند رسمی به دیگری واگذار می نماید معمولا به املاکی تعلق دارند که حالت تجاری را دارامی باشند.
این قبیل حقوق نیز حسب درخواست مراجع صلاحیت دار به شرحی که در گذشته از آنها نام برده شد قابل بازداشت می باشند. بدین ترتیب که پس از وصول تقاضای بازداشت نامه حسب دستور مسئول اداره در دفتر اندیکاتور ثبت می شود سپس به بایگانی ارسال می گردد تا پرونده مربوطه را ضمیمه نمایند در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه استخراج و به ضمیمه نامه جهت اقدام به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات ارسال می گردد. دراین شعبه متصدی مربوطه پرونده را بررسی و چنانچه ملک و منافع آن در بازداشت مرجع دیگری نباشد و در رهن و وثیقه بانک یا شخص یا دستگاهی قرار نگرفته و متعلق به فرد موردنظر باشد اقدام به تهیه نامه بازداشتی می نماید.
در نامه مذکور که عنوان مرجع تقاضاکننده تهیه می شود مشخصات کامل ملک اعم از شماره ملک و محل وقوع آن و درصورتیکه دارای سند مالکیت باشد شماره ثبت و صفحه آن و نیز نام مالک و مشخصات کسیکه سرقفلی یا منافع به او تعلق دارد بایستی قید شود و سرقفلی یا منافع در قبال موضوع یا مبلغی که مرجع درخواست کننده اعلام داشته بازداشت و سپس مراتب در دفتر بازداشتی که شرح و چگونگی آن قبلا گفته شد قید و شماره ردیف دفتر مذکور در نامه مرقوم و نیز چنانچه نسبت به ملک سند مالکیت صادر شده باشد مراتب بازداشت در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک مربوطه قید و سپس بخشنامه ای که در آن موضوع بازداشت منافع یا سرقفلی بطور مشروح نوشته می شود عنوان دفاتر اسناد رسمی تهیه می گردد. آنگاه نامه و بخشنامه پس از امضاء مسئول اداره از دفتر اندیکاتور شماره خورده و خارج و نامه به مرجع تقاضاکننده و بخشنامه به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد. و پیش نویس نامه و بخشنامه همراه با پرونده جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی ارسال می شود.

روش تهیه پاسخ استعلام املاک ثبت شده به دفاتر اسناد رسمی:
با توجه به اینکه مقرر گریده دفاتر اسناد رسمی هنگام انجام هر گونه معامله اعم از شرطی و رهنی و قطعی و امثال هم نسبت به املاکی که دارای سند مالکیت می باشند مراتب را از اداره ثبت محل وقوع ملک استعلام نماینده بنابراین پس از وصول استعلام از دفتر خانه بشرح زیر عمل می شود:
توضیح-استعلام ورقه بهادار و متحد الشکلی است وسیله دولت چاپ و منتشر می شود و سفید آن از طرف ادارات ثبت در قبال اخذ بهاء به دفاتر اسناد رسمی تحویل می گردد.
پس از وصول استعلام رئیس اداره دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور می دهد و برای اقدام به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلام ارجاع می نماید.
متصدی دفتر اندیکاتور استعلام را در دفتر ثبت و جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می دارد. در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه خارج و همراه با استعلام به دفتر بازداشتی و پاسخ استعلامات فرستاده می شود.
متصدی دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات با ملاحظه ثبت و صفحه دفتر املاکی که ملک در آن به ثبت رسیده و نیز بررسی پرونده ثبتی پاسخ لازم را که معمولاً بصورت فرم می باشد تهیه و آن را از نظر عدم بازداشت و بند(ز) و سایر اموریکه مقرر است گواهی می نماید.
پاسخ استعلام تهیه شده توسط مسئول مربوطه امضاء و سپس با همان شماره ای که استعلام هنگام ثبت در دفتر اندیکاتور بر آن اختصاص یافته از دفتر صادر و به دفترخانه مربوطه ارسال می گرددو پرونده جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی برگشت می شود.
تذکرات:الف-اعتبار پاسخ استعلامیه هائیکه محل وقوع دفتر خانه و اداره ثبت در یک شهر است یکماه و دوایر شعب تابعه همان حوزه چهل و پنج روزاست.(بند 28 مجموعه بخشنامه های ثبتی)
ب- برای هر ملک یا یک صفحه دفتر املاک یک استعلامیه تنظیم می شود و قید چند شماره ملک روی یک استعلام جایز نیست.(بند31 مجموعه بخشنامه های ثبتی)

فک رهن جزء مشاع از وثیقه
آقای …….. از بانک ملی شعبه …… تسهیلات دریافت نموده و ششدانگ یک باب خانه ملکی خود را در رهن بانک قرار داده است . او دار فانی را وداع گفته و وراث قانونی وی سه پسر و چهار دختر است . دو پسر چهار دهم تسهیلات را به بانک پرداخته اند و بانک به دفترخانه ی تنظیم کننده ی سند نوشته است چون آقایان ………. چهاردهم تسهیلات و متفرعات آن را پرداخته اند لذا چهاردهم ششدانگ موردوثیقه فک شود . سردفتر اعلامیه ی فک نسبت به مقدار مورد اشاره تنظیم و به اداره ی ثبت مربوطه ارسال کرده است . در کمال تعجب اعلامیه عینا به دفترخانه اعاده شده است بدین استدلال که فک رهن از جزء مشاع وثیقه ممکن نبود و کار اجرا را در صورت صدور اجرائیه با دشواره مواجه کند . همکار محترم در کار خود ایرادی قانونی نمی بیند در عین حال جهت اطمینان خاطر با راقم تماس گرفته است تا نظر من را جویا شود .
هیچ ایراد قانونی بر کارش وارد نمی بینم . اگر می توان مال مشاع را در رهن قرار داد ، می توان جزء مشاعی از ان را نیز فک کرد و جزء مشاع دیگر را همچنان در رهن نگه داشت . جالب است بدانیم که رهن مشاع تشریفاتی سخت تر از فک جزء مشاعی از وثیقه دارد . چون عقد رهن یک عقد عینی است و علاوه بر ایجاب و قبول نیازمند قبض مورد رهن از سوی مرتهن می باشد که اقباض آن باید با اذن مالکین مشاعی باشد حال آن که در فک رهن جزء مشاع با دشواره ای این چنینی مواجه نیستیم چون عقد رهن قبلا با ایجاب و قبول وقبض واقع شده است و اینک قرار است جزء مشاعی از آن آزاد و جزء مشاعی دیگر همچنان در رهن باقی بماند . لیکن باید دانست که به مجرد واریز چهاردهم تسهیلات ، به همان میزان از مورد وثیقه بطور خودکار آزاد نمی شود . چون رهن تجزیه ناپذیر است و با پرداخت بخشی از دین بخشی از وثیقه آزاد نمی شود ؛ زیرا تمام مال در برابر هر جزئی از دین وثیقه است و تا آخرین دینار از تسهیلات پرداخت نشده است وثیقه باقی است و آزاد نتواند شد .
آنچه بانک در جهت آزاد سازی چهار دهم ششدانگ مورد رهن انجام داده است اعراض از بخش مشاعی از وثیقه است که هرچند انجام عمل حقوقی اعراض از سوی بانک علتش پرداخت بخشی از دین بوده است یا عمل آن ها را می توان توافقی بر اساس ماده 10 قانون مدنی فی مابین دو پسر متوفی و بانک تلقی کرد که آن ها ملزم شده و بخشی از دین را پرداخته اند به شرط آن که سهم الارث آنها از وثیقه آزاد شود و در مقابل بانک از اصل تجزیه ناپذیری رهن عدول کرده و چهاردهم وثیقه را در مقابل سهم آن ها از بدهی شناخته و بدین سان با پرداخت مقدار مزبور ازدین ؛ همان میزان از وثیقه نیز بطور خودکار آزاد می شود . نهایتا قسمت مشاعی از وثیقه ( شش دهم ) همچنان در وثیقه ی بانک باقی خواهد ماند همانطور که از اول می توانست همین مقدار در رهن قرار گیرد . از جهت اجرا نیز با هیچ مشکلی مواجه نخواهیم بود . چون هدف نهائی از رهن مالی ، این است که اگر بدهکار دین خویش ادا نکند وثیقه مطابق مقررات فروخته شود و طلب بستانکار مستهلک شود و اگر خریداری نباشد به خود بستانکار منتقل شود . چون فروش مال مشاع جایز است پس اجرا در مزایده ی آن و یا انتقال اجرائی وثیقه به طلبکار با مشکلی روبرو نخواهد شد.
نظر خود را بشرح فوق و البته بصورت خلاصه به همکار گرامی عرض کردم و پس از خداحافظی با شنیدن بوق ممتد گوشی تلفن ارتباط ما قطع شد تا این که چند روز بعد آن همکار محترم برای مورد دیگری زنگ زد نتیجه را جویا شدم و گفت اداره ی ثبت دو پاش را کرد در یک لنگه کفش که حکما باید یا تمام بدهی پرداخت شود و تمام وثیقه ازاد شود یا این که به همان صورت باقی بماند تا تکلیف بدهی معین گرددو پسران مرحوم به هر جان کندنی بود تمام بدهی را پرداختند و تمام وثیقه آزاد کردند .

ثبت معاملات خودرو؛ چرا در دفترخانه؟
نمایندگان مجلس طرحی را در دستور کار دارند که به موجب آن قرار است نقل و انتقال خودرو در دفاتر اسناد رسمی اجباری شود به این معنی که مالکان قدیم و جدید خودرو (در صورت تصویب نهایی طرح) موظف شوند بعد از آنکه در مراکز شماره گذاری، پلاک خودرو را تعویض می کنند، سری هم به دفاتر ثبت اسناد بزنند و موضوع انتقال را ثبت محضری کنند.
به نظر می رسد این موضوع بیشتر از آنچه بخواهد محل مناقشه و بحث و بررسی و اختلاف نظر بین مراجع انتظامی و دفترخانه ها باشد، از نگاه کارشناسی، موضوعی کاملا روشن و شفاف است. ثبت نقل و انتقال خودرو در دفترخانه ها سال ها است بدون آنکه اجباری باشد یا نباشد از طرف خریداران خودرو انجام می شود. نمونه بارز این مدعا را می توان با مقایسه آمار خرید و فروش خودرو ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی با آمار مراکز شماره گذاری، اثبات کرد. هم اکنون بسیاری از خریداران خودرو بعد از آنکه با صاحب خودرو بر سر معامله توافق می کنند بلافاصله به محضر می روند که البته سردفتران در این حالت به متعاملین اعلام می کنند که ابتدا باید پلاک خودرو تعویض شده، سپس ثبت محضری انتقال اتفاق بیفتد.همچنین برخی از فروشنده ها نیز از آنجا که فرصت ایستادن در صف طولانی مراکز شماره گذاری را ندارند غالبا با ارائه دو وکالت محضری به فروشنده یکی وکالت تعویض پلاک و دیگری وکالت ثبت محضری، از پروسه زمانبر تعویض پلاک و نقل و انتقال خارج می شوند و مابقی امور را خریدار انجام می دهد.اکنون در این باره دو نکته مهم مطرح است که امید می رود نمایندگان مجلس و سایر مسوولان حوزه نقل و انتقال خودرو نسبت به آن توجه داشته باشند.
نکته اول
نکته اول این است که اگر قرار باشد از این به بعد دفاتر اسناد رسمی از چرخه ثبت معامله خودرو خارج شوند و این نوع نقل وانتقال فقط در مراکز شماره گذاری انجام شود، آیا این مراکز گنجایش و ظرفیت پذیرش همه معاملات در طول یک روز را دارد؟هم اکنون فردی که از قبل پلاک داشته و در شماره گذاری قیچی شده چنانچه بخواهد همین امروز پلاک جدید بگیرد و آن را روی خودرویی که خریداری کرده نصب کند باید حداقل 24 ساعت معطل بماند به این معنی که پلاک جدید او (با همان شماره قبلی)، روز بعد آماده می شود. بنابراین خودرویی که با پلاک فروشنده وارد مرکز شماره گذاری شده و پلاک فروشنده فک شده باید یک روز در پارکینگ بدون پلاک بماند. در این میان تکلیف چیست؟ آیا خریدار در حالی که خودرو را نمی تواند از پارکینگ خارج کند، باید ثمن معامله را به فروشنده پرداخت کند؟آیا فروشنده راضی می شود در حالی که نیمی از عملیات نقل و انتقال انجام شده، ثمن معامله را از خریدار نگیرد و آن را به روز بعد موکول کند؟سوال مهم تر اینکه هم اکنون ظرفیت شماره گذاری در مقایسه با حجم روزانه مراجعه خودرو لااقل در تهران کم است ضمن اینکه تعداد این مراکز و محل قرارگیری آن نیز برای شهر بزرگی همچون تهران نامناسب است و اگر قرار باشد از این به بعد این مراکز محل اول و آخر نقل و انتقال خودرو قرار بگیرد، باید دگرگونی اساسی در آن انجام شود.
نکته دوم
زمانی که خریدار خودرو در مرکز شماره گذاری پلاک جدید خود را دریافت می کند و با این اقدام نقل وانتقال به پایان می رسد، مدرک قابل استنادی مبنی بر تنظیم برگه مالکیت خودرو به نام او از طرف مرکز دریافت نمی کند و فقط یک فاکتور پستی که نشان می دهد مدارک خودرو قرار است به آدرس مالک پست شود را در اختیار می گیرد به بیان ساده تر کارت زرد خودرو و برگه سبز بعد از یک هفته به دست مالک می رسد. در این فاصله اگر تصادف یا اتفاقی بیفتد، مالک نمی تواند مالکیت خود را به راحتی اثبات کند.این در حالی است که زمانی که طرفین معامله خودرو به دفترخانه می روند در همان لحظه بعد از ثبت محضری، برگه مشخصی مبنی بر مالکیت جدید به خریدار داده می شود.لذا به نظر می رسد در تصویب یا لغو طرح جدید، باید این نکات مهم و اساسی مورد توجه قرار بگیرد.

صلح نامه حسب مواد 47 و 48 قانون ثبت ، می بایستی دردفتراسنادرسمی ثبت شودتاآثارقانونی برآن بارگردد
کلاسه پرونده : 25-1-7398
شماره دادنامه : 621-25
تاریخ رسیدگی :4-10-72
تجدیدنظرخواه : آقایان ((الف ))باوکالت آقای ((ب))
تجدیدنظرخوانده : آقایان 1.((ج ))2.((د))3.((س))
تجدیدنظرخواسته : دادنامه شماره 121 1-3-72 شعبه 3 دادگاه حقوقی یک …
مرجع رسیدگی : شعبه 25 دیوان عالی کشور
هیئت شعبه : آقایان …
خلاصه جریان پرونده : درتاریخ6-3-70 تجدیدنظرخواه به طرفیت تجدید خواندگان دادخواستی به خواسته الزام به تنظیم سند انتقال نسبت به 5/4 دانگ مشاع از 6 دانگ یک قطعه زمین واقع در…معروف به زمین های …پلاک ثبتی 15 فرعی از14 اصلی بخش 11…موضوع سند رسمی شماره …دفتر 17…مقوم به مبلغ 2300000 ریال تقدیم وبه استناد قولنامه 28-3-51و وکالت نامه هاوصلح نامه واسنادرسمی …وقبض … اصلاحات ارضی تقاضای رسیدگی نموده است وتوضیح داده است که خوانده ردیف اول پلاک مزبوررابه خوانده ردیف دوم به مبلغ 980000 ریال با قولنامه فروخته ومبلغ 50000 ریال دریافت نموده وخریدار متعهد شده است که بدهی مالک رابه سازمان اصلات ارضی به مبلغ 120000ریال به اقساط سالیانه بپردازدوبقیه ثمندرزمان تنظیم سندرسمی انتقال پرداخت گرددومقررگردیده است که سند رسمی انتقال هم ظرف یک ماه از تنظیم قولنامه تنظیم گرددوقبل ازپایان مدت یک ماهه مزبورفروشنده بادریافت تمام ثمن به موجب وکالت نامه های استنادی به خواندگان ردیف 2 و3 وکالت بلاعزل می دهدکه ملک مرقوم راانتقال دهند که بعدها دو وکیل به موجب صلح نامه عادی 12-6-68کلیه حقوق فرضی و عینی خویش درآن پلاک رادرازاءیک قطعه زمین ازپلاک 453 واقع در ده … بخش 11 به ثمن صلح فروخته اندوچند دفعه به فروشندگان مراجعه و تقاضای تنظیم سند رسمی نموده ام واقای ((ج ))ازانجام تعهد خودداری می نمایند.متعاقباً آقای ((ب ))به وکالت ازخواهان واردشده است آقایان ((د))و((س ))خواندگان ردیف های 2 و 3 لایحه ارسال واعلام داشته اند کل قیمت زمین رابه خوانده دیگرپرداخته ایم و درسال 68کلیه حقوق خویش رادرآن زمین به خواهان منتقل نمودیم ودعوی خواهان راتایید می نماییم .
آقای ((ه))به وکالت ازخوانده ردیف 1 لایحه ارسال واعلام داشته است که صلح نامه عادی قابل پذیرش نیست وقولنامه 28-3-51مورد تکذیب است وفاقدمساحت وپلاک ثبتی وشماره سند مالکیت و ظرف مدت 30 روز مذکوردرآن اقدامی نشده است وبیست سال هم گذشته است ودر بند ((ج )) آن هم برای عدم انجام تعهد وجه التزام معین شده است ودرسنداصلاحات ارضی هم قید شده است که موکل حق هیچ گونه حاصله ای نسبت به عین و منافع آن ندارد با تنظیم وکالت نامه که وکیل دونفرآقایان ((س ))و ((د))هستندآثارحقوقی قولنامه که فقط مربوط به آقای ((س)) بوده است زائل شده است ودروکالت نامه درصورت امتناع موکل ضمانت اجرایی ذکر شده است ،بدهی های اصلاحات ارضی راهم موکل پرداخته است .وکالت نامه به خودی خودشامل حقی نیست تاآن رابه خواهان صلح کند.خواهان حق مراجعه به موکل رانداردوآقای ((د)) هم درموقع تنظیم وکالت نامه رسمی کارمنداصلاحات ارضی بوده است واساساً دعوی متوجه موکل نیست .در جلسه دادگاه آقای ((ب )) وکیل خواهان باملاحظه لایحه مزبوراظهار داشته است عقدبیع شرعی صحیحاً واقع شده است و هیچ گونه اکراه واجباری وجودنداشته است وموکل ایشان مکلف هستندبه تعهدی که کرده اند عمل کنندونسبت به تنظیم رسمی انتقال اقدام نمایند.
دادگاه وضعیت ثبتی رااستعلام و درتاریخ1-10-71 چنین انشاءنظریه نموده است
نظربه این که اولاًصلح نامه 12-6-68که ((د))و((س )) کلیه حقوق …خود درقولنامه 28-3-51رابه نام خواهان …نموده اند اصولاً درقولنامه مذکور((ج )) 5/4 دانگ …زمین رابه ((س))…واگذار و((د))..حقی درقولنامه برای وی منظور نگردیده که …به خواهان واگذار نمایدبه خصوص که صلح نامه حسب مواد 47 و 48 قانون ثبت می بایستی دردفتراسنادرسمیثبت گرددتاآثارقانونی بران مترتب گردد …ونظربه این که ملک درگرواصلاحات ارضی بوده … وانجام هرگونه معامله نسبت به عین مرهونه باطل وازدرجه اعتبارساقط است …بنا به مراتب مرقوم وعدم تنفیذ…بند ((ج )) قولنامه نیزاشعاردارد هر گاه فروشنده درظرف مدت مقررکه دربند((الف ))30 روزقیدگردیده برای انجام معامله حاضرنشودعلاوه برردمبلغ دریافتی که 500000 ریال در شق یک قولنامه قیدشده مبلغ 50000 ریال مجاناًوبلاعوض دروجه خریدار ((س ))بپردازدوقیدوجه التزام وفاصله زمانی قولنامه تنظیمی و صلح نامه عادی وتوجه به مفادوکالت نامه 2157990-4-51 حاکی ازوکالت دادن خوانده ردیف اول به خوانده ردیف دوم برای انجام کارهای اداری وگرفتن سند برای خوانده ردیف اول است نه شخص خودش و مفاد وکالت نامه 2457987/451 نیزمشعربراین است که خواندگان ردیف دوم وسوم ابتدامی بایستی بدهی سندشماره 1952741/12/49 راپرداخته و سپس ملک رامنتقل نماینددرحالی که ابتدا در تاریخ28-3-51 ((ج )) قولنامه ای رابارحمت الله …تنظیم وبه عبارت دیگرقبل ازپرداخت بدهی وفک رهن که در 14-3-63به عمل آمده قولنامه ای درتاریخ 28/3/51 ومقدم برفک رهن وپرداخت بدهی تنظیم نموده که بنابه مراتب مرقوم ومستنداً به ماده 56 قانون اجرای احکام مدنی صحیح وقانونی به نظرنرسیده وچون قبوض پرداختی اقساط نیزبه نام ((ع )) فروشنده صادروبنابه مراتب وجوداشکالات قانونی مرقوم عقدبیع فی مابین طرفین دعوی محققاً انجام نگردیده نظریه رددعوی خواهان صادرواعلام می گردد.) متعاقباً درتاریخ 29-2-72به وقت فوق العاده پایان دادرسی اعلام و براساس نظریه مزبورانشاء رای نموده که منتهی به تجدیدنظرخواهی گردیده است .اعتراض این است که به فاصله کمترازیک ماه ازقولنامه آقای ((ج))به علت این که قادرنبوده شخصاًبدهی های خودرابپردازدیا مقدمات انجام معامله وتنظیم سندرسمی رافراهم کندوخلاصتاً به منظور رهایی خویش ازگرفتاری هاومراجعات خسته کننده اداری به آقایان ((د)9)و((س ))وکالت بلاعزل به موجب سند 24-4-51اعطاء وتصریح می کند که این وکالت برای این است که بدواًبدهی های اورانسبت به سه چهارم از کل بدهی موضوع سند 52741 دفتر 17 بپردازند سپس نسبت به انتقال قطعی یامصالحه 5/4 دانگ مشاع ازشش دانگ موردخریداری اواقدام کنند ودراین وکالت نامه آمده است که می توانندملک رابه هرشخصی حتی به خودشان به هرمبلغ ومال الصلح واگذارکنندوجه رادریافت وخیارات رااسقاطواسنادراامضاءکنندتحویل وتصرف نمایندووجه المعامله رابابت مطالبات خودبرداشت نمایندوضمن سلب حق عزل متعهد شده است که اگر عملی انجام دهدکه موجب محدود یاغیر ممکن شدن وکالت گردداز عهده خسارات برآیدودووکیل پس ازپرداخت دیون موکل مبادرت به تنظیم سند 12-6-68نموده اندووجودوکالت نامه دووکیل به تنهایی کافی است وحق بیع وصلح داشته اندوباقبول مصالحان جای استنادبه مادتین 47و 48 قانون ثبت نیست .اعتراض نامه عیناً هنگام شورقرائت می گردد.
هیئت شعبه درتاریخ بالا تشکیل گردید وپس ازقرائت گزارش آقای … عضوممیزواوراق پرونده مشاوره نموده چنین رای می دهد:
((به لحاظ مجموع محتویات پرونده وهم چنین قانون نحوه انتقال اراضی واگذار ی به زارعین مصوب آذر51 ایرادات واعتراضات تجدید نظرخواه مالاًموثردرنقض دادنامه موردتقاضای تجدیدنظرنیست ،اشکال دیگری هم ندارد.علی هذادادنامه موصوف من حیث نتیجه ابرام می گردد))
…فرم شماره 7 …… ( برای دیدن فرم رجوع شود به ص 69 در آخر این گزارش کار تکمیلی) …

نحوه تنظیم و نوشتن استشهادیه محلی
استشهاد نامه نوعی تاییدیه بر صحت گفته های مکتوب شخص متقاضی است ، که بر این اساس مطلیعین و معتمدین محل ضمن امضا ء گفته ها را تایید می کنند که اشخاص قدیمی آن را برای تایید نهایی به شورای محل و یا شورای ثبت محل می بردنند .امروزه بهترین مکان مراجعه ، رجوع به دفترخانه ، جهت ثبت و یا گواهی صحت امضاء آن می باشد.
…فرم شماره 3 ……….. ( برای دیدن فرم رجوع شود به ص 60 در آخر این گزارش کار تکمیلی) ………
تسهیل نمودن تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی:
دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از تنظیم سند رسمی انتقال عین اراضی و املاک اعم از قطعی، شرطی، هبه، معاوضه، صلح، وقف و وصیت، مطابقت مشخصات ملک و مالک (مندرج در سند مالکیت) با دفتر املاک و بازداشت نبودن ملک را از اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع آن استعلام و پس از اخذ پاسخ، با رعایت سایر مواد این آیین نامه مبادرت به تنظیم اسناد مذکور نمایند و شماره و تاریخ پاسخ استعلام را در سند تنظیمی قید کنند. پاسخ استعلام ثبت باید حاوی نام و مشخصات آخرین مالک، شماره پلاک ثبتی، ثبت، صفحه و دفتر املاک، شماره چاپی سند مالکیت و مراتب بازداشت یا عدم بازداشت ملک مورد استعلام باشد. چنانچه ملک در دفتر املاک ثبت نشده باشد، اداره ثبت محل مکلف است وضعیت ثبتی را اعلام نماید.استعلام یادشده، مطابق برگه مخصوصی است که حاوی اطلاعات موصوف بوده و توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به صورت اوراق بهادار تهیه و به دفاتر اسناد رسمی تحویل می شود و اعتبار پاسخ استعلام، در مواردی که دفتر اسناد رسمی و اداره ثبت در یک شهر قرار دارند، یک ماه و در غیر این صورت 45 روز از تاریخ صدور خواهد بود. دفاتر اسناد رسمی نمی توانند پاسخ استعلام ثبتی را که به عنوان دفترخانه دیگری صادر گردیده است، مستند ثبت معامله قرار دهند و راساً باید استعلام نمایند.
چنانچه پس از ارسال پاسخ استعلام به دفتر اسناد رسمی در مدت اعتبار پاسخ مذکور، دستور مرجع ذی صلاح قضایی یا ثبتی مبنی بر بازداشت ملک یا نظریه قطعی وزارت مسکن و شهرسازی یا وزارت جهاد کشاورزی حسب مورد مبنی بر موات بودن و یا شمول ماده (56) قانون حفاظت و بهره برداری از جنگل ها و مراتع، به اداره ثبت محل وقوع ملک واصل گردد، اداره مذکور مکلف است فوراً مراتب را راساً یا از طریق اداره ثبت محل استقرار دفترخانه به دفتر یادشده کتباً ابلاغ نماید.
دفاتر اسناد رسمی درخصوص گواهی پایان ساختمان و عدم خلاف، ملزم به رعایت تبصره (8) اصلاحی ماده (100) قانون شهرداری ـ مصوب 27/6/1358 شورای انقلاب ـ قبل از تنظیم سند انتقال املاک موضوع تبصره مذکور می باشند.
دفاتر اسناد رسمی موظفند هنگام تنظیم سند رسمی انتقال اراضی و املاک واقع در خارج از محدوده و حریم شهر، اعلام نظر اداره جهاد کشاورزی شهرستان مربوط مبنی بر عدم شمول مقررات قانون مرجع تشخیص اراضی موات و ابطال اسناد آن و یا عدم شمول ماده (56) قانون حفاظت و بهره برداری از جنگل ها و مراتع را اخذ و شماره و تاریخ آن را در سند تنظیمی قید نمایند. ادارات جهاد کشاورزی مکلفند با رعایت مفاد تبصره ماده (1) قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی و ماده (7) این آئین نامه، نسبت به ارجاع موضوع به سازمان های ذی ربط (حسب مورد سازمان امور اراضی یا سازمان جنگل ها، مراتع و آبخیزداری کشور) و یا ادارات وابسته اقدام و اعلام نظر نمایند. دفاتر اسناد رسمی موظفند به منظور تعیین موقعیت پلاک ثبتی مورد انتقال از جهت داخل یا داخل از محدوده و حریم شهر قرارداشتن آن، از سازمان مسکن و شهرسازی استعلام نمایند.در صورت وجوه سابقه مبنی بر اعلام نظر نسبت به موات نبودن ملک از مرجع ذی ربط یا در صورتی که برای مورد معامله سند مالکیت به صورت اراضی کشاورزی، باغ مشجر و یا دارای اعیانی صادر شده و یا مستندات و پاسخ استعلام قبلی موید آن باشد، نیاز به اخذ نظر مجدد در این خصوص نخواهد بود. وزارت جهادکشاورزی تا پایان مهلت قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران و به شرح بند (ج) ماده (68) قانون مذکور، باید کلیه اراضی موات واقع در خارج از محدوده و حریم شهر و همچنین اراضی مشمول ماده (56) قانون حفاظت و بهره برداری از جنگل ها و مراتع را به اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک منعکس نموده و در مورد آنها تقاضای صدور سند مالکیت نماید. دفاتر اسناد رسمی مکلفند، هنگام تنظیم سند نقل و انتقال عین اراضی و املاک، مفاصا حساب مالیاتی و حسب مورد بدهی موضوع ماده (37) قانون تامین اجتماعی ـ مصوب 1354ـ را از انتقال دهنده مطالبه و شماره آن را در سند تنظیمی قید نمایند، مگر اینکه انتقال گیرنده ضمن سند تنظیمی متعهد به پرداخت بدهی احتمالی انتقال دهنده گردد که در این صورت متعاملین نسبت به پرداخت آن مسئولیت تضامنی خواهند داشت. در صورت اخیر، دفاتر اسناد رسمی موظفند تصویر سند تنظیمی را جهت وصول مطالبات موصوف تا پایان ماه بعد به ادارات امور مالیاتی و تامین اجتماعی محل مربوط ارسال نمایند. ادارات مذکور موظفند طبق مقررات، پس از تاریخ وصول تصویر اسناد مذکور در صورتی که مورد معامله دارای بدهی باشد، مراتب را ضمن صدور برگ تشخیص و تعیین میزان قطعی بدهی تا تاریخ ثبت سند رسمی به نشانی مندرج در سند تنظیمی به هر یک از متعاملین ابلاغ نمایند. ادارات و سازمان های مذکور در بندهای ذیل ماده (1) قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مکلفند هنگام تقاضای ذی نفع و یا ارایه استعلام دفتر اسناد رسمی، گواهی وصول تقاضا یا استعلام، حاوی پلاک ثبتی ملک مورد استعلام را به مراجعه کننده تسلیم و یا برای دفتر اسناد رسمی ذی ربط ارسال و حداکثر ظرف 20 روز از تاریخ صدور گواهی وصول تقاضا و یا استعلام، پاسخ آن را اعلام نمایند. نظر مخالف مراجع مذکور باید روشن و با ذکر علت و مستند به دلایل قانونی و اعلام نظر موافق نیز باید صریح و بدون قید و شرط باشد. در غیر این صورت یا در صورت عدم ارایه پاسخ در مهلت مقرر، ثبت سند با تصریح موضوع در سند تنظیمی بلامانع خواهد بود. در صورتی که مراجعه کننده مدعی عدم صدور پاسخ لازم ادارات مربوط در ظرف مدت مقرر باشد، دفتر اسناد رسمی موضوع را از اداره ذی ربط استعلام خواهد نمود.
دفاتر اسناد رسمی هنگام تنظیم سند، موظفند در صورت عدم وصول پاسخ استعلامات و یا ارایه پاسخ مشروط و مبهم یا مقید، منتقل الیه را از آثار و تبعات سند تنظیمی مطلع و مسئولیت تضامنی متعاملین در پاسخگویی کلیه تعهدات قانونی و بدهی های مربوط به مورد معامله که تا زمان تنظیم سند طبق قوانین محقق و مسلم بوده را صریحاً در سند قید و ثبت نمایند. هرگونه انتقال بلاعوض اراضی و اعیان به نفع دولت و شهرداری ها و نیز تنظیم اسنادی که موجب تغییر مالکیت عین نمی گردد از قبیل اجاره، رهن و تقسیم نامه (غیر از حبس)، از پرداخت عوارض و اخذ هرگونه گواهی و اعلام نظر به استثنای پاسخ استعلام از اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک معاف می باشد، لکن دفاتر اسناد رسمی مکلفند نشانی محل وقوع ملک را طبق اظهار متعاملین در سند تنظیمی قید نموده و حداکثر تا پایان ماه بعد تصویر سند تنظیمی را حسب مورد به اداره امور مالیاتی یا اداره تامین اجتماعی شهر مربوط ارسال نمایند. اداره امور مالیاتی محل مکلف است در اجرای تبصره (1) ماده (123) اصلاحی قانون ثبت موضوع ماده (10) قانون الحاق موادی به قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت ـ مصوب 1384ـ ، ارزش معاملاتی ملک مورد معامله را به دفتر اسناد رسمی استعلام کننده اعلام نماید. – اگر به درخواست متعاملین سند نقل و انتقال تلفن ثابت و همراه در دفاتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت گردد، شرکت مخابرات ایران موظف است پس از ارایه سند مذکور نسبت به تغییر نام مالک مبادرت نماید. دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از تنظیم سند نقل و انتقال ماشین های چاپ، لیتوگرافی و صحافی موافقت وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی را اخذ و پس از انجام معامله، خلاصه نقل و انتقال را در شناسنامه مالکیت مربوط درج و تصویر سند تنظیمی را به وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی ارسال نمایند. شناسنامه مذکور طبق نمونه ای است که توسط وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی با همکاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور حداکثر ظرف سه ماه از تاریخ ابلاغ این آئین نامه، تهیه و در اختیار مالکان ماشین های یادشده قرار می گیرد. تا زمانی که شناسنامه مالکیت موضوع این مبحث تهیه و در اختیار مالک قرار داده نشده است، تنظیم سند با ارایه موافقت نامه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی بلامانع خواهد بود.
روش تنظیم اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده
ابتدا وارد سایت https://www.evat.ir شده و روی تسلیم اظهارنامه عادی کلیک نمایید.بعد از وارد کردن نام کاربری و رمز ورود که پس از پیش ثبت نام با پست برایتان ارسال شده و وارد شدن به سامانه ، سال عملکرد و شماره دوره را انتخاب و روی ورود کلیک کنید.
1- جدول یک : ردیف 1 جمع تحریر و گواهی امضائ دوره را وارد کرده و در مقابل آن (قسمت مالیات و عوارض متعلقه) …. درصد آن را وارد می کنید. در دریف 4 نیز به همین ترتیب عمل می کنید ( ردیف 2 و 3 نیاز به تکمیل ندارد و شامل ما نمی شود )
2- در جدول دو: اگر کالایی خریداری کرده اید (با فاکتور شماره دار که دارای مشخصات مورد نظر باشد و از بنگاه دارای کد اقتصادی ) که مالیات ارزش افزوده از شما گرفته می توانید در این قسمت وارید کنید همچنین هزینه ها و مالیات بر ارزش افزوده مندرج در قبوض آب و برق و گاز و تلفن دفترخانه را نیز می توانید در این قسمت درج کنید.
3- جدول شماره 3 نیز نیاز به تکمیل ندارد. در نهایت تیک کنار صحت مندرجات اظهارنامه تنظیمی مورد تایید بوده و … را بزنید و ذیل آن نام و نام خانوادگی خود را وارد کنید و روی تایید و مرحله بعدی را کلیک کنید.
-4در صفحه جدید در ذیل صفحه شماره ثبت و تاریخ تسلیم اظهارنامه قید شده است.
– 5 روی File در منوی بالای صفحه کلیک کنید و گزینه print preview را انتخاب کنید و سایز صفحه را تنظیم کنید و صفحه ای مربوط را پرینت و مهر و امضاء کنید اگر در پیش نمایش پرینت صفحه ناقص آمده بود با تغییر سایز صفحه به 85% صفحه را تنظیم سپس پرینت کنید.
6- شماره حسابهایی که باید 5/1 درصد مالیات و 5/1 درصد عوارض را واریز کنید را در فیشهای جداگانه قید و به بانک ملی ایران پرداخت کنید .
تذکر بسیار مهم: کد اقتصادی خود را در قسمت شناسه پرداخت قبض واریز بانکی درج نمایید.
7- یک نسخه اظهارنامه پرینت شده که مهر و امضاء کرده اید را با دو نسخه تصویر فیش پرداختی به اداره مالیاتی تان ببرید یا با پست پیشتاز دو قبضه ارسال کنید و رسید پستی را نزد خود نگه دارید.
8- پس از واریز فیشها به بخش ثبت واریز بانکی مالیات و ثبت واریز بانکی عوارض مراجعه و اطلاعات قبوض پرداختی را ثبت کنید .
۹-قبل از ارسال راهنمای تکمیل اظهارنامه و دستورالعمل تسلیم اظهار نامه را مطالعه بفرمایید .
۱۰- توجه داشته باشید که در قسمت اصلاح اظهارنامه تنها یک بار مجاز به اصلاح اطلاعات هستید.
مباحث بسیار گسترده است ، که من به همین مقدار بسنده می کنم ، زیرا باعث قطور شدن این گزارش کار می گردد.

فصل چهارم:
جمع بندی و نتیجه گیری و ارایه پیشنهادات:
دفاتر اسناد رسمی باید مجلد بوده و تمام صفحات آن را در بدو امر مدعی العموم بدایت محل یا نماینده او شماره گذارده به امضای خودممضی و به مهر پارکه مهر نماید و مجموع عده صفحات هر دفتر را باید مدعی العموم یا نماینده او با تمام حروف در صفحه اول و آخر دفتر با ذکر تاریخ قید کند. دفاتر ثبت اسناد مادام که صفحه سفید دارد استعمال می شود و پس از تمام شدن ، متصدی دفتر ذیل آن را بسته و در ضمن صورت مجلسی که بلافاصله پس از آخرین ثبت دفتر نوشته می شود ختم دفتر را قید کرده و امضا می نماید. هر سردفتر و دفتریار و نماینده قبل از تصدی باید دو نمونه از امضای خود را بدهد. یکی از نمونه ها در دفتر ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک بایگانی خواهد شد.کلیه سردفتران و دفتریاران و نمایندگان موظفند اسناد و دفاتر را مطابق نمونه ای که داده اند امضا نمایند. شماره ثبت معاملات دفاتر اسناد رسمی باید مسلسل بوده و در آخر سال تجدید نشود. در موقع مراجعه اشخاص برای انجام معامله به دفاتر اسناد رسمی باید از مراجعه کنندگان ورقه شناسنامه مطالبه شود. در کلیه اسناد و دفاتر و قبوض باید تاریخ شمسی قید گردد. دوائر دولتی و موسساتی که برای ثبت معاملات خود اوراق مخصوصی تهیه نموده و برای ثبت معامله در آن اوراق به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می نمایند در صورتی اوراق مزبور پذیرفته می شود که به تصویب اداره کل ثبت اسناد و املاک رسیده باشد.سردفتران می توانند با اجازه اداره کل ثبت اوراق تصویب شده را در دفتر مخصوصی به هزینه خود چاپ نمایند. هرگاه کسی بخواهد وجهی تودیع نماید تا دویست ریال را در مقابل قبض رسمی نزد نماینده دفتر اسناد رسمی (چنانچه دارای نماینده باشد) والا نزد سردفتر تودیع نموده و بیش از مبلغ مذکور را باید به صندوق ثبت محل سپرده و در مقابل رسید به سردفتر اسناد رسمی تسلیم نماید. در هر دومورد فوق دفتر اسناد رسمی مکلف است منتهی در ظرف دو روز مراتب را به اداره ثبت محل اطلاع دهد تا اداره ثبت ، تودیع وجه را به وسیله اخطار به طرف ابلاغ کند.در دفتر اسناد رسمی وجه تودیع شده در دفتر مخصوص ثبت می گردد و در موقعی که قبض وجه تودیع شده به صاحب آن رد می شود در ستون مربوطه دفتر از کسی که قبض به او تسلیم شده رسید اخذ می گردد. هیچ یک از سردفتران یا دفتریاران حق ندارند محل کار دفتر خود را بدون اطلاع و اجازه اداره ثبت تغییر دهند. سردفتران حق ندارند دفاتر را از محل کار خود به منزل اصحاب معامله ببرند مگر آن که محقق شود کسی که می خواهد معامله نماید مریض بوده ، که در این صورت باید تنظیم سند و ثبت معامله با حضور نماینده مدعی العموم محل و در نقاطی که دسترسی به مدعی العموم نباشد با حضور دونفر از معتمدین محل به عمل آید. سردفتران مکلفند دفاتر اسناد رسمی را برای ثبت معاملات دولتی و بنگاه های عمومی به محلی که اداره کل ثبت تعیین و دستور می دهد برده و سند را در آن محل تنظیم و ثبت نمایند.برای تنظیم اسناد زندانیان ، سردفتری که از طرف اداره کل ثبت معین می شود مکلف است دفاتر اسناد رسمی را به دفتر زندان برده سند رابا حضور نماینده دادستان شهرستان تنظیم و ذیل سند و ثبت دفتر مراتب را قید و به امضای ذینفع و نماینده مزبور برساند. در صورت تغییر سر دفتر مدیر ثبت اسناد واملاک محل و یا نماینده او با حضور مدعی العموم ابتدائی یا نماینده والا با حضور امین یا مامور صلح و در صورتی که هیچیک از مامورین مزبور حاضر نباشند با حضور دو نفر از معتمدین محل ذیل دفاتر را بسته و به قائم مقامی که بجای او معین میشود تسلیم می نمایند.
اسناد باید قانونی باشند و هیچ سندی را نمی توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آن که موافق با مقررات قانون باشند. و همچنین در کلیه اسناد بایستی شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین به طور وضوح قید بشود و هرگاه خود متعاملین تغییر محل اقامت خود را بعد ازثبت سند به دفتر اسناد رسمی و بعد از صدور و ابلاغ اجراییه به اداره اجرا اطلاع ندهند ، کلیه اوراق به همان محلی که در سند قید شده ابلاغ می گردد. سردفتر و نماینده ، هیچ سندی را نباید امضا نمایند مگر آن که وارد دفتر شده و به امضای اصحاب معامله رسیده باشد. سند معامله باید پس از تنظیم و ثبت در دفتر سردفتر و نماینده (چنانچه دارای نماینده باشد) و انجام سایر تشریفات به تصدیق و امضای اصحاب معامله برسد و متعاملین باید در یک جلسه اسناد و دفاتر مربوطه را امضا نمایند و در صورتی که قبوض اقساطی هم ضمیمه سند باشد قبوض مزبور را هم بایستی در همان جلسه که اسناد و دفاتر امضا می شود امضا کنند و سند ثبت شده در دفتر اسناد رسمی باید به صاحب سند یا وکیل او تسلیم و در دفتر مخصوصی رسید گرفته شود. در مورد اسنادی که در دو نسخه تنظیم می شود پس از ثبت یک نسخه در دفتر، باید در ذیل آن نسخه قید ( نسختان ) شود و در نسخه ثانی قید شود که نسخه اول این سند در ذیل شماره فلان ثبت و تمبر حق الثبت هم به آن الصاق گردیده و اگر سند بیش از دو نسخه لازم باشد فقط رونوشت داده می شود. تنظیم و ثبت معاملاتی که از طرف قیمین صغار و محجورین نسبت به اموال آنها در دفاتر واقع می شود ، بدون اجازه کتبی مدعی العموم محل ممنوع است و به اوراق قیم نامه عادی در دفاتر اسناد رسمی نباید ترتیب اثر داده شود.
دفاتر اسناد رسمی در مورد اقاله و فسخ معاملات باید به طریق ذیل عمل می کنند:
الف ـ در صورتی که یکی از متعاملین بخواهد از حق خیار فسخ خود استفاده نماید بایستی پس از احراز حق مزبور فسخ معامله در حاشیه سند و ثبت دفاتر قید شده و به امضای کسی که معامله را فسخ نموده برسد. سردفتر باید امضای شخص مزبور و وقوع فسخ را تصدیق و امضا نماید و همین عمل را عینا نماینده (چنانچه دفتر اسناد رسمی دارای نماینده باشد) باید در دفتر خود بنماید. در این مورد زدن مهر باطل شد، مورد نخواهد داشت .
ب ـ در صورتی که طرفین برای اقاله به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند باید پس از اقاله معامله در ستون ملاحظات دفتر ، سند معامله ابطال و مهر (باطل شد) روی سند و ثبت دفتر زده شود، در املاک چنانچه اقاله گردد. خلاصه اقاله طبق خلاصه معاملات به دفتر املاک ارسال گردد. در اسنادی که مواد مختلفی بین اصحاب معامله مقرر شده مادامی که تمام مواد ، اقاله نشده باشد استعمال مهر (باطل شد) در سند و ثبت دفتر مورد نخواهد داشت . هیچ یک از اوراق را نباید قبل از تنظیم آن ، اصحاب معامله امضا نمایند.
در رابطه با معاملات و قراردادها در معاملات و قراردادها در کلیه اسناد اجاره باید در متن سند تصریح شود که اگر بعد از گسستن عقد و یا پس از انقضای مدت اجاره عین مورد اجاره تخلیه نشود، مادام که اجاره دار ملک را در تصرف دارد بهره بهای زمان تصرف معادل اجاره بها ، بدهی مسلم او می باشد که ملتزم است تادیه نماید مگر این که طرفین معامله به نحو دیگر تراضی نمایند.
در مورد معاملات با شرط وکالت خارج باید شرط مزبور در همان سند قید شود و تنظیم سند شرط نامه جداگانه ممنوع است . در مورد کلیه معاملات اقساطی و اسناد و اجاره نامه باید قبوض اقساطی چاپی صادر شود و در کلیه اسناد معاملات نمی توان وکالت داین را از طرف مدیون در انتقال مقداری از مال مدیون بخود به عنوان وجه التزام قید نمود. در مورد معاملات اقساطی باید قبوض رسمی به عده اقساط صادر و شماره سند معامله و تاریخ تادیه در آن قید شده به امضای متعهد برسد.قبوض مزبور به داین تسلیم و تعداد شماره قبوض آن در ستون ملاحظات دفتر ذکر شده به امضای متعهدله خواهد رسید و در صورتی که ضامن داشته باشد اسم ضامن در قبوض اقساطی قید گردیده به امضای ضامن برسد .چنانچه قبوض اقساطی مربوط به اصل معاملات شرطی یا رهنی باشد باید در قبوض مزبور رهنی و یا شرطی بودن معامله قید شود.
در معاملات غیرمنقول در مورد املاکی که در دفتر املاک ثبت نشده باشد سردفتر مکلف است قبل از تنظیم سند، وضعیت ثبتی ملک را از اداره ثبت محل استعلام نموده و پس از وصول صورت وضعیت ثبت ملک هرگاه مانعی برای انجام معامله نباشد اقدام به ثبت سند نماید. دفاتر اسناد رسمی مکلفند وضعیت املاک ثبت شده حوزه ثبت تهران را از لحاظ بازداشت و عدم شمول مقررات لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداری ها و بانکها و اوقاف مصوب مردادماه 1335 و قانون اصلاحی سال 1339 استعلام نمایند. پاسخهای رسیده از ماشینهای الکترونیکی که روی برگهای مخصوص منعکس و با مهر مخصوص ثبت مربوط ممهور گردیده نیز معتبر خواهد بود. در کلیه اسناد معاملات املاک باید شماره پلاک و حدود و فواصل ملک مورد معامله تصریحا قید گردد و هرگاه معامله راجع به انتقال قطعی تمام ملک ثبت شده باشد، سردفتر باید خلاصه آن را در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضا کرده و به انتقال گیرنده تسلیم نماید تا در صورتی که بخواهد، سند مالکیت جدیدی برای خود تحصیل کند. در موردی که معامله راجع به انتقال یک قسمت از ملک باشد خلاصه آن باید در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضا گردیده و سند مزبور به انتقال دهنده مسترد گردد، در این صورت انتقال گیرنده می تواند به اداره ثبت حوزه وقوع ملک مراجعه کرده و برای خود سند مالکیت مستقل تحصیل نماید. در مواردی نیز که معامله مربوط به واگذاری حق عینی نسبت به ملک (مثل رهن و حقوق ارتفاقی ) و یا راجع به انتقال تمام یا قسمتی از عین ملک با حق استرداد باشد سردفتر باید آن را در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضا نماید. بعد از تنظیم سند، سردفتر مکلف است خلاصه معامله را که نزد او واقع شده روی برگهای مخصوص این کار نوشته منتهی در ظرف پنج روز به اداره ثبت بفرستد. خلاصه نامبرده باید حاوی نام پدر و شماره شناسنامه متعاملین نیز بوده و علاوه بر امضای آنان به امضای سردفتر و نماینده ثبت درصورتی که دارای نماینده باشد ممضی باشد. تخلف از دستور این ماده مستلزم کیفر انتظامی شدید خواهد بود. در صورتی که معامله راجع به ملک ثبت شده باشد باید خلاصه آن مستقیما به دفتر املاک ثبت محل فرستاده شود که در ذیل ثبت ملک قیدگردد و در غیر این صورت به دایره بایگانی ثبت محل داده می شود. قسمت اول( ارسال خلاصه به دفتر املاک ) در مورد وصیت نسبت به املاک ثبت شده هم باید رعایت گردد. شخصی که نسبت به عین ملک حقی به او واگذار شده باید نسخه ای را که به او داده شده به ترتیب مقرر در ماده فوق به دفتر املاک یا دایره بایگانی بدهد و رسید دریافت دارد.
در مورد معاملات وراث متوفی نسبت به املاک ، معامله را وقتی می توان تنظیم و ثبت نمود که گواهی نامه انحصار وراثت در دست داشته وبین آنها در سهم الارث توافق باشد. در مورد ترکه متوفی که دارای صغیر است ، چنانچه قبل از صدور گواهی نامه انحصار وراثت برای دریافت درآمد و یا پرداخت دیون و یا صرف وجه اقدام فوری لازم باشد و مدعی العموم بدایت در مرکز با موافقت مدعی العموم کل و در ولایات با موافقت مدعی العموم استیناف اجازه انجام امری که لازم بوده بدهد ، تنظیم سند معامله در دفاتر اسناد رسمی برای این گونه امور مجاز و موکول به صدور گواهینامه انحصار وراثت نخواهد بود.
در موقع مراجعه کلیه اتباع خارجه برای تملک اموال غیرمنقول باید سردفتران جواز اقامت آنها را ملاحظه تا در صورتی که مدت آن منقضی نشده باشد بوسیله اظهارنامه مخصوص از اداره ثبت محل برای تنظیم سند معامله تحصیل اجازه نمایند. در مورد اتباع خارجه که از اعضای سفارتخانه ها و مستخدمین و روسای هیاتهای اعزامی ( میسیون ) باشد گذرنامه آنها که به تصدیق شهربانی رسیده باشد به منزله جواز اقامت خواهد بود و تنظیم و ثبت اسناد معامله غیرمنقول اتباع ایران که ترک تابعیت نموده اند و مطابق قانون ، حق خرید اموال غیرمنقوله در ایران ندارند ممنوع است . در مورد معاملات با حق استرداد (بیع شرط و رهن و غیره ) اتباع خارجه ، تحصیل اجازه مخصوص از اداره ثبت محل لازم نیست و مثل معاملات اتباع داخله باید وضعیت ثبتی ملک استعلام و خلاصه معامله نیز به اداره ثبت ارسال گردد. در مورد فسخ معاملات املاک ثبت شده دفاتر اسناد رسمی مکلف هستند پس از قید فسخ در دفاتر و سند مالکیت ، لاشه سند معامله و اعلامیه فسخ را به دفتر املاک حوزه ثبت ارسال داشته و رسید دریافت نمایند.
در مورد صدور ورقه اجراییه تقاضای صدور ورقه اجراییه باید به وسیله تقاضانامه از ناحیه ذی نفع و یا قائم مقام او از دفتر اسناد رسمی که سند مورد اجراییه در آن دفتر ثبت شده به عمل آمده و رسید دریافت کند. در مورد فسخ معاملات و تقاضای تخلیه عین مستاجره باید قبوض اقساطی بقیه مدت ، ضمیمه تقاضانامه باشد. دفتری که سند مورد تقاضای اجرا در دفتر او ثبت شده پس از اطمینان به هویت تقاضاکننده و تشخیص این که حق مطالبه اجرای مفاد سند را دارد سواد سند را در سه نسخه تهیه کرده و به اداره ثبت می فرستد. ورقه اجراییه را فقط نسبت به موضوعاتی می توان صادر کرد که در سند مربوطه منجزا قید شده باشد. نسبت به وجه التزامی که در معاملات استقراضی یا هر نوع قرارداد و معامله دیگری مقرر شده و متعهد به تادیه آن ملزم باشد بیش از صدی دوازده در سال نباید ورقه اجراییه صادر شود.
در مورد حق الثبت و تعرفه حق التحریر حق الثبت در دفاتر اسناد رسمی که دارای نماینده باشند به وسیله نماینده اخذ و معادل آن تمبر به سند الصاق می شود. مبلغ حق الثبت ماخوذی باید در دفتر در ستون حقوق دولتی قید شود و نسبت به وجه الضمانه و وجه التزام حق الثبت اخذ نمی گردد. حق الثبت معاملات بر طبق قانون باید اخذ شود و هرگاه مورد معامله غیر از وجه نقد باشد قیمت عادله ملاک عمل خواهد بود. حق الثبت باید قبل از تنظیم سند تادیه و قبض رسمی صادر گردد و هرگاه قبل از تنظیم سند معامله و ثبت آن در دفاتر مربوطه ، طرفین از انجام معامله صرفنظر نمایند باید در ظهر قبض ، رد وجه با تصدیق سردفتر قید و به امضای گیرنده آن برسد و درصورتی که معامله در دفتر ثبت شده باشدحق الثبت ماخوذه مسترد نخواهد شد و باید معادل حق الثبت تمبر به سند الصاق و باطل شود. در صورتی که اصحاب معامله برای تنظیم سند و یا استرداد وجه تادیه شده تا یکماه حاضر نشوند، وجوه دریافتی در هر ماه به حساب امانت به صندوق ثبت محل تحویل و قبض امانت دریافت می شود. دفاتر اسناد رسمی حق ندارند بیش از میزان مندرجه در تعرفه حق التحریر وجهی اخذ نمایند و حق التحریر هم به میزان اصلی معامله اخذ می گردد و نسبت به متفرعات آن هیچ گونه وجهی تعلق نمی گیرد.بعد از دریافت حق التحریر مطابق تعرفه مقرره در مقابل آن قبض رسید صادر و به دهنده آن تسلیم می شود و قبض مذکور با قید تاریخ و شماره در دفتر مربوطه ثبت می گردد.
در مورد های دیگر، در مورد انتقال املاک موقوفه و تبدیل به احسن ، باید اجازه اداره اوقاف ارایه شود. تنظیم و ثبت معاملات اشخاص به عنوان شرکت یا نمایندگی شرکت ، قبل از احراز شخصیت حقوقی آنها ممنوع است . دفاتر اسناد رسمی رونوشت مصدق اسناد ثبت شده را چنانچه تقاضا شده باشد به صاحبان اسناد و اشخاص ذی نفع در معامله و به قائم مقام قانونی آنها می دهند و به غیر اشخاص فوق درصورتی رونوشت داده می شود که از محکمه گواهی نامه برای اخذ آن داشته باشند.رونوشت اوراقی که تشریفات آن در دفتر انجام نشده و ناقص مانده است باید قید شود که ثبت آن از چه جهتی ناقص مانده و تکمیل نشده است . از قیم نامه و وکالت نامه و اوراق دیگری که برای تنظیم ثبت سند به دفتر اسناد رسمی سپرده شده رونوشت به تقاضاکننده داده می شود. ولی رونوشت مزبور در حکم اصل سند نبوده و سند عادی محسوب است و در ذیل آن قید می شود: رونوشت مطابق سند عادی است که به دفتر سپرده شده است.
در رابطه با جرایم سر دفتر و دفتر یار و برخی مطالب دیگر ، خلاصه ای از شرح آنها را در این قسمت وارد نمی کنم.
***به صورت نموداری روند صدور تکمیل اسناد ناقص و اعلام گزارش اشتباه در اسناد تنظیمی از سوی دفاتر اسناد رسمی را برایتان به نمایش در آوردم .
…نمودار شماره 1 و 2 …… ( برای دیدن نمودارها رجوع شود به ص 64 و 65 در آخر این گزارش کار تکمیلی) …1

یک پیشنهاد:
استفاده از نرم افزار سیستم سند نویسی د ر تمامی دفترخانه ها و انضمام این طرح به عنوان استفاده اجباری این سیستم ، به عنوان یک بخش نامه ثبتی:
از آنجا که کاربرد علوم رایانه در مبانی ثبتی در حال رخنه است و تاثیر به سزایی در روند تسهیل کار ها قرا می دهد و از طرفی برخی برنامه نویسان کامپیوتری ، جهت ساخت این گونه تجهیزات نرم افزاری تمام تلاش خود را در جهت یادگیری علم حقوق به کار برده اند و یکی از نرم افزار های ثبتی در زمینه تسهیل در امور اجرایی دفترخانه ها را ارایه داده اند و آن را جهت تست ، با مجوز در 2000 دفترخانه نصب نموده اند ، که موفقیت آمیز هم بوده است. اداره ثبت اسناد و املاک باید برای همه گیر و اجباری نمودن این سیستم ، تقاضای بودجه نمایید.این یکی از بهترین طرح ها خواهد بود. این نرم افزار حاصل 15 سال زحمت و پیگیری است.
این شرکت با استفاده از کادری مجرب و امکانات وسیع در زمینه طراحی ،آموزش مناسب و رایگان بهمراه جزوه و خدمات پس از فروش توانسته است یک برنامه سهل الاستفاده جهت امور دفاتر اسنادرسمی تهیه و تدوین نماید که گزیده ای از فعالیتهای آن عبارتست از:
– کنترل ممنوع المعامله،اتومبیل بازداشتی،املاک بازداشتی ، عدم خلاف گواهی دارائی و استعلام ثبت هنگام صدور سند
– ذخیره سازی و نگهداری اسامی متعاملین
– ذخیره سازی موضوع و خلاصه شرح سند جهت بایگانی
– ذخیره سازی شماره و تاریخ سند
– چاپ اسناد در نمونه فرمهای کوچک و بزرگ با استفاده از چندین نوع خط (درشت،کشیده،ریز،ایتالیک،فانتزی و …) با ستون بندی اتوماتیک
– بازیابی اطلاعات مربوط به پلاکهای ثبتی مورد نظر که در آن دفترخانه ثبت شده باشد.
– لیست،گزارش و چاپ درآمد حق الثبت،حق التحریر بهای اوراق و … جهت تطبیق و انتقال آن به دفتر تمبر.
– لیست و گزارش درآمد حق التحریر ماهانه و کسورات بیمه-بازنشستگی و درصد سهمی کارمندان و درصد سهمی دفتریار – تهیه و ثبت مقدار معاملات ماهانه بطور تفکیک و مجزی
– حسابداری محضر ( این قسمت کاملا پنهان و فقط با رمز عبور سردفتر قابل دسترسی است)
– نگهداری لیست اوراق خریداری شده و ارائه گزارشهای مربوطه جهت بررسی اوراق مصرفی یا باطل شده و گزارش مانده اوراق در دفترخانه.
سیستم آمار
در این قسمت از برنامه براساس اطلاعات داده شده، سیستم قادر خواهد بود آمارهای مختلف را تهیه و روی کاغذهای مخصوص چاپ نماید. و در ضمن با تغییر اندازه کاغذ یا شکل گزارش شما میتواند گزارش دلخواه خود را تهیه نمائید.
– تهیه و چاپ آمار قطعی غیر منقول جهت ارسال به دارائی
– تهیه و چاپ آمار قطعی منقول اعم از وکالت یا قطعی جهت دارائی
– تهیه و چاپ آماراسناد ارجاعی بانک جهت ارسال به کمسیون تقسیم اسناد واقع در کانون سردفتران
– تهیه و چاپ آمار ماهانه جهت ارسال تعداد اسناد و جمع درآمد حق الثبت به اداره ثبت اسناد
– تهیه آمار درآمد روزانه جهت ثبت در دفتر مشاغل
– تهیه و چاپ برگ اعلام وضعیت و امار مصرفی آن جهت راهنمائی و رانندگی
– چاپ فیش حق الثبت،حق التحریر و مالیات نقل و انتقال
– امکان ایجاد و تهیه 90 گزارش متنوع به دلخواه و نظر شما
سیستم دفتر رپورتوار:
در این قسمت از برنامه اسامی افرادی که سندی بنام آنها در دفترخانه ثبت شده باشد ذخیره میگردد و قابلیتهای آن عبارتند از:
– ذخیره سازی مشخصات متعاملین همراه با خلاصه ای از موضوع معامله جهت نگهداری سوابق آنها
– بازیابی مشخصات متعاملین با ذکر شماره،تاریخ و موضع سند
– چاپ اسامی افرادی که سندی در دفترخانه تنظیم کرده باشند به ترتیب حروف الفبا با ذکر شماره ،تاریخ و موضوع سند

سیستم بانک اطلاعاتی مربوط به بخشنامه های بازداشتی
در این برنامه بخشنامه های بازداشتی با مشخصات کامل آنها با شماره و تاریخ بخشنامه ذخیره و ثبت میگردد و دارای قابلیتهای زیر میباشد:
– ذخیره سازی اسامی افراد ممنوع المعامله با مشخصات مندرج در بخشنامه صادره از طرف مقامات قضائی
– چاپ اسامی افراد ممنوع المعامله با مشخصات کامل به ترتیب حروف الفبا
– جستجو و بازیابی فرد مورد نظر با مشخصات کامل/تشابه اسمی
– امکان مشاهده و چاپ تصاویر بخشنامه های ثبتی(از دهه 40 تا به امروز)
– ثبت و درج افراد ممنوع المعامله که توسط بخشنامه های جدید صادر میشود
– درج و استخراج پلاکهای بازداشتی (جستجو براساس پلاک اصلی،فرعی،بخش و…)
– درج و استخراج پلاک اتومبیلهای بازداشت شده (جستجو براساس پلاک یا قسمتی از پلاک)
– کنترل اسناد مالکیت و اوراق مفقود شده
– ثبت و اخطار دفترخانه هائیکه مهر آنها مفقود یا سرقت شده است
ذکر این نکته ضروری است که کلیه قسمتها ، مخصوصا جداول حق الثبت،حق التحریر،مالیات اتومبیل،متون اسناد و گزارشها توسط اپراتور بدون هیچگونه وابستگی به شرکت قابل تغییر میباشد.

بخشی از فرم های که مستقیم و یا غیره مسقیم به دفترخانه ها مربوط می شوند + برخی فرم های متفرقه:
فرم شماره 1 :

فرم شماره 2 :
*مبایعه نامه
یا ایها الذین آمنوا اوفوا بالعقود (قرآن کریم/سوره مائده/آیه 1(

تاریخ تنظیم: / / 138

ماده 1- طرفین معامله:
1-1: فروشنده:……….. فرزند:…………
دارای شناسنامه شماره:………..صادره از:………….
ساکن نشانی:……………..تلفن:……………..
2-1: خریدار:………….. فرزند:……………….
دارای شناسنامه شماره:……………. صادره از:…………
ساکن نشانی:…………….. تلفن: ……………….

ماده 2: مورد معامله و مشخصات آن:
مورد معامله و مشخصات آن که فروشنده به رویت خریدار رسانده و مورد قبول و تایید خریدار است عبارت است از شش دانگ:……………………
با جمیع لواحق و توابع شرعی و عرفی آن که دارای یک جلد سند مالکیت به شماره ملک…………….و به شماره ثبت دفتر …………… بخش ……………. که فروشنده به رویت خریدار رسانیده است و خریدار از کمیت و کیفیت ارزش مورد معامله اطلاع کامل حاصل کرده و مورد قبول خریدار است.
1-2: آدرس مورد معامله عبارت است از:………………

ماده 3: قیمت کل مورد معامله:
قیمت …………. مورد معامله ……………..مبلغ……………..ریال، معادل……….تومان و به ترتیب زیر از وجه رایج مور توافق متعاملین قرار گرفت که از طرف خریدار به فروشنده پرداخت می شود:
1-3: مبلغ…………..ریال، معادل………..تومان به عنوان قسمتی از ثمن معامله ………………نقدا………….طی……….فقره چک بانکی و مسافرتی از سوی خریدار تسلیم فروشنده شد و به دریافت آن اقرار کرد.
2-3: مبلغ ……………ریال، معادل…………..تومان همزمان با تحویل مبیع و به تصرف مشتری دادن آن در مورخ / / 13
3-3: مبلغ ……………..ریال، معادل……………تومان در تاریخ / / 13 همزمان با تنظیم سند رسمی انتقال و در دفترخانه شماره …………. .
تبصره: عدم پرداخت مبلغ مندرج در بند 1-3 این مبایعه نامه از سوی خریدار به هر علت موجب منفسخ شدن و بی اعتباری معامله شده و با انفساخ معامله، فروشنده مجاز است مورد معامله را به هر شخص دیگری واگذار کند و در این مورد نیاز به اخذ هیچ گونه مجوز دیگری نیست.
ماده 4: شروط معامله:
1-4: تاریخ تخلیه و تحویل مبیع مورخ / / 13 تعیین می شود که همزمان با تخلیه و تحویل مبیع مبلغ مندرج در بند 2-3 در حق فروشنده تادیه می شود.
2-4: تاریخ تنظیم سند رسمی انتقال مورخ / / 13 است که طرفین ملزم به حضور در دفترخانه اسناد رسمی شماره …… واقع در ………..برای انجام کلیه تعهدات مندرج در مبایعه نامه و تشریفات قانونی نقل و انتقال هستند.
3-4: فروشنده مکلف است قبل از تاریخ تنظیم سند رسمی، کلیه اسناد و مدارک لازم اعم از مفاصا حساب های مالیاتی نقل و انتقال، عوارض نوسازی، گواهی پایان ساختمان و …. را تهیه و به دفترخانه فوق الذکر تسلیم کند به طوری که در روز تنظیم سند رسمی هیچ گونه مانعی برای تنظیم سند موجود نباشد.
4-4: حضور فروشنده بدون همراه داشتن اسناد و مدارک لازم و حضور خریدار بدون همراه داشتن باقیمانده ثمن معامله ( به صورت چک تضمینی یا وجه نقد) در حکم عدم حضور است و ملاک عدم حضور در دفترخانه، گواهی صادره از دفترخانه مذکور است.
5-4: در صورت عدم تخلیه و تحویل مورد معامله در تاریخ مذکور، فروشنده ملزم به پرداخت روزانه مبلغ …….. ریال، معادل……….تومان به عنوان جبران خسارت تاخیر در تحویل مبیع در حق خریدار خواهد بود.
6-4: هر گاه خریدار در موعد مقرر در دفترخانه حاضر نشده و نسبت به تنظیم سند رسمی معامله اقدام نکند، ضمن آنکه فروشنده حق فسخ مبایعه نامه را خواهد داشت، می تواند بابت تخلف از انجام تعهد خریدار، مبلغ ……… ریال(معادل………..تومان) از پیش پرداخت را کسر کرده و باقیمانده را به وی مسترد کند.
7-4: هر گاه فروشنده در موعد مقرر در دفترخانه حاضر نشده و نسبت به تنطیم سند رسمی معامله اقدام نکند، اگر چه در هر صورت معامله معتبر است، خریدار می تواند با مراجعه به مقامات صالحه قضایی الزام طرف مستنکف را ضمن مطالبه خسارات وارده به حضور در دفترخانه مورد نظر و تنظیم سند رسمی انتقال مورد معامله مطالبه کند.
تبصره: چهانچه خریدار الزام فروشنده مستنکف را جهت حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسمی از مقامات قضایی مطالبه کند، فروشنده هیچگونه حق و ادعایی نسبت به مابقی ثمن مورد معامله (مذکور در بند 3-3) نخواهد داشت.
8-4: خریدار حق دارد مورد معامله را جزعا یا کلا ولو به صورت صلح حقوق یا وکالت به غیر منتقل کند که در این صورت و حسب اعلام اطلاع قبلی انجام انتقال رسمی ( موضوع بند 2-4) به نام منتقل الیه جدید انجام خواهد گرفت و تکالیف خریدار مذکور در این مبایعه نامه نیز از حیث پرداخت الباقی ثمن معامله و حضور در دفترخانه بر عهده وی قرار خواهد گرفت.
9-4: فروشنده اقرار کرد که مورد معامله مشمول مصادره اموال نبوده و در توقیف نیست و مورد رهن و وثیقه کسی نیست و منافعی از آن به هر شکلی به دیگری واگذار نشده و ممنوع المعامله نیست.
10-4: هر گاه مبیع مورد ادعای دیگری قرار گرفت یا بعدا این ادعا حاصل شده و به اثبات برسد به طوری که عملا نقل و انتقال تحقق پیدا نکند یا سند تنظیمی ابطال شود، فروشنده مکلف است ثمن معامله را به قیمت روز ( و در صورت لزوم با جلب نظر کارشناس) به خریدار پرداخت کند و چنانچه در این زمینه خسارتی هم متوجه خریدار شود باید این خسارات را نیز جبران کند.
11-4: متعاملین بر اساس آیه شریفه (اوفوا بالعقود) و قاعده (المسلمون عند شروطهم) متعهد و ملتزم می شوند نسبت به انجام کلیه تعهدات خود به شرح این مبایعه نامه و حضور در دفترخانه و تنظیم و امضای سند رسمی مورد معامله اقدام کنند.
12-4: تادیه مالیات ها و عوارض اعم از نقل و انتقال، عوارض شهرداری، دارایی و … به عهده فروشنده بوده و هزینه های نقل و انتقال در دفترخانه اعم از حق الثبت و حق التحریر و بهای اوراق رسمی دفترخانه بالمناصفه به عهده طرفین است.
این مبایعه نامه با توجه به مواد 10 و 190 قانون مدنی و با رعایت کلیه شرایط و مقررات شرعی و قانونی معاملات در کمال صحت و سلامت، با اراده شخصی با علم و آگاهی از کم و کیف مورد معامله و اوضاع و احوال و زمان و مکان و نیز برابری ارزش مبیع با ثمن تنظیم شده و طرفین با رضایت کامل مبادرت به انجام معامله کرده و با قبول اسقاط کافه خیارات خصوصا خیار غبن اگر چه فاحش باشد. هیچ یک از طرفین حق فسخ آن را ندارد و صیغه شرعی عقد بیع ایجابا و قبولا جاری شد و نسبت به آنان و ورثه و قایم مقام قانونی لازم الاجرا بوده و نوسانات قیمت ها هم هیچگونه تاثیری در مبایعه نامه ندارد.
فروشنده:………………
خریدار:……………….
شهود:………………………………..

1-در صورت معامله املاک ثبت شده ( املاکی که دارای سند مالکیت هستند)، باید لزوما این معامله در دفاتر اسناد ثبت شود تا از نظر مقررات انتقال واقع شده باشد. (ماده 22 و 47 قانون ثبت اسناد و املاک کشور).
2-ثمن بخس: قیمت کم./06/110

فرم شماره 3 :

فرم شماره 4 :

نمونه رونوشت آگهی حصر وراثت

تاریخ : ………………….
شماره :………………….
پیوست : ………………..

رونوشت آگهی حصر وراثت

آقای / خانم …. دارای شناسنامه ………. به شرح دادخواست به کلاسه …….. از این دادگاه درخواست گواهی حصر وراثت نموده و چنین توضیح داده که شادروان ………… به شناسنامه …… در تاریخ ……… اقامتگاه دائمی خود بدرود زندگی گفته ورثه حین الفوت آن مرحوم منحصر است به………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

اینک با انجام تشریفات مقدماتی درخواست مزبور را در سه نوبت پی در پی ماهی یک مرتبه آگهی می نماید تا هر کسی اعتراض دارد و یا وصیت نامه از متوفی نزد او باشد از تاریخ نشر نخستین آگهی ظرف سه ماه به دادگاه تقدیم دارد والا گواهی صادر نخواهد شد .

رئیس / دادرس شعبه دادگاه عمومی

فرم شماره 5 :
اقرارنامه و تعهد نامه
حاضر شد آقا/خانم /شرکت :
1-       فرزند       دارای شناسنامه شماره      صادره از      و کارت ملی شماره…….به نشانی      
2-       فرزند      دارای شناسنامه شماره       صادره از       و کارت ملی شماره     
به نشانی      
3-       فرزند      دارای شناسنامه شماره      صادره از      و کارت ملی شماره…….به نشانی      
4- شرکت      ثبت شده به شماره       اداره ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی شهر      به نشانی      به مدیریت آقا/خانم      فرزند      دارای شناسنامه شماره       صادره از      و کارت ملی
شماره       در این دفترخانه و اعلام می‎کنم (می‎کند) از آنجا که صدور تاییدیه فنی در خصوص نرم‎افزار تحت
عنوان:       با مشخصات       را از شورای عالی انفورماتیک کشور تقاضا کرده اند اقرارو تعهد می‎کنم (می‎کند) :
1- تمامی حقوق مادی نرم افزار      با مشخصات مذکور درفوق که صدور تاییدیه فنی نسبت به آن درخواست شده متعلق به اینجانب ( شرکت     ) است و به شخص دیگری تعلق ندارد و از نرم افزار متعلق به اشخاص ثالث کپی نشده است و نرم افزار مزبورمتضمن نرم افزارهای واسط یا اولیه نیست و در صورتی که چنین بوده، حقوق مادی و معنوی دارندگان حقوق نرم افزارهای واسط یا اولیه رعایت شده است و چنانچه خلاف این اظهارات و اعلامات در مراجع قضایی صالح باثبات برسد، اینجانب (شرکت      ) به لحاظ قانونی (اعم از مدنی و کیفری) در قبال اشخاص ثالث مسوول خواهم بود(خواهد بود).
2- در صورتی که براساس آرای قطعی و لازم الاجرای مراجع قضایی ذیصلاح، حکم بر ابطال تائیدیه فنی صادره توسط شورای عالی انفورماتیک کشور صادر شود نتایج و عواقب ناشی از ابطال تماما بر عهده اینجانب (شرکت      ) خواهد بود و هیچگونه مسوولیتی از این حیث برعهده شورای عالی انفورماتیک کشور نخواهد بود و اصل گواهی تایید فنی را به شورای عالی انفورماتیک کشور عودت خواهم (خواهد) داد.
3- در صورتی که بهر دلیل اینجانب (شرکت      ) از ادامه روند اخذ تاییدیه فنی منصرف شوم (شود) یا این روند بدلیل مذکور در بند 4 ذیل متوقف شود مدارک و مستندات ارایه شده و نیز وجوه واریزی بدین منظور، تحت هیچ عنوان مسترد نخواهد شد.
4- در صورتی که در جریان روند صدور تاییدیه فنی و تا قبل از صدور آن، شخص یا اشخاص دیگری مدعی مالکیت حقوق مادی یا معنوی نرم افزار فوق شوند شورای عالی انفورماتیک کشور محق خواهد بود روند صدور تاییدیه را تا صدور رای قطعی و لازم الاجرا از مراجع قضایی ذیصلاح و یا اعلام رضایت یا انصراف معترض متوقف کند.
5- نرم افزار       با مشخصات فوق برای اولین بار در ایران تولید و توزیع شده است.
6- نرم افزار       با مشخصات فوق فاقد هرگونه محتوای مغایر با عفت عمومی، اخلاق حسنه و سلامت شخصیت کودکان و نوجوانان است و اینجانب (شرکت      ) کارکرد غیر مخرب آن را تضمین می‎کنم (می‎کند).
7- فرم‎های تقاضای صدور تاییدیه فنی برای نرم افزار       با مشخصات فوق با کمال صداقت و نهایت دقت و مطابق با واقع تکمیل و به شورای عالی انفورماتیک کشور ارایه شده‎اند و اینجانب (شرکت      ) شخصاً مسوول هرگونه اعلام و اظهار خلاف واقع بوده و در قبال ادعاهای اشخاص ثالث پاسخگو خواهم بود (خواهد بود) و ضرر و زیان احتمالی وارد شده به اشخاص ثالث را متحمل خواهم شد(خواهد شد) و بهر صورت هیچگونه مسوولیتی از این حیث بر عهده شورای عالی انفورماتیک کشورنخواهد بود.
8- آقا/خانم       فرزند      دارای شناسنامه شماره      صادره از      و شماره کارت ملی       را بعنوان نماینده تام الاختیار خود برای تکمیل فرم های تقاضای صدور تاییدیه فنی نرم افزار       با مشخصات فوق و پیگیری موضوع و در صورت صدور تاییدیه فنی، برای دریافت اصل گواهی تایید فنی به شورای عالی انفورماتیک کشور معرفی می‎کند و هرگونه اقدام و امضای ایشان از آغاز تا پایان روند صدور تاییدیه فنی و در صورت صدورتاییدیه، دریافت آن بمنزله اقدام و امضای اینجانب (شرکت      ) تلقی خواهد شد و معرفی نماینده بشرح این بند به هیچ وجه از مسوولیت‎های اینجانب (شرکت      ) در قبال اقرارها و تعهداتی که بموجب این سند و بشرح بندهای 1 تا 7 کرده ام (کرده است) نخواهد کاست.
نام و نام خانوادگی متقاضی :
امضاء :
تاریخ :
مهر :

صلح حقوق مغازه به صورت کلیدی
مصالح: خانم / آقای : ……………………………فرزند آقای …………..دارای شناسنامه شماره …………………………….صادره از …………….به نشانی: ………………………………….که در این قرارداد به اختصار مصالح نامیده می شود
متصالح : خانم / آقای :…………………………..فرزند آقای:…………………….
دارای شناسنامه شماره …………………………………………………..صادره از ……………….متولد …………………..ساکن ………………………….که در این قرارداد به اختصار متصالح نامیده می شود .
مورد مصالحه : کلیه حقوق واقعی ، عینی ، حقیقی ، تملکی و تصرفی ، فرضی و احتمالی ،مصالح نسبت به حق کسب ، پیشه یا تجارت و سرقفلی صنفی در شش دانگ یک باب مغازه شماره………………….. جز پلاک ………. اصلی واقع در تهران بخش ……………ثبتی و در خیابان نبش کوچه …………….. و استیجاری مصالح طیب سند اجاره شماره …………… مورخ / / 13 تنظیمی دفتر خانه شماره …………. تهران به انضمام کلیه حقوق مزبور مصالح نسبت به یک رشته تلفن شماره ……………..منصوبه در آن انتقالی به مصالح طبق سند شماره ………. مورخ / / 13 دفتر خانه ……………. تهران اعم از حق الامتیاز و حق الاشتراک ودایع احتمالی مربوطه به نحوی که پس از امضاء این صلح نامه قطعیه دیگر هیچ گونه حقی از حقوق مزبور برای مصالح در مورد صلح بالا باقی نمانده و تمامی آن حقوق در مورد مصالحه متعلق به متصالح است که به اقرار متصالح مورد مصالحه را متصرف گردیده است .
مبلغ قرارداد ( مال الصلح ): مبلغ ………… ریال رایج که تماماً طی چک تضمینی بانکی شماره ……….. عهده بانک …………. شعبه …….. نقداً و فی المجلس به مصالح تادیه و تسلیم شده است باقراره.
کلیه شرایط صحت صلح قطعی باظهار و قبض و اقباض و غیره اجرا شده و به سائقه احتیاط کافه خیارات خصوصاً خیار غبن خر چند فاحش از طرفین اسقاط شده است مصالح اقرار نمود که از افراد ممنوع المعامله نمی باشد .
تذکاریه :
1- کلیه مالیات ها عوارض و حق بیمه و هزینه های محضر و غیره و تحصیل رضایت موجر ، اخذ پاسخ استعلامهای محضر منحصراً به لحاظ (کلیدی معامله کردن ) بر مبنای این قرارداد به عهده متصالح است .
2- طرفین ملزم به حضور در محل دفتر خانه شماره ………….تهران واقع در خیابان …………….. در ساعت ……………. روز …………… شنبه مورخه ……………. ماه هزار و سیصد و……..13 شمسی جهت تنظیم سند و امضا رسمی این صلح نامه قطعیه به نام یا قائم مقام وی می باشد .
3- متصالح حق فسخ و الغای اجاره نامه مزبور و تجدید سند اجاره به نام خود یا قائم مقام خود را دارد .
4- طرفین متقاعدین ضمن العقد لازم حاضر و ضمن العقد خارج لازم که با قرار عقد خارج لازم فی مابین آنان به طور شفاهی منعقد شده متعهد و ملزم به اجرای تمامی مفاد این صلح نامه قطعیه گردیده و میباشد .
5- ضامن درک از حال الی مدت 20 بیست سال شمسی به عهده مصالح است .

محل امضاء طرف اول (مصالح ) محل امضاء طرف دوم (متصالح )
و بسیاری فرم های دیگر، که به علت عدم همکاری دفتر خانه ها ما نیز نتوانستیم ، به بررسی آنها بپردازیم.
***برخی از فرم ها مربوط به دادگاه بوده است که به نحو مستقیم یا غیره مستقیم به دفاتر اسناد رسمی مربوط می شده است ، که من فقط نمونه زیرین را تهیه و اسکن نمودم.
*** نمونه فرم صفحه بعدی ( دادخواست الزام به فک رهن ) :

منابع:
قوانین ثبتی
بخش نامه های ثبتی
حقوق ثبت ، غلامرضا شهری
ثبت کاربردی از رییسی و باختر
ثبت در آیینه قانون مدنی"با نگرشی بر تاثیر مقررات ثبتی بر معاملات اموال غیرمنقول"

دفاتر اسناد رسمی

دفترخانه
استاد …

آدرس دفترخانه: دفتر اسناد رسمی
شروع دوره:
پایان دوره:

76